La biblioteca digital UAB, realitat i reptes de futur

LA BIBLIOTECA DIGITAL UAB, REALITAT I REPTES DE FUTUR Núria Gallart Marsillas Universitat Autònoma de Barcelona. Servei de Biblioteques Resum: El Servei de Biblioteques de la Universitat Autònoma de Barcelona integra l'ús de les tecnologies de la informació i de la comunicació en la seva oferta de serveis a la comunitat universitària. En aquesta comunicació es presenta el concepte de biblioteca digital que s'està desenvolupant, s'enumeren i es descriuen els diferents serveis digitals disponibles en el lloc de treball de l'usuari i s'exposen algunes reflexions sobre reptes plantejats de cara al futur. Sumari: El context .........................................................................................................1 El concepte ......................................................................................................1 Continguts i serveis ........................................................................................4 Reptes de futur..............................................................................................11 Conclusions...................................................................................................13 Bibliografia.....................................................................................................13 El context El Servei de Biblioteques de la Universitat Autònoma de Barcelona té com a missió cobrir les necessitats d'informació dels membres de la comunitat universitària UAB, a través de col·leccions documentals, de locals de consulta, d'instal·lacions modernes i adequades i de personal qualificat i competent, capaç d'organitzar el millor servei possible amb els recursos disponibles. Per donar una idea de la magnitud d'aquest servei, esmentem algunes xifres: l'any 1999 tenia uns 725.000 volums de monografies i 40.000 títols de publicacions periòdiques, dels quals 13.000 corresponien a subscripcions en curs. El moviment d'usuaris dels locals de totes les biblioteques del Servei fou de 4.400.000 persones. Les revistes científiques digitals disponibles en text complet eren unes 1.100. Amb aquest fons documental es va donar cobertura a les necessitats de la comunitat universitària UAB, la qual estava formada, durant el curs 1999-2000, de 39.648 estudiants de 1r i 2n cicles, 10.388 de 3r cicle, incloent els cursos d’especialització, i de 2.818 professors agrupats en 48 departaments. El concepte En el transcurs de la seva existència, el Servei de Biblioteques UAB ha integrat plenament el tractament de recursos documentals en formats diversos, l'automatització dels seus serveis i la teledocumentació. A partir de l'aparició del Núria Gallart web i de la popularització d'Internet els majors esforços s'adrecen cap a la consideració de les noves Tecnologies de la Informació i de la Comunicació (TIC) com a eines que li han de facilitar el compliment de la seva missió. Per tal de treballar en aquesta direcció, s'ha definit una visió de la biblioteca com a servei integrador i flexible, que supera les barreres de l'espai i del temps. La informació ha d'estar disponible per a qualsevol membre de la comunitat universitària en el seu espai de treball i en el moment desitjat i, a més, s'ha d'aconseguir amb una bona relació de cost/efectivitat. Biblioteca integradora de recursos heterogenis, en formats diversos, en localitzacions variades, amb disponibilitat i amb cost també diversos. • De recursos heterogenis La col.lecció de recursos documentals que ha de donar suport a la docència, a la recerca i a l'aprenentatge efectuats a la UAB ha de ser necessàriament composta de documents heterogenis dels quals citarem a tall d'exemple, les monografies, els articles de revista, els documents de treball, les dades estadístiques, les bases de dades referencials, els catàlegs de biblioteques, els informes, la premsa, les pel.lícules i els plànols. • En formats diversos Els formats en què es presenten aquests recursos són variats i progressivament més complexos, ja que adopten formes múltiples. Ens trobem doncs actualment amb documents impresos, seguint el model tradicional de publicació, al costat de diversos suports físics per a una varietat de documents electrònics, com són els disquets, els cd-rom, els dvd i els multimèdia. Videos i cassettes formen també part dels materials indispensables en determinats estudis. I els documents digitals disponibles a través de la xarxa, en tota mena de formats permanentment en evolució: html, pdf, tex, dvi, ps, etc. Per una part el control d'aquesta tipologia de materials tan diversa comporta una complexitat de per si a l'hora de descriure'ls, d'integrar-los en l'oferta comuna. També comporta dificultats en la necessitat d'incorporar aparells de lectura per a una bona part d'ells. I necessitats formatives permanents tant per al personal de les biblioteques com per als usuaris d'aquests recursos. • En localitzacions variades Però els recursos en el nou entorn digital ja no cal que estiguin gestionats, controlats i emmagatzemats, en la seva totalitat per la biblioteca sinó que poden ser disponibles a través de serveis oferts per tercers. La implantació creixent de les TIC en l'àmbit universitari permet plantejar el desenvolupament de serveis actuals i reals en un espai virtual. De manera que davant l'usuari final i amb transparència absoluta es presentin recursos localitzats i gestionats a diferents punts físics del planeta. • Disponibilitat amb diferents nivells Aquesta localització variada, juntament amb els formats diferents, provoca que tots els recursos oferts per la nova biblioteca no estiguin disponibles amb la mateixa facilitat. Uns tindran disponibilitat immediata - els recursos digitals en línia -, mentre que per a d'altres la disponibilitat serà demorada, més o menys, Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 2 Núria Gallart depenent de la localització de l'usuari i de la biblioteca presencial respecte al recurs en qüestió. • Costos diversos Finalment els costos, talment com en el cas de la biblioteca tradicional han de ser diversos i no haurien de representar l'únic criteri a l'hora de valorar un recurs, sigui en el format que sigui. Pagant llicències, accedint gratuïtament, comprant i gestionant localment, o acceptant donatius, la selecció del material a incorporar es presenta com un dels reptes principals de cara al futur, vist el cost de tractament associat a la seva gestió. Integrar tots els recursos documentals disponibles en una única oferta de servei per a l'usuari final és un dels requisits que es consideren indispensables per a proporcionar un servei d'informació coherent i eficaç. Això vol dir que l'adaptació al nou entorn digital no ens fa oblidar la importància dels fons impresos o en d'altres suports físics que no són el paper i que, ara per ara, encara representen la més gran proporció dels recursos posats a l'abast de la nostra comunitat. Tanmateix aquests recursos han d'estar accessibles en igualtat de condicions de visibilitat, fins on és possible, que els recursos digitals. Biblioteca flexible Es vol així mateix que la biblioteca sigui flexible de cara a l'usuari és a dir, que s'adapti a les seves necessitats, presentant-li zones acotades als seus interessos que li facilitin el descobriment dels recursos que li poden interessar. Flexible fins al punt de permetre-li refiar-se'n de sistemes d'alerta personalitzats, o de portals temàtics específics. Biblioteca ubiqua, present on i quan és necessària Un dels avantatges més clars de l'entorn digital és la superació de les barreres de l'espai i del temps. Superació que ha de permetre a l'usuari disposar dels recursos que li ofereix la seva biblioteca des del seu lloc de treball, estigui situat aquest en el campus de la universitat, o bé a casa, a la segona residència o en el lloc on es fa la investigació de camp. Tant se val, les TIC aplicades a la biblioteca han de permetre fer-la present on és necessària i en el moment desitjat, perquè en tenen la capacitat tècnica i la resta és problema organitzatiu i de pressupost. Biblioteca per als membres de la comunitat, la biblioteca en el xip Hem definit la nostra visió de la biblioteca en el nou entorn digital amb un elevat nivell d'exigència respecte als serveis, que obliga a inversions importants en equipaments, en infraestructures, en programari, en personal informàtic, en personal bibliotecari qualificat. És l'hora de posar els límits. I aquests venen imposats pel pressupost que farà que reduïm la nostra oferta estrictament als membres de la nostra comunitat, pels quals no estalviarem esforços, però als quals limitarem l'abast de la nostra oferta més innovadora. Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 3 Núria Gallart Pretendre oferir la biblioteca ubiqua passa forçosament per un control i una identificació estricte de la pròpia base d'usuaris. És l'única forma viable d'arribar a acords amb proveïdors de continguts, de poder adjudicar costos de forma distribuïda, de poder oferir serveis personalitzats, d'alt valor afegit però de cost també elevat. Aquesta identificació personal involucra tota l'administració universitària i no tan sols a la biblioteca sinó que aquesta és un més dels serveis que pot treure profit i millorar a partir d'aquesta premissa fonamental de la universitat en el nou entorn digital. Biblioteca econòmicament sostenible Finalment, però no pas el factor menys important, cal tenir en compte els recursos econòmics disponibles per a portar a terme la missió encomanada al Servei de Biblioteques UAB. La forma de distribució d'aquests recursos, l'import total i les previsions plurianuals constitueixen els paràmetres bàsics d'un model que ha de tenir en compte les condicions del mercat editorial i la satisfacció d'usuaris en diferents estadis d'evolució tecnològica. La cooperació amb d'altres institucions, nacionals i estrangeres i, molt especialment, la participació en el Consorci de Biblioteques Universitàries de Catalunya (CBUC), sembla l'estratègia adequada per a fer front als reptes de la implantació de la biblioteca digital amb uns resultats que produeixin un impacte notable de forma immediata i que siguin sostenibles a llarg termini. Continguts i serveis A continuació es fa un repàs d'algunes de les iniciatives que s'han pres en la línia de fer realitat aquesta visió a través de la creació de serveis de biblioteca digital. Es mencionen aquells serveis que l'usuari té disponibles en el seu lloc de treball a través de la xarxa Internet. 1. El marc integrador • Web del Servei de Biblioteques • DECOMATE II 2. Els serveis locals • Passarel·la web al catàleg • Bases de dades científiques en xarxa • Decomate: col·lecció local de revistes científiques • UABPubD. Biblioteca de publicacions digitals de la UAB 3. Els serveis remots • Biblioteca Digital del CBUC • Fundació Biblioteca Josep Laporte • Serveis d'editors 1. El marc integrador D'acord amb la visió exposada anteriorment, el Servei de Biblioteques UAB es vol dotar d'eines integradores que permetin als seus usuaris la ràpida Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 4 Núria Gallart localització dels recursos documentals que necessiten per a dur a terme el seu treball i que també els facilitin el descobriment de nous materials d'interès. Web del Servei de Biblioteques http://www.bib.uab.es/ En l'entorn Internet, la primera d'aquestes eines és sens dubte el propi web del Servei de Biblioteques UAB el qual va iniciar la seva existència el 1996. La Unitat Tècnica i de Projectes dissenya i planifica l'organització de la informació i en distribueix les responsabilitats conforme a l'estructura descentralitzada que caracteritza al Servei de Biblioteques UAB. Només esmentaré la importància cabdal que té com a porta d'entrada a la biblioteca en un entorn digital. Així com a la biblioteca tradicional, l'usuari escollia entre fer cerques en el catàleg de fitxes o anar directament a les prestatgeries conegudes segons les necessitats del moment, en el nou context, el web té el potencial per convertir-se en l'espai virtual de la biblioteca on l'usuari que decideixi anar al seu raconet, el trobi farcit de les informacions que satisfacin les seves preferències. Un web sense continguts serà, ben al contrari, un espai buit i poc atractiu que farà fugir els usuaris potencials. Imatge 1: Web del Servei de Biblioteques UAB Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 5 Núria Gallart DECOMATE II http://decomate2.uab.es/ Es tracta d'un servei de biblioteca digital distribuïda a nivell europeu i concentrada en una àrea de coneixement, l'economia, que serveix de model i de demostració de noves formes de cooperació entre biblioteques. El sistema desenvolupat contempla les necessitats d'una identificació única, d'una interfície única, de la integració de recursos heterogenis i de recursos distribuïts en diferents serveis. Com a millores addicionals es van introduïnt serveis d'alerta i ajudes intel·ligents, com l'eliminació automàtica de duplicats i la navegació conceptual. S'ha preparat també un mòdul de registre d'ús que permeti la integració futura de càrrecs comptables i l'obertura a serveis i usuaris externs. Desenvolupament d'una biblioteca digital europea d'economia és el títol que porta aquest projecte, DECOMATE II, que s'inicià el Febrer de 1998 i ha durat fins al Juliol del 2000. Finançat parcialment pel programa de Telemàtica per a Biblioteques de la Comissió Europea, estava coordinat per la Biblioteca de la Universitat de Tilburg i tenia com a participants les biblioteques de la London School of Economics and Political science i l'European University Institute, a més de la UAB. Es va comptar així mateix amb la col.laboració de proveïdors com l'empresa de producció de bases de dades SilverPlatter, les editorials Elsevier Science i Kluwer Academic Press i l'agència de subscripcions Swets & Zeitlinger. Actualment es troba en servei a la UAB una versió preliminar que permet la cerca simultània a un subconjunt de revistes digitals d'economia gestionades localment, a la col.lecció històrica de revistes de JSTOR, als documents de treball de RePEc i a la base de dades Econlit. Com a mostra de la distribució dels recursos, esmentem que les cerques bibliogràfiques del material de JSTOR es fan a través de la base de dades gestionada per la Universitat de Tilburg mentre que el text dels articles es troba als Estats Units. L'accés per a l'usuari és tanmateix únic i transparent. Amb l'única excepció dels documents de treball RePEc que són lliurement accessibles, la resta de bases de dades requereixen la identificació personal com a membre de la UAB. DECOMATE II té el potencial de convertir-se en el sistema integrador per excel.lència de tots els recursos que composen l'oferta documental disponible a la UAB, per la seva flexibilitat, modularitat, escalabilitat i ús dels estàndards. Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 6 Núria Gallart Imatge 2 : DECOMATE II a la UAB 2. Els serveis locals Són els serveis que s'ofereixen a partir de la infraestructura pròpia, gestionada localment pel Servei de Biblioteques UAB amb la col.laboració del personal del Servei d'Informàtica de la UAB. Passarel·la web al catàleg http://www.babel.uab.es/ El catàleg dels fons del Servei de Biblioteques UAB està disponible des de 1997 a través de la passarel·la web al sistema d'automatització VTLS. L'usuari, sigui membre de la UAB o sigui extern a la institució, pot accedir des de qualsevol punt connectat a Internet i consultar lliurement els registres descriptius de les col·leccions de les biblioteques UAB. Si l'usuari està registrat, té també disponible en línia la informació sobre la situació actual referent als propis préstecs. Bases de dades científiques en xarxa http://erl.uab.es:8555/ L'any 1994 es començà a treballar per tal d'oferir un servei de bases de dades científiques en CD-ROM disponible des de determinats punts d'accés públic a les biblioteques. Es tractava de millorar el rendiment d'uns recursos extremadament cars, molt interessants per als investigadors i que es consideraven poc aprofitats. Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 7 Núria Gallart Actualment, l'evolució d'aquell primer pla ha portat al Servei de Biblioteques UAB a disposar d'una oferta de bases de dades científiques carregades en el disc dur d'un servidor central i disponibles a través del navegador web. El servei és accessible únicament des de connexions provinents de la xarxa institucional UAB. Actualment s'ofereixen set bases de dades en aquest sistema: CAB Abstracts, Derwent Biotechnology Abstracts, Humanities Index, Life Sciences Collection, MLA Bibliography, Sociological Abstracts i Water Resources Abstracts. Decomate: col·lecció local de revistes científiques http://decomate.uab.es/ Decomate és el servei de biblioteca digital que dóna accés a textos complets d'articles de 384 revistes científiques de les editorials Elsevier Science, Kluwer Academic Publishers i Universitat Autònoma de Barcelona. El sistema de gestió local de la col·lecció de revistes digitals fou desenvolupat durant el transcurs del projecte europeu del mateix nom, DECOMATE, entre 1995 i 1997. Permet la identificació dels usuaris autoritzats; la gestió de les cerques en dos mòduls, fullejant virtualment els números de les revistes o bé fent cerques per paraula clau i combinacions booleanes en els camps de les dades bibliogràfiques i en els resums; la recuperació dels fitxers amb els textos complets dels articles; i l'extracció d'estadístiques d'ús, summament necessàries per a avaluar el servei. L'accés complet requereix la identificació personal de l'usuari com a membre de la comunitat universitària UAB i permet la consulta remota, des de casa o des del lloc d'estudi temporal. Per a visitants no autoritzats, s'ha habilitat l'ús d'una identificació restringida - guest guest - que permet la utilització de Decomate com a base de dades bibliogràfica amb resums. Els articles en aquest cas poden ser demanats pels sistemes habituals de préstec interbibliotecari o bé es pot anar a consultar la versió en paper de la revista a la biblioteca corresponent. Per exemple, un doctorand de la UAB en visita temporal a una universitat sudamericana pot continuar gaudint d'accés als recursos que li ofereix la seva universitat d'origen pel fet de ser-ne membre. El servei Decomate va entrar en funcionament de forma plenament operativa l'abril de 1997, en acabar-se el projecte i ampliar-se'n substancialment el contingut. En tres anys i mig el servei ha passat de simple novetat, a convertirse en eina de recerca habitual d'un cert nombre de doctorands i de professors. En la gràfica número 1 es mostra l'evolució en l'ús a través de les dades que es consideren més significatives. Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 8 Núria Gallart Gràfica 1 Decomate: evolució consulta 0 10.000 20.000 30.000 40.000 50.000 60.000 70.000 Sessions Cerques Resums Articles Any 1997 Any 1998 Any 1999 UABPubD. Biblioteca de publicacions digitals de la UAB http://www.bib.uab.es/pub/ Aquest és el darrer servei de biblioteca digital posat en marxa pel Servei de Biblioteques UAB el juliol de l'any 2000. Ofereix als responsables de publicacions de la universitat, tant siguin institucionals com acadèmiques, la possibilitat d'ajudar-los en la seva difusió i de facilitar-ne la seva conservació tot trasposant a l'entorn digital justament les característiques del servei bibliotecari, és a dir, la gestió d'una col.lecció al llarg del temps per al seu ús col.lectiu. Per tal de portar a terme l'objectiu de convertir-se en el punt de referència de les publicacions de la universitat i dels seus membres, es compta amb la col.laboració estreta del Servei de Publicacions de la UAB, el qual s'encarrega generalment de l'edició electrònica d'aquestes publicacions. El servei actua a partir del permís explícit i escrit dels responsables de la publicació i de l'edició, ja que l'accés al mateix és obert i gratuït. Es fan les referències necessàries als responsables i a llurs punts de contacte i es recomana que els editors tinguin disponible i mantinguin actualitzat un web d'entrada on es trobin les instruccions als autors, l'adreça de contacte, les instruccions per adquirir-ne versions alternatives i tot allò que considerin d'interès per als seus lectors. De manera que UABPubD queda "reduït" conscientment i volgudament a la seva estricta condició de "biblioteca de publicacions digitals". 3. Els serveis remots Aquest és el nom genèric que donem als serveis digitals seleccionats, adquirits si cal, exhibits, promoguts i suportats pel Servei de Biblioteques UAB per als seus usuaris, però gestionats com a serveis per empreses o institucions Jornades IJLV, 17-19 gener 2001 9