Modelo de Maturidade para Avaliação da Gestão do Acervo Acadêmico Digital (GAAD-MM)

Apresentação O Modelo de Maturidade para a Avaliação da Gestão do Acervo Acadêmico Digital (GAAD-MM) foi desenvolvido para diagnosticar a gestão do acervo acadêmico digital nas Instituições de Ensino Superior (IES) do Brasil. Ele é resultado da pesquisa de doutorado de Sânderson Lopes Dorneles, professor do curso de Arquivologia da Universidade Estadual da Paraíba (UEPB) e arquivista do Instituto Federal da Paraíba (IFPB), cuja tese tem como título "Modelo de Maturidade para Avaliação da Gestão do Acervo Acadêmico Digital", e foi orientada pelo Prof. Dr. Renato Fernandes Corrêa (UFPE) e coorientada pelo Prof. Dr. Daniel Flores (UFAL) no âmbito do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) da UFPE. O modelo é composto por quatro dimensões — Políticas, Processos, Tecnologias e Pessoas —, divididas em 13 subdimensões e 80 critérios de avaliação formulados em formato de perguntas. Apesar do número elevado de questões (critérios), todas estão em linguagem simples e direta, com opções de resposta objetivas. Esses critérios determinam o enquadramento em um dos cinco níveis de maturidade do modelo: "0 – Ausente", "1 – Inexpressivo", "2 – Iniciando", "3 – Intermediário" e "4 – Aprimorado". Essa estrutura permite compreender o nível de maturidade da gestão do acervo digital e identificar áreas de melhoria. Os cinco níveis de maturidade definidos pelo GAAD-MM permitem que as Instituições de Ensino Superior (IES) compreendam seu nível atual na gestão do acervo acadêmico digital, indo desde a ausência total de práticas até a plena integração dessas práticas na instituição. Essa ferramenta torna-se essencial para as IES que buscam aprimorar continuamente sua gestão do acervo acadêmico digital. Cabe destacar que a conversão digital do acervo acadêmico abrange obrigatoriamente, conforme normativas do Ministério da Educação (MEC), a documentação da vida acadêmica de discentes dos cursos de graduação e pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância. Já a emissão do diploma digital é obrigatória para os cursos de graduação, pós-graduação stricto sensu e certificados de Residência em Saúde. Ressalta-se, ainda, que um grupo de trabalho foi instituído pelo MEC para a implantação do diploma digital em cursos técnicos. Instruções Para avaliar o nível de maturidade usando o GAAD-MM é necessário preencher cada um dos blocos de questões das dimensões de Políticas, Processos, Tecnologias e Pessoas e suas respectivas subdimensões, num total de 80 questões. Cada questão possui cinco opções de resposta com as respectivas pontuações, variando entre 'Não adota' (0 ponto), 'Há decisão para adotar' (0,05 ponto), 'Adota em menor parte' (0,15 ponto), 'Adota parcialmente' (0,5 ponto) e 'Adota em maior parte ou totalmente' (1 ponto). As dimensões e subdimensões são as seguintes, com o número de questões em cada uma: No final de cada bloco de questões das dimensões, deve-se anotar a pontuação total e o nível de maturidade alcançado conforme os parâmetros dispostos em quadro, que variam entre "0 – Ausente"; "1 – Inexpressivo"; "2 – Iniciando"; "3 – Intermediário"; e "4 – Aprimorado". Além disso, devese verificar a descrição do nível de maturidade alcançado na respectiva dimensão. Para determinar o resultado global do nível de maturidade no GAAD-MM, basta somar todas as pontuações obtidas em cada uma das dimensões e registrar no campo específico ao final dos blocos de questões desta autoavaliação. Em seguida, confira e registre o nível de maturidade alcançado no modelo, que é condicionado à pontuação obtida e associado a um nível de maturidade conforme os parâmetros especificados em um quadro. Adicionalmente, é possível verificar a descrição do nível de maturidade alcançado, pois todas as descrições dos níveis estão detalhadas na sequência. Ressalta-se que, para responder a determinados critérios, pode ser necessário consultar outros colaboradores de diferentes setores da Instituição, a fim de obter informações mais precisas e completas. Caso haja dúvidas quanto à terminologia arquivística e tecnológica utilizada, recomenda-se a consulta aos seguintes dicionários, que podem auxiliar na compreensão dos termos técnicos empregados. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA), disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivistica.pdf Glossário Documentos Arquivísticos Digitais, disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/camaras-tecnicas-setoriais-inativas/camara-tecnica-de-documentos-eletronicosctde/glosctde_2020_08_07.pdf Todas as referências que embasaram a elaboração dos critérios estão disponibilizadas ao final do instrumento, com os respectivos endereços eletrônicos para acesso. GESTÃO DO ACERVO ACADÊMICO DIGITAL – MODELO DE MATURIDADE (GAAD-MM) POLÍTICAS Subdimensões Questão Critério de avaliação (Referência) Resposta (Pontuação) Digitalização do Acervo Acadêmico 1 A instituição já finalizou a digitalização dos documentos acadêmicos classificados na subclasse 125.4 - Documentação Acadêmica, do Código de Classificação de Documentos das IFES? (Portaria MEC n.º 315/2018, Portaria MEC n.º 360/2022, ajustado e validado por especialistas) Digitalização do Acervo Acadêmico 2 A instituição desenvolveu um programa de digitalização do acervo acadêmico? (Resolução Conarq n.º 31/2010, ajustado e validado por especialistas) Digitalização do Acervo Acadêmico 3 A instituição cessou a produção de novos documentos em suporte físico a partir de 1º de agosto de 2022, conforme Portaria MEC n.º 360/2022? (Portaria MEC n.º 360/2022 e validado por especialistas) Digitalização do Acervo Acadêmico 4 Os documentos originais (não digitais) e seus representantes digitais, que estejam sem restrição de acesso, estão organizados, em boas condições de conservação e facilmente acessíveis para pronta consulta no Arquivo da IES credenciada? (Portaria MEC n.º 315/2018, ajustado e validado por especialistas) Diploma Digital 5 A instituição implementou a emissão do diploma digital (em cursos de graduação e pós-graduação stricto sensu) e certificado de Residência em Saúde (caso a instituição possua tal curso)? (Portaria MEC n.º 330/2018, Portaria MEC n.º 554/2019, Portaria MEC n.º 1.001/2021, Portaria MEC n.º 70/2025, ajustado e validado por especialistas) Não adota (0) Não adota (0) Não adota (0) Não adota (0) Diploma Digital 6 A instituição inclui os custos de expedição e registro do diploma digital, do histórico escolar digital final e do certificado de conclusão digital (de Residência em Saúde caso houver), nos serviços educacionais, sem cobranças adicionais? (Portaria MEC n.º 1.095/2018, Portaria MEC n.º 554/2019, Portaria MEC n.º 70/2025, ajustado e validado por especialistas) Diploma Digital 7 A IES segue a regra de não identificar a modalidade de ensino na emissão e no registro dos diplomas digitais? (Portaria MEC n.º 1.095/2018, ajustado e validado por especialistas) Diploma Digital 8 A IES identifica e invalida atos irregulares na emissão e registro de diplomas digitais, garantindo a divulgação devida quando as irregularidades forem confirmadas? (Portaria MEC n.º 1.095/2018, ajustado e validado por especialistas) Diploma Digital 9 Os diplomas digitais e os certificados de conclusão digitais (de Residência em Saúde caso houver) são integrados ao acervo acadêmico digital da IES? (Portaria MEC n.º 554/2019, Portaria MEC n.º 70/2025, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 10 A instituição possui uma política de gestão de documentos que inclui a gestão arquivística de documentos acadêmicos e a segurança da informação, abrangendo tanto suportes físicos quanto digitais? (Resolução Conarq n.º 37/2012, e-ARQ Brasil - v.2, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 11 A instituição conta com arquivistas com poder de decisão ou influência significativa no desenvolvimento, na implementação e no acompanhamento das políticas de gestão dos documentos acadêmicos? (Especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 12 O acervo acadêmico digital, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, é controlado por sistema especializado de gestão de documentos eletrônicos? (Portaria MEC n.º 315/2018 e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 13 O sistema atende aos requisitos obrigatórios do e-ARQ Brasil aplicáveis à gestão arquivística de documentos digitais? (e-ARQ Brasil - v.2, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 14 A instituição possui um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq)? (Portaria MEC n.º 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 15 É assegurado ao MEC o acesso ao acervo armazenado no RDCArq, em caso de descredenciamento da instituição, independentemente de sua gestão ser realizada pela própria IES ou por um serviço terceirizado? (Portaria MEC n.º 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 16 Prevê-se a manutenção do acervo armazenado no RDC-Arq por, no mínimo, doze meses, caso a instituição seja extinta, até que sua transferência para a custódia de outra IES designada seja concluída? (Portaria MEC n.º 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 17 Existem políticas e mandatos formais para a gestão de repositórios arquivísticos digitais confiáveis, que incluem plano de preservação, plano de sucessão formal, planos de contingência e/ou acordos estabelecidos para garantir a continuidade do serviço, caso o repositório pare de operar ou a instituição deixe de desempenhar suas atividades? (Diretrizes RDC-Arq - v.2 e validado por especialistas) Manutenção e Guarda do Acervo Acadêmico Digital 18 A instituição define e documenta políticas claras para regular o acesso e as restrições aos documentos acadêmicos digitais nos sistemas de gestão e preservação? (Resolução Conarq n.º 37/2012 e Diretrizes RDC-Arq - v.2 e validado por especialistas) Pontuação Total Nível de Maturidade em Políticas Não adota (0) Nível de Maturidade da Dimensão de Políticas Nível de Maturidade/ Dimensão de Políticas Percentual de Aderência Pontuação (0 a 18) 0 – Ausente 0% 0 1 – Inexpressivo 1 a 14,99% 0,18 a 2,69 2 – Iniciando 15 a 39,99% 2,70 a 7,19 3 - Intermediário 40 a 69,99% 7,20 a 12,59 4 – Aprimorado 70 a 100% 12,60 a 18 Nível 0 – Ausente: A IES não possui políticas formais ou diretrizes documentadas relacionadas à gestão do acervo acadêmico digital. Não há reconhecimento institucional da necessidade de desenvolver políticas para essa área. Nível 1 – Inexpressivo: Existe uma decisão formal ou plano aprovado para desenvolver políticas relacionadas à gestão do acervo acadêmico digital, mas a implementação dessas políticas é mínima e pouco estruturada. Nível 2 – Iniciando: A IES começa a implementar políticas específicas para a gestão do acervo acadêmico digital, mas estas ainda são limitadas em escopo e aplicação, refletindo um estágio inicial de formalização. Nível 3 – Intermediário: A IES possui políticas formalizadas e implementadas em várias áreas para a gestão do acervo acadêmico digital. No entanto, ainda há lacunas que necessitam de ajustes para alcançar uma cobertura institucional completa. Nível 4 – Aprimorado: As políticas para a gestão do acervo acadêmico digital estão completamente implementadas e são consistentes em toda a IES. Há uma integração plena dessas políticas nas operações diárias, com revisões regulares e melhorias contínuas. PROCESSOS Subdimensão Questão Critério de avaliação (Referência) Resposta (Pontuação) Padrões e Etapas da Digitalização 1 No processo de digitalização dos documentos acadêmicos, são estabelecidos procedimentos e tecnologias que assegurem: 1) integridade e confiabilidade dos documentos digitalizados; 2) rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados; 3) o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem (legibilidade e fidelidade) e do uso do documento digitalizado; 4) a confidencialidade, quando aplicável; e 5) a interoperabilidade entre sistemas informatizados? (Resolução Conarq n.º 31/2010, Resolução Conarq n.º 37/2012, Decreto n.º 10.278/2020, Resolução Conarq n.º 48/2021 e validado por especialistas) Padrões e Etapas da Digitalização 2 A equipe responsável pela digitalização realiza inspeção para garantir a qualidade e a integridade dos documentos digitalizados em todas as etapas do processo, incluindo a correção de falhas? (Conarq n.º 31/2010, n.º 48/2021, ajustado e validado por especialistas) Padrões e Etapas da Digitalização 3 Os documentos digitalizados são armazenados de forma segura, com proteção contra alterações, destruição e acessos não autorizados, antes de serem inseridos em sistemas de gestão e preservação? (Resolução Conarq nº 37/2012, Decreto nº 10.278/2020, Portaria MEC nº 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Padrões e Etapas da Digitalização 4 Os documentos digitalizados são indexados com metadados que facilitem a localização, o gerenciamento e a verificação do processo de digitalização? (Resolução Conarq nº 37/2012, Decreto nº 10.278/2020, Portaria MEC nº 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Padrões e Etapas da Digitalização 5 Existem procedimentos recomendados e documentados para a digitalização sob demanda de documentos não contemplados pelos prazos definidos na Portaria MEC n.º 360/2022 e para os documentos analógicos recebidos após 1º de agosto de 2022? (Portaria MEC n.º 360/2022 e validado por especialistas) Padrões e Etapas da Digitalização 6 A Instituição de Ensino Superior (IES) utiliza um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) que atende aos requisitos obrigatórios definidos no e-Arq Brasil para capturar e gerir documentos acadêmicos digitalizados e natodigitais? (Portaria MEC n.º 315/2018, Resolução Conarq n.º 48/2021, e-ARQ Brasil - v.2, ajustado e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 7 A IES cumpre os prazos estabelecidos na Portaria MEC n.º 1.095/2018 para os processos de expedição e registro de diplomas digitais? (Portaria MEC n.º 1.095/2018 e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 8 A IES segue rigorosamente a lista de documentos necessários para o processo de expedição e registro do diploma digital, conforme especificado no Art. 12 da Portaria MEC n.º 1.095/2018? (Portaria MEC n.º 1.095/2018 e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 9 A IES mantém e gerencia os livros de anotações de expedição e registro de diplomas digitais, contendo assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas brasileira (ICP-Brasil)? (Portaria MEC n.º 1.095/2018 e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 10 As informações registradas no livro de expedição e registro de diplomas digitais estão em conformidade com as especificações do Art. 14 da Portaria MEC n.º 1.095/2018? (Portaria MEC n.º 1.095/2018 e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 11 Todos os signatários do diploma digital ou de certificado de conclusão digital (de Residência em Saúde caso houver) utilizam assinatura digital com certificado ICP-Brasil tipo A3 ou superior? (Portaria MEC n.º 554/2019, Portaria MEC n.º 70/2025 e validado por especialistas) Expedição e Registro de Diplomas 12 Os registros dos diplomas digitais emitidos pelas Instituições de Ensino Superior (IES) são publicados em um extrato contendo informações sobre o registro no Diário Oficial da União, dentro de um prazo máximo de trinta dias, a contar da data de registro para as IES registradoras e da data de recebimento para as IES expedidoras? (Portaria MEC n.º 1.095/2018 e validado por especialistas) Gerenciamento de Documentos Digitais 13 A execução da política de gestão arquivística para documentos acadêmicos digitais da instituição é orientada por procedimentos específicos, incluindo a elaboração de manuais de instruções, vídeos educativos e outros recursos instrucionais? (e-ARQ Brasil - v.2, ajustado e validado por especialistas) dos documentos? (Portaria MEC n.º 315/2018, e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 19 O sistema facilita a gestão da exportação de documentos, oferecendo ferramentas específicas para transferir documentos correntes e intermediários, além de garantir o recolhimento seguro dos documentos de valor permanente no repositório digital da instituição, assegurando a preservação e o acesso de longo prazo ao patrimônio acadêmico digital? (e-ARQ Brasil - v.2, Diretrizes RDC-Arq - v.2, ajustado e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 20 O sistema incorpora funcionalidades para a eliminação segura de documentos, incluindo recurso que restringe essa capacidade exclusivamente aos usuários autorizados, garantindo assim a proteção e o controle rigoroso sobre o processo de eliminação de documentos? (e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 21 O sistema possui mecanismos efetivos de controle de acesso que restringe o acesso aos documentos baseado em perfis de usuário e necessidades de acesso? (Resolução Conarq n.º 37/2012, e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 22 O sistema possui uma indexação eficiente que facilita a pesquisa, localização e apresentação eficiente dos documentos? (Portaria MEC n.º 315/2018 e e-ARQ Brasil, v2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 23 O sistema mantém registros detalhados e auditáveis de todas as atividades dos usuários, alterações nos documentos e operações críticas? (Resolução Conarq n.º 37/2012, e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 24 O sistema conta com um mecanismo de backup para a reprodução segura do acervo acadêmico digital, incluindo todas as informações armazenadas, que englobam documentos arquivísticos, metadados e parâmetros do sistema? (Portaria MEC n.º 315/2018, e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 25 O sistema é de fácil compreensão pelo usuário, promovendo uma experiência de uso intuitiva e amigável? (e-ARQ Brasil - v.2, ajustado e validado por especialistas) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) 26 O sistema possui capacidade para lidar com o volume atual de documentos e é escalável para acomodar o crescimento futuro? (eARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) 27 O repositório da instituição se adequa e atualiza sempre que necessário as tecnologias de hardware e software para atender às exigências de armazenamento e preservação de longo prazo de documentos, seguindo rigorosamente as diretrizes estabelecidas pelo Conarq relativas ao RDC-Arq? (Diretrizes RDC-Arq - v.2, ajustado e validado por especialistas) Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) 28 O repositório está equipado com infraestrutura de hardware e software apropriados, garantindo uma funcionalidade de backup robusta que preserve eficazmente os documentos armazenados e assegure a recuperação rápida das operações. Além disso, é mantido um procedimento de cópias de segurança externas, localizadas fora da instituição, destinado à recuperação eficiente em casos de desastres? (Portaria MEC n.º 613/2022 e Diretrizes RDC-Arq - v.2) Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) 29 A instituição adota diretrizes de preservação de acervos arquivísticos digitais utilizando o RDC-Arq em conjunto com o SIGAD, conforme a Orientação Técnica n.º 3/2015, da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos? (Especialistas) Pontuação Total Nível de Maturidade em Tecnologias Nível de Maturidade da Dimensão de Tecnologias Nível de Maturidade/ Dimensão de Tecnologias Percentual de Aderência Pontuação (0 a 29) 0 - Ausente 0% 0 1 - Inexpressivo 1 a 14,99% 0,29 a 4,34 2 - Iniciando 15 a 39,99% 4,35 a 11,59 3 - Intermediário 40 a 69,99% 11,60 a 20,29 4 - Aprimorado 70 a 100% 20,30 a 29 Nível 0 – Ausente: Não há uso de tecnologias ou sistemas específicos para a gestão do acervo acadêmico digital. As ferramentas disponíveis, se existem, não são aplicadas a essa área. Nível 1 – Inexpressivo: Existe algum uso de tecnologias ou ferramentas básicas para a gestão do acervo acadêmico digital, mas estas são limitadas em funcionalidade e não são amplamente adotadas. Nível 2 – Iniciando: A IES começa a adotar tecnologias específicas para a gestão do acervo acadêmico digital, mas estas são utilizadas de forma limitada e sem total integração com outros sistemas institucionais. Nível 3 – Intermediário: Tecnologias para a gestão do acervo acadêmico digital estão implementadas em várias áreas da IES, com uma integração parcial entre sistemas. No entanto, há espaço para melhorar a abrangência e a sofisticação das ferramentas utilizadas. Nível 4 – Aprimorado: A IES utiliza tecnologias avançadas e bem integradas para a gestão do acervo acadêmico digital, assegurando uma administração eficiente, segura e acessível do acervo. Essas tecnologias são atualizadas regularmente e suportadas por infraestrutura robusta. PESSOAS Subdimensões Questão Critério de avaliação (Referência) Resposta (Pontuação) Responsabilidade de Pessoal 1 O responsável pelo acervo acadêmico da instituição garante que o processo de digitalização atende aos requisitos de conformidade de padrões técnicos e legais, seja realizado internamente ou por terceiros contratados? (Decreto n.º 10.278/2020, Portaria MEC n.º 613/2022, ajustado e validado por especialistas) Responsabilidade de Pessoal 2 A responsabilidade máxima pela manutenção e guarda do acervo é claramente atribuída ao dirigente da IES e ao representante legal da mantenedora? (Portaria MEC n.º 315/2018 e validado por especialistas) Responsabilidade de Pessoal 3 Além da responsabilidade que o dirigente da IES e o representante legal da mantenedora possuem em relação a manutenção e guarda do acervo acadêmico digital, outras funções e responsabilidades são atribuídas e comunicadas aos colaboradores da instituição para a gestão arquivística dos documentos acadêmicos digitais da organização? (e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Responsabilidade de Pessoal 4 A IES possui Comitê Gestor ou Grupo de Trabalho ou Setor Responsável para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico digital? (Portaria MEC n.º 315/2018, ajustado e validado por especialistas) Responsabilidade de Pessoal 5 A IES possui uma equipe qualificada, composta por profissionais com formação adequada e em número suficiente para assegurar todos os serviços e funcionalidades do RDC-Arq? (Diretrizes do RDC-Arq, v.2, ajustado e validado por especialistas) Responsabilidade de Pessoal 6 Na equipe RDC-Arq, há um responsável ou coordenador pela preservação digital, cuidando das questões arquivísticas, e um administrador de TI, responsável pelos aspectos tecnológicos da preservação? (Diretrizes do RDC-Arq, v.2, ajustado e validado por especialistas) Capacitação de Pessoal 7 A equipe própria da Instituição de Ensino Superior (IES) ou terceirizada responsável pela digitalização do acervo acadêmico recebe treinamento para desenvolver o processo em conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos? (Resolução Conarq n.º 48/2021 e validado por especialistas) Capacitação de Pessoal 8 A IES proporciona treinamento adequado para os colaboradores envolvidos na emissão e registro de diplomas digitais e certificados de conclusão digitais (de Residência em Saúde caso houver)? (Portaria MEC n.º 554/2019, Portaria MEC n.º 70/2025 e validado por especialistas) Capacitação de Pessoal 9 Todos os colaboradores envolvidos com a política de gestão do acervo acadêmico digital são efetivamente informados e orientados sobre as suas diretrizes? (e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Capacitação de Pessoal 10 Os colaboradores encarregados da gestão de documentos acadêmicos recebem treinamento adequado para operar o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos acadêmicos da instituição? (e-ARQ Brasil - v.2 e validado por especialistas) Capacitação de Pessoal 11 Os colaboradores que atuam no repositório da instituição são submetidos a treinamentos contínuos, assegurando que desempenhem suas funções no repositório institucional com competência e eficácia? (Diretrizes do RDC-Arq - v.2 e validado por especialistas) Pontuação Total Nível de Maturidade em Pessoas Nível de Maturidade da Dimensão de Pessoas Nível de Maturidade/ Dimensão de Pessoas Percentual de Aderência Pontuação (0 a 11) 0 - Ausente 0% 0 1 - Inexpressivo 1 a 14,99% 0,11 a 1,64 2 - Iniciando 15 a 39,99% 1,65 a 4,39 3 - Intermediário 40 a 69,99% 4,40 a 7,69 4 - Aprimorado 70 a 100% 7,70 a 11 Nível 0 – Ausente: Não há pessoal nomeado nem capacitado para a gestão do acervo acadêmico digital. A instituição não possui conscientização sobre a importância dessa função, e a gestão é inexistente. Nível 1 – Inexpressivo: Existe uma designação básica de pessoal para a gestão do acervo acadêmico digital, porém a capacidade é insuficiente. Os esforços de gestão são limitados e realizados de forma esporádica, sem um entendimento claro de suas implicações. Nível 2 – Iniciando: A instituição começa a designar e capacitar pessoal específico para a gestão do acervo acadêmico digital. Embora a formação já esteja em curso, ela ainda não é suficiente para atender plenamente às demandas da gestão digital, exigindo maior desenvolvimento de habilidades e conhecimentos específicos. Nível 3 – Intermediário: A gestão do acervo acadêmico digital é realizada por uma equipe dedicada e designada, que está presente em diversas áreas da instituição. No entanto, há necessidade de maior investimento em capacitação contínua e especialização para atender a todas as demandas. Nível 4 – Aprimorado: A IES conta com uma equipe altamente capacitada e especializada na gestão do acervo acadêmico digital. Há um processo contínuo de aprimoramento de habilidades, e as responsabilidades estão claramente definidas e distribuídas por toda a instituição, garantindo uma gestão eficaz e eficiente. RESULTADO GLOBAL GAAD-MM Pontuação Total (somatório de todas as dimensões) Nível de Maturidade GAAD-MM Nível de Maturidade em Gestão do Acervo Acadêmico Digital Nível de Maturidade/ Gestão do Acervo Acadêmico Digital Percentual de Aderência P ontuação (0 a 80) 0 - Ausente 0% 0 1 - Inexpressivo 1 a 14,99% 0,80 a 11,99 2 - Iniciando 15 a 39,99% 12 a 31,99 3 - Intermediário 40 a 69,99% 32 a 55,99 4 - Aprimorado 70 a 100% 56 a 80 Nível 0 – Ausente: Neste nível, a IES não demonstra qualquer presença ou adoção de práticas relacionadas à gestão do acervo acadêmico digital. Não há decisão formal ou plano aprovado para implementar tal gestão, refletindo uma ausência total de esforços nesse sentido. Nível 1 – Inexpressivo: Neste nível, embora exista uma decisão formal ou um plano aprovado para adotar práticas de gestão do acervo acadêmico digital, a implementação é incipiente ou inexpressiva. Pode indicar um primeiro passo para reconhecer a importância dessa gestão, mas os esforços práticos ainda são limitados. Nível 2 – Iniciando: No nível de iniciando, a IES começa a adotar práticas de gestão do acervo acadêmico digital, mas ainda de maneira limitada. Pode envolver a implementação de algumas ferramentas ou processos, mas a abrangência e a integração dessas práticas no ambiente acadêmico ainda estão em estágio inicial. Nível 3 – Intermediário: Neste nível, a gestão do acervo acadêmico digital já é adotada em parte significativa da IES. Existem práticas estabelecidas e integradas em diversos setores, mas ainda há espaço para melhorias e expansão. Pode indicar um comprometimento substancial, mas não completo, com a gestão eficaz do acervo acadêmico digital. Nível 4 – Aprimorado: No nível aprimorado, a IES adota totalmente ou em grande parte as práticas de gestão do acervo acadêmico digital. Isso significa que as políticas, processos, tecnologias e pessoas associadas à gestão do acervo estão sendo implementadas e integradas em toda a instituição, refletindo um alto nível de maturidade nessa área. REFERÊNCIAS BRASIL. Presidência da República. Decreto n.º 10.278, de 18 de março de 2020. Regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei n.º 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Diário Oficial da União, Brasília-DF, 19 mar. 2020. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20192022/2020/decreto/d10278.htm. Acesso em: 04 abr. 2024. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resolução n.º 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Diário Oficial da União, Brasília-DF, 3 maio 2010a. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/Recomendacoes_digitalizacao_completa.pdf. Acesso em: 04. abr. 2024. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resolução n.º 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais. Diário Oficial da União, Brasília-DF, 20 dez. 2012b. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/conarq_presuncao_autenticidade_completa.pdf. Acesso em: 04 abr. 2024. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resolução n.º 48, de 10 de novembro de 2021. Estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados. 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