Die sosiale en gemeenskapsdinamika van projekbestuur

Brown, C. Article Die sosiale en gemeenskapsdinamika van projekbestuur South African Journal of Business Management Provided in Cooperation with: University of Stellenbosch Business School (USB), Bellville, South Africa Suggested Citation: Brown, C. (1995) : Die sosiale en gemeenskapsdinamika van projekbestuur, South African Journal of Business Management, ISSN 2078-5976, African Online Scientific Information Systems (AOSIS), Cape Town, Vol. 26, Iss. 4, pp. 136-151, https://doi.org/10.4102/sajbm.v26i4.833 This Version is available at: https://hdl.handle.net/10419/218148 Standard-Nutzungsbedingungen: Die Dokumente auf EconStor dürfen zu eigenen wissenschaftlichen Zwecken und zum Privatgebrauch gespeichert und kopiert werden. Sie dürfen die Dokumente nicht für öffentliche oder kommerzielle Zwecke vervielfältigen, öffentlich ausstellen, öffentlich zugänglich machen, vertreiben oder anderweitig nutzen. Sofern die Verfasser die Dokumente unter Open-Content-Lizenzen (insbesondere CC-Lizenzen) zur Verfügung gestellt haben sollten, gelten abweichend von diesen Nutzungsbedingungen die in der dort genannten Lizenz gewährten Nutzungsrechte. Terms of use: Documents in EconStor may be saved and copied for your personal and scholarly purposes. You are not to copy documents for public or commercial purposes, to exhibit the documents publicly, to make them publicly available on the internet, or to distribute or otherwise use the documents in public. If the documents have been made available under an Open Content Licence (especially Creative Commons Licences), you may exercise further usage rights as specified in the indicated licence. https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ 136 S.Afr. Tydskr.Bedryfsleiding 199S 26(4) Die sosiale en gemeenskapsdinamika van projekbestuur C.Brown Nagraadse Bestuurskodl. Universiteit van Stellenbosch, Posbus 610, Bellville, 7535 Republiek van Suid-Afrika Ontvang Augustus 1995 The need for the study originated mainly from the political reforms in South Africa, which have incited public insistence on community involvement in the planning, decision-making and execution of projects which people perceive are of concern in their everyday lives. Many project managers in South Africa are faced with hitherto unknown social forces and elements in the execution of their missions, which they are often not adequately trained for. The purpose of the study is to extend the 'conventional' project management processes to include community participation, because in the past, the social system(s) within which projects are situated and the social dynamics inevitably evoked by the implementation thereof, were too often ignored. The article considers an appropriate meaning of community participation, which inter alia means that the community be enabled to influence the direction and outcome of projects. That implies that managerial decisions will in future have to involve social besides economic choices. The overriding importance of the search for common interests is emphasized. A model for involving the community in project-concept forming is presented. The article concludes with a basic truth, namely that there are many projects which will simply not succeed without full consultation with the community from the earliest possible stage. Die behoefte vir hierdie studie het ontstaan uit die politieke hervorming in Suid-Afrika wat openbare aandrang op gemeenskapsbetrokkenheid in die beplanning, besluitneming en uitvoering van daardie projekte wat mense dink hulle daaglikse lewens sal raak, aangevuur bet. Gevolglik word baie projekbestuurders in die uitvoering van hulle missies nou gekonfronteer met sosiale kragte en elemente wat tot dusver vir hulle onbekend was en waarvoor hulle waarskynlik nie behoorlik opgelei is nie. Die doelwit van die studie is om die 'konvensionele' projekbestuursprosesse uit te brei om gemeenskapsdeelname in te sluit, omdat die sosiale stelsel(s) en dinamika waarin die projekte gesetel is, in die verlede te dikwels ge'ignoreer is. Die artikel behandel die ware betekenis van gemeenskapsdeelname wat onder andere beteken dat die gemeenskap in staat gestel moet word om die rigting en resultate van projekte te be'invloed. Dit impliseer dat bestuursbesluite voortaan ook op sosiale benewens ekonomiese keuses gebaseer moet wees. Die soeke na gemeenskaplike belange word beklemtoon. 'n Model vir die betrekking van die gemeenskap in die formulering van die projekkonsep word aangebied. Die artikel sluit af met 'n kontemporere basiese waarheid, naamlik dat baie projekte eenvoudig nie sal slaag sonder volledige konsultasie met die gemeenskap vanaf die vroegste oomblik nie. lnleiding Die behoefte vir hierdie studie ontstaan primer uit die vanselfsprekende, maar noodsaaklike rol van projekbestuur in die Heropbou en Ontwikkelingsprogram (H.O.P.) vir SuidAfrika. In die verlede was die meerderheid van die bevolking hoofsaaklik betrokke by vraagstukke wat die bree Suid-Afrikaanse gemeenskap geraak bet, byvoorbeeld apartheid. Die onlangse transformasie in die makro-politieke omgewing, die sosio-ekonomiese veranderinge veroorsaak deur, sowel as die algemene doelwitte van die H.O.P., bet egter 'n klemverskuiwing veroorsaak waardeur gemeenskapsleiers en die algemene publiek skerp op sosiale vraagstukke binne hulle eie (mikro)gemeenskappe gefokus geraak bet. Vir ingenieurs en projekbestuurders lei dit in die uitvoering van hulle missies tot toenemende konfrontasie met sosiale kragte en elemente wat tot dusver hoofsaaklik onbekend vir hulle was, waarvoor hulle nie opgelei is nie en waartoe 'n dringende herorienteringsbehoefte ontstaan bet. Hierdie sosiale kragte ontstaan hoofsaaklik uit die demokratiseringsprosesse en manifesteer in openbare aandrang op gemeenskapsbetrokkenheid in die beplanning, besluitneming en uitvoering van daardie projekte wat mense dink hulle daaglikse Iewens sal raak. Die doelwit van die studie is om die tekortkominge in die 'konvensionele' projekbestuursprosesse aan te spreek, wat skynbaar ontstaan bet weens die verontagsaming van die sosiale kragte en die sosiale stelsel(s) waarin projekte ge'implementeer moet word. Karige aandag is in die verlede aan die bree sosiale faktore van projekbestuur en aan die betrokkenheid van die bevoordeeldes in projekbeplanning en projekimplementering deur projekbestuurskursusse, handboeke en studiemateriaal bestee (Bamberger, 1988: 19). Selfs die PMBOK1 is hieraan skuldig. Ervaring oor 'n wye front in Suid-Afrika sowel as literatuur oor ervaring elders bet egter bevestig dat juis die ignorering van hierdie 'sosiale dinamika' 'n belangrike faktor in die mislukking van projekte in SuidAfrika is. Hoewel dit tans eintlik net waar is van openbare sektorprojekte wat dienste aan onderontwikkelde gemeenskappe moet lewer, is dit ook vinnig besig om van die uiterste belang vir die privaatsektor te word, omdat privaatsektor projekte voortaan na alle gemeenskappe geneem sal moet word en nie slegs in 'gerieflike' gebiede geplaas kan word nie. Wat beteken sosiale en gemeenskapsdinamika in die konteks van projekbestuur? In die eerste plek is die basiese vertrekpunt van hierdie studie 'n stelselsbenadering waarin die projek beskou word as 'n element, en wat dus 'n interaksie het met al die ander elemente van die sosiale stelsel van die betrokke gemeenskap waarin of waarvoor die projek beoog word. Vir 'n nominale voorstelling van die elemente van so 'n stelsel, kyk na Bylae A. Dit is die 'sagte' benadering, in teenstelling met die 'harde' benadering wat konvensioneel deur ingenieurs gevolg word, soos in Figuur 1 ge'illustreer word. In die tweede plek word aksiomaties aanvaar dat enige projek wat in 'n gemeenskap gei'mplementeer gaan word, emosies van een-of-ander aard sal ontketen wat sal lei tot dinamiese sosiale interaksie binne die teikengemeenskap. asook met die projekspan. Die projekbestuursprosesse en projekbestuurstrukture sal hierdie gemeenskapsdinamika moet ondervang, verstaan en korrek reflekteer. S.Afr.J.Bus.Manage.1995 26(4) Harde stelsels Sagte stelsels Hoe, waarmee, wanWaarorn, wat, wie neer -dit is doel- ~ ! Projekuitvoeringj ~ -dit is waardes en witte en beheer betrokkenheid Meganika Dinamika Bron: skrywer se eie verwerking Figuur 1 Harde en sagte stelsels van projekbestuur In die derde plek impliseer die voorafgaande besprekings dat 'n gemeenskapsorientering van die bestuur van die projek fundamenteel is tot die suksesvolle implementering daarvan. Dit lei tot die begrip 'gemeenskapsdeelname aan projekbestuur' wat gebaseer word op 'n program van interaksie en aktiewe kommunikasie en raadpleging tussen die projekspan en die geaffekteerde gemeenskap, waaroor later uitgebrei sal word. Vierdens moet in die geval van Openbare sektorprojekte onderskei word tussen die voordeeltrekkers van die projek (wat die voordele ontvang maar vir weinig koste aanspreeklik is) en die projekpromotor (wat nie die direkte voordele ontvang nie. maar die projek help inisieer en vir die meerderheid koste verantwoordelikheid aanvaar). Die eersgenoemde kan beskou word as die 'klient(e) vir die produk' en die laasgenoemde as die 'klient vir die projek'. Hierdie onderskeid is noodsaaklik omdat 'n 'twee-klientebenadering' impliseer dat konsensus tussen die kliente aangaande die projek van primere belang is. Ook dat die partye wat by die projek betrokke is, gedurende die hele lewensiklus daarvan gewikkel is in 'n soeke na die balans tussen aktiewe beYnvloeding van die rigting en resultate van die projek deur die eersgenoemde 'klient' _en realistiese besluitneming ten opsigte van die fiskale en fisiese beperkings deur die laasgenoemde. Vyfdens het sosiale dinamika hoofsaaklik betrekking op kommunikasieprosesse. Kommunikasie is voor-die-hand-liggend nodig vir die fasilitering van die deelname van die gemeenskap aan die formulering van die projekomvang. sowel as die ontwikkeling van die prosesse en strukture om sodanige deelname te verkry. Vir effektiewe kommunikasie moet voorsiening gemaak word vir die identifisering van die 'ware' gemeenskapsleiers, die organisering van die gemeenskap in verteenwoordigende en onderhandelingstrukture en gereelde terugvoering aan die gemeenskap om sodoende aanvaarding (soms 'eienaarskap') van die projek in hulle omgewing te verhoog. Daar word gereeld deur die media berig oor weerstand teen. of ontevredenheid van inwoners oor spesifieke of voorgestelde projekte wat hulle dink hulle gemeenskap sal raak. In 'n onlangse opname onder senior amptenare van plaaslike owerhede in die Weskaap Provinsie met betrekking tot die oorsake van sulke ontevredenheid, bet die respondente gereageer soos in Tabel I aangetoon. Daar is dus klaarblyklik voldoende konsensus oor die fundamentele belang van kommunikering met die gemeenskap by die uitvoering van projekte as 'n voorvereiste om suksesvol te wees. In die laaste instansie bied sinvollc interaksie met die gemeenskap die voordeel van die benutting van die kennis van 137 label 1 Oorsake van ontevredenheid met projekte Oorsaak van ontevredenheid Stem Onseker Stem me saam saam nie Noodsaaklikheid van projek word nie effektief aan gemeenskap gekommunikeer nie 78% 9% 13% Gebrek aan vestiging van projekeienaarskap by die gemeenskap 88% 7% 5% Nie-effektiewe terugvoer oor projekvordering na gemeenskap 77% 15% 8% Gemeenskap se behoefte aan terugvoer nie geidentifiseer nie 71% 24% 5% Onvoldoende onderhandeling oor gemeenskap se verwagtinge met betreklcing tot realistiese besluitneming 75% 20% 5% Bron: Brown (1994:6) plaaslike omstandighede oftewel 'inheemse tegniese kennis'. wat soos volg deur Chambers omskryf word: 'Indigenous technical knowledge (ITI() is now respected more, and valued not only for its validity and usefulness, but because it is part of the power of the poor. ITK is strong on knowledge of local diversity and complexity, precisely where outsiders' knowledge is weak. In rapid change. its advantages over outsiders' knowledge are even greater' (1993: 11). Omskrywing van gemeenskapsdeelname Daar bestaan verskeie standpunte oor wat gemeenskapsdeelname behels. Volgens Paul (1987: 2) word die term soms gebruik om aktiewe deelname aan politieke besluitneming te beteken; die aktivistiese standpunt is dat die publiek ( 'the people') betekenisvolle beheer oor die produkleweringsproses moet he; en ontwikkelingsekonome neig om deelname te definieer in terme van billike verdeling van die voordele van projekte. Verder, om 'n definisie van werklike deelname deur gemeenskappe aan die bestuur van projekte te kan formuleer, moet gemeenskapsdeelname, volgens Bamberger ( 1988: 5), nie met gemeenskapsontwikkeling verwar word nie. Die laasgenoemde, wat 'n populere konsep in die 1960's was, word nou beskou as om 'n kolonialistiese en neerbuigende betekenis te he (Bamberger, 1988: 5). Dit geld ook vir die terme 'sosiologiese en/of ekonomiese opheffing' (Mokgoro, 1993). Die rede vir gemeenskapsdeelname behoort dus nie te wees om mense 'op te hef' nie, maar om die publiek 'n deelname te gee aan besluitvorming oor sake wat die potensiaal het om hulle lewens te beYnvloed, soos gestel in Cuta (1990: 9) 'opening up greater access to the decision making process to all people'. Met inagneming van die bogenoemde bespreking word die definisie van Paul, effens aangepas vir die doeleindes van hierdie referaat, derhalwe as die korrekte voorgehou: 'Gemeenskapsdeelname aan projekbestuur is die aktiewe proses waardeur bevoordeelde/klientgroepe die rigting en uitvoering van 'n projek beYnvloed, eerder as om slegs gekonsulteer te word of om net 'n dee! van die projekvoordele te verkry' (1987: 5). Hierdie definisie hou 'n aantal belangrike oorwegings vir die projekbestuursproses in. 138 Eerstens is die konteks vir die deelname die definiering van die doelwitte en produkte van die projekte en nie die beheer oor die projekbestuur as sodanig nie. Gemeenskapsde~lname kan baie maklik lei tot prysgawe van die beheer oor die projekbestuursproses aan die publiek, wat Bamberger (l 988: 1 ~) onwrikbaar glo nooit moet gebeur nie, nieteenstaande ~1e beste bedoelinge met deelnemende aksies. Die bree pubhek beskik n6g oor die opleiding n6g oor die insig om die tegniese en bestuursbesluite te kan neem wat nodig is om 'n gladde uitvoering van die proses te verseke~. Dit im~liseer ook 'n afsnypunt waar die deelnemende aks1es van die publiek oorgaan in bestuur deur die projekspan, soos aangetoon in Bylae B. Tweedens is die fokus op die deelname van die geaffekteerde gemeenskap en nie op die van die projekpromotor of projekdonateur{s) nie. Wat van primere belang is, is die aanvaarding van die projek of die produkte daarvan in die sosiale stelsel waarin dit gelee sal wees, want dit is wat die implementering en uiteindelike sukses van die projek sal bepaal. Derdens word openbare deelname gekenmerk deur gesamentlike optrede deurdat die gemeenskap as 'n groep adviseer, besluit of optree met betrekking tot vraagstukke. Die implikasie hiervan vir die bestuur van 'n projek is dat die organisering van die gemeenskap om eendragtig op te tree, ook dikwels op die skouers van die projekbestuurder val. In die vierde plek behels gemeenskapsdeelname 'n vennootskap tussen gelyke vennote vir die oplossing van probleme rondom die projek, wat soos volg beskryf kan word: 'Participation means partnership. connecting horizontally amongst people of equal status (not necessarily equal power) and vertically between those who set policies and those who live within the framework of those policies. And partnership means not only that one shares in the action of others, but is involved with others, developing options, negotiating priorities and agreeing on directions' (Goethert & Hamdi, 1988: 24). Gemeenskapsdeelname aan projekbestuur is egter 'n uiters komplekse saak, waar die klem op die proses (van deelname deur die bevoordeeldes) eerder as op die produk behoort te val, wat soos volg deur Goethert & Hamdi beskryf word: 'It is characterized by innumerable groups of people with competing vested interests, conflicting values and priorities, and by fragile yet productive networks and relationships. high densities, petty economies and technically difficult-to-service neighbourhoods. Statistical information is hard to get, and even when it is not, it often hides as much as it reveals. Governments want quick visible results which can rapidly expand the scale of their operation, but find themselves encumbered with processes and conditions which do not fit their general schema nor any general theory of planning and with which they are ill equipped to deal. What they confront are processes which are spontaneous, intuitive, incremental, mostly unregulated and with a large measure of adhocism. And what they also confront are people who like "planning" because it gives them more than they had before, but mistrust it because they always get less than they expect' (1988: 16). S.Afr.Tydskr.Bedryfsleiding 1995 26(4) Dit is juis hierdie klem op die proses, wat meestal tydsaam, frustrerend en herhalend kan wees en noodwendig demokraties is, wat volgens Bamberger ( 1988: 6) die grootste uitdaging aan die doelgerigtheid en enkelpuntverantwoordelikheid van die ervare konvensionele projekbestuurder bied. In die geval van openbare sektorprojekte het die proses ten doel om die waardes van die owerhede en die van die geaffekteerde gemeenskap(pe) uiteindelik te versoen. In die geval van privaatsektorprojekte het die proses ten doel om potensiele negatiewe uitwerking te identifiseer en te vermy of tot aanvaarbare vlakke te verminder, 6f potensiele positiewe uitwerking te versterk. Die proses van projekformulering en projekbeplanning waarby geaffekteerde gemeenskappe insette Jewer, behoort dus net so belangrik as die implementering beskou te word. Tensy hierdie (omvattende) proses deursigtig, geloofwaardig en vir die publiek aanvaarbaar is, sal weinig projekte deurgevoer kan word (Cuta, 1990: 2). Doelwitte van gemeenskapsdeelname Vir openbare sektorprojekte (dit is infrastruktuur, openbare voordeel of nie-winsgewend) behoort projekbestuur na die volgende doelwitte ten opsigte van openbare deelname te streef: Om projekkoste te deel Deur betekenisvolle bydraes met betrekking tot die rigting en resultate van 'n projek met 'n gemeenskap te onderhandel en daardeur 'eienaarskap' van die projek en waarvan hulle uiteindelik die bevoordeeldes gaan wees, in die mense te vestig, kan legitieme verantwoordelikheid vir die verhaling van minstens 'n dee! van die koste verwag (en beding) word. Talle voorbeelde bestaan in Suid-Afrika waar. na die spandering van kapitaal, die mense weier om vir die dienste te betaal omdat hulle na bewering nie geraadpleeg is of 'eienaarskap' verkry het nie. Die verantwoordelikheid kan uitgeoefen word nie net deur huuren diensgelde nie maar deur bydraes in die vorm van arbeid, onderhoud en selfs gereedskap. Dit sal ook die funksie van gemeenskapsdeelname wees om begrip vir die koste-elemente en aanspreeklikheid vir 'n regverdige gedeelte daarvan oor te dra. Verhoging van projekdoeltreffendheid Met tydige insette kan koste aanmerklik verminder word deur die vermindering van vertragings, diefstal en vandalisme, deur 'n gladder verloop van sake en 'n algemene klimaat van samewerking en derhalwe ook verhoogde vlakke van toesig wat produktiwiteit dramaties verhoog (Siviele lngenieurswese, 1993: 9). Gewoonlik kan die inwoners se kennis van plaaslike omstandighede ook voordelig benut word. wat die reeds genoemde standpunt van Goethert & Hamdi (die 'ITK') bevestig. Verhoging van projekeffektiwiteit Met 'n effektiewe projek word doelwitte bereik in ooreenstemming met 'n gemeenskap se behoeftes en beperkings en waar die voordele verkry word deur die vir wie dit beoog is. Volgens Cuta (1990: 26) kan dit verkry word deur 'n proses om die owerheid se begrip vir en empatie met die publiek se opinie te verseker; om die publiek se hulp met die identifisering van alternatiewe en die selektering van S.Afr.J.Bus.Manage.1995 26(4) alternatiewe optredes te verkry; en om die publiek se begrip vir owerheidsprogramme en die implikasies van potensiele alternatiewe te verseker. Bou die bevoordeelde se vermoens ('capacity building') Hierdie doelwit beteken dat die bevoordeeldes nie net fisiese produkte kry nie, maar dat hulle deur aktief betrokke te wees in projekbeplanning en -implementering ook verskillende vaardighede op die een of ander manier verwerf. Stewart (1993: 22) is van mening dat dit 'n noodsaaklike doelwit reg van die begin af moet wees omdat hy gevind het dat die vermoe van die gemeenskap om deel te neem, nieteenstaande die projekpromotor se gewilligheid om hulle te betrek, dikwels beperk word deur 'n gebrek aan kennis en 'n gebrekkige vermoe om redelike oordeel oor hulle eie deelname te maak. Goethert & Hamdi (1988: 18) het bevind dat 'n gebrekkige vermoe om die probleem behoorlik te kan omskryf ('articulation of the problem') en om 'n gepaste raamwerk te kan formuleer waarteen alternatiewes opgeweeg kan word, die vermoe om dee! te neem ernstig benadeel. Landelike gemeenskappe is in die opsig gewoonlik nog slegter daaraan toe. Een manier om vaardighede te ontwikkel, is deur 'n bestuurde konstruksieprogram ( 'managed construction-programme') met die aanwending van 'gemeenskapskontrakteurs'. Dit beteken dat individue uit die gemeenskap toegelaat word om klein gedeeltes van die werk met behulp van ander persone (ook uit die gemeenskap) uit te voer, as entrepreneurs in plaas van direk geemplojeerde arbeid (Siviele lngenieurswese, 1993: 8). Verder kan die ontwikkeling van vaardighede ook verkry word deur formele leierskapsontwikkelingsprogramme, leer deur self te doen, die bewustheid van 'bemagtiging deur vaardigheid' te verhoog, of die gebruik van nabootsingsprogramme waardeur persone (en gemeenskappe) leer om hulle eie behoeftes te verstaan en alternatiewe oplossings te identifiseer. Dit impliseer dat elemente van mentorskap en opleiding in die projekuitvoering en in die kontrakadministrasie voorsien moet word, wat duidelik 'n nuwe, belangrike dimensie by die taak van die projekbestuurder voeg. Bemagtiging Bemagtiging van mense beteken dat hulle die vermoe verwerf (of ontwikkel) om self oor hulle toekomstige aksies te besluit. Hiertoe is gemeenskapsdeelname ongetwyfeld 'n instrument. Die implikasie hiervan is egter dat die projekbestuurder nie meer die uitvoering van 'n projek in 'n gebied (of gemeenskap) volgens 'n voorafbeslote plan op 'n bo-na-onder wyse kan aanpak nie. Konsultasie, kommunikasie en deelname deur die publiek ten einde hulle in staat te stel (te bemagtig) om betekenisvolle beheer te kan uitoefen oor die uiteinde van die projek, sal derhalwe vereistes van die projekbestuursprosesse wees. Melding is reeds gemaak dat privaatsektorprojekte toenemend in agtergeblewe gebiede gevestig sal word, byvoorbeeld winkelsentrums, kantore, skoon nywerhede, ensovoorts. Die betrokkenheid van die gemeenskappe in die omgewing van sulke projekte kan (sal?) ongetwyfeld die suksesvollc bestuur daarvan be1nvloed. In daardie gevalle is koste en bemagtiging nie oorwegings nie; we! projekeffektiwiteit en -doeltreffend139 heid. Die aantal projekte in Suid-Afrika waar hierdie konsep gei"gnoreer is tot die nadeel van skedules, koste en effektiwiteit van die projekte, neem steeds toe. Voorbeelde sluit in die Houtbaai Kaolien-mynprojek (kwaai weerstand van omgewingsbewustes wat na bewering nie geraadpleeg is nie); die 'N amaqua Sands' -projek (bewerings deur die boeregemeenskap dat die projek die [alreeds] swak infrastruktuur beskadig, en dat beloftes in die verband deur die projekpromotor nie nagekom is nie); die 'St Lucia Dunes' -mynprojek (Jang uitgerekte toutrekkery met die omgewingsbewustes). lmpak van sosiale en gemeenskapsdinamika op projekbestuur 1. Die bestuur van projekte omvat nie net die bereiking van tegniese doelwitte binne fiskale beperkings nie, maar sal ook die 'bestuur' van die sosiale stelsel moet behels, wat die volgende moet insluit: -identifisering van die elemente van die sosiale stelsel van die omgewing waarin die projek geplaas moet word, sowel as die identifisering van die kritieke verwantskappe tussen die elemente (kyk Bylae A); en -organisering van gemeenskapstrukture wat hierdie elemente en verwantskappe sal ondersteun, met die bedoeling om konsultasie, kommunikasie en konsensus met die gemeenskap te bevorder. As eerste kontak kan ekonomiese en ontwikkelingsforums benut word. Hieruit word spesifieke projekforums saamgestel, bygestaan deur werksof moniteringskomitees wat met mindere of meerdere mate van sukses al beproef is. Die rol en posisie van die projekbestuurder in hierdie komitees, veral ten opsigte van die behoud van die bestuur en beheer van die projekspan moet baie deeglik, tydig uitgepluis word. Ervaring het geleer dat aansienlike herorientering van projekbestuurders en baie dikwels van burokrate, deur middel van opleiding nodig is om met plaaslike groepe te skakel en saam te werk eerder as om hulle as 'n bedreiging te beskou. 2. Soos verwag kan word vanuit die 'politiek van die dag' is die sosiale dinamika binne gemeenskappe sterk ingestel op die verkryging van 'n (meer) regverdige samelewing. By implikasie sal dit met 'n sigbare ekonomiese en welvaartsverdeling gepaard moet gaan. Om dit op 'n volgehoue basis te verkry, kan met die bestuur van projekte 'n bydrae gelewer word deur projekte te gebruik vir: -die skepping van entrepreneurskap en begrip vir besigheidsen vrye markbeginsels; -opleiding in tegniese en bestuursvaardighede; -mentorskap van gemeenskapskontrakteurs; en -toepaslike tegnologie aan te wend wat voorsiening maak vir verhoogde hande-arbeid. 3. Enige projek sal weens die feit dat dit bedoel is om 'n verandering te weeg te bring, sosiale dinarnika van die eenof-ander aard binne die betrokke sosiale stelsel ontketen. Die projekspan is dus daarop aangewese om koalisies binne die gemeenskap op te bou om hierdie dinarniese sosiale interaksie positief te bei"nvloed en tot suksesvolle bestuur van die projekte aan te wend (Goethert & Hamdi, 1988: 5&7). 4. Die projek, die politiek wat onlosmaaklik verwecf is met die verwagtinge van die gemeenskap, en die moontlike 140 ekonomiese gevolge van die projek is inderdaad alma! elemente van die plaaslike sosiale stelsel. Uit die aard van 'n stelsel, waar geen element onafhanklik kan optree nie, sal bestuursbesluite dikwels politieke keuses sowel as ekonomiese/tegniese keuses in ag moet neem. Meer as 'n werkbare kennis van die 'politiek van die dag' in die teikengebied is dus noodsaaklik (Mokgoro, 1993). 5 Die projekspan moet aanvaar dat die bevoordeeldes/geaffekteerde gemeenskap die rigting en resultaat van die projek sal bei"nvloed. Dit sal in die meeste gevalle 'n grondige impak op die prosesse vir die formulering van die projekomvang en op die konsepfase van die projeklewenssiklus he. Verskeie siklusse van 'n verkenningof konsepidentifiseringsproses word gewoonlik benodig. In hierdie fase sal onderhandelings-, bemarkings-, openbare betrekkingeen innovasievaardighede, sowel as begrip van die dinamika in die teikengemeenskap, tot die uiterste beproef word (kyk Bylae C). Verder beveel Cuta ( 1988: 31) aan dat, gebaseer op ondervinding, openbare betrokkenheid so gou moontlik verkry moet word en dwarsdeur die beplanningsfase behou moet word, en verder, 'It is extremely difficult to commence discussions (with the community) when projects are under way and certain parameters have already been fixed'. Wat die situasie nog meer ingewikkeld maak, is dat die projekspan dikwels eers die gemeenskap moet organiseer en verteenwoordigende strukture moet skep (Mokgoro, 1993); Stewart, (1993: 22). 6. 'n Bo-na-onder benadering tot gemeenskapsdeelname en formulering van die projek se omvang is nie uitvoerbaar nie. Dit moet vervang word met 'n 'middel-uit' -benadering waar die projekbestuurder en die gemeenskap vennote word in die soektog na wedersyds voordelige oplossings. 7. Volg 'n stadig-vinnige benadering in plaas van 'n vinnigstadige benadering. In die vinnig-stadige benadering, is projekformulering hoofsaaklik 'n tegniese oefening, voorberei deur die projekpromotor se professionele span. Betrekking van die publiek is slegs 'n plig sover dit wetlik vereis word. Wanneer planne dan geopenbaar word, word gewoonlik sterk weerstand ondervind wat die doelwitte van die promotor bedreig. Die tyd spandeer aan konsepformulering is 'n minimum, maar tyd spandeer aan ontwikkeling en uitvoering, asook vir projeken plangoedkeuring kan baie uitgerek raak omdat mense negatief reageer wanneer hulle 'n persepsie bet dat al die belangrike besluite alreeds geneem is. Openbare weerstand en skeptisisme is die gevolg. In die stadig-vinnige benadering word openbare betrokkenheid van die eerste oomblik af nagestreef en dit word volgehou vanaf goedkeuring deur implementering tot monitering. Konsepfonnulering en planvoorbereiding is stadig, terwyl ontwikkeling, goedkeurings en implementering vinnig verloop orndat die mense vol vertroue is dat die projekplan sake sal aanspreek en oplos wat vir hulle betekenisvol is. S.Afr.Tydskr.Bedryfsleiding 1995 26(4) Strukture vir die hantering van gemeenskapsdin• mika Uit die voorafgaande is dit duidelik dat gestreef moet word na fasilitering van projekimplementering saam met die gemeenskap en nie vir die gemeenskap nie. Ten einde struktuur hieraan te verleen, maak Stewart (1993: 22-26) die volgende aanbevelings: 1. Maak die vroegste moontlike kontak met die gemeenskap om so gou moontlik bewustheid en begrip vir die rede vir die projek en die voordele daarvan te probeer vestig. 2. Bied daarom allereers die basiese beweegredes en uitgangspunte ten opsigte van die projek aan al die mense op 'n openbare vergadering. Laat hulle toe om 'n projekforum te stig vir onderhandeling met die projekpromotor oor daardie aspekte wat hulle glo hulle sal beYnvloed. 3. Vestig 'n gereelde kommunikasieen inligtingsprogram (-sentrum) gekoppel aan 'n werkskomitee wat dien as skakel tussen die publiek (deur die projekforum) en die bestuur van die projek. Skep dus 'n klimaat van samewerking en deelname deur 'n wedersydse behoefte aan deelname en inligting te bevestig. 4. Om 'n projek moontlik te maak moet die 'klient vir die projek' en die 'klient vir die produk' konsensus bereik. Die projekforum kan hiervoor aangewend word, wat aanleiding gee tot 'n organisasiestruktuur soos getoon in Bylae D. Daar is reeds aangetoon dat die projekspan nie 'n voorafbepaalde projekkonsep na die gemeenskap kan bring nie, maar 'n proses van projekkonsepvorming saam met die (georganiseerde) gemeenskap moet deurloop, soos in (1) tot (3) hierbo uiteengesit en gei1lustreer in Bylae C. Hierdie fase kan as 'n voorloper tot die konvensionele projeklewensiklus beskou word, is nie serieel nie en kan tewens verskeie siklusse benodig voordat voldoende konsensus met en in die gemeenskap bereik word. Samevatting Die meeste ingenieurs en projekbestuurders bestee weens hulle opleiding slegs geringe, indien enige, aandag aan die faktore en dinamika van die sosiale omgewing waarin hulle projekte moet beplan en uitvoer. Die kontemporere situasie in Suid-Afrika, en wat waarskynlik nie in die afsienbare toekoms sal verander nie, is egter dat 'n projek eintlik net 'n element word van die sosiale stelsel heersend in die betrokke omgewing. Dit beteken dat die sosiale dinamika wat binne so 'n stelsel ontstaan nou primere aandag moet kry en 'n belangrike suksesfaktor geword het by die implementering van enige projek wat die potensiaal het om 'n gemeenskap te bei"nvloed. Die tipiese opleiding van projekbestuurders en ingenieurs in hierdie 'sagte' stelsels van projekbestuur is klaarblyklik nie voldoende nie en behoort dringend aangespreek te word. 'n Studie van die basiese menseregte, die rol van arbeidsverhoudinge en die vakunies, onderhandelingsvaardighede, mikrobeplanningstegnieke, fasiliteringsvaardighede en -prosedures en 'n begrip van die vcrskillende basiese kulturele etieke in Suid-Afrika is sommige van die prominentste vaardighede wat aandag behoort te geniet. Aansienlike bewyse uit etlike mislukte projekte in beide die openbare en privaatsektore wat op die 'konvensionele' manier aangepak is, bevestig S.Afr.J.Bus.Manage.1995 26(4) dat die meeste, indien nie alle, projekte eenvoudig nie sal slaag nie tensy daar omvattende konsultasie met die publiek plaasvind vanaf die vroegste moontlike stadium. Verwysings Bamberger, M. 1988. The role of community participation in development planning and project management, EDI policy seminar report no 13. Washington, DC.: The World Bank. 36p. Brown, C. 1994. The determinants of successful project management in local governments appropriate for the new South Africa. Referaat aangebied by die 25th PMI (1994) Symposium/Seminar, 1719 October 1994, Vancouver, Kanada. Chambers, R. 1993. Challenging the professions. Londen: Intermediate Technology Publications Ltd. 143p. CUTACommittee of Urban Transport Authorities. 1990. UTGJ J. Public participation in land use/transport planning. Pretoria: Department of Transport. 104p. Goethert, R & Hamdi, N. 1988. Making microp/ans. Londen: Intermediate Technology Publications Ltd. 79p. Bylae A Sosiale stelselbenadering 141 Mokgoro, J. 1993. Community participation in project management. Ongepubliseerde lesing aan studente van die Opleidingsentrum vir Plaaslike Owerheidsaangeleenthede. Maart, Bellville. Paul, S. 1987. Community participation in development projects. The World Bank experience. Washington, DC.: The World Bank. 37p. Stewart, G. 1993. 'Squatter areas upgraded in landmark project', SA Construction World', August: 22-26. Siviele lngenieurswese in SA. 'Local community benefits from holistic approach to project', Vol 1, 10, Oktober: 8-9. Aantekening 1. PMBOK staan vir 'Project Management Body of Knowledge' wat deur die Project Management Institute (130 South State Road, Upper Darby, Pennsylvania 19082, VSA) aan sy lede wereldwyd as die noodsaaklike kennisen studiemateriaal voorgehou word. Oorhoof se politieke magstryd Tegniese parameters - bestuur van die projek -professionele insette Regeringsbelange (H.O.P.) -klient vir die projek -relevansie van politieke groeperinge Formulering van die , Projekomvang ' , ' , -- - Gemeenskapsbelange -kliente vir die produk - verwagtinge - buitengewone rol van mense met vaardighede Plaaslike magstryd -plaaslike leier se beheer -beheer van toegang tot die gemeenskap Emosies wat deur die projek ontketen word 142 Bylae e Oorgang van projekforrnulering na projekbestuur PROJEKINISIERING Raaclslede Raad ProjekforD1ulering Beamptes Besigheid NRO Gemecnskap STADIG = d, - ~ a. e ~ Q rn ~ QI!,~~ t1i !! ~ ,:Q ~ Konsensusproses Bylae C Proses vir projekkonsepvorming Organiseer die gemeenskap -CIVICS -NGO's -ldentifiseer leiers -Verwagtinge -Gemeenskaplike waardestelsel -Plaaslike belange -Gemeenskaplike doelwitte ~ :a Cl (1 .. 1)11 ] ;~ e.,, ~ e ,:Q g, .,, ... ~ i ! t = ! ! . .. S.Afr.Tydskr.Bedryfsleidins 1995 26(4) Projekimplementering en ontwikkellng VINNIG Bestuursproses Gemeenskao aanvaar orojek -Eienaarskap van projek - T oerekenbaarheid t Scenario-vorming -Alternatiewe -Beperkinge +- Gemeenskap aanvaar +- Terugvoer van die gemeenskap nie die projek nie -Voordele -Koste Skeo klimaat vir deelname Bemark beste scenar;o aan die gemeenskap Formuleer die basiese oroiekkonseote -lnsette -Beperkinge - A flewerbares t __,. Bemark konseo -Projek se produkte -Publiek se verantwoordelikhede s.AfiJ.Bus.Manage.I 995 26(4} Bylae D Projekorganisasiestruktuur Projekpromotor Klii!nt vir die projek Topbestuur Projekbestuurder Kontrakteurs en Konsultante Projekuitvoering & beheer W er kskom itee Gemeenskapskontrakteurs 143 Gemeenskap Klii!nt vir die produk Organiseer gemeenskap Scenariovorming Terugvoer na gemeenskap Klimaatskepping Konsepvorming Bemarklconsep Projekform ulering Oorhoofse monitering