A avaliação da informação da Escola Superior de Tecnologia de Saúde do Porto: estudo de caso

Marta Sofia dos Santos Cadilhe A avaliação da informação da Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto: estudo de caso Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Olívia Pestana. VERSÃO FINAL Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras Universidade do Porto Setembro de 2013 A avaliação da informação da Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto: estudo de caso Marta Sofia dos Santos Cadilhe Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Olívia Pestana. Aprovado em provas públicas pelo Júri: Presidente: António Manuel Lucas Soares (Professor Doutor). Faculdade de Engenharia. - Universidade do Porto. Arguente: Carlos Guardado da Silva (Professor Doutor). Faculdade de Letras. - Universidade de Lisboa. Orientador(a): Olívia Manuela Marques Pestana (Professora Doutora). Faculdade de Engenharia. - Universidade do Porto. ___________________________________ Dedico este trabalho A Deus, Por todo o amor e força, e Ao meu querido Paizinho, Pelo caminho honesto que me ensinou a percorrer. 7 Agradecimentos Para que fosse possível concretizar este estudo foram muitos os que, de alguma forma, contribuíram para o seu alcance. Agradeço, em primeiro lugar, à minha orientadora, Professora Doutora Olívia Pestana pelo auxílio prestado em todo o processo de investigação, pela disponibilidade e dedicação, por todos os esclarecimentos e, principalmente, por acreditar em mim e me motivar de uma forma fulcral; À Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, na pessoa do Coordenador de Curso, Professor Doutor Lucas Soares, pelo acolhimento da proposta da dissertação; À Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto, na pessoa do Exmo. Senhor Presidente, Professor Dr. Agostinho Cruz, pelo acolhimento na Instituição, ao Dr. Manuel Brandão, pelo apoio, e a todos os profissionais da Escola que contribuíram e colaboraram ao fornecer os seus conhecimentos sobre a Instituição e suas práticas informacionais; Ao Elemento da equipa de projeto da Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro, por toda a sua contribuição neste estudo, conselhos e boa vontade; Ao Professor Doutor Armando Malheiro da Silva por todos os esclarecimentos dados, fulcrais para o desenrolar do processo da dissertação; À Dr.ª Fernanda Gonçalves, minha “mestre” e inspiração na área da Ciência da Informação, agradeço por TUDO e, ainda mais, por se ter demonstrado uma verdadeira amiga e como uma mãe para mim. À minha família por acreditarem e me apoiarem, principalmente ao meu mano pelo amor, proteção e respeito; à minha irmã pela compreensão e pelos jantares maravilhosos; à minha prima e comadre pela companhia diária e por ter alegrado a minha vida quando esta me parecia cinzenta; A todos os meus amigos pela compreensão para com as minhas ausências e mau humor, sem esquecer um agradecimento especial à Joana Gomes e à Raquel Cadilhe pela solidariedade; Por fim, e de uma forma especial, agradeço ao Matias pelo amor, paz e cumplicidade, importante e incentivador para o alcance deste objetivo. 8 9 “We keep what we are; we are what we keep” Terry Cook 16 5. Avaliação da informação: análise comparativa ..............................................97 5.1. Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro ............................................................................ 97 5.2. Aplicação do modelo científico de avaliação da informação ...................................... 102 5.2.1. Análise comparativa entre os resultados do Modelo Científico e da Portaria ..... 109 6. Proposta de política de avaliação da informação da ESTSP ....................... 111 Conclusão .................................................................................................................... 115 Referências bibliográficas ...................................................................................... 117 a) Geral................................................................................................................................ 117 b) Legislação ....................................................................................................................... 119 c) Páginas Web ................................................................................................................... 124 Anexos ......................................................................................................................... 125 Anexo A – Organograma 1 – CFTAP (1980-1982) ............................................................ 127 Anexo B – Quadro orgânico-funcional 1 – CFTAP (1980-1982) ....................................... 129 Anexo C – Organograma 2 – ETSSP (1982-1993) .............................................................. 131 Anexo D – Quadro orgânico-funcional 2 – ETSSP (1982-1993) ....................................... 133 Anexo E – Organograma 3 – ESTSP (1993-2004) ............................................................ 135 Anexo F – Quadro orgânico-funcional 3 – ESTSP (1993-2004) ....................................... 137 Anexo G – Organograma 4 – ESTSP (2004-2009) ........................................................... 143 Anexo H – Quadro orgânico-funcional 4 – ESTSP (2004-2009) ..................................... 145 Anexo I – Organograma 5 – ESTSP (2009-2013…) ........................................................... 151 Anexo J – Quadro orgânico-funcional 5 – ESTSP (2009-2013…) .................................... 153 Anexo K – Diagrama de atividades de transferência de documentos ................................ 171 Anexo L – Diagrama de atividades de requisição de documentos .................................... 173 Anexo M – Diagrama de atividades de devolução de documentos ....................................175 Anexo N – Diagrama de atividades de consulta de documentos ....................................... 177 Anexo O – Diagrama de atividades de eliminação de documentos ................................... 179 Anexo P – Questionário aos produtores de informação da ESTSP .................................... 181 Anexo Q – Guião de entrevista aplicado a um elemento da equipa da Portaria ............... 182 Anexo R – Termo de consentimento informado ............................................................... 185 Anexo S – Requisição de documentos ............................................................................... 187 17 Lista de figuras Figura 1 – Exemplo de descrição de uma função ..................................................................... 43 Figura 2 – Exemplo de “disposition schedule” ......................................................................... 47 Figura 3 – Representação gráfica de aplicação do modelo quadripolar .................................. 59 Figura 4 – Linha do tempo com os principais marcos e mudanças de instalações da ESTSP ............................................................................................................................... 62 Figura 5 – Descrição ao nível da SSR ....................................................................................... 83 Figura 6 – Descrição ao nível da SR ......................................................................................... 83 Figura 7 – Inventário dos PIA ao DS/ DC ................................................................................ 86 Figura 8 – Inventário dos PIA ao nível da SSR ........................................................................ 87 Figura 9 – Recenseamento ao nível da UI dos IAP .................................................................. 87 18 19 Lista de tabelas Tabela 1 – Decisão sobre o destino final .................................................................................. 52 Tabela 2 – Cursos de Licenciatura (1º ciclos) .......................................................................... 65 Tabela 3 – Cursos de Mestrado (2º ciclos) ............................................................................... 65 Tabela 4 – Áreas Técnico-científicas ........................................................................................ 82 Tabela 5 – Distribuição das respostas relativamente ao nível de dificuldade detetada na aplicação prática da Portaria n.º 12/2008 ....................................................................... 92 Tabela 6 – Quadro comparativo entre o modelo científico de avaliação e a portaria ............ 104 Tabela 7 – Proposta de uma política de avaliação da informação para a ESTSP .................... 112 20 21 Lista de gráficos Gráfico 1 – Número de respostas relativas ao conhecimento dos inquiridos quanto à existência da Portaria n.º 12/2008. ................................................................................. 89 Gráfico 2 – Número de respostas relativamente à realização de práticas de avaliação/ eliminação. ........................................................................................................................ 90 Gráfico 3 – Percentagem de respostas relativas à periodicidade das práticas de eliminação realizadas. ......................................................................................................................... 90 Gráfico 4 – Número de inquiridos que realizam eliminação ao abrigo da Portaria n.º 12/2008 ............................................................................................................................ 91 Gráfico 5 – Número de inquiridos que preenche auto de eliminação quando realizam eliminação......................................................................................................................... 93 Gráfico 6 – Número de inquiridos que referem a necessidade de atualização da Portaria n.º 12/2008 ...................................................................................................................... 93 Gráfico 7 – Distribuição de respostas relativamente à entidade para quem remetem a documentação em fase inativa ......................................................................................... 94 22 23 Lista de siglas e abreviaturas ADP Arquivo Distrital do Porto AFNOR Association Française de Normalisation ANTT Arquivo Nacional da Torre do Tombo APNOR Associação dos Politécnicos do Norte de Portugal BSD Basis Selectie Document CCISP Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politécnicos CESE Curso de Estudos Superiores de Especialização CFTAP Centro de Formação de Técnicos Auxiliares do Porto CI Ciência da Informação CIA Conselho Internacional de Arquivos DFO Department of Fisheries and Oceans Canada DGARQ Direção-Geral de Arquivos DGLB Direção-Geral do Livro e das Bibliotecas DGLAB Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas DS/ DC Documento simples/ Documento composto ECTS European Credit Transfer System ETSSP Escola Técnica dos Serviços de Saúde do Porto ESTSP Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto FRD Folha de Recolha de Dados GTAES Grupo de Trabalho de Arquivos do Ensino Superior IAP Instrumento de Avaliação Pedagógica ICA International Council on Archives IPB Instituto Politécnico de Bragança IPBNL Instituto Português da Biblioteca Nacional e do Livro IPCA Instituto Politécnico do Cávado e do Ave IPP Instituto Politécnico do Porto 24 IPVC Instituto Politécnico de Viana do Castelo ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística JNICT Junta Nacional de Investigação Científica e Tecnológica LAC Library and Archives Canada NAA National Archives of Australia NMU Northern Michigan University PGD Portaria de Gestão de Documentos PIA Processo individual de aluno PIVOT Project Invoering Verkorting Overbrengings Termijn PRA Public Records Act RDA Records Disposition Authorities RIO Rapport Institutioneel Onderzoek/ Report Instituitional Research RJIES Regime Jurídico das Instituições de Ensino Superior SGME Secretaria-Geral do Ministério da Educação SGQ Sistema de Gestão da Qualidade SR Série documental SSR Subsérie documental UI Unidade de instalação UP Universidade do Porto 25 Introdução A informação produzida ou recebida por uma instituição resulta da necessidade de registar uma determinada atividade, ação ou acontecimento, a qual está intrinsecamente relacionada com as funções da organização. O crescimento do volume de informação produzida e recebida ao longo de anos, amplamente potenciado com a adoção de aplicações informáticas e ausência de regras ou políticas de gestão da informação, resulta, frequentemente, em situações de acumulação de documentos em arquivo tornando difícil a tarefa de recuperar a informação necessária ao suporte da atividade da instituição. A necessidade de avaliação da informação, apesar de frequentemente motivada por meras razões de ordem pragmática de espaço disponível, apresenta-se como uma solução premente a adotar. Na urgência da libertação de espaço nem sempre os responsáveis da instituição têm presente fatores que considerem o valor da informação armazenada no momento da tomada de decisão quanto ao destino a dar à informação. Neste contexto, compete aos profissionais de informação adotar métodos de avaliação que respondam às necessidades dos produtores/ utilizadores, no sentido de que o arquivo cumpra, efetivamente, as funções de serviço de informação, intervindo na fase de produção da informação e apoiando a instituição na tomada de decisão. No âmbito da dissertação de Mestrado em Ciência da Informação na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, foi apresentada uma proposta e projeto para planeamento do estudo a desenvolver, a qual foi aprovada pela coordenação do Curso. O tema em estudo “nasceu” da problemática encontrada em contexto de trabalho, na Instituição que a mestranda se encontrava a desempenhar funções de técnica de arquivo, a Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto, adiante designada de ESTSP. a) Problemática de investigação A ESTSP apresenta-se como o nosso estudo de caso. É uma instituição pública de ensino superior politécnico, na área das tecnologias da saúde. Iniciou a sua atividade em 1980 e integra-se em 2004, como uma unidade orgânica, no Instituto Politécnico do Porto (IPP). Como tal, produz informação em suporte papel e eletrónico, sendo da competência do Arquivo da ESTSP toda a sua gestão, organização e regulamentação. O seu depósito de arquivo de reduzidas dimensões e o acumular da documentação trouxe a necessidade de proceder à avaliação e eliminação da informação. Tendo presente as limitações da ESTSP na aplicação prática da avaliação da informação com recurso à Portaria n.º 12/2008 de 3 de Janeiro – Regulamento de Conservação e 32 para coordenação dos Arquivos a nível internacional, o Conselho Internacional de Arquivos (CIA ; ICA - International Council on Archives). (ICA 2009 ; Silva et al. 2002, 207). Na América Latina, de acordo com a sua legislação arquivística, os documentos de arquivos eram encarados como “documentos impressos considerados indispensáveis para o conhecimento da história da Nação e os que se relacionam com acontecimentos históricos nacionais incluindo publicações periódicas, materiais gráficos, pinturas, etc.” (Silva et al. 2002, 139). Todavia, no relatório geral da 7ª Conferência Internacional da Table Ronde des Archives (Madrid, 1962) elaborado por Yves Pérotin, é dado triplo sentido ao conceito de arquivo: “documentação produzida no decurso da atividade de uma pessoa física ou coletiva, quer a instituição que gera tal documentação, quer ainda os locais de depósito da mesma”. (Silva et al. 2002, 139-140). Na “Cartilla de organización de archivos” de Matilla Tascón (1960), e depois no “Manual de archivologia hispano-americana” de Aurelio Tanodi (1961), houve a necessidade de definir o objeto e o método da “Arquivologia”. O objeto é a “arquivalia” e o método, o “de reunir, conservar, ordenar, descrever, administrar e utilizar a arquivalia”. (Silva et al. 2002, 141-142). O uso do termo “Arquivologia” evidencia a intenção de erguer a Arquivística a ciência. (Silva et al. 2002, 207). Oliver Holmes, em 1964, foi o percursor dos cinco níveis de organização que estão na base da organização arquivística atual: a) depository; b) record group and subgroup; c) series; d) filing unit; e) document. (apud. Silva et al. 2002, 146-147). A crítica ao conceito de record group surge em 1966, com o australiano Peter Scott, na sua obra “The record group concept: a case for abandonment”, adotando a SR como alternativa, argumentando-o com o caso das SR que têm continuidade, mesmo após a extinção do organismo que as criou. (Silva et al.2002, 146). De forma genérica, ocorreram, fundamentalmente, três fases (paradigmas) do processo informacional no que concerne aos arquivos. 1. A fase sincrética e custodial (séc. XVIII a 1898) é a fase do arquivista paleógrafo e do arquivista auxiliar da História. Nesta fase ocorreu a incorporação maciça de documentação de organismos extintos, a criação de Arquivo Nacional e o surgimento da noção de fundo com o Manual dos Arquivistas Holandeses; 33 2. A fase técnica e custodial (1898-1980) é a fase da especialização profissional do arquivista, da evolução tecnológica e científica, da democracia e totalitarismos. Surgem os arquivos históricos e os arquivos administrativos, a gestão de documentos, a normalização arquivística (terminologia, classificação) e reformulação crítica da noção de fundo; 3. Na face científica e pós-custodial (a partir de 1980) ocorreram mudanças significativas: a valorização da informação (fenómeno e processo Humano e Social) residindo nela e não no suporte (material e externo) e a sua riqueza patrimonial/ cultural; a afirmação do incessante e natural dinamismo informacional oposto ao imobilismo documental; a impossibilidade de manter a “compartimentação” pois trata-se de um critério de artificial que não abrange o dinâmico contexto de produção (organicidade) de retenção/ memória e de uso/ consumo (funcionalidade); a necessidade de conhecer (indagar, compreender e explicitar) a informação social através de modelos teóricos científicos; o posicionamento no universo dinâmico das ciências sociais (todas as ciências do Homem e da Sociedade); e a lógica científico compreensiva da informação na gestão. Nesta fase, o arquivista compreende as práticas informacionais em vez de estabelecer ou impor regras operativas e o arquivo é algo que se constitui e cresce a partir de uma acumulação progressiva e não como um conjunto que se decompõem em partes de uma forma hierarquizada. (Silva et al. 2002, 210). É nesta última era, científica e pós-custodial, que os arquivos emergem como sistemas de informação, à luz da Teoria Sistémica. Bertalanffy define sistema como “un complesso di elementi interagenti” (apud. Mella 1997, 23). Piero Mella apresenta duas visões: analítica em que um sistema pode ser visto, por um lado, como uma estrutura, e sintética em que pode ser vista, por outro, como unidade caracterizada pelas suas unidades. Um sistema não é uma estrutura mas pressupõe a existência de uma estrutura com fluxo ao longo do tempo. (Mella 1997, 26). Os canadianos Jacques Ducharme e Jean-Yves Rousseau (1980) apresentam uma visão sistémica do fluxo documental, posição contrária à teoria das três idades. (Silva et al. 2002, 156). O Arquivo é encarado como objeto da Arquivística, um sistema de documentos relacionados uns com os outros, devendo ser analisado ao nível da estrutura e da função. (Silva et al. 2002, 163). A noção de sistema, como conjunto de elementos identificáveis, interrelacionados com um propósito comum, é uma visão mais completa da anterior noção de fundo (conjunto orgânico de documentos). (Silva et al. 2002, 213). 34 O Dicionário de Terminologia Arquivística, do Instituto Português da Biblioteca Nacional e do Livro (IPBNL) 1 (1993), toma o Arquivo como objeto da Arquivística e como: (…) conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação; fundo ou núcleo; Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo; depósito. (Silva et al. 2002, 212). Segundo J. M. Jardim e M. Odila Fonseca (1992), o “objeto da Arquivística tem-se deslocado da categoria arquivos para outras, como documentos arquivísticos, e, mais recentemente, informação arquivística.” (Jardim, Fonseca 1992, 36). É percetível a transição do enfoque do documento para a informação. Considera-se a informação como parte integrante do objeto da Arquivística e, por sua vez, a Arquivística integra-se na área da CI. O Arquivo é, então, definido por Armando Malheiro da Silva [et al.] no livro “Arquivística: teoria e prática de uma ciência da informação” como: um sistema (semi)fechado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço/ uso) – a que se associa um terceiro – a memória – imbricado nos anteriores. (Silva et al. 2002, 214). Arquivo/ Sistema porque, perante esta definição, os fatores referidos (estrutura, serviço/ uso e memória) ampliam o termo. (Silva, Ribeiro 2000, 86). Sistema (semi)fechado de informação, uma vez que se relaciona com sistemas externos nomeadamente, política, economia, jurídico-administrativo, cultural, entre outras. Segundo os três fatores da definição acima enunciada, o arquivo/ sistema de informação pode classificar-se da seguinte forma:  Quanto ao fator estrutura orgânica, pode assumir-se como: a) Unicelular; b) Pluricelular. Unicelular, se representa uma estrutura de reduzidas dimensões, entidade individual ou coletiva, sem divisões setoriais. Pluricelular, se se trata de uma estrutura de média ou grande dimensão, com divisões setoriais funcionais.  Relativamente ao fator serviço/ uso, pode configurar-se como: c) Centralizado; 1 Mais tarde, o IPBNL passa a designar-se de Direcção-Geral do Livro e das Bibliotecas (DGLB), no entanto, muito recentemente, houve uma fusão entre esta e a DGARQ, de acordo com o Despacho n.º 13116/2012, passando a ser denominada de Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). Os sites destas duas entidades (DGLB e DGARQ) permanecem praticamente inalterados, sendo impercetível que houve uma fusão. 35 d) Descentralizado. Centralizado, se opera através de um único centro, enquanto descentralizado, se apresenta vários setores autónomos. (Silva et al. 2002, 214-215).  No que concerne ao fator memória, pode categorizar-se: e) Ativo; f) Desativado. Considera-se arquivo ativo, aquele que ainda esteja em atividade, enquanto aquele cuja atividade findou ou foi extinto se considera arquivo desativado.  E ainda pode ser classificado por: g) Especializado. É classificado por arquivo especializado, aquele arquivo cujas funções passem por incorporar e salvaguardar qualquer arquivo que esteja desativado ou então que não possua interesse administrativo por parte de uma organização ativa. Um arquivo municipal é, portanto, um arquivo especializado. Encontrada a aceção de Arquivo, interessa agora analisar a definição de Arquivística. De forma resumida, o Dictionary of Archival Terminology, do CIA, esclarece Arquivística como sendo a “discipline traitant des aspects théoriques et pratiques de la fonction ‘archives’”. (apud. Silva et al. 2002, 211). Por outro lado, o Dictionnaire des Archives: de l’archivage aux systèmes d’information, da Association Française de Normalisation (AFNOR) define-a como: science que étudie les principes et les procédés méthodiques employés à la conservation des documents d’archives permettant d’assurer la présentation des droits, des intérêts, des savoir-faire et de la mémoire des personnes morales et physiques. (apud. Silva et al. 2002, 212). Por último, citando Armando Malheiro da Silva [et al.] (2002, 214), a Arquivística é: (…) uma ciência da informação social, que estuda os arquivos (sistemas de informação (semi)fechados), quer na sua estruturação interna e na sua dinâmica própria, quer na interação com os outros sistemas correlativos que coexistem no contexto envolvente. Visto isto, a informação é, perante a nova abordagem paradigmática, o objeto de estudo. A informação social, referida na definição, é entendida, pelo mesmo autor, como: (…) conjunto estruturado de representações mentais codificadas (símbolos, significados) socialmente contextualizadas e passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, disco magnético, ótico, etc.) e/ ou comunicadas em tempos e espaços diferentes. (Ribeiro 2002, 105-106). De forma a complementar a caracterização do objeto científico, Silva et al. enuncia seis 36 propriedades/ atributos da informação: a) Estruturação pela ação (humana e social) - a informação é resultado da ação do Homem social, sendo estruturada pelos atos individuais e/ ou coletivos; b) Integração dinâmica - esses atos resultam de contextos internos e externos ao sujeito; c) Pregnância - a ação cria e condiciona a informação; d) Quantificação - é possível medir o valor da informação tanto em termos quantitativos como qualitativos; e) Reprodutividade - a informação pode ser reproduzida sem limites; f) Transmissibilidade - a informação pode ser transmitida e comunicada. (Silva, Ribeiro 2002, 42 ; Silva 2006, 25 ; Silva, Ribeiro 2009, 292) Estas propriedades têm por base os 4 princípios deste novo modelo teórico, são eles: a) Ação estruturante: o Arquivo resulta de uma ação fundadora que representa a estrutura do fundador e suas funções; b) Integração dinâmica: o Arquivo relaciona-se e integra-se na dinâmica do universo sistémico que o envolve. c) Grandeza relativa: o Arquivo estrutura-se como unicelular ou pluricelular. d) Pertinência: o Arquivo disponibiliza informação direta ou indiretamente relacionada com a missão do fundador. (Silva et al. 2002, 222) 1.2. A avaliação da informação A avaliação da informação é um tema relativamente recente. As primeiras eliminações foram formais e, essencialmente, de ordem pragmática, considerando os documentos desatualizados como sendo a eliminar. (Silva et al. 2002, 68). No Manual dos Arquivistas Holandeses (1898), a noções de triagem e eliminação ainda não tinham sido contempladas, contudo, já evidenciavam um apreço pelos originais e despreocupação pelos duplicados ou cópias, permitindo a destruição destes últimos. (Silva et al. 2002, 115, 119). O regulamento italiano de 1902 foi inovador ao surgir direcionado à seleção. (Silva et al. 2002, 120). O 3º Congresso em 1956, Florença, foi dedicado entre outros temas, à triagem. (Silva et al. 2002, 136). Posteriormente, no início da década de 70, o terceiro capítulo de “Manuel d’Archivistique”, direcionado à seleção e eliminação, refere esta como a operação de “separar o trigo do joio”, isto é, de eliminação dos documentos sem interesse histórico (joio). (Silva, Ribeiro 2000, 58). 37 Em consequência do aumento significativo de produção documental, após a primeira Guerra Mundial, surgiram grandes preocupações referentes à avaliação documental. Alguns países tomam posições opostas na forma de resolver este problema, sobressaindo-se a Inglaterra e a Alemanha, a primeira preocupa-se em eliminar e a última em conservar. (Silva, Ribeiro 2009, 296 ; Kolsrud 1992, 26-27, 38-39). Em Inglaterra, a destruição do inútil teve maior enfoque do que a conservação do valioso. As entidades/ serviços produtores dos documentos adquirem autoridade, pela Lei Public Record Office de 1877, para intervir na eliminação do que “não tinha interesse do ponto de vista legal, histórico, estatístico, económico ou qualquer fim oficial” e não os profissionais dos arquivos, teoria defendida por Hilary Jenkinson. O fator/ critério idade era uma exceção, tanto que os documentos anteriores a 1715 (em 1898, passou a ser anteriores a 1660) estavam isentos deste ato. Ora o corpo administrativo adquire relevância neste tema. (Silva et al. 2002, 129-130 ; Kolsrud 1992, 27-28). Nos E.U.A., a eliminação ganha maior relevância do que a conservação e a avaliação era tarefa decisória das administrações, tal como em Inglaterra eram seguidores da teoria de Jenkinson. No entanto, Philip Brooks, em 1940, desenvolve uma teoria sobre o valor dos documentos, em que considera a existência de três tipos de “valor dos documentos”: a) Valor para a instituição de origem; b) Valor para o estudo da história administrativa da instituição; c) Valor para a pesquisa em geral. (Silva et al. 2002, 131 ; Kolsrud 1992, 28). Mais tarde, em 1956, Schellenberg afirma a existência de: a) Valor primário (uso administrativo);  Legal;  Administrativo;  Fiscal. b) Valor secundário (investigação):  Evidencial;  Informacional. (Silva et al. 2002, 131). Genericamente, a metodologia Schellenberg sintetiza os seguintes modelos de avaliação: americano (Brooks), inglês (Jenkinson) e alemão (Zimmermann). (Kolsrud 1992, 34-36). Os britânicos com a ajuda dos americanos desenvolvem três critérios para a preservação permanente dos documentos: c) Valor para o funcionamento da instituição; 38 d) Valor para a história da instituição; e) Valor para as necessidades de informação em geral. Veja-se que os dois primeiros relacionam-se com o valor probatório e o último com o valor informativo de Schellenberg. (Kolsrud 1992, 28, 35). Em 1952, foi criado o Comitê de Grigg com o intuito de desenvolver um novo sistema de avaliação de Inglaterra. O relatório do Comitê apresentou dois critérios de avaliação - a administração e a história – que aconteciam em duas fases distintas, a primeira após os cinco anos e a segunda após os vinte e cinco anos. No entanto, verificou-se que o critério administrativo anulava o critério histórico, i.e., se um documento ao fim de cinco anos era considerado sem valor administrativo pelo departamento produtor, este documento também deixava automaticamente de possuir valor histórico. Portanto, só na segunda fase, após os vinte e cinco anos, é que se aplicava o critério histórico, por um avaliador profissional. (Kolsrud 1992, 28). O relatório de Wilson em 1981 vem, então, criticar fortemente o relatório de Grigg e a Lei de Registos Públicos (1958) por enfatizarem a eliminação sobre a conservação. No entanto, nada altera no sistema de avaliação. Wilson deixa a sugestão para um ponto de viragem, tanto da conservação em sobreposição à eliminação, como para a participação/ intervenção dos arquivistas no processo de avaliação. (Kolsrud 1992, 28-29). Influenciado pelo sistema de Grigg, esteve o sistema de avaliação da Noruega. A história dos arquivos na Noruega ficou marcada pela ocupação alemã entre 1940 e 1945, bem como pela reciclagem de papel dos arquivos por volta de 1947 como forma de combater os efeitos do fim iminente das reservas de dólares. No sentido de reconsiderar a situação do património arquivístico do país, surge a Archives Instruction of 1961, implicando o cumprimento de redução de registos em três fases, introduzindo maior disciplina na produção e depósito de documentos considerados inúteis. De seguida, surge um sistema de duas etapas, semelhante ao sistema inglês de 1958. Este apenas difere na primeira etapa (após os cinco anos) ser considerado o critério histórico em conjunto com o administrativo. A primeira etapa é assegurada pelo órgão administrativo, podendo consultar o arquivista nacional em caso de dúvida quanto ao valor histórico dos documentos. A segunda etapa (após os vinte e cinco anos) é orientada por arquivistas em conjunto com o corpo administrativo. Os documentos anteriores aos anos de guerra (1945) estavam isentos de eliminação. Finalmente em 1988 é promulgado o decreto para a seleção e eliminação de documentos do governo, decretando que, para esta matéria, dever-se-á solicitar aprovação do arquivo nacional. (Kolsrud 1992, 29-30). Na Alemanha, a avaliação teve enfoque na preservação dos arquivos, contrariamente à 39 Inglaterra. Já na Prússia, em 1833, existiam prazos de seleção definidos e, em 1858, havia sido decretado o dever dos órgãos administrativos em notificar as autoridades de arquivo sobre o que entendiam que seria alvo de eliminação, embora esse procedimento nunca tivesse funcionado corretamente. Já na Baviera, em 1897, havia a noção que os arquivistas eram responsáveis pela preservação dos documentos. Mais tarde, em 1926, Karl Otto Müller chama a atenção para a importância do tema da avaliação e, em oposição aos ingleses, surge como defensor dos arquivistas na intervenção em matéria de avaliação documental, não considerando que esse papel seja unicamente dos órgãos da administração, podendo haver uma cooperação entre arquivistas e administradores. O risco de perda de documentos valiosos na prisão de Tegel em Berlim, salvos e vendidos por um guarda, desencadearam novos períodos de seleção, nomeadamente definidos pelo decreto de 1927. Heinrich Otto Meisner, na reunião anual de arquivistas em Gotha (1937), sugere uma revisão após os cinco anos a cargo dos órgãos da administração, com consentimento de arquivistas. Através deste, os arquivistas alemães chegam a uma aceção de conceito de “valor” dos documentos, resumindo a avaliação a três parâmetros: a) Idade (no caso da Alemanha, a linha cronológica centra-se no ano 1600); b) Conteúdo (informação relevante acerca de instituições permanentes deve ser preservada, enquanto que informação com interesse apenas em determinada altura, ou seja de duração limitada, é considerada de eliminação); c) Posição hierárquica da entidade produtora (Meisner adota a distinção de Müller: autoridades centrais, intermediárias ou locais; quanto mais inferior menos significativo são os seus registos). (Silva et al. 2002, 129-130 ; Kolsrud 1992, 30-31). Só em 1957, na reunião anual em Koblenz, Georg Wilhelm Sante e Wilhelm Rohr relembram as ideias de Müller e Meisner, dando continuação há distinção entre a hierarquia da entidade produtora, tanto entre ministérios como entre departamentos, estabelecem um sistema de critérios rígidos de valor que não teve qualquer aceitação. É então que surge como resposta, Fritz W. Zimmermann declarando que o princípio determinante de preservação dos documentos não está tanto na origem mas mais no conteúdo. Zimmermann acreditava numa espécie de “market demand”, ou seja, que o valor dos documentos estaria ligado à futura pertinência que estes teriam. Basicamente possuíam maior valor os documentos mais procurados ou que estavam na iminência de serem procurados. Este princípio não foi bem compreendido por isso foi bastante contestado, como foi o caso da crítica de Arthur Zechel (1965). Este último apresenta uma divisão do valor da História em três fases: a) Fase de acontecimentos históricos (eventos, fatos); b) Fase memorial (recuperação da história); 40 c) Fase reprodutiva (interpretação da história). Mais tarde, em 1979, Zimmerman volta para explicar melhor mas fá-lo de tal forma que deturpa a sua visão inicial, uma vez que afirma que a “market demand” não se relacionava com a efetiva procura do documento mas com potencial interesse que este teria. Este valor teve grande influência na Dinamarca. (Kolsrud 1992, 31-33, 37). A partir de 1964, com o surgimento de "Basic Working Rules in State Archives in the USSR" e de "Basic Principles of Appraisal" em 1965, foi criado um sistema único de avaliação em que o valor do documento está relacionado com a importância deste para o cumprimento das tarefas da classe trabalhadora, em que a função e o lugar do órgão administrativo definem o seu valor. No seu ensaio “Gesellschaftsformen und Uberlieferyngsbildung” de 1972, Booms Hans, apresenta várias soluções, nomeadamente que a cada ciclo de dez anos, deveria ser a opinião pública a definir os momentos históricos mais marcantes de conservação permanente. (Kolsrud 1992, 33-34). O fenómeno da explosão documental, consequência da evolução tecnológica e do aumento acelerado de produção documental, despoletou a preocupação pela avaliação. A avaliação é vista como uma operação a realizar na fase do arquivo intermédio, em que consiste na “pré-arquivagem”, isto é, passagem ou não dos documentos do arquivo corrente para o arquivo histórico. (Silva et al. 2002, 132-133). Eram eliminados os documentos sem “valor”, tanto primário como secundário. O canadiano Terry Cook, como alguns autores americanos, defende que deve haver uma viragem de valorização do conteúdo dos documentos para o contexto. (Silva et al. 2002, 164-165; Cook 2005, 101-102, 124; Cook 2004, 10). Ao longo do séc. XX, a Avaliação continuou a ser encarada como seleção e eliminação de documentos numa fase específica da vida dos documentos, e não como um processo contínuo. (Fernandes 2004, 92). Durante o séc. XXI a avaliação ainda é um problema em discussão um pouco por todo o mundo, bem como a procura pelo método ideal. No Canadá ergueu-se uma nova metodologia de avaliação – a macro-avaliação, em 1950, tendo sido implementada ao longo da última década. Cook (2004, 2005) explica exaustivamente o conceito da macro-avaliação e explora a análise funcional como ponto central da macro-avaliação. Sugere ao arquivista que, na análise funcional, para além de compreender e documentar a instituição e suas funções, deve focar-se na gestão administrativa. Coloca o “cidadão” na relação com o estado (estado-cidadão) e incluí-o no processo de identificação dos registos arquivísticos de conservação permanente. 41 Kerry Badgley e Claude Meunier (2005), no seu artigo ‘‘Macroappraisal, the next frontier’’, descrevem um projeto-piloto de eliminação de documentos desenvolvido num departamento do governo, no Department of Fisheries and Oceans Canada (DFO), baseado num refinamento da metodologia de macro-avaliação utilizada no Canadá. Este projeto centrou-se em fornecer à instituição uma cobertura global de eliminação dos documentos baseada numa única avaliação arquivística e em duas Records Disposition Authorities (RDA). Acreditam que as RDA serão emitidas ao longo de um período estimado entre 15 e 20 meses, o que representa uma rapidez no alcance de uma cobertura departamental total inicialmente previsto (5 a 7 anos). O DFO irá, com isto, conseguir uma vantagem em eliminar registos sem valor. Esta vantagem refere-se à melhoria do tempo de resposta para o acesso à informação, à redução do custo da gestão de registos obsoletos e do custo da acumulação dos registos. Basicamente, quanto mais abrangente for a cobertura das RDA, maior é o volume de registos que pode ser enviado para os Federal Records Centre para seu acondicionamento. Um volume mais elevado de registos arquivísticos pode ser transferido para o LAC (Library and Archives Canada) em pouco tempo, garantindo a sua preservação adequada às gerações futuras. Acima de tudo, os documentos a serem transferidos irão refletir da melhor forma as funções que existiam. Na opinião dos autores, esta abordagem é fazível para qualquer instituição do governo do Canadá, não só no DFO. A abordagem proporciona uma cobertura mais abrangente dos documentos através de uma avaliação única, permitindo à instituição de uma forma rápida e significativa reduzir a sua acumulação de documentos bem como de transferir um grande volume de documentos para a LAC. Desenvolveram um modelo através do qual os arquivistas, num ambiente de cada vez mais escassos recursos, podem abordar uma instituição complexa e de grandes dimensões avaliando o valor dos documentos criados e/ ou usados por essa instituição. (Badgley, Meunier 2005). Terry Cook (2011), no seu artigo “‘We are what we keep; we keep what we are’: archival appraisal past, present and future”, afirma convictamente, que a Avaliação é a primeira responsabilidade do Arquivista, uma vez que esta determina o que será eliminado e, até mesmo, “apagado da memória”. O autor declara que os Arquivistas têm a responsabilidade de depositar nos arquivos o que será a memória coletiva futura e de encontrar a melhor forma de espelhar a nossa sociedade. O artigo sugere que a teoria de Jenkinson, ainda se verifica nos dias de hoje, ou seja, que os órgãos produtores continuam a decidir sobre a avaliação. (Cook 2011, 176). Cook aventa que o principal desafio atual está em encontrar a melhor estratégia de avaliação. Segundo este autor, a evolução da avaliação concretizou-se, até agora, em três fases: 48 assim num estádio final, procedem ao que consideram de uma “micro-avaliação”, feita aos registos. (Robyns, Woolman 2011). Este projeto serve de modelo para outras instituições, demonstra que os métodos tradicionais de avaliação e organização requerem mudança e adaptação, ilustra de que forma os arquivistas podem aliviar o peso orçamental ao utilizar os estudantes (estágios, programas de trabalho/ estudo, ou experiências profissionais) e como podem utilizar os documentos existentes (primários e secundários nomeadamente relatórios institucionais, manuais da qualidade, anuários entre outros), aquando da análise institucional e funcional. (Robyns, Woolman 2011). Em Portugal, o Decreto-Lei n.º 29/72, de 24 de Janeiro, veio esclarecer a fixação, em portaria de gestão de documentos (PGD), dos prazos mínimos de conservação dos documentos em arquivo. No ponto 2 é evidente ainda a visão historicista, na medida em que clarifica que “não serão inutilizados os documentos cuja conservação se imponha, pelo seu interesse histórico ou outro motivo atendível, devendo proceder-se à transferência dos mesmos para os correspondentes arquivos eruditos”. Este enquadramento legal foi substituído pelo Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de Dezembro que institui, até aos dias de hoje, o modelo de avaliação a ser aplicado em Portugal, em que são aprovadas as PGD que regulam a pré-arquivagem da documentação, nomeadamente: a) Avaliação, seleção e eliminação dos documentos; b) Definição dos prazos de conservação; c) Elaboração das tabelas de seleção; d) Tipologia e formalidades da microcópia; e) Conservação de documentação audiovisual e legível por máquina; f) Transferência da documentação de conservação permanente para arquivos definitivos. As PGD aprovadas por este Decreto-Lei estabelecem-se como um dispositivo de avaliação para os respetivos organismos da Administração Pública. Estas PGD incluem o regulamento arquivístico, bem como, as tabelas de seleção, que definem o destino final e o prazo de conservação. A avaliação, seleção e eliminação dos documentos pelos organismos não podem ser realizadas por estes sem antes obter parecer favorável da entidade coordenadora da política nacional de arquivos, a Direção-Geral de Arquivos (DGARQ). (Lourenço, Penteado, 2012,1416). No âmbito das funções da DGARQ, são elaboradas “Orientações para a elaboração e aplicação de instrumentos de avaliação documental: portarias de gestão de documentos e relatórios de avaliação” (2010), em que especifica os procedimentos para a elaboração, aprovação e aplicação dos instrumentos de avaliação. Nele constata-se que os instrumentos 49 de avaliação deverão ser elaborados A priori, isto é, ocorrer no momento da produção documental ou até antes, e a intervenção deverá ser contínua. De acordo com estas orientações existem dois tipos de intervenção:  Uma sobre a documentação em fase corrente;  Outra sobre a documentação acumulada. Desta forma, existem dois tipos de instrumentos de avaliação:  PGD;  Relatório de avaliação. Quanto à documentação em fase corrente, esta, é regulada pelo Decreto-Lei n.º 447/88, cujo instrumento tem a forma de PGD. Relativamente à documentação acumulada, foi publicado “Orientações técnicas para avaliação de documentação acumulada” (1999), em que o dispositivo para avaliação tem a forma de relatório de avaliação. Nela é elaborada e estabelecida uma tabela de seleção (tal como a PGD) com a coadjuvação de folhas de recolha de dados (FRD). (Lourenço 2010, 5-6). Estes relatórios de avaliação poderão ser um recurso para avaliações pontuais. (DGARQ 2012). De acordo com as orientações da DGARQ, a PGD é resultado da avaliação documental baseada em critérios estabelecidos pelo órgão gestor da política arquivística nacional. A DGARQ propõe uma investigação preliminar baseada na conjugação de uma abordagem funcional com uma abordagem documental. (Lourenço 2010). Recentemente a DGARQ publicou o “Relatório do questionário sobre aplicação das Portarias de Gestão de Documentos” (2009) resultado da aplicação de inquéritos dirigidos aos organismos da Administração Pública regidos por PGD, com o intuito de perceber o modo de aplicação das Tabelas de Seleção e contribuir para a reflexão dos organismos inquiridos sobre o modo como aplicam o Regulamento Arquivístico. (Lourenço et al. 2009, 5). O universo a inquirir abrangeu todas as organizações da Administração Central do Estado com PGD publicadas ao abrigo do Decreto-lei 447/88 de 10 de Dezembro até ao ano de 2007 inclusive. Deste modo, não foram abrangidos alguns organismos com PGD, como foi o caso do Instituto Politécnico do Porto (IPP). (Lourenço et al. 2009, 9, 14). Mesmo assim, é essencial analisar os resultados enumerados neste relatório para entender o panorama português no que concerne à aplicação das PGD: a) Reduzida aplicação das PGD; b) Maioria do uso das PGD é para eliminar documentos; 50 c) Eliminação de documentos superior à transferência de documentos para o arquivo (persistência dos documentos nos serviços produtores); d) Participação reduzida dos serviços produtores na elaboração das PGD; e) Boa divulgação das PGD; f) Aplicação das PGD ausente de manual de utilização; g) Necessidade de revisão das PGD; h) Dificuldade em aplicar as PGD relaciona-se com o grau de cobertura da documentação produzida. (Lourenço et al. 2009, 43). De forma conclusiva, a PGD continua a ser utilizada para resolver problemas de acumulação documental e que há necessidade urgente em desenvolver instrumentos menos rígidos e mais ajustáveis. (Lourenço et al. 2009, 43). Alexandra Lourenço (2012), na sua comunicação intitulada “É necessário alterar o processo de avaliação arquivística?” no Congresso nacional de bibliotecários, arquivistas e documentalistas, apresenta a génese e a situação atual do processo de avaliação em Portugal. A autora refere que “a forma tradicional de avaliação e seleção de documentos” é orientada para a análise do contexto documental, i.e. “como valor de prova ou como fonte de pesquisa”. Todavia, as novas propostas metodológicas são orientadas para “a análise do contexto institucional e das atividades governamentais”. Basicamente ocorreu uma passagem da valorização do documento/conteúdo para o conhecimento do contexto institucional e funcional. No âmbito do projeto “Gestão da Informação no Sistema de Arquivo da Universidade do Porto”, financiado pela Junta Nacional de Investigação Científica e Tecnológica (JNICT), iniciou-se, em 1996, um estudo efetuado ao Sistema de Informação da UP, tendo por base o paradigma pós-custodial, nomeadamente a informação objeto de estudo e a teoria sistémica. (Fernandes, Pinto 2010, 7 ; Silva, Ribeiro 2000, 57-113). Este estudo foi composto por duas fases: 1) Estudo orgânico-funcional; 2) Estudo de avaliação e seleção. O estudo orgânico-funcional é considerado um elemento imprescindível para representar a informação produzida/ recebida, fundamental para a fase seguinte, a de avaliação da informação, em que serve de teste ao modelo teórico. (Silva, Ribeiro 2009, 288307 ; Ribeiro, Fernandes 2003, 79-99 ; Fernandes, Pinto 2010, 1-14). A primeira fase, de análise orgânico-funcional, contributo para a criação de memória da UP, abrangeu: 51 a) Recolha de informação sobre a UP; b) Caracterização orgânico-funcional da UP; c) Recenseamento da documentação existente na UP. (Ribeiro 1999, 5-11 ; Ribeiro, Fernandes 2001). Antes de prosseguir com a segunda fase, importa referir que os autores Ribeiro e Silva (2004, 3 ; Ribeiro 2005, 2 ; Silva, Ribeiro 2009, 290-291) dividem a avaliação, enquadrada no campo da CI, em três áreas aplicacionais: 1 - Desempenho dos serviços; 2 - Qualidade dos instrumentos de Recuperação da Informação; 3 - Fluxo informacional. É esta última área de aplicação que terá foco na segunda fase do projeto. Esta fase consistiu na aplicação de uma nova abordagem teórico-prática de avaliação do fluxo da informação. Os autores introduzem a avaliação como uma operação metodológica, inserida no pólo técnico do Método Quadripolar, (…) which seeks to broaden knowledge of the organisational information system from both a retrospective and prospective standpoint, highlighting the inevitability of binding the information to its original or root context (since it provides it with meaning) and the need to preserve real information in an organic sense; in other words, pertinent and dense when viewed against its vitalness for the organisational management and operation of the present and the future, and for the needs of both internal and external users. (Fernandes, Pinto 2010, 7). A avaliação é baseada em três critérios e parâmetros de análise: 1) Pertinência; 2) Densidade; 3) Frequência. (Silva, Ribeiro 2000, 85-109 ; Ribeiro, Fernandes 2003, 8-12 ; Ribeiro, Silva 2004, 16-29 ; Ribeiro 2005, 15-22 ; Silva, Ribeiro 2009, 300-302 ; Fernandes, Pinto 2010, 8). O primeiro parâmetro, Pertinência, caracteriza-se pela pertença à ação de alguém (produtor) em determinada instituição. Os documentos podem classificar-se: a) Nível A (ponderação 1): função-fim (relação direta); b) Nível B (ponderação 1): função-meio (relação indireta); c) Nível C (ponderação 0): função-periférica (relação periférica). Relações, estas, com os objetivos, estrutura orgânica e competências, e memória. 52 A densidade, segundo parâmetro, relaciona-se com a identificação dos documentos densos, configura-se: a) Primários (ponderação 1); b) Secundários (ponderação 0). Os documentos primários correspondem a documentos originais, enquanto os documentos secundários referem-se a duplicados ou cópias, incluindo resumos. Por último, a frequência serve para quantificar o uso/ acesso à informação. A média padrão de uso estabelecida foi de uma vez por semana (ou 52 vezes por ano), sendo então considerado: a) Máximo (ponderação 1): mais de uma vez por semana; b) Mínimo (ponderação 0): menos de uma vez por semana. Toda esta aplicação foi esquematizada numa tabela (ver Tabela 1), dando como resultado:  Conservação permanente;  Conservação temporária;  Eliminação. Tabela 1 – Decisão sobre o destino final Fonte: Silva, Ribeiro 2000, 110. A tabela 1 representa as várias conjugações possíveis na análise dos critérios e o resultado, para cada um deles, do destino final aconselhável na perspetiva dos autores. Resulta em destino final “conservação permanente” sempre que se verificar a pertinência e a densidade, independentemente da frequência do acesso/ uso. Resulta em “conservação temporária” sempre que se verificar a frequência (acesso/ uso), independentemente da Pertinência Densidade Frequência Destino final Nível A 1 1 ou 0 Conservação permanente Nível A 0 1 Conservação temporária Nível A 0 0 Eliminação Nível B 1 1 ou 0 Conservação permanente Nível B 0 1 Conservação temporária Nível B 0 0 Eliminação Nível C 1 ou 0 1 Conservação temporária Nível C 1 ou 0 0 Eliminação 53 pertinência e da densidade. Os prazos de “conservação temporária” devem ser estabelecidos com base na frequência de acesso/ uso. Os resultados obtidos na aplicação deste modelo de avaliação da informação foram aprovados pela DGARQ em 2002. (Fernandes, Pinto 2010, 7). No entender dos autores deste modelo teórico-prático, estes procedimentos metodológicos podem ser aplicados tanto a documentação corrente como a documentação acumulada. (Silva, Ribeiro 2009, 296). Este estudo constitui uma referência para trabalhos futuros, tendo como finalidade a reformulação teórico-prática dos conceitos operatórios da Arquivística. Daniela Teixeira Fernandes (2004) na sua obra intitulada “Pedra a Pedra: estudo sistémico de um arquivo empresarial” revela a forte influência da teoria sistémica no desenvolvimento do seu estudo. A autora apresenta-nos um estudo levado a cabo num arquivo/ sistema de informação empresarial, cujo objetivo principal consiste em “conhecer, de forma aprofundada, a orgânica e as funções da entidade produtora, isto é, perceber como, onde e porquê foi (é) gerada a informação que irá perdurar ao longo do tempo, formando a memória, ativa e passiva”. (Fernandes 2004, 20). Para além do estudo orgânico-funcional, a autora lançou as bases para a implementação da avaliação baseada numa abordagem teórica que servirá de suporte à entidade produtora. Deste modo, será possível determinar qual a documentação de conservada permanente e a de eliminação, bem como, estabelecer prazos para a retenção temporária da documentação que será para eliminar futuramente. Na opinião de Daniela Teixeira Fernandes, o processo de avaliação e seleção documental, entendido como uma operação metodológica, é essencial à implementação de um Sistema de Gestão Integrada de Informação. Só assim será possível, contribuir para melhoria da qualidade e eficiência da Gestão Administrativa, facilidade de acesso à documentação, diminuição de custos, derivados da redução do tempo de pesquisa, eliminação de duplicados, entre outros. Citando-a: “torna a instituição que o adotou mais competitiva – porque mais informada!”. (Fernandes 2004, 91). O método de avaliação adotada baseou-se nos três indicadores (Pertinência, Densidade; Frequência) referidos anteriormente, da abordagem teórica implementada no sistema de informação da UP. Resumiu-se, então à escolha de uma SR e, de seguida, das SR relacionadas, apresentando um quadro com os resultados da aplicação do modelo de avaliação da informação. Em seis SR, apenas uma é de conservação permanente e as restantes de eliminação. Refere, ainda, que para as SR de conservação temporária dever-se-á elaborar tabelas de temporalidade, dando especial atenção à legislação em vigor. (Fernandes 2004, 95-96). 54 Outro estudo similar, embora direcionado para o ambiente eletrónico, foi o desenvolvido pela Cristina Carvalho (2002), no âmbito da dissertação de mestrado apresentada na Universidade de Liverpool. Trata-se de um estudo de caso numa empresa privada da área da informação. Após ter sido efetuado uma análise top-down para identificação das atividades inseridas na estrutura orgânica e uma análise bottom-up para análise dos “records”, aplicou-se o modelo de avaliação de Silva e Ribeiro (2000). Após a sua aplicação, a autora considera este modelo de avaliação válido, ajustado e rigoroso, contudo, na sua opinião, não se aplica para avaliação retrospetiva de “records eletrónicos”. Mais recentemente, no Brasil foi publicado um estudo intitulado “Avaliação da informação no Tribunal de Justiça de Pernambuco: um estudo de caso”, de Mônica Cunha (2008), que consistiu na apresentação de uma proposta de uma política de avaliação da informação contando coma a elaboração da “tabela de temporalidade” a partir da aplicação do modelo de avaliação adotado na UP, pelo que designa de, “modelo português”. A autora considera que o “modelo português”: a) Apresenta uma forma de avaliar a informação com base científica; b) Vem demonstrando ter uma maior margem de segurança na guarda dos documentos importantes para a sociedade, a julgar pelos resultados obtidos em outras experiências com o mesmo método; c) Permite que a avaliação seja realizada, em primeiro plano, sem a necessidade de formação de uma comissão formalizada; d) Utiliza maior objetividade quando analisa a informação a ser conservada, pois não se baseia na definição de valor secundário para preservar documentos. (Cunha 2008, 22). Este modelo de avaliação é visto pela autora, ao contrário do “modelo americano” baseado nos valores primários e secundários dos documentos, como um “dispositivo metodológico” de análise de três indicadores (pertinência, densidade e frequência) incidente sobre o fluxo de informação. Procede à comparação de “tabelas de temporalidade” que utilizam o “modelo americano” e “modelo português”, chegando à conclusão que são divergentes, nomeadamente em seis tipos documentais (o primeiro aponta para a eliminação e o segundo para a conservação permanente). Conclui que o “modelo português” oferece maior segurança para a conservação dos documentos. O presente capítulo de revisão da literatura constituiu o suporte teórico ao desenvolvimento do estudo da ESTSP. A leitura de alguns estudos sobre a avaliação da informação permitiu-nos verificar a sua indissociabilidade com uma análise prévia da estrutura orgânica e funcional do sistema de informação. Para alguns autores, a visão holística da instituição só é possível através da configuração em duas principais variáveis – a estrutura orgânica e função serviço/ uso, 55 embora entre ambas, o conhecimento da estrutura seja considerada secundário por Samuels (1991). Depois de apresentada a fundamentação teórica necessária para enquadrar e contextualizar o tema em estudo, apresenta-se, no próximo capítulo, o estudo sistémico exaustivo à ESTSP. 56 57 2. Método de investigação Toda a investigação, para ser assegurada a sua eficácia, deve ter um método que se adeque à realidade a estudar. Face à realidade complexa do conhecimento do arquivo em edificação, fruto da atividade do organismo ainda em funcionamento, que apresenta, por um lado, particularidades características de um sistema (semi)fechado e, por outro, a generalidade do seu processo informacional, é imprescindível um dispositivo metodológico que possibilite o estudo quantitativo e qualitativo. Como tal, é fundamental abordar a base metodológica da investigação. Esta terá por base o método quadripolar baseado em quatro pólos articulados entre si, proposto por P. De Bruyne, J. Herman e M. De Schoutheete na sua obra “Dynamique de la recherche en sciences sociales”, em 1975. Ainda neste capítulo, aborda-se as técnicas de recolha e análise de dados utilizadas. 2.1. Método quadripolar O Método de investigação quadripolar assenta, não tanto em procedimentos lineares mas, num conjunto sistémico de diretrizes atribuídas por cada pólo de forma a orientar a investigação científica. São eles: o pólo epistemológico, o pólo teórico, o pólo técnico e o pólo morfológico. (Lessard-Hébert, Goyette, Boutin 1994, 15-16). O pólo epistemológico está relacionado com critérios de cientificidade, direcionando-se para as profundezas da ciência. É neste pólo que se define o objeto científico, a linguagem científica, o paradigma, bem como a questão de investigação. Partindo da situação encontrada na ESTSP, nosso estudo de caso, da urgência em eliminar documentos sem valor arquivístico para libertar espaço de arquivo, houve necessidade de enquadrar o estudo em moldes científicos. Para tal analisamos a Arquivística numa perspetiva diacrónica, sendo inevitável depararmo-nos com um novo paradigma, científico e pós-custodial, em que se define a Ciência da Informação e o seu objeto de estudo, a informação e as propriedades a ele inerentes. O pólo teórico consiste na formulação de hipóteses de solução à problemática, na enunciação de teorias, na definição de conceitos e na escolha do método de investigação. Este pólo auxilia tanto o pólo técnico, preparando e orientando a recolha dos dados, como também o pólo morfológico, no que concerne à análise e interpretação dos dados. Nesta etapa tivemos em conta os princípios deste novo modelo teórico (ação 64 resolveria. (ESTSP 2007). Entre janeiro de 2000 e 2001, passou a utilizar também os espaços cedidos pelo IPP, uma vez que deixou de poder usar os espaços da Escola Superior de Enfermagem, onde albergava os alunos do 2º Ciclo das Licenciaturas bietápicas. Em 2001 passou para as instalações dos antigos laboratórios da Bial, na Rua João de Oliveira Ramos, no Porto, correspondendo a uma área total de 4400 m2, mais tarde encerradas pela Tutela em dezembro de 2002. (ESTSP 2007). No início do ano de 2003, a Escola interrompeu o funcionamento durante dois meses. Após essa paragem, em março, as aulas passaram a funcionar nas instalações da Universidade do Porto, no antigo edifício Parcauto, na rua dos Bragas, no Porto e, em simultâneo, em laboratórios cedidos pelo Instituto Superior de Engenharia e pela Escola Secundária Infante D. Henrique. (ESTSP 2007). Em agosto de 2004, mudou para instalações cedidas pela Reitoria da Universidade do Porto, na Praça Coronel Pacheco, no Porto, onde foram criados laboratórios para servir os treze cursos em funcionamento. Nesta altura, a área afeta à ESTSP rondava os 4000 m2. (ESTSP 2007). A situação precária no que se refere às instalações, nomeadamente as dimensões das instalações manifestavam-se insuficientes para albergar os estudantes, as condições degradantes dos edifícios obrigando a obras constantes, dificultavam o alcance dos objetos da ESTSP, daí que a solução que se apresentava mais adequada era construir um edifício de raiz. Na documentação em arquivo está patente os esforços das várias Direções que passaram pela Escola, com o intuito de encontrar instalações próprias ou a construção de um edifício de raiz. (ESTSP 2007). Pelo Decreto-Lei n.º 175/2004 de 21 de julho, a ESTSP foi integrada no IPP, e desta forma, procedeu à adequação dos seus estatutos aos estatutos desse Instituto. No entanto, foi reconhecida formalmente, em 2006, como uma das unidades orgânicas do IPP, na sequência da primeira alteração dos Estatutos desse Instituto com a publicação do Despacho Normativo n.º 10/2006 de 16 de fevereiro. A ESTSP deu início ao processo estatutário com a publicação do Despacho n.º 15836/2009 de 10 de julho. Ficando, assim, manifestada a sua autonomia estatutária, pedagógica, científica, cultural e administrativa. O dia 23 de Setembro ficou registado oficialmente como o dia da ESTSP. (Despacho n.º 15836/2009). A ESTSP encontra-se nas atuais instalações em Vila Nova de Gaia, num edifício arrendado, desde 2008. No ano letivo 2007/2008, o IPP implementou na maioria dos cursos, os princípios do Processo de Bolonha (Decreto-Lei n.º 74/2006, de 24 de março). A 65 ESTSP, só no ano letivo de 2008/2009, viu implementado o modelo em todos os seus cursos, treze Licenciaturas (ver Tabela 2) e seis Mestrados (ver Tabela 3). Ao nível de alguns cursos de Mestrado, a ESTSP mantém parceria com o Instituto Politécnico de Bragança (IPB), Instituto Politécnico do Cávado e do Ave (IPCA), Instituto Politécnico de Viana do Castelo (IPVC) e Instituto Politécnico do Porto (IPP) - membros da Associação dos Politécnicos do Norte de Portugal (APNOR). (ESTSP 2012). Tabela 2 – Cursos de Licenciatura (1º ciclos) Licenciaturas Análises Clínicas e Saúde Pública Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica Audiologia Cardiopneumologia Farmácia Fisioterapia Medicina Nuclear Neurofisiologia Radiologia Radioterapia Saúde Ambiental Terapia da Fala Terapia Ocupacional Fonte: ESTSP 2012c Tabela 3 – Cursos de Mestrado (2º ciclos) Mestrados Aconselhamento e Informação em Farmácia Ambiente, Higiene e Segurança em Meio Escolar Fisioterapia Gestão das Organizações - Gestão das Unidades de Saúde Tecnologia Bioquímica em Saúde Terapia Ocupacional Fonte: ESTSP 2012d 3.2. Missão e valores A missão da ESTSP, razão vital da sua existência, passa por: (…) contribuir para o desenvolvimento da sociedade, orientada para a criação, transmissão e difusão da cultura e conhecimento, através da educação e ensino, investigação e atividades de ligação à comunidade, em áreas direta ou indiretamente relacionadas com a saúde, num quadro de referência nacional e internacional. (Despacho n.º 15836/2009. p. 27253). Para além disso, a ESTSP como parte integrante do IPP partilha da sua missão: (…) procura a excelência na formação de cidadãos de elevada competência profissional, científica, técnica e artística, numa ampla diversidade de perfis de qualificação, no desenvolvimento da investigação e transferência aplicada de tecnologia e de conhecimento, na criação e difusão da cultura e no compromisso com o desenvolvimento sustentável da região em que se 66 insere, num quadro de referência internacional. (Despacho n.º 5/2009, p.4786). Além de preservar a sua identidade, a ESTSP, rege-se por mais cinco valores base: a) Respeitar a Liberdade Individual e Coletiva, partilhando ideias e opiniões com Justiça e Imparcialidade; b) Reconhecer a Igualdade de Oportunidades; c) Manifestar Solidariedade e Responsabilidade Social no cumprimento das suas funções e atividades; d) Impor -se como uma Entidade alicerçada na procura da Qualidade, Sustentabilidade e Excelência, contribuindo para uma valorização constante do cidadão no pleno gozo dos seus direitos e deveres; e) Garantir as condições para a formação graduada e pós-graduada, elegível para o politécnico, nas áreas da Saúde ou com ela relacionadas, com elevado nível de exigência qualitativa, nos campos científico, pedagógico, cultural, tecnológico e profissional. (Despacho n.º 15836/2009. p. 27253). 3.3. Política da Qualidade A ESTSP é certificada pela norma NP EN ISO 9001:2008, implementando o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) desde 12 de agosto de 2011, válido durante três anos, tendo como campo de aplicação: a) Intervenção e Desenvolvimento ao nível da Formação, Formação Graduada e Pós Graduada; b) Prestação de Serviços à Comunidade nas áreas das Ciências e Tecnologias da Saúde. Tem como principal objetivo alcançar “um sistema eficaz que permita a satisfação dos requisitos dos estudantes e comunidade interessada assegurando a confiança acrescida na qualidade do ensino e nas ações de intervenção na comunidade e prestação de serviços”. (ESTSP 2012e). O Manual do SGQ da ESTSP estabelece o campo de aplicação, a referência aos procedimentos documentados estabelecidos e a descrição da interação entre os processos do SGQ. Possui, ainda, certificação no Curso de Medicina Nuclear pelo referencial SC-HESO-90 desde fevereiro de 2011. 3.4. Classificação do sistema de informação Partindo da Teoria Sistémica, o arquivo da ESTSP é encarado como um sistema de informação, mas como faz parte da orgânica do IPP poder-se-á dizer que a ESTSP é um subsistema de informação do IPP. Devido às dimensões da ESTSP e sendo ela o nosso caso de estudo, optamos por, mesmo sabendo que se trata de um subsistema de informação do IPP, referi-lo neste documento como sistema de informação para facilitar a leitura. 67 Assim, enquanto sistema de informação e segundo os três fatores (estrutura, função e memória) da definição de arquivo por Silva et al. (2002), a ESTSP é classificada como um sistema ativo, pluricelular e descentralizado. Sistema ativo, uma vez que a ESTSP continua a exercer a sua atividade. Pluricelular, porque a sua estrutura hierárquica é complexa e possui vários órgãos. E descentralizado, pois o controlo da informação é feito em mais do que um centro (ESTSP e IPP). Como a ESTSP é considerada, neste estudo, um sistema semifechado configurado pela natureza orgânica, pela natureza funcional e pela natureza histórica (memória), apresentamos no ponto seguinte a sua análise exaustiva. 3.5. Análise orgânico-funcional e caraterização A análise orgânico-funcional apresentada permite conhecer o contexto de produção/ uso da informação pela ESTSP. Ao efetuar a análise funcional é possível perceber a forma como a ESTSP executa a sua missão, quais as competências/ funções mais pertinentes para a execução dos seus objetivos. A análise da estrutura orgânica permitiu conhecer em que unidade (s) orgânica (s) se desempenha (m) essa (s) função (ões). Com isto, é assegurada a proveniência e o contexto de produção/ utilização dos documentos. Deste modo, com a análise desta dualidade, organicidade e funcionalidade, é possível contextualizar as SSR existentes na Instituição. Mais se realça que, a ligação primária, entre os documentos e os seus produtores, será assegurada com esta análise exaustiva. Para tal, foram analisados diplomas legislativos e regulamentares que dão suporte e explicam as mudanças na estrutura orgânica-funcional da ESTSP ao longo do tempo. A ESTSP sofreu alterações na estrutura orgânica e funcionalidade ao longo do tempo, conduzindo à necessidade de elaborar vários organogramas e quadros de contexto no âmbito do presente estudo. Para além de permitir representar a estrutura orgânica do sistema de informação em organogramas, possibilitou enumerar as funções/ competências atribuídas às várias unidades orgânicas nos quadros de contexto. As funções visam o alcance da missão, e normalmente esta não se altera muito logo as funções também não. A alteração da estrutura orgânica ao longo do tempo, não significa que ocorram alterações significativas nas funções. Da mesma forma, o facto da estrutura orgânica e as competências estarem definidas em diplomas legais, isto não significa que as instruções sejam seguidas à regra pela instituição. Tendo presente o universo temporal para realização do presente estudo, optamos por focar o nosso esforço na 68 sistematização das competências e recuperação da estrutura orgânica da ESTSP ao longo do tempo, não descendo à identificação ou inferência das atividades a partir das competências. Os seguintes tópicos apresentam a análise orgânico-funcional dividida nos seguintes períodos temporais: CFTAP (1980-1982); ETSSP (1982-1993; ESTSP (19932004); ESTSP (2004-2009); ESTSP (2009-2013). 3.5.1. CFTAP (1980-1982) A evolução das técnicas de saúde obrigou os estabelecimentos de saúde a ministrarem cursos de preparação de profissionais afetos aos serviços clínicos. Por forma a uniformizar e a tornar esses cursos reconhecidos legalmente foi publicada, em 1961, a Portaria n.º 18523 de 12 de junho que regulamentava o funcionamento dos Cursos de Preparação de Técnicos e Auxiliares dos Serviços de Saúde. Para complementar este regulamento, passados mais de um ano, publicou-se a Portaria n.º 19397 de 20 de setembro de 1962, que regulava os Centros onde se passaram a ministrar esses cursos. Mais tarde, direcionado para as técnicas de diagnóstico e terapêutica, foi criada a carreira de Técnico Auxiliar dos Serviços Complementares de Diagnóstico e Terapêutica, pelo Decreto Regulamentar n.º 87/77 de 30 de dezembro. Em 1980, a Portaria n.º 217/80 de 3 de maio veio regulamentar os cursos de formação de técnicos Auxiliares dos Serviços Complementares de Diagnóstico e Terapêutica, bem como criar os núcleos de formação nos estabelecimentos de saúde. Nesse mesmo ano, foi publicada a Portaria n.º 709/80 de 23 de setembro que marcou as origens da ESTSP como Centro de Formação de Técnicos Auxiliares de Diagnóstico e Terapêutica do Porto. Enquanto não foram criadas as escolas técnicas específicas para serviços de saúde, que esta Portaria fez previsão, foram criados os Centros de Formação de Técnicos Auxiliares dos Serviços Complementares de Diagnóstico e Terapêutica do Porto, Lisboa e Coimbra. Na mesma Portaria foram, ainda, reestruturados os centros de formação de técnicos auxiliares dos serviços complementares de diagnóstico e terapêutica, anteriormente criados e regulamentados pelas Portarias nº 18523 e 19397, revogados pela Portaria n.º 709/80 de 23 de setembro. Como consequência, o Centro de Formação de Técnicos Auxiliares do Porto 69 (CFTAP) funcionou em ligação com o (s) núcleo (s) de formação do (s) estabelecimento (s) de saúde. O Centro era constituído por dois órgãos de gestão: a Direção e o Conselho Escolar. A Direção era formada por um diretor, um subdiretor e três vogais. O Conselho Escolar era composto por um membro da direção, um representante de cada núcleo de formação, um aluno de cada curso e pelos docentes e monitores do centro. Por despacho do Secretário de Estado da Saúde foi atribuído o pessoal indispensável ao funcionamento dos serviços administrativos. O Plano de atividades para 1991, já referia a existência desde 1980, nas dependências do Hospital Magalhães Lemos, dos Serviços Administrativos. Os cursos de formação ministrados eram dezoito, distribuídos em seis ramos: a) Ramo laboratorial: i. Preparadores de laboratório de análises clínicas; ii. Preparadores de laboratório de saúde pública; iii. Preparadores de laboratório de anatomia patológica; iv. Preparadores de laboratório de farmácia. b) Ramo radionuclear: v. Radiografistas; vi. Auxiliares de radioterapia; vii. Dosimetristas de radiações; viii. Preparadores de laboratório de radioisótopos; c) Ramo dietológico: ix. Dietistas; d) Ramo registográfico: x. Cardiografistas; xi. Fisiografistas; xii. Audiometristas; xiii. Optometristas; e) Ramo cinesiológico: xiv. Fisioterapeutas; xv. Ortoptistas; xvi. Terapeutas ocupacionais xvii. Terapeutas da fala; f) Ramo oficinal: xviii. Ortoprotésicos. A formação tinha duração de cinco/ seis semestres e divide-se em três períodos: 70 1) Período inicial, básico (1.º semestre), subdividindo-se em: a. Fase genésica (tronco comum a todos os cursos); b. Fase setorial (conhecimentos básicos específicos de cada um dos ramos profissionais). 2) Período de formação técnica (2 ou 3 semestres, aulas teórico-práticas de preferência nos serviços hospitalares); 3) Período de estágio (1 ou 2 semestres). Competia aos professores e aos monitores ministrar aos alunos, em aulas teóricas e aulas práticas, os conhecimentos das matérias contidas nos programas aprovados para os respetivos cursos. Os monitores orientavam no máximo seis estagiários em todo o seu trabalho, esclareciam dúvidas e auxiliavam a sua formação. Deste modo, elaboramos o organograma 1 e o quadro orgânico-funcional 1 (19801982) apresentado em anexo A e B. 3.5.2. ETSSP (1982-1993) Em 1982, foi criada a Escola Técnica dos Serviços de Saúde do Porto que veio suceder o Centro de Formação do Porto, conforme o Decreto-Lei n.º 371/82 de 10 de setembro. Foram, igualmente, criadas as Escolas Técnicas de Lisboa e de Coimbra. De acordo com este diploma legal, a Escola Técnica sucedeu ao Centro de Formação e os núcleos de formação passaram a denominar-se de centros de formação. A Escola Técnica foi criada em regime de instalação, com personalidade jurídica e autonomia técnica, administrativa e pedagógica. Esta Escola comunicava com o (s) centro (s) de formação do (s) estabelecimento (s) de saúde. Esses centros de formação dependiam, em termos pedagógicos, das Escolas Técnicas, e colaboravam no desenvolvimento das atividades referentes ao ensino prático e ao estágio. Os serviços dos Hospitais que passaram a dar apoio à Escola Técnica dos Serviços de Saúde do Porto são: a) Hospital de S. João; b) Hospital de Santo António; c) Delegação local do Instituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo Jorge. Do anterior regulamento (Portaria n.º 709/80) até ao Decreto-Lei n.º 371/82 não houve alteração na composição dos órgãos de gestão. A Escola Técnica passou a ministrar dezasseis cursos de formação técnica, com a 71 duração de três anos letivos, tendo em consideração o disposto no artigo 5 do DecretoLei n.º 384-B/85 de 30 de Setembro, de forma a abranger os seguintes profissionais da carreira de técnico de diagnóstico e terapêutica: a) Técnico de audiometria; b) Técnico de cardiopneumografia; c) Dietista; d) Fisioterapeuta; e) Técnico de neurofisiografia; f) Técnico de ortopróteses; g) Técnico de ortóptica; h) Técnico de próteses dentárias; i) Técnico de radiologia; j) Técnico de radioterapia; k) Técnico de análises clínicas e de saúde pública; l) Técnico de anatomia patológica, citológica e tanatológica; m) Técnico de farmácia; n) Técnico de medicina nuclear; o) Terapeuta da fala; p) Terapeuta ocupacional.” Estes profissionais podiam reger as disciplinas de conteúdo programático adequado às suas habilitações. Os programas de formação técnica dividiam-se em duas partes, correspondendo a primeira à formação técnica, com aulas teóricas e práticas, e a segunda parte, a um estágio. Os cursos técnicos tinham uma duração de três anos letivos (1º ano: formação básica; 2.º ano: formação técnica; 3.º ano: formação prática/ estágio) e os seus candidatos estavam sujeito a uma prova de seleção. Para além destes cursos, a Escola Técnica ministrou cursos pós-escolares, nomeadamente, o curso complementar de Ensino e Administração (duração de um ano letivo), e Cursos de Reciclagem e Atualização Profissional, conforme o artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 384-B/85, de 30 de setembro. (ETSSP 1990). Inserido nos Cursos de Reciclagem e Atualização Profissional, estava o Curso da Reciclagem em Citologia, que iniciou no ano letivo 1990/91, no sentido de satisfazer as aspirações dos profissionais de Técnicos de Anatomia Patológica no que concerne ao despiste do cancro da mulher. (ETSSP 1990). O artigo 2.º da Portaria n.º 549/86, de 24 de setembro (revoga a Portaria n.º 709/80, de 23 de Setembro), veio reforçar referindo a lecionação de cursos de formação técnica bem como o Curso Complementar de Ensino e Administração, como algumas das competências das Escolas Técnicas. Este curso teve como finalidade a preparação de técnicos de diagnóstico e terapêutica no desempenho de funções de ensino e administração. 72 Consoante o Decreto-Lei n.º 402/87 de 31 de dezembro, a Escola dispunha de uma repartição administrativa, que integrava uma Secção de Administração Geral e uma Secção de Apoio aos Cursos. Assim, apresentamos em anexo C e D, respetivamente o organograma 2 e o quadro orgânico-funcional 2 (1982-1993). 3.5.3. ESTSP (1993-2004) A evolução da área das tecnologias da saúde a nível nacional e internacional levou à sua integração no sistema educativo nacional ao nível do ensino superior politécnico. Na sequência disso, surgiu o Decreto-Lei n.º 415/93 de 23 de dezembro, decretando que as Escolas Técnicas dos Serviços de Saúde de Coimbra, de Lisboa e do Porto fossem integradas no sistema educativo nacional ao nível do ensino superior politécnico. A Escola Técnica dos Serviços de Saúde do Porto passou a denominar-se Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto (ESTSP). A ESTSP ficou sob a tutela do Ministério da Educação e do Ministério da Saúde em termos de pedagógicos e, somente, do Ministério da Saúde, em termos administrativos, gozando de personalidade jurídica e de autonomia científica, pedagógica, administrativa e financeira. Estando a ESTSP integrada no sistema educativo nacional ao nível do ensino superior politécnico, passou a ter em consideração o disposto na Lei de Bases do Sistema Educativo, a Lei n.º 46/86, de 14 de outubro. De acordo com o artigo 13º da referida Lei, (…) no ensino politécnico é conferido o grau de bacharel e são atribuídos diplomas de estudos superiores especializados, bem como outros certificados e diplomas para cursos de pequena duração. (…) Os cursos de estudos superiores especializados do ensino politécnico que formem um conjunto coerente com o curso de bacharelato precedente podem conduzir à obtenção do grau de licenciado. Como pudemos observar pela citação anterior, além de alterações a nível institucional, a integração da ESTSP no ensino superior politécnico acarretou alterações também a nível curricular, passando a conferir os graus que o ensino superior politécnico conferia, nomeadamente de estudos superiores especializados. O Curso de Estudos Superiores de Especialização (CESE) em Ensino e Administração, aprovado por portaria n.º 427/95 de 10 de maio, visava adquirir e devolver conhecimentos nas áreas das Ciências da Educação, Administração, Saúde e investigação, de forma a melhor planearem e programarem ações de educação e gestão/ 73 administração em serviços de educação ou de saúde. Este curso atribuía equivalência a licenciatura e estruturava-se em dois regimes: tempo integral (duração de dois semestres letivos) ou regime pós laboral. O semestre era concluído com a realização de dois projetos de investigação durante oito semanas, um na área das ciências da educação e outro na área da administração. 3 O Decreto-Lei n.º 415/93 de 23 de dezembro concedeu a possibilidade dos cursos, que eram ministrados nas Escolas Técnicas, conferissem o grau de bacharel desde que os seus planos de cursos passassem a corresponder aos planos dos cursos de bacharelato então criados pelas Escolas Superiores de Tecnologia da Saúde. Quanto aos cursos anteriormente iniciados, estes poderiam manter-se apenas durante o ano letivo de 1993/94. Tanto os cursos de bacharelato como o estatuto do pessoal docente passaram a reger-se pelas regras do ensino superior politécnico. Para esclarecer melhor o alcance e a aplicação do Decreto-Lei n.º 415/93, de 23 de dezembro, foi publicado o Decreto-Lei n.º 280/97 de 15 de outubro. No sentido de regular os diplomas não abrangidos pela equiparação ao grau de bacharel, foi publicado o Decreto-Lei n.º 281/97 de 15 de outubro. Este último permitia a possibilidade de requererem o reconhecimento do grau de bacharel ou do diploma de estudos superiores especializados com base em um processo de apreciação curricular efetuado por um júri. A ESTSP, como escola superior não integrada a um instituto politécnico, funcionou em regime de instalação, de acordo com o Estatuto e autonomia dos estabelecimentos de ensino superior politécnico em vigor, Lei n.º 54/90 de 5 de setembro. Salienta-se, ainda, que o regime de instalação da ESTSP cessaria caso se vissem cumpridos os seguintes requisitos: a) Estiverem integradas num instituto politécnico com estatutos aprovados e homologados, salvo o previsto nos artigos 41.º e 42.º; b) Funcionarem há tantos anos quantos os do curso mais longo, mais dois, desenvolvendo atividades no campo do ensino e da investigação; c) O seu corpo docente for constituído por um mínimo de vinte e cinco docentes, três dos quais professores-coordenadores. (n.º 7 do artigo 43º da Lei nº 54/90 de 5 de setembro). O Decreto-Lei n.º 129/93 de 22 de abril procurou dar resposta à necessidade de alterar o funcionamento dos serviços e o processo de atribuição dos benefícios sociais dos estudantes no ensino superior. A ação social escolar passou a desenvolver-se no contexto das instituições de ensino superior. O sistema de ação social no ensino superior integrava: 3 Informação retirada do regulamento do curso CESE em Ensino e Administração, consultado no arquivo da ESTSP. 80 ix. Serviços de apoio e vigilância; x. Secretariado da Direção; xi. Secretariado do Conselho Científico; xii. Tesouraria. 3. Serviços Científico-Pedagógicos. a. Área laboratorial: i. Análises Clínicas e Saúde Pública; ii. Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica; iii. Farmácia; iv. Saúde Ambiental. b. Área das Radiações e Análise de Sinal Biológico: i. Cardiopneumologia; ii. Medicina Nuclear; iii. Neurofisiologia; iv. Radiologia; v. Radioterapia; c. Área de Avaliação e Intervenção Terapêutica: i. Audiologia ii. Fisioterapia; iii. Terapia da Fala; iv. Terapia Ocupacional. Das vinte áreas Científicas aprovadas pelo Conselho Científico, treze correspondiam aos Cursos e as outras sete correspondiam as seguintes áreas de Ciências de Suporte que serviam mais de um Curso: 1. Biomatemática, BioEstatística e Bioinformática; 2. Ciências Funcionais; 3. Ciências Morfológicas; 4. Ciências Sociais e Humanas. 5. Física; 6. Gestão e Administração em Saúde; 7. Química. É então que a partir do ano letivo 2008/2009, a ESTSP cumpriu, efetivamente, com o estabelecido no Processo de Bolonha, e sofreu novas alterações no seu sistema educativo. (V. Anexos G e H). 81 3.5.5. ESTSP (2009-2013…) Na sequência da publicação dos Estatutos do IPP, Despacho normativo n.º 5/2009, a ESTSP iniciou o seu processo estatutário, publicando também os seus Estatutos, em Despacho n.º 15836/2009. Em conformidade com tal, a ESTSP encontrava-se organizada em três estruturas centrais e respetivas partes constituintes: 1. Órgãos de Gestão: 1.1. Presidente; 1.2. Conselho Técnico-Científico; 1.3. Conselho Pedagógico; 1.4. Conselho Consultivo; 1.5. Comissão para a Avaliação e Qualidade. 2. Estruturas orgânicas de carácter Científico-Pedagógico: 2.1. Áreas Técnico-Científicas (ver Tabela 4); 2.2. Coordenações de Curso; 2.3. Centros de Investigação, Formação e Atividades de Apoio à Comunidade Serviços de Apoio. 3. Serviços de Apoio: 3.1. Área de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais: 3.1.1. Serviço de Pessoal; 3.1.2. Serviço de Aprovisionamento e Património 3.1.3. Serviço de Contabilidade e Tesouraria; 3.2. Área de Apoio ao Estudantes: 3.2.1. Núcleo de Gestão Académica; 3.2.2. Núcleo de Mobilidade e Intercâmbio de Estudantes; 3.2.3. Núcleo de Integração Profissional e Antigos Estudantes; 3.2.4. Gabinete de Apoio ao Estudante. 3.3. Área de Apoio Técnico: 3.3.1. Secretariado aos Órgãos de Gestão; 3.3.2. Expediente e Arquivo; 3.3.3. Assessoria Técnica. 3.4. Área de Serviços Técnicos e de Suporte: 3.4.1. Serviços Auxiliares; 3.4.2. Serviços de Infra-estruturas e Segurança; 3.4.3. Transportes e Logística; 82 3.4.4. Serviços gráficos e de Impressão. 3.5. Área de Apoio ao Ensino Investigação e Prestação de Serviços: 3.5.1. Gabinete de Informática e de Apoio Tecnologias de Informação; 3.5.2. Biblioteca, Arquivo e Documentação; 3.5.3. Núcleo de Formação e Atividades de Apoio à Comunidade; 3.5.4. Gabinete de Relações Públicas Internas e Externas; 3.5.5. Gabinete de Avaliação e Qualidade. (ESTSP 2012g ; Despacho n.º 15836/2009). As 20 áreas técnico-científicas encontram-se representadas na seguinte tabela. Tabela 4 – Áreas Técnico-científicas Áreas Técnico-científicas 1. Análises Clínicas e Saúde Pública 11. Física 2. Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica 12. Fisioterapia 3. Audiologia 13. Gestão e Administração em Saúde 4. Biomatemática, Bioestatística e Bioinformática 14. Medicina Nuclear 5. Cardiopneumologia 15. Neurofisiologia 6. Ciências Funcionais 16. Radiologia 7. Ciências Morfológicas 17. Radioterapia 8. Ciências Químicas e das Biomoléculas 18. Saúde Ambiental 9. Ciências Sociais e Humanas 19. Terapia da Fala 10. Farmácia 20. Terapia Ocupacional Fonte: ESTSP 2012a O regime jurídico da carreira docente do ensino superior politécnico sofreu alterações com a publicação do Decreto-Lei n.º 207/2009 de 31 de agosto. É de realçar a criação do título de especialista pelo Decreto-Lei n.º 206/2009 de 31 de agosto. De forma a representar esta estrutura organizacional apresentam-se nos anexos I e J, o organograma atual da ESTSP e o quadro orgânico-funcional atual da ESTSP. 3.6. Identificação e caraterização da produção informacional Sabendo que nem sempre a teoria se aplica na prática, para complementar e melhor representar a realidade, foi efetuada uma análise da produção informacional através do levantamento e identificação dos SSR à guarda do Arquivo da ESTSP. Com 83 isto consegue-se caracterizar os atos informacionais que resultaram de funções/ competências dentro da orgânica da Instituição. Para complementar a análise anteriormente referida, procedemos ao levantamento documental, de modo a entender a proveniência, função e contexto informacional. O levantamento documental consistiu no recenseamento à unidade de instalação (UI) da documentação existente na ESTSP, num total de 1931 UI, 218,46 ML. Os campos de descrição considerados foram: designação, datas extremas, dimensão, n.º de UI, âmbito e conteúdo, notas e metragem. Este processo evidenciou a existência de SR não especificadas na Portaria. Por esse motivo, optámos por identificar ao nível da SSR, mantendo a ligação à SR originalmente mencionada na Portaria (V. Figuras 5 e 6), uma vez que esta ligação era para nós essencial para que fosse possível estabelecer a comparação entre os resultados de aplicação da Portaria e do modelo científico de avaliação da informação. Figura 5 – Descrição ao nível da SSR Figura 6 – Descrição ao nível da SR O levantamento das SSR cingiu-se à documentação em depósito de arquivo no edifício da ESTSP. Para além da identificada, existe documentação em depósito fora das instalações da ESTSP, numa empresa privada de custódia de arquivo, que no âmbito do trabalho por impossibilidade de acesso, não foi possível identificar e abarcar neste estudo, daí a opção por não colocar as datas extremas nas SR representadas nos quadros de contexto, devido à possibilidade de existirem datas mais antigas na documentação não tratada. 84 85 4. Caracterização e análise do modelo informacional Neste capítulo, é realizada uma caracterização e análise crítica da situação atual do modelo informacional da ESTSP, apresentando-se com maior enfoque as atividades realizadas pelo atual Serviço de Biblioteca, Arquivo e Documentação, mais especificamente como funciona o serviço de Arquivo da ESTSP. Para além destas atividades, aborda-se a relação deste serviço com os outros serviços/ secções orgânicas, nomeadamente a sua ligação com os produtores/ utilizadores de informação da ESTSP. Ainda neste capítulo, identifica-se e analisa-se as atuais práticas de avaliação da informação na ESTSP, através dos resultados da aplicação de um inquérito por questionário aos seus produtores/ utilizadores da informação. 4.1. Caracterização do modelo informacional A particularidade do arquivo, como sistema (semi)fechado, e a generalidade do processo informacional, devem necessariamente ser pensados numa perspetiva de gestão integrada da informação. No contexto em estudo, o serviço de arquivo, adiante designado por Arquivo Geral da ESTSP, encontra-se sob a alçada do Serviço de Biblioteca, Arquivo e Documentação. O arquivo localiza-se no piso -1 da ESTSP e partilha o espaço com o aprovisionamento (economato). Para acondicionar a documentação, fundamentalmente em papel, o seu depósito de arquivo possui sérias limitações de espaço, recursos financeiros e recursos humanos especializados. O acesso ao arquivo está limitado aos docentes e demais funcionários da ESTSP. Aquando do acesso e consulta dos documentos do arquivo não é feito qualquer controlo. O diagnóstico efetuado às unidades orgânicas da ESTSP, com base, na observação direta e com informações dadas pelos seus profissionais, permitiu-nos perceber que cada uma utiliza uma forma diferente de gerir e organizar a informação e que a gestão do arquivo corrente é realizada sem qualquer padrão ou base técnica normalizada. A ausência de uniformização dificulta a recuperação da informação/ documentos. O Arquivo Geral da ESTSP incorpora a documentação recebida e expedida dos vários setores da ESTSP, sem o preenchimento de um auto de entrega nem de uma guia de remessa. Por vezes a documentação chega até ao arquivo sem identificação nas lombadas nas unidades de instalação. Para não falar das várias formas de identificar as 86 unidades de instalação dentro do mesmo serviço/ secção orgânica. A ausência de recursos humanos da área da CI é assinalada como um fator negativo, uma vez que o serviço de arquivo se restringe à receção de conjuntos de documentos, acumulados ao longo do tempo. A necessária elaboração de procedimentos orientadores na gestão e organização do Arquivo da instituição, carece de recursos humanos especializados, adstritos ao serviço de arquivo, no sentido de ultrapassar atuais constrangimentos na recuperação da informação, traduzidos em tempo dispensado na localização da informação necessária ou mesmo na impossibilidade de se recuperar a informação solicitada pelos vários serviços. O Serviço de Arquivo não possui normas no que concerne à, organização, transferência, avaliação, classificação, acesso e recuperação da informação, assinalando-se como premente a necessidade de o funcionamento do Arquivo se encontrar regulamentado no sentido de obter um maior controlo sobre a informação produzida/ recebida pela própria instituição. No sentido de contribuir para consciencializar a ESTSP para a mais valia que o trabalho de CI poderá constituir para a instituição foi realizada à identificação, organização, acondicionamento e inventário dos processos individuais de alunos (PIA) até nível do documento simples/ documento composto (DS/ DC) (V. Figura 7 e 8). Figura 7 – Inventário dos PIA ao DS/ DC O inventário realizado reflete-se como um instrumento essencial para a recuperação dos PIA, por ser uma das SR com maior frequência de utilização. Note-se que no processo de organização e acondicionamento foi tida em conta a junção dos PIA referentes ao mesmo aluno, uma vez que para além de se encontrarem soltos em estantes, poderiam ser encontrados mais do que um PIA por aluno. O PIA tratados 87 possuem as datas extremas de 1980-2010 e as seguintes dimensões: 552 UI, 34 SSR e 44,16 metros lineares (ML). Figura 8 – Inventário dos PIA ao nível da SSR Para além desta SR, foi efetuado um recenseamento dos Instrumentos de Avaliação Pedagógica (IAP) ao nível da UI (V. Figura 9). Figura 9 – Recenseamento ao nível da UI dos IAP Foram elaborados um regulamento de arquivo e um manual de procedimentos. Estes documentos produzidos estão em fase de aprovação para poderem vir a ser utilizados como boas práticas de arquivo. Os referidos documentos não foram incluídos na sua totalidade no presente trabalho 4 , no entanto, a título de exemplo poderão ser 4 Caso o regulamento de arquivo e o manual de procedimentos sejam aprovados até a entrega da versão final, serão incluídos na sua totalidade em anexos. 88 consultados nos anexos K, L, M, N, O, alguns diagramas de atividades simples atendendo ao facto de poderem ser exequíveis no contexto da ESTSP. 4.2. Análise das práticas de avaliação da informação A ESTSP como unidade orgânica do IPP rege-se pela aplicação prática da avaliação de acordo com a Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro – Regulamento de Conservação e Arquivístico do IPP. Visto que esta Portaria, por ter sido publicada posteriormente, não foi abrangida pelo estudo da DGARQ (Lourenço et al. 2009, 14), tornou-se imperativo, efetuar um estudo das práticas de avaliação no sentido de perceber qual a situação atual da Escola no que concerne à avaliação documental e, fundamentalmente, daí extrair e identificar as necessidades da mesma. Como tal, foram aplicados questionários aos produtores de informação da ESTSP. Este inquérito anónimo teve como principal objetivo obter dados sobre o modo como se procede à aplicação prática da avaliação dos documentos e, mais especificamente, sobre a aplicação da PGD. Este inquérito permitiu, ainda, entender o panorama da ESTSP na aplicação da PGD, já que a PGD do Universo IPP não foi abrangido no estudo efetuado pela DGARQ, por estar fora do âmbito temporal definido (posterior a 2007). Iniciou-se o questionário com uma breve introdução, na qual constam informações gerais relacionadas com esta investigação, tais como, a temática, o âmbito e os agradecimentos pela colaboração no estudo. Na elaboração do questionário tivemos o cuidado de delimitar as perguntas ao âmbito do tema principal do estudo e estruturar as questões de modo a torná-las o mais percetível possível sem levar a ambiguidades. O questionário é composto por 9 questões, das quais 8 são questões de resposta fechada e 1 de resposta aberta, no sentido de recolher comentários ou sugestões que os inquiridos desejassem partilhar neste estudo. Para facilidade de preenchimento do questionário, de tratamento dos dados e principalmente para motivar a participação no estudo, foram utilizados os formulários do Google Docs para elaborar o questionário residente (V. Anexo K). A solicitação de preenchimento foi efetuada por correio eletrónico, colocando à disposição o link da página do questionário interativo. O link do questionário esteve disponível para acesso desde 24 de Abril de 2013 a 24 de Maio de 2013. O questionário foi enviado aos contatos institucionais gerais dos funcionários e docentes da ESTSP. 89 4.2.1. Apresentação e análise dos resultados Do universo alvo de 324 potenciais produtores de informação na ESTSP (286 professores, 38 funcionários), obtivemos respostas relativas a 104 potenciais produtores, equivalente a uma taxa de resposta de 32%. De seguida, apresenta-se a análise dos resultados da aplicação do questionário, questão a questão. Na primeira pergunta, que visa saber se existe algum conhecimento sobre o Regulamento de Conservação e Arquivístico do IPP aprovado pela Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro, observou-se que dos 104 respondentes, somente 20 (19%) dizem conhecer a PGD em vigor para a sua Instituição. A grande maioria 84 (81%) dos produtores/ utilizadores de informação da ESTSP não têm conhecimento da existência de um instrumento de avaliação de documentos para o IPP e suas Escolas, tal pode ser observado no gráfico 1. Gráfico 1 – Número de respostas relativas ao conhecimento dos inquiridos quanto à existência da Portaria n.º 12/2008. A segunda pergunta pretende saber se realizam eliminação de documentos na ESTSP, tendo-se optado por utilizar no questionário o termo eliminação no sentido de ir de encontro à terminologia usada na instituição. Quanto às práticas de avaliação da informação na ESTSP, apenas 15% dos respondentes, ou seja, 16 dos 104 inquiridos, realizam ou realizaram eliminação de documentos na ESTSP. Constata-se no gráfico 2, o realce que no total, a grande maioria (85%) que nunca eliminou documentos na ESTSP representa. No caso do inquirido ter respondido negativamente a esta pergunta, solicitou-se que passasse diretamente para a pergunta 8. Na sequência disto, espera-se para cada 96 97 5. Avaliação da informação: análise comparativa A avaliação da informação, questão central deste estudo, é tratada neste capítulo, primeiramente através da análise do instrumento de avaliação em vigor para esta Instituição – o Regulamento de Conservação e Arquivístico do IPP, aprovado pela Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro. Face à ausência de informação adicional relativamente ao processo de elaboração da PGD, apresenta-se a análise de um inquérito por entrevista a um elemento do grupo de trabalho do projeto de elaboração da PGD e a análise de conteúdo de um documento interno cedido pelo entrevistado. Esta análise teve como finalidade recolher informação acerca do projeto de elaboração da referida portaria, abrangendo sobretudo a génese, desenvolvimento e critérios de avaliação no mesmo. Tendo presente o contexto de estudo, optou-se por aplicar o modelo científico de avaliação a uma amostra de documentos da ESTSP e, perante a tabela de resultados obtidos, comparar com a tabela de seleção da PGD. 5.1. Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro A Portaria n.º 12/2008, de 3 de janeiro aprova o Regulamento de Conservação e Arquivístico do IPP e suas escolas superiores, no que concerne à avaliação, seleção e eliminação de documentos, incorporação em arquivo intermédio e definitivo, substituição do suporte, acesso e comunicabilidade, e fiscalização. Aplica-se à documentação produzida e recebida, no âmbito das atribuições e competências do IPP e suas escolas superiores. Para além de um Regulamento de Conservação e Arquivístico, esta PGD é constituída por:  Uma tabela de seleção;  Um modelo de auto de entrega;  Um modelo de guia de remessa;  Um modelo de auto de eliminação. De acordo com a presente PGD, o processo de avaliação dos documentos do IPP tem como finalidade a determinação do destino final, bem como dos respetivos prazos de conservação. A atribuição dos prazos de conservação aos documentos em fase ativa e semi-ativa é da competência do IPP. Quanto à determinação do destino final dos documentos, o IPP submete a proposta para aprovação da DGARQ. 98 A tabela de seleção mostra a relação das SR, produzidas e recebidas, pelo IPP e suas unidades orgânicas. Conforme disposto no n.º 2 do artigo 4.º da Portaria n.º 12/2008, "a tabela de seleção deve ser submetida a revisões com vista à sua adequação às alterações da produção documental", i.e., as alterações na produção das SR leva à necessidade de adequar e atualizar a tabela com novas SR. A PGD recomenda que a eliminação dos documentos, cujo destino final é de eliminação, deve ser efetuada após a prescrição dos respetivos prazos de conservação fixados na tabela de seleção. Relativamente aos procedimentos e critérios que estiveram na base da produção desta PGD, não foi identificado nem localizado algum manual de instruções ou outro trabalho que auxilie a entidade na sua aplicação, havendo uma lacuna quanto aos critérios de base na produção desta ferramenta. Para colmatar esta informação, efetuamos um inquérito por entrevista a um elemento da equipa de trabalho do projeto da PGD do IPP. Para a entrevista seguimos a seguinte ordem de trabalhos:  Elaboração de um guião de entrevista e de um termo de consentimento informado, conforme Anexo C e D;  Entrevista (solicitou-se autorização para gravar);  Transcrição da entrevista na íntegra;  Análise dos dados. Para além da entrevista, efetuamos a análise a um documento interno referente ao projeto de elaboração da PGD do IPP, gentilmente facultada pelo entrevistado. Ambos permitiram recolher informação pertinente para descrever o projeto, o qual damos a conhecer mais abaixo. Perante os dados recolhidos das duas técnicas procedemos à sua interpretação e cruzamento, no sentido de confirmar a fiabilidade das duas fontes de informação. O projeto da PGD do IPP teve início em março de 2003, tendo como principal objetivo, a criação de um regulamento arquivístico, e como objetivos específicos: 1. Delimitação do âmbito de aplicação da PGD; 2. Definição do destino final e prazos de conservação; 3. Descrição dos procedimentos e formalidades de remessa e eliminação de documentos. 99 É de salientar que, o projeto de elaboração da PGD do IPP teve como inspiração um anterior projeto alargado aos Institutos Politécnicos de todo o país. Esse outro projeto iniciou em 1999 e aplicava-se a todo o património arquivístico do Ensino Superior Politécnico. O Presidente do IPP da altura, que acumulava funções de Presidente do Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politécnicos (CCISP), elaborou um relatório técnico, onde consta deste, para além doutros assuntos, a elaboração de uma proposta de PGD. De início, aplicaram um inquérito por questionário produzido pelo Grupo de Trabalho dos Arquivos do Ensino Superior (GTAES), para diagnóstico da situação dos arquivos dos institutos politécnicos. Porém, tiveram uma taxa muito reduzida de respostas, com apenas dois politécnicos a participarem no estudo. Entretanto, o projeto foi interrompido em 2001. Passados dois anos, a diretora de serviços de documentação do IPP em conjunto com o Presidente do IPP da altura, inicia um projeto equivalente, mas especificamente para o universo do IPP. De acordo com o entrevistado, “não havia uma política de gestão documental definida implementada no terreno [Universo IPP], contrariamente ao que se passava na área das bibliotecas, então daí a necessidade de criar uma política ligada aos arquivos e implementá-la em todas as escolas”, para si este é o principal objetivo do projeto. Neste projeto, o processo de avaliação da documentação acumulada do IPP abarcou as, que eram na época, suas unidades orgânicas:  Escola Superior de Educação (ESE);  Escola Superior de Música e Artes do Espetáculo (ESMAE);  Escola Superior de Tecnologia e Gestão de Felgueiras (ESTGF);  Instituto Superior de Contabilidade e Administração do Porto (ISCAP);  Instituto Superior de Engenharia do Porto (ISEP). Como a ESTSP, na altura que o projeto iniciou, não estava integrada no IPP, não foi incluída no estudo. Esta inferência, que foi confirmada na entrevista, é um dos fatores relevantes no presente estudo uma vez que, a identificação das SR consideradas na Portaria não reflete eventuais especificidades do contexto informacional da ESTSP. Considerar que a aplicação da Portaria às diferentes Escolas do IPP pode ser realizada com base numa lista de SR consideradas na Portaria é, manifestamente, limitador da compreensão do universo informacional. Tal exercício apenas poderia ser realizado caso todas as Escolas do IPP tivessem seguido exatamente as mesmas práticas de 100 produção, organização e uso da informação que produziram e armazenaram desde a sua criação até aos nossos dias. O projeto de elaboração da PDG do IPP desenvolveu-se em várias etapas. Numa primeira fase, em 2003, foi constituído o grupo de trabalho “ad-hoc” formado por representantes (o máximo possível, de várias áreas e de todos os serviços) do IPP e das suas unidades orgânicas, sob a coordenação da diretora dos serviços de documentação do IPP. Foi nesta altura que o elemento entrevistado integrou no grupo de trabalho. Os técnicos que colaboraram no projeto, consoante o entrevistado, pertenciam a várias áreas profissionais, nomeadamente de “arquivos, bibliotecas, jurídica, contabilidade, recursos humanos, tesouraria”, entre outros, eram desde “técnicos superiores a assistentes técnicos e assistentes operacionais”. Principalmente, pretendia-se que representassem, o mais possível, todos os serviços do IPP e de todas as unidades orgânicas. Ainda nesta fase, efetuaram um diagnóstico geral da situação dos arquivos do universo IPP, através de um inquérito elaborado pelo GTAEs da BAD. A situação refletia que havia muito trabalho a executar pelo bem do património arquivístico do IPP. Tal como muitas tarefas de arquivo, a avaliação não se fazia, contudo procediam à eliminação baseada no senso comum. As conclusões deste diagnóstico evidenciavam a relevância, pertinência e necessidade de uma PGD. A segunda fase do projeto teve início em outubro de 2003 e consistiu no estudo do contexto de produção documental, ou seja, na identificação, análise e descrição da documentação e do seu contexto de produção, e contou com a participação de um técnico superior de arquivo do Arquivo Distrital do Porto (ADP) para orientação e acompanhamento técnico. Algumas das atividades levadas a cabo foram:  Enquadramento orgânico, funcional e legal do universo IPP;  Recolha e análise dos organogramas, normas e legislação referente ao IPP e às suas Escolas Superiores;  Identificação das tipologias e fluxos documentais;  Estabelecimento das ligações entre os documentos e os serviços produtores e suas funções;  Uniformização das SR;  Definição do destino final; 101  Recolha e compilação da legislação para determinação de prazos legais de gestão de documentos;  Levantamento dos documentos eletrónicos através do preenchimento de uma FRD à parte (ficou somente pelo levantamento). Todo este trabalho teve por base as orientações técnicas do, na altura, IANTT, efetuando as devidas adaptações à realidade informacional. Neste estudo, os dados foram introduzidos numa FRD e armazenados numa base de dados (BD) em Access. A determinação dos prazos legais atribuídos às SR e SSR contou com a supervisão técnica de um jurista do IPP. Não encontramos qualquer indicação aos critérios de avaliação, nem tão pouco no relatório do projeto cedido pelo entrevistado. Durante a entrevista tivemos oportunidade de questionar o elemento da equipa de projeto, o qual respondeu que a intenção “nunca [foi] fazer a portaria para eliminar documentos e arranjar espaço… [foi] avaliar com parâmetros sólidos e sérios… os que utilizamos foi a pertinência… a densidade… a frequência…”. Para além disso, tiveram em conta a legislação e os pareceres de:  Membros ligados à parte jurídica;  Gabinete da qualidade;  Responsáveis dos serviços;  Produtores de informação;  Técnico superior do ADP. Eram, ainda, produzidos relatórios para dar conhecimento à Diretora do ADP, aos quais dava o seu parecer. A tabela de seleção e a proposta de regulamento eram elaboradas até chegar à versão final, seguindo-se, consequentemente, da sua validação e posterior publicação. No início de 2008, o resultado final deste projeto é publicado na Portaria n.º 12/2008 de 3 de janeiro, para então regular os procedimentos de conservação e arquivísticos do IPP e suas escolas superiores. Na opinião do entrevistado, o ISCAP é a única Escola Superior do IPP que beneficia com este acontecimento, pois é a única que colocou em prática a PGD na gestão efetiva do seu arquivo. Essa aplicação prática contribuiu para o alcance de um sistema de gestão documental, evitou a acumulação dos documentos, agilizou a recuperação e garantiu a preservação dos documentos. Finaliza a entrevista referindo 102 que, o “balanço [do projeto] é positivo” e que “mudava o tratamento dos documentos em suporte digital, teria incluído na tabela [de seleção] este tipo de documentos”. 5.2. Aplicação do modelo científico de avaliação da informação Para procedermos à avaliação da informação foi necessário toda a fundamentação teórica e o estudo sistémico apresentado nos capítulos anteriores, caso contrário correríamos o risco de não caracterizar o sistema de informação de acordo com os fatores que defendemos como características do mesmo. A avaliação é, tal como referido anteriormente, uma operação metodológica inserida no pólo técnico do método quadripolar e não um mero procedimento técnico. O princípio base do modelo científico da avaliação da informação consiste na conservação de documentos com informação pertinente, densa e com maior frequência de acesso/ uso. Para aplicação deste modelo científico de avaliação foi elaborada uma grelha de análise na qual, para cada SR, se analisaram os seguintes parâmetros científicos:  Pertinência: aferir a ligação/ relação com a missão da entidade;  Densidade: caraterizar o ato/ documento em primário/original ou secundário;  Frequência: mensurar o uso/ acesso à informação. Tal como mencionado na fundamentação teórica, são atribuídas ponderações a cada um deles para determinação do destino final. Ao critério da pertinência, atribuímos a ponderação 1 à informação que está diretamente (função-fim) e indiretamente (função-meio) relacionada com objetivos/estrutura orgânicofuncional/memória e a ponderação 0 à que é periférica (função-periférica) ou redundante face aos mesmos fatores. Para o critério da densidade, conferimos uma ponderação 1 à informação mais densa como sendo informação primária, i.e. documentos diretamente relacionados com um ato ou facto. Concedemos uma ponderação 0 à informação menos densa, ou seja, informação secundária, podendo ser parcial, resumida ou cumulativa em relação à informação contida nos documentos primários. Para o critério da frequência, em que a média padrão de uso estabelecida foi de uma vez por semana (ou 52 vezes por ano), a informação que é acedida/ utilizada mais do que uma vez semana, dota de uma ponderação 1, enquanto a informação que é 103 acedida/ utilizada menos do que uma vez por semana, dota de uma ponderação 0. Estes acessos foram controlados durante nove meses. Considerando as indicações dos autores para aferição do critério de frequência, apuramos através da observação participante que, na aplicação do modelo científico de avaliação, o valor de frequência referente a algumas das SR da amostra seria necessariamente zero, para o caso em que não se registou qualquer acesso às tipologias documentais em causa, durante o estudo. Na aplicação deste critério será necessário ter em consideração dois fatores relativos ao contexto do trabalho que são limitadores na análise. Tanto o facto de não existirem registos sistemáticos retrospetivos de requisições elaboradas ao Arquivo, que permitam uma mensuração do uso efetivo da informação. De futuro a aplicação de um instrumento de controlo acesso/ utilização da informação à guarda do Arquivo, proposta no anexo S, permitirá a obtenção de resultados concretos no que concerne à frequência de uso. Como o facto de não terem sido aplicados questionários para aferir o uso, uma vez que optamos pela observação participante, motivada pela possibilidade de efetuar o estudo in loco e ter um papel mais ativo na verificação do acesso/ uso da documentação. Dada a dimensão do Arquivo não foram analisados todas as SSR na aplicação do modelo científico de avaliação, tendo sido selecionado, de forma aleatória, uma amostra de 55 SSR. A seguinte tabela apresenta os resultados da análise dos critérios de avaliação pelo modelo científico da avaliação bem como o respetivo resultado de destino final. De forma a facilitar a análise e comparação crítica com a Portaria, ainda nesse quadro, apresenta-se as SR da Portaria, respetiva referência e destino final, que abrangem essas SSR. 104 Tabela 6 – Quadro comparativo entre o modelo científico de avaliação e a portaria Subséries (SSR) Aplicação do Modelo científico de avaliação da informação Portaria n.º 12/2008 Critérios de avaliação Destino final Observações Ref.ª Séries (SR) Destino final Pertinência (P) Densidade (D) Frequência (F) 1 Imposto de selo 0 1 0 E Para a SR 9 identificada na Portaria foram identificadas 3 SSR distintas. Considerou-se 0 na P dada a baixa relação com as funções-fim da Instituição. Durante a realização do trabalho não se registaram acessos daí a F atribuirmos a ponderação 0. Quanto a D conferimos ponderação 1 por se tratar de originais. 9 Declarações de impostos E 2 Guias de receita de IRS 0 1 0 E 3 Declarações de Impostos (IRS) 0 1 0 E 4 Extratos bancários 0 1 0 E Para a SR 10 identificada na Portaria foram identificadas 4 SSR distintas. Considerou-se 0 na P dada a baixa relação com funções-fim da Instituição. Durante a realização do trabalho não se registaram acessos daí ser conferida a ponderação 0 a F. 10 Documentos de gestão de contas bancárias E 5 Movimentos bancários 0 1 0 E 6 Transferências bancárias (listagem) 0 0 0 E 7 Reconciliação bancária 0 1 0 E 8 Dossiers técnicopedagógicos de ações de formação 1 1 0 CP Para a SR 14 identificada na Portaria foram identificadas 6 SSR distintas. Nessas SSR apenas foi atribuído P 1 aos que estão diretamente relacionados com os objetivos da Instituição. Caso fossem avaliados pela portaria seriam todos de conservação, mesmo sendo algumas destas SSR de natureza financeira, o que denota a falta de especificidade da Portaria. Obrigando a conservação de documentos que em nada contribui para a memória da Instituição e que não resultam diretamente das funções principais da Instituição. 14 Processos de Gestão de Programas Comunitários CP 9 Receita cobrada (PRODEP III) 0 1 0 E 10 Sumários (PRODEP III) 1 1 0 CP 11 Dossier técnico pedagógico (PRODEP III) 1 1 0 CP 12 Dossier contabilístico (PRODEP III) 0 1 0 E 13 Extratos BNP (FSE) 0 1 0 E 105 Subséries (SSR) Aplicação do Modelo científico de avaliação da informação Portaria n.º 12/2008 Critérios de avaliação Destino final Observações Ref.ª Séries (SR) Destino final Pertinência (P) Densidade (D) Frequência (F) 14 Mapas IGIF 0 1 0 E Para a SR 19 identificada na Portaria foram reconhecidos 3 SSR distintas. Foi atribuído P 1 a uma SSR, as folhas de vencimentos, por estar direta ou indiretamente relacionada com os objetivos/estrutura orgânicofuncional/memória da Instituição. Tal como a Portaria, o modelo científico atribui a esta SSR o destino final conservação permanente. As outras duas são de eliminação, pelo modelo científico. 19 Processos de vencimentos C 15 Folhas de vencimentos 1 1 0 CP 16 Registo de recibos verdes 0 0 0 E 17 Pedidos de emissão de recibos 0 1 0 E Não foi identificado nenhuma ligação às funções-fim ou funções-meio, daí a ponderação 0 a P, nem se registaram acessos, daí a ponderação 0 a F. 20 Requisições de emissão de faturas E 18 Processos de cabimentos de pessoal 0 1 0 E Para a SR 21 identificada na Portaria foram reconhecidas 8 SSR distintas. Foi atribuído P 0 às SSR por não estarem direta ou indiretamente relacionados com os objetivos/estrutura orgânico-funcional/memória da Instituição. Foi conferido F 0 por não se verificar acesso durante a realização do estudo. 21 Processos de despesas E 19 Processos de cabimentos de compromissos 0 1 0 E 20 Pagamentos à Direção Geral do Tesouro 0 1 0 E 21 Lista de cheques 0 0 0 E 22 Despesa de Terceiros 0 1 0 E 23 Propostas de ordens pagamento 0 1 0 E 24 Ordens de pagamento 0 1 0 E 25 Fundo Maneio 0 1 0 E 112 Tabela 7 – Proposta de uma política de avaliação da informação para a ESTSP Proposta de uma política de avaliação da informação para a ESTSP Esta proposta de política de avaliação da informação visa a determinação do valor arquivístico da informação através da aplicação do modelo científico. Encontram-se definidas as seguintes orientações para a aplicação dos parâmetros seguintes: 1. Para o critério da Pertinência: 1.1. Visita e acompanhamento de aproximadamente 2 a 3 semanas em cada secção/ serviço/ unidade orgânica da ESTSP; 1.1.1. Aferição e estabelecimento para cada secção/ serviço de: 1.1.1.1. Fluxo informacional; 1.1.1.2. Funções/ competências; 1.1.1.3. Contexto de produção da informação (documentos produzidos); 1.1.1.4. Ligações dos documentos produzidos à estrutura orgânica e às funções que lhes deram origem; 1.2. Identificação sistemática de todos os documentos (continuação do inventário) incluindo os documentos eletrónicos, numa tabela descritiva de acordo com a norma ISAD (G) Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística; 1.3. Representação dos objetivos, estrutura orgânica e funções; 1.3.1. Identificação das funções fim ou da relação direta (ponderação 1), funções meio ou relação indireta (ponderação 1) e funções periféricas ou relação periférica (Ponderação 0); 1.3.2. Identificação das SSR com ligação à missão, objetivos e memória (Ponderação 1) e às funções acima. 2. Para o critério da Densidade: 2.1. Identificação, para cada conjunto de documentos, da informação mais densa, ou seja, se o documento é primário (ponderação 1) ou secundário (ponderação 0). O documento secundário pode conter informação parcial, resumida ou cumulativa do documento primário. 3. Para o critério da Frequência: 3.1. Contabilização da frequência de acesso/ uso através da aplicação de questionários quanto às necessidades de informação (na ausência de requisições de documentos para recolha de dados quanto ao uso); 4. Elaboração de uma tabela (similar à apresentada neste estudo) e aferição do destino final com base na tabela dos autores; 5. Estabelecimento dos prazos de conservação de acordo com a taxa de acesso/ uso. 113 A tabela final da aplicação do modelo científico de avaliação da informação deve ser colocada à consideração dos produtores/ utilizadores de informação para possíveis sugestões de aperfeiçoamento. Os resultados da aplicação desta proposta poderão ser submetidos a aprovação pela DGLAB para sua futura implementação. Esta proposta, específica para o caso da ESTSP, poderá ser adotada ao nível do IPP ou até ao nível do ensino politécnico. 114 115 Conclusão O presente estudo pretende contribuir para a definição de uma política de avaliação da informação para a ESTSP, bem como contribuir para colocar em discussão o modelo científico de avaliação da informação e a Portaria n.º 12/2008. Na aplicação do modelo científico verificaram-se alguns constrangimentos e dificuldades em perceber os critérios e a forma de os analisar para melhor atribuir as ponderações. Por outro lado, o Modelo não se demonstra estanque nem limitador, uma vez que permite flexibilidade na interpretação e aplicação, consoante a perceção do profissional da informação que o aplica. Após o recenseamento dos documentos em Arquivo da ESTSP, observou-se que estes não constavam especificamente da tabela de seleção da Portaria, uma vez que esta última é muito generalista ao nível das SR. No entanto, estas SSR podem ser relacionadas com as SR abrangentes da mesma. Esse facto associado à necessidade de comparar as duas práticas de avaliação, levou-nos, então, a relacionar os SSR às SR da Portaria. O Modelo apresenta menos rigidez do que Portaria porque permite a representação do contexto de produção da informação, enquanto a Portaria apresenta SR muito estanques que não contemplam todas as possíveis SSR. Como as várias SSR associados à mesma SR não têm necessariamente que ter o mesmo destino final entre eles, conclui-se, portanto, que a avaliação deveria incidir a um nível mais específico, ao nível da SSR e não ao nível da SR. As SR previstas pela Portaria não se enquadram na realidade orgânica da ESTSP. Para além disso, a Portaria não prevê que uma SR se repita em mais do que uma unidade orgânica, o que acontece na prática, como é o caso, da correspondência expedida e do protocolo (livro de), a título de exemplo, que estão presentes em diversas unidades. O processo de avaliação é diferente se o foco é uma Instituição, neste caso, a ESTSP, ou um conjunto de instituições sob a mesma tutela ou com a mesma natureza, objetivos e missão. Há que salientar que a finalidade da Portaria n.º 12/2008 não foi servir especificamente a ESTSP ou uma Escola/ Instituição em particular, mas sim ser aplicada ao Universo do IPP ou a um conjunto de instituições, ao contrário da finalidade com que se aplica, neste estudo, o modelo científico da avaliação centrado apenas numa Instituição. A análise documental que conduziu ao quadro orgânico funcional neste estudo, não se 116 demonstrou suficiente por si só, na aplicação do modelo científico da avaliação, uma vez que esta análise de diplomas legais, documentos internos, entre outros, não permitiu uma representação exata da realidade informacional. Por um lado algumas competências definidas não são desempenhadas, por outro lado, outras são desempenhadas e não definidas. No entanto, é indiscutível que este tipo de análise desempenha um papel extremamente importante no conhecimento sistémico da Instituição. Paralelamente deverá ter-se em consideração, que no processo de avaliação há a considerar duas perspetivas que habitualmente são determinantes na construção de instrumentos de avaliação: valor probatório ou evidencial e informacional. Nas Portarias assume-se uma matriz voltada para o valor probatório, ao passo que, a questão da avaliação em função do uso e valor para a instituição, na abordagem do modelo científico, se foca no valor informacional. Considera-se que a aplicação da Portaria às diferentes Escolas do IPP pode ser realizada com base numa lista de SR consideradas na Portaria, o que se revela, manifestamente limitador da compreensão do universo informacional. Tal exercício apenas poderia ser realizado caso todas as Escolas do IPP tivessem seguido exatamente as mesmas práticas de produção, organização e uso da informação que produziram e armazenaram desde a sua criação até aos nossos dias. Consideramos que, no levantamento e identificação das SSR, se deva abarcar, a documentação que se encontra à guarda da Empresa de depósito de arquivo. É fundamental a aplicação do modelo científico em todas as SSR da ESTSP, independentemente do seu suporte, como é o caso dos documentos eletrónicos que esta Portaria não faz menção. Sugerimos para investigação futura, que a comparação entre a portaria e o modelo científico da avaliação seja feita ao mesmo nível, de forma a igualar o âmbito, por exemplo ao um nível do Universo do IPP. Pode, ainda, ser analisado comparativamente os prazos de conservação entre o modelo científico e a Portaria. 117 Referências bibliográficas a) Geral Badgley, Kerry e Claude Meunier. 2005. “Macroappraisal, the next frontier : an approach for appraising large and complex government institutions”. Archival Science 5 : 261-283. Acedido a 29 de março de 2013. http://link.springer.com/article/10.1007%2Fs10502-005-9016-9. Carvalho, Cristina. 2002. “A avaliação em arquivística : um estudo de caso em ambiente eletrónico”. Páginas a&b : arquivos e bibliotecas 9 : 7-38. Cook, Terry. 2004. “Macro‐appraisal and functional analysis : documenting governance rather than government”. Journal of the Society of Archivists 25 : 5-18. Acedido a 29 de março de 2013. http://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/0037981042000199106. Cook, Terry. 2005. “Macroappraisal in theory and practice : origins, characteristics, and implementation in Canada, 1950–2000”. Archival Science 5 : 101-161. 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Torna extensivo à generalidade dos serviços de natureza pública, estabelecendo as normas para a sua uniformização, o uso da microfilmagem dos documentos em arquivo, com a consequente inutilização dos respetivos originais. Diário da República n.º 19 – I Série, p. 93-94. Acedido em 27 de dezembro de 2012. http://www.dre.pt/pdf1s/1972/01/01900/00930094.pdf. 1977.12.30 - Decreto Regulamentar n.º 87/77 / Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios das Finanças e dos Assuntos Sociais. Criação da carreira de técnico auxiliar dos serviços complementares de diagnóstico e terapêutica. Diário da República n.º 301 – I Série, p. 3122(1)-3122(2). Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1977/12/30101/00010002.pdf. 1979.12.27 - Decreto-Lei n.º 513-L1/79 / Ministério da Educação. Define o regime de instalação dos estabelecimentos do ensino superior politécnico. Diário da República n.º 297 – I Série, p. 3366-(121) a 3366-(125). 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Regula o processo de instalação dos estabelecimentos de ensino superior politécnico. Diário da República n.º 22 – I SérieA, p. 420 a 424. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1994/01/022A00/04200424.pdf. 1994.09.05 - Portaria n.º 791/94 / Ministérios da Educação e da Saúde. Cria e regulamenta os cursos ministrados pelas escolas superiores de tecnologia da saúde. Diário da República n.º 205 – I Série-B, p. 5230 a 5231. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1994/09/205B00/52305231.pdf. 1995.05.10 - Portaria n.º 427/95 / Ministérios da Educação e da Saúde. Autoriza a Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto a conferir o diploma de estudos superiores especializados em Ensino e Administração e regula o respetivo curso. Diário da República n.º 108 – I Série-B, p. 2654 a 2657. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1995/05/108B00/26542657.pdf. 1995.05.19 - Portaria n.º 477/95 / Ministérios da Educação e da Saúde. Cria na Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto vários cursos de bacharelato e aprova os respetivos planos de estudos. Diário da República n.º 116 – I Série-B, p. 3108-3114. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1995/05/116B00/31083114.pdf. 1996.05.23 - Portaria n.º 175/96 / Ministérios da Educação e da Saúde. Aprova os planos de estudo dos cursos de Dietética, Medicina Nuclear, Neurofisiografia e Ortoprotesia da Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto. Diário da República n.º 120 – I Série-B, p. 1244 a 1251. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1996/05/120B00/12441251.pdf. 1996.11.22 - Portaria n.º 693/96 / Ministérios da Educação e da Saúde. Altera o plano de estudos do curso de bacharelato de Farmácia da Escola Superior de Tecnologia da Saúde do Porto. Diário da República n.º 271 – I Série-B, p. 4227 a 4228. Acedido a 21 de março de 2013. http://www.dre.pt/pdf1s/1996/11/271B00/42274228.pdf. 128 129 Anexo B – Quadro orgânico-funcional 1 – CFTAP (1980-1982) Objetivos Estrutura orgânica Competências5 Séries documentais O Centro de Formação do Porto foi criado com o objetivo de “desenvolver as atividades relacionadas com a formação e aperfeiçoamento do pessoal técnico auxiliar dos serviços de saúde”. (n.º 2 cap. I Portaria n.º 709/80). 1. Órgãos de Gestão 1.1. Direção 1.1.1. Diretor 1.1.2. Subdiretor 1.1.3. Vogais Compete à Direção: a) Dar cumprimento às linhas gerais de ensino que forem estabelecidas superiormente; b) Propor a admissão do pessoal docente e administrativo considerado necessário à execução dos programas de ensino estabelecidos; c) Zelar pela observância das normas legais e regulamentares do funcionamento do centro.  Regulamento de curso  Calendário escolar  Admissão a concurso 1.2. Conselho Escolar Compete ao Conselho Escolar: a) Dar parecer em tudo o que respeite às atividades de ensino do centro e dos núcleos de formação; b) Homologar as atas dos exames finais; c) Apreciar os relatórios dos encarregados da regência de disciplinas; d) Exercer toda a competência que por lei não seja atribuída a outro órgão.  Atas de reuniões  Termos finais  Pautas finais 2. Serviços Administrativos6 2.1. Tesouraria (*)  Contas de gerência  Mapas de vencimentos  Processos de despesa  Processos de receita  Registo de receita e despesa  Processos individuais de pessoal  Processos de gestão de férias, faltas e licenças  Copiador geral 3. [Secção Pedagógica] 3.1. [Corpo Docente] 3.2. [Monitores] Compete aos professores e aos monitores ministrar aos alunos, em aulas teóricas e aulas práticas, os conhecimentos das matérias contidas nos programas aprovados para os respetivos cursos. Compete ainda aos monitores, orientar os estagiários em todo o seu trabalho, esclarecer dúvidas e auxiliar a sua formação.  Processos individuais de alunos  Dossiers curriculares de cursos e de disciplinas  Instrumentos de avaliação 5 Portaria 709/80. 6 ETSSP 1990. 130 Objetivos Estrutura orgânica Competências5 Séries documentais pedagógica  Conteúdos programáticos 4. [Laboratórios] (*) 5. Cursos Os cursos de formação distribuíam-se em seis ramos: a) Ramo laboratorial:  Preparadores de laboratório de análises clínicas;  Preparadores de laboratório de saúde pública;  Preparadores de laboratório de anatomia patológica;  Preparadores de laboratório de farmácia. b) Ramo radionuclear:  Radiografistas;  Auxiliares de radioterapia;  Dosimetristas de radiações;  Preparadores de laboratório de radioisótopos; c) Ramo dietológico:  Dietistas; d) Ramo registográfico:  Cardiografistas;  Fisiografistas;  Audiometristas;  Optometristas; e) Ramo cinesiológico:  Fisioterapeutas;  Ortoptistas;  Terapeutas ocupacionais  Terapeutas da fala; f) Ramo oficinal:  Ortoprotésicos. Para além destes, ministram o Curso de Monitores. 6. [Núcleo de formação] Compete ao núcleo de formação, prestar toda a colaboração ao centro de formação no desenvolvimento das suas atividades, tendo por finalidade o ensino prático e o estágio.  Processos de estágio (*) Não foi possível aferir as competências a partir da análise documental realizada. 131 Anexo C – Organograma 2 – ETSSP (1982-1993) 132 133 Anexo D – Quadro orgânico-funcional 2 – ETSSP (1982-1993) Objetivos Estrutura orgânica Competências7 Séries documentais A ETSSP mantém o objetivo do anterior Centro (“desenvolver as atividades relacionadas com a formação e aperfeiçoamento do pessoal técnico auxiliar dos serviços de saúde”) (n.º 2 cap. I D.L. 371/82). Compete à ETSSP, “participar na formação de Técnicos de Diagnóstico e Terapêutica de modo a dotar o Serviço Nacional de Saúde com o número indispensável destes Técnicos”. (ETSSP 1990). 1. Órgãos de Gestão 1.1. Direção 1.1.1. Diretor 1.1.2. Subdiretor 1.1.3. Vogais Compete à Direção: a) Dar cumprimento às linhas gerais de ensino que forem estabelecidas superiormente; b) Propor a admissão do pessoal docente e administrativo considerado necessário à execução dos programas de ensino estabelecidos; c) Zelar pela observância das normas legais e regulamentares de funcionamento da escola.  Regulamento de curso  Calendário escolar  Plano de atividades 1.2. Conselho Escolar Compete ao Conselho Escolar: a) Dar parecer em tudo o que respeite às atividades de ensino da escola e dos centros de formação; b) Homologar as atas dos exames finais; c) Apreciar os relatórios dos encarregados de regência das disciplinas; d) Exercer toda a competência que por lei não seja atribuída a outro órgão.  Atas de reuniões  Processos individuais de alunos  Termos finais  Pautas finais 2. [Comissão Instaladora]8 (*)  Correspondência recebida e expedida 3. Repartição Administrativa A repartição administrativa compreende duas secções: secção de administração geral e secção de apoio aos cursos.9 3.1. Secção de Administração Geral 3.1.1. Serviço de expediente geral e de arquivo 3.1.2. Serviço de aprovisionamento, economato e património 3.1.3. Serviço de pessoal Compete à Secção de Administração Geral: a) Executar o serviço de expediente geral e de arquivo geral; b) Assegurar o serviço de aprovisionamento, economato e património; c) Assegurar o serviço de contabilidade e tesouraria; d) Promover o necessário à gestão do pessoal da própria escola.  Copiador geral  Contas de gerência  Mapas de vencimentos  Processos de despesa  Processos de receita  Registo de receita e despesa  Processos de gestão de férias, faltas e licenças  Admissão a concurso  Processos individuais de pessoal 7 D.L. 371/82. 8 Podemos inferir a existência de uma Comissão Instaladora, através da SR correspondência consultada no arquivo da ESTSP. 9 D.L. 402/87 134 Objetivos Estrutura orgânica Competências7 Séries documentais  Contratos de tarefa 3.2. Secção de Apoio aos Cursos 3.2.1. [Corpo Docente] 3.2.2. [Monitores] Compete à Secção de Apoio aos Cursos: a) Assegurar o apoio administrativo aos cursos, designadamente o registo de formadores e alunos; b) Efetuar o registo e proceder ao tratamento de todas as espécies bibliográficas entradas, nomeadamente à catalogação e indexação de fichas e ordenamento de ficheiros; c) Prestar apoio direto, incluindo o fornecimento de material didático, aos cursos e ações de formação ministrados na escola; d) Colaborar na edição e difusão de publicações.  Processos individuais de alunos  Listagem de livros, monografias e revistas  Dossiers de disciplina e/ou curso  Instrumentos de avaliação pedagógica  Conteúdos programáticos 4. [Laboratórios] (*) 5. Cursos Os cursos técnicos conferidos pela Escola são:  Análises Clínicas e Saúde Pública;  Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica;  Audiometria;  Cardiopneumografia;  Dietética;  Farmácia;  Fisioterapia;  Medicina Nuclear;  Neurofisiografia;  Ortóptica;  Ortopróteses;  Radiologia;  Radioterapia;  Terapia da Fala;  Terapia Ocupacional. Para além destes, ministram:  Curso Complementar de Ensino e Administração (início em 1985);  Reciclagem em Citologia (início em 1990). 6. [Centro de formação] O centro de formação depende, em termos pedagógicos, da Escola Técnica, e colaboram no desenvolvimento das atividades referentes ao ensino prático e ao estágio.  Processos de estágio (*) Não foi possível aferir as competências a partir da análise documental realizada. 135 Anexo E – Organograma 3 – ESTSP (1993-2004) 136 137 Anexo F – Quadro orgânico-funcional 3 – ESTSP (1993-2004) Objetivos Estrutura orgânica Competências10 Séries documentais O ensino superior tem como objetivos: a) “Estimular a criação cultural e o desenvolvimento do espírito científico e do pensamento reflexivo; b) Formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em sectores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade portuguesa, e colaborar na sua formação contínua; c) Incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia e a criação e difusão da cultura, e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que vive; d) Promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos que constituem património da humanidade e comunicar o saber através do ensino, de publicações ou de outras 1. Órgãos de Gestão 1.1. Direção 1.1.1. Diretor Compete ao Diretor da escola superior: a) Colaborar, na execução das ações necessárias à instalação da escola, com o presidente e com a comissão instaladora do instituto politécnico em que está integrada; b) Elaborar o regulamento interno da respetiva escola para vigorar durante o período de instalação e submetê-lo a aprovação; c) Dar execução aos planos aprovados superiormente; d) Assegurar a gestão corrente da escola; e) Propor a contratação de pessoal docente e não docente. Para além destas competências, compete, em especial, ao diretor da escola superior não integrada num instituto politécnico: f) Colaborar com o Departamento do Ensino Superior na execução das ações necessárias à instalação da escola; g) Elaborar e propor os programas globais, o plano geral e os correspondentes planos parciais atinentes ao desenvolvimento da instituição; h) Estabelecer os programas de instalação e de funcionamento dos serviços e promover, através das instâncias competentes, as ações necessárias ao arrendamento, aquisição ou edificação de imóveis, propondo, em caso disso, a respetiva expropriação; i) Estudar e propor os planos das instalações definitivas, articulando-os com os de eventuais instalações provisórias, de modo a não protelar a urgência do início das atividades de ensino nem prejudicar a sua continuidade; j) Representar a escola em juízo e fora dele; k) Submeter à consideração do Ministro da Educação todas as questões que careçam de resolução superior; l) Adquirir equipamento e mobiliário, de acordo com as normas em vigor; m) Propor planos para a formação de pessoal técnico e administrativo; n) Contratar pessoal docente e não docente.  Copiador geral  Plano de atividades  Aquisição de bens e serviços  Calendário escolar  Termos finais  Pautas finais  Atas de reuniões 1.1.2. Subdiretor Ao subdiretor da escola superior compete coadjuvar o diretor, exercendo as competências que lhe forem delegadas por aquele. 1.1.3. Secretário Aos secretários aplica-se o disposto no Decreto-Lei n.º 260/88, de 23 de Julho. O secretário, da escola superior do ensino superior politécnico, é equiparado a chefe de divisão, para todos os efeitos legais. Compete ao secretário:  Copiador geral  Correspondência recebida 10 D.L. 24/94. 144 145 Anexo H – Quadro orgânico-funcional 4 – ESTSP (2004-2009) Objetivos Estrutura orgânica Competências11 Séries documentais O Ensino Superior tem como objetivos: a) Estimular a criação cultural e o desenvolvimento do espírito científico e empreendedor, bem como do pensamento reflexivo; b) Formar diplomados nas diferentes áreas de conhecimento, aptos para a inserção em sectores profissionais e para a participação no desenvolvimento da sociedade, e colaborar na sua formação contínua; c) Incentivar o trabalho de pesquisa e investigação científica, visando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia, das humanidades e das artes, e a criação e difusão da cultura e, desse modo, desenvolver o entendimento do homem e do meio em que se integra; d) Promover a divulgação de conhecimentos culturais, científicos e técnicos, que constituem património da humanidade, e comunicar o saber através do ensino, de 1. Órgãos de Gestão 1.1. Direção 1.1.1. Diretor ou Presidente Compete ao diretor ou presidente da unidade orgânica: a) Representar a unidade orgânica perante os demais órgãos da instituição e perante o exterior; b) Presidir ao órgão com competências de gestão, se existir, dirigir os serviços da unidade orgânica e aprovar os necessários regulamentos; c) Aprovar o calendário e horário das tarefas letivas, ouvidos o conselho científico ou técnico-científico e o conselho pedagógico; d) Executar as deliberações do conselho científico ou técnico-científico e do conselho pedagógico, quando vinculativas; e) Exercer o poder disciplinar que lhe seja atribuído pelos estatutos ou delegado pelo reitor ou presidente da instituição; f) Elaborar o orçamento e o plano de atividades, bem como o relatório de atividades e as contas; g) Exercer as demais funções previstas na lei ou nos estatutos; h) Exercer as funções que lhe sejam delegadas pelo reitor ou presidente da instituição.  Relatório de atividades  Calendário escolar 1.1.2. Vice-diretor ou Vicepresidentes O presidente ou diretor é coadjuvado por vice-presidentes ou vice-diretores. 1.1.3. Secretariado da Direção 1.1.3.1 Secretário ou Administrador O administrador ou secretário da unidade orgânica tem as atribuições e competências que lhe sejam fixadas pelos estatutos ou delegadas pelo diretor ou presidente da unidade orgânica.  Copiador geral 1.2. Conselho Científico ou Técnico-Científico 1.2.1. Secretariado do Conselho Científico Compete ao conselho científico ou técnico-científico, designadamente: a) Elaborar o seu regimento; b) Apreciar o plano de atividades científicas da unidade ou instituição; c) Pronunciar -se sobre a criação, transformação ou extinção de unidades orgânicas da instituição; d) Deliberar sobre a distribuição do serviço docente, sujeitando-a a homologação do reitor ou presidente ou do diretor ou presidente da escola, conforme os casos; e) Pronunciar-se sobre a criação de ciclos de estudos e aprovar os planos de estudos dos ciclos de estudos ministrados; f) Propor ou pronunciar-se sobre a concessão de títulos ou distinções honoríficas;  Plano de atividades  Protocolos  Processos de concursos de admissão 11 L.62/2007 146 Objetivos Estrutura orgânica Competências11 Séries documentais publicações ou de outras formas de comunicação; e) Suscitar o desejo permanente de aperfeiçoamento cultural e profissional e possibilitar a correspondente concretização, integrando os conhecimentos que vão sendo adquiridos numa estrutura intelectual sistematizadora do conhecimento de cada geração, na lógica de educação ao longo da vida e de investimento geracional e intergeracional, visando realizar a unidade do processo formativo; f) Estimular o conhecimento dos problemas do mundo de hoje, num horizonte de globalidade, em particular os nacionais, regionais e europeus, prestar serviços especializados à comunidade e estabelecer com esta uma relação de reciprocidade; g) Continuar a formação cultural e profissional dos cidadãos pela promoção de formas adequadas de g) Propor ou pronunciar -se sobre a instituição de prémios escolares; h) Propor ou pronunciar-se sobre a realização de acordos e de parcerias internacionais; i) Propor a composição dos júris de provas e de concursos académicos; j) Praticar os outros atos previstos na lei relativos à carreira docente e de investigação e ao recrutamento de pessoal docente e de investigação; l) Desempenhar as demais funções que lhe sejam atribuídas pela lei ou pelos estatutos. 1.3. Conselho pedagógico Compete ao conselho pedagógico: a) Pronunciar-se sobre as orientações pedagógicas e os métodos de ensino e de avaliação; b) Promover a realização de inquéritos regulares ao desempenho pedagógico da unidade orgânica ou da instituição e a sua análise e divulgação; c) Promover a realização da avaliação do desempenho pedagógico dos docentes, por estes e pelos estudantes, e a sua análise e divulgação; d) Apreciar as queixas relativas a falhas pedagógicas, e propor as providências necessárias; e) Aprovar o regulamento de avaliação do aproveitamento dos estudantes; f) Pronunciar-se sobre o regime de prescrições; g) Pronunciar-se sobre a criação de ciclos de estudos e sobre os planos dos ciclos de estudos ministrados; h) Pronunciar-se sobre a instituição de prémios escolares; i) Pronunciar-se sobre o calendário letivo e os mapas de exames da unidade orgânica ou da instituição; j) Exercer as demais competências que lhe sejam conferidas pela lei ou pelos estatutos.  Dossiers curriculares de cursos e de disciplinas  Dossiers técnicopedagógicos de ações de formação  Instrumentos de avaliação pedagógica  Sumários e ou registos de presença 1.4. [Conselho Consultivo] (*) 2. Serviços Administrativos (*) 2.1. Serviços Académicos (*)  Processos individuais de alunos  Termos finais Pautas finais 147 Objetivos Estrutura orgânica Competências11 Séries documentais extensão cultural; h) Promover e valorizar a língua e a cultura portuguesas; i) Promover o espírito crítico e a liberdade de expressão e de investigação.” (n. 2 art. 11 L. 49/2005). O ensino politécnico tem por finalidade “proporcionar uma sólida formação cultural e técnica de nível superior, desenvolver a capacidade de inovação e de análise crítica e ministrar conhecimentos científicos de índole teórica e prática e as suas aplicações com vista ao exercício de atividades profissionais.” (n. 4 art. 11 L. 49/2005). “O ensino superior tem como objetivo a qualificação de alto nível dos portugueses, a produção e difusão do conhecimento, bem como a formação cultural, artística, tecnológica e científica dos seus estudantes, num quadro de referência internacional”. (n.1 art. 2 L. 62/2007). “São ainda atribuições das 2.2. Serviço de Contabilidade e Tesouraria Compete genericamente ao Serviço garantir a administração da informação e dos processos inerentes ao orçamento e contas.12  Processos de receitas  Processos de despesas  Documentos de gestão de contas bancárias  Processos de prestação de contas  Requisições de emissão de faturas  Processos de gestão orçamental  Contas de gerência  Balancetes  Requisições de fundos  Cabimentação Processos de cabimentos de pessoal  Processos de cabimentos de compromissos  Autorizações de pagamento Folhas de caixa 2.2.1. Serviço de Contabilidade Compete ao serviço de contabilidade: a) Elaboração do orçamento e de alterações orçamentais; b) Cabimentação dos pedidos de autorização de despesas; c) Registo e controlo da assiduidade dos docentes em regime de prestação de serviços e ao abrigo de Protocolos de Colaboração; d) Organização e classificação dos documentos contabilísticos utilizando para o efeito o POC Educação, com recurso a aplicações informáticas específicas; e) Aplicação de operações de cálculo na determinação do montante das obrigações legais e outras despesas ou receitas; f) Elaboração dos pagamentos autorizados em moeda nacional ou estrangeira; g) Emissão de cheques e transferência bancárias; h) Processamento dos movimentos relativos a operações de tesouraria; i) Registo e controlo das operações bancárias e extratos de contas, bem como das contas referentes a compras, prestações de serviços, clientes, fornecedores, outros devedores e credores e demais elementos contabilísticos incluindo amortizações; j) Aplicação dos princípios de contabilidade geral, analítica e orçamental no 12 Informação que consta do regulamento de serviço de contabilidade e tesouraria de 2008. 148 Objetivos Estrutura orgânica Competências11 Séries documentais instituições de ensino superior, no âmbito da vocação própria de cada subsistema: a) A realização de ciclos de estudos visando a atribuição de graus académicos, bem como de outros cursos pós - secundários, de cursos de formação pós -graduada e outros, nos termos da lei; b) A criação do ambiente educativo apropriado às suas finalidades; c) A realização de investigação e o apoio e participação em instituições científicas; d) A transferência e valorização económica do conhecimento científico e tecnológico; e) A realização de ações de formação profissional e de atualização de conhecimentos; f) A prestação de serviços à comunidade e de apoio ao desenvolvimento; g) A cooperação e o intercâmbio cultural, científico e técnico com instituições congéneres, nacionais e estrangeiras; h) A contribuição, no seu âmbito de atividade, para a registo das operações contabilísticas, no apuramento dos resultados e no encerramento de contas; k) Apoio técnico à elaboração de candidaturas de projetos a financiamento de programas nacionais e a diferentes fundos comunitários, respetiva organização administrativa e controlo da execução financeira; l) Organização e arquivo de todos os documentos relativos à atividade contabilística; m) Preparação para a gestão da Escola da documentação necessária ao cumprimento das obrigações legais, ao controlo das atividades e à elaboração de relatórios da situação económico-financeira. 2.2.2. Serviço de Tesouraria Compete ao Serviço de Tesouraria: a) Cobrança e depósito das receitas diárias; b) Registo dos pagamentos autorizados e comunicação dos mesmos aos respetivos beneficiários; c) Devolução diariamente ao Serviço de Contabilidade da documentação respeitante aos pagamentos efetuados ou receitas cobradas; d) Controlo dos fundos de maneio e processamento de adiantamentos autorizados e controlo dos mesmos; e) Registo atualizado da escrita da Tesouraria; f) Organização e arquivo da informação própria do serviço. 2.3. Serviço de Aprovisionamento (*)  Inventário do armazém 2.4. Serviço de Pessoal (*) 2.5. Serviço de Informática (*)  Dossiers de Gestão de utilizadores de rede Informática 2.6. Gabinete de Comunicação e Relações Internacionais (*) 2.7. Expediente (*) 2.8. Biblioteca (*)  Registos de assinaturas/ exemplares 2.9. Serviços de apoio e vigilância (*) 3. Serviços CientíficoPedagógicos Os serviços científico-pedagógicos dividem-se em três áreas: a) Área laboratorial:  Dossiers curriculares de cursos e de disciplinas 149 Objetivos Estrutura orgânica Competências11 Séries documentais cooperação internacional e para a aproximação entre os povos, com especial destaque para os países de língua portuguesa e os países europeus; i) A produção e difusão do conhecimento e da cultura. Às instituições de ensino superior compete, ainda, nos termos da lei, a concessão de equivalências e o reconhecimento de graus e habilitações académicos.” (art. 8.º L.62/2007).  Análises Clínicas e Saúde Pública;  Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica;  Farmácia;  Saúde Ambiental. b) Área das Radiações e Análise de Sinal Biológico:  Cardiopneumologia;  Medicina Nuclear;  Neurofisiologia;  Radiologia;  Radioterapia; c) Área de Avaliação e Intervenção Terapêutica:  Audiologia  Fisioterapia;  Terapia da Fala;  Terapia Ocupacional. 4. [Serviços de ação social escolar] (*) 5.[Laboratórios] (*) 6. Cursos Os cursos ministrados são:  Análises Clínicas e Saúde Pública;  Anatomia Patológica, Citológica e Tanatológica;  Audiologia;  Cardiopneumologia;  Farmácia;  Fisioterapia;  Medicina Nuclear;  Neurofisiologia;  Radiologia;  Radioterapia;  Saúde Ambiental;  Terapia da Fala;  Terapia Ocupacional. (*) Não foi possível aferir as competências a partir da análise documental realizada. 150 151 Anexo I – Organograma 5 – ESTSP (2009-2013…) Fonte: ESTSP 2011, 6 152 153 Anexo J – Quadro orgânico-funcional 5 – ESTSP (2009-2013…) Objetivos Estrutura orgânica Competências13 Séries documentais A ESTSP tem como objetivos: a) Realização de cursos conducentes à atribuição de graus e ou diplomas, conforme a legislação vigente; b) Promoção da aprendizagem ao longo da vida, através de ações de formação de curta ou longa duração; c) Realização de investigação e apoio à participação em projetos de natureza científica; d) Transferência, divulgação e valorização do conhecimento científico e tecnológico; e) Apoio aos estudantes no seu desenvolvimento pessoal e profissional; f) Prestação de serviços e de atividades de apoio à comunidade; g) Promoção da cultura e difusão cultural; h) Cooperação, a 1. Órgãos de Gestão 1.1. Presidente 1.1.1. Vice-Presidente Compete ao Presidente: a) Representar a Escola, em juízo e fora dele; b) Dirigir os Serviços da Escola e aprovar os necessários regulamentos; c) Gerir os recursos humanos, físicos e materiais afetos à Escola; d) Decidir, no âmbito da Escola, a abertura de concursos, a designação de júris e a nomeação e contratação de pessoal, a qualquer título, sem prejuízo do previsto na alínea t) do n.º 1 do artigo 20.º; e) Homologar a distribuição do serviço docente; f) Homologar os regimes de transição entre planos de estudo; g) Nomear o Coordenador de Curso, mediante proposta do Conselho Técnico-Científico, ouvido o Conselho Pedagógico; h) Nomear o Coordenador do Centro de Investigação, Formação e Atividades de Apoio à Comunidade, mediante proposta do Conselho TécnicoCientífico; i) Pronunciar -se sobre o regime de prescrições; j) Aprovar o calendário e horários das atividades letivas, ouvido o Conselho Pedagógico; k) Executar as deliberações dos Conselhos Técnico-Científico e Pedagógico, quando vinculativas; l) Elaborar o plano de atividades e o orçamento, bem como o relatório de atividades e as contas; m) Nomear e exonerar os Vice-Presidentes; n) Nomear e exonerar o Administrador e os dirigentes dos Serviços da Escola; o) Nomear e exonerar os representantes das entidades externas no Conselho Consultivo; p) Exercer as funções que lhe forem delegadas pelo Presidente do Instituto; q) Propor ao Presidente do Instituto os valores máximos de novas admissões e de inscrições; r) Criar, participar ou incorporar, no âmbito da Escola, entidades subsidiárias de direito privado, nos termos do artigo 5.º dos estatutos do IPP; s) Instituir prémios escolares no âmbito da Escola; t) Todas as demais funções previstas na lei, nos Estatutos do IPP e nos presentes Estatutos que não estejam atribuídas a outros Órgãos da ESTSP.  Regulamento de serviço  Calendário escolar  Planos de atividades  Regulamentos 13 ESTSP 2012g; Despacho n.º 15836/2009.