Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken: Herausforderungen, Lösungsansätze und Modelle für die Online-Kommunikation in Virtuellen Teams

Waldhör, Klemens; Kubla, Leonie Article — Published Version Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken: Herausforderungen, Lösungsansätze und Modelle für die Online-Kommunikation in Virtuellen Teams HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik Provided in Cooperation with: Springer Nature Suggested Citation: Waldhör, Klemens; Kubla, Leonie (2021) : Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken: Herausforderungen, Lösungsansätze und Modelle für die Online-Kommunikation in Virtuellen Teams, HMD Praxis der Wirtschaftsinformatik, ISSN 2198-2775, Springer Fachmedien Wiesbaden, Wiesbaden, Vol. 58, Iss. 4, pp. 816-829, https://doi.org/10.1365/s40702-021-00752-w This Version is available at: https://hdl.handle.net/10419/287719 Standard-Nutzungsbedingungen: Die Dokumente auf EconStor dürfen zu eigenen wissenschaftlichen Zwecken und zum Privatgebrauch gespeichert und kopiert werden. 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Basierend auf einer Evaluationsmatrix und einem Entscheidungsmodell wird eine Liste von Kreativitätstechniken ermittelt und bewertet, die online erfolgreich in virtuellen Teams oder im Home Office verwendet werden können. Eine wichtige Anforderung war, dass die ermittelten Kreativitätstechniken ohne größeren Aufwand oder Neuimplementierung in Online-Umgebungen wie Zoom, Microsoft Teams und in verwandten Systemen eingesetzt werden können. Damit gibt der Beitrag eine Unterstützungs- und Entscheidungshilfe, wie in Pandemiezeiten die Kreativität der Mitarbeiter in Online-Arbeitsumgebungen gefördert werden und Teams trotz der Einschränkungen gemeinsame Ideen und innovative Produkte und Anwendungen entwickeln können. Die Erkenntnisse und Modelle sind nicht nur für den Softwarebereich geeignet, sondern für alle Anwendungsbereiche, die sich mit der Entwicklung innovativer Produkte beschäftigen. Ebenso können sie im schulischen und universitären Bereich verwendet werden. Schlüsselwörter Kreativitätstechniken · Covid-19 Pandemie · Online- Kommunikation · Evaluation Klemens Waldhör () · Leonie Kubla FOM Hochschule für Oekonomie & Management, Hochschulzentrum Nürnberg, City Park Center, Zeltnerstr. 19, 90443 Nürnberg, Deutschland E-Mail: [email protected] Leonie Kubla E-Mail: [email protected] K Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken:... 817 Impact of the Covid 19 Pandemic on the Use of Creativity Techniques: Challenges, Approaches, and Models for Online Communication in Virtual Teams Abstract The purpose of this paper is to examine the changes in the use of creativity techniques in the current Covid 19 pandemic. Based on an evaluation matrix and a decision model, a list of creativity techniques that can be successfully used online in virtual teams or home offices is identified and evaluated. An important requirement was that the identified creativity techniques can be used in online environments such as Zoom, Microsoft Teams, and in related systems without significant effort or reimplementation. Thus, the paper provides support and decision support on how to foster employee creativity in online work environments during pandemic times and how teams can develop collaborative ideas and innovative products and applications despite the given constraints. The findings and models are not only suitable for the software domain, but for all application areas that deal with the development of innovative products. Likewise, they can be used in the school and university sector. Keywords Creativity techniques · Covid-19 Pandemia · Online-communication · Evaluation 1 Problemstellung und Motivation Die Covid-19-Pandemie hat innerhalb kurzer Zeit große Teile der Arbeitswelt in einer Weise verändert, wie man es vor einem Jahr nicht erwartet hätte. Lockdownbasierte Schließungen ganzer Unternehmen und die damit verbundene Verlagerung der täglichen Arbeit nach Hause haben massive Folgen für die Wirtschaft und die einzelnen Mitarbeiter. Home Office ist neben Distance Learning für Schulen eines der am meisten diskutierten und umstrittenen Themen der Jahre 2020 und 2021. Physische Teams haben sich in kurzer Zeit in virtuelle Teams verwandelt. Damit haben sich auch die Anforderungen an Teamarbeit und Teamführung verändert. Welche Auswirkungen hat dies aber auf die Softwareindustrie? Sind diese ebenso gravierend wie für andere Industriebereiche? Oder sind die Auswirkungen nicht so gravierend, weil die Produktion von Software ohnehin schon seit Längerem eine arbeitsteilige Tätigkeit ist, die leicht auslagerbar ist und örtlich basierte Zusammenarbeit weniger wichtig ist? In diesem Beitrag wird nicht der allgemeine Aspekt dieser Fragen betrachtet, sondern die Situation speziell in Hinblick auf Kreativitätstechniken und verwandte Techniken. 2 Rolle der Kreativitätstechniken im Softwareentwicklungsprozess Die Definition des geplanten Produktes oder Artefaktes, das den Kundenwünschen optimal entspricht, stellt einen Kernpunkt in den frühen Aktivitäten in Softwareprojekten dar. Betrachtet man das Kano-Modell (Sauerwein 2000), so führen insbeson- K 818 K. Waldhör, L. Kubla dere solche Produkteigenschaften (Begeisterungsmerkmale) zur Kundenzufriedenheit, die a) einen wirklichen Mehrwert bieten und b) vom Kunden nicht erwartet werden, ihn überraschen. Diese beiden Eigenschaften erfordern aber einerseits eine intensive Beschäftigung mit dem Kunden und seinen Wünschen, andererseits innovative Ideen und entsprechende Kreativität beim Entwurf des Artefaktes. Sie erfordern einerseits ein tiefes Wissen über die Kundenbedürfnisse und des Marktes, andererseits ein entsprechendes Mindset wie Offenheit für Neues und Kundenorientierung (Mezick et al. 2019; Guttenberger 2018; Dark Horse Innovation 2017). In der Softwareentwicklung hat sich seit den 90er-Jahren die Erkenntnis durchgesetzt, dass Programmierer meist weniger gut im Design eines Produkts sind. Besser geeignet sind Teams mit unterschiedlichen Spezialisten (Raskin 2001; Johnson 1999; Norman 1999). Eine fundamentale Erkenntnis ist, dass die Involvierung des Anwenders und eine vertrauensvolle Kommunikation mit ihm und im Team in den einzelnen Projektphasen Fehlschläge vermeiden, was aus den Grundprinzipien des agilen Manifests (Agile Alliance 2001) folgt. Im klassischen Vorpandemie-Szenario werden Produktaspekte gemeinsam mit dem Kunden neben anderen aus dem Softwareengineering bekannten Techniken unter Einsatz von Kreativitätstechniken physisch vor Ort erarbeitet. Die überwiegende Anzahl der bekannten Kreativitätstechniken, aber auch Team-orientierter Problemlösungstechniken, basieren auf diesem Vor-Ort-Prinzip. Die Teilnehmer treffen sich persönlich in einem Seminarraum und entwickeln die Grundideen des Artefakts. Diese Unmittelbarkeit des Produktentstehungserlebnisses für den Kunden betonen auch die modernen agilen Methoden und Ansätze wie beispielweise Design Thinking (Brenner und Uebernickel 2016; Plattner et al. 2016). Die physische Präsenz erhöht die Zufriedenheit und Akzeptanz durch den Kunden und vermeidet Fehlentwicklungen. Die Pandemie hat die Situation grundlegend geändert. Persönliche Treffen waren und sind aus Gesundheitsgründen nicht mehr möglich oder erwünscht, Kunden vermeiden den persönlichen Kontakt, die Arbeit wird in das Home Office verlegt. 3 Ziele Dieser Beitrag hat als Ziel zu eruieren, welche Kreativitätstechniken in einer solchen stark durch Online-Kommunikation geprägten Umgebung sinnvoll einsetzbar sind. Die von Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen wie Microsoft Teams, Zoom oder ähnliche sollen ohne größere Änderungen weiter verwendet werden können. Dazu wird eine Evaluationsmatrix entwickelt, die die wesentlichen Kreativitätstechniken anhand verschiedener Merkmale charakterisiert. Basierend darauf wird ein Entscheidungsmodell vorgestellt, das es Teams ermöglicht Kreativitätstechniken auf ihre Eignung in der Online-Kommunikation zu bewerten. Dabei wird als Online- Kommunikation die Kommunikation über Webkonferenzsysteme verstanden, die die Funktionen der Audio- und Videoübertragung, des Chats und der Bildschirmübertragung beinhalten. K Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken:... 819 4 Theoretische Grundlagen der Online-Kommunikation und Kreativität In diesem Beitrag wird Online-Kommunikation als menschliche Kommunikation, die online in Gruppen stattfindet, verstanden. Das zur Kommunikation genutzte Medium ist somit das Internet, das neue räumliche und zeitliche Kommunikationsmöglichkeiten eröffnet (Fraas et al. 2012). Da die Kommunikation per Videokonferenz der Face-to-Face-Kommunikation, die die persönlichste und intensivste Form der Kommunikation darstellt, am nächsten kommt, werden hier insbesondere Webkonferenzsysteme als die Kommunikationsform betrachtet (Beck 2020). Als Gruppe gelten zwei oder mehr Individuen, die durch soziale Beziehungen miteinander verbunden sind (Forsyth et al. 2019). Nach Rosenstiel (2003) und Spieß und Rosenstiel (2010) weist eine Gruppe Merkmale wie mehrere Personen, verschiedene Rollen, gemeinsame Ziele, Werte, Normen und Zusammengehörigkeitsgefühl sowie eine Interaktion über einen längeren Zeitraum auf. Der Begriff des Teams wird häufig als Synonym für Gruppe gebraucht. In diesem Beitrag wird Team als Sonderform einer Gruppe angesehen, das durch ein gemeinsames Ziel miteinander verbunden ist (Forsyth et al. 2019). Mit dem Begriff Team ist zumeist eine positive Konnotation verbunden, während Gruppe auch negativ konnotiert sein kann. Teams können in Collocated Teams (Kommunikation meist ohne elektronisches Material und in persönlichen Treffen), Virtuelle Teams (Kommunikation hauptsächlich elektronisch, eher gleichrangige Teammitglieder, breitere Streuung der Tätigkeitsfelder über die Orte) und Remote Teams (Häufig keine gleichrangigen Teammitglieder, keine breite Streuung der Tätigkeitsfelder über die Orte, Auslagerung des Programmierteams auf entfernten Standort, Steuerung durch lokale Teamleiter und Mitarbeiter, klare ortsgebundene Arbeitsteilung) klassifiziert werden. Die Literatur verwendet unterschiedliche Definitionen für Kreativität. Drevdahl definierte 1956 Kreativität beispielsweise als „die Fähigkeit von Personen Kompositionen, Produkte oder Ideen jeglicher Art zu produzieren, die im Wesentlichen neu oder neuartig und dem Produzenten zuvor unbekannt sind“ (Drevdahl et al. 1956). Allgemein wird Kreativität als die Fähigkeit angesehen, neue, unerwartete Artefakte zu produzieren. Weitere relevante Eigenschaften sind zudem Nützlichkeit, Wert, Originalität und Effektivität der Lösung. Das 4-P-Modell der angewandten Kreativität von Rhodes unterscheidet dazu vier Bestandteile der Kreativität: (1) Person mit ihren individuellen Fähigkeiten, (2) Prozess mit den Methoden des Problemlösens, (3) Press als die Umgebung und Rahmenbedingungen, (4) Produkt als Ergebnis des Prozesses (Rhodes 1961). Kreativitätstechniken sind Verfahren, die den Kreativitätsprozess unterstützen und das kreative Denken anregen sollen. Die bekannteste Kreativitätstechnik stellt das Brainstorming dar. Über die Jahre wurden viele verschiedene Kreativitätstechniken entwickelt. VanGundy (1988) beschreibt in seinem Buch im Jahr 1988 bereits 105 Techniken, Luther (2013) spricht im Jahr 2013 von 240 Ideenfindungstechniken und von mehr als 500 Techniken, wenn der gesamte Prozess betrachtet wird. Kreativitätstechniken können sowohl von einer Person als auch von Gruppen eingesetzt werden, wobei die Mehrzahl der Techniken eher auf Gruppen ausgerichtet sind. Die meisten Kreativitätstechniken leben von der Unmittelbarkeit des persönli- K 820 K. Waldhör, L. Kubla chen Aufeinandertreffens, der örtlich und physischen Interaktion, sie bauen geradezu darauf, wenn etwa einzelne Materialien und Objekte (z.B. Brainwriting 6-3-5) von Person zu Person weitergereicht werden. Virtuellen Treffen fehlt diese physische Unmittelbarkeit und sie kann auch in Video basierten Kommunikationsformen kaum adäquat eingebracht oder ersetzt werden. 5 Die Entwicklung einer Evaluationsmatrix für Kreativitätstechniken Die Entwicklung der Evaluationsmatrix geschieht in einem mehrstufigen Prozess. Nähere Details zur Vorgehensweise und Methode finden sich in Kubla (2020). Im Folgenden werden die wesentlichen Schritte dieser Vorgehensweise dargestellt. 1. In einem ersten Schritt wurde als Basis für die Auswahl der Kreativitätstechniken deren Bekanntheitsgrad ermittelt. Eine häufige Nennung auf verschiedenen Internetseiten und in Büchern deutet auf eine hohe Bekanntheit hin. Für die Durchführung der Suche wurden die Begriffe „Kreativitätstechniken“, „Problemlösungstechniken“ und „kreative Problemlösungstechniken“ sowie die englische Übersetzung der Begriffe verwendet. Nach der Auszählung der Techniken wurden die Techniken, die unter verschiedenen Namen erwähnt wurden oder in deutscher und englischer Version vorkamen, aber die gleiche Technik darstellen, zusammengeführt und unter einem Namen zusammengefasst. Als Beispiel kann hier die Kombination der Kopfstandtechnik und der Umkehrtechnik genannt werden, da es sich hier um die gleiche Technik mit zwei unterschiedlichen Namen handelt. Tab. 1 Die 46 ausgewählten Kreativitätstechniken sortiert nach der Anzahl der Erwähnungen N≥6in der Literatur (Basis: 10 Bücher, 90 Internetseiten mit insgesamt 611 Techniken) Technik NTechnik NTechnik N Brainstorming 77 CNB 13 PMI 7 Mind Mapping 50 5 Why-Technik 12 PO 7 Sechs Denkhüte 38 SWOT 11 Reverse Brainstorming 7 Brainwriting 6-3-5 36 Attribute Listing 10 Reizbildanalyse 7 Morph. Analyse 32 Bisoziation 10 Visualisierung 7 Kopfstandtechnik 31 CPS 10 Action Plan 6 Brainwriting 27 Design Thinking 10 Brainwalking 6 Ishikawa Diagramm 27 KJ-Technik 10 Kartenumlauftechnik 6 Disney Denkstühle 27 ABC Wortliste 9 Delphi Technik 6 Osborn’s Checkliste 20 Semantische Intuition 9 Metapher Technik 6 Synektik 20 5W/5W1H-Technik 8 Pinnwandmoderation 6 TRIZ 17 Brainwriting-Pool 8 Problemlösungsbaum 6 SCAMPER 16 Clustering 8 Progressive Abstraktion 6 Analogie Technik 15 World Café 8 Relevanzbaumanalyse 6 Reizwortanalyse 14 Dotmocracy 7 Solo Brainstorming 6 Bionik 13 K Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken:... 821 Tab. 2 Prioritäten der berücksichtigten Merkmale Priorität 1 essenziell Priorität 2 wichtig Priorität 3 nachgeordnet Priorität 4 Information Prozessphase Dauer Gruppenteilung Prinzip Einzel/Gruppe Dynamik Moderator Art Schwierigkeit Interaktion Protokollant Material Teilnehmerzahl Von den 611 gefunden Techniken wurden alle ausgeschieden, die weniger als sechs Nennungen aufwiesen. Als Ergebnis blieben die in Tab. 1aufgeführten 46 Techniken übrig. Einen Überblick über die die ermittelten Kreativitätstechniken gibt Kubla (2020). Siehe dazu auch Tab. 2 im Online Supplement. 2. In einem zweiten Schritt wurden die Merkmale ermittelt, mit Hilfe derer die einzelnen Kreativitätstechniken merkmalsbasiert und übersichtlich dargestellt werden sollen. Dies basiert einerseits auf in der Literatur bereits beschriebenen fünf Merkmalen (in Tab. 2fett dargestellt), andererseits auf in weiteren Analysen ermittelten acht Merkmalen. So konnten insgesamt dreizehn Merkmale herausgearbeitet werden (Tab. 2). Für Details zur Ermittlung der Merkmale siehe Kubla (2020). 3. In einem dritten Schritt wurden für die einzelnen Merkmale Merkmalsausprägungen aus der Literatur ermittelt und in generelle Merkmalsausprägungen kondensiert. Am Beispiel des Merkmals Material wurden aus der Literatur folgende Merkmalsausprägungen ermittelt: Schreibmaterial, Visualisierungsfläche, Checklisten, Aufnahmegeräte etc. Diese wurden dann in die drei generellen Merkmalsausprägungen „Standard“, „Spezifisch“ und „Variabel“ eingeteilt. 4. In einem vierten Schritt wurde analysiert, wie essenziell die einzelnen Merkmale für die Auswahl einer Kreativitätstechnik sind. Merkmale mit der Priorität 1 sind dabei essenziell für die Auswahl einer Kreativitätstechnik, Merkmale der Priorität 2 spielen eine wichtige Rolle für die Auswahl einer Kreativitätstechnik und Merkmale der Priorität 3 haben nachgeordneten Einfluss auf die Auswahl. Die letzte Spalte enthält die Merkmale, die nur zusätzliche Informationen liefern, wie beispielsweise, ob das Ideenfindungsprinzip auf intuitiv-kreativer oder systematisch-analytischer Vorgehensweise beruht (siehe Tab. 2,3und 4). 6 Das Entscheidungsmodell für den Einsatz von Kreativitätstechniken in der Online-Kommunikation Basierend auf der Evaluationsmatrix wurde ein Entscheidungsmodell entwickelt, mit dem überprüft werden kann, ob eine Kreativitätstechnik für die Verwendung in der Online-Kommunikation geeignet ist. Hierfür wurden zunächst Anforderungen ermittelt, die für eine Eignung in der Online-Kommunikation erfüllt sein müssen. Dazu wurden die in Tab. 3dargestellten Merkmale und Merkmalsausprägungen auf ihre Anwendbarkeit in der Online-Kommunikation analysiert. Das Ergebnis bilden fünf Anforderungen. K 822 K. Waldhör, L. Kubla Tab. 3 Merkmale mit Merkmalsausprägungen und dafür verwendete Abkürzungen (in englischer Sprache, da die Abkürzungen den englischen Begriffen entsprechen) Merkmal Abk Merkmalsausprägungen Abk Merkmalsausprägungen Process Phase 1 2 3 4 Problem Specification Idea Generation Idea Evaluation and Selection Idea Implementation MP CP GA Multiple Phases Cross-Phase General Approach Individual/ Group I IG Individual Technique Individual & Group Technique G G* Group Technique Suitability for Large Groups Difficulty E M Easy (Low Difficulty) Medium (Medium Difficulty) H Hard (High Difficulty) Dynamics SI LO MO Silent Loud Moving CB VA Combination Variable Interaction NI VI PI No Interaction Verbal Interaction Physical Interaction CB VA Combination Variable Material S SP Standard Specific VA Variable Duration SD MD Short Duration Medium Duration LD VA Long Duration Variable Group Division YYes NNo Moderator Y Yes N No Secretary Y Yes N No Ideal Number of Participants S (+/–) Standard (with plus and/or minus!extra information for additional suitability for smaller and/or larger groups) VA Variable Idea- Triggering Principle IC SA CB Intuitive-Creative Systematic-Analytic Combination VA / Variable No Idea Generation Technique Type of Idea Generation FAS SAS CBT Technique of Free Association Technique of Structured Association Combination Technique CFT IMT / Confrontation Technique Imagination Technique No Idea Generation Technique Anforderung 1: Es muss sich um eine einzelne Technik wie z.B. Brainstorming und nicht um einen allgemeinen Ansatz wie z.B. Design Thinking, handeln, da hier wiederum weitere Techniken Einsatz finden können. Anforderung 2: Eignung für Einzelpersonen/Gruppen. Individualtechniken, die nicht in Gruppen eingesetzt werden können, sind nicht für die Online-Kommu- nikation von mehreren Personen geeignet. Anforderung3: Keine Bewegungsdynamiknotwendig. Beispielsweise ist ein Ortswechsel innerhalb eines Raumes bei der Verwendung eines Computers nicht sinnvoll umsetzbar. Anforderung 4: Keine physische Interaktion notwendig. Physische Interaktion ist bei der Verwendung eines Computers nicht sinnvoll umsetzbar. K Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken:... 823 Tab. 4 Evaluationsmatrix für Kreativitätstechniken mit Merkmalen (Spalten 2–14) und Merkmalsausprägungen (Zellen). Die vollständige Tabelle ist im Online- Supplement Tab. 3 zu finden Kreativitätstechnik Prozess Phase Einzel/ Gruppe Schwierigkeit Dynamik Interaktion Material Dauer Gruppenteilung Moderator Protokollant Teilnehmerzahl Prinzip Art 5Why 1 IG M LO VI S SD N Y Y S x x Reizwort 2 IG M LO VI SP MD N Y Y S +/– IC CFT Brainwalking 2 G M MO VI S SD N Y N S IC FAS PMI 3 IG M LO VI S SD N Y Y S x x Action Plan 4 IG E LO VI S SD N Y N S x x Mind Map MP IG E VA si/lo VA ni/vi SSDN YN S + CB FAS Disney CP IG M LO VI SP VA N Y Y S +/– CB SAS Design Thinking GA IG H VAVA VA VAVA Y Y VA VAVA K