Administración Electrónica y Creación de Empresas Online

GRADO EN COMERCIO TRABAJO FIN DE GRADO “Administración Electrónica y Creación de Empresas Online” Rubén Francisco Álvarez FACULTAD DE COMERCIO VALLADOLID, FECHA UNIVERSIDAD DE VALLADOLID GRADO EN COMERCIO CURSO ACADÉMICO 202 0/21 TRABAJO FIN DE GRADO “ Administración Electrónica y Creación de Empresas Online” Trabajo presentado por: Rub én Francisco Álvarez Tutor: Leticia Moreno Pérez FACULTAD DE COMERCIO Valladolid, 30/06/2021 Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 3 Francisco Álvarez, Rubén ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 6 AGRADECIMIENTOS ........................................................................................... 7 2. La Administración Electrónica............................................................................ 8 2.1 Regulación normativa de la Administración Electrónica ............................... 8 3. Funcionamiento de la Administración electrónica. ............................................11 3.1 Sede Electrónica. ........................................................................................12 3.2. Portal de Internet .......................................................................................14 3.3 Punto de acceso General Electrónico de la Administración.........................15 3.4 Registro Electrónico General ......................................................................15 3.5 La Carpeta Ciudadana ................................................................................16 4. Relaciones electrónicas entre empresas y Administraciones Públicas. ............17 4.1 Sujetos obligados a relacionarse electrónicamente .....................................17 4.2 Sistemas de identificación en las Administraciones Públicas ......................18 4.3. Sistemas de firma admitidos en las Administraciones Públicas ..................20 4.4. Sistema de Transmisión de datos en entornos cerrados de comunicación.21 5.La Seguridad aplicable a la Administración Electrónica .....................................22 5.1. La seguridad en las relaciones electrónicas ...............................................22 5.2 Los riesgos o problemas de seguridad derivados de la aplicación de la Administración electrónica ............................................................................................23 5.3 Regulación normativa en materia de seguridad: Esquema Nacional de Seguridad .....................................................................................................................24 5.4 Estrategias en materia de seguridad: Protección de datos de carácter personal .......................................................................................................................26 6. La tramitación electrónica y su influencia en la Simplificación Administrativa ...28 7. Empresas y la tramitación electrónica ..............................................................30 7.1. La Ventanilla Única Electrónica ..................................................................30 Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 4 Francisco Álvarez, Rubén 7.2. Creación de empresas on-line ...................................................................30 7.3 Trámites electrónicos necesarios para la creación de una empresa ...........32 8. Ventajas y desventajas de la implantación de la Administración Electrónica ....35 9. Análisis y estudio de las encuestas realizadas a empresas y entrevistas a la Administración de la Comunidad de Castilla y León en relación a la tramitación electrónica ........................................................................................................................................37 9.1 Trámites realizados electrónicamente .........................................................38 9.2 Aspectos más valorados por las Administraciones Públicas .......................39 9.3.a Ventajas de la administración Electrónica para los Empleados Públicos ..40 9.3.b Ventajas de la administración Electrónica para empresas y ciudadanos ..41 9.4.a Desventajas de la administración Electrónica para los Empleados Públicos .....................................................................................................................................42 9.4.b Desventajas de la administración Electrónica para empresas y ciudadanos .....................................................................................................................................43 10. Conclusiones ..................................................................................................48 Bibliografía ...........................................................................................................52 ÍNDICE ILUSTRACIONES Ilustración 1 Sede Electrónica Administración General del Estado .......................12 Ilustración 2 Sede Electrónica Castilla y León ......................................................13 Ilustración 3 Portal Administración Electrónica .....................................................14 Ilustración 4 Punto de Acceso General .................................................................15 Ilustración 5 Punto de Acceso Electrónico General ..............................................16 Ilustración 6 Obtención Certificado Electrónico .....................................................19 Ilustración 7 Creación de empresa de forma electrónica ......................................32 Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 5 Francisco Álvarez, Rubén ÍNDICE GRÁFICOS Gráfico 1 Trámites realizados de forma electrónica ..............................................38 Gráfico 2 Aspectos más valorados en relación con las Administraciones Públicas ........................................................................................................................................39 Gráfico 3 Ventajas que ha supuesto la Administración Electrónica para su empleo ........................................................................................................................................40 Gráfico 4 Desventajas de la Administración Electrónica para su empleo ..............42 Gráfico 5 Seguridad en los trámites electrónicos ..................................................44 Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 6 Francisco Álvarez, Rubén 1. INTRODUCCIÓN A mediados del siglo XX tiene lugar una profunda transformación digital que origina el nacimiento de la llamada “Sociedad de la Información”. Administraciones Públicas, empresas y la sociedad en general se ven inmersas en profundos cambios tecnológicos. La innovación en aplicaciones informáticas, equipos y sistemas de seguridad llega a la Administración Pública que la incorpora paulatinamente en su organización, así como al desarrollo de trámites y procedimientos dando lugar a la denominada Administración Electrónica. La administración electrónica debe entenderse como el uso de las nuevas tecnologías en la Administración Pública con el objetivo de simplificar y facilitar la gestión de trámites y procedimientos entre ciudadanos, empresas y los diferentes órganos de las Administraciones Públicas. En relación con la Administración Electrónica la Comunicación de la Comisión Europea al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité de las Regiones “El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa” (Bruselas 26 de septiembre de 2003, COM (2003) (EEE, s.f.) 567 final define la administración electrónica como “el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas”. Ante este nuevo escenario de transformación digital las Administraciones Públicas incorporan las herramientas digitales en la tramitación de los procedimientos administrativos con la convicción de que las nuevas tecnologías permitirán prestar un mejor servicio a los ciudadanos y a las empresas. El objetivo por tanto es incorporar las nuevas tecnologías de la información a la organización administrativa, a los trámites, procedimientos y relaciones con los administrados y así mejorar el servicio público, teniendo en cuenta que la puesta en marcha de la e-administración requiere de importantes cambios en cuanto a medios materiales, humanos y tecnológicos para alcanzar una Administración Pública más eficiente, más moderna y más segura. A lo largo de este trabajo se analizará la implantación y uso de la Administración electrónica en las Administraciones Públicas y su influencia en el tejido empresarial de nuestro país para explicar si esta forma de relacionarse electrónicamente favorece la creación y funcionamiento de las empresas. Para ello se analizarán las encuestas realizadas a empresas, así como las entrevistas efectuadas a empleados públicos. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 7 Francisco Álvarez, Rubén AGRADECIMIENTOS En primer lugar, agradecer a mi tutora Dª. Leticia Moreno Pérez por su inestimable colaboración y apoyo, por el tiempo que me ha dedicado y por sus valiosos consejos en la elaboración de este Trabajo de Fin de Grado. A la Universidad de Valladolid por ofrecerme la oportunidad de formarme como profesional y como persona. Y por último gracias a todos mis profesores por todo lo que me han enseñado y a mis compañeros con quienes he compartido trabajo e ilusión durante estos años. A todos muchas gracias. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 8 Francisco Álvarez, Rubén 2. La Administración Electrónica La Comisión Europea en su comunicación de “The Role of e-Gomerment for Europe´s Future” (CNECT.D.4, s.f.) aporta la definición de administración electrónica adoptada con carácter general en todos los ámbitos: “La administración electrónica es el uso de las tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas”. Es por tanto una forma de interactuar entre las empresas, ciudadanos y Administraciones Públicas en la que las nuevas tecnologías desempeñan un papel fundamental permitiendo simplificar trámites y procedimientos para lograr una mayor eficacia en desarrollo de la actividad administrativa. La administración electrónica incorpora las nuevas tecnologías de la información a procedimientos y trámites administrativos como medios de comunicación entre Administración Pública, ciudadanos y empresas. Para implantar la Administración Electrónica las Administraciones Públicas han desarrollado las herramientas y los servicios necesarios para que a través de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) los procedimientos administrativos se realicen de forma automatizada y con plena seguridad jurídica. El objetivo es alcanzar un funcionamiento electrónico integral a través de un uso eficiente de los recursos públicos, dotar de mayor agilidad los trámites, conseguir la simplificación de los procedimientos administrativos y acercar la administración a los ciudadanos y a las empresas. La tramitación electrónica de los procedimientos realizada por ciudadanos, empresas y Administración Pública permite que hoy en día ya no sea necesario desplazarnos a diferentes organismos públicos para constituir una empresa, solicitar documentación o realizar determinados trámites con la pérdida de tiempo y dinero que esto supone ya que disponemos de las plataformas de administración electrónica para realizar estos trámites a partir de procedimientos administrativos telemáticos más ágiles, eficaces y cercanos. 2.1 Regulación normativa de la Administración Electrónica La transformación digital de las Administraciones Públicas requiere de un desarrollo normativo con la finalidad de establecer el marco jurídico regulatorio para las actuaciones Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 9 Francisco Álvarez, Rubén administrativas telemáticas, regulando el desarrollo de las relaciones entre empresas y Administraciones Públicas. A partir de estas premisas, el derecho administrativo introduce relevantes modificaciones con los procedimientos tramitados electrónicamente, tanto en las relaciones con los ciudadanos y empresas, como en las relaciones interadministrativas, en aras a una mayor eficacia, celeridad y seguridad jurídica en la tramitación electrónica. Las Administraciones Públicas deben incorporar la administración electrónica a los diferentes servicios administrativos no solo porque así lo demandan ciudadanos y empresas, sino además porque la legislación vigente les impone esta obligatoriedad y para ello se desarrolló una regulación normativa del funcionamiento de la Administración Electrónica. El derecho administrativo se caracteriza por ser innovador, en este sentido se pronunciaba en alguna conferencia el Catedrático de Derecho Público Eduardo García Enterría al referirse al Derecho Administrativo como una “auténtica legislación motorizada” por lo rápido que cambia y por las numerosas modificaciones que se producen para adaptarse a las necesidades de la sociedad. La implantación de la Administración Electrónica lo refleja perfectamente, a partir de su puesta en marcha surgen numerosas normas con el objeto de regular esta materia. Dentro de este marco regulatorio la Unión Europea establece los principios básicos de las relaciones electrónicas; con la Directiva 2000/31/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 8 de junio conocida como “Directiva sobre el Comercio Electrónico” se establece un marco jurídico de seguridad con la inclusión de medidas armonizadas para el intercambio seguro de bienes y servicios. Al amparo de esta Directiva en nuestro país se dicta la Ley 34/2002, de 11 de junio, sobre el comercio electrónico que establece el marco regulatorio para la contratación de bienes y servicios por vía electrónica, el suministro de la información, la transmisión de datos a través de redes de comunicaciones, búsquedas por internet y todos aquellos servicios relacionados con el intercambio de información electrónica, regulando los prestadores de servicios establecidos en España y estableciendo una serie de obligaciones y responsabilidades para estos en relación con el tratamiento de datos de carácter personal. Posteriormente en 2005 el Gobierno aprueba el Plan Avanza con el cual se pretende dar un impulso a la sociedad de la información en base a la premisa de que las tecnologías de la información son la clave del crecimiento económico y la mejora de la productividad y la competitividad. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 16 Francisco Álvarez, Rubén deberán ser digitalizados, por la oficina de asistencia en materia de registro en la que hayan sido presentados, devolviéndose los originales al interesado, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados o resulte obligatoria la presentación de objetos o de documentos en soporte específico no susceptibles de digitalización”. Las personas jurídicas recibirán por parte de las oficinas en materia de registro apoyo en la tramitación electrónica procediendo a la digitalización de documentos auténticos, asistencia en materia de identificación y firma electrónica, otorgamiento de apoderamiento por comparecencia y se les dará un recibo consistente en una copia auténtica del documento de que se trate, incluyendo fecha y hora de presentación y número de entrada de registro, así como un recibo acreditativo de otros documentos que acompañen. Imagen 5 Fuente: Ministerio de Política Territorial y Función Pública 3.5 La Carpeta Ciudadana La carpeta ciudadana facilita la relación de las empresas con la Administración Pública y permite el acceso al estado de los expedientes, a las notificaciones y a los datos personales. El acceso a esta carpeta se realizará a través de los sistemas de identificación como el DNI electrónico, certificado digital, o sistema Cl@ve. (sede.administración.gob.es) Ilustración 5 Punto de Acceso Electrónico General Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 17 Francisco Álvarez, Rubén 4. Relaciones electrónicas entre empresas y Administraciones Públicas. 4.1 Sujetos obligados a relacionarse electrónicamente En un principio los interesados pueden elegir la forma de comunicarse con las Administraciones Públicas, ya sea presencialmente o de forma telemática. Sin embargo se puede establecer la obligatoriedad de utilizar medios electrónicos para ciertos colectivos que por su actividad profesional, capacidad económica y otros aspectos quede acreditado que tienen acceso a los medios electrónicos necesarios para comunicarse de forma telemática. La nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015, de 1 de octubre) regula el derecho que tienen las personas físicas a elegir en cualquier momento, y que pueden cambiar en un momento posterior, la forma de relacionarse con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y cumplimiento de sus obligaciones, es decir pueden decidir si se relacionan por medios telemáticos o bien presencialmente. No obstante el artículo 14.1 determina unos colectivos que están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos como son las personas jurídicas (las empresas), los representantes de las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica (como las comunidades de bienes) y aquellos que ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para la realización de aquellos trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional (en este colectivo se entienden incluidos los Notarios y Registradores de la propiedad y mercantiles). Dice la ley que reglamentariamente podrá establecerse la obligatoriedad de relacionarse por medios electrónicos para determinados procedimientos administrativos y a aquellos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros medios quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. Las empresas, como personas jurídicas que son, están por tanto obligadas a realizar los trámites administrativos de forma electrónica a través del Registro Electrónico General. Una de las principales novedades de la administración electrónica es la disponibilidad ya que el registro electrónico permite la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día y desde Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 18 Francisco Álvarez, Rubén cualquier punto de nuestra geografía, dotando de mayor agilidad y eficacia al procedimiento administrativo. Esta disponibilidad ha supuesto ventajas para los ciudadanos y las empresas como la cercanía de la Administración al ciudadano, reducción de la brecha digital entre zonas rurales y grandes núcleos de población, reducción de plazos, supresión de costes de envío, mayor seguridad jurídica y transparencia. 4.2 Sistemas de identificación en las Administraciones Públicas Para relacionarnos a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas es necesario identificarse, es decir acreditar nuestra personalidad. Si actuamos como personas físicas nos identificaremos a través del Documento Nacional de Identidad. Las personas jurídicas se identificarán a través de su nombre o razón social contenida en las escrituras de constitución o en sus Estatutos, y a través de los certificados digitales de empresa. “Jurídicamente la identificación se define como la acreditación de la personalidad del actor o interviniente”. (DIFUSIÓN JURÍDICA, 2021). Establece la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común que las Administraciones Publicas están obligadas a verificar la identidad de los interesados en el procedimiento administrativo, mediante la comprobación de su nombre y apellidos, denominación o razón social, según corresponda, que consten en su documento Nacional de Identidad. Dice la Ley que los interesados podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de cualquier sistema que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, admitiendo como válidos los siguientes sistemas: - Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de sello electrónico. - Sistemas basados en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica. - Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido. En todo caso, establece la Ley, la aceptación de alguno de estos sistemas por la Administración General del Estado servirá para acreditar frente a todas las Administraciones Públicas, salvo prueba en contrario. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 19 Francisco Álvarez, Rubén Cada Administración puede decidir el medio más adecuado de identificación necesario para un determinado procedimiento o trámite concreto, garantizando en todo caso la utilización de sello electrónico y firma electrónica. En la Sede Electrónica de cada Administración deberá recogerse la relación de los sistemas de firma electrónica admitidos, así como los prestadores que la expidan. Las empresas en concreto podrán utilizar sistemas de firma electrónica de persona jurídica para los procedimientos y trámites que deban realizar ante las Administraciones Públicas. Pueden actuar por medio de representante nombrado al efecto y que deberán acreditar para la presentación de solicitudes, recursos, comunicaciones, declaraciones responsables, desistir de acciones o renunciar a derechos. La acreditación de la representación podrá efectuarse por cualquier medio válido en derecho y del que quede constancia fidedigna. Prácticamente todos los trámites realizados de forma telemática requieren de la autentificación de la empresa o de la persona física que los transmite para garantizar la seguridad jurídica de los documentos y de los datos asociados a ellos. Imagen 6 Fuente: FNMT-RCM Ilustración 6 Obtención Certificado Electrónico Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 20 Francisco Álvarez, Rubén 4.3. Sistemas de firma admitidos en las Administraciones Públicas Los sistemas de firma electrónica permiten la autenticación de los interesados y la acreditación de su voluntad y consentimiento, y garantizan la inalterabilidad e integridad del documento que está firmando. La identificación del interesado es el primer paso para iniciar un procedimiento administrativo electrónico y es un requisito de seguridad jurídica para el intercambio de información, documentos, datos de carácter personal entre Administraciones Públicas y empresas en entornos seguros de comunicación. En determinados trámites será suficiente con identificarse ante la Administración, pero se contemplan determinadas actuaciones en las que se exigirá la firma electrónica para afianzar la seguridad técnica y jurídica en la tramitación de los procedimientos administrativos, entre estos trámites tenemos la presentación de solicitudes, declaraciones responsables y comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones y cuando no esté prohibido por el ordenamiento jurídico renunciar a sus derechos. El artículo 10 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre establece que se considerarán válidos a efectos de firma los siguientes sistemas: a) Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación”. b) Sistemas de sello electrónico cualificado y avanzado basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación”. c) Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría General de la Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública. Cada Administración pública determinará el sistema de firma que será admitido, garantizando la utilización de los mencionados en los apartados a y b, firma electrónica y sello electrónico para todos los trámites y procedimientos, y el previsto en la letra c para determinados procedimientos que se establezcan por las Administraciones Públicas. En la actualidad con el funcionamiento del DNI electrónico y de los certificados digitales (personales y profesionales), cuya obtención es sencilla y rápida las relaciones entre los ciudadanos y empresas con las Administraciones Públicas se han dotado de mayor agilidad y seguridad. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 21 Francisco Álvarez, Rubén Los autónomos como personas físicas podrán utilizar su DNI electrónico para relacionarse con las Administraciones Públicas y realizar trámites a través de Internet. Las personas jurídicas (las empresas) necesitarán un certificado digital de empresa para identificarse ante las instituciones públicas como la Tesorería General de la Seguridad Social, el Servicio Público de Empleo Estatal y con cualquier otro ente público de la Administración General del Estado, de las Comunidades Autónomas y Entidades Locales. En función del trámite a realizar en la Sede Electrónica de las distintas Administraciones Publicas a las que acceda el empresario o autónomo podrá escoger entre los distintos sistemas de identificación para acreditar su identidad, y los sistemas de firma para dejar constancia de la expresión de su voluntad y consentimiento. 4.4. Sistema de Transmisión de datos en entornos cerrados de comunicación. Como ya hemos visto la administración electrónica conlleva la transmisión de datos, documentos, archivos entre las diferentes Administraciones Públicas, órganos, organismos y entidades de derecho público. Estas comunicaciones se realizan en entornos cerrados de comunicación y a través de canales específicos diseñados para el envío de estos datos, de esta forma se garantiza la protección de los datos que se transmiten, así como la validez y autenticidad de los documentos transmitidos. Como dice D. Javier Guillén Caramés, Profesor Titular de Derecho Administrativo, en su escrito sobre Administración Electrónica (Caramés) conviene recordar que las Administraciones son titulares de auténticas bases de datos con numerosa información sobre cuestiones de diversa naturaleza que es necesaria para el correcto funcionamiento de las mismas y que, por tanto, debe ser gestionada de acuerdo con parámetros de máxima eficacia, y es precisamente ahí, donde puede desempeñar un papel clave el uso de los nuevos instrumentos tecnológicos. Los documentos y los datos serán transmitidos en entornos cerrados de comunicación regulados en el artículo 44 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y serán válidos a los efectos de identificación y autentificación de los emisores y receptores que intervienen. El intercambio de la información se realizará a través de los canales establecidos por cada Administración Pública y entre los organismos autorizados para ello. Cuando estos emisores y receptores pertenecen a una misma Administración Pública, esta deberá establecer las condiciones en las que se realizará la transmisión de la información y quiénes están autorizados para el envío de documentos. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 22 Francisco Álvarez, Rubén Si la comunicación se realiza entre diferentes Administraciones Públicas es necesario diseñar el instrumento regulador correspondiente, mediante convenio entre ambas en el que se definen los emisores y receptores válidos, así como las medidas de protección de datos de carácter personal y las condiciones de seguridad en las que realizará el intercambio de información entre ellas. 5.La Seguridad aplicable a la Administración Electrónica 5.1. La seguridad en las relaciones electrónicas La seguridad en las relaciones electrónicas se regula en la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común y Ley 40/2015 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y se establecen las condiciones en las que se llevarán a cabo las comunicaciones electrónicas. Determina la Ley de Procedimiento Administrativo Común que “…quienes de conformidad con el artículo 3, tienen capacidad de obrar antes las Administraciones Públicas, son titulares, en sus relaciones con ellas, de los siguientes derechos: A la protección de datos de carácter personal, y en particular a la seguridad y la confidencialidad de los datos que figuren en los ficheros, sistemas y aplicaciones de las Administraciones Públicas”. Se trata por tanto de garantizar a ciudadanos y empresas que la transmisión de documentos, intercambio de información y la protección de sus datos de carácter personal se realice con las condiciones de seguridad adecuadas. Aspecto importante también el relacionado con la conservación de la información, en este sentido la Ley de Procedimiento Administrativo Común establece que “los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión”, y también que “los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.” Por su parte la Ley de Régimen Jurídico determina que las Administraciones Públicas se relacionarán entre sí a través de medios electrónicos, los cuales deberán garantizar la interoperabilidad y seguridad, así como asegurar la protección de datos de carácter personal. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 23 Francisco Álvarez, Rubén La seguridad y la confidencialidad son principios básicos y necesarios para ofrecer servicios públicos de calidad y por ello las Administraciones Públicas deben establecer mecanismos para garantizar las relaciones electrónicas. En este sentido se ha elaborado por el Gobierno Central una agenda para la transformación digital que establece unas pautas de seguridad para el tratamiento de la información entre otros aspectos. Esta agenda para la transformación digital (Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital) trata la seguridad como núcleo en el uso de las tecnologías, en ese sentido de tecnoempoderamiento tiene gran relevancia la utilización segura y responsable de las nuevas tecnologías. Se asume que el uso de herramientas digitales comporta nuevas oportunidades, pero también ciertas amenazas. La ciberseguridad se ha convertido en un aspecto de vital importancia para todas las organizaciones, y una gran responsabilidad en el caso de las Administraciones Públicas, pues de ello depende garantizar derechos esenciales de los ciudadanos, como son la integridad de la información y de los datos personales, o la disponibilidad en la prestación de los servicios públicos. 5.2 Los riesgos o problemas de seguridad derivados de la aplicación de la Administración electrónica En la actualidad empresas y ciudadanos nos relacionados con mayor frecuencia a través de medios electrónicos. Disponemos de acceso a las Administraciones Públicas desde nuestro teléfono móvil, tablet, ordenadores y esto nos permite realizar trámites desde nuestro domicilio, o desde nuestras oficinas, así como presentar solicitudes y otros trámites sin desplazarnos hasta las sedes físicas de las Instituciones. Estamos sin duda, ante una nueva era de la Función Pública, en la que organismos, empleados públicos y empresas están en la Red, a unos clicks de distancia entre ellos y esto entraña riesgos como el robo de datos, virus y ataques informáticos. Por lo tanto las comunicaciones telemáticas deben llevar aparejadas las medidas de seguridad necesarias y deben observarse tanto por empresas y ciudadanos como por las Administraciones Públicas. Los medios utilizados para la transmisión de la información serán los establecidos en las respectivas sedes electrónicas y se exigirán los medios de identificación y firma reconocidos legalmente para garantizar la autenticidad y veracidad de la información transmitida. Las Administraciones Públicas y los Centros Directivos de Telecomunicaciones e Informática son los responsables de vigilar que se cumplan con las medidas de seguridad necesarias para que las comunicaciones a través de medios telemáticos sean seguras. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 24 Francisco Álvarez, Rubén A través de las Plataformas de administración electrónica las empresas podrán tele tramitar sus solicitudes y procedimientos a través de Internet con todas las garantías jurídicas y de seguridad necesarias, ya que como hemos explicado el intercambio de información se produce en entornos cerrados de comunicación. Sin embargo las ciberamenazas son un riesgo potencial para la administración electrónica, todos los dispositivos conectados son susceptibles de ser atacados o robados. La información que obra en poder de las Administraciones Públicas constituye un activo de gran valor para los hackers. “El Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) afirma que gran parte de los ataques y fallos se centran en el sistema público y ya se han dado casos de extorsión en algunas Administraciones Públicas”. (Grupo Willis Towers Watson, 2021). Ataques de fraude informático (phising), virus informáticos (malware) y secuestro de datos (ransomware) están al orden del día. Cuando una Administración Pública sufre una brecha de seguridad está obligada a activar el protocolo establecido para la protección de la información, datos e intereses tutelados. Las medidas de seguridad que deben aplicarse en el intercambio de información entre los distintos organismos públicos y las empresas se recogen en “El Esquena Nacional de Seguridad (ENS) que tiene por objeto establecer la política de seguridad en la utilización de medios electrónicos, y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada”, protege por tanto los servicios prestados por las Administraciones Públicas a ciudadanos y empresas a través de medios electrónicos y la información comunicada entre unos y otros. 5.3 Regulación normativa en materia de seguridad: Esquema Nacional de Seguridad En relación a la seguridad de la información el artículo 17 de la Ley de Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015 de 1 de octubre) determina que los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión, y que los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 25 Francisco Álvarez, Rubén Es un objetivo fundamental para las distintas Administraciones Públicas que la información intercambiada entre empresas y ciudadanos cuente con los estándares de protección adecuados para evitar su difusión o que pueda utilizarse para fines distintos de los deseados. El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, modificado por el Real Decreto 951/2015 regula el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) se limita a establecer los principios básicos y requisitos mínimos que, de acuerdo con el interés general, naturaleza y complejidad de la materia regulada, permiten una protección adecuada de la información y los servicios prestados por las Administraciones Públicas. La finalidad del Esquema Nacional de Seguridad es establecer las condiciones necesarias de confianza en el uso de los medios electrónicos, a través de medidas para garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos, que permita a los ciudadanos y a las Administraciones Públicas, el ejercicio de los derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos medios. Se trata por tanto de garantizar la seguridad de las redes y de la información, entendidas, como así establece el ENS, como la capacidad de resistir, con un determinado nivel de confianza, los accidentes o acciones ilícitas o malintencionadas que comprometen la disponibilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de los datos almacenados o transmitidos y de los servicios que dichas redes y sistemas ofrecen o hacen accesibles. El Real Decreto 3/2010 de 8 de enero por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad persigue los siguientes objetivos: ▪ Crear las condiciones necesarias de seguridad en el uso de medios electrónicos, a través de medidas para garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones, y los servicios electrónicos y que permita el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través de estos medios. • Promover la gestión continuada de la seguridad. • Promover la prevención, detección y corrección, para una mejor resistencia en el escenario de ciberamenazas y ciberataques. • Promover un tratamiento homogéneo de la seguridad que facilite la cooperación en la prestación de servicios públicos digitales cuando participan diversas entidades. Esto supone proporcionar los elementos comunes que han de guiar la actuación de las entidades del Sector Público en materia de seguridad de las tecnologías de la información; también Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 32 Francisco Álvarez, Rubén Ilustración 7 Creación de empresa de forma electrónica Imagen 7 Fuente: Dirección General de Industria y de la PYME La creación de una empresa a través de medios telemáticos permitirá al emprendedor realizar los trámites desde sus oficinas, evitando desplazamientos innecesarios, tiempos de espera y ahorrará costes. EL Ministerio de Industria, Comercio y Turismo permite conectar a empresarios y emprendedores con el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) con el objetivo de ofrecerles apoyo para realizar los trámites de constitución y puesta en marcha de determinados tipos de empresas. Este sistema CIRCE permite al empresario la comunicación con todos los organismos y administraciones que intervienen en la constitución de la empresa. Para efectuar estos trámites de forma electrónica el emprendedor deberá cumplimentar el Documento Único Electrónico (DUE) imprescindible para realizar de forma automatizada la mayoría de los trámites y podrá relacionarse con los organismos competentes y cumplir con los requisitos legales imprescindibles ante la Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Registro Mercantil y otros. 7.3 Trámites electrónicos necesarios para la creación de una empresa Para relacionarse telemáticamente es necesario que el empresario disponga de un certificado digital que le permitirá identificarse y firmar electrónicamente, puede hacerlo también a través del sistema Cl@ve. Este documento, el certificado digital, será expedido por aquellos Organismos que previamente hayan firmado un acuerdo de colaboración con la Fábrica de Moneda y Timbre. Están habilitadas entre otros las Delegaciones del Gobierno y las Oficinas de la Administración Tributaria. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 33 Francisco Álvarez, Rubén La creación de una empresa requiere del cumplimiento trámites legales que habilitarán al empresario o emprendedor para la realización de una actividad y en su mayoría pueden realizarse electrónicamente, en términos generales son los siguientes: Desde el punto de Atención al Emprendedor (PAE) se cumplimentará el Documento Único Electrónico (DUE) que se envía a través de internet iniciando el proceso la tramitación telemática. Previamente al envío del DUE el empresario deberá solicitar la Reserva de Nombre o Denominación Social, consistente en un certificado en el que se hará constar que el nombre comercial de la empresa no pertenece a otra Sociedad y en ese caso se procederá a su inscripción, contando desde ese momento la empresa con reserva de nombre. • Solicitud de CIF O NIF provisional: Permitirá la identificación del empresario, es el equivalente al DNI para las personas físicas. El organismo competente para su otorgamiento es la Agencia Estatal de Administración Tributaria que una vez recibida la solicitud y realizadas las comprobaciones pertinentes procede a la realización del Alta Censal. • Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. • Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP/AJD). Actualmente en la mayoría de las Comunidades Autónomas la constitución de sociedades está exenta del pago de este impuesto, si bien es obligatorio la presentación del Modelo 600 ante la Consejería de Hacienda de la Comunidad correspondiente, para obtener el justificante de este impuesto. • Inscripción en el Registro Mercantil Provincial presentando el CIF/NIF, con el justificante de liquidación del Impuesto de Trasmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados se procederá a la inscripción en el Registro Mercantil, adquiriendo la empresa capacidad jurídica. En el caso de empresarios individuales esta inscripción es voluntaria. • El empresario debe cumplimentar los trámites preceptivos ante la Seguridad Social como así lo establece el Real Decreto 84/1986, de 26 de enero por el que se aprueba el Reglamento General de Inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de trabajadores a la Seguridad Social el cual determina que los empresarios como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades, solicitarán su inscripción en el régimen de la Seguridad Social que corresponda, haciendo constar la entidad gestora o, en su caso, La Mutua Colaboradora con la Seguridad Social que haya de Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 34 Francisco Álvarez, Rubén asumir la protección por estas contingencias del personal a su servicio. Dicha inscripción se realizará en el Modelo TA-6. Los documentos de asociación y de cobertura formalizados surtirán efectos desde el día de inicio de la actividad, salvo que se presente con posterioridad a esta en cuyo caso surtirá efectos desde su presentación. • Solicitud de Código de Cuenta de Cotización. Se expedirá uno por cada centro que tenga el empresario en cada provincia y dentro de la misma provincia se le asignará un CCC por las diferentes actividades desarrolladas. • Solicitud de Afiliación de trabajadores, en su caso, si va a contratar trabajadores por cuenta ajena o bien, solicitud de afiliación del empresario individual. • Alta del socio o socios de la empresa, en su caso. • Comunicación de contratos de trabajo al Servicio de Empleo Estatal (SEPE), en el supuesto de que la empresa vaya a contratar los servicios de empleados debe comunicarlo a este organismo para proceder al alta de los mismos. La página web del Sepe pone a disposición de los usuarios Contrat@ “es una aplicación web perteneciente al Ministerio de Empleo y Seguridad Social que permite comunicar de forma online el contenido de cualquier contratación laboral a los Servicios Públicos de Empleo. Los usuarios de este servicio pueden ser empresarios que actúen en nombre propio y también las empresas o profesionales colegiados que actúen en representación de terceros. Su principal ventaja es que los interesados pueden comunicar las contrataciones que realicen desde su propio despacho o sede profesional”. • El Registro Mercantil procederá a la inscripción de la Escritura de Constitución de la empresa, y con ella obtendrá el NIF/CIF definitivo. • En el Ayuntamiento correspondiente a su domicilio social deberá solicitar la licencia de apertura de la empresa. Como puede apreciarse la mayoría de estos trámites que se han relacionado pueden realizarse de forma telemática. En la actualidad no pueden realizarse de forma electrónica la comunicación de apertura del centro de trabajo, la obtención y legalización de libros de visitas (realizado por la Inspección Provincial de Trabajo), Libros de Actas, Registro de Socios, en su caso y los Libros de Contabilidad que deben inscribirse en el Registro Mercantil Provincial. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 35 Francisco Álvarez, Rubén Para iniciar sus actividades el empresario debe contar con la licencia de actividad del Ayuntamiento correspondiente. En la actualidad esta licencia se ha sustituido para empresas con escaso impacto ambiental por una declaración responsable definida en la Ley 39/2015 de 1 de octubre como “el documento suscrito por un interesado en el que éste manifiesta, bajo su responsabilidad, que cumple con los requisitos establecidos en la normativa vigente para obtener el reconocimiento de un derecho o facultad o para su ejercicio, que dispone de la documentación que así lo acredita, que la pondrá a disposición de la Administración cuando le sea requerida, y que se compromete a mantener el cumplimiento de las anteriores obligaciones durante el período de tiempo inherente a dicho reconocimiento o ejercicio”. Además, la puesta en marcha de una empresa da lugar a obligaciones fiscales que dependerán del tipo de persona jurídica y que consisten en la liquidación de impuestos como la Renta, Impuesto de Actividades Económicas, Impuesto sobre el Valor Añadido, Impuesto de Sociedades, en su caso, comunicación de datos al pagador y que en su mayoría se liquidan de forma telemática. A través de la Administración electrónica las empresas pueden realizar de manera rápida, segura y con reducción de costes la gran mayoría de sus obligaciones legales y se espera que en un corto período de tiempo la constitución de una empresa, de un negocio o el inicio de una actividad comercial se lleve a cabo de forma telemática en su totalidad. 8. Ventajas y desventajas de la implantación de la Administración Electrónica En un mercado globalizado como el actual las nuevas tecnologías y la tramitación electrónica han permitido que la comunicación entre las Administraciones Públicas y las empresas sea más ágil y eficiente. La tramitación electrónica ha redundado en una mejora de la competitividad para las empresas ahorrando tiempo y costes, dotando de mayor agilidad los procesos, simplificando los procedimientos administrativos y eliminando duplicidades. Con el funcionamiento de la Sede Electrónica de las diferentes Administraciones Públicas la Administración se acerca al empresario que puede comunicarse en tiempo real con las distintas administraciones para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias, de Seguridad Social y Registros Públicos entre otros. Supone por tanto un ahorro económico, se eliminan desplazamientos innecesarios y la tramitación es más rápida. No podemos olvidar que a través de la Sede la Electrónica los empresarios pueden realizar sus trámites y presentar escritos y solicitudes durante las Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 36 Francisco Álvarez, Rubén 24 horas del día los 365 días del año, como así lo establece el art. 31.2 b) de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Podemos concluir que la administración electrónica contribuye activamente a la mejora de la competitividad del tejido empresarial de nuestro país, a partir de una Administración más cercana que cumple los principios contemplados en el artículo 103 de la Constitución estableciendo que la Administración Pública sirve con objetividad los intereses generales, y actúa de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación, con sometimiento pleno a la ley y al Derecho. Sin embargo el uso de las nuevas tecnologías implica riesgos que requieren de gran responsabilidad y sigilo por parte de empresarios, ciudadanos y empleados públicos. A pesar del camino recorrido, de la numerosa regulación normativa y de las medidas para implantar la administración electrónica aún queda camino por recorrer y alcanzar un pleno funcionamiento de la e-administración. Y esto se debe en parte a que poner en funcionamiento la administración electrónica requiere de una importante inversión económica por parte de las Administraciones Públicas y un elevado coste en formación de su personal que en ocasiones no es muy favorable a los cambios. Por otro lado sigue presente la desconfianza de los ciudadanos, empresarios y empleados públicos aún reticentes al uso de las nuevas tecnologías, particularmente en cuanto a la transmisión de datos de carácter personal y compartir información sensible a través de Internet. De aquí la importancia de conseguir unos niveles de seguridad que garanticen la autenticidad, conservación y protección de la información transmitida entre las Administraciones Publicas, ciudadanos y empresarios. Las nuevas tecnologías cambian rápidamente, aparecen nuevos virus informáticos, páginas no seguras de Internet, suplantación de identidad que requiere de un gran compromiso de responsabilidad del ciudadano para evitar que sus datos e información sensible pase a manos de individuos no deseados. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 37 Francisco Álvarez, Rubén 9. Análisis y estudio de las encuestas realizadas a empresas y entrevistas a la Administración de la Comunidad de Castilla y León en relación a la tramitación electrónica Se ha realizado un estudio selectivo de empresas pertenecientes a distintos sectores económicos como las Telecomunicaciones, del ámbito sanitario y de servicios para conocer si se relacionan electrónicamente con las diferentes Administraciones Públicas para el cumplimiento de sus obligaciones legales y el desarrollo de su actividad, así como los efectos, tanto positivos como negativos que ha supuesto la digitalización de las Administraciones Públicas. Particularmente he decidido realizar un análisis de la Administración electrónica a través de Encuestas realizadas a empresas y Entrevistas a la Administración Pública, para recabar información tanto dentro del sector público como por parte de trabajadores y autónomos de diferentes empresas. En concreto la encuesta consiste en un cuestionario que contiene 10 preguntas con respuestas múltiples, en alguna de ellas se puede optar por la multirrespuesta; se estudian las empresas que participan y se analizan los resultados obtenidos que explicarán algunos comportamientos y podrían aportar posibles mejoras en el funcionamiento de la Administración Electrónica. Se incorporan una serie de gráficos en los que se representan las respuestas que hemos obtenido de los encuestados, a su vez se incluye un modelo de encuesta a modo de guía. En total he recabado 51 encuestas de las cuales 33 son personal de empresas, autónomos y 18 personal de la Administración; debido a la situación actual de Pandemia las empresas seleccionadas corresponden la gran mayoría a mi círculo de confianza. La participación ha sido satisfactoria y hemos recabado información de empresas pertenecientes a distintos sectores para el estudio de los diferentes entornos económicos como Mapfre y Allianz (Seguros), Comfica S.L., Elecnor (Telecomunicaciones), Productos industriales, Veterinarios, Tele asistentes (Servicios) y Transportes. Todas ellas han sido contestadas durante los meses de abril y mayo del 2021. Para las empresas y empleados de ámbito privado me he acercado personalmente a hablar con ellos y explicarles el motivo de la entrevista, con sus fines y cumplimentando las encuestas. En el ámbito de la Administración les hice llegar las entrevistas y encuestas a través de formato digital que más adelante he decidido anexar para plasmar el modelo de encuesta y que preguntas elegí para recoger la información. Se han realizado entrevistas y encuestas a empleados públicos de la Administración Pública con diferentes puestos y cargos, como la Consejería de Sanidad, Consejería de Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 38 Francisco Álvarez, Rubén Hacienda, Consejería de Economía y Empleo y la Dirección General de Deportes con el objetivo de conocer su opinión y experiencia en la utilización de la administración electrónica, explicándonos su punto de vista el avance de la tramitación electrónica con el paso del tiempo y la seguridad y sencillez a la hora de realizar diferentes procesos. Se analizan todas las respuestas dadas por cada entrevistado integrante de la administración, pero se han incorporado las muestras que se consideran más relevantes acordes a su puesto y relevancia. En particular se incorporan en el Anexo dos encuestas, realizadas a Doña María Jesús Martínez Serrano y Don Ángel Fernández Pérez Jefa del Servicio de Personal de la Consejería de Sanidad e Informático de la Junta de Castilla y León, respectivamente para conocer su opinión en relación con la Administración Electrónica dentro de su unidad y en el desarrollo de su trabajo, representativas de las realizadas dentro del sector público. A continuación, se explica el análisis de las respuestas dadas por los participantes, a partir una hoja Excel donde se han trasladado los datos y en la que se recogen todas las respuestas obtenidas, reflejando los resultados en gráficos para ver cuáles son las opciones más populares y explicar el motivo de dichas respuestas. He tratado de repartir las encuestas en rangos de población muy abierta para analizar el feedback de cada uno, población con diferentes edades, oficios y cargos. Los datos reflejados corresponden a trámites electrónicos se realizan a través de medios telemáticos porque suponen a las empresas ahorro de tiempo, la rapidez en los diferentes procesos con sus correspondientes justificantes de entrega, seguridad durante el proceso y evitando pérdidas de tiempo. 9.1 Trámites realizados electrónicamente Gráfico 1 Trámites realizados de forma electrónica Gráfico 1 Fuente de elaboración propia Pago de tributos Trámites con la Seguridad Social Servicio Público de Empleo Ayuntamientos Gestión de autorizaciones y licencias Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 39 Francisco Álvarez, Rubén Como observamos en el Gráfico los trámites que más realizan las empresas de forma telemática son las gestiones de autorizaciones y licencias, este resultado era uno de los esperados ya que es algo primordial para el inicio de un negocio, obras, autorizaciones de explotaciones ganaderas y agrícolas, entre otras. El pago de tributos es la segunda con más fuerza, se esperaba que este trámite obtenga alta representatividad debido a que es común y usual; en mi corta experiencia es la que más he usado como el pago de tasas del carnet de conducir, exámenes y en concreto, para las empresas el pago de impuestos en la Agencia Tributaria es un trámite de obligación periódica. En tercer lugar, tenemos los trámites con la Seguridad Social y posteriormente en cuarto lugar los trámites electrónicos con los Ayuntamientos, como la solicitud de permisos locales (licencias de actividad, de obras, permisos y otros), pagos de impuestos como el I.V.T.M. y la expedición del carnet joven. En último lugar tenemos al Servicio Público de Empleo en el que las empresas pueden solicitar el alta y baja de sus trabajadores de forma telemática. Hemos querido conocer los aspectos más valorados por las empresas encuestadas en su comunicación con las administraciones Públicas para analizar si la Administración Electrónica ha sido positiva para ellas. 9.2 Aspectos más valorados por las Administraciones Públicas Gráfico 2 Aspectos más valorados en relación con las Administraciones Públicas Gráfico 2 Fuente de elaboración propia Como podemos ver en el gráfico el ahorro de tiempo es la respuesta más elegida por las empresas encuestadas; lo que resulta obvio ya que las comunicaciones telemáticas y las nuevas tecnologías pretenden reducir nuestro gasto de tiempo. Actualmente este es 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Cercanía Confianza Agilidad Ahorro de tiempo Seguridad Todas Ninguna Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 40 Francisco Álvarez, Rubén uno de los puntos más importantes de la Administración Electrónica en relación con la tradicional puesto que no todos disponen del mismo tiempo para presentarse en las oficinas de los organismos públicos. La segunda más votada es la seguridad, el porcentaje esperado debería ser más alto debido que constituye un pilar de la Administración Electrónica, ya que la seguridad de los procedimientos electrónicos está respaldada por la Administración General del Estado y de las Comunidades Autónomas. Sorprendentemente la respuesta que ocupa el tercer lugar es ningún aspecto por valorar en relación con la Administración Electrónica, en base a dicho resultado he revisado las encuestas en las que se ha elegido dicha opción y puede observarse que se trata de población con mayor edad estando su oficio poco relacionado con dichos trámites (taller mecánico, suministro de materiales industriales, transporte…). Otro valor analizado es la agilidad en el proceso, seguido de cerca por la confianza y siendo las dos menos votadas la cercanía y todas las anteriores. La cercanía es de las respuestas menos votada debido que el trato personal e individualizado no se consigue de forma electrónica por lo tanto el trato cercano ofrecido por la Administración tradicional es más valorado que el ofrecido por la Administración Electrónica. 9.3.a Ventajas de la administración Electrónica para los Empleados Públicos Gráfico 3.1 Ventajas que ha supuesto la Administración Electrónica dentro de la Administración Gráfico 3.1 Fuente de elaboración propia En relación con las ventajas que supone la Administración Electrónica para su empleo o puesto de trabajo, he diversificado las respuestas de la población a estudiar en personal interno de la administración electrónica y población fuera de dicho nicho; debido Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 41 Francisco Álvarez, Rubén a que he obtenido unos resultados que merecían explicarse por separado. En el gráfico que representa a la cuota de trabajadores en la Administración la pregunta que no ha recibido ninguna respuesta es que no ha supuesto ninguna ventaja, esto se debe a que los empleados públicos utilizan continuamente dichas herramientas por lo que tienen el conocimiento necesario para llevar a cabo los diferentes trámites telemáticos y saben que la tramitación sin medios electrónicos necesita más tiempo. La respuesta más votada es la inmediatez como trabajan a diario con ello ya saben a dónde enviar cada documento, que páginas web visitar. Posteriormente viene acompañado el ahorro de tiempo y costes, ya que es importante no tener que desplazarse a las diferentes sedes donde presentar la documentación, o enviarlo por correo ordinario, que su envío en unos pocos segundos por las plataformas oficiales. Por último, viene la flexibilidad de horarios y la versión unificada del servicio con un 18% cada una. 9.3.b Ventajas de la administración Electrónica para empresas y ciudadanos Gráfico 3.2 Ventajas que ha supuesto la Administración Electrónica para su empleo Gráfico 3.2 Fuente de elaboración propia A continuación, se analiza la misma pregunta, pero con la población ajena a la Administración Pública. Flexibilidad de horarios e inmediatez son las dos respuestas que no han sido elegidas. En relación con la respuesta la inmediatez, esto puede deberse a que al no realizar trámites electrónicos frecuentemente no pueden apreciar la inmediatez del servicio prestado, y también porque necesitan dedicar más tiempo para informarse bien a que dominios entrar y cuál es el destinatario de la información con sus respondientes plantillas y métodos de envío. Respecto a la flexibilidad de horarios, las plataformas están Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 48 Francisco Álvarez, Rubén 10. Conclusiones Actualmente vivimos una situación de globalización económica por lo que la competitividad de las empresas es el pilar fundamental para su permanencia y crecimiento en el mercado económico. Las nuevas tecnologías incorporadas en el sector empresarial y la administración electrónica facilitan los procesos para su creación y su funcionamiento, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Conscientes de ello las Administraciones Públicas se han adaptado incorporando medios telemáticos en su organización para prestar sus servicios a través de la administración electrónica y facilitar así que las empresas puedan gestionar gran parte de sus trámites legales utilizando estos medios. Cuando nos referimos a la Administración Electrónica pensamos en una organización más moderna y dinámica, en una gestión telemática integral de la Administración Pública. Es decir, no consiste simplemente en implantar medios telemáticos, sino de mejorar los servicios públicos y de tramitar de forma eficaz los expedientes administrativos, de ofrecer un mejor servicio a empresas y ciudadanos, y sobre todo, implica un cambio en la cultura de la organización, una gestión eficiente de los recursos públicos y el medio para acercar las instituciones a empresas y a los ciudadanos. Las ventajas de esta nueva administración para las empresas son muchas, entre ellas el ahorro de tiempo y dinero al evitar desplazamientos a las distintas administraciones, simplificación administrativa porque no es necesaria la presentación de documentos que ya obren en poder de cualquier administración pública, la posibilidad de presentar solicitudes y documentación los 365 días del año, durante las veinticuatro horas del día, atención inmediata al comunicarse en tiempo real con los distintos órganos administrativos, la realización de la mayoría de los trámites a través de un único punto de acceso electrónico. Sin duda la Administración electrónica ha redundado positivamente en la competitividad del tejido empresarial de nuestro país, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que actualmente pueden realizar trámites y cumplir sus obligaciones legales y fiscales de forma on-line. Para la comunicación electrónica las empresas necesitan disponer de los medios telemáticos necesarios, formar a su personal e invertir en equipos y sistemas de protección de la información. Nos encontramos ante una nueva gestión pública, una modernización administrativa a partir de las Tecnologías de la Información y la Comunicación y para ello Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 49 Francisco Álvarez, Rubén las distintas Administraciones Públicas deben apostar por las nuevas tecnologías y por la formación de sus empleados con la finalidad de facilitar el uso de nuevas aplicaciones y la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos lo que redundará en un mejor servicio a empresas y ciudadanos. Podemos decir que la Administración Electrónica es una realidad y su valoración es positiva porque ha contribuido a que los trámites para la creación de empresas sean más cómodos y sencillos, pero este proceso de automatización no está finalizado, los organismos públicos deben continuar trabajando en una e-administración eficiente y accesible a todos los ciudadanos y empresas. La situación de la Administración Electrónica en nuestro país, de acuerdo con el Plan Digital 2025, “España se sitúa entre los países más avanzados en el desarrollo de la Administración Electrónica en Europa, avanzando en el índice de Economía y Sociedad Digital (DESI) 2020 de la Comisión Europea hasta el segundo lugar entre los 28 miembros de la Unión europea en la clasificación de los países con mejor desarrollo de sus servicios públicos digitales”. (CNECT.D.4, 2021). Explica también el Plan Digital 2025 que entre los grandes desafíos que afronta la Administración, encontramos los cambios tecnológicos que se están produciendo con la maduración de tecnologías innovadoras, los nuevos paradigmas de relación con las Administraciones Públicas y la reutilización eficiente de información. Es fundamental, de acuerdo con el Plan Digital 2025 consolidar progresivamente todas las relaciones de ciudadanía y empresas en un punto único: La carpeta ciudadana que facilita la relación de las empresas con la Administración Pública y permite el acceso al estado de los expedientes, a las notificaciones y a los datos personales. El acceso a esta carpeta se realizará a través de los sistemas de identificación como el DNI electrónico, certificado digital, o sistema Cl@ve, y ampliando de esta forma la proactividad de las Administraciones Públicas mediante sistemas de notificaciones más adaptados a las demandas ciudadanas y de empresas. Sin embargo no todas las empresas conocen los servicios electrónicos que están disponibles a través del Portal de Administración Electrónica y las ventajas que la misma proporciona, es una tarea pendiente de las Administraciones Públicas y en la que se está trabajando para que ciudadanos y empresas perciban la mejora que ofrecen las relaciones telemáticas en la prestación de unos servicios de calidad. De las encuestas realizadas a diferentes empresas objeto de estudio se concluye la necesidad manifestada por los participantes de que la administración electrónica disponga de servicios accesibles, intuitivos, de fácil localización y que contribuyan a reducir Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 50 Francisco Álvarez, Rubén la brecha digital existente en la actualidad. Unos servicios públicos digitales de fácil comprensión y acceso para todos, no sólo para grandes empresas que disponen de personal y asesoramiento especializado, sino asequibles para pequeñas y medianas empresas y para los autónomos. De las encuestas realizadas a las empresas la mayoría está de acuerdo en la mejora que ha supuesto que los servicios públicos estén disponibles de forma electrónica. La califican de más ágil y cercana, con un ahorro en tiempo y dinero, aspecto muy valorado por todas las empresas encuestadas. El poder cumplir desde sus oficinas con sus obligaciones legales es muy positivo, evitando colas, pérdida de tiempo y el desplazamiento de una administración a otra. Para las empresas objeto de este estudio la administración electrónica se traduce en una mejora en cuánto cercanía y confianza; constituye una herramienta fundamental en aras de la eficacia, eficiencia y la seguridad. Podemos observar que las empresas encuestadas muestran preocupación por la seguridad en la transmisión de información sensible de la organización y de sus empleados, apuntan a la necesidad de una regulación que garantice una protección adecuada de la información compartida a través de medios electrónicos. Para las empresas encuestadas la administración electrónica supone un esfuerzo económico importante ya que implica una inversión significativa en medios materiales y humanos lo que se valora de forma negativa. Por su parte las Administraciones Públicas están trabajando para alcanzar una Administración moderna, una administración electrónica eficaz y eficiente donde el punto central es el ciudadano y las empresas, con el objetivo de ofrecer un servicio público de calidad a los ciudadanos y a las empresas. De las entrevistas realizadas al sector público, los responsables entrevistados indican que se ha invertido en aplicaciones informáticas, en formación del personal y en seguridad y es por ello que la Administración electrónica ya está en marcha, apuntan que se está trabajando para seguir mejorando, y queda mucho trabajo por hacer, punto en el que coinciden todos los entrevistados del sector público. De ellas también se desprende que la administración electrónica supone un gran avance en la gestión administrativa, tanto en términos de eficacia, como de eficiencia en el uso de los recursos públicos, contribuyendo positivamente a procedimientos más ágiles con la reducción de cargas administrativas y ahorro de tiempo. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 51 Francisco Álvarez, Rubén A partir del estudio realizado a las empresas encuestadas podemos afirmar que sin duda alguna la Administración Electrónica supone un gran avance en la gestión pública y en las relaciones entre empresas y el sector público y ha contribuido a una Administración más eficiente, con la consecuente simplificación de los procedimientos administrativos, eliminando la duplicidad de trámites y la exigencia de documentación que obre en poder de los organismos públicos. No podemos olvidar que el objetivo de la administración electrónica es fomentar la proximidad de la Administración pública con la sociedad, mejorar la satisfacción de ésta y despertar el interés general en la ciudanía para incentivar futuros emprendedores (Troncoso, 2008;36) optimizando los servicios proporcionados por la Administración pública (Rodríguez, 2012 ;12). Para concluir, en líneas generales y en base a los resultados obtenidos de las empresas participantes y de las respuestas obtenidas por parte del sector público la administración electrónica se valora de forma positiva, considerando que presenta ventajas en relación con la administración tradicional, como es el ahorro de tiempo y costes, siendo los trámites más ágiles. Por otro lado las empresas inciden en la importancia de la seguridad en la transmisión de documentos e información a través de medios electrónicos. Para las empresas la comunicación telemática redunda positivamente en su apertura y funcionamiento ya que en la actualidad el procedimiento y cumplimiento de trámites legales y fiscales es más rápido y sencillo, lo cual se refleja en la mayoría de las encuestas realizadas. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 52 Francisco Álvarez, Rubén Bibliografía Administración de la Comunidad de Castilla y León. (2009). Plan de Implantación de la Administración Electrónica. Recuperado el 7 de 4 de 2021, de https://cutt.ly/cnCShXj Administración de la Comunidad de Castilla y León. (2020). SIMPLIFICACIÓN Y RACIONALIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y MEJORA DE LA CALIDAD NORMATIVA. Recuperado el 27 de 4 de 2021, de https://cutt.ly/anCSRz7 Administración de la Comunidad de Castilla y León. (s.f.). Canales de la Sede Electrónica. Recuperado el 22 de 03 de 2021, de https://cutt.ly/HnCAq8G Administración de la Comunidad de Castilla y León. (s.f.). Sede Electrónica. Recuperado el 2 de 3 de 2021, de https://cutt.ly/ZnCO3PL Administración de la Comunidad de Castilla y León. (s.f.). Tipos de trámites y servicios. Recuperado el 11 de 3 de 2021, de https://cutt.ly/ZnCPags Administración de la Comunidad de Castilla y León. (s.f.). Trámites y servicios de empresas y autónomos. Recuperado el 02 de 03 de 2021, de https://cutt.ly/1nCIfpr Agencia Estatal Boletín Oficial del Estado. (2015). La Administración Electrónica. 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Directiva 2000/31/CE del Parlamento Europeo, de 8 de junio sobre comercio electrónico Ley 34/2002, de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y comercio electrónico. Plan Avanza, aprobado el 4 de noviembre de 2005. Ley 56/2007, de 28 de diciembre de Medidas de impulso de la Sociedad de la Información Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración electrónica. Ley 8/2015 de 20 de octubre, por la que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de Seguridad Social. Ley 2/2011, de 4 de marzo de Economía Sostenible (medidas de simplificación administrativa) Ley 2/2012, de 26 de diciembre de Medidas Urgentes de Liberalización del comercio y Determinados Servicios. Decreto Ley 4/2020, de 18 de junio de impulso y simplificación administrativa para el fomento de la actividad productiva en Castilla y León. Ley 5/2015, de 30 de octubre por la que se aprueba el Estatuto Básico del Empleado Público. Real Decreto 84/1986, de 26 de enero por el que se aprueba el Reglamento General de Inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de trabajadores a la Seguridad Social. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 55 Francisco Álvarez, Rubén Anexo: A continuación, se muestran dos de encuestas representativas de las efectuadas a funcionarios públicos utilizadas para realizar el estudio para recoger información relativa a la administración electrónica. Las encuestas que voy a plasmar son de Doña María Jesús Martínez Serrano y Don Ángel Fernández Pérez debido a que me han dado el visto bueno para reflejar sus nombres en dicho proyecto. Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 56 Francisco Álvarez, Rubén Administración Electrónica y Creación de Empresas Online 57 Francisco Álvarez, Rubén TRABAJO DE FIN DE GRADO RUBÉN FRANCISCO ÁLVAREZ ENCUESTA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA Nombre: -Ángel Fernández Pérez Empresa: Junta de Castilla y León Fecha: 03-06-2021 1. ¿Utiliza habitualmente su empresa la Administración electrónica? Si, habitualmente Solo para determinados trámites Nunca 2. Indique de los siguientes trámites enumerados a continuación, lo que realiza de forma electrónica Pago de tributos Trámites con la Seguridad Social Servicio Público de Empleo Ayuntamientos Gestión de autorizaciones y licencias Otros (Indique cuáles) Cita previa Atención Primaria 3. Si su empresa utiliza la tramitación electrónica que aspectos son los más valorados por usted en la relación con las Administraciones Públicas Cercanía Confianza Agilidad Ahorro de tiempo Seguridad Todas las anteriores Ninguna 4. De las siguientes indique las ventajas que ha supuesto la Administración Electrónica para su empleo Flexibilidad de horarios con las oficinas virtuales que permiten presentar documentos durante las 24 horas del día los 365 días del año. Inmediatez (ya que permite realizar trámites en un corto periodo de tiempo) No acudir presencialmente a las oficinas Públicas con el consecuente ahorro de tiempo y costes El disponer de una versión unificada del servicio (Conocer el número de expedientes, responsable de su tramitación y el estado a través de un único punto) No ha supuesto ventajas para mi empresa la tramitación electrónica X X