Konvention zur Datei- und Ordnernamensbildung am Herder-Institut für historische Ostmitteleuropaforschung - Institut der Leibniz-Gemeinschaft

KONVENTION Dateiund Ordnernamensbildung V2-1 (Stand: 28.06.2023) HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung INSTITUT DER LEIBNIZ-GEMEINSCHAFT Erstellt durch: Abteilung Digitale Forschungsund Informationsinfrastrukturen Arbeitsbereich Forschungsdatenmanagement https://doi.org/10.5281/zenodo.17748781 HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 2/9 INHALTSVERZEICHNIS Über die vorliegende Konvention .................................................................................................3 Verfahrensweise bei einer Aktualisierung der Konvention ...................................................3 Geltungsbereich .........................................................................................................................3 Zeichenkodierung und Transliteration .....................................................................................3 Schema für die Namensbildung ....................................................................................................4 Regeln für die Namensbildung ......................................................................................................4 Alle Bestandteile betreffend .....................................................................................................4 Spezielle Bestandteile betreffend.............................................................................................5 Benennungsbeispiele für Ordnerund Dateinamen laut Schema ............................................7 Dateinamen, dem Schema entsprechend ...............................................................................7 Dateinamen, nicht dem Schema entsprechend .....................................................................7 Ordnernamen, dem Schema entsprechend ...........................................................................7 Ordnernamen, nicht dem Schema entsprechend .................................................................. 7 Anhang 1: Liste Kürzel Dokumentarten ........................................................................................8 HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 3/9 HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung – INSTITUT DER LEIBNIZ-GEMEINSCHAFT KONVENTION Dateiund Ordnernamensbildung ÜBER DIE VORLIEGENDE KONVENTION Eine erste Fassung der vorliegenden Konvention zur Dateiund Ordnernamensbildung am Herder-Institut (HI) entstand im Projekt „Strategische Weiterentwicklung des Forschungsdatenmanagements am Herder-Institut“ (Akronym: FDMHerder, Laufzeit: 2017-2019) unter dem Titel „STD_Datei-_und_Ordnernamensbildung“. Dieses Dokument war Grundlage für eine sechsmonatige Testphase des Schemas zur Ordnerund Dateinamensbenennung am HI (Juli bis Dezember 2019). Durch die Etablierung und Verstetigung des Forschungsdatenmanagements am HI wurden die Ergebnisse dieser Testphase in den Jahren 2021 und 2022 evaluiert und mündeten in Abstimmung mit dem Arbeitskreis Forschungsdatenmanagement (AK FDM) in die vorliegende Konvention. Auf Empfehlung der Abteilungsleitungssitzung hat der Instituts-Vorstand in seiner Sitzung am 07.12.2022 die Konvention als verbindlich beschlossen (Version 1-0). Sie gilt für das HI ab dem 01.01.2023. Auf Vorschlag der Abteilungsleitungssitzung hat der Vorstand am 28.06.2023 eine geänderte Fassung der Konvention beschlossen (Version 2-0). Ziel der Änderung war es, diese in ein Living-Document zu verwandeln, das den sich kontinuierlich wandelnden Bedarfen im Datenmanagement des Herder-Instituts besser Rechnung trägt. Verfahrensweise bei einer Aktualisierung der Konvention Der Arbeitskreis Forschungsdatenmanagement (AK FDM) kann Änderungen am Geltungsbereich der Konvention „Dateiund Ordnernamensbildung“ anregen, die dann von der Abteilungsleitungssitzung dem Vorstand als Neufassung zur Verabschiedung vorgeschlagen wird. Diese neue Fassung der Konvention wird in der Versionierung durch eine neue Major-Number gekennzeichnet. Darüber hinaus kann der AK Forschungsdatenmanagement mit einfacher Mehrheit der Anwesenden gebrauchsrelevante Änderungen und Ergänzungen der Konvention beschließen, wie etwa das genaue Schema der Namensbildung, Beispiele und insbesondere die vorgeschlagenen Kürzel für Dokumentenarten. Eine solche Aktualisierung zur Konvention wird durch eine neue Minor-Number in der Versionierung gekennzeichnet. Geltungsbereich Die in dieser Konvention festgelegten Benennungsregeln für Dateien und Ordner gelten am HI für: •Dokumente und Dateien, die einen Geschäftsvorgang abbilden •Dokumente und Dateien, die am HI von mind. zwei Personen bearbeitet werden •Dokumente und Dateien, die publiziert werden, soweit nicht anderweitige Absprachen mit beteiligten Akteur:innen gelten (z. B. über Kooperationspartner:innen oder Anforderungen von Repositorien und Verlagen) Zeichenkodierung und Transliteration Der Konvention liegt die Nutzung von Unicode zur Zeichenkodierung zugrunde. Mit Unicode für die Zeichenkodierung bei Dateiund Ordnernamen sind Transliterationen fremdsprachiger Dateiund Ordnernamen (z. B. aus dem Kyrillischen) nicht zwingend notwendig. Für den Fall einer gewollten oder nötigen Transliteration von fremdsprachigen Dateiund Ordnernamen, die z. B. über den elek- HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 4/9 tronischen Datenaustausch mit ausländischen Partnern ins Haus kommen, ist die Anwendung von einheitlichen Transkriptionsregeln hilfreich. Der AB FDM empfiehlt zur Transliteration den am HI verwendeten Standard DIN 1460 (1982). SCHEMA FÜR DIE NAMENSBILDUNG Ordnerund Dateinamen werden am HI nach folgendem Schema gebildet: Kürzel Dokumentart Kurztitel Sprache Datierung Versionierung1.Extension2 Empfohlen wird die Verwendung als Präfix. Eine Verwendung des Kürzels als Interoder Suffix ist nach Bedarf möglich. Zwingend Optional Optional Optional zwingend • Die einzelnen Bestandteile sind durch den Unterstrich (_) zu verbinden, mit Ausnahme des Bausteins vor der Extension und der Extension selbst. • Ordnernamen besitzen keine „Extension“ und i. d. R. kein „Kürzel Dokumentart“. Beispiele: BGT_ DFG253_ ger_ V0-1 .xslx PRE_ FDM_ eng_ 2022-01-23 .ppt COR_ Email-DFG_ 2022-04-12 .eml MAN_ HI-Dateinamen_ ger_ V0-1 .docx MAN_ HI-Dateinamen_ ger_ V0-1_Kommentare .docx REGELN FÜR DIE NAMENSBILDUNG Alle Bestandteile betreffend •Erlaubte Zeichen: Buchstaben und Zahlen, Bindeund Unterstrich o Lateinisches Alphabet wird bevorzugt. Die Nutzung anderer Alphabete und diakritischer Zeichen ist zulässig. •Zu vermeiden: Leerzeichen und Interpunktionszeichen (außer Bindeund Unterstrich) sowie Shellund programmierspezifische Zeichen wie: {}()^°!“/\?`´@€+*~#‘<>|,;.:§$%& •Die Reihenfolge der Bestandteile des Schemas ist nach Möglichkeit einzuhalten. •Nicht genutzte optionale Bestandteile des Schemas entfallen. 1 Mit Versionierung ist die Erstellung und Verwaltung mehrerer Versionen einer Datei gemeint, die im Kernbereich den gleichen Inhalt besitzen, aber in Teilen optimiert oder erweitert wurden, bis eine Endversion der Datei vorliegt. Jede Dateiversion besitzt ein fortlaufendes Versionierungskennzeichen (vgl. Empfehlungen zum Versionierungsschema). Die ausschließliche Verwendung eines Datums zur Versionierung birgt das Problem, dass später nicht mehr zwischen Versionierung und der Kennzeichnung eines Ereignisdatums im Dateinamen unterschieden werden kann. 2 Eine „Extension“ wird auch Dateinamenserweiterung (file extension, file suffix) genannt. Die Extension gibt den Dateityp (-format) als Kürzel an. HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 5/9 Spezielle Bestandteile betreffend Die einzelnen Bestandteile des Schemas werden immer durch einen Unterstrich (_) vom vorhergehenden Bestandteil getrennt. Kürzel Dokumentart (empfohlen für Dateien): • Vgl. zu empfohlenen Kürzeln die Liste „Kürzel Dokumentarten“ (Anhang 1) • Empfohlen wird die Verwendung des Kürzels Dokumentart als Präfix. Eine Verwendung als Interoder Suffix ist nach Bedarf möglich. • Die Verwendung eines weiteren Kürzels ist zulässig, z.B. als Teil des Kurztitels oder als zusätzliches Interoder Suffix. • immer Großschreibung. • Für Ordner optional: Für Ordner kann die Verwendung eines Kürzels sinnvoll sein, etwa wenn dort ausschließlich bestimmte Dokumententypen abgelegt werden. Kurztitel (zwingend): • so kurz und prägnant wie möglich: ausführliche Titelangaben stehen im dateiinternen Metadatenfeld „Titel“. • Großund Kleinschreibung erlaubt. • Kürzel Dokumentart und Kurztitel sind zusammen nicht länger als 40–60 Zeichen unter Beachtung der Maximalpfadlänge (Maximalpfadlänge Microsoft: 255 Zeichen). Sprache (optional): • 3 Buchstabenkürzel nach ISO 639-2 (B)3, z.B. „ger“, „eng“, „pol“. • ISO 639-2 (B) empfiehlt Kleinschreibung. Datierung (optional): • als Block im Format „JJJJ-MM-TT“ angeben; Monat (MM) und Tag (TT) sind optional. • Eine Datierungsangabe ist nur sinnvoll, wenn die Datei Bezug zu einem bestimmten Ereignisdatum hat (z.B. eine Veranstaltung oder ein Stichtag). Das Dateisystem datiert Dateien automatisch. Sie lassen sich über die Spalte „Änderungsdatum“ sortieren. • Datierungsangaben ersetzen nicht die Versionierung. Sie geben keinen Aufschluss über den Bearbeitungsstand einer Datei. • Empfehlung: Position wie im Schema (nach zwingendem Kurztitel und vor optionaler Versionierung). Alternativ kann die Datierung auch vor dem (Präfix-)Kürzel Dokumentenart stehen, um z.B. eine chronologische Sortierung in der Spalte „Name“ des Explorers abzubilden. Allerdings stört eine vorangestellte Datierungsangabe die Lesbarkeit des Dateinamens und führt zur Mischung unterschiedlicher Dokumentarten. Versionierung (optional): • Empfehlung zur Versionierung: zweistellig im Block als „Vx-y“: V steht für „Version“ und wird groß geschrieben. x-y sind fortlaufende Zahlen. • Empfohlenes Verfahren zum kollaborativen Arbeiten an Dokumenten (Document Review- - Verfahren): o Ein neues Dokument beginnt mit der Version „V0-1“. o Wird dieses Dokument anderen Personen zur Bearbeitung und Kommentierung freigegeben (z. B. über einen Cloud-Dienst), trägt eine Kopie von „V0-1“ die Versionsbezeichnung „V01_Kommentare“. Alle Personen, die im Dokument gearbeitet haben, können über die Kommentarfunktion nachverfolgt werden. 3 https://www.loc.gov/standards/iso639-2/php/code_list.php [05.01.2023]. HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 6/9 o Nach Ablauf der Kommentierungsphase werden die einzelnen Kommentare geprüft, entweder von der/dem Autor:in des Dokuments oder von einer Gruppe von Personen während eines Meetings. Wie mit den einzelnen Kommentaren weiter verfahren wird, wird festgehalten, beispielsweise durch die Vermerke „übernehmen“ und „abgelehnt“, welche als Antwort auf die jeweiligen Kommentare gespeichert werden. o Das Dokument mit den eingearbeiteten Kommentaren trägt die Versionsbezeichnung „V0-2“ und kann erneut zur kollaborativen Bearbeitung freigegeben werden (als Version „V0-2_ Kommentare“). o Wird ein Dokument als abgeschlossen angesehen (z.B. zur Publikation oder nach Verabschiedung in einem Gremium), trägt es die Versionsbezeichnung „V1-0“. o Wird das Dokument in Zukunft einer weiteren Anpassung unterzogen, beginnt der oben beschriebene Prozess erneut, z. B. wird „V1-0“ eines Dokuments als „V1-0_Kommentare“ zur kollaborativen Bearbeitung freigegeben. Nach Abschluss der Überarbeitung entsteht „V2-0“. o Es kann beliebig viele Bearbeitungsdurchläufe eines Dokuments geben. Extension (zwingend für Dateien): • Eine valide, dem Dateityp entsprechende Extension steht am Ende des letzten Dateinamensbestandteils. • In den meisten Fällen werden diese beim Speichern automatisch vergeben. HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 7/9 BENENNUNGSBEISPIELE FÜR ORDNERUND DATEINAMEN LAUT SCHEMA Dateinamen, dem Schema entsprechend Dateiname Dateiname BGT_Reisekosten_FDMHerder_2017.xlsx PRE_Москва_весна_2017-04-01.pptx MIN_AK-Digitalisierung_2021-10-05.pdf REP_AK-Digitalisierung_V3-0.pdf PRM_Poster-Jahrestagung-JGO_2024-02-30_V0-1_ Kommentare.pptx LST_Büromaterialien_Apr-Okt_2017.xslx INV_AlcatelA310_ger_FIN.pdf AGR_Interview-Walter_rus_2017-11-01_V1-0.pdf Dateinamen, nicht dem Schema entsprechend Dateiname Begründung Reisekostenbudget FDMHerder 2017.xlsx Leerzeichen Bericht von der AK-Digitalisierung (2).pdf Leerzeichen, runde Klammern Liste_Büromaterialien [Apr-Okt2017].xslx Eckige Klammern, Datumsangabe nicht standardkonform, „Liste“ sollte zudem durch das entsprechende Kürzel „LST“ ersetzt werden. Spezifikation AlcatelA310 de, Finalversion.pdf Komma, Leerzeichen, „Finalversion“ AGR_InterviewHWalter_01.11.2017.pdf Datumsblock nicht YYYY-MM-TT, mehrere Punkte Interviewtranskription_HWalter.rus.v2-0.pdf Mehrere Punkte, Versionierungsblock V klein DirtyHarry %20V%31%2D%31%31%2D%30.php % bzw. partiell URL-encodierte Zeichen PRP_WasAltes+WasGanzNeues&mehr.DOCX +, &, Extension großgeschrieben Rechnung_05.dot.docx Doppelte Extension bzw. Punkt Ausschreibung_Workshop-OstData_2021-03-14 Entwurf_2020-11-27_AS_IF_ALK.docx Unklare Datumsangaben CFP_Tagung_2023-04-12_final-neu Uneindeutige Versionsangabe Ordnernamen, dem Schema entsprechend Ordnername Ordnername Marburg_imgs_01 Vorbereitung_Tagung Workshop_FIZ_2017-11-24_01 Tagung_HI_2023-05-17 Publikationen_OstData_2022 Arbeitspakete 2017-11-24_Workshop_FIZ_01 AP5_Projektverwaltung Ordnernamen, nicht dem Schema entsprechend Ordnername Begründung Marburg_imgs_01.png .Extension LST Literatur Zotero Leerzeichen Publikationen_final_neu uneindeutige Versionsangabe HERDER-INSTITUT für historische Ostmitteleuropaforschung ____ KONVENTION DATEIUND ORDNERNAMENSBILDUNG 8/9 ANHANG 1: LISTE KÜRZEL DOKUMENTARTEN Die in der Liste enthaltenen Dokumentarten gehen auf eine Synthese aus folgenden Anwendungsbereichen und Publikationen zurück: • bisher verwendete Dateinamen am HI • Division of Technology, Information and Library Services (TILS): https://www.data.cam.ac.uk/files/gdl_tilsdocnaming_v1_20090612.pdf [05.01.2023]. • Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Einrichtungen: EN61355 bzw. ISO 61355-1 • Universal Decimal Classification, Abschnitt Dokumente nach intendierter Funktion • ISO 5127:2016 Präfix Dokumentart Kürzel (Englisch / Deutsch) Definition Präfixtyp ADV Advertisement, Call for Bids / Ausschreibung Dokument zu Ausschreibungsprozessen von Seiten des HI, sowohl für Dienstleistungen, Beschaffungen oder zu besetzende Stellen. : Werbung/Reklame, etwa für Veranstaltungen oder Publikationen des Hauses (-> PRM) Dokumentenverwendung AGD Agenda / Agenda, Tagesund Geschäftsordnung Agenda zu einer Besprechung, die Themen und Tagesordnungspunkte beinhaltet. Dokumenteninhalt AGR Agreement / Zustimmung, Übereinkunft, Vertrag Vertragsdokument zwischen zwei oder mehr (Rechts-)Personen. Dokumententyp ANA Analytics / Analyse Auswertung oder Analyse (statistisch, technisch, finanziell). Dokumenteninhalt APP Application / Antrag Dokument, das als Bestandteile von Anträgen genutzt wird, sowohl hausintern als auch -extern, etwa für Drittmittelanträge. Dokumentenverwendung BGT Budget / Budget Dokument, das im Rahmen der Budgetierung verwendet wird. Dokumentenverwendung CFP Call for Papers / Beitragsaufruf Publizierter Aufruf zur Einreichung von Beitragsvorschlägen, etwa zu einer Veranstaltung/einem Vorhaben. Dokumententyp COP Conference Program / Konferenzprogramm Übersicht zu Konferenzinhalten, Ablaufplan Dokumententyp COR Correspondence / Korrespondenz Korrespondenz von und zu Externen: E-Mails, Briefe, Faxe etc. Dokumententyp FRM Form / Formular Ausgefülltes Formular. Leeres Formular wäre -> TEM. Dokumentenformtyp INV Invoice / Rechnung Rechnung. Dokumententyp LOI Letter of Intent bzw. Interest Offizielle Absichtsbekundung zur Beteiligung an einem geplanten Vorhaben. Dokumententyp LST List / Liste Jede Art von Liste. Dokumentenformtyp MAN Manual / Handbuch Handbuch, Anleitung oder Handreichung, das/die Hilfestellung oder Anweisungen beinhaltet. Dokumenteninhalt MEM Memorandum / Memo Dokument der internen Kommunikation innerhalb des HI oder eines Projekts. Dokumentenverwendung MIN Minutes and Notes / Sitzungsprotokoll Protokoll bzw. Mitschrift einer/mehrerer Sitzung(en) / Konferenz(en) (formell / informell) Dokumententyp Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur Präfix Dokumentart Kürzel (Englisch / Deutsch) Definition Präfixtyp MSC Manuscript / Manuskript Zur Publikation vorgesehenes, noch im Bearbeitungsstadium befindliches Dokument. Abgrenzung zu: -> PUB Dokumentenstatus OPN Opinion / Gutachten Beurteilung eines zur Publikation eingereichten Textes im Rahmen des Peer-Review-Verfahrens. Dokumententyp ORD Order / Bestellung Bestellung. Dokumententyp POL Policy Dokument, das Richtlinien, Vorgehensweisen und Handlungsabsichten zur Erreichung eines Ziels beinhaltet. Dokumententyp PRE Presentation / Präsentation Dokument zur medialen Unterstützung einer Präsentation (Präsentationsfolien, Poster u. ä. in verschiedenen Dateiformaten wie PPTX, PDF etc.) Dokumententyp PRM Public Relations Material / Materialien für die Öffentlichkeitsarbeit Dokument verschiedener Art, das der werblichen Bekanntmachung von Produkten, Veranstaltungen und Angeboten des HI dient. (Flyer, Plakate, Poster, etc.) Dokumentenverwendung PUB Publication / Publikation, publiziertes Dokument Publiziertes Dokument. Abgrenzung zu: -> MSC Dokumentenstatus REF Reference / Empfehlung(sschreiben) Empfehlungsschreiben zur Eignung eine:r Bewerber:in für eine Stelle/Position/Tätigkeit, ausgestellt von einer dritten Person. Dokumententyp REP Report / Report, Bericht Bericht. Dokumenteninhalt REV Review / Rezension Kritische Besprechung eines Mediums (Buchrezension etc.) Dokumententyp TEM Template / Vorlage Dokument, das die Struktur und/oder Inhalte eines entsprechenden Dokumententyps vorgibt. (Office-Vorlagen, leere Formulare, Bausteine hierzu) Dokumentenfomtyp