FDM-Handlungsempfehlungen zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien für Forschende an der HTW Berlin

1 FDM - Handlungsempfehlungen zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten nach den FAIR - Prinzipien für Forschende an der HTW Berlin © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (OrciD: 0000-00028651-0313) im Projekt FitForFDM (16FDFH114) - HTW Berlin. Lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Empfohlene Zitierweise: Schneidenbach, Esther, FDM - Handlungsempfehlungen zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien für Forschende an der HTW Berlin (2025). Version 1.0. Zenodo. DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.17552057. FDM-Handlungsempfehlungen zum Umgang mit digitalen Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien für Forschende an der HTW Berlin Die FAIR-Prinzipien (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) bieten eine Leitlinie für den Umgang mit Forschungsdaten, um deren Auffindbarkeit, Zugänglichkeit, Interoperabilität und Wiederverwendbarkeit sicherzustellen. Die folgenden Handlungsempfehlungen orientieren sich an den FAIR-Prinzipien und dem Forschungsdatenlebenszyklus. Sie berücksichtigen die Rahmenbedingungen der HTW Berlin, wie das Forschungsinformationssystem my.HTW, Leitlinien der Hochschule sowie die übergreifend geltende gute wissenschaftliche Praxis und verfügbare Tools zur Unterstützung der Forschungsdatenverwaltung. Inhalt 1. Planung und Datenmanagementplan (DMP) ...................................................................................... 2 2. Datenorganisation und -erfassung ...................................................................................................... 4 3. Speicherung und Sicherung ................................................................................................................. 5 4. Metadatenpflege ................................................................................................................................. 5 5. Bereitstellung und Archivierung .......................................................................................................... 6 6. Nachnutzung und Dokumentation ...................................................................................................... 7 7. Ressourcen und Unterstützung ........................................................................................................... 8 Zusammenfassung ................................................................................................................................... 8 Anhang: Linksammlung ........................................................................................................................... 9 2 1. Planung und Datenmanagementplan (DMP) Ein systematischer Umgang mit Forschungsdaten beginnt mit der Erstellung eines Datenmanagementplans (DMP). Dieser dient zur Umsetzung der für alle Forschenden verpflichtend geltenden Satzung zur guten wissenschaftlichen Praxis der HTW Berlin (s. Kapitel II „Gute wissenschaftliche Praxis“, Absatz 7–10) und sollte so früh wie möglich – idealerweise bereits in der Antragsphase – erstellt werden. Empfehlungen:  DMP Erstellen und standardisierte Tools nutzen: o Jedes Forschungsprojekt soll einen DMP erstellen. Beginnen Sie damit bereits frühzeitig – idealerweise bereits bei der Projektplanung. o Für größere Projekte: Verwenden Sie RDMO (Research Data Management Organizer), das über den FDM One-Stop-Shop im Intranet der HTW verfügbar ist. o Für kleinere Projekte oder die schnelle vorläufige Erstellung: Hier können Sie das Datenmanagementplan-Formular-Tool der HTW Berlin auf Moodle nutzen, das einfach und praxisnah die wichtigsten Aspekte abdeckt (keine Kollaborationsmöglichkeit!). S. Anhang Linksammlung Pkt. 1) o Inhalte des DMPs: Dokumentieren Sie die geplante Erfassung, Speicherung, Sicherung, Veröffentlichung und Nachnutzung der Daten. Achten Sie dabei insbesondere auf:  Datenformate und Speicherorte,  Zugangsrechte und Rollenverteilung,  Datenschutzund Sicherheitsmaßnahmen,  Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts,  Zeitplan für die Veröffentlichung und Archivierung.  Frühzeitige Planung der Datenbereitstellung: o Bereits während der Antragsphase sollten die Möglichkeiten zur Datenbereitstellung und Langzeitarchivierung geplant werden. o Wählen Sie frühzeitig ein geeignetes Repositorium aus, z. B.:  Fachspezifische Repositorien-Vorschläge und Hinweise S. Anhang Linksammlung Pkt. 2) – FDM One-Stop-Shop s. v. “Repositorien”  Eigene Recherche über re3data.org nach forschungsbzw. fachspezifischen Repositorien o Klären Sie die Anforderungen an die Veröffentlichung und Archivierung (z. B. DOIVergabe, Lizenzierung) z. B. über das ausgewählte Repositorium, fachspezifische Verbünde (GESIS, Verbund Forschungsdaten Bildung) oder forschungsspezifische 3 Infrastrukturen (NFDI-Konsortien) und Vorgaben und Empfehlungen der Fördermittelgebenden (z. B. DFG-Fachkollegien). S. Anhang Linksammlung Pkt. 3) – FDM One-Stop-Shop s. v. „Vorgaben“, „Datenumgang“ und „Archivierung“  Ressourcenplanung: o Bei Drittmittelanträgen sind FDM-Mittel mitzubeantragen. o Frühzeitiger Kontakt: Kontaktieren Sie das Hochschulrechenzentrum (HRZ) und Ihre zuständige Fachbereichs-IT, um die Bereitstellung von IT-Ressourcen wie Speicherplatz, Serverkapazitäten oder Cloud-Diensten zu planen. Kontaktieren Sie möglichst frühzeitig ein Repositorium für die Datenbereitstellung und -archivierung o Kostenkalkulation: Berücksichtigen Sie im Projektantrag die Kosten für ITRessourcen, Datenerhebung/-nachnutzung, die Datenbereitstellung und Langzeitarchivierung. Hilfreich hierfür:  Kontakt mit IT-Servicestellen der Hochschule (HRZ/ FB-IT) und externen Serviceanbietern (z. B. Repositorien) aufnehmen  Erhebungsmethoden detailliert planen Mögliche Kosten könnten z. B. sein: Softwareund Gerätekosten, Lizenzkosten, Nachnutzungsgebühren, Verträge mit Dienstleistern und Service-Anbietern (externes Ethikvotum, Server-Hosting etc.), Personalkosten für FDM, großer Archivierungsspeicherbedarf, spezifische Datenschutzmaßnahmen. o Personal und Zeit: Planen Sie ausreichend personelle und zeitliche Ressourcen für das Forschungsdatenmanagement ein, z. B. für die Pflege und Dokumentation und Aufbereitung von Daten, die Erstellung von Metadaten und die Abstimmung mit Ansprechpartnern (z. B. 0.1 FZE über den gesamten Projektverlauf).  Einhaltung von Datenschutzund weiteren rechtlichen Anforderungen: o Prüfen Sie frühzeitig, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und klären Sie die notwendigen Datenschutzmaßnahmen (z. B. Anonymisierung, Einwilligungserklärungen). o Kontaktieren Sie bei Bedarf die Datenschutzbeauftragte der HTW Berlin für Unterstützung bei der Planung und Umsetzung ([email protected]). o Berücksichtigen Sie weitere rechtliche Anforderungen, wie:  Urheberrechte (bei Nutzung fremder Daten oder Materialien),  Nutzungsrechte an externen Datensätzen,  Patentrechte oder andere Schutzrechte, die im Projekt entstehen könnten. 4  Leitlinien der Hochschule: o Halten Sie sich an die Policies und Leitlinien der Hochschule1 z. B.:  „Satzung zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und zum Umgang mit wissenschaftlichen Fehlverhalten der HTW Berlin“  „Ethik-Leitlinien der Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin“  „Open-Access-Policy“ der HTW-Berlin  „Intellectual Property (IP)-Strategie“  „Verfahrensweise zur Sicherstellung des Datenschutzes“2  „Richtlinie für die Gewährung der Informationssicherheit der HTW Berlin“3  Fachspezifische Standards und externe Unterstützung: o Orientieren Sie sich an Standards, die über NFDI-Konsortien (z. B. NFDI4Ing, NFDI4DataScience), die DFG-Fachkollegien oder fachspezifische Repositorien bereitgestellt werden. Eine Zusammenstellung von NFDI-Konsortien nach an der HTW Berlin relevanten Disziplinen finden Sie im FDM One-Stop-Shop S. Anhang Linksammlung Pkt. 4) – FDM One-Stop-Shop s. v. NFDI o Nutzen Sie Beratung und Tools der HTW Berlin (z. B. FDM One-Stop-Shop, MoodleTools) sowie externe Unterstützung durch fachspezifische Verbünde wie z. B. den Verbund Forschungsdaten Bildung für die Bildungsforschung. 2. Datenorganisation und -erfassung Eine saubere Datenorganisation ist entscheidend, um Datenauffindbarkeit und Wiederverwendbarkeit zu gewährleisten. S. Anhang Linksammlung Pkt. 5) – FDM One-Stop-Shop unter „Datenumgang“ Empfehlungen:  DMP nutzen und aktualisieren: o Erweitern und aktualisieren Sie Ihren DMP regelmäßig.  Ordnerund Dateistrukturen: o Halten Sie klare und konsistente Ordnerund Dateibenennungsrichtlinien ein (z. B. nach dem Muster: Arbeitspaket_Methode_Datum_Version). Das Datum kann sowohl vorne als auch hinten im Dateinamen stehen uns sollte in dem Format JJJJMM-TT oder JJJJMMTT erfolgen. Sonderzeichen (z. B. :!?$ä/.) und zu lange Dateinamen können zu Fehlern führen. o Trennen Sie Rohdaten, bereinigte Daten und Analyseergebnisse in separaten Ordnern. (S. FDM One-Stop-Shop)  Datenformate: 5 o Verwenden Sie offene und standardisierte Formate wie CSV, JSON, XML, oder TIFF, die langfristig lesbar und interoperabel sind. (S. FDM One-Stop-Shop)  README-Dateien erstellen: o Nutzen Sie das Moodle-Tool zur Erstellung von README-Dateien (Datendokumentation), das eine strukturierte Eingabe und klare Dokumentation ermöglicht. Beachten Sie die dortigen Hinweise zur Erstellung. S. Anhang Linksammlung Pkt. 6) – README-Tool o Beschreiben Sie in Ihren README-Dateien die Daten innerhalb eines Ordners, geben Sie Auskunft über die Inhalte, ggf. lösen Sie verwendete Abkürzungen auf, machen Sie Angaben zu den verwendeten Methoden, Software und machen Sie Lizenzangaben etc. 3. Speicherung und Sicherung Die Speicherung und Sicherung von Forschungsdaten sind essenziell, um Datenverlust zu vermeiden und die Integrität der Forschungsergebnisse zu gewährleisten. S. Anhang Linksammlung Pkt. 7) – FDM One-Stop-Shop s. v. „Sicherung“ Empfehlungen:  Speicherorte: o Nutzen Sie sichere und zugelassene Speichermedien oder Dienste der HTW Berlin. o Speichern Sie Daten möglichst zentral und nicht ausschließlich auf lokalen Rechnern.  Backups: o Richten Sie regelmäßige Backups ein, idealerweise mit der 3-2-1-Regel: Drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, davon eine Kopie an einem externen Standort.  Zugriffsrechte: o Legen Sie klare Rollen und Berechtigungen für den Zugriff fest, um Datenintegrität und Datenschutz sicherzustellen. 4. Metadatenpflege Eine sorgfältige Pflege von Metadaten ist unerlässlich, um die Auffindbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Forschungsdaten sicherzustellen. 6 S. Anhang Linksammlung Pkt. 8) – FDM One-Stop-Shop s. v. Metadaten Empfehlungen:  Metadatenstandards nutzen und Vokabulare: o Ergänzen Sie Ihre Daten mit Metadaten nach etablierten Standards, z. B. Dublin Core, DataCite Metadatenschema, oder fachspezifischen Standards. Kontaktieren Sie hierzu so früh wie möglich das von Ihnen ausgewählte Repositorium. Eine Kernmetadatenabfrage finden Sie im Datendokumentationstool s. Linksammlung Pkt. 6)  README-Dateien: o Ergänzen Sie Metadaten durch aussagekräftige README-Dateien, die detaillierte Informationen zur Struktur, zum Inhalt und zur Entstehung der Daten enthalten. S. Anhang Linksammlung Pkt. 6) – Hilfstool der HTW Berlin zur Datendokumentation in Moodle. Hinweis: Formularausgabe erfolgt als DOCX-Datei, diese sollte möglichst zumindest in eine TXT-Datei oder in ein Markdown-Format umgewandelt werden 5. Bereitstellung und Archivierung Die Bereitstellung, Veröffentlichung und Langzeitarchivierung von Forschungsdaten ist ein zentraler Aspekt der FAIR-Prinzipien. S. Anhang Linksammlung Pkt. 9) – FDM One-Stop-Shop unter „Bereitstellung und Archivierung“ Empfehlungen:  Eindeutige Verweise nutzen: o Alle Datensätze bzw. zumindest die auf sie verweisenden und veröffentlichten Metadaten (also Beschreibungen der Forschungsdaten) sollten mit globalen persistenten Identifikatoren (eindeutigen, dauerhaften Kennzeichnungen) z. B. DOIs, versehen werden. Dies erfolgt durch die Nutzung eines qualifizierten Repositoriums.  Repositorium auswählen: o Suchen Sie frühzeitig nach einem geeigneten Repositorium/ Forschungsdatenzentrum (FDZ)/ Archiv und kontaktieren Sie es bezüglich der Voraussetzungen und Vorgaben – wenn möglich bereits bei der Projektplanung! o Das Risikomanagement bezüglich der Daten sollte durch das ausgewählte Repositorium/ FDZ/ Archiv erfolgen, z. B.:  Bei Datenübergabe erfolgt Plausibilitätsprüfung der gemachten Angaben zur Unbedenklichkeit. 7  Hinweise zu evtl. geeigneten Maßnahmen zur Realisierung der tatsächlichen Unbedenklichkeit gebend.  Klare Regelung, ob auch Daten an die Dienste übergeben werden dürfen.  Realisierung von Zugangsbeschränkung und sicherer Speicherung bei Daten, die rechtlichen oder ethischen Einschränkungen unterliegen (Datenschutz, Geschäftsgeheimnisse, etc.). o Die HTW Berlin verfügt über kein eigenes Forschungsdaten-Repositorium. Nutzen Sie stattdessen:  Zenodo: Für kleinere und interdisziplinäre Datensätze, inkl. DOI-Vergabe.  Fachspezifische Repositorien: Einen Vorschlag und eine Vorauswahl orientiert an der Fächsystematik der HTW Berlin finden Sie im FDM One-Stop-Shop. Für eine eigene Recherche finden Sie geeignete Repositorien über re3data.org. S. Anhang Linksammlung Pkt. 2)  Pflegen Sie Ihre Publikationsliste, indem Sie im Forschungsinformationssystem my.HTW auch Ihre veröffentlichten Forschungsdaten und Forschungssoftware eintragen, um Ihren eigenen Output zu präsentieren und die Auffindbarkeit der Daten und Forschungsleistungen erhöhen.  Aktualisieren Sie final Ihren Datenmanagementplan  Kuratieren Sie Ihre Daten: Prüfen Sie die Ordnerstrukturen und die konsistente Dateibenennung, löschen Sie Duplikate und nicht relevante Daten, aktualisieren Sie ggf. die README-Dateien.  Archivierung im Publikationsserver OPUShtw: o Archivieren Sie Ihren finalen Datenmanagementplan und andere relevante Dokumente im Publikationsserver OPUShtw, sofern es keine Einschränkungen gibt.  Lizenzierung: o Stellen Sie sicher, dass veröffentlichte Daten mit einer offenen Lizenz versehen sind, wie z. B. CC BY 4.0, um Nachnutzung zu erleichtern. S. Anhang Linksammlung Pkt. 10) – FDM One-Stop-Shop „Lizenzierung“ 6. Nachnutzung und Dokumentation Nach dem Abschluss eines Projekts ist die langfristige Nachnutzung und Dokumentation der Forschungsdaten sicherzustellen. Empfehlungen:  Verweise auf Publikationen: 8 o Verweisen Sie mit Persistenten Identifikatoren (z. B. DOI) auf Forschungsdaten und - software in Ihren Veröffentlichungen, um deren Auffindbarkeit zu erhöhen.  (Langzeit-) Archivierung (s. Punkt 5): o Planen Sie die Archivierung durch die Auswahl eines geeigneten Repositoriums und eine kontinuierliche Pflege der Metadaten. In der Regel müssen die Daten für mindestens 10 Jahre archiviert werden.  Compliance mit der FD-Policy: o Prüfen Sie regelmäßig die Einhaltung der HTW-Richtlinien für Forschungsdatenmanagement und passen Sie Ihre Prozesse gegebenenfalls an. 7. Ressourcen und Unterstützung Die HTW Berlin bietet umfassende Unterstützung beim Forschungsdatenmanagement. Empfehlungen:  FDM One-Stop-Shop: o Informieren Sie sich über Tools und Ressourcen im FDM One-Stop-Shop im Intranet.  Schulungen und Workshops: o Nehmen Sie an FDM-Schulungen und Workshops teil, um Ihre Kenntnisse zu erweitern.  Beratung: o Nutzen Sie die Beratung durch die Services an der Hochschule: HRZ, FB-IT, Bibliothek, Service Center Forschung, Datenschutzbeauftragte, Ombudspersonen Zusammenfassung Ein erfolgreicher Umgang mit digitalen Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien erfordert eine systematische Planung, sorgfältige Organisation und kontinuierliche Pflege über den gesamten Forschungsdatenlebenszyklus hinweg. Die Einhaltung der HTW-internen FD-Policy und die Nutzung der bereitgestellten Tools und Ressourcen erleichtern Forschenden die Umsetzung dieser Prinzipien und sichern die Qualität, Zugänglichkeit und Nachnutzbarkeit der Daten. 9 Anhang: Linksammlung 1) Moodle DMP-Tool: https://moodle.htw-berlin.de/mod/hvp/view.php?id=1733262 2) FDM One-Stop-Shop s. v. „Repositorien“: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/BRGiEw a. Allgemeine Recherchemöglichkeit: https://www.re3data.org/ 3) FDM One-Stop-Shop: https://wiki.rz.htw-berlin.de/confluence/x/gQGiEw 4) NFDI-Konsortien: https://wiki.rz.htw-berlin.de/confluence/x/eAGiEw 5) FDM One-Stop-Shop „Datenumgang”: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/dQGiEw 6) Moodle README-Tool: https://moodle.htwberlin.de/mod/hvp/view.php?id=1733261 7) FDM One-Stop-Shop s. v. „Sicherung“: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/dQGiEw 8) FDM One-Stop-Shop s. v. “Metadaten”: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/hwGiEw 9) FDM One-Stop-Shop unter „Publikation – Archivierung – Nachnutzung“: https://wiki.rz.htw-berlin.de/confluence/x/hQGiEw 10) FDM One-Stop-Shop „Lizenzierung“: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/fwGiEw 1 Die aktuellen Fassungen der hier aufgeführten und in der FD-Policy im weiteren Verlauf genannten Dokumente sind, sofern nicht anders angegeben, im Intranet zu finden unter: https://wiki.rz.htwberlin.de/confluence/x/Q4QIAg. 2 Aktuelle Fassung (hier Stand Rundschreiben R 07/10) s.: https://informationssicherheit.htwberlin.de/rechtsgrundlagen/rundschreiben-r/. 3 Aktuelle Fassung (hier Stand Rundschreiben R 04/14) s.: https://informationssicherheit.htwberlin.de/rechtsgrundlagen/rundschreiben-r/.