El Catàleg de les Biblioteques de la UPC : antecedents i perspectives de futur davant la implementació d'un nou sistema automatitzat de gestió

El Catàleg de les Biblioteques de la UPC : antecedents i perspectives de futur davant la implementació d’un nou sistema automatitzat de gestió Mercè Mestre i Vidal Barcelona, 10 de maig de 2005 Projecte de Biblioteques Universitàries, PBU Concurs oposició per a l’accés a l’escala facultativa d’arxius, biblioteques i museus 1 Sumari 1. Introducció ....................................................................................................3 2. Inicis de l’automatització a la Universitat Politècnica de Catalunya..............4 2.1. Les primeres experiències d’automatització............................................5 2.2. El sistema MBUP (1984-1986)................................................................5 2.3. El sistema MDUP (1986-1989)................................................................6 2.4. La implementació de VTLS (1990-2005).................................................7 3. El Catàleg de les biblioteques de la UPC i l’automatització de les funcions bibliotecàries...................................................................................9 3.1. La retroconversió dels registres anteriors a VTLS.................................10 3.1.1. La retroconversió dels registres automatitzats (CAPS, MBUP i MDUP)...........................................................................................12 3.1.2. La retroconversió dels catàlegs manuals.......................................14 3.2. La normalització, depuració i alimentació del CBUPC...........................17 3.3. L’automatització de serveis i funcions bibliotecàries: la posada en marxa dels diferents mòduls..................................................................19 3.4. La interconnexió de sistemes i altres fonts de catalogació per còpia ....23 3.5. La creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya.......24 3.6. L’evolució del CBUPC després de la creació del CCUC .......................27 3.6.1. La integració de registres procedents d’altres sistemes................29 3.6.2. La migració a UNIX........................................................................31 3.6.3. La catalogació de recursos electrònics..........................................32 3.6.4. Darrers desenvolupaments locals .................................................33 4. El canvi del sistema d’automatització..........................................................35 4.1. Els objectius del canvi de sistema.........................................................38 4.2. La preparació del canvi de sistema d’automatització.............................41 4.3. La implementació del nou sistema.........................................................43 5. L’actualització del format.............................................................................45 5.1. La necessitat del canvi de format ..........................................................46 5.2. La tria d’un nou format...........................................................................47 5.3. Els reptes del canvi de format ...............................................................47 5.4. Les actuacions de depuració i l’elaboració de taules de conversió .......48 5.5. La conversió dels registres i la migració al nou sistema........................53 6. Els reptes de futur.......................................................................................54 6.1. Seleccionar el millor sistema .................................................................54 2 6.2. Fer el canvi el menys traumàticament possible.....................................55 6.3. La integració dels recursos electrònics al catàleg .................................58 6.4. El futur de l’OPAC..................................................................................59 6.5. La importància creixent dels estàndards ...............................................60 6.6. La integració amb altres serveis i aplicacions........................................61 7. Conclusions ................................................................................................62 8. Bibliografia..................................................................................................65 Annex I : Relació d’aplicacions sobre VTLS desenvolupades a la UPC...........69 3 1. Introducció El catàleg ha estat una peça fonamental en el desenvolupament de les biblioteques de la UPC. L’automatització ha estat el motor que ha propiciat que, a l’entorn del catàleg, el conjunt de biblioteques de les diferents escoles hagin esdevingut una autèntica xarxa que treballa al servei dels usuaris oferint els mateixos serveis sota uns mateixos estàndards de qualitat. La història de l’automatització de les biblioteques de la UPC és ja una història llarga que ha ocupat gairebé els darrers vint anys. Aquest projecte pretén fer un repàs d’aquests prop de vint anys d’història, des de les primeres experiències d’automatització fins als reptes de futur que ens depararà el canvi de sistema d’automatització que s’està preparant sota el paraigües del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya i conjuntament amb les principals xarxes de biblioteques de Catalunya. El projecte s’inicia amb un repàs dels antecedents i dels primers catàlegs automatitzats, que van portar a la creació del Catàleg de les Biblioteques de la UPC, que va integrar tots els fons disponibles a la universitat i va permetre automatitzar les funcions bibliotecàries tradicionals. Es descriuen també les principals actuacions realitzades a partir de la creació del catàleg col·lectiu, com la retroconversió dels registres anteriorsa la seva creació, la integració al Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya o les utilitats desenvolupades localment a la UPC per suplir mancances del sistema. Però en la història de l’automatització a la UPC no s’ha d’oblidar el paper que ha tingut en els darrers anys la seva biblioteca digital, Bibliotècnica, creada a partir de la irrupció de la informació electrònica a les biblioteques i de la necessitat d’oferir recursos i serveis digitals de qualitat als usuaris. Tot i que aquest projecte està centrat en el catàleg, es fa també menció del paper de Bibliotècnica en el procés d’automatització i la interrelació cada dia més estreta existent entre els dos sistemes. Avui, les biblioteques de la UPC estan a les portes d’un nou canvi de sistema d’automatització, que suposarà també el canvi del format d’enregistrament de les dades. S’exposen els objectius d’aquests canvis i es descriuen les principals actuacions que s’estan duent a terme per fer la migració de sistema amb èxit. 4 Finalment, s’exposen els principals reptes que caldrà afrontar en els propers anys amb la implementació del nou sistema i s’apunten algunes possibles solucions a alguns d’aquests reptes. Per a la redacció d’aquest projecte s’han utilitzat diverses fonts i han estat especialment útils les memòries d’objectius i els documents de treball de la UPC i del CBUC. D’aquests documents, només s’han inclòs a la bibliografia els més significatius entre tots els consultats. Per acabar, voldria agrair als meus companys Miquel Puertas i Jordi Prats les seves aportacions sobre els primers anys del catàleg i sobre la gestió de la biblioteca digital respectivament. 2. Inicis de l’automatització a la Universitat Politècnica de Catalunya La Universitat Politècnica de Catalunya és una universitat relativament nova però les escoles que la integren tenen una història molt més llarga. La UPC (en aquells moments, Universitat Politècnica de Barcelona) es va crear l’any 1971 a partir de l’agrupació de diverses escoles tècniques i superiors, algunes amb més d’un segle d’història, i repartides en diferents campus territorials a Barcelona, Sant Cugat, Terrassa, Manresa, Vilanova, Lleida i Girona. Cada escola tenia la seva pròpia biblioteca, que funcionava de manera totalment independent de altres, sense compartir recursos, serveis,normatives de funcionament ni usuaris. L’accés als fons bibliogràfics d’aquestes biblioteques es feia a través de catàlegs de fitxes manuals. Totes les biblioteques disposaven d’un catàleg general o alfabètic d’autors, i era habitual que també tinguessin un catàleg alfabètic de matèries i un catàleg sistemàtic de matèries o un catàleg topogràfic. Les fitxes que integraven aquests catàlegs podien ser manuscrites o bé mecanografiades. La qualitat d’aquests primers catàlegs era molt irregular. Les normatives utilitzades per a descriure i classificar els fons eren molt diverses; a vegades s’utilitzaven o adaptaven eines ja existents però també era freqüent utilitzar sistemes propis creats a mida de la biblioteca. En els catàlegs amb més història hi convivien diversos criteris catalogràfics que havien anat evolucionant amb el pas del temps. Un altre aspecte a tenir en consideració era que sovint les fitxes eren elaborades per personal no bibliotecari sense formació específica en aquest sentit. 5 L’any 1984, la UPB va passara anomenar-se UPC coincidint amb un procés de reorganització interna, a partir del qual també va començar un procés d’unificació de les biblioteques sota una direcció única, amb la qual va començar el procés d’automatització dels catàlegs d’algunes de les catorze biblioteques existents, procés que finalitzà amb la creació del Catàleg de les Biblioteques de la UPC. 2.1. Les primeres experiències d’automatització La primera experiència d’automatització de biblioteques a Catalunya va tenir lloc durant el curs 1978-79 a partir d’un conveni signat entre la Universitat de Barcelona (UB), la Caixa de Pensions, la UPC iel seu Centre de Càlcul. En el marc d’aquest conveni, el Centre de Càlcul de la UPC va desenvolupar un sistema pensat per produir fitxes impreses en un format ISBD adaptat que permetia enregistrar dades bibliogràfiques amb una versió adaptada del format IBERMARC1. L’ordinador central, cedit per la Caixa, estava ubicat al Centre de Mecanització de Biblioteques de l’Obra Cultural de la Caixa (CMBIB), però, per problemes de comunicacions, el catàleg no era consultable en línia i per tant, la introducció de dades, així com la seva modificació o baixa,s’haviafer des del CMBIB. L’alimentació d’aquest catàleg va córrer a càrrec de la Universitat de Barcelona, bàsicament amb els registres procedents del dipòsit legal, però també de donatius i noves adquisicions2. Una altra experiència on va participar la UPC va ser el Catàleg de Revistes de les Universitats Catalanes (CRUC), realitzat entre 1981 i 1983 sota la coordinació de la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB), i que va arribar a conteniruns 24.000 títols de diferents institucions en format ISDS. 2.2. El sistema MBUP (1984-1986) L’any 1983 no es va renovar el conveni entre la UPC, la UB i la Caixa i cada institució va iniciarel seu procés per separat, amb el suport dels seus propis 1La 1a edició d’IBERMARC (1976) només permetia catalogar monografies. La 1a edició de format català CATMARC no va aparèixer fins l’any 1987. 2Jansà, Enriqueta. “Memòria sobre les realitzacions i la projecció futura de la Secció de Procés Tècnic de la Biblioteca de la Universitat de Barcelona”. Barcelona, octubre de 1989 [Document no publicat] 6 serveis informàtics. L’any 1984 la UPC va posar en funcionament un programa propi, anomenat MBUP (Mecanització de Biblioteques de la Universitat Politècnica), que va permetre que diverses biblioteques de la UPC enregistressin dades de monografies en format IBERMARC. Cada biblioteca disposava del seu propi catàleg MBUP, que no eren consultables en línia i, encara menys, interconnectables entre ells. Amb l’MBUP es van automatitzar 11.000 registres de monografies, repartits entre els catàlegs de cadascuna de les biblioteques que van utilitzar aquest sistema. 2.3. El sistema MDUP (1986-1989) L’any 1986 l’MBUP va ser modificat iva adaptarel format CATMARC3. El nou programa,anomenat MDUP (Mòdul Documental Universitat Politècnica), va ser utilitzatentre 1986 i 1989 per automatitzar alguns dels catàlegs de les 14 biblioteques. L’MDUP, que corria sobre un ordinador VAX compartit amb altres funcions de la universitat, va permetre implementar la catalogació de monografies i la consulta en línia, però no la gestió d’un catàleg col·lectiu. Per tant, cada biblioteca seguia mantenint el seu propi catàleg, sense connexió amb els catàlegs de les altres biblioteques, i conservant la seva independència en quant a normatives catalogràfiques utilitzades i a la realització de processos i serveis bibliotecaris. No obstant, no totes les biblioteques tenien connexió informàtica amb l’ordinador central (sobretot les biblioteques situades fora de Barcelona, com les de Lleida i Girona) i per tant, no podien disposar de totes les prestacions de l’MDUP. Inicialment, aquests primers catàlegs automatitzats només contenien les monografies dipositades a les biblioteques, però ben aviat en alguns catàlegs s’hi van començar a incorporar els fons bibliogràfics dipositats a departaments i instituts de recerca. La catalogació d’aquests fons era assumida pel personal de la biblioteca omitjançant la col·laboració de professors i personal administratiu dels propis departaments i instituts,que enregistraven ells 3La primera edició del Manual del CATMARC (1987), publicada per l’Institut Català de Bibliografia, és una traducció amb adaptacions del format anglès UKMARC. L’IBERMARC, basat en USMARC i que s’havia utilitzat a l’MBUP, estava menys desenvolupat i només permetia catalogar monografies. 7 mateixos unes dades mínimes de cada document en el catàleg de la seva biblioteca. Els registres MBUP de l’etapa anterior es van emmagatzemar en cintes a l’espera d’un procés de retroconversió que permetés integrar-los al catàleg.Per tant, durant aquest període, els fons d’una mateixa biblioteca podien estar repartits en tres catàlegs diferents: els registres més antics al catàleg manual en fitxes, una part de registres a l’MBUP i els més recents a l’MDUP, dificultant a l’usuari la localització dels documents. Per altra banda, l’any 1987, la Universitat de Barcelona va posaren marxa el Catàleg Automatitzat de Publicacions en Sèrie (CAPS), aprofitant els registres del CRUC, ara en format CATMARC, si bé la UPC no va actualitzar ni incorporar noves dades fins el 1993,en que va signar un nou conveni de cooperació.La consulta del CAPS es feia en primera instància a través de microfitxes, de periodicitat irregular, i a partir de 1990, a través d’un CD-ROM de la xarxa REBIUN. Durant el curs 1988-1989 es van mantenir contactes entre les tres universitats catalanes (UB, UAB i UPC) per desenvolupar un projecte conjunt en matèria d’automatització de biblioteques, però sense cap resultat. 2.4. La implementació de VTLS (1990-2005) Durant el curs 1989-1990, la UPC va iniciar un procés de reorganització dels seus serveis bibliotecaris amb l’objectiu d’unificar les diverses biblioteques en un únic organisme coordinat, anomenat Biblioteca de la UPC, que realitzés les seves funcions descentralitzadament. En aquest context, es van reforçar els Serveis Tècnics per planificar, gestionar i donar suport a la implementació d’un nou sistema d’automatització que permetés gestionar un catàleg col·lectiu únic per a totes les biblioteques i alhora, organitzar la centralització de les adquisicions i la catalogació. El juliol de 1989 la UPC va definir els seus objectius relacionats amb l’automatització de les biblioteques, on es manifestava la voluntat de disposar d’un sistema acabat, que no necessités de posteriors desenvolupaments,que es pogués implementar de manera ràpida i integral, que permetés la gestió d’un únic catàleg col·lectiu, que fos consultable des de qualsevol terminal o PC extern al propi sistema però connectat a la xarxa de la universitat, i que permetés aprofitar tant la infraestructura informàtica existent com els registres automatitzats amb els anteriors sistemes. 8 Donat que la versió en ús de l’MDUP no permetia la creació d’aquest catàleg col·lectiu, la UPC va haver d’optar entre tres possibilitats: continuar desenvolupant l’MDUP per dotar-lo de les prestacions bàsiques per funcionar com acatàleg col·lectiu, i de pas, dels mòduls necessaris per automatitzar altres serveis (per exemple, el préstec), col·laborar amb la UB en el desenvolupament del seu sistema automatitzat (BUBIS) o bé, adquirir un sistema comercial de claus en mà. Finalment, es va considerar que la via més ràpida i amb més garanties per assolir l’objectiu marcat era adquirir i implementar un sistema comercial ja acabat i provat,i descartar definitivament invertir més recursos en desenvoluparun sistema propi. Per a la tria del nou sistema4, la UPC va iniciar un procés d’estudi de les seves necessitats d’automatització, de definició de requeriments i d’anàlisi dels programes disponibles al mercat.Com a resultat, l’any 1990 es va adquirir un ordinador HP3000 i el programa VTLS (Virginia Tech Library System)per gestionarde forma integrada totes les funcions de la biblioteca: catalogació i control d’autoritats, control de publicacions en sèrie, adquisicions i préstec. VTLS garantia l’entrada de dades de forma simultània des de diferents terminals, l’obtenció de diferents subproductes (per exemple, fitxes impreses, llistats de novetats i cintes ISO per a l’intercanvi de registres bibliogràfics) i l’aprofitament dels registres informatitzats amb sistemes anteriors. L’usuari podia executar les consultes de manera molt senzilla a través dels OPAC situats a la biblioteca o des de qualsevol terminal o PC connectat a la xarxa central de la universitat, directament o a través demòdem. VTLS5, dissenyat originàriament per enregistrar dades en el format americà USMARC, va ser adaptat al format CATMARC bibliogràfic però ampliat amb algunes etiquetes d’USMARC. Per als registres d’autoritats i de fons, i degut a l’absència dels formats CATMARC respectius, es va adaptar el format USMARC d’autoritats a la configuració del CATMARC bibliogràfic i es va adoptar el format USMARC de fons. Pels registres d’exemplar i d’usuari, VTLS disposava d’un format propi no basat en MARC. 4Es pot trobar més informació sobre aquest procés a Anglada, Lluís; Cortada, Jordi; Farré, Joan-Baptista. “Procés de selecció d’un sistema per a l’automatització de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya”. Ítem. 1990, núm. 6-7 (gen.-des.) 5Les sigles VTLS en aquest document fan sempre referència al sistema VTLS en la versió VTLS-Classic, actualment disponible a la UPC, i anomenada així des del moment en què va aparèixer la versió de tercera generació anomenada VIRTUA. Per fer referència a l’empresa del mateix nom s’ha usat la denominació VTLS Inc. 15 obres de referència, tesis doctorals i tesines. En conjunt, es va constituir una mostra de 18.625 títols dels quals 9.619 van ser localitzats a OCLC, l’equivalent aun 51,65% d’encerts. A més, es van identificar 1.100 altres edicions de documents no trobats. En el cas de la UPC, la mostra estava constituïda per 2.042 títols (gairebé un 1% dels seus fons), publicats a partir de 1820 i corresponents a la matèria genèrica “Tecnologia”: 30% 30% 30% 10% enginyeria civil i materials de construcció enginyeria industrial informàtica material científico-tècnic del s. XIX Gràfica 1: Composició de la matèria “Tecnologia” El resultat va ser d’un 52,3% d’encerts (es van trobar 1.068 dels 2.042 títols buscats), a més de localitzar 106 edicions diferents a les buscades. En les gràfiques següents es pot veure el percentatge d’encerts per llengua de publicació dels documents i per anys de publicació. 79,4% 41,6% 36,4% 27,8% 16% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% percentatge d'encerts anglès francès català alemany castellà percentatgesd'encert per llengua de publicació 37,9% 47,4% 51,7% 59,7% 50,9% 31,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% percentatge d'encerts 1820/1900 1901/1940 1941/1970 1971/1980 1981/1985 1986/… percentatgesd'encert per data de publicació Gràfiques 2 i 3: percentatge d’encerts per llengua i per data de publicació La valoració global de la UPC va ser positiva, però es va destacar que: •el percentatge d’èxits en títols en llengua castellana era molt baix (un 16%), fet especialment significatiu si es tenia en compte que gran part dels documents de la UPC eren traduccions al castellà d’obres escrites originalment en anglès, 16 •el percentatge d’encerts en reports tècnics i reports de recerca era pràcticament nul, •tot i que el nivell de descripció bibliogràfica era correcte i fiable caldria, com a mínim, revisar noms d’entitats i de congressos, traduir encapçalaments de matèria i afegir la classificació segons la Classificació Decimal Universal (CDU). En conseqüència, es va concloure que el mètode no era vàlid com a eina per a la retroconversió, ja que requeria un cost massa elevat en personal, temps invertit i accessos contractats a OCLC, no permetia garantir la retroconversió total dels fons i implicava adaptar posteriorment els registres obtinguts (traduir matèries i notes, revisar encapçalaments, convertir etiquetes USMARC a CATMARC, etc.). Igualment, es va descartar fer una retroconversió manual “inhouse” pel seu cost elevat en temps i recursos i per la incompatibilitat amb les altres funcions de la biblioteca. A finals de 1990, la UPC contractar l’empresa SAZTEC Europe Ltd. –avalada per la seva experiència en la retroconversió del catàleg de fitxes de la British Library–, per gravar les dades. També es va contractar un bibliotecari responsable del projecte encarregat de tutelar tots els processos, controlar el compliment del calendari acordat, assegurar l’eficàcia del procés i ajustar-lo a les exigències de qualitat i criteris establerts prèviament, i fer de contacte entre l’empresa i la UPC, facilitant la comunicació permanent i estalviant temps al personal de les biblioteques. Per preveure possibles errors en la gravació de les dades i poder exigir la qualitat necessària en els nous registres, es vanredactar les especificacions tècniques necessàries per codificar les dades.Igualment, es va pactar el calendari i la quantitat de lliuraments14, tant per l’entrega de fitxes a l’empresa com per la recepció de cintes amb els registres retroconvertits. No tots els registres manuals existents es van retroconvertir. Abans d’iniciar el procés, es va fer una selecció de les fitxes per descartar els registres que no valia la pena retroconvertir, ni pel seu ús ni pel cost que comportava, i per eliminar possibles duplicats15. Gràcies a la selecció prèvia, es va decidir 14 Es van establir 4 fases, que s’havien de realitzar en un període no superior a 6 mesos (de finals d’abril a finals d’octubre de 1991) 15 Es van eliminar fitxes duplicades d’una mateixa biblioteca –sovint tenien el mateix núm. de registre-i entre diferents biblioteques, fitxes d’obres tipus enciclopèdia catalogades en diferents volums (per exemple l’enciclopèdia Espasa), fitxes de parts components o d’obres 17 retroconvertir manualment els catàlegs de 3 biblioteques, per la poca fiabilitat de les dades. De la resta de biblioteques, que sumaven uns 120.000 registres sense automatitzar,se’n van seleccionar uns 86.500 registres. Abans d’enviar les fitxes seleccionades a l’empresa, es van revisar per tal de resoldre possibles ambigüitats i preveure possibles errors. Prèviament a la retroconversió total, es va fer una prova pilot amb 3.500 registres per avaluarne els resultats i corregir possibles errors en les especificacions, de cara a poder assegurar el nivell màxim d’error del 0,05% fixat al contracte. Es va fer un primer control de duplicats entre les fitxes i 30.000 registres que ja hi havia automatitzats en aquell moment, que va permetre detectar un 10% de duplicats del fons total a retroconvertir (uns 9.000 registres). Finalment, de les 159.225 fitxes inicials, es van gravar i integrar al catàleg 77.50016 registres. Posteriorment, i donat que tot procés de retroconversió implica prioritzar rapidesa sobre qualitat i assumir que la qualitat dels registres retroconvertits depèn de la qualitat de les dades disponibles, va ser necessari planificar i executar diverses actuacions de depuració per corregir errors de codificació (molts d’ells generats per la dificultat d’interpretar correctament les fitxes, bàsicament manuscrites i redactades en català o castellà), completar registres i depurar un gran nombre de duplicats que no s’havien detectat prèviament. 3.2. La normalització, depuració i alimentació del CBUPC Amb la retroconversió dels registres anteriors a VTLS es va assolir el primer dels tres grans reptes que s’havien plantejat les biblioteques de la UPC, però també es va avançar en els altres objectius. Respecte als altres objectius, es van establir les normatives catalogràfiques a utilitzar per totes les biblioteques de la UPC per homogeneïtzar criteris de cara a aconseguir un catàleg realment únic i consultable:el format CATMARC17 per independents enquadernades juntes. Per tant, va ser difícil determinar el número total de fitxes a retroconvertir. 16 De les 159.225 fitxes inicials, es van descartar les poc fiables o incompletes i els duplicats. De les 86.500 fitxes seleccionades per retroconvertir, es van detectar i eliminar uns 9000 duplicats més al comparar-les amb els registres automatitzats existents aleshores. 17 Tot i que a principis de 1993 ja estava disponible la 2a edició de CATMARC, amb nous camps (alguns adaptats de l’USMARC), camps locals adaptats del programa SICAB de les Biblioteques de la Generalitat i un format d’autoritats basat en USMARC, la UPC va seguir utilitzant la 1a edició. 18 a l’entrada de dades, les AACR2 i les diferents ISBD per a la descripció bibliogràfica, la Llista d’encapçalaments de matèria en català, la Library of Congress Subject Headings i el Répertoire des vedettes matière de l’Université de Laval per als encapçalaments de matèria i la CDU per a la classificació. Per a l’elaboració dels registres d’autoritats i de fons es va acordar usar el Format MARC per a dades d’autoritats i el Format GUVE/MARC de fons, elaborats l’any 1992 pel Grup d’Usuaris VTLS-Espanya en base a USMARC per a l’ús a VTLS. Com a complement de les normatives, els Serveis Tècnics van elaborar diferents concrecions per al tractament de determinats materials. Per assolir el tercer gran repte, la integració dels fons departamentals i d’instituts, es van crear equips catalogadors per catalogar els fons dipositats en els departaments i despatxos dels professors, a més d’oferir serveis bibliotecaris al personal docent i investigador, i es va posar personal qualificat a les biblioteques dels instituts. D’aquesta manera, entre 1991 i 1992 es van introduir al catàleg 2.214 col·leccions de revistes de departaments i 759 d’instituts, i a finals de 1994 s’havien incorporat tots els fons retrospectius de monografies (28.220 volums a departaments i 15.354 volums als instituts). Malgrat que s’havia parlat de la possibilitat de centralitzar la catalogació i les adquisicions, els Serveis Tècnics només van poder assumir la catalogació de totes les publicacions en sèrie i dels fons de les biblioteques amb mancances de personal o deficiències de comunicacions18. Durant aquests anys, les funcions bàsiques dels Serveis Tècnics van ser gestionar la retroconversió dels registres dels catàlegs manuals i automatitzats, donar suport a la catalogació de les biblioteques, estudiar i proposar normatives i pautes catalogràfiques, unificar el catàleg d’autoritats i fer tasques de depuració i control de qualitat dels registres introduïts al catàleg. La presència d’un gran nombre de registres bibliogràfics i sobretot, de punts d’accés duplicats, disminuïen l’efectivitat de les consultes al catàleg. Tot i que en l’etapa inicial del CBUPC la prioritat màxima no era tant vetllar per la qualitat dels registres bibliogràfics introduïts com alimentar el catàleg i aconseguir la integració de tots els fons disponibles, a partir de 1992 es van dedicar molts esforços a la millora de la qualitat dels registres del catàleg. Les tasques de depuració realitzades van permetre,per exemple, eliminar 11.986 registres 18 Una vegada més, les biblioteques de fora de Barcelona, sobretot Lleida i Girona, seguien tenint greus problemes de comunicacions que dificultaven l’accés en línia al catàleg per a la catalogació però també per a la consulta. 19 bibliogràfics duplicats i unificar o modificar 49.315 punts d’accés durant el període 1991-199319. El segon programa estratègic de les Biblioteques de la UPC, el Programa Escher (1995-1999), enfocava els seus objectius relacionats amb el catàleg en garantir la consultabilitat del catàleg i millorarde la qualitat de la informació com a base per assolir l’aprofitament dels recursos existents a les biblioteques. Es van seguir destinant molts esforços a la millora de la qualitat, revisant i unificant registres, tant bibliogràfics com d’autoritats, sobretot a partir de llistats generats durant les càrregues dels registres retroconvertits al catàleg i, en menor mesura, de les observacions fetes pels propis catalogadors. Respecte al control d’autoritats, es va iniciar la unificació de formes variants d’un mateix encapçalament i la creació de referències. Especialment delicat va ser el tractament de les matèries al catàleg; la UPC no disposava d’un tesaure propi, i s’utilitzaven diverses eines per construir els encapçalaments de matèria (Llista, LCSH, Répertoire, llistes temàtiques, assessorament del professors), però sense uns criteris uniformes i sense recursos per fer un control dels nous encapçalaments introduïts. Aquesta dispersió va provocar, i encara provoca, una mala recuperació per matèries del catàleg. 3.3. L’automatització de serveis i funcions bibliotecàries: la posada en marxa dels diferents mòduls La prioritat inicial del Programa Leibniz (1991-1993) era la implementació d’un nou sistema i la posada en marxa de les dues aplicacions amb un impacte més gran i immediat, la catalogació automatitzada i l’OPAC, deixant per a més endavant, l’automatització d’altres funcions i serveis bibliotecaris. No obstant, a mitjans de 1991 ja s’havien implementat els mòduls de catalogació, OPAC i control de publicacions en sèrie, i s’estava preparant la implementació del mòduls de préstec i d’adquisicions. La catalogació, distribuïda entre totes les biblioteques, es va fer inicialment mitjançant terminals, i més endavant, amb PC. Per a facilitar la feina dels catalogadors, es va elaborar un manual –el Llibre clau del catalogador–que contenia totes les instruccions d’ús del mòdul i també, totes les pautes catalogràfiques vigents a la UPC.La interfície de treball pels catalogadors funcionava amb comandes i no va ser fins l’any 2001 en què es va instal·lar 19 Programa Leibniz (1991-1993) : Balanç (http://bibliotecnica.upc.es/Pla_estrategic/Leibniz.pdf) 20 una interfície més amigable, l’EasyPac, més propera a un entorn Windows. El control d’autoritats, integrat al mòdul de catalogació, s’ha gestionat sempre centralitzadament des dels Serveis Tècnics. L’OPAC,instal·latdes dels inicis de la implementació del sistema, ha esdevingut una de les eines més utilitzades de la biblioteca. En paral·lel a la progressiva automatització de les funcions i serveis bibliotecaris, va augmentar l’ús del catàleg, tant en número de sessions simultànies com en consultes efectuades, sobretot per part dels usuaris finals i de forma remota. En els inicis, les consultes es feien des de terminals o PC connectats a la xarxa i calia conèixer les comandes d’interrogació pròpies del sistema; més endavant, es van implementar PC dotats del programa IW-VLTS (Intelligent Workstation), una interfície d’usuari més amigable al ser més similar a Windows, que va permetre fer cerques de manera més fàcil i efectiva. La progressiva introducció d’Internet va facilitar que, al final del programa Escher, s’hagués implementat la consulta via web amb la interfície Web Gateway, que va significar un augment considerable del número de consultes, com es constata a la gràfica següent: Evolució de les consultes al CBUPC 1.129.415 6.422.227 1.038.257 1.078.096 3.508.291 2.947.579 2.002.603 2.037.061 - 1.000.000 2.000.000 3.000.000 4.000.000 5.000.000 6.000.000 7.000.000 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 ANYS Número de consultes....... Gràfica 4: Evolució de les consultes al CBUPC (1997-2004) Si a finals dels anys 90 el volum de consultes es va mantenir pràcticament igual, és especialment significatiu el salt quantitatiu que es va produir a partir de l’any 2000. L’any 2001 es va produir un estancament en el nombre de consultes degut als problemes de rendiment del sistema que es vanresoldre a 21 finals del mateix any amb el canvi de màquina i sistema operatiu del catàleg20. A partir d’aquesta data, les consultes van seguir augmentant de forma notable, degut a la millor rapidesa de resposta del catàleg però també al desenvolupament de productes a la web que remeten al catàleg (Bibliografia citada a les guies docents (2002), Bibliotècnica per Assignatures (2004), la pàgina de revistes o Fènixdoc)21, la millora de la interfície de consulta del catàleg (2003)22 amb la incorporació de nous serveis (per exemple, renovacions automàtiques des de la web) i la catalogació de les revistes i llibres electrònics (2003)23. L’automatització del servei de préstec a partir de la posada en marxa del mòdul corresponent, va ser un dels èxits més significatius, doncs va comportar l’estandardització dels processos relacionats amb aquest servei, la implementació del carnet de la UPC com a document identificatiu dels usuaris i la unificació de la normativa de préstec a totes les biblioteques UPC. Per facilitar la tasca del personal, es van col·locar codis de barres als documents per facilitar-ne la lectura automàtica, es van adquirir lectors de codis de barres i de bandes magnètiques per llegir, respectivament, els codis de barres dels documents i les bandes magnètiques dels carnets24, es va elaborar el Llibre clau del préstec i es automatitzar la càrrega de dades dels estudiants a partir de les dades facilitades per la universitat. Altres implementacions relacionades amb el préstec van ser la instal·lació de màquines d’autopréstec i més recentment, serveis automàtics com les renovacions automàtiques a la web o l’enviament de reclamacions per correu electrònic25. No obstant, les limitacions de VTLS han impedit que algunes utilitats funcionessin al cent per cent o posar en marxa algunes aplicacions. El mòdul de control de publicacions en sèrie, instal·lat des dels inicis, va permetre automatitzar una altra funció i estalviar temps al personal, tot i que algunes parts del mòdul, com les reclamacions automàtiques al proveïdor no s’han arribat a implementar mai. 20 Per més informació, vegeu l’apartat 3.6.2. d’aquest mateix document 21 Per més informació, vegeu l’apartat 3.6.4. 22 Ídem 23 Per més informació, vegeu l’apartat 3.6.3. 24 L’any 2002 es va substituir la banda magnètica dels carnets per un codi de barres. 25 Per més informació, vegeu l’apartat 3.6.4. 22 L’objectiu final d’automatitzar les adquisicions era la creació d’un entorn en què es pogués endegar una política d’adquisicions comuna a totes les biblioteques. La implementació del mòdul va començar el curs 1993-94, tot i que, per les seves limitacions, no s’ha arribat a implementar mai a totes les biblioteques de la xarxa. El mòdul d’adquisicions era, i segueix essent, el menys desenvolupat de VTLS i això ha suposat un greu inconvenient en el seu ús. A més de les funcionalitats tradicionals, el sistema també permetia automatitzar l’obtenció de diferents subproductes, com llistes impreses sota diferents conceptes (per exemple, llistats de novetats), estadístiques com a eina de suport a la gestió, fitxes impreses en format ISBD (molt útils en aquelles biblioteques amb problemes de comunicacions i que havien de mantenir un catàleg manual) i la descàrrega de dades sobre cinta magnètica per alimentar altres aplicacions (per exemple, el catàleg col·lectiu de la xarxa REBIUN). Aquesta darrera utilitat va permetre poder extreure del CBUPC els registres bibliogràfics, d’exemplars i de fons de les biblioteques de les escoles de Lleida i Girona en el moment en què aquestes van passar a formar part de les universitats de Lleida i Girona respectivament. No obstant, la UPC va haver d’esmerçar importants esforços en ajustar el funcionament del sistema (la parametrització de les interfícies o la revisió dels missatges del sistema i del text de les ajudes) i en desenvolupar localment algunes aplicacions per tal de poder oferir més prestacions als usuaris26 (per exemple, l’enviament de cartes de reclamació per correu electrònic, la confecció de llistats diferents als estàndards, o l’extracció de dades del catàleg per a ser aprofitades amb diferents finalitats). A banda del catàleg, es van automatitzar altres funcions que no estaven integrades, com el servei d’obtenció de documents a partir d’un programari propi i l’accés a la xarxa de bases de dades en CD-ROM. Aquesta última es va fer consultable des de VTLS a través del sistema RIM i a finals del programa Escher, des de les estacions de treball dels bibliotecaris, que permetien accedir a través de la xarxa, a diferents prestacions (el catàleg, les bases de dades, el servei d’obtenció de documents, el processador de textos i Internet)27. 26 Per més informació, vegeu l’apartat 3.6.4. 27 Rodríguez i Gairín, Josep Manuel. Disseny, estructura i característiques d’una xarxa de CDROM en una biblioteca universitària. Ítem. (1992), núm. 11, p. 123-137 23 3.4. La interconnexió de sistemes i altres fonts de catalogació per còpia En plena era de la informació, les biblioteques universitàries s’enfrontaven amb la necessitat de cooperar entre elles davant la impossibilitat de fer front a les necessitats dels seus usuaris a partir dels seus propis recursos bibliogràfics. A principis de 1991, les institucions que compartien el mateix sistema d’automatització (la UAB, la UPC, la UPF i la Xarxa de Biblioteques Populars de la Diputació de Barcelona)van encarregar a l’empresa VTLS Inc. un estudi per a la creació d’una xarxa de biblioteques automatitzades amb aquest sistema. L’objectiu més immediat d’aquesta futura xarxa era l’optimització de recursos,tant en els serveis als usuaris com en els processos tècnics, com a pas previ a la creació d’un gran catàleg col·lectiu nacional, que permetria l’accés als fons de les altres biblioteques de la xarxa a través dels serveis d’obtenció de documents –que caldria agilitzar i automatitzar–, i l’estalvi de despeses en la catalogació mitjançant la còpia dels registres dels altres catàlegs (Espinós, 1995b, p. 38-39). L’estudi elaborat per VTLS Inc. va servir per a presentar l’any 1992 un projecte de creació d’una xarxa de biblioteques a Catalunya mitjançant la creació d’un catàleg col·lectiu al Departament d’Ensenyament de la Generalitat de Catalunya. Redirigit com a projecte de cooperació entre les universitats catalanes28, es va iniciar l’any 92 sota el patrocini del Comissionat per a Universitats i Recerca de la Generalitat de Catalunya. L’any 1992 les biblioteques de la UAB, la UPC i la UPF van interconnectar els seus catàlegs de manera que podien consultar els seus respectius catàlegs i copiar registres bibliogràfics i d’autoritats des de qualsevol dels altres, mitjançant els equipaments informàtics i les xarxes de comunicació existents a les tres universitats i al fet de compartir normatives i formats d’intercanvi normalitzats internacionalment (ISBD, AACR2 i CATMARC). La conseqüència més immediata de disposar d’un mateix sistema informàtic i de la voluntat de cooperació existent entre les direccions de les tres biblioteques va ser una relació més estreta que va portar a fixar acords tècnics per a l’intercanvi de registres i a compartir i unificar pràctiques catalogràfiques, sobretot en el camp de la descripció de les publicacions en sèrie. 28 La CIRIT, dins del seu pla d’ajuts a l’automatització, va acceptar subvencionar una part del projecte però posant com a condició la possibilitat d’integrar el sistema propi de la UB. 24 El 1994els catàlegs de les set universitats públiques catalanes ja estaven interconnectatsper a la consulta i còpia de registres;progressivament, s’hi van afegir els catàlegs d’altres biblioteques o xarxes automatitzades amb VTLS. La interconnexió dels catàlegs va permetre copiar registres d’una forma molt dinàmica i aprofitar-los per a fer catalogacions originals. Però, per facilitar la catalogació corrent i la integració dels fons departamentals i d’instituts al CBUPC,a més de la interconnexió es van buscar altres fonts de catalogació per còpia. La primera d’aquestes fonts va ser el CD-ROM BiblioFile, consultable des del propi catàleg mitjançant l’aplicació RIM, que contenia més de 3 milions de registres de la Library of Congress.Per a la còpia de registres de BiblioFile es va elaborar un convertidor automàtic de registres USMARC a CATMARC, tot i que calia fer algunes modificacions manuals als registres copiats. L’any 1994 es va habilitar la consulta i còpia de registres dels CD-ROM Bibliografía española (uns 300.000 registres de monografies elaborats per la Biblioteca Nacional de Madrid) i Rebiun (catàleg col·lectiu de les biblioteques universitàries espanyoles). Per altra banda, les noves tecnologies, sobretot Internet, van facilitar l’accés a catàlegs remots, que, si bé no era possible utilitzar-los per copiar directament registres al CBUPC, eren d’utilitat per validar formes d’encapçalaments, comprovar la catalogació d’un document o assignar matèries. L’inconvenient en aquests primers anysera que molts catalogadors encara no disposaven d’ordinador i seguien treballant des de terminals connectats únicament al catàleg. 3.5. La creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya La interconnexió dels catàlegs entre 1992 i 1994 va ser la primerafase de la creació del catàleg col·lectiu de les universitats catalanes. La segona fase del projecte,iniciada l’any 1994, consistia pròpiament en la creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya (CCUC)29, “com a instrument de consulta bibliogràfica, catalogació compartida i préstec interbibliotecari de forma integrada a la xarxa molt més potent que l’ús per separat dels catàlegs locals”(Espinós, 1995a, p. 508). En fases posteriors es preveia estudiar l’optimització de l’accés a bases de dades i la introducció de nous serveis, 29 http://www.cbuc.es/ccuc/ 31 3.6.2. La migració a UNIX Amb el pas dels anys, l’ordinador on s’hostatjava el catàleg va començar a tenir problemes de rendiment, degut al volum creixent de dades emmagatzemades i de consultes efectuades, però també a l’antiguitat del servidor. Les constants fallades del sistema van arribar a generar un clima d’insatisfacció tant per part dels usuaris com pel personal que s’agreujava dia a dia. La solució va consistir en canviar el sistema operatiu MPE sobre la base de dades TurboImage del catàleg per un entorn UNIX amb una base de dades Oracle i la substitució de l’ordinador HP3000 per una màquina Sun Entreprise 250. El canvi, realitzat a l’octubre de 2001, va permetre augmentar de forma considerable el rendiment del catàleg i atendre, de forma quasi simultània, un elevat nombre de consultes41. El canvi a Oracle va modificar el funcionament d’alguns programes propis de VTLS, però el problema principal va ser garantir el traspàs i correcte funcionament de tots processos desenvolupatslocalment des de la implementació del sistema a la UPC. VTLS garantia el correcte funcionament dels seus programes originals en l’entorn UNIX, però, a diferència del que havien fet amb MPE, no van distribuir el codi font per UNIX per poder modificar la resta de programes. Per tornar a desenvolupar les utilitats locals, es va buscar una implementació alternativa a les modificacions realitzades sobre els programes originals, i en alguns casos, es va comprar a VTLS Inc. l’accés al codi font. Les aplicacions locals, fetes partint de zero o de programes de VTLS, eren de dos tipus segons accedissin o no a la base de dades directament. Les primeres (per exemple, llistats, reserves de cap de setmana, càrrega de registres de BiblioFile, integració de registres d’altres catàlegs, enviament de cartes de reclamació per correu electrònic o inicialització dels comptadors de préstecs dels exemplars) van haver de ser desenvolupades per VTLS Inc., tot i que després es van retocar localment per recuperar el que ja es tenia. Les segones, es van tornar a elaborar localment a la UPC. Tots aquests desenvolupaments van elevar considerablement el cost global del projecte. Un dels canvis més significatius que va provocar la migració a UNIX va ser la necessitat d’usar l’emulador de terminal EasyPac per copiar registres entre el CCUC i el CBUPC. EasyPac permet, en un entorn més similar a Windows, 41 Vegeu a la gràfica núm. 4 (p. 20) l’augment de consultes al catàleg a partir del canvi. 32 catalogar amb plantilles assistides, copiar registres de forma més fàcil i tenir dues bases de dades obertes simultàniament (per exemple, el CBUPC i el CCUC). L’altre canvi important va consistir en la instal·lació de més mesures de seguretat en l’accés a la base de dades del catàleg al ser l’entorn UNIX més vulnerable; els usuaris podrien accedir al catàleg només a través de la Web Gateway i es va reservar l’accés telnet únicament als PC de treball de les biblioteques. Aprofitant el canvi, es vaninstal·lar els filtres per limitar les cerques al catàleg en funció de la localització dels documents, tant a les interfícies de treball intern com a la Web Gateway, una millora llargament demanada pels bibliotecaris i també pels usuaris. 3.6.3. La catalogació de recursos electrònics Fins fa relativament pocs anys, els catàlegs de les biblioteques incloïen només els documents en suport físic que aquestes posseïen. La incorporació progressiva dels recursos electrònics a les biblioteques (llibres, revistes, bases de dades o enllaços a sumaris electrònics) va generar el debat sobre la conveniència d’incloure’ls al catàleg. No obstant, VTLS i tots els productes de la seva generació no estaven dissenyats per a catalogar recursos electrònics i el format CATMARC tampoc donava cap solució per a la seva catalogació. VTLS Inc. va assumir les modificacions pertinents al programa per poder catalogar recursos electrònics i permetre accedir directament al text complet, i es va adoptar l’etiqueta 856 del format USMARC per fer l’enllaç al recurs. De totes maneres, no tots els problemes van quedar resolts. En primer lloc, no es podien aprofitar les metadades del propi recurs per fer la catalogació a VTLS i en segon lloc, VTLS no disposa degestor de recursos electrònics per poder fer un control de les adreces electròniques incloses al catàleg. La UPC va començar a catalogar recursos electrònics i incloure adreces URL al seu catàleg a partir de l’any 2001. Però, per les mancances anteriors, es va veure obligada a duplicar tasques:per una banda, els recursos electrònics s’inclouen a la biblioteca digital per a la seva gestió; per l’altra, s’introdueixen al catàleg per facilitar-ne la recuperació integrada amb la resta de recursos de la biblioteca. A l’apartat 5.3 d’aquest mateix document es comenten les solucions que s’han intentat aplicar en relació a la catalogació i gestió dels recursos electrònics a la UPC, un dels reptes de futur que caldrà tenir en compte en els propers anys. 33 3.6.4. Darrers desenvolupaments locals Tot i que VTLS-Classic tenia els dies comptats, la UPC va seguir planificant noves utilitats entorn del catàleg, si bé, degut a l’antiguitat del sistema, algunes d’aquestes utilitats no es van poder desenvolupar o no van assolirel nivell desitjat. Els desenvolupaments dels darrers anys han anar dirigits a introduir millores a VTLS però també a aprofitar les dades del catàleg com a base de nous productes42. Entre les principals millores introduïdes al catàleg cal destacar-ne tres: La primera, un nou disseny de la Web Gateway, va ser implementat l’any 2003 arrel de la necessitat de millorar la interfície de consulta del catàleg, que havia quedat molt desfasada. El canvi de disseny va permetre integrar gràficament el catàleg a Bibliotècnica, millorar-ne la navegabilitat i implementar noves prestacions (informació sobre cadascuna de les localitzacions on hi ha documents, millora de l’accés al text complet dels documents electrònics, la possibilitat d’escollir si es vol executar una cerca al CBUPC o al CCUC o més i millors ajudes a l’usuari). A partir de la nova interfície, es va elaborar,en base al prototipus FIBU (Formació Intel·ligent a les Biblioteques de la UPC) creat a la UPC, el programa d’autoaprenentatge Tutorial de consulta del catàleg de la UPC43, per ajudar als usuaris a ser autosuficients en la consulta del catàleg. Les altres dues millores significatives tenen relació amb el servei de préstec, un dels serveis que més s’ha beneficiat de les aplicacions desenvolupades. Si en els primers anys es van implementar funcionalitats com l’enviament de cartes de reclamació per correu electrònic o les càrregues automàtiques d’usuaris, en els darrers anys s’han implementat dos nous serveis: les renovacions automàtiques a través de la web (2003) i l’enviament d’un avís automàtic per correu electrònic quan el document reservat per un usuari està disponible (2004). Les altres utilitats es van basar en l’aprofitament de les dades del catàleg per desenvolupar nous serveis. Un exemple és la creació d’enllaços al catàleg des de referències de documents aBibliotècnica per facilitar a l’usuari l’accés al document físic, i que s’ha utilitzat en el desenvolupament de productes com 42 Vegeu a l’annex I la relació detallada de les utilitats locals desenvolupades a la UPC 43 http://bibliotecnica.upc.es/tut_apren/1/ 34 Fènixdoc (pàgina web de la producció científica a la UPC44), la pàgina web de revistes45 o les webs de col·leccions especials. En altres casos, s’ha aprofitat les dades del catàleg per a generar la citació bibliogràfica dels documents a Bibliotècnica, per exemple, a la pàgina web Bibliografia citada a les guies docents46,posada en funcionament l’any 2002, on es fa una relació dels títols citats a la guia docent presents a les biblioteques i un enllaç al menú d’exemplars d’aquelltítol al catàleg. La difusió de la bibliografia docent de les assignatures de 1r i 2n cicle present a les biblioteques era una necessitat llargament sol·licitada, que no havia estat resolta pel catàleg.Tot i que VTLS disposava del mòdul Reserve Room, per crear petites col·leccions reservades per a una assignatura, aquest no satisfeia les expectatives de la UPC. També s’havia descartat la creació d’etiquetes locals als registres pel volum de feina de modificació que comportava. La citació dels documents es genera a partir d’una aplicació en Access, que s’alimenta de totes les dades del catàleg. Aquesta aplicació en Access va ser desenvolupada inicialment per obtenir dades estadístiques del catàleg difícils d’obtenir directament del sistema. La primera versió del producte, anomenat VTLS to Access, només recollia dades de registres de monografies amb ítems, i va servir durant anys per elaborar llistats, obtenir estadístiques de catalogació i desenvolupar la primera versió de la Bibliografia citada a les guies docents.. L’any 2003, i gràcies a la migració de la base de dades del catàleg a Oracle, es va desenvolupar un nou producte molt més potent que l’anterior, anomenat BibLocal, que setmanalment recull de forma automàtica en un conjunt de taules Access totes les dades del catàleg (registres bibliogràfics, d’autoritats, d’exemplars i fons i d’usuaris). L’ús de la BibLocal va permetre millorar de forma notable la pàgina web de la Bibliografia citada a les guies docents. L’aplicació VTLS to Access i posteriorment la BibLocal ha servit, a més, de base per a l’elaboració de catàlegs impresos de fons bibliogràfics, per exemple, el catàleg dels fons antic de la Biblioteca de l’ETSEIB o dels fons antics de la Biblioteca de l’FNB. 44 http://bibliotecnica.upc.es/fenixdoc/ 45 http://bibliotecnica.upc.es/revistes/inici.asp 46 http://bibliotecnica.upc.es/brecomanada 35 4. El canvi del sistema d’automatització Quinze anys després de la implementació de VTLS-Classic a la UPC s’han assolit sobradament els objectius marcats i es potconstatar que la seva tria com a sistema d’automatització havia estat encertada. Des de la seva implementació s’ha amortitzat la inversió inicial realitzada, s’han integrat al catàleg tots els fons bibliogràfics de la UPC, s’han automatitzat els serveis tradicionals de la biblioteca (catàleg en línia, préstec, catalogació, control de revistes i en menor mesura les adquisicions, el punt feble de VTLS), s’han millorat les prestacions originals ofertes pel sistema, s’ha integrat el CBUPC al CCUC, s’ha avançat en la cooperació i intercanvi d’informació i coneixements amb les altres institucions, s’ha garantit el funcionament continuat del catàleg sense grans interrupcions, s’ha seguit estàndards i incorporat alguns dels nous avenços tecnològics –per exemple, la tecnologia web–i s’han desenvolupat nous serveis amb el catàleg com a base, tot a un cost no massa elevat en temps, personal i diners. El CBUPC ha permès, al llarg dels anys, automatitzar pràcticament la totalitat dels fons disponibles a la UPC, tant a les biblioteques de centre com els dipositats a les seus departamentals i als instituts. A principis de maig de 2005, el CBUPC està format per 275.712 registres bibliogràfics, 483.784 exemplars de monografies, 19.294 col·leccions de publicacions en sèrie, 11.000 enllaços a documents electrònics a text complet, a més de 82.539 registres d’usuari. En les gràfiques següents es pot apreciar l’increment de registres bibliogràfics, d’exemplars i de col·leccions de publicacions en sèrie al CBUC. 0 100000 200000 300000 400000 500000 600000 19941995 1996 1997 1998 1999 200020012002 2003 2004 Increment dels fons al CBUPC Col·leccions de revistes Exemplars de monografies Gràfica 6: Increment de d’exemplars i col·leccions de publicacions en sèrie al CBUPC 36 Increment de títols al CBUPC 0 25000 50000 75000 100000 125000 150000 175000 200000 225000 250000 275000 300000 ANY Número de títols..... Títols monografies 124633 127855 137315 150214 162419 184562 193060 211911 226142 241360 254159 Títols revistes 7513 7212 7307 7436 7639 7907 8391 9695 13283 14319 17684 Total títols 132146 135067 144622 157650 170058 192469 201451 221606 239425 255679 271843 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Gràfica 7: Increment de registres bibliogràfics al CBUPC Tot i que el sistema segueix funcionant i donant un servei correcte encara que millorable, va arribar el moment en que es va fer evident que calia canviar de sistema no només per la manca de manteniment per part del proveïdor sinó també per la necessitat d’implementar nous serveis que el catàleg ja no podia oferir i per adaptar-se als nous estàndards internacionals. La irrupció de la informació electrònica en totes les seves formes va comportar la necessitat d’organitzar, classificar, difondre, mantenir i/o preservar els nous materials, tasques que calia gestionar de manera diferent a com s’havia fet sempre amb els recursos físics, però VTLS no permetia desenvolupar aquests nous serveis de biblioteca digital. La biblioteca va esdevenir també un dipòsit d’objectes digitals, i va assumirun nou paper on havia de gestionar recursos amb característiques molt diferents, facilitar a l’usuari l’accés a tots els recursos independentment del dipòsit (físic o digital) on es trobin, i també,l’accés remot i de forma personalitzada als serveis bibliotecaris. El catàleg, tot i que enriquit amb enllaços, ha seguitessent la principal eina d’accés a les col·leccions però ja no conté tota la informació de què disposa la biblioteca, i s’ha de complementar i integrar amb altres aplicacions. En els darrers anys, la UPC ha treballat intensament en el desenvolupament de la seva biblioteca digital, Bibliotècnica47, hereva dels continguts més rellevants 47 http://bibliotecnica.upc.es 37 de l’antiga web del servei: la base de dades de recursos web de lliure accés, les col·leccions de revistes electròniques i les bases de dades comercials, ara complementats amb materials de recerca i docència creats per la pròpia universitat amb l’objectiu de ser la porta d’accés al coneixement que la pròpia institució genera, dotant-lo de més visibilitat. Bibliotècnica s’ha convertit també en el dipòsit dels materials de recerca o docència generats per la pròpia universitat. Per gestionar aquests materials, molt diferents entre ells tant per la seva naturalesa com pels seus requisits de gestió, s’han creat dipòsits diferenciats en base a les característiques pròpies dels materials que conté cadascun d’ells. No obstant, cada dipòsit s’ha dotat d’una base de dades de gestió amb una estructura bàsica i comuna a tots ells amb l’objectiu d’unificar les metadades que descriuen els materials. Es pot parlar de 7grans dipòsits ja creats: la Bústia del Professor o dipòsit de materials docents elaborats pels professors, el dipòsit d’exàmens, el dipòsit de llibres publicats en format electrònic per Edicions UPC, la Videoteca o dipòsit de vídeos digitals d’activitats institucionals o didàctiques de la UPC, el dipòsit de projectes i treballs de final de carrera, l’arxiu gràfic de l’ETSAB i el dipòsit TDX del CBUC que conté les tesis doctorals de la UPC. El maig de l’any 2004 el CBUC va posar en marxa un grup de treball, en el que va participar la UPC, amb l’objectiu de seleccionar un sistema de gestió de dipòsits de documents digitals, anomenats també DOMS (Digital Objects Management Systems). Com a resultat, el grup de treball va recomanar l’ús del software de codi obert DSpace tant pel desenvolupament de projectes propis del CBUC, com per la posada en marxa de dipòsits propis de cada universitat48. DSpace permet la gestió de dipòsits institucionals basats en comunitats i la personalització de parts dels continguts de cada comunitat sense perdre la identitat d’un dipòsit únic i s’està utilitzant per posar en marxa el dipòsit de recerca de la UPC. El repte a assolir és la integració de totes les col·leccions per facilitar-ne la gestió però sobretot per facilitar-ne la visibilitat i l’accés. Després de descartar el desenvolupament d’eines per a la implementació de l’estàndard Z39.50 com a solució viable per a la integració de totes les col·leccions degut a la seva complexitat, s’està treballant en l’elaboració d’un únic dipòsit de metadades per a tots els recursos recuperables (Gómez, 2004, p.6). Prèviament, es necessari 48 Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. Selecció del programari DSpace com a sistema de gestió d’objectes digitals. Barcelona : CBUC, 2004. 3 p. 38 definir un model comú de metadades per a tots ells segons les especificacions elaborades pel CBUC per a la implementació de l’estàndard Dublin Core49. L’aprofitament de les metadades es faria a partir de la creació de servidors de metadades basats en el protocol OAI-MHP (Open Archives Initiative –Metadata Harvesting Protocol) per als diferents dipòsits (inclòs el catàleg) que permetran convertir la biblioteca en proveïdora de metadades per a serveis propis i externs, seguint l’exemple del dipòsit TDX. En aquesta línia, ja s’ha implementat un servidor OAI-MHP al dipòsit de Projectes Final de Carrera, que permet distribuir metadades Dublin Core. El model d’integració planificat es centrava en la implementació d’un metabuscador que recuperés les dades dels recursos a partir del dipòsit de metadades. Tot i que es van arribar a fer algunes proves amb productes fets amb codi obert i protocol OAI, aquestes no van prosperar a l’espera de les eines de gestió de la biblioteca digital adquirides mitjançant el concurs. Per altra banda, i en la mesura del possible s’ha intentat integrar la biblioteca digital amb altres sistemes d’informació de la universitat, per exemple, les intranets docents amb La Bústia del Professor o els llibres d’Edicions UPC i les revistes electròniques amb Fènixdoc. També, i fins el moment, s’han integrat al CBUPC les tesis doctorals del TDX i els llibres digitals d’Edicions UPC, i s’està pendent d’estudiar la incorporació dels projectes final de carrera i els vídeos digitals. No obstant, és inviable aplicar aquest model als materials d’altres dipòsits, pel creixement incert de les col·leccions que podria fer-ho insostenible. La integració al catàleg d’aquests materials s’està fent, a un cost elevat, en un procés manual que obliga a descriure cadascun dels materials per duplicat, sense poder aprofitar les metadades per crear el registre bibliogràfic al CBUPC. La integració real, però, només es podrà aconseguir quan es disposi d’eines i protocols que ho facilitin: un metabuscador, un gestor d’enllaços o el protocol Open URL. 4.1. Els objectius del canvi de sistema Quan l’any 1998 VTLS Inc. va aturar definitivament el desenvolupament de VTLS-Classic per destinar tots els seus esforços al nou sistema VIRTUA, es va fer evident que en el transcurs dels propers anys, la UPC, a l’igual que la resta 49 http://www.cbuc.es/5digital/DCdoc3-WebCBUC.doc 39 d’institucions catalanes automatitzades amb VTLS, haurien de fer front al canvi del seu sistema d’automatització per un de l’anomenada tercera generació. No obstant, i donat que a finals dels anys 90 els sistemes de tercera generació encara no estaven molt consolidats, tot i que permetien millorar les prestacions dels sistemes anteriors i n’oferien de noves, el CBUC va recomanar esperar que aquests sistemes evolucionessin més i assolissin un nivell de consolidació adequat per fer el canvi amb més seguretat i menys riscos. L’any 2002 les institucions del CBUC van començar a preparar consorciadament el canvi a un sistema de tercera generació, ara ja més consolidats, canvi que es volia fer simultàniament a l’actualització del format de codificació de les dades, substituint el format CATMARC per MARC 21. Les institucions del CBUC van fixar quatre objectius pel canvi, el primer dels quals era modernitzar el sistema en ús. Com s’ha dit anteriorment, des de la implementació de VTLS s’havien automatitzat, amb més o menys efectivitat, totes les funcions tradicionals de la biblioteca (adquisicions, catalogació i control d’autoritats, control de revistes, estadístiques, opac, préstec i gestió del sistema) i s’havien desenvolupat noves prestacions entorn a aquests serveis. No obstant, existia la necessitat de continuar modernitzant la manera de dur-les a terme, per exemple, que es poguessin desenvolupar en un entorn web, disposar d’un mòdul d’adquisicions més modern, introduir la tecnologia RFID per al préstec o facilitar l’accés al catàleg des de PDA o altres dispositius mòbils. També es pretenia buscar solucions per a aquelles funcions que no havien estat resoltes per VTLS, per exemple, el préstec interbibliotecari o el control de les revistes electròniques, per les quals s’havien desenvolupat aplicacions que funcionaven independentment del catàleg. Sovint, però, això comporta duplicar tasques; un exemple clar n’és la forma de donar accés a les revistes electròniques a la UPC. Per una banda, es manté una pàgina web amb la relació de les revistes electròniques50 –gestionada per una base de dades interna que serveix per controlar els títols subscrits, proveïdors, validesa d’URLs, condicions d’accés, etc. –que informa d’algunes dades de la revista (títol, ISSN, editor, i accessos i fons electrònics disponibles i també les matèries assignades segons la classificació pròpia basada en les àrees temàtiques de la universitat del portal Bibliotècnica per matèries51), però també 50 http://bibliotecnica.upc.es/revistes/inici.asp 51 http://bibliotecnica.upc.es/acmat 40 es cataloguen al catàleg i s’indexen segons els encapçalaments de matèria utilitzats en aquest. El segon objectiu era la necessitat d’actualitzar serveis i processos. Per una banda, era imprescindible adaptar les funcions bibliotecàries als nous estàndards, per exemple, Z39.50, Unicode o OAI. Els estàndards han esdevingut la base de qualsevol desenvolupament de sistemes automatitzats i la web ha provocat canvis radicals. Els nous sistemes ja estan dissenyats per basar-se en la tecnologia web i per gestionar informació electrònica de forma nativa. Per exemple, aplicar el protocol Z39.50 permetria relacionar diferents parts d’un sistema amb altres sistemes encara que haguessin estat dissenyats per cases comercials diferents. La incorporació del protocol OAI-MHP a la gestió de les col·leccions electròniques pròpies o al catàleg permetria convertir la biblioteca en proveïdora de metadades per a serveis externs o per a altres aplicacions de la mateixa biblioteca.Per altra banda, era evident la necessitat d’actualitzar el format de codificació de les dades; calia trobar una alternativa a CATMARC, poc desenvolupat i mancat de manteniment, sobretot en solucions per integrar recursos electrònics, i utilitzar un format que permetés aprofitar al màxim totes les prestacions del sistema i permetre l’intercanvi d’informació de forma menys costosa. El tercer objectiu era ampliar els serveis que oferia el sistema d’automatització. Al segle XXI ja no és suficient disposar d’un catàleg “tradicional”, que gestioni les funcions clàssiques de la biblioteca, sinó que calen eines més potents que permetin integrar plenament els recursos electrònics i gestionar tota la informació electrònica de forma eficient. Aquestes noves eines són, per exemple, un metabuscador (instrument que permet interrogar més d’una base de dades alhora sota protocols estàndard), un gestor de recursos electrònics (sistema que permet capturar-los, indexar-los i mantenir-los), un gestor de dipòsit d’objectes digitals (sistema que permet catalogar i indexar objectes digitals, anotar restriccions d’ús, facilitar política de preservació i permetre l’autentificació d’usuaris) o un portal. A l’hora d’escollir un nou sistema serà bàsic que aquest garanteixi les funcions bàsiques però també que permeti la coordinació amb portals, serveis de biblioteca digital o sistemes d’informació de la organització. Per tant, ha de ser el màxim d’interoperable amb altres sistemes i serveis. El quart i darrer objectiu estava centrat en la possibilitat d’optimitzar recursos. Actualment, cada institució disposa de la seva pròpia màquina i les seves bases de dades. Al plantejar el canvi s’estudien altres possibilitats que 47 5.2. La tria d’un nou format Davant d’aquesta situació, hi havia dues opcions clares, cadascuna amb els seus avantatges i inconvenients: desenvolupar una nova versió de CATMARC, que entre altres coses incorporés els formatsd’autoritats i de fons basatsen USMARC o adoptar l’USMARC. L’any 1999, la Subcomissió sobre Formats de la Comissió Assessora de Catalogació, òrgan consultiu de la Biblioteca de Catalunya en matèria de catalogació, va fer un estudi sobre l’estat del format a Catalunya com a eina de suport a la decisió sobre el futur del format58.El mateix any es va editar The MARC 21 format for bibliographic data, fruït de l’harmonització entre els formats USMARC i CANMARC, i que l’any 2000 també va ser adoptat per la British Library en substitució de l’UKMARC. L’any 2001, la Comissió Assessora de Catalogació va optar per l’adopció del format MARC 21 enlloc de desenvolupar CATMARC; les biblioteques universitàries i públiques catalanes van decidir aprofitar el canvi de sistema de gestió del catàleg per fer també el canvi de format, ja que no compensava el cost d’adaptar VTLS a MARC21. MARC 21, a diferència de CATMARC, havia estat desenvolupat com un estàndard i adaptat a la naturalesa de les col·leccions bibliotecàries actuals. Igual que CATMARC està basat en l’estàndard ISO 2709 per a l’intercanvi d’informació bibliogràfica, però a més compleix amb d’altres estàndards tècnics definits per l’oficina ISO, i és definit al protocol Z39.2 de l’ANSI per a l’intercanvi de dades relatives a materials referenciats en registres bibliogràfics. Permet l’aplicació de les AACR, les ISBD i d’altres normatives catalogràfiques59 i disposa de tota una família de formats: Bibliographic data, Authority data, Holdings data, Classification data iCommunity information. 5.3. Els reptes del canvi de format L’adopció de MARC 21 com a format d’automatització a les biblioteques catalanes suposarà canvis importants en la manera de treballar però també documents. En canvi, CATMARC es limitava a les funcions relacionades amb la descripció i identificació dels documents i cerca i recuperació de la informació. 58 Vegeu l’Informe sobre l’estat i desenvolupament futur dels formats MARC a Catalunya. Juny 1999. <http://www.gencat.es/bc/informe.htm> 59 CATMARC només està pensat per aplicar ISBD i AACR2. 48 importants beneficis. Respecte als principals beneficis, destaca el no haver d’adaptar el nou sistema, probablement dissenyat en base a MARC 21, a un format nacional, poder aprofitar els registres de les principals fonts de catalogació per còpia (per exemple OCLC) sense conversió prèvia de format, o poder usar un format molt més desenvolupat (MARC 21 disposa de més camps i subcamps, a més de camps d’ús local, camps d’enllaç, camps de dades de fons i de tota la família de formats) que permetrà descriure amb més detall qualsevol document i que al mateix temps, al ser un estàndard, permetrà augmentar les possibilitats de recuperació a partir d’aquestes característiques. Precisament, el canvi a un format molt més desenvolupat i complet és també un dels reptes més importants que caldrà superar. MARC 21 no només permet descriure amb molt més detall que CATMARC qualsevol document sinó que introdueix un canvi de concepte important, ja que permet diferenciar i donar informació detallada del suport i del contingut d’un document mentre que CATMARC obliga al catalogador a escollir entre una de les dues característiques, amb prioritat del suport sobre el contingut. Un altre canvi important és que els catalogadors hauran de posar la puntuació a més de codificar els subcamps, a menys que el sistema ho faci automàticament. Per tant, serà especialment important la formació sobre l’ús del nou format que caldrà impartir a tots els catalogadors, així com l’adaptació de totes les pautes i concrecions catalogràfiques, tant del CCUC com les pròpies de la UPC. Però el primer repte que caldrà assumir serà la conversió dels registres bibliogràfics de CATMARC a MARC 21. 5.4. Les actuacions de depuració i l’elaboració de taules de conversió Per preparar la conversió dels registres a MARC 21 els interlocutors de catalogació del CBUC van acordar l’any 2003 la creació del Grup de Treball pel Canvi de Format, format per representants del CBUC, la UPC i la UB, amb l’objectiu d’elaborar les taules de conversió o mapatge de CATMARC a MARC 21 pels registres bibliogràfics del CCUC i estudiar i proposar actuacions de qualitat sobre els registres del CCUC per facilitar la migració de dades60. El mes de desembre de 2004 el grup de treball va fer pública la versió provisional de les Taules de conversió de CATMARC a MARC 21 del Catàleg 60 Per a més informació sobre el procés d’elaboració del mapatge i les actuacions de depuració vegeu: Tort (2004) 49 Col·lectiu de les Universitats de Catalunya: camps dels registres bibliogràfics61, basades en el mapatge estàndard62 elaborat per l’Oficina MARC de la Biblioteca de Catalunya i adaptades a la realitat dels registres del CCUC. Aquestes taules recullen la conversió de tots els camps CATMARC presents al CCUC a MARC 21 però també la d’alguns camps USMARC i dels propis de VTLS utilitzats normativament al CCUC. També s’aprofiten per informar per defecte algunesposicions MARC 21 no existents a CATMARC però que serviran per tenir uns registres més complets. Actualment aquest grup està elaborant les taules de conversió per als registres d’autoritat i ha creat un subgrup de treball amb l’encàrrec d’elaborar les taules pels registres de fons. Les taules del CCUC són la base per a l’elaboració de les taules de conversió adaptades a cadascun dels catàlegs locals. L’elaboració del mapatge s’ha fet paral·lelament a la detecció d’errors de codificació en els registres, per preveure sobretot aquells errors que podrien influir negativament en la conversióa MARC 21. El grup va disposar de diversos programes informàtics per detectar i analitzar els errors, i decidir si s’havien de corregir abans de la migració, manualment o automàticament, o mitjançant el mapatge. Aproximadament cada quatre mesos es publiquen llistats d’errors63 per corregir manualment de forma consorciada i que poden ser aprofitats per les diferents institucions per fer les modificacions pertinents al seu catàleg. A mitjans del 2003, la Unitat de Recursos per a l’Aprenentatge dels Serveis Generals de Biblioteques de la UPC (URA)64, a part de resoldre els errors reportats pel CBUC i de les actuacions de depuració periòdiques (eliminació de duplicats, revisió de punts d’accés, unificació d’entrades duplicades, creació de referències, etc.), va començar a planificar i executar altres actuacions de depuració destinades a preparar els registres per poder fer la migració el menys traumàticament possible, detectant icorregint el màxim d’errors 61 http://www.cbuc.es/nousistema/Canviformat/TaulesCCUC0412.doc 62 Taules de conversió de CATMARC a MARC 21: camps de registres bibliogràfics (març 2004), consultables a: http://www.gencat.net/bc/marc21b/taules_marc21.doc 63 http://www.cbuc.es/nousistema/ i Tort (2004), p. 212-213 64 A partir de l’any 2000, els Serveis Tècnics es reorganitzen en 4 unitats diferents. La URA és la unitat responsable del catàleg. 50 possibles de codificació65 al CBUPC i també al CCUC abans de la conversiói evitant,en la mesura del possible, fer les modificacions manualment. Per a la detecció d’errors en els registres bibliogràfics del CBUPC s’estan utilitzat tres eines: •Els llistats d’errors reportats pel CBUC, que es corregeixen al propi CCUC i al CBUPC. Aquests llistats informen d’errors a la capçalera i d’etiquetes, indicadors i subcamps no CATMARC. •El programa informàtic, desenvolupat pel CBUC, i adaptat posteriorment a les necessitats del CBUPC, que permet detectar tots els camps, indicadors i subcamps no CATMARC dels registres bibliogràfics. •La base de dades BibLocal66, que conté totes les dades dels registres del CBUPC, sobretot per l’anàlisi i detecció d’errors de codificació ala capçalera i etiqueta 008 dels registres bibliogràfics. Les diferents eines utilitzades han permès detectar, fins a mitjans d’abril de 2005, un total de 50.457 errors de codificació en els registres del CBUPC. Amb els errors al davant, es va determinar quins errors calia corregir abans de la migració i quins es resoldrien mitjançant el mapatge. Van passar a correcció prèvia els errors difícils de resoldre amb el mapatge que podien interferir en la correcta migració de dades (valors incorrectes a la capçalera, subcamps incorrectes, absència de camps obligatoris, etc.), els que complicaven molt les taules de conversió (per exemple, les reimpressions o multinivells) i els que eren relativament senzills de corregir amb una actuació automàtica encara que es poguessin resoldre per mapatge per evitar que el programa de detecció d’errors els anés reportant continuadament (per exemple, substituir en bloc una etiqueta incorrecte per una altra de correcte). S’han deixat per a una depuració posterior els errors de catalogació sense incidència en la migració ique no es podien corregir automàticament en bloc (per exemple, l’absència de la data de publicació a la zona de publicació, o subcamps incorrectes a la zona de descripció física). Respecte a la forma de correcció, s’han prioritzat les correccions automàtiques sobre les manuals; així, s’han corregit de forma automàtica tots els errors 65 Els errors tractats són sempre errors de codificació (absència d’un subcamp obligatori, un valor no permès, etc) però mai errors de contingut. Aquests darrers no es poden resoldre amb un mapatge. 66 Vegeu l’apartat 3.6.4 (p.34) per més informació sobre la BibLocal 51 possibles (per exemple, substitució d’un valor de capçalera incorrecte per un de correcte ocanvi d’una etiqueta per una altra) prèvia comprovació dels errors per assegurar que sempre responien a la mateixa casuística i només s’estan corregint manualment tots aquells impossibles de solucionar en bloc o que no compensa programar l’actuació pel baix nombre d’errors. A mitjans d’abril de 2005, s’han detectat 50.457 errors i se n’han corregit 32.032, dels quals 25.977 s’han depurat automàticament i només 6.055 s’han resolt de forma manual. Els 18.425 restants es resoldran amb el mapatge o amb actuacions posteriors a la migració. En línies generals, les principals actuacions fetes fins aquest moment han estat: •Depuració dels llistats distribuïts pel CBUC d’errors a la capçalera ide subcamps no CATMARC en registres del CCUC amb localització UPC. S’han corregit tots els errors reportats al CCUC i si calia, al CBUPC. En total, a abril de 2005 s’han reportat a la UPC 4.706 errors, que han estat corregits al CCUC i si corresponia, al CBUPC67. •Detecció i correcció o eliminació de registres sense títol o amb més d’un títol, camp obligatori i no repetible tant a CATMARC com a MARC 21. L’existència de registres sense aquest camp, a part de ser incorrectes, podrien afectar la migració. S’han detectat i corregit 99 registres sense títol. •Depuració d’errors a la capçalera dels registres bibliogràfics. Donada la especial importància de la capçalera a MARC 21 i del paper rellevant que tindrà en el procés de migració, s’ha incidit en la correcció dels valors no permesos a diferents posicions de capçalera i etiqueta 008 rellevants per la migració (Tipus del registre, Nivell bibliogràfic, Designació general de material, Tipus de data) i en la coherència de valors entre determinades posicions (Tipus i Designació general de material i Nivell bibliogràfic, Tipus de data i Indicador de publicació periòdica). En total, s’han corregit 6.325 errors, 5.312 automàticament. •Eliminació de 16.949 etiquetes no MARC ietiquetes CATMARC o USMARC que no s’havien usat normativament al CBUPC (003, 010, 040 (si hi havia 049), 050, 090, 201, 752, 900, 910, 911, 945, 949, 951, 980, 993, 998 i999 i 950 amb contingut d’autoritats). Del total d’etiquetes eliminades, 16.812 ho van ser automàticament 67 No tots els errors del CCUC es troben també als catàlegs locals i a l’inrevés. Els diferents processos d’unificació de duplicats fan que els registres resultants no siguin els mateixos que ja existien o que s’han importat als catàlegs locals. 52 •Substitució de 2.501 etiquetes incorrectes, generades majoritàriament per errors tipogràfics, per l’etiqueta correcta (per exemple, 040 per 049, 400 per 440, 540 per 504 o721 per 710). Del total d’etiquetes modificades, 1.996 ho va ser automàticament. •Eliminació de 63 etiquetes que no són repetibles a MARC 21 però que estaven repetides en un mateix registre. •Depuració d’indicadors no CATMARC en etiquetes correctes. Aquests errors podien ser realment indicadors incorrectes o errors d’etiqueta. Dels 3.338 d’errors detectats, s’han resolt 2.420 errors (1.857 de forma automàtica) i n’han quedat 918 que es resoldran per mapatge. •Depuració de subcampsno CATMARC en etiquetes correctes. Igual que en el cas anterior, aquests errors podien ser realment subcamps incorrectes o errors d’etiqueta. Dels 12.432 errors detectats, s’han corregit manualment 2.887 errors; la resta, 9.545 errors, es corregiran per mapatge. •Correcció de registres catalogats amb més d’un nivell mitjançant l’etiqueta 248. L’etiqueta 248 no té equivalència a MARC 21 i tot i que la conversió d’aquests registres queda contemplada al mapatge, aquest és complicat i la solució final no és la més òptima. A mitjans de 2003 hi havia 8.259 etiquetes 248 al CBUPC, i actualment estan en procés de depuració. •Correcció de registres catalogats com a reimpressions; en total s’han detectat i corregit 603 registres. •Eliminació de caràcters estranys en els registres, que poden afectar greument la migració. S’han eliminat 58 errors d’aquest tipus. A més d’aquestes actuacions de detecció i correcció d’errors de codificació, també s’estan revisant els 1.43468 registres bibliogràfics sense document físic associat (ítems, holdings o estats especials d’adquisicions) i que no són recursos electrònics remots. És una actuació que no té cap relació amb la conversió de format però que permetràdonar una informació molt més acurada als usuaris sobre els fons disponibles i evitar la detecció d’errors en registres que no cal conservar al catàleg. Algunes d’aquestes actuacions es repeteixen periòdicament amb l’objectiu de detectar nous errors que es puguin crear amb la catalogació corrent. De totes 68 La xifra correspon a juliol de 2004. Cada cert període de temps s’extreuen els nous errors però es difícil calcular la xifra exacta de registres d’aquests tipus que s’han detectat i eliminat. 53 maneres, just abans de la conversió, s’hauran de tornar a executar els diferents programes de detecció per tal d’evitar l’extracció d’errors no contemplats a les taules. De totes maneres, fins el moment de l’extracció de registres, s’aniran planificant noves actuacions de depuració que ajudin a preparar els registres com més millor. Igualment, caldrà dur a terme actuacions de depuració amb els registres d’autoritats i de fons en paral·lel a l’elaboració de les seves taules de conversió. I tot i que no estan codificats en MARC, caldrà estudiar, una vegada es conegui el nou sistema, que cal fer amb els registres d’usuari i d’exemplar. Gairebé en paral·lel, i gràcies a l’estudi dels errors detectats, s’està elaborant el mapatge del CBUPC, basat en les taules de conversió del CBUC. A l’haver seguit pràcticament les mateixes pràctiques catalogràfiques del CCUC, s’ha pogut aprofitar el mapatge del CCUC amb molts pocs canvis; les diferències es deuen sobretot a pràctiques anteriors a la creació del CCUC, per exemple, els valors usats en el camp Nivell de completesa per indicar el catàleg d’on procedien originàriament els registres (MDUP, MBUP, CAPS o catàleg manual). El problema més gran es centra en els registres en més d’un nivell, molt nombrosos al CBUPC, i que poden complicar el mapatge si s’arriba a depurar-los abans de la migració. 5.5. La conversió dels registres i la migració al nou sistema Una vegada s’hagi resolt en concurs per la tria del nou sistema, caldrà començar a parlar amb el proveïdor per tal de preparar el canvi. Un dels primers passos en el procés d’implementació del nou sistema serà l’extracció de les dades bibliogràfiques de VTLS per migrar-les al nou sistema, prèvia conversió de format. Per fer la conversió de dades a MARC 21 hauran d’estar disponibles les taules de conversió pels registres bibliogràfics, d’autoritats i de fons, i els programes informàtics necessaris elaborats d’acord amb les especificacions recollides a les taules de conversió. No obstant, abans d’aplicar les taules caldrà discutir amb el proveïdor del sistema algunes propostes, ja que és difícil proposar una solució a determinats problemes sense saber com funcionarà el nou sistema (per exemple, la conversió de les etiquetes de control 001 i 035 o de les dades d’enllaç en les etiquetes pròpies dels registres de parts components). Tot i que les taules s’estan fent el més ajustadament possible a la realitat del catàleg i que s’han depurat 32.032 dels 50.447 errors detectats (un 63,5% del 54 total) amb l’objectiu d’intentar reduir al màxim el marge d’errors que es poden generar durant el procés, s’és conscient que igualment es produirà un determinat número d’errors de conversió que caldrà revisar i corregir posteriorment; l’èxit del procés dependrà del número d’errors finals que es produeixin. El primer que caldrà fer després de la migració serà verificar que els registres s’hagin convertit correctament i resoldre els conflictes creats durant el procés, a més de planificar i executar les actuacions de depuració que no ha estat possible realitzar abans i així com dissenyar noves actuacions en funció de les possibilitats de canvis globals sobre els registres del nou sistema. 6. Els reptes de futur L’aliança de totes les xarxes de biblioteques catalanes en el procés d’adquisició del sistema d’automatització que ha de permetre crear el futur Catàleg Únic de Catalunya, una realitat difícilment previsible quan es va començar a preparar el canvi de sistema, permetrà fer un salt molt important en l’estructuració del sistema bibliotecari de Catalunya. El treball conjunt de totes les xarxes en el procés de selecció i la garantia de disposar del finançament necessari per a l’adquisició, ofereix la oportunitat única de poder escollir el millor sistema del mercat que més s’ajusti a les necessitats de les biblioteques catalanes, tant per a la part tradicional com pels programaris de gestió de la biblioteca digital. Igualment, la cooperació entre totes les biblioteques en el procés d’implementació permetrà dur a terme aquest procés de la manera més ràpida i eficaç possible. 6.1. Seleccionar el millor sistema El primer repte serà doncs, escollir el millor sistema. Tot i la relativa experiència d’algunes biblioteques catalanes en canviar de sistema d’automatització (sobretot la UB però també la UPC, que s’enfrontarà amb el seu quart sistema automatitzat després de l’MBUP, l’MDUP i VTLS) el procés de selecció no pot ser avui en dia igual al que es va fer fa quinze anys, doncs el context ha canviat substancialment i també ho han fet els sistemes. Hi ha tres principis bàsics que cal tenir en compte en la selecció d’un sistema per assegurar un bon resultat: “centrar la qüestió en el context institucional, pensar en els beneficis a llarg termini abans que en els beneficis immediats i implicar el personal i els usuaris en el procés” (Manifold, 2000, p.2). 55 Evidentment, les biblioteques universitàries no tenen les mateixes necessitats ni el mateix context que les biblioteques públiques i això pot ser, en certa mesura, una dificultat afegida en la tria del sistema. És difícil saber a priori si el millor sistema per una biblioteca universitària ho serà també per una xarxa de biblioteques públiques i a l’inrevés. Tot i que cap sistema durarà per sempre69, s’ha de fer la selecció pensant que ha de funcionar el màxim de temps possible de manera satisfactòria per poder pensar que la tria va ser encertada. La tecnologia avança també molt ràpid i es difícil preveure’n el futur a llarg termini. Programes, estàndards i aplicacions avui inexistents poden estar operatius en un futur proper; per tant, s’ha de demanar al sistema que sigui el màxim d’interoperable possible amb altres sistemes basats en estàndards. A l’hora de fer la selecció, doncs, han d’estar molt clars els motius d’aquest canvi i els barems que s’aplicaran per valorar els diferents sistemes. Pot ser que el millor sistema en préstec no ho sigui en catalogació, o que escollir el millor OPAC comporti haver de quedar-se amb un control de duplicats inferior al que ja es té. La independència del sistema integrat del programari de biblioteca digital permetrà escollir el millor en la seva especialitat. Si les prioritats estan ben establertes abans de la selecció, serà més fàcil fer la tria final. 6.2. Fer el canvi el menys traumàticament possible Igualment important en aquest procés de selecció és implicar els usuaris, tant interns com externs, per conèixer realment les seves necessitats i per aconseguir que es sentin realment implicats en el projecte. Manifold i altres autors recomanen involucrar-los, sobretot tot el personal de la biblioteca, en el procés de selecció, ja sigui facilitant-los documentació i informació dels sistemes, formant part de grups de treball, assistint a sessions de demostració o aportant idees sobre el que s’espera d’aquest canvi, però això no sempre és possible de fer; en un canvi que afectarà a tants agents de naturalesa diferent, és molt difícil que tot el personal de les institucions implicades intervingui en la selecció. La decisió final no estarà a la UPC, ni s’escollirà el millor sistema per a la UPC, sinó que la decisió serà conjunta i s’escollirà el millor sistema per a tot el conjunt. Llavors, tot i que la informació ha de ser constant durant tot el 69 El temps de vida d’un sistema de biblioteques s’estima que és entre 4 i7 anys (Manifold, 2000, p. 3). 56 procés, la millor manera d’implicar a tot el personal és durant el procés d’implementació; els “experts” en cada procés han de poder participar en la implementació del seu mòdul, per exemple, amb la definició de les interfícies que seran la seva eina de treball en els propers anys. Aquesta implicació és bàsica, en primer lloc perquè qualsevol canvi, per ben gestionat que estigui, és traumàtic; cal aprendre a fer les mateixes tasques de sempre de manera diferent, ja sigui consultar l’OPAC o tramitar les adquisicions, aprendre a aplicar nous estàndards, canviar processos o redissenyar altres aplicacions de la biblioteca. És molt probable que el nou sistema no faci exactament tot allò que fem o hem resolt en el sistema en ús, o que no ho faci exactament igual, i això pot crear insatisfacció i ansietat. Caldrà un temps d’adaptació més o menys llarg al nou sistema per implementar-lo totalment, per conèixer realment totes les seves possibilitats, per aprendre a desenvolupar-nos en el nou entorn amb comoditat, i per veure què s’ha guanyat i què s’ha perdut respecte al sistema anterior. Com que els sistemes cada dia són més complexos, cal més temps per implementar-los al cent per cent. Si les expectatives pel canvi són molt elevades, la desil·lusió també pot ser més també més gran. Per exemple, amb la creació del CCUC els catalogadors estaven convençuts que la catalogació es simplificaria i que podrien aprofitar tots els avantatges de la catalogació per còpia; en realitat, en els primers temps era molt freqüent sentir queixes sobre la dificultat de localitzar el registre desitjat entre la gran quantitat de duplicats, la necessitat d’adaptar contínuament els registres trobats a les pautes vigents, la complexitat dels nous processos, la necessitat d’aprendre nous procediments i canviar hàbits, l’augment del temps invertit en cada catalogació pel fet de treballar amb dos catàlegs, la sensació d’haver de fer la feina dues vegades o la lentitud de les comunicacions entre els dos catàlegs. No obstant, a la pràctica es pot veure que la catalogació per còpia a la UPC va anar progressivament en augment fins arribar al 57,57% sobre el total de noves catalogacions (21.155 registres copiats l’any 2004)70. En un altre context, els bibliotecaris finlandesos han pogut constatar que el préstec o el control de duplicats funcionaven millor en el seu sistema antic (VTLS) que en el nou sistema de tercera generació. El proper canvi de catàleg no només implicarà canviar el sistema sinó també el format de codificació de les dades. El pas de CATMARC a MARC 21 ja ha 70 Vegeu a la gràfica núm. 5 (p.28)l’evolució de la catalogació per còpia 63 gairebé la totalitat de funcions més tradicionals de la biblioteca d’avui en dia. Però el canvi no ha consistit només en fer de manera automatitzada allò que ja es feia manualment, sinó que ha propiciat la unificació de normatives i processos de cara a estandarditzar els serveis i oferir uns mateixos nivells de qualitat. Gràcies a aquests processos, els serveis oferts avui en dia a través del catàleg són exactament iguals a qualsevol de les biblioteques de la xarxa per a qualsevol usuari. Els diversos canvis de sistema així com la creixent presència de les TIC a les biblioteques també han provocat canvis organitzatius. El conjunt de biblioteques aïllades i independents dels inicis ha esdevingut una autèntica xarxa de biblioteques que treballen cooperativament per oferir més i millors serveis als seus usuaris, sota el paraigües d’una direcció única i uns serveis centrals encarregats de gestionar el catàleg i garantir el seu funcionament. L’automatització,doncs,ha estat un dels motors del treball en equip i de cooperació entre les diferents biblioteques. Més recentment ha aparegut la figura del “bibliotecari digital” per donar suport al desenvolupament de la biblioteca digital i de nous serveis basats en l’ús de les TIC. Fent una ullada al passat, es pot dir que les diferents opcions en relació a l’automatització que ha anat prenent la UPC han estat encertades. Inicialment va desenvolupar sistemes locals però va optar per un sistema comercial quan aquests ja estaven consolidats i oferien moltes garanties d’èxit.En línies generals, es pot considerar que la inversió realitzada en la compra i implementació de VTLS ha estat molt ben aprofitada. En quinze anys, que són molts anys per a un programa informàtic, VTLS ha permès avançar en molts aspectes, encara que la UPC ha hagut d’assumir molts desenvolupaments locals per complementar les prestacions del sistema i oferir més serveis als usuaris. No obstant, han sorgit noves necessitats que VTLS ja no pot resoldre i que obliga a plantejar un canvi de sistema. Un altre encert ha estat haver utilitzat sempre sistemes basats en formats normalitzats que permeten l’intercanvi de dades: IBERMARC, CATMARC, i ara MARC21. Això ha propiciat que, malgrat les dificultats que comporta una conversió de format, l’aprofitament dels registres de les fases anteriors sempre hagi estat possible i s’hagin pogut importar registres d’altres catàlegs. L’experiència ens ha demostrat que un format ha de ser el més estàndard possible isobretot, ha de tenir un garanties sòlides de manteniment. CATMARC ha tingut un paper molt important en l’automatització de les biblioteques catalanes, però també s’ha hagut de pagar un preu elevat pel seu 64 ús; la manca de manteniment, la necessitat d’importar etiquetes d’altres formats per compensar les seves mancances, la diversitat de criteris de les biblioteques en adoptar solucions locals, l’allunyament del format més utilitzat internacionalment o la necessitat d’adaptar programes comercials són els principals motius que han propiciat l’adopció de MARC 21 com a nou format per a les biblioteques catalanes. Una vegada més, doncs, els registres del CBUPC hauran d’experimentar un canvi de format amb totes les conseqüències que això comporta. De totes maneres, un canvi de format també és una bona oportunitat per millorar la qualitat dels registres i planificar i executar actuacions de depuració que contribueixen a millorar la qualitat del catàleg. La retroconversió dels registres manuals i dels registres automatitzats amb els primers sistemes van permetre depurar un gran nombre de duplicats i corregir molts errors de format. Una vegada més, ens trobem davant una situació que ens obliga a nous processos de depuració encaminats a obtenir uns registres de més qualitat i molt més preparats per la migració. En tots els casos, el canvi de format ha coincidit amb un canvi de sistema; tot i que pot semblar que això dificulta el canvi, en realitat és un bon moment per fer aquesta actuació. Tothom està preparat per canviar, s’han de refer eines i procediments i es pot veure el canvi de format com una part més del canvi de sistema. Avui, davant d’un nou canvi encara més ambiciós que els anteriors, es pot afirmar que els canvis són més fàcils si es fan cooperativament. Malgrat que les biblioteques catalanes no han estat un model de cooperació en molts àmbits, la línia de treball iniciada l’any 92 amb la proposta de creació d’una xarxa de biblioteques catalanes s’ha anat consolidant i ha donat els seus fruits. Si primer va ser la creació del CCUC, avui ens trobem davant el repte de la creació del futur Catàleg Únic de Catalunya, amb la participació de diferents xarxes de biblioteques universitàries, públiques i especialitzades, dibuixant un escenari òptim per avançar en el disseny del sistema bibliotecari català. El catàleg, que actualment també conté recursos electrònics, és una de les portes d’accés als recursos de la biblioteca més utilitzades i que cal seguir millorant i potenciant, però sobretot, s’ha d’avançar en la seva integració a la biblioteca digital. En els darrers anys, la UPC ha desenvolupat un model de biblioteca digital basat en la creació de dipòsits diferenciats en funció del tipus de material que conté, i actualment està treballant en la integració de tots aquests recursos de cara a facilitar-ne la recuperació. L’automatització ja no 65 només passa pel catàleg sinó també per la biblioteca digital. Fins ara hem tingut un bon catàleg però necessitem millors eines per a la gestió de la biblioteca digital. És de cabdal importància que els diferents sistemes siguin interoperables entre ells per aconseguir una bona integració dels recursos, siguin propis o externs, comercials o gratuïts, i per aconseguir-ho és imprescindible la utilització d’estàndards. L’usuari demana serveis més personalitzats i fàcils d’usar. No li importa com organitzem els recursos internament mentre això no li impedeixi localitzar de manera fàcil i ràpida la informació que busca. La biblioteca s’ha d’avançar a les necessitats de l’usuari, oferint-li serveis més a mida, i per això és clau saber què necessita realment l’usuari. El proper canvi permetrà millorar el sistema tradicional i també la biblioteca digital, així com la integració entre els dos sistemes. El sistema actual ha durat quinze anys i és probable que el proper sistema no duri tant de temps però això no ha de ser obstacle per triar el millor i que més s’ajusti a les necessitats existents. Tenim l’oportunitat de triar el millor sistema però fins i tot el millor sistema pot no ser ben acceptat o no fer tot allò que hem esperat que faci. Tot el personal de la biblioteca, i fins i tot els usuaris, haurien de poder participar en el procés de selecció i/o implementació del nou sistema per poder vèncer reticències al canvi i per fer-lo el menys traumàtic possible. En l’horitzó que ens planteja el canvi de sistema seran clau els conceptes d’interoperabilitat, aplicació d’estàndards, indexació de recursos, creació de portals, personalització de serveis o integració de consultes i resultats. Igualment és important la integració dels sistemes de la biblioteca amb altres aplicacions de la universitat. Un altre gran repte de futur està en aconseguir arribar a compartir serveis amb altres institucions: un servei de referència virtual, un únic préstec, polítiques d’adquisició cooperatives, ... i això només és possible a partir de sistemes que ho propiciïn i ho facilitin. 8. Bibliografia Anglada, Lluís. Canvis i reptes organitzatius a les biblioteques universitàries. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1998, núm. 23 (jul.-des.), p. 32-48 66 Anglada, Lluís. “La conversión retrospectiva en bibliotecas universitarias”. 1991. Text de la presentació realitzada al curs “La conversión retrospectiva: proyectos en Espanya”, Salamanca, 27 d’abril Anglada, Lluís; Cortada, Jordi; Farré, Joan-Baptista. “Procés de selecció d’un sistema per a l’automatització de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya”. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1990, núm. 67(gen.-des.), p. 43-53 Anglada, Lluís; Pérez, Adoració; Puertas, Miquel. “La conversión retrospectiva en la Universitat Politècnica de Catalunya”. Boletín de la Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas. 1992, vol. 42, núm. 2 (abril-juny), p. 77-94 Les Biblioteques universitàries públiques de Catalunya en els anys 90. Barcelona : Generalitat de Catalunya, Departament de la Presidència, Comissionat per a Universitats i Recerca, 1993. 164 p. Comellas, Núria [et al.]. “La incorporació dels fons bibliogràfics departamentals al catàleg únic de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya”. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1995, núm. 16 (gen.-jun.), p. 68-76 Comissió Assessora de Catalogació. Subcomissió sobre Formats. Informe sobre l’estat i desenvolupament futur dels formats MARC a Catalunya [en línia]. Juny 1999 [Consulta: 2 de maig 2005]. Disponible a: <http://www.gencat.es/bc/informe.htm> Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. “Un nou sistema automatitzat per a la gestió de les biblioteques i programes consorciats”. 2003 [Document intern] Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. “Proposta per a una actualització del CATMARC”. Barcelona, 1999 [Document intern] Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. “Proposta per iniciar la contractació d’un nou sistema automatitzat per gestiona les biblioteques del CBUC i els seus programes cooperatius”. 2003. [Document intern] Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya. “Renovació dels sistemes d’automatització de biblioteques usats per les biblioteques del CBUC”. 2000 [Document intern] 67 Espinós, Montserrat; Mestre, Mercè; Tort, Marta (1995a). “El Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya: control de qualitat i detecció de duplicats en la creació d’una base de dades bibliogràfica”. A: Jornades Catalanes de Documentació (5es: 1995: Barcelona). Biblioteques, centres de documentació i serveis d’informació. [Barcelona] : Societat Catalana de Documentació i Informació : Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, 1995. P. 507-517. També disponible a: <http://www.cbuc.es/11articles/11catàleg_espinos.htm> Espinós, Montserrat; Mestre, Mercè; Tort, Marta (1995b). “La creació del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya : els treballs tècnics preparatoris”. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1995, núm. 17 (jul.-des.), p. 38-58. També disponible a: <http://www.cbuc.es/11articles/11creacio_espinos.htm> Gallart, Núria; Dilmé, Ma. Dolors. “Les biblioteques universitàries catalanes”. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1991, núm. 9 (jul.-des.), p. 1135 Gómez, Roser [et al.]. “Towards the integral management of library collections at the Technical University of Catalonia”. A: Annual IATUL Conference (2004 : Krakóv). Iatul proceedings [en línia]. 2004. Vol. 14, new series (May-jun). [Consulta: 2 maig 2005]. Disponible a: <http://www.iatul.org/conference/proceedings/vol14/fulltexts/RoserGomez%20Enrich.pdf> Jansà, Enriqueta. “Evaluación del resultado de la búsqueda e identificación de registros bibliográficos de 10 bibliotecas catalanas, en la base de datos de OCLC”. Barcelona : Universitat de Barcelona, 1988 [No publicat] Jauhiainen, Annu "Selecting An Automated Library System for Finnish Research Libraries, Linnea2". A: EUNIS 2001 : session E: Libraries in the Digital Age [en línia]. Berlin : Humboldt-University, 2001. [Consulta: 2 maig 2005]. Disponible a: <http://dochost.rz.hu-berlin.de/eunis2001/e/ Jauhiainen/HTML/> Manifold, Alan. Una primera aproximació a la selecció d’un sistema automatitzat de biblioteques. Traducció catalana de l’article publicat originalment a Library Hi Tech, 2000, vol.18, no. 2, p.119-129 Méndez Rodríguez, Eva Mª. “Catalogació/organització de documents digitals: estat de la qüestió, tendències i perspectives des d’Espanya”. Bibliodoc. 2003, p. 119-148 68 Mestre, Mercè. “Projecte d’integració del catàleg automatitzat de la Biblioteca de l’Escola Superior d’Agricultura de Barcelona al catàleg col·lectiu de les biblioteques de la Universitat Politècnica de Catalunya”. BiD : textos universitaris de biblioteconomia i documentació [en línia]. 2000, núm. 5 (des.) [Consulta: 2 maig 2005]. Disponible a: <http://www.ub.es/biblio/bid/05mestre.htm> Núñez, Lluïsa. Metadades: informe per al CBUC [en línia]. 2000. [Consulta: 2 maig de 2005]. Disponible a: <http://www.cbuc.es/5digital/meta0007.pdf> Peña Camacho, Manuel. Anàlisi de viabilitat d’un entorn informàtic comú per al nou sistema de gestió de les biblioteques universitàries. Estudi realitzat per encàrrec del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya, abril 2004. [Consulta: 2 maig 2005]. Disponible a: <http://www.cbuc.es/3cataleg/0404UnServMP.pdf> Rodríguez Gairín, Josep Manuel. “Disseny, estructura i característiques d’una xarxa de CD-ROM en una biblioteca universitària”. Ítem : revista de biblioteconomia i documentació. 1992, núm. 11 (jul.-des.), p. 123-137 Tort, Marta [et al.]. “De CATMARC a MARC 21 : actuacions del Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya”. A: Jornades Catalanes de Documentació (9es: 2004: Barcelona). Biblioteques, centres de documentació i serveis d’informació. [Barcelona] : Societat Catalana de Documentació i Informació : Col·legi Oficial de Bibliotecaris-Documentalistes de Catalunya, 2004. P. 207-219. També disponible a: <http://www.cbuc.es/3cataleg/ComunicacioCBUC.pdf> Universitat Politècnica de Catalunya. Servei de Biblioteques i Documentació. Programa Leibniz per la millora dels serveis bibliotecaris (1991-1993). Barcelona, 1991 [No publicat] Universitat Politècnica de Catalunya. Servei de Biblioteques i Documentació. Programa Escher. Barcelona, 1995. [No publicat] Universitat Politècnica de Catalunya. Servei de Biblioteques i Documentació (2000). Programa estratègic de les biblioteques de la UPC 2000-2005. [Barcelona] : Servei d’Informació, Imatge i Publicacions. 3 v. També disponible a: <http://bibliotecnica.upc.es/Pla_estrategic/Paideia.pdf> 69 Annex I : Relació d’aplicacions sobre VTLS desenvolupades a la UPC 1. Programes de VTLS modificats Els programes originals de VTLS que van ser modificats localment a la UPC són: •programa que permet carregar registres bibliogràfics fent modificacions d’etiquetes. •programa que permet modificar el procés de creació de registres d’exemplar al catàleg a partir de registres bibliogràfics carregats amb una etiqueta 949. •programa que permet modificar el text de la carta que s’envia als usuaris per reclamar llibres en préstec 2. Programes desenvolupats localment a la UPC A continuació, es llisten les diferents aplicacions desenvolupades localment a la UPC per poder executar processos no facilitats per VTLS, alguns dels quals van canviar el seu funcionament a partir de la migració del sistema a UNIX. Per executar la majoria d’aquestes utilitats s’ha d’accedir al menú del tipus d’usuari “tècnic” creat expressament per aquesta funció. •Llistats: tot i que VTLS ofereix la possibilitat d’executar alguns llistats, se’n van desenvolupar localment altres models, d’acord amb les necessitats de les biblioteques, amb diferents formats de sortida. •Obtenció de dades numèriques: permet obtenir diferents dades numèriques d’exemplars i col·leccions de revistes del catàleg d’una localització determinada. oTots els que tenen una mateixa localització oTots els que tenen una mateixa localització amb determinades condicions oTots els holdings d’una localització, diferenciant vius i morts. oEls ítems més prestats d’una localització 70 •Llistats dels ítems amb un estat especial determinat creat fa més de 3 mesos: sobretot per a la gestió de novetats a departaments •Comptadors d’adquisicions: permet obtenir un llistat del nombre de registres creats entre dues dates segons el tipus de material. Ofereix la possibilitat de seleccionar una localització, un rang de localitzacions o el conjunt de localitzacions. •Inicialització de comptadors parcials: permet posar a 0 els comptadors parcials dels ítems de tots els departaments d’una determinada localització en una data escollida. •Omplir el camp origen: es va modificar el sentit del camp “preu” de VTLS per poder indicar i recuperar, mitjançant codis de 4 xifres, la procedència d’un document. •Canvi d’estat especial d’ítems : permet canviar automàticament l’estat especial assignat a tots els ítems d’una localització determinada. Aquest mateix procés també permet modificar els camps “Tipus d’ítem” i “Dies de préstec” del registre d’exemplar. •Eliminació d’estat especial d’ítems (de fa x temps): permet eliminar l’estat especial de tots els ítems d’una localització. També permet fer aquesta mateixa operació en funció de la data en què es va crear aquest estat. •Llistat de les reserves de documents de cap de setmana: permet obtenir, per cada localització, un llistat dels documents de cap de setmana que han estat reservats i que els usuaris passaran a recollir a partir del divendres. •Enviament de reclamacions per correu electrònic: permet enviar per correu electrònic, enlloc de per correu postal, les cartes de reclamació dels documents en préstec amb retard, en funció de si consta adreça de correu electrònic al patró de l’usuari . •Enviament de cartes d’avís abans de fi de préstec a professors: permet avisar a determinats tipus d’usuaris que el document que tenen en préstec l’han de retornar al cap de 7 dies. Aquests avisos es poden generar per correu postal o electrònic. 71 •Amnistia als usuaris amb menys de 31 dies de multes: permet eliminar les multes de tots els usuaris que durant el curs han acumulat un total de multes inferior o igual a 31 dies. •Càrrega de nous alumnes: permet buscar prèviament a la càrrega de nous alumnes si ja existeixen a la base de dades els alumnes per detectar duplicats. Una vegada carregats els nous alumnes, el procés de càrrega bloqueja els nous usuaris per avisar al personal de préstec que cal revisar l’adreça quan facin la primera gestió. •Neteja d’usuaris: permet buscar i eliminar els usuaris segons el seu tipus i les dates d’entrada al sistema i d’última activitat. •Llistat dels usuaris bloquejats: permet obtenir una relació de tots els usuaris amb un codi de bloqueig determinat. En el llistat es pot indicar el codi de localització de l’usuari. •Renovació de documents en préstec des de la web:permet que el propi usuari faci la renovació dels documents que té en préstec des de la web. No obstant, aquest procés no garanteix un 100% d’èxit ja que depèn de si l’usuari té multes pendents. •Enviament d’un avís de document disponible:permet que l’usuari rebi un correu electrònic automàtic en el moment en què un document que havia sol·licitat en préstec es troba disponible a la biblioteca.