Um repositório digital para a U.Porto: relatório preliminar

© U.Porto 1 Biblioteca Virtual Um Repositório Digital para a U.Porto Relatório preliminar Carla Coelho © U.Porto 2 Biblioteca Virtual Nota Introdutória Um Repositório Institucional, que ao longo deste trabalho designaremos como Repositório Digital, tem a função de interagir como um membro catalisador funcional, num contexto em constante mudança no sistema de ensino superior, nomeadamente através do desenvolvimento, criação e interacção com as tecnologias de informação e comunicação. Confrontados com este novo paradigma emergente, a constituição e o desenvolvimento de um Repositório Digital na Universidade do Porto tem objectivos claramente definidos, quer ao nível estratégico quer ao nível operacional. Todos eles visam o contributo, sobretudo, baseados no Open Acess Iniciative1, para promover uma estratégia global de divulgação da produção e investigação científica da U. Porto, quer a nível nacional, quer a nível internacional. Para que esta estratégia se verifique é necessário estabelecer medidas e políticas para que as unidades orgânicas da U. Porto, através dos centros de investigação, das bibliotecas, dos museus, dos arquivos, atendam e contribuam para esta nova realidade. As plataformas de um Repositório Digital são excelentes condutores e distribuidores de qualquer tipo de informação e contribuem positivamente para o desenvolvimento da Sociedade da Informação2 e da Sociedade do Conhecimento e de actividades de I&D e, consequentemente, para a sua globalização. 1Declaration of the Budapest Open Access Initiative, da ECHO Charter e da Bethesda Statement on Open Access Publishing, promove a Internet como um instrumento de difusão do conhecimento e da investigação científica. 2A decisão nº 456/2004/CE, de Março de 2005 do Parlamento Europeu e do Conselho Europeu estabelece um programa comunitário plurianual destinado a tornar os conteúdos digitais na Europa mais acessíveis, exploráveis e utilizáveis. © U.Porto 3 Biblioteca Virtual Missão “Reunir, diferenciar, preservar e divulgar a produção científica da U.Porto”. 1. Repositório Digital3 Um Repositório Digital define-se por ser constituído por documentos primários digitalizados ou electrónicos, quer sob a forma material (disquetes, CR-ROM, DVD), quer em linha através da Internet4, permitindo o acesso à distância. Este conceito inclui também a ideia de organização composta por serviços e recursos cujo objectivo é seleccionar, organizar e distribuir a informação, conservando a integridade dos documentos electrónicos. O Repositório Digital permite o acesso remoto através de um computador com ligação em rede e, ao mesmo tempo, a sua utilização simultânea por diversos utilizadores, que podem encontrar em suporte digital os produtos e serviços característicos aproximados com uma biblioteca física. Através dela é também possível utilizar de forma integrada diferentes suportes de registo de informação (texto, som, imagem). Um Repositório deste tipo visa a integração do conceito de Open Access (Acesso Livre), que significa a disponibilização livre na Internet de literatura de carácter académico ou científico, permitindo a qualquer utilizador ler, descarregar (download), copiar, distribuir, imprimir, pesquisar ou referenciar (link) o texto integral dos documentos. 3Para melhor compreensão e exploração do Conceito de Repositório Digital consulte o documento: “The Case for Institucional Repositories: A SPARC Position Paper”, disponível em: http://www.arl.org/sparc/IR/ir.html 4A Internet é o meio por excelência de transmissão da informação neste contexto, e comporta diferentes aspectos únicos, como sendo a capacidade de memória, a de transporte e a ubiquidade da informação. © U.Porto 4 Biblioteca Virtual Para que se verifique a constituição e o desenvolvimento de um instrumento deste nível na U.Porto é necessário que esta estabeleça políticas formais de depósito e que visem a internacionalização de todo o seu conhecimento científico. Segundo Eloy Rodrigues (2004), o que parece fundamental é a adopção formal, por parte das instituições (universidades, departamentos, centros de investigação, organismos financiadores) de políticas que premeiem ou tornem mesmo obrigatório o depósito da produção científica nos repositórios institucionais ou outros sistemas de livre acesso. A comunicação científica por meios digitais pode realizar-se através de canais formais e informais. Estes últimos possibilitam uma troca rápida de informação e um feedback imediato no desenvolvimento das pesquisas. Algumas das suas vantagens são: - um único exemplar pode ser consultado simultaneamente por vários utilizadores; - a participação é igualitária, reduz a estratificação e outras diferenças sociais; - reduz as distâncias geográficas; - possibilita a realização de trabalhos de cooperação. 1.1. Benefícios do Repositório Digital Os benefícios de depositar o resultado da produção e investigação científica num Repositório Digital são inúmeros, contudo enunciaremos de seguida os mais relevantes: ● Acessibilidade – Eliminar obstáculos, num todo ou numa grande parte, ao conhecimento, quer de natureza física, social, económica, de modo a tornar o acesso ao conhecimento mais igualitário reduzindo as diferenças sociais. A © U.Porto 5 Biblioteca Virtual expansão e evolução da actividade I&D expandiu também o conhecimento e, consequentemente, a produção e a investigação científica. Urge desta forma a profissionalização dos editores (com fins lucrativos). O mercado da publicação científica engloba: os autores (investigadores, docentes, entre outros), os editores, as unidades documentais (Bibliotecas físicas ou digitais, Centros de Documentação, entre outros), os consumidores (alunos, docentes, investigadores, entre outros) e as entidades financiadoras e promotoras do I&D. Na maioria das vezes os interesses dos autores são divergentes da dos editores. Este tipo de mercado dispersa e reduz o acesso à produção científica, com o surgimento e desenvolvimento das plataformas digitais, que permitem a eliminação quase na sua totalidade deste tipo de barreiras, e incorporam ainda a literatura científica cinzenta5, muitas vezes produzida à margem dos circuitos comerciais. ● Facilidade - O sistema de comunicação e distribuição do conhecimento científico6 da U.Porto, quer a nível interno quer a nível externo, pretende controlar e gerir a produção científica através de uma única plataforma. No momento actual, a produção intelectual de uma determinada comunidade universitária encontra-se dispersa por milhares de revistas e conferências. Para o sucesso de uma estratégia de comunicação é imprescindível alterar aspectos sociais e culturais e proporcionar um maior envolvimento por parte da comunidade científica, embora para esta ser eficaz torna-se necessário e inevitável a criação de uma política de esforços para sensibilizar e tornar obrigatório o depósito da produção e investigação científica da U.Porto. 5 Os principais produtores de literatura científica cinzenta são os organismos de I&D, estabelecimentos de Ensino Superior, Centros de Investigação, entre outros. 6A evolução da comunicação científica pode ser consultada em alguns sites; Free Online Scholarship (FOS) Newsletter em: http://www.earlham.edu/~peters/fos/index.htm; Scholary Electronic Publishing Bibligraphy em: http://epress.lib.uh.edu/sepb/sepb.html; American Scientists fórum on freeing the refered scientific literature em: http://amsci-forum.amsci.org/archives/; e, Nature’s Fórum on futures e-access to primary literature em: http://www.nature.com/nature/debates/e-access/index.html. © U.Porto 6 Biblioteca Virtual ● Visibilidade – Contribuir para a valorização da produção científica da marca U.Porto, abrindo a oportunidade de esta ser conhecida e reconhecida pela comunidade, facilitando a análise de dados estatísticos através dos indicadores bibliográficos, bibliométricos e cienciométricos. E a partir do Repositório os investigadores poderão obter ou gerar relatórios de actividade, estatísticas de acesso aos seus documentos (número de acessos, consultas e downloads), criação de listas de publicações, individuais ou da unidade, para efeitos de avaliação ou administrativas (relatórios científicos, relatórios para a FCT7, etc.), para disponibilização em páginas ou sites institucionais ou pessoais, entre outras (RODRIGUES, Eloy, 2004). Visando o livre acesso ao conhecimento e permitindo que, através de uma única plataforma, o utilizador aceda a toda a produção científica de uma comunidade académica, contribuindo positiva e activamente para a criação de impacto e projecção desta. Se é verdade que a publicação dessas produções científicas (em particular as publicações periódicas com maior factor de impacto) se reflecte positivamente no prestígio da Universidade e na sua capacidade para atrair recursos financeiros, a constituição de um Repositório Digital, ao concentrar a produção dos investigadores dessa universidade, torna-a mais visível e facilita a demonstração do seu valor científico, cultural, social e económico (RODRIGUES, Eloy, 2004). As unidades orgânicas podem analisar as citações aos artigos que estão incluídos num Repositório Digital e medir o seu impacto. ● Preservação e valorização – É de interesse cultural a protecção e valorização do património, como reconhece o nº 1 do artigo 2º da Lei nº 107/2001 de 8 de Setembro, que “estabelece as bases da política e do regime de protecção e valorização do património cultural”, nomeadamente a produção e investigação científica, através da sua gestão e criação de medidas adaptadas às suas necessidades com vista à sua protecção, valorização, divulgação e fruição. 7Fundação para Ciência e Tecnologia do Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. © U.Porto 7 Biblioteca Virtual 2. Objectivos Os objectivos do Repositório Digital foram estabelecidos segundo os elementos mais relevantes do plano estratégico da U.Porto. 2.1. Objectivos estratégicos - Preservar, armazenar, divulgar e permitir o acesso à produção científica da U.Porto. - Contribuir para aumentar a notoriedade, o reconhecimento e o impacto da produção científica da U.Porto e de todos que nela laboram. - Constituir e preservar o arquivo Histórico Intelectual da produção científica e de investigação. - Eliminar as barreiras físicas e de distância ao conhecimento científico. - Implementar e controlar o novo sistema de divulgação da produção e investigação científica. - Contribuir para a inovação e reformulação do sistema de divulgação científica; - Incrementar o processo de citações aos trabalhos publicados no Repositório Digital, através da sua comunicação formal e informal. - Sensibilizar a comunidade científica para o contributo no desenvolvimento da difusão do seu conhecimento. - Participar no Open Access Iniciative8. 2.2. Objectivos operacionais - Coordenar e colaborar com as unidades orgânicas da U.Porto. 8O número de assinaturas adicionadas a esta iniciativa, neste momento, é 4380, do qual 4033 são a título individual e 347 são de organizações. Consultar em: http://www.soros.org/openaccess/view.cfm. © U.Porto 8 Biblioteca Virtual - Seleccionar, administrar e configurar os softwares incorporados na plataforma do Repositório Digital. - Criar e implementar políticas de acesso e de auto-arquivo no Repositório Digital. - Contribuir para incorporar numa única plataforma todo o conhecimento científico da U.Porto. - Difundir rápida e automaticamente a produção e investigação científica e, ainda, a disponibilização de outro tipo de material multimédia. - Evitar a duplicação de esforços. - Desenvolver sinergias entre os investigadores. - Recolha e análise de dados estatísticos do Repositório Digital. 3. Estrutura do Repositório Digital O funcionamento em rede do Repositório Digital é da responsabilidade dos administradores da plataforma, nomeadamente a garantia e responsabilidade da criação de mecanismos de segurança para salvaguardar a preservação9, protecção e confidencialidade dos documentos de forma a garantir a sua integridade. É da responsabilidade da administração do Repositório Digital a criação de uma infra-estrutura de disponibilização e segurança dos documentos digitais, que obriga a existência dos seguintes equipamentos: - servidor de masters (matrizes de documentos digitais); - servidor web; - SGBD (Sistema de Gestão de Base de Dados)10; 9A preservação é um conjunto de medidas de gestão tendentes a neutralizar potenciais factores de degradação de documentos (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGA ARQUIVISTA, 1993). 10Um sistema gestão de base de dados (SGBD) é o conjunto de programas de computador (software) responsáveis pela gestão de uma base de dados. O seu principal objectivo é retirar da aplicação utilizadora a responsabilidade de gestão do acesso, manipulação e organização dos dados. O SGBD disponibiliza um interface para que os seus utilizadores possam incluir, alterar ou consultar dados. © U.Porto 9 Biblioteca Virtual - ligação à Internet; - firewall11 para controlo de acessos; - largura de banda do acesso à Internet, de forma a garantir o desempenho do sistema; - backup12 do sistema, dos masters e dos documentos digitais (já comprimidos); - cópias de segurança do Backup do sistema. 3.1. Plataforma DSpace A escolha da plataforma envolveu um estudo prévio de análise e comparação de funcionalidades, requisitos, preços, experiências e referência de outras unidades de documentação entre as diferentes plataformas: Digitool, DSpace e E-Prints. Com base neste estudo, a Biblioteca Virtual da U.Porto optou pela plataforma DSpace. Os pontos fundamentais para esta decisão foram: ser um software em open source13, experiências demonstradas de longo prazo de outras unidades documentais, nomeadamente, a Universidade do Minho (a implementação abriu ao público desde 20 de Novembro de 2003), a nível nacional e muitas outras a nível internacional14, e por último a FCCN15, através 11Firewall - É o nome dado ao dispositivo de rede que tem por função regular o tráfego de rede, entre redes distintas e impedir a transmissão de dados nocivos ou não autorizados de uma rede a outra. Existe na forma de software e hardware, ou na combinação de ambos. A instalação depende do tamanho da rede, da complexidade das regras que autorizam o fluxo de entrada e saída de informações e do grau de segurança desejado. 12Backup - Refere-se à cópia de dados de um dispositivo para o outro com o objectivo de posteriormente os recuperá-los, caso exista algum problema. 13Open Source - É um tipo de software cujo código fonte é público. O software de código aberto respeita as quatro liberdades definidas pela Free Software Foundation, porém não estabelece certas restrições como as contidas na GPL (General Public License). O código de fonte dos programas disponibilizado livremente pode ser manipulado por quem o utilize e reajustável à medida das suas necessidades. O “Open Source” promove a fiabilidade, a qualidade e a evolução tecnológica, através da reverificação feita por programadores independentes. - BSD open source license – Berkeley Standard Distribution License, consultar em: http://www.opensource.org/licenses/bsd-license.php 14Para obter mais informações consultar: http://wiki.dspace.org/DspaceInstances © U.Porto 16 Biblioteca Virtual esquematicamente na fig. 2 através do 2º processo de depósito. Contudo, da 1ª à 7ª fase é da responsabilidade dos depositantes. A 8ª fase, esquematicamente representado na fig. 2 através do 1º e 2º processo de depósito, validação final do documento e dos respectivos metadados, é da responsabilidade dos administradores da plataforma, ou seja, do serviço da Biblioteca Virtual. O processo de validação dos metadados associados a cada item consiste num passo essencial para a conclusão e disponibilização do(s) documento(s) electrónico(s). É da responsabilidade dos administradores da plataforma garantir e estabelecer medidas para o controlo de qualidade destes, embora seja da responsabilidade de cada unidade orgânica a existência ou não de coordenador(es) e/ou revisor(es), representados na fig. através do 2º processo de depósito, para verificação e aprovação dos passos intermédios da sua revisão e aprovação. 3.4. Processo de implementação do Repositório Digital O planeamento de implementação do Repositório Digital da U.Porto vai incorporar as seguintes etapas funcionais: 1ª – Instalação, configuração, personalização gráfica do DSpace e a sua respectiva tradução para a língua portuguesa. 2ª – Carregamentos de conteúdos no sistema, já existentes em formato digital. Serão contactadas algumas unidades orgânicas ou autores para facultarem e disponibilizarem os seus documentos na plataforma. 3ª – Constituição de uma comunidade piloto cujo objectivo principal será testar, experimentar e verificar a performance da plataforma e possivelmente corrigir alguns bugs. © U.Porto 17 Biblioteca Virtual 4ª – Abertura ao público e início de utilização da plataforma. É nesta fase necessário sensibilizar a comunidade académica da U.Porto a integrar no Repositório Digital a sua produção e investigação científica. “Os autores, quer como produtores quer como consumidores de informação, são os primeiros interessados nos repositórios institucionais e quem poderá retirar benefícios mais imediatos” (RODRIGUES, Eloy, 2004). Graf. 1 - fonte: Steve Lawrence (2001)24 Num estudo efectuado por Steve Lawrence (2001) sobre um número total de 119.924 artigos, concluiu que o número médio de citações para os artigos offline é de 2,74, ao passo que a média de citações para os artigos online é de 7,03 (verifica-se um aumento de 336%). Concluímos que é do interesse dos autores, 24Analysis of 119,924 conference articles in computer science and related disciplines. The actual percentage of articles available online is greater, owing to limitations in the extraction of article information from online documents and limitations in locating articles on the web. Only points with greater than 100 articles are computed. Consultar em: http://www.nature.com/nature/debates/e-access/Articles/lawrence.html. © U.Porto 18 Biblioteca Virtual dos investigadores e das unidades orgânicas a divulgação da sua produção científica através de um Repositório Digital. A informação on-line gera novos círculos de impacto, pois é um processo de divulgação mais rápido, actual, automático e acelerado. O estudo de Stevan Harnad e Tim Brody (2004)25 comprovam o impacto e, consequentemente, o aumento de citações da produção e investigação científica que se encontra disponível on-line. 4. Política de Acesso As comunidades possíveis na plataforma do Repositório Digital são as seguintes: 1. Público geral - não necessita de autenticação de acesso aos documentos. 2. Comunidades - todas as unidades orgânicas da U.Porto; a responsabilidade da autenticação de acesso é do administrador da plataforma. A criação de uma comunidade pressupõe a criação de pelo menos uma colecção (consultar o ponto 5.), no caso de necessitar criar uma colecção diferente destas terá de consultar os administradores da plataforma. 3. Sub-comunidades – a definir pelas unidades orgânicas da U.Porto, podem ser por exemplo: os departamentos, os grupos de investigação. A responsabilidade da validação é do administrador da comunidade (a definir pela unidade orgânica). 25“Comparing the impact of Open Access (AO) vs. Non-OA articles in the same journals”. Consultar em: http://www.dlib.org/dlib/june04/harnad/06harnad.html © U.Porto 19 Biblioteca Virtual 4.1. Condições de acesso As condições de acesso aos documentos digitais são estabelecidas pelos depositantes na plataforma que, no momento do circuito de depósito, determinarão que tipo de utilizadores ou comunidades acedem aos seus documentos. Representaremos esquematicamente por vários perfis uma possível estrutura de utilizadores da plataforma do Repositório Digital: Perfil 0 - Público Geral Consideramos neste perfil o acesso aos documentos disponíveis para toda a população que aceda ao repositório. Os utilizadores não necessitam de autenticação para aceder a esses documentos. Perfil 1 - U.Porto Consideramos neste perfil toda a população da U.Porto, criando restrições de acesso aos documentos para os utilizadores com Perfil 0. Os utilizadores com este perfil necessitam de estar autenticados. Perfil 2 - Unidades Orgânicas Consideramos neste perfil toda as unidades orgânicas da U.Porto, compostas pelas faculdades, institutos, escolas e outros, criando restrições de acesso aos documentos para os utilizadores com Perfil 0 e 1. Os utilizadores com este perfil necessitam de estar autenticados. Perfil 3 - Grupos (Departamentos, etc.) Consideramos neste perfil todos os grupos definidos pelas unidades orgânicas da U.Porto, criando restrições de acesso aos documentos para os utilizadores com Perfil 0, 1 e 2. Os utilizadores com este perfil necessitam de estar autenticados. © U.Porto 20 Biblioteca Virtual A gestão de perfis permite ao utilizador de cada um dos níveis superiores assumir as permissões que detêm os utilizadores do nível inferior. 5. Política de tipo de documentos O Repositório Digital vai incorporar essencialmente colecções de documentos provenientes da produção e investigação científica da U.Porto, em formato digital, nomeadamente: - as dissertações de doutoramento; - as dissertações de mestrado; - os artigos de revistas científicas (preprints e postprints); - relatórios técnicos, de projectos e de investigação e as comunicações aceites para a apresentação em congressos e conferências. Formulário de uma Colecção Nome da Colecção Sigla da colecção26 Dissertações de Doutoramento Dissertações de Mestrado Artigos de revistas cientificas Relatórios Técnicos No momento de depósito de documentos as comunidades (consultar ponto 4.), deverão seleccionar a colecção consoante a tipologia de documentos. No caso de pretenderem uma colecção não contemplada no Repositório Digital devem solicitar a sua criação dos administradores da plataforma. As colecções devem estar organizadas por assunto, por tipo de documento ou de conteúdo. O crescimento contínuo do Repositório Digital e, consequentemente, a sua diversidade de áreas temáticas depende de todas as unidades orgânicas da 26A designar posteriormente © U.Porto 21 Biblioteca Virtual U.Porto, através do depósito constante e regular da sua produção e investigação científica. 5.1. Restrições ao nível do conteúdo do documento As condições de acesso aos conteúdos dos documentos digitais são geridas pelos seus depositantes na plataforma, contudo o nível de segurança e as restrições27 relativas ao conteúdo dos documentos deve ser previamente estabelecidas pelos seus autores, nomeadamente a pesquisa, leitura, descarregamento (download), impressão e cópia. 5.2. Requisitos do tipo de documentos No Repositório Digital podem ser depositados todos os documentos que estejam contemplados no ponto 5, desde que reúnam as seguintes condições: - ser produzido por um membro da U.Porto, como autor, co-autor, editor, coordenador, colaborador, entre outros; - não ser efémero; - estar concluído e pronto para publicação; - estar em formato electrónico; - o autor conceder à U.Porto o direito não-exclusivo com a finalidade de preservar e ceder acesso à sua obra através do Repositório Digital. 5.3. Política de depósito de documentos As condições de depósito no Repositório Digital geram duas situações: as assinaturas digitais e o direito não-exclusivo. O objectivo dos pontos seguintes foi expor o panorama legislativo referente à política de depósito de documentos, 27Estas restrições devem ser elaboradas em coerência com a legislação aplicada a este tipo de documentação (são reguladas pelo do Código de Autor e dos Direitos Conexos). © U.Porto 22 Biblioteca Virtual pelo que todas as soluções que são propostas têm uma remissão para a legislação que sustenta a referida solução. 5.3.1. Certificação do documento pelo titular As novas tecnologias da informação têm tido impacto na necessidade de intervenção notarial – ou melhor, na dispensa da intervenção notarial tradicional – para a atribuição de valor probatório aos documentos electrónicos28 e à assinatura digital que é, como adiante veremos, uma das formas de assinatura electrónica (LOPES, J. de Seabra, 2005). A criação de Assinaturas Digitais29 consiste num processo de assinatura electrónica avançada30, a sua modalidade baseada num sistema criptográfico31 composto de um algoritmo ou série de algoritmos, mediante o qual é gerado um par de chaves assimétricas32 exclusivas e interdependentes, uma das quais 28Documento electrónico – É, na definição legal, um documento elaborado mediante processamento electrónico de dados, ou seja, um documento elaborado através do computador. Em consequência, o documento electrónico pode apresentar-se como um texto escrito ou como uma reprodução de sons, imagens, desenhos ou símbolos, tanto de forma estática ou dinâmica (LOPES, J. de Seabra, 2005). 29Legislação relativa à Assinatura Digital: Decreto-Lei n.º 290-D/99, Decreto-Lei n.º 62/2003 e Decreto- Lei n.º 165-2004. 30O legislador usa a expressão mais abrangente assinatura electrónica qualificada que define como sendo “assinatura digital ou outra modalidade de assinatura electrónica avançada que satisfaça exigências de segurança idênticas às da assinatura digital baseadas num certificado qualificado e criadas através de um dispositivo seguro de criação de assinaturas”, em vez de, como na versão original do Decreto-Lei nº 290- D/99, fazer referência apenas a assinatura digital (LOPES, J. de Seabra, 2005). 31O sistema criptográfico é utilizado para assegurar a privacidade da informação, mas também possibilita outra função vital para assegurar a troca de informação electrónica: a autenticação. A autenticação, neste contexto, refere-se ao processo que o destinatário de uma mensagem electrónica deverá efectuar para verificar a identidade de quem a enviou, bem como para assegurar a integridade da mensagem que recebeu. 32Chaves assimétricas – São chaves diferentes entre si, constituídas por um conjunto de bits, em princípio não inferior a 128, representando letras, algarismos ou símbolos (LOPES, J. de Seabra, 2005). © U.Porto 23 Biblioteca Virtual privada33 e outra pública34, e que permite ao titular usar a chave privada e pública (usando a chave privada para declarar a autoria do documento electrónico ao qual a assinatura é aposta de concordância com o seu conteúdo) e ao destinatário usar a chave pública para verificar se a assinatura foi criada mediante o uso da correspondente chave privada e se o documento electrónico foi alterado depois de aposta a assinatura, segundo a redacção actual do art. 2º do Decreto-Lei nº 290-D/99. As assinaturas electrónicas possibilitam ao utente de dados enviados electronicamente que verifique a sua origem (autenticação), bem como se os dados foram entretanto alterados (integridade). Este modelo tecnológico assenta na assinatura digital produzida através de técnicas criptográficas (Decreto-Lei n.º 290-D/99 relativo à Assinatura Digital). “A assinatura electrónica, meio fiável de assegurar a integridade e a autenticidade dos documentos, é constituída através de um complexo sistema de algoritmos. Chama-se-lhe assinatura electrónica avançada quando: - identifique de forma unívoca o titular como autor do documento; - a sua aposição ao documento dependa apenas da vontade do titular; - seja criada com meios que o titular possa manter sob seu controlo exclusivo; - a sua conexão com o documento permita detectar toda e qualquer alteração superveniente do conteúdo deste. Ou seja: “a assinatura electrónica atribuída a determinada pessoa identificando-a é diferente de qualquer outra, só podendo ser aposta a um documento pelo seu próprio titular; qualquer alteração introduzida posteriormente no documento é detectável” (LOPES, J. de Seabra, 2005). 33Chave privada – Designa-se como sendo aquela que só pode ser conhecida pelo seu titular, de modo que a sua aposição num documento electrónico é da sua exclusiva responsabilidade e identifica-o como autor dele (LOPES, J. de Seabra, 2005). 34Chave pública – Deve ser conhecida pelo destinatário do documento (LOPES, S. de Seabra, 2005). © U.Porto 24 Biblioteca Virtual O par de chaves pública e privada gera este funcionamento: ao remeter, autenticando-o, um documento electrónico, o seu autor aplica-lhe a chave privada: esta cifra o documento, tornando a sua leitura ininteligível, e gera um pequeno resumo, igualmente cifrado, que acompanha o documento; ao recebêlo, o destinatário aplica-lhe a chave pública do seu autor: esta repõe a forma original do documento e gera também um pequeno resumo. Se os resumos forem exactamente iguais – o gerado pela chave privada e o gerado pela chave pública -, o documento foi alterado no decurso da transmissão; caso contrário, o documento manteve a sua integridade (LOPES, J. de Seabra, 2005). Para que uma assinatura digital mereça confiança, ela deve ser fornecida – ou fornecidos os meios para a elaborar – por uma entidade certificadora (LOPES, J. de Seabra, 2005). Estas entidades certificadoras fazem acompanhar um certificado digital35, que testam a titulariedade da chave pública e da data da sua validade (LOPES, J. de Seabra). Controlar acessos e identificar utentes através do uso de um segredo conhecido, a password36, associado à posse de um elemento, o certificado digital, é enriquecer a segurança. Os Certificados Digitais criam um clima de confiança bilateral, ou seja, entre as duas entidades que pretendem relacionar-se por via electrónica, particularmente neste caso entre o Repositório Digital e o depositante do documento. 5.3.2. Cedência do direito não-exclusivo Para melhor compreensão do termo não-exclusivo, descreve-se o princípio da exclusividade que reconhece o direito de uso exclusivo de uma firma 35Certificado digital – É utilizado como forma de identificação digital, como se de bilhete de identidade electrónico se tratasse, podendo igualmente ser utilizado para efectuar transacções electrónicas em redes abertas com segurança, assinar digitalmente documentos e disponibilizar outros mecanismos para fins de confidencialidade. 36Password - É um conjunto de caracteres criptografados a fim de que somente o seu dono possa ter direito do uso e que se caracteriza por ser intransferível e particular. © U.Porto 25 Biblioteca Virtual ou denominação por parte do seu titular em determinado âmbito territorial, segundo o artigo 35º do Decreto-Lei nº 129/98, de 13 de Maio, que aprova o Regime do RNPC37, alterado pelo Decreto-Lei nº 12/2001, de 25 de Janeiro. Após o registo definitivo na Conservatória do Registo Comercial competente ou no RNPC, se a entidade em causa não estiver sujeita a registo comercial, é conferido o direito ao uso exclusivo de firma ou denominação no âmbito territorial especificamente definido nos artigos 36º e 43º dos Decretos-Lei anteriormente citados (LOPES, J. de Seabra, 2005). As obras de criações intelectuais do domínio literário, artístico e científico, são protegidas, bem como os respectivos direitos de autor, pelo Código dos Direitos de Autor (artigo 1º do Código dos Direitos de Autor, adiante designado por CDA). A titulariedade dos direitos de autor, de acordo com o artigo 11º do CDA, pertence ao criador intelectual da obra. O titular originário, bem com os seus sucessores ou transmissários, podem autorizar a utilização da obra por terceiros, de acordo com as alíneas a) e b) do artigo 40º do CDA. A simples autorização concedida a terceiros para divulgar, publicar, utilizar ou explorar a obra por qualquer processo não implica a transmissão do direito sobre ela. A autorização a que se refere o número anterior só pode ser concedida por escrito, presumindo-se a sua onerosidade e carácter não exclusivo, de acordo com os pontos 1 e 2 do artigo 41º do CDA. As diversas formas de utilização da obra são independentes umas das outras e a adopção de qualquer uma delas pelo autor ou pessoa habilitada não prejudica a adopção das restantes pelo autor ou terceiros, de acordo com o ponto 4 do artigo 68º do CDA. 37Registo Nacional de Pessoas Colectivas © U.Porto 32 Biblioteca Virtual - PDF54; - PNG55; - GIF. Formatos de texto estruturado mais utilizados são os seguintes: - PDF; - HTML56. 6.3. Política de formatos de disponibilização Os formatos exigidos pelo Repositório Digital, para disponibilização e depósito on-line, são todos os que a plataforma DSpace suportar, contudo para documentos em formatos de texto, que incluam imagens, gráficos, entre outros, no contexto académico o formato mais utilizado e sugerido pelos administradores do Repositório Digital é o PDF. 54PDF (Portable Document Format) - É um formato de arquivo desenvolvido pela Adobe Systems para representar documentos de maneira independente do aplicativo, hardware, e sistema operativo usados para criá-los. Um arquivo PDF pode descrever documentos que contenham texto, gráficos e imagens num formato independente do dispositivo e de resolução. Norma ISO 15930-6:2003 Graphic tecnology – Prepress digital data exchange using PDF – Part 6: Complete exchange of printing data suitable for colourmanaged workflows using PDF. 55PNG (Portable Network Graphics) - É um formato de dados utilizado para imagens, que surgiu em 1996, como substituto para o formato GIF, devido ao facto de este último incluir algoritmos patenteados. Norma ISO/IEC 15948:2003 (E) – Information technology – Computer graphics and image processing – PNG. 56HTML (HyperText Markup Language) - Trata-se de uma linguagem de marcação utilizada para produzir páginas na Internet. Esses códigos podem ser interpretados pelos browers para exibir as páginas da www (World Wide Web). Norma ISO/IEC 15445:2000 – Information technology – Document description and processing languages – Hyper text Markup Language (HTML). © U.Porto 33 Biblioteca Virtual 7. Preparação do documento para digitalização • Identificar o estado de deterioração dos documentos que irá determinar o grau de precaução de manuseamento no processo de digitalização. • Analisar o tamanho dos documentos de grande formato, principalmente os não normalizados, de modo que a digitalização englobe toda a informação contida. • A documentação solta e documentos de formatos normalizados (até A3) deverão ser preparados tendo em conta o sistema rotativo para captação de imagens. 7.1. Características dos documentos • Caracterização gráfica: - Impressos, manuscritos, imagens a preto e branco, imagens de cor; • Tipo de suporte; • Área ocupada; • Modo e taxa de crescimento; • Dimensão dos documentos (considerar a 3 dimensões); • Estrutura física; • Estados de conservação dos documentos; • Definir a política de restrição ao acesso. 7.2. Captação das imagens Nas imagens analógicas e digitais, os valores analógicos correspondem a sinais eléctricos representados por uma variação de frequência contínua, os valores digitais são impulsos electrónicos que podem ser representados por zeros e uns. © U.Porto 34 Biblioteca Virtual A captação é uma etapa crítica na produção de cor. Esta fase é que revela a qualidade que as imagens terão no presente e futuramente, e devem ser captadas com uma boa resolução, porque dificilmente se consegue reverter o processo. As unidades orgânicas da U.Porto têm de garantir a qualidade das imagens. Para isso é necessário que no processo de digitalização destas tenham este factor em consideração, pois é praticamente irreversível este processo e na maioria dos casos estas deverão proceder novamente ao trabalho de digitalização. O software facilita o ajustamento do documento, no entanto é da responsabilidade de cada unidade orgânica da U.Porto saber os ajustes que deve fazer, baseada numa avaliação prévia de cada imagem que irá captar. 7.3. Resolução dos tamanhos Um documento (por exemplo um mapa) é uma imagem Raster, e significa que o espaço encontra-se distribuído numa grelha, sendo armazenado para cada elemento um valor do atributo a representar. O espaço rectangular do mapa é dividido em quadrículas sendo para cada uma delas armazenado o valor da variável que se pretende representar. A unidade elementar de informação é o pixel. A precisão depende do tamanho do pixel. Num ficheiro sem compressão e com uma dimensão de 1 de altura por 1 de largura (12) teríamos: 100 200 400 Preto e branco 100x100x1= 10000 (+/- 10 Kb) 200x200x1= 40000 (+/- 40 Kb) 400x400x1= 160000 (+/- 160 Kb) Tons de cinza 100x100x8= 80000 (+/- 80 Kb) 200x200x8= 320000 (+/- 320 Kb) 400x400x8= 1280000 (+/- 1,3 Mb) Cor (24 bits) 100x100x24= 240000 (+/- 240 Kb) 200x200x24= 960000 (+/- 1 Mb) 400x400x24= 3840000 (+/- 4 Mb) © U.Porto 35 Biblioteca Virtual 7.4. Scanners, digitalizadores, câmaras digitais Os scanners, digitalizadores, câmaras digitais são os periféricos de entrada que permitem a conversão dos dados analógicos em dados digitais, a fim de entrarem numa cadeia de processamento automático. A selecção e aquisição destes equipamentos em cada unidade orgânica da U.Porto é da sua responsabilidade, contudo podem obter aconselhamento com os administradores do Repositório Digital. Devem ainda proceder à avaliação do fundo que irão digitalizar e adequar o equipamento ao seu contexto, como por exemplo: um fundo documental antigo ou encadernado; a documentação solta e de formatos normalizados (até A3) deverá ser preparada tendo em conta os digitalizadores com sistema rotativo para a captação das imagens. 7.4.1. Scanners ou câmaras digitais Os periféricos de entrada devem conter os seguintes requisitos: - criação de imagens e formatos standarizados; - criação de metadados (descritivos - descrevem e identificam os recursos de informação; estruturais - facilitam a navegação e apresentação dos recursos electrónicos; e administrativos - facilitam a gestão e o processamento das colecções digitais, quer a curto ou a longo prazo). As características fundamentais que o software de captura deve conter são: - OCR57 (Reconhecimento Óptico de Caracteres); - Imagem (matriz de segurança, masking, focagem, brilho/luminosidade, inversão, centrar); 57OCR (Optical Character Recognition) – Caracteriza-se por uma tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um ficheiro de imagem, ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um ficheiro de texto editável. © U.Porto 36 Biblioteca Virtual - Controlo óptico e arquivístico. 8. Normalização dos formatos O objectivo da normalização é promover a nível mundial o desenvolvimento da normalização e suas actividades relacionadas, tendo em vista facilitar a troca internacional de bens e serviços, bem como o desenvolvimento da cooperação e coordenação dos ciclos da actividade humana. A norma ISO/IEC Guide 2: 1996, define “o documento estabelecido consensualmente e aprovado por um organismo reconhecido, que define para uso contínuo e comum, regras, linhas directivas ou características para actividades ou seus resultados, com o objectivo de atingir o grau num determinado domínio”. É a garantia do procedimento que uma entidade certifica por escrito que um produto, processo ou serviço está em conformidade com os requisitos especificados. a) Organismos de normalização (internacionais): BSI (British Standard Institute); ANSI (American National Standards Institute); NISO (National Information Standards Organization); NIST (National Institute of Standards and Technology); AFNOR (Association Française de Normalisation) ; DIN (Deutsches Institut fur Normung). b) Organismos de normalização (nacionais): Instituto de Informática exerce funções de Organismo de Normalização Sectorial (ONS) no domínio dos “Computadores e Tratamento da Informação”, conforme o Protocolo celebrado com o Instituto Português de © U.Porto 37 Biblioteca Virtual Qualidade, tendo como missão organizar e dinamizar as actividades de normalização nacionais nesta área. 9.Segurança e plano de conservação O desafio do mundo digital é manter a capacidade de visualizar, recuperar e utilizar as colecções digitais ao longo do tempo. A preocupação primordial na constituição de um fundo digital é a obsolescência resultante dos avanços tecnológicos diários: obsolescência do hardware, software e suportes. Existem organismos internacionais que orientam para a conservação a longo prazo dos arquivos e documentos electrónicos, nomeadamente: InterPARES Project58; Preserving Access to Digital Information (PADI) Project59; UK Public Record Office60 e Reference Model for na Open Archival Information System (OAIS)61. 9.1. Responsabilidade As medidas de segurança e o plano de conservação dos documentos digitais inseridos no Repositório Digital é da responsabilidade total dos seus administradores, quer da obsolescência dos suportes e do software, tendo como base a normalização destes e dos seus formatos, bem como todos os custos inerentes a este processo. 58InterPARES Project: International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems, consultar em: http://www.interpares.org/. 59Preserving Access to Digital Information (PADI) Project, National Library of Australia, consultar em: http://www.nla.gov.au/padi/. 60UK Public Record Office, Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records Guidelines, consultar em: http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/default.htm. 61Reference Model for na Open Archival Information System (OAIS), projecto criado para se tornar numa Norma ISO, Consultar em: http://www.nationalarchives.gov.uk/recordsmanagement/default.htm. © U.Porto 38 Biblioteca Virtual 9.2. Etapas do processo de conservação A esperança de vida dos suportes digitais (ópticos e magnéticos), hardware, software é extremamente relevante para o processo de planeamento da conservação do Repositório Digital. A Biblioteca Virtual da U.Porto elaborou as estratégias de preservação e conversão que deverão conter as seguintes etapas: 1. Acondicionamento e armazenamento; 2. Manuseamento e manutenção; 3. Migrações, conversões, emulação; 4. Inspecções periódicas. • Acondicionamento: Os materiais utilizados no acondicionamento destes suportes devem ser neutros e ter características de preservação a longo prazo. • Armazenamento: Os masters devem ser armazenados em locais distintos daqueles onde estão guardadas as cópias de segurança ou de trabalho. As condições para armazenamento dos suportes ópticos devem ser em mobiliário apropriado, material anticorrosivo, anti-fogo e à prova de água; relativamente às condições ambientais, os factores considerados são a exposição à luz, temperatura e humidade relativa. • Manuseamento: Consiste no processo de transferência dos suportes, isto é, pode interferir com a capacidade de laser para ler a informação do suporte óptico e, consequentemente, levar à perda dessa informação (por exemplo: dedadas, riscos, humidade, pó, etc.). © U.Porto 39 Biblioteca Virtual • Migração: Consiste no processo de transferência de informação digital de uma configuração de hardware e software para outra, ou de uma geração de computadores para uma geração subsequente. • Conversão de formatos: Consiste no processo de transferência de informação de um formato de ficheiro para outro mais actual (por exemplo: passar de um word 3.0 para word 5.0, etc.). • Emulação: Os softwares de emulação permitem que o documento armazenado no formato original seja visualizado utilizando novo hardware e software. • Refrescamento: Consiste na cópia da informação digital de um suporte de armazenamento para outro do mesmo tipo, a fim de evitar a sua obsolescência (por exemplo: de um CD para um DVD). É da responsabilidade do Repositório Digital a garantia de: Upgrade62 de sistema e cópias de segurança para suportes magnéticos, nomeadamente as DLT Tapes63 (Digital Linear Tape). • Preservação da tecnologia – Consiste em preservar o contexto técnico que executa o sistema, incluindo software e hardware, para posterior utilização futura. 62Upgrade - Actualizar, modernizar; tornar (um sistema, software ou hardware) mais poderoso ou mais actualizado, adicionando novo equipamento ou actualizando o software com a sua última versão. 63ISO/IEC 22051:2002 Information technology – Data interchange on 12,7 mm, 448-track magnetic cartridges – SDLT1 format. A segurança oferecida por estes suportes, DLT Tapes, é a sua baixa taxa de erro e a estabilidade a longo prazo. Tem uma alta capacidade de armazenamento, sendo por isso o suporte ideal para multimédia, processamento de figuras, vídeo, Internet e aplicações database, entre outros. © U.Porto 40 Biblioteca Virtual 10. Legislação / Normalização para documentos electrónicos As restrições e protecções legais em termos de conteúdos intelectuais, dos respectivos autores são reguladas pelo Código de Autor e dos Direitos Conexos e pela seguinte legislação portuguesa: Decreto-Lei nº 63/85, de 14 de Março, alterado pelas Leis nº 45/85, de 17 de Setembro, e nº 114/91, de 3 de Setembro, e pelos Decretos-Lei nº 332/97 e 334/94, de 27 de Novembro, e Lei nº 62/98 de 1 de Setembro. Os documentos electrónicos são regulados pelo Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto (aprova o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital, ou seja, todos aqueles que nascem no ambiente electrónico), com a Directiva nº 1999/93/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho Europeu, de 13 de Dezembro (relativa a um quadro legal comunitário para as assinaturas electrónicas), Decreto-Lei nº 62/2003, de 3 de Abril (altera o Decreto-Lei anterior) e Decreto-Lei nº 165/2004, de 6 de Julho (regulamentada pelo Decreto- Lei nº 290-D/99, de 2 de Agosto). Para que o Repositório Digital da U.Porto possa armazenar e difundir os documentos em formato digital, os seus autores deverão ceder à Universidade do Porto uma licença não-exclusiva. Contudo, com a cedência desta licença não-exclusiva (consultar o ponto 5.3.2) os autores continuaram a ter todos os seus direitos de autor. Normalização para documentos electrónicos: - ISO 8459-5:2002 Information and documentation – Bibliographic data element directory – Part 5 : Data elements for the exchange of cataloguing and metadata; - ISO/IEC 11179-4:2004 Information technology – Metadata registries (MDR) – Part 4: Formulation of data definition; © U.Porto 41 Biblioteca Virtual - ISO/IEC 13818-1:2000/Amd 1:2003 Carriage of metadata over ISO 13818-1 streams; - ISO 15836:2003 Information and documentation – The Dublin Core metadata element set; - ISO/TR 19033:2000 Technical product documentation – Metadata for construction documentation; - ISO 19115:2003 Geographic information – Metadata; - ISO/IEC TR 20943-1:2003 Information technology – Procedures for achieving metadata registry content consistency – Part 3: Value domains; - ISO/TS 23081-1:2004 Information and documentation – Records management processes – Metadata records – Part 1: Principles; - ISO 15836: 2003 Information and documentation – The Dublin Core metadata element Committee / Subcommittee: TC 46/SC, Stage date: 2003-11-26; - NORMA PORTUGUESA 3003 – baseada na ISO/IEC 2382 – Tecnologias da Informação Vocabulário. 11. Como obter ajuda Na Biblioteca Virtual da U.Porto existe um serviço que garantirá a todos os utilizadores da plataforma, formação e esclarecimento para qualquer tipo de dúvidas em todas as etapas do processo de circuito de depósito dos documentos digitais. Além disso, a plataforma terá em todas as fases menus de ajuda para a resolução de dilemas mais correntes. © U.Porto 48 Biblioteca Virtual Universidade, 2004 [Consult. 04 de Março de 2006]. Disponível em WWW: <http://hdl.handle.net/1822/421>. RODRIGUES, Eloy et al. – RepositóriUM: criação e desenvolvimento do Repositório Institucional da Universidade do Minho. [Em linha]. Minho: Universidade, [Consult. 17 de Março de 2006]. Disponível na internet: < http://sapp.telepac.pt/apbad/congresso8/com14.pdf>. RODRIGUES, Eloy et al. – RepositóriUM: Repositório Institucional da Universidade do Minho. [Em linha]. Minho: Universidade, [Consult. 17 de Março de 2006]. Disponível na internet: < http://www.portcom.intercom.org.br/institucional/a_rede/endocom/2004/Eloy.p>. SILVA, Armando Jorge. – Bibliotecas e sistemas de informação electrónicos em rede. In Páginas a&b (1). Lisboa: Gabinete de Estudos a&b, 1997, p. 32-72. ISSN 0873-5670. VASCONCELOS, Maria da Assunção Jácome de; MOREIRA, Clara Sofia da Rocha Pinto. – Projectos informáticos do Arquivo distrital de Braga. In Páginas a&b. Lisboa : Gabinete de Estudos a&b, 1998, 2, pp. 93-101. ZACARIAS, Marielba Silva; PINTO, Helena Sofia; TRIBOLET, José Manuel. – Rede de Conhecimento em engenharia organizacional: o imperativo dos contextos de acção. In Cadernos BAD (1). Lisboa: BAD, 2004, p. 6-23. ISSN 0007-9421