A comunicação e sua relação com a competência, o profissional de secretariado e a organização

Processando o Saber nº 8, 2016 64 A COMUNICAÇÃO E SUA RELAÇÃO COM A COMPETÊNCIA, O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO E A ORGANIZAÇÃO OLIVEIRA, Esmeralda Aparecida. Profª Mestra BENTO, Mariluz Ferreira, Graduanda¹ Faculdade de Tecnologia de São Paulo Praça Coronel Fernandes Prestes, nº 30 - Bom Retiro – SP, CEP 01124-060 Fone (11) 3322-2200 esmeralda.olive[email protected]om.br [email protected] RESUMO conceito de comunicação, demonstrado o seu processo, suas vantagens Para exemplificar a relação de ambos os conceitos, no contexto discutir a comunicação como fator de competitividade para o negócio. indivíduo, no sentido de orientá-lo ao alcance dos resultados esperados pelas organizações. PALAVRAS-CHAVE: Secretariado. Organização. https://doi.org/10.5281/zenodo.15549431 Processando o Saber nº 8, 2016 65 ABSTRACT This paper aims to present the importance of communication in and demonstrated the communication process and its advantages and and tools to revert it presents the communication competence as being a requirement necessary to any professional area, nowadays the competence is valued and required by organizations. To illustrate the relationship between both concepts in the organization context, was selected the secretary professional because it is fundamental to perform their daily activities in the secretarial area. Finally, the paper aims to discuss communication as a competitive factor for the business. The work includes the literature, about the importance of communication and its relation to competence for the individual, in this sense guide you to achieve the results expected by the organizations. KEY-WORDS: Communication. Competence. Professional Secretary. Organization. INTRODUÇÃO A comunicação é um dos instrumentos mais importantes para estabelecer relações entre os indivíduos, expressar pensamentos e sentimentos, por meio da fala, escrita, expressões faciais e corporais. Para Martins e Zilberknop (2008, p. 28) “a linguagem tem um lado individual e um lado social, sendo impossível conceber um sem o outro”. Nesse sentido, o domínio da linguagem é fundamental para o indivíduo viver em sociedade e seus usos ocorrem mediante as necessidades de interação social, organizando o cenário comunicativo, a comunicação não se estabelece, essa falha é denominada ruído. de comunicação e suas respectivas vantagens e desvantagens, pois o Processando o Saber nº 8, 2016 66 provavelmente, encontrará menos falhas, seja na condução dos processos stakeholders da sua relação com a comunicação. A comunicação possui um papel marcante no cenário negócios. As empresas estão investindo em comunicação, contratando para obter os dados e conclusões apresentadas, ou seja, visa a levantar importantes autores citados ao longo do texto. 1 COMUNICAÇÃO – CONCEITO E PROCESSO ser humano tem em se expressar e ser compreendido através de ideias, informações e sentimentos. Conhecer os diferentes tipos de comunicação, auxilia o leitor Processando o Saber nº 8, 2016 67 aprimorem e, 1.1 CONCEITO E ELEMENTOS DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO conhecimento é possível utilizar a comunicação de uma forma mais busca de entendimento, de compreensão. Em suma, contato. É uma ligação, transmissão de sentimentos e de ideias”. comunicação, nesse contexto, representa-se indispensável e essencial. Nenhum grupo existe sem comunicação, na Conforme afirma Robbins (2011, p.327) o processo de comunicação é constituído de um modelo formado por sete partes, sendo designadas como: (1) A fonte da comunicação: A fonte inicia a mensagem pela (3) A mensagem: Quando falamos, a fala é a mensagem. Quando escrevemos, o texto escrito é a mensagem. Quando gesticulamos, os movimentos de nossos braços Processando o Saber nº 8, 2016 68 estabelecidos pela organização e transmitem mensagens de seus membros. Tradicionalmente, eles seguem a rede de autoridade dentro da organização. Outras formas de mensagem, como as pessoais ou sociais, seguem os canais seus símbolos de um modo compreensível, Isso é a (7) O ruído: O ruído é composto das barreiras à comunicação de percepção, excesso de informações, dificuldades (8) O feedback uma mensagem como pretendida, inicialmente e determina se a compreensão foi ou não obtida. . Figura 1 - O processo de comunicação 2 TIPOS DE COMUNICAÇÃO, SUAS VANTAGENS E DESVANTAGENS Processando o Saber nº 8, 2016 69 comunicação: verbal (oral e escrita) e não verbal (expressões e gestos), todos esses meios de comunicação estão presentes no cotidiano das pessoas, mas muitas vezes, não são observados e por isso os emissores não compreendem as falhas na mensagem e nem sabem como fazer da comunicação. Ao conhecer melhor as vantagens e desvantagens o e obter uma comunicação satisfatória. 1.1 COMUNICAÇÃO VERBAL - ORAL A comunicação verbal é o principal meio de transmitir uma mensagem e uma das mais utilizadas na sociedade e na organização. Segundo Tomasi e Medeiros (2010, p.113) a Linguagem Verbal é utilizada pelo homem para se expressar através de sons vocais, denominado língua. A língua é particular de um povo, grupo ou comunidade. O tipo de comunicação escolhido pelo emissor irá trazer p.329) tem como vantagem a rapidez e o feedback em um curto espaço de tempo. O feedback emissor ter conhecimento se sua mensagem foi ou não compreendida. na comunicação, gerando um ruído. Dentro de uma organização aonde são maiores, comprometendo a mensagem. A comunicação oral, mesmo sendo a mais utilizada na o resultado desejado. Processando o Saber nº 8, 2016 70 1.2 COMUNICAÇÃO VERBAL-ESCRITA A clareza nas informações deve estar presente, também, na comunicação escrita, pois um texto complexo deixa o receptor confuso, o impedirá de realizar uma escolha ou tomar uma decisão. As pessoas aliado a uma excelente argumentação, chamará a atenção do receptor, clara da mensagem (TEIXEIRA, 2011, p.51). Uma comunicação clara e objetiva na escrita permite uma interação positiva entre emissor e receptor. Um texto bem redigido oferece mais credibilidade sobre o assunto abordado junto ao leitor. Para Tomasi e Medeiros (2010, p.89), a escrita deve ser clara ao se expor um determinado ponto de vista, atrair a atenção do leitor, encantando-o com expressões de educação e gentileza. A vantagem da comunicação escrita é o fato de ser registrada, comunicação é tangível. Uma das desvantagens do envio das mensagens escrita é o fator tempo. Uma mensagem escrita demanda um tempo maior para sua elaboração, além de exigir de seu emissor conhecimento (ROBBINS, JUDGE, SOBRAL, 2011, p. 330). 2.3 COMUNICAÇÃO NÃO VERBAL A comunicação não verbal ocorre muitas vezes de forma involuntária e muitas vezes não é percebida pelo emissor. A utilização nessa comunicação podem ser divergentes a comunicação verbal, ou seja, verbalmente o indivíduo tenta transmitir uma mensagem, mas as expressões e gestos transmitirem outra mensagem, isso ocasiona comunicação também está presente dentro das organizações e pode Processando o Saber nº 8, 2016 71 A forma como uma pessoa se expressa através aa comunicação não verbal está relacionado a demonstração e controle de sentimento e emoções, neste tipo de comunicação o auto controle é muito importante para a obtenção de resultados positivos. Segundo Tomasi e Medeiros (2010, p. 91) “um aviso dito com aspereza pode não conseguir resultado 3 AS FALHAS NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO O processo de comunicação, não é um processo tão simples, é da mensagem. Os autores Robbins, Judge, Sobral (2011, p.342,343) a) Filtragem: A filtragem se refere à manipulação da b) Percepção Seletiva: O receptor no processo de c) Sobrecarga de Informação: Quando as informações d) Emoções: Os estados emocionais mais extremos, como euforia ou depressão, oferecem maior probabilidade de e) Medo da Comunicação: cento da população – sofrem de um debilitante medo da comunicação, ou ansiedade social. Processando o Saber nº 8, 2016 72 dos processos produtivos. 4 FERRAMENTAS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICAZ . Os autores apontam algumas a) Pense antes de falar: Antes de falar, tenha certeza b) Segure suas emoções: abalado a respeito de um assunto, é mais provável falhar em expressar suas mensagens claramente e corretamente. A resposta mais simples é parar com c) Adapte a linguagem ao receptor: Como a linguagem d) Ligue palavras e ações: palavras. Portanto, é importante prestar atenção a suas Processando o Saber nº 8, 2016 79 chamada “alma do negócio” e hoje as organizações estão valorizando cada vez mais a comunicação, seja ela interna ou externa, procurando colaboradores e setores, pois uma empresa sobrevive de informações alcançar resultados. organizações irá proporcionar cada vez mais resultados. REFERÊNCIAS BUENO Wilson da Costa. Comunicação Empresarial: Políticas e Estratégias. São Paulo: Saraiva, 2009. RAC, Edição Especial, 2001. Práticas de Recursos Humanos PRH – Conceitos, Ferramentas e Procedimentos. São Paulo: Atlas, 2008. GRAMIGNA Maria Rita. Modelo de competências e Gestão dos Talentos. 2 ed. São Paulo: Prentice Hall – BR, 2007. Português Instrumental: de Acordo com as Atuais Normas da ABNT. 27. ed. São Paulo: Atlas, 2008. Processando o Saber nº 8, 2016 80 MAZULO Roseli, LIENDO Sandra. Secretária. Rotina Gerencial, Habilidades Comportamentais e Plano de Carreira. São Paulo: SENAC, 2010. Comportamento Organizacional. 14. Ed. São Paulo: Pearson Education BR, 2011. Fundamentos de Gestão de Pessoas. São Paulo: Editora Saraiva, 2013. TEIXEIRA, Leonardo. Comunicação na Empresa. São Paulo: FGV, 2007. TOMASI, Carolina, MEDEIROS, João Bosco. Comunicação Empresarial. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2010.