Da transferência de suporte ao sistema de informação organizacional: um posicionamento urgente e estratégico

(R)evolução da informação pública Preservar, certificar e acessibilizar DGARQ | 7-8 de novembro de 2011 SUBSTITUIÇÃO DO PAPEL PELO DIGITAL? CONSTRANGIMENTOS E OPORTUNIDADES EM CONFRONTO Maria Manuela Pinto | [email protected] DA TRANSFERÊNCIA DE SUPORTE AO SISTEMA DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL Um posicionamento urgente e estratégico Desafios / oportunidades CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL Missão Visão Estratégia Objectivos Metas MODERNIZAÇÃO TIC PROCESSOS PESSOAS ENFOQUE NO CLIENTE QUALIDADE SERVIÇO Desafios / oportunidades O património europeu on-line (Arquivos, Bibliotecas, Museus...) Portal dos Arquivos Europeus SAMA Desafios / oportunidades A palavra de ordem é “MUDANÇA”, sobretudo quando nos referimos ao sector da Administração Pública: no sentido da plena integração na Era da Informação da aplicação das TIC de uma maior competitividade, eficiência e eficácia da Qualidade dos serviços prestados pelas organizações públicas ao seu cliente o CIDADÃO Como? Com que riscos? a Informatização a Desmaterialização + Rapidez + Controlo + Produtividade + Eficiência + Eficácia - Custos X Para as Organizações e Instituições... Questão Questão Digitalizar Desmaterializar … o quê? Como? PRESERVAR Longo prazo Acesso continuado CERTIFICAR ACESSIBILIZAR Simples mudança de “modus operandi”? ? O que está em causa? Ponto de partida (1) Homem Ideias / emoções Codificação Suporte material Documento Descodificação Interpretação Acesso / uso ... continuado Informação Interacção Social / Comunicação ? Ponto de partida (2) PLANO EPISTEMOLÓGICO Independente de qualquer suporte ou técnica/tecnologia de registo INFORMAÇÃO PLANO FÍSICO Dependente do suporte / meio e da técnica / tecnologia de registo DOCUMENTO / ARTEFACTO OBJECTO DIGITAL / MEIO DIGITAL IDENTIFICAR e QUESTIONAR o IMPACTO DA ERA DA INFORMAÇÃO ... REPENSAR a GESTÃO DA INFORMAÇÃO e a ... PRESERVAÇÃO ... PLANO OPERACIONALIZAÇÃO Avaliação Disseminação Fluxo Preservação  Destaca a INFORMAÇÃO como ativo incontornável para as organizações em todas as fases do seu ciclo de vida Produção /Captura / Aquisição Uso e Interpretação Novos desafios (4) Processamento Armazenamento sendo cada vez mais indissociável da aplicação das TIC Apontando para uma visão da GESTÃO DA INFORMAÇÃO enquanto GESTÃO DO CONHECIMENTO MATERIALIZADO e segmento da Ciência da Informação Associando CONHECIMENTO TEÓRICO e NECESSIDADES PRÁTICAS cada vez mais complexas Um novo posicionamento (1) Organização da Informação Comportamento Informacional Gestão da Informação ERA DA INFORMAÇÂO CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO Uma mudança de paradigma baseado numa PERSPECTIVA INFORMACIONAL E CIENTIFICA que sustenta uma nova perspectivação da Preservação PRESERVAÇÃO assumida como Variável da Um novo posicionamento (2) Campo de estudos Um novo posicionamento (3) Modelos empíricos Período Protecção do “artefacto escrito” Da antiguidade ao séc. XVIII Conservação do “artefacto cultural escrito” Séc. XVIII – anos 70 séc. XX P&C do “artefacto cultural escrito” Anos 70 séc. XX - início séc. XXI Preservação Sistémica Em construção na actualidade Modelos empíricos de ver, pensar e agir em torno da PROTECÇÃO DOS DOCUMENTOS Um PERCURSO que nos fez avançar, em termos de PRESERVAÇÃO, para a assunção da COMPLEXA REALIDADE indissociável da INFORMAÇÃO e do “MEIO” DIGITAL em que é produzida, transmitida, armazenada e usada e no/com o qual terá que ser preservada Mudança de paradigma e de conceitos P&C do “artefacto cultural escrito” Preservação sistémica CONCEITOS CHAVE Paradigma Técnico e Custodial Paradigma Cientifico-informacional Arquivística/Arquivologia Ciência da Informação Biblioteconomia Ciências Documentais Arquivo Sistema de Informação Colecção Fundo Documento de arquivo Informação Documento de biblioteca Artefacto Mentefacto Suporte “Meio”/infra-estrutura material e/ou tecnológica [onde se encontra e/ou através do qual acedemos à informação] Conceitos chave (perspectiva CI) INFORMAÇÃO (fenómeno e processo) um fenómeno humano e social que compreende tanto: o dar forma a ideias e a emoções (informar) como a troca, a efectiva interacção dessas ideias e emoções entre seres humanos (comunicar). objecto da Ciência da Informação: conjunto estruturado de representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas com/pela interacção social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multi-direccionada. MENTEFACTO produto da consciência, da mente, da razão e da inteligência humanas. usa-se em Ciência da Informação como sinónimo de INFORMAÇÃO e contraponto a artefacto Objeto digital Quando falamos de “objeto digital” estamos efetivamente a reportar-nos a: Qualquer informação que possa ser gerada em, ou convertida para uma sequência de dígitos binários, armazenada e recuperada sob controlo de um computador e que é tratada como uma unidade do ponto de vista da informação, contendo os elementos essenciais à sua preservação e acesso continuado. Conceitos chave (perspectiva CI) Conceitos chave (perspectiva CI) Conceitos integrados na Teoria Sistémica pelo conceito operatório de: SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito (o que cada pessoa possui em sua memória é informação do sistema), não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/receptora) prolongada pela acção na linha do tempo. que não se pode confundir com: SISTEMA TECNOLÓGICO DE INFORMAÇÃO (STI) é assumido como a plataforma tecnológica - ambiente ou meio físico e lógico - que sustenta a produção, processamento, circulação, armazenamento, transmissão e acesso à informação que constitui o S.I. propriamente dito. (Silva, 2006) DISTINTOS MAS INDISSOCIÁVEIS Do bi-dimensional ao pluridimensional  Com base na ideia da pluridimensionalidade teremos que considerar as várias dimensões (integrantes do “objecto digital”) Se numa perspectiva CI nos estejamos, inequivocamente, a reportar a unidades de informação, poderemos assumir que de alguma forma teremos que considerar a pluridimensionalidade da informação digital e que deverá ser compreendida e gerida tendo em conta as suas diversas dimensões/níveis e respectivos atributos Do bi-dimensional ao pluridimensional Preservação como variável da Gestão da informação Requerendo a Gestão da Informação e a própria Preservação nesta Era da Informação: diferentes abordagens: quer técnicas quer organizacionais sendo as estratégias influenciadas por: natureza da entidade produtora tipo de sistema de informação modelo de gestão do SI e relação com os serviços produtores infraestruturas técnicas legislação tipos e níveis de serviços prestados ... Contudo … assistimos à progressiva emergência do termo PRESERVAÇÃO DIGITAL Definido na CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÓNIO DIGITAL da UNESCO (2003) como: os processos a que se recorre com o objetivo de conservar informação e qualquer outro tipo de património existente em formato digital Será a Preservação Digital diferente? Implica um caminho paralelo? Novos atores? Novos papéis? Preservação digital? Preservação Digital (estudo): A amostra (1) Conscientes da estreita relação existente entre: a emergência da Era da Informação (e os desafios por ela colocados) e a afirmação da Ciência da Informação e do novo paradigma pós-custodial cientifico-informacional Procurámos percepcionar os movimentos que se desenvolviam no âmbito da Preservação Digital Levantamento: iniciativas planos programas e projectos Entre 1995 e 2007 = 665 casos analisados Preservação Digital (estudo) : A amostra (2) Fontes de informação: a UNESCO o Information Society Technologies Programme (IST) da UE a European Comission on Preservation and Access (ECPA) o Portal PADI (Preserving Access to Digital Information) o DPC/PADI What's new in digital preservation o Joint Information Systems Committee (JISC) o Consortium of University Research Libraries (CURL) o Online Computer Library Center (OCLC) o Research Libraries Group (RLG) a Digital Library Federation (DLF) ... Preservação Digital (estudo) : Alguns resultados (1) Totais por tipo de entidade promotora (%) 0,1 0,1 0,3 0,3 0,9 0,9 1,3 6,1 7,2 8,0 8,8 10,4 14,6 40,8 0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0 35,0 40,0 45,0 Outras organizações Entidades produtoras "Records management" Indústria Governo/Administração Estado Bibliotecas e Arquivos Serviços especializados Organizações sem fins lucrat. Instituições Ens.Sup./Investig. Entidades normalização Arquivos Bibliotecas Entidades da UE Consórcios/Comissões 1 1 1 1 2 2 2 4 5 7 8 16 21 28 0 5 10 15 20 25 30 Museu/Sítios arqueológicos Repositório de e-learning Repositório de preservação Sítio web de referência Sítio web/plataforma de acesso Biblioteca Sítio web especializado Arquivo Repositório cultural Repositório institucional Biblioteca digital Arquivo digital Vários Repositório digital Totais por tipo de repositório (%) 0,1 0,1 0,1 0,2 0,3 0,4 0,6 1,5 2,7 2,8 3,3 4,5 5,5 9,2 10,6 11,1 12,1 12,3 22,6 0 5 10 15 20 25 Correio electrónico Informação geográfica Materiais em Braille Hardware e software Materiais fotográficos Arte Materiais sonoros Materiais publicados em linha Suportes digitais Materiais audiovisuais e sonoros Imagens digitais Materiais de Museus Sítios / conteúdos web Inf. govern. /e-govern / rec. manag. Materiais de Arquivos Recursos / objectos digitais Materiais de Bibliotecas Herança Cultural / Materiais cult. Informação científica e ensino Totais por âmbito a preservar (%) Totais por enfoque (resultado superior a 1%) (1995-2007) 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 4 5 5 7 9 11 16 17 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Formatos Formação Depósito Interoperabilidade Políticas de preservação Análise/diagnóstico Promoção da preservação Coordenação/gestão da Preservação Publicações Digitalização Normalização Repositório digital (criação) Investigação (digital/preservação) Arquivo digital (criação) Estratégias de preservação Repositório instit. (criação/aval./direct.) Meta-informação / taxonomias / tags Software e outras ferramentas Redes e serviços digitais Armazenamento e gestão Acessibilidade Âmbitos a preservar com enfoque na Digitalização (%) Digitalização como processo Tem impacto ao nível da: - operacionalização - competências dos atores envolvidos - espaço, equipamento, hardware, software - rotinas, fluxos de trabalho, processos organizacionais - plataforma tecnológica - sistema de informação organizacional (SIO) Atinge: - as próprias estruturas organizacionais - as relações interorganizacionais - podendo potenciar o desenvolvimento de “inovadores modelos de negócio” Corporiza um DESAFIO: - GESTÃO DA INFORMAÇÃO - preservação da informação em meio digital - numa perspetiva integrada, sistémica, sistemática e ativa Digitalização como processo Centra-se no processo transferência analógico-digital Afirmando-se crescentemente: como uma atividade central em organizações e instituições ser indissociável da automatização / informatização de processos organizacionais e consequente investimento efetuado e/ou a efetuar em TIC a sua inserção no contexto alargado da gestão da informação no contexto organizacional o enfoque a qualidade da digitalização (boa digitalização) Digitalização Digitalização como processo Uma qualidade indissociável da necessidade de garantir: autenticidade fidedignidade integridade inteligibilidade reutilização continuada e desenvolvimento de novos serviços partindo das unidades de informação digital resultantes do processo de digitalização Digitalização Digitalização como processo Parte integrante de um processo organizacional Constituir um projeto específico: Envolve: uma equipa Exige a gestão de: âmbito tempo custos riscos qualidade Requer recursos: financeiros humanos com competências e formação específica logísticos e infraestruturais complexos Qualidade Tempo Pessoas Custo Digitalização A - Agir B - Planear C - Executar D - Monitorizar Preparar Criar Armazenar Descrever Aceder Apresentar Gerir Interoperar Preservar Dois ciclos a considerar: DEMING e EPSINET (European Public Sector Information Network–eContent) Adapt. de The DEN Foundation - ICT Knowledge Center for Cultural Heritage (The Netherlands) Ciclo PDCA (Deming) DIGITALIZAÇÃO - Processos e ciclo de produção (representação habitual) Seleção e Preparação Manuseamento dos originais Digitalização Armazenamento e Preservação Criação meta-informação Disponibilização Reutilização CAPTURA DESCRIÇÃO / INDEXAÇÃO ACESSO Digitalização Será suficiente? … NZ - DIGITISATION STANDARD (rev. 2010) Ficamos por aqui? … Teremos que, efetivamente, avançar para uma Gestão de Informação plena ou integral consubstanciada no modelo sistémico e interativo SI-AP Sistema de Informação - Ativa e Permanente Agentes/Actores SI-AP Informação Organização/Negócio Criada por Usada por Gestão de Informação Produzem Está registado no Gere e garante o uso do Modelo SI-AP Via digitalização Avaliação 4 Planeamento da gestão de informação 1 Criação, Captura e Recolha 2 Organização 3 Uso e disseminação 6 Manutenção e conservação 7 Armazenamento 5 PRESERVAÇÃO GESTÃO P R O D U T O R C O N S U M I D O R CICLO DE GESTÃO Modelo SI-AP Captura Digitalização Captura email Introdução dados ou Captura Outras fontes informação Revisão Edição Versão Produção Versão Final final /Fim tramitação Disponibilização Avaliação Eliminação Rede / Intranet Cd Rom, … Internet Escrita Mod. OAIS (SIP, AIP, DIP) DC, EAD, EAC, MODS METS, PREMIS ... JHOVE, DROID ... TRAC, DRAMBORA … Impressa Armazenamento SIAP ISO 15489, ISO 23081, MOREQ2010, ISO/IEC 27001, ISO 16175(1/2/3), ISO/TR 18492:2005 … NISO Z39.87, MIX, ISO 19005-1:2005, ISO/TR 13028:2010; ISO/TR 15801:2004; METS, ... Um único ciclo de Gestão da Informação que integra a Preservação Gestão de documentos Gestão de conteúdos Modelo SI-AP