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Controlo de gestão no sector da construção civil

Ferreira, Ana Isabel Mendes de Araújo

Abstract

A Contabilidade de gestão ganhou importância com o crescimento das empresas em tamanho e número, e é a partir de 1975 que os gestores compreendem que precisam de reestruturar os procedimentos tradicionais da Contabilidade de Gestão, de forma a fazer face às necessidades organizacionais e competitivas. O papel da Contabilidade de gestão é dotar o controlo de gestão de ferramentas para apoiar no controlo da organização, auxiliar na tomada de decisão, avaliar performance e emitir alertas. O mercado continua em constante mudança, a evolução tecnológica conduziu a várias mudanças nos métodos de gestão das empresas e, consequentemente, muita incerteza. Paralelamente, o sector da construção civil, na década de 90 aumentou o investimento no aperfeiçoamento do modelo de negócio. No contexto atual do sector da construção civil é pertinente caracterizar a pesquisa científica realizada sobre a evolução da contabilidade de gestão e do controlo de gestão neste sector. Este estudo pretende encontrar quais os estudos realizados nesta área., assim sendo, a questão de investigação que orienta este estudo é: Qual a literatura, sobre o controlo de gestão, aplicada ao sector da construção civil? A revisão sistemática de literatura foi a metodologia escolhida por ser um meio de avaliar e interpretar toda a informação sobre o tema. As atividades realizadas durante o estágio cumpriram com os requisitos do art. 9 do RIEEP.

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Universidade do Minho Escola de Economia e Gestão Ana Isabel Mendes de Araújo Ferreira Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil Maio de 2 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil Ana Isabel Mendes de Araújo Ferreira UMinho | 2023 Maio de 2023 Escola de Economia e Gestão Ana Isabel Mendes de Araújo Ferreira Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil Relatório de Estágio do Mestrado em Contabilidade Trabalho efetuado sob a orientação de: Professora Doutora Anabela Martins da Silva Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil ii DIREITOS DE AUTOR E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO DO TRABALHO POR TERCEIROS Este é um trabalho académico que pode ser utilizado por terceiros desde que respeitadas as regras e boas práticas internacionalmente aceites, no que concerne aos direitos de autor e direitos conexos. Assim, o presente trabalho pode ser utilizado nos termos previstos na licença abaixo indicada. Caso o utilizador necessite de permissão para poder fazer um uso do trabalho em condições não previstas no licenciamento indicado, deverá contactar o autor, através do RepositóriUM da Universidade do Minho. Licença concedida aos utilizadores deste trabalho Atribuição-NãoComercial-SemDerivações CC BY-NC-ND https://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/ Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil iii AGRADECIMENTOS Durante o meu percurso académico, tive a felicidade de me cruzar com excelentes profissionais da comunidade académica da Universidade do Minho e é, com profunda satisfação, que expresso o meu agradecimento a todos eles. Destaco, em primeiro lugar, a docente que mais me orientou ao longo deste meu percurso e a quem agradeço profundamente. A Professora Doutora Anabela Martins da Silva, por todo o esforço, dedicação e encorajamento motivando-me a concluir esta etapa e fazendo-me acreditar que o sucesso era garantido quando existe trabalho e motivação. Um muito obrigada ao meu orientador no grupo Casais: Rolando Pereira, pela forma como me auxiliou, aconselhou, pela sua disponibilidade e amizade. A toda a equipa do grupo Casais que me acolheu e compartilhou os saberes comigo, um muito bemhaja. Neste período da minha vida tenho também que agradecer à minha família pela paciência e por todas as palavras motivadoras que me fizeram acreditar que tudo pode ser possível. A todos um enorme obrigada. Sem o cunho de cada um de vocês neste intrínseco trabalho, onde tudo se encaixou como num puzzle, não teria sido possível a concretização deste projeto. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil iv DECLARAÇÃO DE INTEGRIDADE Declaro ter atuado com integridade na elaboração do presente trabalho académico e confirmo que não recorri à prática de plágio nem a qualquer forma de utilização indevida ou falsificação de informações ou resultados em nenhuma das etapas conducente à sua elaboração. Mais declaro que conheço e que respeitei o Código de Conduta Ética da Universidade do Minho. Data Assinatura: _____________________________________________ (nome aluno) Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil v Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil RESUMO A Contabilidade de gestão ganhou importância com o crescimento das empresas em tamanho e número, e é a partir de 1975 que os gestores compreendem que precisam de reestruturar os procedimentos tradicionais da Contabilidade de Gestão, de forma a fazer face às necessidades organizacionais e competitivas. O papel da Contabilidade de gestão é dotar o controlo de gestão de ferramentas para apoiar no controlo da organização, auxiliar na tomada de decisão, avaliar performance e emitir alertas. O mercado continua em constante mudança, a evolução tecnológica conduziu a várias mudanças nos métodos de gestão das empresas e, consequentemente, muita incerteza. Paralelamente, o sector da construção civil, na década de 90 aumentou o investimento no aperfeiçoamento do modelo de negócio. No contexto atual do sector da construção civil é pertinente caracterizar a pesquisa científica realizada sobre a evolução da contabilidade de gestão e do controlo de gestão neste sector. Este estudo pretende encontrar quais os estudos realizados nesta área., assim sendo, a questão de investigação que orienta este estudo é: Qual a literatura, sobre o controlo de gestão, aplicada ao sector da construção civil? A revisão sistemática de literatura foi a metodologia escolhida por ser um meio de avaliar e interpretar toda a informação sobre o tema. As atividades realizadas durante o estágio cumpriram com os requisitos do art. 9 do RIEEP. Palavras-chave: Contabilidade de gestão; Controlo de Gestão; Construção Civil Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil vi Management Control in the Civil Construction Sector ABSTRACT Management Accounting has gained importance with the growth of companies in size and number, and it is from 1975 onwards that managers understand that they need to restructure the traditional procedures of Management Accounting, in order to meet organizational and competitive needs. The role of Management Accounting is providing tools to the Management Control to support the organization's control, assist in decision making, evaluate performance and issue alerts. The market is constantly changing, technological evolution has led to several changes in the management methods of companies and, consequently, a lot of uncertainty. At the same time, the civil construction sector, in the 1990s, increased investment in improving the Business model. In the current context of the civil construction sector, it is pertinent to characterize the scientific research carried out on the management accounting and management control in this sector. This study intends to find out what studies were carried out in this area. The research question that guides this study is: What is the literature on management control applied to the civil construction sector? A systematic literature review was the methodology chosen as it is a means of evaluating and interpreting all the information on the topic. The activities carried out during the internship complied with the requirements of art. 9 of the RIEEP. Keywords: Management Accounting; Management Control; Civil Construction Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil vii ÍNDICE GERAL Agradecimentos .......................................................................................................................................... iii Resumo ...................................................................................................................................................... v Abstract ..................................................................................................................................................... vi Índice Geral............................................................................................................................................... vii índice de Figuras ....................................................................................................................................... viii índice de Tabelas........................................................................................................................................ ix Abreviaturas ou Siglas .................................................................................................................................. x 1 Introdução .......................................................................................................................................... 1 Contextualização e Pertinência do Tema ............................................................................................................... 1 Objetivos e Questões de Partida ........................................................................................................................... 2 Metodologia ......................................................................................................................................................... 4 Contributos Esperados ......................................................................................................................................... 4 Estrutura do Relatório .......................................................................................................................................... 4 2 Revisão de literatura ............................................................................................................................ 6 Controlo de Gestão .............................................................................................................................................. 6 Conceito de Controlo de Gestão .................................................................................................................. 6 Principais ferramentas de Controlo de Gestão .............................................................................................. 8 3 Metodologia ...................................................................................................................................... 12 Objetivos da Investigação ................................................................................................................................... 13 4 Investigação Empírica........................................................................................................................ 16 Teste às palavras chave selecionadas................................................................................................................. 16 Critérios de exclusão .......................................................................................................................................... 17 Resultados obtidos ............................................................................................................................................. 18 Critérios de seleção ........................................................................................................................................... 25 Resultados obtidos após aplicação dos critérios de seleção ................................................................................ 26 5 Relatório das Atividades Desenvolvidas na Empresa de Acolhimento ..................................................... 32 Instituição de Acolhimento ................................................................................................................................. 32 Desmultiplicação dos objetivos e o papel do Controlo de gestão no Grupo Casais ............................................... 36 Atividades desenvolvidas no Grupo Casais .......................................................................................................... 38 Classificação e lançamento dos documentos e respetivo arquivo ............................................................... 39 Abertura e organização de dossier fiscal .................................................................................................... 42 Regime especial de tributação dos grupos de sociedades (RETGS) ............................................................. 43 Elaboração de conciliações bancárias ........................................................................................................ 46 Procedimentos de controlo interno ............................................................................................................ 47 Análise de conta corrente de clientes e fornecedores ................................................................................. 48 Obrigações Fiscais .................................................................................................................................... 53 Processamento de salários e envio da Declaração Mensal de Remunerações (DMR) à Autoridade Tributária (AT) e Segurança Social (SS) ..................................................................................................................... 60 Fundo de Compensação do Trabalho (FCT) e Fundo de Garantia de Compensação do Trabalho (FGCT) ..... 63 Comunicação de Admissão de trabalhador na Segurança Social .......................................................... 64 Preenchimento de formulários para o requerimento de um Estágio Profissional do IEFP ....................... 64 Revisão do cálculo do pagamento por conta ........................................................................................ 66 Encerramento intercalar de contas ...................................................................................................... 66 Elaboração do balanço, demonstração de resultados por natureza, intercalares ................................... 77 Elaboração das demonstrações financeiras consolidadas intercalares .................................................. 80 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil viii Preenchimento da Informação Empresarial Simplificada (IES) .............................................................. 80 Especificidades e dificuldades do sector .............................................................................................. 83 6 Conclusão ........................................................................................................................................ 84 Principais conclusões ......................................................................................................................................... 84 Contributos, Limitações e pistas para futura investigação ................................................................................... 85 Referências bibliográficas .......................................................................................................................... 86 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Organização dos Sistemas de Controlo de Gestão ................................................................................................. 6 Figura 2: Países de origem ............................................................................................................................................... 26 Figura 3: Palavras-Chave .................................................................................................................................................. 27 Figura 4: Temas ............................................................................................................................................................... 29 Figura 5: Línguas .............................................................................................................................................................. 30 Figura 6: Ano de Publicação ............................................................................................................................................. 30 Figura 7: Revistas de Publicação ....................................................................................................................................... 31 Figura 8: Autor ................................................................................................................................................................. 31 Figura 9: Visão, Missão, os sistemas e processos .............................................................................................................. 33 Figura 10: Comunicado do CEO do Grupo Casais sobre o relatório de sustentabilidade ...................................................... 34 Figura 11: Modelo de gestão aplicado ............................................................................................................................... 36 Figura 12: Cumprimento dos objetivos .............................................................................................................................. 37 Figura 13: Desmultiplicação dos objetivos ......................................................................................................................... 37 Figura 14: Exemplo do lançamento de uma fatura no sistema ........................................................................................... 39 Figura 15: Códigos utilizados para classificar o tipo de despesa ........................................................................................ 40 Figura 16: Exemplo do lançamento de um documento sem ordem de compra .................................................................. 41 Figura 17: Exemplo do lançamento de um documento com ordem de compra .................................................................. 41 Figura 18: Modelo 22 quadro 4 exemplo de preenchimento no RETGS .............................................................................. 44 Figura 19: Lista dos documentos que integram o Dossier Fiscal no RETGS ........................................................................ 45 Figura 20: Organização do Dossier fiscal no RETGS .......................................................................................................... 46 Figura 21: Elaboração de conciliações bancárias no sistema do Grupo Casais ................................................................... 47 Figura 22: Transação utilizada no sistema para consulta dos saldos de clientes ................................................................. 49 Figura 23: Resultado depois de correr a transação ............................................................................................................ 49 Figura 24: Ficheiro desenvolvido pelo Grupo Casais para análise e comunicação da conta corrente aos clientes ................ 50 Figura 25: Ficheiro desenvolvido pelo Grupo Casais para análise e acompanhamento da conta corrente dos fornecedores . 51 Figura 26: Transação utilizada no sistema para consulta dos saldos de fornecedores ........................................................ 52 Figura 27: Resultado depois de correr a transação ............................................................................................................ 53 Figura 28: Exportação do ficheiro SAFT no sistema operativo do Grupo Casais SAP ........................................................... 54 Figura 29: Criar arquivo do ficheiro SAFT exportado .......................................................................................................... 55 Figura 30: Submissão do ficheiro SAFT no e-fatura ............................................................................................................ 55 Figura 31: Apuramento do IVA e respetivos lançamentos ................................................................................................... 56 Figura 32: Comprovativo de entrega da declaração periódica do IVA .................................................................................. 58 Figura 33: Modelo 22 ....................................................................................................................................................... 59 Figura 34: Modelo 10 ....................................................................................................................................................... 60 Figura 35: Login na plataforma utilizada para registo de presenças ................................................................................... 61 Figura 36: Registo de assiduidade..................................................................................................................................... 62 Figura 37: Lançamento na contabilidade das remunerações ............................................................................................. 62 Figura 38: Portal iefponline ............................................................................................................................................... 64 Figura 39: Exemplo de como estão organizados os documentos de fecho de contas .......................................................... 67 Figura 40: Documentos necessários para as operações de fecho ...................................................................................... 68 Figura 41: Transação utilizada para a consulta dos extratos .............................................................................................. 70 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 5 quarto capítulo, há uma apresentação dos resultados e análise da revisão sistemática de literatura. O quinto capítulo será dedicado ao relatório de atividades. Por último, no sexto capítulo, na conclusão farse-ão as principais conclusões, os principais contributos, e as limitações do estudo, concluindo com sugestões para futuras investigações. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 6 2 REVISÃO DE LITERATURA Controlo de Gestão Conceito de Controlo de Gestão É do entendimento dos autores estudados que o controlo de gestão é um sistema que dissimina a estratégia da empresa com todos os colaboradores por forma a direcionar todos para os objetivos principais da empresa. Os sistemas contabilísticos permitem fornecer dados para a tomada de decisão que, juntamente com os objetivos estratégicos, permitem tomar decisões estratégicas. E estamos então perante a definição do que é o controlo de gestão e sua importância. Não menos importante, os sistemas de controlo de gestão procuram a satisfação e motivação dos colaboradores. Figura 1: Organização dos Sistemas de Controlo de Gestão Fonte: Adaptado de Malmi e Brown (2008) Planeamento, Orçamento, Balanced scorecard , todos eles podem ser considerados dentro dos sistemas de controlo de gestão desde que sirvam para orientar e ajudar na tomada de decisão orientada para o objetivo da empresa e para facilitar a tomada de decisão providenciando dados mais estruturados (Malmi and Brown, 2008). Podemos dividir o Controlo de Gestão em 5 sistemas: 1.1 Planeamento Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 7 O planeamento permite definir objetivos para as diversas áreas funcionais de uma empresa, direcionando o esforço e estabelecendo metas que permitem ao gestor perceber qual a expectativa da empresa perante o trabalho desenvolvido. E por fim é também uma ferramenta que permite à empresa controlar individualmente os custos e performance das várias áreas funcionais. 1.2 Indicadores de performance É a utilização de medidas de comparação e deteção da performance. Segundo Malmi e Brown (2008) os indicadores devem prestar informação relevante para a tomada de decisão e criar alertas sobre o caminho que não queremos seguir. O orçamento é uma ferramenta importante e muito utilizadas pelas empresas, que nos fornece indicadores financeiros como return on investment e Economic Value Added (EVA), (Malmi and Brown, 2008). De seguida temos o que os autores chamam de “medidas de performance hibíridas”, isto é, inclui na análise indicadores financeiros e não financeiros. O BSC desenvolvido por Kaplan e Norton, junta estes dois indicadores no mesmo plano, que alguns autores defendem que pode ser confuso e levar a desfoco, no entanto Kaplan e Norton dizem o oposto usando, até, o exemplo de um piloto de avião, questionando se algum passageiro estaria disposto a viajar se soubesse que o piloto iria focar-se em um só indicador, pois, logicamente, a resposta é não, já que se assim fosse nós passageiros estaríamos focados num só indicador que seria o de nos despenhar contra a primeira montanha. Fazendo a analogia para o gestores, nos dias de hoje é impossível gerir uma empresa sem correlacionar os diversos indicadores (Kaplan and Norton, 1996). 1.3 Recompensas As recompensas visam premiar individualmente ou em grupo pelo cumprimento dos objetivos, por forma a motivar e chegar ao objetivo da empresa que é o objetivo principal. Existem duas formas de motivação, intrínseca, que por definição é fazer algo por satisfação, só porque é interessante e extrínseca, que é desempenhar uma tarefa em troca de algo (Ryan and Deci, 2000). A recompensa monetária é uma forma de motivação extrínseca mais usada pelas empresas (Bonner and Sprinkle, 2002). 1.4 Controlo administrativo Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 8 Malmi e Brown (2008) distingue três formas de controlo administrativo, desenho e estrutura organizacional, que permite aos colaboradores estarem informados sobre a hierarquia, estimulando ao contacto e relacionamento, organização da estrutura governamental, onde são definidas as linhas contabilísticas e fiscais, por fim, processos e políticas, que promove boas práticas, organizadas e facilita o controlo. 1.5 Controlo Cultural Fazendo novamente referência a Malmi e Brown (2008), este ponto pretende definir quais os valores da empresa e sua cultura organizacional. A formação contínua e definição da função podem ser ferramentas de controlo cultural (Chapman and Eilon, 2006). Principais ferramentas de Controlo de Gestão No final da década de 80 a obra de Johnson e Kaplan “ Relevance Lost: The rise and Fall of Management Accounting ” provoca uma discussão sobre o distanciamento que existe entre o conhecimento académico e a realidade empresarial.(Grande and Beuren, 2011). A evolução da contabilidade de gestão, após um estudo realizado pela Federação Internacional dos Contabilistas em 1998, foi dividida em 4 fases: • Na primeira fase, o foco era no controlo de custos através de orçamentos e do controlo financeiro dos processos de produção; • A segunda fase mais orientada para a administração interna, procurava garantir que a empresa tivesse os recursos utilizados de uma forma eficiente por forma a atingir os objetivos da empresa; • A terceira fase, foi marcada pelo aumento da competitividade e pelo desenvolvimento tecnológico, o que permitiu um aumento da informação disponível para os gestores. Surgiram então novos programas de gestão e uma evolução nas técnicas de contabilidade, tais como o surgimento do método Activity Based Costing (abc); • Por fim, a quarta fase, registada pelo surgimento de modelos direcionados para a criação de valor para o acionista, com preocupação ao nível do estado atual e futuro e das incertezas estratégicas. O Balanced Scorecard foi desenvolvido nesta fase. O quadro que se segue apresenta as quatro fases por ordem cronológica. Tabela 1: Evolução da contabilidade de gestão Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 9 Fase Período Evolução do foco da contabilidade de gestão 1 Antes de 1950 Foco na determinação de custos e controlo financeiro, através do uso de orçamentos e tecnologias de contabilidade de custos 2 1950-1965 Foco no fornecimento de informações através do uso de tecnologias, tais como análise de decisão e contabilidade por responsabilidade. 3 1965-1985 Atenção na redução de desperdício dos recursos utilizados nos processos da empresa, através do uso da análise de processos e tecnologias de gestão de custos 4 1985 até hoje Atenção na criação de valor através do uso efetivo de recursos, de tecnologias que examinam a criação de valor para o cliente e para o acionista, e de inovação organizacional Fonte: Adaptado de (Grande and Beuren, 2011) Com a alteração de pensamento e paradigma, os métodos de contabilidade de gestão também evoluíram. Os métodos de custeio passaram do custo variável e custo padrão para o método ABC. Foram surgindo novos métodos de mensuração e avaliação do desempenho como “Benchmarking” e “Economic Value Added”. A filosofia e os modelos de gestão também evoluíram com o surgimento do Kaizen, Balanced Scorecard e Total Quality Managemnet. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 10 Tabela 2: Resumo da evolução da contabilidade de gestão, métodos e filosofia 1ª Fase 2ª Fase 3ª Fase 4ª Fase Foco Determinação do custo e controlo financeiro Informação para controlo e planeamento de gestão Redução de perdas de recursos no processo operacional Criação de valor através do uso efetivo dos recursos Métodos e sistemas de custeio Custo variável ABC Custo Padrão Target Costing Métodos de mensuração e avaliação e medidas de desempenho Return on Investement (ROI) Preço de transferência Benchmarking Economic Value Added Moeda constante Present Value Filosofias e modelos de gestão Orçamento Kaizen Simulção Descentralização Just in Time Gestão Economica (GECON) Teoria das Restrições Balanced Scorecard Planeamento Estratégico Gestão baseada em valor Gestão Baseada em Atividades Total Quality Management Fonte: Adaptado de (Grande and Beuren, 2011) A investigação em Contabilidade de gestão foi classificada como normativa, positivista e alternativa. Nos anos 50 e 60, a investigação era normativa e os modelos assentavam em controlar os custos. Foi na década de 80 que a investigação positivista ganhou popularidade, a tomada de consciência da racionalidade dos indivíduos e o objetivo de maximização da sua utilidade (Wickramasinghe e Alawattage, 2007; Hoque, 2006), e foi bem-sucedida no que respeita ao comportamento económico, no entanto encontrou limitações na predição do comportamento do indivíduo. As limitações destes dois tipos de investigação levou ao surgimento da investigação chamada de alternativa em que os investigadores mostravam que a conceção do orçamento e seu uso podem afetar o comportamento dos membros de Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 11 uma organização e a sua motivação assim como o desempenho organizacional como um todo.(Gestão, Major and Resumo, no date). Descentralizar a gestão e os recursos é um movimento positivo que permite melhores e mais rápidas decisões (Turner, 1997). A decomposição de uma organização em centros de responsabilidade vem facilitar que cada gestor assuma a responsabilidade pelo seu rendimento, e por isso são uma ferramenta que sustenta a investigação alternativa. Tal como foi dito anteriormente, a eficácia e a eficiência dos grupos de trabalho dependem do elemento humano e dos seus comportamentos, estando assim o sucesso de qualquer organização dependente das estratégias para mobilizar os seus colaboradores e das doutrinas motivacionais que procuram alinhar as pessoas à cultura empresarial (Jordan et al. 2003 e Carvalho 2014), importa identificar a missão, fixar e comunicar objetivos e definir os respetivos planos de ação. Torna-se necessário ajustar os sistemas de orçamentação e os métodos e técnicas de cedências internas, de avaliação de desempenho e sistemas de recompensas em função dos objetivos atingidos (Margerin, 1991; Jordan et al. 2003; Drury, 2004). Os centros de responsabilidade ou as divisões internas são um meio para traduzir a adequação da estrutura à estratégia. A elaboração da estratégia e a sua apresentação através da fixação de objetivos fará mais sentido se for estimado o seu grau de avaliação (Jordan et al. 2003). A avaliação de desempenho é definida por Teixeira (2014) como a comparação entre os padrões com as realizações, segundo Carvalho (2014), a tomada de decisão implica a seleção de hipóteses alternativas em detrimento de outras, estando associado um risco a essa escolha, no entanto a informação permite reduzir o risco de uma escolha menos acertada. Portanto, para que se atinja uma maior objetividade e eficácia da decisão e, consequentemente, na avaliação do desempenho, é necessário que a informação necessária seja adequada à dimensão da sua aplicação e às necessidades dos decisores (Tavares, 2014). Os indicadores chave de desempenho são definidos como um conjunto de medidas baseadas em aspetos relativos ao desempenho organizacional individual, quer através da apresentação de taxas, quer em proporções ou médias. Estes indicadores são introduzidos de forma a transmitir o envolvimento dos stakeholders e são apresentados como ferramentas de apoio de comunicação, comunicação dos objetivos e apoio na tomada de decisão (Jordan et al. 2003). Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 12 Para a persecução destes modelos, torna-se cada vez mais urgente que as empresas consigam utilizar a informação que dispõem dentro da empresa, no entanto a informação está espalhada em várias bases de dados, o que dificulta a sua análise. Nos anos 80, em que foi introduzido o data wharehouse (DW), Kimball foi dos nomes mais falados no que respeita a criação da DW. A partir desse momento, as bases de dados poderiam ser constituídas por diversas fontes e armazenadas num único repositório permitindo assim uma análise mais criteriosa e com uma maior profundidade. (Lokaadinugroho, Girsang, & Burhanudin, 2021). Posto isto o Business Inteligence (BI) define-se como um processo apoiado em tecnologias de informação que permite a recolha de informação, o seu tratamento e posterior análise de dados. Esta informação revela-se útil e, recolhida atempadamente sob a forma de relatórios e dashboards , com acesso a diversos tipos de visualizações interativa, que podem ser partilhadas com inúmeros consumidores interessados nessa informação. O principal objetivo do BI é apoiar a tomada de decisões de gestão. Quando os gestores dispõem de informação relevante e tempestiva tomam decisões mais acertadas e com grandes benefícios associados. 3 METODOLOGIA A revisão sistemática é um meio de avaliar e interpretar toda a informação sobre um tema, trata-se de um resumo dos estudos realizados sobre uma problemática (Galvão, Sawasa and Trevizan, 2004). A revisão sistemática procura apresentar uma avaliação sobre um tema baseado em fontes verdadeiras, rigorosas e creditadas (Kitchenham, 2004). Estudos individuais são chamados de estudos primários, a revisão sistemática é um estudo secundário. O objetivo desta revisão prende-se com resumir os estudos existentes, identificar falhas e sugerir novas pesquisas. A diferença entre a revisão sistemática da literatura e a revisão convencional é que a revisão sistemática começa por definir um protocolo de pesquisa, é baseada numa estratégia definida que permite alcançar a literatura relevante e garantir o rigor e completude, é bastante clara nas inclusões e exclusões (Kitchenham, 2004). De uma forma geral, no processo de realização de uma revisão sistemática de literatura pode identificar as seguintes etapas: (i) conceção do objetivo ou da pergunta de investigação; (ii) revisão da literatura convencional para melhor identificar as palavras-chave e bases de dados; (iii) realizar a pesquisa, com as palavras chave e nas bases selecionadas e recolher os artigos; (iv) analisar os artigos para recolher Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 13 as informações (dados) relevantes; (v) realizar uma uniformização e síntese dos dados; (vi) analisar os resultados obtidos. Posto isto, a recolha dos dados será feita seguindo a metodologia que se segue: 1. Seleção do período de análise 2. Identificação das bases de dados onde será realizada a pesquisa 3. Protocolo de investigação Objetivos da Investigação Tal como referido anteriormente, neste trabalho de investigação o principal objetivo prende-se com descrever e analisar a evolução da investigação sobre o controlo de gestão aplicado ao sector da construção civil. Para tal definimos o limite temporal entre 1996 e 2022 por considerarmos que 1996 é o ponto de partida no qual já há conhecimento suficiente de todas as metodologias do controlo de gestão. Iremos identificar qual a literatura sobre controlo de gestão aplicada ao sector da construção civil e resumir o estado da arte. Sabendo então que o objetivo principal é identificar qual a literatura sobre o controlo de gestão aplicada ao sector da construção civil, propomos os seguintes objetivos específicos: a) Identificar as metodologias utilizadas na investigação em controlo de gestão no sector da construção civil (estudo de caso, estudos longitudinais; Cross-sectional study (corte transversal); investigação ação; entrevistas; questionários ( survey ); etc); b) Identificar as Ferramentas/instrumentos de controlo de gestão utilizadas no sector da construção civil; c) Identificar as principais revistas onde são publicados os estudos sobre controlo de gestão na construção civil; d) Identificar os principais autores que investigam controlo de gestão no sector da construção civil; e) Identificar as temáticas preferenciais na investigação do controlo de gestão do sector da construção civil; f) Identificar as principais fontes de informação da investigação do controlo de gestão do sector da construção civil; Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 14 g) Identificar a existência de relações entre a metodologia, revista, autores, pais de origem, instrumento/ferramenta; h) Identificar padrões na investigação da contabilidade de gestão do sector da construção civil. Desta forma para alcançar os objetivos, dada a escassez de estudos, iremos então realizar uma Revisão Sistemática da Literatura, pelo que, na metodologia seguida é apresentada uma abordagem qualitativa com recurso à técnica da Revisão Sistemática da Literatura, com procura na base de dados da SCOPUS, que consideramos como sendo o recurso onde se obteria um maior número de publicações na área em estudo. A Revisão Sistemática da Literatura consiste num processo de exploração crítica, avaliação e síntese da literatura sobre um tema específico, com o objetivo de evitar o enviesamento e apresentar todos os estudos relevantes (Mulrow, 1994). Uman (2011), refere que a Revisão Sistemática da Literatura inclui oito etapas, que são: 1. Formulação da questão de revisão; 2. Definição dos critérios de inclusão e exclusão; 3. Desenvolvimento da estratégia de busca e localização dos estudos; 4. Seleção dos estudos; 5. Extração dos dados; 6. Avaliação da qualidade do estudo; 7. Análise e interpretação dos resultados; 8. Divulgação das descobertas. Assim, o presente trabalho apresenta dados recolhidos apenas de artigos publicados nas revistas indexadas nessa plataforma. São excluídos todos os trabalhos publicados em atas de congressos, todos os trabalhos não publicados e todos os trabalhos publicados em revistas não disponíveis na base de dado selecionada. A recolha de dados é realizada durante o mês de agosto de 2022. Esta pesquisa foi precedida de uma outra de caráter exploratório inicial no google académico para testar/ensaiar palavras de pesquisa, pelo que foram ensaiadas diversas combinações, onde foram analisados os resultados de modo a verificar Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 21 Numerical Model 7 2% Regression Analysis 7 2% ChinaShow 6 2% Cost Estimation 6 2% Cost Estimations 6 2% Demolition 6 2% Developing Countries 6 2% Environmental Impact 6 2% Genetic Algorithms 6 2% Green Buildings 6 2% Industrial Economics 6 2% Industrial Management 6 2% Optimization 6 2% Probability 6 2% Recycling 6 2% Risk Management 6 2% Sustainable Development 6 2% Accident Prevention 5 1% Architectural Design 5 1% Cost Control 5 1% Civil Engineering 5 1% Commerce 5 1% Cost Estimates 5 1% Cost Estimating 5 1% Design/methodology/approach 5 1% Direct Costs 5 1% Economic Analysis 5 1% Forecasting 5 1% Innovation 5 1% Investments 5 1% Life Cycle Analysis 5 1% Project Cost 5 1% Quality Assurance 5 1% Resource Allocation 5 1% Waste Management 5 1% Automation 4 1% Building Industry 4 1% Cost Accounting Computer Applications 4 1% Cost Engineering 4 1% Construction Sectors 4 1% Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 22 Cost Indexes 4 1% Economic And Social Effects 4 1% Estimation Method 4 1% Eurasia 4 1% Finance 4 1% Labour Costs 4 1% Life-cycle Cost Analysis 4 1% Lifecycle Costs 4 1% Management Accounting 4 1% Management Control 4 1% Production Control 4 1% Profitability 4 1% Quality Control 4 1% Risk Analysis 4 1% Risk Assessment 4 1% Risk Perception 4 1% Uncertainty Analysis 4 1% Value Engineering 4 1% Activity Based Costing 3 1% Algorithms 3 1% Article 3 1% Asia 3 1% Building Materials 3 1% Building Projects 3 1% Cost Estimating 3 1% Case Based Reasoning 3 1% Construction Cost 3 1% Construction Firms 3 1% Construction Manager 3 1% Construction Materials 3 1% Cost Breakdown Structures 3 1% Cost Control 3 1% Cost Engineering 3 1% Cost Escalation 3 1% Cost Management 3 1% Data Processing 3 1% Decision Support Systems 3 1% Engineering Project Management 3 1% Energy Consumption 3 1% Energy Utilization 3 1% Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 23 Fuzzy Logic 3 1% Fuzzy Systems 3 1% Genetic Algorithm 3 1% Green Building 3 1% Highway Construction 3 1% Highway Planning 3 1% Hong Kong 3 1% Human Resource Management 3 1% Industrial Management 3 1% Indirect Costs 3 1% Information Management 3 1% Information Technology 3 1% Labor Productivity 3 1% Life Cycle Assessment 3 1% Life Cycle Assessment (LCA) 3 1% Life Cycle Costing 3 1% Management 3 1% Personnel 3 1% Planning 3 1% Residential Building 3 1% Societies And Institutions 3 1% Standards 3 1% Strategic Planning 3 1% Structural Design 3 1% Surveys 3 1% Sustainability 3 1% Accounting 2 1% Accuracy 2 1% Accuracy Assessment 2 1% Actual Cost 2 1% Application Examples 2 1% Artificial Intelligence 2 1% Artificial Neural Network 2 1% Australia 2 1% Benefit Cost Analysis 2 1% Buildings - Construction 2 1% Benchmarking 2 1% Bidding 2 1% Bill Of Quantities 2 1% Budget Control--Management 2 1% Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 24 Building 2 1% Building Construction 2 1% No que respeita à língua, verifica-se que a maioria dos artigos estão escritos em língua Inglesa , correspondendo a 75% da amostra, segue-se o espanhol com uma representação de 15%. Tabela 9: Resumo da análise das 355 fontes por Língua Língua Nº. % English 267 75% French 26 7% Spanish 54 15% Portuguese 8 2% Onde vemos maior concentração é nos “United States” com 21% dos artigos, segue-se os “Undefined” com 16%, “South Korea” assume também uma fatia importante representando 15% dos artigos da amostra. Tabela 10: Resumo da análise das 355 fontes por Países de Origem Países de origem: Nº % United States 74 21% South Korea 55 15% Australia 33 9% Taiwan 20 6% United Kingdom 21 6% Canada 20 6% China 7 2% Hong Kong 7 2% Singapore 5 1% Malaysia 4 1% Turkey 4 1% Brazil 3 1% Egypt 3 1% India 3 1% Jordan 3 1% Netherlands 3 1% Saudi Arabia 3 1% Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 25 Germany 2 1% Portugal 5 1% Spain 2 1% Albania 1 0,3% Belgium 1 0,3% Cameroon 1 0,3% Congo 1 0,3% Denmark 1 0,3% Indonesia 1 0,3% Iran 1 0,3% Israel 1 0,3% Japan 1 0,3% Kazakhstan 1 0,3% Kuwait 1 0,3% Nigeria 1 0,3% Pakistan 1 0,3% Palestine 1 0,3% Qatar 1 0,3% Russian Federation 1 0,3% South Africa 1 0,3% Sudan 1 0,3% Switzerland 1 0,3% Thailand 1 0,3% Viet Nam 1 0,3% Undefined 57 16% Critérios de seleção Partindo da amostra de 355 artigos obtida através da seguinte fórmula na plataforma da SCOPUS, que aplica os critérios de exclusão acima enumerados, TITLE-ABS-KEY (("construction industry" OR "construction sector" OR "civil construction") AND ("management accounting" OR "cost accounting" OR "management control")) AND (LIMIT-TO (DOCTYPE , "ar") OR LIMIT-TO (DOCTYPE , "re") OR LIMIT-TO (DOCTYPE , "sh")) AND (LIMIT-TO (LANGUAGE , "English") OR LIMIT-TO (LANGUAGE , "French") OR LIMIT-TO (LANGUAGE , "Spanish") OR LIMIT-TO (LANGUAGE , "Portuguese") OR LIMITTO (LANGUAGE , "Undefined")), passamos para definição e aplicação dos critérios de seleção: 1º critério de seleção (análise do título); 2º critério de seleção (análise do resumo); Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 26 3º critério de seleção (acesso ao artigo integral); 4º critério de seleção (análise dos artigos selecionados). De seguida iremos analisar os resultados obtidos após a aplicação dos critérios de seleção. Resultados obtidos após aplicação dos critérios de seleção Após a análise do título, aplicação do critério de seleção 1, ficamos com um total de 300 artigos, seguiuse a análise do resumo e passamos a ter 232 artigos. Destes artigos selecionamos apenas aqueles que tínhamos acesso ao artigo integral, o que resultou num total de 228 artigos. Por fim, após análise do conteúdo dos mesmos, chegamos à nossa amostra final de 203 artigos (ver tabela 9). Tabela 11: Resumo da aplicação dos critérios de seleção: Base de Dados da SCOPUS (agosto 2022) Total Artigos TITLE-ABS-KEY ( ( "construction industry" OR "construction sector" OR "civil construction" ) AND ( "management accounting" OR "cost accounting" OR "management control" ) ) AND ( LIMIT-TO ( DOCTYPE , "ar" ) OR LIMIT-TO ( DOCTYPE , "re" ) OR LIMIT-TO ( DOCTYPE , "sh" ) ) AND ( LIMIT-TO ( LANGUAGE , "English" ) OR LIMIT-TO ( LANGUAGE , "French" ) OR LIMIT-TO ( LANGUAGE , "Spanish" ) OR LIMIT-TO ( LANGUAGE , "Portuguese" ) OR LIMIT-TO ( LANGUAGE , "Undefined" ) ) Iniciais 355 artigos Após 1º critério de seleção: análise do título 300 artigos Após 2º critério de seleção: análise do resumo 232 artigos Após 3º critério de seleção: acesso ao artigo integral 228 artigos Após 4º critério de seleção: análise do conteúdo dos artigos 203 artigos Com a amostragem final construímos alguns gráficos para analisarmos a maior incidência do tema por país de origem, palavras-chave, temas, língua, ano de publicação, revista de publicação e autor. Na figura 2, estão demonstrados graficamente os países de origem dos artigos, dada a extensão dos dados estão neste gráfico os países com mais de 15 resultados. E podemos concluir que os “United States”, “South Korea” e “Australia” são os top 3 com respetivamente 56 ,14 e 13 artigos publicados. Figura 2: Países de origem Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 27 A figura 3 representa graficamente as palavras-chave mais utilizadas, no entanto apenas apresenta os resultados com mais de 10 referências. As palavras-chave mais encontradas são “Construction Industry” (com 174 resultados) e “Cost Accounting” (com 150 resultados). Figura 3: Palavras-Chave Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 28 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 29 Os temas onde os artigos se encontram assignados são “Engineering” e “ Business , Management and Accounting” (ver figura 4) Figura 4: Temas Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 30 A língua mais usada na publicação dos artigos é o inglês, conforme se pode verificar na figura 5. Figura 5: Línguas Analisando o gráfico na figura 6 concluímos que o maior número de artigos publicados foi entre 2008 e 2012. Figura 6: Ano de Publicação Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 37 Por fim, temos o diagnóstico de controlo, que com uma periodicidade mensal é feito o diagnóstico comparando os objetivos propostos e o real. A Casais acompanha o cumprimento dos objetivos, a figura 12 explica de que forma é feito o acompanhamento. Figura 12: Cumprimento dos objetivos Os objetivos são definidos de cima para baixo, e é crucial que a desmultiplicação seja feita até ao nível mais baixo. São definidos objetivos macro, comunicados e é então formulado um orçamento, que é a estratégia planeada para o cumprimento do objetivo que foi proposto. De seguida procede-se á desmultiplicação pelas obras desses mesmos orçamentos. À medida que o caminho é feito, vão-se percebendo os desvios da estratégia e vão sendo tomadas decisões. Os documentos de gestão, servem de base de trabalho e existem diferentes modelos para os vários níveis de desmultiplicação do objetivo. Todos os níveis têm os seus próprios objetivos, mas todos caminham para o mesmo objetivo final. Figura 13: Desmultiplicação dos objetivos Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 38 Com este modelo, bem antes do fecho contabilístico do ano a gestão de topo consegue perceber com grande certeza se o objetivo final será ou não atingido. Para ser competitivo é necessário olhar para a frente e não para o retrovisor, ou seja, antecipar é essencial. Atividades desenvolvidas no Grupo Casais O presente relatório encontra-se organizado de forma a poder descrever as principais atividades desempenhadas durante o estágio realizado no Grupo Casais, das quais destacamos as seguintes: ✓ Organização da Contabilidade. ✓ Arquivo. ✓ Classificação e lançamento de documentos. ✓ Conferência de saldos. ✓ Processamento de salários. ✓ Apuramento de contribuições e impostos: retenções na fonte de IRS. ✓ Apuramento de contribuições e impostos: Apuramento mensal/trimestral IVA. ✓ Preenchimento e envio de declaração periódica de IVA. ✓ Conciliação bancária. ✓ Trabalho de fim de exercício: Lançamentos de regularização. ✓ Trabalho de fim de exercício: Apuramento dos resultados. ✓ Trabalho de fim de exercício: Fecho do ano. ✓ Trabalho de fim de exercício: Preparação das demonstrações financeiras. ✓ Apuramento do IRC – estimativa. ✓ Preenchimento da declaração modelo 22. ✓ Preparação do dossier fiscal. ✓ Preenchimento e envio da IES. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 39 ✓ Preenchimento e envio de declarações modelo 3 de IRS. ✓ Rececionar e responder à correspondência recebida. Nas secções seguintes descreveremos as principais atividades apresentadas anteriormente. Classificação e lançamento dos documentos e respetivo arquivo A receção dos documentos é feita em papel ou por email. O documento é rececionado, juntam-se as guias e digitaliza-se para a plataforma VIM, seguindo-se o lançamento da fatura (ver exemplo na seguinte figura). Figura 14: Exemplo do lançamento de uma fatura no sistema Fonte: Grupo Casais No que respeita às faturas, é importante e obrigatório verificar se cumprem as normas exigidas no artigo 36.º, n.º 5, alínea a) e seguintes do CIVA. Ou seja, é necessário verificar, antes dos lançamentos contabilísticos, se as faturas contêm a data, o número da fatura, o nome do fornecedor bem como o seu NIF/NIPC, assim como o da empresa adquirente, a descrição dos bens transmitidos ou dos serviços prestados e a taxa de IVA. Algumas dessas informações já vêm pré-preenchidas, tais como nome e número de fornecedor, número da fatura, data. Depois de validar se o que a plataforma assumiu está concreto devemos preencher o Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 40 IVA, onde vamos dizer que tipo de Iva se trata, pois vem pré-preenchido que se trata de um IVA de 23%, no entanto temos de dizer se é dedutível, 50% dedutível ou não dedutível. Temos ainda de classificar o tipo de despesa, se já está pré-aprovada, neste caso escolhemos o código “PA” ou deve seguir para validação e aí escolhemos o código “ST” e escrevemos o email da pessoa que aprova (ver figura seguinte). Figura 15: Códigos utilizados para classificar o tipo de despesa Fonte: Grupo Casais É importante distinguirmos dois tipos de lançamentos MM ou FI, que se diferenciam por terem ou não uma ordem de compra, isto é: Purchase order (PO) – MM – temos uma ordem de compra, uma guia, ou um registo de serviço (ex: subempreitadas), por outro lado temos o Non Purchase order (NPO) – FI. Quanto à classificação, se se tratar de um documento com uma ordem de compra (MM) não é feita nenhuma classificação, porque esta já é feita no momento da adjudicação que é lançada pelo departamento das compras. Por outro lado, se se tratar de um documento sem ordem de compra (FI), então é classificado na conta razão a que respeita. As figuras que se seguem demonstram dois lançamentos, um FI e outro MM. Na figura 13 podemos ver um exemplo de um lançamento em FI Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 41 Figura 16: Exemplo do lançamento de um documento sem ordem de compra Fonte: Grupo Casais A figura 14 apresenta um exemplo de lançamento em MM Figura 17: Exemplo do lançamento de um documento com ordem de compra Fonte: Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 42 No momento que o documento é digitalizado é gerado um código de barras e é por essa numeração que é arquivado, os documentos que são recebidos via email, não carecem de arquivo físico. O arquivo do dossier contabilístico é feito em vários diários distintos, tantos quantos os que são gerados automaticamente pelo software que a empresa usa (SAP), os mais usados são os seguintes: banco, caixa, operações diversas clientes, operações diversas com fornecedores, recebimentos de clientes, cedências clientes, pagamentos em cheque ou transferência manual a fornecedores, rendas leasing, operações gerais e operações de especialização. Cada diário é organizado por empresa, por ano e número de sequência do diário. Abertura e organização de dossier fiscal O processo de documentação fiscal, mais conhecido por “Dossiê discal” foi instituído pela portaria n.º 359/2000, de 20 de junho, em cumprimento pelos artigos 119.º-A, do CIRC, e 104.º, do CIRS. Segundo a mesma portaria, o processo deverá ser constituído dos seguintes elementos: ✓ Ata da reunião ou assembleia de aprovação de contas, quando legalmente exigida, ou declaração justificativa de não aprovação no prazo legal; ✓ Anexo ao balanço e demonstração dos resultados; ✓ Balanço e demonstração de resultados por natureza; ✓ Balancetes sintéticos antes e após o apuramento dos resultados do exercício; ✓ Contratos ou outros documentos que definam as condições estabelecidas para os pagamentos efetuados a não residentes; ✓ Documentos comprovativos das retenções efetuadas ao sujeito passivo (n.º 3 do artigo 114.º do CIRS); ✓ Documentos comprovativos dos créditos incobráveis; ✓ Listagem dos donativos atribuídos nos termos do Mecenato (decreto-Lei nº74/99, de 16 março); ✓ IES; ✓ Mapa de modelo oficial das mais e menos valias fiscais; ✓ Mapa de modelo oficial relativo aos contratos de locação financeira; ✓ Mapa de modelo oficial das reintegrações e amortizações contabilizadas; ✓ Mapa de modelo oficial do movimento de provisões; Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 43 ✓ Mapa demonstrativo da aplicação do artigo 19.º do CIRC (obras de caráter plurianual); ✓ Mapa do apuramento do lucro tributável por regimes de tributação; ✓ Mapa dos ajustamentos de consolidação; ✓ Relatório de contas anuais de gerência e parecer do Conselho Fiscal ou do Conselho Geral e documento legal de contas, quando legalmente exigidos; ➢ Outros documentos mencionados nos códigos ou em legislação complementar cuja entrega esteja prevista conjuntamente com a declaração de rendimentos; Regime especial de tributação dos grupos de sociedades (RETGS) A Casaisinvest e as suas participadas, incluindo a Casais, reúnem as condições para serem tributadas em IRC ao abrigo do RETGS, que transcrevendo parte dos artigos 69 e 70 do CIRC se aplica quando existe um grupo de sociedades que direta ou indiretamente a sociedade dominante detenha mais de 50% dos votos. E tem como principal objetivo determinar uma matéria coletável conjunta. Âmbito e condições de aplicação (art.º 69 do CIRC) 1 - Quando existe um grupo de sociedades a sociedade, dita dominante, pode optar pela aplicação do regime especial de determinação da matéria coletável em relação a todas as sociedades do grupo desde que detenha: - Direta ou indiretamente, pelo menos, 75 % do capital de outra ou outras sociedades ditas dominadas, e desde que tal participação lhe confira mais de 50 % dos direitos de voto. Determinação do lucro tributável do grupo (art.º 70 do CIRC) Relativamente a cada um dos períodos de tributação abrangidos pela aplicação do regime especial, o lucro tributável do grupo é calculado pela sociedade dominante, através da soma algébrica dos lucros tributáveis e dos prejuízos fiscais apurados nas declarações periódicas individuais de cada uma das sociedades pertencentes ao grupo, corrigido, sendo caso disso, do efeito da opção prevista pela aplicação do regime de limitação à dedutibilidade de gastos de financiamento aos gastos de financiamento líquidos do grupo (n.º 5 do art.º 67). Quando preenchemos o Modelo 22 no âmbito do REGTS devemos preencher os campos 1, 8 e 9 conforme demonstra na figura 15 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 44 Figura 18: Modelo 22 quadro 4 exemplo de preenchimento no RETGS Fonte: Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 45 Na figura que se segue estão discriminados os documentos que devemos encontrar no Dossier Fiscal no RETGS Figura 19: Lista dos documentos que integram o Dossier Fiscal no RETGS Fonte: Grupo Casais Às sociedades que seja aplicado o RETGS têm que proceder à entrega do processo de documentação fiscal (Dossier fiscal) que integra os seguintes elementos, sendo de destacar o Mapa de controlo de prejuízos no RETGS. O dossier fiscal deve ser arquivado por 10 anos e pode ser um arquivo digital. A Casais privilegia o arquivo digital e está organizado conforme podemos verificar abaixo. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 46 Figura 20: Organização do Dossier fiscal no RETGS Fonte: Grupo Casais Uma das principais vantagens deste regime é que, na estrutura global, podemos recuperar valores a deduzir, que não conseguiríamos individualmente, retenção na fonte, dupla tributação Elaboração de conciliações bancárias As conciliações bancárias são uma importante ferramenta de controlo interno. Tive a oportunidade de fazer uma conciliação bancária, que consiste em correr uma transação SAP, em que de um lado temos os movimentos contabilísticos e do outro temos o extrato do banco, que foi previamente importado para SAP. O software faz o casamento dos movimentos automaticamente, com base em alguns critérios como valor, data, que estão sublinhados a verde-escuro. Depois manualmente, Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 53 Figura 27: Resultado depois de correr a transação Fonte: Grupo Casais Obrigações Fiscais 5.3.7.1 Imposto Único de Circulação (IUC) De acordo com o artigo 1º e 2º do Código do imposto único de circulação, este imposto obedece ao princípio da equivalência, procurando onerar os contribuintes na medida do custo ambiental e viário que estes provocam, e no que respeita à incidência é um imposto que incide sobre os veículos matriculados ou registados em Portugal. Mensalmente é consultada a base da Autoridade Tributária para a guia de pagamento mensal. 5.3.7.2 Comunicação dos elementos de fatura Para proceder à comunicação, submetemos o ficheiro SAFT, vamos a SAP e exportamos o ficheiro conforme imagens abaixo. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 54 Figura 28: Exportação do ficheiro SAFT no sistema operativo do Grupo Casais SAP Fonte: Grupo Casais Depois da exportação procede-se ao arquivo do ficheiro, conforme demonstrado abaixo. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 55 Figura 29: Criar arquivo do ficheiro SAFT exportado Fonte: Grupo Casais Depois de feita a exportação, entramos no portal das finanças e vamos ao e-fatura e comunicamos. A comunicação tem de ser feita até ao dia 15 de cada mês. A figura 27 apresenta de que forma é submetido o ficheiro no portal das finanças. Figura 30: Submissão do ficheiro SAFT no e-fatura Fonte: Portal das finanças Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 56 5.3.7.3 Preenchimento e envio da declaração periódica do Imposto Sobre o Valor Acrescentado (IVA) O IVA incide sobre as transações de bens e serviços. É um imposto plurifásico, sendo liquidado em todas as fases do circuito económico e não é cumulativo, na medida que permite deduzir o imposto suportado na aquisição de bens e serviços necessários à realização da venda. Trata-se de um imposto com pagamentos fracionados, uma vez que a empresa entrega a diferença entre aquilo que liquidou e o que é dedutível. Relativamente ao IVA, foi efetuado o apuramento, preenchimento e envio das declarações periódicas, tanto de empresas em regime trimestral como mensal. O artigo 41º do CIVA estabelece que “(…) a declaração periódica deve ser enviada por transmissão eletrónica de dados, nos seguintes prazos: a) Até ao dia 10 do 2.º mês seguinte àquele a que respeitam as operações, no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios igual ou superior a (euro) 650 000 no ano civil anterior; 27 b) Até ao dia 15 do 2.º mês seguinte ao trimestre do ano civil a que respeitam as operações, no caso de sujeitos passivos com um volume de negócios inferior a (euro) 650 000 no ano civil anterior. (…)” O apuramento é efetuado tendo como base os valores lançados no programa de contabilidade, nas contas de IVA Dedutível, IVA Liquidado e IVA Regularizações. Estes valores devem corresponder à base tributável das contas Vendas, Compras, Ativos Fixos Tangíveis, Ativos Intangíveis, Gastos e Rendimentos. A Figura seguinte demonstra o processo de apuramento do IVA. Figura 31: Apuramento do IVA e respetivos lançamentos Fonte: Grupo Casais Apuramento do IVA = IVA Liquidado - Iva Dedutível +/- IVA regularizações Como resultado do apuramento podemos ter saldo credor ou devedor na conta IVA Apuramento. Quando o saldo é credor, estamos em dívida para com o Estado pelo que temos que pagar. Credita-se a conta Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 57 de IVA - a Pagar. Em caso de saldo devedor, encontramo-nos numa situação de imposto a recuperar ao Estado, registado a débito na conta IVA - a recuperar. Neste último caso, podemos seguir dois caminhos: optar pelo reembolso ou transferir o crédito para o período seguinte (IVA a reportar). O preenchimento e envio da declaração de IVA é realizado via internet, através do site das finanças. Após a devida validação e submissão do documento, é impresso o respetivo comprovativo de entrega, assim como a guia de pagamento para ser remetida ao cliente Se existirem transmissões intracomunitárias de bens e operações similares e/ou prestação de serviços, o sujeito passivo tem de proceder ao envio da declaração recapitulativa, conforme estabelece o artigo 23º, nº1, alínea c) do Regime do IVA nas Transações Intracomunitárias (RITI). A declaração é enviada mensalmente ou por referência ao mês/trimestre anterior, compreendendo o país de destino, o número de identificação fiscal e o valor das transações intracomunitárias de bens e operações similares e dos serviços prestados, conforme estabelece o artigo 30º, nº1, alínea a) e b) do RITI. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 58 Figura 32: Comprovativo de entrega da declaração periódica do IVA Fonte: Grupo Casais Apenas quando realizamos operações ativas temos que entregar o anexo I até dia 18, se forem passivas (autoliquidação) então integram na declaração normal. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 59 5.3.7.4 Preenchimento e envio da declaração do Imposto sobre os Rendimentos das Pessoas Coletivas (IRC) A Modelo 22 permite apurar o montante de imposto a pagar ou a receber de IRC e o lucro ou prejuízo anual das empresas. Esta deve ser entregue, via eletrónica, até ao dia 31 de maio Figura 33: Modelo 22 Fonte: Grupo Casais Correções fiscais ao Lucro Tributável (LT) mais frequentes: Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 60 • Imparidades; • ACE – correção de lucros imputados (transparência fiscal); • Gastos não documentados; • Multas, coimas; • Correções de exercícios anteriores; • Seguros de saúde que não são corporativos, ou seja, quando atribuídos a poucas pessoas e não de uma forma generalizada; • Encargos com viaturas; • Método de Equivalência Patrimonial (MEP); • Mais e menos valias; • Tributações autónomas. 5.3.7.5 Entrega do Modelo 10 Deve ser entregue até dia 31.01, reportando os rendimentos pagos a trabalhadores independentes e respetivas retenções na fonte. Figura 34: Modelo 10 Fonte: Portal das finanças Grupo Casais Processamento de salários e envio da Declaração Mensal de Remunerações (DMR) à Autoridade Tributária (AT) e Segurança Social (SS) O processamento de salários na Casais é feito pelo departamento dos recursos humanos. Durante o meu estágio tive a oportunidade de acompanhar o processamento. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 61 O processamento de salários é feito mensalmente, e para se proceder à contabilização, os recursos humanos recolhem as informações necessárias dos factos ocorridos no mês do processamento. Por cada assalariado, tais como: faltas, horas suplementares, horas extras, entre outros, através da folha de ponto do colaborador. Cada colaborador preenche os seus tempos na plataforma IDONIC, por forma a comunicar os factos ocorridos no mês, acima referidos, mas também para distribuir o seu tempo e consequentemente o custo pelas obras que esteve a trabalhar. Figura 35: Login na plataforma utilizada para registo de presenças Fonte: Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 62 Figura 36: Registo de assiduidade Fonte: Grupo Casais Paralelamente na financeira corremos uma transação que recolhe os dados de RH e prepara o lançamento. Validamos e vai para a contabilidade. Figura 37: Lançamento na contabilidade das remunerações Fonte: Grupo Casais Neste mesmo momento, RH exporta um ficheiro em formato SEPA para enviar para a tesouraria para procederem ao pagamento. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 69 o Os dados da atividade, como segurança, para garantir que não houve nenhuma alteração sem que fosse comunicada ao contabilista; o Dados gerais, onde podemos ver quem são os administradores da empresa e contabilista responsável; o Listagem de prediais; o Listagem de veículos. ➢ Fomos ainda ao site do Banco de Portugal, consultar as responsabilidades de crédito Conciliação bancária Para iniciar o fecho pegamos no balancete e analisamos rúbrica a rúbrica. Começamos por ver o caixa e os depósitos a ordem. Confirmamos a conciliação bancária, já feita mensalmente, e juntamos os documentos que exportamos de SAP com o saldo a 31.12, extrato bancário, posição integrada a 31.12, circularização de saldos para sabermos as responsabilidades a 31.12 e anexamos também um relatório enviado pela tesouraria com os cheques em transito ou eventuais situações que possam afetar o saldo. No que respeita ao caixa, este nunca pode ter um saldo credor. Análise de saldos Como estamos a falar de empresas do grupo, então, podemos validar os saldos Intra grupo. Vamos consultar os extratos. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 70 Figura 41: Transação utilizada para a consulta dos extratos Fonte: Grupo Casais Devemos analisar se temos saldos ao contrário, ou seja, devedores no caso dos fornecedores ou saldos credores no caso dos clientes. Muitas vezes estas diferenças estão relacionadas com falta de fatura ou com uma nota de crédito não reclamada, e devemos proceder a resolução destas situações. Especialização de férias e subsídio de férias Esta operação realiza-se porque as férias pagas no ano seguinte são custo do ano anterior, então procedemos à respetiva especialização. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 71 Figura 42: Exemplo de um lançamento de especialização de férias e cálculos auxiliares Fonte: Grupo Casais Amortizações e depreciações Vamos a SAP e exportamos o mapa de depreciações, que vem já no formato exigido, modelo 32. Figura 43: Modelo 32 Fonte: Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 72 Financiamentos Temos duas formas de nos financiar, ou bancos ou suprimentos, no relatório de gestão é muito importante fazermos esta distinção. Confirmamos o saldo em dívida e questionamos qual o valor que vai ser amortizado no ano seguinte. Esse valor deve ser corrigido, valor para empréstimos bancários correntes. Na imagem abaixo podemos ver o movimento que é feito. Figura 44: Exemplo de um lançamento de passagem de uma parte do financiamento de médio e longo prazo para corrente Fonte: Grupo Casais CMVMC Classe 3: A 31.01. n+1 temos de comunicar às finanças o inventário. Independentemente de ter ou não, desde 2019. Figura 45: Comunicação de Ficheiros de Inventário Fonte: Grupo Casais Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 73 Para o cálculo do CMVMC temos eu ter em atenção qual o método utilizado. Na Casais o método utilizado é o Custo Médio Ponderado, e o sistema de inventário é o permanente. Acréscimos e diferimentos Temos os acréscimos e diferimentos que fazemos de uma forma automática, tais como, rendas e seguros. Figura 46: Lançamento de diferimento de custos com seguros no sistema Fonte: Grupo Casais E temos a especialização de faturação ou custos, que nestes casos temos que questionar o responsável se existe faturação a reconhecer ou a diferir, o mesmo para os custos. Aplicação da Norma Contabilística de Relato financeiro 19 O objetivo desta norma é o de prescrever o tratamento contabilístico dos réditos e custos associados aos contratos de construção, por se tratar de uma atividade que atravessa períodos contabilísticos diferentes. Objectivo (parágrafo 1) 1 — O objectivo desta Norma Contabilística e de Relato Financeiro é o de prescrever o tratamento contabilístico de réditos e custos associados a contratos de construção. Por força da natureza da actividade subjacente aos contratos de construção, a data em que a actividade do contrato é iniciada e a data em que a actividade é concluída caem geralmente em períodos contabilísticos diferentes. Por isso, o assunto primordial na contabilização dos contratos de construção é a imputação do rédito do contrato e dos custos do contrato aos períodos contabilísticos em que o trabalho de construção seja executado. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 74 Esta Norma usa os critérios de reconhecimento estabelecidos na Estrutura Conceptual para determinar quando os réditos do contrato e os custos do contrato devam ser reconhecidos como réditos e gastos na demonstração dos resultados. Também proporciona indicação prática sobre a aplicação destes critérios. No final de cada período contabilístico a Casais tem que aplicar esta norma. Fluxos de caixa Para a construção da demonstração de fluxos de caixa vamos consultar as variações nos saldos de fornecedores, clientes, pagamentos ao pessoal mão-de-obra, pagamentos de impostos, financiamentos obtidos, pagamentos de financiamentos, juros. Na imagem que se segue podemos ver de que forma conseguimos obter essa informação no sistema. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 75 Figura 47: Variações de saldos para demonstração de fluxos de caixa Fonte: Grupo Casais Figura 36: Variações de saldos para demonstração de fluxos de caixa (continuação) Fonte: Grupo Casais Após a consulta ao sistema temos toda a informação da atividade operacional, de investimento e financiamento necessária para procedermos ao preenchimento da demonstração individual de fluxos de caixa, conforme exemplificado na figura abaixo. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 76 Figura 48: Demonstração individual de fluxos de caixa Fonte: Grupo Casais Apuramento de Resultados O apuramento de resultados consiste em saldar as contas da classe 6 (Gastos) e classe 7 (Rendimentos), em contrapartida da conta 811- “Resultado Antes de Impostos” (RAI). A diferença entre os rendimentos e os gastos (conta 7conta 6) é igual ao RAI, ou seja, é igual ao resultado ainda não sujeito às taxas de imposto. De seguida apura-se o resultado líquido, no entanto, no diário a que o mesmo respeita, é necessário ter em atenção: 1. Cálculo da tributação autónoma: apurar as contas que estão sujeitas a tributações autónomas com base num balancete; 2. Cálculo da estimativa do imposto: identificar os gastos não considerados como gastos fiscais e que são acrescidos no quadro 07 da Modelo 22; Depois de efetuados Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 77 os lançamentos de apuramento de resultados, emite-se um balancete final que servirá de base para a elaboração do Balanço e da Demonstração de Resultados. Elaboração do balanço, demonstração de resultados por natureza, intercalares Na figura que se segue podemos observar o Balanço Individual de uma empresa do grupo Casais. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 78 Figura 49: Balanço Individual a 31/12/2019 Fonte: Grupo Casais (valores expressos em euros) RUBRICAS NOTAS 31.12.2019 31.12.2018 ACTIVO Activo não corrente Activos fixos tangíveis 8 281 101,99 297 283,28 Activos intangíveis 7 18 336,00 21 392,00 Participações financeiras - método da equivalência patrimonial 10 409 933,10 356 013,78 Outros investimentos financeiros 10 21 315,59 26 646,07 Accionistas 6 1 564 697,29 1 726 097,29 Créditos a receber 18 5 973,26 6 494,93 2 301 357,23 2 433 927,35 Activo corrente Inventários 11 445 960,28 619 349,31 Clientes 6;18 3 546 918,56 3 969 238,85 Adiantamentos a fornecedores 0,00 5 625,00 Estado e outros entes públicos 17 74 940,33 140 777,35 Accionistas 77,31 0,00 Outros créditos a receber 20 533 177,87 962 950,81 Diferimentos 20 47 525,74 19 253,08 Caixa e depósitos bancários 4 273 573,18 519 743,15 4 922 173,27 6 236 937,55 Total do activo 7 223 530,50 8 670 864,90 CAPITAL PRÓPRIO E PASSIVO Capital próprio Capital subscrito 18 50 000,00 50 000,00 Outros instrumentos de capital próprio 600 000,00 600 000,00 Reservas legais 12 258,00 12 258,00 Outras reservas 435 682,05 1 721 557,82 Resultados transitados 0,00 -296 502,59 Ajustamentos / Outras variações no capital próprio 231 013,78 152 613,65 1 328 953,83 2 239 926,88 Resultado líquido do período 21 98 409,92 145 760,38 Total do capital próprio 1 427 363,75 2 385 687,26 Passivo Passivo não corrente Provisões 14 122 291,49 172 559,70 Financiamentos obtidos 9;18 144 254,36 201 436,35 Outras dividas a pagar 60 871,08 63 767,43 327 416,93 437 763,48 Passivo corrente Fornecedores 6 3 483 214,34 3 701 297,94 Adiantamentos de clientes 173 114,51 117 258,33 Estado e outros entes públicos 17 197 823,93 265 968,24 Accionistas 0,00 4 989,69 Financiamentos obtidos 9;18 1 323 545,46 1 436 606,00 Outras dívidas a pagar 19;20 172 977,01 271 300,79 Diferimentos 20 118 074,57 49 993,17 5 468 749,82 5 847 414,16 Total do passivo 5 796 166,75 6 285 177,64 Total do capital próprio e passivo 7 223 530,50 8 670 864,90 BALANÇO INDIVIDUAL EM 31 DE DEZEMBRO DE 2019 Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 85 O estágio realizado foi muito preenchido de conhecimento e, sendo o grupo Casais um grupo com grandes dimensões e atuando em diferentes áreas (construção, construção modelar, imobiliária, gestão hoteleira), foi muito enriquecedor o estágio, pois possibilitou o contato com uma grande variedade de situações. Aplicar os conhecimentos adquiridos no âmbito académico é sem dúvida a melhor forma de solidificar o conhecimento empírico necessário para o desenvolvimento futuro da profissão de contabilista certificado. Contributos, Limitações e pistas para futura investigação Os resultados obtidos com este estudo permitem identificar qual a literatura relevante para o controlo de gestão aplicado ao sector da construção civil, contribuindo, desta forma, quer para os investigadores com interesse na área, quer os práticos decisores do sector da construção civil. Esta revisão poderá constituir uma compilação onde são demonstradas as melhores possibilidades existentes para o setor que validem ou que auxiliem as opções tomadas por eles. A empresa Casais também recebe um importante contributo não só pelas atividades realizadas durante o estágio, como também pelo relato de um conhecimento mais profundo e consciente sobre o seu sistema de controlo. Desta forma, poderá corrigir eventuais falhas, melhorar aspetos particulares ou modificar critérios, metodologias tornando o seu sistema de controlo mais eficaz e eficiente. Por último, este estágio permite dar cumprimento aos requisitos do artigo 9º do Regulamento de Inscrição, Estágio e Exame Profissionais (RIEEP) da Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC) e possibilitar o acesso à profissão de contabilista certificada. A metodologia utilizada tem, por si só, algumas limitações e apresenta algum viés. No entanto, este estudo pode ser interessante, essencialmente para académicos que investigam nesta área e para os decisores de empresas de construção. Será interessante investigar mais profundamente o tema e eventualmente realizar entrevistas a decisores das empresas de construção de forma a melhor compreender as especificidades do sector. Controlo de Gestão no Sector da Construção Civil 86 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Kaplan, R., & Norton, D. (2001). 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