Modelo de variables en la organización de eventos : una aportación a la aplicación de las normativas de protocolo y precedencias en las relaciones públicas organizacionales

257 VII CONGRESO INTERNACIONAL DE INVESTIGACIÓN EN RELACIONES PÚBLICAS Sevilla (España), 21-23 marzo 2012 “Modelo de variables en la organización de eventos: una aportación a la aplicación de las normativas de protocolo y precedencias en las relaciones públicas organizacionales” Drª María Teresa Otero Alvarado. Profesora Titular en la Facultad de Comunicación de la Universidad de Sevilla. Licenciada en Filosofía y Letras y doctora en Ciencias de la Información por la Universidad Hispalense. [email protected] RESUMEN Las ceremonias legitiman actos jurídicos. Los eventos implican gestionar autoridades e instituciones públicas, por lo que es necesario aplicar las normativas de protocolo. Proponemos un modelo con pautas metodológicamente sistemáticas para su clasificación a partir de las vinculaciones organizativas con sus públicos corporativos. PALABRAS CLAVE relaciones públicas, eventos, modelo, plantilla de variables, protocolo, ceremonial, pautas metodológicas, investigación, eventos. Public relations, events, models, protocol, ceremonial, investigation. 1. INTRODUCCIÓN. La organización de eventos es hoy día una de las estrategias más utilizadas por las relaciones públicas organizacionales. Tanto en el ámbito de las distintas administraciones y organismos de carácter público como en el desenvolvimiento de la vida pública y privada de personas físicas y jurídicas, es habitual que ocasionalmente se dediquen considerables esfuerzos y recursos a que individuos y organizaciones participen en celebraciones de muy distinta índole. Desde la investidura de un jefe de estado a la toma de posesión del presidente de una compañía multinacional o la boda de un miembro de familia, no existe acto jurídico de importancia y trascendencia comunitaria que no sea legitimado socialmente con una ceremonia, cumpliéndose así una de las funciones más importantes del ceremonial: la 258 socialización del colectivo a través de la comunicación no verbal (Otero 2000, 2005, 2009, 2011). La organización de eventos está sujeta a una normativa específica en lo público y en lo privado, la legislación de protocolo en organismos oficiales y las reglas de precedencias en los no oficiales, ya que abarca acciones que implican la gestión de unos públicos organizacionales diferentes: las autoridades del estado y las administraciones públicas. En función de los ámbitos político-territoriales en que tengan lugar los actos concretos, encontramos unas reglas específicas, ya que en España existe un corpus jurídico de considerable entidad que contempla disposiciones legales en el ámbito del protocolo a tres niveles territoriales y competenciales y no todas de aplicación en todos los casos: 1.1. Normas de validez en todo el estado español: Real Decreto 2099/1983. 1.2. Normas de aplicación exclusiva en cada comunidad autónoma: decretos promulgados por algunos parlamentos autonómicos, a saber: -Andalucía: Decreto 77/2002, de 26 de febrero, por el que se regula el régimen de precedencias y tratamientos en el ámbito de la Junta de Andalucía, BOJA nº 25, 27/2/2002. -Baleares: Decreto 256/1999, de 24 de diciembre, por el que se regula el régimen de precedencias de los cargos e instituciones públicas de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares en actos oficiales. BOCAIB 15/1/2000. -Canarias: Decreto 202/1997, de 7 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento de Precedencias en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Canarias. B.O.C. 124, de 24/9/1997. -Cataluña: Decreto 189/1981 de 2 de julio Normas de Protocolo y Ceremonial en el ámbito de la Generalitat de Catalunya. D.O.G.C. 29 julio. -Extremadura: Decreto 79/2008, de 9 de mayo, por el que se regula el régimen de precedencias en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Extremadura. DOE, Nº 94, 16/05/2008. -Guipuzcoa: Decreto Foral 37/1998 de 30 de marzo por el que se fija el orden de precedencia de los Departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa. B.O.G. nº 63, 3/4/1998. -La Rioja: Ley 1/2001, de 16 de marzo, reguladora de los honores, distinciones y protocolo de la Comunidad Autónoma de La Rioja. B.O.L.R. nº 35, 22/3/2001. 259 -Murcia: Decreto 37/1992, de 23 de abril, por el que se establece el régimen de precedencias de autoridades e instituciones de la Comunidad Autónoma de Murcia. BORM 27/5/1992. -Navarra: Decreto Foral333/2001, de 26 de noviembre, por el que se modifica el Decreto Foral 81/1986, de 14 de marzo, por el que se regula el régimen de precedencias en la Comunidad Foral de Navarra. B.O.N. 24/3/1986. -Valencia: Decreto 235/1999, de 23 de Diciembre, del Gobierno Valenciano, por el que se regula el régimen de precedencias en el ámbito de la Comunidad Valenciana (2000/M82.)D.O.G.V. 10/1/2000. 1.3. Normas de las administraciones locales: reglamentos de los ayuntamientos y diputaciones que lo han aprobado, infinidad de ellos que no podemos relacionar en este texto. Estos principios legales de obligado cumplimiento suelen ser aplicados por jefes de protocolo y directores de relaciones públicas, si bien la práctica profesional viene demostrando que habitualmente esta aplicación suele ser aleatoria y no está sistematizada. Paralelamente a los organismos oficiales, entidades de muy distinta índole que componen la denominada “sociedad civil” (partidos políticos, sindicatos, asociaciones de empresarios, fundaciones, colegios profesionales, iglesias, empresas, asociaciones ciudadanas o de carácter social, ONG, etc.…) no están reguladas por una normativa estatal de precedencias. Parece lógico que el estado español ordene a sus autoridades e instituciones, pero sería improcedente que extendiera esa ordenación a los obispos, presidentes de colegios profesionales, empresarios, secretarios de partidos políticos o sindicatos. Tan solo organizaciones muy estructuradas con importante vida pública y visibilidad comunitaria, tienen elaborada una normativa propia (manuales de ceremonial interno o reglas de precedencias), siendo habitual en caso contrario que las precedencias en actos propios o ajenos se guíen por los organigramas corporativos. Esta duplicidad lógica en la ordenación de asistentes a los diversos tipos de actos que tienen lugar cotidianamente en España (ordenación de autoridades por normativas legales y ordenación de personalidades por los organigramas o las normativas propias) plantea la conveniencia y necesidad de establecer un modelo o plantilla que permita a organizadores de eventos, analistas, docentes e investigadores de la comunicación no verbal, disponer de unas pautas académicas de aplicación metodológicamente sistemáticas para la clasificación y gestión de los eventos y la consecuente ordenación de los públicos corporativos. 260 Las normativas de protocolo en los organismos oficiales y las reglas de precedencias de distintos entes no oficiales del estado español, suponen unos instrumentos de primer orden para la gestión de los públicos organizacionales, por lo que su correcta o incorrecta aplicación implica la transmisión fidedigna o errónea de las identidades corporativas, su jerarquización y la transmisión de sus mapas relacionales y alianzas. 2. OBJETIVO. Con estos planteamientos iniciales, y a partir de la consideración de que las normativas de protocolo y las reglas de precedencia son técnicas gestoras de los públicos organizacionales, nuestro objetivo en esta comunicación es crear una plantilla o modelo de variables de valor universal en España que sea válida para clasificar cualquier acto y aplicar la normativa correcta para su gestión. El modelo permite insertar en él cualquier evento público o privado, definir las variables a las que está sometido y en función de ellas establecer: 1. Qué tipo de acto es. 2. Qué adscripción territorial y competencial tiene. 2. Qué tipología de asistentes encontramos en ellos. 3. Qué normativa hay que aplicar. La plantilla o modelo de variables se convierte de este modo en un instrumento de gran valor profesional y académico, al establecer unas pautas metodológicas estandarizadas que unifiquen el proceso gestor y de análisis en la organización de eventos, actividad profesional que en la actualidad ocupa un voluminoso hueco de mercado, y disciplina académica de reciente incorporación al elenco de titulaciones universitarias en España. 3. METODOLOGÍA. La metodología de trabajo se enmarca en la investigación básica, (Pavlik, 1999) llevada a cabo para construir la teoría sobre el proceso -específicamente en este caso de relaciones públicas-, más que para solucionar problemas concretos, pero que se puede aplicar a cualquier situación y que construye un cuerpo “básico” de conocimientos sobre el que puede descansar cualquier futura investigación o solución de problemas. La investigación básica en la que enmarcamos este estudio construye teoría, es abstracta y conceptual, pretende incrementar la comprensión, explicar causas y efectos y sistematizar situaciones futuras, y está centrada en los procesos subyacentes de las relaciones públicas. Los trabajos de investigación enfocados a la elaboración de modelos son especialmente necesarios en disciplinas académicas de escaso recorrido temporal 261 metodológico y científico, y en el ámbito que nos ocupa, la organización de eventos y el protocolo, es imprescindible profundizar en su epistemología clarificando conceptos en base a la doctrina y el análisis de contenidos para proceder a establecer las reglas, leyes y procedimientos necesarios en cualquier disciplina científica. En esta comunicación se abordan las variables que definen el marco donde se inscriben los distintos tipos de eventos en función de sus diferentes adscripciones en titularidad, ámbito geográfico o competencial y públicos que gestionar, aportando con ello un marco teórico de referencia. Hasta el momento, la ordenación práctica de los públicos organizacionales en los eventos se ha estado realizando en función de una sola pregunta ¿quiénes acuden al acto?, ubicándolos exclusivamente en función de una sola variable: su posicionamiento en la normativa, oficial o no. Este procedimiento se limita a ordenar a los participantes en una ceremonia en función de la numeración que ocupan en su sistema de ordenación, sin tener en cuenta tres criterios que resultan fundamentales para la gestión de los públicos organizacionales en sistemas avanzados e interpenetrados: quién es el organizador del acto y por tanto el sujeto titular y emisor de la comunicación; donde se desarrolla el mismo y por tanto qué criterios territoriales y competenciales es necesario tener en cuenta, y cuál es la tipología de asistentes al evento. La creación del modelo de variables nos permite añadir dos preguntas más a la tradicional de ¿Quiénes acuden? (asistentes), que serían ¿Quién organiza? (anfitriones y titulares de la comunicación) y ¿Dónde se organiza? (competencias y territorialidad). De este modo, la prioridad del posicionamiento jerárquico de los asistentes se ve matizada por el carácter del emisor de la comunicación) y su territorialidad y ámbito competencial. La ordenación de asistentes a un acto tiene distintas formas de resolverse en función por tanto de quién lo organice, donde se lleve a cabo y quienes sean las personas presentes, y en esta comunicación presentamos un modelo donde pueden inscribirse los actos celebrados en España por distintas categorías de organizadores, en distintos lugares y con distintos públicos, y que nos proporciona con precisión las normativa a aplicar en cada caso. Existen otras variables que podrían haberse tenido en cuenta para elaborar este modelo, como los objetivos de la organización o de sus públicos, el mensaje a transmitir o el formato o los canales de distribución, pero no son relevantes en este caso. 262 4. HIPÓTESIS DE TRABAJO. Partimos de considerar que la gestión de los públicos organizacionales en las relaciones públicas está regida por unas normas que se refieren a sus posicionamientos en función del tipo de los vínculos (Evan, 1972; Esman 1976: 19-40) que se mantiene con ellos: la ubicación de la organización emisora de la comunicación como miembro de la sociedad, que tratándose de acciones de relaciones públicas, no depende de su facturación, volumen de ventas o número de afiliados o votantes, sino del lugar conquistado –entre otros criteriospor el cumplimiento mantenido de sus compromisos y el trato otorgado a sus públicos. Los únicos indicadores de jerarquías que admite un sistema democrático para establecer un ranking entre iguales son mérito y representación, de modo que un deportista con cuatro medallas de oro en las olimpíadas se ubica por delante de otro que solo tenga una (mérito); una confesión religiosa con presencia mayoritaria en la comunidad precede a otra minoritaria (representación); pero también un alcalde elegido por sus conciudadanos ocupa un lugar superior en el ordenamiento que un consejero de una comunidad autónoma, designado por su presidente (según acuerdo llegado en las Cortes Generales al legislar sobre protocolo). El ceremonial establece los marcos espacio-temporales donde se desarrollan los eventos, y en ellos aparecen una serie de variables que condicionan el posicionamiento espacial y temporal de los asistentes a esas ceremonias: el anfitrión del acto; la territorialidad competencial del acto; el tipo de invitados que sea y las normas de protocolo y reglas de precedencia. En el ejercicio práctico cotidiano de la organización de actos, -un ámbito profesional alejado hasta hace muy pocos años de la universidadla ordenación de personas e instituciones se viene realizando sin pauta metodológica alguna sistematizada, y siempre en relación al grado de especialización de las jefaturas de protocolo o las direcciones de relaciones públicas implicadas en el evento. Citamos un ejemplo de cómo esta situación se ha dado en infinidad de ocasiones en las universidades públicas, en las que el rectorado o el equipo de gobierno organizaban una investidura “honoris causa” de una alta personalidad o autoridad a la que acudían invitados de rango protocolario superior al del propio rector, y que, aplicando al pie de la letra el orden de precedencias, tenía como resultado la ubicación del anfitrión y organizador en un extremo de una mesa presidencial de cinco o siete personas. La confusión creada por esa mesa presidencial se veía ampliada por celebrarse el acto en el salón de grados de la universidad, y solía provocar consecuencias graves para la organización, como protestas formales por parte 263 del claustro y comentarios lesivos no solo en los medios de comunicación de masas, sino en el propio colectivo universitario, el público más directamente implicado. Lo habitual hasta el momento es ordenar la lista de invitados a partir de la legislación estatal, autonómica y local, sin tener en cuenta que éstas solo establecen o deben establecer las precedencias objetivas que el derecho formal indica para las autoridades e instituciones del estado, mientras que en cualquier evento suelen estar presentes infinidad de asistentes que no pueden ni deben estar ordenados por el estado en un sistema democrático al no pertenecer a su ámbito competencial. Si confesiones religiosas, sindicatos, empresas o asociaciones ciudadanas estuvieran ordenados en sus jerarquías internas por una única legislación estatal, nos encontraríamos en sistema totalitario. Es más, el propio sistema político autonómico vigente en España ha adjudicado las transferencias en materia de protocolo a las Comunidades Autónomas, de modo que ni siquiera la administración central puede ordenar a autoridades autonómicas; y las administraciones locales pueden otorgar reglamentos de honores y precedencias, de forma que ayuntamientos y diputaciones pueden ordenar también a sus miembros. Respetando la teoría de la separación de poderes de Montesquieu (2003), ni siquiera el poder legislativo y el poder judicial pueden ser ordenados por el poder ejecutivo, estableciéndose en el propio Real Decreto 2099/1983 (art. 6º) la prioridad de normativa propia para sus propios actos. 5. PAUTAS METODOLÓGICAS PARA LA CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN DE EVENTOS. Las pautas metodológicas que pretendemos establecer están diseñadas para su aplicación en España ateniéndonos a nuestro marco legal, pero pueden adaptarse para ser utilizadas en cualquier otro ámbito geográfico. Utilizaremos tres variables independientes y diez dependientes para sistematizar la aplicación correcta de la ordenación. Cuadro nº 1 Variables independientes (V.1.) y dependientes (V.D.) para la organización de actos V.I.1. Tipos de actos por su titularidad V.D.1. Privados V.D.2. Públicos no oficiales V.D.3. Públicos oficiales generales V.D.4. Públicos generales especiales V.I.2. Territorialidad y competencias V.D.1. Privada V.D.2. Corporativa 264 V.D.3. Corona y poder ejecutivo central V.D.4. Administración autonómica-local V.D.5. Poder legislativo y judicial V.I.3. Tipología de asistentes V.D.1. Privados V.D.2. Corporativos V.D.3. Autoridades V.D.4. Personalidades 5.1. VARIABLE INDEPENDIENTE 1: TIPOS DE ACTOS POR SU TITULARIDAD. Aunque la doctrina aporta diferentes clasificaciones de actos en función de criterios diversos (Urbina 1990; Fuente 2004, 2006; Marín Calahorro 1997; López Nieto 2000) aquí establecemos las tipologías de eventos en función de la titularidad de los mismos, del emisor de la comunicación u organizador (Otero 2000, 2005, 2009, 2011). La titularidad es determinante porque define quién organiza, quién paga, con qué medios materiales o humanos se lleva a cabo el acto, a quién se invita o ha de rendirse cuentas sobre su realización y quién ha de rentabilizar sus efectos. El carácter del emisor del acto es por tanto la condición que nos indica qué tratamiento hay que otorgarle, pues no es lo mismo que esté financiado con fondos, personal y medios públicos que de carácter privado. Los eventos organizados desde instancias públicas están sujetos a un sistema de controles y responsabilidades distintos de los que llevan a cabo las privadas, y han de atender a intereses generales mientras que los privados pueden y deben atender a intereses particulares. Si atendemos a la clasificación de los eventos por el carácter de su titular o emisor de la comunicación, tendríamos que distinguir (Otero 2011): 5.1.1. Actos privados: acontecimientos familiares o íntimos, organizados por personas físicas independientemente de su representación o nivel social, económico o político (bodas, cumpleaños, reuniones familiares, etc...), a los que se acude por relaciones familiares, de amistad o compromiso social, aunque privado no signifique secreto o informal, sino no sujeto a una fiscalización de carácter público (con excepción de lo que las leyes indiquen). No hay normas que los regulen, y los convocantes invitan, ordenan y diseñan a su gusto. Constituyen la variable dependiente 1 de la independiente 1, quién es el titular de la comunicación. 5.1.2. Actos públicos: eventos de la vida pública organizados por artistas, empresas, instituciones, autoridades, asociaciones, organismos oficiales, sindicatos, miembros de familias reales, confesiones religiosas, entidades deportivas, etc..., como investiduras, apertura de parlamentos, partidos de fútbol, procesiones, conciertos, verbenas, funerales, 265 exposiciones, presentaciones de productos, ferias o congresos. No todos son multitudinarios, abiertos, ceremoniosos o financiados con medios públicos, y pueden celebrarse con pocos o muchos invitados, así como con o sin autoridades, medios de comunicación de masas o publicidad. En ellos encontramos dos subgrupos: 5.1.2.1. Actos públicos no oficiales: organizados por personas físicas o jurídicas (fundaciones; empresas; organizaciones de carácter político, sindical o empresarial; asociaciones; confesiones religiosas en estados no confesionales; ONG, etc…), constituyen con los privados la mayoría de los eventos, responden solo a intereses organizacionales y están sujetos a mecanismos de control propios. Si las entidades convocantes tienen normas propias de ceremonial de carácter interno, las aplican, y si a ellos acuden autoridades o instituciones oficiales, las harán compatibles con las normativas oficiales. Los actos públicos no oficiales constituyen la variable dependiente 2 de la independiente 1. 5.1.2.2. Actos públicos oficiales: están organizados por personas físicas o jurídicas que forman parte de la estructura de los estados, organismos paraestatales (UE, ONU, etc.…) y administraciones públicas, como apertura de años judiciales; conmemoraciones de fiestas cívicas; imposición de condecoraciones; tomas de posesión de presidentes; celebraciones religiosas en estados confesionales, e incluso bodas, bautizos o funerales si se trata de miembros de familias reales. Están sometidos a un estricto control y rigor organizativo y presupuestario, han de cumplir una normativa oficial protocolaria y deben responder al interés general de todos los ciudadanos, al estar financiados con fondos públicos. Sin embargo, ateniéndonos a la legislación española, hay diferencias importantes entre actos oficiales de dos tipos (art. 3º Real Decreto 2099/1983): 5.1.2.2.1. Actos públicos oficiales de carácter general: son los organizados por la Corona, el Gobierno, la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales, el poder ejecutivo en sus tres niveles de administraciones central, autonómico y local. Constituyen la variable dependiente 3 de la independiente 1. 5.1.2.2.2. Actos públicos oficiales de carácter especial: están organizados por instituciones o autoridades que tanto Marín Calahorro (1997) como López Nieto (2000) como Otero (2009, 211) coinciden en identificar con los poderes legislativo y judicial en los niveles territoriales central y autonómico. Estos suponen la variable dependiente 4 de la independiente 1. En el cuadro nº 2 podemos ver el esquema de la clasificación de actos que hemos realizado ateniéndonos a la titularidad de los mismos y en el cuadro nº 3 cuales serían las variables dependientes de la variable independiente 1.