Estudio de cargas de trabajo en la Biblioteca de la UNED

ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM Mayo 2018 Universidad de Sevilla ¿POR QUÉ? La demanda de servicios presenciales tradicionales, tales como el préstamo de documentos, ha descendido. Simultáneamente otros servicios más novedosos como la formación en competencias informacionales integrada en los estudios oficiales de la UNED, el apoyo a la investigación, o la comunicación a través de medios sociales, han crecido. 2 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM ¿POR QUÉ? FASE 1. DEMANDA DEL PROPIO PERSONAL: Encuestas de clima laboral, proceso de brainstorming FASE 2. MANDATO DE LA GERENCIA Extensión de objetivos 3 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 4 Años acumulados de restricciones en materia de personal (jubilaciones, bajas, excedencias, etc.) DEBILIDAD En los próximos años la organización afrontará la jubilación de numerosas personas que ocupan puestos destacados en la estructura. AMENAZA 6 FORTALEZA Contar con una planificación estratégica de los recursos humanos que constituya la hoja de ruta de la transformación de la relación de puestos de trabajo 7 OPORTUNIDAD Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM Reconvertir determinados puestos con responsabilidad en nuevas jefaturas que potencien la transformación y respondan a las necesidades actuales de la comunidad universitaria Reasignar efectivos entre los diferentes puntos de servicio que integran la Biblioteca 8 El planteamiento es que no hay organizaciones públicas excelentes sin una gestión de recursos humanos a la altura de este propósito, dado el carácter horizontal, transversal, de este ámbito de la gestión y su potencial como palanca de cambio en las administraciones públicas Propuesta s Reconversión- Transformación- Actualización PASOS PREVIOS •Estudio de los precedentes en la administración pública y literatura especializada •Reflexión en equipo •Determinación del campo de estudio de la 1ª fase: Ayudantes, responsables de Biblioteca 16 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 17 RESPONSABLES DE BIBLIOTECA Perfil muy polivalente, con alta cualificación Implicados en todos los procesos estratégicos Miembros de los grupos de trabajo de proyectos transversales Misión: responsable intermedio de la ejecución de procesos técnicos y actividades de valor añadido ¿CÓMO? Partimos de nuestros manuales de funciones: -por puestos -por perfiles profesionales -incluyen funciones generales y específicas -competencias, aptitudes profesionales y personales Y descendemos a desgranar cada función en las tareas de que se componen 18 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM FICHA DE FUNCION ES Nivel de cualificación A2 Nivel 24 Funciones generales •Responsable del servicio al que está adscrito en ausencia del jefe directo •Coordinación de tareas del personal auxiliar •Resolución de incidencias con usuarios y proveedores •Participación en Grupos de Trabajo de la Biblioteca •Colaboración, apoyo y sugerencias en los proyectos que el servicio emprenda, así como participación en proyectos nacionales e internacionales •Colaboración en la realización de manuales de procedimiento y planificaciones 19 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM FICHA DE FUNCION ES Nivel de cualificación A2 Nivel 24 Funciones específicas organizadas en las siguientes áreas: •Apoyo a la investigación •Gestión de colecciones •Gestión de sistemas •Marketing y Comunicación •Formación 20 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 21 La comisión se ha encargado de desgranar las tareas Reuniones con diferentes Jefes y personas implicadas en las funciones analizadas Revisión y unificación de la información obtenida para elaborar las fichas de medición de la carga de trabajo 22 Consenso de los tiempos empleados en cada tarea con el personal implicado Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 23 RESULTADOS OBTENIDOS Fichas de cargas de trabajo cerradas para las diferentes áreas SIGUIENTE FASE Recogida de datos anual Extensión a otras escalas y categorías profesionales 24 EJEMPLOS DE NUESTRAS FICHAS DE MEDICIÓN DE CARGA DE TRABAJO DE LOS RESPONSABLE S DE BIBLIOTECA: COMPETENCIAS INFORMACIONA LES Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 25 ÁREA ACTIVIDAD TAREAS ESTÁNDAR DE TIEMPO 9 Administrador de la intranet del Grupo de Formación / CSI O Gestión del grupo: miembros, documentación, calendario O Actualización del calendario O 15 horas x curso académico CSI: 5 horas x curso académico Carga de documentación 10 horas x curso académico Provisión de datos finales para la memoria anual de formación 15 horas 9 Administrador de los cursos 9 Configuración de la plataforma y puesta en marcha del curso: estructura del curso y encuesta de evaluación del curso El tiempo es independiente del nº de estudiantes matriculados O Estándar de tiempo x nº de cursos abiertos en alf O 5 horas para cursos nuevos O Administrador del foro Atención al estudiante Dinamización del foro (content curator) 1 hora x curso Estándar de tiempo x nº de mensajes en foros Estándar de tiempo x nº de correos electrónicos 10 minutos por comunicación Estándar de tiempo x nº tutorías telefónicas 10 minutos por llamada 32 OBJETIVO 3. REFORZAR LA POLÍTICA DE PERSONAS ESTRATEGIA 3.3.2. DESARROLLAR UNA NUEVA POLÍTICA DE PAS Normalizar la promoción profesional y la consolidación de empleo Realizar un análisis funcional de puestos de trabajo Analizar las cargas de trabajo y su vinculación a las retribuciones complementarias Elaborar las nuevas Relaciones de Puestos de Trabajo (RPT) Reforzar los mecanismos de diálogo y consenso Potenciar la formación como garantía de la calidad del servicio y del desarrollo profesional de los empleados 33 Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS REALIZAR UN ANÁLISIS FUNCIONAL DE PUESTOS DE TRABAJO Este primer paso ya estaba completado en la Biblioteca Las fichas se han actualizado en 2018 Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS REALIZAR UN ANÁLISIS FUNCIONAL DE PUESTOS DE TRABAJO Este primer paso ya estaba completado en la Biblioteca Las fichas se han actualizado en 2018 34 Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS ANALIZAR LAS CARGAS DE TRABAJO Y SU VINCULACIÓN A LAS RETRIBUCIONES COMPLEMENTARIAS  Modelo de plantilla común que combina tareas por unidades y personas  Contabiliza el porcentaje de la jornada dedicado a cada tarea Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM PROYECTO DE GERENCIA ANÁLISIS DE LA CARGA DE TRABAJO Y SU VINCULACIÓN A LAS RETRIBUCIONES COMPLEMENTARIAS Datos parcialmente aportados a partir del trabajo ya realizado Reto: Extensión al resto en perfiles profesionales de la Biblioteca •Personal directivo •Auxiliares de bibliotecas •Personal administrativo 35 Jornada BBPP Bibliotecas líderes EFQM 36 Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS ELABORAR LAS NUEVAS RELACIONES DE PUESTOS DE TRABAJO (RPT) PROPUESTA NEGOCIADA CON EL VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN E INTERNACIONALIZACIÓN PARA SU ENTRONCAMIENTO CON LA ESTRUCTURA DEL MISMO PUBLICACIÓN DE LA NUEVA RPT DE LA UNIVERSIDAD (06/2018) REASIGNACIÓN DE EFECTIVOS EN PLAZAS NO SINGULARIZADAS Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS ELABORAR LAS NUEVAS RELACIONES DE PUESTOS DE TRABAJO (RPT) PROPUESTA NEGOCIADA CON EL VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN E INTERNACIONALIZACIÓN PARA SU ENTRONCAMIENTO CON LA ESTRUCTURA DEL MISMO PUBLICACIÓN DE LA NUEVA RPT DE LA UNIVERSIDAD (06/2018) REASIGNACIÓN DE EFECTIVOS EN PLAZAS NO SINGULARIZADAS 37 Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS NORMALIZAR LA PROMOCIÓN PROFESIONAL Y LA CONSOLIDACIÓN DE EMPLEO CONVOCATORIA DE NUEVOS PROCESOS SELECTIVOS: pruebas que respondan a las necesidades actuales y futuras de la Biblioteca, que le permitan llevar a cabo su misión y encaminarse hacia su visión. Los procesos selectivos de las diferentes escalas y grupos profesionales responderán a las competencias y funciones que tienen asignadas en el Manual de funciones de la Biblioteca de la UNED Estrategia 3.3.2. Desarrollar una nueva política de PAS NORMALIZAR LA PROMOCIÓN PROFESIONAL Y LA CONSOLIDACIÓN DE EMPLEO CONVOCATORIA DE NUEVOS PROCESOS SELECTIVOS: pruebas que respondan a las necesidades actuales y futuras de la Biblioteca, que le permitan llevar a cabo su misión y encaminarse hacia su visión. Los procesos selectivos de las diferentes escalas y grupos profesionales responderán a las competencias y funciones que tienen asignadas en el Manual de funciones de la Biblioteca de la UNED MUCHAS GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN [email protected]ed.es [email protected] 38