Los sistemas ERP como reto para la profesión contable

R EVISTA 82 aeca 13 T ibuna de opinión Guille mo J. Sie a Molina Be nabé Escoba Pé ez Uni e sidad de Se illa Los ERP comenza on a implan a se en las compañías ansnacionales pa a in eg a la in o mación de sus depa amen os y iliales en una base de da os común. Pos e io men e, se di undie on po emp esas meno es y ac ualmen e se han impues o y o man pa e del paisaje emp esa ial co idiano. Aho a bien, la implan ación de un ERP supone pa a la emp esa un cambio mul idimensional, ya que modi ica la es uc u a, las unciones y no mas o ganiza i as, la je a quía de pode y la cul u a emp esa ial. Po an o, debemos ocupa nos del impac o de los ERP sob e la Con abilidad y la Audi o ía, y p eocupa nos po nues o papel en las o ganizaciones con ERP implan ados Los sis emas ERP como e o pa a la p o esión con able Ag adecemos su colabo ación a Susana Gago (Uni e sidad Ca los III de Mad id), Tomás Na a o (Mic oso ) y C is ina Rocha (Uni e sidad de Se illa), miemb os ambién del equipo de abajo del Documen o nº 6 de la Comisión de Con abilidad y Nue as Tecnologías de AECA y a los demás compañe os que nos han pe mi ido mejo a lo con sus suge encias. In oducción Las necesidades in o ma i as de la ges ión po p ocesos han obligado a las emp esas a concebi sus sis emas de in o mación de o ma di e en e. Se ha pasado de la a- cionalización de los lujos in o ma i os disponibles so- b e las dis in as á eas de la emp esa, a la cons ucción de sis emas que in eg an oda la in o mación sob e los p o- cesos emp esa iales y que posibili an a la Di ección ges- iona los de o ma más ápida y e icaz. Los ERP in eg an la in o mación de los dis in os depa a- men os y iliales de la emp esa en una base de da os co- mún pa a acili a el acceso, compa i la in o mación, elimina da os y ope aciones innecesa ios, y educi los iempos y los cos es de los p ocesos emp esa iales. Co- menza on a se implan ados po las g andes compañías, especialmen e ansnacionales, quienes comenza on a acusa los incon enien es de la al a de in eg ación en e los dis in os sis emas y, po an o, las que pueden ap o- echa mejo las en ajas de los ERP. Una ez implan ados po las g andes compañías, an o po emulación como po la necesidad de amplia el ne- gocio de p o eedo es e implan ado es, los ERP se di un- die on ambién po las emp esas de meno dimensión que se han bene iciado de unas aplicaciones que se pue- den adqui i a p ecios sus ancialmen e meno es. En consecuencia, los ERP se han impues o, pe o además de sus ele ados cos es, la implan ación de un ERP supo- ne pa a la emp esa un cambio mul idimensional que modi ica la es uc u a, las unciones y no mas o ganiza i- as, la je a quía de pode y la p opia cul u a emp esa ial. Po an o, esul a lógico que los con ables nos ocupemos del impac o que suponen los ERP sob e la Con abilidad y la Audi o ía, y nos p eocupemos de nues o u u o pa- pel den o de las o ganizaciones que ya ienen ERP im- plan ados. El papel del con able en un en o no ERP El con ex o globalizado de me cados, la u ilización in- ensi a de nue as ecnologías en las emp esas y los cam- bios en la demanda de in o mación con able, han modi- icado las unciones que desempeñan los con ables en aeca R EVISTA 82 14 las emp esas. Exis e e idencia de que el papel adicional de los con ables –iden i icación, medición y comunica- ción de in o mación de ca ác e económico- inancie o–, se ha modi icado al da en ada a con enido social pa a un mejo gobie no co po a i o y ambién al in e ac ua con o as á eas adicionalmen e ese adas a ingenie os e in o má icos. Los ERP p oducen cambios en la unción con able. Al cen a se más en los p ocesos de negocio que en las un- ciones emp esa iales, los ERP han con ibuido a di undi el conocimien o an es ese ado al ámbi o con able ha- cia o as á eas o ganiza i as. Así, la disminución del pa- pel del con able en el egis o y suminis o de la in o - mación necesa ia pa a la oma de decisiones puede ap e- cia se en las educciones de plan illa de los depa amen- os de Con abilidad de aquellas emp esas que han im- plan ado ERPs. El ERP supone una cen alización de la in o mación so- b e dis in as á eas de la emp esa, con lo cual ambién a- o ece la cen alización de de e minadas unciones que an es se descen alizaban pa a a on a la dispe sión, las asime ías de in o mación y la ince idumb e. La iloso- ía y el alcance del con ol cambian como consecuencia. La cen alización que ca ac e iza a los ERP hace, al mis- mo iempo, necesa ia la descen alización de los da os y la in o mación gene ada po la compañía pa a que los usua ios del ERP puedan in oduci da os en el sis ema y, ambién, ob ene in o mes en iempo eal. Es os aspec os p esen an en ajas pa a la eo ien ación de la labo con- able desde la p oducción de in o mes es ánda pa a la di ección, has a la elabo ación de in o mes especí icos y la ac uación como analis a in o ma i o (Caglio, 2003). El acceso en iempo eal a la in o mación con able en o- da la o ganización iene sine gias posi i as, dado que se educen a eas duplicadas, se dispone de más iempo adicional y a o ece una espues a ápida pa a las deci- siones que lo equie an. Los con ables pueden cen a su a ención en la educción de las asime ías de in o ma- ción que pe manecen a pesa de la in eg ación que eali- za el ERP. También son á eas de ac uación del con able a aja pelig os ales como las con abilidades pa alelas o posibles manipulaciones desde pues os de usua ios, y so- luciona p oblemas como los plan eados po el ajus e de los in o mes a las legislaciones de di e en es países. Así pues, la igu a del con able es á expe imen ando un p oceso de cambio hacia a eas elacionadas con los sis- emas de in o mación, que a ec an a oda la emp esa, y no sólo a su depa amen o. Po o o lado, debemos seña- la que el con able ha is o como ha aumen ado su pa i- cipación en las a eas de análisis e in e p e ación de la in o mación que p opo ciona el ERP y de aseso amien o al es o de los di ec i os de la emp esa, an o a los es- ponsables de á ea como a la Al a Di ección. Como consecuencia, las emp esas buscan con ables que se ocupen de aseso a sob e es a egias pa a la oma de decisiones de la ges ión emp esa ial y que p opongan inicia i as basadas en nue as ecnologías de la in o ma- ción, es ando su u u o den o de la emp esa inculado a sus p opias capacidades pa a ob ene el máximo bene i- cio de la nue a posición que han de ocupa espec o al sis ema ERP. En de ini i a, el con able se con ie e en un ges o del sis ema de in o mación. El pe il del con able idóneo su e modi icaciones. La ne- cesidad de una sólida o mación en los sis emas y écni- cas con ables pe i e, pe o no es su icien e pa a que el con able pueda ealiza bien su abajo. El con able debe conoce bien el ERP, sus p ocedimien os y ope a i a, más allá del ni el de usua io. Con abilidad pa a la Ges ión en un en o no ERP Un ERP pe mi e amplia los sis emas de in o mación con able de la emp esa con o as unciones más desa o- lladas y puede e o za las écnicas de con ol empleadas has a el momen o en el ámbi o de la Con abilidad pa a la Ges ión. Sin emba go, los es udios ealizados pa a iden i ica el impac o de la implan ación de un ERP so- b e la Con abilidad pa a la Ges ión mues an que es li- mi ado (G anlund y Malmi, 2002). Po an o, en con a de lo que pudie a supone se, un ERP p oduce un e ec o bas an e educido, an o en la p opia concepción de la Con abilidad pa a la Ges ión, como en las écnicas de con ol u ilizadas. Las u inas en la Con abilidad pa a la Ges ión se educen conside ablemen e pues o que las a eas epe i i as las ealiza aho a el ERP. Asimismo, la accesibilidad a la in- o mación que p opo ciona un ERP pe mi e que los di- ec i os medios puedan ob ene di ec amen e la in o - mación que equie en pa a la ges ión, lo que simpli ica las a eas de ges ión y obliga al con able de ges ión a de- sempeña unciones más amplias, p incipalmen e, de aseso amien o a ales di ec i os (Scapens y o os, 1998). En es e sen ido, el aseso amien o que los con ables de ges ión p opo cionan a los di ec i os equie e una o - mación mul idisciplina y conoce las dis in as á eas o - ganiza i as. Además, los di ec i os medios necesi an ad- qui i conocimien os sob e Con abilidad pa a el desem- peño de sus a eas, pues o que su esponsabilidad au- men a al oma decisiones de ca ác e económico- inan- cie o. No obs an e, es a mayo au onomía no implica que dejen de necesi a a los con ables de ges ión pa a comp ende la in o mación que ob ienen del ERP, así co- T ibuna de opinión Los ERP in eg an la in o mación de los dis in os depa amen os y iliales de la emp esa en una base de da os común pa a acili a el acceso, compa i la in o mación, elimina da os y ope aciones innecesa ios, y educi los iempos y los cos es de los p ocesos emp esa iales R EVISTA 82 aeca 15 que implica que una de e minada ansacción no sea chequeada. Po o o lado, las p uebas no ienen po qué ealiza se con pos e io idad a la ob ención de la in o mación, ni una ez inalizada la ope ación obje o de moni o iza- ción. En e ec o, en un en o no ERP los sis emas de audi- o ía y con ol debe ían se capaces de e i ica las ope a- ciones y ansacciones a medida que se es én ealizando. Así, es os sis emas pasa ían de ene como misión unda- men al la de ección del aude o e o es, a ealiza una labo p e en i a que e i e que aquellas ansacciones que no cumplen las medidas de con ol es ablecidas puedan ealiza se. Pa a analiza con mayo p o undidad la epe cusión que el ERP pod ía ene sob e los sis emas de audi o ía y con- ol, in en ando e i a supe posiciones o solapamien os, c eemos opo uno di e encia en e los ámbi os in e no - Audi o ía In o má ica, Con ol In e no y Audi o ía In e - na- y ex e no -Audi o ía Financie a-. Debido a que p opo ciona in o mación en iempo eal, las ope aciones ealizadas median e un ERP es án más con oladas que las desa olladas po la emp esa con los an iguos sis emas de in o mación. Los ERP ga an izan que cada egis o y p ocesamien o que se p oduce po cualquie usua io es co ec o. Es e con ol se a icula a a és di e sas ías en e las que des acamos los pe misos de acceso pe sonalizados a las ca ac e ís icas del usua io, en anas de ad e encia o p ohibición a e ec ua de e - minadas ansacciones, e c. Po an o, el p incipal desa ío de la audi o ía en es e nue- o en o no es e i ica la au o ización de las dis in as ope aciones a e ec ua pa a ob ene un es udio de allado de la con igu ación del ERP, además de comp ende con de alle los p ocesos de negocio y los lujos de in o ma- ción que se p oducen en e los di e en es componen es del sis ema (A linghaus, 2002). Respec o a la seg egación de a eas, en un en o no ERP se desa ollan a ias unciones al mismo iempo que a ec- an a di e sas á eas de la emp esa, lo que equie e el di- seño de nue as he amien as de segu idad, con ol y au- di o ía que asegu en el co ec o uncionamien o de las a eas seg egadas. Pa a acili a el cumplimien o de dicha seg egación de unciones, se suele asocia a cada ol un conjun o de ac i idades que sólo pod á ealiza el usua- io au o izado pa a al e ec o. En es a ocasión, el audi o debe á e i ica que los oles asignados a cada usua io se- an aco des con el ni el de esponsabilidad que és e po- see en la compañía. mo pa a u iliza la en la oma de decisiones que en aña la ges ión dia ia. Una ez implan ado un ERP, las emp esas pueden segui empleando los an iguos sis emas con ables de ges ión pa a elabo a in o mes especí icos, dado que en muchos casos, los in o mes que apo a el ERP no suelen adap a - se al ni el de in o mación que equie e la emp esa en su ges ión, u ilizándose más és e pa a el p ocesamien o de la in o mación y combinándolo con los an e io es sis e- mas de in o mación pa a analiza dicha in o mación. En pa icula , la in o mación de ges ión que apo a un ERP suele se empleada mayo i a iamen e po los di ec i os medios, mien as que la in o mación es a égica pa a la Al a Di ección debe se elabo ada adicionalmen e po los con ables de ges ión. En de ini i a, puede conclui se que la implan ación de un ERP supone una educción en el desempeño de a eas genuinamen e de Con abilidad pa a la Ges ión, pe o al mismo iempo, ep esen a una ape u a de pe spec i as del con able de ges ión den o de la emp esa, an o po el inc emen o de su esponsabilidad, como po la impo - ancia de su aseso amien o en los dis in os ni eles o ga- niza i os. Audi o ía y Con ol en un en o no ERP La au oma ización y la in eg ación de los p ocesos de ne- gocio que expe imen a la emp esa con la implan ación e ec i a de un ERP, ep esen a odo un e o pa a la mo- de nización de los sis emas de audi o ía y con ol. Los sis emas de audi o ía y con ol con encionales ue- on diseñados pa a se aplicados en un en o no en que el o ma o papel e a p edominan e. Po an o, en el nue o pa ecen mos a se inadecuados o insu icien es, ya que la implan ación de un ERP en una emp esa supone que la in o mación en o ma o digi al p e alezca. Lógicamen e, es a si uación plan ea la necesidad de ajus a los sis emas de audi o ía y con ol a la nue a si uación. Es e cambio se puede pe cibi desde dis in os pun os de is a. Po un lado, el alcance de los sis emas de audi o ía y con ol se amplía conside ablemen e. El hecho de que odas las ansacciones de la emp esa se encuen en eco- gidas en el ERP, que és e haya sido diseñado de acue do con los p ocesos de negocio, así como la posibilidad de lle a a cabo la azabilidad de cualquie da o, pe mi e el diseño de sis emas au oma izados que in e ac úen con i- nuamen e con el ERP pa a ealiza las e i icaciones que se conside en opo unas. Además, los con oles ealiza- dos no end ían que limi a se, como ocu e en la ac uali- dad, a una pa e de las ope aciones suscep ibles de audi- o ía y con ol, sino que se pueden ex ende a odas y ca- da una de ellas, eliminando casi po comple o el iesgo T ibuna de opinión Los ERP han con ibuido a di undi el conocimien o an es ese ado al ámbi o con able hacia o as á eas o ganiza i as La igu a del con able es á expe imen ando un p oceso de cambio hacia a eas elacionadas con los sis emas de in o mación aeca R EVISTA 82 16 En cuan o a los in o mes que p opo ciona el sis ema, los da os del ERP pueden ac ualiza se y modi ica se en cual- quie momen o gene ando in o mes adap ados a la nue- a si uación au omá icamen e. Po ello, el con ol o la audi o ía deben cen a se más en la in oducción de los da os en el sis ema que en el p opio p ocesamien o de la in o mación. Po su pa e, la audi o ía inancie a en un en o no ERP no di ie e inicialmen e en lo sus ancial. El audi o debe diseña p ocedimien os que le pe mi an ob ene e iden- cia sob e el es ado de las dis in as á eas o ganiza i as. Como pa e de es a a ea, el audi o e ec úa un p oceso de e isión analí ico de las cuen as del Balance pa a iden i ica la elación exis en e en e dichas cuen as y los iesgos que no son apa en es. Dichas écnicas analí icas, incluso en o ganizaciones con sis emas de con ol muy a anzados, pueden conduci al desa ollo de p uebas sus an i as espec o a de e minadas á eas. Po o a pa e, dicha e idencia le pe mi e asegu a que las ansacciones ealizadas y las cuen as anuales mues an azonablemen- e la imagen iel de la emp esa. Además, la audi o ía inancie a en un en o no ERP ha de cen a se conc e amen e en los aspec os in o má icos del sis ema, siendo las p incipales ca ac e ís icas de es e p o- ceso las siguien es: - Una audi o ía es un p oceso sis emá ico y lógico que puede aplica se a dis in os ipos de sis emas de in o - mación. Es e hecho acili a al audi o la de ección de unciones y da os cla es du an e el análisis de la in o - mación. - Obje i os de la audi o ía. La a ea del audi o es de e - mina si los es ados inancie os e lejan la imagen iel de la compañía. Pa a log a lo, es ablece un conjun o de obje i os, diseña unos p ocedimien os y ob iene la e idencia necesa ia que co obo e o echace dicha a i - mación. - Ob ención de e idencia. En un en o no ERP, la ob en- ción de e idencia se cen a en la comp obación de los sis emas de con ol empleados y los con enidos de las bases de da os u ilizadas pa a p opo ciona la in o ma- ción necesa ia. La e idencia se ob end á median e dos ipos de p uebas: de con ol que ga an izan si el sis e- ma de con ol unciona co ec amen e, y sus an i as que analizan si la in o mación con able e leja la ima- gen iel de la emp esa. - De e mina el g ado de co espondencia con los c i e- ios es ablecidos. El audi o debe es ablece si las debi- lidades del sis ema de con ol y los e o es en la in o - mación con able son ele an es. En cualquie audi o- ía, la impo ancia ela i a se ija median e un juicio del p opio audi o . No obs an e, en un en o no ERP di- cho juicio se complica po la ecnología y la compleji- dad del sis ema de con ol. - Comunicación de esul ados. Los audi o es deben co- munica los esul ados de sus p uebas a los usua ios in e esados. El in o me de audi o ía incluye una opi- nión que se á dis ibuida jun o a las Cuen as Anuales de la compañía. Los audi o es de un ERP deben in e- g a sus esul ados con el es o de esul ados de la au- di o ía pa a emi i una única opinión sob e la azona- bilidad de la in o mación con able. En consecuencia, las ases de la audi o ía de la in o ma- ción ob enida de un ERP son muy simila es a las adi- cionales: plani icación, p uebas de con ol y p uebas sus- an i as. Las di e encias adican en el ipo de p uebas a ealiza pa a la ob ención de e idencia que en es a oca- sión, es a án elacionadas con los accesos al ERP, las cla- es de iden i icación de usua ios, la posibilidad de que exis an i us u o os elemen os que puedan des ui la in o mación, la exis encia de he amien as de audi o ía en el p opio sis ema, o la acul ad del ERP pa a con i- nua ope ando cuando exis a algún allo en el unciona- mien o del p opio sis ema. Po úl imo, la segu idad ep esen a uno de los aspec os más ele an es al implan a un ERP. El obje i o de la se- gu idad en es os casos es el de p opo ciona con idencia- lidad, in eg idad y disponibilidad en la in o mación ne- cesa ia. Algunas écnicas que pe mi en ga an iza el acce- so a la in o mación y su iabilidad se ían, en e o as, las limi aciones de acceso a la base de da os, los planes de con ingencia basados en la duplicidad de la in o mación en se ido es dis in os e independien es, o la aplicación de écnicas de con ol ex e nas a la compañía. Conside aciones Finales En es e abajo nos hemos cen ado, po un lado, en las modi icaciones que supone la implan ación de un ERP pa a la Con abilidad y la Audi o ía, y po o o lado, en el papel que hab emos de desa olla en el u u o quienes nos dedicamos a ellas, ca ac e izado po a eas menos u- ina ias y más analí icas y, po an o, más especializadas. Lógicamen e, es as nue as ci cuns ancias plan ean nue- os e os –de cuali icación pa a los p o esionales en ac i- o y de o mación pa a los que aún no se han inco po a- do al me cado labo al– a los que hab emos de i espon- diendo sin más demo a. T ibuna de opinión El con able debe conoce bien el ERP, sus p ocedimien os y ope a i a, más allá del ni el de usua io Re e encias A linghaus, B. (2002): In e nal Audi ’s Role in he Implemen a ion o En e p ise and O he Majo Sys ems, In e nal Audi ing, ol. 17, nº 6, pp. 32-38. Caglio, A. (2003): En e p ise Resou ce Planning Sys ems and Accoun- an s: Towa ds Hyb idiza ion?, The Eu opean Accoun ing Re iew, ol. 12, nº 1, pp. 123-153. G anlund, M.; Malmi, T. (2002): Mode a e Impac o ERPs on Ma- nagemen Accoun ing: A Lag o Pe manen Ou come?, Managemen Accoun ing Resea ch, ol. 13, nº 3, pp. 299-321. Scapens, R.; Jazaye i, M.; Scapens, J. (1998): SAP: In eg a ed In- o ma ion Sys ems and he Implica ions o Managemen Accoun an s, Managemen Accoun ing, ol. 76, nº 8, pp. 46-48.