Análisis y selección de un ERP para una PYME de energías renovables

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD Análisis y selección de un ERP para una PYME de energías renovables Trabajo Fin de Grado presentado por Laura Mellado Gutiérrez, siendo la tutora del mismo Dra. Mª Esther Chávez Miranda. Vº. Bº. de la Tutora: Alumna: Dra. Mª Esther Chávez Miranda Dña. Laura Mellado Gutiérrez Sevilla, Mayo de 2017 GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS TRABAJO FIN DE GRADO CURSO ACADÉMICO [2016-2017] TÍTULO: Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables AUTORA: Laura Mellado Gutiérrez TUTORA: Dra. Mª Esther Chávez Miranda DEPARTAMENTO: Dpto. de Economía Financiera y Dirección de Operaciones ÁREA DE CONOCIMIENTO: Organización de Empresas RESUMEN: Hoy día se vuelve imprescindible para las organizaciones tener acceso y control sobre el activo más poderoso a la hora de dirigir una empresa y competir en el mercado: la información. Para ello las empresas recurren a sistemas de información, concretamente programas de gestión, como los ERP, que les facilitan afrontar dicho desafío centralizando la información de la compañía en una sola base de datos. El presente trabajo se centra en el proceso de análisis y selección de los principales programas ERP del mercado para las pequeñas y medianas empresas en el ámbito de las energías renovables, tomándose como referencia los requisitos y necesidades tanto genéricas como específicas de una pequeña empresa concreta del sector. PALABRAS CLAVE: Sistema de gestión; ERP; PYMES; Sector energías renovables TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una PYME de energías renovables -IÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN AL TEMA DE ESTUDIO, OBJETIVOS Y METODOLOGÍA.......................... 3 1.1. ANTECEDENTES ........................................................................................................................................................................................ 3 1.2. OBJETIVOS ........................................................................................................................................................................................................... 3 1.3. METODOLOGÍA ............................................................................................................................................................................................. 4 1.4. ESTRUCTURA DEL TRABAJO ........................................................................................................................................... 4 2. EVOLUCIÓN DEL SECTOR DE LAS ENERGÍAS RENOVABLES ............................................................. 7 2.1. SITUACIÓN DEL SECTOR A NIVEL MUNDIAL ................................................................................... 7 2.2. LAS RENOVABLES EN ESPAÑA .................................................................................................................................... 7 2.3. EL SECTOR RENOVABLE EN ANDALUCÍA .......................................................................................... 10 3. IDENTIFICACIÓN DE CRITERIOS COMPARATIVOS PARA LA ELECCIÓN DE UN ERP .............................................................................................................................................................................................................................................................................. 11 3.1. SISTEMAS ERP......................................................................................................................................................................................... 11 3.1.1. Definición ..................................................................................................................................................................................... 11 3.1.2. Características .................................................................................................................................................................... 11 3.1.3. Factores a favor y en contra de un sistema ERP ........................ 12 3.2. SELECCIÓN DE UN ERP ....................................................................................................................................................... 13 3.2.1. Cómo elegir un ERP ................................................................................................................................................. 13 3.2.2. Distribución de costes de un ERP ..................................................................................................... 14 4. ESTUDIO EMPÍRICO ........................................................................................................................................................................................................... 17 4.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................................................... 17 4.2. DATOS DE LA EMPRESA ....................................................................................................................................................... 17 4.3. ESTUDIO COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS ERP ....... 18 4.3.1. Microsoft Dynamics NAV ................................................................................................................................ 18 4.3.2. SAP Business One ...................................................................................................................................................... 19 4.3.3. Sage X3 .......................................................................................................................................................................................... 20 4.3.4. Exact .................................................................................................................................................................................................... 21 4.3.5. Clasificación multicriterio ................................................................................................................................... 24 5. CONCLUSIONES ........................................................................................................................................................................................................................ 27 5.1. LIMITACIONES Y DIFICULTADES........................................................................................................................... 27 5.2. LÍNEAS FUTURAS DE ACTUACIÓN .................................................................................................................... 27 BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................................................................................................................ 29 ANEXOS .............................................................................................................................................................................................................................................................. 31 -II- TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -3CAPÍTULO 1 INTRODUCCIÓN AL TEMA DE ESTUDIO, OBJETIVOS Y METODOLOGÍA 1.1. ANTECEDENTES La competitividad, la globalización y el avance tecnológico son retos fundamentales para las empresas en la actualidad, que deben afrontarlos estructuralmente desde diversos ámbitos, entre los que cabe destacar el de las TICs. Para hacer frente a estos retos, los sistemas de información, como los de tipo ERP o CRM, inicialmente fueron implantados en grandes empresas. Con el paso del tiempo se ha ido convirtiendo en una práctica habitual en empresas de menor tamaño. En particular, para la supervivencia, adaptación y desarrollo de las PYMES en sectores punteros, como el de las energías renovables, las herramientas tecnológicas de gestión existentes deben de ser implementadas de forma eficaz, eficiente y efectiva, para lograr así esos objetivos. Concretamente, las pymes deben analizar, seleccionar e implementar el sistema de gestión empresarial que mejor se pueda integrar en su funcionamiento y en sus previsiones futuras. El presente trabajo realiza el análisis y la selección de la aplicación ERP para pymes en el sector de las renovables. La motivación que me ha llevado a la realización de este trabajo ha sido el inicio de las prácticas extracurriculares ofrecidas por la Universidad de Sevilla en una empresa de energías renovables. El trabajo día a día me dio la oportunidad de conocer las particularidades de su funcionamiento y del sector en el que desarrolla su trabajo. Me resultó muy atractivo dicho sector por su carácter innovador y por su gran expansión presente y futura, además de representar la nueva sensibilidad social sobre sostenimiento y ecología. Pero lo más importante, desde el punto de vista empresarial, fue reconocer muchas gestiones internas que eran posible mejorar a través de aplicaciones informáticas, aprovechando la buena disposición de sus directivos para implantar nuevas tecnologías. La utilización de nuevos sistemas de información, herramientas informáticas y canales de comunicación hacía de plataforma ideal para la unificación de todo el funcionamiento empresarial a través de una aplicación ERP. 1.2 OBJETIVOS El objeto del presente proyecto es realizar un estudio comparativo de los principales software de gestión existente actualmente en el mercado para la pequeña y mediana empresa, que se adapte de forma adecuada a un sector tan puntero como el de las energías renovables. Para ello, se han planteado 2 objetivos fundamentales: uno teórico y uno práctico. En primer lugar, el objetivo teórico de este estudio pretende identificar aspectos relevantes de los sistemas ERP con el fin de hallar un listado de criterios que permitan realizar la posterior comparación entre las soluciones de gestión, o software de apoyo, para las empresas del sector en estudio. El objetivo empírico de este trabajo ha consistido identificar, seleccionar, analizar y estudiar la adaptabilidad y viabilidad del software de tipo ERP y comparar los disponibles actualmente en el mercado para la pequeña y mediana empresa dirigidos al sector de las energías renovables. Mellado Gutiérrez, Laura -41.3 METODOLOGÍA La metodología llevada a cabo en este trabajo la podemos dividir en diversas partes. Una primera parte dedicada a la búsqueda, comprensión y selección de referencias del ámbito teórico del estudio. Se han utilizado los medios facilitados por la biblioteca de la Universidad de Sevilla, como las bases de datos, sus recursos electrónicos o los libros de texto para buscar información relacionada con los sistemas de gestión empresarial, especialmente los programas de tipo ERP y sus métodos de selección. Una segunda parte de recopilación de información e indicadores económicos del sector de las energías renovables para posteriormente, sintetizar y contextualizar, dicho sector dentro de la economía a diferentes niveles: internacional, nacional y autonómico. Para ello, se consultó fuentes oficiales de instituciones públicas o privadas como el Instituto Nacional de Estadística (INE), Junta de Andalucía, Ministerio de Industria Energía y Turismo o la Agencia Internacional de las Energías Renovables (IRENA). Dado el carácter eminentemente práctico de este trabajo y la especificidad del sector tratado, para la parte empírica se ha realizado con la colaboración de una empresa del sector. Idea Energía Soluciones Integradas S.L. (Idea Energía en adelante), es una pequeña empresa andaluza, fundada en 2013, que tiene como uno de sus objetivos el contribuir a la transformación energética del modelo actual. En su labor apuesta por la generación y el autoconsumo de energía, a partir de recursos naturales limpios e inagotables. Idea Energía es una empresa de servicios, especializada en consultoría, ingeniería y asesoría relacionadas con la implantación de proyectos de energía renovables en todo el mundo. Los servicios que ofrece comprenden aspectos técnicos, económicos y legales. Se ha ideado y confeccionado un cuestionario específico (adjuntado en el Anexo I) para obtener información necesaria en relación con el estudio empírico. Además de una ficha explicativa (Anexo II) con los criterios en los que se basaría la elección del software para que la empresa realizara una ponderación en función de sus necesidades y capacidades. Estos documentos se cumplimentaron en reuniones posteriores con los directivos de la empresa. En esas reuniones también se obtuvo información complementaria de los procesos internos y otros datos de interés para el conocimiento de la situación de la empresa hoy día. A continuación, se llevó a cabo una búsqueda de los principales ERP, seleccionando los más aconsejados por las consultoras especializadas (también conocidas como partners) para estas PYMES, añadiendo los sugeridos por la empresa. Seguidamente, de las aplicaciones seleccionadas, se recopiló sus características a través de las páginas web de las consultoras (como por ejemplo Quonext), los fabricantes (como Sage) e incluso se contactó con ellos mediante correo electrónico. Todos estos datos se estructuraron en función de los criterios establecidos y se procedió, por último, a la valoración de los distintos ERP. 1.4 ESTRUCTURA DEL TRABAJO El presente trabajo se encuentra dividido en cinco capítulos, incluyendo distintos subapartados dentro de cada uno de ellos. El primer capítulo se a introduce el trabajo, los objetivos del mismo y la metodología llevada a cabo para conseguir dichos objetivos. Presentando en su último apartado a la empresa que ha participado en este proyecto. TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -5El segundo capítulo explica la importancia del sector elegido en el trabajo con datos económicos que explican la situación de éste y el entorno económico en el que se mueve la empresa a grandes rasgos. En el tercer capítulo se habla de los ERP, definiéndolos como sistema de información, las características que poseen y las ventajas e inconvenientes que conlleva su implantación. Además, se selecciona una lista de criterios en la que basar la selección de los sistemas ERP en el estudio empírico llevado a cabo en el siguiente capítulo. El cuarto capítulo trata del estudio empírico. Por un lado, recoge, expone y analiza la información proporcionada por la empresa del estudio y, por otro lado, compara los principales ERP seleccionados cualitativa y cuantitativamente. Por último, el quinto capítulo, expone las conclusiones generales del trabajo realizado, sus limitaciones y las futuras líneas para posibles investigaciones. Este trabajo incluye también un apartado con la bibliografía y otro de anexos. Mellado Gutiérrez, Laura -127. Centralización de la información. Estos sistemas no son más que una única base de datos centralizada al que tienen acceso los diferentes usuarios de una compañía. Esto permite que los datos estén integrados. 8. Tecnología abierta. Al no necesitar un hardware específico se pueden utilizar diferentes plataformas, bases de datos o sistemas operativos. 3.1.3 Factores a favor y en contra de un sistema ERP La competencia en el mercado actual empuja a las empresas a mejorar sus recursos y procesos para obtener una mayor rentabilidad. En este sentido, las nuevas tecnologías y el acceso a la nube suponen un soporte idóneo para las herramientas especializadas en la gestión de empresas, más concretamente en las PYMES. Entre esas herramientas se encuentran los sistemas ERP. La utilización de los sistemas ERP nos proporciona numerosas ventajas que provienen de sus propias características. Entre las que cabe destacar según Dataprix (2014) en su web: • Circulación fluida de la información. • Mayor productividad. • Mejora de la seguridad, evitando el riesgo que supone la dispersión de la información o la pérdida de datos. • Incrementa el control, ya que permite saber lo que sucede en la empresa en todo momento. • Optimiza el servicio ofrecido, conociendo la situación del cliente, como por ejemplo las facturas pendientes o la situación de los pedidos o proyectos. • Crea cultura de empresa, implicando a todos los departamentos al sistematizar y coordinar sus procesos. Además, Credidio Neto (2017) considera que son también ventajas: • Acceso y disponibilidad en tiempo real a la información actualizada de la base de datos para todas las unidades de trabajo. • Disminución del tiempo en los procesos. • Ahorro en los de costes de recursos materiales y humanos. • Reducción del tiempo de respuesta a clientes. • Facilidad a la hora de tomar decisiones por parte de los responsables, con la consecuencia de reducir costes a largo plazo y apoyar el crecimiento. En contra se argumenta que, los programas del tipo ERP son costosos, complejos y en muchos casos difíciles de implantar (Muñiz, 2004), pudiéndose tardar mucho tiempo en que se pongan en funcionamiento. Además, la implantación de estos sistemas necesita de la implicación de todo el personal de una compañía, requiriendo una formación específica por parte de dicho personal. Puede haber personas que se resistan al cambio de hábitos de sus modus operandi tradicionales. Cabe destacar, como riesgo importante, el error en la elección del software adecuado, al no realizar correctamente un estudio sobre las necesidades objetivas de la empresa. La implementación de estos sistemas ERP suponen una ventaja estratégica presente y futura sobre la competencia. Los beneficios para las PYMES son evidentes al integrar todos los procesos y gestiones desarrollados, acompañando la evolución TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -13futura de la empresa. Pero para lograr estos beneficios es necesario recorrer un camino con muchos obstáculos y riesgos, los derivados de la implantación en todos sus aspectos: elección, costes, formación, entre otros. y también los derivados del uso adecuado del sistema. 3.2 SELECCIÓN DE UN ERP La elección de un ERP correcto es considerada una tarea compleja, debido a que es difícil establecer los requerimientos de la organización, por la complejidad de los paquetes ERP actuales y las diversas alternativas de sistemas en el mercado. Además esta elección es un proceso que consume tiempo y recursos (Wei and Wang 2004). Coinciden en la dificultad Sánchez Sánchez y Ortiz Ospino (2015) y añaden que existen, hoy día, numerosas metodologías orientadas a elegir un sistema ERP para su implantación en una empresa. A continuación, se van a establecer unos criterios de selección que serán la base de nuestro estudio empírico más adelante. 3.2.1 Cómo elegir un ERP En primer lugar, habrá que conocer la situación previa de los procesos que se llevan a cabo en la empresa (actividad, departamentos, flujo de información...). A partir de ese contexto, Muñiz (2004) propone una serie de pasos a seguir, Figura 3.1, para la implantación del ERP adecuada a nuestra empresa: Figura 3.1. Partes del proceso de implantación y preguntas a plantearse Fuente: Elaboración propia a partir de datos proporcionados por Muñiz (2004) Este autor considera que la implantación del sistema debe cubrir todas las necesidades básicas de gestión, y además, contemplar la proyección futura de la organización como soporte de la evolución del negocio. Mellado Gutiérrez, Laura -14Además, Sánchez Sánchez y Ortiz Ospino (2015), que la fase crítica en la implementación del sistema es la elección de los módulos que debe tener el ERP. Se han analizado y estudiado los criterios utilizados en varios métodos de selección de sistemas ERP. Entre otros, Wei and Wang (2004) utiliza en su metodología criterios objetivos y subjetivos. Kilic et. al (2014) propone una elección basada en 3 grandes bloques: criterios técnicos, criterios corporativos y criterios financieros. Finalmente, se han escogido una serie de criterios de selección coincidentes con los comúnmente utilizados por la mayoría de autores. Gran parte de los criterios seleccionados coinciden con los expuestos por Gómez Vieites and Suárez Rey (2011), que consideran como criterios más adecuados para seleccionar un sistema ERP, entre otros , los siguientes: 1. Funcionalidad: módulos disponibles que te ofrece la aplicación y que cubran las distintas necesidades de los diferentes departamentos funcionales de la organización. 2. Técnicos: plataformas soportadas, compatibilidad con otros sistemas o aplicaciones informáticas y tiempo de implantación de la aplicación. 3. Económicos: todos los costes que conlleva la implantación del sistema. 4. Facilidad de uso y valoración del impacto de los cambios en la organización y procesos necesarios para la implementación. 5. Referencias del programa seleccionado a implementar. También se han considerado relevantes otros aspectos a la hora de elegir el software correcto en el estudio comparativo: 1. Tamaño de la empresa: cifra de negocio y nº empleados. 2. Dispersión: analizar la localización geográfica de los puestos de trabajo. Estos criterios son fundamentales a la hora de optar por la implantación del ERP en el servidor o en la nube. 3.2.2 Distribución de costes de un ERP Debemos entender el coste de implantación de un ERP como una inversión en la empresa. El coste económico es uno de los parámetros más importantes a tener en cuenta, que engloba diferentes conceptos (European Knowledge Centre for Information Technology-EKCIT 2017): A) Si se instala en servidor propio el desglose de los costes serían los siguientes: A.1 Coste del hardware. Comprende todo el equipamiento necesario para el sistema funcione (ordenadores, servidor o infraestructura). A.2 Coste del software. Éste varía en función de la marca, paquete y la funcionalidad elegida. A.3 Costes de funcionamiento. Este coste incluye todos los pagos periódicos, como son el de las licencias (dependiendo del número de usuarios) o el mantenimiento y servicio técnico. A.4 Otros Costes. Referidos a la gestión del proyecto por parte de la consultoría externa, los costes de formación, las actualizaciones o la migración de los datos. B) Si se opta por la opción de la nube, los costes se verían reducidos en cuanto al hardware. Apareciendo un nuevo concepto, la cuota periódica del servicio de la nube. Está página además ofrece un gráfico Figura 3.2.2 de la distribución de los costes del primer año, que es cuando se simultanean la mayoría de los costes: TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -15Figura3.2: Distribución de gastos primer año Fuente: Elaboración propia a partir de los datos del European Knowledge Centre for Information Technology-EKCIT (2017) Como podemos observar en la figura anterior el coste de la instalación en el servidor es mayor que si implantamos el sistema en la nube. A pesar de la comodidad que supone una implantación del sistema en la nube por su fácil acceso temporal y espacial, son muchas las empresas reticentes a ello debido a temores de ataques informáticos, robo de datos y la caída de la red, entre otros. En este trabajo nos centraremos en las tres primeras fases que ha propuesto Muñiz (2004): análisis de la situación actual, análisis de los módulos del nuevo programa y la selección del programa. Centrándose, en este tercer capítulo en definir unos criterios que apoyen la última fase mencionada. La correcta selección y diseño de los criterios y subcriterios, marcará la adecuada elección del sistema a implantar. Igualmente, la aplicación de estos criterios dependerá de numerosos aspectos y características subjetivas de la empresa. Mellado Gutiérrez, Laura -16- TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -17CAPÍTULO 4 ESTUDIO EMPÍRICO 4.1 INTRODUCCIÓN La selección, análisis y estudio de las herramientas de gestión se ha dirigido y enfocado a la empresa del sector de energías renovables presentada anteriormente, Idea Energía. Entendemos que el software libre no es la solución a las necesidades de una PYME debido a que ésta necesita controlar los costes de forma rigurosa antes de implementar un proyecto de este tipo y, además, necesitan una garantía absoluta de continuidad y desarrollo. Por ello, todas las aplicaciones de este tipo he considerado descartarlas en el estudio. Para obtener información sobre los distintos ERP se ha contactado con diferentes partners especializados en la implantación de estos sistemas, así como consultando las web oficiales de fabricantes. La implantación de estas herramientas se ha contemplado tanto en servidores propios de la empresa, como en la nube. La aplicación de los criterios seleccionados condicionará una opción o la otra. 4.2 ANÁLISIS ACTUAL DE LA EMPRESA Idea Energía es una pequeña empresa que cuenta con una única sede ubicada en Sevilla. Tiene 12 empleados, 11 en España y 1 destinado en México. Tras haber analizado la información recogida del cuestionario cumplimentado en la reunión de los directivos de la empresa (Anexo I) podemos afirmar que su facturación ha ido creciendo desde su constitución, siendo de 800 mil € la del año 2016. Este crecimiento coincide con las expectativas de sus dirigentes para los próximos años. En cuanto a la actividad operativa de la empresa, se resalta que es fundamental tener bajo control los proyectos que lleva a cabo en todos sus ámbitos y fases (proyectos vigentes, subcontratación, RRHH, facturas pendientes…). Muchos de sus proyectos se realizan en el extranjero, llevando a los directivos a viajar constantemente, y como consecuencia, disminuyendo el control sobre la empresa. Respecto a la infraestructura de la empresa, ésta dispone de un servidor propio y utiliza en todos sus procesos el clásico paquete Microsoft Office. La utilidad del servidor actualmente es como respaldo de las copias de seguridad periódicas. Además se ha observado que la información de la empresa está dispersa y en muchos casos duplicada e inconexa. A veces, esta duplicidad e incoherencia de la información se deriva del déficit de comunicación interna de la empresa. Dos de los procesos más importantes de la gestión empresarial se encuentran externalizados, la contabilidad y la gestión de RRHH. Por todas estas razones a Idea Energía le resulta complicado tener una visión de todos los ámbitos de la empresa en tiempo real. En la reunión con los responsables de IDEA se les mostró y explicó los distintos criterios en los que se basaría la elección del sistema ERP. Posteriormente se les pidió Mellado Gutiérrez, Laura -18que ponderaran dichos criterios repartiendo 100 puntos entre todos ellos. El reparto quedó distribuido de la siguiente forma: Figura.4.1: Ponderación establecida por la empresa del estudio Fuente: Elaboración propia (2017) Por último, ha resultado llamativo la predisposición favorable a cualquier cambio que pueda mejorar el funcionamiento de la empresa, en particular con respecto a las nuevas tecnologías. 4.3 ESTUDIO COMPARATIVO DE LOS PRINCIPALES SISTEMAS ERP Se han seleccionado cuatro ERPs para su comparación. Estos han sido sugeridos por la empresa y por algunas de las consultoras especializadas contactadas. Para aplicar correctamente los criterios establecidos se ha recopilado la información facilitada por las distintas consultoras y las guías o web oficiales de cada software : Microsoft (2016), Grupo IGN - B (2016), Grupo IGN (2017), Aitana (2017), Aitana - B (2017), Alcim (2017), Quonext (2017), Ekamat (2017), SAP (2017), Exact (2017), Sage (2017) y Conpas (2017). Los precios que aparecen en este estudio, son orientativos, ya que dependen de muchas condiciones de contratación: consultora, instalación, mantenimiento, licencias, número de usuarios, plataformas, mantenimiento, capacidad alojamiento, etc. 4.3.1 Microsoft Dynamics NAV Es el ERP más utilizado en el mundo y también en España. Podría decirse que es el SAP de la pequeña y mediana empresa. Es una aplicación con una trayectoria de casi 30 años cuyo fabricante, Microsoft, es un valor de garantía actual. Además, es considerada una solución para la gestión a empresas de una amplia variedad de sectores. 1. Funcionalidad Microsoft ofrece un paquete básico que incluye gestión financiera, CRM básico, administración de proyectos, administración de la cadena de suministro, gestión de RRHH y configuración y desarrollo (por ejemplo, elaboración de informes o diseñador de documentos). TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -19El paquete extendido ofrece una ampliación de las opciones anteriores, añadiendo funcionalidades, como por ejemplo fabricación o gestión de almacenes. 2. Técnico Desde la perspectiva técnica este programa es plenamente compatible con aplicaciones ofimáticas, integrándose al 100% con Microsoft Office al ser del mismo fabricante. Además, la nueva versión de este software ofrece acceso desde las plataformas móviles más usuales (Windows, Android, iOS). Los tiempos de implantación son similares a otras herramientas menos potentes pero inferior a SAP. Aproximadamente, el tiempo de implantación en la nube se considera express y, para la implantación en el servidor los tiempos podrían oscilar entre 3 meses y 1 año. La multinacional Microsoft garantiza la continuidad del producto y asegura su soporte técnico a medio-largo plazo 3. Económico. A) Nube. En este caso, las empresas consultoras ofrecen diferentes paquetes en función del número y tipo de usuarios y el paquete contratado. Estos precios, normalmente, incluyen la licencia de la aplicación y la infraestructura telemática. B) Servidor propio. Si utilizamos la infraestructura propia de la empresa los costes de la adquisición son los siguientes: - Paquete básico: 3.750€ para 3 usuarios completos. - Paquete extendido: 7.500€. Incluye el paquete básico. - Usuario extra: si es limitado 450€ y si es completo 2.250€. El coste del soporte técnico el año de la implantación ronda el 16% del coste de la licencia. 4. Facilidad de uso e impacto Todas las empresas especializadas coinciden en que Dynamics NAV es un sistema fácil de adaptar, muy similar a la interfaz de Office, lo que lo hace muy intuitivo y fácil de navegar. Además de ser un programa escalable, es decir, que permite añadir usuarios en cualquier momento, es un programa muy flexible. 4.3.2 SAP Business One Este ERP está desarrollado por el líder del sector en software de gestión empresarial, SAP. Business One va dirigido a pequeñas empresas, aunque está lejos de alcanzar la funcionalidad de su hermano mayor SAP. Tener una trayectoria de unos 20 años lo hace un producto sólido. Además cuenta con la experiencia del fabricante de más de 40 años. 1. Funcionalidad Los módulos básicos de la aplicación son: Contabilidad y Finanzas, Ventas y CRM, Inventario y Distribución, Compras y Operaciones, y Creación de Informes y Administración. El fabricante pone a disposición del cliente opciones avanzadas en los distintos módulos. Mellado Gutiérrez, Laura -202. Técnicos Business One tiene una buena compatibilidad con el paquete Office de Microsoft, sin llegar al nivel de Dymanics NAV. El fabricante ofrece la implementación en plataformas SAP HANA o Microsoft SQL Server. Además de acceso desde plataformas móviles Android e iOS. Los tiempos de implantación de este programa varían entre 2 y 8 semanas, según el fabricante, en función de si la implantación se realiza en servidor o en la nube. Hemos de destacar también en este apartado que uno de los inconvenientes de este software es que el servicio de mantenimiento realizado por partners españoles están especializados principalmente en su hermano mayor SAP. 3. Económicos Si optamos por la opción de adquirir el programa, los precios orientativos oscilan entren 2.500 y 2.650€ para los usuarios administradores (con acceso al 100% de las funcionalidades del programa) o 1.400€ para los usuarios (con acceso a su funciones propias). En caso de elegir la instalación en la nube, se ofrecen distintas modalidades en función de la capacidad, variando entre los 30 y 220€ mensuales más una cuota de 15€ por usuario al mes. Estos precios incluyen la cesión de la licencia e infraestructura. El coste técnico del primer año supone aproximadamente el 20% del coste de la licencia. 4. Facilidad de uso e impacto El software objeto de análisis es una solución menos intuitiva, poco flexible y más compleja que la aplicación anterior. Esta complejidad supone mayores tiempos y costes de formación a la plantilla. 4.3.3 Sage X3 Sage X3 está desarrollado por una de las empresas más conocidas e importantes del sector mundialmente, Sage. Este software es uno de los ERP más utilizados en el sector de las energías renovables. Es un programa considerado como una buena solución para las medianas o grandes empresas, que operen nacional o internacionalmente y a nivel corporativo. 1. Funcionalidad Se trata de un software muy flexible, lo que permite escoger los módulos que se necesiten en función de las necesidades en cada momento. Ofrece la opción de definir el número de usuarios, los idiomas y las legislaciones necesarias, volviéndose así muy atractivo para empresas del sector de las renovables que operan a nivel internacional. Los módulos básicos que ofrece esta aplicación son: Finanzas, Business Intelligence, Fabricación, Gestión de Stock, Compras, Ventas, CRM, Proyectos y Soluciones Móviles. 2. Técnicos La mayoría de las empresas utilizan Microsoft Office en sus actividades diarias, Sage X3 se integra a la perfección con estas herramientas. Sage X3 se trata de un programa rápido de implementar que realiza copias de seguridad de forma automática. Es una aplicación que ofrece acceso móvil, facilitando su uso desde cualquier dispositivo móvil o Tablet, incluso modo off-line. A diferencia de los anteriores, este software soporta Linux TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -213. Económicos Respecto a la definición un presupuesto sobre esta aplicación es bastante complicado, dado que los costes resultan en función de los módulos necesitados, los usuarios e incluso los idiomas o la legislación configurada. Para una empresa como la escogida como referencia, rondaría los 2.500€/usuario la adquisición de la aplicación. El coste de la implantación en la nube no se ha podido constatar en las consultas realizadas. 4. Facilidad de uso e impacto Sage X3 es sencillo en su manejo, muy escalable (de 10 a 1500 usuarios) y personalizable, adaptándose fácilmente a los cambios de necesidades y al crecimiento futuro de la empresa tanto a nivel local como internacionalmente. Al ser una aplicación de interfaz intuitiva, personalizable y de rápida implementación, los costes de formación no son muy elevados en comparación con otros ERP del sector. 4.3.4 Exact Exact es una solución de gestión integrada dirigida, entre otras, a empresas de energías renovables que operen a nivel mundial, adaptándose a los requerimientos locales del país o los países en los que opere. Este ERP permite gestionar los procesos organizativos, proporciona a sus usuarios la información de negocio necesaria para sus tareas en el momento oportuno, y aumenta la garantía en la resolución de incidentes. 1. Funcionalidad Este programa que no ofrece un paquete de módulos básicos, sino que se deben seleccionar los módulos que se necesite, pudiendo añadir módulos específicos en cualquier momento. Se diferencia de los demás programas, en que desde el momento inicial, la implantación y configuración del software se realiza de forma personalizada a elección de la empresa. Hasta el extremo que una empresa, simplemente, puede contratar un solo módulo en el momento inicial. A diferencia de las anteriores aplicaciones, Exact brinda la posibilidad de gestionar los sistemas de calidad de la empresa (procesos y documentación necesaria), práctica bastante habitual en empresas del sector renovable. Al estar pensado para empresas que operan a nivel mundial, la aplicación procura la legislación y el idioma de una gran variedad de países, donde la empresa desarrollo su actividad, como ocurre con Sage X3. Es de resaltar que se trata de una aplicación escalable y altamente flexible. 2. Técnicos Como los programas anteriores, se puede acceder desde cualquier tipo de plataforma técnica (Windows, Android o iOS). 3. Económicos Exact tiene establecido un precio de referencia por módulo de 77€ . En caso de contratar Exact en la nube, este tiene un coste de licencia y mantenimiento 349€ al mes. Por otro lado, si se opta por instalar en el servidor de la empresa, el precio de adquisición del software varía en función del tamaño de la empresa. Este software permite, durante su instalación, definir una sola empresa y un único usuario, teniendo que adquirir los usuarios adicionales que necesite la empresa. El Mellado Gutiérrez, Laura -28- TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -29Bibliografía Aitana. 2017. “AITANA WEB.” http://www.aitana.es/. Aitana - B. 2017. “Comparativa NAV vs BO.” Aitana. http://www.aitana.es/navision-erppymes/comparativa-nav-sap-sage. Alcim. 2017. “Alcim, Microsoft Dynamics NAV.” http://www.alcim.es/erp/. APPA-Asociación de Empresas de Energías Renovables. 2015. Estudio Del Impacto Macroeconómico de Las Energías Renovables En Espanya 2015. Conpas. 2017. “Busines One - Conpas.” https://www.conpas.net/sap-business-one-erppymes.html. 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Dirección: C/ BALBINO MARRÓN Nº 8, 41018, SEVILLA Año de constitución de la actividad: 2013 CNAE: 7112 Actividad: Empresa de servicios especializada en consultoría, ingeniería y asesoría de proyectos de energía renovables mundiales. Los servicios comprenden aspectos técnicos, económicos y legales. Grupo de empresas: Sí En caso de sí: No ¿Cuántas? ¿País? Número de empleados: 10 Usuarios previstos: 1-10 usuarios 10-25 usuarios 25-50 usuarios 50-100 usuarios más de 100 usuarios 2.Datos Económicos: De 0-250.000 € Volumen de facturación 2016 : De 0-250.000 € De 250.000€ a 500.000€ De 250.000€ a 500.000€ Volumen de facturación 2015: De 500.000 a 1M € De 500.000 a 1M € De 1M € a 3 M€ De 1M € a 3 M€ De 3M € a 10 M € De 3M € a 10 M € Mellado Gutiérrez, Laura -32Más de 10 M € Más de 10 M € ¿La proyección de facturación para el próximo año (2017)? La proyección de facturación para el próximo año es de 1.200 mil € aproximadamente. Hay alta probabilidad de cumplir el objetivo. 3. Análisis de la situación y necesidades de la empresa Sí No No sé 3.1 Equipos, hardware y Software de la empresa ¿Qué equipos de trabajo utiliza su empresa? - Ordenador ¿Cuántos?______________ - Tablet ¿Cuántos?______________ Indique que plataforma técnica tiene instalada (Windows, iOS…) Windows ¿Qué tipo de aplicaciones informáticas licenciadas utiliza habitualmente su empresa? - Ofimática (hoja de cálculo, Word…) - Contabilidad - Gestión RRHH - Gestión de Proyectos - Otros: (indique cual) ______________________________________________ ¿Dispone la empresa de Web propia? ¿Dispone de un servidor propio? ¿Dispone de red interna (intranet)? ¿Tiene contratada la empresa almacenamiento externo de datos? ¿Dispone de espacio en la nube? ¿Realiza su empresa copias de seguridad periódicas? TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -33Sí No No sé En cuanto al sistema de copias de seguridad, éstas se realizan en: - nube - servidor propio - Externo ¿Dispone de empresa externa de mantenimiento de equipos y/o sistemas? ¿Considera cubiertas las necesidades de gestión y de información de la empresa con su sistema actual? 3.2 Trabajadores: Con respecto a la dispersión geográfica: ¿Tiene más de una ubicación de trabajo? - En caso de si, indicar cuantas: 2, Sevilla y México ¿Tiene oficina o trabajador/es destinado/s en el extranjero? - En caso de si, indicar cuantos: 1 ¿Hay algún/os trabajador/es destinado fuera de la oficina habitual que requiera acceso constante a información relacionada con la operativa de la empresa? ¿Debe enviar la empresa información al trabajador? ¿Se encuentran a menudo los operarios sin cobertura telemática en su trabajo exterior? (Fundamentalmente los operarios de los proyectos exteriores) ¿Hay algún/os trabajadores que viajen con alta frecuencia? - En caso de si, ¿Necesitan acceso a información operativa de la empresa? ¿Disponen los trabajadores dispersos de ordenador, tablet o Smartphone? Nivel de los trabajadores % de trabajadores con conocimientos de software de oficina y gestión: Alto Medio Bajo Mellado Gutiérrez, Laura -34Sí No No sé ¿Realiza la empresa periódicamente cursos de actualización de conocimientos de sus trabajadores? 3.3 Sistema ERP: ¿Conoce los sistemas de gestión integral (ERP)? Indicar nombre de los ERP conocidos: Sage X3 Exact ¿Tiene su empresa instalado algún software de este tipo? - En caso de si, indique cual: ¿Tiene externalizada alguna gestión? - En caso de si, indique cual: Contabilidad y RRHH ¿Invertiría en aplicaciones de gestión de los procesos de la empresa? Indique los procesos que mejorarían la rentabilidad/productividad/gestión de su empresa si se implantaran procesos automáticos o de soporte telemático: - Financiero - Contabilidad - Compras - Ventas - Producción - Gestión de almacenes - Distribución - Gestión de Proyectos - CRM o Gestión de clientes - Gestión de RRHH ¿Tienen preferencia por algún software de gestión en concreto? TFG-FICO. Análisis y selección de un ERP para una pyme de energías renovables -35Sí No No sé ¿Cuál?_____________________________________ ¿Cuáles son los canales de comunicación de la empresa? Interno y externo. No hay canales definidos internamente, puede ser por correo electrónico, documental , oral o telefónico. El contacto externo, tanto clientes, empresas subcontratadas o proveedores, se hace vía telefónica principalmente, seguido de correo web o Skype. Proceso de un servicio prestado. Una vez se conocen las necesidades del cliente por cualquiera de los directivos (general, técnico o de desarrollo del negocio), el departamento técnico elabora una oferta de prestación de servicios para que la persona que ha contactado con el cliente se la haga llegar. Si la oferta es aceptada, se pasa al intercambio de documentación que culmina con la firma del contrato por parte del responsable de la empresa (director general) y el posterior archivo por parte del departamento de administración. El departamento técnico presta el servicio y subcontrata si fuera necesario. Mientras que el departamento de administración, factura, controla los gastos, paga a las subcontratas, entre otros muchos, que se han establecido en condiciones anteriores. ¿Cómo se gestionan las incidencias? En función de la incidencia, si es en relación a temas técnicos lo lleva a cabo el departamento técnico, si es por razones administrativas, como puede ser en la facturación, lo lleva a cabo el departamento de administración. Mellado Gutiérrez, Laura -36ANEXO II: FICHA DE PONDERACIÓN DE LOS DISTINTOS CRITERIOS PROPUESTOS DE ELECCIÓN POR PARTE DE IDEA Criterio Descripción Valoración puntos Funcionalidad La disponibilidad de módulos que ofrece la aplicación y que cubran las distintas necesidades de los diferentes departamentos funcionales de la empresa 20 Técnico Plataformas soportadas (Windows, Linux, navegadores,…) 15 Compatibilidad con otros sistemas o aplicaciones informáticas (Office, Outlook,…) tiempo de implantación de la aplicación Movilidad (posibilidad de instalarlos en tablet y/o Smartphone) Económicos: Coste del hardware. Comprende todo el equipamiento necesario para el sistema funcione (ordenadores, servidor o infraestructura). 25 Coste del software. Éste varía en función de la marca, paquete y la funcionalidad elegida Costes de funcionamiento. Este coste incluye todos los pagos periódicos, como son el de las licencias (dependiendo del número de ususarios) o el mantenimiento y servicio técnico. Otros Costes. Referidos a la gestión del proyecto por parte de la consultoría externa, los costes de formación, las actualizaciones o la migración de los datos. La cuota periódica del servicio de la nube si se opta por esta modalidad Uso e impacto Facilidad del manejo de la aplicación e impacto de los cambios en la organización y procesos necesarios para la implementación. 20 Referencias Referencias del programa seleccionado a implementar y consideración empresarial del fabricante 5 Tamaño Influencia del tamaño de la empresa en las aplicaciones instaladas 5 Dispersión Importancia del acceso al sistema en tiempo real de las ubicaciones de las oficina, directivos y trabajadores 10 TOTAL 100