O sistema de arquivo da Confederação Portuguesa das Coletividades de Cultura, Recreio e Desporto: diagnóstico e recomendações de melhoria

O sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o: diagnós ico e ecomendações de melho ia So ia Alexand a An unes Diogo Disse ação de Mes ado em Ges ão e Cu ado ia da In o mação Janei o, 2022 So ia Alexand a An unes Diogo, Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o: diagnós ico e ecomendações de melho ia, 2022 i O sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o: diagnós ico e ecomendações de melho ia So ia Alexand a An unes Diogo Disse ação de Mes ado em Ges ão e Cu ado ia da In o mação Janei o, 2022 ii Disse ação ap esen ada pa a cump imen o dos equisi os necessá ios à ob enção do g au de Mes e em Ges ão e Cu ado ia da In o mação, ealizada sob a o ien ação cien í ica do Mes e Ped o Manuel Pe ei a Pen eado e coo ien ação do P o esso Dou o Paulo Jo ge Lei ão. iii Dedicado a quem es a á semp e p esen e no meu co ação i Ag adecimen os As exigências que ad êm da elabo ação de uma disse ação de mes ado não são somen e u o de um es o ço indi idual, mas sim um esul ado de um abalho colabo a i o. Em p imei o luga , ag adeço aos meus p o esso es o ien ado es, Mes e Ped o Manuel Pe ei a Pen eado e ao P o esso Dou o Paulo Jo ge Lei ão, pela p esença, disponibilidade e cons an e o ien ação. P ese o um sen imen o de ap eço e g a idão pelos seus sábios conselhos e ensinamen os ao longo des e ciclo. Gua da ei comigo, ao longo da ida, o p aze de e expe ienciado a oca de sabe es e conhecimen os, o nando-me numa pessoa mais en iquecida. Ag adeço ao co po docen e do Mes ado em Ges ão e Cu ado ia da In o mação po pa ilha em as suas expe iências e conhecimen os que pe mi i am a inspi ação pa a o desen ol imen o da disse ação. Aos colegas de u ma cujo espí i o de en eajuda a o eceu a amizade, o deba e e a discussão de ideias, c iando um ambien e saudá el que con ibuiu pa a o cump imen o das a e as p e endidas. Ag adeço à CPCCRD e a odos os colabo ado es, em pa icula ao P esiden e S . Augus o Flo , po , ão p on amen e, se disponibiliza em no o necimen o de in o mação imp escindí el à elabo ação des a ese. Sem es a con ibuição não e ia sido possí el da p osseguimen o a es e es udo. Ag adeço ao INESC-ID pela opo unidade de aze pa e da Bolsa de Mes ado na á ea de p ese ação digi al, em colabo ação com o Ea chi ing Building Block da Comissão Eu opeia. Es es conhecimen os e ela am-se essenciais no ape eiçoamen o da disse ação de mes ado. Sendo es a uma das minhas p imei as expe iências de abalho na minha á ea p o issional de eleição, pe manece á pa a semp e nas minhas eco dações. Em especial, ag adeço ao o ien ado cien í ico, P o esso Dou o José Bo binha, que me acompanhou ao longo des a expe iência, mos ando-se disponí el pa a euni ou con e sa semp e que necessá io. Enal eço, de seguida, as pessoas mais in luen es de o o pessoal. Ag adeço à minha i mã de co ação, Lipa, po me ajuda , po me apoia e nunca hesi a em p escindi do empo de elabo ação da sua p óp ia disse ação de mes ado. E, não só po me apoia ao longo des es dois semes es, mas ambém pela sua amizade ao longo da ida. Ao meu namo ado, Ra a, po me apoia odos os dias sem exceção. Acima de udo, ag adeço pelo seu amo e po me incen i a e mo i a a ape eiçoa a minha ese. À minha maninha, Pipinha, pelo seu bom humo con agian e, pelo seu amo e ca inho, pelas suas b incadei as e, sob e udo, pela sua p esença. Me amen e es a cons an emen e pe o de mim, enche-me de uma o ça g andiosa. Aos meus pais, pois sem eles nada do que alcancei e ia sido possí el. Ob igada po odas as opo unidades que me acul a am, pois de odas saí mais en iquecida. Sei que con inua ão semp e p esen es pa a me acompanha ao longo da minha ida. Es a ce eza é econ o an e e enche-me de con iança pa a con inua a segui os meus sonhos. A ajuda de oda a minha amília e amigos oi, e, con inua á a se imensu á el. A odos, os meus mais since os ag adecimen os! Ob igada! O sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o: diagnós ico e ecomendações de melho ia So ia Alexand a An unes Diogo Resumo A aplicação de boas p á icas de ges ão da in o mação a qui ís ica é uma p á ica c ucial pa a qualque en idade no desempenho das suas a i idades diá ias. As en idades p odu o as e/ou ece o as de documen ação de em e um sis ema de a qui o que assegu e o a amen o, a conse ação e a acessibilidade da documen ação analógica e digi al ao seu ab igo. A necessidade cons an e de ges ão da in o mação a qui ís ica e a sua impo ância são econhecidas a ní el in e nacional, sendo aí elabo adas e implemen adas no mas e o ien ações pa a auxilia as en idades nes as p á icas. Es a impo ância ad ém da necessidade do a amen o da documen ação p oduzida no decu so das suas a i idades diá ias, numa en a i a de se assegu ado o acesso à in o mação disponibilizada e, ambém, de se alcançada uma pad onização que alo ize a in e ope abilidade e oca de in o mação com ou as o ganizações, como as da adminis ação pública. Tendo como base as boas p á icas de ges ão a qui ís ica, a disse ação ap esen a um diagnós ico do sis ema de a qui o da Con ede ação das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o (CPCCRD) a im de ealiza uma análise SWOT pa a a e igua e p opo suges ões de melho ia ao mesmo. A análise ao sis ema de a qui o con empla a documen ação analógica e digi al, pelo que o ema de p ese ação digi al ambém é abo dado, espondendo, assim, a es a p eocupação dos di igen es da CPCCRD. De modo a cump i os obje i os eco emos à e isão da li e a u a pa a o desen ol imen o do enquad amen o eó ico sob e sis emas de a qui os e as p á icas a qui ís icas. A bibliog a ia consul ada e os p ocedimen os me odológicos seguidos con ibuí am pa a a elabo ação do diagnós ico. O es udo ca ac e iza-se pelos p ocedimen os de in es igação quali a i a de obse ação do uncionamen o do sis ema de a qui o, assim como de euniões de abalho da CPCCRD e de en e is as a alguns dos seus a o es. A aglu inação dos p ocedimen os me odológicos p opo cionou a elabo ação de um diagnós ico igo oso e da suges ão de melho ias pe inen es à en idade em es udo. Pe an e os esul ados a e idos a a és da in es igação, e i icam-se algumas inco eções e incoe ências no Plano de Classi icação e a u gência da implemen ação do p ocesso de a aliação a qui ís ica, pois pode bene icia o sis ema de a qui o em a iadas e en es, ais como a edução do isco de al a de espaço pa a a mazenamen o e de exis ência de documen ação acumulada. A digi alização da documen ação e ela alguns pon os acos, no que conce ne à al a de ecu sos ma e iais e inancei os pa a in es imen o em p oje os com es e obje i o. Foi ainda e idenciada a al a de conhecimen os eó icos e écnicos sob e p ese ação digi al, o que pode coloca em isco a documen ação em supo e digi al. Po úl imo, o am ap esen adas ecomendações que esul assem na melho ia das p á icas de ges ão a qui ís ica da CPCCRD, numa isão de melho ia cons an e do sis ema de a qui o. Pala as-cha e: CPCCRD, sis ema de a qui o, diagnós ico, ges ão da in o mação a qui ís ica i Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o’s eco ds sys em: diagnosis and ecommenda ions o imp o emen So ia Alexand a An unes Diogo Abs ac The implemen a ion o eco ds and in o ma ion managemen p ac ices is c ucial o any o ganiza ion and i s daily asks. O ganiza ions ha p oduce and/o ecei e documen a ion mus ha e a eco ds sys em o ensu e he managemen , p ese a ion, and accessibili y o hei analog and digi al eco ds. The need o a cons an eco ds’ managemen is acknowledged in e na ionally, whe e no ms and guides a e p oduced and implemen ed o help o ganiza ions when applying eco ds’ managemen p ac ices. This impo ance comes om he need o manage eco ds p oduced du ing daily ac i i ies, in an a emp o ensu e access o he in o ma ion ha has been p o ided, and also, achie e a s anda diza ion ha alues in e ope abili y and exchange o in o ma ion wi h o he o ganiza ions, such as he ones om public domain. Based on he bes p ac ices o he c ea ion, cap u e and managemen o eco ds and in o ma ion, his hesis p esen s a diagnos ic o Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o’s (CPCCRD) eco ds sys em o u he pu sue wi h a SWOT analysis o in es iga e and sugges ecommenda ions o imp o emen . CPCCRD’s eco ds sys em’ analysis includes bo h analog and digi al documen a ion, hence app oaching long- e m digi al p ese a ion, since i is one o he CPCCRD’s senio s a ’s conce ns. To ul il he hesis’ objec i es, we ha e ead li e a u e o a heo e ical amewo k on eco ds sys em and eco ds managemen p ac ices. The explo ed e e ences, as well as he me hodological p ocedu es we e help ul o he diagnos ic. This s udy ollows quali a i e esea ch me hods h ough CPCCRD’s eco ds sys em and mee ings obse a ion, as well as in e iews o i s s a . The combina ion o hese me hodological p ocedu es p o ided a igo ous diagnos ic o he CPCCRD’s eco ds managemen and ele an ecommenda ions o imp o emen . Be o e he ob ained esul s om he in es iga ion, some inaccu acies and a ce ain le el o incohe ence in he Classi ica ion Scheme we e ound, and, he e is an eme gency o implemen ing eco ds e en ion and disposi ion p ac ices because he eco ds sys em may bene i om i , by educing he isk o lack o s o age space and accumula ed documen a ion. Documen a ion digi aliza ion discloses some weaknesses ega ding lack o ma e ial and inancial esou ces o in es in digi aliza ion p ojec s. A lack o heo e ical and echnical knowledge on digi al p ese a ion has been iden i ied, which may endange digi al documen a ion. Las ly, ecommenda ions we e p esen ed o he enhancemen o he CPCCRD’s eco ds managemen p ac ices, en isioning a cons an imp o emen o he eco ds sys em. Keywo ds: CPCCRD, eco ds sys em, eco ds managemen p ac ices ii Índice In odução ........................................................................................................................ 1 Capí ulo I – Sis emas de a qui o e ges ão da in o mação a qui ís ica – e isão da li e a u a........................................................................................................................... 5 1.1. Concei os de sis emas de a qui o e de ges ão da in o mação a qui ís ica ...... 6 1.2. Ins umen os e e amen as de boas p á icas a qui ís icas.............................. 7 1.2.1. Ges ão de documen os ele ónicos.......................................................... 13 1.2.1.1. P ese ação digi al a longo p azo ......................................................... 17 1.2.2. Enquad amen o legisla i o em Po ugal .................................................. 20 1.3. Si uação em Po ugal ....................................................................................... 24 1.3.1. O caso da Adminis ação Cen al do Es ado ............................................ 24 1.3.2. Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o ............................................ 25 1.4. E olução da a qui ís ica a ní el in e nacional ................................................. 27 1.4.1. Visão a qui ís ica quebequense ............................................................... 28 1.4.2. Visão a qui ís ica aus aliana ................................................................... 31 1.4.3. P á icas a qui ís icas pa a as associações despo i as da Ca alunha ...... 36 Capí ulo II – Me odologia .............................................................................................. 38 2.1. Modelo concep ual .......................................................................................... 39 2.2. P ocedimen os me odológicos ........................................................................ 41 2.2.1. Es udo explo a ó io .................................................................................. 41 2.2.2. Obse ação das a i idades ....................................................................... 43 2.2.3. En e is as ................................................................................................ 45 2.3. Recolha e análise de dados .............................................................................. 45 Capí ulo III – O sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o – es udo de caso .............................................................. 51 3.1. A CPCCRD e o seu sis ema de a qui o ............................................................. 51 iii 3.1.1. Os ecu sos disponí eis ............................................................................ 57 3.1.2. Os ins umen os aplicados ....................................................................... 60 3.1.3. Ou os elemen os do sis ema de a qui o ................................................ 62 Capí ulo IV – Discussão de esul ados do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD ........................................................................................................................... 70 4.1. Análise dos dados ela i os ao sis ema de a qui o e às p á icas de ges ão in o macional .............................................................................................................. 70 4.2. Fenómeno “Bu aco Neg o” e os iscos da ausência de p á icas de p ese ação digi al …………………………………………………………………………………………………………………….86 4.3. Os iscos p esen es no sis ema de a qui o da CPCCRD................................... 94 Capí ulo V – Recomendações e suges ões de melho ia ao sis ema de a qui o da CPCCRD ......................................................................................................................... 101 Conclusão ..................................................................................................................... 110 Re e ências bibliog á icas ............................................................................................ 118 Apêndices e anexos...................................................................................................... 128 Apêndice A – Guia de in es igação pa a a obse ação do sis ema de a qui o e pa a a ealização de en e is as .......................................................................................... 128 Apêndice B – En e is a ao S . P esiden e da CPCCRD, Augus o Flo ...................... 150 Apêndice C – En e is a ao S . Assesso da Di eção da CPCCRD, A u Ma ins ...... 168 Apêndice D – En e is a à écnica supe io esponsá el pelo a qui o da CPCCRD, D. Helena Isabel Galhoz ................................................................................................. 175 Apêndice E – Recolha de dados ela i o à p odução de documen ação e à dimensão das salas de a qui o .................................................................................................. 177 Apêndice F – Recolha de dados complemen a es ................................................... 178 Anexo A – Plano de Classi icação da CPCCRD .......................................................... 182 Anexo B – Documen o e e en e a p ocedimen os pa a implemen ação do p ocesso de classi icação a qui ís ica na CPCCRD, no p oje o de 2008 .................................. 194 2 A ealização de um diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD e às p á icas de ges ão da in o mação a qui ís ica da en idade é o p imei o obje i o da disse ação, que p e ende ainda p ocede à ealização de uma análise SWOT e à iden i icação de uma es a égia adequada de esolução de p oblemas. O diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD su ge p incipalmen e da necessidade eal que a Con ede ação em em man e uma ges ão e icaz da documen ação digi al em c escimen o na o ganização. Os di igen es da CPCCRD emem que um aco ní el da ges ão dessa in o mação possa i a causa um enómeno que os p óp ios in i ulam de “Bu aco Neg o”. Assim, eceiam que a inexis ência de uma es a égia e icaz pa a a ges ão da in o mação digi al possa esul a na pe da de acessibilidade a essa documen ação. Es a p eocupação é ala gada a adminis ado es de qualque en idade p odu o a e ece o a de documen ação. Con udo, de modo ge al, não êm conhecimen os sob e o modo de agi pa a e uma boa ges ão dos documen os ele ónicos e dos sis emas que os acondicionam (A ès, 2003). A a és da boa ges ão de documen os ele ónicos e da aplicação de mé odos de p ese ação digi al, a Con ede ação pode e i a a pe da de in o mação. Tendo em conside ação que, a ní el nacional, a elabo ação e implemen ação de Plano de P ese ação Digi al é um ins umen o ainda sem g ande aplicação na Adminis ação Cen al do Es ado (Lou enço e al., 2019), p e ende-se pe cebe qual a ex ensão des e ópico na CPCCRD. Como e e ido, a disse ação em como obje i o p incipal a ealização de um diagnós ico ao sis ema de a qui o, de modo a se possí el a e igua a e icácia ela i amen e à ges ão da in o mação que ap esen am, bem como e i ica de que o ma as ecomendações de boas p á icas a qui ís icas são seguidas pela Con ede ação. Pos e io men e, o segundo obje i o da disse ação é a suges ão de melho ias que podem se implemen adas. O es udo p e ende, assim, ealiza um diagnós ico ao sis ema de a qui o da en idade e das p á icas de ges ão da in o mação da CPCCRD, de modo a a alia os seus pon os o es e acos e ecomenda es a égias a qui ís icas adequadas pa a um p ocesso de melho ia. É de salien a , que du an e o pe íodo de ealização da disse ação, i e a opo unidade de in eg a uma bolsa de mes ado. A mesma p opo cionou-me a 3 opo unidade de abalha com o eA chi ing Building Block da Comissão Eu opeia, ao ab igo da ins i uição po uguesa INESC-ID, sediada em Lisboa. Os conhecimen os adqui idos na bolsa pe mi i am o en iquecimen o da p esen e ese, sendo que os conhecimen os o am ú eis pa a a edação da mesma e pa a a elabo ação do diagnós ico. Es a expe iência e elou-se c ucial pa a o ap o undamen o dos conhecimen os sob e p ese ação digi al, sendo que a análise des a e en e do sis ema de a qui o da CPCCRD bene iciou dos conhecimen os adqui idos. A endendo ao ciclo de ida da documen ação, o na-se necessá io a ecomendação de suges ões de melho ia que à in o mação de uso co en e, como ambém à documen ação de conse ação pe manen e. Assim, p e endo esponde à seguin e ques ão: Qual a si uação do sis ema de a qui o da CPCCRD e que melho ias podem se implemen adas de modo a ga an i uma ges ão e icaz da documen ação analógica e digi al? De modo a esponde à pe gun a de in es igação e alcança conclusões, a disse ação oi o ganizada de o ma lógica pa a cump i os obje i os da mesma. Em p imei o luga , é ap esen ada uma e isão da li e a u a que p e ende ab ange as ma é ias conside adas ele an es ao ema, assim como as isões que as con apõem. O obje i o p incipal da e isão da li e a u a oi con e i uma isão ampla dos ópicos essenciais pa a a ealização de um diagnós ico a um sis ema de a qui o. De seguida, é ap esen ada a me odologia do abalho que e e e, de o ma mais de alhada, como os obje i os o am alcançados. A pa e cen al da disse ação de mes ado é o diagnós ico ao sis ema de a qui o e a sua desc ição e análise que cons am nos capí ulos 4 e 5, espe i amen e. O diagnós ico oi elabo ado de o ma igo osa, de alhada e espondendo a odos os elemen os que compõem um sis ema de a qui o. Com o mesmo oi possí el a ealização de uma análise SWOT que me possibili ou a elabo ação de suges ões de melho ia, endo em conside ação as p á icas de ges ão a qui ís ica, explanadas no capí ulo da e isão de li e a u a, assim como nos conhecimen os ecolhidos du an e a bolsa de mes ado. A pe spe i a dos a o es da CPCCRD em elação aos pon os acos do sis ema de a qui o e às melho ias necessá ias a se em implemen as o am ambém omadas em 4 conside ação du an e a ealização de en e is as aos mesmos na ase de ecolha de dados. Po im, seguem-se os capí ulos de discussão de esul ados e das conclusões. 5 Capí ulo I – Sis emas de a qui o e ges ão da in o mação a qui ís ica – e isão da li e a u a A ges ão de in o mação e documen ação de e segui os aspe os legais em igo e as boas p á icas a qui ís icas. Des e modo, a desc ição, o ganização, a aliação e conse ação de documen ação de a qui o de em segui eg as uni o mes que possibili em a in e ope abilidade e a aplicação de uma linguagem comum (Lou enço e al., 2019). A co e a desc ição, classi icação, a aliação e conse ação dos documen os de a qui o p oduzidos no âmbi o ope acional das en idades é essencial de ido ao alo p oba ó io das a i idades da en idade ou in o macional sob e pessoas, comunidades, en idades, en e ou os (A. Ma ins e al., 2019). Segundo Ba i e al. (2020), o inco e o cump imen o des as p á icas a qui ís icas pode cons i ui um isco pa a o desempenho das unções diá ias da en idade e, ambém, na pe da de in o mação com alo a qui ís ico e his ó ico. Ao longo des e capí ulo de e isão de li e a u a, p e endo con e i um enquad amen o eó ico que cla i ique e escla eça quais as p á icas a qui ís icas que se de em aplica na ges ão de documen ação analógica e digi al. Salien a-se que a e isão de li e a u a oi ealizada de aco do com a abo dagem me odológica explicada no subcapí ulo 3.2.1, pelo que oi planeada de modo a a ingi os obje i os p opos os no subcapí ulo e e ido e a cump i a es u u a de seguida enunciada. Em p imei o luga , de inem-se alguns concei os a qui ís icos ele an es ao desen ol imen o do abalho e, de seguida, elencam-se quais as p á icas e e amen as pa a uma ges ão e icaz da in o mação a qui ís ica, assim como os disposi i os legais que as egulamen am. De seguida, especi ica-se o caso po uguês e os a anços que o am ealizados pa a a aplicação e implemen ação de boas p á icas de ges ão a qui ís ica. Po im, são ap esen ados alguns p oje os a ní el in e nacional, que demons am a p eocupação com a ges ão de in o mação de uso co en e das en idades, assim como algumas endências ma can es na á ea da a qui ís ica. 6 1.1. Concei os de sis emas de a qui o e de ges ão da in o mação a qui ís ica As boas p á icas de ges ão da in o mação a qui ís ica são aplicadas a documen os p oduzidos e ecebidos pelas en idades no con ex o das suas a i idades. To na-se ele an e de ini concei os an es de se p ocede à iden i icação das boas p á icas a qui ís icas. Um documen o de a qui o é “p oduzido a im de p o a e/ou in o ma um p ocedimen o adminis a i o ou judicial. É a mais pequena unidade a qui ís ica, indi isí el do pon o de is a uncional. Pode se cons i uído po um ou mais documen os simples” (Al es e al., 1993). Um documen o simples, segundo o Dicioná io de Te minologia A qui ís ica (1993), é um documen o au ónomo à in o mação da sua p odução, mas não à in o mação que eicula ou ao supo e. Assim, um documen o de a qui o é ca ac e izado pela sua au en icidade, idedignidade, in eg idade e u ilização (Gomes, 2011; In e na ional S anda d O ganisa ion, 2016). Gomes (2011) e e e que um documen o de a qui o au ên ico de e consegui p o a pa a que unções e obje i os oi c iado. De e, ainda, mos a -se iel aos mesmos obje i os, es a comple o e, po se u ilizá el, pe mi i a sua localização e in e p e ação. A au o a p ossegue e e indo que cada documen o de a qui o em con eúdo, in o mação con ex ual que pe mi e a sua elação com ou os documen os e, ambém, uma es u u a ísica que o ca ac e iza. Como oi explicado no capí ulo in odu ó io, o es udo do sis ema de a qui o da CPCCRD não se es ingiu apenas pelos egis os e documen os em papel, de ido à p eocupação c escen e que a Con ede ação ap esen a sob e os documen os ele ónicos. Assim, o na-se pe inen e de ini que um documen o ele ónico con ém uma es u u a ísica que não é isí el ao u ilizado , sendo que a sua au en icidade em de se assegu ada pela sua es u u a lógica (Gomes, 2011). A au o a e e e ainda que apesa dos documen os de a qui o ele ónicos pode em se al e ados a ní el da es u u a ísica, a sua es u u a lógica de e se conse ada pa a que o documen o possa se conside ado au ên ico e comple o. Pa a uma boa ges ão dos documen os de a qui o, os mesmos de em es a incluídos num sis ema de a qui o que pe mi a in eg a sis ema icamen e os documen os, o ganizá-los e p o egê-los de eliminações, ans e ências e al e ações não au o izadas (Gomes, 2011). A au o a con inua e e indo que um sis ema de a qui o de e segui as 7 no mas a qui ís icas, ge i e a a odos os documen os de modo sis emá ico e cons an e, a ibuindo uma polí ica de ges ão da in o mação a qui ís ica e uma de inição de esponsabilidades. A ISO 15489 de ine sis ema de a qui o como o sis ema de in o mação esponsá el pela cap u a, ges ão e o necimen o de acesso à documen ação ao longo do empo. Des a o ma, segundo a no ma e e ida, um sis ema de a qui o de e con e uma polí ica de con olo de documen os e de inição de esponsabilidades, e capacidade de ealiza p ocessos de c iação, cap u a e ges ão de documen os de a qui o, e, po im, supo a a c iação e manu enção de elações lógicas dos documen os e da me ain o mação associada (In e na ional S anda d O ganisa ion, 2016). Des e modo, um sis ema de a qui o é cons i uído po um conjun o de elemen os des inados a execu a unções ou p ocessos de ges ão de documen os de a qui o, como a cap u a, o ganização, desc ição, a aliação, a mazenamen o e comunicação, en e os quais se incluem as polí icas, de inição de esponsabilidade e os ecu sos disponí eis pa a a ges ão da in o mação (Pen eado, 2013). O au o e e e ainda que um sis ema de a qui o de e segui no mas e ins umen os, a exemplo do MoReq, Plano de Classi icação, Tabela de Seleção e au o de eliminação. Um sis ema de a qui o de e se con iá el, a a és da sua capacidade con ínua de ealização dos p ocessos; segu o; compa í el; comple o; e, sis emá ico (In e na ional S anda d O ganisa ion, 2016). Consequen emen e, a não implemen ação ou a implemen ação inco e a de um sis ema de a qui o pode causa a inacessibilidade, ulne abilidade, des uição e impossibilidade de au en icação da documen ação (S a e o New Sou h Wales, 2003), podendo, is o, cons i ui -se como um isco às en idades, pois não êm documen ação p oba ó ia das suas a i idades e/ou da sua his ó ia. Es a de inição de sis ema de a qui o se iu de base à ealização do diagnós ico à CPCCRD, p ocu ando ecolhe dados que espondam e analisem as e en es do sis ema de a qui o da en idade em ques ão. 1.2. Ins umen os e e amen as de boas p á icas a qui ís icas A p odução de o ien ações écnicas sob e a amen o e con olo da in o mação a qui ís ica é ealizado po en idades nacionais e in e nacionais. A ní el in e nacional, 8 são desen ol idas boas p á icas pa a a ges ão de documen os e de a qui os baseadas nas eg as p oduzidas pelo ICA e pela ISO (Ba i e al., 2020). O ICA desen ol e no mas que pe mi em a desc ição a qui ís ica de o ma o ganizada e pad onizada, como a No ma Ge al In e nacional de Desc ição A qui ís ica (ISAD(G)) (A. Ma ins e al., 2020). Em Po ugal pode-se u iliza as O ien ações pa a a Desc ição A qui ís ica (ODA) que o am elabo adas de aco do com a ISAD(G) e a ISAAR CPF, segundo Ma ins (2020). A ní el nacional, pa a ges ão da in o mação a i a, é ambém possí el a u ilização da Me ain o mação pa a In e oPe abilidade (MIP) cujos elemen os de me ain o mação desc i i a isam a ga an ia da au en icidade, a ecupe ação da in o mação pa a acili a a p ese ação, de modo a ga an i a in e ope abilidade (F anscisco Ba bedo & Co ujo, 2012). Po ou o lado, a ISO p oduz e amen as que auxiliam a ges ão de documen os, a exemplo da ISO 15489-1:2016 com concei os e p incípios sob e in o mação e documen ação; ISO 16363:2012 (CCSDS 652.0-R-1) pa a eposi ó ios digi ais; ISO 27001 pa a a segu ança da in o mação, e a ISO 30300 pa a sis emas de ges ão pa a documen os de a qui o. A no ma ISO 15489-1:2016, assim como a sua adução po uguesa pa a a NP 4438, de ine os concei os e os p incípios elacionados com a in o mação, documen ação e ges ão de documen os de a qui o. A lei u a des a no ma é essencial pa a a pe ceção das de inições, a i idades e p ocessos que de em se implemen ados pa a a co e a ges ão da in o mação. Numa p imei a pa e, a ISO 15489 con ém a de inição de á ios concei os que de em se in e io izados e seguidos de modo a alcança uma ges ão e icaz da in o mação. De seguida, a no ma con e e os p ocessos sob e as polí icas e esponsabilidades, assim como explica o modo de p ocede a um co e o p ocesso de a aliação. Po im, são e e idos e explicados os p ocessos de c iação, cap u a e ges ão de documen os de a qui o, pelo que segue uma es u u a o ganizada e de alhada sob e os e e idos p ocessos e udo o que é necessá io pa a a sua co e a implemen ação. Foi, ainda, essencial ao p esen e abalho a e e ência à sé ie ISO 30300, pois a mesma se e e e a sis emas de ges ão de documen os de a qui o e às e apas pa a a sua implemen ação. Um sis ema de ges ão documen al diz espei o aos p ocessos e con olos aplicados aos documen os de a qui o, as polí icas, os obje i os e as a i idades com o im de a a a documen ação analógica ou digi al (Bus elo Rues a, 2012). Assim, 9 oi possí el pe cebe quais os elemen os que de em cons a no sis ema de a qui o da CPCCRD e p ocede à sua análise de aco do com ambas as no mas ISO e e idas. O obje i o da ISO 30300 “supõe o alinhamen o das écnicas e dos p ocessos documen ais com a me odologia dos sis emas de ges ão” (Bus elo Rues a, 2012, adução p óp ia). Es a sé ie oi elabo ada de modo a se alcançada uma pad onização e coe ência com odas as no mas, incluindo a e e ida no ma ISO 15489. A implemen ação da ISO 30300 ajuda no cump imen o de ou as no mas ela i as a p ocessos de ges ão documegn al, à qualidade, à ges ão dos iscos e à segu ança, baseada numa isão de melho ia con ínua (Bus elo Rues a, 2012). A ISO 30300 cen a- se, ainda, nos ecu sos ma e iais, na o mação dos ecu sos humanos, na documen ação necessá ia e no p ocesso de a aliação. Es a no ma oi desen ol ida de modo a que a e i icação do cump imen o da con o midade do sis ema de ges ão de documen os de a qui o seja cla a e in ui i a, a a és do ocabulá io que exp essa a ob iga o iedade ou não dos equisi os (Bus elo Rues a, 2012). A au o a p ossegue salien ando que a e i icação pode se ealizada a a és de au oa aliação, e i icação po uma segunda pa e in e essada, ou e i icação po uma e cei a pa e in e essada. Po an o, ica cla a a impo ância da consul a des as no mas po pa e de en idades p odu o as e ece o as de documen ação, pa a que seja possí el a co e a ges ão da in o mação pe mi indo a p ese ação do alo e idencial da mesma. Pa a a Adminis ação Pública (AP) a ní el nacional es ão disponí eis documen os p oduzidos pela DGLAB. Fo am p oduzidos ins umen os pa a a o ganização e a aliação da in o mação pública. Des es des aca-se o seguin e: Lis a Consolidada (LC) que isa a elabo ação da Tabela de Seleção (TS) e do Plano de Classi icação das en idades públicas (Lou enço e al., 2019). As p á icas a qui ís icas podem se egidas po á ios posicionamen os eó icos, a exemplo dos p incípios da p o eniência e da o dem o iginal, da eo ia das ês idades, ou, ainda, da eo ia do eco ds con inuum. O p incípio da p o eniência é o iundo do ancês Na alis de Wailly em 1841 e indica que a documen ação de um p odu o de a qui o não é mis u ada com ou a. Conjuga-se com o p incípio segundo o qual a o ganização da documen ação de e se ealizada de aco do com a sua o dem de o igem, de modo a conse a o alo adminis a i o e p oba ó io da mesma, o que acili a ambém a ecupe ação da in o mação (Rousseau & Cou u e, 1994). Es e é, 10 po an o, o “p incípio básico da o ganização dos a qui os, segundo o qual de e se espei ada a au onomia de cada undo ou núcleo, não mis u ando os seus documen os com os de ou os” (Al es e al., 1993). Em suma, es e p incípio de ende que os documen os p oduzidos po uma en idade não de em se mis u ados com os de ou as en idades e que a sua o ganização de e se man ida (A. Ma ins e al., 2020). A eo ia das ês idades su ge nos Es ados Unidos da Amé ica de ido à necessidade de assen a as p á icas numa base eó ica (Rousseau & Cou u e, 1994) e diz espei o ao ciclo de ida dos documen os. Num p imei o pe íodo, os documen os a i os são indispensá eis pa a o deco e das a i idades diá ias da en idade (Hen iques e al., 2006). Segundo os au o es, indo o pe íodo de documen os a i os, es es ansi am pa a uma e apa de semi a i idade onde ainda são necessá ios ao o ganismo, sendo ocasionalmen e u ilizados. Após es e pe íodo, os documen os alcançam a e apa da ina i idade, ou seja, deixam de se necessá ios ao uncionamen o da en idade, pelo que pode se aplicado o des ino de conse ação ou de eliminação, con o me a a aliação p e iamen e ealizada. Es a pe spe i a ga an e a o imização das á eas de p ese ação dos documen os, acili ando a sua ecupe ação, po ém a ges ão do ciclo de ida dos mesmos pode se egido do modo conside ado mais adequado pela en idade (A. Ma ins e al., 2019). Pa a além das eo ias enunciadas, é de salien a a eo ia do eco ds con innum que se á analisada em mais de alhe no capí ulo 2.4.2. Visão a qui ís ica aus aliana. Com es es p incípios o ien ado es em ques ão, ap esen am-se, de seguida, os ins umen os e as e amen as da ges ão de documen os da in o mação a qui ís ica. Como e e i an e io men e, a DGLAB p oduziu documen os que o ien am a ní el écnico e que apoiam a implemen ação das boas p á icas a qui ís icas. A abo dagem ap esen ada pelo o ganismo o ien ado nacional e e início numa pe spe i a emá ica, p opondo a Mac oes u u a Temá ica pa a a AP, po ém a ualmen e suge e a implemen ação da Mac oes u u a Funcional. Es a se iu de base à idealização e cons ução de ins umen os dedicados à AP (Viegas & Lou enço, 2016), de seguida desc i os. As mac oes u u as e e idas são abo dadas no capí ulo 4 da disse ação, aquando do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD. 11 A Lis a Consolidada (LC), ins umen o desen ol ido pela DGLAB, da qual de i am a Tabela de Seleção (TS) e o Plano de Classi icação (PC), su ge em 2014 com o im de se um e e encial de na u eza uncional e ans e sal, de modo a se aplicada po odas as en idades p odu o as de in o mação na Adminis ação Pública (AP) implemen ando uma linguagem comum pa a a classi icação e uma a aliação sup ains i ucional da in o mação (Viegas & Lou enço, 2016). Os au o es p osseguem escla ecendo que a coo denação da LC é assegu ada pela DGLAB que é esponsá el pela ap o ação da in eg ação de classes que ep esen em os PN, a a ibuição de códigos de classi icação que pe mi em a iden i icação de cada PN e, ambém, a p omoção da in e ope abilidade semân ica na AP. Es e e e encial é uma es u u a hie á quica de classes que ep esen am as unções e sub unções dos o ganismos da AP (Lou enço e al., 2019; Viegas & Lou enço, 2016). A LC su ge da junção de ês p oje os: “Mac oes u u a Funcional” (MEF), “Ha monização de classes de 3º ní el em planos con o mes à MEF” e “A aliação Sup ains i ucional da In o mação A qui ís ica” (ASIA). Do p imei o, a LC aglu ina a mac oes u u a uncional, do segundo ap op ia-se das classes de ês ní eis e, po im, do p oje o ASIA e i ou a a aliação sup ains i ucional (Viegas & Lou enço, 2016). Po ém, a e são de 2014, compos a po ês ní eis de classes es á desa ualizada. A DGLAB a ualiza a LC em 2017 ac escen ando mais um ní el de classi icação. Assim, segundo Viegas e Lou enço (2016), o p imei o ní el co esponde às unções da AP e as espe i as sub unções es ão ep esen adas no segundo ní el; de seguida, o e cei o ní el co esponde aos PN; e, po im, no qua o e úl imo ní el cons am as subdi isões dos PN. A e são a ual pode se acedida a a és do websi e da “Classi icação e A aliação da In o mação Pública” (CLAV) (Di eção-Ge al do Li o dos A qui os e das Biblio ecas, 2020). Como oi e e ido, da LC de i am a TS e o PC. O p ocesso de classi icação pode de ini -se como a a i idade sis emá ica de iden i ica e ag upa , em classes e subclasses, as unções de aco do com mé odos e p ocedimen os es u u ados logicamen e (In e na ional S anda d O ganisa ion, 2016). Segundo o S . A u Ma ins, assesso da Di eção da CPCCRD, o PC em u ilização na Con ede ação é uncional, pois oi c iado a a és de uma isão o gânica da ins i uição, seguindo as á eas de in e enção. Po ou o lado, as in o mações e i adas a pa i das euniões assis idas, a CPCCRD em 18 O RODA u iliza a “mig ação como es a égia undamen al de p ese ação. Es a u iliza con e so es pa a ans o ma o o ma o dos objec os digi ais que es ejam em pe igo de obsolescência. Des e modo, a au en icidade de um documen o digi al que se á mig ado ao longo dos anos não se pode basea na sua o iginalidade, mas sim na sua idelidade em elação ao o iginal. Con udo, es a inalidade em de se medida em cada mig ação, pois as con e sões no malmen e incluem pe das de in o mação. Logo, odas as mig ações êm de se bem documen adas de o ma a man e a au en icidade dos objec os digi ais” (Ramalho e al., 2014b, pp. 20-21). O eposi ó io digi al em causa oi c iado com base na pla a o ma open-sou ce “Fedo a” pois não coloca a limi ações no uso dos esquemas de me ain o mação e possuía uma a qui e u a lexí el, apesa da oco ência de e os de sis ema que i e am de se co igidos (F ancisco Ba bedo e al., n.d.; Ramalho e al., 2014b). De o ma sucin a, o RODA u ilizou á ios esquemas de me ain o mação. O Encoded A chi al Desc ip ion (EAD) oi u ilizado enquan o esquema de me ain o mação desc i i a; o PREse a ion Me ada a: Implemen a ion S a egies (PREMIS) pa a a me ain o mação de p ese ação; o NISO Z39.87 como esquema de me ain o mação écnico pa a imagens ixas digi ais; po im, o Me ada a Encoding and T ansmission S anda d (METS) como esquema de me ain o mação es u u al possibili ou a o ganização dos obje os digi ais cons i uídos po á ios ichei os (F ancisco Ba bedo e al., n.d.; Ramalho e al., 2014b). É de salien a que o p oje o RODA ge ou um impac o, sendo que in luenciou a c iação de ou os, como o p oje o RODA+ e o p oje o E-ARK, inanciados pela DGLAB e pela Comissão Eu opeia, e que pe mi i am o desen ol imen o do RODA 2 (Fe ei a, 2018). O p oje o E-ARK (2014-2017) isa a a c iação de o ma os pad onizados pa a paco es de in o mação a se em ocados en e o p odu o e o consumido (Fe ei a, 2018). Fe ei a con inua e e indo que es a é uma o ma que pe mi e a ansição de in o mação ele ónica de o ma au omá ica en e o sis ema de ges ão documen al e o a qui o. Den o do p oje o RODA, su ge ainda RODA-In e o da abase p ese a ion oolki . O RODA-In su ge inicialmen e como pa e in eg an e do p oje o RODA, po ém a ualmen e é conside ado um p oje o independen e de ido ao inc emen o no seu in e esse, sendo ge ido pelo p oje o E-ARK (RODA-In, n.d.). Miguel Fe ei a (2018) 19 e e e, na sua ap esen ação num e en o o ganizado pela DGLAB, que es a é uma e amen a pa a o ganiza e empaco a a in o mação a se in eg ada no eposi ó io. Po sua ez, o da abase p ese a ion oolki é uma e amen a de ex ação e a mazenamen o de dados, que icam inse idos na base de dados oolki du an e um amplo pe íodo, e, pos e io men e se em einse idos no sis ema, como e e e o au o . É, po an o, uma e amen a de isualização de bases de dados a qui adas. Po im, o RODA 2 en a colma a as debilidades da p imei a e são do RODA, ao in es i em documen ação de apoio à u ilização, ao implemen a uma e são na língua inglesa, de modo a ingi um maio alcance na comunidade, e ao c ia um modelo de sus en abilidade inancei o p óp io e uma equipa écnica (Fe ei a, 2018). O p oje o E-ARK isa a sin e iza as melho es p á icas eu opeias e desen ol e especi icações pa a a qui o (E-ARK p ojec , 2020). O websi e do p oje o ealça que após o é mino do mesmo, em 2017, a Comissão Eu opeia deu con inuidade ao abalho desen ol ido a a és da c iação do Connec ing Eu ope Facili y (CEF) eA chi ing Building Block que e á du ação p e is a pa a cinco anos. O eA chi ing Building Block oi o icialmen e lançado a 7 de dezemb o de 2018, em B uxelas (CEF Digi al Connec ing Eu ope, n.d.; E-ARK4ALL, 2018). O p oje o E-ARK3 es á esponsá el pela con inuação do desen ol imen o do eA chi ing, sendo que desen ol e as especi icações, aumen a o alcance do eA chi ing, de modo a que seja u ilizá el nas mais a iadas á eas, como eHeal h, e, desde 2019, em-se dedicado à di ulgação do se iço, de o ma a aumen a em o núme o de u ilizado es des a solução (E-ARK4ALL, 2018). O eA chi ing é “ o mado po especi icações do Paco e de In o mação que desc e e um o ma o comum pa a a mazena dados e me adados em massa numa pla a o ma independen e e que os man ém de o ma au ên ica, a longo p azo. As especi icações são ideais pa a mig ação de dados a longo p azo en e as ge ações dos sis emas de in o mação, ans e indo os dados des inados a eposi ó ios de longo p azo (po exemplo, a qui os digi ais), ou p ese ando e eu ilizando os dados po longos (ou cu os) pe íodos e ge ações de so wa e pa a demons a o o ma o de di e en es cená ios e ambien es emp esa iais, e consul o ia e eino pa a a p ese ação a longo p azo” (CEF Digi al Connec ing Eu ope, n.d., adução p óp ia). 20 O CEF a i ma que a u ilização do eA chi ing possibili a que qualque en idade elabo e a con igu ação do seu p óp io sis ema de a qui o de longo p azo ou o es abelecimen o de p ocessos de abalho que possibili em a mig ação de con eúdos do negócio pa a eposi ó ios ex e nos. O eA chi ing em como público p incipal as en idades que ge em in o mação digi al a longo p azo, en idades que man êm in aes u u as de a qui o digi al e as en idades que o necem soluções, segundo as in o mações disponí eis no websi e do CEF. Os se iços que são disponibilizados às en idades que u ilizam o eA chi ing são o ma os abe os e in e ope á eis pa a a mazena dados e me adados de modo a ans e i-los pa a a qui os ex e nos (E-ARK SIP); pa a p ese ação a longo p azo (E-ARK AIP); e, pa a eu iliza con eúdo a qui ado (E-ARK DIP) (CEF Digi al Connec ing Eu ope, n.d.). Os au o es p osseguem e e indo ou os ipos de se iço que se des inam ao apoio ao u ilizado ; à disponibilização de e amen as des inadas ao apoio à c iação, mig ação, a mazenamen o ou ges ão de in o mação; à acili ação da in eg ação pa a eu ilização da solução eA chi ing; e, po im, ao o necimen o de um se iço que auxilie na comp eensão das e amen as. Em sín ese, o am ap esen adas duas soluções que podem se u ilizadas pelas en idades de modo a omen a a p ese ação digi al da in o mação p oduzida ou ecebida. Ambas as soluções salien am a u gência de aplica p á icas de p ese ação digi al, de o ma a p ese a a in o mação com alo a qui ís ico e p e eni as consequências da e olução ecnológica, comba endo os e ei os do ho izon e de obsolescência. 1.2.2. Enquad amen o legisla i o em Po ugal No início do capí ulo de enquad amen o eó ico ace ca da ges ão da in o mação a qui ís ica, salien ei que es a á ea em de segui a legislação em igo . Em Po ugal encon am-se diplomas que es ipulam eg as o ien ado as pa a o a amen o da in o mação e que de e minam a en idade coo denado a do sis ema nacional de a qui os. O Dec e o-Lei n.º 447/88 egula a p é-a qui agem de documen ação, de modo a o ien a a a aliação, seleção e eliminação de documen ação (Dec e o-Lei n.o 447/88 de 10 de Dezemb o, 1988). Os p ocessos e e idos de em se acompanhados pelos se iços que supe in endem a polí ica a qui ís ica, a ual DGLAB, de o ma a assegu a a 21 p ese ação da in o mação his ó ica e e idencial. Es e Dec e o-Lei especi ica es a ob igação pa a “Ins i uições pa icula es de solida iedade social” (A . 1º, alínea c)), sendo di ecionado pa a o uni e so em es udo na disse ação e especi ica a ob igação das IPSS possuí em po a ias de ges ão de documen os (A. Ma ins e al., 2019). O Dec e o-Lei n.º 121/92 es abelece os p incípios de ges ão de documen os e ecu sos dos se iços da adminis ação di e a e indi e a do Es ado. Des e modo, ap o a uma abela ge al de a aliação, seleção e eliminação que as en idades de em aplica à documen ação p oduzida e ecebida pa a as unções meio. Fica es ipulado que indo o PCA a documen ação pode se eliminada con o me es ipulado no p ocesso de a aliação p e iamen e ealizado, sendo acompanhada po um au o de eliminação. Já a documen ação cujo DF é a conse ação pe manen e, de e se eme ida pa a um a qui o de ini i o, p ocesso acompanhado e egis ado po um au o de en ega (Dec e o Lei No 121/92 de 2 de Julho, 1992). O Dec e o-Lei n.º 16/93 de ine o egime ge al dos a qui os e do pa imónio a qui ís ico. Es e diploma salien a a impo ância de p o ege e sal agua da a documen ação e o pa imónio a qui ís ico, dis inguindo os concei os de a qui o co en e, a qui o in e médio e a qui o de ini i o ou his ó ico. Es es concei os demons am semelhanças com a eo ia das ês idades, p e iamen e ap esen ada. Es e diploma de ine os concei os elacionados com a á ea a qui ís ica e e e e que o ó gão de ges ão, na época A qui os Nacionais/To e do Tombo, inha o de e de incen i a e apoia a ges ão de documen os. Ficam de inidos os p ocedimen os ine en es ao p ocesso de classi icação e aos p ocessos de expo ação e impo ação (P esidência do conselho de Minis os, 1993). A Lei n.º 107/2001 es abelece as bases da polí ica e do egime de p o eção e alo ização do pa imónio cul u al. Em p imei o luga , de ine pa imónio cul u al odos os bens que sejam es emunhos de ci ilização ou de cul u a que de am se al os de p o eção, de ido aos alo es de memó ia, an iguidade, au en icidade, o iginalidade, a idade, singula idade ou exempla idade de que sejam possuido es. Na e e ida Lei ica es ipulado que odos os p op ie á ios de bens com alo pa imonial de em ege pela sua p ese ação e sal agua da. A sal agua da des e pa imónio pode passa po p ocessos de classi icação ou in en a iação e de em se al o de alo ização a a és da 22 sua conse ação e acesso con inuados e po ações de di ulgação e sensibilização. O pa imónio a qui ís ico pode, no seu caso especí ico, se classi icado como de in e esse nacional ou público (Lei No 107/2001 de 08 de Se emb o, 2001). O Dec e o-Lei n.º 103/2012 ap o a a o gânica da DGLAB, con i mando a missão de coo denação do sis ema nacional de a qui os, endo a au o idade pa a assegu a a “execução e o desen ol imen o da polí ica nacional e o cump imen o das ob igações do Es ado no domínio do pa imónio a qui ís ico e da ges ão de a qui os, em qualque o ma ou supo e e em odo o e i ó io nacional” (a igo 2.º, pon o 3, alínea a)). Assim, de e p oduzi no ma i os écnicos de apoio à implemen ação da polí ica a qui ís ica nacional e assegu a a sua implemen ação. Ficam ambém escla ecidas as a ibuições da DGLAB na á ea das biblio ecas, a sua composição e o ganização in e na (Dec e o-Lei n.o 103/2012, de 16 de Maio, 2012). Apesa da legislação ap esen ada se e e en e às p á icas de a qui o e ao co e o a amen o da documen ação, é escassa a legislação que se e i a à sua aplicação no uni e so associa i o. Con udo, deixam-se lis adas as menções ju ídicas ao mesmo, e e idas ambém no p imei o olume do Guia de Boas P á icas pa a os A qui os das Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o. Salien am-se os a igos da Cons i uição da República Po uguesa que se e e em à p á ica do associa i ismo. Os a igos que cons am na Cons i uição a i mam o di ei o a cons i ui associações sem que haja in e enções po pa e das au o idades (a . 46º). Ao longo da Cons i uição Po uguesa icam ainda cla as as á eas de in e enção social e legisla i as em que os á ios ipos de associações podem e na comunidade, sendo ele an es pa a a o mação de polí icas de apoio à população ou ainda na omen ação de p incípios e hábi os na sociedade (Coope a i a An ónio Sé gio pa a a Economia Social, n.d.; Cons i uição Da República Po uguesa, 1976).O Dec e o-Lei nº 36-A/2011 ap o a o egime da no malização con abilís ica pa a as en idades do se o não-luc a i o, como as associações, pelo que de em ap esen a as suas demons ações inancei as nos e mos p e is os pelo Dec e o-Lei (A. Ma ins e al., 2019; Dec e o-Lei No 36-A/2011 de 9 de Ma ço, 2011). O Dec e o-Lei nº 128/2001 ap esen a as o mas como o Go e no apoia inancei amen e as a i idades associa i as, e e indo o modo de solici a o e e ido apoio (Dec e o-Lei No 23 128/2001 de 17 de Ab il, 2001). Po im, o Dec e o-Lei nº 47344/66 e o Dec e o-Lei nº 594/1974 ap esen am e egulam o di ei o de associação. Apesa da legislação em igo , é ele an e salien a que a DGLAB se encon a a desen ol e um no o Regime Ju ídico da Classi icação e A aliação da In o mação A qui ís ica (RJCAIA). O enquad amen o pa a a elabo ação da RJCAIA ecai na apos a “numa pe spe i a uncional pa a a classi icação da in o mação a i a ao encon o das ecomendações da ISO 15489 / NP 4438” cuja solução passa pela p opos a de uma ges ão da in o mação a qui ís ica adequada da AP, com ês componen es (Pen eado, 2019, p. 322). A componen e in o macional com a LC a se i de ins umen o de cons ução de PC e TS; a componen e ecnológica com o desen ol imen o da Pla a o ma CLAV; e, a componen e legal com o RJCAIA, segundo o au o . Pen eado (2019) e e e que o no o egime ju ídico p e ende “ o na ob iga ó io o uso da Pla a o ma CLAV, da Lis a Consolidada e a elabo ação de planos de classi icação e abelas de seleção (…) no con ex o da ges ão da in o mação a i a deco en e do exe cício de unções públicas”, incluindo o uni e so das associações que sejam, maio i a iamen e, inanciadas po en idades públicas. Em p imei o luga , e e e-se que a Pla a o ma Classi icação e A aliação da In o mação A qui ís ica (CLAV) é a pla a o ma online onde se ão elabo ados e publicados os con eúdos dos PC e das TS, assim como pe mi i á o con olo da eliminação da documen ação a a és da publicação dos au o de eliminação (Pen eado, 2019). De seguida, o au o p ossegue enume ando os obje i os do RJCAIA. Pen eado (2019) e e e que o no o Regime Ju ídico em desen ol imen o isa a e ogação do Dec e o-Lei nº 447/88 e do Dec e o-Lei nº 121/92; p e ende legi ima a u ilização da pla a o ma CLAV pa a a ualização da LC, pa a ap o a e e e as Tabelas de Classi icação e A aliação, no a designação pa a Tabelas de Seleção; pa a en ega os PPD e os planos de subs i uição de supo e. Pa a além do enunciado, o RJCAIA de ine, ainda, as esponsabilidades da DGLAB na ges ão da CLAV e na ap o ação dos ins umen os na mesma inse idos, assim como, c ia um egime ansi ó io com du ação de 3 ês anos após a ap o ação do diploma pa a que as en idades possam ap o a as suas Tabelas de Classi icação e A aliação (Pen eado, 2019). 24 1.3. Si uação em Po ugal Em Po ugal, com colabo ação e apoio da DGLAB, o am ealizados p oje os que isam a implemen ação de boas p á icas de ges ão da in o mação a qui ís ica que demons am a p eocupação ao ní el de ges ão in o macional e de cump imen o do quad o legisla i o em igo . Es es casos mos am os es o ços das en idades po uguesas pa a comba e os incump imen os ou a al a de implemen ação de p á icas a qui ís icas e pe mi em-me mos a o pon o da si uação a ní el nacional. Es es dados o am ú eis pa a a ealização do diagnós ico, pois possibili a am a comp eensão dos a anços ealizados na á ea a a és de uma análise compa a i a en e as in o mações ecolhidas. 1.3.1. O caso da Adminis ação Cen al do Es ado Em 2006 deu-se início ao p ocesso de es a égia pa a uma ees u u ação da Adminis ação Cen al do Es ado (ACE) que e e em con a os diplomas legais e as p á icas a qui ís icas (Hen iques e al., 2006). O p ocesso de ees u u ação da ACE ad eio da c ise económica que ob igou à edução dos cus os e das es u u as do Es ado, de modo a implemen a modelos mais e icien es (Lou enço & Pen eado, 2012). Pa a es e p ocesso p opunha-se a ealização de um diagnós ico, a a és de um ques ioná io, a im de ecolhe e analisa dados sob e o sis ema de a qui o, e pa a a elabo ação de uma análise SWOT. O ques ioná io inha como obje i o conhece as p á icas de ges ão de documen ação, ca ac e izando a es u u a e uncionamen o do sis ema de a qui o, a e iguando as capacidades dos sis emas ele ónicos de ges ão de a qui os e dos sis emas de in o mação ele ónicos, e, po im, o nece dados que supo em as necessidades de in o mação das en idades ges o as da Resolução de Conselho de Minis os n.º 12/2012 (Di eção-Ge al do Li o, dos A qui os e das Biblio ecas, 2013). Em 2010 (Pen eado e al.) e em 2012 (Lou enço & Pen eado), a DGLAB ealizou ela ó ios ace ca dos ques ioná ios dis ibuídos pelas Sec e a ias-Ge ais e pelos es an es o ganismos da ACE (en idades e e idas na lei o gânica de cada Minis é io e en idades c iadas à saída da lei o gânica). Os indicado es globais dos ques ioná ios dis ibuídos demons a am as p á icas implemen adas à da a, assim como as lacunas, iscos e p oblemas nos sis emas de 25 a qui o em ques ão. Em e mos ge ais, exis ia um equilíb io nas in e enções ao longo do ciclo de ida dos documen os, po ém e a isí el uma ausência de ins umen os de desc ição e ecupe ação, à exceção da aplicação do PC e da TS pelas Sec e a ias-Ge ais (Pen eado e al., 2010). Segundo o ela ó io inal do ques ioná io (2010), as esponsabilidades ela i as ao sis ema de a qui o es ão exp essas no diploma o gânico em menos de me ade das en idades. Ve i ica-se uma al a de ecu sos ma e iais e humanos, onde, no úl imo, oco e uma ausência de o mação especí ica. Po im, deno a-se uma baixa oco ência de implemen ação de PPD, pois a in o mação digi al é p oduzida pa a e u ilização imedia a, não sendo conside adas p eocupações pa a a sua conse ação digi al a médio ou cu o p azo (Lou enço & Pen eado, 2012). Es e caso oi pe inen e pa a a ees u u ação da ACE pois con e iu o ien ações écnicas sob e ans e ência da documen ação adequando-se às si uações que su gi iam no momen o da ees u u ação, a exemplo da usão, ex inção ou c iação de ó gãos. No subcapí ulo 2.4.1 que se segue, se ão cons a adas simili udes a es a es a égia de ees u u ação num caso da p o íncia canadiana do Québec. A análise des e caso ajudou na pe ceção da ealidade da implemen ação das p á icas a qui ís icas em Po ugal, cujos dados e modelo de ques ioná io desen ol ido pela DGLAB me o am ú eis pa a o desen ol imen o do diagnós ico à CPCCRD. 1.3.2. Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o Em 2016, a DGLAB ealizou um ques ioná io de âmbi o nacional que isou a elabo ação de um diagnós ico da si uação dos a qui os das associações de CRD c iadas an es de 25/04/1975 e pa a a de inição de uma es a égia de sal agua da do pa imónio a qui ís ico (Di eção-Ge al do Li o, dos A qui os e das Biblio ecas, 2016). A es u u a do ques ioná io pa a as associações de CRD, coo denado pela DGLAB, cons i ui-se como uma base impo an e pa a a p epa ação das en e is as po mim ealizadas no seio da CPCCRD. Po ou o lado, os dados ecolhidos nes e ques ioná io cons i uem-se como uma ampa de lançamen o sob e a ealidade encon ada na Con ede ação. Os dados ecolhidos a a és de ques ioná ios dis ibuídos pelas associações em ques ão o am compilados num ela ó io (Guima ães e al., 2016). Os indicado es 26 e e em que exis e uma baixa oco ência de u ilização de documen os o ien ado es ou ins umen os de ges ão de documen os, à exceção do PC, essal ando, ainda, uma pe cen agem baixa de egis os da documen ação ( egis os de en ada e de saída) e quando a mesma é ealizada é, maio i a iamen e, em supo e de papel. Os p ocedimen os e e en es à ges ão do co eio ele ónico são a iados, des acando-se a imp essão das mensagens conside adas mais ele an es. A a és da ecolha de dados sob e da as da documen ação, ica cla a uma disc epância en e o início das a i idades das associações e a da a inicial da documen ação p oduzida, que demons a a pe da do pa imónio documen al ou a al a de p ecisão na e i icação das da as du an e o p eenchimen o do ques ioná io. A maio ia dos p ocessos de eliminação são decididos pela Di eção, pelo que se e i ica uma ausência de egis o ace ca dos p ocessos de eliminação. No que conce ne à conse ação e p ese ação da documen ação, salien a-se que maio pa e dos espaços de a mazenamen o se encon a nas sedes das o ganizações e quando se p ocede à ans e ência de documen ação es a é ealizada maio i a iamen e a egime de depósi o. Os p oje os de sal agua da com mais ele ância são os de higienização/acondicionamen o da documen ação de a qui o, e no ex emo opos o encon am-se os p oje os de o mação de ecu sos humanos. Nes e sen ido, as associações de ACR salien am que o maio isco à sal agua da dos a qui os é a al a de ecu sos humanos especializados. O diagnós ico p oduzido com base no ques ioná io às associações de CRD con ém uma análise SWOT (Pen eado e al., 2017; Pen eado, 2017). Es a e ela as opo unidades, ameaças, os pon os o es e acos que o am apu ados a a és dos dados ecolhidos. Des e modo oi possí el a de inição de uma es a égia cuja ealização ecai sob e a DGLAB, a CPCCRD, as associações de CRD, câma as municipais e ou as comunidades que se conside em ú eis na sensibilização dos di igen es das associações pa a o a amen o e sal agua da dos a qui os (Pen eado e al., 2017). A es a égia de sal agua da dos a qui os das associações de CRD ealizada pela DGLAB (2017) ecomenda que es a de e elabo a documen os- ipo e um manual de ges ão de a qui os pa a uso das associações. De e concede apoio écnico na elabo ação de candida u as a p oje os de inanciamen o nacionais e eu opeus, o nece apoio na ealização de ações de o mação sob e a amen o e ges ão documen al, en e 27 ou as possibilidades es ipuladas. A CPCCRD de e p omo e a impo ância dos a qui os e da sua sal agua da, di undi os documen os- ipo p oduzidos pela DGLAB, incen i ando a implemen ação de boas p á icas de ges ão a qui ís ica a a és da a ibuição de p émios. As associações de CRD icam esponsá eis po melho a as p á icas de ges ão dos a qui os co en es com os documen os- ipo dis ibuídos e os apoios ecomendados, assim como ec u a écnicos especializados e aumen a os ecu sos inancei os pa a a á ea de a qui ís ica. Po úl imo, as câma as municipais de em colabo a com a DGLAB de modo a se possí el aumen a o núme o de diagnós icos ealizados aos sis emas de a qui o das associações de CRD, seguindo o modelo desen ol ido pelo ó gão de ges ão nacional. Pode, ainda, apoia a o mação a qui ís ica, com apoio dos a qui os dis i ais, e e e os egulamen os municipais de apoio ao associa i ismo municipal. A p opos a de es a égia p e ê um modelo de in e enção em qua o ní eis, sendo que no p imei o as en idades êm capacidades pa a se em au ossu icien es na ges ão de a qui os; caso não enham essa capacidade, o segundo ní el p e ê a ação das câma as municipais na p es ação de apoio écnico, ealização de diagnós icos, ecenseamen os, a amen o de a qui os e eceção de depósi os; seguindo-se com o e cei o ní el onde os a qui os dis i ais da ede da DGLAB podem con e i o apoio nas mesmas á eas que es ão p e is as pa a as câma as municipais; e, po im, a CPCCRD pode con e i os mesmos ipos apoio dos dois ní eis que lhe an ecedem (Pen eado e al., 2017). Como esul ado des a es a égia, o am desen ol idos, em conjun o com um g upo de abalho da DGLAB, dois olumes de Guias de Boas P á icas, um pa a o a qui o co en e e ou o pa a o his ó ico das cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o. Es es guias, como e e e o í ulo, são e amen as que o ien am a o ganização e conse ação da documen ação p oduzida pelas associações (A. Ma ins e al., 2019; A. Ma ins e al., 2020). Os guias salien am a impo ância de um co e o a amen o da documen ação de a qui o pa a e i a pe das de in o mação com alo p oba ó io e in o macional sob e as ins i uições e as espe i as comunidades. 1.4. E olução da a qui ís ica a ní el in e nacional As boas p á icas de ges ão da in o mação a qui ís ica são uma p eocupação a ní el in e nacional, e como oi e e ido p e iamen e, o ICA e a ISO são en idades que 34 sis emas a aliados na e apa D. Na e apa F, “Design de um Sis ema de A qui o”, ans o mam-se as es a égias da e apa an e io em componen es de um sis ema de a qui o, assegu ando os equisi os de inidos, de modo a ans o ma os p oblemas em soluções. Na penúl ima e apa “Implemen ação do Sis ema de A qui o” inicia-se a pa e p á ica, onde se planeia a implemen ação, dis ibui unções e esponsabilidades, con e em-se o mações aos abalhado es e são ap esen ados os no os p ocessos e e amen as de abalho. Po úl imo, a e apa G, “Análise Pós-implemen ação” é onde se mede a e icácia do sis ema de a qui o implemen ado na e apa an e io , se iden i icam e omam as medidas co e i as necessá ias e, ambém, se es abelece um egime de moni o ização con ínuo. A u ilização do DIRKS pode se bené ico na medida em que acili a a ges ão de documen os enquan o um p oje o lexí el e baseado nas melho es p á icas pa a cada en idade (Koga & Ogawa, 2007), sendo po an o uma me odologia lexí el e adap á el a qualque ins i uição. Des e modo, é possí el comp eende o impac o que es a me odologia e e. A cen alidade da ISO 15489 na me odologia DIRKS oi essencial pa a que a no ma osse publicada pela ISO em 2016 (Findlay, 2018). Pode-se assim dize que nos anos 2000, os aus alianos começa am a domina a a qui ís ica in e nacional com a sua isão, a a és da c escen e impo ância e publicação da ISO 15489. Foi, ambém, com base nes a isão de sis ema de a qui o que p ocedi ao diagnós ico da CPCCRD, seguindo uma isão ab angen e da en idade, das espe i as a i idades, das azões pa a os seus p ocessos e ecolha dos seus p ocedimen os, a i idades e ecu sos. O p ocesso de diagnós ico à ges ão de in o mação e aos sis emas esponsá eis pelo mesmo é uma p á ica eco en e aus aliana que descende da adição acima e e ida pela me odologia DIRKS e pela ISO 15489. Assim, es a p á ica é en endida como imp escindí el, jus i icando a necessidade aus aliana de medi o seu desempenho nacional na á ea. O Go e no Aus aliano c iou uma e amen a de au oa aliação anual pa a medi o ní el de desempenho e ma u idade da ges ão da in o mação, o Check-up Plus (Na ional A chi es o Aus alia, 2020; Na ional A chi es o Aus alia, 2019). Es e é um ques ioná io que de e se p eenchido pelas en idades go e namen ais aus alianas de modo a 35 a e igua as melho ias a se em implemen adas, pe cebe quais as melho es p á icas em u ilização, es abelece p io idades a im de aumen a o ní el de ma u idade, auxilia na ansição digi al do go e no e, po im, cons ui es udos de caso (Na ional A chi es o Aus alia, 2019). O ques ioná io Check-up Plus oi cons uído de modo a que os seus obje i os es ejam alinhados com os oi o p incípios do In o ma ion Managemen S anda d. Es e oi c iado pa a ajuda as en idades do Go e no Aus aliano a c ia e ge i documen ação, de modo a que as en idades co espondam as suas necessidades com as suas expe a i as (Na ional A chi es o Aus alia, n.d.). Segundo os A qui os Nacionais da Aus ália, es e pad ão ege-se po oi o p incípios que pe mi em o na a documen ação localizá el, ecupe á el, con iá el, comple a e p ese ada du an e o empo necessá io à sua u ilização. A au o idade esponsá el pela polí ica nacional dos a qui os aus alianos, ou seja, os A qui os Nacionais da Aus ália, e e e que a al a de a amen o e o ganização dos a qui os pode esul a na pe da de di ei os, num aco pode de omada de decisão e no aumen o dos cus os de a mazenamen o e p ese ação da documen ação acumulada. O ques ioná io ege-se, ainda, pelo Digi al Con inui y 2020 Policy que isa apoia na ansição digi al e a implemen ação do e-Go e nmen da Aus ália (Na ional A chi es o Aus alia, 2015). Es a segue ês p incípios o ien ado es que isam a o imização dos se iços, a eu ilização de in o mação pa a bene ícios sociais e económicos, e po im, p o ege os di ei os dos aus alianos. O p imei o p incípio do Digi al Con inui y 2020 alo iza a in o mação enquan o elemen o essencial pa a o imiza os se iços e negócios, e idenciando que a al a de a amen o da in o mação esul a na sua aca usabilidade ou mesmo na sua pe da (Na ional A chi es o Aus alia, 2015). Es e documen o p ossegue com a explicação do segundo p incípio que e e e a impo ância da ges ão digi al da in o mação que p opo ciona melho desempenho, e icácia e e iciência, assim como aumen a as opo unidades pa a ino ação das en idades. Po im, o e cei o p incípio oca-se na in e ope abilidade da in o mação, dos sis emas e dos p ocessos, pois os o na mais acessí eis ao público, mais ápidos e simples. Des e modo, é possí el e i a a duplicação de documen ação, o nando os cus os de a mazenamen o mais baixos e aumen a a qualidade da in o mação. 36 Como oi e e ido, o ques ioná io Check-up Plus de e se p eenchido anualmen e pa a que os esul ados sejam analisados de o ma a p ocede a p opos as de melho ia a se em implemen adas, com o obje i o de melho a o índice de ano pa a ano. O ques ioná io de 2019 mediu o desempenho de seis índices: a ges ão de in o mação, a c iação de in o mação, a in e ope abilidade, o a mazenamen o, a eliminação e os p ocessos digi ais (Na ional A chi es o Aus alia, 2020). Segundo os A qui os Nacionais da Aus ália, os índices aumen a am em elação ao ano de 2018, demos ando uma e olução posi i a. A edição de 2019, con e e uma no a secção onde sin e izam os p og essos que se alinham com a Digi al Con inui y Policy (Na ional A chi es o Aus alia, 2020). Nes e domínio ica escla ecido que, apesa da e olução ace o ano de 2018, ainda são p ecisas melho ias que comple em e complemen em os p og essos ins au ados. Ao longo do es udo da e amen a aus aliana de au oa aliação, icou pe ce í el a a enção con e ida ao a amen o da in o mação. Os a qui os são uma á ea com capacidade de ga an i o bom uncionamen o de um país, dos espe i os negócios e de o nece in o mação à comunidade, caso sejam o ganizados e cump am os pad ões ecomendados (Na ional A chi es o Aus alia, n.d.). 1.4.3. P á icas a qui ís icas pa a as associações despo i as da Ca alunha A Ca alunha p oduziu um guia com simili ude aos p oduzidos pela CPCCRD e pela DGLAB pa a os a qui os das associações de despo o (Ba i e al., 2020). Es e con ém o ien ações sob e o ganização e a amen o da in o mação seguindo a legislação em igo e no mas in e nacionais. Assim, o guia pa a as associações despo i as da Ca alunha con e e apoio écnico e essal a a impo ância da boa ges ão da documen ação de modo a impedi pe da da in o mação de ido à má p ese ação da documen ação (Ba i e al., 2020). Segundo os au o es, o Plano de Classi icação é a e amen a essencial pa a a o ganização de um a qui o. O guia ca alão e os guias das associações po uguesas ambos ap esen am o ien ações sob e a amen o e sal agua da da documen ação. No caso Ca alão, são especi icadas as e apas que de em se seguidas pa a a implemen ação de boas p á icas 37 a qui ís icas. Ap esen a o ien ações, no mas e sis emas especí icos do país, con udo ambém seguindo p á icas com pe inência in e nacional, como o PC, os p ocedimen os de desc ição, disponibilização, p ese ação a longo p azo e eliminação da documen ação. As di e enças es ão di e amen e associadas à legislação e aos sis emas e no mas de desc ição desen ol idos. Pode-se conclui que a ní el in e nacional são desen ol idas p á icas que pad onizam e egulam o a amen o e o ganização da documen ação a qui ís ica, com ligei as di e enças en e os países con o me as mudanças en e a legislação in e na de cada um ou pelos sis emas e no mas p oduzidos e desen ol idos pelos ó gãos de ges ão esponsá eis pela de inição do sis ema de a qui o. 38 Capí ulo II – Me odologia O biólogo alemão on Be alan y desen ol e a Teo ia Ge al dos Sis emas a im de delinea concei os de aplicação ge al, independen emen e se ossem ciências exa as ou sociais, de modo a e em uma aplicação na ealidade (A aújo & Gou eia, 2016; on Be alan y, 1968). Segundo os au o es, a endência ge al da in eg ação das á ias ciências esul a nes a eo ia da década de 60 que, de modo ab angen e, desen ol e p incípios o ien ado es, o nando o obje i o da unidade da ciência mais plausí el. Os sis emas são, en ão, ca ac e izados pelos p incípios de p opósi o, globalidade, en opia e homeos asia (A aújo & Gou eia, 2016; on Be alan y, 1968). De modo simpli icado, odos os sis emas êm obje i os a alcança e abalham umo ao cump imen o dos mesmos, endo de se adap a aos es ímulos do ambien e ex e no que in luenciam odas as unidades em simul âneo. Em adição, e como os au o es e e em, os sis emas caminham na di eção do au o desgas e, no en an o possuem a capacidade de man e um equilíb io, a a és de mecanismos dinâmicos. Um sis ema, a exemplo de um sis ema de a qui o, eage e in e age com o ambien e ex e no a a és de canais de ans o mação de inpu s em ou pu s, denominados de canais de comunicação (A aújo & Gou eia, 2016). Nes a linha de pensamen o, um sis ema de a qui o é, ambém, um sis ema dinâmico que ecebe inpu s que se ão ans o mados em ou pu s, ou seja, os documen os ecebidos/p oduzidos são a ados, pa a pude em se ecupe ados. Pa a o co e o e igo oso es udo ao sis ema de a qui o da CPCCRD é essencial a comp eensão dos inpu s, quais os p ocessos e elemen os que a e am os mesmos pa a en ende os esul ados inais do a amen o da documen ação. Pa a além do expos o, o es udo de um sis ema de a qui o implica a ecolha de dados sob e a en idade que o ge e, os seus elemen os, a exemplo dos ins umen os p oduzidos, dos ecu sos humanos, ma e iais e inancei os disponí eis, e o modo como o sis ema unciona pa a da espos a à en idade o ganizacional, en e ou os aspe os (Ins i u o dos A qui os Nacionais/To e do Tombo, 1998). Des a di a, é necessá io um es udo po meno izado de modo a ecolhe dados e es emunhos esc i os e o ais pa a o desen ol imen o de um diagnós ico p eciso e ap op iado aos obje i os da disse ação. Assim, a me odologia pa a a ealização do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD baseia-se numa in es igação quali a i a. Es a é “uma abo dagem pa a explo a e 39 pe cebe o signi icado que os indi íduos e os g upos a ibuem a um p oblema social ou humano. O p ocesso de in es igação en ol e pe gun as e p ocedimen os eme gen es, dados ipicamen e ecolhidos da pe ceção dos pa icipan es, análise de dados cons uída indu i amen e de emas pa icula es pa a ge ais, e o in es igado aze in e p e ações do signi icado dos dados” (C eswell, 2009, adução p óp ia). Des e modo, a in es igação ealizada baseia-se numa ecolha de dados sujei os à pe ceção dos indi íduos ace ca do assun o em es udo e abe os à in e p e ação do in es igado (Mack e al., 2008). Con udo, p ocu o ambém a ecolha de dados conc e os, a exemplo dos ins umen os p oduzidos pa a ges ão de in o mação, de modo a con e i um con ex o ap op iado aos dados quali a i os ecolhidos. Ao longo des e capí ulo, se ão delineadas as ases e os p ocedimen os da in es igação. A disse ação segue dois mé odos ca ac e ís icos da in es igação quali a i a: obse ação do pa icipan e e en e is as em p o undidade (Mack e al., 2008). Pa a além des es mé odos, o es udo de caso em uma e en e explo a ó ia e de análise da li e a u a elacionada com o assun o. A aglu inação des es ês p ocedimen os me odológicos i á culmina numa in es igação de ca á e desc i i o e quali a i o, com análise compa a i a en e o caso da CPCCRD e ou os sis emas de a qui o ele an es ao es udo. 2.1. Modelo concep ual A e isão da li e a u a ap esen ada no capí ulo 2 pe mi iu a cons ução do modelo concep ual ap esen ado nes e subpon o. Es e é de i ado da pe spe i a eó ica do Québec e da Aus ália, assim como baseado nas ecomendações de boas p á icas a qui ís icas a ní el in e nacional e nacional. O modelo concep ual ap esen ado ( igu a 1) pe mi e a comp eensão das elações en e os concei os com as e amen as ap esen adas ao longo do capí ulo de e isão da li e a u a. Des e modo, conclui-se que um sis ema de a qui o que pe mi a odas as unções e p ocessos elacionados com a ges ão de documen os de a qui o, necessi a de segui os ins umen os e no mas pa a a boa ges ão da in o mação. 40 Assim, a p odução de e amen as de ges ão documen al, como o PC, a TS, o PPD, pe mi e uma e icaz ges ão da in o mação, possibili ando uma co e a classi icação e a aliação a qui ís ica. A co e a elabo ação des e p ocesso pe mi e o e icaz a amen o e sal agua da da documen ação. Assim, o na-se possí el ga an i o acesso con inuado e a conse ação ao longo do empo da documen ação pe manen e. A ges ão de documen os ele ónicos pode se assegu ada a a és do modelo de equisi os MoReq2010 e da implemen ação de um PPD. A a és do desen ol imen o e a ualização sis emá ica dos ins umen os o ien ado es, aglu inando es as p á icas com uma co e a ges ão dos SEGA, é possí el man e o alo a qui ís ico dos documen os a ca go das en idades. Em suma, oi com base nes a isão de sis ema de a qui o, nos espe i os p ocessos e nas e amen as o ien ado as a se em implemen adas que o es udo do sis ema de a qui o oi planeado. Assim, as ques ões essenciais a a e igua no mesmo ica am delineadas, pelo que almejei iden i ica quais dos aspe os essenciais, segundo o modelo ap esen ado, es a am em cump imen o e/ou implemen ação. O modelo concep ual demons a a isão epis emológica e eó ica cons uída a a és da e isão da li e a u a e que me pe mi iu a escolha dos p ocedimen os me odológicos mais ap op iados pa a a ingi os obje i os da disse ação e, assim, ealiza o es udo de caso ao sis ema de a qui o da CPCCRD. Figu a 1 - Modelo Concep ual sob e ges ão de um sis ema de a qui o seguindo as boas p á icas a qui ís icas. Fon e: elabo ação p óp ia com base em documen o da DGLAB. 41 2.2. P ocedimen os me odológicos A disse ação oi conduzida po qua o p ocedimen os: explo ação da li e a u a, obse ação de euniões da en idade em es udo, obse ação e análise do sis ema de a qui o em uncionamen o e ealização de en e is as a colabo ado es da CPCCRD. Com es es p ocedimen os me odológicos é possí el pe cebe as p á icas a qui ís icas a ualmen e em cu so e aplicadas a ní el nacional e in e nacional, quais as p á icas aplicadas na CPCCRD e, ambém, ob e uma pe spe i a in e na sob e os p oblemas que ad ém das p á icas a ualmen e em p á ica. Os p óximos subcapí ulos são dedicados à explicação de cada p ocedimen o me odológico de i ados da isão ep esen ada no modelo concep ual an e io men e e e ido. 2.2.1. Es udo explo a ó io A e isão da li e a u a pe mi iu a ecolha de in o mação pe inen e ao abalho de modo a cump i cinco obje i os: comp eende a pe inência do ema em es udo pa a as en idades; en ende o uncionamen o de sis emas de a qui o e as p á icas a qui ís icas pa a ges ão da in o mação; ecolhe qual a legislação em igo que egulamen a o a amen o da documen ação; ecolha de ques ioná ios sob e sis emas de a qui os e ecolha de in o mações sob e p epa ação dos mesmos; pe cebe as endências a ní el in e nacional com impac o no e i ó io po uguês. Em p imei o luga , a li e a u a escolhida e e como obje i o a comp eensão da pe inência da implemen ação de boas p á icas a qui ís icas nas en idades. Po an o, con ibui pa a a comp eensão da impo ância das p á icas a qui ís icas num sis ema de a qui o e como as mesmas a e am o desempenho diá io das o ganizações. Com es a in o mação ecolhida oi-me possí el pe cebe a pe inência e impo ância do ema pa a qualque o ganização p odu o a e ece o a de documen ação. De modo a es uda a e icácia do sis ema de a qui o da CPCCRD, p ocu ei quais as p á icas a qui ís icas em uso e quais as p á icas de inidas pela DGLAB, ó gão nacional coo denado da polí ica a qui ís ica. A a és da pe ceção da es u u a e do uncionamen o de um sis ema de a qui o e de quais as unções da p odução de ins umen os pa a o ganização e a amen o da in o mação e da impo ância da sua 42 aplicação, o na-se pe ce í el qual o melho cu so de ação a oma pa a se alcança um sis ema de a qui o e icaz, segu o e que pe mi a o co e o a amen o e sal agua da da documen ação. Es a in o mação o na-se indispensá el pa a a ealização do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD, pois pe mi e-me es a cien e das p oblemá icas e das e amen as em u ilização. Po sua ez, a ecolha da legislação po uguesa que conce ne o a amen o da in o mação pa a que possa comp eende , em mais p o undidade, quais as p á icas que de em se aplicadas e como as mesmas uncionam. Des e modo, as suges ões de melho ia ao sis ema de a qui o da CPCCRD es ão de aco do com a legislação po uguesa aplicá el ao se o e com as p á icas a qui ís icas p opos as pela DGLAB. O qua o obje i o do es udo da li e a u a p oduzida ace ca de p á icas a qui ís icas p e ende o es udo e análise de ques ioná ios sob e sis emas de a qui os ealizados po ó gãos o ien ado es da polí ica a qui ís ica que isem a elabo ação de diagnós icos. Os casos a ní el nacional e in e nacional pe mi i am-me pe cebe qual o pon o da si uação e quais os es o ços ealizados de modo a implemen a p á icas a qui ís icas. Os dados ecolhidos pelos ques ioná ios e exp essos nos espe i os ela ó ios demons am quais as p á icas mais implemen adas, quais as á eas com menos in e enções e os p oblemas mais comuns. O caso especí ico da p opos a de es a égia às associações de CRD coo denado em 2016 pela DGLAB se e de base a uma análise que pe mi e o na a minha in es igação mais igo osa, pois con ibui pa a a ealização do diagnós ico e análise no âmbi o da si uação das associações de CRD. A a és da lei u a dos casos nacionais e in e nacionais e e idos no pa ág a o an e io , o na-se possí el a comp eensão do modo de cons ução de ques ioná ios que se i am de base a diagnós icos p e iamen e ealizados po en idades como a DGLAB. Seguindo es a linha de pensamen o, a lei u a de ques ioná ios ealizados con ibuiu pa a a cons ução do guião das en e is as ealizadas e da obse ação p esencial do sis ema de a qui o em uncionamen o. As p á icas implemen adas em Po ugal êm, mui as ezes, in luências in e nacionais, as quais são adap adas pa a a ealidade do país. É, po isso, pe inen e o es udo das isões de a qui ís ica que dominam ou i e am um o e impac o na 43 disciplina em Po ugal. Pelo que, o sex o e úl imo obje i o da e isão da li e a u a se dedicou a esse mesmo im. Des e modo, oi colocado em oco o desen ol imen o da disciplina da a qui ís ica com des aque nos desen ol imen os mais p edominan es e impac an es pa a o na pe ce í el as in luências dessas mesmas isões e como essas o am adap adas à ealidade po uguesa. Des a o ma, oi possí el e o ça a isão eó ica adap ada pa a a ealização do es udo de caso, sendo possí el decisões sob e a di eção e planeamen o do diagnós ico e do es udo do sis ema de a qui o da CPCCRD. A ecolha de documen os, de ins uções o ien ado as e de a igos explica i os das p á icas a qui ís icas oi ealizada de modo a a ingi os obje i os de inidos e explicados. A e amen a Google Schola pe mi iu uma pesquisa segu a aos documen os consul ados. Fo am ambém consul ados os websi es o iciais das en idades p odu o as de documen ação, a exemplo da DGLAB e do DLM Fó um. A biblio eca da FCSH/UNL oi ambém cen al pa a a ob enção de esul ados de pesquisa ele an es e de on es idedignas. A pesquisa oi ainda o ien ada de modo a ecupe a esul ados de ques ioná ios de sis emas de a qui os de a iadas en idades a ní el in e nacional. 2.2.2. Obse ação das a i idades De modo a elabo a o diagnós ico, o p esiden e da Con ede ação concedeu-me au o ização pa a pa icipa nas euniões de abalho com a DGLAB, enquan o obse ado a, podendo acompanha o desen ol imen o de ins umen os de ges ão da in o mação co en e, que, segundo o S . A u Ma ins, assesso da Di eção da CPCCRD, es ão a se desen ol idos pa a as associações de CRD. Também me oi concedida a opo unidade de obse a , p esencialmen e, o sis ema de a qui o da CPCCRD em uncionamen o. Assim, a disse ação segui á uma me odologia de obse ação di e a do sis ema de a qui o e análise dos e en os que oco em den o da Con ede ação nes e domínio. As euniões a que assis i isa am o desen ol imen o do PC, da TS pa a in o mação a i a e da TS ipo pa a a in o mação acumulada, assim como acompanha o desen ol imen o do “Guia de boas p á icas pa a os a qui os das associações de Cul u a, Rec eio e Despo o” – módulo dois, a se em aplicados das associações de CRD, es e úl imo ambém em aplicação na Con ede ação. As in o mações ecolhidas ao longo das 50 a qui o em es udo, e, po im, a úl ima pe gun a p e ende iden i ica as suges ões a se em implemen adas de modo a ecomenda melho ias conside adas essenciais pa a o sis ema de a qui o da CPCCRD. 51 Capí ulo III – O sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o – es udo de caso Ao longo des e capí ulo se ão ap esen ados e analisados os dados e e en es ao sis ema de a qui o da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o. Em p imei o luga , ap esen o a si uação a ual da en idade e do seu uncionamen o, e no capí ulo seguin e segue-se a discussão de esul ados com esquemas de isualização dos mesmos e a análise SWOT. Os dados em discussão p ocu a am incidi nos elemen os que cons i uem o sis ema de a qui o, como os ecu sos disponí eis e os p ocessos pa a o seu uncionamen o. O sis ema de a qui o da CPCCRD é uma pa e cen al da Con ede ação, pois es es êm a seu cuidado os p ocessos de iliadas, documen ação de e en os e a i idades, assim como a as, documen os adminis a i os e co espondência diá ia. “Como qualque ou o ecu so, a in o mação de e se ge ida e icazmen e, o que necessi a, como co olá io, de um econhecimen o o icial da emp esa, e a é de uma o malização es u u al que á ão longe quan o a que é ge almen e concebida aos ou os ecu sos” (Rousseau & Cou u e, 1994, p. 63). Assim, os dados ap esen ados demons am a cen alidade da documen ação a ab igo da CPCCRD e qual a impo ância con e ida ao seu a amen o e sal agua da po pa e da ins i uição. 3.1. A CPCCRD e o seu sis ema de a qui o A Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o (CPCCRD) oi undada a 31 de maio de 1924 (Es a u os da Con ede ação Po uguesa Das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o, 2003). Apesa des a e sido a da a es abelecida, o P esiden e da Con ede ação, S . Augus o Flo , elucidou-me que a en idade su giu após qua o sessões que se ealiza am nos dias 31 de maio, 1, 2 e 3 de junho de 1924. Conquan o, a da a o icial co esponde ao p imei o dia das sessões mencionadas, sendo ambém essa a azão que, a ualmen e, o dia 31 de maio é o Dia Nacional das Cole i idades. 52 A sede da CPCCRD es á localizada no concelho e dis i o de Lisboa, que ambém inco po a o polo de a endimen o da Es emadu a. Na página online o icial da Con ede ação pode-se e i ica a exis ência de mais ês polos de a endimen o espalhados pelo país: Gabine e do No e, localizado em E mesinde no Po o; Gabine e do Cen o, localizado na Co ilhã em Cas elo B anco; e, Gabine e do Sul, localizado em Beja. Apesa do enquad amen o a ual da CPCCRD se o e e ido, é impo an e salien a os momen os c uciais en en ados pela Con ede ação pa a en ende o seu passado, o seu desen ol imen o e as suas mo i ações, assim como pa a comp eende os seus mé odos e as decisões omadas pela Di eção. O desen ol imen o his ó ico da CPCCRD oi-me ap esen ado pelo S . Augus o Flo no âmbi o da en e is a ealizada. Apesa da da a de undação e e ida, exis em dados que con i mam uma en a i a alhada de cons i uição em 1920. Qua o anos depois, numa época de eno me ins abilidade de ido ao im da P imei a República, hou e a necessidade de c iação de uma en idade que o ganizasse e jun asse o mo imen o associa i o exis en e. Assim, oi cons i uída a Fundação da Fede ação das Sociedades de Educação e Rec eio, sendo es a a p imei a designação da en idade (Con ede ação Po uguesa das Colec i idades de Cul u a Rec eio e Despo o, 2015). Po ém, es a e a uma Fede ação egional que engloba a somen e o dis i o de Lisboa. Em 1926 o dis i o de Se úbal oi au onomizado, an es pe encen e ao dis i o de Lisboa, sendo que algumas associações undado as deixa am de pe ence à Fede ação egional. Assim, após 25 anos de exis ência da Fede ação oi o ganizado um 2º Cong esso onde a en idade se passou a designa Fede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a e Rec eio. Des e modo, a Fede ação passa a e uma ab angência nacional, englobando no amen e as associações undado as de Se úbal. Um e cei o momen o da his ó ia da CPCCRD oi uma no a mudança de designação esul an e dos acon ecimen os polí icos de 1974 a 1993, onde o núme o de cole i idades p a icamen e duplicou e as p e iamen e exis en es ao 25 de ab il se e o ça am e es abiliza am em Democ acia. “É, em unção des e sal o, que se deu, que do pon o de is a quan i a i o, que do pon o de is a quali a i o, que se pensa que e a necessá io, is o em 1993, no Cong esso de Almada, ha e uma es u u ação” (S . 53 Augus o Flo , en e is ado a 10 de maio de 2021). O e e ido Cong esso, ambém conhecido po Cong esso da Mudança, oi o ganizado pela Fede ação Po uguesa, a ual CPCCRD, e pela Fede ação Dis i al do Po o em conjun o, pa a iden i ica p oblemas, eclamações e ei indicações e apon a soluções. P e alece a ideia da necessidade de uma es u u ação, pelo que começa am a su gi ede ações dis i ais e associações concelhias, que aglome am associações co esponden es à espe i a unidade geog á ica e polí ica que p e endem ep esen a , a exemplo da Associação das Cole i idades do Concelho de Lisboa que cong ega as associações do espe i o concelho, ep esen ado na igu a abaixo. Es e p ocesso de es u u ação p olonga-se a é 2001, da a do Cong esso onde é de ini i amen e discu ido e decidido cons i ui a Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o. Nes a mudança de designação oi inse ido o ocábulo de despo o, pois oi, segundo o S . P esiden e Augus o Flo , pos e io men e ao 25 de ab il que o despo o oi desen ol ido, o nando-se uma p á ica popula . Assim, como o S . Augus o Flo e e e “uma Con ede ação é uma en idade nacional que cong ega odas as iliadas, odas as ede ações dis i ais, as associações concelhias e odas as ou as que não enham nem ede ações, nem associações concelhias (…)”, Figu a 3 - O ganog ama ep esen a i o da o ganização das es u u as associa i as a ní el nacional. Fon e: elabo ação p óp ia 54 pelo que ep esen a odo o mo imen o associa i o. A o ganização das es u u as e e idas encon a-se ep esen ada no o ganog ama abaixo. É de ido à ins i ucionalização da Con ede ação que oi necessá ia uma al e ação es a u á ia de Fede ação pa a Con ede ação. Po an o, em 2003 oi ei a a esc i u a da no a ins i uição. É nes e no o es a u o da Con ede ação que icam iden i icados odos os âmbi os de ação da CPCCRD e é ambém ap o ada a mudança de denominação da en idade pa a a designação a ual (Es a u os Da Con ede ação Po uguesa Das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o, 2003). A CPCCRD em como missão o “ econhecimen o e a alo ização do Mo imen o Associa i o Popula , nomeadamen e a a és da ap esen ação e discussão de diplomas legais adequados e jus os pa a as cole i idades de cul u a, ec eio e despo o” (Con ede ação Po uguesa das Colec i idades de Cul u a Rec eio e Despo o, 2016). Des e modo, o papel da Con ede ação é iden i ica os p oblemas e p eocupações ge ais a odo o ipo de associações, de modo a iden i ica p opos as pa a se em esol idos a a és da capacidade ep esen a i a que a CPCCRD possui jun o de ou os pode es. Apesa das á ias mudanças de designação a missão da en idade enunciada não so eu al e ação ao longo do empo, segundo o P esiden e da Con ede ação. A linha de ação da Con ede ação es á expos a no documen o que exp essa os es a u os da mesma e pode se esumido nas seguin es unções: ep esen a o mo imen o associa i o nas á eas de CRD; c iação de es u u as de apoio a a és da de inição de p oje os a se em desen ol idos pelas associações; p omo e os alo es do associa i ismo, a ealização de encon os egionais e nacionais, a exemplo de Cong essos Nacionais de Cole i idades, e, po úl imo, p omo e encon os que isem a Figu a 4 - O ganog ama da ep esen ação da CPCCRD a ní el nacional. Fon e: elabo ação p óp ia 55 o mação dos di igen es de associações (Es a u os Da Con ede ação Po uguesa Das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o, 2003). O cump imen o da missão e dos obje i os es á a ca go do P esiden e da Con ede ação, S . Augus o Flo . Es e exe ce o seu ca go desde 2007 quando oi elei o e o p esen e mandado i á e mina em 2022, concluindo o iénio 2019/2022 (Diá io de No ícias, 2019). Pa a al, a CPCCRD dedica-se a p oje os como “Capaci ação POISE 288” (2015-2022), di ecionado aos di igen es e abalhado es da Con ede ação, das Fede ações Dis i ais e das Associações Concelhias (Con ede ação Po uguesa das Colec i idades de Cul u a Rec eio e Despo o, 2016). Segundo a en e is a ealizada ao S . Augus o Flo , es e p oje o ep esen a en e 60 a 70% da a i idade da Con ede ação e isa a capaci ação dos di igen es a a és de o mação, desde o ensino básico a é o uni e si á io; e da capaci ação das ins i uições a a és da melho ia das condições, écnicas, ecnológicas e de in e ação com ou as en idades. Es e p oje o con ém ainda uma e en e de cons ução de websi e ou ende eço ele ónico, is o que ce ca de 20% das iliadas não são possuido as de um canal de comunicação o icial. O p oje o “A qui os das Associações” onde se desen ol e am um guia com dois olumes de explicação das boas p á icas pa a os a qui os co en e e pe manen e. Po ou o lado, os p oje os “Anima Zonas His ó icas” e “Ro as do Associa i ismo” são semelhan es na medida que isam a dinamização e isibilidade do mo imen o associa i o po uguês, enquan o es imula economia de ce as á eas. O p oje o e e en e a Zonas His ó icas almeja a eanimação do comé cio adicional de zonas his ó icas a a és da o ganização de a i idades po pa e das associações locais pa a a ai população. O p oje o “Ro as do Associa i ismo” isa man e a economia de uma zona es á el ao longo do ano, e i ando a queb a do mo imen o a a és de a i idades associa i as elacionadas com á eas de CRD que possibili em a pa icipação da população, e, com o auxílio de agências u ís icas, da es au ação e da ho ela ia. A CPCCRD p e ende, no p esen e iénio de 2019-2022, desen ol e a Cen al de Comp as Digi al, de modo a o nece bens e se iços em escala que bene iciam as iliadas; bem como, p e ende p omo e as comemo ações do Dia Nacional das Cole i idades; (Con ede ação Po uguesa das Colec i idades de Cul u a Rec eio e Despo o, 2019). 56 A ní el in e nacional, a Con ede ação em uma pa ce ia com a Fede ação Espanhola de A es e Folclo e, cujas elações e in e ações me o am explicadas pelo P esiden e da Con ede ação. A pa ce ia implica a a aliação e compa ação das polí icas cul u ais e educacionais de cada país de modo a pe cebe que posições em conjun o podem se omadas. A ní el nacional, a CPCCRD em pa ce ias com algumas aculdades, colabo ando com a Lusó ona, o ISCTE e o ISPA pa a o p oje o “Obse a ó io de Associa i ismo Popula ” onde desen ol em uma componen e cien í ica aliada à empí ica que con e e no as pe spe i as e cla i ica o que é o mo imen o associa i o e pa a onde es e se di eciona (S . Augus o Flo , en e is ado a 10 de maio de 2021). Na mesma linha de pensamen o, a Con ede ação desen ol e o p oje o “Re is a Análise Associa i a” que cons a na publicação anual de um li o onde são di ulgadas eses elacionadas com o associa i ismo, es emunhos ou expe iências. É, po an o, uma publicação de calib e cien í ico que isa o es udo e e lexão do associa i ismo, sendo que as publicações que engloba são a aliadas po um conselho cien í ico (S . Augus o Flo , en e is ado a 10 de maio de 2021). Pa a além dos p oje os enunciados, o S . P esiden e da CPCCRD in o mou-me que os es an es êm um ca iz mais p á ico, ou seja, isam a espos a a p oblemas conc e os. A exemplo, a elabo ação de um manual que ajude a cump i os equisi os da ASAE e pa a que, assim, as associações os possam cump i ; a elabo ação do guia “Segu ança con a Incêndio em Edi ícios Associa i os” ealizado em colabo ação coma Au o idade Nacional de P o eção Ci il; e, ainda, a elabo ação dos dois olumes do “Guia de Boas P á icas pa a os A qui os das Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o” em conjun o com a DGLAB, como p e iamen e e e ido. É, po an o, pe ce í el o amplo campo de ação da Con ede ação a a és da análise dos á ios p oje os po es a p o agonizados. Os p oje os, e en os e a i idades desen ol idos pela CPCCRD e pelas suas iliadas são anunciadas a a és de páginas de di ulgação online, incluindo uma página pública de Facebook, um blog, as No as Associa i as, um bole im – Elo Associa i o – e um websi e. No úl imo, pode ainda se consul ada in o mação de ca á e legisla i o, inancei o, p og amas, no ícias, en e ou os. 57 Tendo em conside ação odo o ipo de a i idades desen ol idas e apoiadas pela CPCCRD, assim como a documen ação ela i a às iliadas, a Con ede ação possui um as o a qui o com documen ação que eio a aumen a desde a sua undação. Pa a o seu a amen o e sal agua da a CPCCRD desen ol eu um sis ema de a qui o, cuja esponsá el pelo mesmo é, a ualmen e, a D. Helena Isabel Galhoz. No en an o a CPCRRD não possui um documen o o mal das polí icas de a qui o. 3.1.1. Os ecu sos disponí eis Como oi e e ido, exis e um ca go equi alen e a écnico supe io que é a p o agonizado pela D. Helena Isabel Galhoz pa a o desempenho das suas unções enquan o esponsá el pelo a qui o. Na Con ede ação encon am-se, ainda, cinco uncioná ios com ca gos equi alen es a assis en es écnico/adminis a i os; possuindo ainda 1 che e de secção, 1 con abilis a, 1 esponsá el po con a ação pública e 1 de consul o ia. Quando ques ionado ace ca da ealização de o mações sob e in o mação a qui ís ica pa a os uncioná ios, o S . P esiden e da Con ede ação e e iu que em 2008 a a és do p oje o Espaço Museu Associa i o (EMA) oi con e ida o mação aos uncioná ios a a és das pa cei as com a Fundação Gulbenkian e com a To e do Tombo (TT). Assim, du an e ap oximadamen e ês meses os di igen es das iliadas, assim como os uncioná ios da CPCCRD, pude am ecebe o mação na á ea de museologia e a amen o de obje os a a és da Fundação Gulbenkian; e ecebe o mação sob e o a amen o do ace o documen al na TT. Pa a além das o mações que oco e am semanalmen e du an e ce ca de ês meses, que na Fundação Gulbenkian, que na To e do Tombo, a CPCCRD em uma Comissão “pe manen e” na TT. Pelo que, “Cada ez que há uma sessão, um ó um, um deba e, um seminá io p omo ido pela To e do Tombo, nós es amos lá. (…) Temos um Comissão pe manen e (…) que es ão em pe manência em con ac o com a To e do Tombo e semp e que há es as a i idades, eles são con idados (…) po an o, nós es amos semp e a ap ende e, ambém, es amos semp e a da os nossos con ibu os” (S . Augus o Flo , en e is ado a 10 de maio de 2021). 58 Em e mos de ecu sos inancei os, o am ecolhidos dados e e en es às despesas in es idas pela Con ede ação e e en es ao ano de 2020. Segundo o S . P esiden e Augus o Flo , es a en idade é inanciada pelo Es ado Po uguês. A ecolha de dados demons ou uma despesa anual pa a os ecu sos humanos en e os 140.000€ e os 150.000€. As despesas pa a ob enção de ma e ial ecnológico onda am os 6.000€ e os 8.000€ de ido à si uação pandémica. A qua en ena ob iga ó ia no ano de 2020, de ido ao COVID-19, sujei ou os abalhado es da Con ede ação a egime de ele abalho, pelo que o am necessá ias aquisições ex ao diná ias. Pa a além dos compu ado es ixos e de alguns po á eis p e iamen e adqui idos pela CPCCRD pa a desempenho das suas unções diá ias, o egime de ele abalho ob igou à aquisição de mais po á eis pa a se em o necidos aos uncioná ios. Foi ainda necessá ia a deslocação e aquisição de no as imp esso as. Alice çado à aquisição de no os po á eis es á associada a comp a de licenças pa a os p og amas es i amen e necessá ios à u ilização dos mesmos. Es as despesas ondam en e os 1.500€ e os 2.000€ pa a os p og amas so wa e que o am adqui idos. Po im, não o am egis adas despesas ela i as à aquisição de equipamen o de digi alização. A al a de in es imen o nes a e en e ecai sob e duas ques ões. “É a ques ão da iminência da mudança de ins alações po um lado, po ou o lado a ince eza quan o ao modelo que de emos ado a ” (S . Augus o Flo , en e is a de 10 de maio de 2021). No en an o, a úl ima ques ão es á incluída no p oje o CAPCITAÇÃO, onde i ão discu i soluções sob e o modelo de digi alização a ado a . Em elação à mudança de ins alações, a Con ede ação conside a melho adia ce as despesas pa a quando a mudança es eja e minada, assim como quando o modelo es i e decidido. Po im, os á ios es emunhos ecolhidos e idenciam que os ecu sos ma e iais disponí eis na o ganização es ão sujei os aos escassos ecu sos inancei os. Po es e mo i o, p ocu am e agua dam inanciamen o an es de se possí el da con inuidade aos p oje os que p omulgam e desen ol em. O ní el de in o ma ização da CPCCRD é cen ado na disponibilização de compu ado es pa a cump i nas unções diá ias dos uncioná ios. No en an o, são 59 u ilizadas e amen as ele ónicas básicas, como os p og amas so wa es p esen es nos mesmos, pelo que a CPCCRD não possui de um sis ema de ges ão documen al. A ní el de sis ema de a qui o pa a a mazenamen o da documen ação ecebida e p oduzida, a Con ede ação dispõe de um se ido in e no com ecu so a backups. Es e se ido es á ligado a ês dos compu ado es da CPCCRD. Os backups são ealizados semanalmen e. Po ém, segundo a D. Helena Isabel Galhoz, ocupam a quase o alidade da capacidade dos se ido es. Po essa azão, a CPCCRD es á a subme e um pedido de inanciamen o ao Minis é io da Cul u a com apoio da DGLAB pa a a sal agua da da documen ação e e en e às associações con ede adas cen ená ias. Es e se e como um exemplo ao que oi enunciado no pa ág a o an e io , pois apesa da Con ede ação já dispo de mé odos de backup agua da inanciamen o pa a melho a a si uação a ual do p ocesso de p ese ação e sal agua da da documen ação. O a qui o de documen os em supo e analógico é compos o po duas salas dis in as no piso é eo e no segundo anda na sede da Con ede ação, mais uma sala secundá ia. A sala do és do chão em ce ca de 20m2, e a do segundo anda é ligei amen e mais pequena, com ce ca de 18m2. Nessas salas a documen ação é maio i a iamen e a qui ada em dossie s de ca ão, co esponden es aos p ocessos das iliadas. Es es dossie s o am colocados em es an es me álicas, o ganizadas pelas salas de a qui o. Alguma documen ação encon a-se a mazenada em caixas de papel no chão. A sala secundá ia em uma o ganização dis in a, onde os p ocessos o am ag upados em pas as de papel e echados a a és de um io ao seu edo . A documen ação nes a sala não se encon a classi icada, po ém o S . P esiden e da CPCCRD demons a in e esse em a a a e e ida documen ação. De modo a comp eende a dinâmica e o c escimen o da documen ação da Con ede ação, ecolhi dados ace ca da p odução e eceção de documen os ela i os ao ano de 2020. Assim, oi-me indicado que, no ano escolhido pa a amos a, o am p oduzidos em supo e de papel 22.000 documen os e ecebidos, no mesmo in e alo empo al, 4.539 documen os. Des e modo, es ipula-se um c escimen o anual de 26.539 documen os pa a o ano de 2020, o nando-se e iden e a impo ância de um abalho cons an e e egula izado po pa e dos uncioná ios de a qui o. Na sua o alidade, o 66 a mazenada na sala de a qui o do és do chão. Con udo, são omadas as p ecauções possí eis, sendo que maio pa e da documen ação es á ele ada do ní el do chão. A CPCCRD não possui ma e ial pa a e i a agen es biológicos de deg adação da documen ação. Con udo, 10 p ocessos de iliadas o am digi alizadas pela TT, onde oi possí el a sua higienização comple a. Po ou o lado, o S . Augus o Flo a i ma que em nenhum conjun o documen al hou e necessidade de se al o de p ocedimen os de es au o. Du an e a obse ação do sis ema de a qui o oi-me explicado que se exis i uma necessidade mínima de es au o, a Con ede ação u iliza os meios de que disponibiliza. A impossibilidade de melho es p ocessos de es au o são dispendiosos e eque em conhecimen os écnicos que não es ão ao alcance da Con ede ação. No en an o, ac escen a que a TT mos a disponibilidade, em caso de necessidade, de es au a documen ação não a i a que seja c ucial, mos ando-se, ainda, disponí el pa a que um di igen e possa acompanha esse p ocesso de es au o, en iquecendo o seu conhecimen o. Assim, após a higienização segue-se a cap u a digi al da documen ação, ou seja, à sua digi alização. A ualmen e, a CPCCRD p e ende alcança a digi alização da o alidade do seu a qui o. Aquando da obse ação do sis ema de a qui o, oi-me explicado que a CPCCRD se encon a a ualmen e num p ocesso de o na odos os egis os digi ais, pa a que oda a documen ação possa se i de es emunho à His ó ia. A é à da a, a CPCCRD ealizou um p oje o de digi alização de documen ação onde o am digi alizados 1800 es a u os de cole i idades, assim como 10 p ocessos das iliadas que o am a adas e digi alizadas a a és da To e do Tombo. No en an o, é de salien a que g ande núme o dos documen os mais ecen es são nados-digi ais, a exemplo de a as, documen os de p oje os, en e ou os. O p ocesso de digi alização oi iniciado em 2008, quando oi ins au ado o PC, pelo que o modo de con olo das a i idades ansi ou de um egis o em supo e analógico, pa a digi al. De ido à al a de o çamen o pa a a digi alização da o alidade da documen ação ao ab igo da Con ede ação, o am de inidas p io idades. Es as o am-me elucidadas pelo S . P esiden e da Con ede ação – digi alização dos 3 documen os de cada iliada: a icha de insc ição, a composição dos ó gãos sociais à época de insc ição, 67 e, os es a u os da en idade à época da insc ição. Es e p oje o encon a-se incomple o, e, as imagens digi alizadas não o am disponibilizadas ao público sendo que es ão a mazenadas no compu ado da écnica de a qui o, numa pen na sede e num disco ígido. Con udo, a CPCCRD p e ê a disponibilização, assim que sejam de inidas as no mas de acesso e es ições. O mé odo de disponibilização das imagens digi alizadas e do con eúdo ainda se encon am em delibe ação, pois as condições das no as ins alações e apoios ainda não são conhecidas, sendo que agua dam decisão minis e ial. A ualmen e pe an e a impossibilidade de inanciamen o que pe mi isse a conclusão da digi alização o al do ace o documen al da CPCCRD, a indecisão sob e o mé odo a segui pe an e a iminência de mudança de ins alações, e, ainda o ac o de possuí em apenas um digi alizado , icou delibe ado que os li os de a as da Di eção, os li os das Assembleias Ge ais (a uais Cong essos) e os documen os dos p ocessos das iliadas cen ená ias são as p io idades pa a digi alização sis emá ica. Es es conjun os documen ais são as p io idades, pois são os que se em de es emunho da his ó ia da en idade e das elações com as cen ená ias. A p opos a de inanciamen o ao Minis é io da Cul u a inclui es e plano. Na si uação a ual de ele abalho in e calada com o abalho p esencial, impos a pela pandemia mundial, omen ou a impo ância da digi alização da co espondência diá ia, pa a que a écnica esponsá el possa da egis o dos documen os ecebidos no momen o da en ada. Con udo, a Con ede ação apenas consegue p ocede à digi alização de documen ação quando conseguem adqui i undos e ecu sos pa a al. Vol o a salien a que apenas possuem um digi alizado , o que é insu icien e pa a ealiza a isão de o na o seu a qui o o almen e digi alizado. Ao longo do es udo do sis ema de a qui o da CPCCRD icou cla o, po pa e dos á ios in e enien es, que um dos obje i os da Con ede ação é a disponibilização dos sues ecu sos num meio online pa a que possa se acedida pelo público. Em pa e, de e- se à conceção da pa ilha do conhecimen o e da di ulgação da sua His ó ia e das suas iliadas. Como oi e e ido, o P oje o CAPACITAÇÃO p e ê a discussão dos mé odos de p ese ação digi al que se ão mais ap op iados à Con ede ação, endo em con a que eque en e 4 a 5 e aby es de espaço pa a a mazenamen o digi al. Es as despesas e iam de se pe manen es pa a assegu a o seu bom uncionamen o e a sua 68 manu enção, pelo que a Con ede ação se encon a num p ocesso de a e iguação do melho mé odo, pois se ia um p ocesso exigen e do pon o de is a ecnológico, inancei o e de ecu sos humanos. Ressal o que á ios documen os e in o mações se encon am, a ualmen e, disponí eis no websi e da Con ede ação Po uguesa. Po ém, a CPCCRD e e p oblemas na manu enção do mesmo e es e es e e indisponí el du an e alguns meses. De ido ao expos o, alguns documen os ainda não ol a am a se disponibilizados, mas, em b e e, a Con ede ação espe a consegui epô-los na o alidade. A documen ação do a qui o pode se consul ada em si uações ex ao diná ias no caso de uma iliada solici a necessidade de consul a, ou no caso de um es udan e ou in es igado que es eja a desen ol e um abalho cien í ico. A consul a à documen ação não é negada, po ém a CPCCRD almeja aumen a a acessibilidade da mesma, a a és da sua digi alização e di ulgação online. De modo a da mais isibilidade ao mo imen o associa i o p e endem o na o seu a qui o num Cen o de Documen ação Associa i a. Na conceção do P esiden e da Con ede ação, es e Cen o de Documen ação se ia um local onde se encon a iam os documen os em o ma o analógico ou em o ma o digi al que es a iam de idamen e a ados e se iam de ácil acesso que ao público, que aos abalhado es da en idade. O Cen o e ia condições pa a digi aliza , a a , ecupe a e sal agua da odos os documen os. Po ém, a documen ação disponí el i ia pa a além dos c. 600.000 documen os da Con ede ação, pois pa a da a conhece o mo imen o associa i o exis e a necessidade de solici a às iliadas mais documen ação. A CPCCRD possui uma sala com documen ação em exposição, o Espaço Museu Associa i o (EMA) que pode se isi ado, a a és de ma cação ele ónica, e usu ui da exposição de documen ação que ela a a e olução e his ó ia da Con ede ação. Com a si uação pandémica a ual, o acesso a es e Espaço Museu icou di icul ado. Nes a sala os documen os es ão expos os em a má ios com po as de id o. A Con ede ação possui ainda de uma sala onde se pode encon a a biblio eca com os li os que podem se consul ados ou emp es ados. Es es ecu sos es ão classi icados. 69 A en idade em es udo es á a i amen e em busca de ap o unda os seus conhecimen os e melho a as suas p á icas de modo a a a e p ese a o seu pa imónio a qui ís ico, deno ando-se uma cen alidade na p eocupação da aplicação de boas p á icas de ges ão a qui ís ica. O a ual p esiden e da Con ede ação Po uguesa a ibui uma ex ema impo ância à documen ação que a en idade gua da, pelo que a conse ação da His ó ia na sua o dem c onológica é uma p io idade aquando do a amen o da documen ação. Es a impo ância es á isí el na o ganização do Espaço Museu Associa i o, onde es ão expos os documen os, o ganizados po o dem c onológica, que ep esen am a his ó ia da Con ede ação Po uguesa. Po es a lógica, a CPCCRD a mazena e p ese a oda a documen ação ecebida, pelo que almeja a conse ação dos documen os que possam se i como es emunho da His ó ia da en idade, e, no caso da CPCCRD, da polí ica, da cul u a, da sociedade de Po ugal. São inúme os os exemplos em que, na documen ação da Con ede ação, é possí el pe cebe a conjun u a da sociedade à época de p odução, sendo possí el acompanha a sua e olução numa lógica c onológica, segundo o S . P esiden e Augus o Flo , icando assim explíci a a impo ância his ó ica e p oba ó ia da documen ação ao ab igo da CPCRRD. 70 Capí ulo IV – Discussão de esul ados do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD Após uma igo osa ecolha de dados ela i os à CPCCRD, aos ecu sos disponí eis, e ao uncionamen o do sis ema de a qui o, p ossegue-se com um capí ulo dedicado à discussão dos mesmos. Ao longo des e capí ulo são colocados em análise e e lexão os p ocessos ela i os à ges ão e a amen o da in o mação. A análise dos dados isa a pe ceção das consequências, posi i as ou nega i as, que os p ocessos em cu so na Con ede ação êm, a longo ou cu o p azo, no pa imónio a qui ís ico a seu ab igo. Assim, o capí ulo es á o ganizado de modo a segui os dados ecolhidos an e io men e de uma o ma analí ica, ap esen ando, semp e que aplicá el, g á icos ou abelas ilus a i as da in o mação. O p esen e capí ulo ese a um subpon o especí ico pa a a e lexão ace ca de p ese ação digi al, pois es e ema ap esen a-se como uma das p eocupações mais a uais dos di igen es da CPCCRD, como oi e e ido an e io men e. A endendo à al a de conhecimen o eó ico ace ca de p ese ação digi al, os a o es da Con ede ação p ocu am a i amen e in o mações pa a seu auxílio no p ocesso de omada de decisões ela i as à p ese ação e sal agua da do seu pa imónio a qui ís ico digi al. Pa a além disso, es á ap esen ada a análise SWOT ace ca do sis ema de a qui o da CPCCRD. Nes a análise encon am-se os iscos que a e am o sis ema de a qui o, onde cons a a isão in e na dos a o es da Con ede ação, assim como as conclusões da mes anda ela i as a possí eis iscos exis en es. 4.1. Análise dos dados ela i os ao sis ema de a qui o e às p á icas de ges ão in o macional A CPCCRD exp essa uma p eocupação eal pa a desen ol e e coo dena p oje os dedicados ao desen ol imen o dos a qui os associa i os. Os p oje os não só bene iciam o a qui o da Con ede ação, como os a qui os das associações CRD iliadas. O p incipal p oje o ela i o a a qui os esul ou na publicação de dois olumes dos Guia de boas p á icas pa a os a qui os das associações de Cul u a, Rec eio e Despo o, cuja publicação do segundo olume es á penden e, dedicado ao a qui o não co en e. Es e 71 é um p oje o elacionado com o a qui o associa i o da CPCCRD, pois apesa de e sido desen ol ido pa a as associações de CRD, a Con ede ação colocou os conhecimen os écnicos em p á ica. A u ilização des es guias são um modo ideal e acilmen e comp eendido pelos a o es pa a implemen a p á icas de a amen o de documen ação baseadas em conhecimen os écnicos, endo em con a que oi elabo a em colabo ação com a DGLAB. Ou os p oje os podem se elacionados com o a qui o da Con ede ação Po uguesa, pelo que a en idade pode e i a bene ícios dos mesmos. Como oi e e ido, no p oje o CAPACITAÇÃO es á p e is a a discussão elacionada com digi alização, pa a decisão ace ca no modelo a ado a . Assim que a decisão o omada, o a qui o pode i a bene icia de um p ocesso de digi alização con olado em que possuam os conhecimen os écnicos ap op iados pa a a omada de decisão c i e iosa. Conquan o, essal a-se que a conclusão dos p oje os es á dependen e dos ecu sos inancei os disponí eis pela Con ede ação, pelo que exis e o isco de p oje os ica em penden es e incomple os, como já acon eceu an e io men e em p oje os de digi alização. Assim, a decisão ela i a ao mé odo a se omado pode á ponde a es a ealidade. Os p oje os que almejam a publicação de a igos, abalhos, expe iências e es emunhos de ca iz cien í ico elacionado com o MAP, como o “Obse a ó io de Associa i ismo Popula ” e a “Re is a Análise Associa i a”, podem i a po encia o sis ema de a qui o, pois pode aumen a o in e esse cul u al e social pelo pa imónio a qui ís ico associa i o. Des e modo, o pa imónio da CPCCRD pode se al o de mais es udos e, assim, cump indo o desejo dos di igen es ela i o à disponibilização da documen ação, aumen ando o ca iz de alo in o ma i o e a qui ís ico da mesma. A e en ual publicação de abalhos ela i os aos a qui os associa i os pode se i como e lexão às p á icas de ges ão a qui ís ica implemen adas na CPCCRD, e, desse modo, as mesmas podem se al e adas seguindo o espí i o de melho ia cons an e. No en an o, as p á icas implemen adas podem es a dependen es do ní el de o mação dos ecu sos humanos da CPCCRD. Es es bene icia am de uns meses de o mação sob e museologia na Gulbenkian e sob e ges ão de documen ação pela TT, no âmbi o do p oje o EMA, assim como bene iciam de uma p esença cons an e nos e en os o ganizados pela ins i uição e e ida. Ambas as si uações esul a am no 72 inc emen o de conhecimen os eó icos e écnicos e e en es a ges ão a qui ís ica, po ém ainda se deno a uma al a de conhecimen os écnicos especializados. Os p óp ios a o es da CPCCRD e e em, com egula idade, que a al a de conhecimen os écnicos pode in luencia o p ocesso de e de inicia o p ocesso de a aliação. Rela i amen e aos ecu sos inancei os, deno a-se uma cons an e p ocu a po p og amas de inanciamen o pa a in es imen o em p oje os de a amen o e sal agua da do pa imónio a qui ís ico. Con udo, o S . P esiden e ale a pa a a incapacidade de inanciamen o adequado à ealização do p oje o da o al digi alização do a qui o da CPCCRD, pois se ia g a emen e dispendioso. Re e en e aos in es imen os ealizados no ano de 2020, deno a-se a p eocupação de aquisição de ma e ial ecnológico pa a da con inuidade aos p ocessos de ges ão de a qui o. Es e cuidado e ela-se posi i o, pois impede a acumulação de documen ação po egis a e classi ica , pe mi indo o desempenho des as a i idades a pa i do egime de ele abalho. A localização ísica do sis ema de a qui o é um dos pon os mais acos no sis ema de a qui o, pois con ém á ios iscos à manu enção e sal agua da da documen ação. A insu iciência de espaço é um p oblema co en e nas ins alações a uais da CPCCRD, e as no as ins alações podem i a desen ol e o mesmo p oblema alice çado ao ápido c escimen o anual de documen ação no ano de 2020, es imado em 26 539 documen os e à inexis ência do p ocesso de a aliação. Du an e o desen ol imen o da disse ação o am-me o necidos dois ichei os de egis o de en adas e saídas e e en e aos anos de 2019 e 2020. Nesses ichei os de olha de cálculo com dados abula es são inse idos os pa âme os e e en es à documen ação ecebida, no en an o e i ica-se uma disc epância en e os dados con e idos pelos a o es e os dados inse idos na e e ida olha pa a o ano de 2020. Assim, oi-me in o mado que o am ecebidos 4 539 documen os no ano de 2020, po ém na análise da olha de cálculo e i icam-se 1 612 egis os. A di e ença dos dados ob idos e dos a e idos a a és da análise pode ecai sob e uma alha na inse ção sis emá ica dos dados, ou numa in odução de dados sele i a, pelo que não cons am os 4 539 egis os espe ados. 73 Numa análise compa a i a en e os dados de 2019 e 2020, deno a-se que no ano de 2020 hou e menos documen ação ecebida. Assim, em 2019 egis a am-se 2 838 en adas e no ano de 2020 apenas 1 612, sendo a e ida uma di e ença 1 226 egis os. Es a di e ença pode de e -se à implemen ação do egime de ele abalho, que pode á e di icul ado a inse ção dos egis os ou uma edução e e i a de co espondência a endendo à pandemia mundial de COVID-19. Foi, ainda, a e ida a pe cen agem anual de documen ação em supo e analógico e supo e digi al. Pa a al, o am selecionados os dados da coluna “Tipo”, onde a Con ede ação p ocede ao egis o do ipo de supo e, a exemplo de email ou ca a. Pa a o ano de 2019, 11% da documen ação ecebida e a supo e papel, e os es an es 89% em supo e digi al. Conquan o, em 2020 10% da documen ação oi ecebida em supo e analógico e 90% em supo e digi al. Po an o, conclui-se que em ambos os anos em análise se e i ica uma maio ia signi ica i a de documen ação em supo e digi al, que e e aumen o no ano de 2020. A igu a abaixo ep esen a os dados a e idos da análise das olhas de cálculo de 2019 e 2020, endo a análise sido baseada nos dados das mesmas e não na in o mação ob idas pelos a o es da Con ede ação Po uguesa. No en an o, as o ien ações e p eocupações de a mazenamen o exis en es na Con ede ação demons am, no amen e, um cuidado no a amen o e sal agua da da 299 161 2538 1391 0 500 1 000 1 500 2 000 2 500 3 000 Documen ação ecebida 2019 Documen ação ecebida 2020 C escimen o anual da documen ação ecebida Supo e digi al Supo e analógico Figu a 5 – Esquema compa a i o do c escimen o anual da doc. ecebida pela CPCCRD, especi icando o supo e da mesma. Fon e: elabo ação p óp ia 74 documen ação a seu ab igo, a exemplo das o ien ações desc i as no capí ulo an e io e e en es à eo ganização do espaço do a qui o ísico. Apesa das eg as ansmi idas o almen e sob e iden i icação e classi icação do espaço de a qui o, g ande pa e do mesmo encon a-se abaixo do ní el do solo, onde exis em iscos ac escidos de inundações. As medidas p e en i as con a inundações, como a colocação das es an es com ce ca 50 cm do chão, icam comp ome idas pela al a de espaço do a qui o ísico. Apesa de mui a documen ação usu ui das e e idas medidas, exis em já documen os que o am a mazenados em caixas no chão como uma medida p o isó ia a é a mudança de ins alações. Des e modo, essa documen ação ica al amen e comp ome ida na e en ualidade de inundação. A CPCCRD en a, ainda, comba e as inundações ao ampona as sani as, segundo o S . P esiden e Augus o Flo . Pa a além dos iscos de inundações, o edi ício da CPCCRD pode co e o isco de incêndio, endo em conside ação a inexis ência de equipamen os pa a comba e a incêndios. A Con ede ação apenas possui equipamen os pa a de eção, o que pode comp ome e o bom es ado de conse ação da documen ação. Uma en idade com um sis ema de a qui o de e p oduzi um documen o de polí icas de esponsabilidades de a qui o, onde iquem es ipuladas as p á icas a implemen a , os p ocedimen os em igo , assim como as unções e/ou es ições dos uncioná ios. Es e documen o de e se o ins umen o cen al coo denado do uncionamen o de um sis ema de a qui o. Po ém, a CPCCRD não possui nenhum documen o idên ico. A ausência de documen os semelhan es oi a e ida ambém no caso nacional da ACE, cuja análise dos sis emas de a qui o con e i am que menos de me ade possuíam diplomas o gânicos (Pen eado e al., 2010). É, po an o, uma ealidade linea no e i ó io nacional po uguês. Pe an e a ausência de um e e encial de polí icas de esponsabilidades de a qui o, a CPCCRD e e e que cen am as p á icas de ges ão de in o mação nos dois olumes de manuais p oduzidos em conjun o DGLAB, de seguida em análise. A u ilização dos dois olumes do Guia de Boas p á icas pa a os A qui os das Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o pe mi e a implemen ação de conhecimen os écnicos sólidos, po ezes baseados na a qui ís ica in e nacional. No en an o, a CPCCRD 75 conside a os e e idos guias como os ins umen os cen ais pa a a ges ão e a amen o da documen ação ao seu ab igo. Po ém, os manuais de em se pe cecionados enquan o um ins umen o de apoio écnico e que pode se consul ado pa a a implemen ação de boas p á icas de ges ão a qui ís ica. Con udo, a cen alidade de e ecai no PC, a endendo a ausência de um documen o de polí ica de ges ão da in o mação a qui ís ica e uma de inição de esponsabilidades de a qui o. Apesa das p eocupações com a amen o da documen ação se e em iniciado an es da publicação e implemen ação dos guias, es as e am o ien ações ansmi idas o almen e, in e nas ao uncionamen o da CPCCRD. Des e modo, deno a-se uma inexis ência de consul a de ins umen os o ien ado es, a exemplo das no mas ISO, das ODA, do ISAD(G) e do MIP. Assim, pode-se e e i que o início das p á icas com uma sólida base écnica oi na implemen ação do PC em 2008. Ressal e-se que já se p ocedia ao egis o de en adas e saídas p e iamen e à elabo ação do ins umen o e e ido. Seguindo a o dem da desc ição dos dados no capí ulo an e io , e e em-se ago a os pon os o es e acos co esponden es aos p ocessos e p á icas em implemen ação na CPCCRD. Os egis os de en ada e saída são ealizados nos espe i os momen os de chegada e de expedição. Os campos p eenchidos pela Con ede ação já o am e e idos an e io men e, po ém nes e capí ulo de discussão de esul ados colocam-se em compa ação com os campos da MIP, especialmen e os ob iga ó ios. Elemen os da CPCCRD Elemen os da MIP 1. Tí ulo 1.1 Tí ulo al e na i o 1.2 Tí ulo (ob iga ó io) 2. Iden i icado 2.1 Tipo de iden i icado (ob iga ó io) 2.2. Iden i icado de ecu so (ob iga ó io) Classi icação 2.3 Código de classi icação (ob iga ó io) 2.4 Ve são 3. P odu o 3.1 Se o 82 As ag egações podem se cons i uídas de modo a ep esen a os PN em que a CPCCRD in e a ua com ou as en idades, que associa i as, que go e namen ais, como os p oje os lis ados no PC, independen emen e da classi icação a ibuída a cada documen o de a qui o. A igu a abaixo p e ende ep esen a o expos o: Na igu a 6 es á ep esen ada uma ag egação compos a dependen e de uma classe de 3.º ní el, à qual pe encem duas ag egações simples, uma das quais he dou de o ma pa cial a classi icação da ag egação a que pe ence. Nessa ag egação simples, que engloba documen os de a qui o, apenas um dos documen os ep esen ados ap esen a uma classi icação di e enciada, pelo as es an es he da am a classi icação an e io . Po ou o lado, a ag egação simples ep esen ada à esque da não he da a classi icação, sendo a mesma subs i uída, à semelhança dos documen os de a qui o que ag ega. Do modo ep esen ado, é possí el a aplicação do PC da Con ede ação em simul âneo com a o ganização dos PN, sendo que es es não são incluídos nas classes. Es a o ganização é possí el se espelhada não a qui o ísico da CPCCRD a a és da inclusão de sepa ado es den o das pas as das iliadas, indicando a espe i a classi icação. Pode, ainda, se apon ado uma p á ica e ónea e e en e aos códigos de classi icação. Es es são in e namen e cons i uídos po pon os o que di icul a a sua lei u a, pois a dis inção en e as classes é di icul ada, a exemplo do ep esen ado na igu a 6 “5.5.3.5.3.5”. Po es a azão as classes o am sepa adas po espaço, de modo a Figu a 6 - Exemplo de ag egações e suges ão da iden i icação das mesmas. Fon e: MoReq 2010 e Ficha écnica 7 da DGLAB. Adap ado. 83 possibili a a sua boa lei u a e comp eensão. A DGLAB p opõe uma codi icação cuja u ilização de pon o almeja a di isão en e as classes de di e en es ní eis, possibili ando a sua co e a lei u a (Di eção-Ge al do Li o dos A qui os e das Biblio ecas, 2019). Segundo o o ganismo coo denado (2019), de e se c iado um sis ema de codi icação de modo a dis ingui o ipo de ag egações, p opondo o iden i icado AC pa a ag egações compos as e AS pa a ag egações simples, seguido do ano e do núme o da ag egação, como exempli icado na igu a 6. Ressal e-se que a codi icação ap esen ada na igu a 6 cons a somen e como um exemplo, sendo que a CPCCRD em a libe dade de o ado a ou de c ia o seu p óp io sis ema de codi icação iden i icado das ag egações. Re e en e a códigos do PC, o am ainda iden i icadas algumas inco eções no sen ido em que se encon am epe ição de códigos, a exemplo “Eleições – T iénio 2010- 2013” e “Eleições – T iénio 2013-2016” ambos com o código 1.2.3.3, ou ainda “Plená ios Cons i uin es” e “Diá io de uma Lu a pelo Associa i ismo Popula ” ambos sob o código 5.1.1.4. Es as inco eções le am a que documen os de assun os di e en es sejam a ibuídos com a mesma classi icação, pelo que es a si uação de e se no malizada. Apesa da implemen ação do PC e sido ealizada e da mesma p á ica es a em igo há mais de uma década, a Con ede ação não concluiu o p ocesso de classi icação de oda a documen ação. Dos documen os ao ab igo da en idade que an ecedem a implemen ação do PC, ce ca de 600.000 documen os ao ab igo da CPCCRD a mazenados po 4 200 pas as e pelas á ias salas de a qui o, apenas ês documen os simples de 2 000 pas as o am al o de classi icação. Pa a além do expos o, desde a in odução do PC, a co espondência ecebida, assim como os espe i os anexos, são classi icados de aco do com o Plano de Classi icação em igo . Pelo que, a documen ação ao ab igo da CPCCRD que oi ecebida ou p oduzida an es dessa da a, à exceção dos ês documen os sup a mencionados, não ecebe am classi icação. No documen o de me odologia (Anexo C) oi e e ido que as pas as das iliadas ecebe am classi icação, exp essa em e ique as nas lombadas das espe i as unidades de ins alação. Ao compa a os documen os classi icados com a quan idade es imada de documen ação o al na CPCCRD, e ela que a pe cen agem de documen ação po classi ica é p edominan e. No en an o, desde 2008 que es e no o sis ema de 84 classi icação es á em igo , possibili ando a ecupe ação da in o mação de uso co en e. To na-se necessá io um es o ço de classi icação da documen ação ou das sé ies que não o am ainda al os de classi icação, de modo a melho a a ecupe ação de in o mação. No en an o, a p á ica a ual de egis o de en ada e saída da documen ação inse e-se numa lógica de a amen o do a qui o co en e con ínua. Es a p eocupação com a documen ação de uso co en e pode ajuda a diminui o isco de documen ação acumulada. Em con as e com os p ocessos de egis o e classi icação em p á ica na Con ede ação, a inexis ência de p ocesso de a aliação apa en a se um g ande isco pa a a en idade. O ele ado i mo de c escimen o anual de documen ação de e coloca a a aliação enquan o cen o das p eocupações. Os iscos da ausência da a aliação e a conse ação da o alidade da documen ação pode ge a p oblemas ac escidos como o ag a amen o da al a de espaço, a len idão no a amen o e na ecupe ação da documen ação, especialmen e da acumulada (Ins i u o dos A qui os Nacionais/To e do Tombo, 1998). Todas as ques ões enume adas já oco e am na CPCCRD e o am desc i as no capí ulo an e io , pelo que se pode e i ica as consequências eais da al a do p ocesso a qui ís ico da a aliação. A con icção de conse a a o alidade da documen ação p oduzida e ecebida pela Con ede ação é imp a icá el, pelo que a pe cen agem de documen ação que cons i ui o a qui o de ini i o de e se de inido segundo a o ganização da documen ação. Des a di a, é desde o momen o de p odução de e-se conside a a c iação de sé ies que pe mi am a eliminação. Pa a al, é impe a i o a ins i uição da a aliação a qui ís ica e da consequen e eliminação da documen ação. Es as p á icas de em se conside adas como p io idade, pois o sis ema de a qui o i á e i a ele ados bene ícios das mesmas. A exis ência de um PC é um pon o posi i o, is o que es e é um ins umen o imp escindí el pa a o p ocesso de a aliação e de elabo ação de uma TS. Como oi e e ido an e io men e, a CPCCRD não e e ua a ans e ência de documen ação, o que pode aumen a o isco de al a de espaço, e, consequen emen e, à imp o isação de mé odos de a mazenamen o da documen ação, a exemplo de documen ação deposi ada em caixas no chão das salas de a qui o. Es a imp o isação 85 pode inc emen a o isco pa a a documen ação, como se a e ada po inundações que assolam o piso é eo da Con ede ação. Rela i amen e aos p oje os pa a sal agua da da documen ação, ealça-se a p eocupação e o cuidado na u ilização de másca as e lu as du an e a limpeza de odos os documen os de odas as pas as. Pa a além disso, a Con ede ação não possui os meios inancei os pa a adqui i ma e ial pa a comba e agen es biológicos que deg adem a documen ação, o que pode comp ome e o bom es ado de p ese ação da documen ação. Na e en ualidade de um documen o necessi a de es au o, a Con ede ação encon a-se a ualmen e inap a pa a p ocede a es e ipo de in e enção. Apesa de desaconselhá el, meios como a i a-cola são u ilizados pa a en a e e e um e en ual dano na documen ação. Es a si uação demons a, po um lado, que os uncioná ios da CPCCRD não possuem a o mação especializada pa a ealiza p ocedimen os de es au o, e, po ou o, a al a de ecu sos inancei os e ma e iais pa a al. Po im, as páginas online p opo cionam um ambien e pa a exposição e consul a da documen ação que p ocedem à di ulgação dos e en os, p oje os e a i idades, o que pode aumen a o in e esse social e cul u al pelo pa imónio a qui ís ico associa i o. Con udo, a alha do websi e da CPCCRD impossibili ou a consul a da documen ação du an e alguns meses, p ejudicando a di ulgação de in o mação. A alha que oco eu empo a iamen e esul ou na pe da de documen ação que necessi a de eposição. Po es e mo i o, a pe da de documen ação digi al é uma das p eocupações cen ais da Con ede ação, explo ada no subpon o subsequen e. O in e esse social e cul u al pode ambém aumen a a a és da isi a ao Espaço Museu Associa i o e da biblio eca, onde pode se consul ada documen ação. A possibilidade de consul a da documen ação po pa e das iliadas e de in es igado es pode aumen a o núme o de es udos elacionados com o associa i ismo, bene iciando e en iquecendo os p oje os “Obse a ó io de Associa i ismo Popula ” e “Re is a Análise Associa i a”. Po sua ez, es es es udos podem i a ganha mais ele ância assim que a ambição de ans o mação do a qui o num Cen o de Documen ação se conc e ize, pois i á ica disponí el o máximo de documen ação possí el, ga an indo o seu bom es ado de conse ação. 86 4.2. Fenómeno “Bu aco Neg o” e os iscos da ausência de p á icas de p ese ação digi al Ao longo des e subpon o segue a discussão de esul ados e e en e à in o ma ização da Con ede ação e ao p ocesso de digi alização e p á icas de p ese ação digi al. Es ão expos os os pe igos da ausência de um PPD ou de ou as p á icas que assegu em a p ese ação digi al, assim como soluções que podem se bené icas à en idade. O ní el de in o ma ização da Con ede ação esume-se a e amen as digi ais básicas, ou seja, aos p og amas que es ão associados ao sis ema ope a i o Windows, e a um se ido in e no que ealiza backups semanais da in o mação. A ealização de backups ica sujei a à capacidade de a mazenamen o digi al. Po es e mo i o, a CPCCRD pode p ecisa de in es imen os ex a pa a con inua a ga an i os backups. A Con ede ação p ocu a a i amen e espos as ela i as a p ese ação digi al de modo a consegui man e os seus egis os digi ais. O S . P esiden e da Con ede ação exp essa um sen ido de u gência nes a p ocu a de ido à oco ência de bugs que esul a am na pe da de documen ação associa i a. Os a o es in e nos apenas cons a a am o desapa ecimen o dos documen os quando, e e i amen e, os o am p ocu a pa a e ei os de se em u ilizados. O enómeno designado “Bu aco Neg o” é e e en e à pe da de in o mação digi al que não pode se ecupe ada, deixando um “ azio” na His ó ia, pois documen os p oba ó ios o am pe didos. Po es e mo i o, o na-se ele an e a ap esen ação de possí eis soluções de p ese ação digi al que podem se ú eis à CPCCRD. Pa a além do expos o, a manu enção de in o mação ao longo dos anos de e oma em conside ação o ho izon e de obsolescência. Como oi e e ido an e io men e, é necessá io conside a a obsolescência dos ha dwa es e so wa es, pois o a anço ecnológico dos mesmos o na os obje os digi ais incapazes de se em abe os e in e p e ados po e sões mais ecen es, causando a pe da i e e sí el de in o mação. Segundo is o, o na-se essencial a ap esen ação de p á icas ou p ocessos de p ese ação digi al. 87 A necessidade de implemen ação de p á icas de p ese ação digi al na CPCCRD ad ém da c escen e p odução de documen ação em meios digi ais e da ambição de digi alização, e das implicações ecnológicas acima ap esen adas. No en an o, o p ocesso de a aliação é essencial na medida em que de e mina a documen ação de conse ação pe manen e ou a que supe e 7 anos de conse ação, pois é com essa que se de em oma maio es p ecauções na medida em que são de conse ação a longo p azo, ou que necessi am de ga an i a sua exis ência a é o im do PCA, mesmo que o DF seja a eliminação. Segundo a ISO 19005 (2005), pa a se de longo p azo, a conse ação em de se ealizada du an e empo su icien e pa a a ingi p eocupações sob e o impac o da e olução da ecnologia, incluindo no os o ma os e uma mudança nos u ilizado es públicos, ou que se possa es ende a um pe íodo inde inido. Ou seja, a documen ação de conse ação pe manen e, assim como documen ação que se p e eja a manu enção du an e mais de se e anos, de e se al o de p eocupações ac escidas ela i amen e a p ese ação digi al. Po um lado, a Con ede ação ambiciona in es i ecu sos inancei os, humanos e ecnológicos pa a digi aliza o seu pa imónio. A a aliação e ela-se ambém essencial nes e aspe o, pois de e mina quais os documen os de a qui o que jus i icam a sua digi alização e pos e io disponibilização ao público, esul ando assim numa digi alização c i e iosa. Ressal e-se que, como e e ido, a a ual p e ensão da CPCCRD é digi alização o al do seu ace o. Caso p e endam a ança com es a opção, a implemen ação da a aliação é impo an e na medida em que de e mina a documen ação de conse ação pe manen e. No en an o, o a qui o da Con ede ação alo iza a p ese ação da o dem c onológica dos e en os, pelo que se i á ele a uma eno me quan idade de documen ação de conse ação pe manen e. Con udo, é possí el da início a p oje os de digi alização de sé ies que se p e ê a conse ação pe manen e, a exemplo de a as ou os p ocessos das iliadas, sem exis i a necessidade de implemen a o p ocesso de a aliação a qui ís ica. A p ese ação digi al é exigen e a ní el écnico, cien í ico e de ecu sos humanos, pelo que se de e conside a quais os documen os a se em p ese ados a ní el digi al (Ins i u o dos A qui os Nacionais/To e do Tombo, 1998). O e e ido manual enuncia alguns p essupos os pelos quais se de e op a pela p ese ação digi al: quando pa a 88 in es igação ou pesquisa se mos e necessá io dados numa o ma manipulá el; quando a imp essão se e ela imp a icá el pois e i a ia ou elimina ia in o mação con ex ual ou es u u al, causando a pe da do seu alo p oba ó io ou in o ma i o; e, quando a a aliação a ibuída jus i ique a ans e ência de supo es. A p esen e ambição de digi aliza a o alidade do pa imónio documen al pode cons i ui -se como um p ocesso dispendioso. É pe an e es a noção que a CPCCRD adia a decisão aliada à al a de conhecimen os écnicos. A ualmen e, a Con ede ação encon a-se incapaci ada pa a conclui o p oje o de digi alização e disponibilização do seu espólio, de ido à escassez de ecu sos inancei os e ma e iais, icando dependen e de inanciamen o. O S . P esiden e e e e, ambém, que as á ias soluções p esen es na á ea o nam o p ocesso de omada de decisão mais complicado a ní el in e no, pois se encon am pe an e a indecisão sob e qual mé odo se ia o mais ap op iado. A endendo à necessidade de p ese ação digi al, que de ido à ambição de digi alização, que ao c escen e olume de documen ação nada digi al, ap esen am-se boas p á icas de p ese ação digi al, seguindo-se da explicação das mesmas. A mig ação é a ans e ência pe iódica e cons an e de in o mação digi al (Fe ei a, 2006) pa a que seja possí el a manu enção da es u u a inicial, da au en icidade, da in eg idade, da usabilidade e da idedignidade da documen ação, pe mi indo comba e a obsolescência ecnológica (Ins i u o dos A qui os Nacionais/To e do Tombo, 1998; UK Da a A chi e, 2021). Segundo o manual e e ido (1998), as p eocupações com as mig ações de em oco e semp e que o PCA seja supe io a se e anos, o nando es e p ocesso uma p á ica que eque uma con inuidade ao longo do empo de modo a acompanha os a anços ecnológicos, po ém comp ome em a in e ope abilidade da documen ação. Assim, pode ainda se conside ada a con e são dos documen os ele ónicos pa a o ma os s anda d, como SGML, HTML, ou, XML (Ins i u o dos A qui os Nacionais/To e do Tombo, 1998). Segundo o au o , es as con e sões acili am a in e ope abilidade e a oca de in o mação, con udo a es u u a o iginal do documen o é al e ada. Po es e mo i o, pode su gi uma di isão na escolha en e a con e são ou conse ação do o ma o o iginal a a és das mig ações. Nes e con ex o, Fe ei a (2006, p. 37) de ende que “a mig ação é de longe a es a égia de p ese ação mais aplicada a é à da a e a 89 única que em indo a da p o as da sua e icácia”. De ido ao seu ca á e empo á io, pois o o ma o de des ino pa a qual a in o mação é ans e ida encon a-se sob ameaça de se o na obsole o, a p á ica de mig ação de e se cons an e ao longo do empo (Fe ei a, 2006). O au o p ossegue e e indo que podem exis i incompa ibilidades en e os o ma os de o igem e de des ino, não ans e indo a in o mação co e amen e. essal a-se que a escolha da p á ica de p ese ação ecai sob e as p io idades e obje i os de uma en idade, pelo que os mesmos de em se analisados pa a pe mi i uma omada de decisão conscien e e que pe mi a o cump imen o das me as de inidas. Podem se conside adas ou as es a égias de p ese ação digi al. Uma delas é o e escamen o de supo e que consis e na ans e ência de in o mação de um supo e ísico pa a ou o mais a ual (Fe ei a, 2006). Fe ei a (2006) e e e ainda o encapsulamen o como possí el es a égia pa a conjun os documen ais em que possam deco e á ios anos a é que a comunidade demons e in e esse, sendo es e conjun o denominado de da k a chi es, pois são conse ados no p esen e com o obje i o de se em acedidos apenas no u u o (Pea ce-Moses, 2005). Fe ei a (2006) indica a necessidade de a in o mação se acompanhada de me ain o mação de p ese ação, de e minan e pa a o desen ol imen o de con e so es ou emulado es possibili ando o seu acesso no u u o. A me ain o mação de p ese ação e e ida isa a desc ição e documen ação dos p ocessos e a i idades de p ese ação digi al (Fe ei a, 2006). “Ou seja, a me ain o mação de p ese ação é esponsá el po euni , jun o do ma e ial cus odiado, in o mação de alhada sob e a sua p o eniência, au en icidade, ac i idades de p ese ação, ambien e ecnológico e condicionan es legais” (Fe ei a, 2006, p. 54). O au o e e e que o modelo OAIS (Open A chi al In o ma ion Sys em) cons i uiu um pon o de pa ida pa a a necessidade de c iação de elemen os de me ain o mação capazes de da supo e às p á icas de p ese ação digi al. Após es e modelo, ou os o am c iados, a exemplo do PREMIS (PREse a ion Me ada a: Implemen a ion S a egies) desen ol ido pelo consó cio Online Compu e Lib a y Cen e e Resea ch Lib a ies G oup. Es e almeja a iden i icação e desc ição de elemen os de me ain o mação básicos de supo e à p ese ação digi al e a iden i icação de 90 ecomendações quan o à o ma de u ilização dos e e idos elemen os num a qui o digi al (Fe ei a, 2006). A Con ede ação alo iza a conse ação que espei e o p incípio de p o eniência, e assim seguindo uma pe spe i a c onológica de o ganização do seu a qui o. Po ou o lado, o S . P esiden e Augus o Flo exp essa uma p eocupação com a manu enção e p ese ação do espí i o iden i á io da documen ação p o enien e das ins i uições com que man êm elações. Pelos dois mo i os enunciados, pode-se a e i que a CPCCRD em in e esse na p ese ação dos obje os concep uais, p ocu ando assim p ese a a au en icidade, a es u u a, a in o mação o iginal do documen o, sem que enha necessa iamen e de es a associado ao supo e ísico o iginal (Fe ei a, 2006). Des e modo, pe cebe-se que mig ação se cons i ui como a p á ica que pode i de encon o com os obje i os da CPCCRD. No en an o a opção po ou a ia pode se es udada pela Con ede ação. O ápido c escimen o de in o mação digi al combinado com as ambições de digi alização, o na u gen e a implemen ação de p á icas de p ese ação digi al. Como oi mencionado, a CPCCRD p ocede à ealização de backups, po ém não implemen ou de p á icas de p ese ação digi al. As p eocupações eais em manu enção do a qui o digi al e a consciência dos iscos da ausência de p á icas de p ese ação demons am mo i ação pa a ga an i um a qui o digi al que pe mi e a manu enção e p ese ação da in o mação a longo p azo. Conside ando que as p á icas de p ese ação digi al ap esen adas podem se implemen adas que em documen ação nada digi al, que em obje os esul an es de digi alizações, e que a mig ação pode i a e ela -se uma p á ica impo an e na Con ede ação, o na-se necessá io epensa o o ma o lógico da documen ação. Um obje o concep ual, ou seja um documen o digi al, pode se in e p e ado e ep esen ado a a és de á ios o ma os lógicos (Fe ei a, 2006). O au o exempli ica que uma o og a ia digi al pode se codi icada nos o ma os TIFF, JPEG ou PNG. Nes a linha de pensamen o, pode se conside ada a con e são dos ichei os Wo d e Excel pa a o Po able Documen Fo ma (PDF). O o ma o PDF é u ilizado mundialmen e pa a p ese a in o mação du an e longos pe íodos de empo, pelo que os ichei os de em ica acessí eis du an e á ias ge ações de ecnologia e man e as p op iedades o iginais 91 de modo a pe mi i a sua lei u a e comp eensão po pa e dos u ilizado es (In e na ional S anda d O ganisa ion, 2005). A ISO 19005 es ipula um conjun o de ações pe mi idas e p oibidas num PDF, o nando-o ap op iado à p ese ação de in o mação. Um ichei o PDF que cump a as no mas es ipuladas pela ISO 19005 pode se e e ido como PDF-A. Assim, es es ichei os não de em, po exemplo, con e ações de som, ilme, hipe ligações a i as, en e ou as p oibições. Segundo a no ma, as ações pe mi idas são as de na egação en e as páginas, unicamen e Nex Page, P e Page, Fi s Page e Las Page (In e na ional S anda d O ganisa ion, 2005). A no ma e e e a necessidade da documen ação se acompanhada de me ain o mação desc i i a e de p ese ação, seguindo a XPM Speci ica ion. Os me adados que de em se embu idos nos documen os es ão no malizados na ISO 19005 e de em ca a e iza , ca ego iza e iden i ica o ichei o. Assim, pode-se ga an i que a digi alização na Con ede ação gi a documen os PDF, e ainda a con e são da documen ação exis en e pa a PDF-A, de modo a acili a a sua p ese ação ao longo do empo. Ga an indo a exis ência de ichei os PDF com os me adados associados pode á pe mi i uma ges ão documen al que de e se acompanhada e a ada segundo as boas p á icas a qui ís icas, à semelhança do que oco e na CPCCRD a ualmen e. De modo, a assegu a um co e o a amen o documen al pode-se ponde a a u ilização de bases de dados, pois supo am uma maio quan idade de in o mação, ou, ainda, um so wa e especí ico pa a ges ão documen al ou pa a a qui os digi ais. Po an o, os desa ios a uais de p ese ação digi al en en ados pela CPCCRD podem se ge idos a a és da escolha de implemen ação de duas p á icas. A ealização de mig ações cons an es à documen ação pode se a opção a escolhe caso a CPCCRD alo ize a conse ação do o ma o o iginal da documen ação. Po ou o lado, pode op a pela u ilização de ichei os PDF-A que necessi a iam de me adados associados, de modo a que possam ga an i a p ese ação da documen ação. Con udo, endo em conside ação as as as p oibições do PDF-A pode ainda se conside ado uma opção que esul e da junção de ambas. Assim, ichei os que não são ap op iados à con e são a PDF-A, como ichei os áudio ou audio isuais, pode se conside ada a mig ação da in o mação, enquan o os ichei os compa í eis com PDF-A podem segui as 98 - Boas condições de a ejamen o das salas de a qui o e exis ência de equipamen os de de eção de incêndios A ní el de p á icas de ges ão da in o mação - P ocesso de egis o de en adas e saídas nos espe i os momen os de chegada e expedição, o que diminui o isco de documen ação sem a amen o e con olo - P ocesso de classi icação de documen os ealizado no momen o da sua en ada - Elemen os de egis o são equi alen es aos campos ob iga ó ios da MIP, pe mi indo uma adap ação acili ada a es a no ma de me ain o mação, bem como o aumen o do ní el de in e ope abilidade com en idades públicas A ní el in o má ico - O p oje o com mais ele ância na CPCCRD é o p oje o CAPACITAÇÃO, c. 60-70% da a i idade, onde cons a a e en e de desen ol e páginas de di ulgação online ou um ende eço ele ónico pa a acili a a comunicação. Es e desen ol imen o pode acili a a eceção e oca de in o mação en e a CPCCRD e as suas iliadas, bem como a - Imp o iso do a mazenamen o da documen ação esul a da al a de espaço, como a colocação de documen ação em caixas no chão* - Risco ele ado de inundação na sala de a qui o é eo da sede* - Risco de cu o ci cui o no edi ício da sede de ido à inexis ência de apa elhos de ex inção de incêndios* - Ausência de ma e ial pa a comba e incêndios e de agen es biológicos de deg adação de papel A ní el de p á icas de ges ão da in o mação - Sob eposição de concei os no PC da Con ede ação em conjun o com a ausência de elemen os desc i i os das classes, o na o ins umen o ambíguo e de complexa comp eensão. O ins umen o e ela ainda classes e e en es a p oje os e a i idades especí icas, cujos elemen os não de em cons a enquan o classes, mas sim como ag egações nou os ins umen os - Pe cen agem mui o eduzida de documen ação classi icada (apenas documen ação a pa i do ano de 2008 oi classi icada, excluindo as exceções mencionadas) - Ausência do p ocesso de a aliação a qui ís ica aliado ao ápido c escimen o da documen ação, o que pode aumen a os iscos de al a de espaço, de len idão no a amen o e na ecupe ação da documen ação A ní el in o má ico - Ní el de in o ma ização básica, aliada à al a de conhecimen os especializados, o que pode a e a nega i amen e o a amen o de in o mação a ní el digi al - Inexis ência de SEGA ou SGD 99 di usão de documen ação do a qui o da CPCCRD - Di ulgação dos p oje os e a i idades online pode aumen a o núme o de isualizado es e inc emen a o ní el e in e esse social pelo pa imónio a qui ís ico associa i o - Co eio ele ónico egis ado e classi icado no momen o de en ada e saída de documen os po essa ia - Imp essão dos emails impo an es, seguindo o c i é io de ob iga o iedade de in eg ação nas pas as do a qui o ísico A ní el de sal agua da de pa imónio a qui ís ico - P eocupação pela sal agua da de algumas sé ies documen ais, sob e udo elacionadas com a i idades de egulamen ação e ges ão das a i idades diá ias da en idade (digi alização dos li os de a as, e c…) - O p oje o CAPACITAÇÃO inclui a discussão e deba e sob e o mé odo de digi alização, de modo a assegu a o bom cump imen o e manu enção das imagens digi alizadas - Higienização de odos os documen os no âmbi o do p oje o EMA, seguindo as p ecauções de u ilização de másca as e lu as -Ambição de disponibilização ao público das imagens digi alizadas o que pode susci a o - Co eio ele ónico é a qui ado em pas as segundo os assun os e subassun os sem segui o PC. - Fal a de conhecimen o sob e p ese ação digi al, o que pode di icul a uma e icien e ges ão da in o mação a qui ís ica, bem como a sua pe da i e e sí el* - Fal a de ecu sos inancei os pa a aplicação e manu enção em ma e ial ecnológico - Quase o alidade da ocupação dos se ido es in e nos de ido aos backups semanais - Pe da de documen ação digi al de ido à oco ência de bugs in o má icos - P oblemas de manu enção do websi e da CPCCRD, que le ou à pe da de documen ação online, p e iamen e disponí el ao público, e à necessidade de se epos a - Ausência de es a égias de p ese ação digi al, a exemplo de mig ação, con e são, o que aumen a o ní el de obsolescência e o consequen e isco de pe da de in o mação digi al A ní el da sal agua da do pa imónio a qui ís ico - Fal a de conhecimen os especializados pa a es au o, com exis ência de más p á icas (ex.: u ilização de i a-cola) - Impossibilidade de comple a p oje os de sal agua da, a exemplo dos p oje os de digi alização da documen ação de ido à al a de ecu sos inancei os, ma e iais e humanos - As digi alizações da documen ação das iliadas já ealizadas não se encon am disponí eis ao público ainda, pe an e a indecisão sob e o melho mé odo 100 in e esse cul u al e social pelo pa imónio a qui ís ico associa i o - Ambição de ans o ma o a qui o num Cen o de Documen ação Associa i a com condições necessá ias à boa manu enção e p ese ação analógica e digi al da documen ação - Possí el consul a da documen ação, dos ecu sos da biblio eca e isi a ao Espaço Museu Associa i o o que pode aumen a o núme o de abalhos sob e o MAP, assim como o in e esse social e cul u al - Es abilidade das es u u as da CPCCRD ao longo do empo pe mi e um en aizamen o da en idade, e em impac o na memó ia o ganizacional, e o çando a impo ância dos a qui os e da documen ação com alo a qui ís ico Tabela 2 - Análise SWOT do sis ema de a qui o da CPCCRD. Fon e: elabo ação p óp ia 101 Capí ulo V – Recomendações e suges ões de melho ia ao sis ema de a qui o da CPCCRD O p esen e capí ulo é dedicado às suges ões de melho ia ao sis ema de a qui o, que p o enien es das en e is as ealizadas, que de e lexão p óp ia da mes anda. Conside a-se essencial que as suges ões ap esen adas possam e epe cussões e se aplicadas no sis ema de a qui o pa a que o ace o documen al possa usu ui de um bom a amen o e de uma boa p ese ação. Des e modo, p ocu o suge i melho ias dedicadas à ealidade i ida pela CPCCRD, sendo adap adas aos seus ecu sos e condições pa a que seja possí el a sua aplicação. As suges ões p ocu am a melho ia do sis ema de a qui o, an o no seu ge al, como uma melho ia imedia a que p ocu e soluciona ou a enua di e amen e os pon os acos an e io men e ap esen ados. P e ê-se que as suges ões ap esen adas se e li am em implicações p á icas signi ica i as, impac ando posi i amen e as boas p á icas a qui ís icas da Con ede ação. P ocu ou-se a suges ão de medidas que ossem ú eis e de implemen ação plausí el a endendo à ealidade e aos ecu sos disponí eis da CPCCRD. Enquan o a maio ia das suges ões po pa e dos a o es da Con ede ação se cen am em no os p oje os ou ambições a alcança , as suges ões de melho ia que ap esen o p e endem a solução a cu o ou longo p azo dos pon os acos diagnos icados, pa a que os mesmos possam se colma ados, ou, pa a que as debilidades do sis ema sejam a enuadas. Enquan o algumas melho ias podem se conside adas de aplicação simples, ou seja, podem se alcançadas de modo mais imedia o, ou as eque em um maio in es imen o de empo, ecu sos humanos, inancei os, ma e iais e de conhecimen os écnicos especializados. À semelhança da análise SWOT, são assinaladas com as e isco (*) as suges ões de melho ia que o am igualmen e a e idas po mim e pelos a o es in e nos. Algumas melho ias ecomendadas pelos a o es não o am ap esen adas, pois o am encon adas soluções que se e elam mais e icazes e de uma implemen ação mais simpli icada. Enume am-se, abaixo, as melho ias suge idas: 102 Re e en e a polí ica, de inição de esponsabilidades e planeamen o 1. C iação de um documen o de polí ica e de inição de esponsabilidades de a qui o, onde cons em as p á icas a implemen a , as unções a cump i , as egulamen ações de a qui o, assim, como as esponsabilidades e as e en uais es ições exis en es pa a o bom uncionamen o do sis ema de a qui o. 2. Realização de diagnós ico pa a e i icação das p á icas a qui ís icas em cu so na CPCCRD, a exemplo de um ques ioná io, a im de p ocu a uma melho ia cons an e, semelhan e ao ques ioná io aus aliano Check-Up Plus. A ealização de um diagnós ico pe iódico às p óp ias p á icas a qui ís icas pode p opo ciona a comp eensão da e icácia e e iciência das mesmas no sis ema de a qui o da CPCCRD, e pode auxilia na pe ceção da necessidade de mudanças e quais as opções mais ap op iadas pa a a ingi os obje i os, de modo a planea a sua implemen ação. Re e en e aos ecu sos disponí eis 3. Aquisição de ma e ial que ul apasse as necessidades a uais da CPCCRD, como es an es. A endendo que após a mudança de ins alações a o alidade do a qui o ísico se á localizado abaixo do ní el do solo, de e-se conside a a ealização de medidas necessá ias pa a que oda a documen ação ique ele ada do chão. A an ecipação da aquisição de ma e ial de e-se ao ele ado c escimen o de documen ação da CPCCRD, de modo a e i a o imp o iso no a mazenamen o da mesma. De e se conside ada a necessidade de aquisição de pas as, dossie s, ou caixas de a qui o acid- ee pa a a documen ação de conse ação pe manen e (Res au a &Conse a , n.d.). Pode, ainda, se conside ada uma al e na i a ao local de a qui o nas no as ins alações du an e o planeamen o da mudança. Con udo, pe an e a impossibilidade de al e a o local ese ado ao a qui o, pode, assim, p e eni o imp o iso no acondicionamen o da documen ação ao adqui i ma e ial ex a. 4. Ab i concu sos de con a ação, mesmo que empo á ia, de uncioná ios com o mação especializada pa a elabo ação de p oje os na á ea a qui ís ica, comba endo a al a de ecu sos humanos com o mação especializada na á ea. À semelhança do p oje o onde oi elabo ado o PC, em que se eco eu à con a ação de uma uncioná ia com o mação especializada em ciências documen ais, podem se ealizados p oje os e e en es a a aliação ou digi alização com e mos semelhan es. Des e modo, os 103 uncioná ios pe manen es na Con ede ação podem i a adqui i conhecimen os écnicos o iundos dos p oje os, pa a se possí el da con inuidade aos p ocessos implemen ados no âmbi o dos e e idos p oje os*; 5. Incen i a e c ia condições pa a a pa icipação em con e ências online ou webina es e e en es ao assun o, p ocu ando colma a a al a de conhecimen o sob e digi alização e p ese ação digi al. Com a si uação pandémica mundial, á ios e en os des e géne o ansi a am pa a um egime online ou mis o, de modo a cump i em as o ien ações de segu ança pública. A endendo à ealidade inancei a da CPCCRD, es a en idade pode assis i a con e ências como as do “G upo de Pesquisa GRUPIC” com um canal de YouTube onde publicam webina es com emas de in e esse e de comp eensão acessí el. Po ou o lado, podem ambém assis i a webina es ou con e ências desen ol idas pelo Building Block eA chi ing que não só explica os seus se iços, mas ambém con e e his ó ias de sucesso sob e en idades que implemen a am o eA chi ing. Exis e, ainda, a possibilidade de p ocu a e pa icipação em e en os semelhan es sob e ou as p á icas a qui ís icas, numa p ocu a a i a po conhecimen o sob e as mesmas. Re e en e às p á icas de ges ão de in o mação 6. Aquisição de um sis ema de ges ão de documen os de aco do com o MoReq 2010, a exemplo do Al esco So wa e, a a és do apoio de p og amas de inanciamen o. A í ulo p o isó io, pode se u ilizada uma e amen a de olha de cálculo com dados abula es open sou ce, ou seja, de u ilização li e, pa a o egis o de documen os. No capí ulo 4 ica am explíci os os aspe os em que a u ilização de base de dados pa a o egis o de en adas e saídas de documen os se o na supe io ao uso de uma olha de cálculo. A endendo à escassez de ecu sos inancei os pa a adqui i so wa es que pe mi am a u ilização de bases de dados que es ejam à enda no me cado, a CPCCRD pode op a pela u ilização de so wa es open sou ce; 7. Ac escen a ou adap a os campos na olha de cálculo de egis o de en adas e saídas segundo a MIP. 8. Al e ação e co eção da incoe ência p esen e do Plano de Classi icação da CPCCRD. São, de seguida ap esen adas duas ias passí eis de se em omadas, egendo- se pelo c i é io de classi icação uncional 104 A implemen ação de um PC uncional cons i ui a p incipal ia ecomendá el. A o ganização do a qui o ísico da CPCCRD assen a p edominan emen e num c i é io emá ico de classi icação (po ins i uição), pelo que odos os documen os e e en es a uma iliada são ag upados na sua espe i a pas a, o mando, assim, mac op ocessos. De modo a e i a a eclassi icação da o alidade da documen ação, a endendo que es e p ocesso apenas de e oco e quando duas unidades de se iço se unem (DLM Fo um Founda ion, 2010), é ecomendá el que a classi icação uncional seja aplicada à documen ação u u a, e endo as classi icações a uais. A implemen ação da classi icação uncional de e se acompanhada da cons i uição de ag egações de a iadas classi icações. Podem se u ilizadas soluções di e en es pa a con inua a pe mi i a ecupe ação po ins i uição con ede ada. No esquema da igu a 7, espelha o que pode i a se a ealidade ísica do a qui o ao dis ingui o caso de cada iliada na espe i a ag egação. Os p ocessos de negócio, segundo o discu so uncional, ep esen ados na igu a 7 co espondem a classes de 3º ní el no PC. Es es podem se denominados de sé ies documen ais, segundo o discu so documen al (Di eção-Ge al do Li o dos A qui os e das Biblio ecas, 2014a). A endendo à di e ença do a qui o ísico e da classi icação uncional, podem se desen ol idas écnicas de mapeamen o, semelhan es ao ap esen ado na igu a 7, que pe mi am uma in e ligação acili ada en e a documen ação e as pas as do a qui o ísico. A ecupe ação de in o mação nos egis os Figu a 7 - Rep esen ação da implemen ação de classi icação uncional no a qui o da CPCCRD 105 ele ónicos pode se ealizada a a és da indexação e e en e ao ema, ou seja, à en idade desejada. Des e modo, é possí el a ecupe ação de odas as ag egações da iliada A ou B, independen emen e da classi icação que possuem, esul ando, assim, numa melho ia signi ica i a na ecupe ação de in o mação. Pode se u ilizada uma Classi icação uncional acoplada a uma o ganização emá ica das pas as, segundo uma lógica ins i ucional, semp e que necessá io. É aqui conside ada como uma possibilidade, ainda que menos ecomendá el. A manu enção da lógica emá ica nas pas as de alguns PN, especi icamen e no que conce ne às a uais classes “Relacionamen o Ins i ucional” (6), “Relacionamen o com Ou as En idades” (7) e “Relacionamen o In e nacional” (8), pe mi e a c iação de ag egações compos as pa a ag upa ag egações simples de di e enciadas classi icações. A c iação de ag egações pe mi e que as mesmas sejam o ganizadas segundo o c i é io uncional, acili ando o acesso e ecupe ação de in o mação a ní el in e no. Assim, a o ganização documen al pode, simul aneamen e, segui os c i é ios emá ico das pas as, con inuando a usa um Plano de Classi icação uncional, a a és das ag egações compos as. Es a abo dagem aca e a ainda a an agem de o ganização dos documen os de a qui o po o dem c onológica, den o de cada ag egação simples. Assim, caso o egis o de en ada da documen ação enha sido ealizado a diamen e, os documen os podem se colocados na o dem co e a den o da espe i a ag egação simples, p ese ando a o dem c onológica e hie á quica, c iando uma dimensão na a i a dos e en os (DLM Fo um Founda ion, 2010; Dec e o Lei Nº 121/92 de 2 de Julho, 1992). 106 9. Desen ol imen o de elemen os desc i i os das ins âncias, co eção ou adap ação dos códigos das classes e a inclusão dos p oje os em ag egações. Em p imei o luga , é ecomendá el a implemen ação o desen ol imen o dos desc i o es de odas as classes do PC, a im de diminui a possí el ambiguidade e a di iculdade de in e p e ação das mesmas. A inclusão des es elemen os i á comple a es e ins umen o de ges ão. 10. U ilização de pon o apenas como modo di e enciado en e as classes de 1º, 2º ou 3º ní eis nos códigos das mesmas, como e e ido no subpon o 5.1 da disse ação. Apesa do p opos o pela DGLAB não se ob iga ó io pa a ins i uições como a CPCCRD, pode se elabo ada uma solução que se assemelhe ao ecomendado pelo ó gão coo denado nacional da polí ica de a qui os. Des e modo, pode se p opos a a u ilização de pon o de modo a sepa a as classes de di e en es ní eis, ou ou o mé odo que pe mi a a sepa ação isual en e as classes de 1.º, 2.º, 3.º e 4.º ní eis. Des a di a, a a ual o ganização dos códigos u iliza equen emen e pon o, a exemplo da classe de 2º ní el 5.2, pe encen e à classe 5. O a, a e e ência à documen ação des a classe se ia ealizada do seguin e modo – 5.5.2 – não sendo cla a a dis inção en e 1º e 2º ní eis. Pelo que é ecomendá el a eliminação dos pon os den o das classes, sendo es e apenas u ilizado como elemen o dis in i o en e os di e en es ní eis. Aplicando o exemplo e e ido à suges ão a classe 5.2 pode ia codi ica -se da seguin e manei a – 52 – de modo a p opo ciona uma lei u a acili ada dos códigos de classi icação. Se es a suges ão o implemen ada a documen ação da classe 5.2 pode á se u u amen e codi icada como Figu a 8 - Rep esen ação da implemen ação de classi icação uncional com possibilidade de o ganização emá ica das pas as do a qui o da CPCCRD 107 5.52. Ainda ela i o aos códigos, es es de em se co igidos nas si uações em que os mesmos o am e oneamen e duplicados, co igindo ambém na classi icação a ibuída à documen ação. 11. Inclusão das oco ências de a i idades ou de subp ocessos (Di eção-Ge al do Li o dos A qui os e das Biblio ecas, 2014) em ag egações, ao in és de se em colocados no PC enquan o classes. 12. Iden i ica e a alia a documen ação acumulada a a és da elabo ação de um Rela ó io de A aliação de Documen ação Acumulada (RADA) que de e, idealmen e, se ap o ado pela DGLAB. A p odução des e documen o i á de ini qual a documen ação pe manen e, que en iquece o a qui o associa i o, e a documen ação passí el de se eliminada, consoan e a a aliação de inida. A documen ação acumulada encon a-se na sala secundá ia de a qui o, cuja in o mação é e e en e a associações ex in as. A es e conjun o documen al o S . p esiden e da CPCCRD denomina de “Obi uá io”, que de e se a ado, de modo a comba e a documen ação acumulada, melho ando a ecupe ação de in o mação e en iquecendo o a qui o associa i o da CPCCRD, como an e io men e explicado*. 13. C ia e aplica Tabela de Seleção pa a a en idade. A p á ica da a aliação a qui ís ica, não só na documen ação acumulada, mas ambém na de uso co en e, pode bene icia e melho a á ios aspe os e pon os acos do sis ema de a qui o da CPCCRD, en e os quais a de inição do PCA e a implemen ação do DF e da consequen e eliminação de documen ação. A eliminação, como oi e e ido, pode ajuda a eduzi o isco de al a de espaço no a mazenamen o da documen ação. A de inição do PCA pode ajuda na decisão dos c i é ios pa a seleção de documen ação a digi aliza , caso p e endam p ossegui com a digi alização comple a do a qui o e, assim, a diminui os cus os de manu enção e de p ese ação digi al da documen ação. Po ou o lado, o p ocesso de eliminação, esul an e da de inição do PCA e do DF, pode eduzi o isco de documen ação acumulada. A ní el de sal agua da do pa imónio a qui ís ico 14. Da con inuidade aos p oje os de digi alização. Pa a al, podem se conside adas duas ias possí eis. Caso a Con ede ação p e enda man e a ambição de digi aliza o seu a qui o, é ecomendá el a implemen ação do p ocesso de a aliação a qui ís ica, de 114 que ga an am o acesso e a sal agua da da documen ação em o ma o ele ónico a e a nega i amen e o sis ema de a qui o, pois os supo es ísicos o nam-se obsole os de ido à con ínua e olução ecnológica e à possibilidade da oco ência de bugs digi ais, ambos esul ando na pe da de documen ação. Po im, o segundo obje i o da ese p e endeu a elabo ação de ecomendações de melho ia ao sis ema de a qui o da Con ede ação. Es as o am p opos as com base nos pon os acos assen ados na análise SWOT, assim como o am omadas em conside ação a pe spe i a in e na dos a o es, ecolhidas du an e as en e is as. Encon am-se, de seguida, as ecomendações suge idas ap esen adas de o ma sucin a: 1. Elabo ação de um documen o de polí ica e de inição de esponsabilidades de a qui o; 2. Implemen ação de ações cons an es de diagnós ico às p á icas de a qui o, de modo a comp eende a sua e icácia e e iciência ao longo do empo, e le indo sob e a possí el necessidade de mudança ou adap ação; 3. Aquisição de ma e ial de a mazenamen o de documen ação que exceda as necessidades a uais da Con ede ação, de modo a aca a as c escen es necessidades de acondicionamen o esul an es do c escimen o de documen ação; 4. Ponde a sob e o desen ol imen o de p oje os na á ea a qui ís ica, onde oco a a con a ação empo á ia de ecu sos humanos especializados; 5. Incen i o e c iação de condições pa a pa icipação em webina es ou con e ências online que pe mi am a o mação dos ecu sos humanos; 6. Aquisição de um Sis ema Ele ónico de Ges ão de A qui o (SEGA) ou Sis ema de Ges ão de Documen os (SGD), a exemplo do Al esco So wa e. A í ulo p o isó io, ecomenda-se a u ilização de olhas de cálculo com dados abula es de u ilização li e pa a o egis o de en adas e saídas de documen os, que possam depois se con e idos pa a o e e ido sis ema; 7. Re le i sob e a necessidade de ac escen a ou adap a os elemen os de egis o de en adas e saídas com os campos da MIP; 8. Co eção e adap ação do Plano de Classi icação, p e e encialmen e de na u eza uncional; 9. Desen ol imen o dos elemen os desc i i os das ins âncias; 115 10. Al e ação da cons ução dos códigos das classes de ido à u ilização de pon os que di icul am a sua lei u a e a sua co eção; 11. Elabo ação de ag egações de modo a ag upa os p oje os, ao in és dos mesmos se cons i uí em como classes de 4.º ní el; 12. Elabo ação de um RADA pa a a amen o da documen ação acumulada; 13. Implemen ação do p ocesso de a aliação a qui ís ica, ao elabo a uma Tabela de Seleção; 14. Da con inuidade aos p oje os de digi alização a a és de duas ias possí eis: da implemen ação da a aliação e da de inição da documen ação de conse ação pe manen e, ou, ainda, a a és da ealização de p oje os de digi alização sele i a, sem ob iga o iedade de implemen ação do e e ido p ocesso; 15. Elabo ação de um PPD, onde pode ica cla a a p opos a de implemen ação da p á ica de mig ação e a u ilização de ichei os PDF-A a endendo as necessidades a uais da CPCCRD. Po ém, pe an e a u u a possibilidade de ele adas quan idades documen ais e da sua c escen e complexi icação, suge e-se a u ilização de uma solução de a qui o digi al p óp ia ou p o ocolada com e cei a en idade, po exemplo, a í ulo de depósi o; 16. Con ac a com o “A qui o.p ” de modo a comba e a pe da de in o mação ou de acesso ao ende eço web da Con ede ação Po uguesa. As suges ões de melho ia acima expos as podem se p io izadas a a és de c i é ios que isem a melho ia dos pon os acos conside ados como os mais p ejudicais ao bom uncionamen o do sis ema de a qui o da CPCCRD, ela i amen e os pon os sup a e e idos. Des e modo, as p io idades das ecomendações incidem nos p ocessos de classi icação, a aliação, implemen ação de sis ema de ges ão de documen os e de p ocessos de p ese ação digi al, sendo ainda p io izada a al a de espaço no a qui o ísico. A p imei a p io idade ecai na implemen ação das ecomendações que isam aumen a a coe ência e co eção do PC da Con ede ação, de modo a melho a o p ocesso de classi icação em igo e aplica ins umen os de a aliação pa a e i a o c escimen o documen al descon olado. De seguida, como segunda p io idade, su ge a implemen ação de um SGD adequado que pe mi a aplica os ins umen os de classi icação e a aliação e p á icas de p ese ação digi al. Pa a al, e idencia-se a 116 necessidade da p odução de documen ação em o ma os compa í eis à impo ação de egis os pa a o SGD. A CPCCRD de e ainda acau ela -se no que conce ne a ges ão do co eio ele ónico, pois ao in és des a ges ão se ealiza a a és do Ou look, de e, an es, se cap u ada pelo SGD com o PC associado, de modo a acau ela uma alha nos se ido es do Ou look. A CPPCRD pode á, assim, se i como exemplo e modelo de sis ema de aqui o pa a as associações de CRD, a endendo à necessidade de sal agua da in o mação nado-digi al ou digi alizada e à obsolescência ecnológica. Po es e mo i o, a aquisição de ma e ial pa a acondicionamen o da documen ação su ge alice çada a es a p io idade. Pe an e o expos o, deno a-se que o am cump idos na pleni ude ambos os obje i os p opos os pa a a disse ação e a espos a à pe gun a de in es igação em que a mesma se cen ou e se desen ol eu. Conclui-se, po an o, que o sis ema de a qui o se encon a num caminho posi i o e e olu i o Po ém, o am de e ados pon os acos no mesmo, aos quais o am ecomendadas suges ões de melho ia que isam a sua a enuação ou comba e. A disse ação deu ên ase à in o mação de uso co en e aquando da ealização do diagnós ico ao sis ema de a qui o da CPCCRD, apesa de ambém e sido coo denado com uma isão in eg ada, endo exis ido p eocupações com a documen ação de conse ação pe manen e. O es udo e e como oco es e ipo de in o mação, pelo que abalhos u u os podem u iliza os esul ados e conclusões como base pa a desen ol imen o. C ê-se que se ia in e essan e que in es igações u u as ossem u o de um abalho colabo a i o e in e disciplina , sendo cons i uído po uma equipa de a iadas especializações, de modo a inci a um deba e en iquecedo que impulsione a discussão sob e o a qui o associa i o da CPCCRD e pe mi a a di ulgação da impo ância da sua documen ação que ep esen a a e olução polí ica, social e in o macional da comunidade e de Po ugal desde a sua undação em 1924. P e ende-se que o diagnós ico ealizado ao sis ema de a qui o da CPCCRD se epe cu a como a implicação eó ica des a disse ação, pois possibili ou o es udo de um a qui o associa i o e do seu uncionamen o, pe mi indo a sensibilização pa a o alo dos a qui os do uni e so associa i o. Pa a além do expos o, espe am-se que as 117 ecomendações suge idas se e li am na ealidade de abalhos da CPCCRD, cons i uindo-se como as implicações p á icas da disse ação. Po úl imo, conside a-se que o es udo de caso elabo ado na disse ação possa se ele an e aos es udiosos e p o issionais da á ea de Ges ão e Cu ado ia da In o mação, pois demons a as p á icas a qui ís icas colocadas na p á ica, e as consequências, posi i as ou nega i as, da implemen ação das mesmas, sendo as explicações acompanhadas de exemplos ele an es à sua comp eensão. Em suma, o sis ema de a qui o não só se e pa a en iquece a á ea a qui ís ica, mas ambém pa a e idencia o alo e peso in o macional da documen ação à gua da da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o. 118 Re e ências bibliog á icas Al es, I., Ramos, M. M. O., Pe ei a, M. O. A., Lomelino, M. P., & Nascimen o, P. C. (1993). Dicioná io de Te minologia A qui ís ica. Lisboa: Ins i u o da Biblio eca Nacional e do Li o; O ganismo de No malização Sec o ial pa a a In o mação e Documen ação. A aújo, A. C. M. de, & Gou eia, L. B. (2016). Uma e isão sob e os p incípios da eo ia ge al dos sis emas. 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Re is a Do Ins i u o de Ciências Humanas e Da In o mação, 31(1), 141–161. h ps://doi.o g/h ps://doi.o g/10.14295/biblos. 31i1.6588 Lou enço, A., Hen iques, C., & Pen eado, P. (2011). Mac oes u u a uncional: p essupos os básicos. Di ecção-Ge al de A qui os. h p://www.dga q.go .p 130 His ó ia Fundação da Fede ação das Sociedades de Educação e Rec eio em 1924. De i ado da au onomização do dis i o de Se úbal, e de modo a ab ange mais associações, em 1949 muda de designação passando a designa -se Fede ação Po uguesa das Sociedades de Educação e Rec eio, a ingindo ab angência nacional. Após a Re olução de Ab il de 1974, e a consequen e c iação de inúme as associações, em 1993 dá-se o Cong esso da Mudança, onde se iden i ica uma necessidade de ees u u ação. Resul an e do Cong esso de 93, su gem Associações Concelhias e Fede ações Dis i ais. No Cong esso de 2001 é discu ido e decidido a cons i uição da Con ede ação Po uguesa das Cole i idades de Cul u a, Rec eio e Despo o. Pa a além do ac éscimo do ocábulo de despo o, a Con ede ação p e ende ag ega odo o ipo de associa i ismo po uguês, em con ex o nacional ou es angei o, o nando-se, assim, na Con ede ação que é a ualmen e. Di igen es/Responsá el S . Augus o Flo Páginas de di ulgação online Facebook (Con ede ação Po uguesa das Colec i idades); Blog (h p://con ede acaopo uguesacc d.blogspo .com /) – di ulgação dos p oje os e das inicia i as; Websi e o icial (h ps://www.cpcc d.p /) 131 A i idades desen ol idas Capaci ação POISE 288 (inúme as a i idades, en e as quais a capaci ação dos di igen es associa i os e a c iação de websi es ou ende eços ele ónicos pa a as iliadas); A qui os das Associações (P oduzi o guia de boas p á icas em conjun o com a DGLAB); Anima Zonas His ó icas (Da ida ao comé cio local e às cole i idades nesses e i ó ios); “Ro as do Associa i ismo” (manu enção da economia de uma zona es á el ao longo do ano); Cen al de Comp as Digi al ( o nece bens e se iços às iliadas); “P omo e as Comemo ações do Dia Nacional das Cole i idades”; “P omo e uma campanha nacional de egula ização das ins alações associa i as das iliadas e de aplicação das Medidas de Au o P o eção Con a Incêndio em Edi ícios Associa i os” (P og ama de Ação 2019-2022) Pa ece ia com a FEAF pa a compa ação das polí icas po uguesas e espanholas; “Obse a ó io de Associa i ismo Popula ” (pa ce ia com aculdades po uguesas de modo a aumen a a componen e cien í ica do associa i ismo po uguês); “Re is a Análise Associa i a” (publicações cien í icas sob e o associa i ismo po uguês); 132 Manual que ajude as iliadas a cump i os equisi os da ASAE; “Segu ança con a Incêndio em Edi ícios Associa i os” (em pa ce ia com a Au o idade Nacional de P o eção Ci il). Responsá el(eis) pelo a qui o Helena Isabel Galhoz Fo mação dos ecu sos humanos in o mação a qui ís ica Ca ac e ização do sis ema de a qui o Documen os em p odução Polí icas e esponsabilidades Nenhum Manuais e Guias Guia de Boas P á icas pa a os A qui os das Associações de Cul u a, Rec eio e Despo o Plano de Classi icação Com ou sem aco do à MEF Sem aco do à MEF Tabela de Seleção Não Rela ó io de A aliação de Documen ação Acumulada Não Plano de P ese ação Digi al Não Recu sos inancei os pa a o sis ema de a qui o Despesas com ecu sos humanos 140.000€ - 150.000€ Ob enção de ma e ial ecnológico 6.000€ - 8.000€ (adicionais c. 2.000€ pa a licenças) 133 Ob enção de ma e ial pa a a mazenamen o digi al 0€ Despesas pa a p ese ação de documen ação 0€ Despesas com ans e ência de documen ação 0€ Despesas com equipamen o de digi alização 0€ Núme o de ecu sos humanos Técnico supe io ou equi alen e 1 – Helena Isabel Galhoz Assis en e écnico/adminis a i o ou equi alen e 5 Assis en e ope acional ou equi alen e 0 Ou os Che e de secção: 1; Con abilis a: 1; Con a ação Pública: 1; Consul o ia: 1 Funções/P ocessos do sis ema de a qui o C iação ou cap u a Regis o de en ada e saída Sim En ada única Não En ada po unidade o gânica (se êm, e se sim, quan as e quais?) Não 134 Canal de comunicação de en ada (p esencial, co eio pos al, co eio ele ónico, ax, ele one, se iços online) Co eio ele ónico é p edominan e, seguido pelo co eio adicional. A documen ação dá en ada ambém p esencialmen e com en ega à po a e de p odução in e na. Saída única Sim Saída po unidade o gânica (se êm, e se sim, quan as e quais?) Não Canal de comunicação de saída (co eio pos al, co eio ele ónico, ax…) Co eio ele ónico, co eio adicional Onde se egis a (li o de egis o, olha de cálculo, base de dados, Sis ema de Ges ão de Documen os, sis ema de in o mação o ien ado ao negócio, não se e e ua egis o) A pa i de 2008, numa olha de Excel ( olha anual); An es de 2008 e a ealizado em papel num li o especí ico pa a o egis o. O que é egis ado (documen os en ados/saídos po co eio pos al, ele ónico, pelo balcão Tudo 135 ele ónico ou sis emas de in o mação; documen os en egues no a endimen o p esencial; documen os in e nos; não se egis am de e minados ipos e quais; não se egis am documen os p oduzidos po de e minados sis emas de in o mação) Como se cap u a (a ibuição de iden i icado manualmen e; inse i em pas a analógica; digi alização e inse ção em pas a; c iação nado- digi al em sis ema e colocação em pas a; digi alização e upload em sis ema de in o mação, em pas a; colocação em sis ema de a mazenamen o sem c iação de pas a) Folha Excel com os seguin es campos: Nº de o dem (iden i icado ) / classi icação / da a de co espondência / da a de eceção / Tipo / en idade / localidade / assun o / anexo / des ino / despacho / despacho inal 136 Quando se e e ua a digi alização (momen o do egis o; a qui amen o; nou o momen o) Quando i e em undos e ecu sos pa a al. Es ão num p ocesso de o na udo digi al, pa a que udo si a pa a a His ó ia, sendo que a é a co espondência diá ia p e endem digi aliza . Especialmen e com a si uação de ele abalho, de modo a que a écnica supe io possa execu a as suas unções e da en ada aos documen os ecebidos. De momen o êm 1800 es a u os de cole i idades digi alizadas, 10 p ocessos das iliadas a a és da To e do Tombo. Vá ios documen os ecen es que são nados-digi ais (a as, documen os de p oje os, en e ou os). Classi icação Sim ou não Sim Dispõe de Plano de Classi icação an e io es à Tabela de Seleção Sim Quem classi ica (se iços de expedien e ge al; se iços de a endimen o; sec e a iados das unidades o gânicas; esponsá el pelo p ocesso; p odu o do documen o; no a qui o ge al, após Técnica supe io Helena Isabel Galhoz 137 ence amen o do p ocesso) Quando se classi ica (en ada de documen o; momen o de p odução, em documen os in e nos e saídas; saída; a qui amen o) No momen o de en ada O que se classi ica (documen o; p ocesso documen al; apenas documen os são classi icados; apenas alguns p ocessos documen ais são classi icados; nenhum documen o é classi icado) Tudo o que dá en ada na CPCCRD Como se classi ica (classi ica sem coloca em pas a; não classi ica mas coloca em pas a; classi ica eco endo a plano de classi icação e coloca em sis ema de in o mação o ien ado ao negócio, seleciona um código do plano de A olha de Excel con ém o iden i icado . Os códigos o am de e minados pelo S . A u Ma ins. 138 classi icação disponibilizado pelo SGD; a ibui núme o de p ocesso documen al; o mulá io/ eque imen o p é-classi icado; associação do documen o a ou o já classi icado; documen os he dam a classi icação do p ocesso a que pe encem; se iço de expedien e a ibui os p imei os ní eis de classi icação e o se iço p odu o os úl imos; classi ica com ecu so a uma abela de equi alência) Fe amen as pa a a classi icação além do PC (colegas; consul a uma seleção das classes mais u ilizados pelo se iço; consul a um índice, pesquisa de pala as- cha es no SGD; Es á udo especi icado no PC e se o necessá io ac escen a ins âncias, comunicam ao S . A u Ma ins. 139 seleciona di e amen e o código na lis a de classes) Ca ac e ís icas do PC(s) u ilizados (o gânico, o gânico- emá ico; emá ico; á eas de in e enção; uncional; con o me à MEF; con o me à LC) Funcional, emá ico, o gânico A aliação E e ua eliminação Não Disposi i o em que se enquad a as eliminações ( ela ó io de a aliação de documen ação acumulada; ins ução in e na; legislação ge al; legislação especí ica; ou a) Não P oduz au os de eliminação ou semelhan e Não Pe iocidade da eliminação (anual; 5 em 5 anos; 10 em 10 anos; à al a de capacidade de a mazenamen o; na Nenhuma