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1 GUIDE D’UTILISATION DU TABLEAU BLANC COLLABORATIF DE MICROSOFT
2 Table des matières 1. Démarrer avec le tableau blanc ..................................................................... 3 2. Maîtriser les outils de base ............................................................................ 4 3. Exploiter les fonctionnalités avancées .......................................................... 6 4. Optimiser la collaboration à distance ............................................................ 8 5. Astuces pratiques pour une collaboration efficace ........................................ 9 Annexe 1 : Bonnes pratiques et conseils pratiques .......................................... 11 Pour citer le guide : Chauret, M. (2025). Guide d’utilisation du tableau blanc collaboratif de Microsoft. Université de Sherbrooke, Service de Soutien à la Formation. Sous licence CC BY. http://doi.org/10.5281/zenodo.17661610
3 Introduction Le tableau blanc numérique est un outil collaboratif puissant qui transforme vos réunions virtuelles et sessions de brainstorming en expériences interactives et productives. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la maîtrise de cet outil essentiel pour le travail d’équipe à distance. 1. Démarrer avec le tableau blanc Lancement dans Microsoft Teams Depuis l’application Teams : Localisez et cliquez sur le bouton Tableau blanc dans la barre d’outils principale de Teams. L’application se lance instantanément, vous donnant accès à un espace de travail vierge. Comme toute application, vous serez en mesure d’ouvrir ce tableau dans le navigateur, si désiré. Note : Vous pouvez aussi accéder aux tableaux blancs via l’application de bureau. Pendant une réunion : 1. Cliquez sur le bouton Écran partagé (icône de partage) 2. Sélectionnez l’option Tableau blanc dans la liste des éléments à partager 3. Sélectionnez l’option de modification désirée et appuyez sur Présenter le tableau blanc collaboratif pour rendre le tableau visible à toutes les personnes participantes 1 2
4 Cette seconde méthode est particulièrement utile pour lancer une session collaborative improvisée pendant une discussion en cours. 2. Maîtriser les outils de base La palette d’outils essentiels Dès l’ouverture du tableau blanc, une palette d’outils apparaît sur votre écran. Voici les fonctionnalités principales à votre disposition : Outils d’annotation : • Stylo : Pour écrire et dessiner à main levée • Surligneur : Pour mettre en évidence des éléments importants • Gomme : Pour effacer vos annotations Ajout de contenu textuel : Les outils de texte vous permettent d’insérer du contenu écrit de manière structurée. Vous pouvez facilement écrire du texte, puis le déplacer pour réorganiser vos idées, le supprimer si nécessaire, ou le dupliquer pour créer des 1 2 3
5 éléments répétitifs. N’hésitez pas à ajouter des emojis pour rendre vos annotations plus expressives et engageantes. Notes adhésives virtuelles : Les notes adhésives sont parfaites pour organiser vos réflexions de manière visuelle. Utilisez-les pour regrouper des idées similaires, créer des catégories ou simplement capturer des pensées rapides pendant une session de brainstorming. Personnalisation des outils Pour adapter les outils à vos besoins, double-cliquez sur n’importe quel outil de la palette. Un menu de personnalisation apparaît, vous permettant d’ajuster : • L’épaisseur du trait pour des annotations plus ou moins visibles • La couleur pour différencier visuellement les éléments ou respecter un code couleur d’équipe
6 3. Exploiter les fonctionnalités avancées Outils de précision La règle virtuelle : Activez l’outil règle, dans les paramètres, lorsque vous avez besoin de tracer des lignes parfaitement droites, créer des diagrammes précis ou aligner plusieurs éléments. Cet outil améliore considérablement la clarté de vos schémas et organigrammes.
7 Amélioration automatique des formes : Dessinez approximativement un cercle, un carré ou un triangle, et le tableau blanc reconnaîtra votre intention et perfectionnera automatiquement la forme. Cette fonctionnalité accélère la création de diagrammes professionnels sans compromettre la spontanéité. Enrichissement multimédia Le tableau blanc accepte différents types de médias pour enrichir vos présentations : • Images : Importez des captures d’écran, logos ou photos • Documents : Intégrez des fichiers pour référence directe • Liens web : Ajoutez des hyperliens vers des ressources externes • Vidéos en ligne : Incorporez du contenu vidéo pertinent Ces éléments multimédias transforment votre tableau blanc en une véritable plateforme d’information centralisée.
8 Modèles prédéfinis pour gagner du temps Plutôt que de partir d’une page blanche, explorez la bibliothèque de modèles prêts à l’emploi. Vous y trouverez des structures adaptées à différents contextes : • Brainstorming : Diagrammes d’idéation, cartes mentales • Planification de projet : Chronologies, tableaux Kanban, matrices de décision • Ateliers créatifs : Canevas stratégiques, grilles d’analyse Ces modèles structurent vos sessions et stimulent la créativité en proposant des cadres éprouvés. 4. Optimiser la collaboration à distance Inviter et impliquer les personnes participantes Le véritable pouvoir du tableau blanc numérique réside dans sa capacité à faciliter la collaboration en temps réel. Invitez vos collègues à participer activement pendant une webconférence. Chaque personne participante peut : • Ajouter ses propres annotations et idées • Déplacer et organiser des éléments • Réagir aux contributions des autres en temps réel Cette interactivité crée un sentiment d’engagement collectif, même à distance, et évite la passivité souvent associée aux réunions virtuelles.
9 Intégration avec Microsoft Loop Les composants Microsoft Loop représentent une fonctionnalité particulièrement innovante. Ils vous permettent de rester dans votre flux de travail habituel en synchronisant automatiquement le contenu du tableau blanc avec : • Les discussions Teams • Les notes de réunion • Les documents collaboratifs Ainsi, les idées capturées sur le tableau blanc ne restent pas isolées, mais s’intègrent naturellement dans l’écosystème de travail de votre équipe. 5. Astuces pratiques pour une collaboration efficace Techniques de génération d’idées Maximisez le potentiel créatif de votre équipe en utilisant les fonctions d’aide à la conceptualisation : • Annotation collective : Encouragez toutes les personnes participantes à annoter simultanément pour capturer un maximum d’idées rapidement • Visualisation des pensées : Transformez les concepts abstraits en schémas visuels pour faciliter la compréhension commune • Regroupement thématique : Utilisez les notes adhésives et les zones de couleur pour organiser visuellement les idées par catégories
