La p eocupación po la p ese ación de la documen ación que ha nacido digi almen e no es
nue a. Desde hace bas an es años se han pues o en ma cha di e sos p oyec os pa a asegu a
la conse ación de la in o mación digi al, que puede se e íme a, y po an o pe de se
cualquie
es igio de su con enido. Encon amos ejemplos que se han cen ado en p oyec os de p ese -
ación de la Web o de publicaciones digi ales como lib os o e is as. En Aus alia enemos el
p oyec o PANDORA (h p://pando a.nla.go .au/), que ha log ado c ea un eposi o io de las
publicaciones en línea aus alianos (como las e is as elec ónicas, publicaciones gube na-
men ales, y los si ios web elacionados con la in es igación o que des acan po su impo ancia
cul u al), y ha log ado ambién plan ea unos c i e ios de polí icas, p ocedimien os y di ec ices
en la selección de la colección, con el apoyo y pa icipación de las biblio ecas del Es ado y de
ins i uciones cul u ales, p oduciendo un sis ema de a chi o digi al (PANDAS) que agiliza la ecogida
y
ca ga de las publicaciones, almacena in o mación sob e ellas, y ges iona el acceso del público
a las mismas, odo ello con un abajo documen al llegando a acue dos con di e en es o ganismos
pa a la indexación, y esúmenes, que son a chi ados en Pando a, pa a se iden i icados en su
acceso
1
.
En cuan o a la documen ación a chi ís ica, la p eocupación po la ges ión de los documen os
elec ónicos p oducidos po las o ganizaciones como consecuencia de sus unciones, u o como
esul ado en el 2004 la publicación po el Consejo In e nacional de A chi os del manual ICA
S udy n°16: Elec onic Reco ds, A Wo kbook o A chi is s, o eciendo una elación ú il de
cues iones que deben abo da se en el desa ollo y la implemen ación de una isión es a égica
pa a el man enimien o de los documen os de a chi o
2
.
1
C ook, Edga , 2009. Web a chi ing in a Web 2.0 wo ld, The Elec onic Lib a y, Vol. 27 Iss: 5, pp.831 - 836. DOI
h p://dx.doi.o g/10.1108/02640470910998542
2
McLeod, Julie, 2005. Elec onic Reco ds: A Wo kbook o A chi is s. ICA S udy 16. In e na ional Council on A -
chi es, Reco ds Managemen Jou nal, Vol. 15 Iss: 3. DOI h p://dx.doi.o g/10.1108/ mj.2005.28115cae.003. Es e
manual en español se puede desca ga del si io web del ICA: h p://www.ica.o g/download.php?id=2335
A chi os elec ónicos. C i e ios de
p ese ación con la no ma
UNE-ISO 14641-1
DESTACATS
Vicen Giménez Cho ne
Uni e si a Poli ècnica de València
SÍMILE nº 30
En muchos a chi os, especialmen e los de ca ác e his ó ico, la p eocupación se ha cen ado
en desa olla p oyec os de digi alización, más que en los documen os nacidos digi almen e,
que no suelen conse a se en es e ipo de a chi os a no se que los hayan ecibido
ecien e-
men e median e ans e encias elec ónicas desde los o ganismos p oduc o es. En la p oducción
y ges ión de los documen os elec ónicos de la adminis ación elec ónica hay un p edominio
de p o esionales in o má icos, que con sus conocimien os ga an izan su c eación, pe o no su
ges ión. Es cie o que en los años ecien es, con la apa ición de los documen os digi ales, las
p incipales amenazas de es os documen os se cen aban en la obsolescencia del o ma o y
en la pé dida de da os, pe o más ecien emen e ha nacido ambién la p eocupación de la
ges ión de una g an magni ud de documen os digi ales o digi alizados
3
.
En es e ma co de p eocupación po la conse ación de los documen os elec ónicos la O ga-
nización In e nacional de No malización (ISO) c eó en 2012 la no ma que aho a acaba de
publica se po AENOR, aducida al español po el comi é écnico AEN/CTN 50 Documen ación,
cuya Sec e a ía desempeña FESABID, con el í ulo de UNE-ISO 14641-1 A chi o elec ónico.
Pa e 1: Especi icaciones pa a el diseño y uncionamien o de un sis ema de in o mación pa a
la p ese ación de in o mación digi al
4
. La no ma pa e de la p eocupación pa a que los documen os
se almacenen adecuadamen e en sis emas segu os, que puedan se ges ionados, y que
cumplan los equisi os que demandan las líneas de negocio de las emp esas u o ganizaciones
y
los equisi os legales de los países. La no ma en a iza en que los obje i os de un sis ema segu o
debe esol e los siguien es emas o ganiza i os: a) op imiza la p ese ación de documen os
elec ónicos a la go plazo, su a chi o e in eg idad; b) o ece acilidades de búsqueda de in o -
mación; y c) asegu a la accesibilidad y el uso de documen os elec ónicos. La no ma desc ibe
mé odos y écnicas que se usan pa a implemen a un sis ema de in o mación elec ónico
que
ges ione documen os en un a chi o, desc ibiendo los sis emas y las especi icaciones pa a
los p ocesos ope a i os. La no ma es á des inada a aquellas o ganizaciones que conse an
documen os elec ónicos, bien po un p oceso de digi alización, o bien po que disponen de
documen os nacidos elec ónicamen e, y quie an asegu an en la p ese ación de los mismos
la azabilidad de las ope aciones ealizadas con es os documen os.
3
Johnson, Vale ie ; Ranade, Sonia; Thomas, Da id , 2014. Size ma e s: The implica ions o olume o he digi-
al a chi e o omo ow – a case s udy om he UK na ional a chi es, Reco ds Managemen Jou nal, Vol. 24 Iss:
3, pp.224 - 237DOI h p://dx.doi.o g/10.1108/RMJ-01-2014-0004
4
AENOR, 2015. UNE-ISO 14641-1 A chi o elec ónico. Pa e 1: Especi icaciones pa a el diseño y unciona-
mien o de un sis ema de in o mación pa a la p ese ación de in o mación digi al. Mad id: AENOR.
5
Es a no ma es complemen a ia de o as que de alguna o ma han a ado p oblemas conc e os,
como la ISO/TR 15801, Ges ión de documen os. In o mación almacenada elec ónicamen e.
Recomendaciones sob e e acidad y iabilidad, ambién aducida po AENOR, o la no ma
eu opea MoReq2, Requisi os modelo pa a la ges ión de documen os elec ónicos.
La no ma abo da p ime amen e las de iniciones de una se ie de é minos que se án usados
en el desa ollo de la misma, y pos e io men e a a ex ensamen e de las cues iones que se
deben ene en cuen a pa a unas buenas p ác icas en la ges ión y p ese ación de los do-
cumen os elec ónicos. Los usua ios, siguiendo es a no ma, pod án i supe isando si en
su ges ión de los documen os elec ónicos de a chi o algún p oceso no lo ienen en cuen a,
poniendo en iesgo aspec os conc e os de la usabilidad de dicha in o mación en un u u o.
En e los emas a ados en la no ma mencionamos los equisi os que debe cumpli un sis ema
de in o mación; la elabo ación de un manual de desc ipción écnica del sis ema de in o mación,
el es ablecimien o de unos p ocedimien os pa a la cap u a, almacenamien o, acceso y es i ución
de
documen os; la ges ión de la segu idad y e aluación de los iesgos; el sis ema de ges ión del
cambio y mig ación del sopo e; las copias de segu idad; la con inuidad de acceso a los a chi os;
el
sello del iempo; la pis a de audi o ía; los sopo es de almacenamien o; la cap u a y ges ión de
los documen os elec ónicos, con la cap u a de me ada os, y la indexación y búsqueda de los
documen os; la digi alización de los documen os en papel o mic o o ma; la digi alización de audios
o ídeos en sopo e cin a; las écnicas de comp ensión de los o ma os imagen, audio y ídeo;
las ope aciones de a chi o que se e ie en al acceso, la es i ución y disposición inal de los docu-
men os;
la e aluación del sis ema de in o mación; las e ce as pa e de con ianza p es ado a de
se icios de a chi o (como señala la no ma, cuándo se ubican a chi os bajo cus odia de una
e ce a pa e de con ianza p es ado a de se icios de a chi o, la o ganización debe e i ica que
las écnicas y los p ocedimien os u ilizados ga an icen la segu idad, la in eg idad y la p ese ación
a
la go plazo de los documen os elec ónicos); el modelo de con a o de se icios con cualquie
e ce a pa e de con ianza p es ado a de se icios de a chi o o los acue dos con el con a is a.
La no ma dispone de unos anexos que a an de la polí ica de a chi o, de la decla ación de
p ác icas de a chi o, y de las condiciones gene ales del se icio.
Todos es os emas ayuda án a los di e en es esponsables de la ges ión de la p ese ación de
los documen os elec ónicos a no deja ninguna cues ión impo an e ol idada o desa endida que
pudie a pone en pelig o la ecupe ación de esos documen os en un u u o. Sin emba go hay
que ene en cuen a que o as no mas abo dan con más de alles aspec os conc e os de la ges ión
de los documen os elec ónicos o del p oceso de digi alización de los documen os en papel.
SÍMILE nº 30
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