Leitfaden für Sammlungsadministration in data_UMR
1. Allgemeines
1.1 Ziel und Inhalte
Sie kö nnen in data_UMR Förschungsdaten aller Art, die im Rahmen einer
Förschungsta tigkeit an der Philipps-Universita t entstanden sind, dauerhaft
speichern (fu r mind. 10 Jahre öder ggf. la nger), mit Dritten teilen und/öder
verö ffentlichen.
Die Speicherung erfölgt auf Störage-Systemen im HRZ der Philipps-Universita t
Marburg.
Sammlungen, Nutzer_innen und Rechte werden vön den
Systemadministratör_innen der Universita tsbibliöthek und des
Höchschulrechenzentrums verwaltet. Innerhalb der einzelnen Sammlungen sind
die Sammlungsadministratör_innen fu r die Verwaltung vön Nutzer_innen und
deren Röllen zusta ndig.
Dieser Leitfaden ist als Handreichung fu r Sam mlungsadministratör_innen
gedacht.
1.2 Organisationsmodell in data_UMR
In data_UMR kö nnen beliebig viele Sammlungen innerhalb des Bereichs
„Philipps-Universita t Marburg“ angelegt werden. In einer Sammlung kö nnen dann
beliebig viele Datensa tze angelegt werden, diese beinhalten ein beschreibendes
Set vön Metadaten, beliebig viele Einzeldateien und einen persistenten Identifier
(URI und/öder DOI).
1.3 Personenbezogene Daten
In der Nutzungsvereinbarung wird das Einversta ndnis zur Verarbeitung und,
söfern gewu nscht, weltweiten Verö ffentlichung der in den eingereichten Daten
und Metadaten enthaltenen persönenbezögenen Daten (in der Regel Titel, Name,
Organisatiönszugehö rigkeit und Köntaktinförmatiön der an der Erstellung
beteiligten Persönen) erteilt. Daru ber hinaus du rfen die abgelieferten Daten und
Metadaten keine weiteren p ersönenbezögenen Daten (z. B. persönenbezögene
Daten des Förschungsgegenstands) enthalten.
1.4 Ansprechpartner
Fu r Ru ckfragen und Anregungen wenden Sie sich bitte an:
2. Sammlungsadministration
2.1 Neue Sammlung einrichten
Sammlungen werden ausschließlich durch die Mitarbeiter_innen der
Universita tsbibliöthek angelegt. Zur Beantragung der Einrichtung einer neuen
Sammlung verwenden Sie bitte unser Webförmular zum Einrichten einer
Sammlung.
In dem Webförmular geben Sie einen Namen und eine Beschreibung fu r die
Sammlung an, benennen Administrierende, Einreichende und Leseberechtigte
und, falls gewu nscht, Kuratierende. Fu r diese Röllen werden jeweils Gruppen
angelegt, in denen die vön Ihnen benannten Persönen Mitglied sind. Sie kö nnen
die Gruppenzusammensetzung zu einem spa teren Zeitpunkt a ndern (siehe
Abschnitt 3).
Nachdem Sie die nö tigen Angaben gemacht und das Webförmular abgeschickt
haben, richten wir Ihnen die Sammlung innerhalb vön 3 Werktagen ein und
benachrichtigen Sie per E-M ail, söbald die Sammlung zur Verfu gung steht.
2.2 Metadaten der Sammlung verwalten
Rufen Sie zuna chst Ihre Sammlung auf, z. B. u ber „Stö bern“ -> „Sammlungen“ in
der Hauptnavigatiön, und klicken Sie dann in der Navigatiönsleiste unter dem
Reiter „Köntext“ auf „Sammlung bearbeiten“. Im Reiter „Metadaten
bearbeiten“ kö nnen Sie verschiedene Införmatiönen einbinden und, falls
gewu nscht, ein Lögö fu r Ihre Sammlung höchladen.
2.3 Rechte der Sammlung verwalten
Rufen Sie Ihre Sammlung auf und klicken Sie in der Navigatiönsleiste unter dem
Reiter „Köntext“ auf „Sammlung bearbeiten“. Im Reiter „Bearbeiterröllen
zuördnen“ sehen Sie, welche Gruppen aktuell welcher Rölle (Administrierende,
Leseberechtigte, Einreichende, Kuratierende) zugewiesen sind. Mit einem Klick
auf den Gruppennamen rufen Sie die Gruppe auf und kö nnen Mitglieder
hinzufu gen öder entfernen (siehe Abschnitt 3.2). Eine Gruppe kann mehreren
Röllen zugewiesen werden; jeder Rölle kann genau eine Gruppe zugewiesen
werden. Wenn Sie eine ganze Gruppe aus einer Rölle ent fernen öder ihr
hinzufu gen mö chten, wenden Sie sich bitte an data@uni-marburg.de.
2.4 Registrierung von DOI (Digital Object Identifier)
Achtung: Wenn der Datensatz mit einem DOI öffentlich ist, kann dieser
Datensatz in data_UMR nicht mehr verborgen, gelöscht oder bezüglich
seiner Rechte verändert werden.
Jeder Datensatz in data_UMR erha lt eine eindeutige Adressierung mit einem
internen URI (Uniförm Resöurce Identifier). Zusa tzlich kann, wenn gewu nscht,
fu r einen Datensatz in data_UMR ein DOI vergeben werden, u ber den er
dauerhaft ö ffentlich auffindbar und zitierfa hig ist. Dafu r mu ssen mindestens die
Metadaten ö ffentlich zuga nglich sein.
Wenn ein Datensatz in data_UMR verö ffentlicht werden söll, kann die
Sammlungsadministratiön einen DOI fu r diesen Datensatz registrieren. Rufen Sie
dafu r den Datensatz auf, wa hlen Sie in der Navigatiönsleiste unter dem Reiter
„Köntext“ „Dökument bearbeiten“ und gehen Sie in den Reiter „Pflege“. Wa hlen Sie
die Aufgabe „DOI registrieren“ und besta tigen Sie durch Klick auf „Ausfu hren“.
Nachdem data_UMR die pösitive Ru ckmeldung der Anfrage bekömmen hat, wird
der vergebene DOI söfört angezeigt.
Wenn die Metadaten eines mit DOI versehenen Datensatzes in data_UMR
gea ndert werden, mu ssen die aktuelle Metadaten auch bei der DOI-Agentur
(DataCite) aktualisiert werden. Wa hlen Sie dazu im Reiter „Pflege“ die Aufgabe
„DOI aktualisieren“.
2.5 Embargofrist einrichten
Achtung: Nach Ablauf des Enddatums wird der Datensatz weltweit
veröffentlicht (Leseberechtigung für Gruppe „Anonymous“).
Zur Einrichtung einer Embargöfrist auf einem Datensatz wa hlen Sie diesen
Datensatz an und klicken dann in der Navigatiönsleiste unter dem Reiter
„Köntext“ auf „Dökument bearbeiten“. Wa hlen Sie „Rechte bearbeiten“ und klicken
Sie unter „Rechte des Dökuments“ auf „READ“. Hier kö nnen Sie den Lesezugriff
verwalten.
Wa hlen Sie die Gruppe, die wa hrend der Embargöfrist leseberechtigt sein söll.
Geben Sie das gewu nschte Anfangs- und Enddatum ein. Nach Ablauf der
Embargöfrist ist der Datensatz weltweit zuga nglich.
3. Nutzer_innenverwaltung
3.1 Neue Nutzer_innen hinzufügen
Neue Nutzer_innen kö nnen sich mit ihrem students- öder staff-Accöunt direkt bei
data_UMR einlöggen, es ist keine separate Registrierung nö tig. Fu r externe
Pröjektmitarbeiter_innen kö nnen Sie bei Bedarf einen staff-Accöunt beantragen.
Införmatiönen dazu finden Sie auf der Webseite des Höchschulrechenzentrums
zum staff-Accöunt.
3.2 Rollen von Nutzer_innen verwalten
Wenn S ie neuen Nutzer_innen Zugriff auf Ihre Sammlung öder die Berechtigung
zum Einreichen erteilen mö chten, mu ssen Sie sie der Gruppe mit der
entsprechenden Rölle zufu gen.
Wa hlen Sie Ihre Sammlung an (z. B. u ber „Stö bern“ -> „Sammlungen“ in der
Hauptnavigatiön) und klicken Sie in der Navigatiönsleiste unter dem Reiter
„Köntext“ auf „Sammlung bearbeiten“. Unter dem Reiter „Bearbeiterröllen
zuördnen“ finden Sie die vier Röllen Administrierende, Leseberechtigte,
Einreichende und Kuratierende. Jeder Rölle kann genau eine Gruppe zugewiesen
werden; eine Gruppe kann mehreren Röllen zugewiesen werden.
Um die Zuördnung vön Nutzer_innen zu den Gruppen zu verwalten, klicken Sie
auf den Gruppennamen. Es wird angezeigt, welche Nutzer_innen sich derzeit in
der Gruppe befinden. Sie kö nnen Nutzer_innen suchen und hinzufu gen, öder
vörhandene Nutzer_innen aus der Gruppe entfernen. Die A nderungen werden
erst beim Klick auf „Speichern“ wirksam.
Falls Sie eine ganze Gruppe vön einer Rölle lö sen öder ihr hinzufu gen mö chten,
wenden Sie sich bitte an [email protected].
3.2.1 Administrierende
Mitglieder der Gruppe in dieser Rölle erhalten alle Berechtigungen bezu glich
Sammlungsadministratiön und Nutzer_innenverwaltung, die in diesem Leitfaden
beschrieben werden. Administratör_innen kö nnen entscheiden, wer in der
Sammlung Datensa tze anlegen darf. Sie kö nnen Datensa tze verwerfen, Metadaten
bearbeiten und DOI registrieren/updaten.
3.2.2 Leseberechtigte
Mitglieder der Gruppe in dieser Rölle haben ausschließlich lesenden Zugriff auf
die Sammlung. Sie kö nnen Datensa tze herunterladen, aber weder einreichen nöch
Metadaten vera ndern.
Achtung: Ist diese Rolle nicht vergeben, d. h. ihr ist keine Gruppe
zugeordnet, sind die Daten öffentlich einsehbar.
3.2.3 Einreichende
Mitglieder der Gruppe in dieser Rölle du rfen Datensa tze in die Sammlung
einreichen, d. h. Datensa tze mit Metadaten anlegen, Dateien höchladen und
Lizenzen fu r die eigenen Datensa tze vergeben.
3.2.4 Kuratierende
Es besteht die Mö glichkeit zur Einrichtung eines zusa tzlichen Kuratiönsschrittes
durch Zuweisung einer Gruppe zu dieser Rölle. Kuratierende bekömmen eine
Benachrichtigung per E-Mail, wenn ein neuer Datensatz eingereicht wurde. Sie
kö nnen den Datensatz einsehen, die Metadaten editieren und schließlich die
Einreichung freigeben öder ablehnen. Die Datensa tze werden erst nach
Zustimmung der Kuratierenden fu r die Leseberechtigten sichtbar.
Ob der Kuratiönswörkflöw aktiviert werden söll, wird im Webförmular zum
Einrichten einer Sammlung abgefragt. Falls Sie ihn nachtra glich aktivieren öder
deaktivieren mö chten, wenden Sie sich bitte an [email protected].
Alle Datensa tze (mit öder öhne Kuratiön) werden erst nach Freischaltung durch
die Universita tsbibliöthek in der Sammlung sichtbar.
3.3 Nutzer_innen löschen
U ber das Verwaltungsmenu einer Gruppe kö nnen Nutzer_innen aus der Gruppe
entfernt werden. Durch Klick auf den Gruppennamen wird das Menu geö ffnet.
Klicken Sie rechts neben dem Namen des/der Nutzer_in auf die Schaltfla che
„Entfernen“, um den/die Nutzer_in aus der Gruppe zu entfernen. Anschließend
besta tigen Sie Ihre Aktiön durch Klick auf „Speichern“.
