Protocolo para o uso de medios electrónicos nas reunións de órganos colexiados da USC

PROTOCOLO PARA O USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS NAS REUNIÓNS DE ÓRGANOS COLEXIADOS DA USC A Lei 39/2015, do 1 de outubro, de procedemento administrativo común das administracións públicas, e a Lei 40/2015, do 1 de outubro, do réxime xurídico do sector público, debuxaron un novo escenario de modernización que leva consigo a posibilidade de empregar novos instrumentos que favorecen a implantación da administración electrónica. Entre eses instrumentos atópase a posibilidade de convocar a celebración de reunións a distancia dos distintos órganos colexiados que forman parte da Universidade de Santiago de Compostela. Por resolución reitoral do 14 de marzo de 2020, estableceuse o peche das instalacións da USC e por resolución reitoral do 16 de marzo de 2020, aprobouse un protocolo de actuación na USC durante o estado de alarma. Deste xeito, durante o estado de alarma deben realizarse as mínimas reunións posibles e de ser necesarias deberán ter lugar por medios telemáticos. Tendo en conta a variedade dos órganos colexiados constituídos na USC, considérase necesario dispor dunhas directrices comúns de actuación, sen prexuízo das distintas especificidades e misións de cada órgano. Primeiro. Da habilitación legal para o desenvolvemento de sesións telemáticas As previsións recollidas na normativa do réxime xurídico do sector público permiten as reunións por medios electrónicos sen máis requirimentos que os previstos nas normas. No caso de que o Regulamento de réxime interno xa contemple as reunións por medios telemáticos, estarase a esta regulación. No caso de que non as contemple, estarase ao disposto neste protocolo, debendo comunicar aos membros do órgano no inicio da primeira sesión a aplicación deste réxime e advertir, de ser o caso, da gravación da mesma e sucesivas sesións. Consideraranse como órganos colexiados todos aqueles previstos como tal na normativa da Universidade de Santiago de Compostela. No caso do Claustro universitario, e con carácter previo á reunión, a Mesa do Claustro realizará as adaptacións deste presente Protocolo que considere necesarias para a realización efectiva da reunión. Para o Consello de Goberno estarase ao que estableza o seu Regulamento de Réxime Interno e no seu defecto, polo establecido neste Protocolo. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/6C4E-7A1C-4E94-8B55 Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: 6C4E-7A1C-4E94-8B55 1 / 4 Segundo. Das actuacións a distancia e da disposición de espazos e medios axeitados para o seu desenvolvemento Considerarase que a sesión é a distancia cando sexa convocada pola secretaría do órgano con ese carácter e sempre que, polo menos, un dos integrantes do órgano colexiado siga a reunión a través dun dispositivo electrónico. A presidencia e secretaría dos órganos colexiados da USC decidirán sobre o desenvolvemento das sesións a distancia sempre que se dispoña dos espazos e medios técnicos axeitados. Estas xuntanzas deberán realizaranse mediante os sistemas corporativos de videoconferencia e de correo electrónico (Skype empresarial, Teams, Adobe connect). Terceiro. Da convocatoria da sesión a distancia As convocatorias efectuaranse segundo o indicado na normativa de réxime xurídico do sector público e no regulamento de réxime interno do órgano colexiado. Nelas especificaranse os medios electrónicos de interconexión que se utilizarán (videoconferencia, correo electrónico,...) e, de ser o caso, as sedes nas que estarán dispoñibles estes medios. A documentación deberá estar dispoñible para os membros do órgano colexiado coa debida antelación, por correo electrónico ou nun repositorio corporativo compartido. Cuarto. Da válida constitución do órgano colexiado en sesións a distancia O órgano colexiado constituirase validamente de conformidade co establecido no seu regulamento de réxime interno. A secretaría do órgano deberá verificar a identidade dos participantes e facer constar na acta os membros asistentes e o medio electrónico empregado. Quinto. Do desenvolvemento das sesións A reunión a distancia considerarase, para os efectos oportunos, celebrada na sede na que se atope o presidente do órgano colexiado. No caso de que ningún membros se atope en ubicacións da USC a sede será o domicilio do órgano. Sexto. Da adopción de acordos nas sesións a distancia dos órganos colexiados Os acordos serán adoptados por asentimento ou por votación, segundo se dispoña no seu regulamento de réxime interno. Cando a totalidade das votacións se realicen por medios electrónicos, estas realizaranse a través dos medios técnicos que a USC poña a disposición dos membros do órgano (Teams, forms...). Cando sexa necesario realizar votacións secretas, estas efectuaranse de xeito que se garanta o anonimato dos membros do órgano colexiado, agás o do presidente do órgano cando este voto teña carácter dirimente en caso de empate. Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/6C4E-7A1C-4E94-8B55 Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: 6C4E-7A1C-4E94-8B55 2 / 4 Sétimo. Actas De cada sesión que celebre o órgano colexiado levantarase acta polo secretario, que especificará necesariamente os asistentes, a orde do día da reunión, as circunstancias de lugar e tempo nas que se celebrou, os puntos principais das deliberacións agás que a sesión sexa gravada e se incorpore na acta a pegada dixital, así como o contido dos acordos adoptados. A acta de cada sesión poderá aprobarse na mesma reunión ou na inmediata seguinte. O secretario elaborará a acta co visto e prace do presidente e remitiraa a través de medios electrónicos aos membros do órgano colexiado, que poderán manifestar polos mesmos medios a súa conformidade ou reparos ao texto a efectos da súa aprobación considerándose, en caso afirmativo, aprobada na mesma ou na seguinte reunión, segundo conste na orde do día da convocatoria. Disposición final.- Entrada en vigor Este Protocolo entrará en vigor na data da súa publicación no taboleiro de anuncios electrónico da USC. A Secretaria Xeral Dulce Mª García Mella Documento asinado dixitalmente conforme a Lei 39/2015 de 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas (BOE nº 236 do 2 de outubro de 2015). Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/6C4E-7A1C-4E94-8B55 Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: 6C4E-7A1C-4E94-8B55 3 / 4 Sinatura dixital / Firma digital / Digital signature Asinante/Firmante/Signer: DULCE MARIA GARCIA MELLA, SECRETARIA XERAL, UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE COMPOSTELA, 27/04/2020 23:53:47. CSV: 6C4E-7A1C-4E94-8B55 Documento asinado dixitalmente e accesible en:/Documento firmado digitalmente y accesible en:/Digitally signed document with accessibility at: https://sede.usc.es/csv/6C4E-7A1C-4E94-8B55 Ver detalle da sinatura na derradeira páxina/Ver detalle de la firma en la última página/See detail of the signature on the last page CSV: 6C4E-7A1C-4E94-8B55 4 / 4