Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial.

MÁSTER UNIVERSITARIO EN ESTUDIOS AVANZADOS EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS VISUALIZACIONES DE DATOS: UNA PROPUESTA PARA FACILITAR EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL [DATA VISUALIZATIONS: A PROPOSAL TO FACILITATE THE ANALYSIS OF BUSINESS INFORMATION] TRABAJO FIN DE MÁSTER Jefferson Fernando Naranjo Solis. Noviembre de 2020 Máster Universitario en Estudios Avanzados en Dirección de Empresas Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales Departamento de Economía Financiera y Dirección de Operaciones Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial [Data visualizations: a proposal to facilitate the analysis of business information] Trabajo Fin de Máster presentado para optar al Título de Máster Universitario en Estudios Avanzados en Dirección de Empresas por Jefferson Fernando Naranjo Solis, siendo el tutor del mismo el Doctor José Carlos Ruiz del Castillo. Vº. Bº. del Tutor/a: Alumno/a: D/Dª. D/Dª. Dr. José Carlos Ruiz del Castillo Jefferson F. Naranjo Solis Sevilla, noviembre de 2020 Firmado por NARANJO SOLIS JEFFERSON FERNANDO - Y7569103R el día 06/11/2020 con un certificado emitido por AC FNMT Usuarios RUIZ DEL CASTILLO JOSE CARLOS - 30493998T Firmado digitalmente por RUIZ DEL CASTILLO JOSE CARLOS - 30493998T Fecha: 2020.11.06 20:22:40 +01'00' Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 2 - MÁSTER UNIVERSITARIO EN ESTUDIOS AVANZADOS EN DIRECCIÓN DE EMPRESAS FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES TRABAJO FIN DE MÁSTER CURSO ACADÉMICO [2019-2020] TÍTULO: VISUALIZACIONES DE DATOS: UNA PROPUESTA PARA FACILITAR EL ANÁLISIS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL [DATA VISUALIZATIONS: A PROPOSAL TO FACILITATE THE ANALYSIS OF BUSINESS INFORMATION] AUTOR/A: JEFFERSON FERNANDO NARANJO SOLIS TUTOR/A: DR. D. JOSÉ CARLOS RUIZ DEL CASTILLO LÍNEA DE TRABAJO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN RESUMEN: La visualización de datos es una valiosa forma de analizar la información, permitiendo tener un acceso a los resultados de manera sencilla y eficiente, ayudándonos a generar conocimiento y tomar decisiones. En este trabajo se propone una guía sobre el uso y elección apropiada de objetos visuales que faciliten el análisis de la información empresarial y ayuden a tomar mejores decisiones. La metodología que se propone es explicada mediante ejemplos y sugiere que pasos se debería seguir para la elección de visualizaciones efectivas. El elegir un objeto visual apropiado depende de comprender lo que deseamos comunicar y las características de los datos que poseemos. PALABRAS CLAVE: Percepción visual; visualizaciones de datos; elección de un objeto visual efectivo; inteligencia de negocio (business intelligence o BI); propuesta de visualizaciones para la información empresarial. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 3 - ÍNDICE CAPÍTULO 1. CONSIDERACIONES INICIALES .................................................... 9 1.1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 9 1.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 9 1.3. OBJETIVOS ........................................................................................................ 10 Objetivo principal ........................................................................................... 10 Objetivos específicos .................................................................................... 10 1.4. METODOLOGÍA .................................................................................................. 10 Marco teórico ................................................................................................ 10 Metodología propuesta.................................................................................. 11 1.5. ESTRUCTURA .................................................................................................... 11 CAPÍTULO 2. MARCO TEÓRICO ......................................................................... 13 2.1. HISTORIA DE LA REPRESENTACIÓN DE DATOS ........................................... 13 Concepto de visualización de datos .............................................................. 13 Breve historia ................................................................................................ 13 2.2. PERCEPCIÓN DE LAS CONSULTAS VISUALES .............................................. 14 2.3. PERCEPCIÓN DE COLORES ............................................................................. 15 Semántica de los colores .............................................................................. 19 Uso especializado de colores ........................................................................ 20 2.4. PERCEPCIÓN DEL MOVIMIENTO ..................................................................... 20 2.5. TIPOS DE DATOS A REPRESENTAR ............................................................... 20 2.6. ELECCIÓN DE UN OBJETO VISUAL EFECTIVO .............................................. 22 Texto simple .................................................................................................. 23 Tablas ........................................................................................................... 23 Mapas de calor ............................................................................................. 24 Gráficos ........................................................................................................ 24 Puntos (diagramas de dispersión) .................................................. 25 Líneas ............................................................................................ 25 2.6.4.2.1 Gráfico de líneas ......................................................................... 26 2.6.4.2.2 Gráfico de pendiente ................................................................... 26 Barras ............................................................................................. 27 2.6.4.3.1 Barras verticales apiladas............................................................ 29 2.6.4.3.2 Barras horizontales...................................................................... 30 2.6.4.3.3 Barras horizontales apiladas ....................................................... 31 2.6.4.3.4 Gráfico de cascada...................................................................... 32 Gráfico de áreas ............................................................................. 33 Otros tipos de gráficos .................................................................... 33 Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 4 - 2.7. REPRESENTACIONES GEOGRÁFICAS DE DATOS ........................................ 33 CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA PROPUESTA ..................................................... 37 3.1. IMPORTANCIA DEL USO DE LAS VISUALIZACIONES DE DATOS EN UNA EMPRESA Y SUS PRINCIPALES BENEFICIOS ................................................ 37 3.2. USO DE LA SEMÁNTICA DE COLORES PARA LOS PRINCIPALES RUBROS QUE COMPONEN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA ........... 38 3.3. PROPUESTA DE VISUALIZACIONES PARA LAS PRINCIPALES BASES DE DATOS DE LA EMPRESA. ................................................................................. 41 Clientes (deudores o cuentas por cobrar)...................................................... 41 Inmovilizado material (propiedades, planta y equipo) .................................... 45 Proveedores (acreedores o cuentas por pagar) ............................................ 50 Ingresos (ventas) .......................................................................................... 52 Gastos operativos ......................................................................................... 56 CAPÍTULO 4. CONCLUSIONES ........................................................................... 61 4.1. Conclusiones específicas ................................................................................. 61 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 63 Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 5 - Relación de Figuras Figura 2.1. Ejemplo del acto de la percepción............................................................. 15 Figura 2.2. Canales de colores-oponentes .................................................................. 16 Figura 2.3. Saturación de colores para representar mayor cantidad o valor. ............... 20 Figura 2.4. Clasificación de los tipos de datos. ........................................................... 21 Figura 2.5. Ejemplo de representación en un gráfico alternativo al gráfico de barras verticales apilado. ....................................................................................................... 29 Figura 2.6. Ejemplo de representación sugerida mediante un gráfico de barras verticales apilado. ....................................................................................................................... 30 Figura 2.7. Ejemplo de representación alternativa al gráfico de barras horizontales apiladas. ..................................................................................................................... 31 Figura 2.8. Ejemplo de representación sugerida mediante un gráfico de barras horizontales apiladas. ................................................................................................. 32 Figura 2.9. Ejemplo de representación con gráfico de cascada. ................................. 32 Figura 2.10. Ejemplo de representación con gráfico de áreas. .................................... 33 Figura 3.1. Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa JN ................................................................................................................................... 39 Figura 3.2. Representación sugerida con semántica de colores del resumen del balance y cuenta de pérdidas y ganancias. .............................................................................. 40 Figura 3.3. Representación sugerida con semántica de colores incluyendo un objeto visual a las cifras del balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa JN. ............................................................................................................... 40 Figura 3.4. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de clientes - identificación de clientes con mayor saldo adeudado y composición por agrupación de antigüedad de cuentas por cobrar. .............................................................................. 43 Figura 3.5. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de clientes - importe de cuentas por cobrar por factura y días de antigüedad. ................................ 43 Figura 3.6. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de clientes - representación del saldo de provisión de cuentas de dudoso cobro frente al total de cuentas por cobrar y porcentaje de cuentas por cobrar con relación a las ventas totales. ................................................................................................................................... 44 Figura 3.7. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de clientes - representación geográfica de las cuentas por cobrar a clientes. ................................. 44 Figura 3.8. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - resumen por tipo de inmovilizado material, amortización acumulada y comportamiento de estos componentes a lo largo de los períodos de estudio. ........... 47 Figura 3.9. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - composición por tipo de inmovilizado material según su valor neto en libros en distintos períodos. ....................................................................................................... 47 Figura 3.10. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - gráfico de línea de tendencia del valor neto en libros del inmovilizado material. ................................................................................................................................... 48 Figura 3.11. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - composición del costo de adiciones y bajas por tipo de inmovilizado material en distintos períodos. .................................................................................................. 48 Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 6 - Figura 3.12. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - gráfico de líneas de tendencias del costo de adiciones y bajas de inmovilizado material y top 5 de estas transacciones. ..................................................................... 48 Figura 3.13. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - identificación de la relación entre la vida útil asignada y el tipo de inmovilizado material y su tendencia durante distintos períodos. .................................................... 49 Figura 3.14. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - identificación de diferencias entre la vida útil asignada a los distintos tipos de inmovilizado versus la política de vidas útiles de la empresa. ..................................... 49 Figura 3.15. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - identificación de proveedores con mayor saldo y composición por agrupación de antigüedad de cuentas por pagar................................................................................ 51 Figura 3.16. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - importe de cuentas por pagar por factura y días de antigüedad. .............................. 52 Figura 3.17.Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - representación geográfica de las cuentas por pagar a proveedores. ........................ 52 Figura 3.18. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - gráficos de líneas de tendencia mensual de ventas y costo de ventas. .................................... 54 Figura 3.19. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - determinación del margen bruto, porcentaje de rentabilidad frente a las ventas y tendencia mensual. ..................................................................................................... 55 Figura 3.20. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - composición de las ventas por tipo de producto, comparación período sobre período. ................................................................................................................................... 55 Figura 3.21. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - composición de las ventas por cliente y tipo; gráfico de dispersión de magnitud de ventas del período actual y variación respecto al período anterior. ........................................ 56 Figura 3.22. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de asientos de diario de gastos operativos - total de gastos operativos y composición por categoría durante distintos períodos. ....................................................................................................... 58 Figura 3.23. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de asientos de diario de gastos operativos - tendencia mensual y agrupación por estratificación de importes de gastos operativos en distintos periodos. ..................................................................... 58 Figura 3.24. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de asientos de diario de gastos operativos - ratio de gastos sobre ventas. ....................................................... 59 Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 7 - Relación de Tablas Tabla 2.1. Eventos históricos importantes para la visualización de datos. .................. 14 Tabla 2.2. Propiedades de los canales de colores ...................................................... 19 Tabla 2.3. Datos utilizados para las representaciones según el objeto visual. ............ 22 Tabla 2.4. Ejemplo de representaciones con texto simple. ......................................... 23 Tabla 2.5. Ejemplo de representaciones con tablas. ................................................... 24 Tabla 2.6. Ejemplo de representaciones con mapas de calor. .................................... 24 Tabla 2.7. Ejemplo de representación con gráfico de puntos (diagrama de dispersión). ................................................................................................................................... 25 Tabla 2.8. Ejemplo de representaciones con gráficos de líneas. ................................. 26 Tabla 2.9.Ejemplo de representación con gráfico de pendiente. ................................. 27 Tabla 2.10. Ejemplo de mala representación con gráficos de barras. ......................... 28 Tabla 2.11. Ejemplo de representaciones con gráficos de barras. .............................. 28 Tabla 2.12. Ejemplo de representaciones con gráficos de barras horizontales. .......... 31 Tabla 2.13.Tipos de mapas que se pueden crear con softwares de inteligencia de negocio ....................................................................................................................... 35 Tabla 3.1. Definición de los principales rubros que componen los estados financieros. ................................................................................................................................... 38 Tabla 3.2. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de clientes..................................................................... 42 Tabla 3.3. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de inmovilizado ............................................................. 46 Tabla 3.4. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar los datos de proveedores. ........................................................................ 51 Tabla 3.5. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de facturación. .............................................................. 54 Tabla 3.6. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de asientos de diario de gastos operativos. .................. 57 Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 14 - Año Autor Campo de estudio 1869 C.J. Minard Elaboró un conocido gráfico de pérdida de soldados en la invasión y retirada del ejército de Napoleón en Rusia 1812-1813. 1911 Henry L. Gantt Planificó los tiempos industriales de forma sistemática por medio del denominado diagrama de Gantt. 1913 Herzprung Rusell Creó el diagrama para el estudio de la luminosidad y temperatura de color de las estrellas. 1924 Otto Neurath Creó “Isotype”, que es un sistema de representaciones icónicas para complemento de los textos Tabla 2.1. Eventos históricos importantes para la visualización de datos. Fuente: Elaboración propia a partir de (Valero Sancho, et al., 2014) Podemos decir que el uso de visualizaciones para representar datos está presente en casi cualquier ámbito que podamos pensar, esto ha permitido simplificar la información, medirla, compararla, explicarla, transformando los datos en conocimiento. 2.2. PERCEPCIÓN DE LAS CONSULTAS VISUALES Si llegamos a un consenso podemos asegurar que el sentido que más utilizamos para entender nuestro entorno es la vista (aunque sin duda existirán criterios y estudios que objeten esta idea), desde que despertamos e iniciamos nuestras actividades recopilamos información visual por medio de nuestros ojos, la cual es transmitida a nuestro cerebro y en fracciones de segundo ejecutamos nuestras tareas. Los estudios científicos han establecido que nuestro cerebro almacena de su entorno visual únicamente una pequeña parte de la información que percibe, y frecuentemente sirve para ejecutar las tareas que estamos realizando en ese momento. El cerebro, como todo sistema biológico, ha llegado a optimizarse por miles de años de evolución. Mantener una copia del mundo en nuestro cerebro sería un enorme desperdicio de recursos cognitivos y completamente innecesario. Es mucho más eficiente tener acceso rápido al mundo actual, mirando solo lo que nosotros necesitamos atender y solo atendiendo lo que nosotros necesitamos, para la tarea que tenemos a mano (Ware, 2010). Cuando nosotros queremos extraer información visual de nuestro entorno movemos nuestros ojos dirigiéndolos hacia el objetivo de análisis, esto se debe a que podemos percibir la información únicamente con la parte central de nuestros ojos (área fóvea) y el resto de las áreas nos permite tener un panorama general del entorno, pero se consideran como puntos ciegos para la recolección de información de las tareas cognitivas que necesitemos realizar. A continuación, podemos explicar con un ejemplo lo que se describe anteriormente (Ware, 2010). Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 15 - Figura 2.1. Ejemplo del acto de la percepción Fuente: Ware, C., 2010. Visual thinking for design. Primero debemos mirar las letras y líneas. Se empieza con la M y siguiendo la secuencia de líneas y letras observamos que palabra está deletreada. Te encontrarás a ti mismo haciendo una serie de movimientos de ojos enfocando tu atención visual en una pequeña área de cada letra sucesivamente. De hecho, notarás los rostros en el fondo, pero como tu realizas esta tarea, ellos se alejarán de tu conciencia. Siguiente, mira los rostros y trata de interpretar sus expresiones. Te encontrarás a ti mismo enfocando sucesivamente a cada uno de estos rostros y sus características específicas, tal como la boca u ojos, pero también como tú haces esto, las letras y líneas se alejarán de tu conciencia (Ware, 2010). En consecuencia, podemos establecer que para usar nuestro sistema visual en tareas cognitivas es necesario enfocar nuestra atención a patrones o características específicas que después son recopiladas y procesadas por nuestro cerebro. Para lograr que el objetivo visual sea fácil de ser captado por el ojo humano, los estudios muestran que hay que hacerlo resaltar de su entorno; es decir, dotarle de características particulares en su forma, color, tamaño y/o movimiento. Existen otras consideraciones que se deberán tomar en cuenta para representar un objeto visual, como: cual es el objetivo de su presentación, qué mensaje se desea transmitir, quiénes serán los usuarios de esto, entre otras. 2.3. PERCEPCIÓN DE COLORES Tener la capacidad de identificar los colores es un mecanismo generado por la evolución de nuestra especie, nos ha servido desde tiempos inmemoriales para señalizar y obtener información de nuestro entorno. ¿Se imaginan un mundo visto desde la perspectiva visual de los animales que comen pasto (de color gris)?, sería mucho más complicado identificar las condiciones en las que se encuentran nuestros alimentos, las señales perderían importancia para llamar nuestra atención (aunque posiblemente Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 16 - hubiéramos desarrollado otras habilidades en nuestros sentidos), lo que es cierto, es que actualmente nuestra perspectiva del mundo es muy colorida y hemos utilizado esas características para asociar atributos a ciertas cosas dotándolos de un significado. El color es una de las herramientas más abusadas y descuidadas en la visualización de datos: abusamos de él cuando hacemos malas elecciones de color y lo descuidamos cuando confiamos en valores predeterminados de software deficientes. Sin embargo, a pesar de su tratamiento históricamente deficiente por parte de ingenieros y usuarios finales, si se usa con prudencia, el color no tiene rival como herramienta de visualización (Steele & Iliinsky, 2010). La teoría del proceso oponente de la visión de (Ware, 2010) nos menciona que hay 3 canales de colores que percibimos: el rojo-verde; amarillo-azul y blanco-negro; la combinación de estos nos permite identificar los distintos colores, sus tonos o matices. A continuación, se muestra una figura que interpreta esta teoría. Figura 2.2. Canales de colores-oponentes Fuente: Ware, C., 2010. Visual thinking for design. El uso adecuado de los colores para un diseño se debería basar en estos canales y las propiedades de estos, según el estudio realizado por (Ware, 2010) los podríamos resumir en la siguiente tabla. Propiedad del canal Descripción Ejemplo Contraste El efecto del contraste simultaneo consiste en que distorsiona la apariencia de una parte del color en la manera en que incrementa la diferencia entre el color y su entorno. Aunque el contraste a menudo se piensa como una ilusión, una clase de error visual, el mecanismo de contraste nos ayuda a ver el color de la superficie en el mundo real. Ambas barras son del mismo tono. Tonos únicos La teoría de proceso-oponente sugiere que los colores negro, blanco, rojo, verde, amarillo y azul son especiales. Cada uno representa cuándo hay una señal fuerte (positiva o negativa) en uno de los canales y una señal neuronal en los otros dos canales. La mayoría de los humanos acuerdan que estos son los coles básicos que usan. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 17 - Propiedad del canal Descripción Ejemplo Sensibilidad al detalle espacial Los patrones muestran que nosotros podemos percibir formas largas representadas a través de un fondo de color, pero si las formas son muy finas es mucho más difícil percibirlas, a menos que los expresamos a través de contrastes negro-blancos. Luminancia, claridad y brillo La luminancia se refiere a la cantidad física de luz que puede ser medida por un instrumento como un fotómetro. El termino claridad es usado cuando discutimos sobre superficies de colores, y brillo es generalmente usado cuando se habla de la cantidad de luz emitida. Movimiento El canal de luminancia de nuestro sistema visual puede transmitir información de movimiento de una forma mucho más efectiva que los canales cromáticos. Cuando las figuras en movimiento se muestran solo en rojo y verde, su movimiento parece ralentizarse. Profundidad estereoscópica Esta es una clase de información de profundidad que nosotros conseguimos por tener dos ojos. El procesamiento cerebral de la información de profundidad estereoscópica se realiza a través del canal de luminancia. Formas a partir de la sombra El canal de luminancia puede procesar las formas a partir de las sombras, mientras los canales cromáticos no pueden. En el ejemplo, una fotografía de una superficie sombreada ha sido manipulada para que la secuencia de negro-blanco sea rojoverde. De este modo, la fotografía ha perdido virtualmente su significado. Saturación Los colores más saturados son aquellos que representan señales fuertes en uno o en ambos de los canales cromáticos. Luminancia no lineal El canal de luminancia es no lineal. Nosotros somos más sensibles a diferenciar grises oscuros que a diferentes luces, aunque este efecto también depende del fondo. Con un fondo gris oscuro, nuestra sensibilidad incrementa a diferencias en el rango medio de grises. Con un fondo claro, nuestra sensibilidad incrementa a diferencias cerca al blanco. Este efecto es en ocasiones llamado agudizamiento (o sharpening) Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 18 - Propiedad del canal Descripción Ejemplo Segmentación de color Los sistemas visuales tienen una fuerte tendencia a segmentar los colores que cambian suavemente en regiones que consisten en tonos únicos. Nota como el ojo tiende a dividir la variación de colores en los cuadrados en la imagen derecha y en regiones de rojo, verde, amarillo y azul en la imagen izquierda. Daltonismo Las personas que son daltónicas (alrededor del 8% de los hombres y solo el 0,5% de las mujeres), no distinguen claramente el canal rojo-verde. Ellos pueden distinguir colores que difieren en la dirección amarillo-azul, y su habilidad para mirar la escala de grises es inafectada. El daltonismo del canal amarillo-azul es mucho menos común. Las personas daltónicas no podrán distinguir el recuadro verde dentro de su contorno de colores rojos a diferencia que la mayoría podrán identificar el recuadro amarillo dentro de su contorno de colores azules. Colores cromáticos como propiedades de superficie Una mayor función del proceso visual es permitiros percibir las propiedades de las superficies en el entorno, en lugar de, la cantidad de luz que proviene de esas superficies. La adaptación en los receptores significa que somos relativamente insensibles a los cambios generales en los niveles de luz. Los mecanismos de contraste nos hacen más sensibles a los cambios locales en los colores de la superficie, en lugar de a las diferencias de luz y sombra en una escena. Color y atención Los mecanismos cerebrales de búsqueda de patrones pueden ajustarse al color. Esto permite búsquedas visuales rápidas de cosas que son de colores particulares. Pero la búsqueda de color también depende de cuántos otros colores haya en el entorno. Si todo el mundo es gris, una mancha de colores vivos resaltará. Si el mundo es un derroche de color, la búsqueda visual de un tono particular se vuelve difícil. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 19 - Propiedad del canal Descripción Ejemplo Apariencia de los colores Solo se necesita una combinación de tres luces (roja, verde, y azul) para crear una gama completa de colores (por ejemplo, una imagen fotográfica reproducida en un monitor de computadora), y es por eso por lo que se dice que la visión del color es tridimensional. Sin embargo, la apariencia del color tiene más de tres dimensiones. La razón es espacial. Una mancha de color nunca se ve aisladamente y su apariencia se ve afectada por los colores que la rodean, su orientación con respecto a la fuente de luz ya sea que se perciba dentro o fuera de la sombra, la textura de la superficie en la que se encuentra, y así sucesivamente. Los colores como el marrón y el verde oliva solo se producen a través del contraste con los colores circundantes. Una mancha de color que parece marrón cuando se ve sobre un fondo blanco se percibirá como naranja cuando se vea aisladamente en una habitación oscura. Esta demostración de R. Beau Lotto de la Universidad de Londres muestra como la luz y sombra puede afectar nuestra percepción. El (aparente) cuadro marrón en el centro de arriba es exactamente del mismo color que el (aparente) cuadro amarillo del centro de la cara frontal del cubo. Tabla 2.2. Propiedades de los canales de colores Fuente: Elaboración propia a partir de (Ware, 2010) Cuando se usa con moderación, el color es una de las herramientas más poderosas que se tiene para llamar la atención de la audiencia. Hay que resistir a la tentación de usar el color por el simple hecho de ser colorido; en su lugar, hay que aprovechar el color de forma selectiva, como una herramienta estratégica para resaltar las partes importantes de la imagen. El uso del color siempre debe ser una decisión intencionada. ¡Nunca permita que su herramienta tome esta importante decisión por usted! (Nussbaumer Knaflic, 2015) Lo más importante que podríamos destacar del uso de colores es que nos permite otorgar características a la información que deseamos representar. Los colores primarios nos permitirán generar un mensaje hacia el usuario de la información de manera más contundente. Hay que mencionar que cualquier teoría para el uso de colores tiene su parte subjetiva y no debería limitar a quien pretende diseñar sus objetos visuales, ya que la imaginación y creatividad juegan un rol fundamental dentro del diseño. Semántica de los colores Existen colores que nuestra cultura los ha interiorizado y les ha dado un significado propio, por ejemplo: el color verde lo asociamos a naturaleza, seguridad, ir hacia adelante; rojo a peligro, prohibición, detenerse, calor; azul a estabilidad, agua, frio; blanco a paz, pureza; y negro a oscuridad, noche, incertidumbre. Estos significados son otorgados por la propia cultura y pueden variar mucho dependiendo de esta; por ejemplo: en China el color rojo es utilizado para simbolizar buena fortuna. Por lo tanto, es indispensable conocer a qué tipo de usuarios se dirige el mensaje que busquemos representar a través de los objetos visuales. Un significado adicional que podemos apreciar de los colores es que a medida que más contrastan del color de su superficie y tienen una mayor saturación dentro de una secuencia, representan que poseen un mayor valor o cantidad. Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 20 - Figura 2.3. Saturación de colores para representar mayor cantidad o valor. Fuente: Elaboración propia Uso especializado de colores Existen visualizaciones y objetos que a lo largo del tiempo les hemos asignado colores específicos para representar sus atributos; del conjunto de estas visualizaciones podemos mencionar como ejemplo a los mapas, que pueden ser de tipo geográfico, de radiación, transporte, stock de inventarios, u otros varios. Los mapas geográficos tienen una secuencia de colores establecida, donde podemos identificar que las áreas de color verde representan bosques, parques; las áreas de color gris claro representan las zonas urbanas de la ciudad; el color azul representa los ríos, lagos, estanques; las carreteras son representadas de color amarillo; entre otros. Si quisiéramos usar únicamente una escala de grises para representar las distintas áreas de un mapa geográfico, se generaría muchas confusiones y el proceso de percepción sería más complejo y frustrante. Por lo tanto, el uso especializado de secuencia de colores permite percibir el análisis espacial (especialmente basado en mapas) de una manera más efectiva. 2.4. PERCEPCIÓN DEL MOVIMIENTO A lo largo de nuestra evolución, el movimiento ha sido percibido por nuestro cerebro como un método de alerta para llamar nuestra atención, y ha sido muy útil para nuestra supervivencia. El uso del movimiento en objetos visuales ha sido mal utilizado en diversas ocasiones; como ejemplo podemos mencionar a aquellos anuncios publicitarios que aparecían de manera común en las páginas web y que a pesar de que llamaban nuestra atención, eran bastante molestos, conocíamos el fin que perseguían y pasaban a ser ignorados; hoy en día, la mayor parte de diseñadores de páginas web consideran que utilizar este tipo movimiento en los objetos visuales es una mala idea para captar la atención de los usuarios. Sin embargo, existen parámetros y ocasiones en las que resulta muy ventajoso utilizar visualizaciones con movimiento o animadas ya que biológicamente nuestro campo visual.es muy sensibles al movimiento. En una visualización, la animación puede ayudar al trabajo de un espectador a través de la lógica detrás de una idea, mostrando los pasos intermedios y su transición, o mostrando cómo los datos recopilados cambian a lo largo del tiempo. Una imagen en movimiento puede ofrecer una perspectiva nueva o invitar a los usuarios a profundizar en los datos presentados. Una animación también puede suavizar el cambio entre dos vistas, incluso si no hay un componente temporal en los datos (Steele & Iliinsky, 2010). 2.5. TIPOS DE DATOS A REPRESENTAR Los datos simbolizan hechos, elementos, sucesos, etc., de nuestro entorno y los utilizamos para representar variables cuantitativas o cualitativas. Habitualmente cualquier campo de estudio o investigación se basa en el análisis de un conjunto de datos a través del cual se fundamenta sus teorías y conclusiones. Los datos pueden ser representados de forma numérica, alfabética, en símbolos y una combinación de estos; los podríamos clasificar y agrupar de la siguiente manera: Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 21 - Figura 2.4. Clasificación de los tipos de datos. Fuente: Elaboración propia Siguiendo el contexto de las visualizaciones, los datos pueden ser representados de manera más efectiva por sus características a través de ciertos objetos visuales. Resulta muy importante mencionar que prácticamente todas las visualizaciones de datos se crean a partir de variables cuantitativas y cualitativas; de otro modo, si las intentáramos analizar por separado, representarían únicamente datos y no información, con la cual podamos trabajar. A continuación, en la Tabla 2.3 se resume que tipos de datos se usa frecuentemente para ciertos objetos visuales y cuál es el uso común que se les da. Objeto visual (gráficos) Tipo de datos Uso común que se les da Texto simple Una o muy pocas variables cuantitativas y/o cualitativas. Ayudan a representar una idea a través de un valor acompañado por un texto (una descripción o frase). Tablas Admite prácticamente cualquier dato cuantitativo y cualitativo. Funcionan bien en las comparaciones cuantitativas entre elementos cuando hay muchas categorías. Mapas de calor Utiliza principalmente datos cuantitativos en tablas bidimensionales. Permiten identificar valores que representan puntos de interés para los usuarios. Puntos o diagramas de dispersión Utiliza principalmente datos cuantitativos de dos variables distintas. Permiten relacionar variables cuantitativas distintas, para determinar si existe algún tipo de dependencia o no. • Enteros, • Decimales, • Porcentajes, • Monedas, • Etcétera. • Letras, • Texto: o Categorías, o Descripciones, o Ubicaciones, • Etcétera. • Identificación, • Códigos, • Fecha, • Fecha y hora, • Etcétera. Datos numéricos Datos alfabéticos Datos en símbolo Combinación de datos Variables cuantitativas Variables cualitativas (forma de expresión a la que se le atribuye un significado convencional socialmente aceptado) Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 22 - Objeto visual (gráficos) Tipo de datos Uso común que se les da Líneas Utiliza datos cuantitativos, y cualitativos que expresen un período de tiempo. Son utilizadas principalmente para observar tendencias dentro de un período de tiempo determinado. Barras Utiliza datos cuantitativos, y cualitativos que representen principalmente categorías y casi cualquier otro atributo. Permiten comparar rápidamente datos por atributos cualitativos, visualizar tendencias, valores mínimos, máximos o atípicos Cascada Utiliza principalmente datos cuantitativos que expresan valores de inicio, entrada (números positivos) y salida (números negativos). Permite identificar un flujo de valores desde un inicio hasta llegar a su monto total acumulado. Circulares Utiliza datos cuantitativos, y cualitativos que representen principalmente categorías y casi cualquier otro atributo. La mayor parte de estos gráficos solo acepta una variable cuantitativa. Ayudan a mostrar la relación de las partes con un todo Diagrama de árbol Utiliza datos cuantitativos, y cualitativos que representen principalmente categorías, y casi cualquier otro atributo. La mayor parte de estos gráficos solo acepta una variable cuantitativa. Ayudan a relacionar diferentes segmentos de los datos con la totalidad del conjunto Mapas Requieren datos cuantitativos, y datos cualitativos que expresen una ubicación (códigos postales, abreviaturas de países, geocodificación, etc.) Permiten asociar información cuantitativa y otros atributos con ubicaciones espaciales. Tabla 2.3. Datos utilizados para las representaciones según el objeto visual. Fuente: Elaboración propia. La Tabla 2.3 describe únicamente los datos más comunes que son utilizados en estos tipos de objetos visuales y no representan una regla, ya que el campo de la visualización es subjetivo y está abierto a interpretar datos de diversos sectores, los mismos que son heterogéneos por naturaleza. A continuación, se describe de manera más detallada a estos objetos visuales y su uso. 2.6. ELECCIÓN DE UN OBJETO VISUAL EFECTIVO Existen un sinnúmero de tipos de objetos visuales que nos permiten representar los datos, la tarea importante radica en elegir cuáles de estos representan de forma efectiva y clara los resultados de nuestro análisis, que posteriormente servirán como base para fundamentar una idea o decisión. Es indudable que solo unos pocos objetos visuales son los que frecuentemente utilizamos, debido a que cumplen su objetivo y han sido apropiados por nuestra sociedad. Esto puede parecer contradictorio, pero el éxito en la visualización de datos no comienza con la visualización de datos. Más bien, antes de comenzar el camino de la creación de una visualización o comunicación de datos, se debe prestar atención y tiempo a comprender el contexto de la necesidad a comunicar (Nussbaumer Knaflic, 2015). Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 23 - A continuación, describiremos los principales objetos visuales que utilizamos y sirven para expresar los datos o información de manera efectiva y clara. Las descripciones y ejemplos han sido elaborados a partir de (Nussbaumer Knaflic, 2015). Texto simple Cuando tenemos uno o dos números para comunicar, usar el texto simple puede ser una excelente herramienta para representar la información. Es probable que usar algún gráfico sea más atractivo visualmente, pero en condiciones donde los datos son muy limitados resulta poco eficiente y algo innecesario; una mejor idea es transmitir un mensaje directo a través de un texto que pueda expresar los resultados de manera clara. Para el ejemplo; en la primera figura, el gráfico no ayuda mucho en la interpretación de los números; en cambio, en la segunda figura, una oración simple es más efectiva. En este caso, encontrar la magnitud actual de los números (20% y 41%) ayuda a interpretar y entender el cambio. Mala representación Representación sugerida Tabla 2.4. Ejemplo de representaciones con texto simple. Fuente: Elaboración propia a partir de (Nussbaumer Knaflic, 2015) Tablas Las tablas interactúan con nuestro sistema verbal, lo que significa que las leemos. Cuando tenemos una tabla en frente normalmente ubicamos la información que queremos analizar y la leemos entre filas y columnas, o comparamos sus valores. Por lo tanto, las tablas son excelentes precisamente para eso: permiten comunicarse con una audiencia mixta cuyos miembros buscarán cada uno su fila particular de interés. Su uso resulta muy válido cuando se quiere comunicar varias unidades de medida diferentes. Es importante mencionar que en las tablas se debe destacar los datos y no sus bordes. Incluso, si el tipo de información lo permite; resulta muy apropiado ordenar los datos e incorporar algún elemento visual, como se muestra en el siguiente ejemplo. Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 30 - Figura 2.6. Ejemplo de representación sugerida mediante un gráfico de barras verticales apilado. Fuente: Elaboración propia 2.6.4.3.2 Barras horizontales Se considera uno de los mejores gráficos para representar diferentes categorías, porque es extremadamente fácil de leer. Podemos decir que es bastante útil si los nombres de las categorías son largos, ya que el texto se escribe de izquierda a derecha, como lee la mayoría de las audiencias. Además, la estructura del gráfico de barras horizontales es tal que nuestros ojos llegan a los nombres de las categorías antes de los datos reales. Esto significa que en el momento en que llegamos a los datos, ya sabemos lo que representan (en lugar de ir y venir, lo que hacen nuestros ojos entre los datos y los nombres de categorías con gráficos de barras verticales). Al igual que en los gráficos de barras verticales, se recomienda ordenar la información para que el proceso de percepción visual de nuestra audiencia sea más efectivo. Como los gráficos de barras verticales, los horizontales pueden ser de una, dos y múltiples series. Para el ejemplo, supongamos que tenemos una base de cuentas por cobrar, queremos determinar el top 6 de los clientes que mayor valor adeudan e identificar los importes máximos y mínimos dentro de este intervalo. Como se muestra a continuación, las conclusiones que podemos obtener son básicamente las mismas que hemos descrito para la Tabla 2.11, ya que las gráficas alternativas utilizadas (en función al tipo de datos) nos muestran una percepción visual limitada, ya que no podríamos identificar con facilidad qué valor es mayor entre el cliente “C” o “F”, y tampoco es fácil identificar qué valor es menor entre el cliente “A” y “E”. Con la representación sugerida mediante un gráfico de barras horizontales podemos observar los resultados de una manera mucho más efectiva, además que a diferencia de los otros gráficos este nos permite incluir múltiples series para representar diferentes periodos. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 31 - Representación en un gráfico alternativo Representación sugerida Serie simple: Múltiples series: Tabla 2.12. Ejemplo de representaciones con gráficos de barras horizontales. Fuente: Elaboración propia 2.6.4.3.3 Barras horizontales apiladas De manera similar al gráfico de barras verticales apiladas, los gráficos de barras horizontales apiladas se pueden usar para mostrar los totales en diferentes categorías y visualizar subcomponentes dentro de estas. También pueden ser utilizados para comparar el porcentaje con el que cada variable contribuye al total (especialmente en una escala de 0% a 100%). Por ejemplo, este enfoque puede funcionar bien para visualizar los datos recopilados de una encuesta a lo largo de una escala “Likert” (una escala que se usa comúnmente en las encuestas que varían de totalmente en desacuerdo a totalmente de acuerdo), como se muestra en la Figura 2.8. Cabe mencionar que el objetivo de esta escala es determinar el nivel de satisfacción de los encuestados. A continuación, se muestran los mismos datos de la encuesta “Likert” en un gráfico de barras tradicional. Figura 2.7. Ejemplo de representación alternativa al gráfico de barras horizontales apiladas. Fuente: Elaboración propia Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 32 - Figura 2.8. Ejemplo de representación sugerida mediante un gráfico de barras horizontales apiladas. Fuente: Elaboración propia y a partir de (Nussbaumer Knaflic, 2015) En el ejemplo presentado en la Figura 2.7 podemos concluir que la representación de los resultados de una encuesta “Likert” a través de un gráfico de barras horizontales tradicional no es muy efectivo para comunicar el mensaje que se desea transmitir, y la percepción visual que tenemos de esto es bastante confusa, ya que no podemos identificar de forma general el nivel de satisfacción de los encuestados; en cambio, la representación de los resultados de esta encuesta mediante un gráfico de barras horizontales apiladas como se muestra en la Figura 2.8, nos permite visualizar fácilmente de forma general los grados de satisfacción de los encuestados al identificarlos agrupados de manera vertical. 2.6.4.3.4 Gráfico de cascada El gráfico de cascada se puede utilizar para separar los subcomponentes de un gráfico de barras apiladas y enfocarlas de una en una, o para mostrar un punto de partida, aumentos, disminuciones, y el punto final resultante. La mejor manera de ilustrar el uso de un gráfico de cascada es mediante un ejemplo específico. Imaginemos que deseamos comprender y comunicar cómo ha cambiado la plantilla de empleados durante el último año en su empresa. Figura 2.9. Ejemplo de representación con gráfico de cascada. Fuente: Elaboración propia Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 33 - En esta figura podemos ver el número de empleados al inicio del período de estudio, las adiciones y bajas que se han dado durante el año y la barra final representa el número de empleados al cierre del período de estudio. Existe un incremento neto de empelados de un 26% al cierre del período. Gráfico de áreas Es recomendable evitar la mayoría de los gráficos de áreas. Los ojos de los humanos no hacen un gran trabajo atribuyendo valor cuantitativo al espacio bidimensional, lo que puede hacer que los gráficos de área sean más difíciles de leer que algunos de los otros tipos de objetos visuales que hemos discutido. Por esta razón, es recomendable evitarlos, con una excepción: cuando se necesita visualizar números de magnitudes muy diferentes. La segunda dimensión que se obtiene usando un cuadrado para esto (que tiene tanto alto como ancho, en comparación con una barra que solo tiene alto o ancho) permite que esto se haga de una manera más compacta que con una sola dimensión. Figura 2.10. Ejemplo de representación con gráfico de áreas. Fuente: Nussbaumer Knaflic, C., 2015. Storytelling with data: a data visualization guide for business professionals Otros tipos de gráficos Existen muchos otros tipos de gráficos disponibles; inclusive, en la actualidad hay comunidades virtuales que comparten sus creaciones continuamente; por ejemplo, se puede mencionar entre las más importantes a la comunidad de Power BI, Tableau, Qlik y muchas más. Lo importante es elegir un gráfico que permita transmitir claramente el mensaje a su audiencia, que la percepción visual del objeto sea efectiva y no necesariamente solo atractiva. Los gráficos con los que estamos menos familiarizados probablemente no son comprensibles para la mayoría de las audiencias. La lista de objetos visuales descritos en este apartado no debe considerarse como definitiva, la elección del gráfico depende directamente de los datos que se tenga y el mensaje que se desee interpretar o transmitir para un posterior análisis. 2.7. REPRESENTACIONES GEOGRÁFICAS DE DATOS Las representaciones geográficas de datos son herramientas de visualización muy efectivas, han sido utilizadas desde hace cientos de años y las podemos encontrar en diversos campos de estudio. Hoy en día, este tipo de visualizaciones son muy populares, debido a que estamos más inmersos en un mundo globalizado, si entramos en el contexto de una empresa multinacional, le resulta muy importante representar los datos de sus distintas sucursales, permitiéndole tener una visión del rendimiento de su negocio en sus distintos puntos de venta, enfocarse en aquellos más rentables, impulsar estrategias de marketing en aquellos menos rentables o decidir cerrarlos si no generan las expectativas deseadas; estos son ejemplos breves de cuán beneficioso puede ser utilizar este tipo de representaciones. Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 34 - Es importante tener en cuenta que los mapas, igual que cualquier otro tipo de vista, tienen un propósito concreto: responden a preguntas espaciales (Tableau Software, Llc., 2020) A continuación, se detallan algunos ejemplos de preguntas espaciales: • ¿Qué ciudad de España tiene el mayor número de supermercados?, • ¿En cuáles países se concentra la mayor parte de ventas de mi empresa?, • ¿Cuáles ciudades son las que consumen la mayor cantidad de (un determinado producto)?, • ¿Cuáles son las estaciones de metro más concurridas en Madrid? Es importante tener en cuenta que no todas las preguntas espaciales se representan de mejor manera a través de mapas, en ocasiones resulta más útil representarlas mediante una visualización tradicional, como un gráfico de barras, los cuales pueden permitir captar la información de manera más simple, ya que podremos ordenar los resultados e identificar claramente cuáles son por ejemplo las ciudades de España que tienen mayor número de supermercados. Una regla general es preguntarse si otra vista le ayudaría a responder a la pregunta más rápidamente o más fácilmente. Aunque el diseño sea bueno, si los datos son confusos o no son muy representativos, corre el riesgo de que los usuarios los malinterpreten (Tableau Software, Llc., 2020). En la siguiente tabla podemos detallar distintos tipos de mapas que pueden ser creados con softwares de inteligencia de negocio. Tipo de mapa Descripción Visualización Mapas de símbolos proporcionales Los mapas de símbolos proporcionales son perfectos para mostrar valores cuantitativos de ubicaciones individuales. Pueden mostrar uno o dos valores cuantitativos por ubicación (un valor codificado con tamaño y, en caso necesario, otro codificado con color). Por ejemplo, puede trazar los terremotos que se producen en el mundo y asignarles un tamaño en función de su magnitud. Mapas de coropletas (mapas rellenos) Son perfectos para mostrar datos de proporción. Por ejemplo, si quiere ver índices de obesidad para cada condado de los Estados Unidos, puede crear un mapa de coropletas para intentar detectar tendencias espaciales. Cuanto más intenso sea el color, mayor será el valor Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 35 - Tipo de mapa Descripción Visualización Mapas de distribución de puntos Se pueden usar para mostrar ubicaciones aproximadas y buscar clústeres (concentraciones, agrupaciones) de datos visuales. Por ejemplo, si desea ver en qué partes de Estados Unidos cayeron granizadas el año pasado, puede crear un mapa de distribución de puntos para intentar detectar clústeres. La característica que lo diferencia de los mapas de coropletas es que los puntos no representan magnitudes, sino que se expresan como un recuento. Mapas de calor (mapas de densidad) Sirven para desvelar los patrones o concentraciones relativas que quedarían ocultos de otro modo debido a la superposición de marcas en un mapa. Estos tipos de mapas se denominan mapas de calor o de densidad. ayudan a identificar ubicaciones con el mayor y menor número de puntos de datos. Los mapas de densidad son más eficaces cuando se trabaja con un conjunto de datos que contiene numerosos puntos de datos en una zona geográfica pequeña. Por ejemplo, si quiere saber en qué zonas de su ciudad recogen más pasajeros los taxis, puede crear un mapa de densidad para ver qué zonas son las más populares. Mapas de flujo (mapas de ruta) Permiten conectar las rutas de un mapa y ver por dónde se desplazó el objeto de interés en el tiempo. Por ejemplo, puede hacer un seguimiento de las rutas de las grandes tormentas habidas en todo el mundo durante un periodo de tiempo. Mapas de araña (mapas de origen a destino) Sirven para mostrar cómo interactúan una ubicación de origen y una o varias ubicaciones de destino. Por ejemplo, puede conectar las rutas entre estaciones de metro para trazarlas en un mapa o bien hacer el seguimiento de rutas en bicicletas compartidas desde el origen hasta uno o varios destinos. Tabla 2.13.Tipos de mapas que se pueden crear con softwares de inteligencia de negocio Fuente: Elaboración propia a partir de (Tableau Software, Llc., 2020) Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 37 - CAPÍTULO 3. METODOLOGÍA PROPUESTA Luego de analizar el marco teórico sobre la percepción visual y las visualizaciones de datos, en este capítulo se busca proponer una metodología sobre el uso apropiado de visualizaciones para los datos estándar de una empresa, considerando los objetivos que se buscan generalmente al analizar esta información. El presente capítulo describe en un inicio la importancia del uso de las visualizaciones de datos en una empresa y sus principales beneficios; luego, se propone usar la semántica de colores para dotarle de características a los principales rubros que componen los estados financieros; finalmente, se propone el uso adecuado de visualizaciones en función a las características y objetivos de análisis que generalmente se buscan en las bases datos estándar de una empresa (clientes, inmovilizado material, proveedores, costos y gastos e ingresos). 3.1. IMPORTANCIA DEL USO DE LAS VISUALIZACIONES DE DATOS EN UNA EMPRESA Y SUS PRINCIPALES BENEFICIOS Es muy importe para las empresas, y cualquier otro tipo de organización, contar con un sistema informático que le permita realizar visualizaciones de sus datos, debido a que en la actualidad sería casi imposible analizar datos sin procesar. Es complicado pensar en una empresa que no se vea beneficiada en trabajar y comprender sus datos de una manera más práctica, ágil e intuitiva; es decir, transformándolos a representaciones visuales. El análisis de datos permite a los usuarios comprender la situación histórica y actual de una empresa o cualquier otro tipo de organización, posibilitando de este modo, encontrar respuestas y tomar decisiones para cumplir los objetivos trazados. Para centrarnos un poco más en nuestro estudio, es importante mencionar a la inteligencia de negocio (business intelligence o BI); la cual es: un conjunto de estrategias que permite combinar la infraestructura de datos con herramienta de visualización para ayudar a la gestión, dirección y toma de decisiones de la empresa. Los principales beneficios que trae la visualización de datos a través de la inteligencia de negocio son: • Analizar el comportamiento de los recursos, obligaciones, ingresos, gastos, etc., • Medir el alcance de los objetivos, • Tener respuestas a consultas específicas y poder sustentarlas, • Descubrir patrones actuales y futuros, • Permite a usuarios con diferentes niveles de conocimiento personalizar las visualizaciones y crear informes, • Crear visualizaciones interactivas que ayuden a entender de forma más precisa cómo se compone la información o una consulta más específica, • Impulsar el cambio de los procesos, • Controlar el cumplimiento de normas, • Permite contar una historia con la información de manera sencilla, • Ayudar a la toma de decisiones o planificación, • Entre otros. Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 38 - 3.2. USO DE LA SEMÁNTICA DE COLORES PARA LOS PRINCIPALES RUBROS QUE COMPONEN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE UNA EMPRESA Como se había explicado en el capítulo 2, la semántica de colores permite dotar de un significado propio a los colores dependiendo de la cultura a quien se pretenda dirigir el mensaje. En primer lugar, para este apartado es importante mencionar una definición de los principales rubros que componen los estados financieros de una empresa. Según el (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2016), a través del plan general de contabilidad introducido por el Real Decreto 602/2016 en vigor, los define de la siguiente manera: Rubro Descripción Activos Bienes derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro. Pasivos Obligaciones actuales surgidas como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro. A estos efectos, se entienden incluidas las provisiones. Patrimonio Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que lo afecten. Ingresos Incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos, o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones monetarias o no, de los socios o propietarios Costos y Gastos Decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de salida o disminución en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones monetarias o no, a los socios o propietarios, en condiciones tales. Tabla 3.1. Definición de los principales rubros que componen los estados financieros. Fuente: Elaboración propia a partir de (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2016) Desde un aspecto financiero se puede evaluar a una empresa por el nivel de sus activos e ingresos y la relación que mantienen con sus pasivos, patrimonio, costos y gastos. Podemos decir de manera muy general que una empresa tiene una administración eficiente cuando sus activos permiten cubrir sus pasivos, y sus ingresos son superiores a sus costos y gastos. A continuación, se incluye los estados financieros de una empresa ficticia que la denominaremos “JN” y sobre los cuales pretendemos explicar y sugerir el uso de la semántica de colores. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 39 - Figura 3.1. Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias de la empresa JN Fuente: Elaboración propia Los estados financieros de una empresa española tradicionalmente se presentan como se muestra en la Figura 3.1. Este formato está estructurado como una tabla y lo leemos entre filas y columnas. Entonces, podríamos sugerir usar un gráfico (que por su naturaleza interactúa con nuestro sistema visual que es más rápido en el procesamiento de información) y lo acompañamos con la semántica de colores para darle un significado propio a cada rubro general, aprovechando al mismo tiempo los colores que tienen ciertos significados para la cultura occidental; por ejemplo: representar a los ingresos de color verde (simboliza un mensaje de seguridad, continuar); los costos y gastos de color rojo (alerta, cuidado, detenerse); los activos de color azul (estabilidad); los pasivos de color amarillo (alerta); y el patrimonio de color marrón haciendo referencia a la combinación de los colores rojo y verde (debido a que este rubro se compone generalmente de los resultados del ejercicio, en menor parte de las aportación de los socios y otros mínimos). A continuación, se muestra en un gráfico de barras horizontales como sería la representación que sugerimos con la semántica de colores, cabe aclarar que el uso de este objeto visual permite representar las categorías de los estados Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 46 - • Identificar si los activos que pertenecen a un mismo grupo de componente de inmovilizado material tienen la misma vida útil. • Comprobar si la tendencia de la vida útil asignada a los componentes del inmovilizado material es consistente durante los años. • ¿La vida útil asignada a los componentes del inmovilizado material es consistente con la política de la empresa?, ¿los activos de las mismas categorías registran una vida útil de acuerdo con la política de la empresa? • Etcétera. A continuación, se resume en la siguiente tabla los principales campos de la base de datos de inmovilizado material con el propósito de identificar las características de estos y sugerir que objetos visuales pueden ser los más apropiados para representar de manera efectiva la información o respuestas que deseamos obtener. Campos que contiene regularmente la base de datos de inmovilizado N/C (*) Tipo variable Objeto visual recomendado ID inmovilizado N Cualitativa Por los objetivos, respuestas que se busca generalmente del análisis de esta base de datos y las presentes características que nos muestran atributos cualitativos de tipo categórico en su mayor parte; los objetos visuales que mejor pueden representar la información son: los gráficos de barras (verticales, verticales apilados y horizontales). Si tenemos datos históricos del inmovilizado de varios períodos, podemos utilizar gráficos de líneas para representar la tendencia de distintas variables cuantitativas a través del tiempo. Además, al tener distintas variables cuantitativas podemos hacer uso de gráficos de dispersión que nos ayuden a identificar posibles relaciones. Se puede usar tablas para identificar ciertas variables a un nivel mucho más detallado. Descripción C Cualitativa Fecha de adquisición N Cualitativa Fecha de inicio de amortización (si difiere de la fecha de adquisición) N Cualitativa Fecha de baja (si aplica) N Cualitativa Tipo de inmovilizado N Cualitativa Años de vida útil N Cuantitativa Costo de adquisición N Cuantitativa Importe de amortización acumulada N Cuantitativa Valor neto en libros N Cuantitativa Importe de bajas (o ventas) N Cuantitativa Número de cuentas contables del inmovilizado y amortización C Cualitativa Nombre de cuentas contables C Cualitativa Otros C Cualitativa Tabla 3.3. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de inmovilizado Fuente: Elaboración propia Nota: (*) N/C: datos necesarios en la base (N); datos complementarios en la base (C) Para explicar de mejor manera los objetos visuales sugeridos, a continuación, se muestra con ejemplos cómo estos gráficos nos pueden ayudar a determinar, identificar comprobar y responder a las preguntas que generalmente puede tener una empresa sobre su inmovilizado material. Los ejemplos son desarrollados con las bases de datos de inmovilizado de la empresa “JN” y corresponden a los períodos 2019 y 2018. También, se incluye datos históricos para ciertas visualizaciones desde el período 2011 a 2019. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 47 - Figura 3.8. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - resumen por tipo de inmovilizado material, amortización acumulada y comportamiento de estos componentes a lo largo de los períodos de estudio. Fuente: Elaboración propia Figura 3.9. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - composición por tipo de inmovilizado material según su valor neto en libros en distintos períodos. Fuente: Elaboración propia Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 48 - Figura 3.10. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - gráfico de línea de tendencia del valor neto en libros del inmovilizado material. Fuente: Elaboración propia Figura 3.11. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - composición del costo de adiciones y bajas por tipo de inmovilizado material en distintos períodos. Fuente: Elaboración propia Figura 3.12. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - gráfico de líneas de tendencias del costo de adiciones y bajas de inmovilizado material y top 5 de estas transacciones. Fuente: Elaboración propia Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 49 - Figura 3.13. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - identificación de la relación entre la vida útil asignada y el tipo de inmovilizado material y su tendencia durante distintos períodos. Fuente: Elaboración propia Figura 3.14. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de inmovilizado material - identificación de diferencias entre la vida útil asignada a los distintos tipos de inmovilizado versus la política de vidas útiles de la empresa. Fuente: Elaboración propia Con las figuras expuestas en este apartado, podríamos decir, que los objetos visuales sugeridos en función de las características de los datos nos permiten responder casi a todas las preguntas y objetivos principales que se habían descrito para realizar el análisis de la información del inmovilizado material y que servirán posteriormente para la toma de decisiones. Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 50 - Proveedores (acreedores o cuentas por pagar) Según el (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2016), a través del plan general de contabilidad introducido por el Real Decreto 602/2016 en vigor, define a la cuenta de proveedores como: deudas con suministradores de mercancías y de los demás bienes definidos como existencias. En esta cuenta se incluirán las deudas con suministradores de servicios utilizados en el proceso productivo. Figurará en el pasivo corriente del balance. Su movimiento es el siguiente: a) Se abonará: • Por la recepción "a conformidad" de las remesas de los proveedores, con cargo a cuentas del subgrupo de compras. • Por los envases y embalajes cargados en factura por los proveedores con facultad de su devolución a éstos. • En su caso, por el gasto financiero devengado, con cargo, generalmente, a la cuenta intereses de deudas. b) Se cargará: • Por la formalización de la deuda en efectos de giro aceptados, con abono a la cuenta proveedores, efectos comerciales a pagar. • Por la cancelación total o parcial de las deudas de la empresa con los proveedores, con abono a cuentas del subgrupo de tesorería. • Por los "rappels" que correspondan a la empresa, concedidos por los proveedores. • Por los descuentos, no incluidos en factura, que le concedan a la empresa por pronto pago sus proveedores. • Por las devoluciones de compras efectuadas. • Por los envases y embalajes devueltos a proveedores que fueron cargados en factura por éstos y recibidos con facultad de devolución. A continuación, se describe los principales objetivos y preguntas que se plantean con frecuencia para realizar un análisis de la base de datos de proveedores. • Determinar la composición de la base de datos por proveedor, ¿cuáles son los proveedores a los que la empresa debe pagar un mayor valor?, • Identificar por segmentos la antigüedad de las cuentas por pagar y sus variaciones respecto a los períodos anteriores. ¿Existen cambios inusuales?, • Identificar el porcentaje de composición por segmento de antigüedad de cuentas por pagar y compararlo con los períodos anteriores, • Identificar posibles cambios en los períodos de pago a proveedores, lo que puede significar una deficiencia de liquidez. • Identificar a los proveedores según su ubicación. ¿Existen proveedores en el extranjero y cuánto representa con relación al total?, • Etcétera. A continuación, se resume en la siguiente tabla los principales campos de la base de datos de proveedores con el propósito de identificar las características de estos y sugerir que objetos visuales pueden ser los más apropiados para representar de manera efectiva la información o respuestas que deseamos obtener. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 51 - Campos que contiene regularmente la base de datos de proveedores N/C (*) Tipo variable Objeto visual recomendado ID Proveedor C Cualitativa Por los objetivos, respuestas que se busca generalmente del análisis de esta base de datos y las presentes características que nos muestran atributos cualitativos de tipo categórico en su mayor parte; los objetos visuales que mejor pueden representar la información son los gráficos de barras (verticales, verticales apilados y horizontales); además, al tener distintas variables cuantitativas podemos hacer uso de gráficos de dispersión que nos ayuden a identificar posibles relaciones. Con los datos de la ubicación de los proveedores podemos utilizar mapas para responder a las preguntas espaciales. Nombre proveedor N Cualitativa Nº factura N Cualitativa Descripción C Cualitativa Nº registro contable C Cualitativa Fecha de factura N Cualitativa Fecha contabilización N Cualitativa Importe N Cuantitativa Antigüedad N Cuantitativa Ubicación C Cualitativa Otros C Cualitativa Tabla 3.4. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar los datos de proveedores. Fuente: Elaboración propia Nota: (*) N/C: datos necesarios en la base (N); datos complementarios en la base (C) Para explicar de mejor manera los objetos visuales sugeridos, a continuación, se muestra con ejemplos cómo estos gráficos nos pueden ayudar a determinar, identificar y responder a las preguntas que generalmente puede tener una empresa sobre sus proveedores. Los ejemplos han sido desarrollados con las bases de datos de proveedores de la empresa “JN” y corresponden a los períodos 2019 y 2018. Figura 3.15. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - identificación de proveedores con mayor saldo y composición por agrupación de antigüedad de cuentas por pagar. Fuente: Elaboración propia Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 52 - Figura 3.16. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - importe de cuentas por pagar por factura y días de antigüedad. Fuente: Elaboración Propia Figura 3.17.Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de datos de proveedores - representación geográfica de las cuentas por pagar a proveedores. Fuente: Elaboración propia Podemos concluir con el análisis de las figuras de este apartado que los objetos visuales sugeridos en función de las características de las bases de datos permiten responder casi a todas las preguntas y objetivos principales que se buscan en este rubro de los pasivos de la empresa. Ingresos (ventas) Según el (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2016), a través del plan general de contabilidad introducido por el Real Decreto 602/2016 en vigor, define al grupo de cuenta de ingresos (ventas) como: enajenación de bienes y prestación de servicios que son objeto del tráfico de la empresa; comprende también otros ingresos, variación de existencias y beneficios del ejercicio. Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 53 - Las cuentas del subgrupo de ventas de mercaderías, de producción propia, de servicios, etc., se adaptarán por las empresas a las características de las operaciones que realizan, con la denominación específica que a éstas corresponda. Las ventas son transacciones, con salida o entrega de los bienes o servicios objeto de tráfico de la empresa, mediante precio. Estas cuentas se abonarán por el importe de las ventas con cargo a las cuentas del subgrupo de clientes o tesorería. A continuación, se describe los principales objetivos y preguntas que se plantean con frecuencia para realizar un análisis de la base de datos de facturación (ingresos o ventas) de la empresa. • Identificar la tendencia mensual de los ingresos y compararlo con el período anterior. ¿Existen fluctuaciones inesperadas?, ¿el ingreso mensual es consistente con el entendimiento que tenemos de las operaciones de la empresa?, • Identificar el comportamiento de los ingresos y costo de ventas durante el tiempo. ¿Existe una correlación coherente entre ambos?, • Determinar el margen bruto e identificar su tendencia mensual comparado con el período anterior, • Identificar como se componen los ingresos por su tipo y/o producto vendido. ¿Cuáles son los productos que exceden un determinado valor de ventas? • Identificar el valor total de ingresos por cliente en períodos específicos, • Comparar por cliente la magnitud de ingresos del período actual y su respectiva variación con el período anterior. ¿Cuáles clientes han comprado menos de nuestros productos o servicios con relación al período anterior?, ¿existen nuevos clientes?, • Identificar si existen clientes nuevos en las bases de datos de ingresos e identificar a aquellos que han dejado de serlo. ¿La empresa ha vendido a los nuevos clientes sus productos o servicios por montos significativos?, • Determinar la composición de los ingresos por tipo de clientes (nuevos, recurrentes y no recurrentes), • Etcétera Posteriormente, se resume en la siguiente tabla los principales campos de la base de datos de facturación con el propósito de identificar las características de estos y sugerir que objetos visuales pueden ser los más apropiados para representar de manera efectiva la información o respuestas que deseamos obtener. Campos que contiene regularmente la base de datos facturación N/C (*) Tipo variable Objeto visual recomendado Nº factura N Cualitativa Por los objetivos, respuestas que se busca generalmente del análisis de esta base de datos y las presentes características, se sugiere utilizar gráficos de líneas para representar las tendencias mensuales de las variables cuantitativas. Además, al contar con varias variables de tipo cualitativas categóricas resulta muy eficiente utilizar gráficos de barras para analizar la información. Debido a que esta base de datos cuenta con distintas variables cuantitativas podemos hacer uso de Fecha N Cualitativa ID Cliente N Cualitativa Nombre del cliente C Cualitativa Descripción del producto o servicio vendido N Cualitativa Cantidad N Cuantitativa Valor unitario N Cuantitativa Valor bruto N Cuantitativa Descuento (si aplica) N Cuantitativa Naranjo Solis, Jefferson Fernando - 54 - Campos que contiene regularmente la base de datos facturación N/C (*) Tipo variable Objeto visual recomendado IVA / otros impuestos N Cuantitativa gráficos de dispersión que nos ayuden a identificar posibles puntos de interés. Valor neto total N Cuantitativa Datos adicionales requeridos de otras bases y que sirven para crear los objetos visuales. Registros de costo de ventas N Cualitativa Otros C Cualitativa Tabla 3.5. Principales campos, características y objetos visuales sugeridos para representar la base de datos de facturación. Fuente: Elaboración propia Nota: (*) N/C: datos necesarios en la base (N); datos complementarios en la base (C) Para explicar de mejor manera los objetos visuales sugeridos, a continuación, se muestra con ejemplos cómo estos gráficos nos pueden ayudar a determinar, identificar comprobar y responder a las preguntas que generalmente puede tener una empresa sobre sus ingresos. Los ejemplos son desarrollados con las bases de facturación de otra empresa ficticia que se la denomina “JN2” y corresponden a los períodos de enero a septiembre de 2018 y 2019. Figura 3.18. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - gráficos de líneas de tendencia mensual de ventas y costo de ventas. Fuente: Elaboración propia Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 55 - Figura 3.19. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - determinación del margen bruto, porcentaje de rentabilidad frente a las ventas y tendencia mensual. Fuente: Elaboración propia Figura 3.20. Ejemplo de visualizaciones sugeridas para la base de facturación - composición de las ventas por tipo de producto, comparación período sobre período. Fuente: Elaboración propia Visualizaciones de datos: una propuesta para facilitar el análisis de información empresarial - 63 - Bibliografía Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, 2016. Normativa Contable - Plan General de Contabilidad. [Online] Available at: http://www.icac.meh.es/Documentos/Contabilidad/1.Nacional/01.PGC/01.Texto%20en%2 0vigor%20a%20partir%201-01-2016/4.PGC%202016-%20Modificaciones%20RD602- 2016.pdf [Accessed 18 10 2020]. Nussbaumer Knaflic, C., 2015. Storytelling with data: a data visualization guide for business professionals. Primera ed. Hoboken, New Jersey, USA: John Wiley & Son, Inc.. 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