Aplicación CRM para la gestión de una escuela de pádel

Treball de Fi de Grau/Màster Grau en enginyeria en tecnologies industrials APLICACIÓN CRM PARA ESCUELAS DE PÁDEL Autor/a: Ivan Rubio Hurtado Director/a: Lázaro V. Cremades Convocatòria: Gener 2025 Escola Tècnica Superior d’Enginyeria Industrial de Barcelona Pàg. 2 Memòria Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 3 Agradecimientos En primer lugar, quiero agradecer a Lázaro Cremades, mi tutor, por supervisar y aconsejarme durante el desarrollo de este trabajo. También quiero mencionar a todas aquellas personas que han colaborado con el trabajo, empezando por todos los coordinadores, entrenadores y secretarios/as que se han prestado a hablar conmigo con tal de recopilar información para este trabajo. En especial a Arnau Yepes, amigo y socio en este proyecto, que me ha ayudado a orientar para empezar a desarrollar el proyecto. Y por último, pero no menos importante, agradecer a mi familia, en concreto a mis padres, por todas las decisiones que han tomado o me han ayudado a tomar, que me han hecho estar redactando este trabajo juntando mi carrera, mi trabajo y mi hobbie al mismo tiempo. Pàg. 4 Memòria Resum El pàdel és un esport en creixement, el qual es troba en ple desenvolupament. En els últims anys, una gran quantitat de persones s'han iniciat en aquest esport, gràcies a la gran exposició que està tenint. A causa d'aquesta alta demanda, les inversions que s'estan realitzant en aquest sector s'han elevat molt en els últims anys, tant en instal·lacions, com en personal i en material. Això fa que cada vegada sigui més complex gestionar adequadament un club de pàdel, l'experiència personal corrobora aquesta dificultat, però quines eines hi ha disponibles en el mercat per a gestionar un club de pàdel? La finalitat d'aquest treball és plantejar una aplicació per a la gestió d'una escola de pàdel, que és un dels sectors d'un club. L'aplicació de gestió de l'escola serà un mòdul d'una aplicació molt més completa, que gestionarà totes les seccions d'un club. L'aplicació se centrarà en simplificar i automatitzar les tasques d'un gestor, per a reduir el temps d'organització i evitar errors humans, que per a evitar-los manualment, es requereix d'una gran quantitat de temps. D'altra banda, s'ha estudiat la viabilitat d'un model de negoci a través d'aquesta aplicació. Estudiant l'oferta actual i creant un producte diferencial i robust. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 5 Resumen El pádel es un deporte en auge, el cual se encuentra en pleno desarrollo. En los últimos años una gran cantidad de personas se han iniciado en este deporte, gracias a la gran exposición que está teniendo. Debido a esta alta demanda, las inversiones que se están realizando en este sector se han elevado mucho en los últimos años, tanto en instalaciones, como en personal y en material. Esto hace que cada vez sea más complejo gestionar adecuadamente un club de pádel, la experiencia personal corrobora esta dificultad, pero ¿que herramientas hay disponibles en el mercado para gestionar un club de pádel? La finalidad de este trabajo es plantear una aplicación para la gestión de una escuela de pádel, que es uno de los sectores de un club. La aplicación de gestión de la escuela será un módulo de una aplicación mucho más completa, que gestionará todas las secciones de un club. La aplicación se centrará en simplificar y automatizar las tareas de un gestor, para reducir el tiempo de organización y evitar errores humanos, que para evitarlos manualmente, se requiere de una gran cantidad de tiempo. Por otra parte, se ha estudiado la viabilidad de un modelo de negocio a través de esta aplicación. Estudiando la oferta actual y creando un producto diferencial y robusto. Pàg. 6 Memòria Abstract Paddle tennis is a booming sport that is experiencing rapid growth. In recent years, a large number of people have taken up this sport, thanks to its significant exposure. Due to this high demand, investments in this sector have increased significantly in recent years, both in facilities, personnel, and equipment. This makes it increasingly complex to manage a paddle tennis club effectively. Personal experience corroborates this difficulty, but what tools are available on the market to manage a paddle tennis club? The purpose of this work is to propose an application for managing a paddle tennis school, which is one of the sectors of a club. The school management application will be a module of a much more comprehensive application that will manage all sections of a club. The application will focus on simplifying and automating the tasks of a manager to reduce organizational time and avoid human errors, which require a significant amount of time to prevent manually. On the other hand, the viability of a business model through this application has been studied. This involves studying the current offer and creating a differential and robust product. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 7 Pàg. 8 Memòria Contenido Agradecimientos 3 Resum 4 Resumen 5 Abstract 6 Glossario y nomenclatura 10 Listado de figuras 11 Listado de tablas 12 1. Introducción 13 1.1. Motivación 13 1.2. Alcance del trabajo 14 1.3. Objetivos del trabajo 14 2. Parte teórica o introducción teórica 15 2.1. CRM 16 2.1.1. Funcionalidades de un CRM 16 2.1.2. Beneficios de implementar un CRM 17 2.2. Demanda actual del mercado 17 2.2.1. Servicios ofrecidos por parte de los clubes y principales problemáticas 18 2.2.2. Servicio de escuela y problemáticas en cada proceso 25 2.2.2.1. Proceso de inscripción 26 2.2.2.2. Creación de grupos 27 2.2.2.3. Canales de comunicación 28 2.2.2.4. Seguimiento de la escuela 29 2.2.2.5. Recopilación áreas de mejora de los procesos de la escuela 30 2.3. Demanda del usuario 31 2.4. Conclusiones estudio de mercado 32 3. Parte práctica o desarrollo de la aplicación 33 3.1. Creación de la base de la aplicación 34 3.1.1. Perfiles de usuarios 34 3.1.2. Métodos de pago 35 3.1.3. Comunicación 36 3.1.4. Algoritmo de nivel 38 3.1.5. Algoritmo de afinidad 39 3.1.6. Recopilación de información 39 3.2. Creación de servicios directos 40 3.2.1. Servicio de afiliación 40 3.2.2. Reserva de pistas / Disponibilidad de pistas 42 3.2.3. Disponibilidad de entrenadores 45 3.2.4. Reserva de clases o entrenamientos 46 3.2.5. Torneos / Americanas 49 3.2.6. Ligas internas 51 3.2.7. Equipos 52 3.2.8. Tienda 55 Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 9 3.3. Escuela de padel 57 3.3.1. Proceso de inscripción 58 3.3.2. Creación de grupos 61 3.3.3. Establecimiento y comunicación de grupos 63 3.3.4. Seguimiento de la escuela 65 4. Planificación 67 5. Estudio económico 69 6. Estudio social y de igualdad de género 71 7. Conclusiones 72 8. Bibliografía 74 Pàg. 16 Memòria 2.1. CRM En el mundo empresarial, donde la satisfacción del cliente es determinante para el éxito de las empresas, estas recurren a herramientas informáticas para gestionar de manera más eficiente sus relaciones con los clientes. Una de estas herramientas, es el software CRM (Customer Relationship Management), que está diseñado para optimizar la interacción con los clientes. Un CRM es un sistema que permite a las organizaciones centralizar y gestionar toda la información relevante sobre sus clientes, como datos de contacto, historial de compras, preferencias, interacciones, etc. Su principal objetivo es mejorar la experiencia del cliente, mejorar su producto y promover la afiliación con la empresa. 2.1.1. Funcionalidades de un CRM Un software CRM cumple con las siguientes funcionalidades: ● Gestión de contactos: Almacenamiento y organización de información detallada sobre clientes potenciales y existentes. ● Automatización de procesos: Simplificación de tareas repetitivas como el envío de emails, recordatorios y seguimiento de oportunidades de venta. ● Análisis de datos: Obtención de insights valiosos a través de informes y métricas que permiten tomar decisiones basadas en datos. ● Gestión de ventas: Seguimiento del ciclo de ventas, desde la generación de leads hasta el cierre de negocios. ● Servicio al cliente: Mejora de la atención al cliente a través de la gestión de tickets, resolución de incidencias y seguimiento de consultas. ● Marketing: Personalización de campañas de marketing y medición de su efectividad. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 17 2.1.2. Beneficios de implementar un CRM Cuando una empresa usa un software CRM tiene los siguientes beneficios: ● Mejor conocimiento del cliente: Permite a las empresas comprender mejor las necesidades y preferencias de sus clientes. ● Mayor eficiencia: Automatiza tareas y procesos, liberando tiempo para que los equipos se enfoquen en actividades de mayor valor. ● Aumento de las ventas: Facilita la identificación de oportunidades de venta y mejora la conversión de leads. ● Mejora de la satisfacción del cliente: Proporciona una experiencia de cliente más personalizada y satisfactoria. ● Mayor productividad: Optimiza la colaboración entre los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente. 2.2. Demanda actual del mercado En el mercado hay una serie de aplicaciones que ayudan a los clubs a gestionar tanto sus finanzas, como los pagos de los servicios, como la reserva de instalaciones, etc. En primer lugar deberemos determinar qué campos requiere un club para tener una buena gestión. Para recopilar esta información, se partirá de la experiencia personal de dirigir una escuela de pádel durante 4 años, y la experiencia de varios entrenadores, coordinadores y gestores de diferentes clubs y escuelas de toda Catalunya. Cada club es muy diferente debido a la variedad de clientes, posibilidades, economía, etc. por lo cual se hará un estudio muy exhaustivo de un club, pero este no puede servir como norma general, y por este motivo se han hecho entrevistas a directores deportivos de otros clubes, para sacar una información lo más polivalente posible. Este estudio se debe acotar, ya que, como en cualquier ámbito, se debe establecer un orden a la hora de desarrollar la aplicación, la gestión y organización de un club es muy compleja y amplia, por lo que se debe establecer cuales son todos los campos que hay que abarcar. Para sacar toda la información se realizará un estudio de mercado, tanto de la demanda de los clubes y las escuelas de estos, como de la oferta actual, para determinar que ofrecen las aplicaciones en funcionamiento. El estudio implica un análisis de todos los campos que se trabajan en los clubes, pero podrá más énfasis en el análisis de la organización de una escuela de padel. Pàg. 18 Memòria 2.2.1. Servicios ofrecidos por parte de los clubes y principales problemáticas Como todo negocio, un club de pádel vive de ofrecer servicios y del consumo que realicen sus clientes, y debido a la gran cantidad de clubes que hay, los servicios pueden variar mucho de uno a otro, especialmente variará el peso que tenga cada uno de los servicios en la economía del club. Un ejemplo puede ser la diferencia entre un club de pueblo, donde habrá clientes más fijos, que consumen frecuentemente, y otro caso serían los clubes más céntricos, o de grandes ciudades, que tratan con clientes más puntuales, por lo que tendrán muchos más clientes, pero no tan fijos. Es importante desarrollar un sistema que cumpla las necesidades de todos los clubes, haciendo que los servicios que ofrezcan se adapten mejor a los clientes que tengan. Para analizar los inconvenientes que tienen estos servicios, debemos analizarlos uno por uno, definirlos, y ver que requiere más atención de este servicio: ● Servicios de afiliación En primer lugar tenemos los servicios de afiliación, que consisten en pagar mensualidades o una cuota recurrente para disponer de beneficios económicos o servicios exclusivos. Este servicio es más recurrente en clubes con menos tránsito de gente, y son un resultado del buen funcionamiento del club, que ha conseguido fidelizar a sus clientes con buenos servicios. Este servicio no tiene ningún aspecto al que darle atención exceptuando la gestión de los pagos, ya que es el único aspecto que puede variar más según los clubes, según qué tarifas tienen, cuota de inscripción, etc. También es importante recopilar información de qué rendimiento tiene este servicio, número de afiliados, rentabilidad,etc. La clave del éxito de este servicio recaerá en el correcto funcionamiento del resto de servicios que se ofrecerán en el club, para fidelizar a los clientes. ● Reserva de pistas o instalaciones Otro servicio, es la reserva de pistas o instalaciones. Este es el servicio principal de la mayoría de clubes, por lo que requiere de mucha atención. Para este servicio hay aplicaciones existentes especializadas en gestionar la relación con los clientes cuando estos quieren reservar instalaciones en el club. Las aplicaciones actuales cubren satisfactoriamente las demandas de los clubes respecto a este servicio, ya que es el más demandado por los clientes, y Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 19 es una de las necesidades más evidentes que tienen los clubes. A pesar de disponer de aplicaciones para abastecer estas necesidades, los clubes siguen teniendo problemas para gestionar ciertos aspectos. Uno de los principales problemas es la gestión de pagos, ya que la mayoría de aplicaciones no dan con el equilibrio entre ser estrictos con los pagos y la flexibilidad que necesitan los clubes para adaptarse a los clientes. ● Americanas, torneos y ligas internas Un servicio muy común, son las competiciones, como americanas, torneos y ligas internas, que son eventos organizados por el club, donde los usuarios compiten entre ellos durante un periodo de tiempo, por ejemplo un día, un fin de semana o incluso varios meses en caso de las ligas, y se debe organizar el formato que se seguirá, los horarios, las instalaciones requeridas, etc. Estos eventos son primordiales, pero son los más complejos y los que más tiempo requieren a los organizadores. Los problemas principales se basan en la comunicación con los clientes y la organización y distribución de estos. Estos problemas son generalmente brindar una buena información y tener un buen altavoz para que llegue al máximo número de usuarios posibles. Actualmente los medios de comunicación de los que disponen los organizadores son limitados y muy poco manejables. Uno de los que mejor rendimiento da es instagram, pero se debe hacer un mensaje genérico y muy breve para que sea fácil de consumir, a pesar de que esto puede provocar desinformación. Respecto a la organización, se requiere saber el nivel de todos los jugadores, ya que es muy importante que jueguen en la categoría adecuada, así se jugarán partidos más equilibrados donde todo el mundo podrá disfrutar más. ● Equipos Otro de los servicios más populares y abundantes de los clubes, son los equipos, los cuales se inscriben a ligas, las cuales determinan un calendario a seguir, donde se determinarán las jornadas que debe jugar cada equipo. Este servicio tiene un coste de inscripción, y requiere del uso de las instalaciones en función del calendario determinado por la organización. En estos equipos es primordial la comunicación con los miembros, y establecer un calendario de actividades, para que todo el mundo pueda organizarse para jugar todo lo posible e implicarse con el equipo. Pàg. 20 Memòria También se debe hacer una recopilación de información acerca de la disponibilidad que tienen los jugadores, porcentajes de partidos jugados, etc. Normalmente son los capitanes de los equipos que usan excels y otras herramientas para analizar estos datos, pero al ser una tarea manual y muy laboriosa, suele costar llevarla actualizada y que refleje datos reales. ● Clases o entrenamientos El servicio de clases o entrenamientos, también es uno de los más solicitados del mundillo del padel. Estos pueden tener muchos formatos diferentes, cada uno con su método de pago o tarifa, y su funcionamiento propio. Entre estos servicios de clases, podemos destacar, las clases particulares, o bonos de clases, realizadas por un único entrenador, y las escuelas, que son servicios mensuales o trimestrales, que se suelen realizar en grupos más grandes, y con la colaboración de varios entrenadores. Para este servicio se generan nuevos puntos problemáticos, ya que requieren de entrenadores, a los cuales deberemos establecer un horario, para optimizar sus horas de trabajo y que puedan ofrecer el máximo de servicios de calidad posibles. También es muy importante la comunicación para promocionar las clases o entrenamientos, tratando de ofrecer los horarios que cuadren con las reservas de pistas y las clases de escuela ya programadas, para evitar solapamientos en los horarios. No suele generar muchos problemas, más allá de la comunicación entre clientes, entrenadores y club, ya que no siempre todas las partes están igual de informadas de todo. ● Actividades extraordinarias El club debe tener en cuenta, la organización de actividades extraordinarias, que conllevan el uso de ciertas instalaciones. Un ejemplo podrían ser las cenas, clases de zumba o aquagym, etc. Para estructurar todas estas actividades, es primordial tener una buena organización, la cual se puede establecer a base de horarios y calendarios, para los eventos del club, y para los propios trabajadores. Estos horarios y calendarios, ayudarán a gestionar las instalaciones, los trabajadores y la demanda del club. Este servicio exclusivamente se requiere tener una buena planificación de las instalaciones, y no suele tener mucha complejidad. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 21 ● Tienda Como servicio extra, aunque no sea el principal del club, también es necesario disponer de una tienda de club, donde se pueden comprar artículos de padel de uso habitual, como equipaciones y prendas específicas del club. Este servicio no suele generar ningún problema al club, ya que es un servicio complementario, pero se debe tener un registro de quién puede acceder a ciertos artículos, como equipaciones exclusivas de equipos, etc. Una vez definidos todos los servicios que ofrece un club, es necesario establecer cuales son las principales necesidades de los clubes, y cuales no tienen aún una solución o bien se puede mejorar las herramientas de las cuales dispone el club. Hay ciertas áreas que son vitales para el funcionamiento de un club, y es necesario identificarlas, ya que son recurrentes en la mayoría de servicios. Pàg. 22 Memòria En la siguiente tabla se puede observar cuales son las necesidades de cada servicio: Tabla 1 : Necesidades de los servicios de un club En la tabla anterior se puede determinar que áreas serán útiles para más servicios, y las que se usan en la mayoría, ya que serán vitales para desarrollar la base de la aplicación. También se puede observar que hay servicios mucho más complejos que otros, por lo que serán módulos mucho más complejos de desarrollar. Lo que nos puede ayudar a trazar una hoja de ruta para desarrollar la aplicación. SERVICIO DE AFILIACIÓN RESERVA DE INSTALACIONES TORNEOS / EVENTOS EQUIPOS CLASES / ENTRENAMIENTOS EVENTOS EXTRAORDINARIOS TIENDA Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 23 En la siguiente tabla se puede observar cuales son las problemáticas de cada servicio: Tabla 2 : Áreas problemáticas de los servicios de un club En la tabla anterior se puede observar que áreas de los servicios generan más problemáticas para los organizadores, en se detecta rápidamente que hay servicios críticos, que se han desarrollado poco, o bien no se han implementado a las aplicaciones existentes. A pesar de que algunas claves para ciertos servicios, ya tienen una solución robusta mediante las aplicaciones actuales, se han considerado como áreas problemáticas, ya que son las más importantes a la hora de desarrollar los módulos. Exceptuando algunas excepciones, hay servicios en los que hay muchas áreas problemáticas, por lo que podemos observar que hay una gran oportunidad de mercado si se consigue dar con un programa robusto que resuelva todas las problemáticas, o las simplifique o organice para que los responsables de gestionar los SERVICIO DE AFILIACIÓN RESERVA DE INSTALACIONES TORNEOS / EVENTOS EQUIPOS CLASES / ENTRENAMIENTOS EVENTOS EXTRAORDINARIOS TIENDA Pàg. 24 Memòria servicios puedas resolverlas más fácilmente. Al igual que hay servicios a los que le deberemos poner más atención, también hay áreas que requieren una solución más compleja, ya que son áreas muy poco desarrolladas o que simplemente se opta por métodos muy simples y mecánicos, que requieren de mucho trabajo por parte de los coordinadores. Uno de estos apartados es la comunicación, ya que los métodos actuales requieren de mucha concentración por parte de los encargados de que todos los clientes estén añadidos en los grupos de difusión, etc. Actualmente el canal de comunicación principal son los grupos de WhatsApp, que son poco eficientes y no nos aseguran que los clientes reciban la información adecuadamente. A parte, los responsables deberán llevar muchos grupos al mismo tiempo, lo que aumenta las posibilidades de errores humanos. Y en segundo lugar tendremos la planificación, que se suele realizar manualmente y es difícil coordinar y organizar todos los servicios del club. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 25 2.2.2. Servicio de escuela y problemáticas en cada proceso Una escuela de pádel es un servicio de entrenamientos grupales organizados, que se ofrecen en grupos de entre 3 y 6 o 8 alumnos por pista, dependiendo de la edad, nivel y el servicio que se quiera ofrecer. Se puede diferenciar entre escuela de adultos y escuela infantil, y se pueden hacer muchos símiles, pero la que más énfasis necesita es la escuela infantil, debido a la función tan importante que tiene en un club de padel. Por este motivo, el proyecto se centrará en la escuela infantil, que es común en todos los clubes, mientras que la de adultos suele ser un tipo de servicio de bonos de clase. Por lo que en caso de necesitar un desarrollo de un módulo de escuela de adultos, se podría extrapolar toda la programación del módulo de la escuela infantil eliminando o modificando ciertos aspectos. Una buena escuela genera un buen ecosistema social, donde tanto los hijos, que disfrutan de un servicio directo, como los padres, que no necesariamente consumen algún servicio, son potenciales clientes, que generarán un beneficio notable para el club. El buen funcionamiento de una escuela es difícil de medir, ya que depende mucho de las circunstancias del club, pero un buen reflejo es el incremento de grupos o de ocupación de los grupos, ya que es un indicativo que más gente quiere consumir el servicio. Para este buen funcionamiento se debe ofrecer un servicio adecuado a los clientes, siendo varios de los puntos clave el encaje con el resto de compañeros y las exigencias del alumno a la ahora de aprender, etc. Para estudiar las necesidades de una escuela debemos analizar los diferentes procesos o tareas que debe gestionar un coordinador de una escuela, para identificar cuales son más delicados y complejos de desarrollar. Pàg. 32 Memòria 2.4. Conclusiones estudio de mercado A partir del estudio realizado se pueden obtener las conclusiones sobre la viabilidad de la aplicación, y cuales son los puntos claves a mejorar para ofrecer un servicio diferencial. En primer lugar, hay que entender que las aplicaciones actuales, que podríamos considerar competencia, se centran en resolver el servicio principal y fundamental para cualquier club, que es la reserva de pistas. Esto es una gran ventaja, ya que tendremos la posibilidad de ofrecer un método más óptimo para resolver el resto de servicios. Pero a la vez provoca un escalón de entrada al mercado, ya que este servicio es imprescindible, y para poder competir contra cualquier aplicación tendremos que ofrecer un servicio de reserva de pistas funcional y por lo menos, tan completo como el resto de aplicaciones. En cuanto a la mejora del resto de servicios, ninguna aplicación ofrece la posibilidad de resolver la gestión de tantos servicios como requiere un club, y se dejan en manos de la resolución manual. Por tanto no tendremos competencia en cuanto a la automatización de estos servicios. También podemos analizar que los métodos de comunicación interna con los clientes son muy simples y poco eficientes, y es un apartado que es muy necesario y tiene mucho margen de mejora. Y por último, no hay un método de análisis de datos lo suficientemente completo para llevar un seguimiento lo suficientemente exhaustivo para determinar la rentabilidad del club o hacer una aproximación real del rendimiento de cada servicio. Por tanto, a partir de esta información podremos definir los pilares de la aplicación, que serán los aspectos diferenciales que queremos ofrecer a los clubes para diferenciarnos del resto de aplicaciones. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 33 3. Parte práctica o desarrollo de la aplicación A pesar de contener un amplio marco teórico, para empezar a asentar las bases de la aplicación, hará falta desarrollar más aún toda la teoría analizada en el estudio de mercado. Este estudio servirá para ordenar todos los servicios y las necesidades de cada uno de los módulos, y establecer un orden de prioridades a la hora de desarrollar la aplicación. En términos técnicos, deberemos desarrollar el backend, que será la base de la aplicación a partir de la cual añadiremos los módulos, por tanto tiene que ser muy completa y contener todo lo que los servicios vayan a necesitar de ella. Un ejemplo claro sería la gestión de pagos, que se debe definir al inicio del desarrollo, ya que a partir de esta, se podrán cobrar de una manera o de otra los servicios, y en caso de que se tenga que modificar una vez ya estén creados, puede generar problemas e incompatibilidades con otros servicios. Para analizar qué áreas tendremos que definir en la base de la aplicación, siendo la manera más óptima, aprovechar el análisis que se ha hecho sobre que va a necesitar cada servicio una vez desarrollado. A continuación se hará una lista de servicios, enumerando todas las necesidades que tienen, y definiendo cómo se van a estructurar y cuales van a ser los atributos diferenciales respecto al resto de aplicaciones. Pàg. 34 Memòria 3.1. Creación de la base de la aplicación Para definir la base de la aplicación deberemos establecer cómo funcionarán las áreas de trabajo y a partir de estas estudiar cual es la mejor manera de programarlas, para que no generen ningún problema con los módulos de la aplicación. Es importante que se contemplen todos los requisitos finales desde un inicio, ya que un cambio en la base de la aplicación podría generar incompatibilidades con los módulos, lo que nos llevaría a tener que redefinir toda la aplicación completa. 3.1.1. Perfiles de usuarios Cada usuario tendrá un perfil, el cual irá asociado a unos atributos propios de cada usuario, como edad, nivel, etc. A parte de estos datos, también se le asignan atributos en referencia a los clubes, que definirán de que tipo de usuario se trata, y a partir de esto tendrá acceso a visualizar unas u otras pestañas, y en caso de capitanes, entrenadores, coordinadores y gestores, modificar y definir servicios. Las interacciones que se llevarán a cabo serán: Visualizar, consumir, definir y modificar. Los clientes podrán visualizar y consumir servicios, a parte si es necesario, podrán sugerir cambios en el horario, informar de ausencias, etc. Mientras que los capitanes, entrenadores y trabajadores tendrán acceso, a parte de visualizar y consumir, a modificar servicios, añadiendo eventos, etc. Los coordinadores y gestores, en cambio, tendrán acceso a todas las opciones anteriores, más la opción de definir servicios y atributos de los clientes. Para poder definir la aplicación a medida del club Imagen 1: Tipos de perfiles Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 35 Imagen 2 : Lista de perfiles de un club 3.1.2. Métodos de pago Los pagos se realizan a través de una aplicación intermedia, que se encargará de asociar la cuenta bancaria relacionada con el perfil de cada usuario. El manejo de datos bancarios es delicado, por lo que es preferible derivar las responsabilidades de este servicio a una aplicación especializada, que pueda ofrecernos todo lo que necesitamos. Esta aplicación se conoce como pasarela de pago de terceros, y cumple con los estándares de seguridad de la UE. Pàg. 36 Memòria 3.1.3. Comunicación Los canales de comunicación serán la pieza fundamental de la aplicación, ya que es una de las ramas más complejas de un club, y generar una buena comunicación permitirá que tanto usuarios, como trabajadores estén bien informados sobre todo lo que les repercute. La idea principal es desarrollar este módulo a través de API de whatsapp, lo cual nos permite partir de el canal de comunicación con el que más familiarizados están los usuarios, lo que supondría una facilidad para ellos. Para eso se vincula cada cuenta a un número de teléfono, o varios, los cuales se añadirán a todos los grupos que se requiera de servicios que está consumiendo el usuario. Principalmente se crearán grupos según el servicio, equipo, etc. los cuales estarán también agrupados según las necesidades del club, englobando todos los grupos de la escuela, todos los subgrupos que habrá en un torneo, etc. Se seguirá un esquema similar al siguiente: Imagen 3: Esquema grupos de comunicación club Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 37 Esto nos ayudará a no duplicar grupos, y que enviando una información al grupo de grupos adecuados, ya tendremos suficiente, y no se tendrá que enviar una vez tras otra. También se agiliza la creación de mensajes, creando mensajes genéricos predeterminados, que variarán de uno a otro según el subgrupo al que pertenezcas. Imagen 4 : Mensaje genérico anulación por festivo. Imagen 5 : Mensaje genérico para informar de la creación del grupo. Estos mensajes se enviarán a un grupo o bien a un grupo de grupos, según defina el responsable. Lo que haría que en caso de enviarlo a un grupo de grupos, este mensaje llegue a todos los grupos que hay incluidos dentro del grupo que los contiene. Pàg. 38 Memòria 3.1.4. Algoritmo de nivel El algoritmo de nivel será una de las piezas fundamentales de la aplicación, y como se ha analizado en el estudio de mercado, es uno de los apartados más importantes y delicados de cualquier aplicación que ayude a situar a los jugadores en el nivel que les acerca. Una de las primeras decisiones es hacer una tabla de niveles, la cual irá del 0 al 10, siendo el 10 la mejor puntuación, es decir, el nivel más alto. Este ranking de nivel debe tener una primera aproximación con las preguntas de inicio de sesión. Y una confirmación a través de enfrentamientos directos de jugadores. Uno de los principales problemas es la falta de objetividad de los sistemas de valoración, ya que en muchas ocasiones se pueden falsear los datos y que un jugador se atribuya un nivel mucho más alto de lo que le pertoca. Esto se soluciona mediante diferentes verificaciones de nivel: ● En primer lugar se harán comparaciones de nivel en los torneos o formatos de competición, donde un juez de mesa apuntará todos los resultados de los partidos siendo completamente objetivo. Esto permitirá comparar el nivel de los jugadores, haciendo que suban o bajen según los resultados obtenidos, haciendo una comparación teniendo en cuenta el nivel de todos los usuarios que juegan el partido. ● El segundo método es mediante pruebas de nivel, que se deben hacer por personas cualificadas, esto implica un sobrecoste y una dependencia de la objetividad de la persona que se encargará de cualificar. Esta segunda opción no es la más óptima por los motivos mencionados anteriormente, pero es una muy buena opción para hacer una mejor aproximación inicial. Y en conjunto con el sistema de comparación de niveles, se obtendrá un algoritmo de nivel muy robusto. Este nivel se asocia como un atributo de cada usuario, que ayudará a clasificarlo en torneos, ligas, etc. Este nivel será independiente del género, pero no de la edad, ya que al realizarse torneos infantiles, necesitaremos un nivel independiente de los torneos de adultos. Por tanto los menores tendrán un nivel propio como menor, y otro nivel en caso de jugar partidos de adultos. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 39 3.1.5. Algoritmo de afinidad El algoritmo de afinidad es complementario al algoritmo de nivel, pero fundamental en el caso de los menores de edad, especialmente para crear los grupos de escuela. Este algoritmo determinará que compatibilidad tienen dos personas entre sí. Al igual que en el algoritmo de nivel, también dispondremos de un nivel de afinidad para los menores y otra para los adultos. En el caso de los adultos se tratará de asociar a personas que tengan el mismo objetivo, es decir, si quieren jugar de manera más competitiva o más lúdica. Pero en el caso de los menores, deberemos hacer un algoritmo de afinidad más complejo, ya que la edad, la experiencia, las amistades son parámetros claves para determinar la compatibilidad de dos personas. El algoritmo de afinidad será también una puntuación entre el 0 y el 10, que se irá actualizando a lo largo de los partidos. 3.1.6. Recopilación de información Generar un sistema de recopilación de datos de cada servicio será diferencial para los responsables del club, ya que podrán hacer un seguimiento más exhaustivo del rendimiento del club. Esta información también ayudará a los capitanes de equipos o cualquier persona que influya en el funcionamiento de los servicios. Para ofrecer un servicio diferencial no nos limitaremos a extraer esta información, sino que se tratará de presentar gráficos útiles para visualizar rápidamente rendimientos, mejoras, etc. Imagen 6 : Ejemplo gráficas recopilación de información Pàg. 40 Memòria 3.2. Creación de servicios directos A la hora de ordenar los servicios que exigirá un club a cualquier aplicación, es muy importante clasificar las áreas de trabajo en dos grupos, servicios principales, que serán los que se trataran directamente y a los cuales se accedera para organizar, y los apartados implicitos, que serán aquellos que se deberán definir al crear la aplicación para que los servicios directos funcionen correctamente. La distribución de los servicios se organiza en pestañas, cada una representando un servicio, que serán visibles para todos los usuarios. Imagen 7 : Distribución pestañas aplicación 3.2.1. Servicio de afiliación Definición: Este servicio consiste en pagar una cuota mensual, trimestral o anual, para poder disponer de beneficios a la hora de consumir ciertos servicios, mayoritariamente, beneficios económicos, pero también puede suceder, que un servicio sea exclusivo para los afiliados. El servicio de afiliación o membresía será necesario para todos los servicios de ofrecidos por el club, por eso será tanto un servicio directo como implícito, ya que los usuarios los pueden consumir directamente, pero también influirá en el funcionamiento de otros servicios, ya que este puede hacer variar las condiciones de los otros. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 41 ● Servicio de pagos: para poder realizar los pagos directamente. Uno de los requisitos más importantes para realizar los pagos en este servicio será el establecimiento de una cuota de entrada, y las cuotas recurrentes, que se deben programar. Las cuotas de entrada suelen ser una gestión interna del club, y pueden ir asociadas a acciones o otros modelos, que son difíciles de implementar en la aplicación, por lo que simplemente se debe ofrecer al club la flexibilidad de añadir esta cuota de entrada, o eliminarla de la aplicación para hacer una gestión a parte. ● Comunicación: esta es complementaria, ya que no se suele promocionar el servicio de afiliación, sino que es más un resultado de promocionar bien otros servicios y del buen rendimiento de estos. A pesar de no requerir publicidad, sera importante crear canales de difusión de información con los usuarios afiliados, para asegurarse de que reciben toda la información correctamente. ● Recopilación de información: será útil para poder analizar número de afiliados, rentabilidad de las afiliaciones, etc. La utilidad principal se resumirá en asignar una etiqueta o atributo a cada cliente, a partir del cual se definirá qué cuota deberá pagar por cada servicio o si tendrá acceso a ese servicio. Tabla 4 : Apartados importantes servicio de afiliación SERVICIO DE AFILIACIÓN Pàg. 48 Memòria ● Algoritmo de nivel: se necesitará para ofrecer plazas en clases abiertas para ofrecerle participar a gente que encaje con el nivel y tenga afinidad con los otros jugadores. El rango de niveles y afinidad lo definirá el entrenador, juntamente con los alumnos, en caso de necesitar confirmación. ● Comunicación: este apartado, aunque no es imprescindible, es muy útil para aumentar la ocupación de las jornadas laborales de los entrenadores, informando de la disponibilidad de estas. Será más importante para recordar asistencias tanto a consumidores como a los entrenadores, y establecer un sistema de confirmación para evitar confusiones. ● Recopilación de información: para poder analizar porcentaje de ocupación de los entrenadores, el rendimiento del servicio, etc. Tabla 7 : Apartados importantes servicio de clases y entrenamientos Posibilidad de servicio diferencial: Respecto a este servicio, el margen de mejora es muy grande, ya que no hay ninguna aplicación que se haya centrado en ofrecer soluciones para este servicio. En primer lugar el servicio clave que se ofrecerá es que los propios entrenadores establezcan su horario de trabajo, y presentarles a los clientes este horario con la disponibilidad, al igual que sucede en el caso de las instalaciones. Agilizando la reserva, dando directamente al cliente toda la información si tiene que consultar. Esto también agiliza la comunicación de los entrenadores y los clientes, ya que se ofrecerá la posibilidad de anular un entrenamiento a través de la aplicación, SERVICIO DE AFILIACIÓN Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 49 estableciendo normas de conducta como anular con antelación, etc. A través de este horario, cualquier trabajador interno del club tendrá acceso a toda la información de los horarios de sus compañeros, lo que permitirá mejorar la coordinación de los propios trabajadores. Se usará el horario de los entrenadores para hacer la reserva, como se ve en la imagen X. 3.2.5. Torneos / Americanas Definición: Este servicio consiste en organizar competiciones de múltiples parejas o equipos, que competirán entre sí. Estos eventos son esenciales para la visibilidad del club y generar un ambiente agradable donde los clientes puedan interactuar entre ellos realizando una competición diferente a sus actividades cotidianas. También es un beneficio para el club, ya que se puede hacer un seguimiento de la evolución de los clientes que consuman clases, y se les pueden fijar objetivos más fácilmente usando los torneos como fechas clave. Es importante definir la organización del evento, es decir, se debe definir el formato del torneo, la duración, las categorías de los participantes, horarios, etc. ● Servicio de afiliación: en caso de necesitar aplicar una tarifa especial a los afiliados, o beneficios como eventos exclusivos, etc. ● Disponibilidad de instalaciones: para poder adaptar los horarios del evento a la disponibilidad de instalaciones. ● Servicio de pagos: para poder realizar los pagos de los eventos. ● Algoritmo de nivel y afinidad: será la parte más importante del torneo, para hacer diferentes categorías acorde al nivel de las parejas, también nos podrá ayudar a buscar pareja para aquellos que se hayan apuntado individualmente, favoreciendo la participación en el torneo. Los torneos también se aprovecharán para validar el nivel de los clientes y corroborarlo comparando los resultados con otros jugadores. ● Calendario de actividades: para organizar las fechas de los eventos y evitar solapamientos con otros eventos o actividades. Es importante dosificar el número de eventos que se hacen, para no saturar a los clientes ni perder oportunidades de hacer eventos. Pàg. 50 Memòria ● Comunicación: este apartado es uno de los más importantes, ya que un evento debe tener una buena publicidad, para que los clientes reciban la información y tengan en cuenta el evento para reservar las fechas para poder asistir. ● Recopilación de información: este apartado es clave, ya que retroalimentan a los algoritmos de nivel y afinidad. Esto se debe a que en los torneos, se puede recopilar una gran información de que nivel tienen los usuarios, a la vez que se puede deducir que objetivos tienen al realizar el deporte. También servirá para valorar la rentabilidad de los torneos y poder ajustar más los costes y utilizar la información para negociar patrocinios, sueldos, etc. Tabla 8 : Apartados importantes servicio de torneos y americanas Posibilidad de servicio diferencial: La organización de los torneos se puede optimizar mucho, y los puntos claves es tener una buena distribución para que el cliente tenga toda la información necesaria. En primer lugar se debe ofrecer muchas facilidades a los clientes, ofreciendo una información completa para aquellos que la necesiten, y una inscripción sencilla. A partir de las inscripciones, se debe recopilar toda la información y automatizar la organización del torneo, a partir de una configuración que establece el organizador, y a partir de esta se gestionan los datos de las inscripciones para establecer automáticamente la distribución de categorías, de horarios, etc. SERVICIO DE AFILIACIÓN Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 51 3.2.6. Ligas internas Definición: Este servicio consiste en un formato de competición, el cual da libertad a los jugadores para jugarlo en un periodo de tiempo, por ejemplo, deben jugar 9 partidos de fase regular en un periodo de dos meses, y una vez pasado este tiempo se jugarán las fases finales. Este es un formato que genera mucho beneficio al club, por la interacción de los socios entre ellos, y el compromiso de jugar y consumir más servicios de cada cliente. ● Servicio de afiliación: en caso de necesitar aplicar una tarifa especial a los afiliados, o beneficios como ligas exclusivas, etc. ● Servicio de pagos: para poder realizar los pagos de las ligas. ● Algoritmo de nivel y afinidad: será la parte más importante de las ligas para hacer diferentes categorías acorde al nivel de las parejas, también nos podrá ayudar a buscar pareja para aquellos que se hayan apuntado individualmente, favoreciendo la participación en el torneo. Las ligas, al igual que los torneos, también se aprovecharán para validar el nivel de los clientes y corroborarlo comparando los resultados con otros jugadores. ● Calendario de actividades: para organizar las fechas de los eventos y evitar solapamientos con otros eventos o actividades. Es importante dosificar el número de eventos que se hacen, para no saturar a los clientes ni perder oportunidades de hacer eventos. ● Comunicación: este apartado es uno de los más importantes, ya que un evento debe tener una buena publicidad, para que los clientes reciban la información y tengan en cuenta que partidos deben jugar y que plazos de tiempo deben cumplir para reservar las fechas para poder jugar. ● Recopilación de información: este apartado servirá para retroalimentar los algoritmos de nivel y afinidad. Esto se debe a que en los torneos, se puede recopilar una gran información de que nivel tienen los usuarios, a la vez que se puede deducir que objetivos tienen al realizar el deporte. Pàg. 52 Memòria Tabla 9 : Apartados importantes servicio de ligas internas Posibilidad de servicio diferencial: El módulo es igual al módulo de servicios, por lo que al igual que en el otro caso, el servicio diferencial parte de automatizar la organización, haciendo que el usuario participe en la categoría y horario que más se adapte. También será vital automatizar las áreas de comunicación para que los clientes estén bien informados sin que los organizadores tengan que perder mucho tiempo enviando mensajes personalizados para cada caso concreto. 3.2.7. Equipos Definición: Otro formato de competición es la liga por equipos, donde cada x semanas, se juega una jornada, normalmente en fin de semana, donde jugaran de 3 a 5 parejas de dos equipos en contra, y se sumará tantos puntos como parejas ganen sus partidos, las competiciones de dividen en fases de grupos, donde se hace una clasificación y una fase eliminatoria, donde se juega contra un único equipo, a jornada única, donde avanzará exclusivamente el equipo que gane la jornada. Los equipos estarán formados de entre 12 y 26 jugadores/as, con los cuales será vital mantener una buena comunicación para que estén informados de todos los eventos y jornadas que tiene el equipo. Un apartado clave de los equipos es la implicación de los miembros, por lo que será muy importante también recopilar datos de cuanto ha jugado cada persona, para saber si hace falta hacer actividades para animar a la gente a jugar, etc. Este servicio es muy complejo de gestionar, y normalmente son los capitanes quien se SERVICIO DE AFILIACIÓN Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 53 encarga de prestar atención a todo. Por eso al desarrollar la aplicación deberemos crear un módulo completo, que contará con los siguientes servicios implícitos: ● Servicio de afiliación: en caso de necesitar aplicar una tarifa especial a los afiliados, o beneficios como equipos exclusivos, etc. ● Disponibilidad de instalaciones: para poder reservar instalaciones para jornadas, entrenos, americanas, etc. ● Servicio de pagos: para poder realizar los pagos de los equipos. ● Comunicación: este apartado es uno de los más importantes, ya que en un equipo es primordial establecer una comunicación fluida, para avisar de las jornadas, preguntar por disponibilidades, etc. En cada jornada se debe preguntar quién está disponible para jugar, y seleccionar tantos jugadores como se requieran para completar las parejas. ● Algoritmo de afinidad: aunque no sea de los apartados más esenciales, saber que afinidad hay entre los jugadores de un equipo puede ayudar a mejorar dinámicas. ● Recopilación de información: este apartado es clave, ya que retroalimentan a los algoritmos de nivel y afinidad. Esto se debe a que en los torneos, se puede recopilar una gran información de que nivel tienen los usuarios, a la vez que se puede deducir que objetivos tienen al realizar el deporte. ● Calendario de actividades: para organizar las fechas de las jornadas y eventos del equipo. Es muy importante preparar un calendario para que todos los participantes tengan información de cuándo se jugará. Posibilidad de servicio diferencial: El módulo puede ser un servicio muy diferencial, especialmente para los usuarios implicados en equipos, que son la mayoría. Se puede ofrecer un servicio de planificación de eventos para tener un buen control, y automatizar los mensajes y encuestas que se envían por los grupos, ya que en muchas ocasiones son tareas repetitivas, sobre todo, cuando se envían mensajes para confirmar la disponibilidad, participación, etc. en un evento del equipo. Pàg. 54 Memòria Tabla 10 : Apartados importantes servicio de equipos Posibilidad de servicio diferencial: Actualmente se usan métodos muy rudimentarios para organizar los equipos, por tanto hay muchas posibilidades de ofrecer un servicio diferencial. El punto más importante será la comunicación y la planificación, estableciendo un calendario que automatice tanto los mensajes como las encuestas de participación en los eventos. Como punto complementario, hacer una recopilación automática de datos ayudará a simplificar las tareas de los capitanes, que normalmente se hace manualmente. SERVICIO DE AFILIACIÓN Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 55 3.2.8. Tienda Definición: El servicio consiste en ofrecer material de pádel, tenis y los deportes que se jueguen en el club mediante una plataforma de tienda online. Habitualmente las tiendas de los clubs son externas, es decir, tiene una gestión propia, pero en otros casos, el club también puede disponer de material para vender directamente a los clientes, por lo que requerirá de una plataforma para poder ver todos los artículos de los cuales dispondrá el club. Este servicio es de los menos importantes, ya que no es una de las principales fuentes de ingresos del club, pero es complementario y necesario, ya que los clientes deben tener en todo momento acceso a material para poder jugar, ya que si no fuera el caso, no consumieron ningún servicio. También es muy útil para poder reservar equipaciones propias del club y llevar un recuento del stock de producto que hay. Este apartado requiere de los siguientes servicios implícitos: ● Servicio de afiliación: en caso de necesitar aplicar una tarifa especial a los afiliados, o beneficios como material exclusivo, etc. ● Servicio de pagos: para poder realizar los pagos de los artículos. ● Comunicación: para poder promocionar artículos o informar de la disponibilidad de artículos que requieren compra en un cierto periodo de tiempo, como pueden ser las equipaciones de los equipos. ● Recopilación de información: será útil para la contabilidad del club, rentabilidad de la tienda, etc. Pàg. 56 Memòria Tabla 11 : Apartados importantes servicio de tienda Posibilidad de servicio diferencial: Respecto a este servicio, no hay muchos aspectos diferenciales que ofrecer, ya que es un servicio complementario. El único aspecto que se puede mejorar es asociar las ventas de equipaciones a la suscripción al servicio de equipos, dando la opción de que al solicitar un servicio, se reserve un artículo de la tienda. SERVICIO DE AFILIACIÓN Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 57 3.3. Escuela de padel Para desarrollar el módulo de escuela tendremos que definir previamente todas las áreas que requerirá. Por tanto consideraremos que la base del programa ya esta definida Este apartado, aunque no sea el más importante, tiene una función clave en el desarrollo de los clubes. Los niños son una pieza clave para el presente y futuro de los clubes, ya que no solo consumen servicios de escuela y torneos, sino que también van acompañados de los padres, que si no son ya clientes, son potenciales clientes. Esto genera un beneficio tanto directo, como indirecto para el club, ya que se genera un ambiente familiar y social, que favorece mucho las actividades del club. Por ello es muy importante tener una buena organización de la escuela, para poder ofrecer a los niños/as un servicio de calidad y que estos puedan generar un buen ecosistema tanto actual como futuro en el club. Para esta organización dividiremos las funciones principales de la gestión de una escuela de padel, analizando, como en los servicios principales del club, que áreas implícitas tendrá cada una de ellas. Este módulo se encontrará como una pestaña en la página principal de la aplicación. Imagen 10 : Distribución pestañas y subpestañas Pàg. 64 Memòria Imagen 13 : Estructura grupos comunicación escuela Con la distribución propuesta se puede ofrecer la unificación de mensajes a partir de grupos generales como los tipos de escuela, el día, horario, etc. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 65 3.3.4. Seguimiento de la escuela Definición: Una vez se ha creado toda la estructura de la escuela, si se ha hecho correctamente, la única tarea que deben cumplir los entrenadores es hacer un seguimiento para que las dinámicas sean positivas y haya un buen ambiente en la escuela. Para hacer este seguimiento hay dos factores clave, la motivación y la diversión. La primera de ellas se conseguirá haciendo que los alumnos tengan objetivos, y tengan una razón para mejorar en cada entreno, para ello requerimos de una buena planificación y una evaluación para ver el progreso. En el caso de la diversión se ve reflejada en la actitud, ya que sera mucho mas fácil gestionar un grupo de personas que disfrutan lo que hacen, y asegurara que asistan a los entrenos. Para desarrollar este módulo requerimos de ciertas áreas predefinidas en la aplicación: ● Recopilación de información: este apartado es el más importante, y se tiene que obtener información de varios aspectos diferentes. En primer lugar la asistencia es clave para determinar el compromiso, y en caso de ausencias muy continuas puede indicar una falta de motivación. También es muy útil analizar el nivel de cada niño, haciendo evaluaciones periódicas, para saber qué hará falta trabajar más, y aprovechar para agrupar a niños con las mismas necesidades. Anotando ciertos datos o evaluando algunos aspectos se puede hacer una planificación de entrenos muy robusta. ● Calendario de actividades: para organizar los objetivos de los alumnos e intentar planificar las evaluaciones, que normalmente se harán en torneos. También nos servirá para estructurar los entrenos de la escuela por bloques de semanas. El seguimiento suele ser opcional, pero asegura un mejor servicio para los alumnos y nos garantizara unos mejores resultados si se usan correctamente estos datos. Pàg. 66 Memòria Posibilidad de servicio diferencial: Un servicio diferencial se basará en estandarizar el método de seguimiento, ofreciendo plantillas para seguir un orden de evaluación, y un orden de aprendizaje, que hará que los alumnos puedan aprovechar más los entrenos, trabajando aquello más necesario para seguir mejorando. Esta organización también conlleva una planificación de entrenos, y se puede añadir la opción de adaptar el entreno a los alumnos que se tengan, es decir, si cuatro personas fallan el mismo golpe, que la aplicación nos sugiera este grupo para trabajar ese aspecto en concreto. También hacer un seguimiento de la asistencia garantiza el control absoluto de la escuela, ya que según esta determinaremos la motivación y las dinámicas, tanto positivas como negativas. Tener una lista de asistentes será útil también para controlar servicios asociados a la escuela, como puede ser una recogida de la escuela, o una acogida en caso de que los alumnos tengan que quedarse más rato, etc. En este caso se generarán listas de asistencia diarias, y hojas de seguimiento para cada alumno según el área a mejorar. Imagen 14 : Tabla de errores alumnos Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 67 4. Planificación El proyecto consistirá en varias partes, algunas de las cuales están incluidas en el desarrollo de este documento. Los procesos en los que se ha dividido el proyecto són: Inicialización, planning y diseño, pruebas de funcionamiento y ejecución y comercialización. El diagrama de Gantt desglosando según el proceso es el siguiente: Tabla 12. Tabla de tareas diagrama de Gantt Las tareas se reparten entre el responsable del proyecto, los responsables del área informática y los responsables del área administrativa. Pàg. 68 Memòria Tabla 13. Diagrama de Gantt desglosado Tabla 14. Diagrama de Gantt Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 69 5. Estudio económico La parte económica es fundamental a la hora de hacer una propuesta de negocio, por eso se tendrá que hacer una aproximación del coste total del proyecto, para hacer los primeros cálculos de viabilidad. La aplicación tendrá un periodo de desarrollo en el cual se deberán contabilizar los gastos de los servidores y todo lo necesario para desarrollarla, ya que deberá estar en funcionamiento a pesar de no estar disponible para el público. En primer lugar se tendrán en cuenta los gastos anuales del mantenimiento del dominio y los servidores. Aparte, también contabilizaremos las horas de trabajo de ingenieros, informáticos y administrativos, incluyendo material usado, etc. El desglose del coste total del estudio sería el siguiente: Partida Precio/hora Horas Precio (€) Ingeniero superior 15 360 5.400 Informáticos 20 360 7.200 Administrativo 10 90 900 Espacio de trabajo 700 Gasto eléctrico 50 TOTAL = 14.250 € Tabla 15. Desglose de costes estimado de la fase de estudio del proyecto Pàg. 70 Memòria Coste unitario Coste total Gastos de mantenimiento de dominio y servidores 550 € 550 € Coste del estudio 14.250€ Transporte Gasolina para entrevistas / comercialización 500€ 500€ Impuestos 3.213 € 3.213 € Total 18.513 € Tabla 16. Desglose de costes estimado del proyecto Para realizar la estimación económica del estudio se han tenido en cuenta todos los costes mencionados anteriormente, contabilizando el IVA. Por tanto, podremos determinar que la inversión inicial del proyecto será de entorno a los 18.000 €. Las aplicaciones actuales dependen de las dimensiones, generalmente oscilan entre 100 € y 600 €. Por tanto dependerá de la calidad de la aplicación, pero generando un cálculo aproximado, suponiendo que se dispone de 12 clubes, pagando una cuota mínima de 100 €, se recupera la inversión en un periodo de 15 meses. Lo que supone un periodo muy rápido de recuperación, teniendo en cuenta que las cifras de clubes y tarifas podrían ser muy superiores. Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 71 6. Estudio social y de igualdad de género Durante todo el trabajo no se ha hecho ninguna diferencia entre hombres y mujeres, ya que en el ámbito del pádel, las propias categorías dividen a los usuarios según nivel y en muchas ocasiones género. A pesar de participar en categorías diferentes, también hay categorías mixtas, donde tanto hombres como mujeres juegan conjuntamente, haciendo parejas mixtas. Socialmente es común ver una división entre hombres y mujeres a la hora de jugar, ya que es más frecuente ver partidos donde todas las personas son del mismo género. En muchas ocasiones el nivel de los hombres y las mujeres es compatible, pero se genera una división por factores como la afinidad. En lo que repercute a la aplicación, no se hará ninguna distinción entre ambos, partiendo de la base de que el nivel es indiferente del género. Asimismo, el algoritmo de nivel, será independiente del género, haciendo que cualquier persona pueda aumentar o disminuir su nivel dependiendo exclusivamente de sus resultados en comparación con el nivel de los rivales. Durante todo el trabajo se ha tratado con personal de diferentes clubes de padel, y resulta llamativo a la par que alarmante que la mayoría de entrenadores y responsables eran hombres, mientras que la mayoría de secretarias o administrativas eran mujeres. Esto se puede deber a muchos factores, por experiencia personal, aunque se busque la figura de una mujer, suele ser difícil, ya que la oferta de hombres entrenadores es superior, a pesar de no haber ninguna diferencia de salario, y hay tendencia positiva a contratar a mujeres. En conclusión, se observa que no hay una igualdad de puestos, es decir, no hay el mismo numero de mujeres entrenadoras que de hombres entrenadores, pero esto no se puede relacionar directamente con una discriminación, ya que en muchos casos se prioriza una plantilla variada. Esta falta de mujeres genera al mismo tiempo que el porcentaje que llega a ser coordinadora o responsable sea menor, ya que este puesto requiere de ciertos años de experiencia y al haber más abundancia de hombres, suelen ser estos quienes sean mayoritarios en las plantillas, por lo cual aumentando las posibilidades que uno acabe siendo coordinador. Esto no tiene una solución sencilla, pero promover el deporte entre las mujeres es una de las claves, y confiar en las futuras generaciones que tienen abundancia de chicas con un nivel muy alto, y que serán potenciales entrenadoras y coordinadoras. Pàg. 72 Memòria 7. Conclusiones El mundo del pádel genera muchas oportunidades de mercado, ya que es un sector muy reciente, y con un gran movimiento de capital. Esto provoca que muchos servicios no estén suficientemente trabajados como se ha mostrado en el trabajo, lo que genera una gran oportunidad clara de mercado. En muchos casos se usan herramientas muy poco automatizadas y ofrecer soluciones a los responsables genera un beneficio muy obvio que se puede vender con mucha facilidad, ya que ninguno dispone de herramientas lo suficientemente potentes para solventar todos los problemas que se enfrentan al mando de esta gestión. Como se ha verificado hablando con diferentes coordinadores y entrenadores La propuesta de mejora y automatización es compleja pero muy diferencial, ya que ninguna aplicación solventa tantos inconvenientes al mismo tiempo, permitiendo gestionar un club entero mediante una única aplicación. El coste y el tiempo de desarrollo es muy elevado, lo que genera un salto de entrada muy grande, que puede ser problemático a la hora de afrontar el reto. El proyecto es muy ambicioso, pero con esfuerzo y tiempo puede ser muy rentable, ya que no hay ninguna alternativa para solucionar todos los problemas que tienen los responsables de organizar las actividades de los clubes de padel. Probablemente sea una de las mejores oportunidades para crear un negocio exitoso, pero hay que evaluar todo lo que implica. Durante el desarrollo del trabajo se ha podido observar la complejidad de diseñar una aplicación de estas dimensiones, y a pesar de contar con socios muy hábiles para la informática, es muy complejo explicar todas las necesidades y cómo se deben organizar en una sola aplicación. El desarrollo de la base de la aplicación se ha llevado a cabo por Arnau Yepes, graduado en informática, que ha prestado su ayuda debido a la fé en el proyecto. Darle continuidad a un proyecto de estas dimensiones requiere mucha dedicación, cosa que no es viable compatibilizando con otros trabajos o estudios. Todas las partes tienen que estar de acuerdo para llevar a cabo el proyecto y hacer una apuesta total por el proyecto. La rentabilidad de un proyecto de estas dimensiones dependerá de la calidad de los servicios ofrecidos, pero el tiempo de recuperación de la inversión inicial es muy rápido, y en caso de crear una aplicación tan compleja como la propuesta, habría una gran posibilidad de hacer un muy buen negocio, ya que solo en España hay más de 3500 clubes de pádel, y se está generando una gran expansión en otros países como Aplicación CRM para escuelas de pádel Pág. 73 Italia, Suecia,etc. Este proyecto es un desafío personal, que puede ser el proyecto de una vida, y una oportunidad única, pero esto lleva una carga emocional muy elevada, y una implicación casi total. Se requiere de mucho tiempo y energía, lo que puede resultar complicado para una persona que compatibilizar dos trabajos y una carrera, pero haber empezado todo el proceso mediante este trabajo hace que cada vez se esté más cerca de las metas establecidas, lo que puede ser un incentivo para retomar el proyecto en un futuro próximo. En conclusión, este proyecto quedará aplazado debido a su complejidad y la poca disponibilidad de las personas que estamos implicadas, pero no se descarta retomarlo cuando se disponga de más tiempo