MENTORIZATE-PILOTO: Herramientas de gestión del programa de mentorías en las Facultades de Informática y Psicología

   Proyecto de Innovación y Mejora de la Calidad Docente Convocatoria 2014  Proyecto 305 Rama de conocimiento: INGENIERIAS Y ARQUITECTURA Grupos Innovadores  MENTORIZATE-PILOTO: Herramientas de gestión del programa de mentorías en las Facultades de Informática y Psicología    Responsable: MARIA BELEN DIAZ AGUDO  Facultad de Informática Departamento de Ingeniería de Software e Inteligencia Artificial  Facultad de Psicología Dpto. Personalidad, Evaluación y Tratamientos Psicológicos II (Diferencial y del Trabajo)  1. Objetivos propuestos en la presentación del proyecto (Máximo 2 folios) El objetivo a largo plazo es el desarrollo de una aplicación informática en distintos módulos que permitirán gestionar de forma más efectiva el programa de mentorías de reciente implantación en la UCM y que pueda ser utilizada en todos los centros de la UCM. De forma específica en este proyecto se propone diseñar e iniciar el desarrollo de una aplicación informática piloto que permita gestionar el programa de mentoría en las Facultades de Informática y de Psicología de forma más eficaz. No se puede abordar el desarrollo de la aplicación completa en un único proyecto, por lo que se ha desglosado en módulos que pueden ser abordados de forma independiente en otros proyectos que se pueden desarrollar en paralelo. La mentoría entre iguales es una técnica de desarrollo que pretende facilitar la adaptación de los alumnos de nuevo ingreso (telémacos) en la universidad y el desarrollo de competencias transversales en los estudiantes que asumen el rol de mentores. La UCM implantó en el curso 2012/13, a modo de proyecto piloto, la mentoría en 16 centros y ha continuado con el programa durante el curso 2013/14. Se trata de un programa de mentoring formal, grupal, entre iguales, mixto (presencial y virtual) y voluntario. No obstante, en la actualidad el proceso de gestión y seguimiento se realiza de forma manual requiriendo un gran esfuerzo y dedicación por parte todos los implicados en el proceso. Actualmente únicamente existe una página web con información sobre el programa alojada en http://www.ucm.es/mentorías que incluye enlaces a distintas páginas para rellenar las encuestas de evaluación del programa. Asimismo, debido a este tratamiento manual, la información recabada únicamente puede ser utilizada para analizar a posteriori la efectividad del programa. Después de dos años de programa de mentorías en la UCM, se hace necesario automatizar una serie de tareas, para hacer la labor de coordinadores de centro y mentores más fácil, eficaz y eficiente, además de para facilitar el seguimiento global y la toma de decisiones ágiles para tomar acciones correctivas. En este proyecto se plantea el inicio del desarrollo de una aplicación informática que permita gestionar el programa de mentoría de forma más eficaz. Se plantean objetivos generales de gestión de los coordinadores de cada centro para cada curso académico, gestión de los mentores de cada centro y gestión de los datos de los telémacos para cada centro. Además se definen objetivos concretos en la automatización de procesos de captación de mentores y telémacos y su proceso de selección, formación de mentores, oferta y asignación de cursos de formación de mentores, emparejamientos entre mentores y telémacos, gestión de las distintas convocatorias de reuniones y la recogida de información en las mismas en forma de cuestionarios de evaluación cumplimentados tras las reuniones, generación de los informes pertinentes, la evaluación final del programa y la generación de informes finales.  En concreto, enumeramos los siguientes objetivos estratégicos del proyecto global (aplicación completa):  O1 - Gestión de los datos de los coordinadores de cada centro en cada curso.  O2 - Gestión de los datos de los mentores de cada centro en cada curso.  O3 - Gestión de los datos de los telémacos de cada centro en cada curso. Para lograr los objetivos (O1, O2 y O3) de gestión de datos Se definirá el modelo de datos para representar los diferentes roles de los usuarios (y sus privilegios) que participan en el programa, y se realizarán interfaces tipo formulario para introducir, eliminar y visualizar listados de personas y su asignación de roles.  O4 - Automatizar la generación de certificados en formato sencillo y enviarlos por correo electrónico a rectorado para su firma.  O5 - Diseñar el módulo de captación de mentores y telémacos y el proceso de selección de los mismos.  O6 - Diseñar el módulo de formación de mentores, oferta y asignación de cursos de formación de mentores.  O7Diseñar el módulo de automatización del proceso de emparejamiento entre mentores y telémacos en cada centro.  O8 - Diseñar el proceso de gestión de las distintas convocatorias de reuniones y la recogida de información en las mismas.  O9 - Diseñar el proceso de gestión de los cuestionarios de evaluación cumplimentadas tras las reuniones y generar los informes pertinentes, la evaluación final del programa y la generación de informes finales. En la memoria de solicitud se plantearon como objetivos de este proyecto la realización del diseño de la aplicación completa y abordar el diseño, desarrollo y la implantación de los módulos 1 (de gestión de personas), 2 (de gestión de las solicitudes de participación en el programa) y 3 (Módulo de gestión de la formación de mentores). Según se describe en el plan de trabajo, el resto de módulos de la aplicación no pertenecen a este proyecto. Serán especificados y diseñados para su programación e implantación en otro proyecto. 2. Objetivos alcanzados (Máximo 2 folios) Este proyecto ha sido concedido sin financiación lo que ha limitado los objetivos conseguidos. Se ha abordado el diseño conceptual de la aplicación completa sin realizar las actividades de implementación que hubiera llevado a cabo un programador informático que no se ha podido incorporar al proyecto debido a la falta de financiación.  Sin embargo, durante este curso 2014/15 se está realizando un TFG (Trabajo de fin de grado) que dirige el profesor Juan A. Recio García (miembro de este proyecto) y que llevan a cabo dos alumnos de la Facultad de Informática. Este TFG se ha propuesto en base a los objetivos de este PIMCD y de esta forma se ha conseguido implementar ciertas partes del proyecto. Como objetivo de diseño, se ha realizado la especificación de requisitos y el diseño del módulo 1 (de gestión de personas), 2 (de gestión de las solicitudes de participación en el programa) y 3 (Módulo de gestión de la formación de mentores). Obviamente, se ha supeditado las necesidades académicas de los estudiantes al plan de trabajo propuesto en la memoria del proyecto. De esta forma se han implementado aquellos aspectos que eran de interés para la formación de los alumnos.    3. Metodología empleada en el proyecto (Máximo 1 folio) Al no disponerse de fondos para realizar el proyecto, no ha sido posible contratar personal para la realización del desarrollo. Sin embargo, sí se ha conseguido implementar ciertas partes del proyecto gracias al trabajo de dos alumnos de la Facultad de Informática que desarrollan su Trabajo de Fin de Grado dirigidos por uno de los profesores participantes en el proyecto.  Obviamente, se ha supeditado las necesidades académicas de los estudiantes al plan de trabajo propuesto en la memoria del proyecto. De esta forma se han implementado aquellos aspectos que eran de interés para la formación de los alumnos.  Por ello, la metodología planteada ha consistido en un desarrollo en dos partes donde primero se ha implementado el “front-end” de la aplicación consistente en la parte de presentación de los datos (con tecnologías HTML5, CSS3 y Javascript), dejando para el segundo cuatrimestre del curso académico toda la parte relacionada con el “backend” de la aplicación encargada de almacenar y gestionar los datos de la misma. Esta metodología es ortogonal al desarrollo inicial planteado en el proyecto donde se proponían distintos submódulos cerrados. De nuevo, esto no se ha podido realizar por falta de financiación y se ha priorizado al formación de los alumnos al desarrollo de la aplicación.  4. Recursos humanos (Máximo 1 folio) Hanparticipadoenelproyectolosprofesores: ‐ JUANANTONIORECIOGARCIA([email protected])(Antigüedad8) ‐ MARIABELÉNDIAZAGUDO([email protected])(Antigüedad17) ‐ IVANMARTÍNEZORTIZ([email protected])(Antigüedad7) ‐ MIGUELAURELIOALONSOGARCÍA([email protected])(Antigüedad18)Facultadde Psicología,Dept.Personalidad,EvaluaciónyTratamientosPsicológicosII(Psicología DiferencialyPsicologíadelTrabajo). YcolaboradoLARAQUIJANOSÁNCHEZ(l[email protected])(Otros)(BecadeFormación PredoctoraldelaUCM(FPI)11841869C(Antigüedad0) El desarrollo informático ha sido realizado por los alumnos Sergio Gil y Johanna Agilar enmarcado dentro de su Trabajo de Fin de Grado. 5. Desarrollo de las actividades (Máximo 3 folios) El trabajo desarrollado en el marco del TFG (que se está llevando a cabo desde octubre 2014 y finalizará en junio 2015) ha consistido en el diseño de los siguientes elementos de la parte de presentación de los datos. Página principal con información del programa: Páginas de acceso: Acceso a los “Escritorios” de control para los distintos coordinadores: Herramienta de gestión de los participantes:  Envío de las encuestas de realización de las reuniones mentor-telémacos:   Todas estas interfaces han sido diseñadas teniendo en cuenta el requisito de adaptación a los dispositivos móviles para que los distintos participantes del programa de mentorías puedan acceder a la aplicación en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Asimismo se espera que a lo largo del segundo cuatrimestre se implemente gran parte de la lógica de la aplicación y almacenamiento de los datos. El prototipo final se utilizará como piloto para el programa de mentorías implantado en la Facultad de Informática en el próximo curso 2015/16.  6. Anexos No hay anexos.