HELIOS/Medienarchiv [original]

HELIOS/Medienarchiv

Leonhard Maylein, Eberhard Pietzsch

1 Ziele von HELIOS/Medienarchiv

Die Universitätsbibliothek Heidelberg stellt mit ihrem Medienarchiv seit Mai 1999 einen

neuen Dienst innerhalb ihrer elektronischen Angebotspalette HELIOS (Heidelberg Electronic

Information and Ordering System) zur Verfügung. Es ist über ‚http://archiv.ub.uni-

heidelberg.de/‘ aufrufbar.

Gedacht ist dieses Medienarchiv für die Erfassung und Archivierung von frei zugänglichen

Hochschulpublikationen der Universität Heidelberg. Besonderer Wert wird dabei auf die

Zitierfähigkeit der Dokumente gelegt. Daher spielen die Unveränderlichkeit der Dokumente

und die langfristig garantierte Dokumentadresse (URL) eine wichtige Rolle.

Zunächst sind unter anderem folgende Typen von Hochschulpublikationen vorgesehen:

• Prüfungsarbeiten:

- Hablilitationsschriften,

- Dissertationen,1

- Diplom-,

- Magister- und

- Studienarbeiten.

• Sonstige Hochschulpublikationen:

- Vorlesungsmaterial,

- Aufsätze,

- (Forschungs-) Berichte,

- Monographien bzw. Auszüge aus Monographien,

- Proceedings bzw. Auszüge aus Proceedings,

- Festschriften,

- Anleitungen,

- Preprints und

- komplette Zeitschriften

In einer weiteren Ausbaustufe des Medienarchivs ist zusätzlich die Einbindung von

historischen Bibliotheksbeständen in digitalisierter Form geplant.

Die Universitätsbibliothek verpflichtet sich gegenüber den Autoren, die von ihr akzeptierten

Dokumente – solange dies technisch und mit vertretbarem Aufwand möglich ist – im Netz zur

Verfügung zu stellen und zu archivieren, vorausgesetzt der Autor wünscht keine befristete

Archivierung. Sie behält sich dabei vor, im Vorfeld der Veröffentlichung und in

Zusammenwirken mit dem Autor über eine Befristung der Archivierung zu entscheiden.

Für alle Universitätsangehörigen wird mit HELIOS/Medienarchiv kostenlos ein einfaches

Verfahren zur Verfügung gestellt, ihre Publikationen zu veröffentlichen und unter einer

zitierfähigen Adresse einem weltweiten Nutzerkreis zugänglich zu machen.

Auf der obersten Menüebene des Medienarchivs stehen die Auswahlpunkte „Veröffentlichen“

und „Recherche“ zur Verfügung. Über einen dritten Menüpunkt werden den Autoren

ausführliche Anleitungen und Hilfestellungen zur Veröffentlichung angeboten.

1 Die Veröffentlichung von Dissertationen in HELIOS/Medienarchiv kann zur Zeit die Abgabe der

Pflichtexemplare nicht ersetzen. Hierzu müssen zunächst die juristischen Voraussetzungen erfüllt sein. Von

Seiten der UB wurden entsprechende Änderungen angeregt. Bis dahin können Dissertationen nur ergänzend

aufgenommen werden.

2 Veröffentlichen von Dokumenten

Die Hochschulpublikationen werden von den Autoren selbst per WWW-Formular erfaßt. In

einem zweiten Schritt legen sie dann das zu veröffentlichende Dokument auf dem

Archivserver ab.

Am Ende des Einspielvorgangs bekommt der Autor ein Formular auf dem Bildschirm

angezeigt, das er ausgedruckt und unterschrieben an die Universitätsbibliothek zurücksenden

muß. Hierin überträgt der Autor der Universitätsbibliothek das Recht, das „Dokument

elektronisch zu speichern und in Datennetzen öffentlich zugänglich zu machen“. Er versichert

weiter, daß „mit einer derartigen Veröffentlichung keine Rechte Dritter verletzt werden.“ Bei

Prüfungsarbeiten wird zusätzlich die Erklärung verlangt, „daß die elektronische Fassung mit

den abgegebenen Papierexemplaren in Form und Inhalt übereinstimmt.“ Außerdem muß hier

das zuständige Prüfungsamt auf dem Formular bestätigen, daß keine Einwände gegen eine

Veröffentlichung bestehen.

Ist dieses Formular bei der Universitätsbibliothek eingegangen, werden die Dokumente nach

einer Kontrolle und gegebenenfalls einer Korrektur der vom Autor eingegebenen Daten zur

Veröffentlichung freigegeben und können ab diesem Zeitpunkt recherchiert werden.

Bislang sind fünf Dateiformate für die Dokumentenannahme vorgesehen:

• PDF (Portable Document Format),2

• PostScript,

• HTML (inklusive GIF- und JPEG-Grafiken),

• ASCII-Text (ANSI ISO 8859-1, ISO Latin 1) und

• RealAudio (für Filmdokumente).

In einer zweiten Stufe sollen später weitere Dateiformate folgen (z. B. RTF oder DVI), um

einerseits dem Autor mehr Freiheiten bei der Wahl der eingesetzten Anwendungen zu bieten

und andererseits auf die stärker wachsende Zahl von multimedialen Hochschulpublikationen

reagieren zu können. Es muß jedoch festgestellt werden, daß generell alle bekannten

Dateiformate mit Problemen behaftet sind, die sich zumeist aus der unzureichenden

Standardisierung und aus der eingeschränkten Konvertierbarkeit ergeben.3

3 Recherche der Dokumente

Bei der Veröffentlichung eines Dokuments in HELIOS/Medienarchiv wird ein sogenanntes

„Frontdoor“, eine Eingangsseite zu dem eigentlichen Dokument, generiert. Auf diesem

Frontdoor sind die wichtigsten Metadaten (Titel, Autoren, Abstract etc.) zum Dokument

aufgeführt. Außerdem findet sich dort ein Link auf die eigentliche(n) Dokumentdatei(en).

Referenzierbar ist immer nur dieses Frontdoor, nicht die Dokumentdatei(en) selbst. Dadurch

wird eine Abstraktion von der physischen Form der Dokumente, d. h. von deren Datentyp

aber auch von der Untergliederung in Teildokumente erreicht. Eine Recherche in

HELIOS/Medienarchiv führt deshalb immer zunächst auf das Frontdoor. Auch bei der

Integration weiterer Suchmöglichkeiten wird nach außen immer nur die URL des Frontdoors

weitergegeben.

2 Für die Erzeugung von PDF-Dateien wurde außerdem einen eigener Konvertierungsservice eingerichtet, der

über die URL ‚http://hedd.ub.uni-heidelberg.de/ps2pdf/‘ aufgerufen werden kann.

3 Es muß damit gerechnet werden, daß zu einem späteren Zeitpunkt eine Konvertierung der Dokumente in ein

anderes Dateiformat notwendig wird. Dies könnte beispielsweise eintreten, wenn sich Standards zu den

Dateiformaten ändern. Es besteht dann unter Umständen die Gefahr, daß bestimmte Dateiformate mit gängigen

Programmen nicht mehr gelesen werden können. Zu diesem Zweck holt sich die Universitätsbibliothek bereits

bei der Annahme eines Dokuments vom Autor das Recht zur Konvertierung des Dokuments ein.

Beispiel für ein Frontdoor:

Ein wesentlicher Gesichtspunkt von HELIOS/Medienarchiv ist der stets erfolgende

mehrfache Nachweis der Dokumente in:

• allgemeinen Suchmaschinen im WWW,

• dem Karlsruher Virtuellen Volltextkatalog – KVVK,4

• einer gemeinsamen Suchmöglichkeit aller OPUS-Systeme,5

• einer universitätsweiten Suchmaschine über alle Dokumentenserver (in Vorbereitung),

• der Verbunddatenbank des Südwestdeutschen Bibliotheksverbunds (abhängig vom Typ

der Publikation),

• dem lokalen Katalog der Universitätsbibliothek (abhängig vom Typ der Publikation).

Außerdem werden die Daten zu Dissertationen und Habilitationen automatisch an die

Deutsche Bibliothek gemeldet.

Daneben bietet der Medienserver selbst drei verschiedene Suchmöglichkeiten:

4 URL: http://www.ubka.uni-karlsruhe.de/kvvk.html

5 OPUS ist die Software auf der HELIOS/Medienarchiv basiert.

• Suche in den einzelnen Metadatenfeldern,

• Volltextsuche in den Dokumenten sowie

• Browsing über die verschiedenen Einrichtungen und über spezielle Fachklassifikationen.

Zur Weitergabe der Metadaten an den Südwestdeutschen Bibliotheksverbund (SWB) und an

die Deutsche Bibliothek wird eine HTML-Datei erzeugt, in der die notwendigen Daten mit

Hilfe von META-Tags codiert sind.

Beispiel für die Codierung der Metadaten:

<META NAME="DC.Description" CONTENT="Die Universitätsbibliothek Heidelberg bietet als

erste deutsche Universitätsbibliothek einen elektronischen Zugang zu ihrem Zettelkatalog.

Dazu wurde der Alphabetische Katalog 1936 - 1985 digitalisiert. Seit Juni 1998 steht der

DigiKat als Recherche- und Nachweisinstrument für Benutzer und Bibliothekare im Internet

zur Verfügung.

Beim DigiKat handelt es sich um ein elektronisches Abbild des Zettelkataloges. Die

kostengünstige Realisierung basiert auf der Übertragung der Ordnungsregeln des

Papierkataloges auf das elektronische Abbild. Mit dem DigiKat wurde ein Nachweisinstrument

geschaffen, in dem i.A. schneller und mit größerer Trefferausbeute als am

Papierkatalog recherchiert werden kann.">

Über die Verbunddatenbank gelangen die Daten dann wieder in den lokalen Katalog der

Universitätsbibliothek.

4 Software und vorgenommene Anpassungen

Der Medienserver basiert auf dem System OPUS6, das gemeinsam von der

Universitätsbibliothek Stuttgart und dem Universitätsrechenzentrum Stuttgart entwickelt

wurde. Es wird außer in Stuttgart und Heidelberg auch noch in den Universitätsbibliotheken

Freiburg, Konstanz, Mannheim, Tübingen und Regensburg eingesetzt. Zur Anpassung an die

Heidelberger Anforderungen wurden neben der Anpassung des Layouts, der Hilfetexte und

der eingesetzten Fachklassifikationen eine Reihe von Softwareänderungen vorgenommen, die

zum Teil bereits in die OPUS-Software übernommen wurden. Die wichtigsten Änderungen

sind:

• In OPUS kann zu jedem Dokument genau eine Fakultät angegeben werden, der dieses

Dokument zugeordnet wird. Beim Zugang über das ‚Browsing nach Einrichtungen‘ sind

dann alle Dokumente dieser Fakultät unter deren Namen angeordnet.

Dies ist bereitet aus zwei Gründen Schwierigkeiten: Erstens kann ein Dokument nur

genau einer Einrichtung zugeordnet werden, was bei mehreren Autoren aus verschiedenen

Einrichtungen zu Problemen führt. Zweitens wird die Ergebnisliste beim Browsing nach

Organisationseinheiten auf Fakultätsebene bei einer entsprechenden Anzahl von

Publikationen relativ schnell unübersichtlich. Es sind deshalb kleinere Einheiten, d.h. eine

die Abbildung von Instituten, notwendig.

In HELIOS/Medienarchiv wurde deshalb zum einen die flache Fakultätsliste durch eine

Hierarchie von Fakultäten und Instituten ersetzt. Zum anderen wurde die Möglichkeit

geschaffen, bei der Aufnahme eines Dokuments mehrere Einrichtungen anzugeben.

6 Das Akronym OPUS steht für: Online Publikationsverbund der Universität Stuttgart.

Beim Browsing wählt der Benutzer nun zunächst eine Fakultät, danach eine dieser

Fakultät zugeordnete Einrichtung.

• In OPUS wird das Frontdoor zu einem Dokument bei jedem Aufruf dynamisch generiert.

Die URLs der Frontdoors enthalten Bestandteile, die von der eingesetzten Software (w3-

msql) abhängig sind. Um eine langfristig referenzierbare, möglichst kurze und

softwareunabhängige URL zu erhalten, wird auf das dynamische Frontdoor verzichtet.

Rechercheergebnisse verweisen in HELIOS/Medienarchiv nun stets auf eine statische

Frontdoordatei. Diese URL besitzt die Syntax: ‚http://www.ub.uni-

heidelberg.de/archiv/<lfd.Nr.>‘.

• Die in OPUS vorgesehenen Dateiformate HTML, Postscript und PDF wurden um die

Formate ASCII-Text (ANSI ISO 8859-1, ISO Latin 1) und RealAudio erweitert.

• Für HELIOS/Medienarchiv wurde gefordert, daß die Autoren zwischen einer langfristigen

und einer befristeten Archivierung wählen können. Deshalb wurde OPUS so erweitert,

daß bei der Erfassung der Metadaten die Gültigkeitsdauer angegeben werden kann.

Derzeit stehen vier verschiedene Optionen zur Verfügung:

- 6 Monate,

- 1 Jahr,

- 2 Jahre und

- unbefristet.

Die Software wurde so angepaßt, daß eine Verbundmeldung nur dann erfolgt, wenn das

Dokument mindestens ein Jahr gültig ist. Außerdem wird die Gültigkeitsdauer auf dem

Frontdoor ausgegeben.

• In OPUS werden generell alle Dokumenttypen an den SWB gemeldet. Da dies in

HELIOS/Medienarchiv nur für bestimmte Dokumententypen gelten soll, wird in der

angepaßten Softwareversion abhängig vom Dokumenttyp die Erzeugung von

Verbundmeldungen gegebenenfalls unterdrückt.

• Die Bildschirmausgabe des oben erläuterten Papierformulars mit der Einverständnis-

erklärung des Autors zur Veröffentlichung wird bei HELIOS/Medienarchiv am Ende der

Anmeldeprozedur ausgegeben. In OPUS fehlt eine solche schriftliche Bestätigung des

Autors, die aus rechtlicher Sicht jedoch (noch) unerläßlich ist..

5 Ausblick

In der näheren Zukunft soll HELIOS/Medienarchiv vor allem in folgende Richtungen

erweitert werden:

• Die Vielfalt der akzeptierten Dateiformate soll weiter ausgebaut werden. Insbesondere

sollen die Fähigkeiten des Servers zur Übertragung von Video- und Multimediaobjekten

wesentlich ausgebaut werden.

• Um auf dem Dokumentserver einen maximalen Schutz gegen Angriffe von außen, d.h.

Manipulationen, zu erreichen, soll der Server hinter dem UB Firewall plaziert werden.

• Künftig soll eine sichere Datenübertragung vom Autor zur Universitätsbibliothek

gewährleistet werden.

• Dem Wunsch mancher Autoren nach einer Zugriffsbeschränkung (etwa auf

Hochschulangehörige) auf ihre Dokumente soll nachgekommen werden. Dies eröffnet der

UB die Chance, ihr umfangreiches Videoarchiv Wissenschaftlern und Studenten via

WWW zur Verfügung zu stellen.

• Schließlich soll das Archiv bald mit ausgewählten digitalisierten historischen Beständen

der Universitätsbibliothek bereichert werden.

Die Universitätsbibliothek hat mit HELIOS/Medienarchiv ein Instrument geschaffen, digitale

Hochschulpublikationen dauerhaft zu archivieren, nach bibliographischen Standards zu

registrieren sowie recherchierbar und abrufbar zu machen.