3/10/2014 Implan ación de sis emas in eg ados pa a una ges ión e icien e de los ecu sos en el ámbi o hospi ala io
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INVESTIGACIÓN
Implan ación de sis emas in eg ados pa a una ges ión e icien e
de los ecu sos en el ámbi o hospi ala io
Implemen a ion o in eg a ed sys ems o e icien esou ce planning in
hospi als
D . Be nabé Escoba Pé ez,I D . Tomás Escoba Rod íguez,II D . Ped o Monge LozanoII
I Uni e sidad de Se illa. Se illa, España.
II Uni e sidad de Huel a. Huel a, España.
RESUMEN
Obje i o: e alua el impac o de la implan ación de Sis emas de In o mación In eg ados pa a la
plani icación de ecu sos emp esa iales en hospi ales, median e el análisis de su diseño y
u ilización, con especial a ención a la sa is acción de los usua ios.
Mé odos: in es igación cuali a i a basada en un es udio de caso longi udinal. Pa a la ecogida de
la in o mación se u iliza on las écnicas de obse ación no pa icipan e, análisis de documen ación
in e na, en e is as indi iduales y en g upo y con e saciones in o males. La unidad de análisis ue
una Fundación Hospi ala ia de la Comunidad Au ónoma de Mad id seleccionada de mane a
in encional po su adecuación al obje i o del abajo y po la acilidad de acceso a la in o mación.
Resul ados: las expec a i as p e ias de los esponsables del hospi al se cumplie on
azonablemen e. Se consiguió un sis ema único con dis in os módulos en el que la in o mación es á
in eg ada. Los usua ios es án sa is echos con el uncionamien o del sis ema, especialmen e el
pe sonal clínico. G acias a la implicación de la di ección y de los mandos in e medios, se
minimiza on las di icul ades de i adas de los oces en e la cul u a clínica y la adminis a i a
du an e el p oceso de implan ación y en la u ilización pos e io del sis ema.
Conclusiones: la aplicación de Sis emas de In o mación In eg ados en los hospi ales no solo es
posible, sino que esul a muy con enien e. Pa a la Fundación Hospi ala ia supone una mejo a de la
e icacia en la ges ión clínico asis encial y un aumen o de la e iciencia en la ges ión económico
inancie a. La implan ación gene alizada de es os sis emas pe mi i ía es ablece compa aciones
en e dis in os hospi ales y a anza hacia la ges ión in eg al del sis ema sani a io.
Palab as cla e: Sis emas de In o mación In eg ados (En e p ise Resou ce Planning), ges ión
hospi ala ia.
ABSTRACT
Objec i e: o e alua e he impac o he se ing up o he en e p ise esou ce planning in
hospi als, by analysing hei design and implemen a ion, paying special a en ion o he use
sa is ac ion.
Me hods: quali a i e esea ch s udy based on a longi udinal case s udy in which he echniques o
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in e nal documen a ion analysis, non-pa icipan obse a ion, indi idual and g oup in e iews and
in o mal alks we e used o collec da a. The analysis uni was selec ed because o i s sui abili y o
he objec i e o he pape and easy access o he necessa y in o ma ion. Speci ically, he s udy has
been conduc ed in "Fundación Hospi ala ia de la Comunidad de Mad id (FHM)".
Resul s: he hospi al managemen 's p io expec a ions o he sys em we e ul illed o a easonable
deg ee. A single sys em, wi h di e en modules in which he in o ma ion is in eg a ed, has been
achie ed. The use s, especially he clinical s a , a e sa is ied wi h he ope a ion o he sys em.
Thanks o he in ol emen o he senio and middle manage s, i has been possible o minimise he
di icul ies a ising om con on a ion be ween he clinical and he adminis a i e cul u es du ing he
p ocess o he se ing-up and subsequen u ilisa ion o he sys em.
Conclusions: he implemen a ion o en e p ise esou ce planning in hospi als is no only possible
bu also e y ad an ageous. Fo he Fundación Hospi ala ia de Mad id, i ep esen s no only
imp o ed e ec i eness in clinical assis ance managemen bu also highe e iciency in economic
and inancial esou ces managemen . I hese sys ems we e es ablished gene ally, i would be
possible o make cons uc i e compa isons be ween di e en hospi als, and o p og ess owa ds
he in eg al managemen o he heal h-ca e sys em.
Key wo ds: En e p ise Resou ce Planning (ERP), hospi al managemen .
INTRODUCCIÓN
Los p o undos cambios acaecidos en las úl imas décadas han hecho aumen a el in e és po el
uncionamien o y el con ol del sec o público que cuen a con ecu sos limi ados con los que
sa is ace las cada ez mayo es necesidades sociales. Es o es especialmen e impo an e en el
sec o sani a io, dadas sus ca ac e ís icas pa icula es.1 Es a ci cuns ancia exige una ges ión
esponsable y una e icaz espues a a las demandas plan eadas.2 Po o a pa e, la c isis económica
ac ual ha ag a ado aún más es a si uación, haciendo aún más necesa io el con ol del gas o público
sani a io.
Po ello, los hospi ales públicos en España es án cada ez más cen ados en la ges ión,3 siendo las
p ác icas de con ol de ges ión que u ilizan muy simila es,4,5 ya que pa a consegui con ola el
gas o, en e o as cues iones, los esponsables del sis ema sani a io equie en he amien as ú iles
que posibili en una ges ión e icien e de los ecu sos.6
Conside ando sus ca ac e ís icas especí icas,7 en e es as he amien as pod ían encon a se los
sis emas pa a la plani icación de ecu sos emp esa iales (En e p ise Resou ce Planning, po sus
siglas en inglés; en lo adelan e, ERP). De hecho, exis en nume osas e idencias de implan ación de
sis emas ERP que han pe mi ido consegui mejo as conside ables pa a las emp esas.8
En es e sen ido, es con enien e conoce los e ec os de i ados de la implan ación y uso de los ERP
en el sec o público,9 con especial a ención a cómo y po qué de e minadas a iables in luyen en
es e p oceso. Así, una mayo comp ensión de es os ayuda ía a supe a los obs áculos que
encuen an es as inno aciones en la p ác ica y acili a ía su di ulgación y la implan ación de
p oyec os simila es.
Po ello, es e abajo plan ea como obje i o p incipal, e alua el impac o de la in oducción de
sis emas ERP en hospi ales, a a és del análisis de su diseño, implan ación y u ilización con
especial a ención a la sa is acción de los usua ios.
MÉTODOS
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Diseño del es udio
Pa a ealiza el es udio se ha u ilizado una écnica de in es igación cuali a i a y explica i a, basada
en un es udio de caso y longi udinal.10 El mo i o de emplea el es udio de caso como es a egia de
in es igación se debe a que el diseño, implan ación y u ilización de un ERP cons i uye un enómeno
complejo que no puede se plenamen e en endido aisladamen e, equi iéndose un análisis den o
de la ealidad emp esa ial.11 A di e encia de o os mé odos de in es igación empí ica, el es udio de
caso pe mi e analiza un enómeno con empo áneo en su con ex o eal, cuando las on e as en e
ambos no es án cla amen e di e enciadas y cuando se u ilizan múl iples uen es de e idencia.12 El
es udio de caso pe mi e obse a la mayo ía de las a iables ele an es de una ealidad conc e a,
al iempo que conside a el con ex o como pa e esencial del enómeno bajo análisis.
Selección del caso
A endiendo al obje i o plan eado, la selección de la unidad de análisis en nues o es udio se ha
ealizado de mane a in encionada.13 El es udio de caso se hizo en una Fundación Hospi ala ia (en
adelan e, FHM), si uado en la Comunidad Au ónoma de Mad id, po se un hospi al público que
posee au onomía an o adminis a i a como económica y de ges ión, lo que obliga a la Di ección a
busca an o la e icacia, como la e iciencia en la ges ión. Además, la ape u a del hospi al coincidió
en el iempo con la implan ación del ERP po lo que no ha exis ido una esis encia p e ia al cambio.
También ha sido de e minan e la buena disposición y la coope ación que odos los es amen os de la
ins i ución p es a on pa a el desa ollo del es udio.
Técnicas de ecogida de in o mación
Las écnicas con las que se ob u ie on las e idencias necesa ias pa a ealiza el es udio ue on:
Obse ación di ec a no pa icipan e. Pa a ap ecia el uncionamien o del hospi al en gene al y de
cada uno de los se icios en pa icula , pa a de es a o ma conoce las ins alaciones, el pe sonal, la
casuís ica, la ges ión, en e o os aspec os.
Análisis de documen ación in e na. Pa a sub aya la o e a p esen ada po la emp esa enca gada de
la implan ación del ERP, el in o me de e aluación de las o e as p esen adas al concu so, la
memo ia de ac i idades, los es a u os y el plan de emp esa de la FHM.
En e is as. Tan o indi iduales como en g upo, con esponsables de las á eas Médica, En e me ía y
Económico-Financie a.
Con e saciones in o males. Ayuda on a c ea un ambien e dis endido e i ando compo amien os
p o ocola ios o o males que pudie an a ec a la ob ención de la in o mación que se deseaba
ecaba .
Análisis de los da os y calidad de la in o mación
Analizado el con enido de la in o mación p oceden e de las en e is as indi iduales y de los
documen os, se iden i ica on y codi ica on un o al de 21 ca ego ías de p ime o den. Es as, con
o ma de p egun as, di igen la a ención hacia alguna cues ión que debe se analizada den o del
ámbi o del es udio, ya que cada una de las ca ego ías comp ende un de e minado ipo de
e idencia. T as iden i ica y codi ica las dis in as ca ego ías de p ime o den, se ealizó una
ca ego ización emá ica de segundo o den, como paso p e io pa a ob ene las conclusiones,
esul ando las siguien es:
P oceso de Implan ación. Engloba las en ajas del ERP en cuan o a cen alización de oda la
in o mación en una sola base de da os y que su in oducción se ealiza de una sola ez, mo i os o
ac o es que impulsa on a los miemb os de la FHM pa a op a , desde un p incipio, po un ERP pa a
el hospi al, así como el papel de los di ec i os en su diseño.
Ges ión de la Implan ación. Comp ende la implicación po pa e del pe sonal (Di ección Gene al,
es o de di ecciones y pe sonal), si en algún momen o hubo inadap ación del pe sonal hacia la
nue a o ma de abajo y el p oceso de o mación pa a acili a a odos los abajado es el manejo
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de la aplicación.
Funcionalidad del Sis ema. En ella se engloba la in o mación sob e las acilidades o di icul ades que
su gen al u iliza el ERP y además si su endimien o sa is ace a odas las á eas uncionales.
E olución del Sis ema. Pe mi e explica po qué la FHM op ó po ealiza una mig ación modula ,
así como po qué se ha lle ado a cabo el cambio, desde que se implan ó el sis ema ERP has a la
ac ualidad, de alguna de las aplicaciones inicialmen e ins aladas.
RESULTADOS
La FHM inició su uncionamien o conside ando que los sis emas de in o mación cons i uían el ac o
cla e en es e p oceso de desa ollo es a égico, de o ma que la iabilidad de la pues a en ma cha
del modelo de hospi al, sob e odo en sus elaciones in e nas, an o a ni el es a égico como
uncional, es aba comp ome ida con el desa ollo e implan ación de los sis emas de in o mación.
Como obje i o i enunciable se es ableció la in eg ación de la in o mación clínica y económico-
inancie a.
La Di ección elabo ó un pliego de p esc ipciones écnicas pa a e ec ua la con a ación de un ERP
sob e la base de lo especi icado en el Plan de Emp esa. La p emisa undamen al e a la necesidad de
do a al hospi al con un sis ema in eg ado que pe mi ie a la ejecución de sus unciones
asis enciales y que cons i uye a la p incipal he amien a pa a su ges ión económico- inancie a.
Cuando se esol ió el concu so, en ningún momen o se pe dió de is a que lo p io i a io e a
implan a un sis ema in eg ado, aunque desde un pun o de is a ope a i o ue necesa io adop a
dis in os módulos conec ados en e sí a a és de in e aces.
En e o as cues iones, el con a o incluyó una de allada desc ipción del p oduc o inal eque ido
que consis ía en un ERP con 3 módulos y 11 aplicaciones. Cada uno de los módulos posee, en su
e sión es ánda , un conjun o de in e aces pa a el in e cambio in e no de in o mación. En cambio,
no sucedió lo mismo con las dis in as aplicaciones adqui idas, po lo que se hizo necesa io
inco po a has a 11 in e aces (Fig.).
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Respec o al diseño y pos e io p oceso de implan ación, en é minos gene ales, se cumplie on los
obje i os y plazos p e is os. A ello, con ibuyó que la implan ación del sis ema ue ealizada po
una sola emp esa, la cual suminis ó el ha dwa e y el so wa e (ou sou cing). Una ez dada po
concluida la implan ación se p odujo la pues a en ma cha del sis ema a la ez que comenzaba la
ac i idad no mal del hospi al.
El p oceso de implan ación ealizado en el hospi al esul ó más complicado del que habi ualmen e
se hace en o as en idades, debido a la complejidad del p oceso p oduc i o y a la escasa de inición
del p oduc o inal. Se ealizó una implan ación po e apas, lo que p o ocó algunos p oblemas en su
ges ión de abajo, sob e odo en el á ea clínico-asis encial, pe o que ue on eliminadas g acias a la
colabo ación del pe sonal. Aunque en la p ác ica se u ie on en cuen a las pa icula idades de cada
una de las á eas uncionales, se an epuso la isión de la o ganización en su conjun o, lo que
pe mi ió una mayo in eg ación de la in o mación.
De las en e is as se de i ó que el p incipal ac o que in luyó en los miemb os de la FHM pa a
implan a un ERP ue su expe iencia p e ia que les pe mi ió comp oba que cuando no se compa ía
in o mación en e las dis in as á eas uncionales del hospi al, se p oducían islas in o ma i as que
impedían ealiza una buena ges ión.
En e los obje i os es ablecidos se encon aban mejo a la ges ión median e el uso de la
in o má ica como he amien a, dispone de una in o mación iable y accesible en odo momen o
man eniendo el p incipio de unicidad de da os e in undi en e el pe sonal la idea de ges ión de la

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in o mación, en e o os. Asimismo, los miemb os de la FHM p e endían con ecciona un p o ocolo
de a amien os y un pe il de cos os es ánda , median e el desa ollo de un sis ema de p o ocolos
clínicos (clinical pa ways). Po an o, las expec a i as iniciales de los esponsables e an ele adas y,
sob e odo en el á ea asis encial cons i uye on un au én ico e o. Quizá po ello, ac ualmen e los
en e is ados se mues an bas an e sa is echos con el ERP que les pe mi ió la unicidad de da os en
casi odas sus ac i idades.
Según la e idencia ob enida, la implicación de la al a di ección ue muy impo an e desde la misma
c eación de la FHM, ya que ue plan eado como un obje i o p io i a io. Es o p opo cionó un
impo an e impulso al p oyec o. Con pos e io idad, una ez que el hospi al comenzó a unciona , la
al a di ección u o que hace en e a las p io idades p opias de la ac i idad co idiana del hospi al,
po lo que necesa iamen e se edujo la a ención que p es aba al ERP. An e es a ci cuns ancia, los
mandos in e medios oma on la inicia i a y se implica on en mayo medida an o en a eas
o ma i as, como en la esolución de con lic os. De hecho, cuando exis ie on con lic os de
in e eses, han sido ellos los enca gados de media en e las pa es. Algunas de es as si uaciones
pudie on se debidas a la adición y di e encias cul u ales de los dis in os g upos (clínicos y
ges o es). Además, los cu sos de o mación que se impa ie on al pe sonal sani a io u ie on como
handicap la llegada masi a de dicho pe sonal que debía inco po a se de inmedia o a sus pues os de
abajo. Po lo an o, la du ación de los mismos ue insu icien e y se hizo necesa ia la pa icipación
de los mandos in e medios, que sí habían ecibido la o mación necesa ia, pa a se ellos los que
ealmen e o ma an al pe sonal sani a io sob e el uso del sis ema.
No menos impo an e ha sido el comp omiso y la implicación del es o del pe sonal, po que en
úl ima ins ancia, son los enca gados de in oduci los da os pa a que el ERP pueda suminis a una
in o mación iable. En unción de ello, podemos conclui que a pesa de la exis encia de g upos con
dis in a cul u a o ganiza i a, se ha conseguido una in eg ación más que azonable de la
in o mación.
DISCUSIÓN
Es e abajo e alúa el impac o de los sis emas ERP en el ámbi o hospi ala io, a a és del análisis
de su diseño, implan ación y u ilización, con especial a ención a la sa is acción de los usua ios.
El análisis conjun o de los esul ados ob enidos en el es udio de caso desa ollado, pe mi e llega a
la conclusión de que en é minos gene ales, la implan ación de los sis emas ERP en los hospi ales
esul a ac ible, an o écnica como o ganiza i amen e.
En cuan o a sus e ec os, hemos de des aca que la implan ación del sis ema ERP ha supues o pa a
la FHM an o una mejo a de su e icacia en la ges ión clínica-asis encial, como un aumen o de su
e iciencia en la ges ión económico- inancie a.
Asimismo, podemos señala que exis e una sa is acción gene alizada en e el pe sonal del hospi al
como consecuencia del uso del ERP. Po una pa e, en e el pe sonal clínico-asis encial po que
puede dispone en poco iempo de oda la in o mación de las p uebas ealizadas a los pacien es, así
como de su his o ial comple o. Po o a, en e el pe sonal adminis a i o po que supone un g an
aho o de iempo en lo que se e ie e a su ope a i a básica, sob e odo, en las a eas más
u ina ias.
También es p eciso sub aya que el sis ema ERP se ha mani es ado como un p oyec o en
pe manen e e olución, ya que equie e de ac ualizaciones y mejo as cons an es pa a esponde a
las cada ez mayo es demandas in o ma i as de las dis in as á eas hospi ala ias. Lógicamen e,
es o implica la necesidad de lle a a cabo in e siones de o ma cons an e. De hecho, ya se ha
op ado po ealiza una mig ación que pe mi a mejo a el endimien o del sis ema e inco po e
nue as he amien as pa a acili a su uso.
Po úl imo, nos gus a ía conclui poniendo de mani ies o que la implan ación gene alizada de
sis emas ERP en los dis in os sis emas sani a ios públicos de nues o país es posible y muy
con enien e y no solo posibili a ía es ablece compa aciones ele an es en e dis in os hospi ales,
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sino que ambién pe mi i ía a anza hacia una ges ión in eg al del sis ema sani a io público.
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Recibido: 20 de ab il de 2011
Ap obado: 23 de no iemb e de 2011
Tomás Escoba Rod íguez. Facul ad de Ciencias Emp esa iales. Uni e sidad de Huel a. Plaza de la
Me ced. 21002 Huel a, España.
Co eo elec ónico: [email p o ec ed] [email p o ec ed], [email p o ec ed]