'n Behoeftebepalingsmetodologie vir die ontwerp van 'n bestuursinligtingstelsel in 'n bedryfsgerigte navorsingsonderneming

Bruwer, P. J.S. Article 'n Behoeftebepalingsmetodologie vir die ontwerp van 'n bestuursinligtingstelsel in 'n bedryfsgerigte navorsingsonderneming South African Journal of Business Management Provided in Cooperation with: University of Stellenbosch Business School (USB), Bellville, South Africa Suggested Citation: Bruwer, P. J.S. (1993) : 'n Behoeftebepalingsmetodologie vir die ontwerp van 'n bestuursinligtingstelsel in 'n bedryfsgerigte navorsingsonderneming, South African Journal of Business Management, ISSN 2078-5976, African Online Scientific Information Systems (AOSIS), Cape Town, Vol. 24, Iss. 1, pp. 11-17, https://doi.org/10.4102/sajbm.v24i1.857 This Version is available at: https://hdl.handle.net/10419/218091 Standard-Nutzungsbedingungen: Die Dokumente auf EconStor dürfen zu eigenen wissenschaftlichen Zwecken und zum Privatgebrauch gespeichert und kopiert werden. Sie dürfen die Dokumente nicht für öffentliche oder kommerzielle Zwecke vervielfältigen, öffentlich ausstellen, öffentlich zugänglich machen, vertreiben oder anderweitig nutzen. Sofern die Verfasser die Dokumente unter Open-Content-Lizenzen (insbesondere CC-Lizenzen) zur Verfügung gestellt haben sollten, gelten abweichend von diesen Nutzungsbedingungen die in der dort genannten Lizenz gewährten Nutzungsrechte. Terms of use: Documents in EconStor may be saved and copied for your personal and scholarly purposes. You are not to copy documents for public or commercial purposes, to exhibit the documents publicly, to make them publicly available on the internet, or to distribute or otherwise use the documents in public. If the documents have been made available under an Open Content Licence (especially Creative Commons Licences), you may exercise further usage rights as specified in the indicated licence. https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ S.Afr J .Bus.MgmL 1993,24(1) 11 'n Behoeftebepalingsmetodologie vir die ontwerp van 'n bestuursinligtingstelsel in 'n bedryfsgerigte navorsingsonderneming P.J.S. Bruwer Nagraadse Skool vir Bestuurswese, PU vir CHO, Potchefstroom 2520, Republiek van Suid-Afrika Ontvang Febr,uu~ 1992, aanvaar Jan,uuie 1993 A requirement determination methodology for designing a management Information system for a professional research organization. Information as a strategic resource becomes increasingly more important for professionally managed organizations. The research was done in an organization where scientific management was seen as the main objective of the organization. As a result, the management information system had to be improved and developed in order to accommodate the different levels of management and to provide accurate and timely decision-making assisted information. A conceptual model was developed to assist the developers in improving the MIS in order to ensure that the correct information would reach the different levels of management, as well as to provide in the needs of external information users. Four levels of users were taken into account according to the pyramidial structure, as well as external and internal information needs for the successful implementation of the MIS. Inligting as 'n strategiese hulpbron word in 'n toenemende mate al hoe belangriker vir ondememings wat professioneel -ooreenkomstig die wetenskaplike bestuursbeginsels -bestuur word. In die artikel word 'n ondememing wat wetenskaplike bestuur as hoofdoelwit aanvaar, ondersoek. As gevolg da111Van moes die bestuursinligtingstelsel so verbeter en ontwikkel. word ten einde die verskillende vlakke van bestuur van akkurate en tydige besluitnemingsondersteunende inligting te voorsien. In hierdie navorsingsprojek is 'n konseptuele model ontwikkel om die ontwikkelaars van 'n verbeterde inligtingstelsel te voorsien sodat die regte inligting die verskillende vlakke van bestuur sal bereik, en ook om die eksteme inligtingsgebruikers se behoeftes te bevredig. Die model kyk na die inligtingsbehoeftes van die vier verskillende vlakke van gebruikers volgens die piramiedestruktuur asook na eksteme inligtingsbehoeftes en inteme faktore wat in ag geneem moet word vir die suksesvolle implementering dalllVan. lnleldlng As gevolg van onlangse tegnologiese ontwikkeling van die elektroniese rekenaarwese, bet rekenaars toeganklik geword vir ondernemings van bykans alle groottes en tipes. Die oorgang van duur en lomp hoofraamrekenaars na goedkoop en toepaslike mikrorekenaars bet vir baie organisasies so skielik gekom dat bulle nie die grondliggende ontwerp- en beplanningsvoorbereiding beboorlik gedoen bet nie. As gevolg van die gebrek aan beplanning is verkeerde besluite geneem oor die aankoop van programmatuur en toerusting, opleiding van personeel, en die ontwerp van inligtingstelsels om in toekomstige inligtingsbeboeftes te voorsien. Hierdie probleme word meer intensief beleef by 'n diensorganisasie, soos die organisasie waar die ondersoek uitgevoer is, en waar navorsing oor en die ontwikkeling van die saadbedryf van deurslaggewende belang vir die landboubedryf in Suid- Afrika is. Die doel van bierdie ondersoek is dus om die inligtingsbehoeftes van betrokkenes intern sowel as ekstern te bepaal, en op grond van die geidentifiseerde behoeftes 'n konseptuele model vir die ontwerp van 'n verbeterde bestuursinligtingstelsel voor te stet. Die model sat gebruik kan word in die strategiese beplanning van die onderneming se bestuursinligtingstelsel, wat na die beboorlike implementering daarvan, inligtingsbeboeftes die beste sat kan bevredig oor die kort sowel as die tang termyn. Ondersoekgebled en navorslngsmetodlek Die ondememing waarbinne die ondersoek uitgevoer is, is 'n sentrale koOperasie wat in die saadbedryf spesialiseer en via die primere k<>Operasies die produkte van sy bedryfsgerigte saadnavorsing bemarlc. Hierdie onderneming is vir die doel van die ondersoek gekies omdat die outeur vertroud is met die onderneming en 'n bydrae gelewer het in die ontwikkeling van sy buidige bestuursinligtingstelsel. Die onderneming is ook tiperend ten opsigte van die probleme wat ondervind word om doelgerig en wetenskaplik te beplan vir die toekomstige ontwikkeling van 'n doeltreffende bestuursinligtingstelsel. 'n Vraelys is intern aan alle tegniese, administratiewe en vakkundige personeellede, asook aan die vyf lede van die topbestuur, gesirkuleer. Alie bestuursvlakke van die onderneming se inligtingsbeboeftes is dus volledig ondersoek en die buidige bestuursinligtingstelsel is ook volledig beoordeel. Ekstem is vraelyste aan al die direkteure, asook aan geselekteerde uitvoerende bestuurslede van primere kOOperasies, gesirlculeer. Die seleksie is gedoen op grond van persone wat binne werksverband 'n direkte verband met die sentrale kOOperasie bet. Die BSP-beplanningsmodel van IBM (IBM Business System Planning: 22) is gevolg by die opstel van die vraelyste. Frekwensiebepalings ten opsigte van die respondente se terugvoering is deurgaans gedoen. In die gedeelte oor die beoordeling van die buidige bestuursinligtingstelsel, is regressie-ontledings gedoen om die faktore te identifiseer wat die belangrikste bydrae tot die sukses van die stelsel Iewer. Analises van die respons van onderskeibare subgroepe is gedoen waar nodig. Vraelys en respondentepopulasle Ten einde die data te versamel om die inteme inligtingsbeboeftes te bepaal, is 'n omvattende vraelys aan alle personeellede van die onderneming gestuur. Die vraelys bestaan uit vier onderaf delings. Af deling A is gemoeid met vrae oor respondente se persoonlike besonderhede en voorsiening is gemaak vir sub-analises. Af deling B handel oor algemene 12 inligting ten opsigte van eksreme omgewingsf aktore, doelwiuc van die ondememing, inreme organisasie, beplanningsrelsel, presaasiemeting en beheer, operasionele inligting en inligtingsrelseltoeganklikheid. Die regniese data ren opsigre van die verlangde srelsel word in Afdeling C versamel asook 'n evaluering van die huidige srelsel. Afdeling D handel oor volumes wat van die inligtingstelsel verlang word. Die responspenenaasie in hierdie ondersoek was 87 (N = 171) wat 'n baie goeie verreenwoordiging van die reikengroep is. Topbestuur besraan uit vyf amptenare, vakkundiges maak 25% van die respondenre uit, regnici 52% en admini- Sb"atiewe personeel 17%. Die meesre respondenre is in die 20-30 jaar ouderdomsgroep (36%) gevolg deur die 31-40 jaar groep (29.5%). Twee denies van die respondenre is dus jonger as 40 jaar. lnllgtlngsbehoeftes van die lnteme orngewlng Algemene inligting In hierdie gedeelre van die vraelys is respondenre gevra om hulle uit re spreek oor die aspekre van 'n inligtingsrelsel wat gerig is op die werknemer se inreraksie met die inteme en eksreme omgewing. Die koppeling met die omgewing is beskryf as daardie aspekre wat 'n effek op die bereiking van die gesrelde doelwitre in sy/haar pos het. 'n Sewepuntskaal is gebruik met 1 = irrelevant, 3 = moontlik bruikbaar, 5 = belangrik en 7 = krities belangrik. Volgens Bruwer (1982: 148) het navorsing in die verlede ge&oon dat die sewepuntskaal uiters geskik is om houding- en persepsieopnames onder respondente waar re neem. Die beoordelingskaal word grafies soos volg weergegee: Irrelevant Moontlik Belangrik Krities bruikbaar belangrik I 2 3 4 5 6 7 Resunate: Eksterne orngewlngsfaktore Vir die doeleindes van opsomming word die respons 'belangrik' tot 'krities belangrik' (5-7 op die skaal) dikwels saam as die respons in die 'boonste karegorie' aangedui. Dieselfde samevoeging word soms vir die respons 'irrelevant' tot 'moontlik bruikbaar' gemaak. Dit word as die 'ondersre karegorie' aangedui. In Tabel I word die resultare van die eksreme omgewin~faktore wat g~valueer is, aangetoon. Die persenta- Tabel 1 Eksterne omgewingsfaktore Respondent· persentasie Falaor in boonste kategorie lnligt.ing oor die bndbou1Cktor IC posisie 81 Tepologiese ontwikkdings 78 lnligt.ing oor die venkaffen en venpreiden 76 lnliatina van konkurmte IC produkte en aksies 74 Gem:lde inliatina oor nuwe wette en regulasies van owerheidsinstellings 69 VemruikentendenlC en makrofaktore 66 lnligt.ing oor makro-/ekonomie1C tendense 59 Arbeidsake soos vakbondooreenkomste 56 S.-Afr.T)'dskr.BedryfsLt993,14(1) 1 siekolom in Tabet 2 dui die persentasie respondenre aan wat hierdie bepaalde inligting as 'belangrik' cot 'krities 1,e. langrik' beskou. Doelwltte van die ondernemlng Die strategiese beplanningsontwikkeling wat sedert 1985 in die onderneming deurgevoer is, het die klem slerk op die oorhoofse doelwiue van die ondememing laat val. In Tabel 2 word die respons op die vrae wat gesrel is oor die doelwiue van die ondememing. inteme organisasie, beplanningsrelsel van die ondememing, prestasiemeting en beheer, operasionele inligting en inligtingstelseltoeganklikheid aangetoon. Tegnlese verelstes en evaluerlng In Tabel 3 word die frekwensies ren opsigte van die tegniese vereisres van die beswursinligtingsrelsel aangetoon. Soos verwag kan word, verskil respondenre se spesifieke behoefres ten opsigre van die verlangde srelsel redelik dramatics. Die volgende vereistes is egter belangrik vir die meerderheid van respondente: vinnige verwerkingspoed, behoefre aan spoedeisende rerugvoer en sekurireit van inligting. Hierdie drie aspekte moet ren minste deur die inligtingstelsel voorsien word. Evaluerlng van die huldlge stelsel Tabel 4 bevat die evaluering van die huidige bestum· inligtingstelsels van die eksteme respondenre. Die persentasie dui weer 'n respons in die boonsre karegorie aan ('goed' tot 'baie goed'). Konseptuele mOdel vlr •n suksesvolle bestUurslnllgtlngstelsel In hierdie paragraaf word die reoretiese model ontwikkel label 2 Respons op inteme inligtingsaspekte Aspek Doelwitte van respondent se eie afdeling Eie loopbaanbeplanning en ontwikkelingsplan Hoofdoelwiue en strategic Ondememing se missie en mandaat Produkdoelwiue Merietestelsd en pos van respondent lnligting oor produkprestasie, markaandeel en produkontwikkeling Inligting oor die beplanningsproses en kalender Besigheidsplanne, hoofprojekte, hulpbrorme, skedule en begrolings Prestasiemeting lnligting oor finansiele statistiek lnligting oor organisasiekaan Geografiese verspreiding van die ondememing lnligting oor rekenaaropleidingsfasiliteite Vergoeding· en merietestelsel Kritiese prestasie·areas van skakelpersone Inligting oor grooues soos aantal werlcnemen Responspersmwie in boonste kategorie 99 9S.S 91 90 89 89 85 78 77 76 7S 74 73 73 72 68 68 S.Afr J .Bus.Mgmt.1993,24( 1) Tabel 3 Frekwensies ten opsigte van tegniese vereistes Qnderwerp Sekuriteit van inligting Vinnige verwerkingspoed Behoefte aan spoedeisende terogvoer Groot meerjarige ontledings Eie toerusting aankoop Sentrale rekenaaraf deling Beskikbaarheid van groot stoorroimte Nie-standaard programrnatuur nie Baie gedetailleerde inligting lnteraktiewe fasiliteite Verdeling van algemene verslae Volledige toegang tot terminaal Woordverwerkingsfasiliteite Gespesialiseerde grafiese voorstellings lnterkantoorkommunikasie Daaglikse terugvoer Verspreide netwerk Mannekragstati stiek Adreslyste Uitsluitlik spesialiteitstoepassings Toegang tot internasionale databasisse Persoonlike ontwikkelingswerk Skyfieprojektorvoorbereiding Koppeling met eksteme instellings Respondente in boonste kategorie Penent Aantal van to1aal topbestuur 85 5 74 4 71 5 68 3 63 4 63 1 61 3 49 2 49 1 47 3 46 3 43 3 41 38 3 32 2 28 4 23 2 22 5 21 2 21 21 17 0 16 2 7 0 waarvolgens 'n verbeterde inligtingstelsel vir die ondememing ontwerp lean word. Die resultate van die voorafgaande word opgesom in 'n teoretiese model, met spesifieke verwysing na die inligtingsbehoeftes van die vier bestuursvlakke soos beskryf in die piramidale organisasiestruktuur. Die evaluering van die stelsel wat tans in gebruik is, word verder ontleed deur middel van stapsgewyse regressiemetodes. Verskillende aspekte van die huidige inligtingstelsel is by wyse van die 1 tot 7 skaal ontleed. Die beskrywende model wat ondersoek word, is dat die verskillende aspekte wat beoordeel is elkeen 'n bydrae lewer tot die uiteindelike sukses of mislukking van die inligtingstelsel. Die kriteria vir die meting van die sukses van 'n inligtingstelsel is moeilik definieerbaar. In die geval van hierdie studie word dit gemeet aan die gebruikerspersepsie oor die bevrediging wat die stelsel verskaf ten opsigte van hulle inligtingsbehoeftes. Aangesien 'n hele aantal faktore betrokke is by die meting, word van die beskrywende meerveranderlike statistiese metodiek gebruik gemaak. Faktoranalise word gebruik om die verwantskappe tussen die veranderlikes te probeer beskryf deur na korrelasiepatrone in die data te soek. Die eerste doelwit hiervan is om die aantal faktore te reduseer tot die wat die meeste bydra tot die totale variansie wat deur die veranderlikes verklaar word. Deur in die toekoms op die belangrikste faktore te konsentreer, sal die verbeterde stelsel waarskynlik groter bevrediging verskaf. Die twee.de doelwit 13 Tabel 4 Persentasie van respondente vir eksterne vraelys Aspek Betroubaarheid van proefresultate Doeltreffendheid van saamdragids Suk1e1 van cultivarkomiteevergaderings Publisiteit oor plek en tyd van boeredae Telefoniese inligtingverskaffing Boeredae u inligtingsdae Afskrifte van korrespondensie Advertensieveldtog in tydskrifte Beskikbaarheid van regte sleutelpenoon Sirkulering van notules Missie, doelwitte en strategie Tegniese inligting in tydskrifte Skriftelike bevestiging van ooreenkOffllte K weken se inligtingstoerusting Hantering van klagtes Verkooppenoneel se inligtingsfunksie Produksie-inligting se volledigheid lnspraak by besluite rakende inligting Tydigheid van inligting Gedetailleerdheid van inligting Finansiele posisie en vooruitskatting Beskikbaarheid van venlae Tydigheid van kennisgewing oor afwykings Penausie 87 85 81 78 77 77 77 74 73 72 66 66 6S 64 63 57 57 57 55 51 49 48 46 is om die data meer sinvol te interpreteer deur ondersoek in te stel na verwante veranderlikes om onderliggende strukture en versteekte dimensies tussen veranderlikes op te spoor. Met behulp van meervoudige regressie lean mens egter ook die verwantskappe tussen 'n afhanklike veranderlike en verskeie onafhanklike veranderlikes ondersoek. Hiervoor word diskriminant-analise gebruik om die effek van korrelasie tussen die onafhanklike veranderlikes te verminder. Daardeur kan bepaal word watter veranderlikes die variansie van intergroepverskille in gemiddeldes die beste verklaar. Indien slegs 'n paar veranderlikes die meeste variansie verklaar, verteenwoordig hierdie veranderlikes die belangrikste bydraers tot die sukses van die bestuursinligtingstelsel. Regresslemetodes toegepas op die lnterne evaluertng van die huldlge lnllgtlngstelsel en die ldentlflkasle van sleutelsuksesfaktore In afdeling C2 van die inteme vraelys is sestien vrae vervat waarin die respondente se evaluering van die huidige inligtingstelsel getoets word. Die 1 (swak) tot 7 (baie goed) skaal is vir die evaluering gebruik. Vraag C25 is gekies as die afhanklike veranderlike. Die vraag lui soos volg: 'Huidige rekenaarfasiliteite is voldoende om aan u inligtingsbehoeftes te voldoen'. Die ander 15 vrae is as onafhanklike veranderlikes gebruik in 'n stapsgewyse regressie-ontleding. Die programmatuur wat gebruik is vir die ontleding is die BMDP2R program (Dixon, 1983: 251). 14 Aesuttate In Tabet 5 word die statistiese ondeding saamgevat. Tydens die stapsgewyse regressie is sewe stappe voltooi voordat die roleransie vir verdere stappe onvoldoende was. Die veranderlikes wat die meeste bygedra het om die variansie te verklaar. was C26, C28, C32, C33, C29, C38 en C35. Hierdie veranderlikes is SOOS volg ondeed (kyk na Tabel 6). Die veranderlikes in Tabet 6 verklaar ongeveer 40% van die rotate variansie. Tabel 5 Resultate van regressie-ontleding op interne evaluering Slalldaard Variasie- Venm- dedike Beslcrywing Gemidclelde afwyking koeffisii!nt C2S FasiliteilC is voldoende 2.6477 1.3480 0.51 C26 Tydigheid van inligting 3.()1)75 1.5329 o.so en Bepotingsbeheer 2.7273 1.5882 0.58 C28 Venlae is beslcikbur 2.9545 1.4771 o.s C29 Verlangde delail 3.3636 1.3911 0.41 C30 Aanlal fOllle 3.7841 1.6149 0.43 C31 Inspraak by besluilC 3.0113 1.4582 0.48 C32 Topbestuur betrokke 4.1136 1.4498 0.35 C33 Koste-effektiwilCit 3.2613 1.4263 0.44 C34 Penoonlike situasie 3.5682 1.9815 0.56 C35 Missie en doelwittc 4.4091 1.7593 0.40 C36 Inligtingvenkaffing 3.500 1.4856 0.43 cr, Finansiile posisie 3.8409 1.5077 0.39 C38 PenoneelCJmsendbrief 4.2386 l.5756 0.37 C39 Aflkrifle van briewe 4.1250 1.8371 0.45 C40 Tegniese inligting 3.5113 1.6883 0.48 Tabel 6 Sleutelveranderlikes se t-waardes Standard fout Veranderlike Koeffisient van koc!ffisient t-waarde• C26 0.516 0.0961 S.37 C28 -0.266 0.1132 -2.35 C29 0.206 0.1139 I.Bl C32 0.123 0.0884 1.39 C33 0.126 0.0941 1.34 C3S -0.080 0.0740 -1.08 C38 0.101 0.0803 1.26 • Die t·wurde word vedtry elem die kofflisient elem die standaardfout v111 die koeffisii!nt IC deel. Veranderlikes met die hoopte t-waardes het die groatlte bydrae gelewer om die variansie IC verltlaar. Bespreklng Uit die evaluering van die huidige bestuursinligtingstelsel is die volgende faktore, in volgorde van belangrikheid, geiden- ~fiseer wat as. st.eutelsuksesfaktore vir die bestuursinliglingstelsel van die mteme omgewing gesien moot word. 1. Inligting moet betyds verkry word om besluitnemingsaksies te ondersteun. 2. Topbestuur moet ten voile bettokke wees by die defi- ni~ring van die stelsel. S.-Afr. Tydskr.BecbyfsI.1993,24(1) 3. Die bestuursinligtingstelsel moet koste-effektief bedryf word. 4. Verslae moet beskikbaar wees wanneer dit vir besluitneming benodig word. 5. Die stelsel moet die verlangde gedetailleerde inligting voorsien sonder dat onnodige data ingesluit word. 6. Die verspreiding van die personeelomsendbrief moet voortgesit word ten einde die personeel op die hoogte re hou van personeel- en maatskappynuus, opdragte/prosedures, beleid en tersaaklike maatskappybesluite. 7. Alie personeel moet deurlopend op die hoogte gehou word met die ondememing en die afdeling se missie, hoofdoelwiue en suategiee. Verdere sleutelsuksesfaktore .lean moontlik geidentiflseer word om die variansie in 'n nog groter mate te verklaar. Regresslemetodes toegepas op die eksterne evalu· erlng van die huldlge bestuurslnllgtlngstelsel en die ldentlflserlng van sleutelsuksesfaktore In af de ling B2 van die eksterne vraelys word 24 vrae gevra om die respondente se evaluering van die huidige inligtingstelsel te toets. Die 1 (swak) tot 7 (baie goed) skaal is gebruik vir die evaluering. Vraag B2 is gekies as die afbanklike veranderlike. Die vraag Jui soos volg: 'Verslae is beskikbaar wanneer u dit nodig bet vir besluitneming'. Die ander 23 vrae is as onafhanklike veranderlikes gebruik in 'n stapsgewyse regressieontleding met die hulp van die BMPD2R-program (Dixon, 1983: 251). Na die eerste regressie-ontleding is 14 veranderlikes ge- Identifiseer wat 81.3% van die variansie verklaar. Aangesien die getal veranderlikes nog te veel was, is 'n alle-moontlike- deelversamelings-meervoudige-liniere-regressie-ontleding op die 14 veranderlikes met die BMDP9R-program uitgevoor (Dixon, 1983: 264). Die tien belangrikste veranderlikes is hiervolgens geidentifiseer, wat 80.8% van die variansie verklaar. Hierdie lien veranderlikes word as die sleutelsuksesfakrore van die eksteme inligtingstelsel beskou. Resultate Die statistiese ondeding word in Tabet 7 saamgevat Bespreklng Uit die evaluering van die huidige bestuursinligtingstelsel is die volgende faktore, in volgorde van belangrikheid, geidentifiseer wat as sleutelsuksesfaktore vir die bestuursinligtingstelsel vir die eksteme omgewing gesien moet word. 1. lnligting moet betyds verkry word om die besluianemingsaksie te ondersteun. 2. Die stelsel moot die verlangde gedetailleerde inligting voorsien sonder om onnodige data te verskaf. 3. Klagtes oor saadaangeleenthede moet doeltreffend deur die Saadafdeling hanteer word, met die ondersteuning van die ondememing. 4. Tegniese inligting oor saadaangeleenthede in tydskrifte en nuusblaaie moet onder die aandag van respondente gebring word. S.AfrJ.Bus.MgmL 1993,24(1) 15 Tabel 7 Resultate van regressie-ontleding op eksterne evaluasie Veranderlike Beskrywing Bl Tydigheid van inligting 83 Verlangde detail 85 Missie en doelwiue 88 Tegniese inligting B 10 Klagte-hantering 814 Boeredae as inligtingbron 815 Aanpassings in planne 816 Produksie-inligting 818 Telefoniese skakeling 820 Produksuksesstories Gerniddelde Standurd- Variasie- afwyking koeffisient 1.4625 0.33 1.4209 0.32 1.5606 0.34 1.4429 0.32 1.3959 0.29 1.4755 0.28 1.5886 0.39 1.3343 0.32 1.3479 0.25 1.2835 0.29 821 Datums en plekke van boeredae 823 Verlcoopspersoneel by tak 4.4789 4.4225 4.6338 4.5070 4.7746 5.2253 4.0704 4.1831 5.3098 4.4225 5.2253 4.4225 4.5774 1.8685 0.36 1.3697 0.31 824 Inligting aan kwekers 1.2724 0.28 Die tweede regressie-ontleding het die volgende veranderlikes uitgewys wat die meeste bygedra het om die variansie te vertclaar, naamlik Bl, 83, 85, 88, 810, 816, 818, 820, 821 en 822. Hierdie veranderlikes het as volg ontleed. Standaard fout Veranderlike Koeffisient van koeffisient t-waarde Bl 0.545 83 0.374 BS -0.130 88 -0.216 810 0.289 816 0.200 818 -0.218 820 0.130 821 0.183 822 -0.161 5. Respondente moet op die hoogte wees van inligting oor die datums en plekke waar die onderneming se boeredae aangebied word. 6. Telefoniese skakeling met die ondememing moet voldoen aan die respondente se behoefte aan vinnige inligting. 7. Produksie-inligting aan die kooperasies moet voldoende wees om te verseker dat saad doeltreffend gekweek word. 8. Die ondememing se proefresultate is betroubaar en kan vir aanbevelings gebruik word. 9. Die missie, doelwiue en strategiee van die onderneming en die Saadafdelings moet bekend wees aan die respondente. 10. Produksuksesstories moet die publisiteit ontvang wat dit verdien om die ondememing se beeld te bevorder. Die volgende drie vereistes van die huidige bestuursinligtingstelsel is sleutelsuksesfaktore vir beide die interne en eksterne omgewings: 1. Inligting moet betyds verskaf word. 2. Die regte detail moet aangebied word 0.0850 6.34 0.0922 3.98 0.0655 -1.77 0.0676 -3.49 0.0787 3.54 0.0751 236 0.0732 -2.97 0.0733 1.52 0.0536 3.12 0.0853 -1.95 3. Die missie, doelwiue en strategiee moet bekend wees. Die volgende aspekte van die gedeelte van die vraelys wat handel oor algemene inligting oor die onderneming, is vir respondente die belangrikste: 1. Inligting oor produkprestasie, markaandeel en produkontwikkeling. 2. Inligting oor die doelwitte en strategiee van die koOperasie se saadafdeling. 3. Inligting oor verbruikerstendense en markfaktore in die saadbedryf. 4. Inligting oor nuwe weue en regulasies wat die saadbedryf raak. Bespreking van Figure 1 en 2 In Figuur 1 word die teoretiese konseptuele model vir 'n bestuursinligtingstelsel soos aangepas uit Head (1967: 23) met die vier vlakke van bestuur weergegee. In hierdie bepaalde organisasie word die middel- en he>ervlakbestuur deur vakkundiges verteenwoordig, die operasionele bestuur deur tegnici en die laervlakbestuurdeur administratiewe personeel. In die samevattende model vir die implementering van 'n 16 S1rllegiese beplanning en beleid Tabiere beplanning S.-Afr.Tydm .BedryfsL 1993.2.4(1) OPERASIONELE BESTUUR Tegnici Tramabieverwerking LAE VLAK BFSTUUR Adminislralief (Aangep• uit R. V. Head. 1967: 23) fl&uur I Teoretiese model vir 'n beslllursinligtingslelsel suksesvolle besWursinligtingstelsel vind ons die tipe inligling wat deur hierdie vlakke van bestuur as krities belangrik beskou word, resame met die inteme, sowel as eksteme suksesfaktore wat in ag geneem moet word. Die eksterne inligtingsbehoefles wat ook in ag geneem moet word, word ook venter as 'n hooffaktor in die model weergegee. Slot Wanneer die toepassing van werenskaplike bestuursbeginsels deur enige ondememing as werkwyse aanvaar word, veroorsaak so 'n besluit dikwels dat groot aanpassings intern in die ondememing gemaak moet word. In hierdie anikel is die toepassing van 'n wetenskaplike ondersoek en aanbeveling gebruik om die bestuursinligtingslelsel van 'n ondememing op 'n progressiewe ontwilckelingspad le plaas. Die aanbevelings en teoretiese model vir hierdie ondememing moet as riglyn gebruik word om 'n verbeterde bestuursinligtings1elsel vir die onderneming le ontwerp en le implementeer. Hierdeur sal verseker word dat die behoeftes van die verbruikers van die stelsel maksimaal bevredig sal word, een van die belangrikste vereistes vir 'n suksesvolle inligtingslelsel. Voorvereisles vir die ontwerp- en implementeringsfases is egrer dat daar gekoOrdineerd beplan word, veral ten opsigre van die betrokkenheid van die t.opbestuur. Verder moet verseker word dat die stelsel tegnies, organisatories en ekonomies lewensvatbaar bly. Indien daar aan hierdie vereistes en aanbevelings voldoen word, sal die aandeelhouers en werknemers van die onderneming nog in die voorsienbare IOekoms die voordele geniet. waar die belangrike hulpbron -inligting -op die mees effekaiewe wyse bestuur word. Summary When scientific management principles are acCCJ)led by an organization. die implications often require major internal changes. In this article scientific methods were used ro derennioe the most critical factors for oiximum improvement of the MIS of the organi:zation. The recommendations and dlecntical model could be useful tools for the improvement and implementation of the MIS. In this way the needs of the users of infonnation will be met i.e. one of the most crilical requirements for a succesful management information system. A prerequisite for the design and implementation phases · is CO-Ordinate planning -spesifically with reganl to the commibnent and involvement of top managemenL Furthermore, it must be ensured that the system is technically soond and organi:zationally and economically viable. If these requirements and recommendations are followed the shareholders as well as the employees will enjoy the advantages typical of an organi:zation where the most important resource i.e. information is managed in the most effective way. Verwyslngs Anderson, R.G. 1980. Case studies ill systemdesig,._ Plymoodi: Macdonald & Evans. 197 p. Anthony, R.N. 1965. PUU111utg aJUi conuol systems: afra,,,eworl for ONJlysis. Boston: Graduate School of Business Administration, Harvud Business School. 265 p. Bruwer, PJ.S. 1982. Gereunarisurde but1U1Tsinligtiltgstelsels: sllksuvol of mislllkking? Potchefstroom: Wesvalia Boekhandel. 224 p. Davis, G.B. 1974. MaN1gemott informa1.i.o11 systems: co,acqt""' foundali.ons, str11etiues aJUi development. New Y orlt: McGraw-Hill. 420 p. Dixon, W J. 1983. BMDP staJistical software. Berkeley: University of California Press. 733 p. Duffy, N.M. 1983. lr,formali.o11 system straugy forlfllUllli.olt: soml! key iss,us. Johannesburg: School for Business Adminislration, University of Witwatersrand (Research papa'). Du Preez, N.P. 1985. Faselle va,a gdlllegreerde bullUIT. Polchefstroom: Wesvalia Boekhandel. 230 p. S.AfrJ.Bus.Mgmtl993,24(1) Interne suksesfaktore : - Tydigheid - Topb&stuursbetrokkenheid - Koste-effektiwiteit - Beskikbaarheid van verslae - Verlan3de detail - Persoonlike omsendbrief - Missie, hoofdoelwitte, strategieU Toobestuur Vakkundiges - Missie en mandaat - Missie en mandaat - Konkurrente-inligting - Konkurrente-inligting - Hoofdoelwitte en strategieU - Hoofdoelwitte en strategieU - Produkdoelwitte - Produkdoelwitte - FinansiUle inligting - Doelwitte vir afdeling -Taakspanne se resultate - Produkinligting - Produktinli2tin2 -Loopbaanbeplanning \ ~ I Suksesvolle van implementering I BIS ./ '' I~ ~ Tegnici : Administratief : - Missie en mandaat - Produkdoelwitte - Doelwitte vir departement - Produkinligting - Inligting oor meriete - Meriete-inligting - Produkdoelwitte - Loopbaaninligting - Loopbaaninligting - Departementsdoelwitte Eksterne behoeftes Eksterne suksesfaktore I - Produkinligting -- Tydigheid van inligting - Doelwitte en - Verlangde detail strategieU - Klagte-hantering - Verbruikerstendense - Tegniese inligting en markfaktore -Datums en plekke boer~dae - Telefoniese skakeling - Produksie-inligting - Missie en doelwitte - Proefresultate - Produksuksesstories Flguur 2 Samevattende model vir die implementering van 'n suksesvolle bestuursinligtingstelsel vir die ondememing 17 Gorry, G.A. & Scott Morton, M.S. 1981. 'A framework for management information systems', Sloan MQllllgemenl Review, Fall. 180 p. Lucas, H.C. 1981. The analysis, design, and implenwlllation of information systems. 2nd ed. New York: McGraw-Hill. 411 p. Hanke, J., Reitsch, A. & Dickson, J.P. 1984. Statistical decision models for management. Boston: Allyn and Bacon. 549 p. Head, R.V. 1967. 'Management information systems: a critical appraisal', Datamation, Vol. 11, No. 2: 75-84. Hussain, D. & Hussain, K.M. 1985. lnformationprocessing systems for managemenl. Homewood, ill: Irwin. 652 p. ffiM. 1981. Business systems planning: information systems planning guide. 3rd ed. New York. 161 p. Kroeber, D.W. & Watson, H.J. 1984. Computer-based information systems: a management approach. New York: Mac- Millan. 634 p. Pannell, B.K., Jackson. D.C. & Lucas, S.B. 1985. Jntrod11eing microcomputers in business. Kent: Hodder en Stoughton. 320p. Pritchard. R.E. & Bradway, B.M. 1981. A handbook.for small businessowners: strategic planning and colllrol techniq11a for profil. Englewood Cliffs, NJ.: Prentice-Hall. 422 p. Scott Morton, M .S. 1983. State of the art of research in management support systems. Boston: Harvud Business School. 15 p. (Research paper: 75th anniversary colloquium series, Division of Research).