ARXIV HUJJATLARI TURLARI VA ULARNING RAQAMLASHTIRISH JARAYONI

THE VI INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “SCIENTIFIC FOUNDATIONS FOR THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES OF A NEW LEVEL AND MODERN PROBLEMS OF AUTOMATION”, NOVEMBER 20, 2025 95 ARXIV HUJJATLARI TURLARI VA ULARNING RAQAMLASHTIRISH JARAYONI Dauletov Adilbek Yusupbayevich Alfraganus University https://doi.org/10.5281/zenodo.17712803 Annotatsiya. Mazkur ishda arxiv hujjatlarining turlari hamda ularni raqamlashtirish jarayonining asosiy bosqichlari yoritilgan. Raqamli texnologiyalarni joriy etish natijasida hujjatlarni elektron shaklga o‘tkazish, ularni tizimli saqlash va izlash imkoniyatlari sezilarli darajada kengaymoqda. Tadqiqotda hujjatlarni tanlash, skanerlash, optik belgilarni tanish yordamida matnga aylantirish, metama’lumotlar bilan tavsiflash va elektron bazalarda saqlash jarayonlari tahlil qilinadi. Shuningdek, raqamlashtirish jarayonining hujjatlarni saqlash sifati, ulardan foydalanish qulayligi va arxiv boshqaruvini takomillashtirishdagi o‘rni ko‘rsatib o‘tiladi. Raqamlashtirish arxiv materiallarining xavfsizligini ta’minlaydi, ularni izlash va tahlil qilish imkonini kengaytiradi hamda madaniy va tarixiy merosni uzoq muddat saqlashga xizmat qiladi. Kalit so‘zlar: arxiv hujjatlari, raqamlashtirish, elektron arxiv, metama’lumot, optik belgilarni tanish, axborot tizimi. Аннотация. В данной работе рассмотрены виды архивных документов, а также основные этапы процесса их оцифровки. Внедрение цифровых технологий значительно расширяет возможности перевода документов в электронную форму, их системного хранения и поиска. В исследовании анализируются процессы отбора документов, сканирования, преобразования изображений в текст с помощью оптического распознавания символов, описания с использованием метаданных и хранения в электронных базах данных. Кроме того, показана роль процесса оцифровки в повышении качества сохранности документов, удобства их использования и совершенствования архивного управления. Оцифровка обеспечивает безопасность архивных материалов, расширяет возможности их поиска и анализа, а также способствует долгосрочному сохранению культурного и исторического наследия. Ключевые слова: архивные документы, оцифровка, электронный архив, метаданные, оптическое распознавание символов, информационная система. Kirish Raqamli texnologiyalar rivojlanishi natijasida hujjatshunoslik va arxivshunoslik sohalari butunlay yangi bosqichga ko‘tarildi. Hozirgi davrda dunyo miqyosida hujjatlarni saqlash, tizimlashtirish va ulardan foydalanish jarayonlari tobora elektron shaklga o‘tmoqda. An’anaviy qog‘oz arxivlar asta-sekin raqamli arxiv tizimlari bilan almashinib, ma’lumotlarni yanada ishonchli, qulay va uzoq muddatli saqlash imkonini bermoqda. Bu jarayonning asosiy maqsadi − tarixiy, huquqiy, ma’muriy va ilmiy qiymatga ega bo‘lgan hujjatlarni raqamli muhitda saqlash, ularni yo‘qolish yoki buzilishdan himoya qilish, foydalanuvchilar uchun esa ularga tezkor kirish va ishlatish imkoniyatini yaratishdan iboratdir. Raqamlashtirish jarayoni hujjatlarning axborot qiymatini saqlab qolish, ularni tahlil qilish va izlashni soddalashtirish orqali arxiv ishini samarali boshqarish imkonini beradi. Arxiv hujjatlarini raqamli shaklga o‘tkazish tizimi nafaqat saqlash sifatini oshiradi, balki THE VI INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “SCIENTIFIC FOUNDATIONS FOR THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES OF A NEW LEVEL AND MODERN PROBLEMS OF AUTOMATION”, NOVEMBER 20, 2025 96 foydalanuvchilar uchun qulay qidiruv va tahlil muhitini yaratadi. Bunday tizimlar zamonaviy dasturiy vositalar, metama’lumotlar bazalari va elektron saqlash formatlari yordamida tashkil etilib, hujjatlarni tez topish va tahlil qilish jarayonini sezilarli darajada yengillashtiradi. Shuningdek, raqamlashtirish ishlari davlat boshqaruvi, ilmiy tadqiqotlar, ta’lim jarayoni va madaniy merosni asrab-avaylashda muhim ahamiyat kasb etadi. Bu jarayon natijasida yaratilayotgan elektron arxivlar mamlakatning tarixiy xotirasini saqlash, milliy madaniy boyliklarni kelajak avlodlarga yetkazish hamda xalqaro axborot almashuvini rivojlantirishda muhim o‘rin tutadi. Adabiyotlar tahlili Raqamli transformatsiya jarayoni arxiv ishining zamonaviy yo‘nalishlaridan biri bo‘lib, u hujjatlar bilan ishlash samaradorligini oshirish, ma’lumotlarning ishonchliligini ta’minlash va ularni keng ommaga qulay tarzda taqdim etishga xizmat qiladi. Hozirgi kunda arxiv materiallarini raqamli shaklga o‘tkazish nafaqat texnik jarayon, balki ilmiy va tashkiliy yondashuvni ham o‘z ichiga oladi. Raqamlashtirish arxiv hujjatlari bilan ishlashda nafaqat saqlash qulayligini, balki ularga tezkor kirish, ularni baholash va ilmiy tadqiqotlarda foydalanish imkoniyatlarini ham kengaytiradi. Shu sababli, zamonaviy arxiv tizimlari uchun raqamlashtirish jarayoni ustuvor yo‘nalishlardan biri hisoblanadi[1]. Tarixiy hujjatlarni qayta ishlash odatda bir nechta ketma-ket bosqichlarda amalga oshiriladi. Tasvir olishdan so‘ng, hujjat tasviri oldindan qayta ishlanadi va qo‘lyozma matnni tanish yoki optik belgilarni tanish jarayoni bajariladi. Ushbu bosqich natijasida hujjat matnining raqamli transkripsiyasi yaratiladi[2]. Raqamli hujjatlarni saqlash zamonaviy tashkilotlar uchun strategik ahamiyat kasb etadi. U nafaqat texnologik infratuzilmani, balki huquqiy me’yorlarni, tashkilot madaniyatini va axborot xavfsizligini uyg‘unlashtirishni talab qiladi[3]. Raqamli arxivlarda mavjud kataloglar ko‘pincha semantik yorliqlarga tayanadi, biroq bu yondashuv foydalanuvchilarning izlash imkoniyatlarini cheklaydi, chunki ular oldindan belgilangan kategoriyalar doirasida fikrlashga majbur bo‘ladi[4]. Raqamli fayllar o‘ziga xos xususiyatlarga ega: ular oson nusxalanadi, lekin bir xil darajada oson yo‘qoladi. Saqlash joylari ko‘p bo‘lishi mumkin, ammo texnologik o‘zgarishlar yoki inson xatolari tufayli ma’lumotlarga kirish imkoni yo‘qoladi[5]. Shunday qilib, arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayoni texnik, tashkiliy va intellektual yondashuvlarni birlashtirgan kompleks tizim sifatida qaraladi. U nafaqat tarixiy va ma’muriy hujjatlarni himoya qilishga, balki ularni global axborot makoniga kiritish, ilmiy izlanishlarni yengillashtirish va madaniy merosni uzoq muddatli saqlashga xizmat qiladi. Shu jihatdan, raqamlashtirish hozirgi davr arxivshunosligining asosiy strategik yo‘nalishlaridan biri sifatida e’tirof etiladi. Arxiv hujjatlarining mohiyati va turlari Arxiv hujjatlari jamiyatning ijtimoiy, siyosiy, iqtisodiy va madaniy hayotini aks ettiruvchi eng muhim axborot manbalaridan biridir. Ular tashkilot, muassasa yoki shaxs faoliyati davomida yaratilgan hamda tarixiy va huquqiy ahamiyat kasb etuvchi ma’lumotlarni o‘zida mujassamlashtiradi. Arxiv hujjatlarining asosiy vazifasi − o‘tgan davr voqealarini ishonchli tarzda hujjatlashtirish, ularni keyingi avlodlar uchun saqlab qolish va ilmiy tadqiqotlarda foydalanish imkonini yaratishdir. Zamonaviy axborot muhitida arxiv hujjatlarini to‘g‘ri aniqlash, ularni turlarga ajratish va mazmuniga ko‘ra tavsiflash arxiv ishini samarali tashkil etishning muhim shartidir. Chunki har bir hujjat turi o‘zining axborot qiymati, tashqi shakli, yaratilish usuli va saqlanish muddati bilan THE VI INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “SCIENTIFIC FOUNDATIONS FOR THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES OF A NEW LEVEL AND MODERN PROBLEMS OF AUTOMATION”, NOVEMBER 20, 2025 97 farqlanadi. Shu bois, ularni tizimli tarzda tasniflash arxiv fondlarining yaxlitligini saqlash, hujjatlar o‘rtasidagi mantiqiy bog‘liqlikni aniqlash hamda raqamlashtirish jarayonini rejalashtirishda muhim rol o‘ynaydi. Arxivshunoslik nazariyasida hujjatlar mazmuniga va ularning foydalanish maqsadiga ko‘ra bir necha asosiy guruhlarga ajratiladi. Quyida arxiv hujjatlarining turlari, ularning tavsifi hamda amaliy misollari keltiriladi. 1-jadval. Arxiv hujjatlari turlari va ularning tavsifi № Hujjat turi Tavsif Misollar 1 Huquqiy-normativ hujjatlar Rasmiy boshqaruv qarorlari, buyruqlar, farmoyishlar Buyruqlar, qarorlar, yig‘ilish bayonnomalari 2 Ilmiy-texnik hujjatlar Ilmiy natijalar, loyihalar, tahliliy hisobotlar Hisobotlar, tadqiqot natijalari 3 Shaxsiy hujjatlar Shaxsiy yozishmalar, tarjimai hol, kundaliklar Xatlar, tarjimai hol, avtobiografiya 4 Tasviriy hujjatlar Tasvir, chizma, foto yoki video materiallar Fotosurat, diagramma, xarita 5 Ovozli hujjatlar Eshitiladigan yozuvlar, nutqlar Audioyozuv, intervyu, arxiv radiofayllari 6 Kartografik hujjatlar Geografik yoki texnik ma’lumotlarni tasvirlovchi hujjatlar. Xaritalar, geodezik chizmalar, GIS fayllar 7 Statistik hujjatlar Sonli ma’lumotlarni aks ettiruvchi hisobotlar va tahliliy jadvallar. Davlat statistika hisobotlari, demografik jadval, sotsiologik so‘rovlar natijalari. Yuqoridagi 1-jadvalda arxiv hujjatlarining turlari, ularning tavsifi va misollari keltirilgan bo‘lib, bu tasnif hujjatlarni mazmuni va shakliga ko‘ra farqlash imkonini beradi. Ushbu hujjatlarni elektron shaklga o‘tkazish va ularni tizimli qayta ishlash jarayoni esa 1-rasmda bosqichma-bosqich ifodalangan. Raqamlashtirish arxiv hujjatlarini zamonaviy axborot muhitiga integratsiya qilish imkonini beradi. U hujjatlarni tizimli saqlash, izlash va tahlil qilish jarayonlarini soddalashtiradi. Arxiv hujjatlarining elektron bazasini yaratish ularning xavfsizligi, uzoq muddatli saqlanishi va foydalanuvchilar uchun qulay foydalanishni ta’minlaydi[6]. THE VI INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “SCIENTIFIC FOUNDATIONS FOR THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES OF A NEW LEVEL AND MODERN PROBLEMS OF AUTOMATION”, NOVEMBER 20, 2025 98 1-rasm. Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayonining bosqichlari Raqamlashtirish jarayoni arxiv ishini zamonaviy bosqichga olib chiqib, hujjatlar bilan ishlash sifatini tubdan yaxshilaydi. Ushbu ketma-ketlikda har bir bosqich o‘zaro uzviy bog‘liq bo‘lib, hujjatlarning butligini saqlash, ularni aniq tavsiflash va foydalanuvchi uchun qulay shaklda taqdim etish imkonini beradi. Tayyorlov va skanerlash bosqichlari hujjatlarni raqamli muhitga o‘tkazish uchun zamin yaratadi, optik belgilarni tanish jarayoni esa ularni mashina o‘qiydigan matnga aylantiradi. Keyingi bosqichlarda metama’lumotlarni shakllantirish va indeksatsiya ma’lumotlarning tizimli tartibda saqlanishi hamda tezkor qidiruv imkoniyatini ta’minlaydi. Raqamlashtirish, shuningdek, arxiv hujjatlarining jismoniy nusxalariga bo‘lgan ehtiyojni kamaytiradi, bu esa ularning saqlanish muddatini uzaytiradi va tabiiy yemirilish xavfini kamaytiradi. Elektron shaklga o‘tkazilgan materiallardan istalgan joyda va vaqtda foydalanish imkoniyati foydalanuvchilarga qulaylik yaratadi. Raqamli formatdagi hujjatlar tezkor izlash va tahlil qilish imkoniyatlari bilan bir qatorda, metama’lumotlar tizimi orqali mazmuni, muallifi va yaratilgan sanasi bo‘yicha to‘liq tavsiflanadi. Yakuniy bosqichda raqamli hujjatlar zaxira serverlarda yoki bulutli tizimlarda saqlanib, ularning xavfsizligi va uzoq muddatli foydalanish kafolatlanadi. Xulosa Raqamlashtirish jarayoni arxiv materiallarini saqlash, ularni qayta ishlash va ulardan samarali foydalanishni ta’minlovchi ishonchli mexanizm sifatida qaraladi. Bu jarayon hujjatlarning faqat raqamli nusxalarini yaratish bilan cheklanmay, balki ularni tizimli tarzda tavsiflash, tartiblash va uzoq muddatli saqlash uchun zamonaviy yondashuvni joriy etadi. Raqamlashtirish arxivshunoslik sohasida axborot texnologiyalarining keng tatbiq etilishiga, hujjatlarning butunligi va xavfsizligini ta’minlashga, shuningdek, foydalanuvchilarga qulay, tezkor va ishonchli axborot muhiti yaratishga xizmat qiladi. Shu bois, u nafaqat texnologik jarayon, balki arxiv boshqaruvining strategik yo‘nalishiga aylangan bo‘lib, zamonaviy raqamli boshqaruv madaniyatining shakllanishida muhim omil hisoblanadi. THE VI INTERNATIONAL SCIENTIFIC CONFERENCE “SCIENTIFIC FOUNDATIONS FOR THE USE OF INFORMATION TECHNOLOGIES OF A NEW LEVEL AND MODERN PROBLEMS OF AUTOMATION”, NOVEMBER 20, 2025 99 Foydalanilgan adabiyotlar 1. Opgenhaffen, L. (2022). Archives in action. The impact of digital technology on archaeological recording strategies and ensuing open research archives. Digital Applications in Archaeology and Cultural Heritage, 27, e00231. 2. Philips, J. P., & Tabrizi, N. (2020). Historical document processing: historical document processing: a survey of techniques, tools, and trends. arXiv preprint arXiv:2002.06300. 3. Santillán-Lima, J. C., Díaz, J. F., Piccirilli, D., Guambo-Vallejo, D. C., Duque-Vaca, M., & Molina-Granja, F. T. (2025, October). Preservation of Digital Documents: Strategic Models and International Standards for Institutional Management. In Proceedings of the International Conference on Communication and Applied Technologies 2025 (ICOMTA 2025) (p. 377). Springer Nature. 4. Masson, E., & Olesen, C. G. (2021). Digital Access as Archival Reconstitution: Algorithmic Sampling, Visualization, and the Production of Meaning in Large Moving Image Repositories. Signata. Annales des sémiotiques/Annals of Semiotics, (12). 5. Routhier Perry, S. (2014). Digitization and digital preservation: A review of the literature. iSchools Research Journal, 4(1), 1–10. Retrieved from https://scholarworks.sjsu.edu/ischoolsrj/vol4/iss1/10 6. Бродовский, А. И., Зайцева, Е. М., Заславский, Ю. И., & Маршак, Б. И. (2018). Формирование информационных ресурсов архивных документов ВАК. Научные и технические библиотеки, (12), 49-63. 7. Novikova, S. A. (2021). Otsifrovka arkhivnykh dokumentov [Digitization of archival documents]. Scientific and Technical Libraries, (12), 53–63. https://www.elibrary.ru/item.asp?id=47265035