Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia

Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia por Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Dissertação de Mestrado em Gestão e Economia de Serviços de Saúde Orientada por Professor Doutor José Fernando Gonçalves 2013 II Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana NOTA BIOGRÁFICA Carlos Josué Ramos das Neves Pestana nasceu na cidade de Torres Novas a 29 de Março de 1988, reside no Porto e é casado. Concluiu a Licenciatura em Gestão de Informação no Instituto Superior de Gestão de Informação da Universidade Nova de Lisboa em 2009, com a média de 15 valores. No decorrer desta experiência académica participou no programa ERASMUS, na Universidade de Pardubice na República Checa. Em 2011 ingressou no Mestrado em Economia e Gestão de Serviços de Saúde da Faculdade de Economia do Porto, tendo concluído a parte curricular do mesmo com média de 16 valores. Ao nível profissional, desde 2009 exerce funções de consultoria de gestão na Glintt- HS em diferentes áreas de sistemas de informação em Saúde. III Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana AGRADECIMENTOS A realização da dissertação de mestrado foi o culminar de um gratificante processo de aprendizagem para os quais contribuíram várias pessoas direta ou indiretamente às quais gostaria de agradecer: Ao Professor Doutor Fernando Gonçalves, orientador desta dissertação, pela sempre constante disponibilidade para o debate construtivo de ideias e apoio na tomada de múltiplas decisões. O seu apoio e os seus valiosos conselhos foram essenciais para ultrapassar as dificuldades que caracterizaram as diferentes etapas deste trabalho. A todo o corpo docente da Faculdade de Economia do Porto, e em especial aos professores que lecionaram neste mestrado, pela contínua disponibilidade demonstrada, pela partilha de conhecimento e experiências e pela exigência imposta nos aliciantes desafios apresentados ao longo deste período. Um especial agradecimento pela amizade e companheirismo demonstrado por todos os colegas que tornaram esta experiência mais rica pela incessante partilha e debate de ideias e opiniões. Para terminar dedico este trabalho aos meus queridos pais e a toda a minha família, em especial à minha esposa Raquel pelo carinho, dedicação e compreensão sempre demonstrados e à minha filha Leonor, pela energia e motivação transmitidas apesar da sua “tenra” idade. IV Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana RESUMO Os processos de agendamento são hoje utilizados em diferentes serviços de Saúde, como forma de adequar as necessidades de Saúde das populações aos limitados recursos existentes num determinado período de tempo. Estes processos assumem uma maior importância na atual conjuntura, em que a capacidade de governação das unidades de Saúde é uma tarefa cada vez mais árdua, dada a redução dos recursos disponíveis e a crescente taxa de incidência de algumas patologias em consequência do envelhecimento da população e de outros fatores demográficos, sociais e económicos. Aliado a estes fatores, verificaram-se nas últimas décadas avanços científicos significativos no desenvolvimento de terapêuticas que incrementaram de forma relevante a esperança média de vida das populações. Neste paradigma, destacam-se as patologias de foro oncológico pelo seu impacto negativo para o doente, famílias e sociedade em geral. A deficitária capacidade de prevenção deste tipo de patologias delegou nas atividades terapêuticas uma responsabilidade acrescida no complexo e custoso tratamento das mesmas. Pelas razões elencadas, os serviços de hospital de dia de oncologia assumem um papel vital perante o sistema de Saúde mas também perante a própria sociedade. Dada a complexidade terapêutica das patologias envolvidas e a necessidade de uma conjugação de recursos multidisciplinares, foi premente a necessidade de padronizar a atuação terapêutica e medicamentosa que garantisse maior segurança, eficiência e qualidade no serviço de Saúde prestado. Tendo por base a composição estrutural dos protocolos de atuação médica e terapêutica, este trabalho visou o desenvolvimento de um algoritmo de agendamento que permita conjugar a atividade terapêutica protocolada às restrições quantitativas e horárias dos recursos necessários e do próprio paciente. Palavras-chave: Agendamento, Oncologia, Hospital de Dia, Protocolos V Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana ABSTRACT The scheduling processes are currently used in different healthcare services, in order to serve the healthcare needs of the population within the limited resources in a given period of time. These processes assume greater importance at the present economic situation. The governance capacity of healthcare facilities is an increasingly difficult task, given the reduction of available resources and the increasing incidence of some diseases as a result of population aging and other demographic, social and economic factors. In addition to these factors, in recent decades there have been significant scientific advances in the development of therapies that increase average life expectancy of the population. In this paradigm, some most prominent pathologies are oncologic given their negative impact on the patient, families and society in general. The lack of lossprevention capabilities of this type of pathologies delegated greater responsibility in the therapeutic activities with complex and costly treatments. Given the reasons listed above, the services of day time oncology hospitals assume a vital role in the health system and in society. Given the complexity involved in the treatment of such diseases and the need for a combination of multi-disciplinary resources, it was critical to standardize the therapeutic and drug actuation in order to guarantee greater safety, efficiency and quality in the health service. Based on the structural composition of medical and therapeutical action protocols, this study aimed to develop a scheduling algorithm which permits combining the activity filed with the quantitative and time related restrictions of resources and the patient. Keywords: Scheduling, Oncology, Daytime hospital, Protocols VI Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana ÍNDICE DE CONTEÚDOS NOTA BIOGRÁFICA ................................................................................................... II AGRADECIMENTOS ................................................................................................. III RESUMO .................................................................................................................. IV ABSTRACT ............................................................................................................... V ÍNDICE DE CONTEÚDOS ........................................................................................... VI ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................... VII ÍNDICE DE TABELAS .............................................................................................. VII ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................................ VIII LISTA DE ABREVIATURAS ........................................................................................ IX Capítulo 1. Introdução .......................................................................................... 1 Capítulo 2. Metodologia adotada ......................................................................... 4 Capítulo 3. Definição do problema ....................................................................... 5 Capítulo 4. Revisão bibliográfica ....................................................................... 12 Capítulo 5. Abordagem ao problema ................................................................. 16 5.1. Conceitos .................................................................................................... 16 5.2. Pressupostos da solução ............................................................................. 17 5.3. Descrição funcional da solução .................................................................. 18 5.3.1. Codificação do protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa 19 5.3.2. Definição de disponibilidade horária dos recursos .......................... 23 5.3.3. Adaptação, prescrição e agendamento do protocolo ........................ 24 5.3.4. Gestão de execução e reagendamento do protocolo ........................ 27 5.4. Descrição do algoritmo de agendamento ................................................... 28 Capítulo 6. Demonstração de caso prático ........................................................ 43 6.1. Problema para demonstração .............................................................. 43 6.2. Demonstração de resultados................................................................ 47 Capítulo 7. Conclusões e propostas de exploração futuras .............................. 49 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................... 51 ANEXOS .................................................................................................................. 54 VII Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 - Maquete – Interface gráfico - Seleção, adaptação e prescrição de protocolo de atuação clínica e medicamentosa ........................................................ 25 Figura 2 - Maquete – Interface gráfico - Definição de restrições horárias do doente e agendamento ............................................................................................................ 26 Figura 3 - Representação da composição e relações entre fases do algoritmo de agendamento ............................................................................................................ 30 Figura 4 - Algoritmo de agendamento - Fluxo de informação e processos – Fase 1 – Obtenção de Input .................................................................................................... 31 Figura 5 - Algoritmo de agendamento - Fluxo de informação e processos – Fase 2 – Cálculo de Ouput ..................................................................................................... 35 Figura 6 - Algoritmo de agendamento - Fluxo de informação e processos – Fase 3 – Apresentação de Ouput ............................................................................................ 41 Figura 7 - Algoritmo de agendamento - Modelo de dados ..................................... 54 Figura 8 - Algoritmo de agendamento - Fluxo global de informação e processos . 55 ÍNDICE DE TABELAS Tabela 1 - Custo do tratamento do cancro em Portugal ............................................ 7 Tabela 2 - Protocolo - Resumo da informação a codificar ..................................... 20 Tabela 3 - Composição do protocolo (ações) - Resumo da informação a codificar 21 Tabela 4 - Composição do protocolo (tipos de recurso) - Resumo da informação a codificar ................................................................................................................... 22 Tabela 5 - Composição do protocolo (tipos de recurso) - Resumo da informação a codificar ................................................................................................................... 23 Tabela 6 - Demonstração - Protocolo de atuação terapêutica ................................. 43 Tabela 7 - Demonstração - Restrições horárias do doente ...................................... 45 Tabela 8 - Demonstração - Recursos ...................................................................... 46 Tabela 9 - Demonstração - Ocupação de recursos por motivo de realização de outras ações protocoladas ................................................................................................... 46 Tabela 10 - Demonstração - Calendário de agendamento resultante ...................... 47 VIII Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1 – Pesos relativos das causas de morte no número de óbitos em Portugal no ano de 2010 .............................................................................................................. 6 Gráfico 2 - Evolução do peso relativo das cinco principais causas de morte no número de óbitos em Portugal entre 2001e 2013 (fonte: Eurostat) ......................... 7 LISTA DE ABREVIATURAS ACSS - Administração Central do Sistema de Saúde MCDT – Meios Complementares de Diagnóstico e Terapêutica NOC – Normas de Orientação Clínica 1 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Capítulo 1. Introdução Assiste-se hoje, a uma crescente pressão sobre a capacidade de gestão das unidades de Saúde com vista ao aumento de performance das mesmas, isto é, a necessidade de uma redução substancial de custos de produção mas garantindo a manutenção de padrões de qualidade nos cuidados de Saúde prestados. O interesse na especialidade médica de oncologia adveio da crescente importância das doenças cancerígenas nos Sistemas de Saúde e do progressivo aumento da taxa de incidência das mesmas com origem em múltiplos fatores como o aumento da esperança média de vida e o envelhecimento da população (Araújo, et al., 2009). Em consequência verifica-se um aumento significativo das despesas com cuidados de Saúde oncológicos, resultado dos elevados custos com medicamentos e outros recursos aplicados no tratamento destas doenças. Ao nível governamental, as metas e indicadores específicos para as doenças oncológicas presentes nas políticas de Saúde, assumem uma posição cada vez mais dominante e ambiciosa, demonstrando o tendencial interesse desta patologia nos diferentes extratos da sociedade. (Direção Geral de Saúde (DGS); Alto Comissariado da Saúde (ACS), Ministério da Saúde, Administração Central do Sistema de Saúde IP (ACSS), 2012) A escolha do serviço de hospital de dia de oncologia deveu-se à complexidade de fatores e restrições que influem e dificultam a gestão da globalidade dos recursos com características tão díspares. O contributo dos sistemas de informação como incremento de eficiência e qualidade nos serviços prestados é hoje amplamente aceite pela generalidade dos stakeholders na Saúde desde os seus profissionais, o poder político e até pelos próprios doentes com a introdução de tecnologias orientadas aos mesmos. A capacidade de adequação das necessidades aos recursos disponíveis é um dos objetivos mais relevantes para a redução do peso do sistema de Saúde no produto 8 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Em seguida será tipificado um modelo de circuito funcional de prescrição, agendamento e execução de um protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa, respeitante a múltiplas sessões em hospital de dia no serviço de oncologia. Todas as características do mesmo deverão ser tidas em conta no desenvolvimento da solução, por forma a garantir a total aderência à realidade vigente. Para efeitos exemplificativos, o caso de estudo apresentado corresponderá ao circuito de sessões de tratamento com base em técnicas de quimioterapia. O modelo deverá no entanto adequar-se a outros tipos de tratamentos realizados em hospital de dia, como por exemplo a radioterapia, visto que as desigualdades passíveis de afetarem o processo de agendamento recaem sobretudo na descrição da ações, nos recursos utilizados e nas restrições aplicadas. A prescrição de um protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa decorre da realização de uma consulta de especialidade, que poderá ocorrer num de múltiplos serviços hospitalares de consulta externa. Neste âmbito o médico prescritor, único agente passível de realizar esta consulta, avalia o estado de Saúde do paciente e com base no mesmo poderá optar pela prescrição de um ou mais protocolos organizados em múltiplas sessões de tratamento a realizar num determinado período de tempo. O protocolo a prescrever deverá ter por base um modelo pré-codificado que contempla toda a informação exigida para a execução do protocolo, nomeadamente as restrições temporais e os recursos técnicos e humanos necessários para a sua realização. No entanto, o médico poderá ajustar o protocolo selecionado às reais necessidades clínicas e não clínicas evidenciadas na avaliação da condição do paciente com base em diagnósticos realizados e na observação presencial. O processo de agendamento do protocolo poderá ser realizado por um utilizador com perfil médico ou administrativo. Antes de iniciar este processo deverão ser validados os possíveis agendamentos futuros de outros atos clínicos do doente no sistema de informação hospitalar e, adicionalmente, deverá ser questionado ao mesmo se se verificam outras restrições de horário que deverão ser tidas em conta. Após 9 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana realização destas tarefas o processo de agendamento das sessões deverá ser evocado e o doente deverá ser informado do seu resultado, para validação da sua exequibilidade nas datas propostas. Caso não concorde o agendamento deverá ser reprocessado até que sejam satisfeitas as exigências horárias da unidade hospitalar e do doente. O processo de agendamento deverá ter em conta um conjunto de restrições, passíveis de serem protocoladas, e que visam garantir o sucesso clínico e a segurança do tratamento. Em resumo:  Deverá ser garantido que o início do protocolo apenas é iniciado a partir da data pré-estabelecida pelo médico prescritor;  Deverá ser garantido que a conclusão do protocolo não vai além de determinada data pré-estabelecida;  Deverão ser garantidos os intervalos horários estabelecidos entre sessões, ou seja, o período que decorre entre a última ação e a seguinte (exemplo: entre a ação A e a ação B deverão verificar-se pelo menos 3 dias sem qualquer atividade clínica intercalar);  Deverão ser garantidas as margens mínima e máxima de agendamento para determinada ação, ou seja, o período mínimo de diferença entre a última e a respetiva ação a codificar e a o período máximo para agendamento (exemplo: a ação A apenas poderá ser agendada até dois dias após a data a partir da qual esta ação é passível de agendar). As diferentes ações decorrentes das sessões em hospital de dia poderão ter como objetivo o diagnóstico ou o tratamento. A realização de meios complementares de diagnóstico visa avaliar a capacidade do doente para ser sujeito à cedência medicamentosa decorrente das sessões de tratamento. Todos os meios complementares de diagnóstico deverão constar do protocolo pois os mesmos exigem a alocação de recursos humanos (exemplo: técnicos de análises clínicas) e de espaços físicos adequados. Após a sua realização, os resultados e o respetivo relatório deverão ser enviados para avaliação clínica. 10 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana A avaliação dos meios complementares de diagnóstico que antecederam ou precederam determinada sessão de tratamento é muito importante para a tomada de decisões relativas à continuidade e condições de aplicabilidade do restante tratamento protocolado. Esta tarefa é passível de ser executada por um médico ou enfermeiro de acordo com o protocolado e poderá ou não exigir a presença do doente. Da avaliação aos meios complementares de diagnóstico realizados poderão resultar múltiplos cenários possíveis:  O tratamento deverá prosseguir de acordo com o agendado inicialmente, sendo que neste caso não será necessário qualquer ação por parte dos intervenientes;  O tratamento deverá ser suspenso, sendo neste caso necessário desmarcar parcial ou totalmente as ações protocoladas já agendadas;  A avaliação e possíveis tratamentos deverão ser reagendados para nova data definida pelo agente avaliador. Com base nesta informação a parte não realizada do protocolo deverá ser reagendada de acordo com a disponibilidade dos tipos de recurso envolvidos bem como do doente. A realização da sessão terapêutica deverá ser antecedida de um conjunto de ações de preparação do espaço físico (exemplo: cadeirões de quimioterapia) bem como dos recursos técnicos a empregar, por exemplo fármacos e outros produtos de apoio à atuação terapêutica. As ações prévias à realização do tratamento apenas deverão ser realizadas após parecer positivo da avaliação clínica do doente. A sessão terapêutica irá exigir a alocação de um conjunto de recursos humanos, físicos e técnicos que deverão ser adequados à mesma. Para determinados tipos de recurso as necessidades horárias poderão ser parciais, ou seja, o recurso apenas necessitará de estar alocado em períodos fracionados da sessão. Poderá no entanto, no decorrer da sessão, ser necessário a presença repetida do mesmo recurso (exemplo: o médico que administra fármaco deverá, no decorrer da sessão, avaliar a condição clínica do doente). 11 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Após conclusão de cada sessão terapêutica, poderá haver lugar à necessidade de realização de um conjunto de ações que visam disponibilizar o recurso disponível para a sessão seguinte (exemplo: limpeza do cadeirão). Dada a descrição processual e as restrições apresentadas, pretende-se que seja desenvolvido um modelo que apoie o processo de agendamento e reagendamento de sessões de hospital de dia de oncologia que vise o aditamento de maior flexibilidade, eficácia e celeridade ao processo garantindo no entanto a globalidade das necessidades organizativas da unidade hospitalar. 12 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Capítulo 4. Revisão bibliográfica A ambulatorização dos cuidados de Saúde é considerada como uma das principais estratégias de governação do sistema de Saúde devido às múltiplas vantagens que lhe estão associadas, nomeadamente os menores custos, a satisfação do doente que supera o processo de convalescença em casa e a redução dos riscos de infeção hospitalar decorrentes de um período de internamento. (Ribeiro, et all, 2011). Matsuda, et al (2010), defendem e demonstram que doentes com patologias do foro oncológico que estão sujeitos a sessões de quimioterapia em regime de ambulatório ao invés do regime de internamento, apresentam uma maior qualidade de vida durante e após o tratamento. A normalização da atividade terapêutica com base na evidência é defendida pela maioria dos autores e organizações, como um dos vetores mais relevantes na melhoria da qualidade em Saúde. O facto de existirem múltiplos fatores que influenciam a decisão terapêutica dos diferentes profissionais de Saúde e de não existirem normas de orientação que apoiem a mesma resulta numa maior variabilidade na composição dos serviços prestados e consequente disparidade dos resultados obtidos. Maria, em 2007, afirma que a utilização de normas de orientação clínica (NOC) “poderá contribuir para uma melhor utilização dos recursos, traduzindo-se, em alguns casos, em poupanças consideráveis para os sistemas de Saúde.”. Adicionalmente, Sakellarides (2009) acrescenta que estes mecanismos de influência da prescrição terapêutica e medicamentosa previnem a repetição desnecessária, a redução dos erros de medicação e a otimização da prestação de cuidados de Saúde. De relevar ainda a imagem de transparência e fiabilidade que a padronização dos tratamentos transmite aos doentes. (Direção Geral de Saúde (DGS); Alto Comissariado da Saúde (ACS), Ministério da Saúde, Administração Central do Sistema de Saúde IP (ACSS), 2012) Gonçalves Mendes e Resende, 2006, definem as decisões de planeamento como uma estratégia em que para determinado conjunto de necessidades são combinados um 13 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana conjunto de recursos num determinado período de tempo. Os referidos autores entendem o agendamento como um processo de determinação de um início e de um fim para a alocação dos recursos necessários a todas as tarefas que compõem determinado projeto. Gonçalves, Mendes e Resende, em múltiplos trabalhos (2002, 2006 e 2010) apresentam uma solução alternativa aos mais disseminados métodos de agendamento identificando algumas lacunas nos mesmos, nomeadamente o facto de estes assumirem que os recursos existentes são ilimitados e de não terem capacidade de gerir múltiplos projetos em simultâneo. Nesse sentido, os referidos autores apresentam uma nova abordagem aos algoritmos genéticos, uma metodologia que pelas suas características suprime as lacunas identificadas. O desenvolvimento de mecanismos e processos de gestão de agendas focados no tratamento de patologias do foro oncológico está associado, para a generalidade dos seus autores, em motivações e objetivos comuns. Turkcan, Zeng, e Lawley (2012), referem como pricipal motivação a dureza, transtorno e ansiedade dos doentes com cancro, que assume hoje a segunda causa de mortalidade. Estes autores pretendem assim, com a optimização de agenda a redução dos tempos da primeira consulta, a redução dos tempos de espera como motores da melhoria da qualidade e satisfação para o doente. Outros autores como SADKI, XIE, e CHAUVIN (2012) indicam a grande variação diária da capacidade utilizada como uma dificuldade com potencial de otimização. De acordo Gupta e Denton (2007) uma eficiente gestão de agendas garante bons resultados médicos e a satisfação dos doentes. Estes autores observam ainda, que a complexidade do processo de gestão de agendas hospitalares depende de múltiplos fatores nomeadamente a disponibilidade dos diferentes tipos de espaços físicos, recursos humanos e prioridades clínicas e de gestão associada aos pacientes. 14 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana A complexidade e volume da informação produzida na Saúde e a exigência imposta na análise da mesma, dadas as restrições orçamentais e necessidade de maximização da qualidade nos serviços prestados, impõem a utilização de ferramentas e técnicas com base científica. Stinnett e Paltiel (1996) bem como Poli, Langdon, e McPhee (2008) demonstram com base em evidência exemplificativa, a possibilidade de aplicação de ferramentas de programação matemática na Saúde. Os resultados clínicos e administrativos da aplicação de sistemas de informação capacitados com processos de agendamento eficazes e complexos são vistos pelo poder governativo como uma das métricas indicativas da boa prática de gestão hospitalar. A exemplo disso foi definido por Ribeiro, et al (2011) um indicador denominado “Tempo médio de espera no dia da sessão de hospital de dia médico”, que visa garantir uma correta alocação dos recursos disponíveis por forma a reduzir o tempo de espera dos doentes nos serviços de hospital de dia, reduzindo o transtorno para os pacientes e uma maior efetividade nos serviços prestados. A abordagem metodológica dos diferentes autores e dos estudos realizados no âmbito do desenvolvimento de algoritmos de gestão de agendas em Oncologia apresenta múltiplas semelhanças. Em resumo: (i.) Descrição do problema e apresentação de conceitos; (ii.) Definição de variáveis; (iii.) Desenvolvimento da função objetivo; (iv.) Definição de restrições (v.) Resolução do modelo desenvolvido; (vi.) Demonstração de resultados. Turkcan, Zeng, e Lawley (2012) definem duas funções objetivo: (i.) Minimização do tempo de espera do doente; (ii.) Maximização dos tratamentos realizados. Para o desenvolvimento do modelo, aplicam restrições relativas aos recursos humanos (enfermeiros e farmacêuticos) e físicos (camas e cadeirões). A formulação de Turkcan, Zeng, e Lawley (2012) conduz para uma visão mais tradicional e verificada noutras abordagens. SADKI, XIE, e CHAUVIN (2010 e 2012) apresentam uma visão diferente, criando três funções objetivo sequenciais, a aplicar a um dia completo de determindo serviço: (i.) Maximização do número de tratamentos no período da manhã; (ii.) Maximização do número de tratamentos no 15 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana período da tarde, tendo em conta a atividade realizada de manhã, definida pelo modelo do ponto i.; (iii.) Maximização dos resultados anteriores tendo em conta restrições temporais/físicas. Para a resolução dos problemas formulados, os diversos autores aplicam métodos de Investigação Operacional, ciência matemática evidenciada por Stinnett e Paltiel, 2006, como de grande aplicabilidade nos problema da alocação de recursos na Saúde. Das técnicas aplicadas destacam-se a Programação Inteira Linear e Não Linear, em Turkcan, Zeng, e Lawley (2012) e SADKI, XIE, e CHAUVIN (2010 e 2012) e a utilização de Algortimos Genéticos por Podgorelec e Kokol, 1997 e Petrovski, Shakya, e McCall (2006). A demonstração de resultados nos diferentes estudos analisados demonstra uma clara evidência para o potencial de optimização de alguns outputs correlacionados com inúmeros setores da Saúde, nomeadamente as agendas em hospital de dia de oncologia. 16 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Capítulo 5. Abordagem ao problema 5.1. Conceitos Nesta secção serão explanados alguns conceitos com o intuito de clarificar a aplicação dos mesmos na descrição da solução apresentada nas secções seguintes. O hospital de dia é um conceito de estrutura organizacional hospitalar, que visa a realização programada de tratamentos com duração não superior a 12 horas, em espaço físico próprio onde se concentrem os recursos técnicos e humanos qualificados. As sessões em serviço de hospital de dia resumem-se assim, a um conjunto de ações terapêuticas programadas que visam o tratamento ou auxílio do mesmo no decorrer de um determinado período, e que têm uma duração inferior a 12 horas. Da composição de uma sessão de hospital de dia poderão fazer parte ações que visem o diagnóstico com o intuito de avaliação da viabilidade do restante tratamento. (Direção Geral de Saúde, 2005). O ciclo de sessões em hospital de dia deverá ser suportado por protocolos de atuação terapêutica e medicamentosa compostas por diretrizes clínicas padronizadas baseadas na evidência, desenvolvidas para apoiar a decisão médica e do paciente em situações clínicas específicas (Shahar, 2002). Estas diretrizes são de carácter não vinculativo, devendo ser encaradas pelos diferentes agentes decisores como recomendações a adequar à condição clínica do paciente aquando da prescrição. Em hospital de dia de oncologia os protocolos de atuação terapêutica e medicamentosa são um elemento padronizado no tratamento de diferentes tipos de doenças cancerígenas, que agrupam toda a componente terapêutica (intervenções, meios complementares de diagnóstico e terapêutica) e medicamentosa (produtos farmacológicos) a aplicar em determinado período de tempo (ciclo terapêutico) 17 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana subdividido em diferentes sessões, a realizar em dias específicos e alocando os tipos de recurso necessário. Um dos tipos de recurso abordado no problema é o cadeirão hospitalar, um tipo de mobiliário hospitalar que visa a administração de cuidados de Saúde, nomeadamente a administração farmacológica no caso da quimioterapia. 5.2. Pressupostos da solução A solução desenvolvida e exposta nos capítulos 5.3. Descrição funcional da solução e 5.4. Descrição do algoritmo de agendamento, teve por base os pressupostos seguidamente explanados que deverão ser tidos em conta na sua análise. O algoritmo desenvolvido pretende responder à necessidade de agendamento das diferentes ações protocoladas de acordo com os recursos necessários e as restrições definidas, adequando as mesmas à disponibilidade horária dos respetivos recursos e do doente. Outros processos, decorrentes do normal funcionamento dos serviços de hospital de dia de oncologia, não serão tidos em conta na solução apresentada. Adicionalmente, os protocolos de atuação terapêutica apresentam um conjunto de informação de natureza administrativa e clínica, que por não influírem no processo de agendamento não serão tidas em conta na apresentação da solução. No processo de codificação de um protocolo, passível de aplicar à integridade de um circuito real de hospital de dia, seria mandatário inserir toda a informação relevante para a execução do mesmo. Deverá ser tido igualmente em consideração que qualquer protocolo deverá estar previamente codificado em todas as suas variantes (ações, recursos necessários, restrições horárias) antes da sua adaptação à realidade clínica do doente. Ou seja, o médico prescritor deverá sempre selecionar um protocolo já existente e só depois proceder a quaisquer ajustes necessários. 24 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana 5.3.3. Adaptação, prescrição e agendamento do protocolo De acordo com o circuito descrito no capítulo 3. Descrição do problema, a prescrição do protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa deverá ser realizada no âmbito de uma consulta de especialidade por um médico prescritor. A prescrição de determinado protocolo poderá ser antecedida da adaptação do mesmo à condição clínica do paciente. A determinação das alterações a produzir ao protocolo são igualmente da responsabilidade do médico prescritor e deverá basearse no histórico clínico do doente, documentação relativa a meios diagnóstico previamente realizados e pela observação do doente in loco. As informações do protocolo, previamente codificado, passíveis de serem editadas foram identificadas no capítulo 5.3.1. Codificação do protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa, nas tabelas 2, 3 e 4. As alterações poderão incidir sobre a:  A realização ou não de determinadas ações;  As restrições temporais associadas a cada uma delas e a necessidade de presença ou não do doente no decorrer das mesmas;  A ordem de realização das referidas ações protocoladas;  A alocação ou não de determinados tipos de recurso e a disponibilidade horária exigida a cada umas das ações. A figura 1 expõe uma proposta de maquete do interface gráfico para realização dos processos de adaptação e prescrição do protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa. 25 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Em resumo, o referido interface gráfico deverá conter as seguintes informações e funcionalidades agrupadas pelas áreas:  Identificação do doente – área com informação resumida do doente;  Seleção de protocolo – área para seleção unitária do protocolo a prescrever. Adicionalmente o médico prescritor deverá inserir a data na qual o protocolo preferencialmente seria iniciado;  Definição das ações protocoladas – área de seleção das ações protocoladas a agendar, sendo que por defeito estarão todas selecionadas. Nesta área o médico prescritor poderá ainda editar as informações relativas à ordem das ações, à sua duração e margens mínima e máxima.  Gestão de recursos afetos às ações protocoladas – área com resumo dos tipos de recurso afetos à ação selecionada agrupados pela sua natureza. Nesta área o médico prescritor poderá excluir algum dos recursos afetos de acordo com codificação prévia, alterar a sua quantidade ou períodos de início e fim. Figura 1 - Maquete – Interface gráfico – Seleção, adaptação e prescrição de protocolo de atuação clínica e medicamentosa 26 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Após definição e adequação do protocolo à condição clínica do paciente, o processo deverá ser concluído com a gravação da prescrição e o envio da mesma para fase de agendamento. O agendamento de sessões de hospital de dia protocoladas poderá ser realizado por um utilizador com perfil médico ou administrativo de acordo com o circuito funcional vigente na unidade hospitalar. A figura 2 propõe uma maquete para o interface gráfico para a realização das respetivas tarefas. Em resumo o interface gráfico para realização dos processos de definição de restrições horárias do doente, de evocação do processo de agendamento provisório e de gravação do agendamento definitivo deverá conter as informações e funcionalidades agrupadas pelas seguintes áreas: Figura 2 - Maquete – Interface gráfico – Definição de restrições horárias do doente e agendamento 27 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana  Identificação do doente – área com informação resumida do doente;  Protocolo – área com informação identificativa do protocolo, nomeadamente o seu código, descrição e a data de início definida pelo médico prescritor;  Restrições horárias do doente – nesta área o utilizador deverá introduzir os períodos no qual o doente se encontra indisponível, para que esta informação seja tida em conta pelo processo de agendamento;  Agendamento provisório – após definição das restrições horárias do doente o processo de agendamento provisório deverá ser evocado, sendo o resultado apresentado nesta área. Na mesma surgirão as datas para as quais as ações foram provisoriamente agendadas bem como os respetivos tipos de recurso associados. Por falta de concordância do doente ou utilizador responsável do agendamento, o processo de agendamento poderá ser de novo evocado com adiamento de um determinado período pré-definido. Após validação positiva do calendário de realização por parte do doente e do responsável pelo agendamento, o mesmo deverá ser gravado por forma a desencadear os restantes processos de alocação de recursos às ações correspondentes. 5.3.4. Gestão de execução e reagendamento do protocolo No decorrer da execução das sessões em hospital de dia, poderão ser necessários ajustes ao calendário protocolado justificados por inúmeros fatores como indisponibilidade do doente, indisponibilidade de recursos, pelo parecer clínico negativo após avaliação de meios complementares de diagnóstico realizados ou pela avaliação presencial do doente. Estes fatores irão exigir alterações ao previamente agendado, que deverão ser passíveis de serem realizadas via interface gráfico por utilizadores do tipo médico ou administrativo e sempre apoiado pelo algoritmo de agendamento incluso no sistema de informação. 28 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Em resumo, as funcionalidades de gestão de execução e reagendamento que deverão estar disponíveis na solução são:  Aditamento ou remoção de ações protocoladas;  Adiamento por um período pré-definido das ações por realizar;  Aditamento ou remoção dos tipos de recurso afetos ou edição das condições de alocação dos mesmos;  Realização de nova iteração do algoritmo de agendamento tendo em conta as novas regras e restrições introduzidas;  Suspensão definitiva ou temporária de todas as ações pendentes de realização até novo parecer clínico. 5.4. Descrição do algoritmo de agendamento Conforme abordado no anterior, o algoritmo de agendamento tem por objetivo avaliar a disponibilidade de realização de determinado protocolo pré-codificado tendo em conta a disponibilidade temporal e quantitativa dos diferentes tipos de recurso e do doente. Nesta abordagem foram consideradas as múltiplas componentes do algoritmo, nomeadamente os processos de extração e gestão de dados, cálculos e validações. Os pressupostos definidos no capítulo 5.2. deverão ser garantidos para a realização da operação. A validação dos mesmos irá preceder o início do processamento do algoritmo. O algoritmo de agendamento encontra-se divido em três fases distintas. Em resumo: 1. Obtenção da informação relevante para o processo de agendamento (Input) – nesta fase será recolhida toda a informação relativa ao protocolo e ações associadas bem como as restrições temporais e quantitativas relativas aos recursos e ao doente. No decorrer deste processo serão realizadas um 29 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana conjunto de validações que permitirão avançar para a fase de cálculo com a globalidade do input necessário. 2. Teste de agendamento de acordo com informação e regras recolhidas – esta fase agrupa todos os cálculos necessários ao agendamento das sessões de hospital de dia de acordo com a informação e regras previamente obtidas. Este processamento baseia-se na conjugação de múltiplos ciclos que visam, em cada iteração, garantir a aplicação das condições necessárias ao agendamento de acordo com as regras e disponibilidade previamente obtidas. 3. Apresentação e gravação de resultados (Output) – nesta fase final serão apresentados os resultados do agendamento, para os casos em que o algoritmo não verifique qualquer anomalia na conjugação da informação e regras aplicadas. a. O resultado não é no entanto vinculativo permitindo ao utilizador aceitar as datas apresentadas ou requerer o agendamento para um período superior; b. Caso o utilizador aceite o agendamento apresentado o processo irá selecionar os recursos necessários para a realização do protocolo de acordo com o seu tipo. Conforme representado na figura 3, as três fases são sequenciais e os processos encontram-se interligados entre si. Adicionalmente, caso o utilizador pretenda, na fase 3 poderá ser reevocado o cálculo de output, que corresponde à fase 2, por forma a reprogramar o agendamento tendo em conta novas restrições. 30 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Figura 3 – Representação da composição e relações entre fases do algoritmo de agendamento Deverão consideradas as necessidades de configuração do algoritmo que se resume à definição do número de minutos que compõem cada bloco de tempo de agendamento. Em suma, esta configuração visa determinar qual o nível de precisão horária que se pretende atribuir ao processo. Deverá ser considerado que, quanto menor for a dimensão de cada bloco maior será a duração do processamento do algoritmo de agendamento. A função de evocação do algoritmo decorre de um processo administrativo e deverá incluir três informações base para a correta identificação do protocolo: o código identificador do protocolo (prot), a data de início mínima para realização da primeira ação (prot_dt_min) e a identificação do doente a aplicar o agendamento (doe). A partir deste trinómio de informação será iniciada a fase 1, cujo objetivo é a obtenção da informação (input) relevante para o processo de agendamento. 𝒔𝒕𝒂𝒓𝒕 𝑝𝑟𝑜𝑡_𝑎𝑔𝑒𝑛𝑑(𝑝𝑟𝑜𝑡, 𝑝𝑟𝑜𝑡_𝑑𝑡_𝑚𝑖𝑛, 𝑑𝑜𝑒) 31 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Conforme anteriormente explanado, a fase 1 visa a recolha da informação necessária ao processamento do algoritmo. Figura 4 - Algoritmo de agendamento - Fluxo de informação e processos – Fase 1 – Obtenção de Input 32 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana No decorrer da fase 1, serão recolhidos cinco diferentes tipos de informação, conforme diagrama de fluxos representado na figura 4: 1. Solicitação de informação relativa ao cabeçalho do protocolo bem como da composição do mesmo (ações) – este pedido visa recolher a seguinte informação do protocolo: a. Duração máxima do protocolo - prot_dur_max - período máximo préestabelecido cujo protoloco poderá assumir, entre a data de início da ação de ordem 1 até à data de conclusão da ação de ordem máxima; b. Data máxima de agendamento do protocolo - prot_dt_max – data máxima cujo agendamento do protocolo poderá alcançar. Esta informação, em conjugação com a data mínima, irá permitir definir o período para o qual o algoritmo irá testar a viabilidade de agendamento. Esta data será calculada com base na seguinte fórmula: 𝒑𝒓𝒐𝒕_𝒅𝒕_ 𝒎𝒂𝒙 = 𝑝𝑟𝑜𝑡_𝑑𝑡_ 𝑚𝑖𝑛 + 𝑝𝑟𝑜𝑡_𝑑𝑢𝑟_𝑚𝑎𝑥 c. Composição do protocolo (ações) – a - código de identificação de cada uma das ações que compõe o protocolo, pela ordem cronológica que as mesmas possuem no plano de execução protocolado. As ações associadas ao protocolo serão incluídas no vetor prot() que será complementado em processos seguintes. d. Duração de cada ação protocolada – a_dur – duração total de cada uma das ações que compõe o protocolo. 2. Solicitação de informação relativa aos tipos de recurso associado a cada uma das ações – no seguimento do pedido das ações que compõem o protocolo, esta solicitação visa recolher todos os tipos de recurso necessários, protocolados para cada ação, que garantam a realização das mesmas. a. Para cada ação a, representada pelo vetor prot(), serão devolvidos todos os tipos de recurso (t_rec) associados. A cada tipo de recurso será atribuído um número de ordem (n) dentro da ação, que irá definir a ordem pelo qual o processo de agendamento irá tentar alocar os mesmos. Em 33 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana resumo um tipo recurso, representado pela varável t_rec, irá resultar da conjugação do seguinte vetor: 𝒕_𝒓𝒆𝒄 = 𝑝𝑟𝑜𝑡(𝑎)(𝑛) 3. Solicitação do período e quantidade necessários para cada tipo de recurso em cada ação – para cada ação será obtida a quantidade e período no qual cada tipo de recurso é necessário para satisfação do protocolado. a. Cada informação ficará guardada num vetor específico, de acordo com o seguinte resumo: i. Quantidade necessária para cada tipo de recurso em cada ação: 𝒂_𝒕_𝒓𝒆𝒄_𝒏𝒆𝒄_𝒒𝒕 = 𝑎_𝑡_𝑟𝑒𝑐_𝑛𝑒𝑐_𝑞𝑡(𝑎)(𝑛) ii. Bloco cuja necessidade se inicia para cada tipo de recurso em cada ação: 𝒂_𝒕_𝒓𝒆𝒄_𝒏𝒆𝒄_𝒃_𝒊𝒏𝒊 = 𝑎_𝑡_𝑟𝑒𝑐_𝑛𝑒𝑐_𝑏_𝑖𝑛𝑖(𝑎)(𝑛) iii. Bloco cuja necessidade se finda para cada tipo de recurso em cada ação: 𝒂_𝒕_𝒓𝒆𝒄_𝒏𝒆𝒄_𝒃_𝒇𝒊𝒎 = 𝑎_𝑡_𝑟𝑒𝑐_𝑛𝑒𝑐_𝑏_𝑓𝑖𝑚(𝑎)(𝑛) 4. Solicitação da disponibilidade horária de cada tipo de recurso em cada bloco de tempo – para cada um dos tipos de recurso identificados na globalidade do protocolo será solicitada a quantidade disponível para cada bloco de tempo compreendido entre a data mínima e a data máxima que o protocolo poderá assumir. a. A quantidade disponível (t_rec_qt_disp) estará guardada num vetor denominado t_rec_disp(), e poderá variar para cada tipo de recurso (t_rec) e bloco de tempo (b): 𝒕_𝒓𝒆𝒄_𝒒𝒕_𝒅𝒊𝒔𝒑 = 𝑡_𝑟𝑒𝑐_𝑑𝑖𝑠𝑝(𝑡_𝑟𝑒𝑐)(𝑏) 40 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana uma mensagem indicativa da impossibilidade de agendamento para as condições do protocolo introduzidas, conforme indicado anteriormente. b. Caso o tipo de recurso esteja disponível para o bloco de tempo em teste então será validado se é o último bloco de tempo do ciclo; i. Caso o valor de b não corresponda ao último bloco de tempo do ciclo então será feito novo teste para o bloco seguinte (b+1); ii. Caso o valor de b corresponda ao último bloco de tempo do ciclo então será validado se é o último tipo de recurso da ação em teste; 1. Caso o valor de t_rec não corresponda ao último tipo recurso da ação então será iniciado o teste para o tipo de recurso seguinte, com número de ordem n+1. 2. Caso o valor de t_rec corresponda ao último tipo recurso então será validada se se trata da última ação do protocolo. a. Caso o valor de a não corresponda à última ação protocolada então será iniciado o teste para a ação seguinte (a+1); b. Caso o valor de a corresponda à última ação protocolada então o teste de agendamento encontra-se concluído com sucesso e o processo poderá avançar para a última fase (Fase 3. Apresentação de resultados). A fase 3 tem por objetivo a apresentação dos resultados provisórios sempre que o algoritmo de agendamento seja concluído com sucesso, ou seja, a possibilidade de realização do protocolo na menor data de início possível em que todos os tipos de recurso e o doente estão disponíveis. Adicionalmente, cabe ao utilizador indicar se aceita ou não o resultado e no caso da não-aceitação, solicitar novo agendamento para um período posterior. 41 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Em resumo o processo decorre pela seguinte ordem, conforme diagrama representado na figura 6: 1. Apresentação de resultados de agendamento do protocolo – a informação apresentada relativa aos resultados do algoritmo será a seguinte: a. Protocolo – Código e descrição do protocolo; b. Ação – Código e descrição de cada ação protocolada; c. Tipo de recurso – tipo de recurso associado a cada uma das ações protocoladas; d. Período pré-agendado – período de ação de cada tipo de recurso associada a cada uma das ações protocoladas. 2. Aferição da ação que o utilizador pretende realizar sobre os resultados apresentados – após validação dos resultados serão disponibilizadas, através de interface gráfica, três possibilidades de ação: a. Não aceitar o resultado e cancelar o processo de agendamento b. Não aceitar o resultado e reagendar para um determinado período – caso selecione esta opção o utilizador terá de definir o tempo adicional face à data da primeira ação que pretende incrementar, para nova tentativa de agendamento. Figura 6 - Algoritmo de agendamento – Fluxo de informação e processos – Fase 3 – Apresentação de Ouput 42 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana i. O tempo adicional atribuído será transformado em número de blocos e o processo de agendamento será reiniciado, com o valor de incremento respetivo. c. Aceitar o resultado apresentado – caso o agendamento seja aceite a informação apresentada será gravada sendo que, adicionalmente, será necessário aferir para cada ação e de acordo com os tipos de recurso, quantidade e período necessário os recursos efetivos que irão realizar a mesma. i. Após a gravação da informação estar concluída o processo de agendamento será concluído. Por forma a facilitar a compreensão da integridade do algoritmo de agendamento, a figura 8 em anexo apresenta a conjugação dos três diagramas apresentados neste capítulo. 43 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Capítulo 6. Demonstração de caso prático Tendo por base a descrição do problema descrito no capítulo 3.1., foi desenvolvido um cenário exemplificativo que contempla todas as necessidades e restrições apresentadas com vista à posterior simulação do algoritmo de agendamento e apresentação dos respetivos resultados. 6.1. Problema para demonstração “No dia 25/09/2013 realizou-se uma consulta da especialidade de Gastrenterologia ao doente de nome António Ramos do sexo masculino e com 65 de idade, realizada pelo médico João Santos. No seguimento da mesma e após avaliação da condição clínica do doente, foram prescritas um conjunto de duas sessões em hospital de dia de quimioterapia de acordo com o protocolo de atuação terapêutica e medicamentosa seguidamente apresentado no qual se assume foi alvo de um processo de adequação à realidade clínica do paciente, por parte do prescritor. Código Descrição Código E0002 Ordem 1Código SREC1 Período início 00:00 Duração 00:15 Período fim 00:15 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 48:00 Código TEC1 Período início 00:00 Presença do doente Sim Período fim 00:15 Quantidade 1 Código AV0001 Ordem 2Código GMED1 Período início 00:00 Duração 00:15 Período fim 00:15 Margem mínima 01:00 Quantidade 1 Margem máxima 02:00 Código MED2 Período início 00:00 Presença do doente Não Período fim 00:15 Quantidade 1 Código P001 Ordem 3Código FARM1 Período início 00:00 Duração 00:15 Período fim 00:15 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 03:00 Código QUIM4121 Período início 00:00 Presença do doente Não Período fim 00:15 Quantidade 3 Descrição Preparação farmacológica Descrição Farmacêutico Descrição Substância quimica ABC Descrição Médico especialista - Gastrenterologia Protocolo Conjunto de 2 sessões de quimioterapia para tratamento de carcinoma no pâncreas GAST104153 Descrição Avaliação clínica de exames de diagnóstico Descrição Gabinete médico Características do protocolo Data de início 26/09/2013 Descrição Recolha de sangue Descrição Descrição Técnico de Análises Clínicas Sala de recolha Ação Características da ação Tipos de recursos necessários Características do recurso 44 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Código P002 Ordem 4Código ENF1 Período inicio 00:00 Duração 00:05 Período fim 00:05 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 00:10 Código CAD1 Período inicio 00:00 Presença do doente Não Período fim 00:05 Quantidade 1 Código ADM001 Ordem 5Código MED3 Período inicio 00:00 Duração 01:00 Período fim 00:15 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 00:10 Código ENF1 Período inicio 00:00 Presença do doente Sim Período fim 01:00 Quantidade 1 Código CAD1 Período inicio 00:00 Período fim 01:00 Quantidade 1 Código E0002 Ordem 6Código SREC1 Período inicio 00:00 Duração 00:15 Período fim 00:15 Margem mínima 48:00 Quantidade 1 Margem máxima 24:00 Código TEC1 Período inicio 00:00 Presença do doente Sim Período fim 00:15 Quantidade 1 Código AV0002 Ordem 7Código GMED1 Período inicio 00:00 Duração 00:20 Período fim 00:20 Margem mínima 01:00 Quantidade 1 Margem máxima 02:00 Código MED2 Período inicio 00:00 Presença do doente Sim Período fim 00:20 Quantidade 1 Código P001 Ordem 8Código FARM1 Período inicio 00:00 Duração 00:15 Período fim 00:15 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 03:00 Código QUIM4121 Período inicio 00:00 Presença do doente Não Período fim 00:15 Quantidade 3 Código P002 Ordem 9Código ENF1 Período inicio 00:00 Duração 00:05 Período fim 00:05 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 00:10 Código CAD1 Período inicio 00:00 Presença do doente Não Período fim 00:05 Quantidade 1 Ação Características da ação Tipos de recursos necessários Características do recurso Descrição Preparação de cadeirão de administração farmacológica Descrição Enfermeiro Descrição Cadeirão Descrição Administração farmacológica Descrição Médico - Administração farmacológica Descrição Enfermeiro Descrição Cadeirão Descrição Recolha de sangue Descrição Sala de recolha Descrição Técnico de Análises Clínicas Descrição Avaliação clínica de exames de diagnóstico e da condição do doente Descrição Gabinete médico Descrição Médico especialista - Gastrenterologia Descrição Preparação farmacológica Descrição Farmacêutico Descrição Substância química ABC Descrição Preparação de cadeirão de administração farmacológica Descrição Enfermeiro Descrição Cadeirão 45 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana No âmbito do processo de agendamento do respetivo protocolo, realizado pelo administrativo do serviço de hospital de dia de quimioterapia, foram apresentadas pelo doente as seguintes limitações horárias, apresentadas na tabela 7. Dia Hora de início Hora de fim 26/09/2013 09:00 12:00 28/09/2013 14:00 18:00 Tabela 7 – Demonstração – Restrições horárias do doente O agendamento deste protocolo deverá ter ainda em conta a disponibilidade horária dos recursos dos tipos protocolados, ou seja, o horário de cada um deles bem como a ocupação por outras ações já agendadas. Os recursos e os respetivos tipos encontra-se resumidos na tabela 8. Tabela 6 – Demonstração - Protocolo de atuação terapêutica Código ADM001 Ordem 10 Código MED3 Período inicio 00:00 Duração 01:00 Período fim 00:15 Margem mínima 00:00 Quantidade 1 Margem máxima 00:10 Código ENF1 Período inicio 00:00 Presença do doente Sim Período fim 01:00 Quantidade 1 Código CAD1 Período inicio 00:00 Período fim 01:00 Quantidade 1 Código AV0003 Ordem 11 Código GMED1 Período inicio 00:00 Duração 00:45 Período fim 00:45 Margem mínima 72:00 Quantidade 1 Margem máxima 48:00 Código MED2 Período inicio 00:00 Presença do doente Sim Período fim 00:45 Quantidade 1 Descrição Ação Características da ação Tipos de recursos necessários Características do recurso Cadeirão Descrição Administração farmacológica Descrição Médico - Administração farmacológica Descrição Enfermeiro Descrição Avaliação clínica da condição do doente Descrição Gabinete médico Descrição Médico especialista - Gastrenterologia 46 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Recurso Tipo de recurso Natureza SR001 - Sala de recolha 1 SREC1 - Sala de recolha Recurso Físico SR002 - Sala de recolha 2 SREC1 - Sala de recolha Recurso Físico TEC001 - Maria Almeida TEC1 - Técnico de Análises Clínicas Recurso Humano TEC002 - Joana Costa TEC1 - Técnico de Análises Clínicas Recurso Humano TEC003 - Sofia Pereira TEC1 - Técnico de Análises Clínicas Recurso Humano GMED001 - Gabinete médico 1 GMED1 - Gabinete médico Recurso Físico GMED002 - Gabinete médico 2 GMED1 - Gabinete médico Recurso Físico GMED003 - Gabinete médico 3 GMED1 - Gabinete médico Recurso Físico MED001 - Dr. António Silva MED2 - Médico especialista - Gastrenterologia Recurso Humano MED002 - Dra. Sónia Alves MED3 - Médico - Administração farmacológica Recurso Humano FARM001 - Sérgio Rodrigues FARM1 - Farmacêutico Recurso Humano FARM002 - Alfredo Pereira FARM1 - Farmacêutico Recurso Humano QUIM4121 - Substância química ABC QUIM4121 - Substância química ABC Recurso Técnico ENF001 - Susana Gomes ENF1 - Enfermeiro Recurso Humano ENF002 - Patrícia Oleira ENF1 - Enfermeiro Recurso Humano CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 CAD1- Cadeirão Recurso Físico CAD102 - Cadeirão 2 da Sala 1 CAD1- Cadeirão Recurso Físico CAD201 - Cadeirão 1 da Sala 2 CAD1- Cadeirão Recurso Físico Tabela 8 – Demonstração - Recursos Todos os recursos dos diferentes tipos encontram-se disponíveis nos dias úteis das 08:30 às 12:30 e das 14:30 às 19:00 e existem 30 unidades do recurso do tipo de recurso QUIM4121 - Substância química ABC. A indisponibilidade dos recursos por alocação dos mesmos a outras ações encontrase resumida na tabela 9, seguidamente apresentada. Recurso Dia Hora de início Hora de fim Quantidade SR001 - Sala de recolha 1 26/09/2013 09:00 10:00 1 TEC001 - Maria Almeida 26/09/2013 09:00 10:00 1 FARM002 - Alfredo Pereira 27/09/2013 16:45 17:00 1 ENF002 - Patrícia Oleira 27/09/2013 17:00 18:00 1 CAD102 - Cadeirão 2 da Sala 1 27/09/2013 17:00 18:00 1 GMED001 - Gabinete médico 1 01/10/2013 14:30 15:00 1 GMED001 - Gabinete médico 1 01/10/2013 15:00 15:30 1 MED001 - Dr. António Silva 01/10/2013 14:30 15:00 1 MED002 - Dra. Sónia Alves 01/10/2013 14:30 15:00 1 FARM001 - Sérgio Rodrigues 01/10/2013 10:45 11:00 1 ENF001 - Susana Gomes 01/10/2013 11:00 12:00 1 CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 01/10/2013 11:00 12:00 1 Tabela 9 – Demonstração – Ocupação de recursos por motivo de realização de outras ações protocoladas 47 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Por fim, a solução a apresentar deverá ter uma precisão horária (dimensão do bloco) ao minuto.“ 6.2. Demonstração de resultados Após a análise do problema apresentado foram introduzidas todas as regras, necessidades e restrições (input) do protocolo de atuação médica e terapêutico prescrito e evocado o algoritmo de agendamento exposto no capítulo 5.4. Descrição do algoritmo de agendamento. Da evocação do algoritmo nas condições pré-definidas resultou o calendário de agendamento para as sessões protocoladas de hospital de dia de oncologia (output) apresentado na tabela 10. Ação Recurso Dia Hora de início Hora de fim Quantidade E0002 - Recolha de sangue SR001 - Sala de recolha 1 28/09/2012 08:30 08:45 1 E0002 - Recolha de sangue TEC001 - Maria Almeida 28/09/2012 08:30 08:45 1 AV0001 - Avaliação clínica de exames de diagnóstico GMED001 - Gabinete médico 1 28/09/2012 9:45 10:00 1 AV0001 - Avaliação clínica de exames de diagnóstico MED001 - Dr. António Silva 28/09/2012 9:45 10:00 1 P001 - Preparação farmacológica FARM001 - Sérgio Rodrigues 28/09/2012 10:00 10:15 1 P001 - Preparação farmacológica QUIM4121 - Substância química ABC 28/09/2012 10:00 10:15 3 P002 - Preparação de cadeirão de administração farmacológica ENF001 - Susana Gomes 28/09/2012 10:15 10:20 1 P002 - Preparação de cadeirão de administração farmacológica CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 28/09/2012 10:15 10:20 1 ADM001 - Administração farmacológica MED002 - Dra. Sónia Alves 28/09/2012 10:20 11:35 1 ADM001 - Administração farmacológica ENF001 - Susana Gomes 28/09/2012 10:20 11:20 1 ADM001 - Administração farmacológica CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 28/09/2012 10:20 11:20 1 48 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Ação Recurso Dia Hora de início Hora de fim Quantidade E0002 - Recolha de sangue SR001 - Sala de recolha 1 01/10/2013 08:30 08:45 1 E0002 - Recolha de sangue TEC001 - Maria Almeida 01/10/2013 08:30 08:45 1 AV0001 - Avaliação clínica de exames de diagnóstico GMED001 - Gabinete médico 1 01/10/2013 09:45 10:05 1 AV0001 - Avaliação clínica de exames de diagnóstico MED001 - Dr. António Silva 01/10/2013 09:45 10:05 1 P001 - Preparação farmacológica FARM001 - Sérgio Rodrigues 01/10/2013 10:05 10:20 1 P001 - Preparação farmacológica QUIM4121 - Substância química ABC 01/10/2013 10:05 10:20 3 P002 - Preparação de cadeirão de administração farmacológica ENF001 - Susana Gomes 01/10/2013 10:20 10:25 1 P002 - Preparação de cadeirão de administração farmacológica CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 01/10/2013 10:20 10:25 1 ADM001 - Administração farmacológica MED002 - Dra. Sónia Alves 01/10/2013 10:25 10:40 1 ADM001 - Administração farmacológica ENF002 - Patrícia Oleira 01/10/2013 10:25 11:25 1 ADM001 - Administração farmacológica CAD101 - Cadeirão 1 da Sala 1 01/10/2013 10:25 11:25 1 AV0003- Avaliação clínica da condição do doente GMED001 - Gabinete médico 1 04/10/2013 11:25 12:05 1 AV0003- Avaliação clínica da condição do doente MED001 - Dr. António Silva 04/10/2013 11:25 12:05 1 Tabela 10 – Demonstração – Calendário de agendamento resultante O processo de agendamento para o cenário demonstrativo, aplicando a solução descrita no âmbito deste trabalho teve uma duração total de 1 minuto e 30 segundos. Após análise comparativa com o caso apresentado verificou-se que os resultados apresentados respondem aos requisitos terapêuticas do paciente e às restrições quantitativas e horárias dos recursos e do paciente e às condições, bem como outras regras pré-estabelecidas. 49 Gestão de Agendas em Hospital de Dia de Oncologia Carlos Josué Ramos das Neves Pestana Capítulo 7. Conclusões e propostas de exploração futuras Este trabalho procurou não só responder às necessidades impostas pelo problema base mas também apresentar o impacto que o mesmo tem para os doentes, para o sistema de Saúde e mesmo para a sociedade. Assim, conclui-se que a prestação de serviços de Saúde que visam o tratamento especializado de patologias de foro oncológico, deverão seguir o processo de evolução tendo por base a ambulatorização, a normalização terapêutica e medicamentosa baseada na evidência e a implementação de processos de otimização por forma a melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços prestados. Neste âmbito, considero que a solução apresentada é mais um contributo para a evolução dos processos de alocação de recursos e um apoio à gestão administrativa e clínica das organizações de Saúde. Conforme demonstrado, o algoritmo de agendamento bem como todo o processo funcional oferece a garantia de resposta atempada, adequada às necessidades terapêuticas dos pacientes e à capacidade instalada da unidade de Saúde. De salientar, que conforme referido na revisão bibliográfica desta dissertação, existem múltiplas abordagens que se coadunam com a necessidade apresentada. Pretendeu-se no entanto demonstrar, que a introdução de ferramentas tecnológicas de apoio à gestão hospitalar poderão resultar em melhorias de eficiência e qualidade significativas. Os processos administrativos aliados aos sistemas de informação caracterizam-se pelas iterações recursivas de abordagens a possíveis melhorias. Neste sentido, e perspetivando explorações futuras a este trabalho considero relevante que fosse avaliada a viabilidade de aplicação de outras técnicas que possibilitassem aferir a capacidade de resposta do algoritmo.