Optimización de procesos empresariales a través de la implantación de un ERP: estrategias y desafíos

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS TRABAJO FIN DE GRADO CURSO ACADÉMICO [2023-2024] TÍTULO: OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS AUTOR: OTTO LUIS CAMPOS OTONES TUTOR: D. IGNACIO RUIZ ALBERT DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD Y ECONOMÍA FINANCIERA ÁREA DE CONOCIMIENTO: ECONOMÍA FINANCIERA Y CONTABILIDAD RESUMEN: La implantación de un sistema ERP es una de las mejores maneras para optimizar y unificar los procesos operativos en una empresa. En este trabajo explicaremos los diferentes sistemas y métodos de implantación, analizaremos en profundidad sus costes y beneficios económicos y propondremos los principales factores claves de gestión, relativos a este proceso de implantación, que se deben medir y controlar con el objetivo de conseguir el éxito del mismo. PALABRAS CLAVE: Sistemas ERP; Implantación de sistemas ERP; análisis coste beneficio de un ERP; factor clave de gestión; gestión del cambio Grado en Finanzas y Contabilidad Facultad de Turismo y Finanzas – Universidad de Sevilla - 2 - TITLE: OPTIMIZING BUSINESS PROCESSES THROUGH THE IMPLEMENTATION OF AN ERP: STRATEGIES AND CHALLENGES ABSTRACT: The implementation of an ERP system is one of the best ways to optimize and unify operational processes in a company. In this work we will explain the different systems and implementation methods, we will analyse in depth their economic costs and benefits and we will propose the main key management factors, related to this implementation process, which must be measured and controlled with the aim of achieving success. same. KEYWORDS: ERP systems; Implementation of ERP systems; cost benefit analysis of an ERP; key performance Indicator; KPI; organizational change management TFG-Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - I - ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1 1.1 JUSTIFICACIÓN .............................................................................................. 1 1.2 OBJETIVOS ..................................................................................................... 2 1.3 METODOLOGÍA ............................................................................................... 2 1.4 ESTRUCTURA ................................................................................................. 2 2 CAPITULO I: MARCO TEÓRICO ............................................................................ 5 2.1 DEFINICIÓN DE ERP ...................................................................................... 5 2.2 VENTAJAS E INCONVENIENTES .................................................................. 6 2.3 FASES DEL PROCESO DE INVERSIÓN ........................................................ 9 3 CAPITULO II: IMPLANTACIÓN DE UN ERP ........................................................ 11 3.1 IMPLANTACIÓN Y ADAPTACIÓN ORGANIZACIONAL ............................... 11 3.2 COSTES ......................................................................................................... 11 3.2.1 Costes Directos ....................................................................................... 11 3.2.2 Costes Indirectos .................................................................................... 12 3.3 METODOLOGÍAS DE IMPLANTACIÓN ........................................................ 12 3.4 FACTORES CLAVE PARA UNA CORRECTA IMPLANTACIÓN .................. 15 3.5 RESULTADO ................................................................................................. 15 3.6 IMPACTO ECONÓMICO ............................................................................... 16 4 CAPITULO III: CONCLUSIÓN ............................................................................... 23 4.1 BENEFICIOS VERSUS EXPECTATIVAS ...................................................... 23 4.2 DESAFÍOS Y COSTOS OCULTOS ............................................................... 23 4.3 LECCIONES APRENDIDAS .......................................................................... 23 4.4 EL FUTURO DE LOS ERP´S CON LA IA ...................................................... 24 4.5 LIMITACIONES AL ESTUDIO ........................................................................ 24 TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 1 - 1 INTRODUCCIÓN 1.1 JUSTIFICACIÓN La humanidad siempre se ha caracterizado por su afán en la mejora continua, en hacer cualquier proceso cada vez mejor y en menos tiempo, estos conceptos se conocen como eficacia y eficiencia. La RAE define eficacia como “Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”(ASALE & RAE, s. f.-a) y eficiencia como “capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos”(ASALE & RAE, s. f.-b). Toda empresa se caracteriza por poseer una organización y desarrollar un conjunto de procesos interrelacionados. Para conseguir mejoras de eficiencia y eficacia en dichos procesos se requiere un cambio organizativo, un cambio en la forma en la que realiza las diferentes tareas. “El cambio organizacional es el proceso por medio del cual las organizaciones pasan de su estado actual a un futuro estado deseado para aumentar su efectividad. La meta del cambio organizacional es encontrar nuevas y mejores maneras de utilizar los recursos y capacidades para aumentar la capacidad de la organización de crear valor y, por lo tanto, de aumentar su desempeño. Una vez más, la estructura y cultura organizacionales son los principales medios o puntales de referencia de los que se valen los gerentes para cambiar la organización con la intención de que se logre el estado futuro deseado.”(JONES, 2008) Teniendo en cuenta estos conceptos podemos relacionarlos con la necesidad de implantar sistemas de planificación de recursos empresariales más conocidos por su denominación anglosajona de enterprise resource planning o por sus siglas ERP. Este tipo de herramientas ayudan a automatizar procesos administrativos donde se invierten mucho tiempo y están sometidos inevitablemente a un cierto grado de error humano. Estos sistemas hacen más simples, eficaces y eficientes las principales funciones empresariales, como las finanzas, la cadena de suministro, la fabricación, las operaciones, los informes, los recursos humanos, unificándolas además en una única plataforma cohesiva. Ahora bien, como todo en la vida, la implantación conlleva ventajas e inconvenientes, algunos inherentes o específicos de estos sistemas. Por un lado, las ventajas, principalmente: la mejora en la toma de decisiones gracias a la disponibilidad de información actualizada y precisa, la optimización de los procesos de negocio, el incremento en la productividad y eficiencia, y una mayor capacidad para responder a las dinámicas del mercado. Por otro lado, los inconvenientes, entre los que destacaríamos: la necesidad de dedicación y esfuerzo organizativo y sus costes relacionados, tanto directos como indirectos. Las ventajas siempre son fáciles de asimilar, pero para los inconvenientes se requiere mayor atención. En este trabajo además de explicar los diferentes métodos de implantación de sistemas ERP, analizaremos en profundidad tanto los costes como los beneficios económicos, así como propondremos los factores claves de gestión (KPIs) a monitorizar durante el proceso. Para ello trabajaremos con una extensa base de datos compilada a partir de documentos académicos, estudios de caso, artículos técnicos y guías de implantación, proporcionando una visión integral de todo el proceso, desde la selección del sistema hasta la evaluación posterior. Campos Otones, Otto Luis - 2 - 1.2 OBJETIVOS Con este trabajo se pretende orientar a cualquier persona, no experta en ERP pero conocedora del funcionamiento de las organizaciones empresariales, sobre cómo llevar a cabo una implantación exitosa, basado en experiencias documentadas y lecciones aprendidas de diversas industrias y las propias del autor. 1.3 METODOLOGÍA Para llevar a cabo el estudio se ha recopilado y analizado detalladamente una gran variedad de bibliografía que abarca desde el nacimiento de los ERP´s hasta los más actuales. Además de documentación teórica, se han utilizado experiencias documentadas y lecciones aprendidas de diversas industrias y las propias del autor. Esta experiencia del autor se fundamenta en la implantación y uso de los ERP de diferentes marcas como, por ejemplo, ODOO, BASEGES, grupo Sage y software del Sol (ver CV en ANEXO I) Se ha utilizado una variedad de fuentes de información, que se enumeran en la bibliografía, así como una estructura de análisis sistemática, buscando con ello un enfoque lo más exhaustivo posible dentro del alcance del trabajo y la mejor documentación para tratar el tema estudiado. Con esta metodología pretendemos construir conclusiones solidas basadas en evidencias y exponer los desafíos y beneficios. Por último, hay que mencionar que todas las citas se realizan en formato APA usando la herramienta de gestión bibliográfica Zotero. 1.4 ESTRUCTURA En este Trabajo de Fin de Grado, trataremos los sistemas ERP y su impacto en la eficiencia empresarial. Comenzamos estableciendo la importancia de estos sistemas en la mejora de la gestión, destacando su aportación a la eficacia y la eficiencia de los diferentes procesos organizativos. Luego, definimos claramente nuestros objetivos: orientar a los no expertos sobre cómo implantar un ERP exitosamente, analizando métodos, costos, beneficios y los factores clave de gestión a medir y monitorizar. Utilizamos una metodología que consideramos robusta, basada en una amplia bibliografía y las experiencias prácticas del autor, para proporcionar un análisis lo más exhaustivo posible. La estructura del trabajo está diseñada para guiar al lector de manera lógica, comenzando con una introducción al tema y avanzando hacia un análisis detallado de la teoría y la práctica de la implantación. A lo largo del documento, se discuten los costos directos e indirectos, las metodologías de implantación y los factores críticos para el éxito, como el compromiso de la alta dirección y la gestión del cambio. Los resultados esperados y el impacto económico se analizan en profundidad, utilizando estudios de casos y datos cuantitativos para ilustrar los beneficios económicos, como ahorros en costos y mejoras en la productividad. Finalmente, las conclusiones y recomendaciones ofrecen una síntesis de los hallazgos y proponen prácticas para futuras implantaciones. La bibliografía y los anexos complementan el estudio, proporcionando una base sólida de referencias y material TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 3 - adicional relevante. Este TFG está diseñado para ser una guía completa y accesible para aquellos interesados en la implantación de sistemas ERP. Entendemos cumplir así los objetivos de un TFG establecidos por la norma de la USE y su Facultad de Turismo y Finanzas como un “estudio o informe sobre un tema orientado a la evaluación de competencias asociadas al título” en el que “se desarrollarán y aplicarán conocimientos, capacidades y competencias adquiridos en la titulación”.(Normativa Interna de Trabajo de Fin de Estudios de la Facultad de Turismo y Finanzas, 2019) TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 5 - 2 CAPITULO I: MARCO TEÓRICO 2.1 DEFINICIÓN DE ERP Un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) es un software que integra, gestiona y automatiza los procesos fundamentales de una organización, principalmente los administrativos. Estos sistemas están diseñados para mejorar la eficiencia operativa, tanto de registro de datos como de su posterior tratamiento y presentación a los diferentes usuarios internos y otros stakeholders. La característica principal es su capacidad para integrar múltiples procesos empresariales en un mismo sistema. "Un ERP permite la integración de las diversas funciones y departamentos de una empresa en una única base de datos y una plataforma de software compartida" (Molina & Pérez, 2007). Esto permite a las organizaciones reducir la duplicidad de datos, mejorar la comunicación interna y asegurar que todas las áreas de la empresa tengan acceso a la misma información en tiempo real. Un aspecto importante de estos sistemas es su flexibilidad y escalabilidad. Pueden adaptarse a las necesidades específicas de diferentes sectores y escalar a medida que la empresa crece. "Los sistemas ERP modernos son altamente configurables y escalables, permitiendo a las empresas ajustar sus funcionalidades según sus necesidades particulares y crecer sin problemas" (Davison & McNair, 2019). La capacidad de adaptación y crecimiento es vital para las empresas con entornos dinámicos y competitivos. Además, soportan la gestión y el cumplimiento normativo. "Un ERP ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones y normativas al proporcionar un seguimiento y auditoría precisos de las transacciones y procesos" (Cavallaro & Azzaoui, 2023). Esto es particularmente importante en sectores regulados donde la conformidad con las normas es crucial para evitar sanciones y mantener la reputación de la empresa. También facilitan la mejora en la toma de decisiones al proporcionar datos precisos y actualizados y permitir a los gerentes y ejecutivos tomar decisiones con datos a tiempo real. "El acceso a información en tiempo real a través de un ERP permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos, mejorando así la planificación y la previsión" (©2021 Microsoft Corporation, 2023). Este acceso a datos centralizados y actualizados mejora la capacidad de la empresa para responder a los cambios del mercado y poder planificar. Una ventaja crucial es la automatización de procesos empresariales. "Los sistemas ERP automatizan las tareas repetitivas y manuales, lo que libera tiempo para que los empleados se concentren en actividades estratégicas y de valor agregado" (Molina & Pérez, 2007). Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce los errores humanos, lo que puede ser especialmente beneficioso en áreas como la gestión de inventarios, la contabilidad y la gestión de la cadena de suministro. A pesar de sus numerosos beneficios, la implantación de un ERP también presenta varios retos. "La implantación de un sistema ERP puede ser un proceso complejo y costoso que requiere una planificación meticulosa y la colaboración de todas las áreas de la empresa" (Lapiedra et al., 2021). Los desafíos pueden incluir la resistencia al cambio por parte del personal, la necesidad de personalización significativa del software y los costos asociados tanto a la implantación inicial como al mantenimiento continuo. Campos Otones, Otto Luis - 12 - d) Formación La capacitación del personal es necesaria para asegurar que los usuarios finales puedan utilizarlo de manera efectiva. e) Migración de Datos Transferir datos de los sistemas antiguos al nuevo ERP es un proceso arduo que puede ser costoso, ya sea porque se contrate a terceros o por la dedicación de horas del propio personal de la empresa. 3.2.2 Costes Indirectos Los costes indirectos son aquellos que no son evidentes y pueden surgir durante y posteriormente a la implantación. a) Interrupción de Operaciones. La transición a un nuevo sistema puede causar interrupciones temporales en las operaciones diarias. b) Adaptación de los Empleados. Los empleados necesitan tiempo para adaptarse a los nuevos procesos y sistemas. c) Impacto Cultural. La implantación puede tener un impacto significativo en la cultura organizacional. Podemos concluir que la implantación de un ERP implica una inversión considerable tanto en costes directos como indirectos. Es necesario que las organizaciones realicen una planificación cuidadosa y una gestión eficiente del proyecto para minimizar estos costes y maximizar los beneficios. 3.3 METODOLOGÍAS DE IMPLANTACIÓN Siendo la implantación de sistemas ERP un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa y una ejecución precisa, es recomendable usar como base las metodologías más comunes. Estas metodologías han variado y se han perfeccionado a lo largo del tiempo (Cimatic de México S.A, 2021). a) Implantación ERP “Big Bang”. Es un enfoque de implantación del sistema que se produce en una única fase integral. En una primera época, este era el único método existente para implantar software de planificación de recursos empresariales. Este método implica la implantación simultánea de todos los módulos en toda la empresa. Previo a la implantación con este enfoque, los consultores funcionales llevan a cabo un análisis exhaustivo de todos los flujos de procesos laborales y comerciales de la TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 13 - entidad, identificando las deficiencias y focalizando en las áreas que requieren ser optimizadas. Este análisis se yuxtapone posteriormente con las soluciones y el modo operativo del sistema ERP, identificando y documentando las discrepancias o brechas (GAP) entre los requisitos y los procesos operativos del sistema. Una vez concluida la evaluación del análisis de brechas, se procede con la configuración personalizada, seguido del proceso de pruebas y capacitación de los colaboradores en el software , a fin de capacitarlos para su uso. Inicialmente, este enfoque representaba una de las prácticas más comunes; sin embargo, también se identificó como un factor determinante en la mayoría de los casos de fracaso. La adopción del enfoque del "Big Bang" aumentó la complejidad del proceso. La implantación integral de todos los módulos en toda la empresa abrumaba a los empleados, a la dirección de la empresa y al proveedor con una multitud de tareas que debían realizarse simultáneamente. Esto a menudo generaba gastos adicionales e implantaciones inadecuadas y retrasadas. Entre los diversos métodos de implantación, éste enfoque “Big Bang” se considera en si mismo responsable de muchos de los problemas. b) Implantación ERP “Modular”. En este proceso, los distintos módulos de un software ERP se introducen de forma secuencial. Esto reduce el alcance de la implantación y evita así una sobrecarga para los trabajadores, la dirección de la empresa y el proveedor. Una vez que se ha logrado la exitosa implantación de un módulo, se puede proceder con el siguiente módulo. Esta metodología es particularmente adecuada para organizaciones con superposición limitada en procesos entre sus distintos departamentos u operaciones comerciales. Tras la ejecución de todos los componentes individuales, se procede a la fase de integración, la cual consolida todos los procesos y departamentos de la entidad en una única plataforma de software. Esto facilita una realineación y transformación de los procesos de negocio, en contraposición a la mera automatización (y esto constituye la verdadera ventaja). Entre todos los métodos existentes, este enfoque particular se destaca por su rentabilidad, ahorro de tiempo, mitigación de riesgos y transición efectiva hacia el nuevo sistema. No obstante, presenta una importante limitación que actualmente lo incapacita en la mayoría de los escenarios: el nuevo sistema no es compatible con la sustitución de otros sistemas previamente implantados en la organización. Por ejemplo, no es factible emplear este enfoque al reemplazar un software empaquetado preexistente, incluso si es de bajo coste, debido a la imposibilidad de sustituirlo módulo por módulo. c) Implantación ERP "Por procesos". Esta metodología es considerada ideal para organizaciones con procesos comerciales críticos que abarcan diversas unidades de negocio. Dentro de este enfoque, la implantación se centra en un proceso de negocio conjunto, lo que en última instancia conduce a una implantación integral. Los procesos comunes incluyen "de compra a pago", "de pedido a efectivo", etc. Al subdividir la implantación en múltiples etapas, cada una de las cuales abarca un ciclo comercial completo, este enfoque combina los puntos fuertes de los dos métodos anteriores. Mitiga el esfuerzo excesivo asociado con la implantación del "Big Campos Otones, Otto Luis - 14 - Bang" y evita interrumpir los ciclos comerciales ya informatizados, como se ve en la "Modular". Si la empresa ya está utilizando un sistema ERP u otro sistema integrado (aunque sea una opción de bajo coste), el proceso de implantación inicial está guiado por la identificación de las funcionalidades específicas que requieren reemplazo del sistema heredado para asegurar la continuidad sin problemas de las operaciones dentro de la empresa. Los procesos posteriores incorporarán las funcionalidades emergentes, que en la mayoría de los casos, son las que validaron la inversión en tecnología. Estas metodologías, que hemos llamado comunes, podemos potenciarlas con las denominadas “metodologías ágiles” como son, por ejemplo: a) Scrum Metodología ágil que permite una implantación iterativa y flexible, facilitando ajustes rápidos en respuesta a cambios y problemas emergentes. Es utilizada para gestionar proyectos complejos, especialmente en desarrollo de software. Se organiza asignando roles a los diferentes integrantes del equipo de trabajo. Roles como: Scrum Master o líder de equipo que vela por la eficiencia del proceso en su conjunto, Product Owner que se centra en que el ERP responda a las necesidades específicas del cliente creando valor para el mismo y el equipo de desarrollo que pone en práctica las directrices de los anteriores. Trabajan en ciclos cortos con objetivos muy concretos llamados Sprints, donde planifican, ejecutan y revisan el trabajo. Los Sprints duran entre una y cuatro semanas y al final de cada uno, se debe presentar un incremento funcional del producto. El objetivo es mejorar continuamente y entregar valor de manera regular y eficiente.(Schwaber & Sutherland, 2020) b) Kanban Método ágil que utiliza un sistema visual de gestión para mejorar la eficiencia y flexibilidad durante la implantación, utilizada para gestionar el flujo de trabajo en proyectos. Visualiza las tareas en un tablero dividido en columnas con diferentes categorías como "Por hacer", "En progreso" y "Hecho". Se enfoca en limitar el trabajo en progreso (WIP) para mejorar la eficiencia y detectar cuellos de botella. Los equipos actualizan continuamente el tablero para reflejar el estado actual del trabajo. El objetivo es optimizar el flujo de trabajo, mejorar la productividad y garantizar entregas constantes (Kanban University, 2021). La selección de un sistema ERP de prestigio, diseñado y vendido por grandes empresas de software, puede beneficiar a la hora de su implantación. El uso de las metodologías estructuradas proporcionadas por las mismas y que guían a las organizaciones a través de este complejo proceso pueden resultar de gran ayuda. Las principales, en la actualidad son: a) ASAP para SAP, creada en exclusiva para su propio producto. b) AIM para Oracle, enfocada en la planificación y gestión de riesgos. c) Sure Step para Microsoft Dynamics, marco para implantarse a ella misma, con un enfoque en la planificación y ejecución detallada. TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 15 - 3.4 FACTORES CLAVE PARA UNA CORRECTA IMPLANTACIÓN Para una correcta implantación es esencial controlar los siguientes factores: (Grau & Armas, 2017) (Orial, 2012) (Sieber, 2006) a) Compromiso y apoyo de la alta dirección. El compromiso de la alta dirección es crucial para dirigir y respaldar la implantación del ERP, de esta manera se asegura que los recursos necesarios estén disponibles y que la empresa esté alineada con los objetivos del proyecto. b) Gestión del cambio. La gestión eficaz del cambio es esencial para superar la resistencia interna y garantizar que todos los empleados interioricen el nuevo sistema y los procesos asociados. c) Formación del usuario final. Se debe capacitar adecuadamente a los usuarios para asegurar que puedan utilizar el sistema ERP de manera efectiva. d) Selección del consultor. Elegir consultores con experiencia puede marcar la diferencia, ya que aportan conocimientos técnicos y del mismo sector que pueden ayudar a evitar problemas y optimizar el proceso. 3.5 RESULTADO La implantación de un sistema ERP produce una variedad de efectos en las organizaciones que pueden medirse desde diferentes perspectivas para así poder realizar un seguimiento del mayor o menor éxito de este proceso. Entre estas perspectivas destacamos las siguientes: desafíos de implantación, adaptación al cambio, seguimiento, mejoras operativas, integración y retorno de la inversión.(Otto Luis Campos, 2024) No todo es beneficio, también existen desafíos de implantación. Las empresas se enfrentan a desafíos significativos, incluyendo sobrecostos, retrasos en el proyecto, y disrupción operativa. Los costos ocultos, como la necesidad de formación adicional y la resistencia al cambio por parte de los empleados, también pueden impactar el éxito del proyecto. En todas las empresas que se enfrentan a una implantación de un sistema ERP se produce un cambio organizacional, por mínimo que sea, esto genera la necesidad de una adaptación al cambio. Este tipo de cambios suelen tener un impacto profundo en las empresas, ya que suele afectar significativamente a todos los puestos de la empresa, ya sean verticales (puestos de especialización) o transversales (puestos organizativos o de dirección). Para que el impacto sea menos duradero y más suave es crucial que se incorpore un plan de formación y gestión del cambio. Campos Otones, Otto Luis - 16 - En todo sistema informático es necesario tener el apoyo de especialistas que mantengan y actualicen el sistema, de esta manera las empresas podrán adaptarse a las cambiantes necesidades, aprovechar al máximo la inversión y asegurar que el sistema continúe alineado con los objetivos. El principal beneficio y más palpable es la mejora de la eficiencia operativa, es decir, la obtención de procesos de negocio más ágiles y eficientes, una reducción en el uso de recursos innecesarios, y una disminución en los errores debido a la automatización y la integración de sistemas afines. La capacidad de integrar datos y procesos a través de diversas funciones de negocio es otro beneficio que impacta directamente en la mejora productiva de los directivos. Esto conduce a una mejor toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados, y a una visibilidad mejorada de las operaciones empresariales. No se nos puede olvidar el indicador por excelencia en toda inversión y que cualquier inversor necesita es el retorno de la inversión (ROI). El ROI es un indicador crítico del éxito de la implantación de un ERP. Aunque el ROI puede variar, las empresas que planifican e interiorizan las mejores prácticas suelen experimentar un retorno positivo. 3.6 IMPACTO ECONÓMICO Para poder evaluar todo lo expuesto en este trabajo vamos a usar un estudio realizado por la empresa Forrester y de esta manera poder cuantificar los beneficios de la implantación de un sistema ERP en una empresa. Forrester cuenta entre sus principales clientes a algunas de las empresas más importantes a nivel mundial, como Microsoft, IBM, Cisco, JPMorgan Chase, Bank of America, Walmart, Amazon, Verizon, Pfizer y Ford (Forrester, s. f.). Esta circunstancia nos ha hecho considerar sus publicaciones como una fuente fiable, informada y rigurosa acerca de los datos cuantitativos y cualitativos asociados a estos procesos, datos de difícil acceso, o directamente inaccesibles, en la mayoría de empresas. Forrester se destaca por su enfoque en la innovación tecnológica y el análisis profundo de tendencias, superando a Deloitte y KPMG. Mientras que Deloitte y KPMG también invierten en tecnología, Forrester lleva la delantera con sus metodologías avanzadas y adopción temprana de tecnologías de vanguardia. La experiencia multidisciplinar de Forrester permite ofrecer soluciones integrales y personalizadas, centradas en las necesidades específicas de sus clientes, lo que la diferencia de la oferta más amplia pero menos enfocada de Deloitte y KPMG. (Forrester, s. f.) El estudio empleado es el titulado “TEI of Microsoft Dynamics 365 Business Central” (Cavallaro & Azzaoui, 2023). En este estudio económico se ha realizado en base a un sistema ERP determinado, este es de Microsoft, llamado Business Central de Dynamics 365. Ahorros de costes En este estudio se pueden ver cuantificados los beneficios que obtienen las empresas, como la mejora de productividad, menor gasto en subcontrataciones de diferentes consultorías para los informes necesarios, mejores resultados comerciales por la agilidad de las métricas enfocadas a clientes y el poder evitar continuas modificaciones en los sistemas antiguos y los inevitables retrabajos (repeticiones de tareas específicas) que conllevaban. TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 17 - Ilustración 1: Beneficios Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) En la Ilustración 1 se puede observar la cuantificación de los diferentes beneficios principales. A continuación pasaremos a detallar cada partida, el primer punto de mejora en la productividad que permitió reducir el tiempo empleado en informes y en conciliaciones, al mismo tiempo que mejoraba la visibilidad y uso para mejorar la toma de decisiones.(Cavallaro & Azzaoui, 2023) Ilustración 2: Mejora de la productividad Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Campos Otones, Otto Luis - 18 - Seguimos con la reducción de contrataciones, en este punto de se desglosa el coste que se hubiera tenido con referencia al crecimiento de no haberse implantado el ERP. Se utiliza la métrica “equivalente a tiempo completo” o ETC que mide el número de horas trabajadas por un empleado a tiempo completo durante un período fijo, que puede ser una semana, un mes o, por ejemplo, un año. Este método determina cuántos empleados a tiempo completo están trabajando en la empresa. Ilustración 3: Reducción de contrataciones Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Existe otra reducción de recursos generada de la que las empresas no eran conscientes, ya que al no tener ERP o tener uno deficiente, se necesitaban informes de consultorías externas. Ilustración 4: Costes de Terceros. Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 19 - Por último, tenemos los costes que se generaban producto de los mantenimientos y mejoras de las diferentes plataformas con diferentes proveedores, que al unificarlos en un único sistema ERP, se ven reducidos. Se utiliza, entre otras la métrica Full Time Equivalent o FTE (Equivalente a Tiempo Completo) utilizado en el ámbito de Recursos Humanos en empresas que tienen contratados a empleados bajo distintos tipos de jornada laboral referida a personal aplicado a personal TI (expertos en tecnología de la información). Ilustración 5: Unificación de mantenimiento y soporte. Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Costes de implantación. Como hemos hablado en este trabajo además de los ahorros de costes que genera una implantación, también hay que tener en cuenta los costes necesarios para ponerlo en marcha. Ilustración 6: Costos de implantación Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Campos Otones, Otto Luis - 20 - Por un lado, están los costes de suscripción de las licencias necesarias para los usuarios que gestionan la información de la empresa. Ilustración 7: Costes de suscripción. Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Y por otro lado existe el coste para que una consultoría implante el ERP a la medida de las necesidades de la empresa, ya que cada empresa tiene sus peculiaridades y necesidades propias. Ilustración 8: Implantación de ERP Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 21 - Impacto Total económico Analizamos ahora el conjunto de datos extraídos en los puntos anteriores. En la siguiente grafica se puede observar como el primer año no se obtienen beneficios por el periodo de implantación necesario, y por el desembolso más fuerte de la inversión, en la fases iniciales, generando esto un cash flow negativo del proyecto para las mismas. Para los siguientes años se observa la curva creciente de beneficio, llegando a obtener un ROI del 172% y un retorno de la inversión o Payback de 7 meses. El ROI se calcula dividiendo los beneficios netos (beneficios menos costes) entre los costes totales. Ilustración 9: Grafica Cash Flow Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Ilustración 10: Tabla Cash Flow Fuente: (Cavallaro & Azzaoui, 2023) Campos Otones, Otto Luis - 28 - Lapiedra Alcamí, R., Devece Carañana, C., & Guiral Herrando, Joaquín. (2011). Introducción a la gestión de sistemas de información en la empresa. Universitat Jaume I. Servei de Comunicació i Publicacions. Lapiedra, R., López-Muñoz, J.-F., Ferrer Gilabert, S., & Darocha Huerta, J. (2021). Planificación y organización de los sistemas de información en la empresa (1.a ed.). Universitat Jaume I. https://doi.org/10.6035/Sapientia169 Lozano, L., & Hernández, J. (2023). Tercera Radiografia del Controller de la Empresa Espanola. Global Chartered Controller Institute. Macaya, E. O., Crawford, B., & Soto, R. (2016). Change management in technology projects: Using a comprehensive model of change management. 2016 11th Iberian Conference on Information Systems and Technologies (CISTI), 1-6. https://doi.org/10.1109/CISTI.2016.7521458 Molina, G. J. S., & Pérez, B. E. (2007). Sistemas de información integrados (ERP) (1a ed). Asociación Española de Contabilidad y Administración de Empresas. Normativa Interna de Trabajo de Fin de Estudios de la Facultad de Turismo y Finanzas, BOUS Núm. 4/2019, de 21 de febrero (2019). Orial, E. (2012). Sistemas Integrados de Gestión Empresarial. Evolución histórica y tendencias de futuro. Otto Luis Campos. (2024). TFG. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS. Percy, S. (2019). Why Do Change Programs Fail? Forbes. https://www.forbes.com/sites/sallypercy/2019/03/13/why-do-change-programs-fail/ Radiografía digital del Control de Gestión en España. (2018). Schwaber, K., & Sutherland, J. (2020). Scrum-Guide-Spanish-European. Sieber, S. (2006). Los sistemas de información en la empresa actual: Aspectos estratégicos y alternativas tácticas (1. ed). McGraw-Hill. Themistocleous, M., & Papadaki, M. (Eds.). (2020). Information Systems: 16th European, Mediterranean, and Middle Eastern Conference, EMCIS 2019, Dubai, United Arab Emirates, December 9–10, 2019, Proceedings (Vol. 381). Springer International Publishing. https://doi.org/10.1007/978-3-030-44322-1 Trujillo, E. B. (2023). Implantación de un sistema ERP en una gestoría. Valls, E. R., & Salinas, I. E. (2018). Trabajo Fin de Grado Grado en Ingeniería de Organización Industrial. Vera, Á. B. (2006). IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS ERP, SU IMPACTO EN LA GESTIÓN DE LA EMPRESA E INTEGRACIÓN CON OTRAS TIC. 4. TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 29 - Apéndice de Ilustraciones Ilustración 1: Beneficios ................................................................................................ 17 Ilustración 2: Mejora de la productividad ...................................................................... 17 Ilustración 3: Reducción de contrataciones .................................................................. 18 Ilustración 4: Costes de Terceros. ................................................................................ 18 Ilustración 5: Unificación de mantenimiento y soporte. ................................................ 19 Ilustración 6: Costos de implantación ........................................................................... 19 Ilustración 7: Costes de suscripción. ............................................................................ 20 Ilustración 8: Implantación de ERP ............................................................................... 20 Ilustración 9: Grafica Cash Flow ................................................................................... 21 Ilustración 10: Tabla Cash Flow ................................................................................... 21 TFG- Finanzas y contabilidad. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES A TRAVÉS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP: ESTRATEGIAS Y DESAFÍOS - 31 - Anexo Campos Otones, Otto Luis - 32 -