Aplicação dos Princípios Kata para a melhoria de desempenho dos serviços de uma organização pública brasileira

Uni e sidade do Minho Escola de Engenha ia C is iane Ba bosa de Souza Almeida UMinho | 2019 C is iane Ba bosa de Souza Almeida Aplicação dos P incípios Ka a pa a a melho ia de desempenho dos se iços de uma o ganização pública b asilei a Agos o de 2019 Aplicação dos P incípios Ka a pa a a melho ia de desempenho dos se iços de uma o ganização pública b asilei a Uni e sidade do Minho Escola de Engenha ia C is iane Ba bosa de Souza Almeida Aplicação dos P incípios Ka a pa a a melho ia de desempenho dos se iços de uma o ganização pública b asilei a. Disse ação de Mes ado Mes ado em Engenha ia Indus ial T abalho ealizado sob a o ien ação do P o esso Jose Dinis de A aújo Ca alho Agos o de 2019 ii DIREITOS DE AUTOR E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO TRABALHO POR TERCEIROS Es e é um abalho académico que pode se u ilizado po e cei os desde que espei adas as eg as e boas p á icas in e nacionalmen e acei es, no que conce ne aos di ei os de au o e di ei os conexos. Assim, o p esen e abalho pode se u ilizado nos e mos p e is os na licença abaixo indicada. Caso o u ilizado necessi e de pe missão pa a pode aze um uso do abalho em condições não p e is as no licenciamen o indicado, de e á con ac a o au o , a a és do Reposi ó iUM da Uni e sidade do Minho. Licença concedida aos u ilizado es des e abalho A ibuição-NãoCome cial-Compa ilhaIgual CC BY-NC-SA h ps://c ea i ecommons.o g/licenses/by-nc-sa/4.0/ [Es a licença pe mi e que ou os emis u em, adap em e c iem a pa i do seu abalho pa a ins não come ciais, desde que lhe a ibuam a si o de ido c édi o e que licenciem as no as c iações ao ab igo de e mos idên icos.] iii AGRADECIMENTOS Ex e no minha g a idão Àquele que possibili ou con inua nes e desa io, concedendo capacidade, saúde e odas as condições necessá ias pa a que concluísse es e ciclo, ob igada Deus. Ao meu o ien ado P o esso Dinis Ca alho pela sua paciência e disponibilidade em o e ece o apoio necessá io pa a que es e es udo osse exequí el e inalizado. Aos meus pais, A on e Te ezinha, e ao meu esposo Daniel, po e em sido ânco a do meu equilíb io, en ende em minhas ausências nas euniões de amília e po ac edi a em que pode ia chega a é o im. Imensamen e g a a. À Su ama po ac edi a nes e es udo e e pe mi ido o acesso aos se ido es, ace o documen al e a possibilidade da aplicação da pesquisa, e em pa icula , ag adeço aos componen es da Coo denação Ge al de Recu sos Humanos pela ecep i idade e em especial à D a. Sanmya, que con ibuiu e e i amen e no ape eiçoamen o da aplicação des e es udo. E inalmen e, ag adeço a con ibuição do Coo denado Acadêmico Vicen e e P o esso Res on das Faculdades IDAAM de Manaus/Amazonas e odo co po docen e da Uni e sidade do Minho pelo conhecimen o que ob i e po meio deles. i DECLARAÇÃO DE INTEGRIDADE Decla o e a uado com in eg idade na elabo ação do p esen e abalho académico e con i mo que não eco i à p á ica de plágio nem a qualque o ma de u ilização inde ida ou alsi icação de in o mações ou esul ados em nenhuma das e apas conducen e à sua elabo ação. Mais decla o que conheço e que espei ei o Código de Condu a É ica da Uni e sidade do Minho. DEDICATÓRIA A emp esa pública que possibili ou po meio de es udos Aplicação dos P incípios Ka a pa a a Melho ia de Desempenho dos Se iços. i RESUMO Ao longo dos anos, o conhecimen o da iloso ia Lean encon a-se em cons an e desen ol imen o e em conquis ando cada ez mais espaços em seus escopos de a uação, não obs an e, as o ganizações que decidem aplica as e amen as Lean em seus p ocessos, ge almen e se concen am em p ocessos de manu a u a em de imen o das á eas adminis a i as, e es a complexidade de aplicabilidade aumen a quando ol ada ao se o público. Dian e des e cená io, o p esen e es udo p opôs melho ias em um se o adminis a i o numa o ganização pública ede al aplicando a Me odologia Ka a com supo e das e amen as do Lean, isando iden i ica os p ocessos ine icien es que causam mo osidade na cadeia dos p ocessos adminis a i os, assim como, os e ei os da ausência da pad onização dos abalhos, comp ome endo a qualidade inal de execução e a sa is ação dos clien es in e nos. U ilizando-se da me odologia Ka a em conjun o com as e amen as Lean, e i ica am-se os a o es que in luencia am a pe da de p odu i idade, a al a de pad onização na a i idade, excesso de espe as, de p ocessamen o e demais ine iciências nos p ocessos adminis a i os. Após o ecolhimen o de dados, o am analisadas as p incipais causas e c iada uma p opos a de melho ias exequí eis, u ilizando einamen os eó icos e p á icos com aplicação da Me odologia Ka a, com acompanhamen o sis emá ico e o denado, além da aplicação do mapeamen o do luxo de alo e pad onização em alguns p ocessos adminis a i os. Após á ias discussões com os en ol idos, as condições-al o o am aco dadas e os no os pad ões de abalho o am ado ados, ob endo melho ias no desempenho dos se iços adminis a i os do se o es udado – Recu sos Humanos, esul ando na edução de despe dícios nas e apas de con a ação de cu sos de 33% na Coo denação de Desen ol imen o (CODES), e 26% no p ocesso de echamen o do pon o ele ônico da Coo denação de Legislação (COLAP). Na CODES, o Lead Time p ocessual al e ou de 15 dias pa a 10 dias e o pe cen ual de a i idades de alo ag egado em elação ao empo de p ocessamen o melho ou de 42% pa a 65%. Na COLAP, o Lead Time do p ocesso al e ou de 16 dias pa a 14 dias e o pe cen ual de AV/TP melho ando de 79% pa a 84%. PALAVRAS-CHAVE: Toyo a Ka a, Desempenho, O ganização Pública. ii ABSTRACT O e he yea s, knowledge o he Lean philosophy is cons an ly de eloping and has been gaining mo e and mo e space in i s scope. Howe e , ac i i ies ha decide o apply Lean ools in hei p ocesses, hey gene ally ocus on manu ac u e he de imen o adminis a i e a eas, and his complexi y o applica ion inc eases when ocused on he public sec o . Gi en his scena io, he p esen s udy p oposes imp o emen s in an adminis a i e sec o in a ede al public o ganiza ion, applying a Ka a Me hodology suppo ed by Lean ools, iden i ying he ine icien p ocesses ha cause slowness in he chain o adminis a i e p ocesses, such as e ec s o lack o s anda diza ion, comp omising he inal quali y o execu ion and he sa is ac ion o in e nal clien s. Using he Ka a me hodology in conjunc ion wi h he Lean ools, i is possible o e i y he ac o s ha a ec he loss o p oduc i i y, lack o s anda diza ion in he ac i i y, excessi e wai ing, p ocessing and o he ine iciencies in adminis a i e p ocesses. A e da a collec ion o collec ion, he main causes we e analyzed and a easible imp o emen p oposal was c ea ed, using heo e ical and p ac ical aining wi h he applica ion o he Ka a Me hodology, wi h sys ema ic and o de ly ollow-up, as well as he applica ion o alue s eam mapping and s anda diza ion in some adminis a i e p ocesses. A e se e al discussions wi h s akeholde s, he a ge condi ions we e ini ia ed and he new wo king s anda ds adop ed, achie ing imp o emen s in he pe o mance o he adminis a i e se ices o he s udied sec o - Human Resou ces, esul ing in a 33% educ ion in was e in he De elopmen Coo dina ion (CODES), and 26% in he p ocess o closing he elec onic poin o he Coo dina ion o Legisla ion (COLAP). A CODES, p ocedu al Lead Time changed om 15 days o 10 days and he pe cen age o alue-added ac i i ies ela i e o p ocessing ime inc eased om 42% o 65%. A COLAP, he Lead Time o he p ocesses changed om 16 days o 14 days and he pe cen age o AV / TP imp o ing 79% o 84%. KEYWORDS: Toyo a Ka a, Pe o mance, Public sec o . xi Figu a 31 - Tempo de Ciclo da Ope ação do Con ole de Pon o ............................................. 59 Figu a - 32- MFV COLAP- si uação a ual................................................................................... 62 Figu a 33 - Resul ado da pesquisa de sa is ação em elação ao echamen o do pon o ele ônico. ................................................................................................................................ 64 Figu a 34 - I ens a aliados de e iciência e e icácia - echamen o do pon o ele ônico. ......... 64 Figu a 35 - Quad o de Ges ão .................................................................................................. 65 Figu a 36 - Fo os do T einamen os ealizados ......................................................................... 69 Figu a 37 - Fo os dos T einamen os ealizados ....................................................................... 69 Figu a 38 - Modelo de aplicação do Toyo a Ka a ..................................................................... 71 Figu a 39 - Plano de Ação desc i i o da CODES ....................................................................... 72 Figu a 40 - No o Quad o de Ges ão da CODES. ....................................................................... 74 Figu a 41 - Tele ones e Imp esso a ins alados na CODES. ....................................................... 74 Figu a 42 - SIPOC SECAP - Au o ia p óp ia. .............................................................................. 75 Figu a 43 - Cons ução das ideias ............................................................................................. 76 Figu a 44 - Rela ó io A3 - lado di ei o ...................................................................................... 77 Figu a 45 - Plano de Ação do SECAP ........................................................................................ 78 Figu a 46 - Rela ó io A3, lado esque do .................................................................................. 79 Figu a 47 - ak ime u u o - SECAP ......................................................................................... 80 Figu a 48 - Modelo de Ka a - COLAP ........................................................................................ 81 Figu a 49 - SIPOC COLAP ......................................................................................................... 82 Figu a 50 - Discussão das ideias ............................................................................................... 83 Figu a 51 - Si uação a ual - lado di ei o do A3 COLAP ............................................................. 85 Figu a 52 - Plano de Ação COLAP - au o ia p óp ia. ................................................................ 86 Figu a 53 - Lado esque do do Rela ó io A3 COLAP. ................................................................. 87 Figu a 54 - T abalho pad onizado u u o COLAP ..................................................................... 88 Figu a 55 - Fo o equipe CODES e COLAP da Coo denação Ge al de RH. ................................. 89 XV ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Ca ego ização das p incipais publicações Lean em se iços. .................................. 16 Tabela 2- Ma iz Me odológica. ............................................................................................... 41 Tabela 3 – Quan idade de se ido es adminis ados .............................................................. 43 Tabela 4 - Tak Time da SECAP ................................................................................................. 50 Tabela 5 - Lis a das e apas - con a ação de cu sos ................................................................. 53 Tabela 6 - Tak Time da COLAP ................................................................................................ 59 Tabela 7 -Lis a das e apas - echamen o do pon o ele ônico. ............................................... 63 Tabela 8 - Resumo de p oblemas - CODES e COLAP. ............................................................... 65 Tabela 9 - CODES - Coo denação de Desen ol imen o e Assis ência ao Se ido . ................. 67 Tabela 10 - COLAP - Desempenho da Funções. ....................................................................... 68 Tabela 11 - Resumo MFV a ual SECAP ..................................................................................... 76 Tabela 12- Resumo MFV a ual COLAP ...................................................................................... 83 XVI LISTA DE ABREVIATURAS, SIGLAS E ACRÔNIMOS CODES – Coo denação de Desen ol imen o e Assis ência ao Se ido COLAP – Coo denação de Legislação e Adminis ação de Pessoal CGRHU – Coo denação Ge al de Recu sos Humanos – CGRHU SECAP – Se o de Capaci ação SAE – Supe in endência Adjun a Execu i a JIT - Jus In Time MFV – Mapa do Fluxo de Valo OEE – O e all Equipmen E ec i eness STP – Sis ema Toyo a de P odução PDCA – Plan, Do, Check e Ac ILA-LEAN – Inno a i e Lea ning App oaches o Implemen a ion o Lean Thinking o Enhance O ice and Knowledge Wo k P oduc i i y SIPOC – Supplie s Inpu s P ocess Ou pu s Cos ume s RH – Recu sos Humanos IA – In es igação Ação TAKT TIME – empo disponí el pa a a p odução di idido pela demanda solici ada TCO – Tempo de ciclo ope acional PAT – Plano Anual de T abalho IVA – Índice de alo ag egado TP – Tempo de p ocessamen o SUFRAMA – Supe in endência da Zona F anca de Manaus FGV – Fundação Ge úlio Va gas ZFM – Zona F anca de Manaus Mes ado em Engenha ia Indus ial 1 1. INTRODUÇÃO Nes e capí ulo es á expos a a ap esen ação do es udo sob e a Aplicação dos P incípios Ka a pa a a Melho ia de Desempenho dos Se iços de uma O ganização Pública B asilei a, assim como os obje i os, a me odologia e a o ganização da disse ação, a im de mos a ao lei o o que o abalho es á p opondo. 1.1 Enquad amen o A o ma pela qual as o ganizações a uam na ges ão dos seus lide ados e le e di e amen e nos esul ados de seus desempenhos. A complexidade no ge enciamen o de pessoas, no ocan e a o mação de equipas mul i uncionais, em le ado as o ganizações a se ape eiçoa em nas subá eas do einamen o e coaching. Nesse sen ido, é i al busca an agem compe i i a a a és da melho ia con ínua do desempenho dos uncioná ios a im de que sejam a ingidos os obje i os o ganizacionais, sejam nas emp esas p i adas ou no se o público. A an agem compe i i a cen ada na melho ia do desempenho es á p esen e na emp esa Toyo a. Ela é uma das emp esas mais no á eis do mundo, chamando a a enção de á ios jo nalis as, pesquisado es e execu i os que buscam medi seu econhecido sis ema p odu i o, po que em epe idamen e supe ado seus conco en es em qualidade, con iabilidade, p odu i idade, edução de cus os, endas e c escimen o da quo a de me cado, e capi alização de me cado (Spea , 2004). Tendo a Toyo a como emp esa pionei a em á ios es udos, des aca-se como p ocedência o Lean Thinking, di ulgado pa a o mundo ociden al median e o bes selle de James Womack, Daniel Jones e Daniel Ross “A Máquina que mudou o mundo” em 1990, ep oduzindo o Lean como sinônimo de p á icas supe io es. Womack, Jones (1996), desc e em o Lean Thinking como a solução con a os despe dícios de p odução. Não obs an e, es a solução começou a se es udada em ou as á eas adminis a i as e nas ques ões ge enciais. Ex aído da iloso ia do Lean Thinking, a uan e na sus en ação da melho ia con ínua e delineado pa a o acompanhamen o do desempenho e compo amen al é a Me odologia Ka a, que en a iza a impo ância de o inas pa a a e olução p odu i a da emp esa. Pa a Dinis-Ca alho e al. (2016), algumas das pesquisas pionei as de S e en J. Spea es imulou Mike Ro he a pesquisa e explo a os de alhes de como a emp esa Toyo a melho ou Mes ado em Engenha ia Indus ial 2 sis ema icamen e sua o ma de abalha e ge encia as a i idades. Segundo Ro he (2010), Toyo a Ka a oca nos p incípios básicos de ges ão, mos ando que o pensamen o Lean é, na e dade, uma cul u a o ganizacional e que aplicá-lo exige uma mudança de men alidade. Pa a Toi onen (2014), Toyo a Ka a é um mé odo holís ico de melho ia dos es o ços que con ém p ocessos e pad ões compo amen ais pa a de inição de me as es a egicamen e alinhadas. T a a-se de uma abo dagem ensiná el que engloba ambém a ges ão de acompanhamen os con ínuos. Ro he (2010), ainda essal a que o mé odo Toyo a Ka a consis e em qua o e apas: 1. Visão 2. desa io; 3. Ka a da melho ia; 4. Coaching Ka a. Em elação as duas p imei as e apas es ão elacionadas como comp eende a di ecção das ac i idades de melho ia ( isão e desa io), e os dois úl imos são compo amen ais o inas (ka as) pa a melho a o ensino/Coaching/ges ão de melho ia. Apesa das ino ações com adoção de no as me odologias, con o me Toyo a Ka a, as melho ias ge almen e são bas an e es udadas e aplicadas nas o ganizações p i adas, iniciada na á ea p odu i a e disseminada pa a odos os se o es adminis a i os, po ém, são poucos con ex os de aplicação do Lean no se o público. Dian e disso, g ande é a complexidade de ino a na adminis ação pública, cujas o inas pode ão se al e adas de aco do com as mudanças polí icas. No se o público ede al b asilei o, as eg as são di adas po Lei ou Dec e os, ap o adas pelo Go e no, cujos limi es de a uação no abalho ealizado pelos se ido es públicos se concen am nas mãos do legislado nacional, já ap esen ando uma es ição pa a ce as ino ações es a égicas. Em se a ando da e olução e melho ias do apa elho no Es ado B asilei o, B esse (1999), ela a que a adminis ação pública bu oc á ica oi subs i uída po uma adminis ação pública ge encial, que ado a os p incípios da no a ges ão pública (new public managemen ). Behn (2001), de ine essa no a ges ão pública como “ oda a coleção de á icas e es a égias que buscam melho a o desempenho do se o público”. Pa a B esse (1999), den o do con ex o da Re o ma Ge encial de 1995 oco ida no B asil, no as nomencla u as su gi am, accoun abili y, benchma king, sis emas de anspa ência, ca a de se iços aos cidadãos, no a polí ica de a endimen o com ou ido ias, Lei da Mes ado em Engenha ia Indus ial 3 Responsabilidade Fiscal, den e ou as. Po sua ez, as mudanças oco idas pela implan ação da no a ges ão pública ainda são limi an es. Dian e de uma ges ão desa iado a, a o ganização pública b asilei a a se es udada é a Su ama, ge enciado a dos incen i os iscais das emp esas do Dis i o na Região Amazônica pe encen es à Zona F anca de Manaus (ZFM), que apoia o ap imo amen o écnico-cien í ico pa a desen ol e massa c í ica capaz de ge a base ecnológica e icien e e a ende às demandas a uais e u u as à consolidação do Pólo Indus ial de Manaus (PIM), além de p omo e , di ulga pesquisas, es udos e análises, isando ao econhecimen o sis emá ico das po encialidades econômicas. Tendo po inalidade busca melho ia con ínua, es e abalho de in es igação p e ende encon a melho es desempenhos a a és da me odologia Ka a (Ka a de Melho ia e Ka a Coaching), de o ma a con ibui pa a o ape eiçoamen o dos se iços, assim como, c ia uma cul u a pa icipa i a e a i a nas esoluções dos p oblemas. A in odução de melho ias de negócio que su gem são exemplos de opo unidades que ob igam as o ganizações a al e a em sua o ma de a ua . Consoan e Ro he (2010), ge almen e há um oco maio na maximização de esul ados e as melho ias nos p ocessos são deixadas de lado. Visando elimina as a i idades p ocessuais que não adicionam alo é necessá io des aca o que é alo numa o ganização pa a c ia condições de eliminação e ealiza aquelas que ag egam de o ma e icaz. Segundo (Womack, Jones 1998), o esul ado des e pensamen o conhecido como Lean es á na de e minação em p oduzi apenas o que o clien e deseja. Dian e des e desa io, es e abalho oi aplicado em uma unidade o ganizacional como á ea pilo o onde oi acompanhado as melho ias da unidade po um de e minado pe íodo. Po im, o am mensu adas e compa adas a si uação an e io com as melho ias implan adas. O ema de es udo é complexo pois exis em poucas p oduções com es e oco aplicado no se o público, mas apesa de pouco explo ado, se mos a impo an e ao se in eg ado num p oje o de engenha ia que p e ê melho ias inc emen ais na ecupe ação da p odu i idade e edução de cus os. A pesquisa ol ada ao ema opo uniza aumen o de melho ias da engenha ia e desen ol imen o ge encial den o da go e nança pública. Um no o iés pa a ala anca esul ados e alcança a sa is ação dos cidadãos. Mes ado em Engenha ia Indus ial 4 1.2 Obje i os Es e es udo em como obje i o u iliza os P incípios do Ka a numa o ganização pública ede al localizada no Dis i o Indus ial de Manaus – Amazonas, endo como oco p incipal p opo al e na i as na melho ia dos se iços nos p ocessos adminis a i os do se o de Recu sos Humanos. Pa a a uação nes as melho ias oi necessá io: 1. T eina a equipe e a lide ança pa a conscien iza e es imula a pa icipação de odos na c iação de ideias ino ado as Lean; 2. Mapea a cadeia de alo e elimina os despe dícios; 3. Es abelece e implan a um pad ão de qualidade po meio da pad onização dos p ocessos, eduzindo o e abalho pa a melho a a pe o mance de cada se ido público en ol ido. 1.3 Me odologia da In es igação Pa a Saunde s e al. (2009), es a seção da pesquisa o nece uma isão ge al do mé odo e da azão pa a essa escolha, endo como impo ância a consonância da me odologia escolhida com as ques ões e os obje i os do es udo. De o ma a melho a o desempenho dos se iços o e ecidos pela Su ama se á u ilizada a me odologia In es igação-Ação, que segundo O’B ien (1998), é uma in es igação que en ol e odas as pessoas elacionadas com o p oje o, endo como conseqüência, a ans o mação des as pessoas em mul iplicado es, além de possui uma dimensão social, oco endo em si uações eais e esol endo p oblemas eais. Visando a ende ao obje i o p opos o, p imei amen e ealizou-se uma pesquisa minuciosa em on es li e á ias ais como, a igos cien í icos, li os e disse ações sob e o assun o em e e ência. Após inaliza a e isão bibliog á ica, o am consolidadas as in o mações e des acados os pon os signi ica i os de ap o undamen o. A me odologia In es igação-Ação en ol eu um ciclo de cinco ases: dianós ico, planeamen o de ações, a implemen ação, a aliação de esul ados e a especi icação de ap endizagem no esumo dos esul ados a ingidos. Ações que es ão em consonância com as ases es udadas po O´B ien (1998). Mes ado em Engenha ia Indus ial 5 Na ase da e i icação da si uação a ual ealizou-se um diagnós ico no se o adminis a i o em uma o ganização pública b asilei a – Coo denação Ge al de Recu sos Humanos, po meio de algumas e amen as Lean em dois p ocessos – o luxo pa a con a ação de cu sos e o luxo de echamen o do pon o ele ônico, iden i icados pelos se ido es da unidade com maio lead ime. Também o am ei as en e is as in o mais com os se ido es e os líde es pa a comp eende o modo de ope ação dos p ocessos que pode iam se melho ados. Dessa o ma, o am iden i icadas e cole adas as a i idades dos pos os de abalho e ealizado o Mapeamen o do Fluxo de Valo (MFV), jun amen e com os en ol idos, com a inalidade de mapea cada ase com seus espec i os empos. Após dados cole ados, o diagnós ico se consolidou no Rela ó io A3 pa a melho isualização do cená io, iden i icando alguns p oblemas de despe dícios, ais como: excesso de bu oc a ização, al a de pad onização, e abalhos ge ando pe da de p odu i idade. Na ase do planejamen o o am le an adas a a és de um plano de ação desc i o, algumas p opos as ao encon o das necessidades iden i icadas na si uação a ual, mas o am ese ados espaços en e planejamen o e a execução pa a pa icipação das equipas após se em einadas na me odologia. Em seguida, na ase de implemen ação, os se ido es e a lide ança do se o o am einados nos p incípios do Lean com o obje i o de conhece em a iloso ia e Me odologia Ka a com o obje i o de ob e maio pa icipação nas suges ões de melho ias. Pos e io men e, escolheu- se a Visão a se alcançada, as condições-al o e as en a i as a a és dos ciclos do PDCA ((plan, do, check e ac ion). Realizada a implemen ação, oco eu à qua a e apa, a aliação, em que se a aliam os esul ados ob idos pela mensu ação do Mapeamen o do Fluxo de Valo Fu u o e pad onização das a i idades. Nes a úl ima ase, ap endizagem, o am ap esen adas as análises e lições adqui idas, bem como, as conclusões des e abalho. 1.4 Es u u a da Disse ação Es a disse ação es á di idida em seis capí ulos: in odução, e isão da li e a u a, ap esen ação da o ganização, le an amen o do ní el de c i icidade, implemen ação das p opos as de melho ias, bene ícios encon ados e conclusão do abalho. Mes ado em Engenha ia Indus ial 6 1º capí ulo - Ap esen ada uma b e e con ex ualização da disse ação, na qual se az o enquad amen o do abalho, iden i icam-se os obje i os, a me odologia de abalho e a o ganização da disse ação. 2º capí ulo - Con igu a-se a e isão c í ica da li e a u a, na qual se des acam : Lean Manu ac u ing, Lean Thinking e seus despe dícios, Ka a de Melho ia e Ka a Coaching, Aplicação do Lean em se iços públicos, e amen as de ges ão e os obs áculos de aplicação dos p incípios Lean numa o ganização pública ede al. 3º capí ulo - Expõe uma pequena sín ese da o ganização pública b asilei a es udada, indicando as suas p incipais ca ac e ís icas e se iços o e ecidos à sociedade. 4º capí ulo - É expos o a condição a ual dos luxos dos p ocessos adminis a i os, le an ando-se o modo de ope ação, a i idades dos pos os de abalho e iden i icados os p oblemas segundo a Filoso ia Lean. 5º capí ulo - São ap esen adas as p opos as de melho ias pa a a secção em es udo e a análise dos seus bene ícios. 6º capí ulo - São enunciadas as p incipais conclusões do abalho e iden i icação de limi ações. Mes ado em Engenha ia Indus ial 7 2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA Nes e capí ulo são ap esen adas as e isões de li e a u as cen ada nas o igens dos p incípios do Lean manu ac u ing, mos ando a desc ição dos despe dícios, das e amen as e écnicas do Sis ema de P odução Toyo a (STP). 2.1 Lean Manu ac u ing – uma b e e con ex ualização O ma co da base concei ual pa a o su gimen o da p odução enxu a oco eu em 15 de agos o de 1945, quando Japão pe deu a gue a e a emp esa Toyo a necessi a a emp ega al os in es imen os na ab icação em massa. Toyoda Kiichi o, en ão p esiden e da Toyo a Mo o Company es abeleceu que alcança ia os Es ados Unidos em ês anos, do con á io a indús ia não i ia sob e i e (Ohno, 1988). Os undado es da Toyo a es uda am o abalho de Deming, cons i uindo como undamen o o sis ema de ges ão da Toyo a, con o me a i ma Shoichi o Toyoda: "Deming é o núcleo de nossa ges ão", além disso, ambém es uda am os o ei os da Fo d. No en an o, quando chega am aos EUA pa a es uda a massa da linha de mon agem de p odução em massa que en iqueceu a Fo d, eles não ica am imp essionados (Tsigkas, 2012). A pa i des a necessidade, Toyo a Mo o Company, es udou e desen ol eu um sis ema p óp io de p odução – Sis ema Toyo a de P odução (STP), uma me odologia que se des aca a pela eliminação das pe das nos p ocessos e a busca pela melho u ilização de seus ecu sos (Ohno, 1988). Após a C ise do Pe óleo em 1973, a economia japonesa ob e e c escimen o quase ze o e mui as emp esas es a am com di iculdades, mas a Toyo a Mo o Company, embo a enha ido uma ce a diminuição nos luc os, ob e e ganhos maio es que os demais conco en es (Like , 2005). A di e ença es a a cada ez maio en e elas, e as emp esas se ques iona am sob e o que es a ia acon ecendo na Toyo a. Su ge um no o modelo de ges ão ol ado à p odução, ambém conhecido no sen ido es i o como Lean Manu ac u ing que em como obje i o a o imização dos p ocessos e uma busca con ínua pela eliminação dos despe dícios (Like , 2005). Com a publicação do li o “The Machine Tha Changed he Wo ld” nos anos 1992 o pensamen o enxu o ou p odução enxu a passou a se conhecido no mundo. Os bene ícios pa a elimina os despe dícios do p ocesso da ab icação começa am a se em al os de ou as Mes ado em Engenha ia Indus ial 14 Figu a 3 - O Lean no se iço é di e en e do Lean na indús ia? – Like e Ross, 2018. Embo a haja especi icidades, conco do com Like e Ross (2018), em a i ma que odas as o ganizações de se iços êm elemen os que eco da uma indús ia, apesa dos se iços se em in isí eis pa a o clien e. Nas indús ias, isualizamos se iços que são unção de s a à p odução. A manu a u a es á em p imei o plano e o se iço em segundo. Nas o ganizações de se iços, obse amos o p ocesso de a endimen o ao clien e em p imei o plano e a p odução es á nas unções de supo e de segundo plano, con o me se ê na igu a 4. Figu a 4 - Fluxos de alo de se iços e sus indús ia - Like e Ross, 2018. Mes ado em Engenha ia Indus ial 15 Swank (2003), de endeu o uso do Lean em se iços, ci ando mui as e amen as do Lean que o am desen ol idas pela indús ia e ac escen ou que os p incípios do pensamen o Lean são uni e sais e podem se aplicados com sucesso em mui as disciplinas, (Womack, Jones ,1996). Com base no le an amen o de se iços cus omizados e in angí eis, os au o es Like e Ross do li o “Modelo Toyo a de Excelência em se iços”, 2018, analisa am combinações e iden i ica am qua o ipo de o ganizações po se iços: 1. Dis ibuição de bens p oduzidos em massa – sis ema de se iço que p oduz algo angí el, exemplos: as ood, ilme pela in e ne , li os en egues, den e ou os. 2. Dis ibuição de bens pe sonalizados – sis ema de se iço que p oduz algo angí el cus omizado, exemplos: bu ique que az oupa sob medida, so wa e cus omizado pa a um clien e, den e ou os. 3. Expe iência pad ão – se iço in angí el que não é a mazenado que pode se consumido no pon o de enda e possui in e ação com o endedo , exemplos: se iços de bancos, p o issionais au ônomos, assina u a de T , den e ou os. 4. Expe iência pe sonalizada – se iço in angí el, cus omizado e mais dispendiosa, ais como: pe sonal aine , coach, den e ou os. De aco do com a classi icação acima, a o ganização pública b asilei a des e es udo iden i ica seu se iço como expe iência pad ão, pois é a de inição de se iço como algo in angí el que não pode se a mazenado, mas que há in e ação en e o p es ado e o clien e, que no caso é o cidadão. Tan o pa a as indús ias ou se iços, o desejo do clien e é semp e o mesmo, o a endimen o po excelência, mas como exis em qua o ipos de o ganizações po se iço, ambém há di e enciação dos esul ados que são espe ados pelos clien es. Nes e caso, conside ando a classi icação de Like e Ross (2018), pa a a o ganização pública, seus clien es desejam p es ação de se iço e icien e, simpa ia na in e ação, a amen o com espei o, con iabilidade e uncionalidade. Em um es udo in e essan e, Suá ez-Ba aza e al. (2012), ealiza am uma pesquisa sob e as p incipais publicações ealizadas sob e Lean ol ado a o ganizações de se iços e classi ica am os p incipais a igos em qua o ca ego ias ( e abela 1). Mes ado em Engenha ia Indus ial 16 Tabela 1 - Ca ego ização das p incipais publicações Lean em se iços. Ca ego ias P incipais Re e ências Analisadas Ca ego ia 1. Explo ação do Lean nos Se iços ( e lexões e undamen os) 1 Skinne (1969), Le i (1972), Le i (1976), Lawle (1978). Ca ego ia 2. C iação do e e encial eó ico do Lean nos Se iços 2.1 (1980–1989) Chase and Ga in (1989), Pa asu aman e al. (1988), Schmenne (1986). 2.2 (1990–1999) A mis ead (1990), Bowen e Lawle (1992), Chase, Kuma , e Youngdhal (1992), Fi zsimmons e Fi zsimmons (1994), Gallouj e Weins ein (1997), Ghobadian, Spelle , e Jones (1994), Ha ey (1998), Heske , Sasse , e Ha (1990), Reichheld e Sasse (1990), Schlesinge e Heske (1991), Womack e Jones (1996) 2.3 (2000–2008) Abdi e al. (2006), Allway e Cobe ( ), Dahlgaa d e Dahlgaa d- a ( ), o n oos (2000), Hing Yee Tsang and An ony (2001), Ka ma ka (2004), Kuma e al. (2008), Lo elock e W igh (2001), P ajogo (2006), Swank (2003), Weekkody, Cu ie, e Ekanayake (2003). Ca ego ia 3. Aplicações especí icas do Lean nos Se iços 3.1 (Cuidados de Saúde) Ahe ne (2007), Ben-To im e al. (2007), Collins e Mu husamy (2007), Dahlgaa d e al. 2011, Fillingham (2007), Jones e Mi chell (2006), Kollbe g e al. (2007), Komashie, Mousa i, e Go e (2007), Lipley (2008), Ma in (2007), Massey e William (2005), Spea (2005), Sp igg e Jackson (2006), Togal-Tane , Sezen, e An ony (2007). 3.2 (Educação) Ande sen Ros gaa d (1995), Hines e Le hb idge (2008), Be gman (1995), Comm e Ma haisel (2005), Emiliani (2004), Emiliani (2005), Dahlgaa d e al. (1995), Dahlgaa d e Os e gaa d 2000, Kells (1995), Logo he is (1995), Spanbaue (1995), To e (1995), Van De Wiele (1995), Van Zadelho , De We , Po has, e Pe o ius (1995). 3.3 (Bancos e inanças) Bá iz-Lazo e Wood (1999), Cocheo (1995), Geo ge (2003), S ee e (1990). 3.4 (Companhias Aé eas) G eenwood e al. (2002), Hu chins (2006), New on (2007), Reinha d (2007). 3.5 (Ho éis e Res au an es) Heske (1987), Be ge e al. (1989), Johnson e Ma in (1993), Suá ez-Ba aza (2008). Ca ego ia 4. No as endências e ex ensões do Lean nos Se iços 4.1 (Lean-Kaizen no Se iço Público) Bha ia e D ew (2006), K ings, Le ine e Wall (2006), Fu e e e Elshennawy (2005), Radno e Boaden (2008), Suá ez-Ba aza and Ramis-Pujol (2008), Suá ez-Ba aza e al. (2009. 4.2 (e-se ice) Voss (2003) 4.3 (excelência de se iços - a qualidade o al se iço, ciência se iço) Gup a e al. (2005), Su eshchanda e al. (2001), Den Ha og e Ve bu g (2002), Johns on (2004). Mes ado em Engenha ia Indus ial 17 De aco do com a li e a u a e isada e a impo ância da disseminação da iloso ia Lean ol ada à á ea de se iços, des aca-se a 8ª Academia de Ap endizagem Lean oco ida em 2018 na Polônia, du an e a qual os esul ados do P oje o ILA-LEAN (P ojec o in e nacional co- inanciado pelo P og ama E asmus + da União Eu opeia) o am ap esen ados, com o ema: “Abo dagens de Ap endizagem Ino ado a pa a a Implemen ação do Pensamen o Lean pa a Melho a o O ice e a P odu i idade do T abalho de Conhecimen o", endo como pa cei os in e nacionais: Uni e sidade de Tecnologia de Rzeszów, Uni e sidade de S a ange , Ins i uição Cen o o m, Uni e sidade do Minho, Uni e sidade de Oulu , G upo La ino , consul o ia Sal e AS e emp esa PPiH Res ol, con emplando os países da Polônia, No uega, I ália, Po ugal e Finlândia. O p oje o ILA-LEAN em como obje i o desen ol e ma e iais didá icos que aumen em o conhecimen o sob e a implemen ação do concei o Lean na á ea de se iços pois há oco ências de pe das nas o ganizações de se iços, azão pela qual é desejá el iden i ica e eliminá-las, a i ma D . S adnicka no si e do p oje o. De aco do com Rzucidło e . al (2018), os jogos desen ol idos possuem o conhecimen o da iloso ia Lean a eladas ao desempenho das a i idades adminis a i as. As a i idades se ap esen am de o ma simples, com ope ações manuais que en ol em a pe cepção do jogado , ap o ei ando ao mesmo empo habilidades básicas. A pa i do momen o que mais p oje os como o ci ado, es i e em desen ol endo e o e ando pla a o mas de ap endizagem p á icas na iloso ia Lean nas Uni e sidades e nas o ganizações de se iços, consequen emen e ha e á mais despe amen o na busca da eliminação po despe dícios. 2.6 Lean ol ado pa a se iços públicos Radno e Osbo ne (2013), a imam que as p imei as inicia i as lean pa a os se iços públicos oco e am no amo da saúde pública do Reino Unido em 2001 e nos Es ados Unidos da Amé ica em 2002. Pa a Suá ez-Ba aza e al. (2009), há pouca li e a u a quan o a aplicação do lean no se o público com o obje i o de melho ia dos se iços públicos. Po ém, ecen emen e em ha ido a anços signi ica i os nes a singula idade. Mes ado em Engenha ia Indus ial 18 Um dos p imei os a igos sob e es a especi icação esul a no abalho de Yasin e al. (2001), que analisa am os bene ícios da aplicação jus in ime (JIT), (um p incípio do pensamen o enxu o), nas o ganizações públicas. Na mesma linha, Bha ia e D ew (2006), ecomendam o g ande po encial ope acional do pensamen o Lean pa a melho a p odu i idade e a sa is ação dos clien es nos go e nos locais que p ocessam g andes quan idades de documen os públicos p es ados à comunidade. Mas Radno e Walley (2008), obse am que pa a a implemen ação se bem-sucedida p ecisa inclui o desen ol imen o de uma cul u a que en ol a odos, odos p ecisam se einados em Lean, p ecisam se o ien ados pelas pessoas, p ecisam se adap ados e não ado ados. Ce amen e, isso é álido pelo a o da maio ia dos se ido es públicos não e em ido a opo unidade de ou i ala sob e os bene ícios Lean. Iden i ica um único p oje o signi ica i o pa a melho ia usando uma equipe dedicada que possa ap ende e aplica as écnicas é uma boa o ma de p og edi na o a de implemen ação e ganha esul ados e expe iência. Isso ambém pode a ua como um ca alisado e modelo pa a ou os se o es segui em (Radno e Walley, 2008). Segundo os au o es, bas a inicia e p opaga pa a ou os se o es se conscien iza em pa a eduzi a esis ência à mudança e o çando a c edibilidade de Lean e pe mi i que os agen es públicos obse em os ganhos imedia os. Ao aplica o Lean no se o público, não é ealis a espe a uma ans o mação o al da o ganização den o de meses (Radno e Walley, 2008). Essa a i mação, não somen e es á ligada a cul u a o ganizacional, mas ambém po es a elacionado com as polí icas e es a égias ado adas po cada go e no. A D a. Zoe Radno a ua em á ias pesquisas do Lean ol ado ao se o público, e assim como, Fujio Cho, discípulo de Taichini Ohno desen ol eu a casa TPS como o ma de explica a e olução do Sis ema Toyo a de P odução (Like , 2005). A D a. Zoe Radno , de o ma a apoia e dadei amen e a melho ia dos se iços públicos, desen ol eu a casa do Lean in Public Se ices, ep esen ado pela igu a 5. A abo dagem de e se is a dian e de uma o ganização peculia com seus aspec os écnicos e cul u ais, com a o es que p ecisam se desen ol idos ao longo do empo, ou seja, os p ocessos o ganizacionais, equisi os do clien e ou ' alo ', ní eis e ipos de demanda, es ilo de lide ança e uma cul u a que busca e abo da á eas de melho ia (Radno , 2010). Po an o, Mes ado em Engenha ia Indus ial 19 a pesquisado a analisa que a o ganização de se iço público que inco po a esses a o es como base sólida es á p on a pa a se en ol e com o Lean. Figu a 5 – Casa Lean no se o público – Adap ado de Radno (2010). Os a o es da casa Lean in Public Se ices de em se apoiados po einamen o e desen ol imen o con ínuos e po um g upo de coo denação e equipe de p oje o que man ém a es abilidade do sis ema. As e amen as e écnicas são ep esen adas como as colunas da casa. As colunas e melhas de a aliação e melho ia de em se implemen adas p imei o, pois elas alcançam algumas conquis as ápidas. As colunas la anja concen am-se nas e amen as de moni o amen o pa a pe mi i que o impac o da a i idade seja iden i icado e es abelecido. As colunas e des são e amen as que pe mi i ão que o Lean seja inco po ado nos p ocessos do dia a dia e ajus ados o inei amen e. O e o, ep esen ado pela p o eção da casa, in eg a os aspec os écnicos e cul u ais do Lean ao longo do empo, alimen ando-se uns aos ou os pa a alcança odo um p ocesso, cadeia de alo ou isão do sis ema, compo amen os de melho ia inco po ados e p ocessos obus os e es á eis. Pa a Suá ez-Ba aza e al. (2009), e i icou-se que as e amen as que o am ela adas como e aplicação p á ica e di e a ao se o público são: mapeamen o do luxo de alo , o 5S, Mes ado em Engenha ia Indus ial 20 mapeamen o de p ocesso, kaizen bli z ou kaizen ápido e seis sigma. Ou os pesquisado es ambém incluí am écnicas, como equipes de melho ia ou kaizen, me odologias de edesenho de p ocessos e e amen as de esolução de p oblemas e qualidade (Suá ez- Ba aza e Lingham, 2008). Ce amen e, é impo an e obse a que, dian e das pesquisas desc i as, exis em e idências cien í icas sob e a aplicação do lean no se o público. Mas Radno e Boaden (2008), analisa que é ex emamen e ecen e e es á em cu so o deba e sob e o que pode se usado no con ex o do se o público. 2.7. Fe amen as Lean As e amen as Lean são ins umen os pa a aplicação e manu enção do sis ema de p odução enxu a. A u ilização des as écnicas possibili a a c iação de um luxo con ínuo ao elimina os despe dícios. 2.7.1 Ges ão Visual Shingo (1996), de ende que a ges ão isual é uma e amen a que se aplica nos locais de abalho a a és de e amen as isuais a im de a isa , in o ma ou delimi a . Like e Ross (2018), a i mam que a sinalização en e pad ão e ealidade é chamada de ges ão isual. É usa meios simples que pe mi em ap ende mais acilmen e e com menos es o ço men al na comunicação. Con o me Hines e a . (2011), o ipo de in o mação que se espe a encon a eco endo à ges ão isual inclui g á icos de desempenho, ma izes de compe ências, abalho no malizado, egis os sob e a axa absen ismo, higiene e segu ança. Com a ges ão isual, os en ol idos e in e essados e ão in o mação disponí el e ele an e no ambien e de abalho. Pe mi indo que os p oblemas sejam de ec ados e as ações de melho ias ealizadas. Sem es e ecu so, a in o mação es a ia disponí el somen e pa a os ges o es da emp esa impossibili ando ação conjun a de odos en ol idos. 2.7.2 Diag ama de Ishikawa O diag ama causa e e ei o de Ishikawa, popula men e conhecimen o como espinha de peixe, oi p opos o po Kao u Ishikawa, p o esso da Uni e sidade de Tóquio, em 1943, na emp esa Kawasaki S eel Wo ks. Con o me Ishikawa (1993), es a e amen a se ca ac e iza como um Mes ado em Engenha ia Indus ial 21 ins umen o pa a aplica no con ole da qualidade, bem como, a i idades di e sas, de modo que a con ibui na iden i icação de des ios no luxo logís ico, obse ando uma possí el exis ência e localização dos ga galos na o ganização em que se aplica a e amen a da análise da espinha de peixe. Es a e amen a é um mé odo bas an e e e i o na busca das aízes do p oblema (Slack, 2009). O núme o de causas encon adas pode se di e so. Es as causas podem se di ididas em ca ego ias ou amílias de causas, e são elas, con o me Campos (1999): máquinas, meio ambien e, medidas, ma e iais, mé odos e mão-de-ob a, con o me ilus ado no diag ama da igu a 6. Figu a 6 – Diag ama de Ishikawa – Adap ado de Ishikawa, 1993. O Diag ama de Ishikawa é uma elação en e o p ocesso e o esul ado do mesmo, a i ma We kema (1995), pois es a e amen a é u ilizada pa a minimiza ou exclui alhas após as iden i icações das causas. 2.7.3 S anda d Wo k – abalho pad onizado Já dizia Fo d (1926), “a pad onização hoje (...) é o alice ce necessá io sob e o qual se basea á a melho ia de amanhã. Se pensa na pad onização como o melho que sabe hoje, mas que de e se melho ado amanhã, ocê chega em algum luga . Mas se ocê acha que as no mas são es ições, en ão o p og esso pá a”. Ab indo um adendo sob e algumas e en es adminis a i as elacionadas com abalho pad onizado, Adle (1993), ealizou es udos in ensos na Indús ia Toyo a e iden i icou di e enças impo an es en e bu oc acias coe ci i as e bu oc acias habili ado as. Desc e eu Mes ado em Engenha ia Indus ial 22 que a hie a quia e a pad onização não p ecisam se basea na lógica da coe ção e sim na lógica da ap endizagem. Like e Ross (2018), ci am a di e ença da bu oc acia coe ci i a e sus a libe ado a. A i mando que a bu oc acia habili ado a é empode ada e essencial pa a a excelência dos se iços. Dian e do concei o, comp eendo que a bu oc acia coe ci i a impõe con ole e aplicações de pad ões sem gemba (luga eal), aplicação de no mas sem es udo écnico e eg as es á icas, ou seja, conduzida pela ges ão sem en ol imen o dos écnicos. No en an o, a bu oc acia habili ado a possui in e ações com os en ol idos, ecebimen o das demandas de suges ões, euniões Kaizen pa a que de e minadas melho ias se ans o mem em pad ões ape eiçoados, em suma, a melho manei a pa a se es abelece um pad ão. Segundo a Teo ia da Bu oc acia po Max Webe , Chia ena o (2018), ca ac e iza-se po um sis ema hie á quico, com al a di isão de esponsabilidade, onde seus memb os execu am in a ia elmen e eg as e p ocedimen o pad ões, como eng enagens de uma máquina. Em se a ando de implan ação malsucedida, Webe chama de dis unções da bu oc acia, ais como, o exage o de no mas e egulamen os, a ine iciência adminis a i a e o despe dício de ecu sos. Des aca-se B esse (1999), que no os pa adigmas ge enciais so em up u as com es u u as cen alizadas, hie a quias o malizadas e pi amidais e sis emas de con ole aylo is a, que impõe a inco po ação de no os e e enciais, en e ando as bu oc acias adicionais e ab indo caminho pa a uma no a e mode na bu oc acia do Es ado. Nes a mesma linha, a bu oc acia na Adminis ação Pública necessi a exis i , po ém, con o me os concei os es udados nes a pesquisa, sua a uação de melho ia de pad onização e não es agnação se apoia ia numa bu oc acia habili ado a, o que possibili a ia a ape eiçoamen o de no as o inas. O abalho pad onizado pode se de inido como uma o ina sis emá ica que isa es u u a ce os pad ões de qualidade e p opo ciona in eg ação dos uncioná ios na cons ução des es. A melho ia acili a o con ole, pois pe mi e a p e isão dos esul ados ao es abelece sequenciamen o das a i idades e o ni elamen o do empo de execução de aco do com a quan idade de pedidos (Emiliani, 2008). Relacionado a li e a u a, o abalho pad onizado conhecido no Lean como S anda d Wo k é uma e amen a Lean que oi desen ol ida em 1950 po Ohno (A o Lean, 2006). Mes ado em Engenha ia Indus ial 23 O S anda d Wo k é compos o po uma sé ie de p ocedimen os de abalho ( o ina pad ão) que isa de ini os melho es mé odos e sequências pa a cada p ocesso e pa a cada abalhado (The P oduc i i y P ess De elopmen Team, 2002). É ambém impo an e e e i que o S anda d Wo k é cons i uído po ês elemen os cha e (Figu a 10), (The P oduc i i y P ess De elopmen Team, 2002):  O empo de ciclo no malizado: é o empo de ciclo pa a a p odução de um p odu o desde o p incípio ao im de modo a esponde à p ocu a do me cado;  A sequência de abalho no malizado: consis e num conjun o de a e as que são sequenciadas e que ep esen am a melho e mais segu a o ma de execu a o abalho. Es as a e as são execu adas pelo ope ado de o ma epe i i a e consis en e ao longo do empo;  O in en á io WIP no malizado: ep esen a a quan idade mínima de s ock que se de e man e pa a que seja possí el assegu a a p odução sem empos imp odu i os e com um luxo con ínuo. Uma boa manei a de elaciona o abalho pad onizado com empos planejados é conhece algumas écnicas, Ro he (2010), abo da em seu li o Toyo a Ka a, sob e a u ilização do ak ime pa a es abelecimen o das condições-al o. Tak Time é calculado a a és da di isão do empo de ope ação e e i o de um p ocesso. O “ empo de ope ação e e i o” é o empo disponí el menos as pa alisações planejadas ais como e eições e in e alos. Pa a Se h e Gup a (2005), de e es a bem cla o que o empo de ciclo concei ualmen e se e e e a “execução” de um a o ou p ocesso, lead ime e e e-se ao planejamen o de um a o ou p ocesso, ak ime e e e-se à sinc onização do i mo de um p ocesso. Ten a p oduzi o inei amen e no empo de ciclo planejado signi ica se es o ça pa a desen ol e um p ocesso equilib ado, sendo que Ro he (2010), ela a o o inei o as eamen o das peças p oduzidas po ho a ou po u no, mui o embo a não oco a buscas pela p odução ideal. En ende-se que é necessá io conhece co e amen e a condição a ual do p ocesso pa a es abelece a asse i a condição-al o. Ro he (2010), ela a que uma condição-al o é um pad ão de abalho que imaginamos que pode ia nos ap oxima mais um pouco dos obje i os desejados. Em ou as pala as o ges o es á di idindo a a e a complexa em pad ões desejados, que são ap endidos com a p á ica, ep esen ando me as de esul ado. Mes ado em Engenha ia Indus ial 30 de ação sem desc ição de pad ões, ge a uma alsa sensação de ce eza que as condições- al o es ão sendo planejadas. Nes a mesma linha de pensamen o Ro he (2010), explica que a me a é um esul ado e uma condição-al o é uma desc ição de um p ocesso que ope a de uma manei a – num pad ão – exigido pa a alcança o esul ado desejado. Comp eende-se, po an o, que uma condição- al o é uma desc ição de como o p ocesso de e acon ece pa a alcança a me a. Após o diagnós ico, planejamen o e de inições é necessá io inaliza o PDCA, úl imo passo dos 4 ní eis, e le indo sob e cada expe imen o, en ando supe a os obs áculos e e i icando os esul ados pa a analisa se hou e supe ação, sendo que odas ações de em se acompanhadas po um coach. Like e Ross (2018), abo dam que po mais que os obs áculos iden i icados na condição a ual não enham sido a endidos, ap endemos com os e os e essigni icamos com um no o PDCA, ou seja, es abelecimen o de um no o pad ão, um no o hábi o de ap endizagem epe i i a. 2.8.2 Ka a Coaching O ka a de melho ia não acon ece au oma icamen e ou de o ma au ônoma (Ro he , 2010). Segundo o au o , os líde es e ges o es da Toyo a abalham mui o pa a ensina sua equipe e man e a melho ia em cu so. In e essan e é sabe que cada uncioná io da emp esa Toyo a possua um men o , a i ma Ro he (2010), esse men o , po sua ez, ambém possui ou o men o , man endo um ní el de ap endizado cíclico e cons an e. Ainda o au o e ela que os líde es p ecisam e habilidades e men alidades necessá ias pa a o nece o Ka a Coaching. É necessá io que o líde , desen ol a habilidades e men alidades pela p á ica de Ka a, desen ol a líde es como coaches de equipes em desen ol imen o con ínuo, com ecompensas ex ínsecas e in ínsecas. (Like e Ross, 2018). Like e Ross (2018), a i mam que nós podemos ap ende concei os em sessões de einamen os e o icinas, mas muda p o undamen e o modo com agimos e pensamos é p eciso ações e expe iências cons an es e ge almen e, a o ien ação de um coach. Podemos ex ai des e concei o, a impo ância da aplicabilidade nos einamen os, e não somen e con eúdos eó icos que es ingem somen e ao campo das ideias. Mes ado em Engenha ia Indus ial 31 Like e Ross (2018), complemen am que após a ase de planejamen o inicial (desa io, condição a ual, condição-al o, obs áculos, passamos pa a a execução usando ciclos PDCA, azendo su gi uma o ina de coaching. O Ka a coaching é simples e es u u ado e de aco do com Ro he (2010), pa e 5 pe gun as e lexi as, con o me cons a na igu a 11. Figu a 11 – As 5 pe gun as do Ka a Coaching – Ro he , 2010. À medida que a ap endizagem do se ido pública se ape eiçoa, o coach modi ica e expande a écnica pa a melho a o acompanhamen o. É impo an e man e os ap endizes ocados no ka a de melho ia; do con á io, o pad ão não se o na á um hábi o. Like e Ross (2018), comen am que o ka a coaching e le e o Ka a de melho ia, o abalho do coach é concomi an e as a i idades desempenhadas no Ka a de melho ia, con o me demons a a igu a 12. Figu a 12 - O ka a coaching e le e o ka a de melho ia. Pa a comp eende mos melho , segue um exemplo p á ico, Dinis-Ca alho e al. (2015), analisa am e aplica am a Me odologia Ka a em uma linha de p odução numa indús ia, e obse a am que o acompanhamen o cons an e po um écnico especialis a e einamen os Mes ado em Engenha ia Indus ial 32 com a lide ança o am undamen ais pa a conscien iza e en ol e odos os esponsá eis. Ob endo esul ados posi i os pela seguin e manei a: 1) Os abalhado es o am einados em Me odologia Toyo a Ka a; 2) As condições da si uação a ual o am es abelecidas; 3) A condição u u a pa a o lead ime oi aco dado en e os memb os da equipe e o einado ; e 4) Reuniões diá ias o am ealizadas o líde da equipe e o coaching pa a e i ica se o ciclo do PDCA es a a sendo ealizado e e en ualmen e es abelendo no as condições-al o. Nes e es udo de caso, Dinis-Ca alho e al. (2015), ela a am que hou e mui os expe imen os ealizados, aplicando mudanças na a ibuição de a e as, elocações do ope ado , layou , amanhos de abela, limi ações de WIP, den e ou os. Sendo que a equipa e e que cole a in o mações de lead ime pa a cada e apa de p odução. Após melho a a e apa da ope ação, a equipe mudou o oco pa a ou a e apa de ope ação e assim po dian e. Con o me Dinis-Ca alho e al. (2015), a equipe de abalhado es acabou assumindo as o inas de melho ia, encon ando suas p óp ias soluções, a im de alcança a condição-al o. Uma g ande mudança na pa icipação dos en ol idos e esponsabilização a i a pelos seus esul ados a a és da Me odologia Ka a. 2.9 Os obs áculos da aplicabilidade Lean numa o ganização pública Con o me já mencionado, no se o público ede al b asilei o, as eg as são di adas po Lei ou Dec e os, ap o adas pelo Go e no, cujas a uação dos se ido es públicos se concen am nas mãos do legislado nacional, ep esen ado pelo Cong esso. Con o me B esse (1999), um conjun o de ações que o mam o Plano Di e o da Re o ma do Apa elho de Es ado B asilei o subs i uiu a abo dagem da adminis ação pública bu oc á ica po uma adminis ação pública ge encial, que ado a os p incípios da no a ges ão pública (new public managemen ). Behn (2001), de ine no a ges ão pública como “ oda a coleção de á icas e es a égias que buscam melho a o desempenho do se o público”. Pa a B esse (1999), no as nomencla u as su gi am, accoun abili y, benchma king, sis emas de anspa ência, ca a de se iços aos cidadãos, no a polí ica de a endimen o com ou ido ias, Lei da Responsabilidade Fiscal, den e ou as. Con udo, as ino ações são limi an es e as di e enças quase impe cep í eis, enquan o a adminis ação p i ada é uma Mes ado em Engenha ia Indus ial 33 a i idade econômica con olada pelo me cado, a adminis ação pública é con olada poli icamen e. O ambien e polí ico e inancei o em que as o ganizações do se o público ope am pode e e ei os ad e sos e muda suas polí icas epen inamen e. Todos os eg amen os são pad onizados pelos o gãos supe io es, sendo que na maio ia das ezes o se ido público não pode ino a es a egicamen e. Na adminis ação pública não há libe dade nem on ade pessoal. Enquan o que na inici a i a p i ada é líci o aze udo que a lei não p oíbe, na adminis ação pública só é pe mi ido aze o que a lei au o iza. A lei pa a o pa icula signi ica “pode aze como quise ”; pa a o adminis ado público signi ica “de e aze assim” (Mei elles, ). Dian e isso, poucas são as e amen as adminis a i as que o se ido público pode implan a . Bha ia e D ew (2006), des acam a impo ância de e a pe spec i a do clien e e en ende o que os alo es do clien e. K ings e al. (2006), a i mam que a implemen ação do Lean em o ganizações do se o público é mais complexa do que as emp esas do se o p i ado, o se o público nem semp e consegue iden i ica o clien e. Mui as das ba ei as iden i icadas e ela adas na li e a u a pa a o se o público, podem se conside adas os “opos os” dos a o es de p on idão ou sucesso. o exemplo, a al a de lide ança, má es a égia de comunicação, sem sen ido u gência, al a de me odologia, pouco moni o amen o e a aliação dos esul ados, pouca consul a às pa es in e essadas, aco en ol imen o com os uncioná ios, com equipe de implemen ação com poucos ecu sos e al a de apoio das polí icas de RH (Radno e al., 2006). Em elação à implemen ação Lean, em pa icula , a ên ase na li e a u a sob e ba ei as pa ece se em o no de ques ões "cul u ais" de lide ança, ges ão e uncioná ios (Radno e al., 2006). Ro he (2010), obse ou em suas pesquisas cien í icas, uma sé ie de pon os acos na ans o mação Lean no se o indus ial:  Implan ação e amen as sem inalidade – signi ica implan a as e amen as sem en ende o mo i o pa a usá-las.  Ausência de di eção – ações alea ó ias sem di eções cla as.  Fal a de mé odo cien í ico – al a de en endimen o da aplicação do PDCA.  Lide ança e esponsabilidade com cla eza – as equipes agem, mas não ica e iden e quem se iam os esponsá eis das me as e á eas de melho ias. Mes ado em Engenha ia Indus ial 34  Melho ias pa ciais e incons an es – su os de melho ias, ou seja, inc emen ais. E ealizando um con as e en e o se o público, o am analisadas as ba ei as à implemen ação de écnicas Lean de negócios no se o público, (Radno e Walley, 2008):  Cul u a do se iço público.  Fal a de oco cla o no clien e.  Mui os p ocedimen os dispe sos.  Fal a de consciência da di eção es a égica.  A c ença ge al de que os uncioná ios es ão sob eca egados e mal pagos.  Fal a de comp eensão do e ei o da a iação, pensamen o sis êmico e luxo de p ocesso. A a és da análise da li e a u a, alguns desses pon os o am expandidos e ou os adicionais o am obse ados (Radno e Walley, 2008):  O papel p o issional e sus ge encial nos se iços públicos.  Não en ende o p ocesso na linha de en e ou nos limi es o ganizacionais.  A na u eza ansi ó ia da lide ança polí ica.  Fal a de ecu sos e / ou in es imen o pa a implemen a in eg almen e a me odologia de melho ia.  Me odologias de melho ia são is as como inicia i as de ab icação com pouca ele ância pa a o se o público. Dian e das ba ei as obse adas pela pesquisado a, é pe inen e e le i sob e a descon inuidade de polí icas públicas quando exis e uma al a ansi o iedade polí ica não pe mi indo a e olução de de e minados planejamen os es a égicos. E em elação as ba ei as encon adas no se o indus ial exis e uma pe cepção de meno complexidade quan o às ba ei as ol adas ao se o público, p incipalmen e quando e a a sob e obs áculos da cul u a o ganizacional. Ao aplica o Lean no se o público, não é ealis a agua da uma ans o mação o al da o ganização den o de meses. Iden i ica um único p oje o signi ica i o pa a melho ia usando uma equipe dedicada que possa ap ende e aplica as écnicas é uma boa manei a de p og edi na o a de implemen ação e ganha esul ados e expe iência. Isso ambém pode a ua como um ca alisado e modelo pa a ou os segui em. Isso ajuda a conscien ização, eduz a esis ência à mudança e o çando a c edibilidade de Lean e pe mi e que os uncioná ios ejam os bene ícios imedia os (Radno e Walley, 2008). Mes ado em Engenha ia Indus ial 35 3. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA Nes e capí ulo se á ap esen ada a o ganização pública b asilei a. Desc e e ambém os p incipais p odu os, as ca ac e ís icas de negócio e a o ganização hie á quica. 3.1 Desc ição da Au a quia Pública Fede al B asilei a A Supe in endência da Zona F anca de Manaus – Su ama – é uma au a quia ede al inculada ao Minis é io da Economia, c iada pelo Dec e o-Lei nº 288 de 1967 que es abelece a á ea de li e comé cio de impo ação e expo ação e de incen i os iscais especiais da Zona F anca de Manaus. A Su ama êm a inalidade de c ia no in e io da Amazônia um cen o indus ial, come cial e ag opecuá io do ado de condições econômicas que pe mi am seu desen ol imen o, iden i icando opo unidades de negócios e a aindo in es imen os pa a a egião an o pa a o Polo Indus ial de Manaus quan o pa a os demais se o es econômicos da sua á ea de a uação (Su ama, 2019). A sede da o ganização pública se localiza no Polo indus ial de Manaus, conhecido como Dis i o Indus ial, con o me demons a a Figu a 13. Figu a 13 - Localização da Su ama no Pólo Indus ial de Manaus – Google Ea h. A Su ama es abeleceu como Visão: P omo e o desen ol imen o econômico egional, median e ge ação, a ação e consolidação de in es imen os, apoiado em educação, Mes ado em Engenha ia Indus ial 36 ciência, ecnologia e ino ação, isando à in eg ação nacional e inse ção in e nacional compe i i a e possui como Missão: Se uma agência pad ão de excelência na indução do desen ol imen o sus en á el, econhecida no país e no ex e io (Su ama, 2019). Possui como obje i o p incipal p omo e o desen ol imen o socioeconômico, de o ma sus en á el, na sua á ea de a uação, median e ge ação, a ação e consolidação de in es imen os, apoiado em capaci ação ecnológica, isando a inse ção in e nacional compe i i a, a pa i das seguin es ações (Dec e o 7.139/2019): 1) Iden i ica opo unidades com obje i o de a ai de emp eendimen os pa a a egião; 2) Iden i ica e es imula in es imen os públicos e p i ados em in aes u u a; 3) Es imula e o alece os in es imen os na o mação de capi al in elec ual e em ciência, ecnologia e ino ação pelos se o es público e p i ado; 4) In ensi ica o p ocesso de a iculação e de pa ce ia com ó gãos e en idades públicas e p i adas; 5) Es imula ações de comé cio ex e io ; e 6) Adminis a a concessão de incen i os iscais. 3.2 Ca ac e ís icas e ab angência A Zona F anca de Manaus (ZFM), é um modelo de desen ol imen o econômico implan ado pelo go e no b asilei o obje i ando iabiliza uma base econômica na Amazônia Ociden al e Amapá, p omo e a melho in eg ação p odu i a e social dessa egião ao País, ga an indo a sobe ania nacional sob e suas on ei as (Su ama, 2019). O Polo Indus ial de Manaus possui ap oximadamen e 500 indús ias de al a ecnologia ge ando mais de meio milhão de emp egos, di e os e indi e os, p incipalmen e nos segmen os de ele oele ônicos, duas odas e químico. En e os p odu os ab icados des acam-se: apa elhos celula es e de áudio e ídeo, ele iso es, mo ocicle as, concen ados pa a e ige an es, en e ou os. O polo Ag opecuá io ab iga p oje os ol ados à a i idades de p odução de alimen os, ag oindús ia, piscicul u a, u ismo, bene iciamen o de madei a, en e ou as (FGV – EESP, 2019). A Zona F anca con empla es ados da Amazônia Ociden al: Ac e, Amazonas, Rondônia e Ro aima e Amapá) desen ol imen o econômico aliado à p o eção ambien al, Mes ado em Engenha ia Indus ial 37 p opo cionando melho qualidade de ida às suas populações (Su ama, 2019), con o me demons a a Figu a 14. Figu a 14 – Ab angência do Modelo Zona F anca de Manaus. Nesse con ex o, os p odu os indus ializados nas Á eas de Li e Comé cio podem usu ui do bene ício na ope ação de enda do p odu o, independen emen e des e se des ina ao consumo in e no da A ea de Li e Comé cio ou à come cialização em qualque ou o pon o do e i ó io nacional. Em 13, os incen i os fiscais da ZFM o am p o ogados pa a a é 73. Ou seja, uma zona de incen i os fiscais exis en e há mais de meio século e com p e isão pa a du a ou o meio século. 3.3 Se iços p es ados De aco do com o Dec e o – Lei nº 288/1967, a Su ama possui ampliadas a ibuições de desen ol imen o, ais como: elabo a o Plano Di e o Plu ienal da Zona F anca e coo dena ou p omo e a sua execução, di e amen e ou median e con ênio com ó gãos ou en idades públicas inclusi e sociedades de economia mis a, ou a a és de con a o com pessoas ou Mes ado em Engenha ia Indus ial 38 en idades p i adas; p omo e a elabo ação e a execução dos p og amas e p oje os de in e êsses pa a o desen ol imen o da Zona F anca; p es a assis ência écnica a en idades públicas ou p i adas, na elabo ação ou execução de p og amas de in e esse pa a o desen ol imen o da Zona F anca; p omo e e di ulga pesquisas, es udos e análises, isando ao econhecimen o sis emá ico das po encialidades econômicas da Zona F anca e p a ica odos os demais a os necessá ios as suas unções de ó gão de planejamen o, p omoção, coo denação e adminis ação da Zona F anca. 3.4 Alguns p og amas desen ol idos e es udos ealizados O P og ama In e io ização do Desen ol imen o Regional é uma ação que a Su ama encon ou pa a dis ibui pa e da iqueza ge ada pelo Pólo Indus ial de Manaus pa a os 153 municípios de sua á ea de a uação (Lima, 2017). É um p og ama execu ado em pa ce ias com go e nos es aduais e municipais, ins i uições de ensino e pesquisa, en idades de classe e coope a i as pa a iabiliza p oje os de apoio à in aes u u a econômica, p odução, u ismo, pesquisa e desen ol imen o, o mação de capi al in elec ual e, ainda es ímulo a p odução ge al (Su ama, 2019). Con o me apon a o Po al da T anspa ência (2017), o mon an e de ecu sos aplicados pela Su ama no pe íodo de 1995 a é 2016, po meio de ans e ências olun á ias, o aliza o alo de R$ 1.136.735.358,64 (um bilhão cen o e in a e seis milhões se ecen os e in a e cinco mil e ezen os e cinquen a e oi o eais). Pa a analisa os impac os e e e i idade da ZFM, um g upo de emp esá ios in es ido es na egião p ocu ou a Fundação Ge ulio Va gas e em pa ce ia com a Escola de Economia de São Paulo, solici a am es udos baseados na impa cialidade. Fo am eunidos p o esso es e pesquisado es independen es que u iliza am di e sas me odologias empí icas, desde eg essões economé icas à écnica de con ole sin é ico na pesquisa jun o ao Pólo Indus ial de Manaus e o am dadas signi ica i as conclusões no es udo “ZFM – Impac os, e e i idade e opo unidades”, (FGV- EESP, 2019), nas quais se des acam:  Em pe cen ual dos gas os ibu á ios do país, a ZFM caiu de 17% em 2009, pa a 8,5% em 2018. Es e pe cen ual nominalmen e em caindo enquan o o es o do país aumen a.  O Amazonas é o 7º Es ado com maio pa icipação da A ecadação Fede al em elação ao PIB Es adual; Mes ado em Engenha ia Indus ial 39  A a ecadação ede al do Amazonas compensa, em g ande pa e, as enúncias do ZFM;  Pa a cada R$1,00 gas o com incen i os iscais pa a a ZFM, a enda da egião me opoli ana de Manaus c esce mais do que R$1,00. No B asil, na média ge al, os gas os go e namen ais êm mulplicado iscal bem in e io a unidade. Con o me ilus ado na igu a 15. Figu a 15 - PIB Pe Capi a: Es ados selecionados, 1940 – 2010. No a-se que o c escimen o do PIB pe capi a do es ado do Amazonas mais que dob ou desde 1990. (FGV – EESP, 2019) Es e esul ado indica que a ZFM p opo cionou expansão de enda bem acima do que ou os es ados indus ializados do B asil. Podemos conclui que a e e i idade da Zona F anca de Manaus es á comp o ada e a c iação da ZFM se pe mi iu a cons i uição de um so is icado pa que indus ial da egião que ag ega mais alo pa a cada R$1,00 p oduzido do que a média da indús ia de ans o mação b asilei a, po an o, o Pólo Indus ial de Manaus pa ece indica es a cump indo seu papel ele an e pa a o desen ol imen o socioeconômico da egião, necessi ando, oda ia, de es o ços que p ecisam se planejados na di eção de ampliação da di e sidade p odu i a de odo o Es ado (FGV – EESP, 2019). 3.5 Es u u a o ganizacional A Figu a 16 demons a a es u u a o ganizacional esumida da Su ama. Ela es á subdi idida po Supe in endências Adjun as que não es ão ep esen adas abaixo, de ido a sua complexidade. Mes ado em Engenha ia Indus ial 46 Com o in ui o de conhece melho as di iculdades da CODES e o ambien e de abalho, o am discu idos alguns a o es o ganizacionais, ais como: ecu sos ma e iais e humanos, lide ança, ambien e e quali icação, com a u ilização de algumas e amen as Lean, iniciando com B ains o ming, onde o am ecolhidas á ias opiniões. Con udo, de o ma a o ganiza e es abelece um pa âme o u ilizou-se o Diag ama de Ishikawa pa a consolida e anspa ece qual se ia a maio di iculdade do se o . Com o p oblema iden i icado - al a de pad onização e dis ibuição das a i idades do se o - cada memb o da equipe a ibuiu no as pa a as desc ições das causas. Po conseguin e, o am de inidas que odas as causas abaixo da média 6,0, que necessi a am se a adas p io i a iamen e, po conside a que en e 1,0 a 6,0 são esul ados egula es e baixos (nega i os) e a pa i de 7,0 a 10,0 são conside ados esul ados azoá eis e al as (posi i os). A igu a 20 des aca a planilha de diag ama de Ishikawa da Coo denação Ge al de Recu sos Humanos – CGRHU. Figu a 20 - Diagnós ico das Causas - Au o ia p óp ia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 47 Fo am consolidadas as causas que es a am comp ome idas, median e se consolida na igu a 21. Figu a 21 - Diag ama de Ishikawa. As causas diagnos icadas a se em abalhadas são: mé odo, po ha e e abalhos, jus amen e pela ausência de no ma ização des es documen os e al a de p ocedimen os ope acionais nas a i idades, conhecidas como “ins uções de abalho”. Uma ez que não pad onização nas a i idades, ha e á e abalhos, pois cada um a ua com a sua o ma de en endimen o. Na causa medida, a equipe iden i icou a ausência de me as es abelecidas, apesa do acompanhamen o ei o pela lide ança, e po im, melho ias na u ilização de equipamen os como supo e na e iciência do a endimen o. Ap esen a-se, po an o, na igu a 22, o Ranking Ge al das causas, com média 6,0. Figu a 22 - Ranking das Causas - Au o ia p óp ia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 48 Po exemplo, a al a de imp esso a no Ambula ó io Social pe encen e à CODES (localizado em ou o anexo es u u al) esul a no desgas e ísico e despe dício de empo de 5 se ido es que descem e sobem escadas dia iamen e pa a busca cópias e imp essões, além dos p oblemas dos ele ones que uncionam espo adicamen e, esul ando em eclamações po clien es in e nos (se ido es). 4.4.1 Le an amen o do T abalho Pad onizado a ual – SECAP/CODES Com o de alhadamen o das di iculdades expos as em eunião o am discu idas ambém sob e possibilidade de edução das e apas no p ocesso de con a ação de cu sos e ou as melho ias. Nes es quase cinco úl imos anos, hou e mais de 260 e en os de capaci ação, o alizando mais de 945 capaci ações. Disponibilidade o çamen á ia de ap oximadamen e R$3.000,00 milhões de eais nos úl imos 5 anos. Especi icamen e, sob e o p ocesso, o empo solici ado pa a ins ução p ocessual se exige 30 dias de an ecedência da da a de ealização do cu so, desde abe u a do p ocesso adminis a i o pelo se o equisi an e, já com o pedido au o izado pela Adminis ação Supe io , a é a en ega do cu so con a ado ao se o equisi an e ope acionalizado pela CODES. Na CODES há uma Seção de capaci ação (SECAP) que a ua com dois se ido es e uma che ia, e an es de analisa a cadeia de con a ação dos cu sos, analisou-se o ak ime. Fo am egis ados pelos se ido es uma olha de egis o da sequência das a i idades, (Anexo 2), in e alos e demais a i idades ag egadas. Os dois se ido es, lo ados na SECAP, a uam nas mesmas unções, possuem ca ga ho á ia de 540 minu os (diá ios), sendo que 60 minu os são de in e alo, euniões diá ias de 30 minu os e empo adminis a i o de 240 minu os pa a ealização das demais a i idades, con endo: ope acionalização de sis emas, a endimen o p esencial e ia ele one, esul ando no empo líquido po u no de 210 minu os pa a execu a as a i idades de con a ação de cu sos, ou seja, de 3 ho as e meia po dia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 49 Figu a 23 - Tempo de Ciclo da Ope ação de Con a ação de Cu sos - Au o ia p óp ia. Conside ando os ciclos da ope ação ( empo com que um se iço é inalizado em uma e apa do p ocesso) pa a con a ação de cu sos, a igu a 23 es á ilus ando uma abela onde se pode obse a que a maio pa e das a i idades execu adas são as emissões de ce idões iscais, abalhis as do p es ado de se iço de 51% e ealizações de despachos e au o izações pa a as demais unidades de 24%, o alizando 9h83m de TCO. A quan idade média de solici ações mensais pa a con a ação de cu sos é de 10 pedidos mensais e conside ando a exis ência de 22 dias ú eis no mês, e i ica-se que na si uação a ual, os dois se ido es de em en ega po dia ap oximadamen e 0,45 unidades/dia (45%) ou seja, a cada dois dias, em média um cu so de e á se con a ado, e ( abela 4). Mes ado em Engenha ia Indus ial 50 Tabela 4 - Tak Time da SECAP - Au o ia p óp ia. Analisa-se que o empo ope acional líquido po u no pa a ins ução p ocessual, di ididos pela demanda necessá ia de 0.45 unidades/dia, esul a no ak ime de 7,70 ho as, ou seja, cada se ido em a disponibilidade de p a icamen e 8 ho as po cu so (80 ho as o ais) pa a a ende a demanda. No en an o, há a necessidade, con o me o abalho pad onizado, de 9,83 ho as po cu so (98,3 ho as o ais). Sendo assim, o empo disponí el po se ido é meno que empo necessá io pa a o a endimen o da demanda. A pa i do momen o que iden i icamos o empo de ciclo e o ak ime, comp eendemos qual a quan idade de mão de TAKT TIME TEMPO DISPONÍVEL TEMPO DISPONÍVEL POR TURNO: 9 ho as diá ias de abalho - em minu os 540,00 minu os TEMPO pa a e eição 60,00 minu os TEMPO pa a euniões 30,00 minu os TEMPO ADMINISTRATIVO: ealização de ou as a i idades po dia (sis emas, e- mail, a endimen o) 240,00 minu os TEMPO OPERACIONAL LÍQUIDO POR TURNO 210,00 minu os DEMANDA DO CLIENTE MÉDIA SOLICITAÇÕES MENSAIS do p ocesso 10,00 solici ações mensais Nº DIAS ÚTEIS/MÊS 22,00 dias UNIDADES / DIA 0,45 unidade/dia TEMPO DE CICLO TOTAL Tempo da ope ação mensu ado no TRABALHO PADRONIZADO 9,83 ho as TAKT TIME TEMPO DISPONÍVEL / DEMANDA DO CLIENTE 7,70 ho as NÚMERO IDEAL DE PESSOAS NÚMERO DE OPERADORES necessá ios pa a a ende a demanda do clien e 2,00 pessoa(s) Mes ado em Engenha ia Indus ial 51 ob a exigida na ope ação, nes e caso, conclui-se que o núme o ideal de pessoas é de 2 se ido es pa a a endimen o das demandas/mês. A con agem das medidas de empo do abalho pad onizado é conside ada quando os p ocessos de con a ação dos cu sos se encon am no se o (ambien e do sis ema SEI), pois exis em ou as e apas do luxo a se em le an adas, dependen es de ou os se o es adminis a i os, po an o, o esul ado mensu ado somen e é es i o a Seção SECAP, pe encen e à CODES. 4.4.2 Mapeamen o do Fluxo de Valo – CODES/SECAP Conside ando que a con a ação de cu sos depende de ou os se o es adminis a i os, le an ou-se, com a equipe, odas as e apas na cadeia do p ocesso de con a ação de cu sos. A con agem das e apas é iniciada a pa i do momen o que o pedido é ecebido na CODES/SECAP. O mapeamen o de luxo do es ado a ual ( igu a 24), pa a ins de ap esen ação oi classi icado po co es, de aco do com a ag egação de alo ao clien e inal. Na co e melha, o am iden i icadas as a i idades que não ag ega am alo ao clien e inal, ais como: 1) Despe dício de Mo imen ação – e apa 1 e 2 – quando o se o analisa o p ocesso e e o na solici ando à á ea equisi an e os demais documen os necessá ios, ais como; p oje o básico e e mo de comp omisso assinado. 2) Despe dício de Espe a – e apa 6 – quando a SAE (Supe in endência Adjun a Execu i a) solici a disponibilidade o çamen á ia pa a con a ação de cu so e o p ocesso agua da a in o mação pa a se ap o ado. 3) Despe dício de P ocessamen o – e apa 10 – a i idade que exige excesso de au o izações pela Supe in endência Adjun a Execu i a. 4) Despe dício de De ei o – algumas e apas – cons i uem e abalho como “analisa e e o na pa a co eção” que acon ecem espo adicamen e. Na co ama ela, o am iden i icadas as a i idades que não ag egam alo , mas são necessá ias no p ocesso, p incipalmen e em elação à Su ama que é uma o ganização pública ede al, egida po no mas, dec e os, leis e iscalizada po á ios ó gãos de con ole ex e no e in e no, az-se necessá io o cump imen o de di e sos p ocedimen os adminis a i o. Essas a i idades podem se exempli icadas nas e apas 4,5,7-9. Mes ado em Engenha ia Indus ial 52 Na co e de, o am iden i icadas as a i idades que ag egam alo ao clien e inal, ais como: “Emi e ce idões do p es ado do se iço”, “Publica o cu so no Sis ema Sidec” e “Empenha o alo do cu so”. Com base no MFV do es ado a ual ( igu a 24), le an ou-se 12 e apas pa a a ealização da ase de ins ução p ocessual pa a con a ação de cu sos. O empo de a a essamen o desde a solici ação a é a e e i ação do empenho do cu so esul ou em 15 dias (21.275 minu os), que se denomina lead ime. As a i idades que ag egam alo (AV) somam-se 465 minu os, po an o sua mé ica em elação ao lead ime é de 2,2% e 49% em elação ao empo de ope ação (1.115 minu os). Em elação às 12 e apas, somen e 3 ag egam alo di e amen e, esul ando como %VA =[(núme o de e apas AV/ núme o o al de e apas do p ocess)]x100, igual a 25%. Tendo como empo e e i o de ope ação (TP) pa a execu a odas as a i idades, 1.115 minu os, logo, apenas 5% do p ocesso há ope ação e 95% des e empo é de espe a. Figu a 24 - MFV a ual CODES – Au o ia p óp ia. No a-se que o MFV há 6 e apas de a i idades que não possui alo ag egado, mas são necessá ias, 3 e apas de alo ag egado e 4 despe dícios. Além do se o equisi an e e o se o execu o CODES, ( esponsá el pa a au ua nos p ocessos) obse a-se que o p ocesso Mes ado em Engenha ia Indus ial 53 passa po mais 5 (cinco) se o es adminis a i os pa a inaliza a con a ação, o que aumen a a complexidade na execução das ações pelas ou as coo denações esponsá eis. Po mais que o se o execu o possua empo pa a ins ução, as demais coo denações não compa ilham des e con ole. Os empos p e is os dos demais se o es se ap esen am em média de espe a, ex aído pelo Sis ema SEI, sendo: Supe in endência Adjun a Execu i a, Supe in endência, Financei o, Logís ica e o p óp io se o equisi an e. Pa a melho comp eensão das e apas, segue as quan idades, nome das e apas, desc ições das e apas e os seus espec i os empos ( abela 5) Tabela 5 - Lis a das e apas - con a ação de cu sos – Au o ia p óp ia. UNIDADE PROCESSO TIPO QTDE OPERADORES OCT ( empo de ope ação) Tempo de espe a ITEM Unidade demandan e Encaminha o mulá io de Ação de Capaci ação à SAE 1 0 0 1 SAE Encaminha p ocesso à CGRHU/CODES pa a análise e ins ução p ocessual 1 0 0 2 CGRHU/CODES Recebe o p ocesso, e i ica se o necedo em SICAF, en ia Te mo de Comp omisso e modelo de P oje o Básico ao(s) in e essado(s) e solici a documen os do o necedo D 1 60 1440 3 Unidade demandan e Elabo a P oje o Básico e assina Te mo de Comp omisso D 1 240 1440 4 CGRHU/CODES Emi e ce idões do o necedo e anexa documen os no p ocesso AV 1 300 1440 5 CGRHU/CODES Relaciona documen os jun ados no check lis da AGU NAV 1 60 1440 6 CGRHU/CODES Emi e despacho à SAE solici ando disponibilidade o çamen á ia ap o ação do p oje o básico, assina u a do egis o de inexigibilidade, au o ização pa a con a ação, egis o no SIDEC e emissão de no a de empenho NAV 1 140 1440 7 SAE Solici a in o mação de disponibilidade o çamen á ia pela CGORF D 1 30 1440 8 CGORF In o ma a disponibilidade o çamen á ia NAV 3 30 2880 10 SAE Au o iza a disponibilidade o çamen a ia, ap o a p oje o básico, assina egis o de inexibilidade, solici a ao SUPER assina u a do e mo de inexigibilidade e au o ização pa a con a ação NAV 1 30 1440 11 SUPER Assina o egis o de inexigibilidade de lici ação e au o iza con a ação NAV 1 30 2880 12 SAE Au o iza o egis o no SIDEC e pos e io emissão de empenho NAV 1 30 1440 13 CGLOG Publica no SIDEC e encaminha p ocesso pa a emissão de empenho AV 3 45 1440 14 CGORF Emi e a no a de empenho e p ocede a con o midade de ges ão AV 4 120 1440 Com base no esul ado do MVF ol ado ao p ocesso de con a ação de cu sos, buscou-se iden i ica uma pe cepção des e p ocesso com os memb os da Coo denação Ge al de Recu sos Humanos pa a a alia a o es de e iciência e e icácia, numa amos a de 18 se ido es. Segundo Chia ena o (2018), no âmbi o da ciência da adminis ação pública, Mes ado em Engenha ia Indus ial 54 e icácia é a ob enção de esul ados, obje i o cump ido con o me p e endido, po sua ez a e iciência é a u ilização dos ecu sos disponí eis da melho o ma possí el. O o mulá io da pesquisa (Anexo 3), le an ou i ens de e iciência, ais como: p odu i idade, cus os, qualidade na execução e nos i ens de e icácia o am a aliados os i ens de p azos pa a en ega, sa is ação do clien e e qualidade inal do se iço. Com uma classi icação po c i é ios de pon uação a segui :  Nunca acon ece: 1 pon o  Ra amen e acon ece: 3 pon os  Às ezes oco e: 5 pon os  F equen emen e oco e: 8 pon os  Semp e oco e: 10 pon os Os 18 memb os p eenche am a pesquisa de sa is ação, esul ando nos índices de 74,7% de e icácia e 61,7% de e iciência ( igu a 25), mas apesa do azoá el esul ado, de ec ou nos i ens da e iciência a p odu i idade abaixo do espe ado, con o me se obse a na igu a 25. Figu a 25 - Resul ado da pesquisa de sa is ação em elação aos cu sos con a ados. No i em de p odu i idade, o am e i icadas se as a i idades execu adas são ei as de o ma con inua e sem in e upções, se o olume de abalho é compa í el com a es u u a, ecu sos e empo disponí el, se o empo necessá io pa a a ealização às a i idades do p ocesso é adequado, se os p ocessos são enxu os e sem bu oc acia e se a maio pa e do empo a equipe a ua em a i idades que ag egam alo ao clien e. Em seguida se obse a, na igu a 26, a di e ença en e os demais i ens a aliados e a cons a ação que o luxo do p ocesso e sua p odu i idade necessi am se ape eiçoado, bem como, o con ole de cus os. Mes ado em Engenha ia Indus ial 55 Figu a 26 - I ens a aliados de e iciência e e icácia - con a ação de cu sos. Em se a ando sob e ges ão isual, a CODES não possui quad o de ges ão, somen e um quad o b anco con endo in o mações gene alis as, con o me se ap esen a na igu a 27. Figu a 27 - Quad o de Ges ão CODES. Conside ando que não há me as indi iduais no plano anual de abalho, não sabemos iden i ica o cená io a ual de esul ados da equipe. Con udo, obse a-se que já exis e um plano con endo me as ins i ucionais a cump i . 4.5 Desc ição da si uação a ual de COLAP Na mesma linha me odológica, o se o da COLAP oi es udado e ensinado os concei os sob e a iloso ia Lean. A cole a de dados du ou 5 dias ú eis com a pa icipação de 6 memb os. A a és de uma eunião inicial com a equipe ambém hou e a exposição de mo i os e ap esen ado o “ e mo de consen imen o li e e escla ecido”. As mesmas e amen as o am usadas na COLAP, po ém hou e somen e análise de um p oblema iden i icado po B ains o ming e Diag ama de Ishikawa: essa cimen o da olha de pagamen o pa a essa ci Mes ado em Engenha ia Indus ial 62 Conside ando que 19.800 minu os são de espe a, conclui-se que ap oximadamen e 88% do empo é u ilizado na espe a. Figu a - 32- MFV COLAP- si uação a ual. O p ocesso inicia na COLAP e inaliza na mesma, não dependendo de ou os se o es adminis a i os, o que diminui a complexidade do luxo. Pa a melho comp eensão das e apas, segue a desc ição e os seus espec i os empos, abela 7. Mes ado em Engenha ia Indus ial 63 Tabela 7 -Lis a das e apas - echamen o do pon o ele ônico. ITEM UNIDADE PROCESSO TIPO QTDE OPERADORES OCT ( empo de ope ação) Tempo de espe a 1 COLAP Encaminha e-mail ao G upo Su ama in o mando echamen o do pon o a é o quin o dia ú il NAV 1 20 7200 2 Se ido in e essado Faz os ajus es necessá ios na olha de pon o a é o quin o dia ú il AV 1 60 0 3 Técnico COLAP Fecha pon o ele ônico ge al NAV 1 30 0 4 Técnico COLAP Faz le an amen o das oco ências no pon o ele ônico e emi e ela ó io AV 1 1920 1440 5 Técnico COLAP Ab e p ocesso no SEI e anexa as olhas de pon o dos se ido es que i e am oco ências con endo despacho D 1 120 0 6 Técnico COLAP Encaminha p ocesso SEI à Coo denação da COLAP NAV 1 30 1440 7 Coo denação da COLAP Analisa e ap o a p ocesso e encaminha à Coo denação da CGRHU NAV 1 60 1440 8 CGRHU Ap o a o descon o em olha NAV 1 30 720 9 SEPAG P ocessa o descon o em olha AV 1 120 1440 10 Se ido in e essado Recebe a p é ia do con acheque cons ando inconsis ência NAV 1 60 2880 11 Se ido in e essado En ia e-mail à COLAP in o mando e jus i icando inconsis ências no con acheque D 1 60 120 12 Coo denação da COLAP Recebe in o mações de inconsis ências e encaminha ao écnico da COLAP pa a análise D 1 30 120 13 Técnico COLAP Analisa as inconsis ências e, se con i mada a necessidade de essa cimen o, encaminha à SEPAG pa a co eção D 1 60 120 14 SEPAG Co ige inconsis ência D 1 60 2880 15 Se ido in e essado Recebe con acheque, con i mando ajus e da inconsis ência D 1 15 Conside ando o esul ado do MVF ol ado ao p ocesso de echamen o do sis ema do pon o ele ônico, ambém oi aplicada a pesquisa de sa is ação des e p ocesso com os memb os da Coo denação Ge al de Recu sos Humanos, numa amos a de 18 se ido es. O o mulá io da pesquisa oi o mesmo aplicado na CODES. Os pa icipan es p eenche am a pesquisa de sa is ação, esul ando nos índices de 74% de e icácia e 59,3% de e iciência es á ilus ado na Mes ado em Engenha ia Indus ial 64 igu a 32, e de ec ou-se que nos i ens de qualidade inal do se iço e de p odu i idade ica am abaixo do espe ado, con o me se obse a ambém na igu a 33. Figu a 33 - Resul ado da pesquisa de sa is ação em elação ao echamen o do pon o ele ônico. No i em da qualidade inal do se iço o am le an ados se os clien es (in e nos e ex e nos) es ão sa is ei os com a qualidade dos p odu os e se iços en egues, se os p odu os e se iços en egues aos clien es (in e nos ou ex e nos) es ão num ní el de al a qualidade, pois não oco e de oluções, e abalhos ou eclamações e se exis e uma a uação em pa ce ia com os clien es in e nos pa a ga an i a qualidade do p odu o/se iço pa a os clien es ex e nos e no quesi o p odu i idade o am ei as as mesmas pe gun as sob e olume de abalho, ecu sos e empo disponí el, p ocessos sem bu oc acia e se a equipe a ua em a i idades que ag egam alo ao clien e. Em seguida se obse a, a di e ença en e os demais i ens a aliados e a qualidade inal do se iço, p odu i idade e con ole de cus os. Como mos a a igu a 34. Figu a 34 - I ens a aliados de e iciência e e icácia - echamen o do pon o ele ônico. No ocan e ao quad o explica i o de Ges ão à Vis a, a igu a 35 mos a que há in o mações ge ais e sob e u u as implemen ações de p oje os como, po exemplo, o Assen amen o Mes ado em Engenha ia Indus ial 65 Funcional de Digi al (AFD - Pas a documen al do se ido em o ma o ele ônico, po ém, não há iden i icação dos obje i os p e endidos e alcançados. Figu a 35 - Quad o de Ges ão – COLAP. 4.6 Resumo das análises e dos p oblemas iden i icados Nas duas coo denações es udadas exis em mui as opo unidades e melho ias a se em implan adas, p incipalmen e pela ausência dos obje i os e me as indi iduais. É pe cep í el, iden i ica que os se ido es conhecem sua missão ins i ucional e a inalidade das suas a i idades, con udo, não há mensu ação da qualidade na execução e na p odu i idade ealizada. Além des e, na abela 8, esumimos os p oblemas iden i icados: Tabela 8 - Resumo de p oblemas - CODES e COLAP. Unidade Adminis a i a: Coo denação Ge al de Recu sos Humanos P oblemas Iden i icados a a és da Si uação A ual CODES COLAP Ausência de Obje i os e Me as Indi iduais no plano de a i idades X X Fal a de no ma ização a a és das Ins uções de T abalho X X Ausência de Ges ão Visual nos se o es X X Eliminação de despe dícios e mudanças de mo imen ação nos luxos de alguns p ocessos X X Ausência de equipamen os, ais como: imp esso as, ele ones e e c X Re abalhos X X Excesso de dis unções da Bu oc acia X X Melho ap o ei amen o da mão de ob a con o me Tempo de Ciclo Ope acional X Na CODES o am le an ados p oblemas em dois p ocessos: no ma ização das a i idades em ge al e lead ime do luxo de con a ação de cu so. Segundo o Diag ama de Ishikawa baseado no p oblema de no ma ização, as causas de ici á ias são: mé odo e medida. O a o Mes ado em Engenha ia Indus ial 66 da ausência da no ma ização pode ge a desconhecimen o nas conclusões das a e as, mal a endimen o, al e ações di e sas, al a de con ole e pad ão, a asos, al a de di e izes e esis ências às mudanças. Ou o p oblema associado pe encen e ao Se o de Capaci ação – SECAP é o Lead Time do p ocesso de con a ação de cu sos. Mesmo sabendo da complexidade da cadeia de luxo po depende de comandos de ou os se o es, o planejamen o dos empos e a eliminação das e apas podem oco e . No MFV, os despe dícios encon ados elacionam-se com mo imen ação, espe a, p ocessamen o e de ei os. Em a enção ao abalho pad onizado do se o de capaci ação, a quan idade ideal de pessoas pa a a ende a demanda mensal é de duas pessoas, o que já exis e a ualmen e. Conside ando que o TCO é de 9,83 ho as po cada cu so de capaci ação e o ak ime é de 7,70 ho as, conclui-se que duas pessoas a uando no p ocesso (7,70 ho as x 2 pessoas x 10 cu sos = 154 ho as) ainda azem excede 55,7 ho as/mês (154 ho as - 98,3 ho as) que pode ão se u ilizadas pa a ou as a i idades ou ou os cu sos que o em demandados. Na COLAP oi iden i icado o p oblema da eabe u a do pon o ele ônico e da olha de pagamen o. Rela i amen e ao equipamen o, não há in e ligação do Sis ema do pon o com o Sis ema da olha de pagamen o, as aplicações não são a ualizadas au oma icamen e. No ocan e ao mé odo, apesa do eg amen o de p azos exis en es, os se ido es não cump em a da a limi e e po pe missão de incump imen os pelas lide anças as al e ações são ealizadas o a do p azo a asando o echamen o do pon o, bem como, nas si uações de essa cimen o após o echamen o da olha de pagamen o, causando maio es despe dícios. No MFV, os despe dícios são a mo imen ação e o empo. Relaciono o despe dício de mo imen ação com o encaminhamen o e ôneo da e apa pa a ou o des ino, endo em is a, que os p ocessos são ele ônicos e não há mo imen ação ísica de pessoas. No ocan e ao abalho pad onizado do echamen o do pon o ele ônico, a quan idade ideal de pessoas pa a a ende a demanda mensal é uma pessoa. No se o , a ualmen e, há um se ido designado pa a es e p ocesso. Conside ando que o TCO é de 36,30 ho as pa a a ende o echamen o do mês e o ak ime de 88 ho as, e i ica-se excesso de 51 ho as disponí eis do se ido que pode iam se u ilizadas em ou as a i idades. Mes ado em Engenha ia Indus ial 67 5. IMPLEMENTAÇÃO DO KATA E OS SEUS RESULTADOS Seguindo as o ien ações de Like (2004), e com base nos despe dícios iden i icados o am ado adas as seguin es soluções Lean: Me odologia Ka a, o diag ama SIPOC, o Diag ama de Ishikawa, Ges ão Visual, o VSM e o Rela ó io A3 nas Coo denações CODES e COLAP, a abela 9 da CODES mos a a equipe, écnico coaching, unções e quan i a i os a uais. Tabela 9 - CODES - Coo denação de Desen ol imen o e Assis ência ao Se ido . CODES - Coo denação de Desen ol imen o e Assis ência ao Se ido Desempenho das unções e quan i a i os a uais Quan . Ca go Se ido (a) Fo mação/Expe iência na á ea I - P og essão Funcional dos Se ido es 1 Analis a Adminis a i o F anciele Adminis ação, abalha na á ea há 1 ano II - A aliação de Desempenho - GD Su ama, III - G a i icação de Quali icação Ill - Es ágio P oba ó io 1 Analis a Adminis a i o Ma a Tiana Odon ologia e cu sando Le as, abalha na á ea há 2 anos IV - Subs i uição da Coo denação - a endendo as demandas de solici ações di e sas V - Che e de Se o da Capaci ação - SECAP VI- - SECAP- Plano Bienal de Capaci ação; Ins ução; Analises; Licenças de Capaci ação; TED's; Demandas Di e sas 1 Adminis ado Ma ia da Conceição Adminis ação, abalha na á ea há 20 anos VII - P omoção à Saúde - Calendá io dos E en os Sociais 2 Analis a Adminis a i o Cássia Leand o Alessand a Á ila Psicologia e Ciências Con ábeis, abalha há á ea há 4 anos VIII - Acompanhamen o Social ,Visi as Pe íodicas, Encaminhamen os e con oles dos Exames Médicos Ambula o iaiis 1 Assis en e Social Rosângela B aga Assis ência Social, abalha há 20 anos. IX - Acompanhamen o dos A es ados / Relá ó ios / cedido pa a o SIASS 1 Assis en e Social Robe ina Assis ência Social, abalha há 7 anos. X -Con ole das Pe Capi as do Plano Saúde GEAP e Planos Pa icula es, mo imen ações e pagamen o 1 Agen e Adminis a i o Paulo Vic o Adminis ação e a ua na á ea há 7 anos. XI - Supo e Adminis a i o no Calendá io Social 1 Agen e Adminis a i o Alexssand a Oli ei a Adminis ação, abalha na á ea há 14 anos. XIII - A endimen o Odon ólogico e adminis ação ambula o ial 1 Odon ólogo Sanmia Ti aden es Odon ologia e abalha na á ea há 10 anos. XIV - A endimen o Odon ólogico e adminis ação ambula o ial 1 Odon ólogo Paulo Odon ologia e abalha na á ea há 10 anos. Líde Ka a Coaching 1 Analis a Adminis a i o/ Coo denado C is iane Almeida Adminis ação em Recu sos Humanos, abalha na á ea há 17 anos. Mes ado em Engenha ia Indus ial 68 Os ap endizados adqui idos o am: T einamen o KATA; in odução ao Ka a e o inas; comp eende a di eção; concei os da condição A ual; concei os da condição al o; concei o PDCA; planejamen o do p imei o ciclo PDCA e p imei o ciclo de COACHING. Como comp eendemos no es udo, o Ka a de melho ia é uma o ina de ensina e ap ende que mobiliza o in e esse das pessoas pa a consegui em as condições desejadas. A on ade de a ingi a condição - al o é o impulso de melho ia que as pessoas adap adas e einadas se es o çam pa a ob e uma isão di e enciada e es a égica, a abela 10 ilus a o desempenho das unções e quan i a i os a uais da COLAP. Tabela 10 - COLAP - Desempenho da Funções. COLAP – Coo denação de Legislação de Pessoal Desempenho das unções e quan i a i os a uais Quan . Ca go Se ido (a) Fo mação/Expe iência na á ea I - P og essão Funcional dos Se ido es 1 Adminis ado Elis Regina Con abilidade e Adminis ação, abalha na á ea há 5 anos. II - A aliação de Desempenho - GD Su ama, III - G a i icação de Quali icação 1 Analis a Técnico Adm An onio Amo im Adminis ação de Recu sos Humanos, abalha na á ea há 8 anos. Ill - Es ágio P oba ó io 1 Analis a Técnico Adm Es e Ama al Tu ismo, T abalha na á ea a 4 anos. IV - Subs i uição da Coo denação - a endendo as demandas de solici ações di e sas 2 Agen e Adminis a i o Washig on Jonas Adminis ação e abalha na á ea há 10 e 24 anos. V - Che e de Se o da Capaci ação - SECAP 1 Agen e Adminis a i o Ma ie a Rubim Adminis ação e abalha na á ea há 34 anos. VI- - SECAP- Plano Bienal de Capaci ação; Ins ução; Analises; Licenças de Capaci ação; TED's; Demandas Di e sas 1 Analis a Técnico Adm E ick Nunes Di ei o, abalha na á ea há 7 anos. VII - P omoção à Saúde - Calendá io dos E en os Sociais 1 Analis a Técnico Adm Sama ony Assunção Adminis ação, abalha na á ea há 5 anos. VIII - Acompanhamen o Social ,Visi as Pe íodicas, Encaminhamen os e con oles dos Exames Médicos Ambula o iaiis 2 Analis a Técnico Kellie Aguia Ma ilane Ciências con ábeis, abalha na á ea há 7 e 12 anos. Líde Ka a Coaching 1 Agen e Adminis a i o F ank Menezes Júnio Adminis ação e expe iência na á ea há 14 anos. Aplicando a di e iz de Radno e Walley (2008), é p eciso inclui o desen ol imen o de uma cul u a que en ol a odos, a começa pelos einamen os em Lean pa a que a implemen ação seja bem-sucedida na o ganização pública. Pa indo desse p essupos o, buscou-se a ação p io i á ia na capaci ação dos se ido es da Coo denação Ge al de Recu sos Humanos. Fo am ealizados, po an o, dois módulos de einamen o com a CODES Mes ado em Engenha ia Indus ial 69 Figu a 36 - Fo os do T einamen os ealizados – CODES e COLAP. e COLAP, sendo um cu so acompanhado po um especialis a pa a abo da concei os e aplicação p á ica das e amen as Lean – Fo mação de Mul iplicado Lean – ca ga ho á ia de 24hs, com 18 pa icipan es, incluindo os líde es do se o , e ou o encon o sob e Toyo a Ka a, com ca ga ho á ia de 16hs. A au o ização da aplicação dos einamen os se encon a no Anexo 4. Segue as demais o os nas igu as 36 e 37 dos einamen os ealizados. Figu a 37 - Fo os dos T einamen os ealizados – CODES e COLAP. Mes ado em Engenha ia Indus ial 70 O einamen o de “Fo mação de Mul iplicado Lean” oi aplicado com obje i o dos pa icipan es se en ol e em nos p oje os de melho ia ocado na edução de despe dícios, empo de ciclos dos p ocessos, cus os e aumen o de p odu i idade. O con eúdo p og amá ico do Mul iplicado Lean e Toyo a Ka a oi compos o pelos seguin es módulos: a) T einamen o Concei ual sob e Lean: Realizado a In odução ao Lean Manu ac u ing & Lean O ice; Lean ol ado a á ea de Recu sos Humanos; VSM – Mapeamen o do Fluxo de Valo de P ocessos Adminis a i oss; 5S e Ge enciamen o Visual; T abalho Pad onizado – S anda d Wo k; JIT – Jus in Time/Kanban; Sus en abilidade P og ama Lean e T ans o mação Cul u al. b) Dinâmicas e Jogos pa a aplicação e ixação dos concei os: Es a égia me odológica e didá ica du an e odo o einamen o, onde o am aplicados jogos e dinâmicas pa a p omo e o ap endizado de o ma lúdica e di e ida, p opo cionando uma expe iência p á ica, es imulan e e di e enciada aos pa icipan es. c) Realização de um Kaizen Pilo o no RH pa a Ce i icação - O kaizen é uma das e amen as Lean pa a p omo e melho ias con ínuas inc emen ais, ealizado a a és de equipas o madas po uncioná ios de á ias á eas e ní eis da emp esa. Fo am di ididas as equipes pa a p a ica e ap esen a p oje o de edução de despe dício. d) Toyo a Ka a - Po depende de a uação compo amen al, o ní el de conscien ização o na-se mais complexo. Fo am aplicados os concei os do Ka a de Melho ia com o obje i o de explica a impo ância de es abelece ce os pad ões de qualidade em uma o ina sis emá ica. E inalizou-se com o Ka a de Coaching, di ecionado às p á icas do men o , à o ina daquele que ai o ien a os p a ican es do Ka a de Melho ia. As an agens pa a eina a equipa an es das implemen ações de melho ias, nas pesquisas de In es iga-Ação, ás esul ados signi ica i os, ais como:  Em i ude de as equipas es a em conscien izadas sob e os bene ícios da edução de despe dícios, o diagnós ico é le an ado em poucos dias;  Foco Es a égico p io izado no diagnós ico (si uação a ual);  P omo e queb a de pa adigma na o ma que os p ocessos es ão sendo execu ados;  Resul ados mensu ados em cu o p azo;  A equipe ap ende os p incípios Lean na p á ica;  Ên ase na c ia i idade; e sem in es imen os signi ica i os pa a aplicação. Mes ado em Engenha ia Indus ial 71 5.1 Implemen ando Ka a na CODES O Ka a em como p incipal obje i o p omo e a cul u a de melho ia con ínua, que a pa i de uma si uação a ual (indesejá el ou descon en e) se es abelece a condição al o, u ilizando-se do PDCA, sigla das exp essões "plan" (planeja ), "do" ( aze ), "check" (checa ) e “adjus ” (ajus a ) – na busca de se a ingi a “condição al o”. Com base no expos o, e após a si uação a ual iden i icada. A equipa CODES já einada e conscien e dos esul ados que pode iam ob e , esol eu a ua p imei amen e num p ocesso gené ico an es de a ua em p ocesso especí ico, po an o, desejou que odos os megap ocessos i essem o abalho pad onizado, con emplando: Con a ação de Cu sos, P og essão Funcional, G a i icação po Quali icação, Calendá io Social e Pe capi as Indeniza ó ia de Saúde e de iniu-se como Visão: c ia 100% Ins uções de T abalho e Plano Anual de T abalho dos se ido es pa a es abelecimen o de me as indi iduais. Na Figu a 38, é ap esen ado um modelo de aplicação do concei o Ka a pa a cons ução do abalho pad onizado e es abelecimen o de um no o PAT. Os alo es pe cen uais de ganhos exp essos abaixo ep esen am uma si uação eal. Figu a 38 - Modelo de aplicação do Toyo a Ka a - Au o ia p óp ia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 78 Reque imen o de capaci ação, jus amen e po que a unidade execu o a (Secap), semp e e o na a o p ocesso pa a es e im. O esul ado des a ação pe mi iu diminui o empo de execução na e apa 2 e elimina a e apa 3, pois quem elabo a a o p oje o básico e a a SECAP e não o equisi an e. Após a publicação da no a eg a, os se o es adminis a i os da Su ama o am isi ados pa a di ulga a mudança no PAC e, po conseguin e ealizou-se o agendamen o com a Supe in endência Adjun a Execu i a pa a que pudessem conhece o diagnós ico a ual e a impo ância das eliminações das e apas 6 e 10. A eliminação da e apa 6 se dá pela an ecipação do pedido pela SAE pa a in o ma a disponibilidade o çamen á ia ao inancei o, nes e modo, a SAE encaminha o p ocesso pa a duas unidades ao mesmo empo: Se o de Capaci ação e Se o Financei o. No MFV da si uação a ual es a e apa 6 es a a incluída no luxo de con a ação dos cu sos, e nes a melho ia, a unidade SECAP não p ecisa mais espe a pela in o mação. Na eliminação da e apa 7, a SAE ao in és de solici a assina u a ao Supe in enden e e depois ecebe no amen e, já a ia um despacho inal com odas as necessidades e a p óp ia Supe in endência a ia encaminhamen o di e o ao se o da logís ica pa a publica e pos e io men e ao inancei o pa a emi i a no a de empenho. Figu a 45 - Plano de Ação do SECAP - Au o ia p óp ia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 79 Median e o expos o e a e icácia da implemen ação das ações no Se o de Capaci ação e Su ama, segue o lado esque do consolidado do Rela ó io A3 ( igu a 46). Figu a 46 - Rela ó io A3, lado esque do - Au o ia p óp ia. O empo ecalculado do Índice de Valo Ag egado em elação ao empo de p ocessamen o com a no a con igu ação de edução dos ga galos em odo p ocesso esul ou numa di e ença de 23%. Diminuindo o Lead Time do p ocesso de 15 dias pa a 10 dias, bem como, PLANO DE AÇÃO / ACOMPANHAMENTO SITUAÇÃO FUTURA INDICADORES O alo ecalculado do % de Valo Ag egado em elação ao empo após a con igu ação de edução dos despe dícios em odo p ocesso esul ou numa di e ença de 23% (AV/TP), assim como, no pe cen ual de alo ag egado das e apas, sal ando de 25% pa a 43%. Diminuindo o Lead Time do p ocesso de 15 dias pa a 10 dias. Além do esul ado ope acional, os obs áculos adminis a i os lis ados no Diag ama de Ishilawa com média an e io de 4,5, alcançou 7,0 com as ações ealizadas do Plano de Ação. Suge ido á ios acompanhamen os a im de elimina o e ocesso , en e eles o am incluídos : > T einamen o pa a ou as unidades adminis a i as com o obje i o de dissemina o conhecimen o sob e a impo ância da edução dos despe dícios nos p ocessos; >À Supe in endência Adjun a Execu i a , encaminhamen o da suges ão de aquisição de quad os de ges ão da qualidade. Value S eam Mapping - P ocesso: Con a ação de Cu sos 1440,0 30,0 0,0 45,0 300,0 140,0 1440,0 1440,0 1440,0 1440,0 30,0 45,0 120,0 2880,0 2880,0 PLANO ANUAL DE CAPACITAÇÃO SAE P e isão Anual Le an amen o de Necessidades de T einamen o COORDENADORES E SERVIDORESDA SUFRAMA P e isão Anual REQUERIMENTO DE CAPACITAÇÃO CGRHU/CODES E CGRHU/CODES . E T/C -0 Pa a SECAP análise e ins ução p ocessual e CGORFsolici a disponibilidade o çamen á ia CGORF T/C - 45 Ve i ica se o necedo em SICAFe já em p oje o básico na equisição. T/C -300m Emi e ce idões do o necedo e anexa documen os no p ocesso T/C - O In o ma a disponibilidade o çamen á ia E CGRHU/CODES T/C -140m Relaciona documen os jun ados no check lis da AGU Emi e despacho à SAE ap o a do p oje o básico e e c 0111 10 pedidos mensais CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA - UNID. DEMANDANTE E SUPERINTENDENC IA ADJUNTA P og amação Anual E SUPER . E SAE T/C -120m Emi e a no a de empenho e p ocede a con o midade de ges ão T/C - 45m T/C -30m Assina O egis o inexigibilidade e au o iza con a ação do cu so T/C -30m Au o iza o çamen o, ap o a p oje o, assina egis o, solici a ao SUPER assina u a e au o iza com condicional o empenho CGLOG . E Publica no SIDEC e encaminha p ocesso pa a emissão de empenho 1 CGORF CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA - ATENDIMENTO DO REQUERIMENTO Necessidadede o necedo encaminha documen os. FORNECEDOR OBTENDO A NOTA DE EMPENHO. SAE ENCAMINHA O PROCESSO PARA DUAS UNIDADES AO MESMO TEMPO E 11 Tempo de ope ação 710 11,833 ho as Tempo de espe a 12960 9 dias Lead Time 13670 9,49 dias ITEM Resumo MFV a ual TEMPO DE OPERAÇÃO (em minu os) Quan . de e apas PERC. ITEM 1 A i idades que ag egam alo 465 3 65,49% 2 A i idades que não ag egam alo mas são necessá ias 245 4 34,51% 3Despe dício 0 0 0,00% O QUE? Diminui o LEAD TIME a a és da diminuição do empo de p ocesso nas e apas 2 e 3 / Elimina espe a na e apa 6 e p ocessamen o na e apa 10 POR QUE? A cadeia pa a con a ação é ex ensa, possui IVA de 48% ( a i idades de alo ag egado) em elação aos empos somados do Lead Time, Despe dício e A i idades que ag egam alos mas são necessá ias. Essas 4 e apas de despe dícios diminuem a qualidade na execução e aumen am o Lead Time, com 15 dias ú eis pa a en ega do cu so con a ado ao clien e (se ido equisi an e) COMO? As e apas 2 e 3 pode iam ecebe os p ocessos com o p oje o basico ao in és de e o na e pedi complemen ação à unidade demandan e. A e apa 6 pode se a endida com an ecedência ao pedi a disponibilidade o çamen á ia an es do p ocesso chega na unidade execu o a (CODES), e a e apa 10 pode se eliminada bas ando e au o ização exp essa pela Supe in endência na e apa an e io sem p ecisa de á ios encaminhamen os. ONDE? No luxo de con a ação de cu sos QUEM? Se o de Capaci ação/CODES Pe gun as Respos as Início Fim MÉTODO: 4,5 A ualiza o Plano de Capaci ação con endo o eg amen o de inclusão do P oje o básico + Requisição do cu so P epa a minu a de al e ação do PAC e publica Es e - Che e de Seção 24/04/2019 29/04/2019 SECAP/COD ES/CGRHU/ SUFRAMA Pa a diminui o empo de execução na e apa 2 e elimina a 3. -R$ 100% 100% Conscien iza os coo denado es e se ido es sob e a mudança do en io p é io do P oje o Básico Visi a os se o es da Su ama comunicando sob e as mudanças e di ulga ia e-mail Es e e equipe SECAP Resis ência à mudança 30/04/2019 03/05/2019 SECAP/COD ES/CGRHU/ SUFRAMA Da publicidade na no a me odologia do luxo de con a ação -R$ 100% 100% Agenda Reunião com a SAE pa a conscien iza das melho ias no luxo nas e apas 6 e 10 Solici a que a e apa 6 seja ei a na e apa 0 (an es de chega no se o da CODES) e que a e apa 10 seja solici ada an es de encaminha pa a assina u a do Supe in enden e (p é ia au o ização condicionan e) C is iane e equipe SECAP Resis ência à mudança 06/05/2019 07/05/2019 SECAP/COD ES/CGRHU/ SUFRAMA Elimina e apa 6 e 10 (despe dício) -R$ 100% 100% MEDIDAS 6,0 Pad onização das a i idades SECAP ►Le an a as a i idades de P og essão/ Desempenho/ Capaci ação e Con ole Pe capi a pa a c iação de ins ução de abalho ►Con ecciona Ins uções de T abalho ►Faze melho edis ibuição das a i idades C is iane e equipe SECAP Somen e p io ização de empo pa a ealização da a i idade 22/04/2019 03/05/2019 CODES/CGR HU/SUFRA MA Es a ação isa melho en endimen o dos p ocessos e ambém edução de e abalhos -R$ 100% 100% Faze o Plano Anual de T abalho pa a cada se ido da SECAP ► Elabo a no o Plano condizen e com as exigências es abelecidas na Lei ►Após ap o ado o no o Plano de T abalho, elabo a PAT pa a cada se ido analisando suas a i idades/ a e as a se em desempenhadas C is iane e equipe SECAP Somen e p io ização de empo pa a ealização da a i idade 15/04/2019 31/05/2019 CODES/CGR HU/ SUFRAMA Visando melho dis ibuição de a i idades, o PAT o nece á melho isão quan o ao quan i a i o de obje i os a se em ealizados po cada se ido e acili a á a A aliação de Desempenho no inal de ano. R$ - 100% 100% Hoje O que Como (Desc e e ) Quem Obs áculos encon ados Quando Onde Po que Quan o % Compl D 0 minu os AV 465 minu os NAV 245 minu os AV/TP (%VA ) 65% TP/LT 5% %VA 43% RESULTADOS E ÍNDICES Mes ado em Engenha ia Indus ial 80 Figu a 47 - ak ime u u o - SECAP - Au o ia p óp ia. melho ias no pe cen ual de a i idades de alo ag egado, sal ando de 25% pa a 43%. Além des es esul ados, os obs áculos adminis a i os lis ados no Diag ama de Ishilawa com média an e io de 4,5, alcançou 7,0 com as ações ealizadas do Plano de Ação. No ocan e ao abalho pad onizado iden i icado no capí ulo an e io no se o de Capaci ação, ínhamos um TCO de ap oximadamen e 10hs, e com as al e ações das e apas e diminuição das ope ações, i emos uma edução de 2 ho as diá ias na jo nada o alizando 8,08 ho as. Com o ak ime de 7,70 ho as diá ias, dep eende-se que ha e á um se ido com empo su icien e pa a a ende ou as demandas do se o , não p ecisando necessi a iamen e de 2 se ido es, como p e ia a si uação an e io ( igu a 47). Melho ias signi ica i as na edução de 33% de despe dício em odo o p ocesso. Es es esul ados o am ado ados e acompanhados sis ema icamen e po 3 meses, sendo ago a u ilizados como pa âme os a ual pela Coo denação. Também oi aplicada a mesma pesquisa de sa is ação diagnos icada na si uação a ual e ob i emos di e enças no índice de e iciência de 61,6 pa a 75,8 e no índice de e icácia de 74,7 pa a 80,1. 5.3 Implemen ando Ka a na COLAP As pessoas es ão in imamen e ligadas ao sucesso de melho ias, seja na condução de sis emas in o ma izados, seja como supo e aos sis emas, bas a es a elacionado ou conec ado. Es a si uação se assemelha na ges ão no con ole de pon o ele ônico, onde as Mes ado em Engenha ia Indus ial 81 pe das do con ole são en endidas como despe dício po ine iciência de p ocessos seja em qualidade de execução ou qualidade do p odu o en egue. Como se pode pe cebe , o Ka a em elação associada com as possí eis soluções a es as pe das, pelo a o das p oblemá icas apon adas passa em a se um es ado a ual (indesejá el) e a busca do es ado u u o (desejá el) a solução. Como sucedeu nas e apas do PDCA na CODES, a equipe COLAP ambém es abeleceu a Visão desejada e buscou cada condição-al o de inida du an e a pe iodicidade dos ciclos. Median e a si uação a ual ha endo em média 5 essa cimen os de pagamen o po ho as descon adas e 15 eabe u as no pon o ele ônico (mensalmen e), es abeleceu-se a p imei a condição-al o a se alcançada: 3 essa cimen os de pagamen o po ho as descon adas e 10 eabe u as no sis ema do pon o ele ônico. Na igu a 48, é ap esen ado um modelo de aplicação do concei o Ka a na c iação pa a melho ias na ges ão do pon o ele ônico dos se ido es da Su ama. Mesmo conside ando que não hou e a ingimen o da Visão espe ada sendo 3 eabe u as e 1 essa cimen o, analisa-se que hou e uma edução de despe dício de 60% nas eabe u as do sis ema do pon o ele ônico e 60% no Ressa cimen o em olha de pagamen o em elação a si uação a ual, um ganho signi ica i o na e iciência do p ocesso. Figu a 48 - Modelo de Ka a - COLAP - Au o ia p óp ia. Mes ado em Engenha ia Indus ial 82 Figu a 49 - SIPOC COLAP - Au o ia p óp ia. Os esul ados consolidados se basea am nas e amen as de apoio cons uídas no Rela ó io A3 e no Diag ama SIPOC com obje i o de analisa odas as a i idades, ma e iais e in o mações en ol idas. A c iação dos abalhos oi desen ol ida em conjun o com a equipa e o líde imedia o da COLAP. Segue o SIPOC de inido, a igu a 49, pa a melho comp eensão do cená io e cons ução do MFV u u o e e en e ao p ocesso de echamen o do pon o ele ônico. Com a ma iz SIPOC, e amen a p á ica e in ui i a de se ob e uma isão ge al e cla a das e apas p incipais do p ocesso e de ou os pon os impo an es que o compõem, como seu escopo, iden i icou-se que os equisi os exigen es necessá ios pa a o echamen o do pon o, necessi am de e cei os pa a cump i p azos de e minados em Po a ia in e na e não podem se obje os de pos e gação, em conside ação ao p azo de ence amen o da olha de Mes ado em Engenha ia Indus ial 83 pagamen o. Analisa-se, po an o, que os eg amen os exis em, mas não cump idos po alguns líde es e se ido es. Em elação ao diagnós ico do MFV a ual inse ido no capí ulo an e io , o pe cen ual do alo ag egado em elação a quan idades de e apas de despe dício e de a i idades que não ag egam alo , mas são necessá ias, esul a am em 20%. Tempo de espe a de 14 dias ú eis, com 79% de alo ag egado em elação ao empo de p ocessamen o e Lead ime de 16 dias ú eis. Em elação a e iciência das e apas ( abela 12), obse a-se que as a i idades de alo se sob essaem em elação as demais classi icações, mas com exis ência de 6 despe dícios. Tabela 12- Resumo MFV a ual COLAP - Au o ia p óp ia. I em Resumo m a ual Tempo de ope ação (em minu os) Quan . de e apas Pe c. I em 1 A i idades que ag egam alo 2100 3 78,50% 2 A i idades que não ag egam alo , mas são necessá ias 230 6 8,60% 3 Despe dício 345 6 12,90% Com o diagnós ico do es ado a ual es udado pela equipa COLAP, o am inse idas as in o mações no Rela ó io A3, e amen a Lean que ajuda a es u u a o aciocínio, baseado no ciclo PDCA e na ges ão isual. Assim des acado na igu a 50. Figu a 50 - Discussão das ideias – COLAP. Mes ado em Engenha ia Indus ial 84 Com as in o mações ex aídas do lado di ei o do A3, na igu a 51, a equipe açou como Visão de cu o p azo o esul ado de 1 Ressa cimen o na olha de Pagamen o e 3 Reabe u as de ajus e no Sis ema de Pon o Ele ônico e a a és de á ias e amen as, es abeleceu á ias ações de alcance. Nes e caso, a equipa almejou %VA de 30% conside ando o %VA 20% da si uação a ual, além do alcance do índice 7,0 nas melho ias das causas diagnos icadas no Diag ama de Ishikawa, edução do Lead Time e eliminação dos despe dícios no MFV. Em elação ao empo de p ocessamen o/Lead Time ( odo o ciclo de a a essamen o) a si uação encon a-se em 12%. Mes ado em Engenha ia Indus ial 85 Figu a 51 - Si uação a ual - lado di ei o do A3 COLAP - Au o ia p óp ia. ANÁLISE SITUAÇÃO ATUAL Tempo de espe a 19800,0 13,75 dias Tempo de Ope ação 2675,0 44,5833 ho as Lead Time 22475,0 15,60 dias - O MFV des aca em co e melha as e apas a se em es udadas: - Despe dício de Mo imen ação –e apa 5 –quando o se o encaminha di e amen e o ela ó io de descon os à Coo denação pa a ap o ação de lançamen o na olha, po conside a a es ição do p azo de 5 dias ú eis, po ém, eab e sis ema de pon o e olha de pagamen o pos e io men e pa a a ende a solici ação dos se ido es e ges o es in e essados. - Despe dício de De ei o –e apas de 11 a 15 – quando o se o eanalisa o p ocesso e e o na à olha de pagamen o solici ando de olução dos descon os ( essa cimen o), ocasionando a asos e e abalhos. Value S eam Mapping - P ocesso: Fechamen o do Pon o Ele ônico 720,0 60,0 120,0 2880,0 120,0 120,0 120,0 2880,0 1440,0 1440,0 1440,0 15,0 60,0 60,0 30,0 60,0 7200,0 0,0 0,0 1440,0 0,0 30,0 60,0 30,0 20,0 60,0 30,0 1920,0 120,0 . PORTARIA Nº 472/2019 - Regulamen o In e no TÉCNICO DA COLAP O ien ações supe io es a segui Legislações No ma i as Supe io es-Leis, Dec e os, Julgados Con ole Mensal Se ido solici a uma ez ao mês ap o ação das jus i ica i as no Sis ema TÉCNICO DA COLAP E TÉCNICO DA COLAP E TÉCNICO DA COLAP E SERVIDOR E GESTOR INTERESSADO . E T/C -20m Encaminha e-mail ao G upo Su ama in o mando echamen o do pon o Coo denação da COLAP E CGRHU E T/C -60m Faz os ajus es necessá ios na olha de pon o a é o quin o dia ú il do mês T/C -30m Fecha pon o ele ônico ge al T/C -1920m Faz le an amen o das oco ências no pon o e emi e ela ó io T/C - 30m Encaminha p ocesso SEI à Coo denação da COLAP T/C -60 Analisa e ap o a p ocesso e encaminha à Coo denação da CGRHU T/C -30m Ap o a o descon o em olha TÉCNICO DA COLAP E T/C -120m Ab e p ocesso no SEI e anexa as olhas de pon o dos se ido es que i e am oco ências con endo despacho 0111111 CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA E COORDENADOR IMEDIATO APROVA AS JUSTIFICATIVAS Ap o ada po PARECERJURÍDICO Se ido in e essado E Se ido in e essado . E SEPAG E T/C -60m Analisa as inconsis ências e, se con i mada a necessidade de essa cimen o, encaminha à SEPAG pa a co eção T/C - 60m En ia e-mail à COLAP in o mando e jus i icando inconsis ências no con acheque T/C -60m Recebe a p é ia do con acheque cons ando inconsis ência T/C -120m P ocessa o descon o em olha Coo denação da COLAP . E T/C -30m Recebe in o mações de inconsis ências e encaminha ao écnico da COLAP pa a análise 1111 TÉCNICO DA COLAP 1 E CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA - ATENDIMENTO FINAL SEPAG E T/C -15m Recebe con acheque, con i mando ajus e da inconsis ência T/C -60m Co ige inconsis ência 1 SERVIDOR INTERESSADO ITEM Resumo MFV a ual TEMPO DE OPERAÇÃO (em minu os) Quan . de e apas PERC. ITEM 1 A i idades que ag egam alo 2100 3 78,50% 2 A i idades que não ag egam alo mas são necessá ias 230 6 8,60% 3Despe dício 345 6 12,90% Plano de T abalhos Indi iduais do ope ado do pon o Medida Meio ambien e Máquinas Cob ança/Acompanhamen o pelo ope ado do pon o e olha de pagamen o 0 0 0 0 0 0 Re abalho indicado es/me as compa ilhadas com a lide ança 0 0 Fluxo do echamen o com e apas desnecessá ias 0 Mé odo Mão-de-ob a Ma e iais 0 P oblema Ressa cimen o em olha de pagamen o e Reabe u a do sis ema do Pon o pela al a de con ole no banco de ho as. 0 Ins uções de abalho/IT 0 Po quê? Exis em DESPERDÍCIOS no luxo do echamen o do pon o ele ônico Po quê? Exis em espe as e p ocessamen os e ados Po quê? E os de aplicação do Mé odo do abalho e de Medição no p ocesso Po quê? Ausência de análise no luxo Po quê? Desconhecimen o das e amen as de apoio Pe gun as Respos as Mes ado em Engenha ia Indus ial 86 Figu a 52 - Plano de Ação COLAP - au o ia p óp ia. Com ações de inidas no Plano de Ação es á ilus ado na igu a 52, con o me au o izado pela Coo denação Ge al de Recu sos Humanos (Anexo 9), a equipe consequiu execu a 100% das ações, con endo nas melho ias do Mé odo a elabo ação de e-mail in o ma i o disc iminando os p azos legais de ajus e no pon o, o en io do e-mail se i á como lemb e e aos in e essados sob e a chegada do p azo de 5 dias ú eis. Após a c iação pad ão do e-mail, oco eu uma eunião com a Coo denação Ge al e COLAP com o obje i o de comunica as al e ações no luxo do echamen o do pon o, a inicia pela e apa 5, pa a que seja ei a em momen o pos e io , e c ia no a e apa no luxo de "encaminha e-mail pa a os se ido es in o mando das oco ências an es do echamen o do Rela ó io do pon o”. Es a no a e apa esul ou na eliminação das e apas 11, 12, 13, 14 e 15, pois se a a a somen e de co eção e essa cimen o, pu o despe dício. O esul ado des as mudanças pe mi iu diminui o empo de execução e empo de espe a em odo o luxo, consequen emen e diminuindo 2 dias do Lead Time. Pos e io men e, encaminhou-se um e-mail ins i ucional o ien ando sob e o no o luxo de echamen o de pon o. Mes ado em Engenha ia Indus ial 87 Em elação à causa Medida, o Coo denado da COLAP ado ou o no o Plano con endo obje i os e me as es abelecidas, inculando com os a o es de a aliação de desempenho, Anexo 6, assim como, o mesmo molde c iado na Ins ução de T abalho da CODES. Po im, suge iu-se ambém a equisição do Quad o de Ges ão à is a que es á sendo p o idenciado pela Adminis ação, con o me modelo da igu a 36. Com a e icácia da implemen ação das ações da COLAP, segue o lado esque do consolidado do Rela ó io A3 ( igu a 53). Figu a 53 - Lado esque do do Rela ó io A3 COLAP - Au o ia p óp ia. PLANO DE AÇÃO / ACOMPANHAMENTO SITUAÇÃO FUTURA INDICADORES Value S eam Mapping - P ocesso: Fechamen o do Pon o Ele ônico 1440,0 0 120,0 30,0 1440,0 1440,0 1440,0 1440,0 30,0 7200,0 0,0 0,0 2880,0 0,0 120,0 125,0 60,0 20,0 60,0 1800,0 60,0 30,0 . PORTARIA Nº 472/2019 - Regulamen o In e no TÉCNICO DA COLAP O ien ações supe io es a segui Legislações No ma i as Supe io es -Leis, Dec e os, Julgados Con ole Mensal Se ido solici a uma ez ao mês ap o ação das jus i ica i as no Sis ema TÉCNICO DA COLAP E TÉCNICO DA COLAP E TÉCNICO DA COLAP E SERVIDOR E GESTOR INTERESSADO . E T/C -20m Encaminha e-mail ao G upo Su ama in o mando echamen o do pon o TÉCNICO DA COLAP E Coo denação da COLAP E T/C -60m Faz os ajus es necessá ios na olha de pon o a é o quin o dia ú il do mês T/C -1800 Faz le an amen o das oco ências no pon o T/C -60m Manda e-mail pa a os se ido es e ges o es especí icos in o mando as oco ências no pon o e dá um p azo pa a ajus es necessá ios T/C - 1200m Emi e ela ó io com as oco ências do pon o ele ônico T/C -125m Ab e p ocesso no SEI e anexa as olhas de pon o dos se ido es que i e am oco ências con endo despacho e encaminha à COLAP T/C -60m Analisa e ap o a p ocesso e encaminha à Coo denação da CGRHU TÉCNICO DA COLAP E T/C -30 Fecha pon o ele ônico ge al 0111111 CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA E COORDENADOR IMEDIATO APROVA AS JUSTIFICATIVAS Ap o ada po PARECERJURÍDICO Se ido in e essado SEPAG . E CGRHU E T/C - 30m Recebe a p é ia do con acheque cons ando oco ência, sem possibilidade de co eção T/C -120m P ocessa o descon o em olha T/C -30m Ap o ao descon o em olha 11 CLIENTE - SERVIDOR DA SUFRAMA - ATENDIMENTO FINAL O alo ecalculado do % de Valo Ag egado em elação ao empo após a con igu ação de edução dos ga galos em odo p ocesso esul ou numa di e ença de 5% (AV/TP), assim como, no pe cen ual de alo ag egado das e apas, sal ando de 20% pa a 36%. Diminuindo o Lead Time do p ocesso de 16 dias pa a14 dias. Nas ações ealizadas do Plano de Ação, ob e e melho ia das causas do Diag ama de Ishilawa com média an e io de 4,7, alcançando 7,3 Com as e apas a se em cump idas, o Plano de ação inha como me a o alcance de 90% das ações a se em ealizadas, e o esul ado oi 100% de execução. Fo am le an adas no o al 6 ações em conjun o com a equipa. Tempo de ope ação 2455 40,91667 ho as Tempo de espe a 17280 12,00 dias Lead Time 19735 13,70 dias Início Fim MEDIDA: 4,3 Faze o Plano Anual de T abalho pa a o ope ado do pon o ►elabo a pa a o se ido ope ado do pon o , o PAT, analisando suas a i idades a se em desempenhadas e me as a alcança C is iane e F ank Somen e p io ização de empo pa a ealização da a i idade 15/04/2019 31/05/2019 COLAP/C GRHU/ SUFRAMA Visando melho dis ibuição de a i idades, o PAT o nece á melho isão quan o ao quan i a i o de obje i os a se em ealizados po cada se ido e acili a á a A aliação de Desempenho no inal de ano. R$ - 100% 100% Pad onização das a i idades do echamen o do pon o COLAP ►Le an a as a i idades do pon o pa a c iação da I.T ►Con ecciona Ins uções de T abalho ►Faze melho edis ibuição do ope ado C is iane e F ank e ope ado do pon o Somen e p io ização de empo pa a ealização da a i idade 22/04/2019 03/05/2019 COLAP/C GRHU/SU FRAMA Es a ação isa melho en endimen o dos p ocessos e ambém edução de e abalhos -R$ 100% 100% Con ecciona Quad o de Ges ão à is a ►Adqui i quad o no o de ges ão à is a C is iane Disponibilidade o çamen á ia 22/04/2019 03/06/2019 COLAP/C GRHU/ SUFRAMA Não há isualização dos indicado es/me as no se o . Essa ação pe mi i á melho comp eensão do cená io pa a p oposição de melho ias R$ 500,00 100% 100% MÉTODO: 4,0 Elabo a e-mail in o ma i o educacional em elação aos PRAZOS En ia no úl imo dia ú il do mês, po e-mail ins i ucional ,o lemb e e do p azo de 5 dias ú eis pa a ealização dos ajus es no pon o ele ônico F ank e equipe COLAP - 16/04/2019 16/04/2019 COLAP/C GRHU/ SUFRAMA Conscien iza os se ido es e coo denado es sob e a impo ância do cump imen o do p azo e o de e de cump i a ação. -R$ 100% 100% Agenda Reunião com a Coo denação Ge al e equipe COLAP alando das mudanças nas e apas 5 e de 11 a 15 Solici a que a e apa 5 seja ei a após, e c ia no a e apa de "encaminha e-mail pa a os se ido es in o mando das oco ências an es do echamen o do ela ó io, pois consequen emen e elimina ia as e apas 11,12, 13 e 14 e e apa 15 sendo ans o mada. C is iane e F ank Resis ência à mudança 22/04/2019 24/04/2019 COLAP/C GRHU/ SUFRAMA P ocessa co e amen e a e apa 5, pois comunicando an es do echamen o da olha aos se ido es penden es que exis em oco ências, as ou as e apas de co eção, a con a das e apas 11 a 15, se ão eliminadas. -R$ 100% 100% Comunica as mudanças do Pon o po email e na Reunião dos Coo denado es Comunicando sob e as mudanças e di ulga ia e-mail e a a és da Reunião dos Coo denado es F ank e equipe COLAP Tempo de adap ação à mudança 22/04/2019 27/04/2019 COLAP/C GRHU/ SUFRAMA Da publicidade na no a me odologia do luxo do echamen o do pon o -R$ 100% 100% Obs áculos encon ados O que Como (Desc e e ) Quem Quando % Compl Quan o Po que Onde Hoje O QUE? Diminui o LEAD TIME a a és da diminuição do empo de p ocesso na e apa 5 e al e a o p ocessamen o des a e apa/ Elimina espe as e despe dício nas e apas 11 a 15. POR QUE? A cadeia pa a con a ação é ex ensa, possui %Va de 20% (a i idades de alo ag egado) em elação a quan idade de e apas de Despe dício e A i idades que ag egam alo , mas são necessá ias. Essas 6 e apas de despe dícios diminuem a qualidade na execução, pois há e abalhos e a asos no luxo, di icul ando a inalização do p ocesso. A ual Lead Time de 16 dias ú eis. COMO? Al e a a o ma de p ocessamen o na e apa 5, pois comunicando an es do echamen o da olha aos se ido es que exis em oco ências, as ou as e apas de co eção, a con a das e apas 11 a 15, pode ão se eliminadas. ONDE? No luxo do echamen o do pon o ele ônico QUEM? Se o da COLAP/CGRHU Pe gun as Respos as ITEM Resumo MFV a ual TEMPO DE OPERAÇÃO (em minu os) Quan . de e apas PERC. ITEM 1 A i idades que ag egam alo 2700 4 87,52% 2 A i idades que não ag egam alo mas são necessá ias 385 7 12,48% 3Despe dício 0 0 0,00% D 0 minu os AV 2070 minu os NAV 385 minu os AV/TP (%Va ) 84% TP/LT 12% %VA 36% RESULTADOS E ÍNDICES Mes ado em Engenha ia Indus ial 94 FGV- EESP (2019), ZFM – Impac os, e e i idade e opo unidades. Disponí el em h p://si e.su ama.go .b /assun os/publicacoes/es udo_ g _z m_impac os_e e i id ade_e_opo unidades.pd . Acedido a 30.05.2019. Gup a, P., (2004), The Six Sigma Pe o mance Handbook, McG aw-Hill. Hines, P., Found, P., G i i hs, G., & Ha ison, R. (2011), S aying Lean: Th i ing, No Jus Su i ing. New Yo k: P oduc i i y P ess. Ishikawa, K. Con ole de qualidade o al: à manei a japonesa. Rio de Janei o: Campos, 1993. K a cik, J. F. (1988), T iumph o he Lean P oduc ion Sys em. Sloan Managemen Re iew, 41- 52. K ings, D., Le ine, D. and Wall, T. (2006), The use o lean in local go e nmen , PM Public Managemen , Vol. 88 No. 8, pp. 12-17. Le y, D. L. 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Mes ado em Engenha ia Indus ial 97 ANEXOS Mes ado em Engenha ia Indus ial 98 Anexo 1: Te mo de consen imen o li e e escla ecido Mes ado em Engenha ia Indus ial 99 Anexo 2 – Modelo de Folha de egis o da sequência de a i idades Mes ado em Engenha ia Indus ial 100 Anexo 3 – Fo mulá io da pesquisa de sa is ação em elação aos p ocessos es udados Mes ado em Engenha ia Indus ial 101 Anexo 4 – Au o izações dos einamen os aplicados na Su ama Mes ado em Engenha ia Indus ial 102 Anexo 5 – Au o ização de aplicação do Plano de Ação na CODES Mes ado em Engenha ia Indus ial 103 Anexo 6 – Modelo an e io do Plano Anual de A i idades (PAT)