Automatização robótica de processos financeiros - automatização de processos financeiros SAP pela introdução de RPA

i AUTOMATIZAÇÃO ROBÓTICA DE PROCESSOS FINANCEIROS Ca los Albe o Ribei o Lopes Au oma ização de p ocessos inancei os SAP pela in odução de RPA T abalho de P oje o ap esen ado como equisi o pa cial pa a ob enção do g au de Mes e em Ges ão de In o mação ii   NOVAIn o ma ionManagemen School Ins i u oSupe io deEs a ís icaeGes ãodeIn o mação Uni e sidadeNo adeLisboa  AUTOMATIZAÇÃOROBÓTICADEPROCESSOSFINANCEIROS Au oma izaçãodep ocessos inancei osSAPpelain oduçãodeRPA po  Ca losAlbe oRibei oLopes     T abalhodeP oje oap esen adocomo equisi opa cialpa aaob ençãodog audeMes eem Ges ãodaIn o mação,especializaçãoemGes ãodoConhecimen oeIn eligênciadeNegócio     O ien ado :Vi o ManuelPe ei aDua edosSan os Coo ien ado :JoséHen iquePe ei aSãoMamede   Se emb o2020 iii AGRADECIMENTOS Eu gos a ia p imei o de ag adece ao meu o ien ado P o esso Ví o San os. A po a do gabine e do P o esso Ví o San os es e e semp e abe a pa a escla ece dú idas e ajuda a ul apassa as minhas di iculdades o que pe mi iu desen ol e o meu p oje o. Eu gos a ia ambém de um da ag adecimen o especial ao P o esso Hen ique Mamede especialis a na á ea dos RPA que me deixa mui o o gulhoso de o e como coo ien ado . Gos a a de ag adece ao Vinícius ao Gab iel Mo eno e a ou os do g upo de Wha sApp “RPA – B asil” pela ajuda que à dis ância oi dada. Ag adeço aos meus che es e aos meus colegas da emp esa que sem eles es e abalho não se e ia ealizado. À Sónia pela o ça que me deu. Finalmen e, eu que o exp essa a minha p o unda g a idão aos meus pais, João e Fe nanda, que semp e me apoia am e enco aja am a p ossegui com os meus es udos e a esc e e es e ela ó io de p oje o. Mui o Ob igado Ca los Lopes i RESUMO Em odas as o ganizações são e e uadas dia iamen e cen enas de p ocessos de negócios. Mais de 80 po cen o dos p ocessos de negócio são o inei os, epe i i os e ge am pouco alo ac escen ado. A pad onização e o imização dos p ocessos e sua au oma ização são undamen ais na e icien e e e icaz ges ão dos ecu sos. A Au oma ização Robó ica de P ocessos (RPA) pe mi e au oma iza p ocessos o inei os, simples e lexí eis, p opensos a e os com ele ada ca ga adminis a i a, o que pe mi e às o ganizações, eduzi cus os e ans e i mão de ob a de a e as o inei as, pa a a e as de con olo e análise e de apoio à decisão. Con udo não exis em à da a o ien ações cla as de como implemen a um RPA. Es e abalho de p oje o p e ende p opo uma es a égia de u ilização do RPA – equen emen e e e ido como bo – nos se iços pa ilhados de con abilidade e inanças de uma emp esa de e e ência, designada po XP, co ada na bolsa, no so wa e de Planeamen o de Recu sos (ERP) SAP, a a és da e amen a de RPA Uipa h, e iden i ica as g andes opo unidades, bene ícios e desa ios, e os passos necessá ios pa a implemen a uma e amen a RPA. A abo dagem de in es igação passa pelas seguin es ases: de inição do p ocesso a au oma iza , de inição de es a égia de implemen ação, desen ol imen o e implemen ação da solução e pos e io alidação e análise de bene ícios. Pa a medi as an agens esul an es da implemen ação do RPA, o am ecolhidos os seguin es indicado es: Tempo o al que um uncioná io le a a execu a as a e as que o bo subs i ui á, empo o al que o bo le a a execu a as a e as au oma izadas, e a pe cen agem que esul a em alhas e e os pelo bo . Realiza am-se ques ioná ios a 17 p o issionais dos se iços pa ilhados de con abilidade e inanças da Emp esa XP a im de ob e insigh s sob e a au oma ização do p ocesso des e p oje o e dos obje i os a que es e abalho se p opõe. A g ande maio ia dos ques ionados ca a e iza a a e a au oma izada como epe i i a, monó ona e simples. Os bene ícios da au oma ização são ele ados, pe mi iu edução de 66% no empo de execução da a e a. Quan o aos p incipais impac os espe ados pa a o depa amen o o ganizacional, es ão: libe ação de ecu sos de a e as o inei as e monó onas pa a a e as de maio alo ac escen ado, sis ema ização e coe ência de p ocessos. Foi possí el iden i ica bons p ocessos que pode ão se desen ol idos a a és de RPA. Os depa amen os com maio po encial de au omação es ão con as a paga , esou a ia e p ocessamen o de salá ios, exis e po encialidade e abe u a de u u as au oma izações an o na con abilidade e inanças como em ou os depa amen os. O p incipal desa io da implemen ação do RPA é ecnológico, daí se necessá io o en ol imen o de equipas de IT e eengenha ia de p ocessos. Rela i amen e às limi ações a li e a u a a ualmen e disponí el ace ca de RPA é mui o escassa, e es e es udo es á limi ado a um único p ocesso. O desen ol imen o do p oje o de RPA se iu pa a demons a a sua iabilidade écnica, no en an o a decisão da emp esa em a ança com p oje os de desen ol imen o de RPA depende de ou os a o es en e eles a iabilidade inancei a, daí ecomenda-se que, em abalhos u u os, pa a além de se ala ga o âmbi o pa a ou os p ocessos, se elabo e um Business Case. PALAVRAS-CHAVE Au oma ização Robó ica de P ocessos; RPA; ERP; SAP; inancei o. ABSTRACT In all o ganiza ions, hund eds o business p ocesses a e ca ied ou daily. Mo e han 80 pe cen o business p ocesses a e ou ine, epe i i e and gene a e li le added alue. The s anda diza ion and op imiza ion o p ocesses and hei au oma ion a e undamen al in he e icien and e ec i e managemen o esou ces. Robo ic P ocess Au oma ion (RPA) allows he au oma ion o ou ine, simple and lexible p ocesses, p one o e o s wi h an excessi e adminis a i e bu den, which allows o ganiza ions o educe cos s and ans e labou om ou ine asks o con ol and analysis asks and decision suppo . Howe e , he e a e cu en ly no clea guidelines on how o implemen an RPA. This p ojec wo k p oposing a s a egy o using RPA - o en e e ed o as bo - in he sha ed accoun ing and inance se ices o a e e ence company, called XP, quo ed on he s ock exchange, in he SAP Resou ce Planning (ERP) so wa e, h ough he UiPa h RPA ool, and o iden i y he excellen oppo uni ies, bene i s and challenges, and he s eps equi ed o implemen an RPA ool. The in es iga ion app oach conside s he ollowing phases: de ini ion o he p ocess o be au oma ed, he de ini ion o he implemen a ion s a egy, de elopmen and implemen a ion o he solu ion and subsequen alida ion and analysis o bene i s. To measu e he bene i s esul ing om implemen ing he RPA, he ollowing indica o s we e collec ed: To al ime ha an employee engages o pe o m he asks ha he bo will eplace, he o al ime ha he bo akes o pe o m au oma ed asks, and he pe cen age ha esul s in ailu es and e o s by he bo . Ques ionnai es we e ca ied ou o 17 p o essionals om he sha ed accoun ing and inance se ices o he XP Company o gain insigh s in o he au oma ion o he p ocess o his p ojec and he objec i es his wo k p oposes. Mos esponden s cha ac e ize he au oma ed ask as epe i i e, mono onous, and simple. The bene i s o au oma ion a e no able, allowing o a 66% educ ion in ask execu ion ime. As o he main impac s expec ed o he o ganiza ional depa men , hey a e: eeing up esou ces om ou ine and mono onous asks o asks wi h g ea e added alue, sys ema iza ion and p ocess cohe ence. I was possible o iden i y good p ocesses ha can be de eloped h ough RPA. The depa men s wi h he mos conside able po en ial o au oma ion a e accoun s payable, easu y and sala y p ocessing, he e a e po en ial and openness o u u e au oma ion bo h in accoun ing and inance and in o he depa men s. The key challenge o implemen ing RPA is echnological, hence he need o he in ol emen o IT eams and p ocess eenginee ing. Rega ding he limi a ions, he li e a u e cu en ly a ailable on RPA is exceedingly sca ce, and his s udy is limi ed o a unique p ocess. This RPA p ojec se ed o demons a e i s echnical easibili y. Howe e , he company's decision o p oceed wi h RPA de elopmen p ojec s depends on o he ac o s, including inancial iabili y, so i is ecommended ha in u u e wo ks, in addi ion, o ex end he scope o o he p ocesses, a Business Case is c ea ed. KEYWORDS Robo ic P ocess Au oma ion; RPA; ERP; SAP; inancial. i ÍNDICE 1. In odução ................................................................................................................................. 1 1.1 Enquad amen o ...................................................................................................... 1 1.2 Mo i ação/ jus i icação .......................................................................................... 2 1.3 Obje i o .................................................................................................................. 3 2. Plano de T abalho ...................................................................................................................... 4 2.1 Fases ....................................................................................................................... 4 2.2 C onog ama ............................................................................................................ 5 2.3 Recu sos .................................................................................................................. 6 2.4 Ap esen ação da Emp esa em es udo .................................................................... 6 3. Re isão da Li e a u a ................................................................................................................. 8 3.1 ERP .......................................................................................................................... 8 3.1.1 Concei os ........................................................................................................ 8 3.1.2 P incipais ERP .................................................................................................. 9 3.2 Au oma ização de p ocessos ................................................................................ 12 3.2.1 Concei os ...................................................................................................... 12 3.2.2 RPAs .............................................................................................................. 16 3.2.3 Fe amen as RPA .......................................................................................... 20 3.3 Ges ão Financei a e Cen os de Se iços Financei os Pa ilhados ....................... 27 3.3.1 Concei os ...................................................................................................... 27 3.3.2 Se iços Financei os Pa ilhados .................................................................. 27 3.3.3 RPA em Finanças ........................................................................................... 32 4. Fe amen as e ecnologias ...................................................................................................... 34 4.1 P essupos o .......................................................................................................... 34 4.1.1 SAP ERP ......................................................................................................... 34 4.1.2 RPA pa a SAP................................................................................................. 39 4.1.3 Desc ição do P ocesso a Au oma iza .......................................................... 42 5. P oje o ..................................................................................................................................... 46 5.1 Requisi os do p oje o ........................................................................................... 46 5.2 Execução do p oje o ............................................................................................. 64 5.2.1 De alhes do P oje o ...................................................................................... 64 5.3 Resul ados e discussão ......................................................................................... 85 5.3.1 Me odologias de A aliação ........................................................................... 85 ii 5.3.2 Es a ís icas do P ocesso Au oma izado ........................................................ 87 5.3.3 Es a ís icas do Ques ioná io Realizado ......................................................... 90 5.4 Con olo da execução do p oje o ......................................................................... 95 6. Conclusões ............................................................................................................................... 97 6.1 Sín ese do abalho Desen ol ido ........................................................................ 97 6.2 Limi ações ............................................................................................................. 98 6.3 Recomendações pa a abalhos Fu u os .............................................................. 98 Bibliog a ia................................................................................................................................. 100 Anexos (Ques ioná io) ............................................................................................................... 103 ÍNDICE DE FIGURAS Figu a 1 – G á ico de Gan do p oje o. ..................................................................................... 5 Figu a 2 – Quo as de me cado dos so wa es de ERP di ididas pelo op 10 e ou os. ........... 11 Figu a 3 – Análise e alo de me cado da ansição pa a a cloud em Po ugal. ...................... 12 Figu a 4 – Ciclo do BPM. .......................................................................................................... 13 Figu a 5 – Ciclo de Wo k low. .................................................................................................. 14 Figu a 6 – P incipais di e enças en e RPA e BPM. .................................................................. 15 Figu a 7 – Robo ic P ocess Au oma ion. .................................................................................. 16 Figu a 8 – Quan idade de pesquisas com a pala a-cha e “Robo ic P ocess Au oma ion”. .. 17 Figu a 9 – Esquema dos Elemen os de Au oma ização In eligen es. ...................................... 18 Figu a 10 – Exemplo de execução de um p ocesso de lei u a de e-mails de o ma au omá ica a a és de RPA. ................................................................................................................ 19 Figu a 11 – Alguns p ocessos ideais pa a e em a aplicação de RPA. ..................................... 20 Figu a 12 – Análise das ca ac e ís icas uncionais. .................................................................. 23 Figu a 13 – Análise das ca ac e ís icas não uncionais. ........................................................... 23 Figu a 14 – Resul ados inais da análise de adap abilidade. ................................................... 24 Figu a 15 – Quad an e Mágico da Ga ne – Robo ic P ocess Au oma ion. ........................... 24 Figu a 16 – Es udo compa a i o baseado em ecu sos. .......................................................... 25 Figu a 17 – Es udo compa a i o de aspe os écnicos. ............................................................ 26 Figu a 18 – Rep esen ação g á ica de aspe os écnicos. ......................................................... 26 Figu a 19 – Funções execu adas em se iços pa ilhados. ...................................................... 27 Figu a 20 – Que p ocessos inancei os pode ão se execu ados po se iços pa ilhados. .... 28 Figu a 21 – His ó ia da SAP AG. ............................................................................................... 35 iii Figu a 22 – Módulos SAP ERP. ................................................................................................. 36 Figu a 23 – FI e submódulos in eg á eis. ................................................................................. 37 Figu a 24 – Análise e olu i a da a qui e u a SAP nas úl imas décadas. ................................. 38 Figu a 25 – SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion (Desk op Agen – A chi ec u e). .... 40 Figu a 26 – SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion (Desk op S udio – P ojec deli e y). .......................................................................................................................................... 40 Figu a 27 - Fluxog ama do p ocesso de ex ação, alidação e submissão do SAFT. ............... 44 Figu a 28 – E apas de implemen ação de um RPA. ................................................................. 46 Figu a 29 – Diag ama de p ocessos de al o ní el. ................................................................... 47 Figu a 30 – Uipa h O ches a o . ............................................................................................. 49 Figu a 31 – De alhe do p ocesso a au oma iza . ..................................................................... 50 Figu a 32 - O ichei o Main.xaml demons a a es u u a do design de a qui e u a do p ocesso. .......................................................................................................................... 79 Figu a 33 – Ciclo de ida de um p oje o. ................................................................................. 95 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Recu sos u ilizados no desen ol imen o do p oje o ................................................ 6 Tabela 2 - P incipais 20 o necedo es de ERP no me cado. .................................................... 11 Tabela 3 - Po encial de Au oma ização de á ias unções e subp ocessos. ............................ 33 Tabela 4 - In o mação ge al ace ca do p ocesso selecionado pa a Au oma ização do RPA. .. 45 Tabela 5 - De alhes do p ocesso a au oma iza . ...................................................................... 49 Tabela 6 - Mapa De alhado de P ocessos. ............................................................................... 62 Tabela 7 - De alhes p incipais do p ocesso a au oma iza . ..................................................... 63 Tabela 8 - De alhes do p ocesso pa a ex ação do SAFT. ........................................................ 65 Tabela 9 - Wo k low(s) especí icos do p ocesso (Ex ação do SAFT). ..................................... 65 Tabela 10 - Wo k low(s) especí icos do p ocesso (Submissão SAFT) ...................................... 71 Tabela 11 – Resul ados da execução manual do p ocesso. ..................................................... 87 Tabela 12 – Resul ados da execução au omá ica do p ocesso. .............................................. 88 Tabela 13 – Ganhos e pe das da execução au omá ica e sus execução manual. ................. 88 ix LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS BPM Business P ocess Managemen CP Con as a paga CR Con as a ecebe ERP En e p ise Resou ce Planning IEEE Ins i u e o Elec ical and Elec onics Enginee s RPA Robo ic P ocess Au oma ion 7 A Emp esa XP possui um cen o de se iços pa ilhados que p es a se iços, de aco do com a e iciência, os p azos e a pon ualidade e a excelência de qualidade, às emp esas e aos negócios do g upo XP. O cen o de se iços pa ilhados p es a se iços nas seguin es á eas: Con abilidade, Finanças, Audi o ia, Fiscalidade, Recu sos Humanos, Tecnologias da In o mação e ju ídicos, essencialmen e pa a emp esas do g upo XP. 8 3. REVISÃO DA LITERATURA No p esen e capí ulo, é ap esen ada a e isão da li e a u a. A e isão da li e a u a assume uma ex ema impo ância, assumindo-se como base da execução de qualque p oje o de in es igação. Na elabo ação des e capí ulo, o am u ilizadas como on es, a igos cien í icos, pape s, case s udies, eses e alguns li os. A es u u a da e isão da li e a u a es á di idida em ês secções, p ocu ando abo da os concei os undamen ais pa a o desen ol imen o des e p oje o. Na secção 3.1, são ap esen ados os concei os dos sis emas ERP, os p incipais ERP, com p incipal des aque pa a o SAP ERP. Os concei os de au oma ização de p ocessos são ap esen ados na secção 3.2, nomeadamen e, o de Robo ic P ocess Au oma ion (RPA), com a indicação das p incipais e amen as de RPA, bem como a u ilização do RPA no sis ema SAP ERP. O Robo ic P ocess Au oma ion é um ema ecen e, ace ca do qual a li e a u a é escassa, dai se enha eco ido, sob e udo, a case s udies de implemen ação em algumas emp esas e indús ias, pe mi indo aze um es ado da a e des a ecnologia. A secção 3.3 oca os concei os de Ges ão Financei a e Cen os de Se iços Pa ilhados (p incipais p ocessos inancei os, RPA em inanças). 3.1 ERP 3.1.1 Concei os Nos dias de hoje, as o ganizações p ocu am no as opo unidades e soluções pa a melho se posiciona em nos me cados, cada ez mais compe i i os. Assim, pa a a ingi em uma an agem em elação aos seus compe ido es, ado am ecnologias a ançadas, como o En e p ise Resou ce Planning (ERP). Os sis emas de ERP começa am a se in oduzidos no me cado emp esa ial nos anos 90 do séc. XX, de modo a melho a em e aumen a em a compe i i idade das emp esas. Os sis emas de ERP êm a capacidade de in eg a oda a in o mação emp esa ial num único sis ema, com uma base de dados pa ilhada. (Cuppen, Specializa ion & Supe iso , 2016). Um sis ema de ERP pode se de inido como um sis ema de in o mação cons i uído po di e en es módulos, em que cada módulo ep esen a um p ocesso de negócio da o ganização, com capacidade pa a ge i e coo dena odos os ecu sos, oda a in o mação e odas as unções do negócio a pa i de uma base de dados cen al e pa ilhada que a mazena e in eg a oda a in o mação emp esa ial, sendo possí el acede a essa in o mação a pa i de di e en es depa amen os o ganizacionais (Cuppen, 2016). Segundo Cuppen, mui a li e a u a em indo a demons a que, de ido à complexidade dos sis emas de ERP e dos p oblemas do negócio, mais de 70% dos p oje os de implemen ação de ERP nas emp esas alham. Os sis emas de ERP pe mi em au oma iza á ios p ocessos de negócios, o nando-os indi idualmen e mais e icien es e in eg ando-os de o ma a abalha em em conjun o. A combinação da au oma ização e in eg ação dos p ocessos pe mi e a edução de cus os, o aumen o das ecei as e poupa empo. (Da is, 2013). Da is apon a como bene ícios da implemen ação de um sis ema de ERP: • Melho ia do con olo de s ocks, ais como peças, ma e iais, o necimen os e equipamen o. • Redução do empo gas o na execução de a e as adminis a i as de o ina. • Melho ia no con olo das despesas. • Redução do empo en e o pedido e a en ega dos p odu os. • Maio e iciência no se iço de apoio ao clien e. • Melho isibilidade e con olo ge al. • Maio esponsabilidade. • Van agem compe i i a ap imo ada. 9 Da is e e e que a implemen ação de um ERP exige uma eo ganização dos p ocessos de negócio, além de que, nos p ocessos mais impo an es, aqueles que são únicos à o ganização e ac escen am alo , sendo uma an agem compe i i a, os sis emas de ERP são limi ados. A au oma ização des e ipo de p ocessos, sendo únicos, exigem um so wa e pe sonalizado, desen ol ido in e namen e ou po um o necedo de ERP ou, en ão, um so wa e de Robo ic P ocess Au oma ion (RPA) que pe mi a pe sonaliza e in eg a di e en es aplicações. No en an o, se á p eciso a alia se o es o ço com a au oma ização des es p ocessos únicos e de di ícil au oma ização se á en á el. Apesa de a au oma ização dos p ocessos mais simples não con e i uma an agem compe i i a, o na -se-á necessá io azê-lo pa a não se ica pa a ás, pois os demais conco en es dece o o a ão. Da is e e e que os so wa es de ERP são o mados po módulos, que ab angem dos p ocessos de negócio mais especí icos aos mais gene alis as que são aqueles que são comuns a oda a o ganização, po exemplo, a con abilidade e os ecu sos humanos. Pa a além dos módulos an e io men e desc i os, são disponibilizados, pela maio ia dos ERP, os seguin es módulos, que ão ao encon o das necessidades de negócio mais comuns: • So wa e de p ocu emen managemen (ges ão de comp as). • So wa e de in oice managemen ( a u ação). • So wa e de supply chain managemen (ges ão da cadeia de abas ecimen o). • So wa e de asse mananagemen (ges ão de a i os). • So wa e de expense managemen (ges ão das despesas). 3.1.2 P incipais ERP Es á disponí el um as o núme o de sis emas de ERP no me cado, bem como á ios mé odos de ca aloga e ca ego iza os ERP. Um dos c i é ios mais u ilizado pa a ca ego iza os o necedo es de ERP em como base as camadas: Camada 1 – Tem como obje i o alcança o o necimen o de g andes emp esas, com soluções de ele ada complexidade e cus o. Segundo a de inição da Pano ana Consul ing Solu ions (“Top 10 ERP Sys ems – ERP Resou ces – Pano ama Consul ing”, 2016), são sis emas concebidos pa a emp esas com mais de 750 milhões de dóla es de p o ei os anuais. Camada 2, al a – Tem como obje i o o o necimen o de emp esas de média dimensão (en e 250 milhões e 750 milhões de dóla es de p o ei os anuais), com soluções menos dispendiosas e de ácil apoio. São emp esas que abalham com múl iplas indús ias e múl iplos negócios. Camada 2, baixa – Es es sis emas são concebidos pa a emp esas de pequena e média dimensão (en e 10 milhões e 250 milhões de dóla es) de ecei as anuais. São emp esas com uma única a i idade indus ial e uma só en idade pa a ge i . Camada 3 – Tem como obje i o o o necimen o de pequenas emp esas com soluções menos dispendiosas e com meno complexidade. Cloud – Os o necedo es o e ecem soluções desen ol idas nos seus p óp ios se ido es e não nos dos p óp ios clien es. As an agens des e ipo de solução é um meno cus o inicial, uma maio lexibilidade e um cus o mais baixo na manu enção e a ualização do so wa e (Da is, 2013). 10 Nome Ca ego ia P odu os-Cha e Desen ol imen os Recen es SAP AG Camada 1/ 2/ Cloud SAP S/4 Hana A SAP es a a no caminho de e mais de 14 000 clien es pa a o ERP S/ 4HANA de úl ima ge ação, a é ao inal de 2019. O acle Co p. Camada 1 O acle ERP Cloud Se ices A O acle em mais de 22 000 clien es de Cloud ERP, incluindo ce ca de 6000 pa a O acle ERP Cloud e 16000 pa a Ne Sui e. A cada imes e, mig a pelo menos 200 clien es do E-Business Sui e da O acle, em se ido es locais, pa a a nu em. Mic oso Dynamics Camada 1/ 2 Mic oso Dynamics 365 A mig ação de AX, C5, GP, NAV e SL pa a o Dynamics 365 na cloud con inua a se a p incipal p io idade da es a égia de aplicações co po a i as da Mic oso . In o Camada 2/ Cloud In o LN, LX, M3, Sy eLine, SunSys ems, Sys em21, VISUAL, XA, Adage, Dis ibu ion A+, Dis ibu ion FACTS, Dis ibu ion SX.e, Lawson Financials Adqui iu a Vi one pa a aplicações de ERP pa a o se o de ho ela ia com uncionalidade de pon o de enda e in en á io e comp as. QAD Inc. Camada 1/ 2/ Cloud QAD En e p ise Applica ions, incluindo QAD Financials, Cus ome Managemen , Manu ac u ing, Supply Chain, Se ice & Suppo , En e p ise Asse Managemen , Analy ics and In e ope abili y – Sage En e p ise Managemen Camada 2/ Cloud Sage 100, 300 & 500 ERP, X3, Sage ERP, Sage Business Cloud En e p ise Managemen – Ap ean Camada 2 Ross ERP – IQMS Camada 2 En e p ise IQ – Sysp o Camada 2/ 3/ Cloud Sysp o ERP – Epico So wa e Co p. Camada 2/ 3, Cloud Epico ERP, Epico Exp ess – O acle+Ne Sui e Cloud Ne Sui e ERP – Acuma ica Cloud/ Camada 2/ 3 Acuma ica Cloud ERP (Financial Managemen , Dis ibu ion Managemen , Cus ome Managemen and P ojec – 11 Nome Ca ego ia P odu os-Cha e Desen ol imen os Recen es Plex Sys ems, Inc. Cloud Plex Online – Sage In acc Cloud In acc , In acc Accoun an Edi ion, In acc P ojec Accoun ing – Oddo Cloud Oddo Online – IFS Cloud IFS Applica ions – B igh pea l Cloud B igh pea l – Exac Camada 2/ 3 Exac Max – FinancialFo ce Cloud FinancialFo ce ERP – abas ERP Cloud abas ERP – Eci So wa e Solu ions Cloud Eci M1 – Tabela 2 - P incipais 20 o necedo es de ERP no me cado. Fon e: Da is, 2013 e People | P ocess | Technology, 2019. Figu a 2 – Quo as de me cado dos so wa es de ERP di ididas pelo op 10 e ou os. Fon e: www.apps un hewo ld.com/ op-10-e p-so wa e- endo s-and-ma ke - o ecas / Segundo o que oi publicado pela consul o a Pano ama Consul ing G oup, em “Top 10 ERP Sys ems – ERP Resou ces – Pano ama Consul ing”, 2016, os ês p incipais ERP êm uma quo a de 12 me cado de 43,6%, epa ido da seguin e o ma: a SAP Hana é o líde , com 20,3% de quo a de me cado, seguindo-se a O acle, com 13,9%, e a Mic oso Dynamics 365, com 9,4%. Em Po ugal, os p incipais sis emas de ERP u ilizados pelas emp esas são Na ision, da Mic oso , PHC, GIAF, P ima e a, SAP, SISS, SAGE, Gesne ; Cen alGes e os desen ol idos in e namen e (Dua e, 2012). Numa amos a de 32 emp esas po uguesas, ep esen a i as de odas as egiões do país e de á ias á eas de negócio e dimensão, o sis ema de ERP mais u ilizado é o Na ision (46,9%), em segundo luga , o PHC (12,5%), seguindo-se SAP, P ima e a, GIAF e os sis emas desen ol idos in e namen e (6,3%) (Dua e, 2012). Figu a 3 – Análise e alo de me cado da ansição pa a a cloud em Po ugal. Fon e: Po da a/ Ga ne . 3.2 AUTOMATIZAÇÃO DE PROCESSOS 3.2.1 Concei os As emp esas, pa a se o na em cada ez mais compe i i as, p ocu am se mais e icien es e e icazes na u ilização do seus ecu sos e melho a os seus p ocessos de negócio (Sil a, 2017) . É nes e con ex o que su ge o concei o de au oma ização de p ocessos. A au oma ização dos p ocessos isa melho a a e iciência e a e icácia dos p ocessos, a a és do ecu so à u ilização de máquinas, equipamen os e ou os apa elhos. A au oma ização dos p ocessos da a da al u a da e olução indus ial e, ao longo dos empos, oi e oluindo, a é chega aos dias de hoje, em que emos, em áb icas, linhas de mon agem com obo s, a execu a em o abalho que ou o a e a manual (Sil a, 2017). O p óp io ERP desempenha ambém um papel na au oma ização de p ocessos, sendo disso exemplos, a in eg ação da in o mação em empo eal, bem como a au oma ização de a e as o inei as, de o ma a da ele ância, iabilidade, p ecisão e di ulgação no empo ce o, à in o mação con abilís ica (Pe ei a & Mackenzie, 2019). O e mo p ocesso é conhecido e es á p esen e no quo idiano de odos nós, sendo uma impo an e componen e de qualque sis ema ou o ganização pa a a execução das a e as. O p ocesso é a con e são de en adas em saídas. O p ocesso ca ac e iza-se po e en adas de di e sos disposi i os ou pessoas, podendo se execu ado po pessoas, disposi i os ou uma combinação de ambos, de aco do com as eg as es abelecidas pa a p oduzi a saída desejada (Madakam e al., 2019). 13 A au oma ização é a écnica de aze com que um disposi i o, um p ocesso ou sis ema seja execu ado au oma icamen e, ou seja, sem a in e enção humana, mas com a ajuda de so wa e e ha dwa e. A au oma ização acili a as a e as do quo idiano, de o ma a se em execu adas mais apidamen e, com uma melho qualidade, libe ando os se es humanos de a e as epe i i as e o inei as, mui as ezes, desmo i an es e cansa i as, pe mi indo um aumen o da qualidade de ida (Madakam e al., 2019). Um dos concei os que es á elacionado com a Au oma ização de P ocessos é a de Business P ocess Reenginee ing ou eengenha ia de p ocessos (BPR), c iada nos anos 90 do séc. XX, que se ca ac e iza pela o u a dos p ocessos implan ados, em que odos os p ocessos de em se econs uídos pe dendo-se odo o his ó ico do conhecimen o alcançado (Pe ei a & Mackenzie, 2019). Nos dias de hoje, em que as mudanças se dão a um i mo cada ez maio , a Ges ão de P ocessos do Negócio ou Business P ocess Managemen (BPM) em um papel cada ez mais impo an e e ele an e na melho ia con inua. O concei o de BPM su giu com a necessidade de sis ema iza e in eg a as a i idades emp esa iais, com is a a ge a um luxo de abalho mais e icien e e e icaz, a a és de um ciclo de melho ia e ans o mação con ínua dos p ocessos. O BPM é a disciplina que emp ega a combinação dos conhecimen os em ciências de ecnologias da in o mação e adminis ação com os p ocessos de negócios, com is a a a ingi um aumen o da p odu i idade e uma poupança dos cus os, o nando a emp esa mais compe i i a (Pe ei a & Mackenzie, 2019). Figu a 4 – Ciclo do BPM. Fon e: Pe ei a & Mackenzie, 2019. O BPM, ambém chamado wo k low managemen , consis e em econs ui os p ocessos de negócio, a a és de um conjun o de me odologias e ecnologias, com o obje i o de o imiza e au oma iza os p ocessos dos negócios, o nando-os mais e icien es e e icazes, pe mi indo uma melho ia do p ocesso de ob enção de in o mação, de o ma mais ápida, mais ba a a e com maio qualidade pa a ajuda o p ocesso de omada de decisão (Aze edo, 2012). O BPM é usualmen e aplicado nos p ocessos que ge am um maio alo ac escen ado, podendo, assim mesmo, uma pequena melho ia nos p ocessos, con ibui pa a g andes ganhos de p odu i idade. Algumas a i idades de BPM são o mapeamen o, a documen ação e a au oma ização de p ocessos, bem como a medição da sua e iciência, p ocu ando aplica -lhes melho ias con inuas (Kyhe öinen, 2018). 14 Exis em qua o o mas de implemen a a Au oma ização dos P ocessos dos Negócios ou Business P ocess Au oma ion (BPA): 1. Expandindo o sis ema a ual. 2. Adqui indo uma solução de BPM com uma ex ensão de Business P ocess Au oma ion (BPA). 3. Adqui indo uma solução de middlewa e. 4. Adqui indo uma e amen a embu ida pa a um im especí ico (Pen inen, Esko, Aal o Uni e si y, Helsinki, Kasslin, Henje, Aal o Uni e si y, Helsinki & Asa iani, Aleksand e, As on Uni e si y, Bi mingham, 2018). O BPA (Business P ocess Au oma ion) é um conjun o de e amen as com o obje i o de au oma iza os p ocessos de negócios sem a in e enção do u ilizado (Aze edo, 2012). O wo k low managemen possibili a a au oma ização dos p ocessos dos negócios e a ges ão das a e as en e pessoas e aplicações, a odos os ní eis hie á quicos da emp esa. Essas a e as são execu adas de uma o ma o denada. Cos uma-se aplica os p oje os de implemen ação de wo k low, a p ocessos mais especí icos e pon uais de depa amen os o ganizacionais, na maio pa e das ezes, não ha endo a p eocupação em se aze uma análise ou em se e uma conceção p é ia ou um planeamen o da melho ia dos p ocessos, daí se indo ge almen e pa a au oma iza em p ocessos de apoio e não p ocessos de negócio co e. Figu a 5 – Ciclo de Wo k low. Fon e: Adap ado de h ps://py us.com/en/blog/business-p ocess-managemen . A ualmen e, na nossa sociedade, assis e-se a um acen uado p og esso ecnológico, en ando as o ganizações, pa a se o na em mais compe i i as, i a p o ei o disso, aumen ando o in es imen o em au oma ização de p ocessos, diminuição de cus os ope acionais e aumen o da p odu i idade e qualidade (Pe ei a & Mackenzie, 2019). No con ex o da au oma ização de a e as, su giu o concei o de Robo ic P ocess Au oma ion (RPA) que se de ine como au oma ização a a és de obo s (so wa e), designados ambém bo s, con igu ados pa a cump i em eg as e p ocedimen os, pa a execu a em a i idades epe i i as e pad onizadas, an e io men e p oduzidas po se es humanos (Pe ei a & Mackenzie, 2019). O RPA, com ca ac e ís icas de lexibilidade e de adap ação a di e en es si uações e, a é, com a capacidade de oma decisões sem a in e enção humana, dis ingue-se e a as a-se da au oma ização adicional (Pe ei a & Mackenzie, 2019). O RPA di e encia-se das ou as e amen as de au oma ização, como, po exemplo, o Business P ocess Managemen Sys ems (BPMS), nos seguin es pon os: • O RPA é mui o ácil de se con igu ado, não necessi ando assim os esponsá eis pelo seu desen ol imen o de e em conhecimen os de p og amação. As in e aces de so wa e RPA 15 assemelham-se às do Mic oso Visio, em que o código é ge ado a a és do ecu so ao a as a e sol a , desenhando ícones que ep esen am e apas de p ocessos que se que em au oma iza . • O RPA não é in asi o, o que signi ica que o RPA co e em cima das aplicações exis en es, não sendo necessá io c ia , subs i ui ou desen ol e pla a o mas, man endo os sis emas ins alados in ac os. O so wa e do RPA acede a ou os sis emas, da mesma o ma como é execu ado po uma pessoa. Os so wa es de RPA acedem a ou os sis emas a a és da camada de ap esen ação, não sendo necessá io qualque lógica de p og amação. Ou a ca ac e ís ica que dis ingue os so wa es de RPA é que não a mazenam dados. As soluções de BPM são in asi as, exigem uma lógica de p og amação, c iam aplicações. O RPA é uma pla a o ma segu a pa a as emp esas que oi desen ol ida de o ma a cump i as exigências das ecnologias de in o mação da o ganização, ais como a segu ança, a audi á eis e a ges ão de al e ações. Os so wa es de RPA são implemen ados, agendados e moni o izados numa pla a o ma cen alizada, in e ligada, apoiada pelo depa amen o de ecnologias de in o mação, pa a ga an i a con o midade com as polí icas de segu ança da o ganização, bem como a sua in eg idade ansacional (Willcocks & Laci y, 2016). Figu a 6 – P incipais di e enças en e RPA e BPM. Fon e: Adap ado de “12 Bes BPM So wa e o Small Business – Financesonline.com”, 2020. 16 3.2.2 RPAs O Robo ic P ocess Au oma ion pe mi e au oma iza a e as manuais e epe i i as, susce í eis a e os. Pa a uma bem-sucedida au oma ização de p ocessos, se á necessá io um conhecimen o do po encial da au oma ização, um eino e e i o dos bo s e uma moni o ização do seu desempenho (BPMIndus yT ack2018). O RPA oi concebido, p incipalmen e, pa a au oma iza unções adminis a i as, que exigem a ap idão de ealiza mui os ipos de a e as. Assim, é ins alado um bo so wa e com a capacidade de abalha com á ios so wa es e, assim, ealiza á ias a e as, o que di e e da au oma ização adicional indus ial, que se oca na pa e de um p ocesso ou, a é simplesmen e, numa única a e a, pa a a qual se c ia um bo ísico nela especializado. O RPA unciona como um assis en e digi al pa a os abalhado es de esc i ó io, elimina as a e as manuais, excessi amen e o inei as e sus en adas em eg as, dispendiosas e que consomem mui o empo, pe mi indo que os abalhado es quali icados enham uma maio disponibilidade ho á ia pa a a e as que p oduzem um maio alo ac escen ado (Kuma , 2018). O RPA, no desempenho das a e as, pe mi e in e agi en e di e en es sis emas, ais como as olhas de cálculo, os sis emas de ges ão da elação com o clien e (CRM) ou os so wa es de planeamen o de ecu sos emp esa iais (ERP) (Laci y & Willcocks, 2015). O RPA o nece o conjun o de e amen as (so wa e e pla a o ma) que pe mi e os p ocessos baseados em eg as, cons uídos de uma o ma lógica bem de inida e es u u ada, em que as a e as são, na maio ia das ezes, epe i i as e manuais, in e agi com os sis emas como um se humano, mas com e iciências supe io es, em a o es como a qualidade, o empo e o cus o (Laci y & Willcocks, 2016). Uma ez que o RPA não implica bo s ísicos, a o ma de quan i ica os bo s é em emos de licenças de so wa e. Assim, um bo equi ale a uma licença. Pa a execu a 10 p ocessos em simul âneo, são necessá ios 10 bo s, ou seja, 10 licenças de so wa e (Kyhe öinen, 2018). É ácil con igu a um so wa e RPA, pois não exige conhecimen os de p og amação, sendo con igu ado como um luxog ama de uma o ma lógica. Ou a ca ac e ís ica, é se bas an e le e, em e mos de ecnologias de in o mação (IT). Po exemplo, não esc e e di e amen e na base de dados, mas sim na camada de ap esen ação do so wa e, endo apenas acesso aos sis emas a ní el da in e ace do u ilizado (Kyhe öinen, 2018). Podemos iden i ica como an agens dos RPA: Figu a 7 – Robo ic P ocess Au oma ion. Fon e: Adap ado de Madakam e al., 2019. 23 Figu a 12 – Análise das ca ac e ís icas uncionais. Fon e: Sil a, 2017. Figu a 13 – Análise das ca ac e ís icas não uncionais. Fon e: Sil a, 2017. 24 Pa a esponde à ques ão, “Qual é a solução RPA que melho se adap a à ealidade, à á ea de negócio e aos equisi os p óp ios e pa icula es de de e minada emp esa ou p ocesso de negócio?”, cons uiu a ma iz seguin e: Figu a 14 – Resul ados inais da análise de adap abilidade. Fon e: Sil a, 2017. A Ga ne classi ica e posiciona os p incipais o necedo es de so wa e RPA em qua o quad an es. No quad an e dos líde es, su gem: Uipa h, Blue P ism e Au oma ion Anywhe e. No quad an e dos challenge s, EdgeVe e Sys ems e NICE. No quad an e dos isioná ios, su gem: Wo k usion, Pegasys ems e Ano he Monday. Enquan o playe s de nicho, su gem: Ko ax, Se ice ace, So omo i e, K yon, Au oma ion Edge, HelpSys ems, Jacada, An Wo ks, NTT e Dama ics. Figu a 15 – Quad an e Mágico da Ga ne – Robo ic P ocess Au oma ion. Fon e: Ga ne RPA Magic Quad an Repo – Download | UiPa h, 2019. 25 No a igo publicado na 2018 Second In e na ional Con e ence on Ad ances in Elec onics, Compu e s and Communica ions (Issac e al., 2018), é ei o um es udo compa a i o en e os ab ican es líde es de so wa e de RPA. Figu a 16 – Es udo compa a i o baseado em ecu sos. Fon e: Issac e al., 2018. 26 Figu a 17 – Es udo compa a i o de aspe os écnicos. Fon e: Issac e al., 2018. Figu a 18 – Rep esen ação g á ica de aspe os écnicos. Fon e: Issac e al., 2018. 27 3.3 GESTÃO FINANCEIRA E CENTROS DE SERVIÇOS FINANCEIROS PARTILHADOS 3.3.1 Concei os O desen ol imen o económico e emp esa ial na e a da in o mação p omo e a a ualização do modo de ges ão inancei a. Assim, su gi am os cen os de se iços inancei os pa ilhados como um no o ipo de modo de ges ão inancei a (Li, 2016a). O concei o de cen o de se iços pa ilhados oi c iado em 1993, nos Es ados Unidos da Amé ica, po o ganizações como a Johnson & Johnson, Gene al Elec ic Company, Digi al Equipmen Co po a ion e ou as emp esas ame icanas de g ande dimensão. O obje i o undamen al é a p es ação de se iços mais e icien es, a a és da pa ilha de ecu sos humanos e ecnológicos, de o ma a c ia alo pa a a emp esa (Li, 2016a). O Cen o de Se iços Pa ilhados Financei os ap esen a-se como uma en idade co po a i a, au ónoma e o e, que pode ag ega se iços de di e sas á eas o ganizacionais da emp esa e cob a po esses se iços aos negócios. Os cen os de se iços pa ilhados inancei os de e ão se ge idos como um modelo de negócio (Li, 2016a). Es ão iden i icados os cinco a o es de sucesso dos Se iços Pa ilhados Financei os: as pessoas, o ambien e in e no e ex e no, o mé odo de aplicação do Business P ocess Reenginee ing (BPR), a ecnologia de in o mação e a mudança de isão da emp esa. O alo dos se iços inancei os pa ilhados, é a melho ia da e iciência da execução das a e as, a edução dos cus os, a melho ia da qualidade dos se iços e a pad onização das a e as (Li, 2016a). A aplicação do cen o de se iços pa ilhados es endeu-se a ou as á eas depa amen ais e uncionais, ais como, os ecu sos humanos, o ma ke ing, as comp as, os se iços ju ídicos ou as ecnologias da in o mação (Li, 2016b). Figu a 19 – Funções execu adas em se iços pa ilhados. Fon e: Sha ed Se ices E ol e as Business Value Inc eases – CIO Jou nal – WSJ, 2017. 3.3.2 Se iços Financei os Pa ilhados A implemen ação de um sis ema de ges ão inancei a pad onizada é a base da cons ução de um modelo de se iços inancei os pa ilhados. Os se iços inancei os pa ilhados no malizam as 28 di e en es unidades de negócio dos p ocessos de negócio, a a és do es abelecimen o da no malização dos modos ope acionais e dos p ocessos ope acionais, assim, di e en es elemen os da o ganização inancei a pode ão lida com os negócios sob os mesmos pad ões. As di e en es ope ações dos se iços inancei os possuem di isões de mão de ob a especializada, que eduzem as exigências de compe ências pessoais, eduzindo o cus o da mão de ob a no p ocesso de ges ão inancei a, mas ambém ga an indo uma implemen ação uni icada da es a égica inancei a do g upo. O cen o de se iços inancei os pa ilhados possui os dados inancei os das subsidiá ias da emp esa-mãe, sendo mais ácil cole a e analisa os dados e, mais ácil, ealiza a in eg ação egional e in e sec o ial dos dados. Figu a 20 – Que p ocessos inancei os pode ão se execu ados po se iços pa ilhados. Fon e: Sha ed Se ices E ol e as Business Value Inc eases – CIO Jou nal – WSJ, 2017. No g á ico an e io , de aco do com um es udo e e uado pela Deloi e, com os p ocessos inancei os a se em execu ados pelos se iços pa ilhados, des acam-se as con as a paga , seguidas pelo imobilizado, no inal do g á ico, apa ece a pa e da o çamen ação. Segundo Laci y e Willcocks, os se iços pa ilhados com alguma ma u idade são unidades de negócio globais, independen es, com p ocessos pad onizados, aco dos de ní el de se iço (SLA), colabo ado com especialização e al o desempenho e cul u a de on o ice que p es a se iço a múl iplos depa amen os. De aco do com uma pesquisa ealizada em 718 cen os de se iços pa ilhados, a á ea que mais mo i ou a c iação dos se iços pa ilhados oi a de inanças/ con abilidade (93%), seguindo-se a de ecu sos humanos (60%) e a de ecnologias de in o mação (48%) (Ilo, 2018). Fazem pa e das maio es endências dos se iços pa ilhados, a ans o mação digi al, incluindo a au oma ização obó ica de p ocessos. Ou o desa io dos se iços pa ilhados é a aplicação de ecnologias digi ais, como Social, Mobile, Analy ics e Cloud (SMAC), pa a o e ece 29 simpli icação e con inuidade aos colabo ado es in e nos, uncioná ios, o necedo es e clien es ex e nos. As ecnologias digi ais, o so wa e como se iço (SaaS), o big da a e analy ics, a cloud e o mobile são ans o mado es c í icos dos se iços pa ilhados (Ilo, 2018). Os se iços pa ilhados de em p es a um apoio de baixo cus o e com uma excelen e qualidade. Os se iços pa ilhados de al o desempenho êm ins alações ísicas e o çamen os cen alizados, pe mi em pad oniza os p ocessos das unidades de negócio, o imizá-los e eduzi os e os e despe dícios. Os se iços pa ilhados de al o desempenho possuem ecnologia que pe mi e, po exemplo, po ais de au osse iço e a adoção da au oma ização (Ilo, 2018). Na emp esa em es udo, sob e a qual ai incidi es e p oje o, os se iços pa ilhados de con abilidade e inanças o ganizam-se em con abilidade, con as a paga , con as a ecebe e esou a ia. Con abilidade O depa amen o de con abilidade em como a i idade de e mina o pa imónio da emp esa, as suas a iações, an o de âmbi o quan i a i o como quali a i o, egis ando os ac os e a os de ca iz económico- inancei o que o a e am. Tem como p incipais p ocessos: • Especialização de cus os e p o ei os, de aco do com os p incípios con abilís icos. • In eg ação da con abilidade das sucu sais. • Ve i icação, alocação e egis o de ope ações no azão ge al/ nas con as a paga . • Reconciliação dos saldos de con as. • Reconciliação en e emp esas. • Análise dos dados inancei os. • Apoio ao p ocesso de im de mês e im de ano en e con abilidade e con olling. • P epa ação das demons ações inancei as. • Elabo ação das decla ações iscais locais. • Elabo ação de inqué i os es a ís icos po ugueses – Banco de Po ugal/ INE. • Repo ing pa a a consolidação e as con as. • Apoio às audi o ias iscais e decla ações iscais. • Apoio às audi o ias in e nas e ex e nas. Os p ocessos de con abilidade ge al des inam-se essencialmen e a esol e p oblemas: • Con as a paga . • Con as a ecebe . • Tesou a ia. Um subp ocesso da con abilidade é o imobilizado. Imobilizado O imobilizado em como p incipais a e as: • Abe u a e p eenchimen o das ichas de imobilizado. • Cálculo e con olo das amo izações. • Regis o de aba es e alienação do imobilizado. • Con olo das con as elacionadas com o imobilizado. • Elabo ação e alidação dos mapas iscais do imobilizado. 30 Os p ocessos de con abilidade ge al des inam-se essencialmen e a esol e p oblemas Con as a paga Es e depa amen o es á di ido em qua o g andes p ocessos: • Digi alização. • Indexação. • Con e ência. • Regis o de a u as. Tem como p incipais a e as: • Análise/ digi alização/ indexação de a u as. • Regis o de a u as em SAP. • Análise a es ições – Fim do p ocesso. • Pedidos de no as de c édi o. • De olução de documen os. Con as a ecebe Os se iços execu ados nes e depa amen o es ão di ididos em seis g andes p ocessos, a sabe : • Fa u ação. • Cob anças. • Ga an ias bancá ias p es adas pela emp esa a e cei os e emi idas a a o da emp esa. • Ges ão de en idades. • Ges ão de ob as. Tesou a ia O depa amen o de esou a ia di ide-se em dois g andes p ocessos: • Adminis ação de bancos. • Ges ão de caixa. As p incipais a e as da esou a ia são: • Abe u a e echo de con as bancá ias. • Manu enção/ a ualização da documen ação de apoio às con as de depósi o à o dem. • Ges ão de aco dos di e sos com bancos (banca ele ónica, cash pooling e ou os). • Reembolsos de despesas/ pagamen os em nume á io. • Ges ão do undo de caixa – elabo ação das olhas de caixa, dos le an amen os em nume á io pa a a eposição do undo ixo. • Execução das p opos as de o necedo es. • Depósi os. • Con olo dos débi os di e os. Ope ações: • Pagamen os e egis os con abilís icos 31 • Reconciliação bancá ia Ta e as • Reconciliação das con as bancá ias. • En io das RB pa a a con abilidade e pa a as CP e CR, quando exis i em i ems em abe o da sua esponsabilidade. • Con olo dos i ems em al a po pa e da en idade bancá ia. • Con a os com os bancos. • Lançamen o dos i ems não econciliados iden i icados. Ges ão de bancos e iscos • Cálculo de posições. • Con olo o çamen al. • Aplicações inancei as. • Comp a e enda de di isas. Financiamen os • Con olo e negociação. • Sup imen os. • Con e ência de enca gos e ju os. • Leasings. Fon e: Po al in ane da emp esa. 32 3.3.3 RPA em Finanças Pa a as emp esas com se iços pa ilhados, a au oma ização obó ica de p ocessos é uma possibilidade de o imização e ans o mação digi al (Ilo, 2018). Uma ez que a implemen ação de um RPA exige um baixo in es imen o inicial e possui um ápido po encial de edução de cus os, há cada ez um maio núme o de emp esas in e essadas na sua implemen ação (Ilo, 2018). Pa icula men e, são candida as à au oma ização as a e as que incluem dados es u u ados, de al a qualidade, acesso a sis emas múl iplos, com um conjun o de eg as cla as e que exigem uma subs ancial ca ga de ações manuais epe i i as (Ilo, 2018). Segundo Laci y e Willcocks, os se iços inancei os pa ilhados são á eas com ma u idade pa a usu uí em dos bene ícios do RPA. O RPA é a melho opção pa a subs i ui o abalho humano pela chamada “cadeia gi a ó ia” de p ocessos. Essa “cadeia gi a ó ia de p ocessos” ca ac e iza-se po os se es humanos ecebe em in o mação de um conjun o de sis emas, como o e-mail e as olhas de cálculo, p ocessando essas en adas a a és de eg as e inse indo, pos e io men e, as saídas em sis emas de egis o, ais como sis emas de ERP ou CRM (Ilo, 2018). A Tabela 3 ap esen a o po encial de au oma ização e economia de di e en es unções e subp ocessos adminis a i os. Com base na análise da abela, pode á a i ma -se que en e 10% e 30% de odos os p ocessos da con abilidade ge al, êm o po encial de se em au oma izados. As unções de o dem de pagamen o, ecu sos humanos e logís ica são aquelas que p o a elmen e pode ão o igina uma maio edução de cus os. Conside ando o po encial de edução de cus os, é ácil e i ica que as emp esas de con abilidade começam a ualmen e a expe imen a a au oma ização das suas unções in e nas (Coope , Holde ness, J ., So ensen & Wood, 2019). Função Subp ocesso Po encial de Au oma izaçã o (%) Po encial de Redução de cus os O dens de pagamen o 1. Ges ão dos dados de e e ência de clien e 25-30% 40-60% 2. Ges ão do C édi o 25-30% 3. Se iço de Apoio ao Clien e 25-30% 4. Ges ão de Con as a Recebe 25-30% 5. Pagamen os Recebidos 0-5% 6. Ges ão de Deduções e Dispu as 25-30% Recu sos Humanos 1. Se iços Ge ais de Recu sos Humanos 25-30% 60-80% 2. Ges ão de Expa iados 10-15% Pagamen os de O igem 1. Fon e de Sup imen o 25-30% 50%-70% 2. Pagamen o de Comp as 25-30% 3. Apoio a P oje os 10-15% Cadeia de Fo necimen o 1. Planeamen o da Cadeia de Sup imen os 10-15% 10-15% 2. Planeamen o dos T anspo es 10-15% 3. Planeamen o dos Fo necimen os 10-15% 4. Ges ão dosP oje os 10-15% 39 4.1.2 RPA pa a SAP Segundo a Ga ne , o me cado global dos so wa es de RPA conheceu um c escimen o de 63% em 2018 (Smi he man, 2019). 1. SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion A SAP en ou no inal de 2018 no me cado de so wa e de RPA, quando adqui iu a Con ex o , emp esa líde eu opeia no design e na implemen ação de RPA. Ap esen a-se com uma solução in eg ada, que combina o so wa e RPA com os ecu sos de machine lea ning e in eligência a i icial (SAP Leona do) e SAP Cloud Pla a o m. Essa solução chama-se SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion e pe mi e que quan o mais o RPA seja execu ado, mais ap enda de o ma au omá ica, o nando os p ocessos cada ez mais au omá icos e e icien es (Smi he man, 2019). A impo ância dos RPA pa a o negócio Os so wa e de RPA, pa a além de pe mi i em libe a os u ilizado es de a e as epe i i as e com pouco alo ac escen ado, e i ando e os e aumen ando assim a sua e icácia e e iciência, azem bene ícios mui o simples de aplicação de RPA em SAP: • P ocessamen o de a u as: au oma ização das con as a paga pa a eduzi os p ocessos manuais ou po e-mail, p ocessando g andes olumes de a u as. • C iação de o necedo es: a c iação de no os o necedo es é ge almen e um p ocesso manual. O RPA pode á se ú il pa a e i ica os no os o necedo es e ajuda à sua c iação. • Fecho inancei o: p ocesso que en ol e á ias e apas e a e as, de o ma a p oduzi os egis os inancei os, como o lançamen o de dados con abilís icos de á ias on es e de depa amen os e sis emas. O RPA mi iga o p ocesso (Smi he man, 2019). São exemplos de casos ípicos da u ilização do RPA: • Ex ação de dados de á ias aplicações, como, po exemplo, Excel, PDF, websi es, sis emas con abilís icos e inancei os, ERP e ou as aplicações ex e nas. • Download de á ios epo s, seu ag upamen o e ecolha numa nu em ou d i e pa ilhada. • Pesquisa de a u as pelo núme o de e e ência em á ios ERPs. • Login em á ias sessões SAP, ecolha de pedidos de comp a e sua dis ibuição pelas equipas de se iços pa ilhados. • Ve i icação da caixa de en ada de se iços pa ilhados e encaminhamen o pa a os bo s. O SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion é compos o po ês e amen as: • Desk op Agen – execu a os p ocessos de au oma ização, a a és de obo s assis idos e não assis idos • Cloud Fac o y – o ques a e moni o iza os p ocessos de au oma ização. Pe mi e ge i a hie a quia dos agen es, ge i os ambien es, con igu a e dis ibui os paco es do s udio e moni o izá-los. • Desk op S udio – de ine os p ocessos de au oma ização, pe mi e p ocede à análise de p ocessos, concebe , especi ica e es a p oje os e concebe a in e ace do u ilizado . 40 Figu a 25 – SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion (Desk op Agen – A chi ec u e). Fon e: SAP 2019. Figu a 26 – SAP In elligen Robo ic P ocess Au oma ion (Desk op S udio – P ojec deli e y). Fon e: SAP 2019. 2. K yon Pe mi e au oma iza a en ada de dados e a ans e ência de dados en e o SAP e ou as aplicações, sem necessidade de conhecimen os de p og amação dos u ilizado es e ecu so a p o issionais de IT. 41 3. Uipa h O Uipa h consis e numa pla a o ma de so wa e pa a au oma iza p ocessos de negócios manuais e epe i i os. O ERP SAP é cons i uído po p ocessos, a e as e in e aces ajus ados pa a a implemen ação de obo s de so wa e de RPA SAP disponibilizados pelo Uipa h. O Uipa h é compos o po ês e amen as: • Uipa h S udio – concebe e es a p ocessos au omá icos e wo k lows. • Uipa h Robo – execu a p ocessos au omá icos. • Uipa h O ches a o – ge a, implemen a e moni o iza obo s e p ocessos. O Uipa h pe mi e aos negócios que u ilizam o SAP acele a o seu p ocesso de ans o mação digi al, au oma izando os negócios e os p ocessos c í icos, bem como acilmen e mig a pa a o SAP HANA e simpli ica a ligação en e as aplicações SAP e não SAP. Os p ocessos de back o ice em inanças, supply chain e ecu sos humanos são au oma izados, sendo os espec i os abalhado es deslocados pa a unções de maio alo ac escen ado. O Uipa h u iliza ce as ecnologias, como a in eligência a i icial e o econhecimen o ó ico de ca a e es (OCR), que pe mi e que os bo s de Uipa h RPA ejam o “ec ã” e iden i iquem isualmen e odos os elemen os, po exemplo, no PDF de uma a u a, ex aiam dados do o necedo , da as de emissão e encimen o, o p odu o a u ado, os p eços líquidos e b u os e o alo do IVA, c uzando-os assim com a no a de encomenda e con abilizando a a u a. Os bo s cogni i os pe mi em g andes bene ícios aos clien es SAP, a a és da conec i idade das aplicações, au oma izando p ocessos e simpli icando a mig ação pa a o SAP S/4HANA. O Uipa h ajuda os clien es SAP a acele a a mig ação pa a o SAP S/4 HANA, a a és da au oma ização comple a de es es e p ocessos que, po no ma, le a iam á ios meses de abalho humano. A a és de casos do mundo eal, é possí el sabe como minimiza os cus os e a dis upção dos p ocessos diá ios du an e o p ocesso de passagem pa a o SAP S/4HANA. A u ilização do RPA ajuda à ans o mação do depa amen o inancei o, p opo cionando a edução de cus os, e os e iscos, acele ando p ocessos-cha e, como os ecebimen os de dinhei o, o p ocessamen o de a u as e o echo inancei o. A au oma ização de p ocessos ajuda a melho a a expe iência com o clien e e os uncioná ios da emp esa, sendo u ilizado em RH, comp as, endas e se iço pós- enda e no a endimen o ao clien e (“UiPa h B ings Robo ic P ocess Au oma ion o SAP Applica ions o Speed Digi al T ans o ma ion”, 2019). 42 4.1.3 Desc ição do P ocesso a Au oma iza O obje i o des e capí ulo é desc e e o p ocesso do negócio escolhido pa a au oma ização, a a és da ecnologia RPA. Realizou-se uma eunião com o esponsá el dos se iços pa ilhados e com o esponsá el pelo depa amen o Ino ação e P ocessos da Emp esa XP, onde se analisou uma sé ie de p ocessos pa a seleciona o p ocesso adequado a au oma iza . O p ocesso que oi selecionado pa a au oma iza a a és de RPA az pa e do depa amen o de con abilidade, nomeadamen e, da á ea iscal. O p ocesso co esponde à expo ação do ichei o SAFT do sis ema de a u ação e ao seu en io pa a o po al e- a u a. T a a-se de uma ob igação legal, po pa e das emp esas, en ia a é ao dia 12 de cada mês a a u ação e e en e ao mês an e io , po ia ele ónica, pa a o po al e- a u a da au o idade ibu á ia. Segundo a Deloi e, os p ocessos mais adequados pa a implemen ação de uma solução de RPA ca ac e izam-se po se : • Repe i i os. • P opensos a e os. • Com eg as implemen adas e bem de inidas. • Com anspo e e ans e ência de dados. • Com ele ada ca ga adminis a i a. A escolha ecaiu sob e es e p ocesso po que cump e as p emissas acima desc i as: Repe i i o: Mensalmen e, são en iados 72 ichei os de SAFT da a u ação (50 de SAP e 22 de ou os so wa es). Com eg as implemen adas e bem de inidas: 1. Acede ao SAP e expo a os ichei os pa a o disco pa ilhado na pas a com a designação SAFT – Decla ação de a u ação. 2. Valida o ichei o SAFT da a u ação no po al da Au o idade T ibu á ia. 3. En io do ichei o SAFT da a u ação. 4. Ve i ica se o ichei o oi en egue e se es á na si uação: “Agua da P ocessamen o”. 5. Ve i ica se o ichei o se encon a na si uação: “In eg ado com Sucesso”. Com anspo e e ans e ência de dados: Copia e cola dados do Excel no sis ema de a u ação (SAP). Ex ai dados do sis ema de a u ação pa a os ca ega no po al e- a u a. Com ele ada ca ga adminis a i a: Es a a e a consome bas an e empo nos gabine es de con abilidade e de se iços pa ilhados e não se aduz em alo ac escen ado. Nos se iços pa ilhados inancei os onde ai se implemen ado, es e p oje o consome 17,5 ho as, ou seja, mais de dois dias de abalho. Além des as p emissas na escolha des e p ocesso, pesou o ac o de es e p ocesso in e agi com ês e amen as: MS Excel, sis emas de a u ação (SAP) e b owse . A escolha des e p ocesso coincidiu com a saída do colabo ado que execu a a es a a e a na Emp esa XP, a qual e e de se 43 ans e ida pa a ou o colabo ado , implicando que se dispensasse empo em o mação e ap endizagem. Po azões de empo e po se conside a es e p ocesso como uma ó ima p o a de concei o e esponde de o ma e e i a a es e p oje o, op ou-se po au oma iza apenas es e p ocesso. O obje i o dessa au oma ização isa a p incipalmen e: • Fo nece um p ocessamen o mais ápido. • Reduzi a du ação das a i idades. • Ala anca a au oma ização pa a melho a o desempenho e a con iança ge al do depa amen o. • Se i como p o a de concei o pa a u u as au oma izações a a és de RPA. Responde aos obje i os des e abalho de p oje o. A segui , ap esen a-se o luxog ama que de ine es e p ocesso, elabo ado pelo depa amen o de p ocessos e ino ação dos se iços pa ilhados, em que se p opõe uma au oma ização a a és de RPA, a pa i do momen o da alidação do ichei o no Po al da Au o idade T ibu á ia. 44 Figu a 27 - Fluxog ama do p ocesso de ex ação, alidação e submissão do SAFT. Fon e: Depa amen o de ino ação e p ocessos dos se iços pa ilhados da Emp esa. 45 De alhes do p ocesso Nome comple o do p ocesso SAFT FATURAÇÃO – Expo ação e En io de ichei o Função Con as a ecebe Depa amen o Financei o Desc ição cu a do p ocesso (ope ação, a i idade, esul ado) Es e p ocesso ex ai a a u ação mensal da emp esa do SAP, alida-a e subme e-a no si e da Au o idade T ibu á ia Calendá io p ocesso 1 ez/ mês, a é ao dia 12 # de i ems p ocessados/ mês 90 i ems Média de empo de a amen o po i em 12 minu os Exceções O mon an e alidado no si e da Au o idade T ibu á ia não c uza com o da con abilidade Dados de inpu Os ichei os de a u ação "xml"/ ichei o "xls" com dados das emp esas Dados de ou pu O ichei o "xml" da Au o idade T ibu á ia. S a us no si e da Au o idade T ibu á ia Tabela 4 - In o mação ge al ace ca do p ocesso selecionado pa a Au oma ização do RPA. Fon e: Au o . 46 5. PROJETO 5.1 REQUISITOS DO PROJETO Desc e em-se os passos sequenciais a ealiza como pa e do p ocesso, bem como as condições e as exigências pa a a sua au oma ização. A implemen ação de um RPA obedece a um conjun o de e apas: Ap esen a os bene ícios da implemen ação do RPA a odos os en ol idos Wo kshops ace ca dos p ocessos A aliação de Use Cases P o a de concei o • Escla ece os colabo ado es sob e o que é um RPA e quais os bene ícios que pode á aze . • A implemen ação de um RPA implica mudanças uncionais den o da o ganização. • Su ge uma no a unção: "P op ie á io do Robo ”. É o indi iduo que em o conhecimen o do p ocesso an es e depois da au oma ização. Iden i ica quaisque mudanças ou p oblemas de au oma ização, ealizando o eino do obo , caso haja necessidade. • O ganiza wo kshop do p ocesso. • Descob i que p ocessos são adequados pa a au oma ização, numa coope ação en e o especialis a do p ocesso e o especialis a do RPA. • A alia as ideias que su gi am nos wo kshops. • De ini o p ocesso mais adequado pa a au oma ização, com base no ní el de ma u idade, olume e isco de e o do p ocesso. • Desen ol e a au oma ização em ambien e de es e. • Obje i o: eina o obo pa a execu a o p ocesso, al como oi planeado. T a a de odas as exceções. Pilo o P odução Roll-ou e supo e Repe i eino do obo • Implemen a um p ocesso de au oma ização em p odu i o. • T a a de no as exceções • Faze al e ações, se o necessá io. • Depois da au oma ização concluída, é execu ada em ambien e p odu i o. • Te mina o abalho dos consul o es. • A pa i des a e apa, a equipa de supo e ecebe o icialmen e o obo , iden i icando alhas e co igindo-as. • Caso seja necessá io p ocede a epe ição do obo . Figu a 28 – E apas de implemen ação de um RPA. Fon e: Da ascienceacademy, 2019. 47 O p imei o passo que de emos da quando que emos implemen a uma mudança de p ocesso, é o mapeamen o dos p ocessos da emp esa, e i ica aqueles que se enquad am como opo unidades de au oma ização, que sejam a e as epe i i as baseadas em eg as. O mapeamen o dos p ocessos i á mos a onde exis em ga galos e opo unidades de melho ias e de edução de cus os. Pe mi e pad oniza p ocessos e implemen a indicado es de desempenho. Um bom mapeamen o eduz as pe das de empo na ase de implemen ação, eduzindo as us ações o iginadas po co eções, pe mi indo ob e um melho ROI. “Pa a o RPA unciona é necessá io e um mapeamen o mui o bem concebido sendo condição necessá ia pa a a ança com luxog amas simples e e is os” (Figuei edo, 2019). A segui , é ei a uma ep esen ação de al o ní el do p ocesso selecionado pa a au oma ização e da elação en e p ocessos e/ou subp ocessos. Figu a 29 – Diag ama de p ocessos de al o ní el. Fon e: Au o . Após a análise inicial do p ocesso de al o ní el, de e á se omada a decisão de ag upa os bo s em ambien es. Segundo o Uipa h, exis em ês abo dagens possí eis: a) Ag upa po g upos de aplicações: po exemplo, ambien es com bo s sob e o Excel e o SAP. Van agens: é possí el a ingi uma melho u ilização dos bo s, podendo co e múl iplos p ocessos num ambien e, com as aplicações de base ins aladas, man endo-se ocupado po mais empo e i ando pa ido da alocação dinâmica da agenda. Des an agens: não é e icien e, po e á ias combinações de aplicações en e p ocessos. b) Ag upa po p ocessos: po exemplo, um ambien e pa a o p ocesso SAP a u ação con as a ecebe . 48 Van agens: cada p ocesso e á um ambien e dedicado, não exis indo mis u as de bo s, ga an indo-se semp e uma disponibilidade de 100% dos bo s pa a os p ocessos dedicados. Des an agens: po ezes, pode á conduzi a obo s ina i os. c) Ag upamen o híb ido: uma combinação dos mé odos an e io men e e e idos. Van agens: uma abo dagem mais lexí el. Des an agens: de e es a mui o bem documen ado, a im de e i a con usões ao soluciona p oblemas. No desen ol imen o des e p oje o amos u iliza o ag upamen o híb ido. Decidido o modo como i emos ag upa os bo s em ambien es, amos abo da o modo como es e se i á au en ica . Exis em ês mé odos de au en icação dos bo s: i. Uma con a gené ica pa a odos os obo s. Van agens: exige uma meno con igu ação. exige menos licenças. Des an agens: sem g anula idade no con olo do acesso e dos logs. a con a pode á se bloqueada ou comp ome ida. pode ão não se supo adas as sessões pa alelas da mesma con a. ii. Uma con a pa a cada obo . Van agens: melho con olo do acesso. Des an agens: pode á exigi licenças adicionais de aplicações. iii. A a és de con as do u ilizado humano – somen e pa a F on O ice Robo . Des an agens: apesa de exis i um log das ações dos bo s, a audi o ia pode á se complicada Nes e p oje o, i á se u ilizada a e são “Communi y Cloud” do Uipa h que é g a ui a e des inada a desen ol edo es de RPA indi iduais e pequenas equipas. Ap esen ando limi ações no núme o de licenças e obo s, se á u ilizada uma con a gené ica pa a odos os bo s. Rela i amen e à decisão es a égica de a mazenamen o de c edenciais, as opções são: i. A mazena as c edenciais localmen e no Windows C eden ial Manage . Van agens: Pode á se al e ado pelo bo . Des an agens: Não é cen alizado. ii. A mazena as c edenciais como a i os no O ches a o . Van agens: cen alizado, acessí el ao adminis ado . Acessí el, independen emen e do compu ado em que o bo es á a se execu ado. Des an agens: Pode á não se compa í el com odas as polí icas de segu ança da emp esa. iii. A mazena as c edenciais em se iços de e cei os (po exemplo, Cybe A k). Des an agens: pode ão es a en ol idos cus os adicionais, pa a cump i as polí icas es i as de segu ança emp esa ial. Nes e p oje o, op ou-se po gua da as c edenciais de acesso ao SAP no O ches a o , op ou- se po não a mazena as c edenciais de acesso ao po al e- a u a, po ques ões de polí ica de segu ança da emp esa, op ando-se po as a mazena localmen e. 55 1.8 E Exibi o ec ã de ansação FIEU_SAFT e seleciona a opção C ia A qui o. Exibe os pa âme os da opção “C ia A qui o”. 1.8 F No ichei o Excel auxilia do ca egamen o do SAFT, seleciona e copia as células (B17:B23) que con êm a in o mação necessá ia pa a p eenche os campos de C ia A qui o do FIEU_SAFT. 1.8 G Cola a in o mação ecolhida no Excel (em 1.8 F) no ec ã C ia A qui o do SAP e clica em execu a ou F8. Ab e a página “Exibi logs”. 56 1.8 H Exibi a página “Exibi logs”, e e en e à opção C ia A qui o. Nes a página, pode emos isualiza os pa âme os selecionados, bem como o núme o de a u as emi idas, o o al de débi os e c édi os e o o al de clien es. Após es a página se ge ada, clicamos em Vol a (F3) Vol amos à página inicial de FIEU_SAFT. 1.8 I Exibi o ec ã da ansação FIEU_SAFT e seleciona a opção A qui o de Download. Exibe o ec ã de SAP Comunicação ele ónica de impos os – g a a o ile IDS no PC. 1.8 J No ichei o Excel auxilia ao ca egamen o do SAFT, seleciona e copia as células (B28:B37) que con êm a in o mação necessá ia pa a p eenche os campos de A qui o de Download do FIEU_SAFT 57 1.8 K No ec ã SAP (Comunicação Ele ónica de Impos os), g a a o ile IDS no PC, cola a in o mação ecolhida do Excel (no 1.8 J) nos Pa âme os a P eenche e clica em Execu a ou F8 Exibe a janela de pop- up de Segu ança SAPGui que solici a a pe missão pa a c ia o ile xml com a in o mação SAFT. Possí el exceção: acesso não au o izado ao ile. 1.8 L Na janela pop-up de segu ança, clica em Pe mi i pa a c ia o ile xml com a in o mação SAFT. Ab e a in o mação de que o ile oi c iado e diz qual o caminho. 1.8 M Ab i a in o mação de que o ile oi c iado e qual o caminho. Clica em Vol a ou F3. Reg essamos ao ec ã de Comunicação Ele ónica de Impos os. 58 1.8 N De eg esso ao ec ã de Comunicação ele ónica de impos os, clica em Vol a ou F3. Reg essamos ao ec ã da ansação FIEU_SAFT na opção A qui o de Download 1.8 O De eg esso ao ec ã da ansação FIEU_SAFT, na opção A qui o de Download, seleciona a opção Ex ai Dados e einicia o p ocesso no 1.8 A pa a ou a emp esa. Possí el exceção: a emp esa selecionada não possui a u ação no pe íodo em causa. Não ha endo mais emp esas, o p ocesso de ex ação do SAFT e mina á aqui. 2.1 Ab i o po al web e- a u a na página de au en icação h ps://www.acesso.go .p . Abe u a do ec ã: au en icação da e- a u a. Possí el exceção: o po al do e- a u a não es a disponí el. 59 2.2 Faze login no po al e- a u a (dados de en ada: nº de con ibuin e e senha de acesso). Ab e a página En ia Fichei o SAF-T (PT). Possí el exceção: o nº de con ibuin e ou a senha de acesso es a em inco e os. 2.3 Pa a cada emp esa, execu a os seguin es passos. Possí el exceção: não exis i em a u as pa a o pe íodo em e e ência. 2.3 A Ab i a página En ia Fichei o SAFT-T(PT). 60 2.3 B P eenche o Ano de Emissão e o Mês de Emissão e, a segui , clica em Ab i . 2.3 C Clica em Ab i . Ab e a janela pa a aze upload do ichei o SAFT.xml. 2.3 D Seleciona o caminho do ichei o SAFT.xml e clica em Open pa a aze upload. O ec ã En ia Fichei o SAFT-T(PT). no campo Fichei o. indica o caminho do ichei o SAFT.xml. 61 2.3 E Clica em alida Ab e uma janela pop-up com o í ulo Sucesso. Possí el exceção: de e exis i pelo menos uma a u a ou um documen o com da a de emissão no ano e mês de emissão selecionado. 2.3 F Ab i uma janela de pop-up com o í ulo “Sucesso”. Essa janela dá algumas in o mações, ais como o núme o de a u as, o al de c édi os e o al de débi os. Clica em OK. Fecha a janela de pop- up de alidação com sucesso. 2.3 G Na página “En ia Fichei o SAFT-T(PT)” clica em Subme e . Ab e a janela com o í ulo “Sa e”, pa a gua da uma e são esumida do SAFT.xml. 62 2.3 H Ab i a janela com o í ulo “Sa e” pa a gua da uma e são esumida do SAFT.xml. Indica o nome do ichei o e o caminho pa a o gua da . Clica em Sa e. Ab e a janela de pop-up com o a iso de ichei o en iado com sucesso. 2.3 I Ab e a janela de pop-up com o a iso de ichei o en iado com sucesso. 2.3 J Gua da um p in sc een do Ok do en io. Tabela 6 - Mapa De alhado de P ocessos. Fon e: Au o . 63 # I em De alhes 1 De alhes do ambien e p odu i o Co e em SAP, em ambien e p odu i o 2 Condições p é ias pa a co e O ichei o xml é ge ado no SAP O ichei o é subme ido no In e ne Explo e com o Ja a a ualizado O Excel é ins alado na máquina 3 Dados de en ada (da a inpu ) Um ichei o Excel 4 Dados de saída (ou pu da a) Um ichei o xml Um p in sc een – comp o a i o do en io 5 Como se inicia o p ocesso au oma izado? O p ocesso inicia-se a pa i do O ches a o se e 6 Re oma o p ocesso de uma e apa especi ica Não é possí el, somen e, ecomeçando-o do início 7 Rela ó ios ( ela ó ios de ila ou ou a pla a o ma) O ches a o logs e jobs dashboa d 8 T a amen o manual de e os ( e e e ou conclui manualmen e as ansações com e os). P ocessos pa a ede ini os i ems. Em caso de e o, pode á se ei a uma co eção manual ou ecomeça -se do início 8 a) Como e oma o p ocesso em caso de e o Re o na ao início 8 b) Como co igi manualmen e as ansações com e o Iden i ica o e o, a a és do debug, co igi-lo manualmen e e e oma a pa i desse pon o 9 U ilização do O ches a o Sim, pa a calenda ização e gua da passwo ds Polí icas de passwo d A passwo d SAP expi a A passwo d e-Fa u a não expi a C edenciais gua dadas Gua dadas no O ches a o Asse s Lis a dos nomes dos a i os SAP_Login Lis a dos nomes das ilas SAFT_Emp esas Calendá io Dia 10 de cada mês Tabela 7 - De alhes p incipais do p ocesso a au oma iza . Fon e: Au o . 64 5.2 EXECUÇÃO DO PROJETO 5.2.1 De alhes do P oje o Nes e capí ulo, desc e em-se odos os p ocessos que compõem o p oje o a au oma iza . O p oje o a au oma iza é compos o po dois p ocessos: • Ex ação do SAFT • Submissão do SAFT Pa a cada p ocesso, desc e e(m)-se o(s) wo k low(s), o denado(s) da o ma lógica po que são execu ados. 5.2.1.1 Ex ação do SAFT # I em De alhes 1 Ambien e u ilizado no desen ol imen o (nome, localização e de alhes de con igu ação) SAFT (Uipa h Compu e ) 2 Condições p é ias do ambien e (os de alhes, os p og amas necessá ios,) Windows 10, SAP, Mic oso Excel 3 Ní el do log In o ma i o 4 De alhes ace ca da au oma ização Ten ou-se minimiza a u ilização de au oma ização UI, p i ilegiou-se a u ilização de eclas pa a na egação, p eenchimen o de campos de ex o com a iá eis, nomeadamen e, da as e nomes de ichei os. U ilizou-se Excel Scope pa a a seleção dos códigos da emp esa a ex ai do SAFT 5 No caso de se F on O ice Robo , o u ilizado pode á ope a o compu ado , enquan o o obo es i e em execução? N/A (es e é um caso de BOR) 6 Reposi ó io do p oje o (onde o p oje o desen ol ido es á a mazenado) OneD i e pa a Emp esas Tese RPA SAFT 7 Lis a de componen es eu ilizá eis • SAP_Login • SAP_Fecha 8 Logs pe sonalizados de inidos nos luxos de abalho • Nº da Emp esa • Con ibuin e • Fichei o c iado com sucesso 9 E os equen es encon ados na ase de desen ol imen o SAP len o a ex ai in o mação e mensagens de “e o imeou ” 10 Soluções al e na i as u ilizadas na N/A 71 5.2.1.2 Submissão do SAFT # I em De alhes 1 Ambien e u ilizado no desen ol imen o (nome, localização e de alhes da con igu ação) SAFT (Uipa h Compu e ) 2 Condições p é ias do ambien e (os de alhes e os p og amas necessá ios) Windows 10, In e ne Explo e , Mic oso Excel 3 Ní el de log In o ma i o 4 De alhes ace ca da au oma ização Ten ou-se minimiza a u ilização de au oma ização UI, no en an o, oi u ilizada pa a a na egação, o p eenchimen o de campos de ex o com a iá eis, nomeadamen e, da as e nomes de ichei os. U ilizou-se Excel Scope pa a a seleção dos códigos da emp esa a subme e ao SAFT 5 No caso de se F on O ice Robo , o u ilizado pode á ope a o compu ado enquan o o obo es á em execução? N/A (es e é um caso de BOR) 6 Reposi ó io do p oje o (onde o p oje o desen ol ido es á a mazenado) OneD i e pa a Emp esas Tese RPA SAFT 7 Lis a de componen es eu ilizá eis N/A 8 Logs pe sonalizados de inidos nos luxos de abalho • O ichei o oi alidado com sucesso • To al de c édi os • To al de débi os • Fichei o subme ido com sucesso • Não exis em mais ichei os a p ocessa 9 E os equen emen e encon ados na ase de desen ol imen o E os com selec o s no e- a u a 10 Soluções al e na i as u ilizadas na ase de au oma ização N/A 11 Mé odo de con igu ação (asse s, Excel ile, Json ile) Excel 12 De alhes de con igu ação (caminho pa a inpu iles e con igu ação dos a i os u ilizados no O ches a o ) SAFTBD.xls Tabela 10 - Wo k low(s) especí icos do p ocesso (Submissão SAFT) Fon e: O Au o 72 # Nome do ichei o do wo k low Desc ição A gumen o de en ada (inpu a gumen ) A gumen o de saída (Ou pu A gumen ) B.1 E- a u a_Launch Ab e o b owse na página do e- a u a (c edenciais) e maximiza a janela N/A N/A B.2 E- a u a_Login Faz login, u ilizando as c edenciais da emp esa: use name e passwo d in_Use name(S ing) in_Passwo d(S ing) N/A B.3 E- a u a_Validação P ocesso que pe mi e seleciona o pe íodo e o ichei o SAFT a alida in_Ano(S ing) in_Mês(S ing) in_File(S ing) N/A B.4 Na ega _en ega _ ichei o Wo k low que pe mi e na ega no amen e a é à página En ia Fichei o N/A N/A B.5 E- a u a_Subme e In oca o p ocesso e- a u a_Validação. Subme e o ichei o SAFT N/A N/A B.6 E- a u a_ echa _B owse Ence a o b owse E- a u a. N/A N/A B.1 E- a u a_Launch 73 B.2 E- a u a_Login Va iá eis / A gumen os: 74 B.3 E- a u a_Validação 75 Va iá eis / A gumen os: B.4 Na ega _en ega _ ichei o 76 B.5 E- a u a_Subme e 77 B.6 E-Fa u a_Fecha _B owse 78 5.2.1.3 P ocesso SAFT-(PT) O p ocesso SAFT in oca a maio pa e dos p ocessos de negócio, que no malmen e são implemen ados po múl iplos subwo k lows. Pa a a implemen ação des e p ocesso, u ilizou-se a pla a o ma RE F amewo k do Uipa h. O RE F amewo k ou Robo ic En e p ise Managemen é um esquema o necido pelo Uipa h que ai ajuda os desen ol edo es a au oma iza os p ocessos, de uma o ma ápida e e icien e. O RE F amewo k é ge almen e cons uído po s a e machines. O RE F amewo k pe mi e e as con igu ações num ichei o ex e no Con ig.xls e os a i os no O ches a o , em ez de e essas con igu ações no código do p óp io RPA ou numa unidade de ede pa ilhada ou as c edenciais num sc ip . O RE F amewo k é independen e do p ocesso, endo sido u ilizado nes e p oje o pa a gua da as c edenciais de acesso ao SAP. As an agens da u ilização do RE F amewo k são: • Es u u a de low code: O código é mui o cla o, pe mi e se comen ado e eu iliza unções, de modo a se comp eendido po qualque desen ol edo . • Reu ilizá el: O código pode se eu ilizá el em ou as au oma izações. Funciona pa a qualque ipo de p ocessos, independen emen e das on es dos dados. • Melho mecanismo de ecupe ação e no a en a i a de exceção: As exceções passo a passo, são ge idas pelo amewo k e podem se acilmen e con igu adas po eg as. • Mecanismo de audi o ia e egis o: Pe mi e, a a és da con igu ação e c iação de um log, as ea , passo a passo, o abalho do bo , com bas an e de alhe de p i acidade. • Manu enção, ampliação e a ualização com acilidade: Apenas com a edição do Main.xaml, é possí el man e , amplia e a ualiza a es u u a. O RE F amewo k é cons i uído pelas seguin es a i idades: 1. Ini : P imei o, odos os dados que cons am do ichei o Con ig são lidos e con e idos pa a um dicioná io como alo es-cha e. É cons i uído pelas seguin es suba i idades, que são u ilizadas pa a inicia as con igu ações e “ma a ” odos os p ocessos: 1. Ini AllSe ings 2. KillAllP ocesses 3. Ini AllApplica ion A saída é o Con ig (Dicioná io). 2. Ge T ansac ionDa a: Ob ém dados (T ansac ion Da a) a pa i do ichei o Con ig (Dicioná io), como ambém de abelas, ilas ou olhas de cálculo. A a i idade é execu ada pelo bo . A saída são os ansac ion i em. 3. P ocess: É o modelo de um p oje o que em como base um luxog ama, o imizado pa a a au oma ização de p ocessos básicos. Nes a a i idade, pode emos p ocessa os dados do negócio e moni o iza o s a us do abalho. 4. End P ocess: Ence a o p ocesso a a és de: 1. ClosseAllAplica ions 2. KillAllP ocess 79 Main Figu a 32 - O ichei o Main.xaml demons a a es u u a do design de a qui e u a do p ocesso. No RE F amewo k do p oje o desen ol ido op ou-se po não se e idencia a a e a Ge T ansac ioDa a, sendo es a a i idade inse ida na a i idade do p ocesso. Assim, o RE F amewo k do p oje o con a com apenas ês a i idades. No ichei o Main, pode emos isualiza o modo como são a ados os e os e as exceções. 80 Iniciação 87 5.3.2 Es a ís icas do P ocesso Au oma izado Nes e capí ulo, p e ende-se ap esen a os dados da ealização do p ocesso, execu ado an o pelo se humano bem como pelo obo e uma compa ação en e eles. Os dados o am medidos em e mos de empo de execução das p incipais a e as do p ocesso. Realizou-se um es e de execução do p ocesso pa a qua o emp esas de di e en es dimensões, de o ma a ep esen a uma amos a do uni e so de emp esas que compõem os se iços pa ilhados. Das 40 emp esas, o am escolhidas qua o, pelo c i é io do núme o médio de documen os de a u ação emi idos po mês, pa a pos e io men e medi os empos de ealização das p incipais a e as que in eg am o p ocesso. Os empos o am medidos em segundos. Con udo, a dimensão do olume de dados da emp esa é i ele an e pa a o es udo em causa, pois essa ca ac e ís ica em um impac o no empo de execução de a e as como a ex ação ou o ca egamen o de dados, es ando limi ada e dependen e de ou os a o es que não o ac o de se execu ada po um se humano ou po um obo . O empo da a i idade ge al é independen e do núme o de emp esas a p ocessa , incluindo a e as como ab i e ence a aplicações ou execu a logins, daí se medido de o ma au ónoma. Ta e a: Ge al Emp esa To al 9E00 1000 1400 2700 Login SAP 0:00:30 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:30 FIEU_SAFT 0:00:07 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:07 Ex ai dados 0:00:00 0:00:45 0:01:36 0:01:26 0:00:36 0:04:23 C ia a qui o 0:00:00 0:00:26 0:00:41 0:00:44 0:00:22 0:02:13 A qui o de download 0:00:00 0:00:18 0:00:24 0:00:23 0:00:20 0:01:25 Login e- a u a 0:00:58 0:00:25 0:00:27 0:00:26 0:00:26 0:02:42 Valida e- a u a 0:00:00 0:00:41 0:01:02 0:01:24 0:01:29 0:04:36 Subme e e- a u a 0:00:00 0:00:19 0:00:13 0:00:15 0:00:12 0:00:59 Ence a e- a u a 0:00:05 0:00:05 0:00:12 0:00:05 0:00:05 0:00:32 To al 0:01:40 0:02:59 0:04:35 0:04:43 0:03:30 0:17:27 Tempo médio po emp esa 0:03:57 Tabela 11 – Resul ados da execução manual do p ocesso. O empo de execução o al do p ocesso de o ma manual oi de 17 minu os e 27 segundos, 1 minu o e 40 segundos es ando alocados a a i idades ge ais. O empo médio de execução de cada emp esa é de 3 minu os e 57 segundos. 88 Ta e a Ge al Emp esa To al 9E00 1000 1400 2700 Login SAP 0:00:29 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:29 FIEU_SAFT 0:00:04 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:00 0:00:04 Ex ai dados 0:00:00 0:00:12 0:00:37 0:00:50 0:00:11 0:01:50 C ia a qui o 0:00:00 0:00:11 0:00:14 0:00:15 0:00:11 0:00:51 A qui o de download 0:00:00 0:00:09 0:00:09 0:00:09 0:00:09 0:00:36 Login e- a u a 0:00:02 0:00:16 0:00:15 0:00:18 0:00:14 0:01:05 Valida e- a u a 0:00:00 0:00:08 0:00:08 0:00:09 0:00:08 0:00:33 Subme e e- a u a 0:00:00 0:00:09 0:00:07 0:00:06 0:00:06 0:00:28 Ence a e- a u a 0:00:03 0:00:01 0:00:01 0:00:01 0:00:01 0:00:07 To al 0:00:38 0:01:06 0:01:31 0:01:48 0:01:00 0:06:03 Tempo médio po emp esa 0:01:21 Tabela 12 – Resul ados da execução au omá ica do p ocesso. O empo de execução o al do p ocesso de o ma au omá ica oi de 6 minu os e 3 segundos, 38 segundos es ando alocados a a i idades ge ais. O empo médio de execução de cada emp esa é de 1 minu o e 21 segundos. Ta e a Ge al Emp esa To al 9E00 1000 1400 2700 Login SAP 3% 0% 0% 0% 0% 3% FIEU_SAFT 43% 0% 0% 0% 0% 43% Ex ai dados 0% 73% 61% 42% 69% 58% C ia a qui o 0% 58% 66% 66% 50% 62% A qui o de download 0% 50% 63% 61% 55% 58% Login e- a u a 97% 36% 44% 31% 46% 60% Valida e- a u a 0% 80% 87% 89% 91% 88% Subme e e- a u a 0% 53% 46% 60% 50% 53% Ence a e- a u a 40% 80% 92% 80% 80% 78% TOTAL 62% 63% 67% 62% 71% 65% Tempo médio po emp esa 66% Tabela 13 – Ganhos e pe das da execução au omá ica e sus execução manual. 89 Conside ando os esul ados dos es es ealizados pelo se humano e pelo obo , o empo de execução o al des e úl imo pe mi e poupanças de empo na o dem dos 65%. O empo médio de execução po emp esa baixa de 3 minu os e 57 segundos pa a um 1 e 21 segundos, ou seja, em média, po cada emp esa que o se humano p ocessa, o obo p ocessa ês. A a e a com maio es ganhos é a de “Valida e- a u a”, pe o de 90%, pois é um ipo de a e a que, essencialmen e, é de in odução e seleção de dados, conseguindo-se i a um maio endimen o do po encial do RPA, ao con á io de a e as que es ão mais elacionadas com o p ocessamen o e a ex ação de dados do ERP. Po exemplo, o ganho na a e a login do SAP é mui o baixo, pois o empo de a anque do SAP é o mesmo, seja manual ou au omá ico, ac escido do empo de acesso ao O ches a o pa a le as c edenciais de acesso. Os ganhos em a i idades como ex ai dados, c ia um a qui o ou a qui o de download) ondam os 60%, pois as a i idades de inse ção de dados já es ão p e iamen e au oma izadas a pa i do Excel, sendo apenas de copia e cola . Não exis em pe das na au oma ização manual. Em seguida, ap esen a-se o log da execução do p ocesso no Uipa h: 06/21/2020 00:20:52 => [Debug] Debug s a ed o ile: Main 06/21/2020 00:20:54 => [In o] SAFT execu ion s a ed 06/21/2020 00:20:59 => [In o] Killing p ocesses. 06/21/2020 00:20:59 => [In o] Ab i aplicações. 06/21/2020 00:21:30 => [In o] 9E00 06/21/2020 00:21:58 => [In o] FICHEIRO CRIADO COM SUCESSO!!! 06/21/2020 00:22:17 => [In o] C: SAFT 9E00_F_05_2020.xml 06/21/2020 00:22:21 => [In o] O ichei o indicado, con endo 1 a u a, o al de c édi os 208,33€ e o al de débi os 0,00€ e con endo 0 documen os de con e ência oi alidado com sucesso. 06/21/2020 00:22:21 => [In o] 208,33 06/21/2020 00:22:21 => [In o] 0,00 06/21/2020 00:22:21 => [In o] 208.33 06/21/2020 00:22:34 => [In o] 1000 06/21/2020 00:23:33 => [In o] FICHEIRO CRIADO COM SUCESSO!!! 06/21/2020 00:23:49 => [In o] C: SAFT 1000_F_05_2020.xml 06/21/2020 00:23:54 => [In o] O ichei o indicado, con endo 267 a u as, o al de c édi os 18 178 977,88€ e o al de débi os 3188 326,16€ e con endo 68 documen os de con e ência oi alidado com sucesso. 06/21/2020 00:23:54 => [In o] 18 178 977,88 06/21/2020 00:23:54 => [In o] 3188 326,16 06/21/2020 00:23:54 => [In o] 14990651.72 06/21/2020 00:24:08 => [In o] 1400 06/21/2020 00:25:20 => [In o] FICHEIRO CRIADO COM SUCESSO!!! 06/21/2020 00:25:37 => [In o] C: SAFT 1400_F_05_2020.xml 06/21/2020 00:25:42 => [In o] O ichei o indicado, con endo 1036 a u as, o al de c édi os 3352 164,75€ e o al de débi os 136 885,51€ e con endo 2 documen os de con e ência oi alidado com sucesso. 06/21/2020 00:25:42 => [In o] 3.352.164,75 06/21/2020 00:25:42 => [In o] 136.885,51 06/21/2020 00:25:42 => [In o] 3215279.24 06/21/2020 00:25:53 => [In o] 2700 06/21/2020 00:26:22 => [In o] FICHEIRO CRIADO COM SUCESSO!!! 06/21/2020 00:26:39 => [In o] C: SAFT 2700_F_05_2020.xml 06/21/2020 00:26:43 => [In o] O ichei o indicado, con endo 25 a u as, o al de c édi os 438 309,33€ e o al de débi os 0,00€ e con endo 0 documen os de con e ência oi alidado com sucesso. 06/21/2020 00:26:43 => [In o] 438.309,33 06/21/2020 00:26:43 => [In o] 0,00 06/21/2020 00:26:43 => [In o] 438309.33 06/21/2020 00:26:57 => [In o] Killing p ocesses. 06/21/2020 00:26:58 => [In o] SAFT execu ion ended in: 00:06:03 90 5.3.3 Es a ís icas do Ques ioná io Realizado Responde am ao inqué i o 17 colabo ado es, dos 27 selecionados. A g ande maio ia do depa amen o Fecho de Con as/ Repo ing (64,71%) é cons i uído maio i a iamen e po con abilis as ce i icados que conhecem mui o bem o p ocesso au oma izado, pois es a e a uma das suas a e as mensais, es ando a ualmen e es a a e a o almen e alocada a uma única pessoa a e a às con as a paga . Como classi ica a execução da a e a (ex ação e submissão do SAFT) ealizada po um se humano? Rela i amen e à ealização da a e a au oma izada, é ca ac e izada po se epe i i a (64,71%), monó ona (47,06%) e simples (35,29%). Na sua opinião, a au oma ização da a e a de ex ai e en ia o SAFT i á aze bene ícios ao depa amen o o ganizacional? 91 Rela i amen e aos bene ícios que a au oma ização des e p ocesso pode á aze ao depa amen o o ganizacional onde es e p ocesso é execu ado, a g ande maio ia (52,94%) conside a- os ele ados. A classi icação ge al conside a o bene ício médio/ ele ado. Na sua opinião, quais são os impac os espe ados de au oma ização do p ocesso SAFT no depa amen o o ganizacional? Quan o aos impac os espe ados pa a o depa amen o o ganizacional, a la ga maio ia (70,59%) conside a como p incipal bene ício a libe ação de ecu sos pa a a e as de maio alo ac escen ado, seguida da sis ema ização e coe ência de p ocessos e da subs i uição de a e as o inei as e monó onas (52,94%). Na sua opinião, u u as au oma izações, semelhan es a es e p ocesso, pode ão es ende -se a ou os p ocessos den o da o ganização? A o alidade das pessoas é da opinião que pode ão se e e uadas u u as au oma izações nou os p ocessos e nou os depa amen os. 92 Qual é sua opinião pessoal ela i amen e à au oma ização de alguns p ocessos ( o inei os e epe i i os) po si ealizados? A g ande maio ia dos ques ionados (70,59%), é o almen e a o á el e es á al amen e ece i o à au oma ização das suas a e as o inei as e epe i i as e 23,53% é-lhe a o á el. Classi ique, na sua opinião, o po encial de au oma ização de cada depa amen o. No âmbi o dos depa amen os que pode ão e um o e po encial de au oma ização, es ão as con as a paga , a esou a ia e o p ocessamen o de salá ios. Os depa amen os de audi o ia in e na e con olo de ges ão apa ecem no im da lis a, com um po encial médio de au oma ização. 93 Na sua opinião, que ipo de a e as/ p ocessos con abilís icos são mais adequados a uma au oma ização? A econciliação in ag upo é conside ada a a e a mais adequada à au oma ização, sendo apon ada pela o alidade dos ques ionados, seguida da a u ação en e emp esas do g upo, da e i icação e compensação de con as, das demons ações inancei as e da análise de balanços. As a e as com um maio g au écnico são as apon adas como menos adequadas a se em au oma izadas, em con apa ida das que são mais o inei as e simples. 94 Na sua opinião, quais são os impac os espe ados da au oma ização de p ocessos nos se iços pa ilhados de con abilidade e inanças? Os p incipais impac os da au oma ização dos p ocessos nos se iços pa ilhados de con abilidade e inanças são: a libe ação de pessoas pa a a e as de maio alo ac escen ado, que eúne a opinião de 82,35% dos ques ionados, seguindo-se a subs i uição de a e as o inei as e monó onas e a edução de e os, ambas com 64,71%. Pa a a implemen ação de RPA na á ea de con abilidade e inanças quais conside a se os p incipais desa ios à adoção do RPA? (seleciona os que conside a)? O desa io ecnológico é conside ado o p incipal desa io da implemen ação do RPA, seguido da pa icipação das equipas de IT, da de inição de p io idades e da in eg ação nos p ocessos co en es. As es a ís icas des e inqué i o es ão disponí eis em h ps://p .su eymonkey.com/s o ies/SM- H3ZJY6XD/. 95 5.4 CONTROLO DA EXECUÇÃO DO PROJETO Após as e apas de iniciação, planeamen o e execução do p oje o, chegámos à ase de moni o ização e con olo. É uma ase que assume uma ex ema ele ância, po acompanha o desen ol imen o do p oje o, pe mi indo e e e ajus a as ases, as a i idades e o p ocesso, de o ma a aumen a a hipó ese de sucesso da sua execução e a ingi os seus obje i os. Figu a 33 – Ciclo de ida de um p oje o. Fon e: h ps:// uleap-d a - 04. ead hedocs.io/p /la es /p ocesso-de-ges ao-de-p oje os/p ocesso-de-ges ao-de-p oje os/. A ase da moni o ização consis e nas a i idades de: • Medição dos esul ados pa ciais do p oje o. • Compa ação en e o planeado e o execu ado e cálculo dos espe i os des ios. A ase de con olo ca ac e iza-se pelo conjun o de in e enções que isam: • Co igi des ios. • A ingi os obje i os planeados. O con olo des e p oje o oi ei o a a és de checklis . O con olo da execução do p oje o inclui as seguin es a i idades: • Ve i ica e con ola as al e ações ao âmbi o do p oje o – e i ica udo aquilo que é pa a se execu ado, e i ando que o p oje o inclua apenas odo o abalho concluído. No deco e do abalho, oco e am algumas en a i as de mudança da me a do p oje o, pa a que es a osse mais além, mas o am abandonadas, de ido ao seu g au de complexidade e não ac escen a em maio alo ao âmbi o des e p oje o, e le indo-se em a asos no cump imen o do c onog ama,. • Elabo a euniões com os o ien ado es do p oje o pa a pe mi i segui o c onog ama, bem como aze e en uais ajus es e co eções ao p oje o. A segui , ap esen a-se o calendá io das espe i as euniões: 1ª eunião 24/06/2019 2ª eunião 17/07/2019 3ª eunião 10/09/2019 4ª eunião 8/10/2019 5ª eunião 16/10/2019 6ª eunião 7/01/2020 7ª eunião 7/04/2020 96 8ª eunião 28/04/2020 9ª eunião 19/05/2020 10ª eunião 23/06/2020 • Con ola o c onog ama ( ecolhe in o mações ace ca do desempenho das a i idades, a ualiza o c onog ama, iden i ica as a iações do p azo e as suas causas). Pe mi e iden i ica a asos e olgas e eajus a p azos, com base na ealidade do que oi planeado. • Con ola a qualidade do p oje o – e i ica se o am u ilizadas as melho es p á icas na execução do p oje o. • Con ola o isco – mi iga o isco que pode ão causa danos ao p oje o e ao cump imen o dos obje i os. Po exemplo, oi ido em con a a ealização de cópias de segu ança egula es do p oje o e abalha na cloud. Apesa de se e cump ido o c onog ama planeado, oco e am alguns des ios, de ido a se e p e endido i pa a além do obje i o do p oje o, bem como na escolha da a qui e u a do p oje o, que começou po se lowcha e passou a e amewo k, pos e io men e, a a de possí eis exceções, mas que o am abandonadas de ido à complexidade da implemen ação e o empo que al implica ia. Apesa desses des ios, o p oje o oi execu ado com sucesso, espei ando o c onog ama, de ido às olgas que o am p e is as no seu planeamen o. 103 ANEXOS (QUESTIONÁRIO) 104 105 106 107 108 i