Emprego do método de apoio multicritério à decisão no processo de escolha de um sistema enterprise resource planning com vistas à ampliação de uma empresa do varejo para o e-commerce

69 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 EMPREGO DO MÉTODO DE APOIO MULTICRITÉRIO À DECISÃO NO PROCESSO DE ESCOLHA DE UM SISTEMA ENTERPRISE RESOURCE PLANNING COM VISTAS À AMPLIAÇÃO DE UMA EMPRESA DO VAREJO PARA O E-COMMERCE https://doi.org/10.5281/zenodo.15306598 USE OF THE MULTICRITERARY SUPPORT METHOD TO DECISION IN THE CHOICE OF AN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM FOR THE EXPANSION OF A RETAIL COMPANY FOR THE E-COMMERCE SANTOS, Marcos dos, Doutor Instituto Militar de Engenharia (IME) [email protected] SILVA, Ingrid Dantas, Graduanda SENAI/CETIQT [email protected] REIS, Marcone Freitas dos, Mestre SENAI/CETIQT marconefre[email protected] GOMES, Carlos Francisco Simões, Doutor Universidade Federal Fluminense [email protected] QUINTAL, Renato Santiago, Mestre Escola Naval (EN) [email protected] RESUMO A escolha de um sistema Enterprise Resource Planning (ERP) trata-se de um dos processos mais críticos de uma organização. Sendo este um sistema que irá suportar e integrar todo o negócio, é relevante que se opte pela melhor solução, de modo a favorecer a competitividade da organização num ambiente cada vez mais concorrencial e com margens de lucro cada vez mais reduzidas. Torna-se primordial lançar mão de metodologias analíticas aptas a suportar convenientemente a decisão, convertendo o que é complexo e, frequentemente, intangível, em elementos simples e quantificáveis, conferindo a todo o processo decisório mais simplicidade, eficiência e eficácia. Este artigo tem a finalidade de eleger um sistema ERP dentre três opções disponíveis. Metodologicamente, empregou-se o Analytic Hierarchy Process, por intermédio do qual os critérios foram comparados paritariamente pela proprietária da empresa conjuntamente com sua sócia. Ao final da aplicação do método, foi escolhido o sistema mais aderente às características da empresa e do seu público. PALAVRAS-CHAVE: Enterprise Resource Planning (ERP). Analytic Hierarchy Process (AHP). Modelagem matemática. 70 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 ABSTRACT Currently, choosing an Enterprise Resource Planning (ERP) system is one of the most sensitive processes in an organization. As this is a system that will support and integrate the entire business, it is important that the best solution is decided, in order to contribute to the organization's competitiveness in an increasingly aggressive market with ever smaller margins. Therefore, it is essential to use analytical tools capable of adequately supporting decision making, making what is complex and sometimes intangible, in simple and quantifiable elements, making the entire decision-making process simpler, more efficient and more effective. The present work has the purpose of choosing an ERP system among three available options. Methodologically, we used the Analytic Hierarchy Process, where the criteria were compared in parity by the owner of the company together with its partner. At the end of the application of the method, the system that adheres more to the characteristics of the company and its public is reached. KEYWORDS: ERP. Analytic Hierarchy Process (AHP). Mathematical modeling. 1. INTRODUÇÃO Os sistemas de gestão, também chamados de ERPs, remodelam a forma de controlar as tarefas financeiras, fluxos de trabalho, gestão de frotas, gestão de estoques e outros elementos presentes em empresas modernas. Com o avanço da tecnologia, mesmo as pequenas e médias empresas estão atualmente incorporadas em um cenário competitivo e complexo, que exige cada vez mais o gerenciamento de múltiplas variáveis em um alto nível de excelência. Em um momento em que o país passa por uma grave crise financeira, é importante realizar uma gestão de estoques de alto nível para crescer no mercado e garantir que a empresa não tenha dinheiro parado, garantindo assim melhor eficiência. Para isso, é preciso se ter o timing exato de quando se deve fazer um novo pedido, por exemplo, e a redução da imprevisibilidade se dá por meio de metodologias como: ponto de equilíbrio; giro de estoque e a delimitação de estoque mínimo, mas a manipulação de tantas variáveis feitas apenas por um humano é impossível. Por mais capacitada que seja a equipe de compras ou estoque de uma empresa, não há como esta atingir a mesma precisão e rapidez de formulação de índices e estratégias como as alcançadas por um sistema de gerenciamento de estoques. Um ERP existe justamente para automatizar procedimentos administrativos que demandam muito tempo e estejam sujeitos a falhas. Esse sistema de estoque baseado em Business Intelligence (BI) fortalece imensamente o nível de controle frente ao saldo em estoque monitorado, pois avalia variáveis como: estoque mínimo; Lead Time do fornecedor e consumo 71 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 médio. O resultado consiste em pedidos mais enxutos e precisos, com redução dos custos de aquisição e aumento de lucro da empresa, além da facilidade de controle do estoque em si. O processo de decisão de investimento em um aplicativo ERP é de tal forma crítica que poderá comprometer a competitividade de uma organização e a sua sustentabilidade (BABAK; TURAN, 2011). 2. APRESENTAÇÃO DO PROBLEMA Um engenheiro pode ser reconhecido como um “solucionador de problemas”. Ele tem a capacidade de compreender as condições de contorno de uma situação problemática e, a partir daí, propor soluções que agreguem valor não só para a organização da qual faz parte, mas também para a sociedade como um todo. A maior preocupação de quem adquire sistemas de grande valor financeiro, que podem gerar riscos à estabilidade e rentabilidade de uma organização, é escolher a melhor opção. Neste contexto, a compra de um sistema como um Enterprise Resource Planning (ERP) é um exemplo do quanto é importante tomar a decisão correta. Atualmente, este é o software mais usado por empresas modernas, já que com ele é possível gerir toda a organização, nele serão inseridas e organizadas informações cruciais para o funcionamento da empresa. Os valores em jogo neste processo são muito elevados, sendo não só de investimento, mas também valores competitivos para a organização, por isso quem decide sobre o software a ser comprado, tem a responsabilidade de tomar a melhor decisão. Muitas vezes, a decisão de um projeto é feita de forma empírica, baseada em experiências de outras pessoas ou por um conjunto de dados que foram determinados fatores chaves para escolha de um fornecedor em detrimento de outro. Com isso, se observa nitidamente a falta de planejamento quanto ao momento de abrir um procedimento de investimento, para uma ferramenta que será crucial para o trabalho diário da organização. Quando as decisões se tornam cada vez mais complicadas e o seu resultado poderá levar a uma deficiência às organizações, ou mesmo mudar formas de trabalho e de estar no mercado, é crucial para quem decide, ter uma ferramenta que lhe permita, de uma forma simples e eficaz, decidir pela melhor solução. Um sistema ERP mal escolhido poderá levar a custos elevados de implementação. A empresa estudada trata-se de uma loja de roupas multimarcas em expansão para o mercado e-business, onde a proprietária e sócia optaram por um estoque compartilhado, onde é 72 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 possível dividir o estoque entre a loja física e a loja virtual. A proprietária tem grandes planos para a expansão, porém tem receio de estourar seu limite de caixa com a abertura do negócio para o meio online. Conforme a figura 1, a proprietária da loja possui uma ampla carteira de produtos e fornecedores, pretendendo ainda abrir este leque, com a nova expansão. Figura 1: Nova carteira de fornecedores da loja Fonte: Autores (2020) A proprietária deseja adquirir um sistema de gestão que a permita gerenciar tanto as suas mercadorias, quanto os seus fornecedores, de forma integrada. Também se deseja localizar os produtos em seu estoque por códigos de barra, ter controle do estoque físico e financeiro, ter sugestões e previsões de compras, ter controle absoluto sobre o movimento do estoque, integração com vendas e contabilidade etc. A partir dessas informações, foi feito um mapa mental do problema em questão, para se ter uma melhor visualização dos critérios necessários para a seleção do melhor ERP para o uso da empresa, conforme pode ser observado na Figura 2. 73 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 Figura 2: Mapa mental com as condições de contorno do problema Fonte: Autores (2020) Com base nos aspectos levados pela proprietária como essenciais para o negócio será feita a análise dos dados e obtidos os critérios de comparação para a seleção final do sistema a ser adquirido. 3. REFERENCIAL TEÓRICO 3.1 Enterprise Resource Planning (ERP) A origem da aplicação do ERP se deu pela necessidade de as organizações registrarem os dados necessários ao suporte a atividade produtiva das empresas. Mas no fundo, sabemos que estes sistemas nasceram pela necessidade da consulta de informação armazenada centralmente, a informação gerada é monitorada do início até o final do ciclo de produção. Esta aplicação é vista como uma unidade que armazena dados e centraliza a informação necessária ao Core Business da organização, também produz várias tarefas automáticas - “um fluxo de informações único, contínuo e consistente por toda a empresa sob uma única base de dados” (STAMFORD, 2000). 74 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 Inicialmente surgiu com a necessidade de gestão de estoques, mas rapidamente passou a abranger, ao longo do tempo, várias valências do funcionamento de qualquer organização tais como (DAVENPORT, 1998): a) Gestão Comercial; b) Gestão Financeira; c) Gestão de Estoques; d) Gestão da produção; e) Gestão do ciclo de vida produto; f) Gestão de patrimônio; g) Gestão Recursos Humanos; e h) Gestão de projetos. Com a mudança do mercado e dos próprios empresários, foram sendo adicionados módulos ao ERP, o tornando um sistema muito mais abrangente, e indispensável em cada vez mais organizações. Figura 3: Visão geral da estrutura de um ERP Fonte: Vollmann et al. (2006) A fase de implantação do sistema ERP é decisiva para a obtenção do sucesso na utilização desse tipo de sistema integrado, no momento da aquisição a empresa deve levar em conta as características do sistema em relação a sua estratégia; deve-se adquirir um sistema que esteja o mais próximo possível da estratégia empresarial (SILVA; FERNANDES, 2005). 75 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 3.2 Pesquisa Operacional e Métodos Multicritério de Apoio à Decisão De acordo com Chiavenato (1999, p. 716) a Pesquisa Operacional é “a aplicação de métodos, técnicas e instrumentos científicos a problemas que envolvem as operações de um sistema, de modo a proporcionar, aos que controlam o sistema, soluções ótimas...”. Um problema de decisão é aquele onde há pelo menos duas alternativas a serem escolhidas com base em múltiplos critérios. Alguns autores afirmam que decidir é posicionarse em relação ao futuro. Santos et al. (2015) afirmam que a Pesquisa Operacional (PO) lança mão de modelos matemáticos e/ou lógicos, a fim de resolver problemas reais, apresentando um caráter eminentemente multidisciplinar. Os problemas complexos de tomada de decisão são comuns nas diversas áreas. Assim como em outras áreas, na manutenção desde tempos mais remotos o homem tenta resolvê-los, apoiando-se em abstrações, heurísticas e raciocínios dedutivos, com o objetivo de orientar e validar as suas escolhas (GOMES; ARAYA; CARIGNANO, 2004). Santos et al. (2016) afirmam que a Pesquisa Operacional atua em cinco grandes áreas que se inter-relacionam, conforme apresentado na Figura 4. Figura 4: Áreas da Pesquisa Operacional Fonte: Santos et al (2016) 76 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 Costa (2002) define os principais elementos da teoria da decisão como sendo: a) Decisor: o responsável por tomar a decisão; b) Alternativa viável: ação que pode ser tomada pelo decisor c) Cenário: estado da natureza projetado para o futuro; d) Critério: propriedade sob a qual a alternativa é avaliada; e) Atributo: valor de desempenho da alternativa em um determinado critério; f) Tabela de pagamentos: valores a serem retornados pelas alternativas. Os métodos de apoio multicritério, podem ser divididos, segundo Vasconcelos et al. (2013), em três grupos: a) Métodos com critério único de síntese: onde as pontuações obtidas em cada critério são convertidas em uma pontuação única. Admitem compensação, isto é, um baixo desempenho em um critério pode ser compensado por um alto desempenho em outro critério; b) Métodos de sobre classificação: segundo Almeida (2013) apresentam pontuação para cada alternativa, conforme feito pelos métodos com critério único de síntese, mas admitem a possibilidade de incapacidade de realizar a comparação. Também não utilizam avaliações compensatórias; c) Métodos alternativos: que utilizam programação linear multiobjetivo. Os métodos de apoio multicritério à decisão têm um lado científico, mas ao mesmo tempo, subjetivo, apresentando consigo a capacidade de agregar todas as características consideradas importantes, inclusive as não quantitativas, com o objetivo de permitir a transparência e a sistematização do processo referente aos problemas de tomada de decisões (GOMES, ARAYA; CARIGNANO, 2004). 3.3 Analitic Hierarquic Process (AHP) O método de análise de decisão, denominado Analitic Hierarquic Process (AHP), se fundamenta na comparação de alternativas de escolhas, duas a duas, onde o decisor realiza pares de comparações relativas a duas alternativas da estrutura de decisão, questionando-se qual elemento satisfaz mais e quanto mais. Por meio do AHP, busca-se responder a seguinte problemática: dado um conjunto de n alternativas, separar estas em classes equivalentes e fornecer uma pré-ordenação que exprima as posições relativas destas classes à luz de determinados critérios (ABREU; CAMPOS, 2007). 77 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 De acordo Sinuany-Stern et al. (2000), o método AHP foi projetado para se possibilitar a avaliação subjetiva de um conjunto de alternativas baseada em múltiplos critérios, organizada em uma estrutura hierárquica. No nível mais alto, os critérios são avaliados e nos níveis mais baixos, as alternativas são avaliadas à luz de cada critério. Saaty (1980) argumenta que a grande vantagem do AHP é permitir aos seus usuários atribuir pesos relativos para múltiplos atributos, ou múltiplas alternativas para um dado atributo, ao mesmo tempo em que realiza uma comparação par a par entre os mesmos. Isso permite que, mesmo quando dois atributos são incompatíveis, a mente humana possa, ainda assim, reconhecer qual dos atributos é mais importante para o processo decisório. Segundo Iañes e Cunha (2006), o AHP é um método de análise que considera e julga múltiplos atributos baseando-se na ótica subjetiva e naturalmente inconsistente dos seres humanos, e em dados concretos obtidos do mundo real através de medições inexatas. O Analitic Hierarquic Process (AHP) consiste das seguintes etapas: a) Definir o objetivo (ou objetivos); b) Definir as alternativas; c) Definir os critérios relevantes para o problema de decisão; d) Avaliar as alternativas em relação dos critérios; e) Avaliar a importância relativa de cada critério; f) Determinar a avaliação global de cada alternativa. 84 Revista Processando o Saber • ISSN 2179-5150 • Ano 12 • nº 12 • 2020 Nesse sentido, o método AHP mostrou-se adequado para a escolha de um sistema ERP que melhor atendesse às necessidades da empresa, corroborando a sua aplicabilidade para uma variedade de problemas decisórios. Com base no conjunto de informações fornecidas pela proprietária e sua sócia foi possível chegar ao sistema BLING como melhor alternativa. O estudo de caso em tela mostra que mesmo empresas de pequeno porte podem fazer uso de modelos analíticos e bem estruturados visando o apoio à tomada de decisão. REFERÊNCIAS ABREU, A. O; CAMPOS, R. 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