Archivos electrónicos. Criterios de preservación con la norma UNE-ISO 14641-1

La p eocupación po la p ese ación de la documen ación que ha nacido digi almen e no es nue a. Desde hace bas an es años se han pues o en ma cha di e sos p oyec os pa a asegu a la conse ación de la in o mación digi al, que puede se e íme a, y po an o pe de se cualquie es igio de su con enido. Encon amos ejemplos que se han cen ado en p oyec os de p ese - ación de la Web o de publicaciones digi ales como lib os o e is as. En Aus alia enemos el p oyec o PANDORA (h p://pando a.nla.go .au/), que ha log ado c ea un eposi o io de las publicaciones en línea aus alianos (como las e is as elec ónicas, publicaciones gube na- men ales, y los si ios web elacionados con la in es igación o que des acan po su impo ancia cul u al), y ha log ado ambién plan ea unos c i e ios de polí icas, p ocedimien os y di ec ices en la selección de la colección, con el apoyo y pa icipación de las biblio ecas del Es ado y de ins i uciones cul u ales, p oduciendo un sis ema de a chi o digi al (PANDAS) que agiliza la ecogida y ca ga de las publicaciones, almacena in o mación sob e ellas, y ges iona el acceso del público a las mismas, odo ello con un abajo documen al llegando a acue dos con di e en es o ganismos pa a la indexación, y esúmenes, que son a chi ados en Pando a, pa a se iden i icados en su acceso 1 . En cuan o a la documen ación a chi ís ica, la p eocupación po la ges ión de los documen os elec ónicos p oducidos po las o ganizaciones como consecuencia de sus unciones, u o como esul ado en el 2004 la publicación po el Consejo In e nacional de A chi os del manual ICA S udy n°16: Elec onic Reco ds, A Wo kbook o A chi is s, o eciendo una elación ú il de cues iones que deben abo da se en el desa ollo y la implemen ación de una isión es a égica pa a el man enimien o de los documen os de a chi o 2 . 1 C ook, Edga , 2009. Web a chi ing in a Web 2.0 wo ld, The Elec onic Lib a y, Vol. 27 Iss: 5, pp.831 - 836. DOI h p://dx.doi.o g/10.1108/02640470910998542 2 McLeod, Julie, 2005. Elec onic Reco ds: A Wo kbook o A chi is s. ICA S udy 16. In e na ional Council on A - chi es, Reco ds Managemen Jou nal, Vol. 15 Iss: 3. DOI h p://dx.doi.o g/10.1108/ mj.2005.28115cae.003. Es e manual en español se puede desca ga del si io web del ICA: h p://www.ica.o g/download.php?id=2335 A chi os elec ónicos. C i e ios de p ese ación con la no ma UNE-ISO 14641-1 DESTACATS Vicen Giménez Cho ne Uni e si a Poli ècnica de València SÍMILE nº 30 En muchos a chi os, especialmen e los de ca ác e his ó ico, la p eocupación se ha cen ado en desa olla p oyec os de digi alización, más que en los documen os nacidos digi almen e, que no suelen conse a se en es e ipo de a chi os a no se que los hayan ecibido ecien e- men e median e ans e encias elec ónicas desde los o ganismos p oduc o es. En la p oducción y ges ión de los documen os elec ónicos de la adminis ación elec ónica hay un p edominio de p o esionales in o má icos, que con sus conocimien os ga an izan su c eación, pe o no su ges ión. Es cie o que en los años ecien es, con la apa ición de los documen os digi ales, las p incipales amenazas de es os documen os se cen aban en la obsolescencia del o ma o y en la pé dida de da os, pe o más ecien emen e ha nacido ambién la p eocupación de la ges ión de una g an magni ud de documen os digi ales o digi alizados 3 . En es e ma co de p eocupación po la conse ación de los documen os elec ónicos la O ga- nización In e nacional de No malización (ISO) c eó en 2012 la no ma que aho a acaba de publica se po AENOR, aducida al español po el comi é écnico AEN/CTN 50 Documen ación, cuya Sec e a ía desempeña FESABID, con el í ulo de UNE-ISO 14641-1 A chi o elec ónico. Pa e 1: Especi icaciones pa a el diseño y uncionamien o de un sis ema de in o mación pa a la p ese ación de in o mación digi al 4 . La no ma pa e de la p eocupación pa a que los documen os se almacenen adecuadamen e en sis emas segu os, que puedan se ges ionados, y que cumplan los equisi os que demandan las líneas de negocio de las emp esas u o ganizaciones y los equisi os legales de los países. La no ma en a iza en que los obje i os de un sis ema segu o debe esol e los siguien es emas o ganiza i os: a) op imiza la p ese ación de documen os elec ónicos a la go plazo, su a chi o e in eg idad; b) o ece acilidades de búsqueda de in o - mación; y c) asegu a la accesibilidad y el uso de documen os elec ónicos. La no ma desc ibe mé odos y écnicas que se usan pa a implemen a un sis ema de in o mación elec ónico que ges ione documen os en un a chi o, desc ibiendo los sis emas y las especi icaciones pa a los p ocesos ope a i os. La no ma es á des inada a aquellas o ganizaciones que conse an documen os elec ónicos, bien po un p oceso de digi alización, o bien po que disponen de documen os nacidos elec ónicamen e, y quie an asegu an en la p ese ación de los mismos la azabilidad de las ope aciones ealizadas con es os documen os. 3 Johnson, Vale ie ; Ranade, Sonia; Thomas, Da id , 2014. Size ma e s: The implica ions o olume o he digi- al a chi e o omo ow – a case s udy om he UK na ional a chi es, Reco ds Managemen Jou nal, Vol. 24 Iss: 3, pp.224 - 237DOI h p://dx.doi.o g/10.1108/RMJ-01-2014-0004 4 AENOR, 2015. UNE-ISO 14641-1 A chi o elec ónico. Pa e 1: Especi icaciones pa a el diseño y unciona- mien o de un sis ema de in o mación pa a la p ese ación de in o mación digi al. Mad id: AENOR. 5 Es a no ma es complemen a ia de o as que de alguna o ma han a ado p oblemas conc e os, como la ISO/TR 15801, Ges ión de documen os. In o mación almacenada elec ónicamen e. Recomendaciones sob e e acidad y iabilidad, ambién aducida po AENOR, o la no ma eu opea MoReq2, Requisi os modelo pa a la ges ión de documen os elec ónicos. La no ma abo da p ime amen e las de iniciones de una se ie de é minos que se án usados en el desa ollo de la misma, y pos e io men e a a ex ensamen e de las cues iones que se deben ene en cuen a pa a unas buenas p ác icas en la ges ión y p ese ación de los do- cumen os elec ónicos. Los usua ios, siguiendo es a no ma, pod án i supe isando si en su ges ión de los documen os elec ónicos de a chi o algún p oceso no lo ienen en cuen a, poniendo en iesgo aspec os conc e os de la usabilidad de dicha in o mación en un u u o. En e los emas a ados en la no ma mencionamos los equisi os que debe cumpli un sis ema de in o mación; la elabo ación de un manual de desc ipción écnica del sis ema de in o mación, el es ablecimien o de unos p ocedimien os pa a la cap u a, almacenamien o, acceso y es i ución de documen os; la ges ión de la segu idad y e aluación de los iesgos; el sis ema de ges ión del cambio y mig ación del sopo e; las copias de segu idad; la con inuidad de acceso a los a chi os; el sello del iempo; la pis a de audi o ía; los sopo es de almacenamien o; la cap u a y ges ión de los documen os elec ónicos, con la cap u a de me ada os, y la indexación y búsqueda de los documen os; la digi alización de los documen os en papel o mic o o ma; la digi alización de audios o ídeos en sopo e cin a; las écnicas de comp ensión de los o ma os imagen, audio y ídeo; las ope aciones de a chi o que se e ie en al acceso, la es i ución y disposición inal de los docu- men os; la e aluación del sis ema de in o mación; las e ce as pa e de con ianza p es ado a de se icios de a chi o (como señala la no ma, cuándo se ubican a chi os bajo cus odia de una e ce a pa e de con ianza p es ado a de se icios de a chi o, la o ganización debe e i ica que las écnicas y los p ocedimien os u ilizados ga an icen la segu idad, la in eg idad y la p ese ación a la go plazo de los documen os elec ónicos); el modelo de con a o de se icios con cualquie e ce a pa e de con ianza p es ado a de se icios de a chi o o los acue dos con el con a is a. La no ma dispone de unos anexos que a an de la polí ica de a chi o, de la decla ación de p ác icas de a chi o, y de las condiciones gene ales del se icio. Todos es os emas ayuda án a los di e en es esponsables de la ges ión de la p ese ación de los documen os elec ónicos a no deja ninguna cues ión impo an e ol idada o desa endida que pudie a pone en pelig o la ecupe ación de esos documen os en un u u o. Sin emba go hay que ene en cuen a que o as no mas abo dan con más de alles aspec os conc e os de la ges ión de los documen os elec ónicos o del p oceso de digi alización de los documen os en papel. SÍMILE nº 30 DESTACATS