O Arquivo/Sistema de Informação da Faculdade de Economia da Universidade do Porto: Estudo orgânico-funcional e tratamento documental

Cristiana Sofia Silva Ribeiro O Arquivo / Sistema de Informação da Faculdade de Economia da Universidade do Porto Estudo orgânico-funcional e tratamento documental Volume I Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Cândida Fernanda Antunes Ribeiro. Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras Universidade do Porto Julho de 2013 2 O Arquivo / Sistema de Informação da Faculdade de Economia da Universidade do Porto: estudo orgânicofuncional e tratamento documental Cristiana Sofia Silva Ribeiro Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Cândida Fernanda Antunes Ribeiro. Membros do Júri Professor Doutor António Manuel Lucas Soares. Faculdade de Engenharia - Universidade do Porto Professor Doutor Carlos Guardado da Silva. Faculdade de Letras - Universidade de Lisboa Professora Doutora Cândida Fernanda Antunes Ribeiro. Faculdade de Letras - Universidade do Porto __________________________________________________ 4 A informação é uma noção nuclear, mas problemática. Daí, toda a sua ambiguidade: não se pode dizer quase nada sobre ela, mas não se pode passar sem ela. Edgar Morin O futuro depende daquilo que fizemos no presente. Mahatma Gandhi As pequenas oportunidades são muitas vezes o início de grandes empreendimentos. Demóstenes 6 7 Agradecimentos À Doutora Fernanda Ribeiro pelo apoio e disponibilidade na orientação da Dissertação, e a todos os professores do MCI que me acompanharam nesta etapa da minha vida. Ao Dr. Adelino Pinto, tutor do projeto, por toda a paciência, apoio e disponibilidade na realização do mesmo, esclarecendo dúvidas e discutindo ideias, pelo conhecimento partilhado e pela exigência e franqueza demonstradas. A todos os responsáveis pelos serviços que contribuíram e tornaram possível este trabalho. Ao Dr. Nuno, Drª. Margarida, Drª. Paula, Drª. Elisabete, Drª. Manuela, Drª. Paulina, D. Esperança, D. Lúcia, e ao Senhor Ribeiro por se demonstrarem sempre recetivos e bons colegas de trabalho. E à diretora, Doutora Maria de Fátima Brandão, por acreditar que seria capaz de levar a tarefa a bom porto e por tornar possível o meu projeto de dissertação na FEP. Ao Dr. Jorge Pópulo, Arquivista da FEUP, pelo conhecimento partilhado. À família, principalmente pais e irmão, namorado e a todos os colegas do MCI pelo apoio nesta fase tão importante como é a realização da Dissertação de Mestrado. 8 9 NOTA PRÉVIA As referências bibliográficas foram elaboradas de acordo com as normas portuguesas: PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade. Comissão Técnica 7 – Norma Portuguesa NP 405-1: informação e documentação: referências bibliográficas: documentos impressos. Lisboa: IPQ, 1995. __ Norma Portuguesa NP 405-2: informação e documentação: referências bibliográficas: parte 2: materiais não livro. Lisboa: IPQ, 1998. __ Norma Portuguesa NP 405-3: informação e documentação: referências bibliográficas: parte 3: documentos não publicados. Lisboa: IPQ, 2000. __ Norma Portuguesa NP 405-4: informação e documentação: referências bibliográficas: parte 4: documentos eletrónicos. Lisboa: IPQ, 2002. 16 Figura 16 - Documentação recenseada (1953-1988) ..................................................... 121 Figura 17 - Exemplo de uma ficha de série .................................................................... 123 Figura 18 - Exemplificação de uma Série criada no ICA-AtoM ..................................... 125 17 Índice de tabelas Tabela 1 - Evolução das Licenciaturas ............................................................................ 86 Tabela 2 - Licenciaturas ................................................................................................. 89 Tabela 3 - Evolução dos Mestrados ................................................................................ 89 Tabela 4 - Mestrados ....................................................................................................... 91 Tabela 5 - Doutoramentos .............................................................................................. 93 Tabela 6 - Parcerias com a FEP ...................................................................................... 93 Tabela 7 - Total da documentação recenseada (1953-1988) ......................................... 120 Tabela 8 - Categorias de Análise para a interpretação das entrevistas ......................... 127 Tabela 9 - Opiniões dos Entrevistados .......................................................................... 129 18 19 Lista de abreviaturas CDIA Centro de Documentação, Informação e Arquivo CI Ciência da Informação CIA Conselho Internacional de Arquivos FBAUP Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto FCUP Faculdade de Ciências da Universidade do Porto FEP Faculdade de Economia da Universidade do Porto FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto FLUP Faculdade de Letras da Universidade do Porto FPCE Faculdade de Psicologia e de Ciências da Educação GI Gestão de Informação ICBAS Instituto de Ciências Biomédicas Abel Salazar ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística ISAAR (CPF) Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias MCI Mestrado em Ciência da Informação NP Norma Portuguesa TIC Tecnologias da Informação e Comunicação UP Universidade do Porto 20 21 Sumário Volume I Resumo ....................................................................................................... 11 Abstract....................................................................................................... 13 Índice de ilustrações ...................................................................................... 15 Índice de tabelas ........................................................................................... 17 Lista de abreviaturas ...................................................................................... 19 Introdução ............................................................................................... 25 O objeto de estudo e a questão de investigação desta dissertação ........................ 25 Contextualização ....................................................................................... 26 Objetivos da Dissertação ............................................................................. 29 Estrutura da Dissertação ............................................................................. 31 1. Revisão da Literatura e Estado da Arte .............................................. 33 1.1. Gestão da Informação nas organizações ............................................... 33 1.2. O Arquivo numa perspetiva sistémica .................................................. 40 1.3. Estudos orgânico-funcionais .............................................................. 45 1.4. Descrição Arquivística ...................................................................... 49 1.5. Estudos sobre arquivos universitários .................................................. 53 2. Metodologia ........................................................................................ 61 2.1. O método de investigação seguido ........................................................ 61 2.2. Técnicas de recolha de dados .............................................................. 63 22 3. O Caso de Estudo: o arquivo da FEP ................................................... 69 3.1. Análise e desenvolvimento do estudo orgânico-funcional da FEP (1953-2012) 69 3.1.1. Estrutura de Gestão ...................................................................................74 3.1.2. Estrutura de Serviços ................................................................................79 3.1.3. Estrutura Pedagógica e Científica ............................................................ 86 3.1.4. Organigramas ............................................................................................97 3.1.5. Quadros de Contexto ............................................................................... 112 3.2. Tratamento técnico da informação ................................................................. 114 3.2.1. Recenseamento do acervo (1953-1988)................................................... 116 3.2.2. Identificação e descrição das séries e documentos ................................. 121 3.2.3. A utilização do ICA-AtoM e o porquê da escolha .................................... 123 3.2.4. Pesquisa e recuperação da informação: a opinião dos utilizadores ........ 126 Conclusão ................................................................................................ 137 Referências Bibliográficas....................................................................... 141 1. Monografias e Artigos ..................................................................................... 141 2. Legislação ........................................................................................................ 152 23 Volume II Anexos ....................................................................................................... 7 Anexo 1 – Guião para Entrevista ............................................................................ …… 7 Anexo 2 – Quadros de Contexto ................................................................................. 11 Anexo 3 – Recenseamento ....................................................................................... 209 Anexo 4 – Descrição do Arquivo da FEP ................................................................. 409 Anexo 5 – Fichas de Identificação das Séries ............................................................ 411 Anexo 6 – Implementação do software ICA-AtoM................................................ ... 419 24 25 Introdução O objeto de estudo e a questão de investigação desta dissertação O Arquivo da Faculdade de Economia da Universidade do Porto apresenta-se, em termos de investigação, como um “caso” que se elege como objeto de estudo. A problemática escolhida como tema central deste estudo envolve duas fases essenciais: a análise diacrónica do contexto orgânico-funcional da FEP (1953-2012) e a organização e tratamento da documentação (1953 – 1988) do Arquivo da FEP para posterior acesso e uso. A definição da problemática, objeto de trabalho desta dimensão, é sempre um elemento que permite definir fronteiras, qual a direção que a investigação vai tomar e que problema vai tentar identificar e tentar solucionar. A questão inicial de investigação foi expressa com a seguinte formulação: De que forma pode a organização e representação da informação contribuir para melhorar o funcionamento institucional? Em função do resultado esperado foram criadas as seguintes hipóteses apresentando-se como respostas provisórias à pergunta de partida da investigação:  A organização e tratamento da informação potenciam a eficácia na recuperação da mesma;  A organização e tratamento da informação contribuem para aumentar o uso do arquivo. Para conseguir responder à questão que esteve na origem do estudo, criou-se um conjunto de objetivos que conferissem algumas coordenadas logo no início da investigação, como poderemos ver mais adiante. Para testar a eficácia na recuperação da informação e verificar se o uso do arquivo aumentou, foram realizadas entrevistas aos funcionários que têm contacto com o arquivo (por ex.: diretores dos serviços) com o 32 33 1. Revisão da Literatura e Estado da Arte A revisão de literatura apresentada destina-se a reunir informação sobre o projeto realizado na área que está a ser investigada, tornando-se indispensável, na medida em que pressupõe a identificação da principal literatura sobre o objeto de estudo em questão, e também porque é fundamental o levantamento de informação sobre a problemática em que se insere o projeto, isto é, as pesquisas realizadas até à atualidade sobre este tema e em relação a este objeto de estudo, em bases de dados e em bibliotecas, que se consideraram indispensáveis para fundamentar o projeto. Inclui-se assim nesta revisão a identificação dos trabalhos realizados por outros investigadores em áreas que se aproximam à presente investigação, resumo da metodologia de investigação e dos resultados obtidos em cada um desses trabalhos, uma vez que são considerados relevantes para o desenvolver do trabalho. De uma forma estruturada, a Revisão da Literatura e Estado da Arte, ficaram divididas pelos seguintes tópicos: a Gestão da Informação nas organizações; o Arquivo numa perspetiva sistémica; Estudos Orgânico-Funcionais; Descrição Arquivística e Estudos sobre Arquivos Universitários. 1.1. Gestão da Informação nas organizações Atualmente, a informação é um fator essencial para enfrentar a economia, a política e a tecnologia. A produção de informação é inevitável em qualquer organização e a estruturação e gestão da informação é cada vez mais uma preocupação para as organizações independentemente da sua dimensão ou ramo de atividade. Vive-se numa sociedade em que a informação é produzida, registada e transmitida em diversos suportes e formatos, a um ritmo acelerado, sendo produzida em grande quantidade e facilmente acessível através das novas tecnologias da informação e da comunicação. “Tornou-se uma necessidade crescente para qualquer 34 sector da atividade humana e é-lhe indispensável mesmo que a sua procura não seja ordenada ou sistemática” 2 . Segundo Cautela e Polioni a informação é considerada como “o ingrediente básico de qual dependem os processos de decisão” 3 . A informação merece ser gerida e é importante aprender a usá-la de modo a contribuir para o bom funcionamento de uma empresa. Assim, “quanto mais importante for determinada informação para as necessidades da empresa, e quanto mais rápido for o acesso a ela, tanto mais essa empresa poderá atingir os seus objectivos” 4 . Para os autores Jean-Yves Rousseau e Carol Couture, a informação deve ser gerida eficazmente, como qualquer outro recurso, necessitando de um reconhecimento oficial da instituição, e até de uma estrutura formal. A informação pode ser orgânica, ou seja, elaborada, enviada ou recebida no âmbito da missão de um organismo, ou não orgânica, isto é, produzida fora do âmbito da missão de um organismo (p. ex.: publicações; base de dados; dossiers temáticos) 5 . Segundo Armando Malheiro da Silva e Fernanda Ribeiro, “abordar a Gestão da Informação (GI) na administração pública não é diferente de a considerar em qualquer outro contexto de aplicação. Trata-se de uma área de estudo e de trabalho que carece de ser pensada de um ponto de vista epistemológico, a fim de ser enquadrada cientificamente” 6 . Tradicionalmente a administração pública preocupa-se com a organização arquivística, mas apesar dos esforços de várias entidades, grande parte da 2 BRAGA, Ascenção – Gestão da Informação. [Em Linha]. 1996. [Consult. 6 jan. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://www.ipv.pt/millenium/19_arq1.htm>. 3 CAUTELA, A.L.; POLIONI, F.G.F. - Sistemas de informação. Livros científicos e técnicos, 1982. 4 BRAGA, Ascenção – Ob. cit. 2. 5 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações Dom Quixote, 1999. 63-65p. ISBN 972-20-1428-5. 6 SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - A Gestão da Informação na administração pública. Interface. [Em Linha]. 50: 161 (2009) 32-39. [Consult. 16 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://repositorioaberto.up.pt/bitstream/10216/39363/2/fribeirogestao2000112991.pdf>. 35 documentação encontra-se por tratar e avaliar, estando depositada em locais impróprios para o efeito 7 . Com isto, “a gestão da informação é cada vez mais uma atitude dos gestores que ambicionam resolver um número cada vez maior de problemas práticos, tendo em vista melhorar a rendibilidade das organizações, mais do que resolver os problemas relacionados com o armazenamento, a segurança e a acessibilidade da informação através do recurso às TIC” 8 . Logo, ao sugerir um trabalho de gestão documental e informacional, é necessário, primeiramente, conhecer bem a instituição/organização. “Sem o conhecimento histórico-sociológico das mesmas, torna-se difícil entender o ciclo da informação/documento” 9 . Na esfera das organizações, os documentos de arquivo são o resultado do registo da informação num suporte físico (material e/ou tecnológico), com o fim de provar ou informar um procedimento, um ato administrativo ou judicial 10 . A NP 4438-1:2005 contempla os princípios diretores relativos à gestão dos documentos de arquivo, entendida nesta norma como “campo da gestão responsável por um controlo eficiente e sistemático da produção, recepção, manutenção, utilização e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para constituir e manter a prova e informação sobre actividades e transações” 11 . Esta norma carateriza o documento de arquivo como “documento produzido, recebido e mantido a título probatório ou informativo por uma organização ou pessoa, no cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades” 12 em que o documento 7 ANTÓNIO, Rafael – Desafios Profissionais da Gestão Documental. Lisboa: Edições Colibri / Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, 2009. 15p. 8 SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. 6, p. 34-35. 9 CALDERON, Wilmara Rodrigues; [et al.] - O processo de gestão documental e da informação arquivística no ambiente universitário. Brasília: Ciência da Informação [Em linha]. 33: 3 (2004) 100. [Consult. 16 nov. 2012] Disponível em WWW: <URL: http://www.scielo.br/pdf/ci/v33n3/a11v33n3.pdf>. ISSN 0100-1965. 10 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo - Manual para a gestão de documentos. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 1998. A-3p. ISBN 972- 8107-38-2. 11 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade - NP 4438-1: Informação e Documentação: Gestão de documentos de arquivo. Parte 1: Princípios diretores. Lisboa: IPQ, 2005. 10p. 12 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 9. 36 corresponde à “informação registada ou objecto que pode ser tratado como uma unidade” 13 . Ainda segundo esta norma 14 , um documento de arquivo, regra geral, deve refletir corretamente que ação foi tomada, devendo ser capaz de suportar as necessidades do negócio com que se relaciona e ser usado para fins de atribuição de responsabilidade 15 . Para além do conteúdo, deve incluir, ou ser associado à meta-informação necessária para documentar uma transação, da seguinte forma:  “A estrutura, isto é, o formato e as relações entre os elementos que compõem o documento de arquivo, deve permanecer intacta;  O contexto organizacional em que o documento de arquivo foi produzido, recebido e utilizado deve ser evidente;  Devem também ser evidentes as ligações entre os documentos que, embora mantidos separadamente quando associados constituem um documento de arquivo” 16 . Este documento carateriza-se como sendo autêntico e fidedigno e os sistemas de arquivo devem suportar documentos que possuam as características identificadas. Os sistemas devem ter: Fidedignidade; Integridade; Conformidade; Inteligibilidade e Sistematização 17 . Como em todas as organizações existem responsabilidades, esta norma faculta a atribuição de tais responsabilidades: a) “Os arquivistas são responsáveis por todos os aspectos da gestão de arquivos, incluindo a concepção, o desenho, a implementação e a manutenção dos 13 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 9. 14 A NP 4438-1:2005 aplica-se a todos os documentos produzidos, integrados e geridos num sistema de arquivo, em qualquer formato ou suporte, de entidades individuais ou coletivas, públicas ou privadas. Procura estabelecer a normalização através da indicação de princípios que assegurem a adequação e as características necessárias para que os documentos evidenciem aquilo que representam. 15 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 14. 16 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 14. 17 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 15-17. 37 sistemas de arquivo, e pela formação de utilizadores nas componentes da gestão de documentos e de funcionamento do sistema de arquivo, na medida em que afectam as práticas individuais. b) As chefias são responsáveis pelo suporte à aplicação das políticas de gestão de documentos de arquivo na organização. c) Os administradores de sistemas são responsáveis por assegurar que toda a documentação é apropriada, está disponível e legível sempre que necessário. d) Todos os colaboradores são responsáveis por documentar de forma apropriada e completa as suas actividades” 18 . Ainda acerca dos documentos de arquivo, a Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, publica em 2009, um manual denominado “Arquivos Administrativos: Manual de Formação”, onde refere que um documento de arquivo é constituído para além dos requisitos de informação e suporte, define-se pela existência de um terceiro elemento designado contexto 19 . Portanto, os documentos de arquivo são fundamentais para a sociedade, por serem o suporte na orientação das atividades, no estabelecimento de políticas e tomada de decisões. Nas instituições públicas ou privadas dão continuidade à gestão e satisfazem os requisitos legais e regulamentares 20 . Relativamente à prática arquivística que está intimamente ligada à existência dos arquivos e que se desenvolve em função das necessidades de cada época, surgiu a necessidade de criar princípios arquivísticos, tais como o princípio da territorialidade, princípio do respeito pelos fundos ou princípio da proveniência e a abordagem das três idades que constituem o fundamento da disciplina arquivística tradicional 21 . A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se, a partir do início do século XX, a teoria das três idades, uma estratégia de organização 18 PORTUGAL. Instituto Português da Qualidade – Ob. cit. p. 13. 19 Santa Casa da Misericórdia de Lisboa – Arquivos Administrativos: Manual de Formação. Lisboa: SCML, 2009. ISBN 978-972-8761-45-5. 20 ANTÓNIO, Rafael – Ob. cit. p. 13. 21 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 48-52. 38 documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermédio e definitivo) 22 . Tradicionalmente, a arquivística reparte a vida do documento de arquivo em três períodos:  Período de atividade (fase ativa);  Período de semi-atividade (fase semi-ativa);  Período de inatividade (fase inativa). Estes três períodos permitem repartir grandes conjuntos documentais em subconjuntos com características diferentes em termos de intensidade de uso 23 . A fase ativa é a primeira idade do ciclo vital do documento de arquivo. Nesta fase é utilizado o documento de uma forma regular pela entidade produtora para fins administrativos, fiscais, legais 24 . A fase semi-ativa é a segunda idade do ciclo de vida do documento de arquivo 25 . Já não é utilizado como arquivo corrente, a sua utilização torna-se ocasional, não têm que ser utilizados para assegurar as atividades quotidianas de uma administração. Os documentos estão no Arquivo Intermédio ou Arquivo Geral 26 . A fase inativa é a terceira e última idade do ciclo de vida dos documentos. O documento deixou de ter utilidade para a entidade produtora, mas tem valor histórico, passa a constituir-se como fonte de conhecimento histórico. Nesta fase os documentos encontram-se no Arquivo Histórico ou Arquivo Definitivo 27 . Segundo Rousseau e Couture (1998) os arquivos têm duplo valor, logo é importante clarificar os conceitos das três idades e ainda as noções de valor primário e valor secundário 28 . O valor arquivístico é o “valor atribuído a um documento de arquivo, para efeitos de conservação permanente. Resulta do seu valor primário ou da 22 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 111-114. 23 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 111-116. 24 PORTUGAL. Direção-Geral de Arquivos – Orientações para a Gestão de Documentos de Arquivo: No contexto de uma reestruturação da Administração Central do Estado. [Em Linha]. 2ª ed. Lisboa: DGARQ, 2012. [Consult. 20 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://dgarq.gov.pt/files/2012/01/2012-ORIENTA%C3%87%C3%95ES_ACE-v1.pdf>. 25 PORTUGAL. Direção-Geral de Arquivos – Ob. cit. p. 52. 26 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 115. 27 PORTUGAL. Direção-Geral de Arquivos – Ob. cit. p. 52. 28 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 117. 39 relevância do seu valor secundário” 29 . Os documentos que têm um valor primário (designado também por valor administrativo ou valor probatório) estão “directamente relacionados com as razões que estiveram na origem da sua criação” 30 (como prova de funções administrativas, legais e financeiras) “na medida em que comprovam direitos e obrigações e são garantia e fundamento de actos, factos, acontecimentos” 31 . Quanto aos documentos que têm um valor secundário ou valor histórico, nomeadamente os que detenham especial valor informativo, é o valor atribuído aos documentos de arquivo, para efeitos de conservação permanente, assumindo funções de testemunho para a preservação da memória coletiva e da memória da entidade produtora 32 . Podemos ainda distinguir três tipos de arquivos consoante o tipo de documento predominante: arquivo corrente constituído por documentos ativos; arquivo intermédio composto por documentos semi-ativos e o arquivo definitivo agrupado em documentos inativos 33 . Segundo Fernanda Ribeiro 34 numa reflexão sobre a Arquivística na atualidade, coloca-se em confronto uma visão tradicional e um novo posicionamento, onde a teoria das três idades “já há bastante tempo mostrou que não serve qualquer propósito minimamente consistente” 35 e como prova é o fato de muitos se proclamarem defensores de uma “Arquivística integrada” em que o “ciclo de vida dos documentos não deve ser rompido, quer para efeitos de estudo, análise e representação” 36 . 29 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Ob. cit. p. A-8. 30 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Ob. cit. p. A-8. 31 Valor Probatório. In Dicionário Eletrônico de Terminologia em Ciência da Informação –. [Em Linha]. Vitória, E.S.: Porto: DCI – CCEJ da UFES, SAJCC da FLUP – CETAC.Media, 2007. [Consult. 6 jan. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/def.asp?cod=81>. 32 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Ob. cit. p. A-8. 33 ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol – Ob. cit. p. 118. 34 RIBEIRO, Fernanda - Da arquivística técnica a arquivística científica: a mudança de paradigma. Revista da Faculdade de Letras: Ciências e Técnicas do Património [Em Linha]. vol.1, (2002): 97-110. [Consult. 20 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo3511.pdf>. 35 RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. p. 103. 36 RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. p. 103. 40 Ao incluir-se uma nova perspetiva mostra que “a Arquivística não renega o património empírico acumulado, mas procura integrá-lo, como um investimento precioso” 37 e graças à teoria sistémica (desenvolvida no ponto seguinte) consegue-se superar os desafios que os avanços tecnológicos vão colocando no dia-a-dia. Isto levou à “separação das funções e ao afastar dos arquivistas (hoje designados por gestores de informação) da fase de produção, reduzindo a importância dada aos documentos de arquivo e a responsabilização por parte da administração e gestão empresarial” 38 . 1.2. O Arquivo numa perspetiva sistémica A revisão de literatura que se levou a cabo, teve como propósito fornecer uma sustentação teórica à dissertação e pensa-se que é de toda a relevância falar no arquivo numa perspetiva sistémica, numa abordagem mais atual e diferente da perspetiva adotada pela Arquivística tradicional. Os arquivos remontam ao aparecimento da escrita. Este conhecimento e a sua importância para a gestão das sociedades tornaram-se essenciais para quem pretende ver o futuro de modo a clarificar o papel dos profissionais no desempenho das suas funções 39 . “Os arquivos correntes são a essência dos arquivos definitivos, matéria-prima que depois de tratada, organizada e avaliada faz perdurar no tempo a memória das sociedades” 40 . “A Arquivística ganhou um espaço próprio como área de desempenho profissional, mas o paradigma histórico-tecnicista” 41 acabou por se tornar um 37 RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. p. 103. 38 ANTÓNIO, Rafael – Ob. cit. p. 56. 39 ANTÓNIO, Rafael – Ob. cit. p. 9-10. 40 ANTÓNIO, Rafael – Ob. cit. p. 11. 41 RIBEIRO, Fernanda – Os Arquivos na era pós-custodial: reflexões sobre a mudança que urge operar [Em Linha]. [S.l.: s.n.], 2005. p. 6 [Consult. 4 jan. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://repositorioaberto.up.pt/bitstream/10216/14000/2/Arquivosnaerapscustodial000073169.pdf>. 41 constrangimento, não possibilitando o desenvolvimento disciplinar quando a “ameaça” tecnológica aos documentos em suportes estáticos começou a colocar novos desafios 42 . “Alguns autores, como Rousseau e Couture, têm definido arquivo como um conjunto de informações e não como um conjunto de documentos. Mesmo que não haja dúvidas de que arquivo é um conjunto de informações, entende-se que o termo informação não é esclarecedor quando se deseja definir Arquivo” 43 . Com o novo paradigma, denominado pós-custodial, científico e informacional, o perfil profissional do Arquivista altera-se, assumindo-se como estruturador e “gestor” da Informação em qualquer contexto orgânico, produtor de fluxo informacional 44 . Importa explicitar que a abordagem que se fez do fenómeno informacional, baseou-se na teoria sistémica elaborada por Ludwig von Bertalanffy a partir de 1925. 45 No novo paradigma científico e informacional caraterizado pela definição de informação social, entendida como um conjunto de representações mentais codificadas e contextualizadas socialmente 46 . A aplicação do método de investigação e o arquivo como um sistema (semi)- fechado de informação social, permitiram ultrapassar as funções tradicionais, 42 RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. p. 6. 43 RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach – A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. Belo Horizonte: Perspetivas Ciência da Informação. [Em Linha]. (2006) 104. [Consult. 20 dez. 2012] Disponível em WWW: <URL: http://www.scielo.br/pdf/pci/v11n1/v11n1a09.pdf> ISSN 1413-9936. 44 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos – O Sistema de Informação Arquivística da Universidade do Porto: potenciar o uso da memória informacional retroprospetivamente. Lisboa: Páginas a&b: arquivos e bibliotecas. [Em Linha]. 11 (2003) p. 3. [Consult. 26 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://www.ccje.ufes.br/arquivologia/deltci/textos/Sistema_Informacao_Arquivistica_UP_Rib eiro&Fernandes.pdf>. ISSN 0873-5670. 45 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos – Ob. cit. p. 4. 46 RIBEIRO, Fernanda, FERNANDES, Maria Eugénia Matos – Universidade do Porto: Estudo Orgânico-Funcional: Modelo de análise para fundamentar o conhecimento do Sistema de Informação Arquivo. 1ª ed. Porto: Reitoria da Universidade do Porto, 2001. 5-693p. ISBN 972- 8025-12-2. 48 Integrada do Sistema de Informação Municipal” aplicado novamente à gestão da Câmara Municipal de Vila do Conde, desenvolvido no âmbito de uma nova abordagem dos Arquivos e da Arquivística. Numa obra de homenagem ao Professor Doutor José Marques 74 a autora Sílvia Mendes Masson apresenta uma proposta metodológica para o tratamento da informação que se baseou na revisão de conceitos e de práticas arquivísticas inseridas no contexto orgânico-funcional dinâmico e que foram geradas pela Administração Municipal, Poderes Executivo e Legislativo, destinando-se ao SIMAP (Sistema de Informação Municipal Ativa e Permanente) e ao SIMAI (Sistema de Informação Municipal Ativa de Indaiatuba). Quanto à metodologia utilizada para ambos os Sistemas de Informação (SIMAP e SIMAI) estes obedeceram o método quadripolar 75 . Continuando a abordagem em casos de estudo, é de referir um estudo sistémico de um arquivo empresarial desenvolvido pela arquivista Daniela Teixeira Fernandes, em 2004, que afirma ser mais do que um inventário, “procura ser um estudo orgânicofuncional do Sistema de Informação/Arquivo de uma empresa privada” 76 . A sua metodologia passou essencialmente, por conhecer, aprofundadamente, a orgânica e as funções da organização, formando memória, ativa e passiva, da instituição, acompanhada por um inventário da totalidade da documentação existente. Ainda como objetivo deste trabalho, foi planeada a construção de um sistema de gestão integrada de informação, possibilitando assim a avaliação e seleção documental, tudo isto observado de forma dinâmica, porque a autora escolheu o método quadripolar 77 . Quanto ao caso de estudo, desenvolvido por Ana Margarida Pereira Ribeiro, direcionado para a Câmara Municipal de Vila Nova de Ourém, que resultou de um estágio curricular respeitante ao Mestrado em História e Património, começou por 74 Fundador do Curso de Especialização em Ciências Documentais na FLUP em 2003. 75 Homenagem ao Professor Doutor José Marques: 26 e 27 de Junho de 2003: actas do colóquio "Do Documento à Informação" e da jornada sobre sistemas de informação municipal; Memória do Curso de Especialização em Ciências Documentais (1985-2003)/ org. Secção de Ciências Documentais, Departamento de Ciências e Técnicas do Património. Porto: Faculdade de Letras da Universidade do Porto, 2004. ISBN 072-9350-84-1. 76 FERNANDES, Daniela Teixeira – Pedra a pedra: estudo sistémico de um arquivo empresarial. Lisboa: Gabinete de Estudos a&b, 2004. ISBN 972-98827-2-X. 77 FERNANDES, Daniela Teixeira – Ob. cit. p. 25-27. 49 definir a estratégia de ação, identificar a estrutura, com o correspondente levantamento dos órgãos funcionais que constituíam o sistema de informação e as suas competências 78 . No decorrer do estágio, elaborou-se o recenseamento da documentação existente, a descrição e classificação da informação produzida, usando as normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), tendo como resultado final, a construção de instrumentos de acesso à informação 79 . 1.4. Descrição Arquivística A descrição arquivística consiste numa análise realizada pelo arquivista sobre os documentos de arquivo agrupados de forma natural ou artificial, para sintetizar e resumir a informação neles contida, de forma a disponibilizá-la a todos os interessados 80 . A descrição permite identificar algo, baseia-se na criação de um registo preciso da recolha, análise e organização das informações utilizadas para identificar os documentos e explicar o contexto e o sistema que os produziu 81 . Segundo a Norma ISAD(G), a descrição arquivística tem como objetivo “identificar e explicar o contexto e o conteúdo da documentação de arquivo”, facilitando assim o seu acesso 82 . Esta norma contém regras gerais para a descrição arquivística que podem ser aplicadas independentemente da forma ou do suporte dos documentos. Este conjunto de regras gerais para a descrição arquivística faz parte de um processo que visa:  “Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;  Facilitar a recuperação e a troca de informação sobre documentos de arquivo; 78 RIBEIRO, Ana Margarida Pereira – Análise de um Sistema de Informação: a Câmara Municipal de Vila Nova de Ourém. Porto: Faculdade de Letras da Universidade do Porto. 2009. Dissertação de Mestrado. 79 RIBEIRO, Ana Margarida Pereira – Ob. cit. p. 1-37. 80 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS - ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adoptada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19- 22 de Setembro de 1999. Trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. Lisboa: IAN/TT, 2002. 81 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 13. 82 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 9. 50  Possibilitar a partilha de dados de autoridade;  Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades detentoras num sistema unificado de informação” 83 . “Assim, o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é uma consequência prática do princípio da proveniência” 84 . Há outro conjunto de quatro regras fundamentais que devem ser aplicadas para estabelecer a relação hierárquica entre as descrições: a descrição do geral ao particular (apresenta uma relação hierárquica entre as partes e o todo); a informação pertinente para o nível de descrição, com o objetivo de representar o contexto e o conteúdo da unidade de descrição (as informações devem ser apropriadas para o nível que está sendo descrito); a relação entre descrições (identifica o nível de descrição) e não repetição de informação, com o objetivo de evitar redundância de informação em descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas (não repetir as informações em níveis diferentes de descrição) 85 . Na prática existem quatro níveis hierárquicos de Descrição Arquivística: a descrição do Fundo; a descrição da Série; a descrição do Processo e a descrição da Peça, podendo ainda ter níveis intermédios como subfundos e subséries 86 . Nesta Norma existem 26 elementos que, combinados entre si constituem a descrição de uma entidade arquivística. Sendo que, a estrutura e o conteúdo da informação em cada um dos elementos, devem encontrar-se articulados em conformidade com as com as regras nacionais aplicáveis 87 . Contudo, a descrição arquivística pode incorporar elementos de informação além dos que são referidos como essenciais em todos os níveis de descrição, ou seja, é possível utilizar somente parte deles para elaborar uma determinada descrição 88 . 83 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 10. 84 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 10. 85 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 16-17. 86 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 45. 87 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 10-11. 88 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 11. 51 A escolha destes elementos vai sempre depender das caraterísticas da documentação de arquivo, como se pode ver na figura 1 89 . Figura 1 - Elementos de descrição (O - Obrigatório, OA - Obrigatório se Aplicável, OP - Opcional) 90 89 PORTUGAL. Direção-Geral de Arquivos. Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo – Orientações para a Descrição Arquivística. [Em Linha]. 2ª ed. Lisboa: DGARQ, 2007. 21 p. [Consult. 20 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://dgarq.gov.pt/files/2008/10/oda1-2-3.pdf> ISBN 978-972-8107-91-8. 52 Devido à importância dos pontos de acesso para a recuperação da informação, que se baseiam nos elementos de descrição, elaborou-se uma norma específica, a ISAAR (CPF) (1ª edição publicada em 1996). Atualmente encontra-se na segunda edição, publicada em 2004. A norma tem como objetivo “a partilha de descrições dos produtores de documentos, promover a preparação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas das pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias que os produziram”, ou seja, é a normalização das entradas de autoridade arquivística 91 . Esta normalização deve permitir: o acesso aos arquivos, a compreensão pelos utilizadores do contexto de produção, a identificação exata de cada produtor, a troca das descrições entre instituições 92 . A autora, Fernanda Ribeiro, afirma que “os instrumentos de acesso à informação são […] aquilo que mais visivelmente ressalta do trabalho arquivístico. Eles constituem uma representação da realidade informacional que constitui o seu objeto e servem de meio para aceder a essa mesma realidade, devendo traduzir com rigor todo o processo de conhecimento científico que, necessariamente, antecede a sua produção” 93 . Na construção de instrumentos de acesso à informação, existem passos a seguir e a autora alerta para o seguinte: “A definição de tipologias de instrumentos de acesso à informação implica a prévia caracterização dos mesmos, em função de três parâmetros essenciais: 1. O âmbito que abrangem, ou seja, o seu objeto específico, que pode variar de acordo com o nível de análise escolhido e que, em alguns casos, determina a sua tipologia; 2. A estrutura interna, na qual se incluem os elementos informativos identificadores das unidades arquivísticas descritas, ordenados segundo um determinado critério; 3. Os pontos de acesso à informação que, em muitos casos, servem de elementos ordenadores 90 DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 21-22. 91 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famílias 2.ed., Lisboa, Portugal: IAN/TT, 2004. 92 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 10. 93 RIBEIRO, Fernanda – O Acesso à informação nos arquivos. Lisboa: Fundação Calouste Gulbenkian; Fundação para a Ciência e a Tecnologia, Ministério da Ciência e do Ensino Superior, 2003. ISBN 972-31-1017-2. 2 vol. 7 p. 53 das descrições e, noutros, surgem desinseridos de quaisquer dados descritivos remetendo diretamente para a informação, como é o caso dos índices independentes, em que o ponto de acesso se apresenta sem qualquer contexto” 94 . A ISAAR(CPF) e a ISAD(G) possuem aspetos complementares, pois permitem a ligação entre outros elementos de informação usados na descrição de arquivos, ou seja, quando estas normas são conjugadas os registos de autoridade são ligados às descrições arquivísticas, e vice-versa. Deve ser utilizada em conjunto com a ISAD(G) e com as normas de descrição nacionais, com o objetivo de potenciar o trabalho de descrição e a posterior recuperação da informação 95 . 1.5. Estudos sobre arquivos universitários Em Portugal, até há cerca de 15 anos, a Universidade de Coimbra e a Universidade do Minho eram as únicas a possuir um serviço de arquivo institucionalizado, mas todas as Universidades detêm muita documentação e seria de louvar a criação de semelhantes serviços em todas elas, meio indispensável de preservar a memória de cada uma 96 . Em 1992, foi publicado um estudo de análise funcional de instituições universitárias, intitulado Varsity Letters: Documenting Modern Colleges and Universities, onde a autora Helen W. Samuels teve como objetivo ajudar os responsáveis pela documentação dessas instituições, a difundir adequadamente a documentação 97 . Esta obra foi desenvolvida com o intuito de examinar sete funções ou áreas funcionais, que apesar do seu alcance diferem de instituição para instituição, onde a autora seguiu um plano que auxilia o arquivista em cada uma delas, que são: conferir credenciais (descreve o processo de recrutamento, seleção e admissão de alunos); transmitir conhecimentos (abrange a formulação e entrega do currículo, bem como o 94 RIBEIRO, Fernanda – Ob. cit. p. 10. 95 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – Ob. cit. p. 9-12. 96 RODRIGUES, Manuel Augusto - Arquivo da Universidade de Coimbra. Conferência sobre arquivos universitários [Em Linha]. [Consult. 20 dez. 2012] Disponível em WWW: <URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5431.pdf>. 97 SAMUELS, Helen Willa – Varsity Letters: documenting modern colleges and universities. The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, Inc, 1992. ISBN 0-8108-2596-1. 54 processo de aprendizagem); promover a socialização (inclui a aprendizagem informal que ocorre fora da sala de aula, de forma planeada e não planeada pelo dia-a-dia, atividades extracurriculares e aconselhamento pessoal); realizar pesquisas (descreve os esforços do corpo docente e alunos de pós-graduação na procura de novos conhecimentos); sustentar a instituição (abrange as áreas, que são necessárias para assegurar a continuidade da instituição) e promover a cultura (explorar o papel da instituição como responsável da cultura por através de museus, bibliotecas e arquivos) 98 . Outro objetivo desta análise é demonstrar que existem materiais oficiais e não oficiais e que estes são necessários para que a instituição possua documentação adequada. Mostra ainda que dois tipos de registos se completam e que devem ser examinados segundo uma abordagem integrada 99 . A autora refere que “Colleges and universities are traditionally assigned three missions: teach, conduct research, and provide public service” 100 . Num ensaio introdutório 101 Helen Willa Samuels explica que “Varsity Letters builds upon and is intended to supplement traditional archival practice” 102 e que o novo método utilizado seria uma análise institucional funcional. Neste estudo tiraram-se duas conclusões fundamentais: a alteração no papel do arquivista e o propósito dos documentos de arquivo 103 . Nesse mesmo ano, foi publicado também a obra The Management of College and University Archives pelo autor William J. Maher, onde apresenta os elementos básicos necessários para um programa que consiste numa política e instalações estruturadas para preservar e tornar acessível o património documental de uma instituição de ensino superior. Para o autor seria lógico definir a missão dos arquivos 98 SAMUELS, Helen Willa – Ob. cit. p. 19-22. 99 SAMUELS, Helen Willa – Ob. cit. p. 6-7. 100 SAMUELS, Helen Willa – Ob. cit. p. 20. 101 SAMUELS, Helen Willa - Improving our disposition documentation strategy. Archivaria 33. [Em Linha]. (1991) 125-140. [Consult. 19 fev. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/11804/12755> 102 SAMUELS, Helen Willa - Ob. cit. p. 129. 103 SAMUELS, Helen Willa – Ob. cit. p. 125-139. 55 para começar a estabelecer um programa académico sistemático. Mas a história dos arquivos universitários mostra que estes evoluem através de esforços isolados para obter os registos das instituições de forma a atender aos interesses dos administradores, bibliotecários, alunos ou até mesmo a ex-alunos 104 . Com isto, todo o profissional de gestão de informação poderá conseguir uma compreensão sobre a importância dos arquivos universitários e em que condições se encontravam na época 105 . Posteriormente, a Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (UTAD), 106 numa conferência designada “Planificação do Sistema de Arquivo na UTAD”, a convite do Arquivo da Faculdade de Letras da Universidade do Porto, afirmou que teve sempre a preocupação da atribuição de um espaço próprio para o depósito, para cada unidade orgânica da instituição 107 . E como ainda não são uma preocupação visível, os problemas do crescimento documental e a falta de ordenação da documentação em depósito, não se pode descuidar das práticas da gestão documental 108 . Segundo Maria João Pires de Lima, na mesma conferência sobre a problemática dos Arquivos Universitários, avaliar para preservar o património arquivístico é necessário para qualquer instituição, pois esta requer a implantação de um sistema de gestão da informação e o recurso a estratégias de cooperação e colaboração. Apesar do abandono, se forem utilizadas as metodologias corretas é possível efetuar a avaliação documental de forma criteriosa e responsável 109 . No Brasil, os arquivos de instituições universitárias são objeto de estudo para se constatar que é importante investir nesta área e que há muito para se fazer em termos de melhoria e planeamento. O artigo Importância do Arquivo Universitário teve por 104 MAHER, William J. – The Management of college and university archives. Londres: The Society of American Archivists and The Scarecrow Press, Inc, 1992. 17-19p. ISBN 0-8108-2568- 6. 105 MAHER, William J. – Ob. cit. p. 1-353. 106 PEIXOTO, Pedro de Abreu - Planificação do sistema de arquivo da UTAD [Em Linha]. [Consult. 20 dez. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5461.pdf>. 107 PEIXOTO, Pedro de Abreu – Ob. cit. p. 76. 108 PEIXOTO, Pedro de Abreu – Ob. cit. p. 77. 109 LIMA, Maria João Pires de - Avaliar para preservar o património arquivístico [Em linha]. [Consult. 20 dez. 2012] Disponível em WWW: <URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5471.pdf>. 56 objetivo destacar as funções que se exercem nos arquivos universitários e qual a sua relevância para as instituições universitárias no Brasil 110 . A organização, preservação e manutenção destes arquivos são fundamentais para uma boa conservação do arquivo, de forma a atender às necessidades da própria universidade e também como modo de contribuir para a comunidade em geral, podendo servir como fonte de pesquisa 111 . O empenho e dedicação dos profissionais e da universidade são fundamentais para a vida do arquivo universitário, facilitando o acesso à informação, e garantindo posteriores pesquisas. Segundo Augisa Karla Boso e outros autores a organização e a disseminação da informação, no Brasil, ainda está em desenvolvimento, tendo a questão da informatização como problema, ou seja, não possui a documentação em formato eletrónico e apesar de várias universidades ainda não possuírem serviço de arquivo, estas reconhecem a relevância do arquivo para a instituição 112 . Através da obra Archivos Universitarios e Historia de las Universidades 113 , publicada em 2003, o autor José Ramón Cruz Mundet, Professor e Diretor do Mestrado em Arquivística da Universidade Carlos III em Madrid, realizou uma compilação de atas de um encontro em Espanha sobre a temática dos arquivos universitários, onde foram apresentadas as seguintes comunicações:  El Archivo General de la Universidad Complutense: punto de inflexión, por Carlos Flores Varela;  Panorama de los archivos universitarios en la red: el mapa web de archivos de las universidades españolas, por Pilar Gil García; 110 BOSO, Augisa Karla [et al.] – Importância do Arquivo Universitário. Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina [Em Linha]. Florianópolis: 12: 1 (2007), p. 123-131. [Consult. 20 nov. 2012]. Disponível em WWW: <URL: http://revista.acbsc.org.br/index.php/racb/article/viewArticle/488/627>. ISSN 1414-0594. 111 BOSO, Augisa Karla [et al.] – Ob. cit. p. 129. 112 BOSO, Augisa Karla [et al.] – Ob. cit. p. 129. 113 CRUZ MUNDET, José Ramón – Archivos Universitarios e Historia de las Universidades. [Em Linha]. Madrid: Instituto Antonio de Nebrija de estudios sobre la universidade Universidad Carlos III de Madrid, 2003. [Consult. 7 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://earchivo.uc3m.es/bitstream/10016/7882/1/09.archivos_universitarios.pdf>. ISBN: 84-8155- 641-6. 57  Los archivos históricos de las universidades más antiguas de Bogotá, por M.ª Clara Guillén de Iriarte;  Des memoires audovisuelles: l’experience des archives de l’Université Catholique de Louvain, por Françoise Hiraux;  La Importancia de un patrimonio documental: los archivos científicos, por Carmen M.ª Pérez-Montes Salmerón y Mar Caso Neira;  O sistema de informação arquivística da universidade do Porto: potenciar o uso da memória informacional retro-prospectivamente, por Fernanda Ribeiro e María Eugénia Matos Fernandes;  La política archivística de la Universidad de Alcalá durante los siglos XVI al XIX: una aproximación a su estudio, por M.ª Elena Sotelo Martín e Rogelio Pacheco Sampedro;  Los inventarios de documentación del archivo histórico universitario de Zaragoza (1603-1983). Guillermo Vicente y Guerrero” 114 . Continuando por ordem cronológica, em 2008, na obra College and University Archives: readings in theory and practice, estão presentes treze ensaios com comentários e análises de vários autores sobre a temática dos arquivos universitários, tratando assuntos como as oportunidades e desafios colocados pela tecnologia estar em constante mudança, mostrando assim aos arquivistas que podem e devem desempenhar um papel ativo nas instituições, usando as suas soft skills para enfrentar os desafios do novo século 115 . No ano seguinte, é feito um estudo com a finalidade de avaliar as tendências atuais e os caminhos futuros dos arquivos universitários da Coreia, utilizando como metodologia inquéritos e entrevistas com o pessoal de 51 arquivos universitários na Coreia. Quanto à preservação, administração, gestão, utilização das tecnologias da informação e ambiente digital são muito fracos e especialmente no caso das tecnologias de informação que podem oferecer um grande apoio no desenvolvimento dos arquivos 114 CRUZ MUNDET, José Ramón – Ob. cit. p. 7-8. 115 PROM, Christopher J.; SWAIN, Ellen D. – College and university archives: readings in theory and practice. Chicago: Society of American Archivists, 2008. 3-286p. ISBN 1-931666-27- X. 64 Como é sempre necessário pensar nas formas de recolher a informação que a própria investigação vai proporcionando, são necessárias técnicas e instrumentos de recolha de dados, tais como técnicas baseadas na observação (observa-se diretamente e presencialmente o fenómeno em estudo), na conversação (enquadram-se nos ambientes de diálogo e de interação) e análise de documentos, nomeadamente análise do conteúdo dos diplomas 130 . Para levar a cabo esta análise, fez-se uma análise documental e para complementar toda a análise qualitativa, recorreu-se à observação participante e à entrevista qualitativa, técnicas de recolha de dados identificadas no pólo técnico do método quadripolar e que permitiram obter a informação necessária. Observar serve para adquirir um conhecimento claro e preciso do objeto de estudo e tem como regras, o dever de ser atento, exato e completo, preciso, sucessivo e metódico. Ao observar, o investigador pode anotar no campo o que observa ou pode concentrar toda a sua atenção na observação e escrever a seguir. As entrevistas podem ser face a face ou por telefone, individualmente ou em focus group podendo ser registadas em fita magnética ou em vídeo e estudadas posteriormente. A documentação existente na instituição pode prestar um bom serviço à investigação, no terreno, constituindo uma fonte adicional de informações 131 . Observação participante: referiu-se esta técnica, uma vez que na realização do estudo em questão a investigadora/estudante esteve presente diariamente no Centro de Documentação, Informação e Arquivo da instituição, estando diretamente implicada no funcionamento do Arquivo e respetivo acesso e cujas funções estiveram intimamente relacionadas com a organização e tratamento da informação que foram alvo do presente estudo. Esta técnica de investigação qualitativa é adequada ao investigador que deseja compreender um meio social que à partida lhe é estranho e permitir integrar-se nas atividades das pessoas que nele “vivem” 132 . 130 COUTINHO, Clara Pereira – Metodologia de Investigação em Ciências Sociais e Humanas: Teoria e Prática. Coimbra: Edições Almedina, 2011. ISBN 978-972-40-4487-3. 131 FORTIN, Marie-Fabienne – Fundamentos e etapas do processo de investigação. Loures: Lusodidacta, 2009. ISBN 978-989-8075-18-5. 132 HÉBERT, Michelle Lessard; GOYETTE, Gabriel; BOUTIN, Gérald – Ob. cit. p. 155. 65 Entrevista qualitativa: é a técnica mais utilizada na investigação social, porque é muito próxima da arte de conversação. Esta conversação pressupõe um ponto de referência, uma vez que é, talvez, a melhor prática na preparação de entrevistas 133 . Tendo em consideração o contexto do estudo e no sentido de ultrapassar constrangimentos de tempo por parte dos funcionários, foi realizado de forma orientada um inquérito por entrevista a 9 funcionários dos serviços que se deslocam ao arquivo ou não, sendo este acompanhado de uma conversa na qual se explicou que a entrevista se inseria no âmbito da dissertação “O Arquivo / Sistema de Informação da Faculdade de Economia da Universidade do Porto: estudo orgânico-funcional e tratamento documental”, realizada no mestrado em Ciência da Informação da FEUP/FLUP; explicou-se o objetivo da entrevista e o porquê de ter sido selecionado. Optou-se por fazer entrevistas pessoais, uma vez que existe contacto direto com o inquirido; permitem encadear as questões de um modo mais natural e são um método mais fácil para o inquirido (principalmente se se pretender ouvir a sua opinião ou impressão sobre algo). As entrevistas realizadas foram feitas com o intuito de perceber como produzem a informação, de modo a ajudar na caraterização do sistema e a contextualizar a informação nos respetivos produtores, e como usam o arquivo. Estas também serviram para pedir aos entrevistados que emitissem opinião sobre o trabalho feito no arquivo, incluindo o recurso ao ICA-AToM. Para que a análise das entrevistas fosse exequível, foi pedida a cada entrevistado autorização para gravar a entrevista como forma de efetuar a recolha de dados. Todos os entrevistados foram informados de que se tratava da análise dos resultados da entrevista para a dissertação. Por se ter consciência da importância desta análise para o desenvolvimento do trabalho, foi fundamental perceber que o sistema de informação da Faculdade de Economia da Universidade do Porto era um sistema ativo, pluricelular e descentralizado. Para isso, a realização de entrevistas aos responsáveis pelos serviços da FEP foi fundamental, tendo como suporte um guião estruturado, com o objetivo de recolher informação sobre a produção de informação, o seu uso e utilização do arquivo da 133 MOREIRA, Carlos Diogo – Ob. cit. p. 203. 66 instituição. Este guião encontra-se no Anexo 2. Contudo esta entrevista é semiestruturada, permitindo ao entrevistador formular novas questões no decorrer da conversa. Ao longo das entrevistas as pessoas selecionadas para a amostra foram confrontadas com o trabalho desenvolvido pela mestranda até ao momento e foi pedido aos entrevistados para darem a sua opinião acerca do projeto desenvolvido e da proposta de implementação do software ICA-AtoM. Para isto foi necessário garantir que a entrevista estava apta para ser aplicada e que respondia ao que se pretendia. Deste modo, foram feitas algumas verificações, constituindo um pré-teste ao inquérito, que onde numa primeira fase foi efetuado a um reduzido número de pessoas, pertencentes a um meio diferente da amostra, pedindo comentários e observações, permitindo avaliar o significado que atribuíam às questões. A análise interpretativa desta técnica foi realizada em dois momentos específicos. No primeiro momento, optou-se por realizar a transcrição de todas as entrevistas gravadas e posteriormente fazer a sua leitura e interpretação preliminar. A partir dessa interpretação preliminar, passou-se à elaboração de categorias de análise comuns a todos os entrevistados. No segundo momento, realizou-se uma análise detalhada de todas as categorias elaboradas, em cada uma das entrevistas, onde os dados foram reduzidos (codificados, formatados) para serem de seguida, tratados. Análise Documental: A análise de documentos da FEP (1953-1988), nomeadamente a legislação, atas de reuniões, processos individuais dos estudantes, livros de termos de várias unidades curriculares, entre outros, permitiu caraterizar a estrutura de suporte à gestão da informação institucional. Trata-se de uma técnica que é utilizada como complemento na investigação qualitativa, ou seja, é utilizada para agrupar os dados obtidos através de uma ou duas outras técnicas 134 . Esta descrição de abordagens qualitativas com base no método quadripolar proposto por De Bruyne et al. permitiu pôr em evidência e estruturar componentes teóricos e práticos. 134 HÉBERT, Michelle Lessard; GOYETTE, Gabriel; BOUTIN, Gérald – Ob. cit. p. 144. 67 Quanto às fontes de informação utilizadas, esta dissertação teve em conta os seguintes critérios de avaliação de qualidade de informação: precisão, pertinência, atualização e redundância. Após a primeira consulta de informação sobre o tema, nada mais restou ao investigador senão despender o seu tempo à procura de mais informação que necessitava. A recolha da informação necessária ao desenvolvimento deste estudo processou-se em diversas etapas e teve como suporte diferentes fontes de informação. Relativamente à informação arquivística de natureza teórica e de caráter técnico, ela foi sobretudo recolhida a partir de fontes de informação nacionais e estrangeiras, existentes em instituições nacionais. Os tipos de documentos, ou seja, as fontes consultadas foram essencialmente: monografias; artigos de periódicos; dissertações; documentos legislativos (Leis; Decretos-Leis; Declarações; Deliberações; Avisos; etc.). As consultas foram feitas em base de dados como ERIC, EBSCO, LISTA e no Diário da República, bem como uma pesquisa bastante exaustiva, em bibliotecas e na internet, da literatura estrangeira de interesse para o trabalho. As referências bibliográficas utilizadas nesta dissertação são mencionadas no final da mesma. 68 69 3. O Caso de Estudo: o arquivo da FEP 3.1. Análise e desenvolvimento do estudo orgânicofuncional da FEP (1953-2012) Figura 2 - Universidade do Porto - Edifícios da Academia Politécnica, onde funcionou a Faculdade de Ciências e agora estão instalados a Reitoria da Universidade do Porto e vários museus 135 A Universidade do Porto é uma instituição de ensino superior pública, fundada em 22 de março de 1911, logo após a implantação da República em Portugal. As suas raízes, contudo, remontam a 1762, com a criação da Aula de Náutica por D. José I. Esta escola e as suas sucessoras serão responsáveis pela formação dos quadros portuenses ao longo dos séculos XVIII e XIX, dando resposta às necessidades de pessoal qualificado na área naval, no comércio, na indústria e nas artes. Numa fase inicial, a Universidade do Porto surge estruturada em três faculdades (Ciências, Medicina e Comércio). Hoje, a Universidade do Porto conta com catorze faculdades e uma escola de pós-graduação, a Escola de Gestão do Porto, criada em 1988 135 FACULDADE DE ECONOMIA - Guia do Estudante. Porto: Associação de Estudantes da Faculdade de Economia do Porto, 1995. ISBN 972-96799-0-8. 70 e cuja designação passou a ser Escola de Negócios da Universidade do Porto a partir de 2008 136 . Figura 3 - Pólos da Universidade do Porto 137 Ao longo dos anos, a UP cresceu de uma forma notável, estando as suas catorze faculdades dispersas por toda a cidade em três pólos, onde se agrupam não só as escolas como outras infraestruturas.  Pólo 1 – Localiza-se no centro da cidade, zona original da Universidade;  Pólo 2 – Situa-se na zona da Asprela, no extremo Norte do concelho do Porto;  Pólo 3 – Encontra-se na zona do Campo Alegre, não muito distante do Pólo 1. Dispersos pela cidade, ou mesmo noutros concelhos, localizam-se ainda outros institutos e centros universitários. A Universidade do Porto é um centro de criação, transmissão e difusão da cultura, da ciência e da tecnologia, ao serviço do homem, com escrupuloso respeito por todos os seus direitos fundamentais 138 . É de notar que a sua estrutura orgânica sofreu muitas alterações, como se pode ver num estudo sobre a estrutura orgânico-funcional da UP, realizado por Fernanda Ribeiro e Maria Eugénia Matos Fernandes 139 . 136 Breve História da Universidade do Porto [Em Linha]. [Consult. 28 nov. 2012] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/web_base.gera_pagina?p_pagina=2415> 137 Campus da Universidade do Porto [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/pt/web_base.gera_pagina?p_pagina=1001373> 138 Despacho Normativo n.º 73/89. Diário da República. 1.ª série. 178. (1989-08-04) 3.129- 3.136. 71 Nos Estatutos da UP, em 2001 140 , pode constatar-se que os órgãos de governo são os seguintes: Assembleia da Universidade; Reitor; Senado Universitário; Conselho Administrativo; Conselho Consultivo 141 . Em 2006, surgiu a 2ª alteração dos estatutos da UP 142 , na qual os órgãos de governo se mantêm, à exceção do Conselho Consultivo, que desaparece, surgindo de novo o órgão de fiscalização. Em 2009 143 há uma nova alteração, passando os órgãos de governo a ser o Conselho Geral, o Reitor e o Conselho de Gestão. É neste quadro evolutivo da Universidade do Porto que temos de compreender a Faculdade de Economia. Esta escola possui uma já longa história, que nos remete para a primeira metade do século passado. Com efeito, a sua criação foi feita pelo Decreto- Lei n.º 39226 de 28 de maio de 1953 144 . No preâmbulo deste diploma, pode ler-se: “À Faculdade que agora surge cabe papel do maior relevo na formação desta elite. Por certo lhe não faltará a necessária massa de recrutamento: hão-de ajudar a constituí-la sobretudo os que até agora tinham de sacrificar à aspiração de possuir um curso superior o desejo de se manterem fiéis à sua estirpe” 145 . Em 1953, surgiu a Faculdade de Economia, depois de um processo longo que, dava continuidade a um dos objetivos iniciais da Universidade do Porto e que nunca tinha sido cumprido: a criação da Faculdade de Comércio. Em 1931, foi discutida pelo Senado Universitário a possibilidade de criação de uma Faculdade de Ciências Económicas e Comerciais, considerando que era prioritária a restauração da Faculdade de Letras, uma vez que tinha sido extinta três anos antes 146 . 139 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos – Ob. cit. p. 5-693. 140 1ª Alteração dos Estatutos da Universidade do Porto. 141 Despacho Normativo n.º 23/2001. Diário da República. 2.ª série. 114. (2001-05-17) 2.909- 2.919. 142 Despacho n.º 1.311/2006. Diário da República. 2.ª série. 13 (2006-01-18) 851-860. 143 Despacho Normativo nº 18-B/2009. Diário da República. 2.ª série. 93. (2009-05-14) 19.106- (11) – 19.106-(27). 144 ALMODOVAR, António Manuel Martins – 50 anos da Faculdade de Economia do Porto. Porto: Faculdade de Economia, 2003. 12p. ISBN 972-95-396-1-8. 145 ALMODOVAR, António Manuel Martins – Ob. cit. p. 12. 146 RIBEIRO, Fernanda; FERNANDES, Maria Eugénia Matos – Ob. cit. p. 36. 72 Das propostas e pareceres formulados nessa época nada de concreto resultou, tendo sido necessário esperar até 1948 para que o assunto voltasse a ser objeto de atenção. Porém, só cinco anos mais tarde é que se concretizou este antigo projeto, ao ser criada a Faculdade de Economia com o objetivo de preparar “uma elite de economistas aptos a ocupar, pela sua preparação científica, as situações de mais alta responsabilidade em organizações vastas e complexas” 147 . A criação da Faculdade é justificada do seguinte modo: “O Norte do País, com as suas indústrias florescentes, com a sua considerável riqueza agrícola, com o seu largo e intenso comércio, reclama, para valorização dos seus recursos e para aproveitamento das perspectivas que se lhes rasgam, não só técnicos competentes (…) A Faculdade que agora surge cabe papel do maior relevo na formação desta elite” 148 . Esta Faculdade veio responder às necessidades e justos interesses não só regionais mas também nacionais e segundo o decreto instituidor tinha por fim o ensino e a cultura das ciências económicas 149 . Foi, portanto, sob uma base de amplo consenso que, a 24 de maio de 1953, o Governo deliberou, em decreto, a concretização da Faculdade de Economia. Desde a criação que esta Faculdade funcionou no edifício da Faculdade de Ciências, na Praça de Gomes Teixeira, mas na madrugada do dia 20 de abril de 1974, um devastador incêndio 150 destruiu parte do edifício, então ocupado pela Faculdade de Ciências, pela Faculdade de Economia e pela Reitoria da Universidade, até que, em junho do mesmo ano, passou a ocupar um edifício construído de raiz no Pólo 2 da 147 Decreto-Lei n.º 39.226. Diário da República. 1.ª série. 112. (1953-05-28) 791-793. 148 Idem. 149 SANTOS, Cândido Dias dos – Universidade do Porto: Raízes e Memória da Instituição. Porto: reitoria da Universidade do Porto, 1991. p. 292-297. ISBN 972-8025-10-6. 150 Edifícios com história [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/pt/web_base.gera_pagina?P_pagina=1005823> 73 Universidade, na Asprela 151 que se desdobra em quatro pisos da dominante horizontal, tendo como compensação vertical a Biblioteca no alçado nascente 152 . Figura 4 - Planta do Projeto FEP realizada pelo Arquiteto Alfredo Evangelista Viana de Lima 153 O Projeto de Alfredo Viana de Lima sofreu vários estudos preliminares para o edifício da Faculdade de Economia e apenas no final da década de 60 foi aprovado. Logo em 1978, o Conselho Diretivo deixou à consideração do Reitor a possibilidade de realizar algumas obras, uma vez que o edifício já mostrava necessidade disso 154 . 151 Faculdade de Economia (1953) [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/pt/web_base.gera_pagina?p_pagina=122252#engenharia> 152 SANTOS, Cândido Dias dos – Ob. cit. p. 347-348. ISBN 972-8025-10-6. 153 UNIVERSIDADE DO PORTO. Direcção de Serviços de Construção e Conservação das Instalações – F. E. P: Faculdade de Economia do Porto: Projecto: Planta Geral com indicação dos terrenos a adquirir: 1 [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://repositorio-tematico.up.pt/handle/10405/7286> 154 FERNANDES, Maria Eugénia Matos – A Universidade do Porto e a Cidade, Edifícios ao longo da história. Porto: Universidade do Porto, 2007. p. 98-99. ISBN 978-972-8025-68-7. 80 Pela análise de 2 regulamentos da FEP (1993 e 2000) observaram-se mudanças sobretudo ao nível da estrutura de serviços e da estrutura pedagógica com a crescente autonomização dos cursos que passaram a dispor de órgãos de gestão próprios. 172 Quanto à sua constituição e às suas competências apontaram um caminho evolutivo natural. Em 1993 173 , os serviços administrativos da Faculdade de Economia da Universidade do Porto compreendiam a secretaria da Faculdade e o secretariado dos órgãos de gestão e eram dirigidos pelo secretário da Faculdade. A secretaria desenvolvia atividades em relação a assuntos académicos, de pessoal e expediente bem como da contabilidade e património. Esta compreende três secções: de alunos, de pessoal e expediente e de contabilidade e património e dela dependia o funcionamento de uma tesouraria. Quanto ao secretariado dos órgãos de gestão competia-lhe assegurar o secretariado e expediente próprios do presidente do conselho diretivo e dos presidentes dos conselhos científico e pedagógico, sendo orientado por um técnico superior ou por um técnico de categoria mais elevada. Finalmente, o secretário orientava e coordenava a atividade dos serviços administrativos e geria o seu funcionamento; assistia aos órgãos de gestão; elaborava e promovia os estudos, pareceres e informação relativa à gestão da instituição; recolhia, sistematizava e divulgava a legislação com interesse para a Faculdade; dirigia o pessoal não docente nem investigador e correspondia-se com serviços e entidades públicas ou privadas no âmbito da sua competência. A Biblioteca era dirigida por um técnico superior da biblioteca e documentação de categoria mais elevada que trabalhava sobre superintendência do diretor da biblioteca. 172 Os órgãos de gestão dos cursos em vigor são os seguintes: Diretor, Comissão Científica e Comissão de Acompanhamento, enquanto os cursos de formação contínua funcionam na dependência do Conselho Executivo. - Declaração de retificação n.º 3034/2009. Diário da República. 2.ª série. 245. (2009-12-21) 51.460-51.461. 173 Resolução n.º 11/93/PL. Diário da República. 2.ª série. 150: Suplemento. (1993-06-29) 6.936-(50-54). 81 Em 1995, a estrutura orgânica da FEP sofreu grandes alterações nos serviços, deixou de ser tão centralizada e passou a ser constituída por Serviços Administrativos, Serviços Financeiros, Biblioteca, Serviços de Informática, Gabinete de Relações com o Exterior, Gabinete Técnico e os Serviços Auxiliares 174 . Três anos mais tarde, é feita outra proposta de regulamento para estabelecer a estrutura orgânica da Faculdade, da seguinte maneira: Serviços Administrativos, Serviços Financeiros, Biblioteca, Serviço de Informática, Gabinete de Imagem e Comunicação, Gabinete de Apoio ao Aluno, Gabinete Técnico, Gabinete de Manutenção e Serviços Auxiliares 175 . Ainda no mesmo ano, os serviços dependentes do Conselho Diretivo eram, como se pode ver na figura 6, Serviços Administrativos, Serviços Financeiros, Biblioteca, Serviços de Informática, Gabinete de Relações com o Exterior, Gabinete de Manutenção e Gabinete Técnico. Figura 6 - Estrutura Geral dos Serviços em 1998 174 Resolução 32/95/PL. Diário da República. 2.ª série. 226. (1995-09-29) 11.738-(29-33). 175 Provavelmente foi esta proposta que deu origem ao Regulamento de 2000, que se encontra em vigor. 82 Quanto aos Serviços Administrativos, que são dirigidos pelo diretor de serviços, desenvolvem atividades nos domínios dos assuntos académicos, de pessoal e de expediente, e compreendem a Repartição Académica e a Repartição de Pessoal e Expediente como se pode verificar na figura 7. Figura 7 - Estrutura dos Serviços Administrativos em 1998 Em 1998, a estrutura dos Serviços Financeiros sofreu uma alteração, sendo extinta a Repartição de Contabilidade e Finanças e criada em sua substituição a Repartição de Administração Financeira e, ao mesmo tempo, criado um Gabinete de Gestão Financeira como se pode verificar nas figuras 8 e 9. 83 Figura 8 - Estrutura dos Serviços Financeiros em 1998 – Antes da proposta de alteração Figura 9 - Estrutura dos Serviços Financeiros em 1998 – Depois da proposta de alteração Segundo o regulamento de 2000 “os Serviços Financeiros da Faculdade são dirigidos pelo respetivo diretor de serviços, desenvolvem as suas atividades nos domínios dos assuntos de contabilidade, finanças e património e compreendem, além do Gabinete de Gestão Financeira e da Tesouraria, as seguintes secções: Contabilidade, Compras e Economato e a de Inventário e Património” 176 . 176 Resolução n.º 30/2000. Diário da República. 2.ª série. 36. (2000-02-12) 2.975-2.981. 84 Os serviços que hoje designamos como “Serviços Académicos”, segundo o regulamento de 1993 eram designados por Serviços Administrativos, que eram constituídos, como se pôde ver anteriormente, pela Secretaria da Faculdade e pelo Secretariado dos órgãos de gestão. Através do “Regulamento orgânico e de definição do Quadro de Pessoal não Docente da Faculdade de Economia da Universidade do Porto” 177 encontrou-se a informação referente aos serviços estabelecendo a estrutura orgânica da Faculdade, bem como o respetivo quadro, competências e forma de recrutamento e de provimento do pessoal não docente. Em 2000 a estrutura orgânica da FEP compreende, segundo os artigos 3.º, 8.º, 14.º, 16.º 18.º, 20.º, 22.º, 24.º e 26.º do regulamento orgânico, da seguinte forma:  Serviços Administrativos;  Serviços Financeiros;  Biblioteca;  Serviço de Informática;  Gabinete de Marketing e Comunicação;  Gabinete de Apoio ao Aluno;  Gabinete Técnico;  Gabinete de Manutenção e Serviços Auxiliares. A atual estrutura, apresentada no website da instituição, assenta num corpo de pessoal auxiliar e técnico, não tendo correspondência com os regulamentos referidos anteriormente, sendo os serviços estruturados da seguinte maneira:  Assessoria e Secretariado;  Gabinete de Internacionalização;  Gabinete de Marketing e Comunicação;  Gabinete de Melhoria Contínua; 177 Idem. 85  Gabinete de Recursos Humanos (desenvolve atividades em seis áreas: Docentes; Bolseiros de Investigação; Não Docentes; Formação; Avaliação de desempenho e Apoio à Gestão);  Centro de Documentação, Informação e Arquivo (antiga Biblioteca);  Serviço de Informática FEP;  Serviço de Relações Externas e Integração Académica (SEREIA);  Serviços Académicos (Secções: Cursos Livres; International Student Office; Licenciaturas; Mobilidade Internacional; Pós-Graduação);  Serviços de Manutenção;  Serviços Financeiros. Os quadros de pessoal anexos a todos os regulamentos orgânicos analisados permitiram perceber a evolução verificada nos últimos anos, em função do número de alunos, de docentes e de pessoal não docente. Atualmente os Serviços apoiam o funcionamento dos órgãos de gestão e das restantes atividades da FEP, funcionam da dependência do Conselho Executivo da Faculdade e os regulamentos são elaborados e aprovados pelo mesmo conselho 178 . 178 Declaração de retificação n.º 3.034/2009. Diário da República. 2.ª série. 245. (2009-12-21) 51.462. 86 3.1.3. Estrutura Pedagógica e Científica Quanto ao enquadramento da evolução dos cursos, a legislação é muito vasta e, por isso, foi sistematizada em tabelas para permitir uma melhor compreensão da estrutura pedagógica e científica. Tabela 1 - Evolução das Licenciaturas 1953 Criação e organização do plano de estudos da Licenciatura em Economia, com a duração de cinco anos letivos. Decreto n.º 39.227 1962 O Decreto n.º 44.639 de 1962 mostra que, com a experiência, manifestou-se a necessidade de se incluírem nos dois primeiros anos da Licenciatura em Economia, as disciplinas de Práticas de Técnica Comercial I e II que existiam no Instituto Superior de Ciências Económicas e Financeiras, constituindo assim uma ótima base de conhecimentos práticos para as disciplinas de Economia, Direito e Contabilidade. Decreto n.º 44.639 1968 A FEP contava já com quinze anos de existência quando, mediante o Decreto n.º 48.626, 12 de outubro de 1968, se tornou indispensável rever a organização do curso superior de Economia no sentido de se adaptar às novas orientações das ciências professadas na Faculdade. Decreto n.º 48.626 1977 No ano de 1977 reconhece-se a necessidade de reestruturação urgente do plano de estudos da Licenciatura em Economia, devendo nos termos do artigo 1.º do Decreto- Lei n.º 768/76, de 23 de outubro, proceder-se à sua efetivação, uma vez que a sua qualidade tinha vindo a decrescer. Sendo aprovado o plano de estudos da Licenciatura em Economia da Faculdade de Economia da Universidade do Porto. Decreto n.º 10/77 87 1979 Foi aprovado o Plano de Estudos da Licenciatura em Economia da Faculdade de Economia da Universidade do Porto. Portaria n.º 709/79 1982 A Portaria n.º 709/79 vigorou do ano letivo 1978/1979 até 1986/1987 inclusive, sofrendo algumas alterações sendo aplicada a partir do ano letivo de 1981/1982. Portaria n.º 837/82 1986/1987 O plano de estudos desta Licenciatura passa a ser organizado por semestres179. - 1987 Por proposta do Conselho Científico da Faculdade de Economia da Universidade do Porto é aprovada a reestruturação do curso de Licenciatura em Economia e a instituição passa a ministrar uma nova Licenciatura, ou seja, é conferido o grau de Licenciado em Gestão, com duração normal de cinco anos letivos sendo aprovados os planos de estudos da Licenciatura em Economia e em Gestão. Portaria n.º 565/87 Despacho de 13 de agosto de 1987. Diário da República. 2.ª série. 209. (1987-09-11) 11.164-11.165. 1987/1988 A partir do ano letivo 1987/1988 surgiram os primeiros planos estruturados em unidades de crédito180. - 1993 Surge um novo plano de estudos da licenciatura em Economia. Em agosto do mesmo ano, são publicadas as disciplinas fixas e optativas e respetivas unidades de crédito, que integram o curso de Licenciatura em Economia, no ano letivo 1993/1994. Aviso. Diário da República. 2.ª série. 174. (1993-07-27) 7.943. Aviso. Diário da República. 2.ª série. 180. (1993-08-03) 8.216-(78-80). 1994 Foi feita a alteração do anexo II da Portaria 565/87 relativamente ao curso de Licenciatura em Gestão, sendo aprovado o plano de estudos que entra em vigor em Resolução 28/SG/SC/94 179 Informação fornecida pela responsável dos Serviços Académicos (Secção de Licenciaturas). 180 Informação fornecida pela responsável dos Serviços Académicos (Secção de Licenciaturas). 88 1994/1995. 2000 Através do Aviso n.º 10079/2000 e do Aviso n.º 10152/2000, surgiram novos planos de estudos para as Licenciaturas de Economia e de Gestão. Aviso n.º 10.079/2000 Aviso n.º 10.152/2000 2004 Por Deliberação da Secção Permanente do Senado em 2004 são novamente alterados os anexos I e II da Portaria n.º 565/87 relativa à estrutura curricular dos cursos de Licenciatura em Economia e Gestão, que foram sofrendo mais alterações. O plano de estudos foi atualizado, passando a ter uma duração de quatro anos letivos, integrando um estágio (obrigatório) que complementa a formação académica e facilita a integração no mercado de trabalho. Foi através da Deliberação n.º 423/2004 que foi elaborado um novo plano de estudo para a Licenciatura em Gestão e tal como a Licenciatura em Economia sofreu algumas alterações. Deliberação n.º 396/2004 Deliberação n.º 397/2004 Retificação n.º 798/2004 Retificação n.º 928/2004 Retificação n.º 940/2004 Deliberação n.º 423/2004 2005 Foi aprovada a alteração dos planos de estudos do curso de Licenciatura em Economia por deliberação n.º 397/2004. Deliberação n.º 950/2005 2005/2006 Após tantas retificações foi aprovada a Licenciatura em Gestão, para vigorar no ano letivo 2005/2006. Deliberação n.º 962/2005 2008 Foi feito o registo de adequação de ciclos de estudos da FEP ao Processo de Bolonha e foi aprovada a adequação do curso de Licenciatura em Gestão e Licenciatura em Economia. Despacho n.º 6.314/2008 Deliberação n.º 2.085/2008 Deliberação 89 n.º 2.086/2008 2010 A FEP aprovou novamente uma alteração da estrutura curricular do Curso em Licenciatura em Gestão. Deliberação n.º 701/2010 Em síntese as licenciaturas criadas na FEP foram: Tabela 2 - Licenciaturas Tabela 3 - Evolução dos Mestrados 1983 Criação do primeiro curso de mestrado ministrado pela FEP. Em março, a Universidade do Porto, através da Faculdade de Economia, concede o grau de mestre em Economia. Portaria n.º 244/83 1989 Este curso sofreu algumas alterações ao nível do plano de estudos e duração do curso. Portaria n.º 861/89 Portaria n.º 147/90 1990 2000 Pela Resolução nº 11/SG/SC/2000, das Secções de Gestão e Científica do Senado, foi aprovada a criação do curso de mestrado em Análise de Dados e Sistemas de Apoio à Decisão, tendo a duração de quatro semestres. Resolução n.º 84/2000 181 Decreto n.º 39227. Diário da República. 1.ª série. 112. (1953-05-28) 793-796. 182 Portaria n.º 565/87. Diário da República. 1.ª série. 153. (1987-07-07) 2.648-2.649. Nome Ano Letivo Início Economia 1953/1954181 Gestão 1987/1988182 96 As atividades de investigação e desenvolvimento realizam-se em núcleos de investigação, unidades de investigação e desenvolvimento associadas à Faculdade e são integradas por docentes e investigadores 198 . 198 Declaração de Retificação n.º 3034/2009. Diário da República. 2.ª série. 245. (2009-12-21) 51.455-51.463. 97 3.1.4. Organigramas De modo a completar a análise e desenvolvimento do estudo orgânicofuncional da FEP foi necessário construir organigramas onde fosse possível ilustrar as várias mudanças orgânicas que ocorreram desde 1953 até à atualidade. O Caso de Estudo/Implementação Decreto n.º 18.717. (1930-08-02) (refª 1) Decreto nº 38.692. (1952-03-21) (refª 3) (1) Decreto-Lei n.º 39.227. (1953-05-28) (refª 6) O Caso de Estudo/Implementação Decreto-Lei n.º 39.227 (1953-05-28) (refª 6) Decreto-Lei n.º 221/74 (1974-05-27) (refª 13) 100 Decreto-Lei n.º 39.227 (1953-05-28) (refª 6) Decreto-Lei n.º 806/74 (1974-12-31) (refª 14) 101 Decreto-Lei n.º 39.227 (1953-05-28) (refª 6) Decreto-Lei n.º 781-A/76 (1976-10-28) (refª 15) 102 Decreto-Lei n.º 39.227 (1953-05-28) (refª 6) Decreto-Lei n.º 781-A/76 (1976-10-28) (refª 15) Decreto-Lei n.º 536/79 (1979-12-31) (refª 17) Decreto-Lei n.º 190/82 (1982-05-18) (refª 20) (3) Portaria n.º 244/83 (1983-03-03) (refª 22) Despacho de 13 de agosto de 1987 (1987-09-14) (refª 27) (2) Portaria n.º 565/87 (1987-07-07) (refª 28) Despacho de 13 de agosto de 1987 (1987-09-11) (refª 26) 103 Decreto-Lei n.º 39.227 (1953-05-28) (refª 6) Decreto-Lei nº 781-A/76 (1976-10-28) (refª 15) Portaria n.º 244/83 (1983-03-03) (refª 22) Portaria n.º 565/87 (1987-07-07) (refª 28) Despacho de 13 de agosto de 1987 (1987-09-11) (refª 26) Despacho de 13 de agosto de 1987 (1987-09-14) (refª 27) Decreto-Lei n.º 148/88 (1988-04-27) (refª 31) 104 Despacho. Diário da República. 2.ª série. 126 (1991-06-03) (refª 39) O Caso de Estudo/Implementação Despacho. Diário da República. 2.ª série. 126 (1991-06-03) (refª 39) Resolução nº 11/93/PL (1993-06-29) (refª 41) Licenciaturas (refª 42; 43; 44) Mestrados (refª 22) 112 3.1.5. Quadros de Contexto Finalizado o estudo orgânico-funcional e centremo-nos agora nos quadros de contexto, criados no âmbito desta análise, que fazem igualmente parte do estudo orgânico, pois é neles que se representa a componente funcional e enumeram as competências. O principal objetivo destes quadros foi proceder ao enquadramento da produção informacional da organização nos respetivos sectores orgânicos, tendo em conta os seguintes campos: 1. Objetivos: identificação dos fins e objetivos que se propôs a Faculdade de Economia da Universidade do Porto na condução da sua estratégia de negócio; 2. Estrutura: identificação do sector orgânico produtor; 3. Competências: descrição das competências de cada um dos sectores orgânicos; 4. Atividades: enumeração das atividades realizadas pelos responsáveis e/ou intervenientes dos sectores orgânicos, no âmbito da prossecução das suas funções e produção informacional; 5. Séries/Documentos: identificação das séries documentais e documentos associadas a cada sector orgânico produtor. No anexo 2, são apresentados estes quadros de contexto de modo a perceber, com clareza, cada um dos campos mencionados anteriormente, feitos com base na legislação recolhida e na documentação recenseada. Nos quadros de contexto procede-se ao enquadramento orgânico-funcional da produção documental para permitir compreender e contextualizar a informação. Analisados os diplomas legais – Estatutos e Regulamentos da FEP – compreende-se a evolução da estrutura orgânico-funcional da entidade produtora e, consoante as sucessivas reestruturações, elaboraram-se organigramas e os quadros de contexto, tantos quantos os necessários para abranger o intervalo cronológico da documentação, 113 como os fins/objetivos que norteiam a ação da Faculdade. Deste modo, foram construídos 11 organigramas e os respetivos quadros de contexto 199 . 199 Ver anexo 2. 114 3.2. Tratamento técnico da informação O Arquivo da FEP, não sendo oficialmente criado, nem estando identificado em planta do edifício da instituição, funciona essencialmente como depósito da documentação que “não é necessária aos serviços”. O Arquivo não existe como serviço autónomo, está integrado na Direção de Serviços da Biblioteca, na qual se mantém como elemento constituinte mas incluído na designação: Centro de Documentação, Informação e Arquivo (CDIA) 200 que tem como missão “facultar aos seus utilizadores os serviços, recursos bibliográficos e informativos necessários ao desempenho das funções de investigação, ensino e educação, e ainda proporcionar as condições de aprendizagem de competências de informação que contribuirão para um eficaz aproveitamento dos recursos postos à sua disposição” 201 . Tem ainda como principal objetivo “prestar apoio de carácter documental e informativo a todos os setores de atividade da Faculdade nas suas funções de ensino, de investigação e de extensão universitária. Para concretizar este objetivo procede à recolha, aquisição, tratamento técnico e difusão da informação e documentação. Além dos serviços de consulta de presença e de empréstimo domiciliário, a Biblioteca apoia os seus utilizadores através da orientação e da pesquisa bibliográfica e promove também o acesso à documentação através do empréstimo interbibliotecas” 202 . Exerce a sua atividade no âmbito da gestão da informação administrativa e do património documental, sendo dirigido por um chefe de divisão, de forma a rentabilizála como referência, prova, informação e memória institucional. Com o decorrer dos anos e até ao dia de hoje, grandes quantidades de documentação foram sendo acumuladas e arquivadas sem grandes preocupações com a sua organização, provocando obviamente grandes obstáculos para responder às necessidades da FEP enquanto organização. 200 Ainda não foi publicado. O fato do organigrama atual existir assim e a biblioteca agora se chamar CDIA foi uma decisão interna. 201 Biblioteca [Em Linha]. [Consult. 22 jan. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://guia.fep.up.pt/index.php?id_page=91>. 202 Centro de Documentação, Informação e Arquivo [Em Linha]. [Consult. 22 jan. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/fep/pt/uni_geral.unidade_view?pv_unidade=3> 115 Neste momento, a documentação do arquivo encontra-se localizada num espaço de armazenamento no sótão do edifício da FEP, com pouco mais de 2 metros de altura e o acervo está sob influência de alterações climáticas externas, como a temperatura e a falta de arejamento, ou seja, localiza-se num espaço poluído. Quanto à instalação da documentação esta é feita em estantes fixas, tradicionais, segundo alguma ordem funcional, encontrando-se alguma documentação dispersa, evidenciando critérios aleatórios de acumulação. O arquivo da FEP é um depósito da documentação sem uso administrativo ou com uso pouco frequente. Na realidade, quase todos os órgãos e serviços da FEP não dispõem de arquivos estruturados, obedecendo a requisitos mínimos de conservação, nem existem arquivistas ou pessoal dedicado em exclusividade ao arquivo, com consequências diretas no seu estado de conservação, organização e acessibilidade. O espaço tem cerca de 33 metros lineares, dispõe de um número elevado de estantes fixas, pelo que parte dos documentos se encontram desorganizados e muitos deles colocados no chão ou dentro de caixotes. Figura 11 - Esboço do Arquivo 116 A situação do arquivo constitui um problema de importância considerável, as condições de instalação do acervo documental são inadequadas para garantir as condições mínimas de conservação dos documentos e são de difícil acesso devido à mistura e amontoado de diversa documentação. O tratamento técnico desta informação (1953-1988), explicado detalhadamente mais adiante, na sua maior parte, incidiu sobre os serviços académicos e os órgãos de gestão. Figura 12 - Estado do Arquivo (Antes do tratamento documental) 3.2.1. Recenseamento do acervo (1953-1988) Como foi referido no início desta dissertação foi necessário ter em consideração o fator tempo. Como até 1988 as faculdades se regiam pela legislação geral da UP e os serviços eram centralizados, estabeleceu-se como data mais recente para o recenseamento o ano de 1988, por ser nesta data que ocorreu a autonomia universitária e as faculdades começaram a ter serviços próprios, aumentando assim a produção documental. A primeira atividade no arquivo da FEP, foi o recenseamento de documentação, tendo como objetivo tornar acessível uma massa documental acomodada nas estantes, da qual não havia qualquer registo. O Recenseamento Documental foi feito numa folha em Excel, uma vez que a instituição não possuía nenhum software para o efeito. Consistiu na análise dos 117 documentos (maioritariamente acondicionados em pastas), de forma a definir com exatidão todos os elementos que os caraterizam (documento). 203 Para se perceber como foi estruturado o recenseamento e com que caraterísticas este trabalho foi feito, apresenta-se uma amostragem da grelha que foi elaborada (anexo 3). O registo foi efetuado seguindo a norma internacional ISAD(G), que contempla os campos de recolha dos elementos essenciais de descrição das unidades físicas e tevese em consideração os seguintes dados: título, datas extremas (data inicial e data final), âmbito e conteúdo, o tipo de documento (unidade de instalação) e o setor orgânico produtor. N.º de Registo Título Data Inicial Data Final Âmbito e Conteúdo Unidade de Instalação Série Órgão Produtor 1 Actas 25-05-1974 03-07-1974 Esta unidade de instalação é um Livro de Atas, que possui as Ata nº 1 até Ata nº 16 das sessões do Conselho de Faculdade de Economia. Contém 100 folhas que deverão ser rubricadas pelo Presidente do Conselho Diretivo. Livro Reuniões Conselho Diretivo 2 Actas 25-05-1974 10-09-1974 Esta unidade de instalação é um Livro de Atas, que possui as sessões do Conselho Diretivo da Faculdade de Economia da Universidade do Porto. Contém 100 folhas que deverão ser rubricadas pelo Diretor da Faculdade. Livro Reuniões Conselho Diretivo 3 Actas Conselho Directivo 27-11-1974 06-11-1975 Esta unidade de instalação é um Livro de Atas, que possui da Ata nº 1 ate Ata nº 34 das sessões do Conselho Diretivo da Faculdade de Economia da Universidade do Porto. Contém 100 folhas que deverão ser rubricadas pelo Diretor da Faculdade. Livro Reuniões Conselho Diretivo 203 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Orientações Técnicas para a Avaliação de Documentação Acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1999. 53p. ISBN 972-8107- 48-X 118 4 Actas Conselho Directivo 12-03-1974 12-12-1974 Esta unidade de instalação é um Livro de Atas, que possui da Ata nº 1 até Ata nº 4 das sessões do Conselho Diretivo da Faculdade de Economia da Universidade do Porto. Contém 100 folhas que deverão ser rubricadas pelo Diretor da Faculdade. Livro Reuniões Conselho Diretivo 5 Comissao Reestruturaç ão 09-10-1974 24-09-1974 Esta unidade de instalação contém folhas de presença, atas e propostas de conteúdos das cadeiras. Capa de argolas A4 Reuniões Comissão de Reestruturaç ão 6 Actas do Conselho de Faculdade 25-05-1974 12-09-1975 Esta unidade de instalação contém Atas do Conselho de Faculdade. Capa de argolas A4 Reuniões Conselho Diretivo 7 Actas Conselho Directivo 75 09-09-1974 25-11-1975 Esta unidade de instalação contém Atas do Conselho Global da Faculdade e Diretivo. Capa de argolas A4 Reuniões Conselho Diretivo 8 Comissao de Reestruturaç ão 18-09-1974 20-07-1976 Esta unidade de instalação contém atas do grupo de reestruturação da sub comissão de contabilidade e direito, propostas de reestruturação do programa de unidades curriculares, planos de trabalho. Capa de argolas A4 Reuniões Comissão de Reestruturaç ão Figura 13 – Exemplo da amostragem do recenseamento da documentação do arquivo da FEP Notas explicativas à elaboração da Tabela de Recenseamento por unidades de instalação:  N.º de registo: Número da unidade de instalação.  Título: Título das lombadas das unidades de instalação.  Data Inicial: Data mais antiga da unidade de instalação.  Data Final: Data mais recente da unidade de instalação.  Âmbito e Conteúdo: Registar informação narrativa acerca das atividades, administrativas ou técnicas, e procedimento administrativo, documental ou outro que se encontrem na sua origem, ou seja, descrição do documento.  Unidade de Instalação (tipo de documento): Identificação da unidade de instalação. Exemplo: Capa de argolas A4, Livro, etc.  Série: Identificação da Série. 119  Órgão Produtor: Identificação do Órgão Produtor. Ao mesmo tempo que feito o recenseamento, foram colocadas nas unidades de instalação etiquetas com os números de registo. Devido à variedade de documentos e à quantidade de documentação, optou-se por fazer o registo apenas da documentação produzida pelos órgãos de gestão e pelos serviços académicos entre os anos de 1953 a 1988, como já foi referido. Isto levou a que se tratassem documentos como atas, convocatórias, ordens de serviço, pautas, livros de termos e processos individuais de alunos que já se licenciaram e outros que foram interrompidos. Quanto aos processos, o fator tempo foi mais uma vez uma limitação, que tornou inviável descrever processo a processo. Então o que se fez, foi a contagem de todos os processos de alunos licenciados entre 1953 e 1988 e a contagem de todos os processos de alunos interrompidos. Isto possibilitou ter uma noção da quantidade de processos existentes (7.700 processos) e identificar duas séries distintas, como se explicará adiante. Figura 14 - Contagem dos Processos Individuais de Alunos 120 Figura 15 - Contagem dos Processos Individuais de Alunos Interrompidos No total, recensearam-se 724 unidades físicas, abarcando o período de 1953 a 1988, conforme se pode ver na tabela seguinte: Tabela 7 - Total da documentação recenseada (1953-1988) Unidades físicas Pastas 385 Livros 326 Caixas 12 Pastas de Cartão 1 TOTAL 724 121 Figura 16 - Documentação recenseada (1953-1988) A partir deste recenseamento foi possível identificar as séries documentais, como se verá no ponto seguinte. 3.2.2. Identificação e descrição das séries e documentos O recenseamento possibilitou identificar as séries documentais, podendo futuramente dar origem a instrumentos de acesso e tornando-se um meio de ajuda para a ordenação da documentação pelos serviços produtores. Foram identificadas as seguintes séries documentais:  Processos Individuais de Alunos Licenciados;  Processos Individuais de Alunos Interrompidos;  Pautas e Termos;  Reuniões (inclui convocatórias, atas e ordens de serviço);  Distribuição do Serviço Docente;  Correspondência Enviada;  Correspondência Recebida. As séries podem ser constituídas de acordo com a sua tramitação, tipologia, ação e área temática. No arquivo da FEP, as séries foram organizadas tipologicamente ou por tema, por ser esse o modo como os serviços produtores as originaram. 128  Tentam reduzir ao máximo a reprodução em papel e trabalham muito por correio eletrónico e muitos deles já produzem documentação em formato digital;  Quase todos os serviços possuem documentação integrada no arquivo;  Grande parte dos entrevistados consulta o arquivo (muito raramente); alguns enviaram documentação para lá mas nunca mais voltaram a consultar;  Cada serviço organiza a documentação à sua maneira;  Quase todos têm noção que o arquivo não possui um regulamento e os que desconhecem, acham que deveria ter;  Só os funcionários mais antigos e que participaram da incorporação da documentação no arquivo é que sabem exatamente como está organizado e em que local se encontra a documentação, os entrevistados que trabalham na FEP há 5 anos, por exemplo, sentem dificuldade em encontrar a documentação;  Não existe nenhum mecanismo de controlo, caso se perca algum documento. Alguns dos entrevistados transmitiram que não é necessário, porque partem do princípio que trabalham com pessoas sérias e como só os serviços têm acesso à sala onde se encontra a documentação, pensam que não terão esse problema;  A maioria não conhece softwares de Gestão Integrada em Arquivo;  Embora alguns serviços já tenham o registo da documentação mais recente e de que necessitam diariamente, todos acham que se deveria implementar um software com o registo da documentação porque iria facilitar o acesso. Entrevistado 6: “Sim, até porque é muito mais fácil consultar do que andar a ver pastas não é…sim acho que sim.” “…acho que era extremamente importante ter a informação em base de dados.”  Todos os entrevistados mostraram-se interessados na ferramenta apresentada (ICA-AtoM) porque lhes iria ser bastante útil no seu trabalho. Colocaram questões/dúvidas, se para além das aplicações apresentadas se era possível, por exemplo, modificar os campos abertos para campos 129 fechados, para uniformizar e mais tarde não haver problemas; se era possível editar o documento digitalizado uma vez inserido no programa e se era também possível após essa alteração descarregar o ficheiro e enviar, por exemplo, para o diretor.  No fundo, mostraram-se preocupados com a situação atual da Faculdade e concordaram que seria vantajoso para todos que se interviesse no arquivo e se criassem pontos de acesso a essa documentação. As seguintes opiniões foram um complemento que levou a conseguir responder à questão de investigação apresentada inicialmente neste trabalho. Tabela 9 - Opiniões dos Entrevistados Entrevistado(a) Opinião sobre o ICA-AtoM Entrevistado 1 “Sim, claro. Se é relevante para melhorar o arquivo, é relevante para melhorar a instituição.” Entrevistado 2 “Estou a perguntar porque … este já seria um grande passo para nós porque temos tudo desorganizado nesse aspeto mas se fosse uma coisa que comportasse também depois um mecanismo de … ser possível depois nós sabermos as voltas que o documento dá e quando é que o documento está disponível para ser tratado pelos serviços era muito bom mas também é evidente que se calhar…” “Hm hm e tudo isto é um software gratuito?” “Ah sim senhor, eu acho que está ótimo.” “Sim, eu acho que sim, porque vai permitir um maior controlo de onde estão as coisas, permite também que com a passagem das pessoas pelos serviços, alguém que vem de novo tem muito mais facilidade em ter acesso à documentação e deixa de existir, como é que se chamam… os dinossauros que sabem onde está tudo, onde eu me incluo e que acho que é muito mau, porque não há coisa pior do que uma pessoa 130 sair dum serviço e depois as pessoas que ficam andarem à procura dos papéis porque já me aconteceu isso, nós também tivemos um dinossauro que saiu há relativamente pouco tempo e algumas coisas estavam mesmo só entregues a ele e a dificuldade é imensa, nós queremos procurar, embora ele tenha deixado muita documentação mas a verdade é que se houve um sítio…e portanto eu acho que isto vai facilitar muito principalmente quando se muda … pode acontecer qualquer um de nós estar sujeito a estar ausente.” “Também corre-se o risco, porque não está lá ninguém a controlar o que entra e o que sai, o que é consultado. As pessoas vão lá e portanto o que nós pedimos é que tenham consciência de voltar a pôr onde estava mas não há garantia que realmente seja assim, porque é muito difícil não temos controlo e portanto não conseguimos depois saber se a pessoa realmente...” “Sim, muito menor, sem dúvida, acho que só temos a ganhar.” Entrevistado 3 “De facto isso é um trabalho exaustivo… eu acho que este é capaz de ser mais completo para …se for para implementar o arquivo eletrónico. E se está segundo as normas internacionais e tudo…eu acho que é excelente. Não conhecia e acho que hoje em dia sinceramente é a melhor opção e havendo uma ferramenta Open Source que seja de qualidade, porque há muitas que …há umas que são uma porcaria, mas normalmente há sempre uma ou outra que se destaca em determinadas áreas não é?” “Eu acho que sim…eu penso que sim, agora é evidente que … uma coisa é fazer, colocar o arquivo lá em cima e as referências lálálá, outra coisa é passar para tudo online nesse sistema, a documentação interna da faculdade, isso provavelmente exige do servidor, espaço considerável porque é muita documentação, pdfs… multiplicar por milhentos documentos, isso requer algum espaço mas isso faz parte.” “Pronto, é que às vezes há questões que um documento da secretaria 131 que não devia ser visto pelo outro serviço do lado, porque a informação…a minha questão é se isso daria para configurar essa questão de permissões de acesso a determinados documentos, é que nem toda a gente pode ver tudo não é. Mas deve dar quase de certeza. Mas também posso ver o software… é ICA-AtoM?” “Está bem, por mim eu acho ótimo.” “O meu arquivo é no email está lá tudo.” Entrevistado 4 Ao mostrar o trabalho desenvolvido no Excel: “Que trabalheira.” “Claro, estou super entusiasmada. Não há um estagiário para ir lá para o nosso arquivo? Acho muito bom, claro obviamente.” Ao apresentar a ferramenta ICA-AtoM e o que foi inserido: “Tens que andar lá no arquivo metida…” (mostrou-se admirada por ter que estar tanto tempo no arquivo). “Acho fantástico, claro que acho fantástico, se precisar de um documento e se eu tiver uma base de dados que me diga o que é que lá está basta ir aí e vejo, e sei a gaveta e onde está, se souber localizar, é ótimo, é fantástico.” “Exatamente. Acho muito bom. Agora era útil nós sabermos, já que estamos a falar nisso que eu não tenho conhecimento de facto, nunca trabalhei no arquivo mas com certeza que haverá alguma regulamentação quanto à necessidade do número de anos que é obrigatório manter determinados documentos em arquivo.” “Pronto, deve haver documentos que nós já podemos destruir e ainda temos aí, isso era útil também.” 132 “Exato. Os meus parabéns, teve muito trabalho, é que é mesmo trabalho, isto dá mesmo trabalho.” Entrevistadora: Acha então que isto vai contribuir para melhorar o funcionamento da instituição? “Claro que sim obviamente. Eu sempre falei que o arquivo é uma parte fundamental do serviço e as pessoas não dão o devido valor mas é essencial, essencial.” “Penso mesmo, é verdade, muitas vezes digo isto.” Entrevistado 5 “Isso é muito importante, acredito que haja outros serviços mais… contabilidade, serviços académicos também mas no meu caso como são coisas mais específicas da minha área acabo por…mas é sempre interessante ter um arquivo organizado, de hoje para amanhã haver um histórico na área de manutenção, coisa que não havia quando vim para cá. Muitos parabéns então. Que corra tudo bem.” Entrevistado 6 “Agora está a usar isso retrospetivamente mas o que faz sentido é usar isso diariamente não é? Ir inserindo…” “Mas faz sentido, mantê-los em papel?” “Eu acho que é, eu acho que é … bastante pertinente, principalmente para quem gosta de consultar as coisas online e não ir à procura. Por um lado está muito mais organizada a informação e segundo porque é fácil de chegar lá não é, pronto acho que é extremamente importante.” Entrevistado 7 “Sim, sim, sim, perfeitamente, sem dúvida, podemos pensar seriamente na utilização deste software. Isto é, no fundo, agora depois de saber que é a direção, o Conselho Internacional de Arquivos que está a criar…” “Era importante ver o impacto do sistema, em termos operacionais, de quem já usa, não é e até estabelecer contatos com eles e perguntar qual 133 é o feedback dos possíveis utilizadores, que é diferente de a gente estar a ver …” Entrevistado 8 “Em termos de consulta claro que é muito melhor, é muito mais fácil trabalhar com um arquivo digital em que a gente no nosso computador, consulta a documentação, do que ter que deslocar lá para cima para o arquivo morto e muitas das vezes perder horas à procura de uma pasta. Não fácil encontrar às vezes o que se quer, o que se pretende.” Entrevistadora: Exato e não sei se a documentação é só ver o nome, ver em que data é que se matriculou, são assim dados simples que se pode ver no ecrã de um computador. “Pois, é isso. E mesmo outros documentos, que não sejam matrículas ou inscrições. Se uma pessoa precisa de procurar um ofício ou um processo de uma candidatura de um indivíduo que diz que foi candidato à faculdade pelos reingressos ou pelos concursos especiais em 1990, e que agora quer reaver por exemplo os documentos que entregou à época na sua candidatura, o que é que você faz? Vai para o arquivo morto atrás das pastas dos concursos especiais de 1990 não é? Até a ver se dentro de uma delas está o tal processo de candidatura daquele fulano, daquele indivíduo.” Entrevistadora: Então se estivesse informatizado bastava fazer a pesquisa e … “E era muito mais rápido.” “Realmente isso poupa muito tempo. Isso é ótimo.” “E a grande facilidade que eu vejo e utilidade nisso é que efetivamente, portanto processos de estudantes interrompidos, são milhares de processos, porque estão 40 anos de gente que passou por aqui e que interrompeu e nunca mais voltou…” 134 Entrevistado 9 “Eu acho que sim. A informação que eu tenho …a informação tem que constar tem que ser devidamente organizada com cada um dos serviços, ou seja, é preciso saber o que é que deverá ter para que qualquer pessoa diferente daquela com quem está a tratar deste arquivo conseguir facilmente encontrar os documentos. É quase como um manual de procedimentos, eu tenho uma determinada tarefa, voume embora, a pessoa que me vier substituir o que deverá fazer é não me ligar ou ligar o menor número de vezes possível. Porque tenho que deixar um conjunto de procedimentos escritos não é?” Entrevistadora: Para as pessoas saberem como fazer as coisas. “Exatamente. Isto é exatamente a mesma coisa, ou seja, é um arquivo em que alguém tratou do arquivo e agora se aconteceu alguma coisa a esta pessoa, a que vier a seguir tem que perceber exatamente onde é que as coisas estão e para isso há de ser a pessoa que fica a tomar conta do arquivo que a irá ajudar.” “A minha opinião relativamente isso, é que como isto interage com muitas coisas, acho que devia existir campos obrigatórios e que diminuísse os campos livres que cada um descreve como quiser.” Tendo em conta as entrevistas dos vários responsáveis pelos serviços da FEP, esta ferramenta é ideal para o seu funcionamento uma vez que grande parte deles tem a necessidade de consultar documentação já produzida e trabalha constantemente em rede. Segundo o Entrevistado 4 “…se nós fôssemos a somar todas as horas que nós perdemos a ir buscar um processo, porque nem todos os processos estão aqui ao lado, há processos que estão num arquivo intermédio que não é o morto, nós chamamos morto, mas um arquivo fisicamente distante, se nós fôssemos a somar o tempo que perdemos não estamos a otimizar recursos mesmo, o facto de haver um arquivo digital para mim era extraordinário além da poupança também em termos de material, porque 135 isto parecendo que não, nós temos 600 alunos novos todos os anos e é candidaturas que são impressas, boletins que são impressos, é capas de papel para cada processo, portanto era uma otimização a nível de recursos, perdíamos menos tempo, podíamos usar o tempo para coisas mais proveitosas, prestar um serviço melhor e poupávamos. Portanto só vejo vantagens, desvantagens não vejo nenhuma.”. 136 137 Conclusão Nesta dissertação desenvolvem-se todas as fases que constituem o processo investigativo, desde a formulação do problema, das hipóteses e delimitação dos objetivos até à interpretação dos resultados e, sem esta exposição pormenorizada do estudo, não se poderia dar por concluída a investigação. O trabalho desenvolvido na FEP, nos últimos meses, servirá como base para a gestão documental, ficando a instituição melhor preparada para enfrentar os seus problemas. Logo no primeiro contato com o objeto de estudo, percebeu-se que a instituição não estava preparada, nem seguia nenhum procedimento de organização quanto ao arquivo. A produção de informação levada a cabo ao longo de 60 anos deu origem a problemas de acesso muito graves, dificultando a localização da informação. Isto porque não existiam instrumentos de acesso para recuperar a informação. Foi possível constatar que a estrutura pluricelular se reflete no arquivo, que está dividido pelos vários setores orgânico-funcionais. Mas, apesar de funcionar assim, surge um outro problema, pois os funcionários que possuem documentação integrada no arquivo têm o seu próprio método de organização. O que deveria acontecer era instituir o arquivo como serviço autónomo onde a preservação da documentação fosse da sua responsabilidade. De modo a poder mostrar que o trabalho desenvolvido não foi em vão, no fim das entrevistas realizadas foi apresentado e explicado a cada inquirido, o trabalho desenvolvido, principalmente para lhes mostrar o tempo e espaço que poderiam poupar e como poderiam melhorar o funcionamento do seu trabalho diário. Concluiu-se que a criação dos instrumentos de acesso à informação poderia ser considerada a resposta à questão de investigação, uma vez que aprovado pelos próprios funcionários dos serviços (entrevistados) iria responder às necessidades do serviço e da organização. 144 Edifícios com história [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/pt/web_base.gera_pagina?P_pagina=1005823> Faculdade de Economia (1953) [Em Linha]. [Consult. 29 jan. 2013] Disponível em WWW: <URL: http://sigarra.up.pt/up/pt/web_base.gera_pagina?p_pagina=122252#engenharia> FERNANDES, Daniela Teixeira – Pedra a pedra: estudo sistémico de um arquivo empresarial. Lisboa: Gabinete de Estudos a&b, 2004. ISBN 972-98827-2-X. FERNANDES, Maria Eugénia Matos – A Universidade do Porto e a Cidade, Edifícios ao longo da história. Porto: Universidade do Porto, 2007. ISBN 978-972-8025-68-7. 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