Gerenciando seus ativos mais valiosos: como cuidar da sua propriedade intelectual.

GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS Como cuidar de sua propriedade intelectual Catalogação na fonte elaborada pela Biblioteca de Propriedade Intelectual e Inovação – INPI Bibliotecário Responsável Técnico Evanildo Vieira dos Santos – CRB7-4861 G367 Gerenciando seus ativos mais valiosos: como cuidar da sua propriedade intelectual. / Intellectual Property Office of Singapore (IPOS) e IPOS International (II); tradução e revisão técnica: Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) – Academia de Propriedade Intelectual, Inovação e Desenvolvimento. – Rio de Janeiro: INPI, 2024. 29 p. ; figs. 1. Propriedade Intelectual – Brasil. 2. Propriedade Intelectual - Negócios. 3. Propriedade Intelectual – Gestão. I. Intellectual Property Office of Singapore = Escritório de Propriedade Intelectual de Singapura. II. IPOS International (II).III. Instituto Nacional da Propriedade Industrial (Brasil). CDU: 347.77:658.6(81) CDU: 347.772:796.332(81) Instituto Nacional da Propriedade Industrial – INPI Presidente Júlio César Castelo Branco Reis Moreira Diretor de Administração Alexandre Lopes Lourenço Diretora Executiva Tania Cristina Lopes Ribeiro Economista-Chefe Rodrigo Vieira Ventura Coordenadora-Geral de Desenvolvimento da Propriedade Industrial, Negócios e Inovação Maria Eugenia Fortes Ramos da Silva Gallotti Coordenadora-Geral de Recursos Humanos Sandra Caseira Cerqueira Coordenador da Academia do INPI Davison Rego Menezes Coordenador-Geral de Contratos de Tecnologia Bernardo Soares Teixeira Bemvindo Equipe Técnica Supervisão do Projeto: Iloana Peyroton da Rocha Larissa Santiago Ormay Coordenação de Revisão: Camila Bella de Carvalho Faria Maria Helena de Lima Hatschbach Editoração: Isabela Maria de Oliveira Borsani Revisão Técnica: Dirceu Yoshikazu Teruya Elizabeth Silva Kátia Regina do Valle Freitas Pinto Rita Pinheiro Machado 2 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 3 Introdução 4 1. Documentos jurídicos 5 Quais documentos jurídicos são, geralmente, 6 os mais utilizados na gestão de PI? Por que os contratos de trabalho são importantes? 7 O que os contratos de trabalho devem conter? 8 Como a PI deve aparecer em meus contratos com 9 fornecedores, clientes e distribuidores? Quando seria necessário utilizar uma cessão de PI? 10 Quais são os benefícios de utilizar acordos de não divulgação? 11 Quando devo utilizar um acordo de não divulgação? 12 Resumo 13 2. Gerindo sua carteira 14  Comomecertificardequeosdireitosnãoforamperdidos devido a prazos não atendidos? 15 Como começo a controlar minha PI? 16 Existem serviços comerciais que possam me auxiliar? 16 Preciso responder todas as solicitações de pagamento? 17 Quais ferramentas comerciais podem me auxiliar 18 na gestão de carteiras? Are all these IP-related costs value for 19 money commercially? Como devo monitorar os acordos de não divulgação (NDA) 19 e outros contratos legais que assinei? Resumo 20 3. Redigindo uma política de PI 21 Como uma política de PI pode auxiliar minha empresa? 22 Por que é importante ter uma política de PI? 23 Como fazer a equipe embarcar em uma política de PI? 23 Quais princípios básicos de gestão de riscos precisam 25 ser incorporados? Onde provavelmente se encontram meus maiores riscos? 26 Resumo 28 4. Onde minha empresa pode obter ajuda? 29 Conteúdos Documentos jurídicos 01 4 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 5 A gestão efetiva de sua propriedade intelectual e de outros ativos intangíveis exige procedimentos, processos e documentação. É importante ter as ferramentas disponíveis para lidar com situações comuns de forma eficiente. Elas ajudarão a garantir que seus direitos não sejam perdidos, que sua empresa não entre em controvérsias evitáveis e suas operações diárias não sejam afetadas negativamente. Seus funcionários criam a maior parte das novas propriedades intelectuais (PI) que serão de sua empresa. Dependendo de suas funções, eles provavelmente também terãoconhecimentodossegredoscomerciaisedeoutrasinformaçõesconfidenciais da empresa. Portanto, é importante que seus funcionários tenham clareza sobre a propriedade dessas PI e de informações semelhantes, e quais são seus direitos e responsabilidades perante seu empregador. Isso é possível, por meio de um acordo sólido entre o funcionário e a empresa, normalmente com a inclusão de disposições sobre PI no contrato de trabalho. Em alguns casos, você poderá contratar trabalhadores temporários, terceirizados ou autônomas. Nesses casos, você poderá não ser o proprietário da PI que criarem e terá menos controle sobre qualquer conhecimento sobre a empresa que possam levar com eles. Isso também vale para os fornecedores, incluindo agências externas que criam ativos promocionais protegidos por direitos autorais, como literatura, fotografiasesites.Nestascircunstâncias,vocêpoderánãodeterosdireitosautorais automaticamente. Para ter certeza de que detém os direitos, eles precisam ser cedidos à sua empresa. Comfrequência,énecessárioebenéficotrabalharcomterceiros,eàsvezes,isso se estende a compartilhar ou criar uma nova PI conjuntamente. Nessas situações, é importante ter os contratos corretos em vigor para proteger ambas as partes e garantir que quaisquer PI envolvidas possam ser protegidas e defendidas da forma ideal. Para gerenciar os riscos nessas situações, será necessário utilizar acordos mútuos de não divulgação (non-disclosure agreement – NDA – em inglês), termos de confidencialidadeeformuláriosdecessãodePI. Este guia discute os processos gerais de gestão de PI. Há outro guia nesta série – Utilizando todos os seus ativos valiosos da melhor maneira possível – que abrange os processos de gestão necessários para identificar e captar novas propriedades intelectuais. Produzidos pela IPOS Internacional (anteriormente, IP ValueLab), esses guias comerciais de Gestão de Propriedade Intelectual (IPM) visam proporcionar um conjunto de soluções de PI para empresas com base nas melhores práticas do setor. Como o braço especializado e de engajamento empresarial do Escritório de Propriedade Intelectual de Singapura (IPOS), a IPOS Internacional ajuda empresas e indústrias a usarem a PI e ativos intangíveis para o crescimento do negócio. Introdução 6 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 7 As ferramentas jurídicas mais comuns que podem ser utilizadas regularmente para auxiliar na gestão de PI são os termos de não divulgação/ confidencialidade, formulários de cessão de direitos autorais, acordos comerciais e contratos de trabalho. Se essas ferramentas jurídicas básicas forem utilizadas adequadamente e de forma consistente, tornarão a gestão de sua PI mais simples e eficiente na maioriadascircunstâncias.Asprincipaisferramentasaplicadasincluem: 1. Documentos jurídicos documentossejamadaptadosàssuascircunstânciasespecífica. Casosejaassociadoaumórgãoprofissionalouorganizaçãocomercial, modelos jurídicos podem ser disponibilizados como um dos benefícios aos associados. Além disso, várias organizações governamentais e intergovernamentais produziram modelos de uso gratuito ou que podem oferecer mais ajuda. Também é possível obter modelos de contratos de transferência de tecnologia e de acordos de parceria para pesquisa, desenvolvimento e inovação, entre outras informações, na página da Associação Fórum Nacional de Gestores de Inovação e Transferência de Tecnologia–FORTEC(https://fortec.org.br/category/guias-orientacoes-enotas-tecnicas/)enoportaldaAdvocaciaGeraldaUnião(AGU)(https:// www.gov.br/agu/pt-br/composicao/procuradoria-geral-federal-1/ subprocuradoria-federal-de-consultoria-juridica/camara-permanenteda-ciencia-tecnologia-e-inovacao-1/instrumentos-do-marco-legal-de-ct-i) para aqueles que atuam em um ente público. Considerando as possíveis consequências de, inadvertidamente, assinar umcontratoineficazouinexequível,érecomendadoprocurarorientação profissional,quandopossível,paragarantirquesuaempresaestejao mais bem protegida possível. Quais documentos jurídicos são, geralmente, os mais utilizados na gestão de PI? Há alguns contratos que provavelmente serão utilizados com frequência e para os quais vale a pena adotar um bom modelo. Seus funcionários criarão muitas de suas PIs. Certifiquese de que eles estejam cientes de seus direitos e responsabilidades com relação a PI. Seus funcionários criarão a maior parte das novas propriedades intelectuais potenciais das quais sua empresa deterá os direitos e, em muitos casos, lidarão com elas diariamente. Portanto, é importante que seus funcionários tenham clareza sobre a propriedade dessas PI e de outras informações sensíveis ou confidenciais, e quais são seus direitos e responsabilidades perante seu empregador. Isso é possível com uma cultura de ‘consciência sobre PI’ e sobre conhecimento não amparado por direito de propriedade intelectual – mas essa cultura precisa ser sustentada por disposições claras e efetivas sobre PI, normalmente em um contrato de trabalho. Seus funcionários são, frequentemente, caracterizados como o ativo mais valioso da empresa. Isso se deve não só ao que eles fazem, mas devido aos ativos que podem criar. Dependendo de seu setor e de suas operações comerciais, é provável que seus funcionários inventem coisas novas; escrevam códigos de software protegidos por direitos autorais; façam a manutenção e acréscimos a uma base de dados de clientes ou outro; projetem um novo produto ou serviço; redijam a documentação de seu produto, seu processo ou serviço ou façam acordos. Com isso em mente, é importante que a empresa detenha os direitos sobre os produtos dos esforços de seus funcionários e que toda a equipe tenha clareza do que podem ou não podem fazer com essas informações. Contudo, seus funcionários têm direito a ter vida pessoal! Assim, qualquer PI criada fora do trabalho e em uma área sem relação com sua linha de negócios será, em geral, de propriedade de seu funcionário e você não terá quaisquer direitos sobre ela. Por que os contratos de trabalho são importantes? • Contratos de trabalho — para garantir que seus funcionários tratem sua PI da forma que você gostaria e mantenhamaconfidencialidadedasinformaçõesrelativasao conhecimento não protegido por direito de propriedade intelectual. • Contratos com clientes/fornecedores — para colocá-los a par de que seus direitos e suas obrigações precisam ser respeitados. • Cessões — para garantir a efetiva transferência de titularidade da propriedade legítima de todas as PI que você precisa utilizar e sobre as quais tem direito obtida mediante um contrato de cessão de direitos. • Acordos de Não Divulgação ou Termos de Confidencialidade (duas expressões que significam basicamente a mesma coisa) —para garantir que interessados externos não divulguem seus segredos ou planos, nem utilizem sua PI sem sua autorização. • Contratos de colaboração/pesquisa e desenvolvimento (P&D)—paraquefiqueclaroquemdetémosdireitossobreo quê e quem pode utilizar o quê ao atuar em desenvolvimentos conjuntos com terceiros. • Contratos de licenciamento — para obter acesso a direitos que você não detém, mas precisa de autorização do titular(es) para explorar. Os quatro primeiros são abordados neste guia; os dois últimos são discutidos em um guia separado a respeito de colaborações – Parcerias para obter vantagens comerciais. A melhor fonte de documentos jurídicos como esses será seu assessor jurídico. Pedir a seu próprio advogado especializado em PI que elabore os contratos que você utilizará repetidamente permitirá que esses 8 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS Em nome dos interesses de todas as partes, é importante que os contratos de trabalho e contratos de prestação de serviços contenham disposições claras a respeito de não divulgação, não aliciamento e não concorrência. Normalmente, é útil definir o conceito de ‘invenções’, bem como informações confidenciais e propriedade intelectual, de forma que fique claro o quão amplo é o escopo do contrato. O que os contratos de trabalho devem conter? 1. Documentos jurídicos Com frequência, é necessário ou benéfico trabalhar com outras empresas, mesmo se for apenas uma questão de comprar um componente de um fornecedor ou vender um produto/serviço a um cliente. Sempre que um contrato comercial é assinado, é importante levar em consideração a ótica da PI – quais direitos a outra parte detêm e quais direitos de acesso possui? Nenhuma empresa opera sozinha, e é quase certo que terá ou exigirá contratos com fornecedores, distribuidores, clientes, colaboradores, entre outros, para garantirqueseuprodutoouserviçoéadequadoparaseufimequeomercado sejaalcançadodaformamaiseficientepossível.Emcadaumdessescasos,é provável que você precise de um acordo ou contrato. É de seu interesse que esse contrato deixe claro a propriedade de PI e o que você e a outra parte podem ou não podem fazer com quaisquer PI envolvidas. Como a PI deve aparecer em meus contratos com fornecedores, clientes e distribuidores? Há várias áreas específicas que seus contratos de trabalho devem incorporar. Sua própria empresa precisa negociar com outras empresas (fornecedores, distribuidores, parceiros) e com clientes. É importante pensar na PI ao fazer isso em todas as etapas da cadeia de valor. Outras cláusulas que devem estar presentes em um contrato de trabalho incluem: Cláusulas que abranjam quais PI serão de propriedade da empresa ou do funcionário, ou as situações em que haverá a co-titularidade dos direitos. Como mencionado anteriormente, a situação padrão é que a PI criada durante as funções normais de um funcionário é de propriedade da empresa, mas você pode querer torná-la mais ampla e incluir cláusulas sobre o uso de recursos da empresa, por exemplo. Cláusulas que deixem claro que o funcionário é obrigado a manter a confidencialidade. Dependendo de sua função, vocêtambémpoderáespecificaroquepodeserdivulgadoa respeito de seu trabalho (se houver). Cláusulas que exijam que o funcionário auxilie a empresa a obter a posse legítima de todas as invenções e criações. Cláusulas que abranjam não concorrência e não aliciamento (ou seja, trabalhar para organizações rivais e abordar os funcionáriose/ouclientesdepoisquesaíramdaempresa). Cláusulas que determinem quais informações os funcionários são autorizados ou proibidos de utilizar quando deixarem de ser funcionários da empresa. Você deve considerar adotar termos e condições de uso abrangentes a respeito de PI, e fazer referência a esses termos e condições em todas as cotações e em seus contratos com fornecedores e subcontratados. Os termos dos contratos com fornecedores devem seraprimoradosafimdeincorporarcláusulasespecíficasarespeito de propriedade, uso legítimo e licenciamento de direitos de PI. Ao negociar com clientes, é comum redigir condições de venda padrão, que também podem incluir cláusulas a respeito de PI. Na ausência desses termos aceitos por um cliente, será aplicada os princípios do código civil, que poderá ser menos favorável à sua empresa. Embora os termos não possam se sobrepor legalmente aos direitos estatutários dos compradores, eles podem apresentar informações importantes a respeito de aspectos relevantes relacionados a PI, como, por exemplo, impor ao comprador a obrigação de não desmontar ou fazer engenharia reversa da PI. Considerações ao negociar com fornecedores/ subcontratados, clientes e/ou distribuidores Você também deve estar ciente de que, em alguns países (principalmente Alemanha, mas também Áustria e Japão, por exemplo), os inventores de tecnologias têm fortes direitos sobre suas invenções e podem ter direito a indenização caso sua empresa, como detentora, não as explore completamente. Há também disposições separadas que podem impor o dever de remunerar os inventores se sua empresa tiver um lucro excepcionalmente grande com o uso das invenções deles. Isso é abordado em mais detalhes em um guia anexo – Criando ativos comerciais a partir de suas ideias. A situação se torna um pouco mais complicada quando as atividades de criação de PI de um funcionário não fazem parte de suas funções normais, conforme venham a ser estipuladas no contrato de trabalho. Isso porque quaisquer referidasPIaindapoderãoestarrelacionadascomsuaempresaoubeneficiá-la. Elas também podem ter sido criadas utilizando os recursos de sua empresa ou durante o horário de trabalho. Por exemplo, se você emprega alguém para trabalhar em uma linha de produção embalando caixas que contêm seu produto e essa pessoa inventa uma máquina que tornaria o processo de embalar mais rápido, isso não seria considerado parte das funções normais do(a) funcionário(a) (jáquevocênãoo/aempregouparainventar). Devido a essa complexidade, é importante incluir nos contratos de trabalho disposições claras a respeito de PI, pois a qualquer momento um funcionário pode criar invenções ou ter ideias para a melhoria do negócio das quais a empresadesejariasebeneficiar. Cláusulas que determinem resoluções de controversas entre os funcionários e a empresa com a determinação de árbitro ou mediador, a priori. Cláusulas que determinem possível participação dos colaboradores nos ganhos econômicos ou a concessão de bônus para os inventos ou tecnologias que eventualmente tornaram produtos ou serviços aceitos pelo mercado. COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 9 10 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 11 Acordos de não divulgação ou Termos de confidencialidade (NDA) são documentos jurídicos frequentemente utilizados, que restringem o que um destinatário pode ou não pode fazer com as informações sensíveis que você fornece. Caso esteja pensando em depositar uma patente ou registrar um desenho industrial, com relação aos quais a prévia divulgação pública afete a novidade, ou precise compartilhar um segredo comercial com empresas fora de sua organização, então um NDA será muito importante. Assim como impor a obrigação de confidencialidade ao destinatário, a utilização de um NDA tem o benefício adicional de permitir que você demonstre que não pretende que a informação entre em domínio público. O motivo pelo qual são utilizados com frequência é que muitas vezes é necessário compartilhar informações sensíveis com um terceiro. Por exemplo, uma fábrica ou fornecedor podem precisar fazer um orçamento para construir um protótipo para você; um possível parceiro ou colaborador poderá precisar de algumas informações sensíveis para ter uma discussão significativa sobre uma oportunidade; ou um possível investidor/financiador, bem como uma organização governamental ou reguladora, precisará acessar planos de negócios sensíveis. Nessas situações, é comum solicitar que um acordo de não divulgação seja assinado. Um NDA pode ser unidirecional, se apenas uma parte tiver informações sensíveis que deseje divulgar, ou bidirecional, se ambas as partes divulgarem ereceberemmaterialconfidencial.AprincipalcláusuladoNDAéaquelaque impede a parte receptora das informações, exceto em algumas situações específicas.Situaçõescomunsemqueadivulgaçãoseriapermitidasão • Vigência a partir da assinatura – a maior parte dos NDA tem um prazo máximo após o qual as informações podem ser divulgadas e/ ou utilizadas • Se solicitadas pela justiça • Se as informações entrarem em domínio público Quais são os benefícios de utilizar acordos de não divulgação? A utilização de um NDA deixa pouco espaço para dúvidas de que você pretende que suas informações sejam tratadas como confidenciais. 1. Documentos jurídicos Como os distribuidores representam seus produtos ou serviços,existeumriscopotencialmentesignificativodeque possam ‘sair da linha’ e utilizar suas marcas de maneira que comprometa sua identidade de marca ou marketing preferencial. Eles também podem pretender ter uma associação mais próxima com a empresa do que de fato é. Uma forma de regularizar essa situação assim que as marcas estiverem registradas, é licenciar seu uso ao distribuidor quando adequado. Nessas situações, você pode estipular onde e como as marcas serão utilizadas. As organizações frequentemente utilizam agências externas para criar ativos promocionais, como literatura, desenhos, fotografias e sites. Nessas circunstâncias, você não deterá os direitos autorais automaticamente — e sim a agência. Para que possa deter os direitos, eles terão de ser cedidos à sua empresa por meio de um documento de cessão. No caso do direito autoral somente poderá ser autorizado a exploração do direito patrimonial da obra, nos termos da Lei nº 9610/1998. Ao encomendar um trabalho a ser realizado por não funcionários, haverá momentos em que você não deterá os direitos autorais ou outros direitos de PI sobre o trabalho. Seu contrato com a agência contratada poderá não mencionar nada sobre a propriedade do trabalho criado ou declarar que os direitos autorais sobre o trabalho serão cedidos à sua empresa quando o trabalho estiver concluído e o pagamento efetuado. De qualquer forma, é aconselhável garantir que a agência contratada assine um documentodecessão;docontrário,vocêpoderáterdificuldadesaocontratar outras agências no futuro ou ao adaptar os ativos por conta própria. Normalmente,essesdocumentosdevemconterasseguintescláusulas: Quando seria necessário utilizar uma cessão de PI? O trabalho realizado por agências deve ser formalmente cedido à sua empresa. Caso esteja considerando colaborar com outra empresa ou parceiro que possa criar uma nova PI, é importante que você, primeiramente, leia o guia anexo sobre esse assunto – Parcerias para Obter Vantagens Comerciais. A agência cede todos os direitos econômicos e patrimoniais sobre o trabalho à sua empresa – isso significa que sua empresa deterá os direitos sobre o trabalho e terá direito de copiá-lo e utilizá-lo como Cláusulas de documentos de cessão de PI Ao elaborar contratos com distribuidores, é importante ser claro a respeito dos direitos e obrigações deles a respeito da PI noqueserefereaoproduto(oquepodeincluiranotificação desupostaviolação,direitosdeusodaPIparafinspromocionais sob licença e obrigações com relação à contribuição para o desenvolvimento e a proteção contínua da PI). considerar adequado. A agência renuncia a quaisquer direitos morais sobre o trabalho – na lei de direitos autorais, os direitos morais (se houver) pertencem aotitularoriginaldosdireitosautoraisenãopodemsertransferidos/ cedidos. Essa cláusula impede que os direitos (como o de crédito como criador do trabalho ou de utilizar o trabalho de uma forma que o criador desaprove) sejam aplicados. A agência indeniza sua empresa contra quaisquer ações de violação relacionadas ao trabalho. Você desejará garantir que, mesmo que detenha os direitos sobre o trabalho, qualquer responsabilidade por violação ainda permanecerá com o criador. Essa cláusula basicamente protege você, caso seu contratado tenha copiado o trabalho de outro. 12 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 13 Éuma boa práticaidentificar as informaçõesque serãoincluídas no escopodoNDAomaisespecificamentepossível–issotornaoacordo mais sólido, pois não há ambiguidade quanto ao que abrange. Um bom NDAtambémlimitaráosfinsparaosquaisasinformaçõespodemser utilizadas; sem essa cláusula, a parte receptora pode utilizar as informações para aquilo que quiser, desde que não as divulgue. Novamente,ofimdeveseromaisrestritoeespecíficopossível. Mesmo sem um NDA, no Brasil é contra a lei divulgar informações confidenciais recebidas em sigilo sem uma justa causa. De acordo com o art. 153 do Código Penal (Decreto-Lei nº 2.848, de 1940), a divulgação de conteúdo de documentos particulares ou de correspondência que seja considerada confidencial, revela quebra de confiança e é considerada crime. Se alguém fizer isso e gerar danos, você pode levar a pessoa à justiça. Contudo, um NDA facilita a vida. Para provar a quebra de confiança, será necessário demonstrar três coisas. Quando devo utilizar um acordo de não divulgação? É particularmente importante insistir na assinatura de um NDA se o material divulgado puder formar a base para um futuro pedido de depósito de patente ou registro de desenho industrial. registro de desenho industrial no futuro ou de um potencial pedido de direito de propriedade intelectual. As leis de PI impedem a concessão de uma patente para invenções (ou o registro de desenho industrial ou de outro direito de propriedade intelectual) que estejam em domínio público e, sem um NDA, você corre o risco de que qualquer divulgação seja interpretada como pública, impedindo a concessão da patente ou o registro do desenho industrial ou fazendo com que seja invalidado mesmo após a concessão ou registro. Existemalgunsdestinatáriosdeinformaçõesconfidenciaisque,devido as suas funções, têm automaticamente uma obrigação tácita de confidencialidade.EssesdestinatáriosnãoprecisamassinarumNDAea divulgação a eles também não é considerada divulgação pública. O exemplomaisrelevanteparaessesfinsésuaassessoriajurídica(inclusive seu agente de patentes ou marcas registradas ou de outro direito de propriedade intelectual concedido). Pode haver momentos em que você solicitará que um NDA seja assinado antes de uma divulgação e o destinatário pretendido recuse-se a cumprilo. Isso é particularmente comum com grandes organizações, que temem que provavelmente já detenham os direitos ou estejam trabalhando elas mesmascom informaçõesconfidenciaissemelhantes.Elaspodem,se continuarem a desenvolver a ideia, se tornar sujeitas a ação judicial por parte de sua empresa, mesmo que estejam utilizando apenas informações que já possuem. Tambémécomumqueintermediáriosdefinanciamentoserecusema assinar um NDA, pois seria uma tarefa impossível vender sua ideia para possíveis investidores se os intermediários não estiverem autorizados ao mencionar sobre sua ideia com eles. Contudo, na maioria das outras circunstâncias, um NDA é visto como uma precaução razoável que protege os interesses de ambas as partes. 1. Documentos jurídicos Os modelos de acordo a seguir provavelmente compensarão o tempo investido em criá-los, pois mostrarão ser particularmente úteis para a gestão de PI. Figura 1. Uma lista não exaustiva de itens normalmente definidos em um NDA típico Natureza das informações confidenciais a serem protegidas pelo NDA Identificação das Partes Acordo uni ou bidirecional Prazo de vigência do NDA Finalidade do NDA Quem pode utilizar as informações e para quê As informações foram transmitidas por você sob obrigação de confidencialidade imposta ao destinatário original. Algumasempresascomprovaramquebrade confiançasem um NDA assinado, porém, é muito mais fácil com um NDA, já que os dois primeiros aspectos desse teste se tornam muito mais simples de demonstrar. Com um NDA assinado, também pode ser possível utilizar leis contratuais (infração contratual) contra o divulgador. É particularmente importante utilizar um NDA caso tenha de divulgar informações que possam fazer parte de um pedido de patente ou de 1. 2. 3. RESUMO Contratos de trabalho Acordos de não divulgação Contratos com clientes e fornecedores Modelos de cessão de PI Anaturezaconfidencialdasinformações. A divulgação não autorizada das informações em seu detrimento. COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 13 Gerindo sua carteira 02 COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 15 A gestão do ciclo de vida das propriedades intelectuais é algo que toma muito tempo. As apostas são muito altas, pois apenas um prazo ou pagamento não atendido pode levar à perda de direitos e, portanto, a uma perda significativa de receita. Seus direitos de PI são suas ‘joias da coroa’; é necessário manter esses ativos preciosos protegidos. Este capítulo ajudará a considerar as opções para adotar um sistema interno para monitoramento de renovações próximas, ações oficiais e outros prazos.Tambéménecessáriosecertificardequeoscontratosassinados, como os NDA, estejam sendo geridos adequadamente. Esse acompanhamento é um processo contínuo, conforme ilustrado na Figura 1. Como me certificar de que os direitos não foram perdidos devido a prazos não atendidos? É compensador adotar um bom sistema para monitorar prazos, principalmente com relação a direitos de PI registrados. Gestão do Ciclo de Vida das PI Comercialização Análise Monitoramento Lembretes de renovação Gestão de casos Figura 1. Gestão de Ciclo de Vida das Propriedades Intelectuais. 14 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS 16 | GERENCIANDO SEUS ATIVOS MAIS VALIOSOS COMO CUIDAR DE SUA PROPRIEDADE INTELECTUAL | II/INPI © 2024 | 17 2. Gerindo sua carteira Você só pode gerenciar ativos se souber onde estão. É importante adotar procedimentos tanto para identificar novas PI que sua organização cria quanto documentar as PI atuais que sejam importantes para sua empresa. Afim de protegeras PIde suaempresaé necessárioprimeiramente identificá-lascomopropriedadesintelectuais.Umguiaanexodestasérie – Utilizando todos os seus ativos valiosos da melhor maneira possível – abrange diagnósticos de PI, auditorias de PI e a criação de livros de registrodeativosintangíveis.Elespodemsermuitoúteisparaidentificar seus ativos de PI atuais e determinar quais precisam da gestão mais ativa. Tambéméimportanteadotarsistemasparaidentificarquandoqualquer novo processo ou criação intelectual produz uma possível PI para sua empresa. Outro guia desta série – Criando ativos comerciais a partir de suas ideias – detalha como isso pode ser atingido da melhor forma, inclusive utilizando um formulário de divulgação de PI. Caso tenha direitos registrados e utilize os serviços de um advogado, normalmente parte do serviço dele é emitir lembretes oportunos de eventos importantes para você. Há também outros prestadores comerciais especializados que podem entregar esse serviço. Como começo a controlar minha PI? Existem serviços comerciais que possam me auxiliar? Utilize um livro de registro de ativos intangíveis, auditoria de PI ou diagnóstico de PI para identificar intangíveis que precisam de gestão ativa. Há muitas empresas que ajudarão a gerenciar suas PI por uma taxa adequada. Considerando a importância de manter os direitos de PI, várias empresas terceirizam alguns aspectos rotineiros da gestão de PI. Juntamente com o processo de obtenção de direitos de PI, os agentes consideram emitir lembretes e providenciar o pagamento das taxas para manter os direitos de PI alguns de seus principais serviços, e a maioria oferecerá esse serviço. Os agentes de patentes normalmente utilizam softwares personalizados, complexos e caros (consulte a seção a seguir) para gerenciar as PI sob seu controle e garantir que os prazos não sejam perdidos. Portanto, utilizar os serviços de um profissional especializado em PI para aproveitar seus conhecimentos na gestão de suas PI pode ter um bom custo-benefício. Há outros prestadores de serviços de PI especializados que oferecem serviços de renovação e/ou lembrete relacionados a PI (patente, marca registrada e desenho industrial) e que não são agentes de patentes ou marcas registradas. Essas empresas normalmente oferecem preços competitivos e, se uma empresa idônea é utilizada, pode ser igualmente confiável (embora não ofereçam a mesma gama de serviços auxiliares de consultoria). Algumas dessas outras empresas também fornecem softwares de gestão de PI em que os serviços de renovação de PI são disponibilizados como uma extensão do pacote de software. Outras oferecem um serviço ‘individual’ de renovação, ao passo que permitem a você gerenciar suas PI utilizando seus próprios sistemas internos. Embora seja importante pagar todas as taxas oficiais de registro de PI, você pode receber pedidos de pagamento ou renovação de taxas de PI de aparência oficial que não precisam ser pagas. Deve-se ter cautela antes de pagar uma fatura não solicitada, a menos que provenha de uma fonte governamental oficial ou seja esperada. Durante o processo de registro de direitos, ou assim que seus direitos forem confirmados, é bastante provável que você receba comunicações de empresas oferecendo-se para listar seus direitos em suas bases de dados particulares ou solicitando pagamento para renovar seus direitos por uma taxa de serviço muito alta. Com bastante frequência, essas cartas são feitas (de maneira fraudulenta) paraparecerqueprovêmdeumafonteoficialougovernamental,embora, na verdade, venham de empresas particulares. Apesar de os livros de registro a que se referem poderem de fato existir, elas não têm força jurídica e pagar suas taxas raramente representa um bom investimento. Outras podem sugerir que conseguem obter direitos de patente ou de outros direitos de propriedade intelectual para você quando, na verdade, podemtirardinheiroparaaproduçãodealgunsdesenhosprofissionaisde sua invenção, que são então depositados no Registro de Direitos Autorais dos EUA ou de outros países – nunca resultando em uma patente nos EUA e/ouemoutrospaíses. A menos que a fatura provenha de um registro oficial, seus assessores jurídicos ou outra empresa que tenha contratado, deve-se tomar cuidado Preciso responder todas as solicitações de pagamento? Você pode receber faturas de registros ‘não oficiais’ que não têm força jurídica. Fique atento a elas. Caso seja uma empresa pequena, você poderá gerir seu registro de ativos de PI em uma base de dados ou em uma planilha criada internamente. Com frequência, a solução mais prática é uma planilha que contenha o nome, a natureza do ativo de PI e as datas relevantes para a proteção inicial e posterior renovação dos ativos. Essa é uma boa forma de monitorar os custos relacionados envolvidos, tanto para, antes de mais nada, obter a PI, quanto para os custos posteriores com renovação e outras ações administrativas necessárias para manter sua PI protegida. Entretanto,énecessáriolembrar-sedeolharaplanilhae/oucertificar-se de que as datas importantes foram incluídas em um calendário ou lista de tarefas que forneça lembretes oportunos adequados. Por esse motivo, muitas empresas optam por obter ajuda de partes externas para tornar esses riscos gerenciáveis.