Hand eichung: bwSync&Sha e
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Kon ak : [email p o ec ed]
Sanghmi a Bane jee, Juli 2025 [Übe se zung: Ka oline He mann] 1 / 8
„FORTH-BW: En wicklung und Implemen ie ung eines beda sge ech en Fo schungsda enmanagemen s an HAW in Baden-Wü embe g“, BMFTR-ge ö de es Ve bund o haben, Lau zei 2022-2025.
Hand eichung: bwSync&Sha e
Ein ku ze Lei aden ü Fo schende
Inhal
Einlei ung.......................................................................................................................................................... 1
Die Rolle on bwSync&Sha e im Fo schungsda enmanagemen (FDM) .................................... 2
Regis ie ung und Login ............................................................................................................................. 2
Na iga ion du ch die “Willkommen”-Sei e ............................................................................................ 3
Na iga ion du ch die Homepage .............................................................................................................. 4
Hochladen und O ganisie en on Da eien ............................................................................................ 4
Na iga ion du ch “Op ionen” ...................................................................................................................... 5
Na iga ion du ch benu ze de inie e Be ech igungen ...................................................................... 6
Synch onisie en on Da eien zwischen Ge ä en ................................................................................ 7
Ve wal ung des Speiche pla zes ............................................................................................................. 8
Fazi ................................................................................................................................................................... 8
Quelle ............................................................................................................................................................... 8
Einlei ung
bwSync&Sha e is eine siche e Online-Speiche -, Synch onisa ions- und
Kollabo a ionspla o m, die das Ka ls uhe Ins i u ü Technologie (KIT) ü die baden-
wü embe gischen Hochschulen be eib . Die Pla o m e möglich :
ein Basiskon ingen an 50 GB Speiche kapazi ä , welches au An age on den KIT-
Adminis a o en au bis zu 200 GB e höh we den kann.
Ge ä eübe g ei ende Synch onisie ung: Desk op (Windows/Mac), Mobile
(iOS/And oid) und Web.
Zusammena bei übe Online-Bea bei ung (Nex cloud).
Siche e F eigabe ü in e ne Nu ze , Gäs e und übe ö en liche Links mi op ionalem
Passwo /Ablau da um.
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Die Rolle on bwSync&Sha e im Fo schungsda enmanagemen (FDM)
bwSync&Sha e un e s ü z den siche en und kollabo a i en Aus ausch on Da en,
insbesonde e inne halb de Hochschullandscha Baden-Wü embe gs. Es e möglich
Fo schenden an Hochschulen ü Angewand e Wissenscha en (HAW) und ih en Pa ne n,
wäh end de ak i en Phase eines Fo schungsp ojek s Da eien e izien zu eilen und zu
synch onisie en.
Es is jedoch wich ig zu beach en, dass bwSync&Sha e kein Fo schungsda enspeiche is und
nich ü die lang is ige Ve ö en lichung ode A chi ie ung on Fo schungsda en e wende
we den soll e. Es ehlen wesen liche Reposi o y-Funk ionen wie Me ada enmanagemen ,
Langzei a chi ie ung und pe sis en e Iden i ika o en (z.B. DOIs). Fü die Ve ö en lichung on
Fo schungsda en nach den G undsä zen on Open Science und FAIR (Findable, Accessible,
In e ope able, Reusable) soll en spezielle Reposi o ien wie RADAR [h ps://www. ada -
se ice.eu], bwDa aA chi [h ps://www. da.ki .edu] ode ande e ze i izie e Pla o men
e wende we den.
Ein ypische Anwendungs all ü bwSync&Sha e is ein gemeinsames Fo schungsp ojek
zwischen zwei ode meh e en HAW in Baden-Wü embe g, mögliche weise un e
Einbeziehung ex e ne Pa ne wie Indus ieun e nehmen. In solchen P ojek en müssen die
Teams ih e A bei sda en wäh end des gesam en P ojek zyklus siche und e izien
aus auschen. bwSync&Sha e e möglich den Aus ausch on Da ensä zen, En wü en und
Analysee gebnissen in eine kon ollie en Umgebung, un e s ü z so die Teama bei und
beschleunig die Zusammena bei . Sobald das P ojek abgeschlossen is und die Da en zu
Ve ö en lichung ode lang is igen Speiche ung be ei sind, soll en sie in ein geeigne es
Fo schungsda en-Reposi o ium übe agen, an einem ande en O gespeiche und / ode
gelösch we den.
De olgende Lei aden bie e einen de aillie en Übe blick, wie bwSync&Sha e e izien in
Fo schungsp ojek en eingese z we den kann.
Um die Pla o m zu nu zen, na igie en Sie zu: h ps://bwsyncandsha e.ki .edu/
Regis ie ung und Login
Das Tool e üg übe d ei e schiedene Anmelde-/Regis ie ungsop ionen (siehe Abbildung
1):
Op ion 1: Ih e Hochschule is be ei s Mi glied im Ve bund.
Op ion 2: Falls Sie eine Helmhol z-ID haben.
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Op ion 3: Wenn Sie ein Gas ode ex e ne Benu ze sind.
Diese Hand eichung bezieh sich au Nu ze on Op ion 1.
Abbildung 1: Login-Sei e on bwSync&Sha e
Na iga ion du ch die “Willkommen”-Sei e
Wenn Sie die Pla o m übe die Op ion
„Mi glied im bwSync&Sha e-Ve bund“
ö nen,
we den Sie zu Au hen i izie ungssei e wei e gelei e , wo Sie Ih egis ie es Ins i u
auswählen können.
Wenn Sie Ih e HAW ausgewähl haben, ak i ie en Sie die Schal läche
„Heima o ganisa ion me ken“
, um die Sch i e bei zukün igen Logins nich wiede holen
zu müssen.
Sobald Sie Ih e HAW ausgewähl haben, klicken Sie au
„Wei e “
. Da au hin we den Sie
zum Login-P o il Ih e HAW wei e gelei e , wie in Abbildung 3 da ges ell .
Abbildung 2: Au hen i izie ungssei e Abbildung 3: Login-Sei e
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Na iga ion du ch die Homepage
Wenn Sie die bwSync&Sha e-Sei e be e en, we den Sie au die S a sei e gelei e , au de
Sie alle In o ma ionen übe Ih e Da eien (sowohl pe sönliche als auch eigegebene) inden
können:
Abbildung 4: bwSync&Sha e Homepage
Au de linken Sei e de S a sei e (Abbildung 4) können Sie du ch e schiedene Op ionen
na igie en, da un e :
Anzeige de zule z geände en Da eien und O dne
Fa o i eno dne ü den Schnellzug i
F eigegebene Da eien, O dne und Links
F eigegebene Da eien, O dne und Links, die Sie gelösch haben.
Anzeige des e wende en und e bleibenden Speiche pla zes des Kon os
Se ing e schiedene Da eieins ellungen
Hochladen und O ganisie en on Da eien
Mi bwSync&Sha e können Sie Ih e Fo schungsda eien hochladen und o ganisie en, so dass
sie au allen Ih en Ge ä en zugänglich sind und die Zusammena bei im Team e ein ach
wi d.
Hochladen on Da eien
Zum Hochladen eine Da ei, na igie en Sie zum gewünsch en P ojek o dne .
Klicken Sie die Schal läche
“Neu”
an.
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Wählen Sie
„Da eien hochladen“
ode
„O dne hochladen“
und dann Da eien on Ih em
lokalen Ge ä aus.
Sie können Da eien auch di ek in das B owse ens e ziehen, um sie hochzuladen
(
„D ag and D op“
).
Hochgeladene Da eien we den un e züglich in dem on Ihnen gewähl en O dne angezeig
und können je nach Be ech igungen au ge u en, eigegeben ode bea bei e we den.
Na iga ion du ch “Op ionen”
Fü jede Da ei können Sie eine Reihe on Ak ionen du ch üh en: Hinzu ügen de Da ei zu
Fa o i en, Ö nen de De ails, Anzeigen, Umbenennen, Ve schieben ode Kopie en, Se zen
eine E inne ung, lokales Bea bei en, Spe en de Da ei, He un e laden ode Löschen.
Wenn Sie au
„De ails ö nen“
klicken (Abbildung 5), können Sie du ch d ei Op ionen na igie en:
Ak i i ä : Au de Regis e ka e
„Ak i i ä “
wi d ein P o okoll alle Ak ionen im
Zusammenhang mi de ausgewähl en Da ei angezeig . Dazu gehö en Uploads,
Downloads, Bea bei ungen, F eigaben, Umbenennungen und Löschungen. So können Sie
nach e olgen, we au die Da ei zugeg i en ode sie geände ha und wann diese
Ak ionen s a ge unden haben, was ü T anspa enz und Nach ollziehba kei so g .
Teilen: Au de Regis e ka e
„Teilen“
können Sie es legen, wie die Da ei mi ande en
ge eil we den soll. Sie können:
Bes P ac ice: O dne s uk u
Eine gu e O dne s uk u äg dazu bei, dass Fo schungs eams eibungslos
zusammena bei en und In o ma ionen schnell inden:
Kla e Hie a chien: E s ellen Sie übe geo dne e O dne nach Haup ka ego ien wie
P ojek e, Da en, Ve ö en lichungen ode Besp echungsno izen. Fügen Sie inne halb
diese Ka ego ien Un e o dne ü E hebungen, Expe imen e, Da en ode
Dokumen ypen hinzu.
Konsequen e Namensgebung: Einigen Sie sich au eine einhei liche Namenskon en ion
ü O dne und Da eien. Ve wenden Sie z. B. Da umsangaben im Fo ma JJJJ-MM-TT
(2025-07-03_E hebung1) und e meiden Sie Lee zeichen ode Sonde zeichen.
“ReadMe”-Da ei: Legen Sie in jeden g öße en O dne eine ein ache Tex - ode PDF-
Da ei mi eine E läu e ung des Inhal s und besonde en Hinweisen ab. Dies is
hil eich ü die (neuen) Teammi gliede .
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Ö en liche F eigabelinks ü den ex e nen Zug i e s ellen
Passwo schu z ode Ablau da um ü Links es legen
Die Da ei ü bes imm e Benu ze ode G uppen inne halb on bwSync&Sha e
eigeben
Be ech igungen anpassen (z. B. Lesen- ode Bea bei ungs ech e)
Zug i und Zusammena bei siche s eue n.
Ve sionie ung: Au de Regis e ka e
„Ve sionen“
wi d eine His o ie de ühe en Ve sionen
de Da ei gespeiche . Imme wenn eine Da ei geände wi d, wi d au oma isch eine neue
Ve sion gespeiche . In diesem Be eich können Sie:
F ühe e Ve sionen de Da ei anzeigen und e gleichen
Bei Beda eine ühe e Ve sion wiede he s ellen
Äl e e Ve sionen löschen, um Speiche pla z eizugeben
Diese Funk ion hil , Da en e lus e zu e meiden und e möglich eine ein ache
Wiede he s ellung nach une wünsch en Ände ungen.
Abbildung 5: Op ionen im Menü „De ails ö nen“
Na iga ion du ch benu ze de inie e Be ech igungen
bwSync&Sha e bie e eine b ei e Pale e on anpassba en Be ech igungen mi de Op ion
„
Teilen“
. Wenn Sie eine Da ei ode einen O dne eigeben, können Sie es legen, we Zug i
ha und welche Ak ionen du chge üh we den dü en. Mögliche Be ech igungen sind: Da eien
anzeigen, bea bei en ode he un e laden. Sie können Ablau da en ü eigegebene Links
es legen, sie mi Passwö e n schü zen und die e neu e F eigabe ü ande e einsch änken.
Mi diesen Op ionen können Sie Inhal e siche eigeben und gleichzei ig die Kon olle
da übe behal en, wie au Ih e Da en zugeg i en wi d und sie e wende we den.
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Figu e 6: Benu ze de inie e Be ech igungen ü die F eigabe on Da eien und O dne n
Synch onisie en on Da eien zwischen Ge ä en
bwSync&Sha e bie e die Synch onisie ung on Da eien nah los übe alle Ih e Ge ä e hinweg.
Wenn Sie die bwSync&Sha e-App au Ih em Compu e ode Sma phone ins allie en, bleiben
Ih e Da eien au oma isch au dem neues en S and, ohne dass Sie sie manuell hoch- ode
he un e laden müssen. Diese Synch onisie ung s ell siche , dass alle Ände ungen, die Sie
Bes P ac ice: Siche e Aus ausch on Da eien
Ablau da en: Legen Sie ein Ve allsda um ü ö en liche F eigabelinks es , um
une wünsch en Langzei zug i zu e hinde n.
Passwo schu z: Schü zen Sie gemeinsam genu z e Links mi siche en Passwö e n,
insbesonde e, wenn Sie sensible In o ma ionen eilen.
Be ech igungen: Gewäh en Sie nu die e o de liche Zug i sebene (z. B. Lese ech ,
wenn keine Bea bei ung e o de lich is ), um das Risiko e sehen liche Ände ungen
zu e inge n.
Wei e gabe einsch änken: Deak i ie en Sie die Wei e gabe-Op ion, wenn sie nich
unbeding e o de lich is .
Regelmäßige Übe p ü ung de F eigaben: Übe p ü en Sie egelmäßig eigegebene
Da eien und en e nen Sie Links ode Be ech igungen, die nich meh benö ig
we den.
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o nehmen - egal ob Sie Da eien hinzu ügen, bea bei en ode löschen - so o au allen
Ge ä en sich ba sind.
Eine de wich igs en Vo eile diese Funk ion is de O line-Zug i : Sie können auch ohne
In e ne e bindung an Ih en Da eien a bei en, und alle Ände ungen we den au oma isch
synch onisie , sobald Sie wiede online sind. Diese nah lose In eg a ion s ell siche , dass
Sie imme die neues e Ve sion Ih e Fo schungsda eien zu Hand haben.
Wei e e In o ma ionen zu Clien s inden Sie un e : bwSync&Sha e-Clien s
[h ps://help.bwsyncandsha e.ki .edu/english/147.php?].
Ve wal ung des Speiche pla zes
Die Kon olle übe Ih Speiche kon ingen in bwSync&Sha e is wich ig, um einen
un e b echungs eien Zug i und eine eibungslose Da ei e wal ung zu gewäh leis en. Sie
können Ih e ak uelle Speiche nu zung di ek übe das Dashboa d ode die Sei enleis e
übe wachen, wo angezeig wi d, wie iel Speiche pla z Sie e b auch haben und wie iel
noch e ügba is .
Um Ih en Speiche pla z zu op imie en, soll en Sie Ih e Da eien egelmäßig übe p ü en und
alle nich meh benö ig en Da eien en e nen. Nu zen Sie auße dem die Funk ion
„Ve sionen“
,
um al e, nich meh benö ig e Da ei e sionen zu löschen und Speiche pla z eizugeben, ohne
dass Ih e le z e A bei e lo en geh . Regelmäßige Be einigungen so gen ü eine e izien e
Leis ung, e hinde n das Übe sch ei en de Speiche g enzen und s ellen siche , dass Sie
imme Kapazi ä ü neue Fo schungsda en und Dokumen e haben.
Fazi
bwSync&Sha e bie e Fo schenden eine siche e und kollabo a i e Umgebung ü die
Ve wal ung und F eigabe ih e Da eien. Bes P ac ices ü die gemeinsame Nu zung und die
egelmäßige Übe p ü ung de Da eiak i i ä en zeigen, wie Ih e Fo schungsda en sowohl
zugänglich als auch siche bleiben. Mi seine benu ze eundlichen Obe läche und seinen
obus en Siche hei s unk ionen is bwSync&Sha e ein un e zich ba es We kzeug ü die
gemeinsame Fo schung in akademischen und wissenscha lichen Gemeinscha en.
Quelle
KIT – The Resea ch Uni e si y in he Helmhol z Associa ion: In o ma ion on he bwSync&Sha e se ice,
URL: h ps://help.bwsyncandsha e.ki .edu/english/161.php
