Flujo del documento en la Biblioteca de Ingeniería bajo el nuevo sistema Alma (adquisición, recepción, gestión de algunos tipos de documentos)

ADQUISICIÓN: Compra, Canje y Donación COMPRA El proceso se inicia con la petición de adquisición de algún documento por parte de algún usuario. Hasta tanto no exista un formulario de adquisición en el nuevo entorno Alma, seguiremos trabajando con el formulario de la Base de Adquisiciones de la Biblioteca de Ingeniería. Dicho formulario requiere la validación de la petición por parte del Responsable del Gasto (en el caso de la Biblioteca, Mercedes Aguilar). Creación de la Línea de Orden de Compra (LOP) & Responsable: Mª Ángeles Segura (en su ausencia, Rafael Valenzuela o Consuelo Arahal). & En todo lo relativo a la creación de LOPs seguiremos lo establecido en el manual Gestión de Adquisiciones en Alma, alojado en la Intrabús. No obstante, y basándonos en dicho manual, destacaremos algunos aspectos del proceso. Podemos encontrarnos con tres casos: 1. El documento ya existe en el catálogo Fama 2. El documento no existe en Fama (captación del registro bibliográfico a través de Buscar en recursos externos)& 3. Creación de un nuevo registro bibliográfico 1. El documento ya existe en el catálogo Fama Vamos a solicitar la obra “Introducción a la investigación de operaciones / José David Canca Ortiz , Gabriel Villa Caro” Comprobamos que el documento ya está en Fama No debemos marcar nunca “Asignar inventario manualmente”. Cuando se cree la LOP, se creará un ejemplar (inventario) automáticamente En la elipse seleccionamos Ordenar. Tipo de compra elegimos la opción Recomendado y desplegamos, eligiendo la opción correspondiente. Si se trata de un libro impreso (Libro impreso – Única vez), un libro electrónico (Libro electrónico – Única vez), película en DVD (Físico – única vez). Lo normal es que la adquisición no implique suscripción o acceso a bd. En Propietario de la línea de orden de compra desplegamos Bibliotecas y elegimos B Ingeniería. La LOP queda En revisión y con un nº asignado (Ej.: PED-4473). Además, aparecen una serie de pestañas en las que hay que completar datos. Datos imprescindibles a cumplimentar serán: Proveedor / Precio / Fondo presupuestario y lo haremos en la pestaña Resumen. Alma crea automáticame nte el inventario Introducimos el proveedor. Podemos buscarlo en la lista, bien por nombre o por código Seleccionamos el fondo, en este caso Biblioteca, del listado que se despliega y pulsamos sobre el mismo. Aparecen todos lo fondos creados por la BUS. El fondo se carga y a partir de ese momento, queda como un enlace a Transacciones (Servicios Centrales). El último apartado que debemos cumplimentar en la pestaña Resumen es “Detalles de la línea de la orden de compra” Aquí elegimos la Unidad solicitante del desplegable En estos dos campos, seleccionamos el Tipo de material En la pestaña Usuarios interesados incluiremos el peticionario del documento. Debemos empezar a escribir los apellidos y el buscador ofrecerá resultados Marcaremos, solamente, la opción Reservar ejemplar. Pulsaremos sobre Añadir y cerrar Para que esta informació n se guarde, hay que pulsar sobre Guardar 3. Creación de un nuevo registro bibliográfico Cuando al crear una LOP, necesitemos crear un registro bibliográfico nuevo, utilizaremos la plantilla que corresponda al tipo documental de nuestro pedido creada, para tal fin en el Editor de metadatos (Plantillas > MARC21 Bibliographic > Compartido > Tipo de documento…). Rellenaremos todos los campos de los que tengamos información. Luego pulsaremos sobre el botón Guardar y Liberar del Editor Md Una vez creado el bibliográfico, crearemos la LOP según lo establecido en el punto 1. CANJE Y DONACIÓN: Responsable: Ana Sánchez (en su ausencia Mª Ángeles Segura, Rafael Valenzuela o Rafael Pavo) Para crear LOPs de documentos adquiridos por Canje o Donación, lo primero será comprobar si el registro bibliográfico ya está en nuestro catálogo o tenemos que importarlo. Probablemente, esto será lo más habitual. En ese caso, recurriremos a Buscar en recursos externos, tal como se ha indicado anteriormente. El registro de ejemplar debe quedar de la siguiente forma: La Recepción de estas LOPs las haremos desde la elipse. Para ello, en Adquisiciones pulsaremos Recibir y a continuación, filtraremos por Si comprobamos el ejemplar, veremos que aparece recibido en la fecha indicada A partir de aquí, el documento seguirá los pasos establecidos en el apartado Recepción RECEPCIÓN, CATALOGACIÓN Y PROCESO FÍSICO Vamos a recepcionar un libro: 2001 una odisea espacial.- (Cód.: PED- 5260) RECEPCIÓN, CATALOGACIÓN Y PROCESO FÍSICO DE DOCUMENTOS: Responsables: Recepción: Ana Sánchez (en su ausencia Mª Ángeles Segura, Rafael Valenzuela). Catalogación: Rafael Pavo o Ana Sánchez. Proceso Físico: Olga del Mar García. En todo lo relativo a la recepción de pedidos seguiremos lo establecido en el manual Gestión de Adquisiciones en Alma, (capítulo RECEPCIÓN DEL NUEVO MATERIAL FÍSICO), alojado en la Intrabús. No obstante, y basándonos en dicho manual, destacaremos algunos aspectos: Una vez comprobado que el documento enviado es el que habíamos solicitado, pulsaremos en Adquisiciones > Recibir y facturar > Recibir Alma devuelve una interfaz en la que podemos filtrar todos los registros por el criterio que seleccionemos en el campo Estado. Para tener una visión general de todos los pedidos pendientes de recibir, elegiremos la opción Todos (excepto que estén cerrados). A continuación buscamos el registro Una vez localizado el pedido, haremos las comprobaciones oportunas para verificar que se trata del documento solicitado. Accederemos al registro bibliográfico pulsando sobre el título y a los del pedido pulsando sobre el código. Desde esta interfaz ya podemos comprobar que existen usuarios interesados (peticionarios). Para verlos, podemos pulsar sobre Como vemos, está marcado Reservar ejemplar y desmarcado Notificar usuario al recibir o activar Aquí pulsamos Gestionar ejemplares A continuación editamos el ejemplar desde Editar inventario de ejemplar. En esta pantalla no escribimos nada. Volvemos a la pantalla de Adquisiciones > Recibir y facturar > Recibir pulsando sobre Cumplimentamos todos los datos que conozcamos. Como vemos, la Fecha de recepción queda vacía. No olvidaremos pulsar Despues de tejuelar el libro y completar el proceso físico del mismo, desde el Mostrador de Circulación, Olga del Mar García escaneará el ejemplar seleccionando Adquisiciones > Procesamiento postrecepción > Escanear ejemplares ¡¡Atención!! No seleccionar nunca Registrar uso interno El escaneado del ejemplar finaliza el proceso. En Mi Cuenta podemos ver la solicitud (reserva) ya realizada. Además, el usuario interesado recibe un correo electrónico que le indica la disponibilidad de la reserva. En el caso de pedidos en los que no hubiera usuarios interesados a los que notificar la recepción, procederemos igual que en el caso anterior, hasta el momento de hacer la recepción. Como se indica en la imagen, haremos la opción desde el flujo habitual de Recibir, pero mantendremos desmarcado Mantener en el departamento. Al no haber indicado ningún tipo de post-recepción, el ejemplar seguiría los mismos pasos que en el caso anterior, pero sin pasar por el paso descrito en las diapositivas 30 y 31 (Procesamiento Post-recepción > Ejemplares del departamento de recepción). Una vez catalogado, subido a Galería y tejuelado, se procedería a su escaneado definitivo. Procedimiento a seguir con los pedidos realizados en Sierra en Alma ACERCA DE LOS USUARIOS INTERESADOS EN PEDIDOS REALIZADOS EN SIERRA Y RECEPCIONADOS EN ALMA: Si el documento tiene peticionario en nuestra Bd de Adquisiciones o figura en las notas el inventario o registro de ejemplar, antes de proceder a la recepción del pedido, introduciremos en la pestaña de usuarios interesados de la LOP en Alma, dichos peticionarios. De esta forma , procederemos por el flujo habitual: •Adquisiciones > Recibir y facturar > Recibir (con la opción Mantener en el Departamento) •Adquisiciones > Procesamiento Post-recepción > Ejemplares del departamento de recepción •Desde el Mostrador de Circulación: Adquisiciones > Procesamiento postrecepción > Escanear ejemplares, o bien Servicios al usuario > Solicitudes de recursos > Escanear ejemplares PROCEDIMIENTOS ESPECIALES 2.- PROCEDIMIENTO A SEGUIR CON LOS APUNTES DE LA SECCIÓN DE PUBLICACIONES DE LA ETSI Responsables: Toñi Burguillos, Ana Sánchez, Rafael Pavo Montero, Olgadel Mar García Una vez a la semana – o bien porque la propia Copistería nos lo comunique – Toñi Burguillos bajará a Copistería para comprobar si hay nuevos apuntes editados por la Sección de Publicaciones de la ETSI. De ser así, se subirán 5 ejemplares de cada título al Despacho de Adquisiciones (en Copistería cargarán estos documentos en el presupuesto 534, que es el de la Sección de Publicaciones). En caso de que, bien por deterioro, pérdida o cualquier otra causa, fuera necesario adquirir más ejemplares de cualquiera de estos títulos, se tramitarán como Compra por el procedimiento normal (Responsable: Mª Ángeles Segura. Proveedor: IRIS-COPY, incluido en Alma. En Copistería: presupuesto nº 543). Ana Sánchez creará las LOPs, las existencias, si fuera necesario, y los registros de ejemplares correspondientes a éstos, siguiendo las instrucciones indicadas en el apartado de Canje o Donación. Posteriormente, colocará los ejemplares en la estantería nº 3 del Despacho de Adquisiciones. Rafael Pavo retirará los ejemplares de la estantería citada y finalizará el proceso de descripción bibliográfica, así como de asignación de signatura de acuerdo con los procedimientos establecidos (si sólo hubiera que añadir signaturas, se hará desde Adquisiciones). Igualmente realizará el Procesamiento de Post-Recepción. A continuación, el catalogador (Rafael Pavo o Ana Sánchez Bujalance) subirá a la Galería la cubierta de los documentos, siguiendo las indicaciones establecidas en el FLUJO DE TRABAJO. RECEPCIÓN. Olga del Mar García tejuelará los apuntes y escaneará el ejemplar. Igualmente, colocará los apuntes en el expositor de Publicaciones ETSI (Apuntes y Libros), de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para el Mantenimiento del Expositor de Publicaciones ETSI. 3.- PROCEDIMIENTO A SEGUIR CON LAS OBRAS DE FONDO CULTURAL Y OCIO Responsables: Ana Sánchez y Olga del Mar García & Tanto si responden a LOPs, como a Donaciones o Canje, Ana Sánchez realizará todo el proceso de gestión de obras de Fondo Cultural y Ocio. Recepcionará las LOPs, creará las existencias, si fuera necesario, y los registros de ejemplar, siguiendo las instrucciones indicadas en los apartados correspondientes. Igualmente, Ana Sánchez subirá a la Galería la cubierta de los documentos y realizará el Procesamiento de Post-Recepción siguiendo las indicaciones establecidas en el FLUJO DE TRABAJO. RECEPCIÓN. Olgadel Mar García tejuelará los documentos y escaneará los documentos teniendo en cuenta las posibles reservas Responsables: Mª Ángeles Segura, Rafael Valenzuela, Ana Sánchez, Rafael Pavo Montero, Olga del Mar García Con relación a la adquisición y procedimiento de normas técnicas, en la Biblioteca de Ingeniería, seguiremos el siguiente proceso: Adquisición de la norma: Una vez validada su adquisición, Mª Ángeles Segura realizará la petición a través de Alma, creando la LOP e incluyendo a los usuarios interesados. El proveedor elegido será, hasta nueva orden, la Librería Palas. Proceso en mostrador: Antes de recepcionar la norma en Alma, Rafael Valenzuela llevará la norma a mostrador para su proceso previo: En el Mostrador de Préstamo se escaneará la norma y se encuadernará si procede. A continuación, se remitirá el pdf de la norma a Rafael Valenzuela, por correo electrónico, para su alojamiento en el NAS y el ejemplar físico a la estantería nº 3 del despacho de Adquisiciones. Recepción, Catalogación y escaneado de la norma: Rafael Pavo recepcionará la Línea de Orden de Compra, creará la existencia, el ejemplar y catalogará la norma (se priorizará su catalogación frente a otros materiales documentales, dado que suele ser un tipo de adquisición urgente). Rafael Pavo también realizará el Procesamiento de Post-Recepción y la subirá a la Galería de Nuevas Adquisiciones. Aviso a usuarios interesados: Rafael Pavo llevará la norma al mostrador para que Olga del Mar García la tejuele y escanee. I 4.- PROCEDIMIENTO A SEGUIR CON LAS NORMAS TÉCNICAS 5.- PROCEDIMIENTO A SEGUIR CON LOS TRABAJOS ACADÉMICOS Pendiente de directrices de los Servicios Centrales Gracias por vuestra atención