Gestão da logística numa Unidade de Saúde Familiar
Abstract
A qualidade dos cuidados de saúde é muitas vezes condicionada por ruturas de material causadas pela parca gestão de materiais. A crescente exigência global que as unidades de saúde têm vindo a sofrer, exacerbada pela pandemia por SARS-COV-2, evidenciou a necessidade de um sistema de gestão de stocks eficiente para prevenir as ruturas de materiais que prejudicam os utentes. Este projeto, realizado na Unidade de Saúde Familiar (USF) de Mesão Frio, pretendeu colmatar as carências na gestão de materiais identificadas nessa valência, implementando propostas de melhoria definidas após análise dos procedimentos atuais de gestão de stocks. Propõe-se desenvolver soluções que incluam as principais partes interessadas e tendo como objetivos melhorar a eficiência do sistema de gestão e a prestação de serviços aos utentes, contribuir para a diminuição do trabalho desnecessário e do transtorno provocado aos utentes com os reagendamentos dos tratamentos devido à falta de material, assim como, diminuir o número de pedidos extraordinários realizados por falhas nas encomendas mensais. Numa primeira fase, foi realizada a observação direta dos procedimentos e análise dos relatórios de pedidos extraordinários. Numa segunda fase, foi iniciada a implementação das propostas de melhoria, no período decorrido entre os meses de março a julho de 2022, começando com o pedido de acesso para todas as enfermeiras ao aplicativo informático de logística e faturação, agendamento da recolha dos contracetivos orais, definição de um documento para registo de consumos e reorganização da sala de material que incluiu a correta atribuição dos níveis de materiais enviados e uma atribuição de um horário para armazenar o material na sala. Este projeto superou as contingências típicas de uma mudança no sistema de gestão. Com a ajuda e o empenho de toda a equipa de enfermagem obtiveram-se resultados positivos como a diminuição do trabalho desnecessário, a redução do número de pedidos extraordinários por ruturas de material e por conseguinte a melhoria nos cuidados gerais prestados aos utentes da USF, em especial às utentes mais vulneráveis.
Full text
UMinho | 2022 setembro de 2022 Gestão da Logística numa Unidade de Saúde Familiar Maria Inês Vale Lima Figueiredo Gestão da Logística numa Unidade de Saúde Familiar Maria Inês Vale Lima Figueiredo
Maria Inês Vale Lima Figueiredo Gestão da Logística numa Unidade de Saúde Familiar Trabalho de Projeto Mestrado em Gestão de Unidades de Saúde Trabalho efetuado sob a orientação de Professora Doutora Nazaré Rego setembro de 2022
iv DIREITOS DE AUTOR E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO TRABALHO POR TERCEIROS Este é um trabalho académico que pode ser utilizado por terceiros desde que respeitadas as regras e boas práticas internacionalmente aceites, no que concerne aos direitos de autor e direitos conexos. Assim, o presente trabalho pode ser utilizado nos termos previstos na licença abaixo indicada. Caso o utilizador necessite de permissão para poder fazer um uso do trabalho em condições não previstas no licenciamento indicado, deverá contactar o autor, através do RepositóriUM da Universidade do Minho. Licença concedida aos utilizadores deste trabalho Atribuição-NãoComercial-SemDerivações CC BY-NC-ND https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/
v AGRADECIMENTOS Pretendo aqui deixar os meus sinceros agradecimentos aqueles que contribuíram para a concretização desta etapa. Os meus primeiros agradecimentos vão para todos os profissionais da USF de Mesão Frio que tornaram este projeto possível, assim como a Professora Orientadora, Profª Nazaré Rego, pela sua colaboração e ajuda ao longo deste período de trabalho. Deixo aqui também a minha palavra de agradecimento à minha mãe, avó e ao Ricardo pela motivação, compreensão e ajuda tão necessária nesta fase. À minha filha Eva que me acompanhou em todo este processo, espero que um dia compreendas que com determinação tudo se conquista.
vii DECLARAÇÃO DE INTEGRIDADE Declaro ter atuado com integridade na elaboração do presente trabalho académico e confirmo que não recorri à prática de plágio nem a qualquer forma de utilização indevida ou falsificação de informações ou resultados em nenhuma das etapas conducente à sua elaboração. Conheço e foi respeitado o Código de Conduta Ética da Universidade do Minho.
viii Gestão da logística numa Unidade de Saúde Familiar RESUMO A qualidade dos cuidados de saúde é muitas vezes condicionada por ruturas de material causadas pela parca gestão de materiais. A crescente exigência global que as unidades de saúde têm vindo a sofrer, exacerbada pela pandemia por SARS-COV-2, evidenciou a necessidade de um sistema de gestão de stocks eficiente para prevenir as ruturas de materiais que prejudicam os utentes. Este projeto, realizado na Unidade de Saúde Familiar (USF) de Mesão Frio, pretendeu colmatar as carências na gestão de materiais identificadas nessa valência, implementando propostas de melhoria definidas após análise dos procedimentos atuais de gestão de stocks . Propõe-se desenvolver soluções que incluam as principais partes interessadas e tendo como objetivos melhorar a eficiência do sistema de gestão e a prestação de serviços aos utentes, contribuir para a diminuição do trabalho desnecessário e do transtorno provocado aos utentes com os reagendamentos dos tratamentos devido à falta de material, assim como, diminuir o número de pedidos extraordinários realizados por falhas nas encomendas mensais. Numa primeira fase, foi realizada a observação direta dos procedimentos e análise dos relatórios de pedidos extraordinários. Numa segunda fase, foi iniciada a implementação das propostas de melhoria, no período decorrido entre os meses de março a julho de 2022, começando com o pedido de acesso para todas as enfermeiras ao aplicativo informático de logística e faturação, agendamento da recolha dos contracetivos orais, definição de um documento para registo de consumos e reorganização da sala de material que incluiu a correta atribuição dos níveis de materiais enviados e uma atribuição de um horário para armazenar o material na sala. Este projeto superou as contingências típicas de uma mudança no sistema de gestão. Com a ajuda e o empenho de toda a equipa de enfermagem obtiveram-se resultados positivos como a diminuição do trabalho desnecessário, a redução do número de pedidos extraordinários por ruturas de material e por conseguinte a melhoria nos cuidados gerais prestados aos utentes da USF, em especial às utentes mais vulneráveis. Palavras Chave: Cuidados de saúde primários, Gestão de inventários, Logística, Unidade de Saúde Familiar
ix Logistics management in a primary health care centre ABSTRACT The quality of health care is often conditioned by material disruptions caused by poor material management. The growing global demand that health care services have been suffering, exacerbated by the SARS-COV-2 pandemic, has highlighted the need for an efficient stock management system to prevent material breakages that harm users. This project, conducted at the family healthcare Unit of Mesão Frio, aims to overcome the shortcomings in the management of materials identified in this facility, implementing proposals for improvement defined after analyzing the current procedures for stock management. It was planned to develop solutions that include the main stakeholders and aiming to improve the efficiency of the management system and the services provided to users, thus contributing to the reduction of unnecessary work and the inconvenience caused to users with the rescheduling of treatments due to lack of material, as well as reducing the number of extraordinary orders made due to stockouts and failures in monthly orders. In a first phase, direct observation of the procedures and analysis of reports of extraordinary requests were carried out. In a second phase, the implementation of the proposed improvement measures began, in the period between March and July 2022, starting with the request for access to the logistics and billing informatic system for all nurses, the scheduling the oral contraceptives picking, and the definition of a document to register expenditure and reorganization of the storage room, which included the correct assignment of the quantities shipped by order and an attribution of a schedule time to store the material in the storage room. This project overcame the typical adversities encountered with a change in the management system. With the help and commitment of the entire nursing team, positive results were obtained, such as the reduction of unnecessary work, the reduction of the number of extraordinary requests due to material ruptures and, therefore, the improvement in the general care provided to the healthcare users, especially the most vulnerable ones. Keywords: Inventory management, Logistics, Primary care centre, Primary Health Care
xvii LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E ACRÓNIMOS ACES – Agrupamento de Centros de Saúde ARS – Administração Regional de saúde DIU – Dispositivo intra-uterino PNV - Plano Nacional de Vacinação UAG - Unidade de Apoio à Gestão USF – Unidade de Saúde Familiar
1 1 INTRODUÇÃO O setor da Saúde tem vindo a atravessar grandes mudanças, desde o início da pandemia por SARS-COV-2, muito devido à anterior igual necessidade de reduzir os custos sem condicionar a qualidade dos cuidados prestados aos utentes, mas também devido à emergente necessidade de sistemas e equipas capacitadas para a gestão do material utilizado em quantidades massivas e cuja rutura condiciona gravemente o funcionamento dos serviços. A gestão de inventários de material não constitui um processo isolado na organização das Unidades de Saúde Familiar. Nestas unidades, a gestão do material clínico é integrada na organização global e, em caso de falhas ou erros, pode bloquear a ação dos profissionais. Nas USF é assim necessário um sistema de gestão eficiente e sustentado por uma cadeia de abastecimento eficaz para tornar possível a redução de custos garantindo simultaneamente o aprovisionamento do material clínico. Neste contexto, a gestão de materiais torna-se uma parte essencial da gestão da cadeia de abastecimento, uma vez que o material armazenado representa parte considerável dos custos em saúde. A progressiva exigência com que os serviços de saúde se deparam desde março de 2020 aumentou os encargos nos circuitos, transporte, armazenamento e distribuição de material, consequentemente, há necessidade de uma melhor gestão pelas unidades de cuidados de saúde. 1.1 Motivações Este projeto foi realizado na USF de Mesão Frio pertencente ao Agrupamento de Centros de Saúde (ACES) Douro I - Marão e Douro Norte. Após dois anos ao serviço desta USF verificaram-se potenciais melhorias nesta unidade no que respeita à gestão dos materiais, tais como: i) o acesso à aplicação de logística e faturação para realizar os pedidos de material e atualizar o stock estar somente permitido a uma enfermeira da equipa; ii) a recolha dos contracetivos orais separadamente das consultas de planeamento familiar; iii) a ausência de uma folha de registo de entradas e saídas de material da sala de armazenamento interno; iv) o respetivo armazenamento interno da unidade de saúde estar desorganizado na sua disposição . Estas dificuldades, associadas à carência de métodos de gestão, motivaram a realização deste trabalho suscitando o interesse em investigar os procedimentos atualmente implementados,
2 confrontando-os com as soluções recomendadas pela teoria da Gestão para identificar melhorias nesses mesmos procedimentos. A melhoria da gestão dos stocks de materiais levará também a uma diminuição do stress dos profissionais de saúde na ocorrência de ruturas de stock e, consequentemente, a uma melhoraria dos cuidados prestados. 1.2 Objetivos e questões da investigação Identificados alguns problemas da gestão de materiais da USF de Mesão Frio, abordados mais detalhadamente no capítulo 4, os objetivos deste projeto são: - analisar os procedimentos atuais da gestão de materiais na USF, de forma a identificar oportunidades de melhoria dos mesmos; - desenvolver soluções que permitam colmatar as falhas de gestão identificadas, envolvendo as principais partes interessadas e tendo como objetivo melhorar a eficiência do sistema de gestão de materiais e a prestação de serviços aos utentes; as soluções a adotar devem permitir obter informação fidedigna sobre as quantidades existentes, datas de validade, preço do material e outras informações relevantes; - contribuir para a diminuição do trabalho desnecessário, do stress dos enfermeiros envolvidos na gestão de materiais e do transtorno provocado aos utentes com os reagendamentos dos tratamentos devido à falta de material; - diminuir o número de pedidos extraordinários realizados; - implementação e avaliação das soluções estudadas para poderem ser expostas, partilhadas e adotadas por outras unidades onde sejam igualmente adequadas. 1.3 Estratégia da investigação Este projeto foi iniciado com um estudo aprofundado sobre gestão de stocks de material para ser desenvolvido na USF Mesão Frio sendo implementada uma metodologia investigação-ação. Explorando a problemática da carência de gestão em stocks de material e respondendo às questões: i) qual o material em falta?, ii) quanto encomendar?, iii) quando encomendar?; pretende-se, com este trabalho, melhorar a gestão de stocks de materiais na USF e por conseguinte a prestação de cuidados aos utentes.
3 Como Elliott (2005) aponta, o processo de pesquisa começa com uma ideia geral cujo objetivo é melhorar ou alterar algum aspeto problemático da prática profissional. Identificado e diagnosticado o problema, é então proposta a hipótese de ação ou ação estratégica. Na Figura 1, está representado um breve resumo do processo de pesquisa que será seguido neste projeto. Figura 1 - Processo de pesquisa deste projeto Identificação do problema •Carência de métodos de gestão interna; •Ruturas de material; •Aumento da carga de trabalho do enfermeiro responsável; •Stress para os enfermeiros e utentes. Diagnóstico •Inexistência de métodos eficazes para gerir o inventário de forma a saber o que encomendar, quando e quanto; •inexistencia de registo do material utilizado; •Falha nas encomendas; •Falha nos agendamentos das consultas de planeamento. Hipótese de ação •Dotar todas as enfermeiras de acesso ao aplicativo e assegurar formação para tal; •Realizar a análise e classificação do material utilizado; •Definir um documento para gestão de stocks; •Reorganização da sala do material; •Agendamento da recolha dos contracetivos orais.
4 1.4 Estrutura Este documento encontra-se dividido em sete capítulos: - o primeiro, esta introdução, apresenta o tema do projeto, as motivações da investigação, objetivos e questões da investigação, e um pequeno resumo da estratégia de investigação; - no segundo capítulo, faz-se uma revisão da literatura de forma a clarificar alguns conceitos importantes para o desenrolar do trabalho; - no terceiro, identificam-se os métodos e instrumentos de recolha de dados usados no desenvolvimento o projeto; - o quarto capítulo expõe o diagnóstico da situação atual da gestão de materiais na USF; - o quinto apresenta as propostas de melhoria dos problemas encontrados; - no sexto capítulo, discutem-se os resultados do trabalho efetuado; e - no último capítulo, apresentam-se as principais conclusões do projeto, as limitações do trabalho efetuado e algumas sugestões para trabalho futuro.
5 2 REVISÃO DA LITERATURA Nesta revisão da literatura serão apresentadas as definições de alguns conceitos importantes para o entendimento deste projeto. Esses conceitos são: stock , classificação ABC, gestão de stocks , custo de gestão de stocks e modelos de gestão de stocks . 2.1 Definição de stock De acordo com Reis (2008), o stock ou inventário é o conjunto de unidades de cada artigo que constitui determinada reserva aguardando satisfazer uma futura necessidade de consumo. Existem dois tipos básicos de stocks , o operacional e o de segurança : - o stock operacional é o conjunto de todos os artigos consumidos de forma mais ao menos regular, que por sua vez, se pode subdividir em: stock ativo que permite a satisfação das necessidades correntes; e o stock de reserva que permite a satisfação das necessidades diferidas; - O stock de segurança é o conjunto de material que faz face aos imprevistos, servindo para prevenção de ruturas de material, nomeadamente, das consequências de eventuais excessos de consumo em relação aos previstos, aumentos de prazos de entrega em relação aos estabelecidos em concurso, ou outros. Na classificação de Reis (2008), existem ainda o stock global - a soma do stock normal e do stock de segurança e, por último, o stock afetado tratando-se de material destinado especificamente a uma necessidade. 2.2 Classificação ABC A classificação ABC é um instrumento que permite identificar os itens que justificam mais atenção e um controlo mais rigoroso na sua gestão. Obtém-se a classificação ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa (Dias, 2010). Verifica-se que, uma vez obtida essa sequência dos itens com a sua classificação ABC, resulta imediatamente uma preferência na aplicação das técnicas de gestão administrativa conforme a importância desses itens (Dias, 2010).
6 Segundo Dias (2010) após os itens terem sido ordenados pela sua importância relativa, as três classes podem ser abordadas de diferentes formas: - O material pertencente à classe A necessita de um controlo mais frequente, cálculo cuidadoso de quantidade, data de validade, reposição e o menor stock de segurança possível; - Na classe B colocam-se os produtos que não necessitam de um controlo tão frequente, por não serem tão utilizados como os da classe A e/ou terem data de validade mais alargada; - Na classe C encontram-se os itens pertencentes ao stock que necessitam de menos atenção por parte dos gestores tratando-se de material menos utilizado e que pode ter um maior stock de segurança. Em geral, são colocados na classe A aproximadamente 20% dos itens que correspondem a 80% do valor do uso. Cerca de 30% dos itens que correspondem a aproximadamente 15% do valor do uso são colocados na classe B. Aproximadamente 50% dos itens que correspondem a 5% do valor do uso são colocados na classe C. Estas percentagens podem variar de acordo com os artigos armazenados ou outros critérios de gestão de stocks (Dias, 2010). Em resumo, a classificação ABC ajuda a determinar o que é necessário adquirir, garantindo a regularidade do abastecimento numa relação com o seu custo e reduzindo os desperdícios. Neste projeto vai ser implementada a classificação dos produtos utilizados na USF para uma melhor gestão do stock , Apêndice I – Análise ABC. 2.3 Gestão de stocks O objetivo primário da estratégia de gestão de stocks é obter o nível de serviço necessário para o utente com o mínimo custo de investimento em stocks (Bowersox et al., 2014) . Segundo Choudhury et al.(2004), o objetivo da gestão de stocks é encontrar o equilíbrio entre a minimização dos custos e a maximização do nível de serviço ao utente, estando os stocks disponíveis quando necessários, traduzindo-se numa gestão económica de stocks . A gestão económica de stocks define-se como um conjunto de operações que permite, após a evolução dos registos dos valores de stocks que se tenham verificado na instituição ou empresa, tomar decisões de quanto e quando encomendar com a finalidade de conseguir a melhor qualidade de serviço ao mínimo custo (Reis, 2008).
7 Conforme Barbieri e Machline (2017) a administração de material é composta por algumas atividades da logística como a seleção de materiais e fornecedores, compras, recebimentos, gestão de stocks , armazenagem, distribuição e entrega dos produtos aos utentes. A gestão de stocks compreende um conjunto articulado de informações processadas capazes de garantir o fornecimento de materiais necessários ao atendimento da procura, com o mínimo custo possível, incluindo informações sobre os artigos que devem estar em stock , a procura prevista, a classificação desses artigos, a rotatividade desejada e as metas de redução dos níveis de stock (Barbieri & Machline, 2017). A gestão de stocks permite, portanto, reduzir custos através de práticas adequadas sem perder a qualidade do serviço. De acordo com Carvalho e Ramos (2016), os stocks fazem parte de um elevado investimento nas unidades de saúde e a gestão eficaz dos mesmos pode trazer benefícios económicos significativos para estas instituições. Em Dias (2010), quanto maior o investimento em stocks maior será o comprometimento e a responsabilidade do departamento. Esta responsabilidade sobre os stocks deve ficar num único departamento e os outros ficam livres para se dedicarem à sua função original (Dias, 2010). Posto isto, verifica-se que a USF já cumpre esta responsabilidade da gestão de stocks recair num só departamento: a equipa de enfermagem. A gestão de stocks não deve ter como única preocupação o fluxo diário de entrada e saída de materiais mas deve adotar uma metodologia que permita identificar materiais que justifiquem atenção, tratamento diferenciado e adequado quanto à sua gestão (Dias, 2010). Também a nova metodologia aplicada ao longo destes meses de estudo identificou na classificação ABC os itens que justificavam atenção e tratamento diferenciado. 2.4 Custos da gestão de stocks Os custos são parte fundamental do processo de seleção do material comprado para os centros de saúde, tal como devem ser considerados no consumo diário de material em cada unidade. Sem descurar a qualidade dos cuidados prestados, deve ser analisado o custo dos tratamentos ponderando as possibilidades de redução de gastos nos materiais. O excesso de stocks pode compensar falhas existentes no sistema base de gestão mas acabará por resultar num custo mais elevado (Dias, 2010). Tal ocorre porque os materiais com um curto prazo de validade ficam acumulados nas prateleiras sem utilização e assim perecendo, o que deve ser evitado.
14 relatórios de encomendas dos anos 2020 e 2021, análise dos relatórios de pedidos extraordinários dos anos 2020 e 2021, assim como de janeiro a agosto de 2022. A partir do relatório de stocks de materiais de 2021, documento que contém os dados das quantidades encomendadas e o custo unitário, foram também recolhidos dados quantitativos referentes ao stock de materiais presentes na USF para a sua organização na classificação ABC (ver secção 4.5). Foram também recolhidas informações relacionadas com o número de encomendas realizadas em cada mês e durante um ano, no período de 1 de janeiro de 2021 até 31 de dezembro de 2021, o tipo de artigos encomendados e em que quantidade. Todos estes dados foram extraídos da aplicação de logística e faturação utilizada pelos centros de saúde. A fim de entender as principais causas e consequências da rutura de material na unidade, foi recolhida informação através de grupos de focus com os médicos e enfermeiros da USF de Mesão Frio, com o intuito de obter sugestões sobre como efetuar uma mudança no sistema de gestão interno, assim como de compilar propostas de melhoria na gestão do material da USF. Foi realizada a moderação de sete grupos de focus entre setembro de 2021 e julho de 2022. Para que a terminologia usada neste relatório se adapte à que foi utilizada na USF com os profissionais, os grupos de focus serão designados por ‘reuniões’. Foi efetuada gravação áudio, com autorização dos participantes, para assegurar o rigor da informação recolhida. Nem todos os membros da equipa médica ou da equipa de enfermagem participaram em todas as reuniões. Ainda assim, era facilmente verificada a continuidade dos assuntos debatidos de reunião para reunião. Na Tabela 1, apresentam-se as datas e duração de cada sessão, assim como os temas debatidos e os participantes. Tabela 1 - Reuniões realizadas na USF Nº de Reunião Data e duração Assuntos debatidos Participantes 1 20 setembro 2021 2h Opiniões sobre a gestão de material na USF Mesão Frio; Interferências da rutura de material com os cuidados prestados; Stress/nervosismo associado à rutura de material. Médica A; Médica B; Enfa. A; Enfa. B; Enfa. C; Enfa. D. 2 1 de fevereiro de 2022 2h Reorganização da sala de material; Sugestões sobre a futura implementação de um documento para gestão de entradas e saídas de material na sala de armazenagem. Enfa. A; Enfa. B; Enfa. C;
15 Nº de Reunião Data e duração Assuntos debatidos Participantes Enfa. D. 3 1 de março de 2022 1h Inicio do agendamento da recolha do método contracetivo separado da consulta de planeamento; Pedido de acesso ao aplicativo de logística e faturação. Enfa. A; Enfa. B; Enfa. C; Enfa. D. 4 4 de abril de 2022 2,5h Apresentação à equipa o modelo final para gestão de stocks e início da sua implementação ; Formação sobre o aplicativo de logística e faturação. Enfa. A; Enfa. B; Enfa. C; Enfa. D. 5 9 de maio de 2022 1h Dificuldades encontradas no primeiro mês de implementação; Sugestões. Enfa. A; Enfa. B; Enfa. D. 6 6 de junho de 2022 1h Dificuldades encontradas em dois meses de implementação; Reporte do agendamento das recolhas dos contracetivos orais com três meses de implementação. Enfa. B; Enfa. C; Enfa. D. 7 4 de julho de 2022 2,5h Opiniões sobre benefícios deste projeto na gestão interna da USF; Propostas de medidas futuras. Enfa. A; Enfa. B; Enfa. C; Enfa. D. 3.3 Análise de dados Os dados recolhidos durante a observação direta dos procedimentos de gestão efetuados pela enfermeira responsável foram analisados de forma a ter uma correta perceção do trabalho realizado por esta profissional e assim poder formular as propostas de simplificação e melhoria da gestão de materiais. De acordo com a análise efetuada ao relatório de stocks de materiais de 2021, foi possível realizar a classificação ABC do inventário presente na USF Mesão Frio e obter o respetivo valor de uso de cada artigo, a percentagem individual de uso e a percentagem de uso acumulada. Foi também possível dividir os artigos em classes e obter a proporção de uso e a proporção de valor de cada classe, para determinar a ação a implementar e se o controlo deverá ser mais ou menos rígido.
16 A análise dos pedidos extraordinários nos diferentes anos de 2020, 2021 e 2022 foi essencial para determinar a aplicabilidade das propostas de melhoria implementadas e avaliar a forma como estas diminuíram os pedidos extraordinários. As reuniões com os profissionais foram gravadas em registo áudio e, posteriormente, transcritas. A informação recolhida foi tratada, sendo o tratamento qualitativo efetuado de forma agregada pelos temas definidos. Os assuntos debatidos em cada reunião foram definidos a priori , como descrito na Tabela 1, e as transcrições foram agregadas por temas. 3.4 Questões éticas No que respeita a questões éticas apenas se salientam duas ações procedimentais ao longo do projeto: o pedido de autorização para este estudo ao ACES e o consentimento informado para realizar as reuniões com os profissionais da USF. Antes do início deste projeto, foi efetuado um pedido de autorização ao Diretor Executivo do ACES Douro I - Marão e Douro Norte, em agosto de 2021, a fim de ser aprovado o estudo e investigação na USF Mesão Frio. Ainda durante esse mês, o projeto recebeu a aprovação. Para realizar as reuniões com os profissionais de saúde, os participantes assinaram um consentimento informado presente no Apêndice II – Consentimento informado das reuniões, no qual, entre outros, reconhecem os objetivos da investigação e aceitam a gravação de áudio da reunião.
17 4 DIAGNÓSTICO Neste capítulo, realiza-se uma breve descrição das instalações, da equipa e dos utentes da USF Mesão Frio. É explicado como é realizada a gestão de materiais e identificam-se adversidades relativas à carência de métodos de gestão mais eficazes. São também descritos os processos de encomenda e receção de material, para melhor se entender como são realizados esses mesmos pedidos e como se rececionam. Por fim, é apresentada a classificação ABC dos artigos utilizados e é feita uma análise mais detalhada de alguns materiais com maior utilização. 4.1 Caraterização da USF Mesão Frio A USF de Mesão Frio é uma unidade de cuidados de saúde primários modelo A, criada em 2019. Existem dois modelos de USF: modelo A e modelo B. O modelo A é sempre o modelo inicial de uma qualquer USF. Posteriormente, essa USF pode evoluir para modelo B, se forem atingidos certos requisitos de menção impertinente. A USF Mesão Frio enquadra-se na ARS Norte, pertencendo ao ACES Douro I - Marão e Douro Norte. Localiza-se na Vila Jusã, concelho de Mesão Frio, distrito de Vila Real e funciona de segunda-feira a sexta-feira, das 09:00 às 18:00 horas. A missão da USF de Mesão Frio é prestar cuidados de saúde personalizados, globais, equitativos e de qualidade, promovendo a participação e autonomia dos cidadãos a quem presta esses cuidados e o desenvolvimento profissional e pessoal dos seus funcionários, para melhorar o bem-estar e a qualidade de vida de todos (SNS, 2022). A USF de Mesão Frio tem como visão a construção de uma unidade de excelência, capaz de utilizar os recursos disponíveis eficientemente, garantindo em toda a região serviços com padrões de qualidade técnico-profissional e diferenciação, proporcionando mais e melhor saúde, confiança e satisfação (SNS, 2022). Os valores que servem de linha de orientação à atividade desenvolvida pela USF são a Qualidade, a Motivação, a Dedicação, o Profissionalismo, a Ética, o Rigor e a Cortesia (SNS, 2022). A USF de Mesão Frio é constituída, atualmente, pelo edifício original do ano de 1993 e um acrescento, inaugurado no ano de 2008, interligados entre si. No edifício mais antigo, encontram-se localizadas: - a Unidade de Apoio à Gestão (UAG), constituída pela interlocutora, duas secretárias e quatro assistentes operacionais;
18 - o gabinete da interlocutora da UAG; - o gabinete da médica dentista, que realiza consultas gratuitas aos utentes indicados pelos respetivos médicos de família; - o gabinete de informática, que, atualmente, se encontra desocupado; - o gabinete do delegado de saúde, que também se encontra desocupado; - a sala de reuniões; - a copa; - três gabinetes de enfermagem; - um gabinete médico; - a sala de saúde infantil; - o gabinete utilizado pela psicóloga e pela nutricionista, que intercalam o horário das consultas para não coincidirem nesse espaço comum. No edifício mais recente, encontram-se: - dois gabinetes médicos; - um gabinete de enfermagem; - a secretaria; - um gabinete para realização de citologias. A zona que interliga o edifício original e o edifício novo é constituída por: - sala de saúde materna: uma antiga sala de aulas de preparação para o parto que, desde o início da pandemia, foi alterada para sala de vacinação; - balneário; - lavandaria; - sala do material que é utilizada como armazém interno da unidade. Atualmente, a USF de Mesão Frio é coordenada pela médica Soraia Fernandes. O Conselho Técnico é constituído pela enfermeira Janete Ferreira, pelo secretário clínico António Fonseca e pela médica Tânia Martins. A equipa da USF é constituída por três médicos, quatro enfermeiras e três secretários clínicos. A USF presta cuidados aos 4613 utentes inscritos até à data: 2393 mulheres e 2220 homens, com 36.9% de idosos e 15.3% de jovens (SNS, 2022). Todos os utentes inscritos têm médico de família e enfermeiro de família.
19 4.2 Gestão de materiais na USF Mesão Frio Na USF de Mesão Frio é a enfermeira, responsável pela gestão, que controla o inventário de materiais, regista os consumos e faz a requisição de material quando observa algum artigo em fim de stock. Apenas a equipa de enfermagem tem acesso ao armazém interno da USF e retira o material necessário. Os stocks presentes nesta USF são agrupados em três grandes grupos: fármacos, material de consumo clínico, material administrativo. Os fármacos e o material de consumo clínico são os dois grupos de material presentes no armazém interno da USF; o material administrativo está armazenado noutra sala da USF, sob a responsabilidade de profissionais da área do secretariado. Por mês, é realizada apenas uma encomenda de material. Essa encomenda mensal ocorre nos últimos dias do mês e o transporte, desde um dos armazéns centrais até à USF onde é feita a receção do material, ocorre no início do mês seguinte. A definição desta periodicidade não está no âmbito do poder de decisão da USF, sendo esta, para efeitos deste projeto, uma variável não controlável. Na Figura 3, podemos ver uma esquematização do trajeto das carrinhas que transportam o material desde um dos dois armazéns centrais, localizados em Vila Real e na Maia, que habitualmente servem esta USF. Figura 3 - Circuito do transporte de materiais Anteriormente à realização deste projeto, não era aplicado qualquer método sistemático para o controlo do inventário. A enfermeira responsável, salvo alerta prévio de outra enfermeira quanto à rotura de stock de um determinado material, verificava visualmente o stock sensivelmente ao meio do respetivo mês, fazendo a encomenda de material baseada no que teria percecionado estar em falta na sala de armazenamento. Por vezes, um determinado produto entrava em rutura antes de uma enfermeira percecionar esse facto, ou então, não atempadamente ao controlo mensal que permitisse que a encomenda fosse realizada e entregue sem evitar a falha.
20 Em caso de rutura de um artigo que seja percecionada apenas no momento da sua necessidade imediata, é realizado um pedido extraordinário, ou, um pedido de empréstimo a outra unidade até que seja reposto o stock . Um pedido extraordinário é uma encomenda dos materiais que entraram em rutura. O transporte é realizado em poucos dias. Por vezes, é realizado um transporte desde o armazém central até à USF para entregar uma caixa de bisturis, por exemplo - um acentuado desperdício de recursos que deveria ser evitado. Nos anos de 2020 e 2021 foram efetuados, respetivamente, 81 e 84 pedidos extraordinários, de acordo com os dados retirados do aplicativo de logística e faturação. A verificação de um dos objetivos deste trabalho de análise e melhoria do sistema de gestão interna é observada comparando se, após as melhorias implementadas, os pedidos extraordinários diminuem ao longo de 2022. A ocorrência de ruturas de material inesperadas são um fator de risco, causando falhas nos cuidados aos utentes e acarretando stress e trabalho adicional para os profissionais envolvidos. A rutura de material é um evento recorrente na USF por vários motivos, entre eles, por não ser registado o uso de determinado artigo. Assim, o enfermeiro responsável pela gestão não tem conhecimento do stock desse mesmo artigo e, consequentemente, não efetua o pedido de reposição com a antecedência necessária se realizar a entrega atempada. A inexistência de métodos específicos para o controlo de material armazenado na USF, assim como para percecionar qual o material mais utilizado, acarreta diversos problemas. Como referido anteriormente, a enfermeira responsável por efetuar o pedido não tem conhecimento da quantidade de material armazenado nem do material que está a ser gasto com mais intensidade num determinado período e o facto de ter de realizar vistorias frequentes à sala de material para contabilizar os produtos origina uma carga de trabalho adicional desnecessário. Também causam apoquentação dos utentes quando o tratamento agendado é cancelado por falta do material necessário. Por outro lado, a existência de ruturas e dos pedidos de entregas urgentes acarretam custos que podem ser evitados. 4.3 Processo de pedido do material Para registar os consumos internos, realizar os pedidos de material com periodicidade mensal, os pedidos de material extraordinário e visualizar o material esgotado no armazém central, entre outras operações, é utilizada uma aplicação fornecida pela ARS e apenas acessível via computadores da USF, designada por Intranet Logística e Faturação. Nesta aplicação é possível registar os consumos dos artigos, ato que na linguagem corrente é designado pela expressão ‘dar baixa’. Esta operação pode gerar
21 automaticamente um pedido de material ao armazém central e a respetiva entrega mensal. Se não for registado o consumo de material, não se gera a sua encomenda. Consequentemente, o material, por vezes essencial, não é entregue no início de cada mês. Apenas a enfermeira responsável pelo controlo dos materiais tem acesso a esta aplicação, o que dificulta a correta gestão e registo dos consumos quando essa enfermeira não está ao serviço. Esta será uma das propostas de melhoria a implementar, tratada no subcapítulo 5.1. Para realizar o procedimento de registo de consumos, no separador para registo de movimentos, por cada artigo a dar baixa, é necessária introdução da referência do artigo em questão e, automaticamente, surge uma designação desse produto. Na mesma linha e no espaço referente ao stock visualiza-se esse stock atualizado que, enquanto não ocorrer qualquer consumo, corresponde à quantidade recebida na última encomenda somada à quantidade restante do mês anterior. O espaço referente à quantidade é a única célula que pode ser alterada, sendo assim o local onde é espoletado um acerto numérico do stock através do débito correspondente à quantidade consumida. Na encomenda seguinte desse material será pedida a diferença calculada entre um stock máximo pré-definido para cada produto e o stock existente, com algumas exceções que serão abordadas posteriormente. Na Tabela 2, verifica-se o exemplo de um produto em que o stock atual é 5 FRAS (cinco unidades de frascos) e não foi registado nenhum consumo o qual seria visível na célula ‘Quantidade’, que apresenta o valor 0 FRAS. Tabela 2 - Registo do consumo de material Quando é necessário um material inexistente no stock porque foi consumido por completo antes do momento da reposição, ou então porque é necessário um material específico que não é habitualmente utilizado, são efetuados pedidos extraordinários. Estes pedidos são realizados noutro separador específico para o efeito, na mesma aplicação. O procedimento é idêntico ao anterior: é introduzida a referência do item e, na mesma linha, a quantidade necessária. Nestas circunstâncias, pode advir o problema de adiamentos de determinados tratamentos devido aos atrasos nas entregas, atrasos que são impactantes se o tratamento simplesmente aguarda essa entrega de material para ocorrer. Ao registar os consumos ou efetuar pedidos extraordinários, há artigos que surgem sinalizados a vermelho. Isto significa que, nesse instante, há o risco desses artigos não serem entregues no período de tempo habitual devido a rutura no armazém central. No aplicativo, é possível visualizar noutro separador: os materiais disponíveis, os materiais com poucas unidades e os materiais esgotados no
22 armazém central. Estas informações são visíveis através de uma identificação com as cores verde, amarelo e vermelho respetivamente, como se exemplifica na Tabela 3. Tabela 3 - Disponibilidade dos diferentes materiais no armazém central No caso de algum artigo estar marcado com a cor amarela, ou seja, com poucas unidades no armazém central, não será enviada a quantidade calculada mas sim uma quantidade menor que depende de uma análise e decisão do gestor do armazém central, mediante aquilo que o próprio considere adequado às circunstâncias. Se o artigo estiver marcado com a cor vermelha, não será entregue até que exista possibilidade para tal. Este último cenário ocorre com alguma frequência, embora não existam dados quantitativos referentes ao número de vezes em que não foram entregues os materiais pedidos. Nestes casos, não controláveis pela USF, é necessário aguardar que os artigos estejam novamente disponíveis conforme informação visível na aplicação informática e seguidamente fazer o pedido extraordinário do material necessário para assegurar os cuidados de saúde. 4.4 Processo de receção do material O momento de chegada da viatura de transporte com a entrega da encomenda mensal de material está pré-estabelecido o que permite saber quando será recebido o material, consultando o aplicativo informático de logística no separador planeamento de rotas . Na Tabela 4, podemos ver os dias programados para entrega de material nos meses de julho, agosto e setembro de 2022. Habitualmente, a entrega ocorre no primeiro dia útil do mês.
23 Tabela 4 - Datas das entregas de material na USF O material chega à USF numa viatura proveniente do armazém central de Vila Real ou da Maia. O respetivo motorista entrega uma guia de transporte e coloca as embalagens de material junto à porta da sala do material. Posteriormente, compete às enfermeiras a organização e disposição do material na sala que serve de armazém interno. Esta tarefa decorre em cerca de duas horas, tempo dependente da quantidade de material. O processo de organização do material rececionado, recolha dos caixotes para colocação nas prateleiras da sala de material, é tipicamente realizado no tempo livre do horário de trabalho de algumas das enfermeiras. Este facto pode forçar com que o material fique algum tempo à porta da sala de material, caso não haja disponibilidade de horário para esta tarefa. Uma das propostas que foi posta em prática na USF consiste em reservar duas horas na agenda das enfermeiras, nos dias seguintes à receção da encomenda mensal, para que exista um período definido em horário para a organização dos artigos no armazém interno. Esta proposta é tratada na secção 5.4.2. A sala de material possui estantes em toda a extensão de cada uma das duas paredes laterais, relativamente à porta de entrada, e uma secretária ao fundo. O material rececionado em cada encomenda mensal é, geralmente, superior ao espaço existente nas estantes. Portanto, colocam-se nas estantes os itens possíveis e o restante permanece nos caixotes à entrada da sala. Outra das propostas analisadas na secção 5.4.1 é a diminuição dos níveis de stock de alguns materiais, para evitar as situações em que o material recebido é superior ao espaço no interior da sala. No final de junho de 2022, no âmbito de uma diretiva de desmaterialização de processos, foi alterado o procedimento relativo às guias de transporte que acompanham a entrega do material: deixaram de ser usadas as guias de transporte em papel, sendo substituídas por guias de transporte em versão digital disponíveis no aplicativo de logística no dia de chegada da viatura com o material.
30 Figura 6 - Quantidade de vacinas contra a meningite B utilizadas em 2021 A vacina contra a meningite C pertence ao PNV há vários anos, no entanto, existe um progressivo declínio na sua utilização. A causa desta queda no uso da vacina contra a meningite C é a sua substituição pela vacina contra a meningite ACWY, uma vacina que abrange mais três estirpes e que é privilegiada pelos pediatras e médicos de família em detrimento da anterior (SNS, 2019). No ano analisado foram utilizadas 180 vacinas, menos 20 do que nos registos de 2020. Apesar destes dados variarem consoante o número de nascimentos de cada ano, também nesta USF as administrações baixaram. Para finalizar esta análise das vacinas armazenadas e administradas pelo Centro de saúde de Mesão Frio, a vacina contra a difteria e tétano teve um custo unitário de 0.63 euros, o menor do grupo de vacinas na classificação, e foi administrada 360 vezes em 2021 tornando-a num item de classe B. Também foi adquirida outra vacina contra a difteria e o tétano de um diferente laboratório com um custo unitário de 3.07 euros e que foi administrada 780 vezes fazendo com que pertença à classe A. Perfezse, então, um total de 1140 vacinas contra a difteria e o tétano administradas em 2021 na USF. Esta vacina é utilizada aos 10 anos, 25 anos, 45 anos e depois dos 65 anos de 10 em 10 anos. Se existir risco de infeção, é administrada uma dose extra em qualquer idade (DGS, 2020). 0 5 10 15 20 25 30 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Quantidade de vacinas contra a meningite B utilizadas em 2021
31 A validade das duas vacinas é a mesma: 3 anos. As condições de conservação são semelhantes às vacinas anteriormente descritas: conservar no frigorífico entre os 2°C e os 8°C e não congelar (Sanofi, 2020). Na Figura 7 seguinte está representada a distribuição das 1140 vacinas administradas ao longo do ano analisado: neste caso, os meses em que houve maior número de vacinas administradas foram julho e dezembro. Figura 7Quantidade de vacinas contra a difteria e tétano utilizadas em 2021 Contracetivos Na classe A estão incluídos também alguns contracetivos. O Dispositivo Intra-Uterino (DIU) levonorgestrel 20mcg/24h, Mirena® é o método contracetivo com mais elevado custo unitário, 97.36 euros, tendo sido utilizados 12 DIU durante o ano tornando-o no método com menor adesão. O DIU é introduzido no útero e aí permanece por um tempo de tratamento até 5 anos. Apenas é efetuada uma encomenda deste método quando há marcação para colocação, portanto, o stock deste item é baixo ou nulo. O método contracetivo Mirena® não necessita de quaisquer precauções especiais de conservação (Bayer, 2020). 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Quantidade de vacinas contra a difteria e tétano utilizadas em 2021
32 O implante (Etonogestrel 68mg) tem o segundo maior custo unitário e foi utilizado 24 vezes. Este dispositivo é introduzido no braço da utente pela médica de família e tem um tempo de tratamento de 3 anos. Também neste caso apenas é efetuada a encomenda quando há marcação para colocação, sendo este outro método do qual o stock no armazém interno é baixo ou nulo e, também neste caso, não têm de ser cumpridas precauções especiais de conservação (Merck Sharp & Dohme, 2020b). Na Figura 8 observa-se a quantidade de DIUs e de implantes colocados na USF Mesão Frio em 2021: os meses de verão, janeiro e dezembro registaram maior número de colocações. Figura 8 - Quantidade de DIUs e implantes colocados em 2021 Quanto aos métodos contracetivos orais, a pílula Etinilestradiol 0,02mg + Gestodeno 0,075mg, Minigeste® é o método mais utilizado pelas utentes perfazendo 18.900 comprimidos, ou seja, 300 caixas por ano. Este método tem a maior quantidade de unidades usadas, mas o segundo mais alto valor de uso desta categoria, 7.749 euros. A pílula Desogestrel 0,075mg, Azalia® tem a segunda mais elevada quantidade utilizada, mas é o contracetivo com maior valor de uso num total de 8.652 euros. No ano de 2021, foram distribuídas 100 caixas por ano. Preferencialmente, este método é utilizado em utentes que estão a amamentar. Para a pílula Minigeste® e para a pílula Azalia®, cada caixa tem 63 ou 84 comprimidos respetivamente, que é a quantidade para 3 meses de tratamento sendo que a toma da Minigeste® é feita com interrupção de 8 dias e a Azalia® sem interrupção. Cada utente que tenha prescrito um destes 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Quantidade de DIUs colocados em 2021 Quantidade de implantes colocados em 2021
33 métodos leva consigo duas caixas, entregues durante a consulta de planeamento familiar, o que equivale a 6 meses de contraceção. O término do consumo das embalagens deverá coincidir com a consulta seguinte, com as consultas médicas a ocorrerem de seis em seis meses, no entanto, um problema observado é que nem sempre a consulta seguinte coincide com o término das embalagens de contracetivos: por vezes, a consulta médica é adiada e a utente fica sem o agendamento prévio para se apresentar na USF sendo condicionada a deslocar-se apenas para o levantamento do contracetivo oral, sem marcação. Ocorre na USF de Mesão Frio que, por não serem feitos os agendamentos com o objetivo concreto de recolha das próximas caixas de contracetivos, tal resulta num aglomerado de utentes a requerer pílulas no final do mês quando já não existe stock deste item. Embora esta medicação possa ser adquirida alternativamente em farmácias, poucas vezes essa opção é realizada porque as utentes evitam a compra do contracetivo que conseguem gratuitamente na USF e, por isso, correm o risco de aguardar que o stock deste artigo seja reposto para poderem retomar a contraceção gratuita. Isto causa uma falha na proteção para a gravidez das utentes que seria facilmente evitada com um controlo eficiente nos agendamentos e no nível de stock deste material. Uma das propostas de melhoria de gestão destes produtos é o agendamento da recolha do método contracetivo separadamente da consulta de planeamento familiar. Assim, mesmo que a consulta seja adiada, a utente tem agendado o levantamento da pílula e os profissionais de saúde conseguem gerir a necessidade de encomendas consoante as marcações. Esta proposta vai ser explorada no subcapítulo 5.2. Na Figura 9, podemos ver representada a quantidade de contracetivos orais distribuídos pelas utentes ao longos dos meses.
34 Figura 9Quantidade de contracetivos orais utilizadas em 2021 Analisando os gráficos apresentados neste capítulo podemos observar uma aparente sazonalidade nos gastos de material médico, existindo um aumento do consumo dos materiais utilizados nos meses de junho, julho e dezembro. Note-se que, tal como referido anteriormente, os dados tratados e representados correspondem às unidades encomendadas e não aos consumos efetivos, uma vez que estes não eram registados. Para aferir a existência desta sazonalidade seria necessária uma análise mais prolongada no tempo. No entanto, esta análise é dificultada pelo facto de 2020 ter sido o ano de início da pandemia e, por ser um ano atípico, foi excluída a sua análise. Por outro lado, 2022 ainda está em curso. Esta análise de sazonalidade será um aspeto de possível desenvolvimento no futuro. Materiais descartáveis utilizados nos tratamentos Na classificação ABC podemos observar, em todas as classes, itens descartáveis utilizados nos tratamentos. Esta é a categoria com maior número de itens comparativamente às outras categorias: vacinas, meios de diagnóstico, contracetivos, material COVID, medicação, limpeza de espaços e outros materiais. Fazem parte dos materiais descartáveis para tratamentos: as fibras, impregnados, colagénio, cloreto de sódio, compressas, espumas, luvas, entre outros. Este material tem um gasto diário elevado pois trata-se do material utilizado recorrentemente nos tratamentos de enfermagem. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Quantidade de caixas de pílula Azália utilizadas em 2021 Quantidade de caixas de pílula Minigeste utilizadas em 2021
35 O item descartável com maior valor de uso foram as fibras gelificantes de alta densidade, com 2880 unidades utilizadas em 2021. O segundo artigo com maior valor de uso nesta categoria de material para tratamentos foi o Impregnado com iodoforos em suporte sintético, com 2400 unidades utilizadas. Estes dois apósitos são usados com frequência nos tratamentos de feridas realizados na USF. Os dois perfizeram um valor de uso de 8.793,60 euros. Existem utentes que repetem o mesmo tratamento durante vários meses, no entanto, é difícil prever quais os tratamentos de enfermagem futuros porque não é possível antecipar quantas pessoas vão sofrer ferimentos como queimaduras ou fraturas. Ainda assim, existem artigos desta categoria que são utilizados na maioria dos tratamentos: os dois referidos anteriormente tal como o cloreto de sódio para irrigação de feridas, compressas e luvas. Todos estes itens pertencem à classe A. 4.6 Reuniões (grupos de focus) com os profissionais Durante o ano de 2021 foi realizada apenas uma reunião (grupo de focus) para analisar a opinião dos profissionais sobre alguns dos temas em estudo. Entre as várias reuniões ao longo dos anos, esta teve o maior número de participantes: todas as médicas e todas as enfermeiras de família. Nas restantes reuniões realizadas em 2022, não foi possível a colaboração da equipa médica. Apesar de inicialmente termos decidido que faríamos as reuniões com ambas as equipas, médica e de enfermagem, tornou-se aparente que não seria necessária a presença do corpo médico porque os assuntos debatidos são tema de interesse para as enfermeiras e para a gestão de material, como também o acesso à sala de material é realizado exclusivamente pela equipa de enfermagem, sem intervenção da equipa médica. Segundo Breen (2006), os grupos de focus devem proporcionar aos participantes uma experiência de aprendizagem satisfatória. Através da ativa partilha de ideias, os participantes vão estabelecendo a relevância da nova política, ideia ou questão para si próprios (Breen, 2006). Quando o tópico é irrelevante para o trabalho ou para os objetivos pessoais dos participantes, não existe motivação em contribuir para a pesquisa (Breen, 2006). De seguida são apresentados os resumos das reuniões com alguns excertos daquilo que, nessas reuniões, foi referido pelos participantes:
36 A primeira reunião foi realizada a 20 de setembro de 2021 com a presença de duas médicas e toda a equipa de enfermagem. O principal objetivo desta reunião era conhecer as diferentes opiniões sobre a gestão do material na USF, salientando tópicos como: se a falta de material interferiu nos cuidados prestados; se provocou transtorno ao profissional ou ao utente; se costumam avisar ou de alguma forma registar que algum artigo esteja a terminar e se consideram que a rutura de material está associada a stress ou nervosismo. Todas as participantes concordaram que, no passado, se depararam com rutura de material na unidade e que isso provocou constrangimentos aos utentes por terem de remarcar tratamentos numa data futura o que também causa stress aos profissionais por terem de reagendar tratamentos que não deveriam ser adiados. A maioria dos profissionais afirmou que, quando retiram artigos da sala de material e verificam que o stock está a terminar, por exemplo, restando apenas uma ou duas embalagens desse artigo, tentam avisar a responsável pelas encomendas. Contudo, uma enfermeira revelou que, por vezes, vai realizar outra tarefa antes de alertar a enfermeira responsável pela gestão, o que faz com que se esqueça do assunto acabando por não alertar para essa aproximação de rutura de stock . A maioria das profissionais presentes assegurou que, se fosse implementado um método mais eficaz para a gestão de stock interno, fariam por cumprir o estipulado para tentar reduzir ao máximo as ruturas de material. Uma das profissionais declarou: “acho impossível prevenir todas as ruturas de material porque a maioria acontece pelo material estar esgotado no armazém central e não pelo esquecimento de realizar a encomenda”. No ano de 2022, foram realizadas mais seis reuniões. Nestas reuniões, estiveram presentes menos participantes do que na primeira reunião, ainda assim, conseguimos debater os temas de interesse e chegar a conclusões satisfatórias. A segunda reunião foi agendada para 1 de fevereiro de 2022. Nesta reunião, estiveram presentes os membros da equipa de enfermagem. As médicas de família encontravam-se ausentes por licença de maternidade, pelo que não compareceram. Nesta reunião, foi discutida a necessidade de reorganização da sala de material e foram pedidas sugestões para a futura implementação de um documento, colocado à entrada da sala de material, onde se fará semanalmente o registo de entrada e saída de material para assim facilitar o processo de encomendas mensais de material.
37 Durante a reunião, todas as participantes concordaram que seria benéfico uma reorganização da sala de material. “Colocar material para realização de tratamentos do lado esquerdo da sala e o restante material do lado direito”; “Organizar as ligaduras e as redes por tamanho”; “Limpar o material que fica acumulado na secretária para se poderem aí colocar as folhas dos registos de entradas e saídas”. Estas foram algumas das ideias das participantes que foram consideradas para a reorganização da sala de material. Sobre a implementação de uma folha de registo de entrada e saída de material, nesta reunião, foi apresentado o primeiro modelo da folha de registos. Este modelo separava em diferentes folhas os itens das classes A, B e C, de forma a saber quais os que deveriam ter um controlo mais ou menos rígido. Em cada folha, os itens estavam organizados segundo a posição obtida na classificação ABC, valor decrescente segundo o valor de uso. Na Figura 10, verificam-se os artigos organizados consoante o valor de uso. Note-se que as categorias aparecem misturadas. Figura 10 - Organização dos itens no primeiro modelo de gestão de stocks Este primeiro modelo foi de imediato criticado por ser “demasiado confuso” o que se verifica na dificuldade em encontrar os itens. Concluímos que seria difícil registar a saída do material pretendido se a organização dos itens fosse por valor de uso. Surgiu, nesta reunião, a ideia da organização dos itens segundo as categorias dos materiais. O segundo modelo da folha de gestão de stocks apenas foi idealizado depois desta reunião, mantendo a organização dos artigos por categorias. A categoria das vacinas ficou numa folha separada devido a estas se encontrarem armazenadas no frigorifico, noutra zona da USF, enquanto o restante material é armazenado na sala de material. Na Figura 11, vemos os artigos organizados por categorias: materiais para tratamentos, material COVID, medicação e contracetivos, respetivamente. Esta proposta de documento de registo de consumos é tratada com mais detalhe no subcapítulo 5.3.
38 Figura 11 - Organização dos itens no segundo modelo de gestão de stocks A terceira reunião realizou-se a 1 de março. Nesta reunião, os assuntos tratados foram o agendamento da recolha do método contracetivo e o acesso ao aplicativo de logística e faturação por todas as enfermeiras. Esta reunião foi célere e serviu apenas para definir o mês de março como o mês em que se iniciava o agendamento para recolha do método contracetivo. Todas as enfermeiras participaram na reunião sendo unânime que esta proposta era “essencial” para controlar o stock de contracetivos e diminuir a ocorrência de deslocações das utentes à USF para a recolha do medicamento estando este indisponível por rotura. Esta proposta é tratada com mais detalhe no subcapítulo 5.2. O tema final tratado nesta reunião foi o acesso ao aplicativo informático de logística e faturação. Todas as enfermeiras concordaram ser preferencial que toda a equipa de enfermagem tenha o acesso e a formação na utilização deste aplicativo. Foi redigido um email à equipa de informática do ACES para efetuar o pedido de acesso sendo o mesmo enviado ainda no decorrer da reunião. Esta proposta é tratada no subcapítulo 5.1 A quarta reunião foi realizada em 4 de abril de 2022 estando presentes todos os membros da equipa de enfermagem, tal como na reunião anterior. O assunto discutido foi a implementação da folha de registo de entradas e saídas de stock . Foi ainda realizada uma breve formação sobre o aplicativo de logística e faturação. Nesta reunião, foi apresentado à equipa o modelo final do documento para gestão do stock a pôr em prática nesse mês. Foi determinado que seria benéfico o modelo de registo ser um documento online partilhado em conjunto com todas as enfermeiras, para assim ser alterado em tempo real e com um ajuste automático de quantidades, em alternativa à folha de papel que alguém deveria copiar para o documento informático e correndo o risco desta se perder. Assim, conseguimos simplificar ainda mais o
39 processo. Foi realizada uma breve formação sobre como utilizar um documento Excel partilhado online e a localização do mesmo no acesso pelo computador de cada enfermeira. No final desta reunião, como todas as enfermeiras já tinham o acesso ao aplicativo informático de logística e faturação, a enfermeira com mais experiência na sua utilização partilhou ensinamentos, no sentido de melhorar os conhecimentos das colegas na utilização do sistema: como registar os consumos e verificar o stock de material no armazém central. A quinta reunião foi agendada para 9 de maio de 2022, com a presença de três das quatro enfermeiras da equipa. Foram debatidas as dificuldades encontradas pela equipa no primeiro mês de implementação do documento de registo. Uma das enfermeiras referiu que, nas primeiras semanas, achava que o documento guardava as alterações automaticamente. Só depois reparou que as alterações não eram registadas caso não as gravasse antes de fechar o documento. O erro foi corrigido e foi alertada toda a equipa para a necessidade de guardarem as alterações ao documento sempre que façam um registo. Em geral, os membros presentes concordaram que a implementação do documento de registo estava a ser eficiente na disponibilidade da informação do stock atualizado dos artigos e ao poderem visualizar quais são os artigos com maior utilização nesse mês. A enfermeira responsável pelas encomendas utilizou as informações do documento de registo do mês de abril para realizar o registo dos consumos no aplicativo e confirmar a encomenda de material do mês de maio, considerando particularmente útil o facto de poder copiar as referências diretamente do documento online e colar no aplicativo de logística. Referiu ainda “…fui mais rápida a registar os consumos e com mais certezas.” No dia 6 de junho de 2022, foi realizada a sexta reunião, novamente com três das quatro enfermeiras a participarem. O tema desta breve reunião foi igualmente refletir sobre o documento de gestão com dois meses de implementação na USF e o agendamento das recolhas dos contracetivos orais em implementação há três meses. Todas as participantes concordaram que se tornou mais habitual para o seu trabalho do dia-a-dia recorrerem ao documento online para registar o material retirado do stock da sala de material. A enfermeira que efetuou a encomenda mensal no final de maio afirmou já estar habituada à utilização do
46 Figura 13 - Fotografia da sala vista da secretária para a porta de entrada Em ambas as imagens anteriores, é visível o excesso de caixas acumuladas em cima das estantes e nas laterais da sala. Estas caixas são maioritariamente de compressas esterilizadas que todos os meses são entregues em excesso relativamente ao espaço de armazenagem disponível e tendo em consideração o gasto mensal da USF. A atribuição correta dos níveis necessários de alguns artigos irá ser tratada no próximo subcapítulo. Durante a reorganização do material foi decidido não alterar o local habitual de alguns dos artigos visto que isso iria complicar ainda mais o processo de adaptação à nova organização, uma vez que a equipa de enfermagem tem naturalmente memorizadas as localizações de grande parte dos produtos que se manteve a mesma ao longo de muitos anos de funcionamento da USF. Decidiu-se então, numa fase inicial, substituir o local de apenas alguns dos artigos que estavam junto à porta e que não sejam tão utilizados (pertencentes às classes B ou C) por artigos que estavam junto à secretária e que são mais utilizados (pertencentes à classe A). Com isto, numa lógica evidente, tornaram-se mais acessíveis os produtos com maior utilização. Outros exemplos desta alteração da disposição de material foram: - as máscaras cirúrgicas e as máscaras FFP2 são dois artigos da categoria de material COVID, ambos pertencentes à classe A. Estes artigos são utilizados diariamente pois a obrigatoriedade da utilização de máscaras nas USF manteve-se desde o início da pandemia. Inicialmente, as máscaras encontravam-se nas prateleiras ao lado da secretária, portanto, quem fosse recolher uma caixa de máscaras deslocava-se até ao
47 fundo da sala. Após a reorganização, as máscaras foram transferidas para as prateleiras junto à porta, à esquerda para um observador do lado da porta, onde estavam os frascos de solução alcoólica anti séptica e dermoprotetora, que têm menos utilização, sendo um artigo pertencente à classe C. Com isto, as máscaras ficaram no campo visual e perto da porta, tornando a sua recolha mais rápida; - as fibras gelificantes de alta densidade com e sem prata de tamanho 10 cm por 10 cm e o impregnado com iodoforos em suporte sintético de tamanho 10 cm por 10 cm e 5 cm por 5 cm, como verificamos na classificação ABC, são os apósitos para tratamentos com maior utilização, ambos itens da classe A. Estes quatro produtos também se encontravam perto da secretária, numa prateleira junto ao chão, o que fazia com que a sua visualização e recolha não fossem rápidas. Na reorganização, estes produtos foram também transferidos para a estante junto à porta, ficando agora por cima das máscaras: têm uma localização no campo visual e de fácil alcance com a abertura da porta. A troca foi efetuada com o carvão ativado pó suspensão oral e com as lancetas automáticas, artigos que estão classificados como itens da classe B. - os frascos de cloreto de sódio 0,9% de 100 ml são usados diariamente em grande quantidade para fazer a limpeza das feridas, sendo um dos produtos na categoria de material para tratamentos com maior utilização na USF. A localização das caixas de soro era, anteriormente, em cima da secretária. Foram colocados no local dos pensos adesivos impermeáveis com compressa de tamanhos 10 cm por 10 cm, 10 cm por 15 cm e 10 cm por 30 cm, que estavam na prateleira junto ao chão, perto da porta, e que pertencem à classe C. Com estas três melhorias, reorganizaram-se os materiais disponibilizados na primeira estante junto à porta com materiais da classe A utilizados diariamente na USF em quantidades significativas, tornando mais fácil a sua visualização e recolha por parte das enfermeiras. A troca nas localizações de alguns materiais foi realizada progressivamente ao longo dos meses de março a junho de 2022. Os produtos com diferentes tamanhos foram organizados pelo tamanho nas prateleiras e foram realizadas outras alterações na disposição dos artigos. Alguns itens pertencentes às classes A e B, escolhidos pelas enfermeiras como mais utilizados no dia-a-dia foram sendo transferidos
48 para perto da entrada, substituindo itens com pouca utilização que por sua vez foram para as estantes do fundo da sala. Para produzir as etiquetas identificadoras das localizações dos artigos, foi utilizado o sistema de cores por tipo de artigo descrito na Tabela 6. Na etiqueta de cada item foi colocada a referência, a designação do item e a classe a que pertence. Na Figura 14 verificam-se quatro exemplos de etiquetas utilizadas na reorganização da sala: a primeira etiqueta com a cor azul pertence à categoria de material COVID, as duas etiquetas seguintes com cor amarelo claro pertencem ao material descartável utilizado em tratamentos e a última etiqueta, cor amarelo vivo, pertence à categoria da medicação. Figura 14 - Quatro etiquetas identificadoras dos artigos Estas etiquetas foram colocadas nas prateleiras imediatamente por baixo do artigo que identificam. A disposição das etiquetas nas prateleiras, debaixo dos artigos, facilitou o processo de organização dos artigos nos locais corretos. Posteriormente, foram colocadas etiquetas idênticas nas embalagens individuais dos produtos para também neles facilitar o processo de registo dos consumos através do documento online. Assim, as enfermeiras que recolhem esses artigos da sala de material trazem-nos para os seus gabinetes, retiram as etiquetas das embalagens e, quando registam a recolha do artigo no documento online, usam essas etiquetas dos produtos para facilitar o processo de registo. Na Figura 15 verifica-se a etiquetagem individual das embalagens de máscaras cirúrgicas descartáveis de adulto, assim como o local na prateleira onde a mesma etiqueta é colocada.
49 Figura 15 - Etiquetagem nas prateleiras e embalagens Este processo de etiquetagem é efetuado em todo o material novo armazenado na sala por uma das enfermeiras com ajuda de uma assistente técnica. 5.4.1 Atribuição correta dos níveis de materiais A quantidade de material que será enviada em cada encomenda está predefinida na aplicação de logística e faturação. Existem artigos que, independentemente do consumo que foi registado, são enviados por excesso ou por defeito em cada encomenda mensal. Isto ocorre porque estes artigos têm atribuição de stock máximo e stock mínimo errados relativamente ao gasto necessário. A proposta de melhoria na atribuição correta dos níveis de materiais permitiu corrigir essa imprecisão dos níveis de envio. Como foi referido anteriormente, o espaço disponível na sala de material para as caixas de compressas esterilizadas é reduzido e estas acabam acumuladas em frente às estantes, bloqueando o acesso ao espaço. Existem quatro tamanhos diferentes de compressas esterilizadas: 20 cm por 15 cm, 10 cm por 10 cm, 7.5 cm por 7.5 cm e, por fim, 5 cm por 5 cm. Os três primeiros tamanhos pertencem à classe A e o tamanho menor pertence à classe B. Os dois tamanhos menores de compressas são os que mais são acumulados de mês para mês, por excesso de stock e reduzida utilização. Na aplicação de logística e faturação existe a possibilidade de ajuste das quantidades de material atribuídas à USF, diminuindo ou aumentando o stock mínimo ou máximo. Ao reajustar estes dois níveis,
50 automaticamente o ponto de encomenda é alterado para a diferença destes dois stocks . A quantidade de material a enviar em cada encomenda é efetivada quando o nível de stock existente atinge o ponto de encomenda. Na Tabela 9 verifica-se o procedimento realizado para as compressas esterilizadas tamanho 7.5 cm por 7.5 cm. Ao diminuirmos os stocks mínimo e máximo , o ponto de encomenda diminuiu das anteriores 6000 embalagens de compressas por mês para 3500 embalagens de compressas. Tabela 9 - Diminuição do stock de compressas esterilizadas Este procedimento foi realizado nos dois tamanhos menores de compressas esterilizadas. Assim, conseguimos diminuir a quantidade enviada por encomenda evitando mais material acumulado desnecessariamente. O mesmo procedimento de correção dos níveis de stocks foi efetuado nos contracetivos orais. Existia uma elevada incoerência entre a quantidade de contracetivos orais necessários para suprir as necessidades das utentes e os níveis de stock atribuídos por cada contracetivo. Ao mesmo tempo que foi iniciada a implementação dos agendamentos da recolha dos contracetivos orais, foi efetuado um aumento dos níveis de stocks dos dois contracetivos orais mais utilizados: o desogestrel 0,075 mg (Azalia®) e o Etinilestradiol 0,02 mg + Gestodeno 0,075 mg (Minigeste®). Este aumento dos níveis de stock foi efetuado para se conseguir evitar a rutura até que, com os agendamentos efetivados a todas as utentes, se possa prever o número necessário de caixas por mês sem ruturas nem acumulação. Na Tabela 10 verifica-se o exemplo de um dos contracetivos orais cujo ponto de encomenda aumentou de 75 BLIS (blisters) o que equivale a 25 caixas, para 588 blisters, ou seja, 196 caixas por mês uma vez que é esta a periodicidade das encomendas. Tabela 10 - Aumento do stock de um dos contracetivos orais Ao aumentar os stocks máximo e mínimo, aumentam consecutivamente as quantidades enviadas por encomenda. Neste caso específico dos contracetivos orais, este aumento das quantidades enviadas permitiu suprir as necessidades de muitas utentes que corriam risco de gravidez indesejável por se recusarem a adquirir os contracetivos numa farmácia enquanto ocorria o período de rutura do stock dos contracetivos na USF.
51 No futuro, uma análise detalhada dos consumos registados no documento implementado para esse fim permitirá ajustar de forma mais precisa os níveis destes e de outros artigos. 5.4.2 Atribuição de um horário para a organização da sala de material Como referido no subcapítulo 4.4, quando se receciona a encomenda mensal de material, este é colocado inicialmente à porta da sala de material e, só quando existe tempo livre de agenda é que algum membro da equipa de enfermagem organiza o material nos respetivos locais, muitas vezes, vários dias depois do material ter chegado à USF. Verifica-se algum nervosismo associado a esta tarefa quando realizada nas horas das refeições ou fora do horário de trabalho, por nesses momentos existir maior disponibilidade. A última proposta a ser realizada, deste conjunto de propostas de melhoria, foi incluir esta tarefa de organização do material num momento definido do horário de trabalho das enfermeiras. Para tornar isto possível, foram bloqueadas duas horas da agenda das enfermeiras, para realizarem esta função de organização do material nos respetivos locais e a colocação das etiquetas. O bloqueio foi realizado no sistema informático de marcações de consultas utilizado pelos secretários clínicos. Todos os meses, com uma margem de três dias após a receção da encomenda mensal, alternando uma enfermeira por mês, dispõe esse membro do horário das 9h até às 11h para armazenar o material nas respetivas prateleiras e colocar as etiquetas nas embalagens dos produtos.
52 6 DISCUSSÃO Terminado o período de implementação das propostas de melhoria, que decorreu de março até julho de 2022, procede-se à avaliação dos métodos aplicados e discussão dos seus resultados. A primeira proposta, implementada em março de 2022, foi o acesso da equipa de enfermagem à aplicação de logística e faturação. Foi providenciada formação para a utilização pela enfermeira que utilizava a aplicação mais frequentemente. Após ser implementada esta proposta, a enfermeira que habitualmente realizava os registos e encomendas teve o seu período de férias de verão pelo que foi possível outra enfermeira da equipa fazer a substituição e realizar os registos dos consumos e respetiva encomenda mensal, sem qualquer problema. Esta implementação foi bem-sucedida. A segunda proposta implementada, com início também em março de 2022, foi o agendamento da recolha dos contracetivos orais com as primeiras recolhas dos contracetivos a serem realizadas seis meses depois, em agosto. Em agosto foram agendadas 15 recolhas de contracetivos. Dessas marcações, 9 utentes cumpriram o agendamento e deslocaram-se à USF para recolher o medicamento no dia estipulado. Duas não cumpriram o agendamento e as restantes quatro utentes obtiveram marcação de consulta de planeamento familiar pelo novo médico de família. Por esta razão, em vez de se deslocarem no dia agendado para a recolha, foram apenas à USF no dia da consulta. Em setembro, até à data da redação deste documento estavam agendadas 30 recolhas, comparecendo 21 utentes no dia estipulado. Três utentes não cumpriram o agendamento e as restantes: ou ainda têm uma marcação para os últimos dias do mês, ou têm marcação de uma consulta com o médico de família. Por ter uma aplicação distante do tempo em estudo, não foi possível avaliar a eficácia da medida em grande escala. Apenas quando a generalidade das utentes seguidas pela USF tiver a marcação de recolha de contracetivo será mais facilmente avaliada a eficácia da aplicação deste método associado ao cumprimento, por parte das utentes, no sentido de se dirigirem ao centro de saúde na data agendada. A terceira proposta a ser realizada foi o documento de registo dos consumos, com início em abril de 2022. Toda a equipa de enfermagem, no final dos três meses, estava aparentemente bem-adaptada à utilização do novo documento e cumpria o registo da retirada de material da sala, sem esquecimento. A enfermeira responsável utilizou os dados recolhidos do documento para registar os consumos e efetuar as encomendas na aplicação de logística e faturação. Esta proposta mostrou-se útil para simplificar e tornar mais célere o processo de análise do material em stock , análise dos consumos diários, semanais e mensais, para registo de consumos e efetivação das encomendas. Contrariamente ao que era realizado
53 com contagem dos artigos manualmente ou estimativa dos artigos consumidos, foi possível ter um controlo numérico exato de todos os artigos. O documento estava dividido em quatro folhas, cada uma para a classes A, B, C e a categoria das vacinas, para ser possível aplicar a respetiva ação de controlo de cada classe. Uma das limitações desta proposta foi o facto de, apesar de serem aplicadas formas teóricas de controlo diferentes para cada classe, todos os artigos das diferentes classes estavam inseridos no mesmo formato de controlo (documento Excel com cálculo automático do stock atual), sendo que o material acabava por ser controlado todo da mesma forma sem a diferenciação correta: controlo rígido, revisão regular e revisão de baixa frequência. Como observado na classificação ABC, a categoria das vacinas tem uma elevada percentagem do total de valor de uso dos artigos. As falhas do fornecimento de energia elétrica ou outras do sistema de refrigeração invalidam a utilização das vacinas armazenadas resultando num desperdício importante em termos de custos. No decorrer desta proposta não foi avaliada qualquer solução de natureza técnica, eventualmente existente, para evitar este desperdício. No entanto, o consumo de vacinas é teoricamente previsível através do número de nascimentos, visto que as vacinas são administradas nas idades chaves especificas para tal. As encomendas de vacinas podem ser efetuadas com base nessa informação, o que não ocorre até à data, tornando-se numa possível melhoria futura deste trabalho. A quarta proposta implementada foi a reorganização da sala de material. Esta tornou-se a proposta cuja implementação foi mais exaustiva e demorada. A nova localização de alguns artigos mais utilizados junto à porta de entrada e em posições nas prateleiras alcançáveis pelo campo visual tornou o processo de recolha do material mais simples e rápida. Uma limitação encontrada nesta proposta foi a dificuldade que a memorização das localizações anteriores provocou na adaptação, por parte da equipa de enfermagem, aos novos locais dos materiais. A colocação das etiquetas nas prateleiras melhorou eficazmente a identificação dos novos locais. Posteriormente, foram colocadas as mesmas etiquetas nas embalagens por forma a facilitar o processo de registo dos consumos no documento online para esse efeito. A aplicação das etiquetas nas embalagens diminuiu os esquecimentos dos produtos a registar. Por outro lado, após a implementação das etiquetas nas embalagens dos produtos, a tarefa de organização do material na sala tornou-se mais trabalhosa ao colar manualmente cada nova etiqueta. Foi abordada a aquisição de uma máquina de etiquetas, mudança essa que não foi, até ao momento, implementada.
54 A tarefa de atribuição correta dos níveis dos materiais permitiu libertar mais espaço na sala de material. Com a diminuição dos níveis de compressas esterilizadas enviadas todos os meses, foi possível reduzir as caixas de material inutilizado que ficavam a impedir o acesso aos outros materiais. A quantidade de contracetivos orais foi também alterada pois a quantidade enviada era menor do que a quantidade necessária: com um aumento dos níveis de stock máximo e mínimo foi possível suprir as necessidades das utentes que se dirigiam à USF para fazer a recolha dos contracetivos orais estando estes já esgotados. Com este aumento das quantidades de envio, foi possível às utentes terem acesso aos contracetivos orais todos os meses, sem existência de ruturas deste material. Em contrapartida, como o stock de contracetivos foi aumentado sem registo do que seria necessário para suprir as necessidades, por não haver registo dos consumos quando as quantidades de envio foram alteradas, passou a existir stock excedente de contracetivos orais que sobrava de mês para mês. Quando os agendamentos das recolhas dos contracetivos estiverem totalmente implementados (isto é, abrangerem a totalidade das utentes da USF que deles necessitam), será possível saber quantas embalagens são necessárias na USF, por mês. Nessa altura, pretende-se realizar um novo ajuste dos níveis de encomenda para suprir as necessidades evitando excedente de contracetivos em stock. Outra proposta colocada em prática foi a inclusão da tarefa de organização do material na agenda das enfermeiras. A inclusão desta tarefa, que já era realizada pelas enfermeiras, mas sem horário definido na sua agenda, veio trazer mais tranquilidade ao dia-a-dia de trabalho da equipa de enfermagem, pois já não necessitam realizar esta organização de material na hora das refeições ou fora do horário de trabalho. Na última reunião realizada com a equipa de enfermagem foi possível concluir que, de acordo com as respostas das enfermeiras presentes, as propostas implementadas contribuíram para uma mais eficiente gestão de materiais e para uma diminuição do stress causado pelas ruturas de material. Nos anos de 2020 e 2021, de janeiro a dezembro foram realizados, respetivamente, 81 e 84 pedidos extraordinários. Analisando os relatórios de pedidos extraordinários, podemos concluir que houve uma diminuição dos mesmos. Em 2020 e 2021, de janeiro a agosto, foram realizados, respetivamente, 52 e 56 pedidos extraordinários. Em 2022, de janeiro a agosto, os pedidos extraordinários realizados diminuíram para 21, sendo que houve uma progressiva diminuição dos pedidos extraordinários ao longo destes meses de 2022. Isto deve-se, com elevada probabilidade, às propostas de melhoria que foram sendo aplicadas ao longo dos meses com início em março.
55 7 CONCLUSÃO Os objetivos inicialmente definidos para o projeto foram: 1) analisar os procedimentos atuais da gestão de materiais na USF de forma a identificar oportunidades de melhoria dos mesmos; 2) desenvolver soluções que permitam colmatar as falhas de gestão identificadas, envolvendo todas as partes interessadas e tendo como objetivo melhorar a eficiência do sistema de gestão de materiais e a prestação de serviços aos utentes; 3) contribuir para a diminuição do trabalho desnecessário, do stress dos enfermeiros envolvidos na gestão de materiais e do transtorno provocado aos utentes com os reagendamentos dos tratamentos devido à falta de material; 4) diminuir o número de pedidos extraordinários realizados; 5) implementação e avaliação das soluções estudadas para poderem ser expostas, partilhadas e adotadas por outras unidades onde sejam igualmente adequadas. Este projeto foi aplicado na USF Mesão Frio, com as particularidades materiais e humanas únicas. Por isto, podem surgir adversidades aqui imprevistas ao transpor este trabalho para outras USF assim como não obter os mesmos resultados que foram aqui alcançados. Outra limitação na execução deste projeto foi o facto de não se obter um número inicial de reagendamentos de tratamentos devido a ruturas de material, pelo que também não se conseguiu comparar o nível de reagendamentos efetuados antes e depois da implementação do projeto. Podemos, no entanto, verificar que com este projeto foi possível diminuir o número de pedidos extraordinários realizados, com benefício no normal funcionamento das atividades na USF e da poupança em custos de transporte. Com a diminuição das ruturas de stock dos contracetivos orais foi possível melhorar a prestação de serviços de saúde às utentes mais vulneráveis da USF que tinham dificuldade em comprar os mesmos contracetivos na farmácia. Com a implementação do documento de registo de consumos, reduziu-se o trabalho desnecessário que era anteriormente realizado pela enfermeira responsável pela gestão e ter um controlo eficaz dos gastos diários. É de um forte interesse a continuação futura deste trabalho, tentado ultrapassar as limitações inerentes aos poucos meses de implementação e análise do projeto. É previsível uma melhoria contínua da gestão dos stocks e a progressiva diminuição dos pedidos extraordinários, com a manutenção das medidas implementadas. Podemos concluir que todos os objetivos propostos foram atingidos.
62 APÊNDICE II – CONSENTIMENTO INFORMADO DAS REUNIÕES CONSENTIMENTO INFORMADO [Parte declarativa da pessoa que investiga] Estas reuniões ocorrem no âmbito de uma recolha de dados para o Projeto “Gestão da logística numa Unidade de Saúde Familiar” do Mestrado em Gestão de Unidades de Saúde, da Escola de Economia e Gestão da Universidade do Minho, e têm como objetivos: x obter a opinião dos profissionais de saúde sobre os diversos aspetos da gestão de materiais na USF (método de gestão de stock interno utilizado atualmente, ruturas de material, entre outros assuntos); x obter informações sobre os transtornos provocados com a rutura de material necessário aos cuidados, tanto para os enfermeiros como para os utentes; x obter sugestões de melhoria. Existe necessidade de efetuar gravação áudio, para assegurar a correção da informação recolhida. A informação recolhida: x destina-se apenas a fins de investigação; x será confidencial, isto é, será revelada a identidade de quem participa nas reuniões mas não será revelado o que diz cada participante; x será tratada de forma a que os resultados sejam apresentados de forma agregada e completamente anónima. Confirmo que expliquei a todos os intervenientes nesta investigação, de forma adequada e inteligível, a sua natureza e os seus objetivos. Respondi a todas as questões que me foram colocadas e assegureime de que houve um período de reflexão suficiente para a tomada da decisão. Declaro ainda que a única responsável pelo tratamento de dados serei eu, ( ), que todos os dados pessoais recolhidos, incluído as gravações áudio que serão efetuadas, não serão transmitidos a terceiras pessoas e que serão destruídos após cinco anos da submissão do trabalho. ___/___/____ Investigadora __________________________________
63 [Parte declarativa da pessoa que consente] Declaro ter compreendido os objetivos do que me foi proposto, que me foi dada oportunidade de colocar todas as questões e que obtive resposta esclarecedora para todas elas e que me foi dado tempo suficiente para refletir sobre esta proposta. Autorizo/ Não autorizo (riscar o que não interessa) a participação na reunião e a sua gravação áudio para fins do trabalho de investigação “Gestão da logística numa Unidade de Saúde Familiar” Declaro ainda que fui informado/a de que os dados serão tratados pela Investigadora Principal, Maria Inês Vale Lima Figueiredo, de que os dados pessoais fornecidos não serão transmitidos a terceiras pessoas e de que serão destruídos, juntamente com as gravações, após cinco anos da submissão do trabalho. ___/___/____ Participante na investigação __________________________________ Para qualquer questão adicional contactar: , investigadora principal ou orientadora. Nota: Este documento é feito em duas vias – uma para o processo e outra para ficar na posse de quem consente