Á ea de Economía Financie a y Con abilidad
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION BASADO EN
LAS ACTIVIDADES: EL CASO DE D.A.P310.
Luis Miguel Jiménez Gómez
José Mo eno Rojas
José Miguel Rico Iglesias
Uni e sidad de Se illa
En el p esen e abajo, exponemos el p oceso de diseño e implan ación de un sis ema de in o mación pa a
la ges ión en la emp esa D.A.P. El sis ema elegido sigue la iloso ía de los modelos de ges ión y cos es basados
en las ac i idades ABM / ABC. Comenzamos desc ibiendo las ca ac e ís icas de los sis emas de ges ión y cos es
basados en las ac i idades en e a los sis emas de ges ión adicionales, haciendo des aca sus en ajas pa a
jus i ica así su con eniencia en es e ipo de emp esas. A con inuación desc ibimos las ca ac e ís icas de la
ac i idad desa ollada po la emp esa y del en o no de la misma pa a, inalmen e, expone el p oceso seguido
pa a la implan ación del sis ema de ges ión y cos es.
In his pape we explain he design and implemen a ion p ocess o a managemen in o ma ion sys em on
D.A.P. o ganiza ion. The selec ed sys em is based on ac i i y-based managemen and ac i i y-based cos ing
models (ABM / ABC). In his wo k, we s a compa ing he ABM / ABC cha ac e is ics wi h adi ional sys ems,
emphasizing hei ad an ages in o de o jus i y he sui abili y in hese o ganiza ions. Also, he ac i i y
de eloped by he i m and he su ounding cha ac e is ics a e desc ibed. Finally, we explain he p ocess used o
he managemen and cos ing sys em implemen a ion.
PALABRAS CLAVE: Ges ión / cos es / ac i idades.
KEYWORDS: Managemen / cos s / ac i i ies
1.- INTRODUCCION.
Las emp esas es án some idas desde hace algunos años a un p oceso de ans o mación, e lejo
de los cambios polí icos, sociales, económicos y ecnológicos que es án eniendo luga an o en el
ámbi o nacional como en el in e nacional. Dada la complejidad c ecien e de las emp esas, y po ello,
de la oma de decisiones, es con enien e con a con sis emas de ges ión que ga an icen la implan ación
en la emp esa de adecuados p ocesos de análisis y con ol. La supe i encia de la emp esa a a
depende , po ello, de la calidad de las decisiones que en ella se omen, y los sis emas de ges ión han
de es a bien diseñados pa a el man enimien o de dicha calidad.
Cen ados en el ámbi o de la ges ión pública, an e la necesidad de con ene el gas o pa a cumpli
los c i e ios de con e gencia impues os po el T a ado de Maas ich , es á su giendo una p eocupación
c ecien e po la con ención de los cos es en pa icula y po la mejo a de los ins umen os de ges ión
en gene al con el in de alcanza los obje i os de e icacia, e iciencia y economía que gobie nan la
unción pública (F esneda Fuen es, 1998, p.53).
Un sis ema de ges ión se puede con igu a como el conjun o de plan eamien os, es udios,
p ocesos y p ocedimien os me odológicos des inados a p opo ciona in o mación álida y opo una
que pe mi a oma decisiones a la ge encia emp esa ial.
En los úl imos años, el en o no emp esa ial se ha ido ol iendo más complejo y dinámico, lo
que ha hecho que las emp esas engan una mayo ince idumb e sob e las a iaciones que se an a
p oduci en el mismo a co o o medio plazo. Es a mayo ince idumb e p o oca un aumen o en el
olumen de in o mación que la emp esa necesi a pa a ealiza cualquie a de sus a eas (Schoonho en,
1981, p.356). An e es as nue as condiciones del en o no, la supe i encia de la emp esa se e ía
se iamen e amenazada si és a op ase po man ene una es uc u a cen alizada, ya que p obablemen e,
no enga capacidad su icien e pa a hace en e a la ca ga de in o mación gene ada. Es a in o mación
hab ía que en ia la a los ni eles je á quicos supe io es de la o ganización con el in de que allí se
310 Emp esa pública pa a el desa ollo ag a io y pesque o de Andalucía.
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IX Jomadas Hispano-Lusas de Ges ión Cien í ica
omasen las decisiones opo unas en base a los da os disponibles en cada momen o. De es e modo,
si la oma de decisiones se man iene cen alizada en los ni eles supe io es de la escala je á quica, la
emp esa se expone a dos g a es iesgos:
1 Que la abundan e in o mación no ascienda ápidamen e al ni el en el que se han de oma las
decisiones, en cuyo caso, se e amenazada la capacidad de an icipación de la emp esa a los
acon ecimien os u u os y la posibilidad de inno ación como es a egia en e a los compe ido es.
2.- Es p obable que la decisión omada po los ni eles supe io es no sea la más adecuada, como
consecuencia de que los da os que le llegan es én dis o sionados debido a la g an can idad de es a os a
a és de los cuales debe ascende la in o mación.
En consecuencia, pa a no sob eca ga los canales de in o mación, las emp esas (y en pa icula
D.A.P.) han ido e olucionando hacia una descen alización de sus es uc u as, pasando de p esen a
una es uc u a en o ma pi amidal en la que la oma de decisiones se si úa en el é ice supe io y la
in o mación luye en di ección e ical, a una es uc u a en la que la oma de decisiones se epa e
en e a ios cen os en unción de una se ie de c i e ios y la in o mación ci cula an o e ical como
ho izon almen e en e cada uno de ellos.
Todos es os cambios que se han ido p oduciendo en la emp esa, equie en una adap ación
cons an e de los sis emas de in o mación de la misma, en el meno plazo de iempo posible, si se desea
con a con una in o mación ele an e pa a la oma de decisiones, cuya ob ención se hace cada día más
compleja. En consecuencia se iene que p omo e un cambio en los sis emas adicionales de ges ión,
los cuales esul an insu icien es pa a hace en e a las nue as necesidades de in o mación que iene la
emp esa, y da paso a nue os y más e icaces sis emas de ges ión (Hopwood, Page e all, 1990).
Ac ualmen e, a es a ca ac e ís ica e olu i a del en o no hay que añadi los a ances ecnológicos
que, po un lado, exigen un cambio en los sis emas de ges ión adicionales, y a su ez, posibili an la
implan ación e ec i a de los mismos (Ripoll y Balada, 1992). Además no es su icien e que la
in o mación suminis ada a la ge encia sea ele an e pa a la oma de decisiones, sino que és a ha de
se opo una, es deci , debe se suminis ada en el meno iempo posible pa a que la emp esa pueda
an icipa se a los acon ecimien os que ienen luga en su en o no.
O o ac o a ene en conside ación es el en o no legal que odea a la emp esa, el cual a a se
de e minan e de la can idad de in o mación que és a a a ene que suminis a , y de la que a a pode
u iliza , p oceden e de o as emp esas del me cado. En el caso de D.A.P., po a a se de una sociedad
me can il pública de las con empladas en el a ículo 6.1.a de la Ley de Hacienda Pública de la
Comunidad Au ónoma de Andalucía, dicho en o no legal adquie e quizás mayo ele ancia, pues a la
necesidad de in o mación apun ada se suma la que debe endi al obje o de la de e minación de si los
ecu sos consumidos en su ges ión lo han sido con a eglo con a eglo a los c i e ios de e icacia,
e iciencia y economía.
Robin Coope expone una se ie de cambios ambien ales que pueden hace obsole os a los
sis emas adicionales de cos es, sugi iendo en consecuencia, una eno ación de és os (Coope , 1989,
pp.77-82). Es os cambios son:
* Aumen o de la au oma ización.
* Cambios en la o ma de u iliza las unciones de apoyo.
* Simpli icación de los p ocesos de ab icación.
* In ensi icación de la compe encia.
* Di e si icación de p oduc os.
* Descen alización.
* A ances ecnológicos.
* Cambios en la es a egia y obje i os de las emp esas.
Se puede ap ecia además cómo los sis emas de ges ión adicionales es án en ocados
básicamen e a la alo ación de los in en a ios, al cálculo del cos e de los p oduc os y a la ob ención de
unos esul ados e i icables, o eciendo escasa in o mación ele an e pa a la ges ión. En es e sen ido,
el p esen e abajo p e ende expone el p oceso de diseño de un sis ema de in o mación pa a la ges ión
y cálculo de cos es en base a las ac i idades en una emp esa pública, como al e na i a a los sis emas
de ges ión adicionales, en la medida en que odos los aspec os a los que hemos hecho e e encia son
ex apolables a la emp esa obje o de nues o es udio.
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2.- NUEVOS RETOS DE LA GESTION EMPRESARIAL: LOS SISTEMAS DE
INFORMACION PARA LA GESTION Y COSTES BASADOS EN LAS ACTIVIDADES.
Hoy en día, como consecuencia de la c ecien e in oducción de nue as ecnologías y de la
pues a en uncionamien o de sis emas de ab icación lexible que pe mi en ob ene a ios p oduc os a
pa i de un mismo p oceso p oduc i o, los cos es di ec os de la p oducción suponen cada ez un
meno po cen aje de los cos es o ales. Es á aumen ando la p eocupación de la emp esa po adap a se a
la demanda de los clien es, lo que obliga a p oduci muchas pequeñas se ies de p oduc os en luga de
g andes se ies, como e a cos umb e hace algunos años.
Desde es a pe spec i a la u ilización de un sis ema de cálculo de cos es en base a las secciones
homogéneas no hace más que des i ua la ealidad de los cos es indi ec os inculados a cada uno de
los p oduc os (Coope y Kaplan, 1988, pp.20-27).
En el caso de la emp esa D.A.P, su ac i idad se cen a en la ejecución de p oyec os de muy
di e sa índole y odos di e en es en e sí, lo que jus i ica, en i ud de lo an e io men e expues o, que
no sea aconsejable la u ilización de un sis ema de cálculo de cos es que u ilice las secciones como
ins umen o de asignación de los cos es indi ec os a los dis in os p oduc os o se icios.
Po lo an o, se debe cons ui una nue a ap oximación a la con abilidad de ges ión sob e la
in o mación basada en las ac i idades de la emp esa, las cuales gene a án necesa iamen e cos es en su
p oceso de c eación de alo . Pa a ello, segui emos u ilizando la in o mación sob e cos es, pe o
calculados a pa i de las ac i idades que los gene an y no en base al es ablecimien o de cen os de
cos es como hacían los mé odos adicionales. No obs an e, como ya hemos apun ado, pa a pode
e alua los e ec os que sob e el bene icio ienen las decisiones adop adas po los di ec i os de la
en idad, debe emos dispone de o a in o mación de ca ác e cuali a i o sob e la ma cha de la emp esa
que nos ayude en la búsqueda de obje i os como la calidad y la lexibilidad.
La necesidad de una in o mación ele an e y opo una pa a la oma de decisiones con o me a
los obje i os es a égicos de la o ganización, unida a la insu iciencia de los sis emas adicionales de
ges ión pa a hace en e a es a necesidad, ponen de mani ies o el g an e o al que se en en a la
ges ión emp esa ial: pone en ma cha los cambios opo unos en la con abilidad de ges ión clásica, a in
de que és a suminis e una in o mación que pueda se ú il a odos los es amen os en el p oceso de oma
de decisiones.
Po una pa e, la emp esa necesi a á da os cuan i a i os ace ca del cos e de los p oduc os y
se icios que o e a pa a pode lle a a cabo un con ol e icaz de la ges ión y pode calcula los
endimien os de dichos p oduc os. Los mé odos adicionales de cálculo del cos e, como eíamos,
es ablecen una asignación de los cos es indi ec os a los p oduc os median e la de inición de unos
cen os de cos es, los cuales se co esponden con cen os de esponsabilidad de la emp esa. En la
ac ualidad, y en conc e o en la emp esa obje o de es e es udio, es a asignación no concue da con la
ealidad del consumo de ecu sos po cada p oduc o, en i ud de lo an e io men e expues o.
Además de es a in o mación sob e cos es, la emp esa necesi a ob ene mediciones no
mone a ias sob e aspec os ales como la p oduc i idad, la calidad y la lexibilidad (Johnson, 1988,
pp.23-30). Es os da os no mone a ios, en ocasiones se án incluso de ca ác e cuali a i o.
Es necesa io, po lo an o, diseña y pone en uncionamien o nue os sis emas de in o mación
con able o ien ados a la ges ión como al e na i a a la in o mación inancie a p opo cionada po los
mé odos adicionales. Es a in o mación pa a la ges ión es a á compues a de una in o mación
cuan i a i a sob e el cos e de los p oduc os, pe o calculados a pa i de las ac i idades que los gene an;
y de una in o mación no mone a ia, an o cuali a i a como cuan i a i a, sob e el desa ollo de es as
ac i idades.
En consecuencia, an e el nue o con ex o emp esa ial, la con abilidad de ges ión debe asimila
las siguien es unciones:
* Es ablece nue os sis emas de cos es que suminis en la in o mación necesa ia sob e el cos e
de los p oduc os y se icios o e ados po la emp esa.
* Implan a el mé odo de con ol que haga a la emp esa más compe i i a.
* Como sis ema de in o mación, debe comunica a los empleados la idea de lo que es esencial
pa a el desa ollo de la emp esa, así como las limi aciones de és a, con el in de que se iden i iquen
con los obje i os de la en idad. En el caso de D.A.P. la mo i ación del pe sonal écnico que se
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encuen a a ca go de cada uno de los p oyec os es de e minan e de la co ec a ejecución de los
mismos.
* Suminis a oda la in o mación no mone a ia necesa ia, elacionada con las ac i idades que
desa olla la emp esa.
Todo ello pone de mani ies o cómo la con abilidad de ges ión ha pasado de se un me o
p ocedimien o de cálculo del cos e de los p oduc os, a o ma pa e ac i a y esencial en el p oceso
global de educción de cos es en la emp esa (Cas elló Taliani, bole ín AECA núm.25). En es e
con ex o, el modelo ABC supone un cambio de óp ica impo an e. Los modelos adicionales se basan
en la idea de que son los p oduc os los causan es de los cos es, buscando a a és de las secciones
homogéneas la o ma de asigna los cos es indi ec os. Pa a el modelo ABC son las ac i idades
desa olladas en la emp esa las que gene an cos es, mien as que los p oduc os c ean la demanda de
ac i idades (Coope y Kaplan, 1991, p.269). Bajo es a pe spec i a, una adecuada ges ión de cos es
supond á ac ua sob e los e dade os causan es de los mismos, es o es, sob e las ac i idades que los
o iginan (Sáez e al, 1993, p. 186).
Llegados a es e pun o, es p eciso delimi a cla amen e el concep o de ac i idad. Podemos
de ini una ac i idad, como un conjun o de a eas o ac os elemen ales e ec uados po una o a ias
pe sonas, po una o un g upo de máquinas, o po una combinación de los elemen os an e io es.
Es a de inición puede supone la de ección de una mul i ud de ac i idades en la emp esa, no
obs an e, se busca en odo momen o la ag upación de las mismas siemp e que cumplan las condiciones
de homogeneidad y cuan i icación bajo una misma unidad de medida. Vemos que el modelo pa e de
un análisis de allado de odas las ac i idades que se ealizan en la emp esa y de una pos e io
clasi icación en base a los siguien es aspec os (Coope , 1990, pp.4-14):
* Su elación con el p oduc o.
* Su capacidad de añadi alo .
Según su elación con el p oduc o se pueden dis ingui :
* Ac i idades a ni el uni a io (uni -le el), dependen di ec amen e del núme o de p oduc os
indi idualmen e conside ados.
* Ac i idades a ni el de lo e (ba ch-le el), a ec an al lo e de p oduc os en sí, siendo indi e en e
la can idad de p oduc os po cada lo e.
* Ac i idades a ni el de línea (p oduc sus aining-le el), pe mi en que sea posible ab ica y
ende el p oduc o conside ado en un sen ido amplio, independien emen e de la can idad de unidades
o lo es de p oduc o ealizados.
* Ac i idades a ni el de emp esa ( acili y-le el), son las ac i idades que pe mi en que la
emp esa uncione de o ma independien e a los p oduc os o combinaciones de ellos que gene e. La
mayo pa e de es as ac i idades son de ipo adminis a i o, de segu idad o simila es.
Es a p ime a clasi icación pe mi e sepa a aquellas ac i idades que con ibuyen di ec amen e a
la consecución del ou pu de la emp esa, de las o as que le si en de apoyo. Las p ime as se
denominan gené icamen e ac i idades p ima ias (uni a ias, de lo e y de Enea), las segundas suelen
conoce se como secunda ias (a ni el de emp esa).
De es a o ma son las ac i idades p ima ias (las demandadas en unción del olumen o a iedad
de p oduc os) las que in eg a án el cos e inal de la p oducción, mien as que los cos es asociados a la
ealización de las ac i idades secunda ias se conside an como cos e del pe íodo.
Dependiendo de su capacidad pa a añadi alo se clasi ican en:
* Ac i idades que añaden alo (essen ial ac i i ies).
* Ac i idades que no gene an alo (nonessen ial ac i i ies).
Es a dis inción es cla e en el modelo, es la que pe mi e la mejo a con inua de los p ocesos y la
ob ención de en ajas es a égicas (Tumey, 1992, p.20). El análisis cuidadoso de las ac i idades que
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añaden alo pe mi e que sólo se consuman los ecu sos es ic amen e necesa ios pa a la e minación
del p oduc o y la sa is acción del clien e (Sáez, 1993, p. 191). De es a o ma las ac i idades que no
gene an alo deben se eliminadas.
En es a misma línea, B imson a i ma que un análisis de las ac i idades es una audi o ía sob e la
ejecución de las mismas, ya que al diseña las se analiza án los ecu sos eque idos pa a su ni el de
ejecución, de ec ando el alo que las mismas apo an al p oceso p oduc i o (B imson, 1991, p.79).
Es o con ie e al análisis de las ac i idades en una pode osa he amien a en la búsqueda de los
p incipios de e icacia, e iciencia y economía que deben egi la ac uación de las emp esas públicas
como es el caso de D.A.P.
De las ac i idades que no son eliminadas, ya que añaden alo , hab á que dis ingui en e
aquellas que ienen la conside ación de ac i idades p incipales y que, po lo an o, no pueden se
des inculadas de la ac i idad in ema de la emp esa, de aquellas ac i idades secunda ias en las que
cabe la posibilidad de plan ea se la subcon a ación a o as emp esas pa a que no esul en an g a osas.
Es más, debemos conside a den o de las ac i idades p incipales, a las que engan un g an peso
especi ico (signi ican ac i i ies), compa ando su ejecución con la ealizada en las compañías líde es
del sec o ; ya que el que una ac i idad gene e alo no nos indica la e iciencia con la que es ealizada.
Compa a la ealización de es as ac i idades con un ma co de p ác icas e icien es nos da un pun o de
e e encia pa a la mejo a con inua (Tumey, 1992, p.22).
La u ilización de es a in o mación, de una impo ancia que no se le puede escapa al lec o , es la
base del sis ema de in o mación pa a la ges ión en base a las ac i idades; que en sí no es más que el
uso de la in o mación p opo cionada po el ABC, p incipalmen e de la clasi icación de ac i idades
según su alo añadido, pa a la mejo a de la emp esa. Se buscan así dos obje i os comunes a odas las
emp esas: p ime o, mejo a el alo pe cibido po los clien es; segundo, mejo a el esul ado de
o ece ese alo (Tumey, 1992, p.20).
Pod emos op imiza la u ilidad del análisis de las ac i idades si lo p oyec amos hacia el ámbi o
p esupues a io de la emp esa; es po an o posible diseña un modelo de p esupues ación basado en las
ac i idades (ABB, Ac i i y-Based Budge ing) que comple a ía la es uc u a de in o mación y
con ol.(Cas elló y Lizcano, 1993, p.647)
En un sis ema de ges ión y cos es en base a las ac i idades, el cálculo del cos e del p oduc o se
e ec úa de la siguien e o ma (Cas elló Taliani, 1992, p. 18):
1. - Los cos es indi ec os son elacionados con las ac i idades que los han gene ado, mien as los
cos es di ec os son inco po ados di ec amen e al p oduc o. Pa a cada una de las ac i idades se de ine
un gene ado o po ado de cos e (cos d i e ) que pe mi a medi co ec amen e el olumen de cos es
indi ec os inculados a las mismas.
2. - Pos e io men e se p ocede a la ag upación de aquellas ac i idades que, siendo análogas, se
encuen en asignadas en dis in as secciones de la emp esa, y se calcula el cos e de es as ag upaciones a
pa i del que se había asignado a cada una de las ac i idades.
3. - En úl imo é mino, hab á que impu a el cos e de cada una de esas ag upaciones a los
dis in os p oduc os y se icios, p e ia de inición de un "cos d i e " pa a cada una de las ag upaciones
y cálculo del cos e uni a io del mismo. En los sis emas de cos es basados en las ac i idades, exis en
g an can idad de posibles "cos d i e s".
La de e minación de es os "cos d i e s" es uno de los p incipales p oblemas que se plan ean a
la ho a de aplica es e sis ema de cos es, ya que no podemos asegu a en odo momen o que el
po ado esponda al p oceso eal de causalidad en el consumo de ecu sos po pa e de los p oduc os.
No obs an e, en muchas ocasiones se supedi a la de inición de es os "cos d i e s" a la in o mación
disponible sob e la ac i idad. Po ejemplo, si en el p oceso p oduc i o disponemos de una máquina
alad ado a de úl ima gene ación, que con abiliza los alad os ealizados en cada uno de los p oduc os,
pod emos u iliza como po ado de cos es de esa ac i idad, el núme o de alad os p ac icados.
La e aluación de las ac i idades se ealiza a a és de los po ado es de cos e o "cos d i e s",
los cuales pueden se i pa a (Cas elló Taliani, 1992, p.385):
- Medi la capacidad de gene a alo añadido de cada una de las ac i idades.
- Es udia la e olución empo al del endimien o de és as.
- Realiza compa aciones en e el endimien o de ac i idades análogas en di e en es emp esas.
- Hace un análisis inancie o. 345

IX Jomadas Hispano-Lusas de Ges ión Cien í ica
La decisión de pone en ma cha sis emas basados en las ac i idades supone un g an cos e pa a
la emp esa. No obs an e, a la ho a de e alua lo, hemos de ene p esen e que si la emp esa necesi a
acudi a o os mé odos al e na i os pa a ob ene la in o mación que necesi a pa a la oma de
decisiones, al ez incu a en unos cos es simila es o supe io es. Desde es a pe spec i a, a la ho a de
decidi sob e la con eniencia o no de u iliza un sis ema de ges ión y cos es en base a las ac i idades ,
hemos enido en cuen a los siguien es ac o es:
- Cos e de implan ación del mé odo ABC.
- Ven ajas de i adas de la aplicación del mé odo.
- Cos e de los es udios con a ados ue a de la emp esa pa a cub i las necesidades de
in o mación que no son cubie as con el sis ema de cos es ac ual.
Con la implan ación de un sis ema ABC no sólo damos solución al p oblema de la co ec a
asignación de cos es indi ec os a los p oduc os, sino que a a pe mi i además ges iona las ac i idades
(ABM) de dos o mas:
- Iden i icando y sup imiendo aquellas que no gene en alo añadido en el p oceso p oduc i o.
- Mejo ando la apo ación que ealizan el es o de las ac i idades.
Po consiguien e, el mé odo ABC anima a los di ec i os a cen a su a ención, no sólo en los
cos es del p oduc o, sino en las ac i idades que o iginan la apa ición de és os. De es a o ma, se ealiza
un análisis de las ac i idades e aluando cada una de ellas en é minos de u ilidad, y simul áneamen e,
la o ma en la que és as se lle an a é mino, es deci , es udiando los ac o es que o iginan el cos e de
es as ac i idades.
Dependiendo de las ca ac e ís icas p opias de cada emp esa, se á más o menos con enien e la
in oducción de es os sis emas de cos es. No obs an e, la mayo ía de las emp esas que han implan ado
un sis ema de cos es basados en las ac i idades, han ob enido unos esul ados a o ables de dicha
medida (Bo den, 1990, pp.5-12). En el caso de D.A.P., es imamos adecuada la u ilización de un
sis ema de ges ión en base a las ac i idades si enemos en cuen a las ca ac e ís icas p opias de la
ac i idad desa ollada po la emp esa y del en o no en el que se encuen a inme sa.
En cuan o a la supues a di icul ad a la ho a de pone en ma cha un sis ema ABC, Tumey, as
examina una se ie de mi os a ibuidos a dichos sis emas, llega a la conclusión de que és os no o ecen
di icul ad en cuan o a su implan ación y u ilización (Tumey, 1990, pp.24-32).
Kaplan (1989) señala una se ie de sín omas que pueden indica la necesidad de op a po un
sis ema ABC, en e los que se encuen an:
* La exis encia de una necesidad cons an e, po pa e de la emp esa, de es udios especiales
sob e el cos e de los p oduc os.
* El escep icismo po pa e de los di ec i os de p oducción an e la in o mación que se les
suminis a sob e el cos e del p oduc o.
En cualquie caso, aquellas emp esas que o ezcan una gama de p oduc os y se icios muy
di e si icados, como es el caso de D.A.P., necesi a án aplica un sis ema de cos es basados en las
ac i idades, si es que desean ob ene una in o mación que sea ú il pa a la oma de decisiones. Po el
con a io, aquellas que engan una gama de p oduc os muy educida, al ez no encuen en una
en aja muy ap eciable en la aplicación de es os sis emas. No obs an e, an o en un caso como en o o,
ob end ían un cálculo del cos e de los p oduc os mucho más p eciso, así como la posibilidad de una
ges ión más e icien e de los mismos.
3.- RASGOS CARACTERISTICOS DE LA ACTIVIDAD DESARROLLADA POR D.A.P. Y
SU ENTORNO.
En el caso de la emp esa en la que hemos lle ado a cabo la expe iencia de diseña un sis ema de
in o mación pa a la ges ión y cálculo de cos es en base a las ac i idades, se cumplían odos los
equisi os an e io es que ecomiendan la u ilización de es e ipo de sis emas de ges ión en ez de op ai
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Á ea de Economía Financie a y Con abilidad
po los sis emas adicionales. D.A.P. es una emp esa pública de la Jun a de Andalucía que se enca ga
de ejecu a de e minados p oyec os que le son encomendados po ella. Es os p oyec os, cuya ejecución
cons i uye el p oduc o de la emp esa, son de muy di e sa índole, los cuales hemos o denado en g upos
pe ec amen e di e enciados po pa e de la emp esa:
■ Ges ión de explo aciones ag ícolas.
■ Ob as e in aes uc u as u ales.
■ Sec o ag oalimen a io.
■ Se icios de asis encia écnica.
■ Se icios écnicos pesque os.
Cada uno de los p oyec os que le son encomendados queda incluido desde su o igen en una de
es as líneas de ac uación, siendo cada p oyec o dis in o del es o. Al no exis i po lo an o dos
p oduc os iguales, nos plan eamos no ya la idoneidad, sino la necesidad de u iliza un sis ema de
ges ión basado en las ac i idades como el que acabamos de desc ibi .
En cuan o al en o no de la emp esa, es el p opio de oda emp esa pública; en un en o no como
és e, el concep o de bene icio en é minos mone a ios pie de ele ancia de al o ma que al habla de
bene icio, hemos de hace lo cen ados en la u ilidad social pa a la que ue c eada la emp esa. De es a
o ma, el análisis de ac i idades cons i uye una pode osa he amien a pa a la mejo a de la e icacia, la
e iciencia y la economía en es e ipo de emp esas, pe o siemp e o ien ada al cumplimien o de la
inalidad pa a la que ue c eada la emp esa.
4.- DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACION EN D.A.P.
El sis ema de in o mación u ilizado en D.A.P. ue diseñado pa iendo de la clasi icación de los
p oyec os que desa olla la emp esa en los cinco g andes g upos o líneas de p oyec os que an es hemos
mencionado. Pa a cada una de es as líneas, y a pa i de un exhaus i o abajo de análisis, se
delimi a on las ac i idades de ini o ias de cada uno de es os ipos de p oyec os en dos ni eles de
ag egación di e en es, ob eniendo así un ca álogo gene al de ac i idades ealizadas po la emp esa. En
el caso de los p oyec os de Fincas, es imamos opo uno el de ini una se ie de “subp oyec os ipo”
den o de dicha línea de p oyec os an es de p ocede a analiza las ac i idades o a eas que enían luga
en cada modalidad de subp oyec o.
Pa a cada uno de los p oyec os o subp oyec os, analizamos las di e en es a eas que ienen, o al
menos pueden ene luga , en cada uno de ellos. Ni que deci iene que, del conjun o de ac i idades
de inidas en el segundo ni el, algunas son comunes a a ios ipos de p oyec os, es deci , se epi en en
a ios p oyec os. Una ez de inidas es as ac i idades de segundo ni el, es ablecemos una unidad de
medida de la ac i idad desa ollada en cada una de las ac i idades o a eas (gene ado de cos es o cos -
d i e ). A con inuación, ol emos a ag upa odas aquellas ac i idades que puedan se medidas
u ilizando una misma unidad de medida o gene ado de cos es. De es a o ma ob enemos un nue o
ca álogo de ac i idades más ag egado en el que algunas de ellas es án o madas po a ias a eas más
elemen ales que hemos podido ag upa .
Una ez ag upadas de es a o ma las ac i idades, de e minamos los cos es ocasionados po las
mismas como consecuencia de los ac o es p oduc i os po ellas consumidos en el desempeño de su
unción. P e iamen e, elabo amos un ca álogo gene al de ecu sos de la emp esa en el que se incluyen
odos los ac o es p oduc i os que son u ilizados en el desa ollo de la ac i idad p oduc i a. La base
de es a in o mación son los di e en es concep os de gas o in eg ados en el p oceso de la con abilidad
gene al en D.A.P. es po ello, po lo que los di e en es concep os del ca álogo gene al de ecu sos
coinciden en su denominación con concep os de gas os de la con abilidad gene al. De hecho, cada
ecu so lle a asociado un código que lo elaciona con la pa ida de gas o co espondien e de la
con abilidad gene al. Median e un abla de doble en ada, se asocian los ecu sos consumidos y
cuan i icados a las di e en es ac i idades en unción del consumo que de dichos ecu sos ealice cada
una de ellas. De es a o ma se p oduce el enlace en e la in o mación con able inancie a y la
in o mación pa a la ges ión. 347
IX Jomadas Hispano-Lusas de Ges ión Cien í ica
El cos e ocasionado po cada una de las ac i idades, se á asignado a cada uno de los p oyec os
de la emp esa en unción del g ado de u ilización que cada p oyec o haya hecho de las di e en es
ac i idades. Es e ni el de u ilización iene de e minado po el núme o de gene ado es de cos es que de
esa ac i idad le co esponde a cada uno de los p oyec os lle ados a cabo du an e el pe íodo.
Una ez de inido el sis ema, y p e io a la implan ación inicial, simulamos la u ilización del
modelo en con ci as ela i as a p oyec os que ya habían sido ejecu ados po D.A.P. y
co espondien es a líneas de ac i idad di e en es. Es a simulación si ió además pa a pone a p ueba
las he amien as in o má icas u ilizadas pa a la modelización del sis ema de in o mación y pe ila su
con igu ación.
Po úl imo pasamos a la ase de implan ación inicial del sis ema, en la que esul a
imp escindible some e al pe sonal implicado en la implan ación, a un p oceso de o mación in ensi a
pa a se sien an lo su icien emen e implicados en el p oceso. En especial, es muy impo an e en es e
sen ido el papel que juegan en D.A.P. los écnicos esponsables de cada uno de los p oyec os. Es a
implan ación inicial se lle a a cabo con la in o mación sob e ac i idades y gene ado es de cos es
ob enida como esul ado de las ases an e io es. No obs an e, con iamos en que con o me se a ance en
el p oceso de implan ación, aumen e el g ado de implicación de los écnicos y ob engamos una
in o mación más p ecisa de las a eas desa olladas en la emp esa, lo que nos pe mi i á mejo a la
de inición p e ia de ac i idades y sob e odo, los gene ado es de cos es de inidos pa a cada una de
ellas de al o ma que lleguemos a ob ene una in o mación más p ecisa, an o cuan i a i a como
cuali a i a, ace ca de las ac i idades que debemos ges iona pa a consegui una ges ión más e icaz,
e icien e y económica de cada uno de los p oyec os que debe ejecu a la emp esa.
5.- CONSIDERACIONES FINALES.
La adopción de nue os sis emas de ges ión es una necesidad pa a las emp esas ac uales. An e
es a necesidad, D.A.P. ha op ado po la in oducción de un sis ema de in o mación basado en
ac i idades. Es a inno ación no se es inge a la implan ación de un sis ema de cos es, dado que es e
ópico es de una impo ancia secunda ia, es ando la emp esa mucho más in e esada en la adecuada
ges ión de los p ocesos y ac i idades necesa ios pa a cada p oyec o; pe spec i a amplia que es mucho
más adecuada al en o no compe i i o que ca ac e iza la decada de los 90.
Dado que el p oceso de implan ación no es á inalizado, se á necesa io espe a que quede
comple o y a pasa un pe íodo de seguimien o, en el que se pulan las posibles de iciencias, pa a pode
ob ene unos esul ados más conc e os. No obs an e, espe amos, po la e olución has a el momen o del
p oceso, que la eacción del equipo de la emp esa sea a o able a los cambios in oducidos,
pa icipando ac i amen e en la mejo a con inua del sis ema de in o mación, lo que pe mi i á alcanza
ni eles de e iciencia impensables an e io men e y esul ados ans e ibles a o as o ganizaciones de
ca ac e ís icas simila es.
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