Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan

Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Förderkennzeichen: 16FDFH114 Erläuterung Die Ausfüllhilfe dient als Begleitmaterial und strukturierte Hilfestellung für die Erstellung eines Datenmanagementplans (DMP). Strukturiert ist sie spezifisch zum Ausfüllen des vom FitForFDMProjekt für die HTW Berlin erstellten und zur freien Nachnutzung bereitgestellten Datenmanagementplan-Formulars. Die Ausfüllhilfe kann auch unabhängig von der Nutzung des DMPFormulars verwendet werden, um einen eigenen DMP inhaltlich und strukturell zu erstellen. Das Dokument enthält detaillierte Anleitungen zu den erforderlichen Inhalten des DMPs. Das DMP-Formular ist in zwei Version bereitgestellt: Moodle‐Version: https://moodle.htw-berlin.de/mod/hvp/view.php?id=1733262 Download: Schneidenbach, Esther (2025). Datenmanagementplan‐Formular (Moodle H5P‐Tool). Version 1.0. Zenodo. DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.17576113 PDF‐Version: Schneidenbach, Esther; Löwe, Alexandra (2025). Datenmanagementplan‐Formular (PDF‐Vorlage). Version 1. Zenodo. DOI: https://doi.org/10.5281/zenodo.17232932 HTW Berlin Angehörige finden weiterführende Informationen für ein an den FAIR-Prinzipien orientiertes Forschungsdatenmanagement (FDM) im FDM One-Stop-Shop: https://wiki.rz.htw-berlin.de/confluence/display/zriv/FDM+One-Stop-Shop. Inhalt Ausfüllhilfe Datenmanagementplan Erläuterung .............................................................................................................................................. 1 1. Projektinformationen ...................................................................................................................... 2 2. Datenverantwortliche Person ......................................................................................................... 2 3. Forschungsvorhaben ....................................................................................................................... 2 4. Dokumentation und Datenqualität ................................................................................................. 3 5. Datenbeschreibung ......................................................................................................................... 4 6. Speicherung und technische Sicherheit .......................................................................................... 4 7. Rechtliche Verpflichtungen und Rahmenbedingungen .................................................................. 5 8. Zugänglichkeit und Archivierung ..................................................................................................... 5 9. Verantwortlichkeiten und Ressourcen ............................................................................................ 6 Empfohlene Zitierweise : Schneidenbach, Esther; Löwe, Alexandra (2025). Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan. Version 1. Zenodo. DOI: 10.5281/zenodo.17232256. Bearbeitende Versio n Erläuterung Esther Schneidenbach v.2 .0 , 16.05.2025 Ergänzungen und Finalisierung Esther Schneidenbach, Paulina Dąbrowska v.1.2, 14.05.2025 Korrekturphase Alexandra Löwe Esther Schneidenbach v.1.0, 13.05.2025 Erstellung und Anpassung Ausfüllhilfe Datenmanagementplan Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 2 Förderkennzeichen: 16FDFH114 1. Projektinformationen Die Angaben hier dienen den allgemeinen Informationen zu Ihrem Projekt. Beim projekteigenen DMP sind diese Angaben sinnvoll für die vollständige Dokumentation, Zuordnung der Daten zum Projekt etwa für die spätere Archivierung oder Bereitstellung. Nennen Sie die hauptverantwortliche/n - Ansprechperson/-en für Informationen zu den Daten. Weitere Zuständigkeiten im Rahmen des Datenmanagements werden im letzten Punkt des DMPs abgefragt. Projekttitel: Geben sie hier den Titel des Projektes an Fördermittelgebende und Förderlinie: Geben Sie hier die Fördereinrichtung und Förderlinie an (z. B. DGF, BMBF, Horizon Europe) Förderkennzeichen: Geben sie das Förderkennzeichen an, wenn bereits vorhanden. Projektverantwortliche/-leitung(en): Ansprechpersonen mit Vornamen, Nachname, Institution, Kontaktadresse, ggf. ORCiD (Info: Es ist sinnvoll sich eine ORCiD anzulegen, um jederzeit auch bei Namensoder Institutswechsel eindeutig identifizierbar zu sein und die eigenen Publikationen eindeutig zuweisbar zu machen. Eine Registrierung ist kostenlos, schnell machbar und unkompliziert: https://orcid.org/) Weitere Angaben: z. B. Kooperationspartner etc. 2. Datenverantwortliche Person Nennen Sie die hauptverantwortliche/n Ansprechperson/-en für Informationen zu den Daten mit Entscheidungsbefugnis über die Daten (relevant etwa bei Zugangsfragen oder für Datenlöschung nach Archivierungszeitraum). Weitere Zuständigkeiten im Rahmen des Datenmanagements werden im letzten Punkt des DMPs abgefragt. Ansprechperson: Verantwortlich für die Daten (auch nach Projektende) mit Vornamen, Nachname, Kontaktadresse, ORCiD 3. Forschungsvorhaben Sowohl für den Antrag als auch für die allgemeine Dokumentation zur Gewährleistung der Nachnutzbarkeit werden hier Angaben gemacht für die allgemeine Einordnung des Forschungsvorhabens und der angewandten Methoden sowie der genutzten und benötigten Software oder Geräte. Forschungsvorhaben: Beschreiben Sie kurz das Forschungsvorhaben. Hier können Sie Ihre Angaben z. B. aus my.HTW wiederverwenden oder ein Abstract aus Ihrem Antrag nutzen. Methodenbeschreibung: Nennen Sie kurz die Methoden, die zur Datenerhebung genutzt wurden bzw. die im Projekt angewendet werden. Software und Instrumente: Welche Software und Instrumente werden genutzt/ benötigt? Geben Sie Auskunft zur verwendeten Software einschließlich der Version sowie den benutzten Instrumenten. Denken Sie auch an Software, die nicht nur für die Datenerhebung, sondern auch für die Datenaufbereitung notwendig ist (z. B. Pseudonymisierungswerkzeuge, Transkriptionssoftware etc.). Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 3 Förderkennzeichen: 16FDFH114 4. Dokumentation und Datenqualität Für den Förderantrag: Beschreiben Sie wie die Dokumentation der Daten und Datenerhebung in Ihrem Projekt erfolgt. Sollten in Ihrem Forschungsbereich fachspezifische Metadatenstandards vorhanden sein, sollten Sie diese hier nennen oder auch typische Ontologien (Info: Metadaten sind Daten zu Daten, also Informationen, die zur Beschreibung der Daten dienen). Es ist auch sinnvoll, hier auf fachbzw. forschungsspezifische Verbände oder Konsortien der NFDI zu verweisen und/ oder auf die jeweilig zutreffenden DFG-Fachkollegien und ihre Hinweise (auch bei BMBF-Anträgen). (S. für fachspezifische Metadatenstandards die Links zu den relevanten NFDI-Konsortien nach Fachgebieten der HTW Berlin im FDM One-Stop-Shop.) Für den projekteigenen DMP sollte hier ein Leitfaden zum Vorgehen der Dokumentation erstellt werden: Was muss wie, wann, durch wen, wo beschrieben werden und wie wird die Dokumentation abgelegt, geprüft und aktualisiert (z. B. Erstellung von README-Dateien auf Ordnerebene, Projektwiki zu Methoden etc.). Dokumentationsstandard: Geben Sie die verwendeten Dateibenennungsregeln an und verweisen Sie ggf. auf fachspezifische Standards. Nach welchem Standard werden die Daten und die Datenerhebung dokumentiert: Gibt es eigene/ externe Vorgaben? Gibt es fachspezifische Metadatenschemata oder hat ein bereits kontaktiertes Repositorium/ Archiv Vorgaben? Insbesondere ein Verweis auf möglichst zu nutzende Metadatenstandards ist wichtig: (z. B. Dublin Core als Basis-Metadatenstandard; bzw. möglichst verweisen auf jeweilige fachspezifische Erweiterungen!). Nutzen Sie Ontologien? (s. FDM One-StopShop) Sicherung Datenqualität – z. B. Datenumgang: Hier erfolgen Ausführungen und Festlegungen zu z. B.: Datenund Ordnerbenennungsregeln, Ordnerstrukturen und Ablagevorgehen, Verwendung standardisierter Protokolle und Formate, Versionierungsverfahren und Benennungsregeln, Fehlererkennungsund Korrekturmechanismen (z. B. Checksummenprüfung bei Kopiervorgängen), Dokumentationsverfahren. Welche Maßnahmen werden durchgeführt, um Datenqualität zu gewährleisten? Wie und wo sind Datenbeschreibungen abgelegt (README.txt, s. z. B. READE-Vorlage HTW Berlin in Moodle: https://moodle.htw-berlin.de/mod/hvp/view.php?id=1733261), wie Informationen zu Tabellen, Abkürzungsschlüsseln u. ä.? Welche Benennungsregeln gibt es? Wie ist die Ordnerstruktur und wo wird was abgelegt? Wie ist die Versionierungsstrategie? (s. FDM One-Stop-Shop) Datenqualitätskontrolle: Z. B. Ausführungen zu regelmäßigen Qualitätskontrollen und Validierungsverfahren. Gibt es Verantwortliche hierfür? Ist ein Turnus festgelegt? Welche Maßnahmen werden ergriffen? Software und Instrumente: Welche Software, Untersuchungsinstrumente etc. sind notwendig für die Datennutzung inkl. Versionsangabe und Plugins/ Add-Ons? Struktur und Beziehung der Daten: In welcher Beziehung stehen die Daten zueinander, gibt es anderweitig abgelegte/ bereits veröffentlichte zugehörige Daten und wenn ja, wo (z. B. Dateispeicherpfade Achtung! Bei Verschiebung oder Überführung auf ein anderes System sind diese oft nicht mehr aktuell!)? Möglichst Persistenten Identifikator (z. B. DOI) angeben, wenn bereits veröffentlicht. Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 4 Förderkennzeichen: 16FDFH114 5. Datenbeschreibung Geben Sie hier Auskunft über die nachgenutzten, zu erwartenden (bei Projektplanung) bzw. erhobenen Daten (zu ergänzen und anzupassen im Projektverlauf). Datennachnutzung: Wurde nach bestehenden, nachnutzbaren Daten gesucht und wo? Werden Daten wiederverwendet und unter welchen Bedingungen sind diese nachnutzbar (genaue Angaben, welche Daten dies betrifft und zum Ursprung (Datenbereitstellende, Lizenz, Verweise zur eindeutigen Identifikation und Auffindbarkeit sowie zur Zitation etc.))? Datenerhebung: Beschreibung wie Daten erhoben/ generiert werden. Hier können Sie ggf. auch auf die Methodenbeschreibung verweisen bzw. diese ergänzen. Datentypen und ihre Weiterverarbeitung: Welche Datentypen sind zu erwarten (Messdaten, Textdateien, Audiodateien, Bilder, etc.)? Wie müssen/ werden diese weiterverarbeitet und was ist hierbei zu beachten? Datenformate: Geben Sie an, welche Datenformate Sie planen zu nutzen und inwiefern diese taugliche Formate darstellen – z. B. Vermeidung proprietäre Formate. Machen Sie ggf. Aussagen zur Nutzung/ Umwandlung in taugliche Langzeitarchivierungsformate. (Infos s. FDM One-Stop-Shop) Datenvolumen: Welches Datenvolumen erwarten Sie? (Info: Überlegungen und Angaben hierzu sind sehr wichtig, um vorab Ressourcen zu planen und diese ggf. finanziell im Antrag auch einzuplanen. Für Speicherung und Sicherung müssen Sie ggf. größere Volumina einplanen. Die spätere Archivierung / Bereitstellung kann je nach Datenvolumen auch Kosten verursachen, welche beim Antrag bereits eingeplant werden sollten.) 6. Speicherung und technische Sicherheit Hier führen Sie aus, wo und auf welche Weise die Daten gespeichert bzw. gesichert werden. Speicherund Sicherungsstrategie:  Wo werden die Daten für welche Aufgaben gespeichert (z. B. Server für das Backup nutzend, Cloud-Dienst für die Kollaboration, s. hierzu FDM One-Stop-Shop)  Wie ist die Sicherungsstrategie (z. B. 3-2-1 Regel s. FDM One-Stop-Shop)  Wer ist für die Sicherung/ das Backup zuständig und wie erfolgt es?  Was sind institutionelle Sicherungsmaßnahmen, (z. B. Erfüllung von institutionellen Sicherheitsstandards für den HTW-Cloud-Server)? Umgang mit sensiblen Daten: Orientieren Sie sich hier an ggf. vorhandenen disziplinspezifischen Standards und gehen Sie auf die Speicherstrategie, Ablageorte, Verschlüsselungen, methodische Besonderheiten bzw. spezifische Maßnahmen ein.  Sind sensible Daten vorhanden und wie wird mit diesen umgegangen? Welche IT-Strukturen werden genutzt/ müssen eingerichtet werden. Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 5 Förderkennzeichen: 16FDFH114 Machen Sie hier – falls relevant – Angaben z. B. zu:  Datenschutzmaßnahmen: Nennung der Verfahren zur Sicherstellung des Datenschutzes, wie z. B. Verschlüsselungstechniken oder Zugriffsbeschränkungen.  Anonymisierung/ Pseudonymisierung: Beschreibung, ob und wie Daten anonymisiert oder pseudonymisiert werden, um die Identität der betroffenen Personen zu schützen.  Zugriffskontrollen: Information darüber, wer Zugriff auf die sensiblen Daten hat und wie dieser kontrolliert wird, um unbefugten Zugang zu verhindern. Wie erfolgt auch die Datenablage (z. B. getrennte Ablage des Pseudonymisierungsschlüssels)  Vertraulichkeitsvereinbarungen: Erwähnung, ob schriftliche Vereinbarungen zur Vertraulichkeit für alle Beteiligten bestehen.  Datenlöschung: Hinweise auf Strategien zur sicheren und endgültigen Löschung sensibler Daten nach Ablauf der Archivierungszeit oder nach Abschluss des Projekts. Welche Daten betrifft dies genau bzw. wie und wo werden diese abgelegt. 7. Rechtliche Verpflichtungen und Rahmenbedingungen Geben Sie an, wie die Nutzungsbedingungen für die Daten sind (Lizenzierung) und welche Einschränkungen (z. B. Datenschutz) eventuell vorliegen. Begründen Sie auch, wenn keine Einschränkungen vorhanden sind und warum! Nutzungsbedingungen: Nutzungsbedingungen wie z. B. Lizenzangaben (z. B. CC BY) oder Datenschutzvermerke Rechtliche Besonderheiten: Schildern Sie rechtliche Besonderheiten zum Umgang mit Forschungsdaten IN dem Projekt selbst. Gibt es Einschränkungen auf Veröffentlichung und Nachnutzung? Wurden Nutzungsund Urheberrecht und Eigentumsfragen berücksichtigt/ geklärt? Geben Sie an wie dies erfolgt ist bzw. durch was. Sind fachliche Normen hierzu vorhanden und wie wurden diese eingehalten?  Gibt es rechtliche Besonderheiten und wenn ja welche? 8. Zugänglichkeit und Archivierung Für die Nachvollziehbarkeit der Forschungsergebnisse oder für die sekundäre Nachnutzung durch andere Forschende ist eine qualifizierte Datenbereitstellung notwendig. Dies bedeutet nicht, dass die Daten offen bereitgestellt werden müssen. Repositorium / Forschungsdatenzentrum/ andere: Sollte bereits eine Auswahl getroffen sein: Name und Adresse (URL) des Repositoriums/ FZDs Gewährleistung der Zugänglichkeit: Hier sollten Sie etwas ausführlicher darlegen, wie Sie planen, die Daten zugänglich zu machen und nach welchen Kriterien Sie dabei vorgehen. Folgende Fragen sollten Sie in diesem Abschnitt beantworten:  Wie erfolgt die Bereitstellung und wie wird die Nachnutzung ermöglicht – Realisierung im Sinne der FAIR-Prinzipien?  Planen Sie die Bereitstellung Ihrer Daten zur Reproduktion oder Nachnutzung in einen (fachspezifischen) oder allgemeinen Repositorium – nationales oder internationales Repositorium/ Forschungsdatenzentrum? Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 6 Förderkennzeichen: 16FDFH114  Welche Daten bieten sich besonders für die Nachnutzung in anderen Kontexten an?  Nach welchen Kriterien werden Daten für die Nachnutzung ausgewählt?  Nach welchen Kriterien erfolgt(e) die Auswahl des Repositoriums/ FDZ (z. B. Empfehlung fachspezifischen NFDI-Konsortiums, DFG-Fachkollegium Vergabe von persistenten Identifikatoren (DOI) ggf. Zertifizierung)? TIPP: Erwähnen Sie im Antrag die Empfehlung eines für Ihre Forschung relevanten NFDI-Konsortiums und die der DFG-Fachkollegien und beziehen Sie diese in Ihre Auswahl mit ein. Daten für die Nachnutzung und Kriterien der Auswahl: Beschreiben Sie, welche von Ihren Daten sich für eine Nachnutzung besonders eignen. Was sind die Kriterien für die Datenauswahl zur Bereitstellung der Daten? Müssen Sperrfristen eingehalten werden? Wann sind die Daten für Dritte nutzbar? Archivierung Beschreiben Sie, wo Sie die Archivierung der Daten planen, falls dies nicht über das angegebene Repositorium erfolgt oder schildern Sie, warum eine Archivierung für Ihre Daten nicht sinnvoll ist. Daten, die Ergebnisveröffentlichungen zu Grunde liegen, sollen mindestens 10 Jahre archiviert werden. Archivierung: Archivierung ist geplant? Wo (Angabe des Archivs/ Repositoriums mit Archiv)? 9. Verantwortlichkeiten und Ressourcen Beschreiben Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten beim Umgang mit den Daten in Ihrem Projekt über den gesamten Datenlebenszyklus – sowohl während der Projektlaufzeit als auch ggf. danach. Denken Sie bei der Rollenbeschreibungen und den Verantwortlichkeiten an die anfallenden FDMAufgaben etwa bei der Datenerhebung, Datenverarbeitung, Datenbereitstellung. Die hier erfolgenden Überlegungen und Angaben benötigen Sie in Projektförderanträgen einerseits z. B. zur Darlegung der FDM-Organisation in Verbundprojekten für ein einheitliches FDM zwischen den Verbundpartnern (sehr wichtig!) oder in Einzelprojekten. Die Überlegungen helfen Ihnen zusätzlich dabei, im Antrag Personenressourcen, Arbeitspakete sowie Zeitaufwände und zu finanzierende FDM-Ressourcen (IT-, Archivierungs-/ Veröffentlichungskosten) zu planen. Zudem unterstützen die Angaben bei der eigenen Projektorganisation durch die Definition und Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten, um bei Fragen zu den Daten die richtigen Ansprechpersonen zu finden. Folgende Fragen sollten Sie unter „Verantwortlichkeiten und Ressourcen“ beantworten:  Wer ist verantwortlich für den adäquaten Umgang mit den Forschungsdaten – also für die Umsetzung der vorab in den anderen Punkten im DMP beschriebenen Maßnahmen?  Wie wird geprüft, dass die Maßnahmen etwa in einem Verbundprojekt von allen Partnern umgesetzt werden?  Gibt es eine zentrale Person dafür? Wer ist im Projekt für die Datenspeicherung und das Backup zuständig? Ausfüllhilfe für einen Datenmanagementplan © 2025 erstellt von Esther Schneidenbach (ORCiD: 0000-0002-8651-0313) & Alexandra Löwe im Projekt FitForFDM an der HTW Berlin ist lizenziert unter CC BY 4.0. Um eine Kopie dieser Lizenz anzusehen, besuchen Sie https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/. Ausfüllhilfe Datenmanagementplan 7 Förderkennzeichen: 16FDFH114  Wer prüft die Einhaltung von Benennungskonventionen, Speicherund Sicherungsmaßnahmen?  Wer ist für die finale Datenkuratierung am Projektende verantwortlich?  Was benötigen Sie zur Umsetzung des FDM an personellen, zeitlichen, finanziellen und anderweitigen Ressourcen? Verantwortlichkeiten und Rollen beim FDM: Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten. Für den Projekt-DMP dann auch die jeweiligen Personen namentlich zuweisen. (Vorname, Nachname, Kontaktadresse) Ressourcen (für Antragsstellung wichtig!): Welche Ressourcen sind für einen adäquaten Umgang mit den Forschungsdaten im Projekt notwendig (Kosten, Zeit etc.)? Hinweis: Der Punkt Ressourcen dient insbesondere dem Projektantrag (s. Checkliste der DFG). Welche Ressourcen benötigen Sie? Personen, Zeit, IT-Strukturen: Was kann das HRZ bereitstellen (dies sollten Sie frühzeitig mit dem HRZ abstimmen) und was müssen Sie extra anschaffen bzw. wofür benötigen Sie eine Finanzierung und warum? Denken Sie hierbei auch an Kosten, die für eine Archivierung oder Bereitstellung anfallen können.