Metodología para el análisis y dimensionamiento óptimo de los puestos de trabajo. Experiencia práctica en la BUS

Sevilla, 01 de diciembre de 2009 METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS Y DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE LOS PUESTOS DE TRABAJO EXPERIENCIA PRÁCTICA EN LA Biblioteca de la Universidad de Sevilla Jornada de Buenas Prácticas 1. JUSTIFICACI 1. JUSTIFICACIÓ ÓN DEL PROYECTO N DEL PROYECTO 3 Justificación del Proyecto 1. A nivel nacional, autonómico como en el ámbito de la propia Universidad de Sevilla, en los últimos años la regulación de normativas y programas de trabajo incluyen en sus contenidos la necesidad de trabajar en la PLANIFICACIÓN, OPTIMIZACIÓN Y DIMENSIONAMIENTO ÓPTIMO DE LA PLANTILLA DE RECURSOS HUMANOS: •Estatuto Básico del Empleado Público (Ley 7/2007. Artº 69. Objetivos e instrumentos de la planificación) •Modelo de financiación de las Universidades Andaluzas 2007-2011 (Financiación operativa. Innovación: Objetivos Estratégicos) •Programa de Gobierno de la Universidad de Sevilla (Línea 4 de la acción 1 del programa: Mejora de la plantilla y del marco de las relaciones laborales) •Excelencia - Acuerdo Andaluz CPMCS (Preámbulo y Requisito 7 del tercer nivel) •Plan Estratégico de Recursos Humanos de la Universidad de Sevilla “Optimizar la planificación de plantillas” (Objetivo estratégico de la Línea Nº 4: “Desarrollar herramientas de análisis de dimensionamiento de plantillas” como acción para la consecución del objetivo anterior) •Reglamento General del PAS de la Universidad de Sevilla (Artº 10. Relación de puestos de trabajo. Apartados 1 y 2) •Plan Director de Planificación de Recursos Humanos (2009-2013) de la Universidad de Sevilla (“Análisis de las necesidades del personal PAS según su planificación estratégica) 4 Oportunidad del Proyecto 1. En este marco, además, la gestión de la Biblioteca de la Universidad de Sevilla (BUS) está orientada a la calidad y mejora continua de los procesos en el marco de la planificación estratégica y definición de objetivos anuales: Plan Estratégico de la BUS (2008-2010) Línea Estratégica 4: La gestión de la calidad en la BUS” “Adecuar los perfiles y competencias profesionales a las necesidades actuales de los usuarios de la biblioteca, revisando los procesos de trabajo” Proceso de Evaluación de Calidad de la ANECA 2005 Plan de Mejora 2006-07 2. OBJETIVO 2. OBJETIVO 6 Objetivo 2. ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA ACTUAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA BUS EN FUNCIÓN DE LAS NECESIDADES ACTUALES, OBTENIENDO UNA PROPUESTA QUE OPTIMICE LA RELACIÓN DE EFECTIVOS Y NECESIDADES ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA ANALIZAR Y DIMENSIONAR LA ESTRUCTURA ACTUAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA ACTUAL DE LOS PUESTOS DE TRABAJO DE LA BUS EN FUNCI BUS EN FUNCIÓ ÓN DE LAS NECESIDADES N DE LAS NECESIDADES ACTUALES, OBTENIENDO UNA PROPUESTA ACTUALES, OBTENIENDO UNA PROPUESTA QUE OPTIMICE LA RELACI QUE OPTIMICE LA RELACIÓ ÓN DE EFECTIVOS Y N DE EFECTIVOS Y NECESIDADES NECESIDADES 3. METODOLOG 3. METODOLOGÍ ÍA A 8 Metodología 3. Servicios Servicios prestados prestados ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Área Funcional 1 Área Funcional 2 Área Funcional 3 Puesto 1.1 Puesto 1.3 Puesto 1.2 Puesto 1.4 Puesto 2.1 Puesto 2.5 Puesto 2.2 Puesto 2.6 Puesto 2.3 Puesto 2.7 Puesto 2.4 Puesto 2.8 Puesto 3.1 Puesto 3.3 Puesto 3.2 Puesto 3.4 Área Funcional 4 Puesto 4.1 Puesto 4.2 PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 Actividad 1.3 Tarea 1.3.1 Tarea 1.3.2 Actividad 1.2 Tarea 1.2.1 Actividad 3.1 Tarea 3.1.1 Tarea 3.1.2 Tarea 3.1.3 Actividad 3.2 Tarea 3.2.1 Tarea 3.2.2 Tarea 3.2.3 Actividad 3.3 Tarea 3.3.1 Tarea 3.3.2 Actividad 3.4 Tarea 3.4.1 Tarea 3.4.2 Actividad 2.1 Tarea 2.1.1 Tarea 2.1.2 Actividad 2.2 Tarea 2.2.1 Actividad 1.1 Tarea 1.1.1 Tarea 1.1.2 Tarea 1.1.3 El enfoque de la GESTIÓN POR PROCESOS describe y explica cómo se organiza el trabajo (cómo se suceden las tareas/actividades) para prestar los servicios a través de los puestos de trabajo. ENFOQUE PROPUESTO 9 Metodología (cont.) a) Identificando la Estructura Organizativa en la que se organizan los Puestos de Trabajo para la prestación de los servicios de la BUS. Dirección Unidad Administración y Gestión Económica Página 1 Edición: 01 Fecha: sept de 2009 Sº Planificación y Proyectos Sº Recursos de Información Sº Gestión de la Colección Bibliotecas de Áreas (Secciones) Bibliotecas de Áreas Biblioteca General Gestión Económica Gestión Biblioteca Sección Fondo Antiguo y Archivo Histórico Sección Informática y Tecnología Sección Sistema de Gestión integrada Sección Apoyo al aprendizaje Sección Apoyo Docencia e Investigación Sección Gestión de la Colección Sección Normalización y Procesos Arquitectura Centro de Salud Humanidades Ingenieros Bellas Artes C. C. Educación Comunicación Económicas y Empresariales Física Ingeniería Tec. Agrícola Politécnica Química Biología Derecho y C. C Trabajo Estudios Empresariales Farmacia Ing. Informática Matemáticas Psicología y Filosofía Desarrollo Web y Recursos-e 3. ¿CÓMO SE HA DESARROLLADO ESTA METODOLOGÍA? Sección de Fondo Antiguo y Archivo Hico 16 4. Plan de Trabajo Resultados: I. Las Unidades de Análisis se han definido en función de cada ÁREA ORGANIZATIVA.Esto es: Sº CENTRALES Área de Dirección Servicio Planificación y Proyectos Unidad de Admon y Gest.Económica Servicio Recursos de la Información Sección Infrm. y Tecn. Sección SIGB Sección Apoyo al Aprendizaje Sección Apoyo a Doc. e Inv Recursos-e y Des.Web Servicio Gestión de la Colección Sección Gestión de la Colección Sección Normaliz. y Procesos 4. Plan de Trabajo Resultados: BIBLIOTECAS Bibliotecas de Área (Secciones) Bibliotecas de Área Medianas Arquitectura Ingenieros Humanidades Derecho y CC.Trabajo Ciencias de la Salud Comunicación Filosofía y Psicología Económicas y Empresariales Bibliotecas de Área Pequeñas Física Politécnica Ingeniería Agrícola Matemáicas Informática Química Farmacia Biología Bellas Artes Empresariales Ciencias de la Educación > 9 efectivos < 9 efectivos 17 18 4. Plan de Trabajo Resultados: II. Se han identificado los TIPOS DE PUESTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS. Para ello, se ha elaborado un ORGANIGRAMA FUNCIONAL de cada una de los Servicios y Secciones que conforman los Servicios Centrales y de cada una de las Bibliotecas de Área (Secciones) y Bibliotecas de Área. Se ha calculado el número de efectivos reales de cada uno de ellos. En Servicios Centrales: Jefe de Servicio Jefe de Sección/Unidad Puesto Singularizado Puesto Base Gestor Técnico Ayudante Becario En Bibliotecas: Jefe de Área Responsable Ayudante Técnico Becario PUESTOS PUESTOS TIPO TIPO 19 4. Plan de Trabajo Resultados: III. Se ha identificado el INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO que intervienen en cada uno de los servicios prestados por la BUS. •PROCESOS DIRECTIVOS DE GESTIÓN (27) •PROCESOS OPERATIVOS DE CADA UNIDAD DE ANÁLISIS (317) •PROCESOS DE APOYO (12) Se ha definido el INDICADOR DE VOLUMEN que mide la frecuencia anual de repetición de cada uno de los 356 procedimientos de trabajo identificados: Se ha diseñado el MAPA DE PROCESOS de cada Unidad de Análisis •Indicadores de carácter temporal (nº de días, nº de semanas, nº de meses, etc.) •Indicadores que miden el nº de unidades de repetición (reuniones, recursos, facturas, actualizaciones, expurgos, préstamos, etc.) ver inventario ver inventario ver inventario ver mapas IV. Para cada procedimiento: Se han identificado las actividades que lo conforman y se han estimado las cargas de trabajo unitarias o dedicaciones en la ejecución (a partir de la suma de las dedicaciones de cada puesto de trabajo que participa). Para ello se ha elaborado una MATRIZ DE CARGAS UNITARIA POR PROCEDIMIENTO. Resultados: •Informa sobre el tiempo necesario para ejecutar ese procedimiento, una vez. •Refleja la distribución del tiempo entre las diferentes actividades que lo componen y los distintos puestos de trabajo que intervienen en su ejecución. 20 4. Resultados: t%t%t%t%t% Actividad 1 99% 22,1% 0,0% 33,1% 0,0% 44,2% Actividad 2 55% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 55,2% Actividad 3 22% 0,0% 0,0% 22,1% 0,0% 0,0% Actividad 4 55% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 55,2% Actividad 5 55% 55,2% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Actividad 6 22% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 22,1% Actividad 7 33% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 33,1% Actividad 8 88% 0,0% 0,0% 88,3% 0,0% 0,0% Actividad 9 18 19% 15 15,6% 0,0% 22,1% 0,0% 11,0% Actividad 10 44% 0,0% 0,0% 44,2% 0,0% 0,0% Actividad 11 35 36% 10 10,4% 0,0% 25 26,0% 0,0% 0,0% Total Cargas de Trabajo del Procedimiento P1 - Po1 96 100% 32 33,3% 0 0,0% 44 45,8% 0 0,0% 20 20,8% Leyenda: PT2 Nombre del Procedimiento i Puestos de Trabajo PT3 …. PTn tiempo unitario % Tiempo / Tiempo Total PT1 Tiempo Total de ejecución del Procedimiento Tiempo Total invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecución del Procedimiento % del Tiempo Total de ejecución del Procedimiento invertido por el Puesto de Trabajo 9,38% 5,21% 2,08% 5,21% 5,21% 2,08% 3,13% 8,33% 18,75% 4,17% 36,46% MATRIZ DE CARGAS UNITARIAS POR PROCEDIMIENTO ver ejemplo de ficha procedimiento 21 4. V. A partir de las matrices de cargas por procedimiento, se ha calculado el porcentaje de distribución de cargas de los diferentes puestos en cada uno de los procedimientos: MATRIZ DE CARGAS POR PUESTO. Resultados: •Muestra de forma agrupada el porcentaje de distribución de horas del puesto de trabajo en cada uno de los procedimientos de trabajo. PT1 PT2 PT3 PT4 … PTn %%%%%% P.01-Procedimiento 01 33,3% 45,8% 20,8% P.02-Procedimiento 02 50,0% 50,0% P.03-Procedimiento 03 84,4% 15,6% P.04-Procedimiento 04 81,0% 10,0% 9,0% P.05-Procedimiento 05 7,5% 90,0% 2,5% …. …… P.0n-Procedimiento 0n 0,9% 42,5% 56,6% La suma del % de tiempo invertido por la totalidad de los puestos ha de ser 100% PROCEDIMIENTO PUESTOS DE TRABAJO % del tiempo invertido por el Puesto de Trabajo en la ejecución del procedimiento 22 4. VI. Como resultado final, se han calculado las HORAS TOTALES ANUALES NECESARIAS PARA CADA PUESTO Y PROCEDIMIENTO, a partir de: •el valor unitario, en horas, de cada procedimiento, •el % de participación de cada puesto, •y la frecuencia anual del mismo (valor del indicador), Para ello, para cada ÁREA ORGANIZATIVA, se ha elaborado la MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE PUESTOS: Resultados: •Presenta la distribución de horas de trabajo totales (anuales) necesarias para la prestación de los servicios entre los diferentes puestos de trabajo. •Calcula el dimensionamiento necesario de cada uno de los puestos de trabajo (número de horas necesarias). •Distribuye las Horas Totales necesarias anuales para cada Puesto de Trabajo entre el número totales de horas netas de trabajo al año (1.196,25 horas/año), obteniendo el NÚMERO DE EFECTIVOS NECESARIOS en cada ÁREA ORGANIZATIVA. 23 4. 24 4. Experiencia práctica en la BUS •A partir de la comparación de los EFECTIVOS NECESARIOS con los EFECTIVOS ACTUALES se ha obtenido el DIMENSIONAMIENTO DE LOS RECURSOS HUMANOS necesaria para la prestación óptima de los servicios prestados en la Biblioteca de la Universidad de Sevilla. % Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) % % Pi T (h) % Procedimiento 01 96,00 46 4.430 33% 1.461,82 86,5% 0,0% 46% 2.028,83 45,8% ………21% 921,39 28,7% Procedimiento 02 11 48 528 13% 70,56 4,2% 9% 48,00 13,0% 78% 409,44 9,2% ……… 0% 0,00 0,0% Procedimiento 03 29,28 152 4.451 3% 152,00 9,0% 7% 316,67 85,7% 45% 1.994,00 45,0% ………45% 2.006,40 62,5% Procedimiento 04 14,50 20 290 2% 5,00 0,3% 2% 5,00 1,4% 0% 0,00 0,0% ………97% 280,00 8,7% 9.699 1.689 100% 370 100% 4.432 100% …… … 3.208 100% 70,93 0,20 2,44 … 1,76 11 2…1 PT1 PT2 Volúmen ACTUAL de Carga de Trabajo Anual de cada ROL FUNCIONAL …PTn Nº de Efectivos (Bruto) necesarios Tiempo unitario Frecuencia HORAS ANUALES HORAS TOTALES AÑO: PT3 Nº de Efectivos Actuales Dimensionamiento 93% 20% … 176% MATRIZ DE DIMENSIONAMIENTO DE LAS CARGAS DE TRABAJO Nombre del Procedimiento 122% Resultados: 25 4. QUÉ , CÓMO y CUÁNTO SE HACE: Inventario y descripción de la totalidad de procesos y procedimientos de trabajo que se llevan a cabo en cada área organizativa de la BUS para la prestación de sus Servicios. Cuadro de mando de indicadores de carga de cada procedimiento. QUIÉN PARTICIPA y CUÁNTO Análisis de cargas derivadas de cada uno de los servicios prestados. Distribución de cargas de trabajo asociadas a cada procedimiento entre los puestos que intervienen en su desarrollo. Análisis de cargas de cada uno de los puestos: en qué procedimientos participa, cuánto participa y cuál/es les implican mayor dedicación. CONCLUSIONES: Experiencia práctica en la BUS