Guía para la descripción e implementación de FacturaScripts en la empresa

1 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES Grado en Administración y Dirección de Empresas FACTURASCRIPTS, UN ERP PARA LA PEQUEÑA EMPRESA Trabajo Fin de Grado presentado por Mariano Sánchez Rodríguez, siendo el tutor del mismo el profesor Rafael del Pozo. Vº.Bº del tutor: Alumno: Sevilla, Junio de 2017 2 3 FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES GRADO EN ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE EMPRESAS TABAJO FIN DE GRADO CURSO ACADÉMICO [2016-2017] TÍTULO: Guía para la Descripción e Implementación de FacturaScripts en la Empresa AUTOR: Mariano Sánchez Rodríguez TUTOR: Rafael del Pozo Barajas DEPARTAMENTO: Economía Financiera y Dirección de Operaciones ÁREA DE CONOCIMIENTO: Organización de Empresas 4 RESUMEN Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, ERP, han ido adquiriendo una relevancia creciente en los últimos años hasta el punto en que, actualmente, estos softwares de gestión ya se han establecido en grandes organizaciones y se están adentrando en el mercado de las Pymes. El presente estudio, trata de iniciarnos en la comprensión de estos sistemas y sus tendencias. Para ellos nos hemos servido de un ERP con gran proyección de futuro que se amolda y adapta a las nuevas exigencias y dinámicas del panorama económico actual, FacturaScripts. En este ensayo, encontraremos una guía, orientada a organizaciones de tamaño reducido, en la que trataremos de esclarecer el proceso de implementación de FacturaScripts y su uso en la contabilidad de una empresa. PALABRAS CLAVE: Sistema de planificación de recursos empresariales; ERP; Sistemas de información; Software de gestión empresarial; FacturaScripts. 5 ÍNDICE ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ................................................................................................. 7 1 CAPÍTULO 1: METODOLOGÍA, INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS ........................... 9 1.1 METODOLOGÍA ......................................................................................................... 9 1.2 INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 10 1.3 INTRODUCCIÓN HISTÓRICA Y JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ....................... 12 1.4 OBJETIVOS .............................................................................................................. 14 1.4.1 Objetivo general ................................................................................................ 14 1.4.2 Objetivos específicos ....................................................................................... 14 2. CAPÍTULO 2: DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES ..................................................... 15 2.1 DEFINICIÓN DE UN SISTEMA ERP .................................................................... 15 2.2 TIPOS DE ERP ......................................................................................................... 16 2.2.1 ERP Open Source y Propietario .................................................................... 16 2.2.2 ERP en la Nube y ERP Local ......................................................................... 18 2.2.3 ERP a medida frente ERP predefinidos ........................................................ 20 2.3 PRINCIPALES ERP EN EL MERCADO .............................................................. 22 2.3.1 SAP ..................................................................................................................... 22 2.3.2 PeopleSoft ......................................................................................................... 23 2.3.3 Oracle ................................................................................................................. 23 2.3.4 Microsoft Dynamics .......................................................................................... 23 2.3.5 AbanQ ................................................................................................................ 24 3. CAPÍTULO 3: PROCESO DE INSTALACIÓN Y PUESTA A PUNTO DE FACTURASCRIPTS ................................................................................................................. 25 3.1 DESCARGA DEL SOFTWARE .............................................................................. 25 3.2. INSTALACIÓN DE FACTURASCRIPTS .............................................................. 25 3.2.1 POSIBLES ERRORES CON LA INICIALIZACIÓN DE FACTURASCRIPTS ......................................................................................................... 28 3.3 CONFIGURACIÓN INICIAL DE FACTURASCRIPTS ........................................ 30 3.4 PRIMEROS PASOS ................................................................................................. 31 3.4.1 ADMINISTRACIÓN .......................................................................................... 32 3.4.2 IVA ...................................................................................................................... 38 3.4.3 EJERCICIOS FISCALES, GRUPOS, CUENTAS Y CUENTAS ESPECIALES .................................................................................................................... 38 3.4.4 PROVEEDORES .............................................................................................. 40 3.4.5 CLIENTES ......................................................................................................... 42 3.4.6 ARTÍCULOS ...................................................................................................... 44 3.5 ASIENTOS ...................................................................................................................... 46 6 3.5.1 ASIENTO DE APERTURA .............................................................................. 47 3.5.2 ASIENTO DE CIERRE .................................................................................... 49 3.6 FACTURAS ............................................................................................................... 50 3.6.1 INFORMES DE FACTURAS........................................................................... 53 3.7 INFORMES DE CONTABILIDAD ................................................................................ 55 4. CONCLUSIÓN ...................................................................................................................... 57 5. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................. 59 7 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Archivo "Configurar" ............................................................................................. 27 Ilustración 2: Archivo "Iniciar" .................................................................................................... 27 Ilustración 3: Panel de control XAMPP........................................................................................ 28 Ilustración 4: Inicio de sesión ...................................................................................................... 28 Ilustración 5: Error en panel de control XAMPP (1) .................................................................... 29 Ilustración 6: Error en panel de control XAMPP (2) .................................................................... 29 Ilustración 7: Error en panel de control XAMPP (3) .................................................................... 30 Ilustración 8: Bienvenido a FacturaScripts .................................................................................. 30 Ilustración 9: Descarga plugin Facturación Base ......................................................................... 31 Ilustración 10: Datos de la empresa ............................................................................................ 31 Ilustración 11: Datos de facturación ........................................................................................... 32 Ilustración 12: Agencias de transporte ....................................................................................... 33 Ilustración 13: Almacenes ........................................................................................................... 34 Ilustración 14: Divisas .................................................................................................................. 34 Ilustración 15: Empleados ........................................................................................................... 35 Ilustración 16: Empresa ............................................................................................................... 35 Ilustración 17: Panel de control - Menú ...................................................................................... 36 Ilustración 18: Panel de control - Plugins .................................................................................... 36 Ilustración 19: Panel de control - Descargas ............................................................................... 37 Ilustración 20: Panel de control- Avanzada ................................................................................. 37 Ilustración 21: Usuarios - Nuevo rol ............................................................................................ 37 Ilustración 22: Usuarios - Autorizar ............................................................................................. 38 Ilustración 23: IVA ....................................................................................................................... 39 Ilustración 24: Ejercicios fiscales ................................................................................................. 39 Ilustración 25: Grupos de epígrafes ............................................................................................ 40 Ilustración 26: Cuentas del Plan General de Contabilidad .......................................................... 40 Ilustración 27: Cuentas especiales .............................................................................................. 41 Ilustración 28: Asignar cuentas especiales .................................................................................. 41 Ilustración 29: Nuevo proveedor ................................................................................................ 42 Ilustración 30: Editar proveedor ................................................................................................. 42 Ilustración 31: Listado de clientes ............................................................................................... 43 Ilustración 32: Opciones para nuevos clientes ............................................................................ 44 Ilustración 33: Nuevo cliente ...................................................................................................... 44 Ilustración 34: Editar cliente ....................................................................................................... 45 Ilustración 35: Listado de artículos ............................................................................................. 45 Ilustración 36: Contabilidad integrada ........................................................................................ 47 Ilustración 37: Listado de asientos .............................................................................................. 47 Ilustración 38: Ejemplo de asiento .............................................................................................. 48 Ilustración 39: Proceso para generar asiento de apertura ......................................................... 48 Ilustración 40: Asiento de apertura............................................................................................. 49 Ilustración 41: Proceso para generar asiento de cierre .............................................................. 50 Ilustración 42: Asiento de cierre ................................................................................................. 50 Ilustración 43: Listado de facturas .............................................................................................. 51 Ilustración 44: Facturas no pagadas ............................................................................................ 51 Ilustración 45: Pago de facturas .................................................................................................. 51 Ilustración 46: Nueva factura – Selección de proveedor ............................................................ 52 Ilustración 47: Generación de nueva factura .............................................................................. 52 8 Ilustración 48: Factura rectificativa ............................................................................................. 53 Ilustración 49: Informe facturas (1) ............................................................................................ 54 Ilustración 50: Informe facturas (2) ............................................................................................ 54 Ilustración 51: Informes contables…………………………………………………………………………………………. 55 9 1 CAPÍTULO 1: METODOLOGÍA, INTRODUCCIÓN Y OBJETIVOS 1.1 METODOLOGÍA Este trabajo de Fin de Grado pretende actuar como una guía de introducción al uso de los sistemas de planificación de recursos empresariales. Para ello, seguiremos los pasos necesarios para la configuración de la facturación y contabilidad básica de una pequeña empresa en el ERP FacturaScritps. Entre otras, las razones por la que hemos escogido este ERP en cuestión, las cuales desarrollaremos con mayor profundidad en secciones posteriores, se deben principalmente a su gran proyección de crecimiento, sobre todo en los mercados de España y Suramérica, y, por supuesto, por la sencillez y claridad en su uso. El trabajo se divide en dos bloques claramente diferenciados. Dado que la realización del proyecto la hemos llevado a cabo teniendo en cuenta que el público objetivo serán usuarios interesados en introducirse en el mundo de los softwares de gestión, sin un conocimiento avanzado en el manejo de estos sistemas, el primer bloque tendrá un contenido preminentemente teórico. El segundo, con un enfoque mucho más práctico, se adentrará en una guía para la puesta a punto y registro de la contabilidad básica de una PYME a través del software de planificación de recursos empresariales FacturaScripts. Para el primer bloque del proyecto, capítulo 1º y 2º, nos hemos servido de artículos académicos en revistas y páginas web, trabajos de investigación, periódicos y estudios relacionados con el tema de la gestión empresarial y, específicamente, los sistemas de planificación de recursos empresariales. El acceso a estos documentos lo hemos conseguido mayormente a través de las bases de datos de bibliotecas digitales como Web of Science, Dialnet, Google Académico y la biblioteca de la Universidad de Sevilla, FAMA. En primer lugar, hemos realizado una búsqueda y selección de documentos con información relacionada con el tema del que trata este proyecto. En segundo lugar, nos hemos centrado en la lectura de los documentos y exclusión de aquellos que no nos servirían para redactar el bloque teórico. Por último, ayudándonos de la información útil recolectada, hemos comenzado la redacción del bloque en cuestión. Para encontrar los documentos de los que nos hemos servido para la realización de la parte teórica de este trabajo, hemos realizado búsquedas en las bibliotecas digitales usando y combinando principalmente palabras clave como ERP, software o sistema de planificación de recursos empresariales, software de gestión, sistema de contabilidad integrado, etc. También, cabe resaltar que, dado que el tema que tratamos aquí es sobre un tipo de producto novedoso, con una importancia creciente en los últimos años y, que el lenguaje predominante en estudios académicos del mundo empresarial es el inglés, en ocasiones ha resultado difícil y trabajoso la búsqueda de información en español. Por ello, gran parte de las búsquedas y documentos que hemos usado lo hemos hecho en inglés, y no en español. El proceso de búsqueda y recolección de información para elaborar la guía de implementación y puesta a punto de FacturaScripts, en cambio, ha resultado más complicado debido a la escasa cantidad de estudios existentes sobre el ERP en cuestión. Los documentos académicos acerca de la implementación de sistemas ERP 16 Según McGaughey & Gunasekaran (2009), un ERP es un sistema de información que integra procesos de negocio, con el objetivo de crear valor y reducir los costos, haciendo que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas y en el momento adecuado para ayudarles a la toma de decisiones en la gestión de los recursos de manera productiva y proactiva. Los ERP son paquetes de software multi-módulo que sirven y dan soporte a múltiples funciones en la empresa. Podemos observar que en las distintas definiciones se repiten conceptos como “integrado”, “procesos o actividades clave” “software”, “eficiencia” y “toma de decisiones”. Así, de la puesta en común de las definiciones anteriores, podemos afirmar que un sistema ERP es un software integrado que, a su vez, integra o agrupa los recursos de información de las actividades clave (recursos humanos, finanzas, producción, logística, etc) de la empresa para facilitar, de una manera más eficiente, la toma de decisiones en la organización. Se trata de programas informáticos destinados a ofrecer la información que se necesita, en la forma que se necesita y en el momento necesario para poder tomar decisiones fiables y acertadas con respecto a la organización. 2.2 TIPOS DE ERP En este apartado, vamos a tratar de categorizar los distintos softwares de Planificación de Recursos Empresariales que existen actualmente en el mercado. Al ser un servicio que se encuentra en plena fase de crecimiento y cuya demanda no ha alcanzado todavía el grado de madurez, podemos encontrar tantas variedades de ERP´s como productos o marcas hay en el mercado. Aun así, encontramos una serie de características o formas especialmente distintivas. Estas distinciones en las que nos vamos a centrar en este punto han surgido en las últimas décadas por la incorporación de nuevas tecnologías, sobre todo las relacionadas con el Internet, y el aumento de competidores, lo cual ha conllevado una mayor variedad en la oferta. Con todo esto, las principales características diferenciadoras, aquellas que suponen un mayor cambio para el cliente, son: - ERP´s Opensource frente a ERP´s Propietario - ERP´s en la nube frente a ERP´s locales - ERP´s a medida frente a ERP´s predefinidos 2.2.1 ERP Open Source y Propietario Los erp Opensource o libres, son aquellos que se pueden adquirir normalmente de manera gratuita por cualquier individual sin necesidad de adquirir una licencia de uso. En ocasiones, algunas de las funciones o utilidades requieren de un pago, aunque aun así el adquiriente tiene la capacidad de modificar el código del software. En el caso de los ERP de pago, estos sí requieren de una licencia de uso pues están respaldados por una empresa o marca que se encarga de comercializarlos a cambio de una contraprestación. El código de este tipo de ERP está protegido por derechos de autor, por lo cual los usuarios del mismo no tienen la libertad de modificarlo a su antojo. Para poder entender correctamente en qué consiste un ERP opensource es necesario aclarar el concepto de software libre (Stallman 2002) el cual se refiere concretamente a cuatro libertades. Libertad para: - Ejecutar el programa en cualquier sitio, con cualquier propósito y para siempre. 17 - Estudiarlo y adaptarlo a nuestras necesidades. Esto exige el acceso al código fuente. - Redistribución, de modo que se nos permita colaborar con terceros. - Mejorar el programa y publicar mejoras, lo cual también exige el acceso al código fuente. El ERP de software libre u Opensource se concibe y desarrolla cumpliendo estas cuatro libertades del software libre. De esta manera, un ERP opensource está disponible para ser utilizado, consultado, modificado, distribuido y/o publicado de forma gratuita y sin necesidad de adquirir una licencia específica. Este tipo de software ya se encuentra en el mercado y puede tener un gran potencial de crecimiento, sobre todo en su implantación en las pequeñas y medianas empresas. En el lado opuesto nos encontramos con los ERP de pago. Para poder hacer uso de estos programas es necesaria su cesión por parte del propietario a cambio de una contraprestación. Además, el adquiriente del software sólo puede usar el programa, no existe la posibilidad de modificar su código, mejorarlo o redistribuirlo. 2.2.1.1 Principales diferencias entre un ERP Open Source y ERP Propietario A continuación, resumiremos las principales diferencias y puntos a tener en cuenta para la elección entre un software libre y otro de pago. El factor coste es una de las distinciones más fundamentales y que recibe más atención a la hora de adoptar uno u otro. Según (Olson 2009), se puede extraer que los costes de implantación de un ERP se pueden resumir en los siguientes tres grupos: - Coste de la licencia del programa. - Coste de adquisición del hardware necesario. - Coste de los servicios necesarios para la implantación. Generalmente, las licencias de uso de los ERP propietarios son caras, lo cual ha restringido su acceso a las PYMES (Smets-solanes & Carvalho 2003). En el caso contrario, los ERP libres cambian esta situación, ya que su licencia es gratuita y ello sitúa este tipo de ERP al alcance de cualquier empresa, indistintamente de su facturación, (Serrano &Sarriegi 2006). El coste de los servicios necesarios para la implantación se refiere a los gastos relacionados con la contratación de profesionales o la formación de empleados de la empresa. En este caso, al ser más fácil encontrar especialistas y empresas dedicadas a la implantación de ERP propietarios que Opensource, podríamos afirmar que el precio por servicios de implantación en ERP propietario es menor que en el caso de ERP opensource, ya que casi no hay especialistas (Johanson & Sudzina,2008). Finalmente, y en cuanto a los costes de adquisición del hardware necesario se puede decir que es similar en ambos casos, tanto para ERPs libres como propietarios, debido a las necesidades en ambos casos de una inversión importante en equipos de proceso de información (Johanson & Sudzina 2008). Otro de los factores que diferencia ERP libres de los de pago es la adaptabilidad del software. Esto se refiere a la posibilidad de un desajuste o brecha entre la funcionalidad ofrecida por el Sistema de Planificación de Recursos empresariales y la funcionalidad requerida por la organización en la que se va a implantar (Johansson & Carvalho 2009). Con respecto a esta distinción, podríamos afirmar que los ERP libres al ser sujetos susceptibles de una modificación totalmente arbitraria, posibilitan futuros desarrollos y 18 modificaciones del software por parte del usuario final, creando un producto más adaptado que los softwares de pago pues estos no pueden ser modificados sustancialmente en la forma en que se gestionan los procesos de negocio. La dependencia del proveedor también se encuentra entre las características diferenciales de estos sistemas de gestión de la información. Las empresas que adquieren un ERP propietario son muy dependientes de los desarrolladores y distribuidores de estos sistemas, es decir, de los propietarios del código fuente. Si estos agentes desaparecieran por cualquier motivo, la mejora y el mantenimiento del ERP pueden tener problemas significativos, ya que generalmente sólo los desarrolladores poseen el conocimiento total del sistema (Raúl Francisco Oltra Badenes, Hermenegildo Gil Gómez y Rosana Bellver López, 2010). Por tanto, se puede decir que en el caso del ERP`propietario hay una dependencia del proveedor muchísimo mayor que en el caso del ERP libre, aunque esa dependencia, que inicialmente puede parecer un inconveniente, va acompañada de la prestación de una serie de servicios que puede ser muy ventajosa para la empresa que implanta un ERP (Raúl Francisco Oltra Badenes, Hermenegildo Gil Gómez y Rosana Bellver López, 2010). Factor calidad de software. La calidad del software es otro de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de elegir entre erp propietario y opensource. Los sistemas de software libre son una alternativa viable frente a los sistemas propietarios cuando se toma la calidad del software y la fiabilidad en consideración (Boulanger 2005). Estos ERP, tienen la capacidad de ir mejorando conforme aumenta la masa de usuarios que le da uso y van familiarizándose con el mismo. En muchas ocasiones, cumplen y superan la seguridad y la métrica de fiabilidad de sus homólogos propietarios, y a un costo mucho menor (Boulanger 2005). Sin embargo, para que el software desarrollado alcance un alto nivel de calidad, es necesaria la interacción constante de la masa crítica de usuarios, reportando y solucionando errores, aportando nuevas funcionalidades o módulos, etc. Esto se consigue generalmente a través de foros y comunidades en internet. Es en estas comunidades de usuarios, en la que se reúnen tanto clientes como proveedores y partners del ERP, donde se mejora paulatinamente el código del software (Olson 2009). Finalmente, otro posible inconveniente a tener en cuenta de los ERP Opensource es la falta de confianza en una gran parte de organizaciones (Bonet 2007). Dado que un ERP gestiona información crítica y confidencial de la empresa, las empresas se muestran reticentes en confiar toda la gestión de su información en un sistema, si este no tiene una reputación que otorgue absoluta confianza y aporte seguridad. También hay que tener en cuenta, que esta falta de confianza también la sufrieron los ERP propietarios y, al igual que ocurrió con estos últimos, la falta de confianza en los erp libres concluirá una vez se hayan dado suficientes casos de éxito. Según Johansson & Sudzina, el momento en que los softwares libres adquieran altos niveles de confianza se encuentra muy cerca del momento actual debido a que cada vez hay más empresas utilizando estas herramientas y aunque aún son relativamente pocas, el crecimiento comienza a ser exponencial. 2.2.2 ERP en la Nube y ERP Local Esta distinción hace referencia a la forma en que son instalados. Los ERP de instalación local se alojan en el entramado informático de la empresa, mientras que los que se alojan en la nube se pueden usar desde cualquier lugar en el que haya conexión a internet, ofreciendo mayor versatilidad en su uso. En los últimos años, una gran parte de los ERP´s tradicionales han ido incorporando un acceso a sus bases de datos a través de internet. De esta manera, la alternativa de 19 ERP´s en la nube está creciendo a un ritmo acelerado y, más que una mera clasificación, esta característica ya cuenta como un servicio adicional cada vez más generalizado. 2.2.2.1 Principales Diferencias entre ERP en la Nube y ERP Local La primera diferencia que se nos viene a la cabeza cuando queremos distinguir entre erp´s alojados en el entramado informático de la empresa y aquellos alojados en la nube son los costes de obtener e incorporar el ERP en la organización. Los ERP´s locales normalmente requieren de unos costes iniciales superiores. Por un lado, la inversión inicial, más allá de la adquisición de la licencia de uso, suele ser mayor pues la compañía tiene que adquirir el hardware necesario (servidores, computadoras, infraestructura necesaria para una intranet o red local en la empresa, etc) para poder administrar un software tan complejo como un ERP. Además, también es necesario la capacitación del personal actual o la contratación de un equipo de empleados dotados para hacer uso y realizar el mantenimiento del software de gestión. Por otro lado, cada vez que el software en cuestión vaya a ser actualizado, es necesaria una inversión en tiempo y dedicación del personal (con ello más costes) para reimplementar el sistema en los distintos equipos y servidores de la organización. Finalmente, a la hora de hablar de seguridad, en el caso del ERP en sitio, es la empresa la que tiene que gestionarla o contratar a terceros para que protejan la información que maneja la organización. En el caso de los ERP alojados en la nube, la inversión inicial suele ser mucho más baja. Por lo pronto, la organización no necesita de equipos informáticos con una gran capacidad de almacenamiento ni de procesamiento. Es el proveedor del ERP el que aporta toda la infraestructura necesaria para soportar el sistema, dar acceso al personal de la empresa e incorporar las nuevas versiones. Por otro lado, el proveedor también es el encargado de gestionar la ciberseguridad de la empresa. Finalmente, el precio de gran parte de los ERPs en la nube varía según las necesidades de la empresa, el sistema en su totalidad suele ser innecesario para la mayoría de organizaciones de manera que estos ERPs incluyen la opción de contratar, o subscribirte, únicamente a aquellos módulos que va requiriendo la empresa. Esto último cuenta como otra gran ventaja, pues debido a la inmensa facilidad de subscribirse a nuevos módulos, la implementación y formación de los empleados para con el ERP es mucho menos drástica que en el caso de ERPs locales. Así, podemos afirmar que la adquisición, puesta a punto e incorporación de un ERP en su totalidad es mucho menos costosa en el caso de los que están alojados en la nube, además de ofrecer facilidades y ventajas críticas en el proceso de implementación y mantenimiento que los tradicionales alojados en servidores de la organización. Un estudio realizado por la empresa de consultoría Hurwitz & Associates en pequeñas y medianas empresas en el que se comparaban los costes totales de propiedad, planificación, diseño, infraestructura de hardware, software y de entrenamiento de los recursos humanos, demostró que las organizaciones que optan por ERP´s en la nube pueden llegar a ahorrarse hasta un 50%. Este dato se obtiene de un escenario con una empresa de 100 empleados y en un periodo de 4 años. Otra característica diferenciadora en la que hacer hincapié entre estos dos tipos de ERP son las relacionadas con las actualizaciones o incorporación de nuevas versiones. En ambos casos, las actualizaciones son realizadas por la empresa proveedora del software. La diferencia radica en que mientras en un ERP en la nube las actualizaciones se incorporan automática y sistemáticamente en todas las organizaciones que hacen uso del mismo, en los ERP locales el proveedor debe mandar un equipo de trabajadores para implementar la nueva versión individualmente en cada una de las empresas que usan su servicio. Por esta razón, muchas empresas evitan actualizar sus versiones de softwares locales y se conforman con administrar su negocio utilizando una tecnología 20 obsoleta. Según Ron Gill, en “Why Cloud Computing Matters to Finance” (january 2011) 2 de cada 3 empresas medianas están utilizando versiones obsoletas de ERP locales. A diferencia de los ERP tradicionales, los erp en la nube actualizan constantemente a sus versiones más modernas sin necesidad de realizar inversiones ni ningún tipo de esfuerzo adicional. El grado de accesibilidad también varía según esté el ERP alojado en la nube o en un servidor local. De nuevo, en este caso ofrece mayores posibilidades y facilidades los ERP alojados en la nube. El hecho de que se alojen directamente en la red permite que se acceda a ellos con el único requerimiento de tener conexión a internet, y no con la necesidad de presentarse en persona en un ordenador de la empresa para poder consultar las bases de datos. Además, es importante notar que el ERP en la nube muestra la información en tiempo real en cualquier momento y lugar. Esto supone una gran ventaja para que los directivos puedan realizar un seguimiento o acceder a información crítica sin demora alguna. Por último y como uno de los factores más importantes, hablaremos del tiempo de implementación. Hay que tener en cuenta que la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales siempre lleva tiempo y hay que invertir una gran dedicación por parte del personal y directivos de la empresa no sólo en la instalación y elección de los módulos que van a ser necesarios sino, sobre todo, en la adaptación de los recursos humanos y procesos productivos y de apoyo al nuevo software de gestión. Aunque estos periodos de implementación se puedan considerar largos en ambos tipos de ERP y su duración puede variar por distintos factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos productivos etc, el caso de los ERP en la nube es considerablemente más corto que el caso contrario. Los ERP´s tradicionales usualmente toman un mínimo de 6 meses en adelante para su implementación mientras que aquellos que se alojan en la nube requieren de entre 3 y 6 meses. Esta diferencia en los tiempos de puesta a punto de un Software ERP se debe, más que por la complejidad del programa elegido, por la facilidad que supone que un ERP en la nube puede ahorrarle a la empresa la adquisición de equipos informáticos y servidores, que además de ser una compra costosa para la compañía, también es una adquisición que requiere de una planificación a conciencia. Por otro lado, los ERP en la nube al ser accesibles a través de internet no es necesaria la instalación de ningún tipo de software. 2.2.3 ERP a medida frente ERP predefinidos Otra distinción a tener en cuenta entre los distintos ERP existentes en el mercado es la de aquellos que han sido procesados según las especificaciones de una organización o grupo en particular, frente a aquellos estandarizados pensados para un gran número de organizaciones sin relación entre ellas. Un ERP a medida conlleva desarrollar desde cero el software de planificación empresarial mientras que aquellos predefinidos o estandarizados pueden evitar la larga y costosa fase de desarrollo del código. En especial en esta distinción ambas opciones presentan una serie de ventajas y desventajas que toda organización debería tener en cuenta a la hora de optar por un ERP u otro. A continuación, en este ensayo trataremos de establecer claramente cuáles son las diferencias más críticas para que sirva de ayuda para aquellos usuarios que aún duden sobre la elección del correcto ERP. 2.2.3.1 Principales diferencias entre ERP a medida frente a ERP predefinido La principal diferencia que debemos abordar cuando comparamos entre estos dos tipos de Software de Planificación de Recursos Empresariales es el factor adaptabilidad. Resulta evidente resaltar que los ERP a medida se crean acorde a las necesidades, 21 procesos y actividades de la empresa en particular, de manera que tienen un grado de adaptabilidad mucho más elevado que sus opuestos. Esto puede convertirse en una importante fortaleza diferenciadora e incluso ventaja competitiva para la organización frente a sus competidores. Además, debido a que están más especializados nunca encontraremos en un ERP a medida un exceso de módulos y herramientas inútiles para la empresa. Por ello, muchas veces las organizaciones que contratan este tipo de software pueden ahorrarse un entramado complejo y costoso de equipos informáticos, mientras que en el caso de los ERP predefinidos este gasto desmedido ocurre con frecuencia. Por otro lado, al ser el ERP el que se adapta a la empresa y no viceversa, el cambio que experimentan los empleados y el equipo directivo para encajar en esta novedosa forma de gestión resulta mucho menos drástico. Este último detalle puede acabar siendo perjudicial para algunas empresas que se ven ancladas en procesos o tareas ineficientes y que, al integrar dichas tareas en el software de gestión se vuelve más difícil aún evolucionar y dejar de lado el lastre. En el caso de los ERP predefinidos, estos no van a ser tan especializados para la empresa en cuestión, aunque hay que resaltar que, debido a la amplia variedad de empresas que proporcionan servicios de este tipo, existe una amplísima variedad de opciones de manera que siempre, o casi siempre, cualquier organización tiene la posibilidad de encontrar ERP predefinidos que pueden encajar con la estructura de la empresa. En relación con esto, en muchas ocasiones las empresas que contratan el software de gestión empresarial a terceros en vez de desarrollarlos por ellos mismos sienten más confianza pues existe la garantía de analizar a priori la fiabilidad del software debido a que hay toda una cartera de clientes de la empresa proveedora que ya ha probado el programa. Cuando hablamos del coste y tiempo de implementación también encontramos grandes diferencias a la hora de seleccionar un ERP. Vamos a tratar ambos factores en común pues están altamente relacionados el uno con el otro. Con respecto al tiempo de implementación, aunque los que son a medida se ahorren la fase de búsqueda y selección de un ERP acorde con la empresa, tarea indispensable en el caso de ERP predefinidos, el tiempo que transcurre entre la toma de decisión de implantar un software de gestión hasta que se integra por completo en la organización es mucho superior que en el caso contrario. Esto se debe a que los ERP a medida tienen que desarrollarse desde cero, lo que conlleva la contratación de un equipo de programadores destinados exclusivamente a la construcción del programa. Además, el equipo de informáticos debe conocer cómo marchan todos y cada uno de los procesos formales, departamentos, actividades clave, etc de la organización. Todo esto se traduce en un mayor coste para la empresa que, aunque se ahorre los costes de licencia asociados a los ERP predefinidos, va a tener que emplear más recursos económicos y dedicación por parte de los trabajadores que contratando el software a terceros. Con respecto al coste y tiempo de implementación existe otra diferencia determinante. En el momento de contratar un ERP predefinido el proveedor siempre aportará datos acerca del coste total de adquirir e implantar el software y la duración del proceso para la puesta a punto. En el caso contrario, aunque se puedan realizar estimaciones de los costes y tiempo de implementación de un ERP a medida, el proceso supone un grado mucho más alto de incertidumbre y en la mayoría de ocasiones habrá que desechar parte del trabajo realizado o se encontrarán dificultades que no se tuvieron en cuenta en la planificación. Finalmente, el último factor crítico del que vamos a hablar es el grado de dependencia que conlleva uno u otro tipo de ERP. Con respecto a los ERP predefinidos, existe un alto grado de dependencia del proveedor pues este es el único que tiene la capacidad 22 de actualizar o modificar el software. Esta característica que en un principio puede resultar una amenaza, también se puede considerar una ventaja pues la marca proveedora del software va a ofrecer un servicio de soporte técnico de manera que la empresa contratante no tiene que invertir una gran cantidad de recursos en tener siempre a punto el programa. En el caso de los ERP a medida, no existe dicha dependencia de terceros pues básicamente es la misma organización la que ha creado, utiliza y lleva el mantenimiento del software en cuestión. Sin embargo, sí que existe igualmente un alto grado de dependencia pero en este caso con el equipo de programadores. Desde el momento en que se toma la decisión de crear un ERP único para la organización este equipo de trabajadores se vuelve indispensable o clave para la empresa pues son los únicos capaces de realizar modificaciones o configurar el código. Por no hablar de que raramente las empresas dedicadas a proveer el servicio del software de gestión van a comprometerse a modificar o poner a punto un software creado por terceros. 2.3 PRINCIPALES ERP EN EL MERCADO En este apartado vamos a describir los principales ERP que existen actualmente en el mercado. Vamos a centrarnos no sólo en aquellos con mayor cuota de mercado o notoriedad, sino también en los que ofrecen soluciones diferentes a los ERP tradicionales y que han conseguido una gran proyección de futuro. 2.3.1 SAP SAP (System Application and Products in Data Processing) fue fundada en 1972 por exempleados de IBM. El primer producto que lanza la compañía sería el SAP R/1. Más adelante incorporarían nuevas actualizaciones como el SAP R2 (1979) o el SAP R3 (1992). Es en 1996 con esta última versión, cuando la compañía comienza a ofrecer la posibilidad de trabajar en Internet y empieza a diversificarse, dando soluciones específicas a cada sector empresarial. En el caso del SAP R/3 se puede adquirir con otras 4 aplicaciones, formando el Software SAP R/3 Business Suite. Estas son: CRM, gestor de la cadena de suministros, gestor de las relaciones con los proveedores, y gestor del ciclo de vida del producto. La siguiente versión de SAP lanzada con el nombre de mySAP.com, ya estaba pensada para ser usada a través del Internet y ofrecería herramientas para que los usuarios pudieran acceder al sistema desde cualquier sitio. El siguiente producto ofertado por SAP fue una plataforma independiente, SAP NetWeaver, que permitía un desarrollo personalizado del programa además de facilidades para interactuar con otras aplicaciones. Esto último se debe a que NetWeaver fue desarrollado usando estándares que funcionaban con diferentes tecnologías de diferentes fabricantes (viz., Microsoft, Sun Microsystems o IBM). SAP como organización opera en múltiples países divididos en tres zonas geográficas: (1) América del Norte y América Latina, (2) India, Australia, Japón y demás países de Asia, y (3) Europa y África. Su diversidad en los paquetes que ofrece se centra en sectores industriales tales como procesos industriales, servicios, servicios financieros, servicios públicos, empresas industriales, etc. Actualmente, el objetivo de SAP es el de ofrecer soluciones al sector de las pequeñas y medianas empresas por su enorme potencial. Para este sector se han introducido paquetes como SAP Business All in One, SAP Business One o SAP Business By Design. 23 2.3.2 PeopleSoft PeopleSoft fue fundada en 1987 en California, Estados Unidos. En 2005 fue adquirida por Oracle Corporation pero, aunque dejase de existir como una organización independiente, sus productos se siguen vendiendo en el mercado. PeopleSoft se conoce mayoritariamente por su software de gestión de recursos humanos, CRM y el software de gestión de paquetes financieros. Aunque posea una gama relativamente amplia de soluciones para medianas y grandes empresas, los productos estrella de la marca y que más reputación le han otorgado son las soluciones para la Gestión de los Recursos Humanos y para la Gestión Financiera de la empresa. Con la versión 8 de PeopleSoft, patentada como PeopleSoft Internet Architecture (PIA), se incorporó el servicio de acceso por internet que permitía a sus usuarios acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Otra de las características de sus productos conocida como People Tools, es que se ejecutan desde una plataforma independiente que permite la modificación del código y de los distintos módulos y paquetes que ofrece. Esto le da un alto grado de flexibilidad de manera que sus servicios permiten operar con ERP de otras marcas tales como Oracle, Microsoft, Informix, Sybase, OS/400, IBM DB2 etc. 2.3.3 Oracle Oracle fue fundada en California en 1977 y es otra de las grandes marcas de ERP con más notoriedad a día de hoy, estando presente en más de 145 países y con un total de más de 60.000 empleados. Además del Software de Planificación de Recursos Empresariales, ofrece otros productos como el Sistema de Gestión de Base de Datos, CRM y SCM. E-business Suite es la solución más completa que ofrece. Consiste en ERP, CRM, SCM, Finanzas Oracle, Gestión de Recursos Humanos, y Ventas. Cada uno de sus productos tiene múltiples módulos que pueden ser comprados individualmente, lo cual reduce el coste tanto en su implementación como en su mantenimiento. La mayoría de sus módulos se desarrollan en Java (uno de los lenguajes informáticos más usados y conocidos) y, actualmente, la empresa está trabajando en el desarrollo de productos que puedan ser modificados y customizados por personal de la empresa sin grandes conocimientos de la programación. 2.3.4 Microsoft Dynamics Los productos de ERP y CRM que ofrece Microsoft Dynamics pertenecían originalmente a una empresa danesa, Navision A/S. Microsoft adquirió la compañía en el 2002 y cambió el nombre del producto al que se conoce actualmente, Dynamic AX o Axapta. Los principales productos con los que comercializa Microsoft Dynamics dirigidos a medianas empresas así como filiales o divisiones de grandes empresas son: - Microsoft Dynamics AX - Microsoft Dynamics GP - Microsoft Dynamics NAV - Microsoft Dynamics SL Cabe destacar el producto Microsoft Dynamics GP como una de las soluciones ofrecidas por la compañía para pequeñas y medianas empresas. En sus inicios, fue desarrollado por Great Plains Software y consistía originalmente en un sistema de contabilidad 24 financiera aunque, a raíz de su adquisición por Microsoft en 2001, se ha ido ampliando para abarcar una gama de funciones cada vez más completa. 2.3.5 AbanQ AbanQ ERP/CRM es un software de planificación de recursos empresariales destinado a la pequeña y mediana empresa y a autónomos. Se caracteriza principalmente por su facilidad de instalación y simplicidad de uso, aun contando con una gran cantidad de módulos y funcionalidades. Además, cuenta con un sistema multiusuario con su propio sistema de permisos nivelable y su código puede modificarse debido a su carácter libre. Al ser un software libre u open source, es un ERP que se ha ido actualizando y ampliando constantemente gracias a un equipo de desarrolladores muy activo. Tanto es así, que en 2012 una serie de programadores incluyeron modificaciones en el código de AbanQ que dieron paso al software protagonista de este ensayo, Facturascripts. 25 3. CAPÍTULO 3: PROCESO DE INSTALACIÓN Y PUESTA A PUNTO DE FACTURASCRIPTS En este último capítulo vamos a realizar una descripción en detalle del proceso necesario para poder hacer uso del software de planificación de recursos empresariales FacturaScripts. A su vez, instalaremos el módulo principal para el registro de la contabilidad en la pequeña empresa. Para realizar una descripción más próxima a la realidad, vamos a servirnos de una empresa ficticia, I.E.S. Enseñanza Secundaria, a través de la cual realizaremos la actividad propia de cualquier organización con FacturaScripts. 3.1 DESCARGA DEL SOFTWARE A la hora de descargar FacturaScripts lo podremos realizar a través de su página oficial en el siguiente enlace: - https://www.facturascripts.com/descargar Cuando vayamos a descargarlo lo primero que hay que tener en cuenta es dónde queremos instalarlo. Para ello tenemos las opciones de descarga para su instalación en la nube, o en los sistemas operativos de Windows, IOS, o Linux. En este ensayo vamos a realizar una instalación local en una computadora con el Sistema Operativo de Windows. De esta manera, tan sólo tenemos que clicar sobre el símbolo de Windows que nos conducirá a un nuevo enlace donde bajar el archivo descargable. Dicho archivo se encuentra comprimido en un “formato 7z” por lo que tendremos que descomprimirlo extrayéndolo en la carpeta que deseemos de nuestro PC para poder ejecutarlo. Tras descomprimir el archivo 7z, se creará una nueva carpeta con todos los archivos necesarios para usar Facturascripts. En esta carpeta se nos almacenarán todas las bases de datos de nuestro ERP de manera que con tan sólo copiarla en un pen drive o cualquier dispositivo de almacenamiento podemos transportarla a donde queramos conservando todos los datos y modificaciones que hayamos realizado con anterioridad. Hay que tener en cuenta que al descargar Facturascripts desde la página oficial, el archivo comprimido está empaquetado con el resto de requisitos de softwares que vamos a necesitar para poder usar el ERP: Apache, PHP y MySQL. Para más información y aclaración del funcionamiento del sistema, los requisitos que exige Facturascripts son únicamente: - Servidor Web con PHP 5.3 o superior - MySQL o PostgreSQL 3.2. INSTALACIÓN DE FACTURASCRIPTS Para continuar con la instalación, a continuación, mostramos los distintos pasos que hay que seguir, los cuales desarrollaremos con mayor amplitud en este apartado: 32 3.4.1 ADMINISTRACIÓN La pestaña de “Administración” se encuentra en la esquina superior izquierda de la interfaz de FacturaScripts con el símbolo de una llave inglesa. Este es el primer punto que debemos abarcar una vez hayamos realizado el asistente de configuración para que el software cuente con los datos principales de nuestra empresa de manera que más adelante nos será más sencillo realizar otros pasos como rellenar facturas, albaranes... o cualquier otro proceso en el que debamos introducir datos generales de la empresa. A continuación, haremos una breve explicación de los puntos que pueden interesarnos o de aquellos en los que es aconsejable introducir datos. 3.4.1.1 Agencia de transporte En este punto podemos marcar cuáles son las principales agencias de transporte que usamos o vamos a utilizar para realizar envíos y recibir artículos. Hemos usado como ejemplo en nuestra empresa la agencia MRW. Ilustración 12: Agencias de transporte 3.4.1.2 Almacenes Aquí podremos establecer los almacenes con los que trabaja nuestra organización. Debemos establecer los datos de cada uno de los almacenes: dirección, contactos, etc, y asignarle un código a cada uno de ellos. Es importante que establezcamos las políticas de almacén que vamos a seguir. Esto lo realizaremos a través de la “Configuración avanzada”, debajo de la lista de almacenes que hemos creado anteriormente. Así, podremos establecer cómo vamos a trabajar con el almacén, es decir, si vamos a permitir niveles de stock negativo, si permitiremos realizar ventas aunque no contemos con los artículos necesarios en almacén, qué precio asignarle a los artículos, y si este precio lo añadimos manualmente o permitimos que FacturaScripts lo haga automáticamente a través de una media de los precios anteriores de dichos artículos. 33 Ilustración 13: Almacenes Si contamos una lista con varios almacenes podemos asignar el principal o predeterminado en el punto “Empresa” que explicaremos en este mismo apartado más adelante. 3.4.1.3 Divisas Esta pestaña cuenta con las principales divisas más usadas por los usuarios de FacturaScripts. Aquí podemos ver cuál es la que tenemos como predeterminada en nuestra empresa (aparece resaltada en amarillo) y un listado con divisas de otros países y sus tasas de conversión con respecto a nuestra moneda predeterminada, el Euro en nuestro caso. Podemos añadir cuando queramos una nueva clickeando sobre el símbolo “+” al final de la lista. Ilustración 14: Divisas Para determinar la divisa con la que vamos a trabajar lo podemos hacer en la pestaña “Empresa” que explicaremos en este mismo apartado. 34 3.4.1.4 Empleados Esta opción de FacturaScripts nos permite crear un listado con los distintos empleados que trabajan en nuestra empresa. De cada uno de ellos al editar o añadir uno nuevo, podemos establecer sus datos personales, dirección, datos de contacto, fecha de alta en la empresa, Nº de la Seguridad Social, su Cuenta Bancaria, etc. Ilustración 15: Empleados 3.4.1.5 Empresa Dentro de la pestaña de administración de FacturaScripts esta es el apartado más importante. Dentro de este apartado de FacturaScripts podremos editar en “Datos Generales” los datos de nuestra sociedad, en “Email” podremos escribir el correo electrónico de la empresa, en “Facturación” podemos establecer la divisa y almacén principal que usaremos en nuestra empresa al igual que el país en el que se asienta nuestra organización, además del ejercicio en el que nos encontramos, si aplicamos recargo de equivalencia o no, si vamos a usar una contabilidad integrada. Esto último, la opción de contabilidad integrada es una herramienta muy útil y aconsejable pues consiste en que cada vez que generemos una factura, se creará su asiento correspondiente. Finalmente, en las pestañas “Cuentas bancarias” e “Impresión” podemos listar las cuentas bancarias con las que vamos a trabajar en nuestra empresa y editar cómo serán las impresiones de nuestras facturas. Ilustración 16: Empresa 35 3.4.1.6 Panel de control En Panel de Control nos encontramos con otras 4 pestañas. La primera, “Menú”, nos ofrece un listado de todas las funciones que hemos descargado en nuestra base de datos. Además, podemos desactivar aquellas que queramos para prescindir de las funciones que no vayan a ser necesarias para nuestra empresa, de manera que no exista un exceso de información sobrante. Ilustración 17: Panel de control - Menú En “Plugins” simplemente podemos ver aquellos módulos que hemos descargado y si actualmente los tenemos activados o no y, también, nos ofrece la opción de desactivarlos. Podemos añadir nuevos módulos si cliqueamos sobre la opción “Añadir” importándolos desde nuestro ordenador. Ilustración 18: Panel de control – Plugins En cambio, si queremos descargar cualquier plugin que nos ofrezca la comunidad de desarrolladores de FacturaScripts tan sólo tenemos que continuar a la siguiente pestaña “Descargas”. Aquí tenemos el catálogo completo de funciones que nos ofrece FacturaScripts, tanto aquellos módulos gratuitos como los que son de pago. En nuestro caso descargamos en el asistente de instalación el módulo Facturación Base, que nos ofrece funciones para administrar los movimientos contables de nuestra empresa. Para descargar un nuevo plugin simplemente tendríamos que buscar aquel que necesitamos y cliquear sobre la opción “Descargar” o “Comprar”, en su caso. 36 Ilustración 19: Panel de control – Descargas Finalmente, nos encontramos con la opción “Avanzada”. Esta opción sirve para definir la nomenclatura numérica que vayamos a utilizar, podemos establecer las palabras para referirnos a palabras clave en los documentos de ventas y tickets, y por último configurar parámetros del código y compatibilidades del programa (este último apartado es preferible que no lo toquemos si no tenemos los conocimientos informáticos necesarios). Ilustración 20: Panel de control- Avanzada 3.4.1.7 Usuarios En la última de las opciones de “Administración”, “Usuarios” podemos permitir acceso a personal para que hagan uso de FacturaScripts. Para hacer un uso más ordenado de esta función es conveniente que primero nos dirijamos a la ventana “Roles”. 37 Ilustración 21: Usuarios - Nuevo rol Esta función nos permite crear paquetes de permisos para asignarlos de una manera más rápida y sencilla a los usuarios que vayamos creando. Aquí si clicamos sobre el recuadro “+ Nuevo”, asignamos un código de referencia y una descripción. En la descripción podríamos poner el puesto de trabajo de la persona a la que vaya dirigido dicho rol, por ejemplo, uno para el contable de la empresa. Al pulsar en guardar nos llevará a una ventana automáticamente en la que podemos determinar las libertades que va a tener el usuario al que se le asigne el rol concreto. Podemos otorgar permisos para Ver/Modificar y/o Permiso de eliminación en cada una de las funciones de las que disponemos en FacturaScripts, que se encuentran listadas en la pestaña “Autorizar”. Ilustración 22: Usuarios - Autorizar Una vez hayamos creado los roles de los distintos usuarios que van a usar el ERP, y definidos sus permisos, nos dirigiremos a la ventana “Usuarios”. Clicamos sobre “+ Nuevo” para crear un nuevo usuario. Se nos abrirá un cuadro en el que debemos designar un Nick para el usuario, contable en este caso pues estamos creando un usuario para el rol de contable, una contraseña y e-mail de contacto, y podemos relacionarlo con un empleado de la lista que hemos creado anteriormente. Por último, bajo la opción del Nick, nos aparecerán los códigos de los distintos roles que hemos creado anteriormente, además del de administrador que otorgaría plenos poderes a dicho usuario, asignamos el que proceda al usuario en cuestión. 38 3.4.2 IVA Para establecer el tipo que vamos a aplicar del Impuesto sobre el Valor Añadido tendremos que acudir al menú principal en la parte superior de la interfaz de la página “Contabilidad > Impuestos”. Como podemos ver en la imagen que se muestra abajo, FacturaScripts nos ofrece los principales tipos de IVA más comunes entre las empresas españolas de manera predeterminada. Aquí podemos escoger el tipo de IVA principal con el que se gravan las operaciones de nuestra empresa (IVA al 21%, 10%, 4% y 0%) y, además, podemos añadir una fila nueva en la que establezcamos nuestro IVA específico si no encaja con los predeterminados. Lo único que tendríamos que hacer en esta pestaña es guardar el IVA que vamos a aplicar con nuestra empresa. (“imagen de contabilidad-impuestos”) Ilustración 23: IVA 3.4.3 EJERCICIOS FISCALES, GRUPOS, CUENTAS Y CUENTAS ESPECIALES Para ver las partidas de los distintos ejercicios fiscales con los que hemos trabajado en FacturaScripts tan sólo debemos acceder al menú “Contabilidad > Ejercicios”. Podemos ver que se nos ha abierto de manera predeterminada el primer ejercicio fiscal del año 2017. Establecer manualmente un nuevo ejercicio a través de esta pestaña no es necesario pues FacturaScripts creará un nuevo ejercicio fiscal a medida que lo vamos necesitando, por ejemplo, si creamos una factura o un pedido con fecha de un año diferente, FacturaScripts creará un nuevo ejercicio fiscal para dicho año. Lo que tenemos que establecer nosotros es la estructura contable, los epígrafes, cuentas y subcuentas necesarias. También, podemos cerrar ejercicios anteriores en los que hayamos acabado la actividad cliqueando sobre el mismo y, en “Estado” lo cambiamos de Abierto a Cerrado. Por último, en caso de que tengamos las partidas en una base de datos diferente podemos importarlos rápidamente clicando sobre el ejercicio en cuestión. Ilustración 24: Ejercicios fiscales 39 Al clicar sobre el año, podemos como he dicho anteriormente importar datos de una base de datos externa, o bien, si escogemos “Plan General de Contabilidad” descargaremos la totalidad de partidas existentes del Plan Contable español, de manera que no tengamos que establecerlas una a una cada vez que tengamos que abrir una nueva cuenta. Así, podemos escoger entre los principales Grupos, Epígrafes, Cuentas o Subcuentas del Plan General de Contabilidad español. Así, si, tras haber importado los datos del Plan General de Contabilidad, nos dirigimos al apartado “Contabilidad > Grupos y Epígrafes” podremos ver que se nos han descargado los principales grupos del Plan Contable español. Además, podremos añadir nuevos grupos de epígrafes si lo necesitamos (si nos encontramos en una empresa asentada en España que se rija por el Plan español raramente nos será necesario). Ilustración 25: Grupos de epígrafes Por otro lado, si, en el mismo apartado de Grupos y Epígrafes cliqueamos sobre el recuadro “Cuentas” que aparece a la derecha del ejercicio contable y de la opción de “Añadir nuevo grupo” o, directamente a través de la sección de Contabilidad, apartado “Cuentas”, nos moveremos a una nueva utilidad de FacturaScripts que nos presenta un listado del total de cuentas del Plan General de Contabilidad. Ilustración 26: Cuentas del Plan General de Contabilidad En este listado nos aparece el año del Plan General de cada una de las cuentas, para cerciorarnos de que el plan está actualizado, más un código de referencia para cada cuenta y su descripción, y, en la última columna, a la derecha del todo, el identificador de las cuentas especiales. Para acceder a la leyenda de las “Cuentas especiales” lo haremos desde “Contabilidad > Cuentas” cliqueando sobre el recuadro sombreado en gris que se encuentra en la 40 parte superior de la página, justo debajo del menú principal de FacturaScripts. Esta subsección, Cuentas especiales, tiene la función de hacer entender a nuestro software qué resultados van a ir a parar a qué partidas, se trata de asociar una serie de cuentas a una en común. Es decir, por poner un ejemplo, en la partida de clientes encontramos 25 cuentas diferentes con las que podemos trabajar (“Clientes”, “Clientes, facturas pendientes de formalizar”,” Efectos comerciales en cartera”, “Efectos comerciales en gestión de cobro”, etc), el balance total de la partida “Clientes” será el sumatorio de estas 25 cuentas. Ilustración 27: Cuentas especiales Si queremos modificar las cuentas asignadas a una cuenta especial en nuestro ERP lo podremos configurar accediendo a la sección “Cuentas”, cliqueando sobre la cuenta que queremos que el software reconozca como especial y, en el desplegable elegir la cuenta a la que queremos asociarla. Ilustración 28: Asignar cuentas especiales 3.4.4 PROVEEDORES Para un uso más fácil del ERP y como detallaremos más adelante cuando expliquemos las facturas, veremos que cada vez que generemos una, se nos abrirá un cuadro en el que podemos buscar proveedores con los que ya hayamos trabajado y/o registrado anteriormente, o podemos crear uno nuevo. Aún con esta herramienta, en esta guía 41 pretendemos llevar un orden claro y facilitar el trabajo al máximo pensando en que no sólo un usuario hará uso de FacturaScripts, sino que es bastante probable que en fechas posteriores alguien continúe con el trabajo que hasta entonces haya realizado el encargado de contabilidad de la empresa. De esta manera, en esta guía aconsejamos que, antes de hacer un uso profundo de FacturaScripts con la empresa y, después de haber realizado los pasos explicados hasta ahora, detallemos y listemos los distintos proveedores con los que vayamos a trabajar en nuestra empresa. Para ello tenemos que dirigirnos a “Compras > Proveedores / Acreedores”. Para añadir un proveedor, tenemos que clicar sobre el recuadro en verde “+ Nuevo”. Entonces se nos abrirá un cuadro en el que debemos introducir los datos del proveedor (Nombre, CIF/NIF, País, Provincia, Ciudad, Cod. Postal, Dirección y Apartado). También nos da las opciones de detallar si este proveedor es una persona física o autónomo, o si se trata de un acreedor, es decir aquellos proveedores a los que no les compramos ningún tipo de mercancía como puede ser un proveedor de internet, teléfono, bancos…. Ilustración 29: Nuevo proveedor Al presionar en “Guardar” FacturaScripts nos dirigirá automáticamente a una nueva página en la que podemos introducir más datos del proveedor en cuestión. Aquí, en “Datos Generales” además de los datos de contacto del proveedor podremos escribir una descripción u observaciones, otra herramienta útil para aclarar conceptos y facilitar el trabajo a futuros usuarios del programa, y, abajo en el recuadro naranja podremos convertir a dicho proveedor en cliente. También encontramos en el submenú de la izquierda una serie de opciones en las que podemos introducir una o varias cuentas bancarias que podemos asignar al proveedor en cuestión, direcciones, y las subcuentas, albaranes y facturas que hayamos creado con el mismo. 48 ejercicios fiscales con los que hemos trabajado, seleccionamos el que nos encontramos y vamos a crear el asiento de apertura, el año 2017 en este caso. Para crearlo, clicamos sobre el desplegable del recuadro “Asiento…” en el margen superior de la pestaña del ejercicio fiscal que hemos seleccionado, a la izquierda de las opciones de “Importar” (que nos permite subir el Plan General de Contabilidad) y “Exportar” (para bajar a nuestro PC un documento con las cuentas del año referido). Como es el año en el que hemos notificado a FacturaScripts que nos encontramos actualmente, la lista del desplegable sólo nos permitirá escoger la opción de “Asiento de apertura”, la cual estamos interesados en seleccionar haciendo un simple clic sobre ella. Ilustración 39: Proceso para generar asiento de apertura En la nueva pestaña en la que nos encontramos debemos crear un asiento al igual que haríamos con otro cualquiera, solo que, en este caso, la fecha viene establecida a 01- 01-2017 (aunque podemos cambiarla a la fecha en la que comienza el ejercicio contable de nuestra empresa, en caso de que fuera una diferente), y el concepto viene predeterminado como “Asiento de apertura del ejercicio 2017”. Aquí debemos añadir tantas líneas como cuentas de activo y pasivo tenga nuestra empresa. De nuevo, este asiento no puede descuadrar por lo que FacturaScripts no nos permitirá guardarlo hasta que no lo hayamos completado y coincida el importe del haber con el del debe. Ilustración 40: Asiento de apertura 49 Una vez hayamos finalizado el asiento de apertura y éste cuadre correctamente, lo podremos guardar. 3.5.2 ASIENTO DE CIERRE El asiento de cierre es un asiento que se realiza al final de un periodo contable para cerrar todas las cuentas de dicho periodo. El cierre de la contabilidad tiene como objetivo detener momentáneamente o no, el registro de operaciones para ofrecer una visión del patrimonio, situación financiera de la empresa, y de sus resultados en un momento concreto de tiempo. Para crear un asiento de cierre en FacturaScripts tenemos que dirigirnos a “Contabilidad > Ejercicios” y seleccionar el ejercicio contable en el cual queremos crear dicho asiento. Una vez hayamos cliqueado sobre el año en cuestión, seleccionamos el desplegable “Asiento” y escogemos la opción de “Asiento de cierre”. Hay que tener en cuenta que dicha opción sólo aparecerá si ya hemos abierto un ejercicio contable posterior a aquel que queremos cerrar. FacturaScripts abrirá automáticamente un ejercicio nuevo al haber creado una factura con fecha en dicho año, o bien, si, en la sección de “Ejercicio”, marcamos como predeterminado el año posterior a aquel que queremos cerrar. A continuación, para comenzar a crear el asiento de cierre debemos cliquear en la opción “Desbloquear”. Ilustración 41: Proceso para generar asiento de cierre Ya podemos crear el asiento de cierre. Para ello vamos rellenando las líneas necesarias, como si se tratara de cualquier asiento convencional. 50 Ilustración 42: Asiento de cierre Finalmente, para cerrar el ejercicio contable debemos dirigirnos a la ventana principal de “Ejercicios”, seleccionar el año que queremos finalizar contablemente y cliquear sobre el recuadro “Cerrar” sombreado en naranja. 3.6 FACTURAS Las facturas son documentos de carácter mercantil que se originan para dar constancia de la compraventa de un bien o servicio, reflejando toda la información de la operación comercial (el producto sujeto de la entrega, fecha, importe de la compraventa e IVA a aplicar). Además, las facturas, a diferencia de otros documentos mercantiles como los albaranes, tienen carácter obligatorio por lo que cualquier empresa debe emitirlas y registrarla en su contabilidad. FacturaScripts cuenta con dos modalidades de facturas, las de compra a proveedores o suministradores y las de venta a clientes. Comenzaremos explicando las facturas de compra, para ello debemos dirigirnos a “Compras > Facturas”. En esta sección, aparecerán todas las facturas de compra que hayamos realizado anteriormente. Aquí podremos realizar búsquedas con filtro de las facturas. También, podremos ver aquellas en las que se han generado su asiento contable correspondiente, si aparece a la izquierda del código y número de proveedor un símbolo de adjunto significa que ya está creado el asiento y podremos consultarlo en la sección “Contabilidad > Asientos”. Ilustración 43: Listado de facturas 51 En la pestaña a la derecha de “Facturas (todo)”, tenemos el total de facturas que hemos contabilizado. En la segunda pestaña, “Sin pagar” nos aparecerán aquellas en las que aún no hemos notificado su pago correspondiente. Para hacerlo, cliqueamos sobre la factura en cuestión pendiente de pago y, en la nueva ventana a la que nos redigirá FacturaScripts, clicamos sobre el recuadro sombreado en naranja “x Sin pagar”, seleccionamos “Pagada” y establecemos la fecha en la que se realizó la transferencia. Automáticamente se generará el asiento de pago correspondiente. Ilustración 44: Facturas no pagadas Ilustración 45: Pago de facturas Para crear una nueva factura, en la ventana principal de facturas de compras clicamos sobre “+ Nueva”. Como ya dijimos anteriormente, tenemos la opción de buscar y seleccionar un proveedor de nuestro catálogo o un asistente para crear un nuevo proveedor definiendo su nombre, CIF/NIF, y si es persona física y/o suministrador (acreedor). Guardamos y seleccionamos. Ilustración 46: Nueva factura – Selección de proveedor 52 En este momento, en la ventana en la que nos encontramos al haber establecido el proveedor de la nueva factura, ya podemos definirla. En la casilla de referencia, al clicar sobre ella, podremos buscar el artículo en nuestro catálogo, o bien, en el mismo recuadro de “Buscar artículos”, si escogemos la opción “+ Nuevo” tendremos un asistente en el que podemos crear un nuevo artículo. Ahora tan sólo tenemos que establecer los importes, % de descuento si lo hubiera, elegir el IVA y, finalmente guardar la factura. Si hemos seleccionado en el apartado “Administración > Empresa” la opción “Contabilidad integrada”, al guardar la factura se generará su asiento correspondiente. Igualmente, en el momento que notifiquemos que la factura ha sido pagada, se generará el asiento correspondiente al pago. Ilustración 47: Generación de nueva factura Podremos consultar los datos de las distintas facturas en la pestaña “Detalles”, cuando clicamos sobre una factura del listado, o bien a través de la misma ventana en la que nos encontraríamos al acabar de establecer la factura en cuestión. Por otro lado, podremos generar facturas rectificativas para detallar alguna corrección en facturas generadas anteriormente por cualquier tipo de error y que conlleven devoluciones de mercancía, a través de la pestaña “Devoluciones”. En esta pestaña, aparecerán los datos de la factura errónea. Simplemente tendríamos que corregir los errores en los que hayamos incurrido, la cantidad de la mercancía a devolver y, finalmente, definimos el motivo por el que realizamos la devolución y guardamos. Ilustración 48: Factura rectificativa 53 Para crear facturas de venta a clientes tendremos que dirigirnos a “Ventas > Clientes”. El proceso es similar al de creación de facturas de compra a proveedores con la diferencia de que en este caso tendríamos que tener un mayor cuidado con las existencias de nuestra empresa. No podremos vender aquellos artículos que no están en stock y no hayamos marcado la casilla de “Permitir ventas sin stock”. El resto de opciones son similares a las de facturas de proveedores y, de la misma manera, cada vez que generemos una factura se creará su asiento correspondiente. A su vez, al notificar a FacturaScripts que ya nos han transferido el pago, se creará el asiento correspondiente. Por otro lado, y, a diferencia de las facturas de compra, al clicar en la factura de venta en cuestión nos aparece una nueva pestaña, “Envío”, para establecer los datos relativos a la entrega de los artículos sujetos de la venta (dirección y datos de contacto del cliente, agencia que realizará la entrega y el código de seguimiento del paquete en cuestión). 3.6.1 INFORMES DE FACTURAS Para generar un informe de facturas o consultar las estadísticas de la facturación de nuestra empresa deberemos dirigirnos a “Informes > Facturas”. De manera predeterminada, esta sección nos mostrará las estadísticas de toda la facturación de la empresa con un horizonte temporal que va desde la primera factura que hemos creado en la base de datos hasta la última. A su vez, si queremos realizar una búsqueda más específica, podremos filtrar estableciendo nosotros mismos el intervalo de tiempo, filtrar por cliente o proveedor al que iba dirigida la factura, empleado que la creó, divisa utilizada, forma de pago, etc. Ilustración 49: Informe facturas (1) 54 Ilustración 50: Informe facturas (2) Para una búsqueda más específica, nos movemos a la pestaña “Más…” donde tenemos más opciones de filtro. Aquí, podremos obtener un informe de compras desglosado por proveedor, año, mes y escoger un mínimo por importes o unidades. Finalmente, podremos obtener un informe de ventas desglosado por cliente, año, mes país, provincia y, a su vez, establecer un mínimo por importes o unidades. Para generar un informe, simplemente debemos clicar el desplegable “Descargar” y escoger el formato que deseemos (PDF, XLS o CSV) y si queremos que el informe pertenezca a facturas de compra o de venta (escogiendo proveedores o clientes, respectivamente). El nuevo informe se nos descargará en nuestro PC en el formato escogido. Ilustración 51: Ejemplo de informe de facturas de compra en formato PDF 55 3.7 INFORMES DE CONTABILIDAD FacturaScripts, en “Informes > Contabilidad”, nos ofrece la posibilidad de descargar los principales informes contables de nuestra compañía para tener una visión más clara del desempeño de la empresa en un periodo en cuestión. Aunque de manera predeterminada el horizonte temporal está definido en el año completo, desde el 1 de enero al 31 de diciembre, también podremos modificar dichas fechas de manera que nos muestre el estado contable de la empresa en periodos inferiores e, incluso superiores, tomando datos de varios ejercicios fiscales. La obtención de estos informes es una de las funciones más sencillas que ofrece este ERP. Para ello, simplemente debemos seleccionar el año sobre el cual queremos generarlos. Al seleccionar el ejercicio en cuestión, se desplegará la lista con los distintos informes que podremos descargar cliqueando sobre el recuadro “Mostrar”. Ilustración 2: Informes contables Entre ellos, podremos obtener un documento que muestre las cuentas del libro mayor en formato CSV y balance de sumas y saldos, en formato CSV o PDF. Finalmente, también podremos descargar un balance de situación y de pérdidas y ganancias. Al descargar estos dos últimos, si clicamos sobre el texto resaltado en azul “balance comparativo con el año anterior” se nos generarán los informes correspondientes con una columna adicional que muestra datos de ejercicios anteriores para que podamos comparar la situación empresarial en dos periodos diferentes. 56 Ilustración 3: Ejemplo de informe contable - libro mayor en formato CSV 57 4. CONCLUSIÓN En la elaboración de este trabajo hemos resaltado la importancia de los softwares de gestión empresarial en la coyuntura económica actual. El nuevo panorama al que tienen que hacer frente las empresas está protagonizado por un alto grado de complejidad, derivado por un cambio constante y vertiginoso, repleto de interdependencias. Dicha complejidad ya no es específica de las grandes empresas, sino que progresivamente pasa a ser una característica de las pequeñas y medianas empresas. Es aquí donde cobra sentido la validez de programas como FacturaScripts. Para entender esto, tenemos que tener en cuenta que una empresa en sí es un sistema. Por sistema entendemos un conjunto de elementos organizados; cada uno de esos elementos son autónomos con características, pautas y dinámicas propias. Ahora bien, la propia definición de sistema implica que cada uno de esos elementos sean interdependientes entre sí, con un objetivo común. De manera que un cambio o estímulo en uno de ellos genera la modificación del resto. A su vez, el programa FacturaScripts, al igual que el resto de softwares de gestión, es en sí mismo un sistema. Lo cual implica la necesidad de que ambos, empresa y programa, sean suficientemente versátiles o adaptables para acoplarse. Lógicamente, será la propia capacidad adaptativa del ERP a la realidad empresarial la que garantizará su futuro. Dada la juventud del software que nos ocupa, hemos encontrado aspectos positivos, así como negativos. Entre los aspectos negativos destacamos algunos errores y deficiencias que deber ser subsanados. A modo de ejemplo, a la hora de instalar FacturaScripts en nuestro ordenador personal y, siguiendo los tutoriales y la poca información al respecto, se produjeron interferencias con otros programas. Para solucionar dicho problema tuvimos que idear o buscar por nuestra cuenta salidas al conflicto, lo cual dificulta la implantación y, consiguientemente, la aceptación del producto al que nos referimos. Por otro lado, en dicha juventud encontramos fortaleza, al nacer en un entorno tan dinámico y ser capaz de adaptarse a las nuevas tendencias de la realidad empresarial. En último lugar, esperamos que este trabajo ayude en el proceso de subsanación de las debilidades del sistema, y permita una mayor divulgación del mismo.