A gestao do aprovisionamento e o desempenho empresarial.

Área de Economía Financiera y Contabilidad A GESTÂO DO APROVISIONAMELO E O DESEMPENHO EMPRESARIAL Anabela A. Almeida Universidade da Beira Interior Esta comunicaçâo aborda alguns aspectos do que foi desenvolvido aquando da tese de Mestrado em Gestâo. E feita urna abordagem teórica à Gestâo de Stocks numa perspectiva geral, isto é, aplicável a qualquer empresa, seja ela qual for. Partindo do aprofundamento do conceito de Gestâo de Stocks e das suas implicaçôes descreve-se, de forma sucinta, os aspectos mais importantes que a envolvem, os seus vários modelos chegando à sua concretizaçâo prática, com os correspondentes problemas de métodos e aspectos operacionais. This communication covers some aspects of what has been developed in my Management Mastership. It does a theoretical approach on stock management in a general perspective, suitable for every company. Staring from the deepening of stock management concept and its implications, there’s a short description of most important aspects and models reaching its practical applications along with the underlying method problems and operational issues. PALAVRAS CHAVE: Gestâo de Stocks; Aprovisionamento; Gestâo da Produçâo. KEY WORDS: Stock Management, Supply, Manufacturing Management________________________________ 1. INTRODUÇÂO O aumento do custo dos factores, mormente da mâo de obra e dos materials, a exigência de maior grau de especializaçâo, a crescente complexidade das tecnologías de fabrico e o aumento da concorrência resultante da progressiva globalizaçâo da economía, trazem as empresas preocupadas com a necessidade de aumentar a efíciéncia, como refere Rambaux (1964). Tudo se passa como se urna empresa estivesse condenada a desenvolver-se ou a desaparecer. Para assegurar o seu desenvolvimento, quer dizer, o crescimento do seu activo, sao necessários novos capitals, que lhe sao fomecidos pelo seu lucro. O lucro constituí, por consequéncia, o instrumento essencial de qualquer empresa; este lucro permitirá manter, melhorar e aumentar os seus meios e a sua competitividade. Os meios compreendem tanto materials e equipamentos, como homens, que sao assim beneficiários da saúde geral da sua empresa, como, referem Braga (1991), Courtois, Pillet e Martin (1991). Salvo raras excepçôes, todas as empresas, seja quai for a sua dimensâo e importáncia, necessitam, para poderem laborar, que seja assegurado o abastecimento a todos os seus sectores, de tudo aquilo que necessitam (materials, equipamentos, serviços, etc.) e que na sua maior parte, sao adquiridos no exterior da empresa. Este abastecimento aparece pois na empresa como urna necessidade a satisfazer, e envolve naturalmente urna aplicaçâo periódica de mais ou menos horas de trabalho, desempenhada por mais ou menos pessoas da empresa em questáo. Seguindo o pensamento de Braga (1991), para assegurar aquele abastecimento é necessário, por um lado, fazer compras nos mercados abastecedores, e por outro, constituir Stocks de determinados materials ou produtos que é preciso ter disponíveis sempre que se verifique a sua necessidade. Naturalmente que comprar é fácil desde que haja fomecedores e os fundos necessários. Constituir Stocks também nâo é difícil desde que se possam adquirir e haja local para os guardar. Daí que ñas empresas se possam encontrar mais ou menos pessoas capazes de tomar decisóes. Basta que saibam o que é necessário para a empresa poder laborar, distinguindo aquilo que pode ser adquirido quando a necessidade se póe daquilo que deverá ser aprovisionado corn antecedência relativamente à necessidade, isto é, daquilo de que deverá ser constituido um Stock. No entanto, a funçâo aprovisionamento, nas suas subfunçôes de "compra" e de "gestâo de Stock/armazéns" deverá ser desempenhada por especialistas e nâo pelo "patrâo" ou pelos "utilizadores", que serâo especialistas nas suas actividades, mas só muito excepcionalmente o serâo no aprovisionamento. Dai que, paralelamente à centralizaçâo dos seus sectores de fabrico, de vendas, de contabilidade, etc., seja feita uma centralizaçâo do aprovisionamento, e que este seja entregue a pessoa ou pessoas que sejam, ou venham a ser, especialistas na sua funçâo. Esta nâo é propriamente a de se 351 IX Jomadas Hispano-Lusas de Gestión Científica limitar a assegurar urna tarefa administrativa, mais ou menos burocrática, mas sim a de efectivar urna actividade "nobre", cheia de dificuldades, que é a de "pôr à disposiçâo da empresa tudo aquilo que ela nécessita para poder laborar, nas quantidades e qualidade necessárias, no momento preciso e ao menor custo possível" (Braga, 1991), ou seja, a desempenhar a funçâo APROVISIONAMENTO. Nao é difícil provar que este procedimento nâo é o que mais intéressa à empresa. Quando, numa empresa se estrutura um sector de fabrico, entrega-se a sua responsabilidade a especialistas; o mesmo se passa com os seus sectores de vendas, de contabilidade, etc. Da resoluçâo, correcta ou incorrecta, dos diferentes problemas de ordem económica que se poem aos gestores pode, muitas vezes, depender a prosperidade, estagnaçâo ou recessâo da organizaçâo. Tendo em conta a importancia dos capitais investidos em Stocks de matérias e de produtos, por um lado, e na produçâo em curso, por outre lado, as funçôes de gestáo de Stocks e de ordenamento da produçâo tomam-se duas das funçôes económicas primordiais na empresa. O peso deste encargo financeiro nos preços de custo é tal que, na grande maioria dos casos, qualquer melhoria de gestao, num e noutros daqueles dominios, poderá ser mais sensível para o equilibrio da empresa que os ganhos técnicos. Os investimentos em Stocks sao hoje urna preocupaçâo que se coloca aos responsáveis solicitados a tomar decisóes nesta área. Os capitais investidos em Stocks revestem-se de um cariz de investimento nâo produtivo, pelo menos, na óptica em que é encarado, um dispéndio financeiro em edificios, máquinas, ferramentas ou equipamentos. Do exposto ressalta pois a necessidade imperiosa de equilibrá-los ao melhor nivel económico. Para o futuro, já nâo é possível deixar flutuar os investimentos em Stocks ao capricho de um empirismo inconsciente. Impóe-se, antes, urna consciencializaçâo do valor dessa massa de dinheiro improdutiva, gerida da melhor maneira possível. A gestáo de Stocks relaciona-se também corn a continuidade e o funcionamento das outras funçôes de que esse Stock é o ponto de partida ou de chegada. Assim a funçâo de gestâo de Stocks condiciona fortemente o bom andamento das funçôes aprovisionamento, fabricaçâo, manutençâo, vendas, serviço pós-venda, entre outras. A funçâo Stocks possui portanto dois aspectos complementares mas, na maioria das vezes, contraditórios: um aspecto económico e um aspecto de serviço. Os incessantes progressos desenvolvimentos científicos ñas áreas de investigaçâo operacional, estatística aplicada, permitem aprofundar sem cessar os métodos de aplicaçâo. Estes, que à partida, eram globais, tomaram-se posteriormente cada vez mais refinados e subtis. Adaptaram-se cada vez melhor aos diferentes aspectos de que se revestem as situaçôes reais. Tomou-se assim possível definir "à medida" as soluçôes a adoptar em funçâo das características próprias de cada empresa e de cada um dos tipos de Stocks e fazer evoluir os métodos à medida que a natureza dos fenómenos se transforma. A gestáo de Stocks é urna funçâo chave na empresa; é indispensável nâo esquecer a sua importancia e as suas relaçôes com os outres dominios da gestáo (Creíais, 1989). Tendo como objectivo a optimizaçâo económica, a gestáo de Stocks deverá ser definida nesta óptica. Trata-se, em primeiro lugar, de urna gestâo nâo apenas de um controlo à posteriori dos seus resultados mas muito mais da direcçâo dos fenómenos. Será necessário, em seguida, definir o "óptimo" que se procura atingir e a estratégia que se seguirá para lá chegar. A Gestáo de Stocks, emergente da problemática aprovisionamento, é urna das diversas questóes que, em catadupa, desabam sobre o gestor, quotidianamente, e sobre as quais ele tem de definir urna política. E urgente, como diz Santos (1984), que os serviços encetem os passos necessários no sentido de substituir alguns dos processos empíricos de que até hoje tém feito prática e avancem, aínda que com as naturais precauçôes, para métodos e técnicas mais consentâneas com o grau de responsabilidade que lhes está cometida. Os métodos e técnicas nâo valem por si mesmas, mas pela intervençâo do responsável que procede à sua implementaçâo e que deve, constantemente, adaptá-los às circunstâncias do momento, sob pena de se verificar um desajustamento que lhes retirará, total ou parcialmente, a sua utilidade e eficácia. O trilhar de um caminho novo na área de Gestáo de Stocks exige que o responsável que traça a política a seguir, creía na possibilidade de o fazer, queira realizá-lo e se comprometa no próprio 352 Área de Economía Financiera y Contabilidad processo, onde o incremento da informatizaçâo tem permitido urna menor carga de trabalho administrativo. 2. STOCKS Parece-nos oportuno, neste momento e antes de prosseguir, clarificar alguns conceitos a que na exposiçâo adiante faremos apelo. Analisando linguisticamente o assunto a que nos referimos, encontramos na Grande Enciclopédia Portuguesa e Brasileira da Editorial Enciclopédia, Limitada, no Vol. X a palavra Estoque como "possível aportuguesamento da palavra inglesa Stock, que significa: depósito, existéncia de mercadorias". No seu Vol. XXX consta a palavra Stock como sendo "palavra Inglesa que significa 'depósito de mercadorias'. Mercadoria armazenada, existéncia. Provisáo, quantidade de matéria prima". Já o Dicionário Enciclopédico Koogan Larousse Selecçôes apresenta o termo Estoque como designaçâo para "porçâo de mercadorias armazenadas num depósito, numa loja. Conjunto de mercadorias, matérias primas, produtos acabados ou quase acabados, etc que constituem a propriedade de urna empresa". Assim sendo, doravante, e tendo em linha de conta que na generalidade em Portugal se utiliza a palavra inglesa propriamente dita e nao o seu aportuguesamento, ao abordarmos o assunto objecto desta dissertaçâo utilizaremos sempre Stock. 2.1. Definiçâo de Stock Braga (1991) afirma "sabemos que o Stock é um 'mal necessário'; é um mal, dado que ele representa um encargo para a empresa, e, como todos os encargos, a evitar na medida do possível; e é necessário. dado que, sempre que o prazo de aprovisionamento de um material é superior à antecedência máxima em que pode ser prevista a sua necessidade, a única forma de dispormos a tempo desse material é através da constituiçâo prévia de um Stock". Por outro lado Battersby (1962) considera-o como qualquer coisa que sempre acontece, e pergunta se preencherá ele urna funçâo bem definida? Apesar de nao haver consenso, no que diz respeito a esta questáo, por parte dos autores consultados, alguns deles, consideram um Stock, na sua forma mais simples, como o depósito da Figura 2.1. Esta mostra um exemplo corrente de um Stock em ligaçâo com um input e um output311. Fonte: Battersby (1962) Figura 1.1Exemplificaçâo de um Stock 311 Por serem já bastante correntes em linguagem económica, mantemos os termos input e output ao longo do texto. Se quisermos, contudo, pormenorizar um pouco mais o sentido em que estes termos estáo aplicados, na sua relaçâo com a definiçâo de stock, poderíamos apresentar como noçôes correspondentes as de débito de entrada ou formaçâo de stock para input, e de débito de saida ou consumo de stock para output. 353 IX Jomadas Hispano-Lusas de Gestión Científica O input é aqui representado pela tomeira e o output pelo orificio de escoamento; o nivel de Stock nao pode ser controlado directamente por urna pressâo na sua superficie, mas sim accionando a válvula de saída ou rodando a tomeira para urna das posiçôes de abertura ou de fecho (Schroeder, 1985). Posteriormente se verá que esta condiçâo bastante evidente é fundamental no estudo do controlo de Stocks. O depósito é urna analogia simples mas, de certo modo, nao muito correcta, como refere Battersby (1962). O que normalmente se pretende, contudo, é isolar ou separar dois processos um do outro. Considerando Stock sob urna forma alargada, pode-se dizer (Braga, 1991) que é constituido por todo o material que espera utilizaçâo. Rambaux (1964) refere-se a Stock como o conjunto das mercadorias ou dos artigos acumulados à espera de urna utilizaçâo posterior mais ou menos próxima, e que permite alimentar regularmente os utilizadores sem lhes impor as interrupçôes de fabrico ou os prazos de entrega dos fomecedores. Assim define Stock como sendo objecto de flutuaçôes em volume. Posiçâo diversa tem Santos (1984) que, aquando da definiçâo, efectúa, desde logo, urna separaçâo em dois grupos, o conjunto de materiais destinados à utilizaçâo posterior pelos utilizadores (Stock normal) e aquele que se destina a fazer face quer às flutuaçôes dos consumos, quer aos atrasos de entrega dos fomecedores {Stock de segurança ou de protecçào). 2.2. O Papel dos Stocks A análise dos balanços de urna empresa industrial evidencia fácilmente a importáncia que assumem os Stocks como elemento do activo, se bem que náo há muito tempo que a verificaçâo dessa importáncia tenha dado origem ao estudo pormenorizado das imobilizaçôes que os Stocks representam, a fim de lhes dar a utilizaçâo mais racional. Como determinantes desta atitude, que fez corn que, a atençâo dos técnicos se orientasse para a análise sistemática do comportamento dos Stocks, poderáo ser mencionados très factores principáis (Vicente e Santos, 1976): 1. a crescente necessidade de distribuir e aplicar racionalmente os fundos a que, devido às limitaçôes do crédito, estâo sujeitas as empresas; 2. a crescente necessidade de minimizar - dentro de urna perspectiva de equilibrio - os encargos de exploraçâo das empresas, para que se mantenham níveis satisfatórios de rentabilidade sem que seja afectada a sua posiçâo concorrencial; 3. a aplicaçâo sucessivamente mais generalizada ñas empresas de métodos de gestâo e organizaçâo fundamentados numa metodologia de carácter científico e, especialmente neste caso, dos métodos estatísticos e de simplificaçâo e organizaçâo do trabalho. A conjugaçâo destes très factores tem orientado as empresas para urna procura de equilibrio entre duas necessidades contraditórias o limitar ao mínimo os investimentos em Stocks e o mantcr estáveis as cadências de produçâo e reduzir os respectivos custos, sem prejuízo da rápida satisfaçâo das encomendas dos clientes. A dificuldade em conciliar estas duas necessidades contraditórias provém da própria natureza das funçôes que os Stocks preenchem numa empresa industrial: 1. Absorver o excedente dos artigos comprados ou fabricados em relaçâo, respectivamente, às necessidades imediatas de produçâo ou às necessidades imediatas de venda. Com efeito, compram-se muitas vezes lotes importantes de matérias-primas a fim de obter descontos substanciáis nos preços unitários ou de reduzir as despesas de transporte e produz-se em séries importantes a fim de amortizar os custos de lançamento em fabricaçâo por um maior número de unidades produzidas; 2. Amortecer as flutuaçôes imprevisíveis da procura de produtos acabados, dos consumos na fabricaçâo, ou dos prazos de entrega das encomendas de aprovisionamento, da qualidade dos materiais recebidos dos fomecedores, que impliquem a sua devoluçâo ou operaçôes de recuperaçâo; 3. Absorver temporariamente os materiais e artigos que sâo adquiridos ou os produtos que süo fabricados em antecipaçâo de um fenómeno previsto e como resultado de urna política adoptada pela direcçâo da empresa. E o caso, por exemplo, dos Stocks de produtos acabados, que sao 354 Área de Economía Financiera y Contabilidad sucessivamente acumulados ao longo de um certo período, como resultado de urna cadéncia de produçâo constante a fim de serem vendidos no período seguinte, mais curto (variaçâo sazonal das vendas satisfeita com um ritmo constante de produçâo) ou dos Stocks de matérias-primas que sáo acumulados em antecipaçâo de urna alta (prevista) de preços. De urna maneira geral, poderá afirmar-se que o papel dos Stocks é assimilável ao de "amortecedores" colocados entre o exterior e a empresa industrial e, dentro desta, entre as suas unidades operacionais (produçâo e distribuiçâo), a fim de lhes permitir funcionar de urna forma relativamente independente, quer no tempo (desfasamento entre a produçâo e a venda, por exemplo), quer no espaço (distanciamento entre fases sucessivas de um processo produtivo que obriga a armazenagens intermédias). O principal obstáculo que se opôe a esta funçâo amortecedora dos Stocks, reside no facto de as economias de funcionamento, que se obtém através do aumento dos Stocks (básicamente resultantes da diminuiçâo das necessidades de programaçâo, coordenaçâo e controlo), se irem progressivamente reduzindo à medida que crescem as quantidades armazenadas. De facto, os cusios inerentes ao armazenamento, à conservaçâo em bom estado dos artigos armazenados, ao juro dos capitals imobilizados em Stocks, etc., aumentam substancialmente com o aumento das quantidades armazenadas. Por outro lado, se urna diminuiçâo dos Stocks acarreta urna conséquente diminuiçâo dos encargos totais relativos à sua posse (a desenvolver mais à frente), tem como contrapartida o aumento dos riscos de ruptura, que, a verificar-se, pode causar graves perturbaçôes na fabricaçâo, se se tratar de matérias-primas ou produtos em vias de fabrico, ou na distribuiçâo, se se tratar de produtos fináis. Por isso, as únicas soluçôes válidas consistiráo em estabelecer compromissos económicamente razoáveis entre os vários objectivos que se pretendem atingir corn a constituiçâo de Stocks e a necessidade de reduzir os encargos que a sua existéncia acarreta para o funcionamento da empresa. Contudo, na tentativa de soluçâo dos problemas inerentes à existéncia de Stocks, utilizaram-se e utilizam-se ainda métodos mais ou menos empíricos e intuitivos orientados para a satisfaçâo das necessidades ¡mediatas, às quais nâo é estranha a luta de influência e de predominância de uns departamentos da empresa sobre outros, e que fazem perder frequentemente de vista os objectivos e as necessidades globais da empresa. A introduçâo progressiva de métodos de carácter científico na análise dos Stocks e das implicaçôes entre as várias necessidades antagónicas, a que aqueles procuram responder, tem dado corpo às seguintes noçôes fundamentáis: • os Stocks sáo investimentos produtivos, tais como as máquinas e as ferramentas, e nâo apenas um mal a que a empresa tem de estar sujeita (Vicente e Santos, 1976). Com efeito, sem Stocks suficientes nâo seria possível utilizar convenientemente a capacidade de produçâo disponível, produzir económicamente os artigos vendidos ou satisfazer as encomendas em prazos aceitáveis para os clientes ou perante aqueles que sáo praticados pela concorréncia; • a melhor soluçâo no que respeita aos volumes, às variaçôes e ao controlo dos Stocks só pode ser validamente obtida desde que procurada dentro de um ponto de vista global e que tenha em conta a problemática da empresa no seu conjunto. Com efeito, praticamente todas as actividades da empresa sáo afectadas pelos problemas decorrentes da necessidade de se constituírem Stocks e só um tratamento global daqueles poderá conduzir ao equilibrio necessário para o correcto funcionamento da empresa. Por isso, ao tentar definir, nos parágrafos anteriores, o que entendemos por Stock, fala-se num sentido ampio, incluindo todos os tipos de que aquele se pode revestir, quer seja o de matérias-primas, quer o de produtos em curso de fabricaçâo ou de produtos acabados. Isto, para podermos dispor, logo de im'cio, de urna noçâo suficientemente ampia e correcta que possa servir de enquadramento aos problemas que nos propomos tratar em seguida. 3. GESTÂO DE STOCKS PROPRIAMENTE DITA De um ponto de vista realista e resumidamente, como escreve Magro (1986), podemos referir que os objectivos de urna Gestâo de Stocks eficaz sáo os seguintes: 355 IX Jomadas Hispano-Lusas de Gestión Científica 1. Estudar a localizaçâo e o lay-out dos armazéns e os respectivos equipamentos de arrumaçâo e de movimentaçâo, por forma a minimizar os cusios de armazenamento, evitar a deterioraçâo dos materiais ou produtos armazenados, facilitar a correcta identificaçâo de cada material ou produto, racionalizar as movimentaçôes dentro dos armazéns, tanto nas operaçôes de recepçâo como de fomecimento aos serviços requisitantes e promover o oportuno e correcto fomecimento dos bens requisitados. 2. Implementar e gerir um sistema administrativo que permita o correcto e oportuno registo de qualquer movimentaçâo de materiais nos armazéns, o controlo das quantidades existentes, em cada momento, dos produtos em armazém, o conhecimento das quantidades de materiais ainda em armazém mas já comprometidas e as previsóes de entradas de novos materiais e produtos, em quantidades e ñas datas previstas. 3. Estudar as quantidades - médias, máximas e mínimas - a manter em Stock para conseguir um justo equilibrio entre o montante financeiro imobilizado em Stocks, o custo de posse em armazém dos materiais e dos produtos, urna elevada probabilidade de nâo se constituir Stocks obsoletos e urna probabilidade aceitável de nâo ruptura de Stocks. Estes objectivos, que sâo preocupaçôes diárias dos profissionais responsáveis, sáo apontadas por Pascual e Guardiet, (1989), como principios integrantes de política de Gestáo dos Stocks. 3.1. Discussâo de Conceitos Para que haja produçâo de bens e serviços existe sempre a necessidade de se processar matériasprimas que seráo transformadas em produtos acabados ao longo do processo de produçâo. Na realidade, toda a produçâo nas empresas industriáis constituí quase sempre a transformaçâo de materiais e de matérias-primas em produtos acabados (Chiavenato, 1991). Todavía, seja ñas empresas do sector primário, secundário ou terceário, o problema de gerir materiais é crucial. Tanto os fabricantes como os distribuidores - armazenistas ou retalhistas - estáo constantemente às voltas corn a obtençâo, a utilizaçâo e a movimentaçâo de materiais para garantir as suas operaçôes. No entendimento de Chiavenato (1991), os materiais precisam ser adequadamente administrados: as suas quantidades devem ser planeadas e controladas para que nâo haja faltas que paralisem a produçâo e nem excessos que elevem os cusios desnecessariamente. A administraçâo de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposiçâo dos órgáos que compóem o processo produtivo da empresa. O volume de dinheiro investido em materiais faz com que as empresas procurem sempre o mínimo tempo de armazenamento e o mínimo volume possível de materiais em processamento capazes de garantir a continuidade do processo produtivo. O termo de administraçâo de materiais tem tido diferentes definiçôes. Na prática, utilizam-se indistintivamente vários termos - como administraçâo de materiais, suprimento, fomecimento, abastecimento, materiais, compras, logística etc. - para designar áreas com nomes diferentes, mas com idénticas responsabilidades. Apresentam-se de seguida alguns conceitos básicos a respeito desses diferentes nomes, como os define Chiavenato (1991). 3.2. Funçâo da Gestáo de Stocks A partir do momento em que o aprovisionamento conclui que, para poder garantir o abastecimento de tudo aquilo que a empresa nécessita para a sua laboraçâo, se toma necessário constituir Stocks de urna maior ou menor variedade de artigos, verifica-se a necessidade de urna escolha criteriosa de quais os artigos a constituir Stocks, do tratamento das operaçôes a realizar sobre os materiais nos armazéns, da sua movimentaçâo em valor e da fixaçâo e ajuste dos níveis de Stock e dos seus reaprovisionamentos, podendo-se, assim, concluir que a gestáo de Stocks se reparte por très funçôes: 356 Área de Economía Financiera y Contabilidad - A gestáo material - a qual tem por objectivo garantir que sejam executadas, eficientemente e no mínimo custo, as operaçôes relativas ao tratamento dos materiais, durante o seu armazenamento, desde a sua recepçâo até à sua saída. Assim: assegurando que o que foi comprado foi recebido, que durante a passagem pelo armazém os artigos foram devidamente protegidos e conservados e que os utilizadores puderam satisfazer os seus pedidos em tempo útil. - A gestáo administrativa - à quai compete, fundamentalmente, assegurar o conhecimento do montante dos materiais armazenados (em quantidade e valor) e a movimentaçâo legítima das entradas e saídas daquelas. Temos assim que a para que seja possível controlar as existências e fomecer indicaçôes práticas que permitam apoiar eficazmente a Gestáo Económica de Stocks, indicada a seguir. - A gestáo económica - a qual se ocupa da escolha dos artigos a constituir Stocks, da fixaçâo e ajuste dos níveis de Stock às necessidades de abastecimento e dos reaprovisionamentos necessários, de forma a que seja minimizado o custo de posse dos Stocks. Assim sendo a tendo por objectivo assegurar que o utilizador interno disponha dos artigos ou produtos de que nécessita nas quantidades e datas exactas. Na esséncia destes conceitos, podemos dizer que cada urna das très componentes da gestáo de Stocks tem objectivos complementares entre si e complementares também com a finalidade da própria funçâo aprovisionamento (Sequeira, 1994). 357 IX Jomadas Hispano-Lusas de Gestión Científica 3.3. Problemas Fundamentáis da Gestáo de Stocks Embora a Gestáo dos Stocks tenha que ver com todas as questóes que dizem respeito ao problema da existéncia de Stocks, existem no entanto duas preocupaçôes principáis e constantes dos serviços responsáveis por esta gestâo: a vigiláncia do nivel de Stocks e a renovaçâo destes. Este é o duplo problema que iremos abordar de seguida. Vigiláncia do Nivel dos Stocks - Análise ABC ou Técnica Selectiva do Controlo dos Stocks Quando consideramos os artigos comprados durante um ano pelo sector de compras de urna empresa, ou o Stock armazenado, com urna maior ou menor diversidade de artigos e urna maior ou menor quantidade por artigo, o primeiro principio que deveremos estabelecer é o seguinte: Nâo podemos nem devemos tratar todos aqueles artigos da mesma forma, e, portanto, a gestáo que vamos exercer, seja ela a gestáo de compras ou a gestáo dos Stocks (material, administrativa ou económica), terá que ser adequada ás características dos vários artigos em questáo. Este salutar principio levanta imediatamente o seguinte problema: Como classificar aqueles artigos? Esta classificaçâo terá que ser feita, tal como afirma Braga (1991) em funçâo do objectivo que se pretende atingir. Assim podemos dividir: - Por valores anuais comprados. - Por valores de Stock (Stock médio ou Stock momentáneo). - Por valores de consumo. - Por quantidades de consumo (ñas respectivas unidades). - Por frequéncia de consumo, etc. Para se poder efectuar urna eficaz gestáo de Stocks é necessário que exista um inventário permanente e respectivo ficheiro de Stocks, (Santos, 1984) mas para que estes sejam de alguma utilidade é necessário que: a mercadoria que entra ou sai do armazém seja devidamente conferida; os registos dessas entradas e saídas tenham correspondéncia com a realidade; os apanhados desses registos, para outros documentos, ou para introduçâo dos dados no Ficheiro de Stocks se processe sem erros; os apuramentos dos saldos estejam correctos; nâo tenham havido entradas ou saídas nâo registados. Estas condiçôes nem sempre sáo verificadas e, tradicionalmente, as diferenças sâo verificadas e corrigidas durante a operaçâo designada "Balanço" de fim de exercício (contagem física de todos os artigos) ou quando, de forma inesperada, se atinge a ruptura do Stock. Mas esta controversa e prejudicial operaçâo anual de vigiláncia dos níveis reais do Stock nâo é suficiente para artigos mais importantes do Stock e, em contrapartida, é excessiva a importancia que tem de ser despendida com artigos de menor valor (Santos, 1984). A necessidade fundamental é, evidentemente, tomar esta vigiláncia efectiva e "eficaz" dados os meios económicos. Mas, por menor que seja o número de artigos, toma-se rápidamente táo incerta como fastidiosa e dispendiosa. Portanto, o seu grau de eficácia varia de um modo sensível de um artigo para outro. De facto, se se considera o Stock sob dois aspectos, como aponta Rambaux (1964), número de artigos diferentes que o compôem e valor do Stock médio de cada artigo, verifica-se que a maior parte do valor investido se concentra num número muito diminuto de artigos-chave. Verifica-se frequentemente que urna pequeña percentagem de artigos que circulam em Stock é responsável por urna grande percentagem do valor total circulado, enquanto que urna grande percentagem de artigos representa urna percentagem muito pequeña do mesmo valor total. Por esta razâo, é costume classificar-se cada artigo, existente em Stock, segundo a importancia relativa do seu valor de consumo anual (quantidade anual consumida * preço ou custo unitário) no valor do consumo anual de todos os artigos. A este procedimento chama-se Classificaçâo "ABC" (Assis e Figueira, 1991) ou "Análise ABC" (Santos, 1984). Segundo Santos (1984) a maneira prática de proceder é a seguinte: • Obter urna lista de todos os artigos do Stock contendo o valor do consumo de cada artigo • Ordenar esses artigos por ordem decrescente desse mesmo valor; • Determinar o somatório geral dos consumos anuais de todos os artigos listados; • Calcular os valores correspondentes a 75%, 20% e 5% desse somatório geral; 358 Área de Economía Financiera y Contabilidad • Começar a soma por ordem dos consumos anuais dos artigos listados por ordem decrescente do valor até chegar ao valor achado para 75% do total e, parando ai, contam-se as variedades de artigos (itens) somadas (=5% do número total de artigos); • Somam-se a seguir os valores de consumo dos artigos que se seguem na lista até atingir o valor de 20% do total e contam-se os itens considerados nesta soma (=25% do número total); • Contam-se os restantes artigos que correspondent a 5% do total do valor do consumo (=70% do número total existente). A análise ABC é urna aplicaçâo da lei de Pareto, ou lei dos 20 x 80, (Vicente e Santos, 1976) isto é, a expressâo empírica de que 20% do número representa aproximadamente 80% do valor. E um intéressante modelo para se controlar os materials. Parte do principio de que a maior parte do investimento em materials está concentrado num pequeño número de itens. Essa classificaçâo divide os Stocks de acordo corn a sua quantidade ou o seu valor monetário, em très classes, (Chiavenato, 1990 e 1991) a saber: Classe A: é um pequeño número de itens que totaliza urna grande percentagem do valor total movimentado. Sao os itens mais importantes e merecem um tratamento individual, pois representam urna pequeña percentagem dos itens que respondem por um enorme quantidade ou valor monetário total. Assim poucos itens (de 15 a 20% do total) sao responsáveis pela maior parte (80%) do valor dos Stocks.Classe B: corresponde aos itens intermédios entre a Classe A e a Classe C. Merecem urna atençâo especial pela sua relativa importancia face ao razoável valor global dos Stocks. 20 a 25% dos itens representam aproximadamente 15% do valor dos Stocks. Classe C: é um grande número de itens que totaliza urna pequeña percentagem do valor total movimentado. Sao os itens mais numerosos e menos importantes, pois respondem por urna pequeña percentagem do valor monetário total. Merecem, portanto, pouca atençâo individualizada. Urna enorme quantidade de itens (60 a 65% do total) representam um valor desprezível (5 a 10%) dos Stocks.A classificaçâo ABC toma obvio que a atençâo maior da empresa se deve concentrar nos itens de classe A, cujo valor monetário é enorme - chegando a aproximadamente 80% do total - enquanto as classes B e C - que no seu conjunto representam apenas 20% do total - podem ser tratados por procedimento semi-automático que nâo exija muito tempo de decisâo, pois o seu valor monetário é relativamente pequeño (Chiavenato, 1991). É possível representar gráficamente o tipo de classificaçâo do Stock estudado marcando em ordenadas a percentagem dos valores investidos e em abcissas a percentagem acumulada do número de tipo de artigos armazenados. A figura 2.8 representa urna Curva ABC típica. Fonte: (Assis e Figueira, 1991) Figura 3.1 - Curva ABC 359