A Preservação da Informação Digital em Arquivos de Arquitetura: O caso da Fundação Marques da Silva

MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO A Preservação da Informação Digital em Arquivos de Arquitetura: O caso da Fundação Marques da Silva Gilberto Faria da Silva M 2016 UNIDADES ORGÂNICAS ENVOLVIDAS FACULDADE DE ENGENHARIA FACULDADE DE LETRAS Gilberto Faria da Silva A Preservação da Informação Digital em Arquivos de Arquitetura: O caso da Fundação Marques da Silva Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Maria Manuela Pinto Faculdade de Engenharia e Faculdade de Letras Universidade do Porto Julho de 2016 A Preservação da Informação Digital em Arquivos de Arquitetura: O caso da Fundação Marques da Silva Gilberto Faria da Silva Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela Professora Doutora Maria Manuela Pinto Membros do Júri Professor Doutor António Lucas Soares Faculdade de Engenharia - Universidade do Porto Professor Doutor Carlos Guardado da Silva Faculdade de Letras - Universidade de Lisboa Professora Doutora Maria Manuela Pinto Faculdade de Letras - Universidade do Porto iv Agradecimentos A realização desta dissertação de mestrado contou com importantes apoios e incentivos sem os quais não se teria tornado uma realidade e aos quais estarei eternamente grato. Em primeiro gostaria de agradecer toda a disponibilidade e apoio prestados pela minha orientadora, Professora Maria Manuela Pinto, por todo o interesse, apoio, orientação neste trabalho, mas também pela paciência e dedicação demonstradas ao longo do mesmo. Aos meus colegas da Fundação Marques da Silva, em particular ao Dr. Abel Rodrigues, por toda a disponibilidade e colaboração durante este ciclo, e à Dra. Conceição Pratas e Dra. Ana Ramos, pela amizade, pelo incentivo, pela partilha de conhecimento e apoio durante o meu percurso profissional na Instituição. À Professora Fernanda Ribeiro, que me apresentou à FIMS, agradeço todas as oportunidades e a confiança depositada em mim durante este início do meu percurso profissional. A todos os colegas e amigos que percorreram comigo o percurso académico, da licenciatura ao mestrado, agradeço todos os momentos vividos e experiências partilhadas. À minha família que sempre me incentivou ao longo destes anos e que contribuiu para a minha educação e para a conquista de um marco que, sem eles, não seria realidade. À minha mãe, ao meu pai, à minha irmã, à minha avó e ao Rui Pedro agradeço todo o apoio e carinho. Ao Puk agradeço por ser a minha pequena inspiração. Devo a todos eles aquilo que sou. A todas estas pessoas, o meu mais sincero obrigado! v Resumo As últimas décadas caracterizam-se pela rápida evolução tecnológica acompanhada pelo aumento da informação nado-digital ou digitalizada que se pretende armazenar, disponibilizar e aceder em meio digital. Neste contexto, surgem as plataformas digitais, soluções de hardware e de software que, pela sua natureza, estão expostas ao risco da obsolescência sendo necessário criar mecanismos que garantam e potenciem quer o acesso continuado, quer a preservação da informação no longo prazo. O projeto sintetizado na presente dissertação decorre dos estudos e trabalho desenvolvido na Fundação Instituto Marques da Silva (FIMS), uma fundação pública de direito privado instituída pela Universidade do Porto e que tem como missão a promoção do património artístico e arquitetónico do arquiteto José Marques da Silva e, ainda, o acervo literário, artístico, arquitetónico e urbanístico dos Arquitetos Maria José Marques da Silva Martins e David Moreira da Silva. Complementarmente, visa o acolhimento ou incorporação de acervos com valor patrimonial, histórico, científico, artístico e documental relativos, preferencialmente, à arquitetura e ao urbanismo portuense e português, que se espelha, de facto, nos sistemas de informação pessoais de arquitetos. Do ponto de vista informacional, a abordagem efetuada tem-se centrado na delimitação, análise, representação e descrição dos sistemas de informação familiares e pessoais que integram a informação produzida e recebida pelos arquitetos José Marques da Silva (e família), aos quais se juntaram os dos arquitetos Fernando Távora e Alcino Soutinho. Abarca, também, a transferência de suporte via digitalização, assumida como estratégia de preservação e disseminação destes acervos contribuindo, assim, para uma visão integradora e uma melhor compreensão das diversas tipologias de informação, nomeadamente da que respeita aos projetos de arquitetura. Metodologicamente recorreu-se à aplicação do método quadripolar como dispositivo orientador do projeto, convocando a atuação dos seus quatro pólos interatuantes – o epistemológico, o teórico, o técnico e o morfológico – aliada a uma abordagem teórica do problema/necessidade identificado e consequente operacionalização. Ao nível do pólo técnico convocou-se a metodologia de investigação-ação que permitiu melhorar a compreensão do tema em estudo, alcançando resultados através da prática. Neste contexto, identificou-se como principal objetivo do projeto de dissertação abordar a temática da preservação da informação na perspetiva sistémica, nomeadamente o vi posicionamento a adotar e as opções a tomar no âmbito da estruturação do sistema de gestão da informação de acervos tendencialmente híbridos ao cuidado da FIMS, destacando-se a produção informacional em sistemas CAD (Computer Aided Design). Estes acervos integram documentos textuais, processos de obra/projeto (peças desenhadas, peças escritas e objetos tridimensionais), espécies bibliográficas e objetos museológicos que, independentemente do suporte / meio tecnológico de registo, se pretende gerir numa perspetiva de preservação e acesso continuado no longo prazo, garantindo a sua autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade, acessibilidade e uso. Como principal contributo do estudo realizado é possível referenciar o Plano de Intervenção desenvolvido para a FIMS, em particular ao nível da estratégia adotada - a transferência de suporte via digitalização - e o respetivo Plano de Preservação. Criam-se, assim, as bases para a estruturação e futura certificação de um repositório digital alinhado com o desenvolvimento de um sistema de gestão de informação que suporte, não apenas o acesso à informação e meta-informação armazenada numa plataforma tecnológica que agiliza e suporta a recuperação integrada e contextualizada da informação produzida/recebida pelos arquitetos, mas também a sua eficiente e eficaz gestão numa perspetiva de longo prazo. Palavras-chave: Ciência da Informação, Gestão da Informação, Preservação da Informação, Modelo de Preservação, Plano de Preservação; Digitalização; Arquivo de Arquitetura, Arquivo de Arquiteto, Arquivo Digital, Fundação Marques da Silva. vii Abstract The last decades are characterized by the rapid technology evolution followed by the rise of digitalized or born-digital information we wish to store, share or have access in the digital world. In this context emerge the digital platforms, hardware and software solutions that, accordingly with it’s nature, are exposed to the risk of obsolescence. This requires the conception and implementation of mechanisms that can assure and maximize not only the continuous access but also the preservation of information in the long term. The present dissertation summarizes the project developed at Fundação Instituto Marques da Silva (FIMS), a public foundation governed by private law, that carries the mission to promote the artistic and architectural patrimony of the architect José Marques da Silva, and also, the literary, artistic, architecture and urbanism archives of the architects Maria José Marques da Silva Martins and David Moreira da Silva. The foundation also receives and stores archives with patrimonial value, based on their historic, scientific, artistic or documental importance, given they are connected to architecture or Portuguese Urbanism. In fact, these archives are architects personal information systems. At the basis is the work done related to the analysis, delimitation, representation and description of the personal and family information systems produced and received by the architect José Marques da Silva and family, and, more recently, by architects as Fernando Távora and Alcino Soutinho. This project also focus the media transfer through digitization, assumed as a preservation and dissemination strategy. Doing this, an integrative vision and study of several types of information can be achieved, manly to the ones directly connected to architecture. Following all this, the dissertation project main goal was focused on the information preservation in its systemic perspective, namely the position to adopt and the options to take on managing the structure of hybrid archives, with a special interest on the informational production of Computer Aided Design (CAD). Among the archives information are textual documents, work/project processes (designed and written materials and tridimensional objects), bibliographical species and museum artifacts, independently of the media and the recording technology. The aim is their management, preservation and continuous access in the long term, assuring its authenticity, integrity, trust, accessibility, intelligibility and use. viii The methodological tool was the quadripolar method with its four interacting poles - epistemological, theoretical, technical and morphological ones - combining the identified necessity/problem with a theoretical approach, modeling and consequent operationalization. At the technical pole we pointed to the action-research methodology that improved the understanding of the study subject and the achieved results through practice. Based on this study, the main outcome was the opportunity to intervene on FIMS particularly given the adopted strategy – the media transfer through digitization – and it’s Preservation Plan. With this project it was created the basis for the structuration and future certification of a digital repository accordingly with the development of an information management system that will support, not only the access to stored information and metadata in a technological platform that streams and supports the contextualized and integrated retrieval of the information produced/received by the architects, but also its efficient and effective long term management. Keywords: Information Science, Information Management, Preservation of Information, Model of Preservation, Digital Archive, Preservation Plan, Digitization, Architecture Archive, Architect’s Archive , Fundação Marques da Silva. ix Sumário Agradecimentos .............................................................................................................. iv Resumo ............................................................................................................................ v Abstract ......................................................................................................................... vii Lista de imagens ............................................................................................................. xi Lista de tabelas ............................................................................................................. xiii Lista de abreviaturas e siglas ......................................................................................... xiv Introdução ........................................................................................................................ 1 1. Motivação e objetivos ........................................................................................................................ 1 2. Problemática em estudo .................................................................................................................... 2 3. Abordagem teórica e metodológica .................................................................................................. 5 4. Estrutura da dissertação ................................................................................................................... 8 1. Arquivos de Arquitetura e de Arquitetos .................................................................. 9 1.1 Informação, Sistema de informação e Memória.......................................................................... 9 1.2 Instituição de Memória ............................................................................................................... 12 1.3 Arquivo de Arquitetura e Arquivo de Arquiteto: conceitos e perspetiva sistémica ................. 13 2. Preservação da Informação..................................................................................... 17 2.1. Da Preservação e Conservação à Curadoria Digital .................................................................. 17 2.2. Preservação e Gestão da Informação ......................................................................................... 19 2.3. Enquadramento normativo ........................................................................................................ 23 3. Operacionalização da Preservação ......................................................................... 25 3.1. A digitalização com vista à Preservação ..................................................................................... 25 3.2. Repositórios digitais como ferramenta de Preservação ............................................................ 29 3.2.1. O modelo de referência OAIS ............................................................................................. 31 3.2.2. A meta-informação e a preservação ................................................................................... 34 3.3. A política de preservação ............................................................................................................ 37 3.4. As estratégias de preservação ..................................................................................................... 39 3.5. O Plano de preservação ............................................................................................................... 41 4. Preservação da produção informacional em arquitetura ....................................... 42 4.1. Novos desafios ............................................................................................................................. 42 4.2. Casos de referência e boas práticas ............................................................................................ 46 5. A Instituição: FIMS ................................................................................................. 51 5.1. Enquadramento ........................................................................................................................... 51 5.2. Âmbito e Objetivos ...................................................................................................................... 53 5.3. Estratégia e Projetos .................................................................................................................... 54 2  Desenvolver o Documento de Especificação de Requisitos com vista à implementação de um Repositório Digital Certificável da FIMS, que terá como principais documentos orientadores a norma ISO 16363:2012 e o MoReq 2010;  Avaliar plataformas tecnológicas e soluções de gestão da preservação;  Apoiar a desenvolvimento do Documento relativo à Estratégia e Políticas de Preservação da Informação da FIMS;  Conceber um plano de intervenção integrando guia de digitalização e preservação para a FIMS e que possa ser futuramente expandido à gestão de outros acervos de arquitetos contemporâneos; A árvore de objetivos que se segue ilustra os objetivos a atingir. Imagem 1 – Árvore de Objetivos Como principais resultados, identificam-se um Documento de Especificação de Requisitos, para apoiar a estruturação e certificação de um futuro repositório, e documentos orientadores como a Política de Preservação, alinhada com a Politica de Gestão de Informação e em concordância com um plano estratégico conforme à ISO 16363:2012, com vista à posterior elaboração de um Plano de Preservação que garanta a autenticidade, acessibilidade, inteligibilidade, responsabilidade e confiabilidade da informação no longo prazo. 3 2. Problemática em estudo A Informação e as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) têm, hoje, um papel incontornável no nosso quotidiano e são vitais para o desenvolvimento e sustentação de diversas atividades, seja a nível pessoal, educacional ou profissional. Segundo “interpretações correntes, [estas tarefas realizam-se] com informação, editando, reunindo, armazenando, consultando e disseminando os dados disponíveis” (Justino, 2012; Silva, 2005). Informação e TIC são, assim, responsáveis por novas realidades e perspetivas em áreas como a Gestão e Preservação da Informação, nomeadamente nas chamadas Instituições de Memória. A problemática da Preservação da Informação, e especificamente a chamada “preservação digital”, tem vindo a ganhar maior relevância nos últimos anos devido á consciencialização do impacto das TIC na produção e acesso à informação. Isto é visível especificamente em Instituições de Memória que têm vindo a mudar de paradigma face ao acesso à informação tomando como opção a incorporação de meios e tecnologias digitais. A Era da Informação é, também, marcada pela mudança dos canais de comunicação, pela rapidez e precisão do registo e transmissão da informação, bem como pela eficiência e eficácia dos sistemas tecnológicos de produção, armazenamento, disseminação e recuperação. Com vista a satisfazer as necessidades dos seus utilizadores, as Instituições de Memória têm, assim, apostado em projetos de digitalização e na transferência de suporte para o posterior armazenamento e disseminação via plataformas digitais. À informação digitalizada junta-se a nado-digital encontrando-se amabas face a problemas como a instabilidade vulnerabilidade e rápida obsolescência. Acresce que neste processo não são muitas vezes avaliadas questões essenciais, particularmente a da preservação da informação em meio digital. No caso das Instituições de Memória relacionadas com arquitetura e arquitetos estas têm não só que se preocupar com a preservação da informação registada em diversos suportes tradicionais, mas também com particularidades singulares que se ampliam com a inclusão dos suportes/meio digitais, em particular com formatos tridimensionais que constituem o grande desafio da preservação da informação em meio digital em arquivos de arquitetura/arquitetos. Sendo a informação um recurso vital, a instabilidade dos suportes de registo e a dependência de um meio tecnológico, hardware e software, em constante evolução evidencia a sua fragilidade e sustenta a necessidade premente de assegurar o acesso continuado no longo prazo e a sua preservação no meio em que é gerada, garantindo atributos fundamentais como a autenticidade, a integridade, a confidencialidade, a disponibilidade, a inteligibilidade e a 4 usabilidade da informação. Neste contexto desenvolvem-se infraestruturas de armazenamento e recuperação de informação como os repositórios digitais, plataformas tecnológicas cujo principal objetivo é a preservação de documentos nado-digitais e digitalizados de modo a constituírem a memória institucional (em repositórios institucionais) e/ou a memória do conhecimento produzido (em repositórios temáticos) mantendo-se disponíveis e acessíveis a longo prazo (Masson, 2008). No entanto, a implementação de um Repositório Digital não resolve por si só os problemas ligados à obsolescência tecnológica e à instabilidade e vulnerabilidade dos documentos. A Preservação convoca a Gestão da Informação e deve ser indissociável da segurança visando uma implementação que garanta a existência de um meio confiável para a preservação a longo prazo, envolvendo o desenvolvimento e implementação de diversas políticas, ferramentas, metodologias e técnicas. Entre estas destaca-se a Politica de Preservação e Segurança da Informação em alinhamento com a Politica de Gestão da Informação e Tecnologias de Informação (TI) que orientará a definição de estratégias a concretizar através do Plano de Preservação e Segurança da Informação. É com estas Politicas que se declaram os compromissos e os procedimentos adotados e a implementar, desde a fase de conceção e implementação da plataforma tecnológica onde será produzida, organizada, armazenada e difundida a informação (Pinto, 2015). O projeto desenvolvido abordou a problemática da preservação da informação no contexto da estruturação de um Sistema de informação – Ativo e Permanente (SI-AP), uma perspetiva sistémica e integrada que visa orientar a análise e operacionalização da Gestão da Informação, envolvendo tanto a Instituição, neste caso a FIMS, como os seus colaboradores, processos de negócio e tecnologias. Mais especificamente, pretende analisar o posicionamento a adotar e as opções a tomar no âmbito da estruturação do sistema de gestão da informação dos acervos tendencialmente híbridos ao cuidado da FIMS. Prossegue, pois, a delimitação, análise, representação e descrição dos sistemas de informação familiares e pessoais que integram a informação produzida e recebida pelos arquitetos José Marques da Silva (e família), aos quais se juntaram os de outros arquitetos como, o de Fernando Távora e o de Alcino Soutinho. Abarca, também, a transferência de suporte via digitalização, assumida esta como uma estratégia de preservação e disseminação destes acervos contribuindo, assim, para uma visão integradora e uma melhor compreensão das diversas tipologias de informação, nomeadamente da que respeita aos projetos de arquitetura. 5 Neste sentido desenvolveu-se um Plano de Intervenção que engloba um Documento de Requisitos, um Guia de Digitalização e as bases para a definição da Política de Preservação da Informação para a FIMS e que possa ser futuramente expandido à gestão de outros acervos de arquitetos contemporâneos, nomeadamente com a captura, descrição, gestão e preservação de desenhos de arquitetura/modelos em CAD (Computer Aided Design). Visa-se estruturar um sistema de gestão que garanta não apenas o acesso à informação e meta-informação armazenada numa plataforma tecnológica que agiliza e suporta a recuperação integrada e contextualizada da informação produzida/recebida pelos arquitetos, mas também a sua eficiente e eficaz gestão numa perspetiva de longo prazo. Fica, assim, delimitada a questão orientadora deste projeto: Como conseguirão as instituições responsáveis por arquivos de arquitetura/arquitetos garantir à informação digital que produzem/gerem os atributos de autenticidade, integridade, disponibilidade, inteligibilidade e usabilidade da informação que garantiam à registada em suportes tradicionais, numa perspetiva de longo prazo? 3. Abordagem teórica e metodológica A abordagem a desenvolver no âmbito desta dissertação em Ciência da Informação (CI) insere-se na área de estudos da Gestão da Informação (GI), assumindo a Preservação da Informação como uma variável da GI, direcionando-se concretamente à preservação da informação digital que integra os acervos de arquitetura/arquitetos geridos pela FIMS. O instrumento orientador deste estudo em Ciência da Informação é o Método Quadripolar, que permite a conjugação de abordagens quantitativas e qualitativas. Não se trata, pois, de um processo linear e sequencial entre as etapas, mas sim de uma interação contínua entre os pólos epistemológico, teórico, técnico e morfológico, que garante uma abordagem dinâmica e flexível da realidade em análise. No pólo epistemológico situa-se a investigação em paradigmas e critérios de cientificidade que vão orientar o estudo. Neste pólo “opera-se a permanente construção do objeto científico e a definição dos limites da problemática de investigação, dando-se uma constante reformulação dos parâmetros discursivos, dos paradigmas e dos critérios de cientificidade que orientam todo o processo de investigação” (Silva, 2006). A problemática neste trabalho situa-se na área da Gestão da Informação, e especificamente no âmbito da preservação da informação em meio digital. 6 No pólo teórico coloca-se o problema/necessidade de partida e formulam-se as hipóteses, que devem estar devidamente sustentadas por teorias e conceitos associados ao modelo pós-custodial científico-informacional. Nesse pólo o problema deve ser devidamente delimitado, sendo um processo complexo que inclui ― “a(s) pergunta(s) de partida, as leituras ou revisão de literatura, as entrevistas exploratórias, a definição da problemática, a formulação de hipótese(s), o recurso à teoria e a um eventual modelo” (Silva, 2014). As hipóteses e teorias formuladas serão confirmadas ou refutadas numa fase mais avançada do estudo. Tendo em conta o paradigma cientifico-informacional, partimos da formulação da questão já apresentada: Como conseguirão as instituições responsáveis por arquivos de arquitetura/arquitetos garantir à informação digital que produzem/gerem os atributos de autenticidade, integridade, disponibilidade, inteligibilidade e usabilidade da informação que garantiam à registada em suportes tradicionais, numa perspetiva de longo prazo? No pólo técnico é explorada a problemática do trabalho de acordo com a revisão de literatura em conjunto com as técnicas de recolha de dados assim como a análise dos mesmos. Ou seja, neste pólo passa-se a uma abordagem operacional onde se desenvolvem operações importantes com o objetivo de confirmar ou refutar as leis postuladas, as teorias elaboradas e os conceitos operatórios formulados. Dado o cariz prático deste projeto este pólo foi sobretudo qualitativo adotand-se a metodologia da investigação-ação. Procura-se a resolução de problemas práticos, a expansão do conhecimento científico e a obtenção de resultados na ação, no sentido de obter uma mudança na organização e na investigação de modo a proporcionar o aumento e compreensão do sujeito observador (Dick, 2000), ou seja, este enquanto cria uma mudança na organização contribui, também, para a melhoria das práticas nas organizações e para a aprendizagem a partir das mudanças envolvendo a participação de todos os implicados. Na fase de planeamento, elaborou-se uma revisão de literatura, desenvolvida após a pesquisa e recolha bibliográfica sobre diversas fontes de informação como artigos, dissertações e instrumentos normativos relativos ao tema em foco, e através da análise das ferramentas disponíveis para a preservação da informação digital no âmbito de Instituições de Memória. Na fase da ação efetuou-se o levantamento e análise das necessidades da FIMS, realizando entrevistas aos colaboradores da FIMS, observando e participando no grupo de trabalho, recolhendo indicações para a elaboração do plano de intervenção que servirá como instrumento orientador na Instituição. 7 Recorrer-se-á, ainda, à Engenharia de Requisitos na fase de análise e especificação de requisitos. Esta é uma disciplina que se preocupa com a análise e documentação de requisitos, incluindo a análise das necessidades dos stakeholders e especificação de requisitos, fornecendo mecanismos apropriados para facilitar atividades de análise, documentação e verificação (Sayão e Breitman, 2005). Os principais objetivos da Engenharia de requisitos, segundo Gaspar (2012) são: o estabelecimento de uma visão comum entre um cliente e a equipa de projeto acerca dos requisitos a ser atendidos; o registo e acompanhamento dos requisitos ao longo de todo o processo de desenvolvimento e a salvaguarda de que os planos, artefactos e atividades do software são consistentes com os requisitos definidos. Como atividades principais da Engenharia de Requisitos identificam-se a análise e a especificação de requisitos, interdependentes e que devem realizar-se em conjunto (Pinheiro, 2003). A abordagem da Preservação da Informação efetuou-se numa perspetiva sistémica recorrendo ao Modelo SIAP que se baseia no paradigma cientifico-informacional que tem como objetivo a constituição de um sistema com memória, potenciador do acesso e com o foco na organização, assumindo, assim, a preservação da informação como uma variável da gestão da informação em todo o seu ciclo. Este modelo envolve uma lógica contínua da gestão da informação e de equilíbrio entre os vértices organicidade, funcionalidade e memória. No sentido de dar resposta ao problema de partida, efetuada no pólo teórico, as principais operações desenvolvidas no pólo técnico serão:  Recolha bibliográfica e documental em diversas fontes;  Revisão e análise bibliográfica sobre o tema, incluindo artigos científicos, dissertações, monografias e outros;  Identificação e análise de casos similares ao projeto a realizar;  Análise do contexto organizacional da FIMS;  Análise de modelos de gestão da informação e estratégias de preservação da informação em meio digital;  Observação direta e participante do funcionamento da organização;  Levantamento, análise e especificação de requisitos; Por fim, materializam-se no pólo morfológico os resultados de todas as tarefas 8 desenvolvidas por meio da representação do objeto em estudo e do processo de pesquisa e análise que permitiu a construção científica do mesmo. Isto é “trata-se da organização e apresentação dos dados, devidamente criticados no pólo teórico e no pólo epistemológico” (Silva e Ribeiro, 2002). Analisam-se os dados da avaliação à maturidade da GI e apresentamse os resultados do trabalho realizado através dos seguintes documentos:  Documento de Especificação de Requisitos com vista à implementação e manutenção do Repositório Digital e eventual certificação.  Documentos relacionados com o Plano de Intervenção em particular um Guia de Digitalização e da Preservação na FIMS assim como documentos de suporte ao Plano de Preservação. 4. Estrutura da dissertação Esta dissertação apresenta e responde ao problema identificado, bem como aos objetivos traçados aquando da delimitação e estruturação do percurso a desenvolver no projeto. Encontra-se estruturada em seis capítulos, acrescidos de uma Introdução, Considerações Finais, Referências Bibliográficas e Anexos. Na “Introdução”, é exposta a motivação que levou ao desenvolvimento desta dissertação assim como os objetivos. Apresenta-se o problema de partida e a abordagem teórica e metodológica adotada, terminando com a estrutura da dissertação. No Capítulo 1 - “Arquivos de Arquitetura e de Arquitetos” - são tecidas algumas das conceitualizações chave do projeto como Informação, Sistema de Informação, Memória, Instituição de Memória, Arquivos de Arquitetura, Arquivos de Arquitetos de modo a contextualizar os pressupostos teóricos e conceptuais. Capítulo 2 - “Preservação da Informação” - tem como foco dar a conhecer a evolução do conceito Preservação da Informação desde a conservação do documento até à mais recente curadoria digital e à visão sistémica que situa a Preservação da Informação como variável da Gestão da Informação. Por fim, são analisados os instrumentos normativos e orientadores identificados para este projeto. Capítulo 3 - “Operacionalização da Preservação” são apresentados meios de operacionalização da Preservação como a Digitalização, os Repositórios Digitais, a Politica de 9 Preservação, as Estratégias de Preservação e o Plano de Preservação. Capítulo 4 - “Preservação da produção informacional em arquitetura” identificam-se os novos desafios fase à produção informacional em arquitetura, assim como casos de referência e boas práticas neste contexto específico. Capítulo 5 – “A Insituição FIMS” caracteriza-se o caso em estudo, a FIMS, incluindo o seu enquadramento, âmbito e objetivos, bem como a sua estratégia e projetos. São apresentados os resultados de avaliação de maturidade da GI na FIMS. É, também, dado a conhecer os acervos geridos pela instituição especificando a sua constituição, processamento e disseminação, a par dos projetos de digitalização e transferência de suporte concretizados, e descrita a plataforma tecnológica adotada, o AtoM, comparando-a com outras possíveis soluções no contexto do Plano de Intervenção a desenvolver no âmbito da preservação. Capítulo 6 - “A Preservação da Informação na FIMS” – foca-se a necessidade de alinhamento de políticas de gestão e preservação da informação na FIMS e inicia-se a especificação dos requisitos para a estruturação de um sistema de gestão de informação e acionamento do processo de certificação do repositório digital, assegurando a gestão, armazenamento, preservação e disponibilização da informação dos acervos híbridos geridos pela FIMS. Apresenta-se um Plano de Intervenção complementado por um Guia de Digitalização e as bases para a construção de um Plano de Preservação da FIMS. Por fim são apresentadas especificações a considerar no caso da preservação de documentos CAD na FIMS, domínio prioritário dado o crescimento da produção informacional digital nos gabinetes de arquitetura. Por fim, nas «Considerações Finais» apresentam-se as principais conclusões, bem como as perspetivas futuras, quer no domínio investigativo, quer no domínio operacional. 1. Arquivos de Arquitetura e de Arquitetos 1.1 Informação, Sistema de informação e Memória O conceito de Informação e o de Memória estão relacionados porque, tendo em conta o conceito apresentado por Pinto (2015), não existe memória sem informação. 10 São diversas as abordagens e as tentativas de definir Informação. No presente estudo remete-se para aquela que agrega este conceito de uma forma abrangente e concisa e que o define como um “conjunto estruturado de representações mentais e emocionais codificadas (signos e símbolos) e modeladas com/pela interação social, passíveis de serem registadas num qualquer suporte material (papel, filme, banda magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma assíncrona e multidireccionada”(Silva, 2006). No entanto, para o mesmo autor esta definição não é suficiente para caracterizar Informação como objeto sendo necessário complementar com a identificação das suas propriedades/atributos intrínsecas como a estruturação pela ação, a integração dinâmica, a pregnância, a quantificação, a reprodutividade e a transmissibilidade (Silva, 2005). Desta definição é necessário reter dois aspetos. O primeiro prende-se com o fenómeno infocomunicacional em que a informação é tida como um conjunto estruturado de representações mentais e emocionais codificadas - signos e símbolos – e modeladas com/pela interação social e a comunicação, vista como partilha de ideias e emoções entre os seres humanos de forma assíncrona e multidirecionada. O segundo refere-se ao registo da informação sobre um determinado suporte, nomeadamente o papel, filme, banda magnética, disco compacto, ou outro. Segundo Pinto (2013) em meio digital a informação é produzida e registada com recurso a tecnologia tanto a nível físico como lógico e, por isso, envolve conjuntos de signos compreensíveis pela “máquina” e pelo “humano”. Diferentemente de um manuscrito ou de um impresso, um registo de informação em meio digital não pode ser dissociado do meio tecnológico onde foi produzido. É, pois, necessário garantir uma gestão que compreenda as várias dimensões que se identificam ao nível das unidades informacionais, designadamente: a física, a lógica, a conceptual e a essencial. É, também, de considerar a existência de um conceito relacionado, o de Documento, definido na ISO 15489-1 (2001) como “informação ou objeto gravado, que pode ser tratado como uma unidade”. Silva (2006) complementa esta definição afirmando que documento consiste em “informação registada num suporte humano e material/tecnológico. É condição necessária, mas não suficiente para que ocorra em pleno o fenómeno infocomunicacional. Toda a informação que o ser humano cria, recebe e guarda na sua memória tem como fonte e suporte o próprio corpo. Ter registrada ou conter informação é completamente distinto de suscitar informação. Uma lâmina de microscópio com ou sem substância analisável não contém informação, mas pode suscitar uma ou mais representações mentais e emocionais”. Ou 11 seja, um documento é a forma como se materializam ideias, pensamentos ou conhecimentos em suportes, do analógico, ao digital ou ao audiovisual, podendo ser considerado um artefacto 1 . Por sua vez, o termo Memória varia segundo o campo do conhecimento em que esteja a ser aplicado, podendo ter diversos significados, O mais comum é associarmos este termo às recordações do passado. Em Ciência da Informação a memória está diretamente ligada à informação registada, independentemente do suporte ou formato, sendo importante para a construção da memória social e coletiva do presente para o futuro. Podemos considerá-la como a “capacidade de acumular informação em condições de uso imediato” (Pinto, 2015). Ao disponibilizarmos informação estamos a promover a geração de conhecimento, no entanto como refere Silva (2006), isto depende do comportamento face à informação exposta pois o que para uma pessoa é informação para outra pode ser um dado sem significado intelectual. O conhecimento é, assim, entendido como a capacidade de um individuo, face à informação, desenvolver uma competência reflexiva gerando o conhecimento. O conhecimento está, pois, estritamente relacionado com a Informação, sinónimo de mentefacto que pode definido como um “produto da consciência, da mente, da razão e da inteligência humana” (Silva, 2006), relacionando-se com os conceitos de Informação e de Memória. Associados aos conceitos apresentados encontram-se, numa perspetiva sistémica, os conceitos de Sistema de Informação (SI) e o de Sistema Tecnológico de Informação (STI). Segundo Moresi (2000) os SI são sistemas concebidos para aperfeiçoar o fluxo de informação relevante no âmbito de uma organização, desencadeando um processo de conhecimento, de tomada de decisão e de intervenção numa realidade. Silva (2006) especifica que um Sistema de Informação é “constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito (…), não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/recetora) prolongada pela ação na linha do tempo”. Alinhada com esta definição é de considerar a de STI, definido por Pinto (2009) como a “plataforma tecnológica - meio físico/lógico de suporte à produção, transmissão, armazenamento e acesso à informação que constitui o SI propriamente dito” sendo que esta identifica a missão/necessidade da organização que o produz, acumula e usa e acompanha a função de gestão e profissionais da informação responsáveis por ela, independentemente de se tratar de um SI digital, híbrido ou analógico. 1 Artefacto - “Dicionarizado como produto da indústria, pode significar, por extensão, todo o produto tridimensional concebido e manufaturado pelo ser humano antes e depois da revolução industrial. Usa-se em Ciência da Informação como sinónimo de documento ou livro...” (Cf. DELTCI. Artefacto. Disponível em: < https://paginas.fe.up.pt/~lci/index.php/1680>. Acedido em: 13-11-2015) 18 e planeamento estratégico) e o alinhamento desta estratégia com a estratégia global de uma organização/instituição, assim como com as suas práticas de gestão e o seu ambiente externo (Pinto, 2010). A Preservação é, pois, intrínseca à atividade de Gestão situando-se ao nível institucional e intermédio. Já a Conservação enquadra-se no nível operativo concretizando a estratégia fixada (Pinto, 2010), juntando-se-lhe o restauro. A Preservação envolve políticas e opções estratégicas que serão operacionalizadas e concretizadas pela Conservação. A Preservação pode, ainda, ser considerada tanto ao nível tradicional como ao nível digital, apresentando um objetivo comum, assegurar que a informação seja recuperada de forma autêntica independentemente das mudanças que possam ocorrer nos seus suportes ou na gestão da organização que a tem em sua posse (Grácio e Fadel, 2009). Para Hedstrom (1998) a Preservação Digital é aplicada a documentos nascidos digitalmente ou a documentos analógicos convertidos para um formato digital, tratando-se de um conjunto de tarefas como o planeamento, alocação de recursos e aplicação de métodos de preservação e tecnologias necessárias para que se garanta que a informação digital possa ser acedida e utilizada a longo prazo. Esta definição vai ao encontro da preocupação com a necessidade de inclusão da Preservação digital no planeamento e ações das instituições/organizações promotoras do acesso a documentos digitais. Mais recentemente Ferreira (2006) define Preservação Digital como um conjunto de atividades ou processos responsáveis pela garantia do acesso continuado a longo-prazo á informação existente em formatos digitais. O principal objetivo da preservação em meio digital, passa por assegurar que a informação digital contida no sistema de informação organizacional fique acessível, íntegra e autêntica ao longo do tempo, no quadro de uma preservação sistémica envolvendo vários níveis e que atua nas diferentes fases do ciclo de vida e nas distintas dimensões da unidade de informação, “seja a bidimensionalidade do documento analógico, seja a pluridimensionalidade do “objeto” digital” (Pinto, 2011). Para Borba (2009) a preservação digital divide-se em três dimensões que se interligam. “A preservação física se refere às mídias magnéticas em que estão armazenados os conteúdos. A preservação lógica se refere às tecnologias utilizadas para a geração dos conteúdos, ligados a hardware e software utilizados, e a preservação intelectual está relacionada com a integridade e autenticidade dos conteúdos, neste caso a mais importante condição de ser preservada”. É possível perceber que na literatura existem duas abordagens, uma tradicional e outra 19 relacionada com a preservação digital que tem como objetivo certificar que a informação digital num sistema de informação de uma organização se mantenha autêntica e esteja acessível e inteligível no longo prazo. Uma abordagem sistémica que envolve diferentes níveis e atua ao longo das fases do ciclo de vida da informação e nas diferentes dimensões da unidade informacional. No âmbito da Preservação Digital verifica-se o aparecimento de um conjunto de estratégias, abordagens tecnológicas e atividades que agora são coletivamente conhecidas como Curadoria Digital, associada ao desenvolvimento de metodologias preventivas e de análise de risco em plataformas digitais que armazenam informação (Higgins, 2011, Conway, 2001). A Curadoria Digital surge como um processo interativo de discussão e estabelecimento de metas (Higgins, 2011) e, segundo Sayão e Sales (2012), “envolve a gestão atuante e a preservação de recursos digitais durante todo o ciclo de vida” perspetivando o acesso à informação a utilizadores quer no presente quer no futuro. Desta forma a Curadoria Digital envolve, tendo em conta a atuação em todo o ciclo de vida da informação, a criação da informação, quer a digitalizada quer a criada em ambiente digital, a gestão de qualidade, o armazenamento e a preservação da informação digital, visando tanto a agregação de valor para criação de novo conhecimento como o acesso a longo termo (DCC). Numa visão mais pormenorizada Daisy Abbot (2008) refere-se à Curadoria Digital como o envolvimento de todas as atividades desenvolvidas na gestão da informação, desde o planeamento da criação, passando pelas boas práticas na digitalização, seleção de formatos e na garantia de que a informação estará sempre disponível e adequada para ser recuperada numa visão a longo prazo. É necessário, por fim, referir que são diversas as abordagens e definições dadas aos conceitos abordados, no entanto é possível perceber que todas realçam os atributos essenciais de um documento digital, como a acessibilidade e autenticidade, e o facto da preocupação da preservação digital não estar no suporte, mas sim na garantia de que o conteúdo permaneça acessível a longo prazo. 2.2. Preservação e Gestão da Informação A Gestão da Informação, segundo (Choo, 2002) pode ser definida como um ciclo de atividades informacionais ligadas entre si de modo a promover, coordenar e uniformizar uma perspetiva apoiada em processos que agreguem a visão da gestão da informação, a gestão da 20 tecnologia da informação e a gestão dos recursos informacionais. Para este mesmo autor a gestão da informação tem como objetivo ajudar a organização a adaptar-se a mudanças, tanto externas como internas, explorando os recursos de informação. Podemos acrescentar a visão de Wilson (1989, 2003) que entende que a Gestão da informação é compreendida como a gestão eficaz dos recursos informacionais que são relevantes para uma organização, tanto os que são criados a nível interno como externo, aplicando “princípios de gestão para a aquisição, organização, controlo, disseminação e uso de informação”. O conceito de Gestão de Informação está diretamente ligado ao ciclo de vida da informação na medida em que a informação numa organização é demasiado importante e complexa, sendo necessário geri-la em todo o seu ciclo. O ciclo de vida da informação é composto e identificado pelos momentos vividos pela informação e que a colocam numa posição vulnerável, desde a conceção, produção, armazenamento, manutenção, avaliação/seleção até ao acesso aos recursos digitais e mesmo ao seu descarte. A visão integrada do ciclo de vida de informação envolve preocupações desde a conceção e aquisição até ao seu descarte (Gouveia, 2006). Esta relação, no entanto, é ainda compreendida como uma “vasta problemática ligada à produção da informação (do meio ambiente à estrutura produtora, a operacionalização e utilidade da memória orgânica, os atores, os objetivos, as estratégias e os ajustamentos à mudança) em contexto orgânico institucional e informal” (Silva, 2009). Atualmente a criação/produção de informação em meio digital cresce a um ritmo considerável arrastando dificuldades nunca sentidas. Segundo Pinto (2007) o maior desafio da atualidade é o da gestão da informação em meio digital, onde a obsolescência tecnológica, visível a vários níveis como os de hardware, de software, de suportes de armazenamento ou formatos, é um dos vários fatores a considerar. Com este problema, e segundo Pinto (Pinto, 2010), surgem duas questões, a necessidade de garantir a inteligibilidade e o acesso continuado à informação independentemente das mudanças tecnológicas que possam surgir e a indissociável necessidade da inequívoca identificação do contexto de produção da informação e das intervenções subsequentes. Na perspetiva da Ciência da Informação pode-se afirmar que a Preservação implica duas componentes inter-relacionadas, a componente operacional que convoca a Conservação e a componente estratégica e de gestão que convoca a Preservação integrada na Gestão da Informação (Pinto, 2015). Pinto (2009) defende que a preservação é uma variável da gestão da informação, não importa o suporte e/ou a entidade/serviço responsável pela gestão da informação, afirmando que “a Preservação é intrínseca à função de Gestão, seja a nível 21 institucional, seja a nível intermédio, devendo ser pensada no longo prazo e em termos de políticas, planos e programas, recursos e estrutura orgânica/funcional que os suporte, tendo, consequentemente, implicações quer na fixação da Missão da Organização, quer nos objectivos (estratégicos e operacionais), quer nas metas fixadas, quer ainda, nas acções/actividades e projectos planeados para efectivar. A Preservação projecta-se, assim, ao nível de gestão da organização, da gestão do serviço de informação e da gestão do sistema de informação organizacional, afirmando-se como uma variável indiscutível da Gestão da Informação” (Pinto, 2009). Esta abordagem dos desafios da gestão de sistemas de informação inteiramente digitais ou híbridos assume a preservação da informação como variável da gestão da informação, mantendo o foco no fenómeno e processo infocomunicacional, sustentada na teoria sistémica e corporizada no modelo SI-AP (Sistema de Informação – Ativa e Permanente) que orientará a Organização/Instituição e os seus colaboradores no processo de adequação da gestão da informação com vista à sua transformação, desde logo numa organização “aprendente” e, posteriormente, numa “organização inteligente”. O relacionamento da Gestão da Informação com todas as fases do ciclo de vida da informação e a aproximação da Preservação da Informação ao momento da produção informacional, ou mesmo antes, posiciona esta última como variável da Gestão da Informação. Torna-se inevitável a sua presença ao longo de todo o ciclo de gestão sobretudo quando o foco se centra no meio digital e nos cada vez mais comuns sistemas híbridos em que suportes tradicionais e meio digital coexistem. A Preservação deve, assim, ser pensada e operacionalizada em função de ambos convocando uma perspetiva sistémica. A preservação da informação deve atender à “sua globalidade e complexidade” (Pinto, 2009), composta por diversos níveis, desde o do objeto (Informação e Meta-informação), passando pelo Sistema de Informação (analógico, digital ou hibrido), pelo Sistema Tecnológico da Informação (arquitetura computacional) até ao nível Organizacional (estrutura, processos, recursos humanos, Sistema de Informação, Sistema Tecnológico da Informação, ambientes internos e externos), interorganizacional, nacional e global. A Preservação da Informação, variável da GI, deverá começar “desde logo na concepção e implementação da plataforma tecnológica na qual será produzida, organizada, armazenada e difundida a informação, nomeadamente no software utilizado, nos formatos adotados, na recolha, na fase e momento próprio, da meta-informação administrativa, técnica, estrutural, descritiva ou de preservação que permita a sua futura referenciação e o desencadear das diferentes estratégias de preservação que agirão sobre as diferentes dimensões, seja a 22 bidimensionalidade do documento analógico, seja a pluridimensionalidade do “objeto” digital” (Pinto, 2013). Imagem 3 - Um único ciclo de Gestão de Informação que integra a Preservação (Pinto, 2013) Na imagem 3 está representada a proposta de Pinto (2013) de um único ciclo de gestão que integra a preservação e que se desenvolve num processo complexo que incorpora conhecimento teórico, diversas ferramentas normativas, esquemas, modelos conceptuais e de requisitos e técnicas de operacionalização que serão aplicados em todo o ciclo de vida da informação. Em 2008 Pinto (2010) elabora o PRESERVMAP (imagem 4), um roteiro da Preservação na Era da Informação, identificando duas rotas, a da preservação tradicional e da preservação digital, que ao longo do século. XX se desenvolvem de forma paralela mas que devem convergir para uma única rota, a da preservação sob perspetiva sistémica, refletindo a análise supra. A Preservação apresenta-se como variável da Gestão da Informação e deve ser assumida em todo o ciclo de vida da informação e iniciar-se na fase de conceção da plataforma tecnológica (hardware e software) a ser utilizada para produzir, circular, armazenar, disseminar e preservar a informação. 23 Imagem 4 - Um percurso que conduz à Preservação da Informação em sentido sistémico - PRESERVMAP (PINTO, 2010) Por fim é percetível a necessidade das instituições entenderem a gestão da informação de modo a posteriormente garantirem uma atuação ao nível da cultura, das políticas, estratégias e planos de operacionalização. 2.3. Enquadramento normativo No âmbito da Preservação da Informação, e para além da reflexão teórica descrita, desde cedo se tem trabalhado no sentido de a enquadrar normativamente. É recomendável que as Instituições sigam um conjunto de normas orientadoras da prática da preservação da informação. Estas normas constituem uma série de boas práticas que resultam da investigação e experiências que se vão desenvolvendo nesta área. Enunciam-se, de seguida, alguns dos instrumentos normativos mais relevantes no âmbito da preservação e da digitalização: 24  ISO 15489 (1,2) - Information and documentation : Records Management - fornece orientações sobre a gestão de documentos em organizações públicas ou privadas, para clientes internos e externos, sobre a determinação de responsabilidades e políticas de gestão de documentos, procedimentos, sistemas e processos, bem como sobre a conceção e implementação de um sistema de gestão de documentos;  ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information system (OAIS). Reference model - especifica um modelo conceptual de referência para a criação de arquivos digitais (Modelo OAIS);  ISO 16363:2012 - Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories - define um Guia com práticas recomendadas para o desenvolvimento de um processo de certificação e auditoria de um repositório digital, com vista à avaliação da sua confiabilidade;  ISO/TS 23081 (1,2,3) - Information and documentation – Records management processes Metadata for records - a Parte 1 abrange os princípios que sustentam e governam a meta-informação da gestão de documentos; a Parte 2 estabelece um quadro para a definição de elementos de meta-informação coerentes com a implantação do sistema de gestão de documentos definido pela ISO 15489. A Parte 3 fornece orientação sobre a realização de uma autoavaliação da metainformação relativa à criação, captura e controlo de documentos;  ISO/TR 15801:2004 – Electronic Imaging – Information stored electronically – Recommendations for trustworthiness and reliability - descreve a metodologia de implementação e operação de sistemas tecnológicos de suporte à GI e que armazenam a informação em formato eletrónico, neste caso imagem;  ISO/TR 18492:2005 - Long-term preservation of electronic document-based information - fornece orientações práticas metodológicas para a preservação a longo prazo e a recuperação de informação autêntica quando o período de retenção excede a expectativa de vida da tecnologia (hardware e software) utilizada para criar e manter essa informação.  ISO/TR 13028: 2010 – Information and documentation: Implementation guidelines for digitization of records: Estabelece diretrizes para a criação e 25 manutenção de documentos apenas em formato digital, nos casos em que o documento de origem não-digital foi digitalizado; estabelece as diretrizes de melhores práticas para a digitalização, para a confiabilidade e a acessibilidade dos documentos digitalizados; especifica as estratégias para auxiliar na criação de registos de documentos digitalizados adequados à retenção a longo prazo; e estabelece as diretrizes de melhores práticas para a gestão de registos de origem não-digital após a digitalização.  ISO 19005-1: 2005 – Document Management: Electronic document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1): Especifica como utilizar o Portable Document Format (PDF) 1.4 para a preservação a longo prazo de documentos digitais. É aplicável a documentos contendo combinações de dados textuais, imagens raster ou vectoriais.  NISO Z39.87: 2006 - Data Dictionary : Technical metadata for digital still images: define um conjunto de elementos de meta-informação para imagens digitais. Este dicionário foi projetado para facilitar a interoperabilidade entre os sistemas, serviços e software, bem como para apoiar a gestão a longo prazo e o acesso contínuo às coleções de imagens digitais.  MoReq2010 - Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos - é uma especificação de requisitos para um sistema de gestão de documentos de arquivo. Estas normas surgem de modo a consolidar as políticas, estratégias, processos e procedimentos da preservação da informação de uma forma eficaz devendo ser consideradas pelas Instituições de forma a garantirem o acesso e armazenamento da informação digital bem como a sua autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade, acessibilidade e uso. 3. Operacionalização da Preservação 3.1. A digitalização com vista à Preservação A digitalização de documentos é um dos processos fundamentais para permitir o acesso e a difusão dos arquivos, contribuindo para a sua preservação visto que restringe o manuseamento dos documentos originais (CONARQ, 2010). 26 A digitalização começa por ser utilizada em diversas instituições que visam dar acesso aos seus arquivos ao mesmo tempo que preservam os documentos registados em suportes analógicos. No entanto, o produto que resulta da digitalização constitui um documento digital que requer a aplicação das devidas estratégias de preservação, nomeadamente para resolver o problema da obsolescência tecnológica. “Os documentos digitais não sobrevivem sem uma estratégia constante de proteção aos seus mecanismos de armazenamento e visualização, uma vez que esses estão sujeitos a tornarem-se indisponíveis devido à rápida obsolescência” (Valle Júnior e Araújo, 2005). O processo de digitalização visa a criação de objetos digitais através de scanners ou câmara fotográfica que, posteriormente, necessitam ser tratados, organizados, descritos e armazenados (Cabral, 2002). No entanto, tendo em conta que o processo de digitalização não ocorre apenas em documentos em suporte tradicional, mas também em outros suportes como o audiovisual, é incentivado o uso de tecnologias de captura como o OCR (Optical Character Recognation) ou outros tipos de software de processamento. Independentemente da tecnologia de captura a ser utilizada, o processo de digitalização exige como resultado uma qualidade não apenas ligada ao potencial tecnológico mas também às garantias de atributos como a autenticidade, a fidedignidade, a integridade, a inteligibilidade e a reutilização continuada da informação (Pinto, 2015). O objeto digital é definido por Ferreira (2006) como “todo e qualquer objecto de informação que possa ser representado através de uma sequência de dígitos binários (bitstream). Documentos de texto, fotografias digitais, diagramas vectoriais, bases de dados, sequências de vídeo e áudio, modelos de realidade virtual, páginas Web e jogos ou aplicações de software são apenas alguns exemplos do que pode ser considerado um objeto digital”. Pinto ressalta a unidade informacional, a pluridimensionalidade que a caracteriza e que exige que a preservação em meio digital considere a dimensão física, a dimensão lógica, a dimensão conceptual/intelectual e a dimensão essencial, por forma a garantir o acesso de futuros utilizadores “á verdadeira essência do ‘objeto digital’”(Pinto, 2009), envolvendo quer a informação na sua essência quer a respetiva meta-informação. As TIC proporcionam o acesso a informação e, de forma indireta, protegem os originais da manipulação retardando a sua deterioração. “A tecnologia digital surge como uma possibilidade de romper o compromisso entre preservação e acesso: de opostas, essas dimensões passam a ser cooperantes” (Valle Júnior e Araújo, 2005). Tendo em conta que a digitalização em projetos com vista à preservação da informação no longo prazo pretende conciliar o acesso e a preservação da informação, este deve ser um trabalho em conjunto entre 27 as instituições, os produtores, os gestores de informação, os informáticos e os utilizadores (Conway, 2001). Segundo o CONARQ (2010), a digitalização requer a adoção de métodos, a aplicação do conhecimento de princípios arquivísticos e o cumprimento de atividades intrínsecas ao processo de digitalização (captura digital, armazenamento e disseminação da informação digital). Desta forma é de extrema importância a construção de um plano delineado rigorosamente onde sejam traçadas todas as fases do processo de digitalização que esteja em concordância com as estratégias e regras adotadas pela instituição. Na fase de seleção da documentação a digitalizar é importante definir um documento orientador do processo de digitalização. Antes de iniciar o processo de digitalização é necessário pensar como é que os objetos digitais criados irão ser preservados, desta forma é necessário determinar, suportes, formatos e a meta-informação que contém “os elementos essenciais à sua preservação e acesso continuado (Pinto, 2009), assim como estabelecer o número de cópias a ser realizadas e planear a documentação do processo de digitalização (equipamento utilizado, direitos de autor, resolução, etc.) (Ferreira, 2011, Amorim e Lopes, 2005). A escolha correta do formato do objeto digital a ser criado é fundamental para facilitar a preservação da informação, visto que deve ser considerado o comportamento informacional e as necessidades de uso presente e futuro. Uma das opções a não tomar é a escolha de formatos não normalizados pois estes podem trazer dificuldades futuras em questões de legibilidade, capacidade de migração e interoperabilidade (Amorim e Lopes, 2005). Os formatos mais utilizados no processo de Digitalização são:  DOC: formato criado e distribuído pela Microsoft que permite o processamento de texto. Recentemente, documentos em formato DOC, foram substituídos por documentos DOCX. O formato DOCX é parte do formato Open Office XML que faz com este seja mais compacto e seguro do que o antigo formato.  JPEG (Joint Photographic Experts Group): é o formato mais utilizado por dispositivos de captura de imagem. Este formato é utilizado para armazenar fotos e disponibilizá-las através da Internet. É adequado principalmente para fotografias sendo que desenhos e gráficos textuais devem ser guardados noutros formatos como o TIFF, isto porque devido ao contraste de pixels perde-se qualidade gráfica da imagem. 34 administrativa utilizada para gerir o arquivo;  Administração: refere-se às funções e serviços para o funcionamento geral do arquivo;  Planeamento da Preservação: consiste em monitorizar o ambiente do OAIS e formular recomendações para assegurar que a informação armazenada no OAIS se mantenha acessível a longo prazo para a comunidade de utilizadores designada, mesmo que o seu contexto tecnológico original se torne obsoleto;  Acesso: consiste em apoiar os consumidores na identificação da existência, descrição, localização e disponibilidade da informação armazenada no OAIS, permitindo que os consumidores requisitem e recebam produtos de informação sob forma de Pacote de Informação para Disseminação (DIP). As entidades internas e externa ao interagirem em conjunto, segundo Lavoie (2004), compõem o mecanismo através do qual um arquivo OAIS preserva a informação a longo prazo e a torna acessível a uma comunidade. No lado direito da imagem podemos observar com detalhe as entradas funcionais do plano de preservação. Segundo Strodl et al. (2007) as funções “Monitor Designated Community” e a “Monitor Technology” reportam as mudanças de requisitos de serviço, das tecnologias e das comunidades designadas para a função de “Develop Preservation Strategies and Standards”. Esta última função tem como objetivo avaliar e desenvolver estratégias e padrões de preservação para assegurar a acessibilidade e usabilidade do arquivo. Por fim as recomendações serão enviadas á entidade responsável pela administração do arquivo. 3.2.2. A meta-informação e a preservação Na perspetiva da Ciência da Informação a descrição da informação possibilita o armazenamento, a recuperação e o acesso à informação. Compreende o contexto e o conteúdo dos documentos e convoca padrões de meta-informação que, hoje, começam a homogeneizarse no sentido da interoperabilidade entre os repositórios digitais (Arellano e Andrade, 2006). Como constatado na figura 2, o modelo conceptual OAIS detalha os tipos de informação necessária para a preservação de objetos digitais (nomeadamente descritiva), sendo esta metainformação necessária para assegurar a sua preservação a longo prazo. 35 Meta-informação pode ser definida como os “elementos ou estruturas de organização da informação que, associados a um objeto digital, classificam, categorizam e descrevem essa informação. Em suma, são dados sobre os dados, são a informação estruturada sobre a informação distribuída” (Méndez Rodríguez, 2002). Desta forma, a meta-informação tem um papel importante para a compreensão da informação facilitando a sua recuperação, uso e gestão (NISO, 2004). A meta-informação pode ser considerada segundo três categorias: a meta-informação administrativa, a meta-informação descritiva e a meta-informação estrutural (Sayão, 2010). Segundo Sayão (2010) a meta-informação descritiva é a mais conhecida sendo que é utilizada para descrever características que identificam um pacote de informação. É utilizada informação de identificação (título, autor, data de criação/publicação, etc.), informação sobre a organização intelectual (controle de autoridade, assuntos, etc.) e informação sobre o acesso intelectual (classificação, categorização, etc.). A meta-informação estrutural equivale à estrutura do objeto digital correspondendo ao pacote de informação que está a ser descrito. Desta forma a meta-informação estrutural caracteriza o objeto digital, o que faz e como funciona sendo denominada também por metainformação técnica, meta-informação de exibição ou meta-informação de uso. Inclui informação sobre o software e o hardware, informação técnica (cumprimento de bit, formato, regras de apresentação, etc.), informação sobre o processo de captura, por exemplo a digitalização, ou seja, informação relacionada com a criação do objeto digital (scanner utilizado, etc.), informação sobre autenticação e dados de segurança, informação sobre protocolos de pesquisa e controle de versões. A meta-informação administrativa é elaborada com o objetivo de gestão, armazenamento do objeto digital e tomada de decisão. Agrupa informação sobre requisitos de armazenamento e sobre processos de migração dos objetos digitais, apoia atividades de monitorização, reprodução e backup dos pacotes de informação, fornece informação sobre a criação, aquisição e modificação do pacote de informação, dados de direitos de autor sobre permissões de uso e de reprodução e sobre requisitos legais de acesso, localização, identificação do objetivo e preservação. Desta forma, e no contexto da preservação, autores como Webb (2003) defendem a existência de subcategorias da meta-informação administrava: a meta-informação de gestão de direitos e a meta-informação de preservação, visto que a preservação integra a GI. Segundo 36 a NISO (2004) a meta-informação de gestão de direitos lida com os direitos de propriedade intelectual e a meta-informação de preservação lida com a informação necessária para a preservação do objeto digital. Lavoie e Gartner (2005) definem meta-informação de preservação como “a informação que apoia e documenta a preservação a longo prazo dos materiais digitais” que segundo Saramago (2002) deverá ser considerada durante todo o ciclo de vida dos documentos. Já Webb (2003) defende que a meta-informação de preservação “corresponde à informação estruturada sobre o objeto digital que identifica o material sobre o qual o programa de preservação tem responsabilidade; indica o que é necessário para manter e proteger os dados; indica ao utilizador aquilo que é necessário para representar o objeto digital pretendido, independentemente das evoluções que tenham ocorrido nas tecnologias de armazenamento e acesso; regista o histórico do objeto, bem como as consequências das operações que tem sofrido; documenta a identidade e a integridade do objeto para certificar a sua autenticidade; permite ao utilizador e ao programa de preservação compreenderem o contexto do objeto digital armazenado”. Assim, segundo estas definições percebemos que a meta-informação de preservação acaba por incorporar informação das três categorias de meta-informação e desta forma Keefer e Gallart (2007) referem que a meta-informação de preservação apesar de ser uma categoria à parte das outras três acaba por as incorporar. Sendo assim a meta-informação de preservação incorpora a meta-informação descritiva, a estrutural e a administrativa. Para Lavoie e Gartner (2005) é importante que um objeto digital esteja acompanhado pela meta-informação de forma a documentar a sua proveniência e autenticidade, caso estas características forem alteradas por algum individuo isso deve ser comtemplado assim como o motivo que levou a essa alteração, isto porque os objetos digitais podem ser facilmente alterados, por acidente ou intencionalmente, além disso o tempo de vida de um objeto digital pode levar à degradação gradual levando à perda de diversa informação. Ferreira (2006) acrescenta que a meta-informação de preservação é importante porque procura descrever o caminho percorrido pelos documentos digitais, desde a sua criação até à incorporação no repositório, porque descreve o ambiente tecnológico que suporta a apresentação correta dos objetos digitais, porque garante a autenticidade e por fim porque incluem toda a informação sobre condicionantes legais que podem afetar os objetos digitais num repositório. Sayão (2010) indica que a iniciativa mais importante no campo da meta-informação de preservação é o dicionário PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies), que tem como base o modelo OAIS. O PREMIS é um grupo de trabalho constituído por pessoas de várias instituições a nível mundial que através das suas experiencias profissionais têm como 37 objetivo criar uma ferramenta concreta que possa trazer para a prática conceitos padronizados no modelo OAIS. Por fim é possível entender que a criação de modelos de meta-informação de preservação é fundamental para ultrapassar o desafio da longevidade incerta da informação em meio digital pois permite reconstruir o contexto original de criação do documento e, portanto, sua leitura, cópia para novos suportes, migração para diferentes formatos de arquivo e outras operações de preservação digital. Assim, é importante considerar a criação da meta-informação como uma prática relevante da preservação da informação devendo ser normalizada e independente de tecnologia. 3.3. A política de preservação Uma Politica de Preservação surge da necessidade de assegurar os atributos principais da informação num determinado Sistema de Gestão de Informação. Estes atributos são a integridade, a disponibilidade e a confidencialidade (ISO 27001:2005), e também a autenticidade, fidedignidade, inteligibilidade e uso que devem ser igualmente garantidos. No entanto, numa fase inicial, as instituições devem entender a necessidade da Gestão da Informação e só posteriormente a necessidade da preservação pois desta forma estarão aptas a desenvolver os esforços necessários para desenvolver e implementar uma Política de Preservação que englobe todo o ciclo de vida da informação tornando-se uma parte integrante da Política de Gestão da Informação de uma organização. Uma Política de Preservação consiste na criação de um documento formal de planeamento estratégico no qual se definem procedimentos, normas e estratégias que estabeleçam uma estrutura técnica e organizacional que permita preservar os documentos digitais a longo prazo conservando a sua forma física e intelectual de modo a que estes mantenham os seus atributos como a autenticidade, integridade, inteligibilidade e acessibilidade continuada no longo prazo. No plano devem ser definidos ainda os procedimentos e estratégias de preservação e a sua implementação, sempre numa visão integrada da Gestão da Informação (Andres, 2011). Para Ferreira (2006) uma Política de Preservação deve envolver todos os aspetos de um repositório, como a criação de uma política de avaliação e seleção do material, a definição da meta-informação associada ao objeto digital, a definição de estratégias apropriadas para cada classe de objeto digital, a conceção de uma política de continuidade, caso a 38 instituição/organização suspenda a sua atividade, a definição de objetivos a nível social e organizacional e o uso de um modelo de financiamento sustentável e outros. Todas as estratégias definidas devem ser descritas em todos os dimensões de abstração dos materiais, o físico, lógico e concetual, o social, o económico e o organizacional. De modo a garantir a preservação e o acesso a longo prazo, e segundo os National Archives do Reino Unido, uma Política de Preservação Digital deve atribuir a um elemento sénior da Instituição, como o diretor ou coordenador do serviço, a responsabilidade e a apropriação da política; definir os procedimentos a seguir e referenciar qualquer orientação interna ou a outras políticas que devem ser seguidas; alinhar a política de preservação digital a outras políticas que sejam relevantes como a de GI e apoiar as estratégias de preservação digital. Segundo Foot (2013), da British Library, ao desenvolver uma boa Política de Preservação uma instituição estará apta a:  Clarificar a sua missão com a atividade de preservação;  Clarificar o âmbito da atividade de preservação, identificando os arquivos a preservar, o seu significado e o período de conservação desejado;  Elucidar as relações com aspetos da gestão como a aquisição, acesso e segurança;  Fornecer uma declaração de como o desempenho pode ser monitorizado;  Demonstrar, aos financiadores e utilizadores internos e externos, o compromisso a longo prazo da instituição relativamente aos seus arquivos;  Agir como uma ferramenta de comunicação externa e interna;  Proporcionar uma base para o desenvolvimento de estratégias de preservação e programas de preservação;  Fornecer uma base para o estabelecimento de prioridades e justificar o investimento;  Demonstrar uma gestão responsável para o benefício dos atuais e futuros utilizadores; 39  Explicar aos utilizadores por que certas ações são tomadas e outras não (Foot, 2013). 3.4. As estratégias de preservação São várias as estratégias de preservação que podem ser definidas e, se por um lado os documentos em ambiente analógico implicam o seu armazenamento num ambiente seguro e adequado de forma a não serem manuseados durante um longo período de tempo, por outro em meio digital esta abordagem não é a mais adequada pois a rápida obsolescência tecnológica e rápida degradação dos suportes exigem uma intervenção e estratégias ativas e continuas. Para Ferreira (2009) uma estratégia de preservação é toda a abordagem técnica que garante o acesso continuo à informação garantindo um impacto a médio e longo prazo, requerendo conhecimentos especializados dada a sua complexidade em alguns dos casos. A preservação a longo prazo, segundo Lee et al. (2002) pode abarcar mais do que uma estratégia que combinadas podem garantir o sucesso da preservação. Arellano (2004) refere que são vários os investigadores no mundo a desenvolver modelos para uma infraestrutura de preservação digital a longo prazo citando Beagrie e Greenstein (1998), que apontam algumas das precauções que devem ser tomadas de modo a reduzir o perigo da perda nos documentos digitais, sendo elas;  Armazenamento em ambiente controlado e estável;  Implementação de ciclos de atualização, refrescamento, para uma cópia em novo suporte;  Elaboração de cópias de preservação assumindo tanto licenças como permissões de copyrights;  Implementação de procedimentos adequados de manuseamento e,  Transferência do documento para formatos padrão. Segundo Lee et al. (2002), as estratégias de preservação digital podem ser agrupadas em três classes fundamentais: emulação, migração e encapsulamento. No entanto Ferreira (2006) e Saramago (2002) exploram outras estratégias de preservação em meio digital, a preservação da tecnologia, o refrescamento, a emulação, a migração/conversão, o 40 encapsulamento, a pedra da rosetta digital e o XML (Extensible Markup Language) que se especificam de seguida:  Preservação da Tecnologia: é uma estratégia que comporta a manutenção e conservação de todo o hardware e software necessários para a apresentação correta dos objetos digitais;  Refrescamento: é a transferência de informação de um suporte físico de armazenamento para outro antes que se torne obsoleto;  Emulação: uso de um software que seja capaz de reproduzir todo o comportamento de uma plataforma de hardware/software numa outra considerada à partida incompatível;  Migração/Conversão: a migração consiste na transferência periódica de material digital de determinada configuração de hardware/software para outra, ou de uma versão de tecnologia para a posterior. A migração pode ser aplicada em suportes analógicos, na atualização de versões, na conversão para formatos concorrentes, para normalização, entre outros.  Encapsulamento: preservar, junto com o objeto digital, a informação que é necessária e suficiente para a permissão do desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores no futuro;  Pedra de Rosetta digital: consiste numa estratégia de recuperação de objetos digitais que não contenham informação suficiente acerca do seu formato. Para que seja possível, são reunidas amostras de objetos representativos do formato que se deseja recuperar;  XML (Extensible Markup Language): pode ser vista como uma opção da migração e baseia-se na linguagem de marcação utilizada em padrão aberto para enriquecer a informação sobre estrutura e significado sendo independente da plataforma onde irá correr favorecendo a interoperabilidade, podendo ser usada como formato de criação de documentos. 41 3.5. O Plano de Preservação Após a criação da Política de Preservação e a definição de estratégias deverá ser criado de forma consistente um Plano Estratégico de Preservação da Informação que, segundo a norma ISO 16363:2012, corporiza-se numa declaração escrita que deve ser autorizada pela administração do repositório, onde se definem metas e objetivos a alcançar, a longo ou a curto prazo, de modo a assegurar o acesso a informação autêntica tanto no presente como no futuro. Becker e Rauber (2011) acrescentam que um Plano de Preservação deve definir ações de preservação a ser tomadas por uma instituição, devido ao risco identificado para um conjunto de objetos digitais. O Plano deve considerar as políticas definidas, obrigações legais, restrições organizacionais e técnicas, requisitos de utilizador e os objetivos de preservação e definir o contexto de preservação, as estratégias de preservação, e avaliar as decisões das estratégias. A estrutura de um plano de preservação, segundo os autores Becker e Rauber (2011), deve explorar os seguintes pontos: Identificação; Estado e Triggers; Descrição do ambiente institucional; Descrição do acervo; Requisitos para a preservação; Evidência de decisão para uma estratégia de preservação; Custos; Funções e responsabilidades e Plano de Ação de Preservação. O Plano de Preservação Digital requer a abordagem integrada da função de Preservação e de Segurança da Informação, “analógica” e digital, no contexto da Política e processos de Gestão da Informação e TI. Por sua vez, estas partem de um estudo sistemático da organização / instituição, dos seus atores, dos processos de negócio e da produção informacional. Neste documento é importante, ainda, referir todas as ações a realizar ao longo do ciclo de vida da informação, isto porque as ações de preservação devem ser aplicadas desde a fase de produção do documento de modo a evitar possíveis gastos financeiros e perdas de informação. Além disso, a meta-informação, principalmente a de preservação, assume um papel de grande relevância assumida como uma solução que visa a preservação a longo prazo. Dada a importância do desenvolvimento de um Plano de Preservação têm surgido algumas ferramentas que apoiam tarefas e processos ao nível do Planeamento da Preservação como a Ferramenta PLATO. Esta ferramenta tem como objetivo apoiar a decisão de implementação de um planeamento de preservação sólido integrando serviços para caracterizar o conteúdo, ações de preservação e comparar objetos automaticamente numa arquitetura orientada a serviços de modo a fornecer o máximo apoio para o planeamento de preservação. Os benefícios da utilização deste software são: a confiabilidade, através da 42 experimentação controlada e de documentação; a consciência política; a utilização de medidas padrão; a conexão a repositórios utilizando interfaces abertas; o fornecimento de um plano executável e a criação de triggers para monitorização. A utilização destas ferramentas é essencial para se proceder à avaliação do plano de preservação de informação garantido cumprir a missão de um plano de preservação de informação, assegurar o acesso a objetos autênticos no longo prazo. A aplicação de uma política de preservação, junto com uma série de boas práticas e estratégias que visam a perenidade dos suportes em que a informação digital está registada e a criação do Plano de preservação digital consistente com a Política de Preservação definida alinhada com as políticas de GI e TI podem garantir o sucesso da preservação da informação digital a longo prazo ao especificar o tratamento do acervo de uma Instituição. No entanto, e tendo em conta que a preservação digital está relacionada com a evolução das TIC, é importante estar preparado para as alterações tecnológicas, sendo que é importante rever periodicamente todas estas ferramentas para que possam ser efetuados ajustes às mudanças que vão surgindo, tanto ao nível das TIC como também ao nível dos requisitos dos utilizadores e da própria instituição. 4. Preservação da produção informacional em arquitetura 4.1. Novos desafios A evolução das TIC trouxe consigo novas formas de criar documentos no domínio da arquitetura e com isso surgiram formatos digitais como os de CAD (Computer-aided design systems) 2 e BIM (Building Information Models). Nieuwenhuysen e Peyceré (2000) referem a existência de cinco tipos de documentação de arquitetura e apontam alguns dos problemas que apresentam ao nível da preservação:  Suporte tradicional: tradicionalmente são três tipos de papel utilizados como suporte pelos arquitetos, o papel pesado, o papel standard e o papel vegetal. Outros materiais também foram utilizados ao longo do tempo como o papel de linho, papel de velino, pelicula de plástico. Os desenhos em alguns destes 2 CAD (computer-aided design systems) - software de computador usado por arquitetos para projetar e preparar desenhos para projetos de construção. (Cf. ICA. 2000. A Guide To The Archival Care Of Architectural Records. Disponível em: <http://www.ica.org/sites/default/files/ArchitectureEN.pdf> Acedido em: 20-11-2015 43 suportes têm tendência a sofrer reações químicas e com o tempo tornam-se elegíveis. O manuseamento sem cuidado dos mesmos faz com que se dobrem, enrolem ou até rasguem e por isso, desta forma, é inevitável a sua deterioração.  Cópias e reimpressões: Os projetos de uma construção envolvem diversas pessoas que podem precisar de cópias de algum documento de arquitetura. As cópias ou reimpressões são utilizados na maior parte das vezes para processos de modificação de desenhos de arquitetura. Ao nível do suporte o mais utilizado é o Blueprint, no entanto existem outros como o Diazo, Van Dyke, cópia prostática e cópias eletroestáticas. Este suportes ao nível da preservação sofrem os mesmos problemas que os suportes tradicionais, como as reações químicas.(Hamburger, 2004, Nieuwenhuysen e Peyceré, 2000)  Modelos: os modelos de arquitetura surgiram durante o século XV de modo a desenvolver o plano do projeto, a ajudar a construção da obra e para contribuir discussões com clientes. No início do XX passa a ser comum a utilização do gesso e a partir da década de 1920 passam a ser utilizadas as maquetas. O grande problema face a este suporte é o facto de que, normalmente, os modelos da fase intermédia do projeto de arquitetura são eliminados e os que restam são expostos a condições não favoráveis decompondo-se e deteriorando-se.  Fotografias: a partir do século XX os arquitetos passam a utilizar a fotografia de modo a enfatizarem as qualidades de uma nova obra. São utilizadas ainda para captar pontos chaves de maquetas criadas para uma obra. Muitas das fotografias são captadas pelos próprios arquitetos, sendo profissionais ou amadores. Nos arquivos de arquitetura existem séries 3 de fotografias valiosas que ajudam a compreender o projeto de arquitetura.  Suporte digital: a partir da década de 1980 os arquitetos passam a utilizar os computadores para criarem os desenhos de arquitetura e formatos como o CAD e os BIM começaram a surgir substituindo a prática tradicional de conceção e elaboração de arquitetura. Inicialmente utilizados para simplificar a preparação de planos técnicos são hoje utilizados para a criação de modelos de planos ou de 3 Série – “Série é uma sequência informacional seja qual for o suporte em que está registada (papel, cassetes áudio, vídeo, cd’s, ficheiros electrónicos...) que tanto pode ser modelada pelos ditames da produção (seja burocrática ou administrativa, científica, técnica, literária, etc.), como pelos do uso/recuperação, sendo ambos válidos”. (Cf. DELTCI. Série. Disponível em: < https://paginas.fe.up.pt/~lci/index.php/1757>. Acedido em: 13-11-2015) Uma série de desenhos de arquitetura, por exemplo, são muitas vezes consecutivamente numerados. 50  Papéis e responsabilidades: indica as funções e responsabilidades de cada elemento da equipa envolvida na área de atuação da política;  Normas e orientações: expõe normas, referências e padrões que orientam a Política de Preservação;  Formatos: especificação de formatos para a preservação;  Abordagens à preservação: são definidos modelos, requisitos e processos utilizados;  Armazenamento e Acesso da informação: definição de um sistema tecnológico que irá permitir a preservação e o acesso à informação;  Colaboração: estabelecimento de parcerias com organizações ou outras instituições. No documento elaborado pelo National Museum Australia é definida a política de preservação e digitalização e nele são abordados vários tópicos desde o modelo orientador de preservação digital, o padrão de meta-informação, métodos de preservação digital adotados bem como a gestão de riscos e as ações prioritárias. No caso do Parliament Archives no documento “A Digital Preservation Policy For Parliament” são explorados de forma detalha os requisitos da política focando as características do sistema tecnológico a ser utilizado para a preservação, o modelo de seleção de documentos a preservar, a segurança e o controlo de acesso, a gestão de integridade, a gestão da meta-informação e gestão do armazenamento. São ainda definidos aspetos sobre auditorias que poderão complementar futuras revisões á politica e definidos critérios sobre as revisões às políticas. Este documento pode ser complementado com o “A Digital Preservation Strategy for Parliament” onde são definidas estratégias de preservação mas também apresentados os objetivos e benefícios da definição de estratégias de preservação e os riscos de não desenvolver estratégias de preservação e ainda é apresentada a forma de como as estratégias de preservação se alinham com outras estratégias como a das TIC e a da própria instituição. Por fim o UK Data Archives desenvolveu um documento com a Política de Preservação que explora detalhadamente questões acerca do modelo de preservação a seguir, abordando num dos campos questões acerca do plano de preservação e das estratégias a seguir. Segundo Woollard (2008) a criação deste documento envolveu um estudo das necessidades da 51 Imagem 7 - A FIMS como parte integrante da U.PORTO Instituição, dos padrões de utilizadores, de padrões e legislação, da tecnologia e ambiente técnico e da segurança da informação. O desenvolvimento da política permitiu o aumento de esforços pela autenticidade, integridade e confiabilidade, a adesão a padrões de gestão documental, a definição pacotes de informação, a melhoria da gestão da informação, a preservação de meta-informação e planeamento da implementação de meta-informação de preservação. Destes projetos e políticas analisadas, por atuarem em instituições com arquivos de arquitetura, serão identificados como referência aspetos tanto ao nível das políticas como das estratégias de preservação que podem ser adotados no caso FIMS. 5. A Instituição: FIMS 5.1. Enquadramento A FIMS surge após a transformação do Instituto Arquiteto Marques da Silva (IMS) em Fundação pública de direito privado, instituída pela Universidade do Porto em 2008. A IMS foi criada após a prática testamentária da arquiteta Maria José Marques da Silva, no dia 9 de junho de 1993, doando à Universidade do Porto, os edifícios nº30 (Palacete Lopes Martins) e nº44 (Casa-Atelier de Marques da Silva) localizados na Praça Marquês de Pombal do Porto. Esta doação serve, segundo os desejos da Arquiteta Maria José Marques da Silva, para homenagear e perpetuar a memória do pai, José Marques da Silva. “Após a sua morte, o Instituto Arquiteto José Marques da Silva é fundado pelo Decreto-lei n.o 145, de 25 de junho de 1994, que estabelece, de acordo com o artigo 1. “a criação no seio da Universidade do Porto com a finalidade de “promover a preservação, conservação e divulgação” em um organismo de natureza pública, sem fins lucrativos, de caracter cultural, científico e pedagógico. (F IMS, 2009, 2014, 2015b, a, c, 2016b, a) 52 Em 2009 o IMS de acordo com o Decreto-lei n.o 139, de 21 de junho, torna-se uma fundação de direito privado, “dotado de personalidade jurídica própria e de autonomia económica e financeira”, adotando a designação de Fundação Arquiteto Marques da Silva (FIMS), mantendo-se integrada na Universidade do Porto e herdando as atribuições e competências do antigo Instituto (IMS) tendo passado a fundação pública de direito privado em 2015 (FIMS, 2016b) . Cabe à FIMS, como principal missão, adquirir competências com vista à promoção e desenvolvimento de acções de “promoção científica, cultural, formativa e artística, designadamente a classificação, preservação, conservação, investigação, estudo e divulgação de todo o património artístico e arquitectónico do arquitecto José Marques da Silva e, ainda, o acervo literário, artístico, arquitectónico e urbanístico dos Arquitectos Maria José Marques da Silva Martins e David Moreira da Silva, bem como, complementarmente, o acolhimento ou incorporação de outros fundos ou unidades documentais de valor patrimonial, histórico, científico, artístico ou documental relativos, preferencialmente, à arquitectura e ao urbanismo portuense e português” (FIMS). Imagem 8 – Organograma da FIMS Em termos orgânicos (imagem 8) a FIMS é composta pelo conselho geral do qual dependem o conselho científico, o conselho fiscal e o conselho de administração o director executivo é subordinado. Por sua vez o sob alçada do director executivo estão o Centro de Investigação da Cultura Arquitetónica (CICA), a comunicação e produção e a gestão do património, responsáveis pelo funcionamento interno. Este projeto de dissertação será operacionalizado no CICA, unidade orgânico-funcional criada com o objetivo de promover e garantir a preservação, valorização e a divulgação dos 53 acervos de arquitetos/arquitetura geridos pela FIMS assim como dinamizar o estudo e a investigação sobre a vasta obra dos arquitetos. O CICA garante assim a pesquisa sobre a cultura arquitetónica e artística dos vários arquitetos, criando condições para a receção e tratamento de documentação de outros acervos de arquitetura/arquitetos. De modo a cumprir estes objetivos o CICA subdivide-se em duas subunidades interrelacionadas, o Serviço de Documentação e Informação Arquitetónica (SDIA) e o Gabinete de Investigação em Cultura Arquitetónica (GICA). O SDIA é responsável pela gestão e divulgação de todos os acervos de na posse ou à guarda da FIMS e o GICA garante em articulação com o SDIA a promoção de estudos e pesquisas no domínio da cultura arquitetónica e artística estimulando o reconhecimento dos acervos de arquitetura/arquitetos. 5.2. Âmbito e Objetivos A FIMS visa ser reconhecida como uma instituição de referência a nível nacional e internacional, tanto nos domínios da cultura arquitetónica e artística como do projecto de intervenção patrimonial e do estudo, tratamento, conservação, preservação e divulgação de documentação de arquitetura, promovendo ações conjuntas com instituições e entidades com a mesma finalidade. Como principais objetivos a FIMS visa proporcionar “promoção científica, cultural, formativa e artística, designadamente a classificação, preservação, conservação, investigação, estudo e divulgação de todo o património artístico e arquitectónico” do arquiteto Marques da Silva e “o acervo literário, artístico, arquitectónico e urbanístico” dos arquitetos Maria José e David Moreira da Silva, assim como os acervos de Fernando Távora, Alcino Soutinho, José Carlos Loureiro, António Cardoso Pinheiro de Carvalho, João Queiroz e Alberto Álvares Ribeiro. A FIMS pretende ainda acolher/incorporar outros acervos ou unidades documentais de valor patrimonial, histórico, científico, artístico ou documental, com o objetivo de impulsionar a preservação, de preferência, da arquitetura e ao urbanismo portuenses e portugueses, para isso tem promovido a recuperação do património edificado correspondente às casas nº 30 e 44. Concretamente, em 2011, procedeu à recuperação de espaços, na casa nº 30 da Praça Marquês de Pombal, de forma a poder acolher acervos dos arquitetos Fernando Távora e Alcino Soutinho, que aí foram instalados e devidamente acondicionados. Já em 2015 concluiu-se a recuperação da casa nº 44 de modo a acolher o acervo do arquiteto José Carlos Loureiro. A 54 reabilitação dos edifícios teve por finalidade a receção dos diferentes conjuntos documentais do arquivo, da biblioteca e de objetos tridimensionais que pertencem ao acervo dos arquitetos referido. A FIMS proporciona atividades com o fim de divulgar, promover, investigar e divulgar os seus acervos de arquitetura/arquitetos que gere, através do desenvolvimento de eventos relacionados com a arquitetura e mais recentemente através do lançamento do arquivo digital na plataforma AtoM que pretende facilitar a consulta documental online promovendo a divulgação tanto da instituição como da riqueza documental dos seus acervos. 5.3. Estratégia e Projetos O conjunto de atividades projetadas na FIMS sustenta-se num conjunto de etapas metodológicas complementadas pela Ciência da Informação e situado no paradigma póscustodial, informacional e científico. Este paradigma surge da interligação entre a informação e a tecnologia digital. Vemos no digital formas de facilitar a criação, armazenamento, recuperação, interpretação, transmissão, transformação e utilização da informação. Esta realidade é adotada na FIMS que recorre à informática através de uma plataforma digital e da digitalização permitindo abordar todos estes corpos de conhecimento. Desta forma e de acordo com os objetivos e missão a FIMS tem apostado em projetos de inventariação, digitalização e disponibilização de modo a tratar os acervos dos arquitetos que gere, garantindo o “estudo, tratamento, conservação, preservação e divulgação de documentação de arquitetura”. A estratégia da digitalização adotada pretende a diminuição dos documentos originais garantindo a sua preservação física e a divulgação dos acervos na plataforma online adotada, o AtoM. A FIMS presente disponibilizar em acesso livre os acervos de arquitetura/arquitetos, incluindo peças desenhadas, peças escritas, fotografias e maquetas que normalmente fazem parte de processos de obra/projeto, garantido uma visão integradora e uma melhor compreensão tanto dos projetos de arquitetura de autoria dos vários arquitetos como da vida pessoal dos próprios arquitetos. 55 Os projetos de inventariação, digitalização e disponibilização têm como propósito a organização dos acervos, seguindo normas documentais de âmbito internacional como a ISAD (G), ISSAR, ISDIAH e ISDF e facilitar o acesso e recuperação da informação tanto in loco como através da plataforma online, AtoM. Desta forma, viabiliza-se a disponibilização online de um conjunto de documentos de interesse não só para a investigação em arquitetura como também para uma diversidade de públicos. A metodologia adotada nestes projetos consiste na análise documental, atribuição de meta-informação descritiva e organização material do acervo, numa sequência de fases convencionais do tratamento documental (recenseamento, tratamento técnico, cotagem e digitalização) seguida da disponibilização online das reproduções digitais. Para além destes projetos são ainda executadas um conjunto de atividades que ambicionam promover, investigar e divulgar uma série de conteúdos relacionados com a arquitetura e com todo o legado dos arquitetos, através do desenvolvimento de exposições temporárias, participação e colaboração com entidades que visem promover a arquitetura, realização de colóquios, conferências, workshops e visitas guiadas. 5.4. Os acervos de arquitetos/arquitetura geridos pela FIMS O conjunto patrimonial da FIMS é bastante diversificado, abarcando desde o legado acervo do Arquiteto José Marques da Silva até aos acervos dos arquitetos Maria José Marques da Silva e David Moreira da Silva que constituem o sistema de informação familiar Marques da Silva/Moreira que integra, também, o acervo da família Lopes Martins onde se filia a esposa de José Marques da Silva. A partir de 2006 foram incorporados outros acervos oriundos da atividade de vários arquitetos portuenses ou estudiosos da arquitetura, como dos arquitetos Fernando Távora, António Cardoso, João Queiroz, Alcino Soutinho e José Carlos Loureiro, promovendo assim a preservação e o estudo de arquivos de arquitetura/arquitetos. Os acervos geridos pela FIMS são tendencialmente híbridos, integrando documentos textuais, processos de obra/projeto (peças desenhadas, peças escritas e objetos tridimensionais), espécies bibliográficas e objetos museológicos. Todos os acervos documentais na posse ou à guarda da FIMS são geridos pelo SDIA, subunidade do CICA da FIMS. 56 5.4.1. Constituição, processamento e disseminação Os acervos de arquitetura/arquitetos geridos pela FIMS estão sediados no conjunto arquitetónico doado pela arquiteta Maria José Marques da Silva, ou seja, na Casa-Atelier de José Marques da Silva e no palacete da família Lopes Martins e ainda num pavilhão adaptado com as condições necessárias para abrigar os acervos. O acervo geral da FIMS é constituído pelos acervos do Engenheiro Alberto Álvares Ribeiro, do arquiteto Alcino Soutinho, do professor historiador António Cardoso, do arquiteto João Queiroz, do arquiteto José Carlos Loureiro, da família Távora e da família Marques da Silva/Moreira da Silva, que serão especificados de seguida quanto à sua constituição segundo ordem alfabética: Alberto Álvares Ribeiro O acervo do Engenheiro Alberto Álvares Ribeiro foi doado à FIMS pela sua família mediante a assinatura do contrato de doação no dia 12 de maio de 2015. Este acervo é constituído por um Processo de projeto técnico, produzido no ano de 1893, composto por documentos escritos (cadernos manuscritos e memórias justificativas), documentos desenhados (plantas) e uma fotografia. Faz parte, também, do conjunto informacional um documento manuscrito por Alberto Maria Ribeiro de Meireles, com transcrição do Livro da Fundação do Real Mosteiro de S. Bento da Avé Maria, em depósito Arquivo Distrital do Porto. Alcino Soutinho O acervo do Arquiteto Alcino Soutinho foi dado após a assinatura de doação em 19 de junho de 2014. Este acervo é constituído pela documentação produzida nos gabinetes de arquitetura de Alcino Soutinho, em específico processos de obra/projetos (peças desenhadas e peças escritas) assim como livros da sua biblioteca. Este acervo encontrava-se originalmente dividido por 9 temáticas, “Concursos”, “Cultura”, “Ensino”, “Equipamento”, “Escritórios e Serviços”, “Habitação Coletiva”, “Habitação unifamiliar”, “Planeamento” e “Turismo”. 57 O acervo contém documentação produzida durante no intervalo de anos de 1958-2013 sendo que o arquivo é composto por 282 projetos de arquitetura complementados por 4175 peças desenhadas, 184 unidades de instalação de peças escritas 32 maquetas e um número de ficheiros CAD ainda incerto, já a biblioteca é constituída por 1133 títulos desde monografias a periódicos. António Cardoso O acervo do Professor António Cardoso Pinheiro de Carvalho foi doado à IMS, atual FIMS, em 2006 sendo que esta doação foi reforçada no ano 2014. Este acervo foi a primeira doação feita à FIMS sendo constituído por 5, 7 metros lineares de documentação recolhida por António Cardoso entre os anos 1899 a 1991 e utilizada na sua prova de doutoramento intitulada “O Arquitecto José Marques da Silva e a Arquitectura no Norte do País na primeira metade do séc. XX". O conteúdo informacional é composto por cópias de originais de época do Arquiteto José Marques da Silva, publicações periódicas, fotografias, postais, correspondência, dossiês relativos à obra construída ou não, recortes de imprensa, apontamentos e outros. João Queiroz O acervo do arquiteto João Queiroz foi doado pelos seus herdeiros tendo sido incorporado na FIMS após a assinatura do contrato de doação no dia 18 de maio de 2015. Este acervo é constituído maioritariamente por 3,8 metros lineares de peças desenhadas originais e cópias de obras de arquitetura (plantas, cortes, alçados e desenhos de pormenor), desenhos diversos, estampas, 16 fotografias e 107 livros e periódicos produzidos e acumulados durante os anos de 1920-1982. José Carlos Loureiro No dia 26 de setembro de 2013 foi assinado o contrato de doação do arquivo profissional do Arquiteto José Carlos Loureiro Este acervo é constituído pela documentação produzida nos escritórios do arquiteto José Carlos Loureiro, contendo processos de obra/projeto (peças desenhadas e peças escritas), desde o início da sua atividade ao aos nossos dias. O acervo ainda se encontra em fase de incorporação e portanto não existem dados concretos a apresentar acerca da documentação, no entanto, sabe-se que serão incorporados cerca de 300 metros lineares de documentação relativa a processos de arquitetura/projeto. 58 Marques da Silva / Moreira da Silva O acervo Marques da Silva/Moreira da Silva é constituído por informação, produzida por uma diversidade de atores e recebida de uma multiplicidade de proveniências, o que significa que livros, revistas, cartas, memórias, relatórios, projetos, processos de obras, desenhos, pinturas, esculturas, móveis, gessos, etc. são documentos muito díspares entre si, mas que possuem a uni-los alguns denominadores comuns - pertenceram ou foram produzidos por determinadas pessoas de uma família, sendo por elas usados nos respetivos contextos em que decorreu a sua vida. E esta diversidade documental unificada pelo contexto familiar e a ação de seus membros/atores insere-se perfeitamente na unidade sistémica que a envolve e lhe confere pleno sentido. Aparentemente composto por partes distintas é afinal reúne-se numa totalidade unitária, que constitui um verdadeiro sistema de informação, constituído pela documentação da família Lopes Martins (em que se filia a mulher de Marques da Silva), e que inclui, para além dos documentos relativos ao contexto familiar a produção documental resultante da atividade dos arquitetos, uma importante biblioteca e objetos de arte. O acervo contém documentação produzida durante no intervalo de anos de 1728-2002 sendo que o arquivo é composto por 192,71 metros lineares de dossiês de projetos, 3700 fotografias já a biblioteca é constituída por 3230 títulos desde monografias, periódicos a postais, por fim o museu é constituído por 919 objetos, desde mobiliário, pinturas, esculturas e gessos. Fernando Távora O acervo do Arquiteto Fernando Távora foi incorporado em 2001, mediante assinatura de contrato assinado em 18 de abril de 2011. Este acervo inclui documentação produzida durante a atividade profissional do arquiteto Fernando Távora abarcando diversas tipologias informacionais como desenhos, maquetas, projetos e os seus processos, escritos, diários, correspondência, fotografias, serigrafias, mobiliário dos escritórios e livros de arquitetura. O acervo inclui produções documentais relativas à 1ª geração da família (fotografias) e à 2ª geração da família, distribuídas por fases biológicas: fase criança (fotografias), jovem (documentação académica), e adulto (documentos produzidos profissionalmente). O acervo contém documentação produzida durante no intervalo de anos de [19--]-2005 sendo que o arquivo é composto por 192,71 metros lineares de 375 processos de 59 arquitetura/projeto, cerca de 12000 fotografias, 130 maquetas e 25688 ficheiros CAD no formato DWG, já a biblioteca é constituída por 3755 títulos desde monografias a periódicos. Salienta-se que neste momento encontram-se em curso o processo de doação de acervo do arquiteto Manuel Teles cuja assinatura do protocolo de doação foi realizada em maio de 2016. A constituição dos acervos geridos pela FIMS é representada de forma resumida na seguinte tabela 1: Arquivo Biblioteca Museu Acervo Datas Mts. Lineares Maquetas Fotografias Cad's Alberto Álvares Ribeiro 1893 1 1 Alcino Soutinho 1958-2013 24,38 32 1133 António Cardoso 1899-1991 5,7 João Queiroz 1920-1982 3,8 16 107 José Carlos Loureiro 1947 - c. 300 Marques da Silva/ Moreira da Silva 1728-2002 192,71 3700 3230 919 Távora [19--]-2005 233,78 130 c. 12000 25688 3755 Total c. 460,37 162 c. 15717 25688 8226 919 Tabela 1 – Visão geral do acervo da FIMS (FIMS, 2015c) 5.4.2. Uma visão sistémica na FIMS A FIMS adotou a Teoria Sistémica para o tratamento dos acervos que gere, considerando uma abordagem que segue a uma definição de SI bastante abrangente, “a totalidade formada por informação registada num qualquer suporte informacional, produzida por uma diversidade de atores e recebida de uma multiplicidade de proveniências, o que significa que livros, revistas, cartas, memórias, relatórios, projetos, processos de obras, desenhos, pinturas, esculturas, móveis, gessos, etc. são documentos muito díspares entre si, mas que possuem a uni-los alguns denominadores comuns: pertenceram ou foram produzidos por determinadas 66 Sistema de Informação Data Nª de documentos disponibilizados online (até 30/06/16) Tipologias documentais Marques da Silva/ Moreira da Silva 2005/2012 C. 1193 Peças desenhadas, Peças escritas, Fotografias, Aguarelas, Desenhos, Periódicos e Livros Távora 2014/2016 1118 Peças desenhadas e desenhos de aulas Alcino Soutinho 2015/2016 C. 3000 Peças desenhadas, serigrafias e desenhos artísticos José Carlos Loureiro 2015/2016 30 Peças desenhadas Total c. 5141 Tabela 4 – Projetos de inventariação, digitalização e disponibilização na FIMS (FIMS, 2015) O processo de divulgação dos acervos na plataforma AtoM é atualmente uma das atividades principais na FIMS. Tanto pela análise da constituição dos acervos como pela análise dos projetos de digitalização percebemos que na FIMS são produzidos e recebidos documentos digitais (imagens e documentos nado-digitais), sendo percetível que a preservação da dimensão lógica deve ser bem planeada, face à rápida evolução das TIC e consequente obsolescência dos formatos, e à tão necessária interoperabilidade, surgindo desde logo problemas com os formatos proprietários. Desta forma, para garantir a preservação a longo prazo da informação é necessário garantir que os documentos digitalizados cumprem várias características, assim como definir formatos normalizados e pensar na captura e manutenção da meta-informação que documente e assegure a recuperação dos objetos digitais. Para analisar os atuais procedimentos ao nível da digitalização na FIMS foram considerados os últimos cadernos de encargos elaborados no âmbito do projeto de inventariação, digitalização e disponibilização do acervo do Arquiteto Alcino Soutinho, como se pode ver no Guia de Digitalização criado (anexo 4). Em termos de requisitos técnicos para peças desenhadas é pedido à empresa responsável: 67  a digitalização seja direta a partir dos originais;  a digitalização seja a cores, true color;  a resolução seja de 400 dpi óticos reais (mínimo);  a profundidade de cor seja entrada 36 e saída a 24 bit;  todos os documentos deverão ser digitalizados em formato TIFF;  o ficheiro digital da peça desenhada deverá ser acompanhado de uma régua de cores no seu inferior;  a denominação de cada documento seja igual ao atribuído ao original em papel. No caso de a imagem corresponder a parte do desenho, ela deve ser identificada de forma precisa e unívoca, tal como a sua posição/relação com as que se referem ao mesmo documento;  a meta-informação proposta deve ser extraída das imagens automaticamente. Após análise destes requisitos observou-se que o último não tem vindo a ser cumprido, pois, apesar da meta-informação ser capturada para cada objeto digital criado não é criado um ficheiro de meta-informação para cada objeto digital. Desta forma é importante que a FIMS repense a captura e manutenção da meta-informação de modo a documentar e a assegurar a recuperação dos objetos digitais. Pensando no futuro armazenamento desta forma seguindo o modelo OAIS criar-se-á para cada objeto digital um SIP (Pacote de Submissão de Informação). Os campos de meta-informação recolhidos pelas máquinas digitalizadoras nos últimos projetos incluem:  O nome do ficheiro  Localização  Tamanho (KB)  Formato  Altura  Largura  Resolução em X  Resolução em Y  Orientação da imagem  Data e hora de criação  Profundidade de bits  Modelo de dispositivo de captura; 68 No entanto, não se verifica a utilização de uma norma específica, sendo recomendável que a FIMS siga normas adequadas ao tipo de meta-informação e à sua respetiva função. Imagem 11 – Tipos de meta-informação (Barbedo et. al, (2007) Neste âmbito para a meta-informação técnica cuja função é a preservação e a pesquisa, é recomendável a utilização da norma NISO z39.87 (Technical Metadata for Digital Still Images), ou a sua versão em XML que normaliza os elementos de meta-informação para imagens digitais qe ue é compatível com o PREMIS (Data Dictionary for Preservation Metadata), para a meta-informação de preservação cuja função é garantir a autenticidade. Quanto aos formatos matriz para imagens, está pensada a utilização do TIFF para as peças desenhadas, peças escritas e fotografias, do DWG para os documentos nado-digitais CAD, e do PDF/A para texto estruturado. Para formatos derivados cujo objetivo é facilitar o acesso está pensado o JPG para as imagens, o PDF/A para o texto estruturado e o PDF/E para formatos DWF. No entanto é necessário uma análise de modo a adotar formatos normalizados com vista a assegurar a preservação a longo prazo. Imagem 12 – Arquitetura de armazenamento de objectos digitais da FIMS (FIMS, 2016a) 69 O armazenamento dos objetos digitais atualmente é feito a três níveis que correspondem a tipos de função com diferentes tipos de hardware de armazenamento (imagem 12). No nível 1 encontram-se discos USB onde são armazenados os ficheiros matriz assim como as derivadas, estes discos são backup’s de acesso restrito. No nível 1 encontram-se, ainda, DVD’s que atualmente encontra-se num processo de refrescamento para um disco USB. No nível 2 são armazenados os ficheiros matriz em discos de rede cujo acesso é limitado aos colaboradores da FIMS estando protegidos por códigos de acesso. Por fim no nível 3 encontram-se os objetos digitais derivados da matriz em baixa resolução em JPEG, formato utilizado para o acesso tanto pelos colaboradores da FIMS como pelos investigadores presenciais. Percebemos desta forma que existe uma preocupação com a preservação da informação digital ao nível do armazenamento, no entanto, é necessário ir mais longe e pensar numa solução de preservação com um componente de repositório que possa ser certificado, garantindo a confiança e assegurando a preservação da informação a longo prazo. Na imagem 13 está representado o modo como são armazenados os formatos do mesmo ficheiro cuja função é diferente no nível 1. O ficheiro TIFF é o formato matriz que mantém todas as características fundamentais para uma imagem de boa qualidade e o JPEG gerado a partir do formato matriz para visualização e acesso. Percebemos assim que é necessário gerar o ficheiro de meta-informação e o hash de verificação de integridade respectivos ao objeto digital e pensar na normalização dos formatos, no entanto este último ainda existem algumas barreiras principalmente devido à complexidade de salvaguardar a informação em todos os seus atributos de determinados documentos como por exemplo os ficheiros CAD. Após análise dos projetos de digitalização desenvolvidos na FIMS e dos casos de boas prática, elaborou-se um Guia para a Digitalização com o objetivo de orientar o planeamento e a execução de futuros projetos de digitalização, desde a inventariação, selecção e preparação do material, captura, armazenamento e preservação até À criação da meta-informação e à disponibilização dos objectos digitais. Imagem 13 – Nomenclatura atual do objecto digital na FIMS 70 5.4.4. Gestor de Meta-Informação adotado pela FIMS: AtoM Atualmente os objetos digitais produzidos nos projetos de digitalização na FIMS são armazenados segundo a arquitetura apresentada na imagem 12 e disponibilizados na plataforma ATOM. Mas será que o AtoM pode ser considerado uma solução de preservação ou será apenas um gestor de meta-informação que visa a gestão de meta-informação para posterior disponibilização, não possuindo funcionalidades necessárias para a preservação da informação? A descrição apresentada de seguida ajuda a responder a esta questão. AtoM é o acrónimo de Access To Memory e trata-se de uma aplicação concebida pela Artefactual (empresa de desenvolvimento de software de gestão documental) e desenvolvida em total conformidade com as normas do ICA (International Council on Archives) e que funciona em Ambiente Web (António, 2014). Caracteriza-se como software open source de gestão e desenvolvimento contínuos, permitindo sucessivas modificações. As ferramentas de desenvolvimento de código aberto são o Apache, o MySQL, o PHP e o Symfonye. O código subjacente é o Qubit Toolkit, desenvolvido pelo projeto ICA-AtoM, e é caracterizado também como um software de código aberto, cujo código fonte está disponível gratuitamente para uso ou modificação por parte de utilizadores ou outros desenvolvedores, sendo que a documentação distribuída através de uma licença Creative Commons. Desta forma o AtoM não acarreta custos no download de todos os programas necessários para a sua utilização. O AtoM tem como uma das principais características o suporte a normas como o EAD, o EAC, o METS, o MODS e o Dublim Core. Em termos de aplicabilidade é concebida inteiramente para ambiente web, possui interfaces multilíngues, possibilita a utilização multiinstitucional, compreendendo ainda, segundo Pavezi (2013), páginas HTML servidas por um navegador de internet a partir de um servidor de internet:  o servidor web Apache, usado para o desenvolvimento, no entanto, é, também, compatível com o IIS;  uma base de dados num servidor de base de dados. O servidor de base de dados MySQL é usado no desenvolvimento, porém o AtoM utiliza uma camada de abstração de dados e, desta forma, também é compatível com PostgreSQL, SQLite, SQLServer, Oracle, etc;  o código de software PHP5 que gere os pedidos e respostas entre os clientes de internet, a aplicação lógica e a aplicação de conteúdos armazenados na base de dados symfony, estrutura que organiza as partes componentes usando uma orientação a objetos e as melhores práticas em web design; 71  o Qubit, Open Information Management Toolkit, desenvolvido pelo projeto ICAAtoM e personalizado para desenvolver a aplicação AtoM.  Toda a interação dos utilizadores com o sistema (criar, visualizar, pesquisar, atualizar e excluir ações) é realizada no navegador de internet do utilizador. Os utilizadores ao acederem a páginas HTML que estão no servidor; clicando num botão ou num link que adiciona um script PHP e envia um comando para a base de dados, retornando em formato HTML para o navegador Internet do utilizador;  importação e exportação de dados através das linguagens EAD, EAC-CPF, CSV e SKOS. A figura abaixo exemplifica melhor o funcionamento da arquitetura do AtoM. Imagem 14 – Arquitetura da Plataforma AtoM (Pavezi, 2013) O AtoM foi criado e desenvolvido com o apoio do ICA, designando-se, inicialmente, como ICA-AtoM. Encontra-se, atualmente na versão 2.2.1. O apoio inicial do ICA teve como objetivo impulsionar a adoção de normas internacionais de gestão arquivística e, desta forma, foi desenvolvido em torno das normas de descrição do ICA, contemplando no seu núcleo padrões que vão ao encontro das mesmas, possuindo flexibilidade para a adoção de outras normas (António, 2014):  General International Standard Archival Description (ISAD(G)) – 2nd edition, 1999;  International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR(CPF)) – 2nd edition, 2003;  International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings 72 (ISDIAH) – 1st edition, March 2008;  International Standard For Describing Functions (ISDF) – 1st edition, May 2007. A norma ISDIAH, é utilizada para a descrição das entidades que detêm a custódia da informação a ser incorporada, a ISAAR (CPF) é utilizada para descrever a entidade produtora da informação, a ISDF, as funções complementam-se com a ISAD(G) que é utilizada para a descrição arquivística. Imagem 15 – Relação do AtoM com as Normas Internacionais de Gestão Arquivística (António, 2014) Dada a flexibilidade do AtoM é possível a utilização de outras normas para produzir resultados que são compatíveis com outros padrões, sendo que o AtoM fornece uma interface que permite ao administrador de sistema selecionar as que quer utilizar. Desta forma, o utilizador pode entrar com dados em campos que representem todos os elementos requeridos pela outra norma; interagir com dados em formas estruturadas e rotuladas, de acordo com os termos da outra norma (visualizar, editar, pesquisar); e a saída de dados será em formatos compatíveis com outra norma (imprimir, exportar). As outras normas suportadas pelo AtoM são:  Rules for Archival Description (RAD) – mantido pelo Conselho Canadiano de Arquivos;  Dublin Core Metadata Element Set, versão 1.12;  Metadata Object Description Schema (MODS) – o AtoM suporta a Digital Library Federation, adotando o segundo nível para MODS3. 73 Tendo em conta esta caracterização e de acordo com a definição de Repositório Digitais - plataformas em meio digital cujo principal objetivo é a preservação da informação – percebemos que o AtoM é um software que permite a criação e gestão de meta-informação descritiva e a sua disseminação não podendo, desta forma, ser considerado um repositório digital. Analisando a arquitetura da plataforma (imagem 14) é percetível a inexistência de um componente repositório que possa ser futuramente certificado e que assegure a preservação da informação tanto criada em meio digital, como a digitalizada, deixando em aberto a resposta à necessidade de uma plataforma tecnológica (software e hardware) que garanta a gestão, o armazenamento, a preservação e a disponibilização dos objetos digitais criados. Segundo a Digipress Commons Community o AtoM é um software de gestão de metainformação e de disseminação que pode vir a complementar um sistema de preservação de informação. Ao analisarmos o modelo OAIS (imagem 5) podemos perceber que software pode ser utilizado pela entidade externa “Acesso”, na qual a informação é disseminada sob a forma de um DIP (Pacote de Informação de Disseminação), sendo, por isso, viável a sua utilização num sistema de gestão de preservação que garanta a interoperabilidade com outros sistemas. Concluímos, assim, que, na FIMS, a utilização do AtoM proporciona: o acesso à documentação via Internet, no momento e lugar que o utilizador desejar; o acesso à informação devidamente representada por um Quadro Orgânico-Funcional; o acesso às descrições dos documentos; o aumento no índice de recuperação da informação pelos utilizadores; o impulso à pesquisa; a difusão dos acervos geridos pela FIMS (Ramos, 2015) e o auxílio à preservação dos documentos originais em formato papel dado que as cópias dos documentos procedentes da digitalização passam a ser utilizadas para pesquisa evitando o manuseamentoo dos documentos originais.No entanto, percebemos que este software é insuficiente para a preservação da informação digital sendo necessária a implementação de uma plataforma tecnológica (hardware e software) que poderá ter entre os seus componentes uma ferramenta como AtoM. 5.4.5. Avaliação da maturidade da GI da FIMS Para concretizarmos o apoio à estruturação do sistema de gestão de informação na FIMS foi necessário realizar um diagnóstico organizacional e informacional. Para o efeito utilizou-se uma ferramenta de autoavaliação, o IM3 Tool (Information 74 Management Maturity Measurement Tool) que tem como principais objetivos:  Identificar pontos fortes e fracos na GI;  Reconhecer áreas de GI que precisam de mais atenção;  Apoiar no estabelecimento de metas de capacitação e habilidades para o desenvolvimento em GI;  Apoiar iniciativas de melhoria da GI. A utilização do IM3 Tool neste trabalho visa determinar o planeamento, a estratégia e as práticas da GI na FIMS, focando-se na instituição e nos seus processos, atores e informação. O IM3 Tool encontra-se dividido em quatro secções com questões sobre as Pessoas, a Organização, o Ciclo de Vida da Informação e a Qualidade da Informação, bem como sobre os Sistemas e Processos de negócio:  Pessoa – o conhecimento, a habilidade, a experiência e a atitude dos colaboradores no contributo para uma boa GI;  Organização - o papel da GI na Organização;  Ciclo de vida e Qualidade da Informação – a gestão de ativos de informação específicos na Instituição, visando o acesso a longo prazo a informação de qualidade;  Sistemas e processos de negócio – os sistemas, processos eletrónicos e manuais que apoiam as práticas de GI na Organização. No questionário elaborado são efetuadas 17 questões sobre as 4 secções. Para cada questão são atribuídas 7 hipóteses de resposta, sendo que as 5 primeiras estão numeradas de 1 a 5, correspondendo o 1 a um nível pouco satisfatório e o 5 a um nível muito satisfatório. As últimas 2 hipóteses de resposta são “é necessário mais informação” e “não aplicável”. Os níveis 1 a 5 estão de acordo com uma escala pré-definida cujo objetivo é representar a realidade da Instituição percebendo a GI que está a ser desenvolvida, sendo que especificamente ao 1 é atribuído o nível “n/gerido”, ao 2 o nível “ciente”, ao 3 o nível “formativo”, ao 4 o nível “operacional” e ao 5 o nível “proactivo”. Para a avaliação da maturidade da GI na FIMS foi elaborado um questionário (anexo 1) 75 que segue a estrutura proposta pela ferramenta IM3 Tool. O questionário foi respondido por quatro dos colaboradores da FIMS que colaboram no CICA (Centro de Investigação da Cultura Arquitetónica) por serem os responsáveis pela GI na Instituição. Os resultados dos questionários podem ser observados no gráfico que se segue (imagem 16) e complementado na tabela 5, sendo que os cálculos de média e desvio padrão se encontram disponíveis para consulta no anexo 2. Na generalidade os resultados não são unânimes, como podemos observar no desvio padrão resultante de cada questão. Todavia, numa perspetiva geral percebemos que o grau de maturidade da FIMS encontra-se entre o nível 3 e o nível 2 sendo por isso percetível que existe ainda um longo caminho a percorrer para se alcançar o nível ideal (nível 5, proactivo). Média 5 4 3 2 1 1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.1 4.2 4.3 4.4 0 1. PESSOAS 2. INSTITUIÇÃO 3. QUALIDADE E CICLO DE VIDA DA INFORMAÇÃO 4. SISTEMAS E PROCESSOS DE NEGÓCIO 5PROATIVO 4OPERACIONAL 3FORMATIVO 2CIENTE 1N/GERIDO S/C S/Conhecimento N/A Não aplicável Imagem 16 – Resultados do inquérito IM3 tool 82  Reutilização: dependendo das condições de acessibilidade e comunicabilidade, o utilizador tem, ainda, a possibilidade de reutilizar o documento para o fim que achar mais conveniente. Imagem 20 – Processo de digitalização (Pinto, 2011) No entanto, a mudança de perspetiva que considera a digitalização não um mero ato mas como um processo requer que se atenda a objetivos específicos que integram o Guia de Digitalização:  Ponderar aspetos como o planeamento, os processos de execução e a sustentabilidade de um projeto de digitalização;  Definir perfis de digitalização, tipificando os documentos selecionados, identificando as características físicas e informacionais a considerar nos parâmetros de digitalização;  Definir perfis de preservação, identificando as propriedades e características essenciais para preservar os documentos;  Especificar as necessidades de acesso e uso da informação tendo em conta os potenciais utilizadores;  Especificar o modo de captura e tratamento do objeto digital, definindo formatos das matrizes e derivadas e a meta-informação a criar (descritiva, técnica, estrutural, preservação e uso); 83  Especificar aspetos relacionados com o controlo de qualidade, a gestão dos objetos digitais, a estruturação da unidade informacional e o armazenamento de matrizes (storage) e de derivadas/cópias para acesso (hardware e software). Com estes objetivos procura-se:  Assegurar a o acesso aos documentos através do uso de formatos normalizados e amplamente aceites;  Apoiar a interoperabilidade com o futuro repositório digital;  Facilitar a utilização dos diversos documentos pelos utilizadores interessados;  Incorporar procedimentos que ativem não só a preservação dos documentos originais, mas também a preservação do(s) objeto(s) digital(ais). Tendo como base o processo de digitalização (imagem 20) e pretendendo demonstrar o possível workflow da digitalização na FIMS foi criado o seguinte fluxograma: Imagem 21 – Fluxograma do ambiente de digitalização na FIMS 84 Este fluxograma reflete o observado in loco, em linha com projetos de digitalização já realizados na FIMS e aos quais foram acrescidos aspetos relacionados com as recomendações sugeridas, direcionando o foco do processo para a preservação da informação a longo prazo e não apenas para a necessidade de disponibilização e acesso digital à informação. Consideram-se, assim, três fases: 1) pré-digitalização - que envolve a fase de inventariação do acervo selecionado para o processo de digitalização; 2) seleção - que determina o estado dos documentos (bom, razoável, mau, …), caso não estejam seguem para a higienização e/ou restauro, caso estejam seguem para a preparação; 3) digitalização – que envolve a decisão sobre o equipamento de digitalização a usar, o que no caso da FIMS é vital pois envolve diferentes tamanhos dos documentos para que se prossiga da melhor forma à captura dos objetos digital. Esta fase subdivide-se nas seguintes tarefas:  Tratamento da imagem digital (criação de margens, modificar inclinação e rotatividade caso necessário, criação de imagem matriz e derivadas);  Conversão das imagens digitais (matriz e derivadas) para os formatos previamente definidos;  Nomeação dos documentos de acordo com a nomenclatura estabelecida previamente;  Captura de forma automática a meta-informação técnica (informações específicas sobre hardware, software e processos utilizados) e criação da metainformação estrutural, de modo a garantir que as imagens são organizadas refletindo a estrutura intelectual dos documentos original e da meta-informação descritiva (descrição e identificação) a partir da plataforma de gestão de metainformação;  Realizar controlo de qualidade onde caso não se verifiquem as características definidas que a imagem deve apresentar volta-se a preparar o documento para a digitalização, caso apresentam as características definidas passam para a próxima etapa;  Complementar o armazenamento tanto no repositório, não esquecendo da entrada do sistema de gestão documental, como nos dispositivos de armazenamento backup’s;  Complementar meta-informação descritiva, preservação (informações relativas à preservação do objeto digital) e de uso (informações sobre o uso e utilizadores dos recursos de informação); 85  Disponibilização através da plataforma de acesso. O Guia para além de seguir o processo apresentado na imagem 20 e o fluxograma exposto na imagem 21, apoia-se nas normas ISO/TR 13028:2010 (Diretrizes de Digitalização) e ISO 15801:2009 (Armazenamento eletrónico da informação) e considera aspectos técnicos apresentados nos seguintes documentos (ver também tabela 6):  Technical Guidelines for Digital Cultural Content Creation Programmes: Version 2.0 (projeto MINERVA);  Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster Image Master Files (Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI);  A Guide for Managers Planning and Implementing Digitization Projects (CHIN);  Digitisation Guidelines (Parliamentary Archives). 86 Tabela 6 - Aspetos Técnicos a considerar no Processo de digitalização (baseado em: MINERVA, FADGI; 2008, 2010) Fases Tarefas Planeamento do Projeto  Fases do processo do projeto de digitalização  Pessoas e Responsabilidades  Gestão de Riscos Preparação do processo de digitalização  Seleção de Materiais para digitalização  Equipamentos (Hardware) e Software a utilizar  Características das imagens  Ambiente da digitalização Manutenção dos originais  Preparação dos originais Especificação da digitalização  Definição dos perfis de digitalização Gestão e Armazenamento dos objetos digitais  Formatos de ficheiros a usar (de acordo com os perfis de digitalização definidos)  Seleção de soluções/suportes de armazenamento  Seleção/especificação Estratégias Preservação a aplicar (por tipologia)  Nomeação do ficheiro Criação/Captura de Metainformação  Normas/esquemas Meta-informação a aplicar o Meta-informação Descritiva o Meta-informação Técnica o Meta-informação de preservação o Meta-informação estrutural o Meta-informação de preservação Controlo de qualidade  Inspecção das imagens digitais capturadas  Controlo da meta-informação  Resultados de testes Publicação e divulgação na web  Formatos dos documentos de acesso  Plataforma a utilizar o Acessibilidade o Segurança o Autenticidade o Autenticação de utilizadores o Indicadores de Performance  Captura de meta-informação  Pesquisa  Alertas  Ontologias Reutilização e mudança de formato  Recursos para o reuso informação disponibilizada Direitos de Propriedade Intelectual e Direitos Autorais  Análise dos Protocolos  Identificação, registo e gestão de direitos de propriedade intelectual  Licenciamento Creative Commons; Marca d'água; impressão digital 87 Ao nível do sistema de gestão da informação, no qual os objectos digitais produzidos serão armazenados e preservados, serão ainda de acrescer, entre outros, os seguintes instrumentos normativos:  ISO 15489 (Gestão do Sistema Documental)  MoReq2010 (Requisitos modulares para a implementação de um Sistema de Documental)  ISO 16363:2012 (Certificação do Repositório). Os aspetos técnicos a considerar (tabela 6) num projeto de digitalização refletem-se na estrutura final do Guia, subdividida em 13 tópicos. Documento Guia de digitalização 1.Introdução 1.1. Visão geral do documento 2. Seleção de material 2.1 Características do material selecionado 2.2 Direitos de autor 3. Criação dos objetos digitais/Padrões técnicos 4. Nomeação dos ficheiros 5. Perfis de digitalização 5.1 Documentos textuais 5.2 Peças desenhadas 5.3 Fotografias 5.4 Negativos e Peliculas 5.5 Objetos e Artefactos tridimensionais 6. Equipamentos necessários 7. Software 8. Meta-Informação 9. Armazenamento 10. Controlo de Qualidade 11. Responsabilidades 12. Custos 13. A digitalização e a Preservação Tabela 7 – Estrutura do Guia de Digitalização O documento inicia-se com a introdução onde é exposta a visão geral do documento e referidos os objetivos do processo de digitalização, assim como os principais referenciais, fases e aspetos técnicos. 88 Segue-se a apresentação das questões essenciais relativas às características dos documentos a atender na fase de seleção para o processo de digitalização e as questões de direitos de autor que se devem colocar (ver exemplo imagem 22). Imagem 22 – Questões para seleção de documentação para a digitalização (Guia de digitalização) No terceiro tópico são apresentadas recomendações a ter em conta na fase do processo de criação dos objetos digitais, de modo a assegurar a sua qualidade, a facilitar o acesso aos mesmos e a evitar a redigitalização da documentação (ver imagem 23 com as características recomendadas paras imagens matriz e derivadas). Imagem 23 – Caraterísticas das imagens matriz e derivadas (Guia de Digitalização) 89 Posteriormente apresentam-se as recomendações para a criação da nomenclatura a utilizar na nomeação dos objetos digitais e que deve ser estabelecida antes da captura dos objetos digitais. Imagem 24 – Proposta para nomeação das imagens matriz e derivadas (Guia de Digitalização) No tópico 5 são apresentados os aspetos técnicos a adotar de acordo com os perfis de digitalização identificados na FIMS, procurando garantir a qualidade dos objetos digitais para a preservação e acesso a longo prazo. Os perfis de digitalização foram identificados segundo o tipo de documento e as características da informação neles contida (ex. textual, imagem colorida, etc.): 1) os documentos textuais (ex. livros, memórias justificativas, correspondência, etc.); 2) as peças desenhadas (ex. esquissos, alçados, plantas, serigrafias, etc.); 3) fotografias (positivos em suporte papel); 4) negativos e peliculas; e 5) objetos tridimensionais (ex. maquetas, gessos, etc.). Para cada perfil definiu-se o formato de saída, a profundidade de cores, a resolução e o nível de compressão segundo a versão da imagem digital (matriz/preservação, acesso e miniatura). A título de exemplo apresenta-se de seguida o perfil Peças Desenhadas. Imagem 25 - Recomendações de digitalização para o perfil Peças Desenhadas (Guia Digitalização) Posteriormente especificam-se os equipamentos necessários atendendo às diversas fases (digitalização, armazenamento para preservação e para backups, organização, edição, gestão, 90 procura e acesso), sendo posteriormente apresentadas recomendações para a escolha dos softwares. Para a escolha do equipamento de digitalização elaborou-se uma tabela com os aspetos a considerar ao nível da resolução, profundidade de cores, área de digitalização, velocidade de digitalização e usabilidade. Imagem 26 – Aspetos a considerar na escolha do equipamento Scanner (Guia de Digitalização) No tópico 8 é especificada a meta-informação, com vista a facilitar a pesquisa, o uso, a administração, a reutilização e a preservação dos objetos digitais. É apresentada, ainda, a meta-informação técnica que deve ser recolhida pela durante o processo de captura do objeto digital. Este tópico foi elaborado segundo o esquema criado por Barbedo et. al. (2007) (imagem 11). No tópico 9 são considerados aspetos relativos ao armazenamento e à disponibilização que devem ser considerados no início do processo de digitalização de modo a perceber, no caso da divulgação, quais as características que deverão ter as imagens derivadas, se é necessário criar miniaturas e a forma como serão divulgadas. No caso do armazenamento ter-se-á que pensar na forma de garantir a gestão, a preservação, a segurança e o acesso aos objetos digitais criados numa perspetiva de longo prazo. Em seguida enunciam-se as recomendações relativas ao controlo de qualidade, fase importante onde é realizada a validação de cada objeto digital, de modo a perceber se tem a qualidade necessária para preservação. 91 Imagem 27 – Alguns dos aspetos a considerar no controlo de qualidade (Guia de Digitalização) Nos tópicos 11 e 12 são apresentados aspetos a considerar na definição de responsabilidades no processo de digitalização e dos custos envolvidos com o mesmo. No último tópico é referida a ligação da digitalização com a preservação e a relação deste guia com outros documentos de suporte à preservação criados neste projeto de dissertação. Por fim, e como anexo ao Guia, é apresentada uma tabela comparativa de formatos, aspetos a considerar no controlo de qualidade que complementam o tópico 10 e, por fim, um caderno de encargos utilizado em projetos anteriores e adaptado às recomendações estabelecidas neste documento. Os tópicos alterados no caderno de encargos encontram-se na cor azul. Serve de exemplo a imagem 28 relativa a um dos tópicos alterados - perfil de digitalização peças desenhadas. Imagem 28 – Alteração de tópico no caderno de encargos (Guia de Digitalização) As principais alterações recomendadas para futuros processos de digitalização são: 98  Definição de alternativas – Numa primeira fase de avaliação de alternativas é necessário definir possíveis e diferentes planos de ação a considerar durante o planeamento. Para cada alternativa de plano de ação é desejada uma especificação completa de todos os passos implícitos na implementação e configuração da ferramenta de software em causa. A descoberta e a avaliação de potenciais planos de ação depende da complexidade do tipo de objetos que se pretendem que sejam preservados e desta forma esta fase pode implicar uma ampla pesquisa de modo a perceber quais as melhores alternativas para tratamento dos objetos. Pretende-se uma descrição de cada alternativa que deve incluir pelo menos o nome da ferramenta, a sua versão e o sistema operacional em que será executado. Como resultado desta subfase é pretendida uma lista com potenciais alternativas para o plano de ação de preservação que serão avaliados durante os seguintes passos.  Decisão “go/no-go” – Feita a descrição de possíveis alternativas pretende-se passar ao processo de experimentação, no entanto, antes de se iniciar essa subfase é necessário perceber se a alternativa é viável e rentável para continuar a ser um possível plano de ação. Em caso em que a avaliação é inviável ou de difícil concretização devido a custos deve-se reduzir as alternativas ou adiar a sua avaliação. Desta forma desta forma são definidas as alternativas que continuam no processo de avaliação. Todas as decisões devem ser descritas e documentadas.  Desenvolvimento de experiências – Nesta etapa procede-se à configuração e documentação das ferramentas em que são realizadas as experiências construindo-se a base para a execução da experiência na próxima etapa. Esta subfase inclui procedimentos de instalação, a documentação do ambiente de hardware e software e etapas adicionais necessárias para a realização da avaliação de experimentações.  Execução de experiência – Em seguida passa-se à execução de experiências das alternativas consideradas aplicando-as ao subconjunto de objetos para amostra que produzirá uma série de resultados de experiência importantes para avaliação da experiência e que portanto devem ser armazenados como prova para posterior consulta. É importante que na documentação seja detalhada a experiência de representação do objeto assim como explícitos todos os erros ocorridos durante a experiência. 99  Avaliação da experiência – Por fim efetua-se a avaliação das experiências baseada nos requisitos definidos na primeira etapa do planeamento de preservação tendo em conta os resultados das experiências realizadas. Na terceira fase do processo procede-se à Análise de Resultados. Nesta fase pretendese a análise, agregação e consolidação dos resultados. Para a conclusão desta etapa é necessário passar por três subfases: Imagem 34 – Fase de avaliação de alternativas do processo de planeamento da preservação PLANETS (Becker et. al., 2009)  Transformação dos valores medidos – Nesta primeira fase são utilizados os resultados da fase anterior mapeando-os em escalas de medição uniformes.  Definição de fatores importantes – Em seguida tendo em conta que nem todos os requisitos são de igual importância é necessária uma discussão sobre esta questão ponderando-se os métodos de seleção.  Análise de resultados – Por fim consideram-se todas as informações produzidas nas fases anteriores e analisam-se os resultados de desempenho das alternativas que passaram pela fase de experimentação de modo a chegar a uma conclusão e recomendar a melhor ferramenta para o plano de ação de preservação. A Criação do plano de preservação é a quarta e final fase do processo de planeamento de preservação PLANETS, que se baseia na decisão do plano de ação de preservação definido na fase anterior. Nesta fase pretende-se a especificação de uma série de medidas concretas ou ações, juntamente com responsabilidades organizacionais, regras e condições para executar o plano de ação de preservação. Para a conclusão desta fase e de todo o processo é necessário proceder-se a três subfases: 100 Imagem 35 – Fase de criação do plano de preservação do processo de planeamento da preservação PLANETS (Becker et. al., 2009)  Criação do Plano de Preservação – Esta subfase identifica e define os triggers para a execução e as condições sob as quais o plano de ação de preservação será realizado. São documentados os requisitos de hardware e software assim como as dependências com outros sistemas de modo a permitir a execução do plano de ação, a configurar na ferramenta. É, ainda, detalhada a localização dos objetos que se pretendem preservar. De modo a garantir a qualidade do plano de ação a ser executado pode ser selecionado um subconjunto de critérios utilizados para avaliação das alternativas sendo avaliados automaticamente durante a execução do plano de ação de modo a validar se os princípios definidos nesses critérios foram atendidos. Por fim, deve ser definida nesta subfase a documentação a ser armazenada na execução do plano de ação.  Definição do Plano de Preservação – Esta etapa baseia-se na definição de procedimentos organizacionais e responsabilidades. Desta forma são analisados fatores de custo que influenciam a decisão sobre uma alternativa específica e é realizado um cálculo detalhado dos custos utilizando um modelo de custo aprovado previamente. Devem ser ainda atribuídas e documentadas as responsabilidades para a execução do Plano de Preservação. Devem ainda ser documentadas questões sobre a monitorização do plano, especificamente os triggers que impulsionam a necessidade de reavaliação do plano. São ainda explicitadas questões sobre a revisão periódica devido a mudanças do ambiente como novas ferramentas disponíveis, a alteração dos objetivos ou de um perfil de objeto digital.  Validação do Plano de Preservação – Toda a documentação produzida sobre o plano de preservação, assim como as decisões tomadas durante todo o processo de planeamento da preservação devem ser revistos. Podem ser efetuados ensaios sobre um subconjunto de objetos de modo a verificar-se a validade do Plano de 101 Preservação. Por fim o plano validado deve ser aprovado por a pessoa responsável e não devem ser efetuadas alterações sem existir uma revisão formal do Plano. 6.2.2.2. Bases para a construção do Plano de Preservação digital da FIMS A construção do Plano de Preservação da informação digital e a consequente implementação do repositório digital confiável, envolveu como primeiro passo a criação de uma estrutura de suporte documental ao Serviço de Gestão do Armazenamento e Preservação. Desta forma foi delineado um conjunto de instrumentos de suporte à construção do Plano de Preservação e futura certificação do repositório. Neste sentido procurou-se perceber quais as carências ao nível documental e criou-se um diagrama baseado no processo de planeamento do PLANETS e no toolkit do CHIN. Ao processo de planeamento sugerido pelo PLANETS foram acrescentadas as etapas de avaliação da situação ao nível da documentação na Instituição e o desenvolvimento da Política de Preservação. Neste contexto foi elaborado um esboço da estrutura de Documentos de Suporte (imagem 36) de acordo com as recomendações do “Digital Preservation Toolkit” 7 do Canadian Heritage Information Network (CHIN) assim como da estrutura proposta por Oliveira (2014) como é possível visualizar na imagem 36. 7 Cf. CHIN. Digital Preservation Toolkit. Disponível em: <http://canada.pch.gc.ca/eng/1443203443442> Acedido em: 02-03-2016 102 Imagem 36 – Estrutura documental para a Preservação da Informação digital na FIMS 103 Foram ainda analisados instrumentos normativos como a ISO 16363:2012 e, ainda, modelos e guiais de boas práticas como os documentos propostos no “Digital Preservation Toolkit” do CHIN e documentos elaborados por instituições como o National Museum Australia, o Parliament Archives, o UK Data Archive e o 8th Hussars Regimental Museum, Swedish Centre for Architecture and Design (ArkDes) e Public Record Office of Northern Ireland (PRONI) e documentos produzidos em projetos como o FACADE (Future-Proofing Architectural Computer-Aided Design) e DURAARK. A estrutura documental presente na imagem 36 contempla os documentos a criar, entre os quais: a Declaração de Missão; o Plano de Preservação; a Estratégia de Preservação; a Política de Preservação; as Árvores de Decisão; a Identificação e avaliação de formatos; a Política de backup; o Acordo de custódia; o Auto de eliminação; a Identificação e caracterização de STI; o Plano de continuidade; o Plano de contingência; o Plano de recuperação de desastres; a Matriz de competências e a Ata de reunião. Cada documento criado apesar de contribuir para um objetivo geral, o Plano de Preservação, tem objetivos específicos: Declaração de Missão: tem como objetivo servir como um guia para a definição de uma declaração de missão para a elaboração do plano de preservação da informação em meio digital na FIMS. Apesar da FIMS já ter definido uma missão, esta não é dirigida a um repositório digital e desta forma é apresentado um documento com declarações de missões de outras Instituições equivalentes de modo a complementar o objetivo da Preservação da Informação na Instituição. Política de Preservação: destina-se a servir de guia para a definição de uma Política de Preservação da informação digital, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração deste documento com vista à elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Estratégia de Preservação: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de uma estratégia de preservação da informação a longo prazo, apoiando a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS. Como anexo são apresentadas várias estratégias de preservação assim como as suas vantagens e problemas. Plano de Preservação: serve como guia para a definição de uma estrutura base para a posterior construção do Plano de Preservação da Informação da FIMS contendo as principais diretrizes a serem seguidas para a elaboração de um Plano de Preservação da 104 Informação. Árvore de Objetivos: destina-se a servir de guia para a construção de árvores de decisão com vista a apoiar o desenvolvimento da Politica de Preservação com vista à criação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Identificação e avaliação de formatos: visa servir de guia para a Identificação e Avaliação de formatos dos ficheiros, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Política de backups: visa servir de guia para a definição de uma Política de backups, que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Acordo de custódia: serve de guia para a definição de um Acordo de Custódia, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Auto de eliminação: destina-se a servir de guia para a definição de um Auto de Eliminação, suportando a implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Identificação e caracterização de STI: visa servir de guia para a definição de um diagnóstico aos sistemas tecnológicos de informação, apoiando a implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de continuidade: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de um Plano de Continuidade que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS. Plano de contingência: tem como objetivo fornecer as bases para a definição de um Plano de Contingência que apoiará a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital na FIMS. Plano de recuperação de desastres: destina-se a servir de guia para a definição de um Plano de recuperação de desastres que fornece tópicos de suporte a construção do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Matriz de competências: visa servir de guia para a definição de uma matriz de competências, que apoiará a implementação do Plano de Preservação da Informação 105 digital da FIMS. Ata de reunião: visa servir de guia para a definição de uma ata de reunião, que apoiará o processo de implementação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Esta estrutura documental que visa a implementação do Plano de Preservação assim como a futura certificação do repositório digital acaba por se relacionar também com o Documento de Especificação de Requisitos e com o Guia de Digitalização criados no âmbito deste projeto de dissertação como podemos observar na imagem 36. No cabeçalho de cada documento de suporte, encontra-se o título do documento, a data em que o mesmo foi elaborado, o número de versões criadas e também um código único, o qual foi criado de acordo com a tabela de controlo de documentos criada no âmbito deste projeto. Imagem 37 – Estrutura de documento de suporte Os documentos de suporte seguem uma estrutura idêntica apresentando alguns tópicos recomendados na norma ISO/IEC 27.003 (Introdução, Objetivo, Responsabilidades e conteúdo especifico) para a construção de políticas. No cabeçalho encontra-se o título do documento, a data em que o documento foi elaborado, um código único e o número da versão consoante o número de revisões efetuadas. Serve de exemplo a imagem 37 que se refere a um dos documentos de suporte criados. 106 Estes seguem a mesma estrutura constituindo-se pelos seguintes tópicos, observados na imagem acima: 1. Introdução 2.Objetivo 3. Tópico específico do documento de suporte 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos No início encontra-se informação para controlo do documento. É mencionada a pessoa responsável pela elaboração do documento, a pessoa que o verifica e a pessoa que o aprova ao nível do Conselho Geral. Em seguida surge uma tabela relacionada com as revisões onde é especificado o seu número, a data e o autor da revisão assim como as respetivas alterações feitas ao documento. Em seguida surgem os tópicos referidos supra. Na Introdução é feita uma contextualização do documento e referidas as bases para a sua elaboração. No Objetivo é descrito o propósito do documento enquadrando-o na estrutura de documentos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação. No tópico 3 encontra-se toda a base informacional importante para a construção do documento. Por fim surgem as referências bibliográficas e Anexos que complementem de alguma forma o documento de suporte. Os documentos criados no âmbito desta dissertação estão disponíveis no anexo 5. Sousa (2013) refere que a estrutura documental de suporte deve contemplar critérios estabelecidos na norma ISO 16363:2012 de maneira a estabelecer uma conformidade com a mesma (Sousa, 2013, apud. Santos, 2015) permitindo futuramente apoiar a certificação do repositório digital, como tal no anexo (6) encontra-se uma tabela que especifica a conformidade dos documentos de suporte, criados no âmbito deste projeto, com a norma ISO 16363:12. Por fim são apresentadas especificações a considerar no caso da preservação de documentos CAD na FIMS por ser considerado um caso prioritário dado o crescimento da produção informacional digital nos escritórios de arquitetura. 107 6.3. Especificação de Requisitos Com o objetivo de apoiar a estruturação do sistema de informação como um Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP) a FIMS deverá adotar uma plataforma tecnológica (hardware e software) com capacidade de gestão e preservação a longo prazo da grande quantidade e diversificada informação que está sob a sua tutela. Deverá ser garantida a capacidade de assegurar a aplicação de técnicas de autenticação e certificação digital, capturar meta-informação (técnica, descritiva, administrativa, estrutural e de preservação), garantir a produção/agregação de documentos em formatos específicos para preservação, a avaliação da informação e a definição da inclusão/não inclusão no repositório digital. Desta forma apela-se ao modelo sistémico e informacional SIAP já aplicado na FIMS e que surge da necessidade de “uma abordagem que congregue, desde a fase de conceção da plataforma tecnológica (hardware e software), até à produção, circulação, avaliação, armazenamento, disponibilização e preservação da informação, software aplicacionais e sistemas de armazenamento da informação, toda a Organização e os seus processos de negócio” (Pinto e Silva 2005) apoiando, assim, a operacionalização do SI-AP e orientando a Instituição e os seus colaboradores no processo de adequação da gestão da informação”. Trata-se de um único ciclo de GI que integra a Preservação e que engloba as áreas de Gestão de Documentos, de Gestão de Conteúdos e de Gestão de Arquivos. Como foi possível verificar nos resultados obtidos na avaliação da maturidade em questões relacionadas com o acesso e a pesquisa da informação, a FIMS reconhece a existência de um sistema de meta-informação ou classificação onde podem recuperar e aceder à informação que procuram. Para além disso, é reconhecido pelos colaboradores que a informação poderia ser gerida de uma melhor forma e identificam a necessidade da implementação de um sistema de gestão de informação integrado que interaja com um repositório digital. Com a elaboração de um Documento de Especificação de Requisitos pretende-se, pois, perceber os requisitos necessários para a implementação de um Sistema de Gestão Documental (SGD) de acordo com o MoReq 2010, adequando-o aos requisitos exigidos para a constituição de um SI-AP, como componente de software do Sistema de Gestão de Informação Ativa e Permanente (SGIAP) a implementar na FIMS e, seguidamente com o apoio da norma ISO 16363:2012, promover a futura certificação do componente repositório (estrutura de gestão, hardware, software e serviços), constituindo um repositório digital confiável que mantenha as características fundamentais da informação ao longo do seu ciclo de vida como a 114 6.3.2. Requisitos para Certificação do Repositório De modo a ser estabelecida a futura certificação do Repositório Digital foram identificados requisitos no Documento de Especificação de acordo com a norma ISO 16363:2012. Esta norma internacional, resultado da revisão da checklist do TRAC – Trustworthy Repositories Audit Certification: Criteria and Checklist é um instrumento utilizado para obtenção de certificação de repositórios de digitais de instituições/organizações “que reúne um conjunto de requisitos que vão desde a gestão organizacional, às infraestruturas de suporte, e que são considerados vitais no estabelecimento de um clima de confiança em torno do repositório digital” (ISO 16363:2012) mas que requer mecanismos independentes de verificação e de prova documental de todos os procedimentos. Independentemente da concordância com essa norma para que os repositórios consigam preservar a informação é necessária uma constante monitorização, planeamento e manutenção e a implementação de uma estratégia e ações. Com o crescimento da informação em formato digital, quer por via da digitalização quer criados em meio digital, é necessário garantir a existência na FIMS de um repositório digital de confiança para o armazenamento e acesso confiável e seguro no longo prazo. O repositório deve providenciar mecanismos que possibilitem a identificação consistente dos documentos, a uniformização de formatos, a atribuição de meta-informação necessária para a descrição e localização dos documentos e a documentação das alterações efetuadas nos mesmos e respetiva meta-informação. No caso da FIMS pretende-se que o SGD a implementar interaja com um repositório digital de confiança que por sua vez irá manter a informação que se deseja preservar a longo prazo. Este repositório deverá estar preparado para possíveis ameaças e riscos dentro do(s) seu(s) sistemas e como tal devem ser exigidas monitorizações, manutenção e planeamentos constantes assim como implementar a estratégia de preservação adotada de modo a concretizar a missão que lhe foi imputada no domínio da preservação digital. Para além disso é necessária a realização de auditorias frequentes comunicadas posteriormente aos stakeholders (colaboradores e investigadores da FIMS) de modo a garantir a confiança dos mesmos para com o SGD garantindo que a informação seja colocada continuamente no repositório assim como seja utilizado como forma de recuperarem a informação que necessitam. A futura certificação de acordo com a norma ISO 16363:2012 requer, entre outros requisitos, que o repositório tenha: 115  uma declaração de missão que reflita um compromisso com a preservação a longo prazo, a gestão e acesso à informação digital;  um Plano Estratégico de Preservação que defina a abordagem a longo prazo que o repositório terá na sua missão.  apresentar mecanismos de revisão, atualização e desenvolvimento das suas Políticas de Preservação em curso, à medida que o repositório cresça e a tecnologia e a prática da comunidade evoluam.  comprometer-se com os princípios de transparência e responsabilidade em todas as ações de apoio à operação e gestão do repositório que afetam a preservação de conteúdos digitais ao longo do tempo.  e mantenha contratos ou acordos de depósito apropriados para materiais digitais que gere, preserva e/ou aos quais fornece acesso.  mecanismos em vigor para controlar o seu ambiente de preservação.  identifique e gira os riscos das suas operações de preservação e os objetivos associados à infraestrutura do sistema.  mantenha uma análise sistemática dos fatores de risco de segurança associado a dados, sistemas, pessoal e instalações físicas. (Santos, 2015) Santos (20 15) Desta forma o Documento de Especificação de Requisitos criado tem como principal objetivo especificar um conjunto de requisitos para a implementação e gestão de um Repositório Digital na FIMS. O documento de especificação de requisitos encontra-se dividido em três partes seguindo a estrutura proposta na norma IEEE 830-1998. Tabela 9 - Estrutura proposta na norma IEEE 830-1998 para Documentos de Especificação de Requisitos (Gaspar, 2012) 116 Desta forma o capítulo 1 serve ontroduz o docuemnto, o capítulo 2 descreve o repositório e ao capítulo 3 apresenta os requisitos. Este último capítulo divide-se em duas subpartes fundamentais, uma dirigida ao SGD onde são expostos os requisitos modulares do MoReq2010, o modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos elaborado pelo CONARQ (2006) e o documento de especificação de requisitos do projeto DURAARK e numa segunda parte são expostos os requisitos propostos na ISO 16363:2012 – Space Data and Information Transfer System – Audit and certification of trustworthy digital repositories, com vista à certificação do componente repositório Documento Especificação de Requisitos 1.Introdução 1.1. Propósito do documento 1.2. Âmbito 1.3. Definições 1.4. Visão geral do documento 2. Descrição Geral 2.1. Perspetiva da plataforma tecnológica 2.2. Funções da plataforma tecnológica 2.3. Características da plataforma tecnológica 2.4. Características dos utilizadores 2.5. Restrições gerais 3. Requisitos 3.1 Requisitos modulares 3.2. Requisitos para certificação 3.3. Requisitos não funcionais 4. Apêndice 4.1. Definições, acrónimos e abreviaturas Tabela 10 – Estrutura do Documento de Especificação de Requisitos O documento de especificação de requisitos encontra-se dividido em três partes seguindo a estrutura proposta na norma IEEE 830-1998 finalizando com um apêndice. Na Introdução são definidos os objetivos da elaboração do documento referindo o propósito do documento assim como âmbito que se insere, para além disso são ainda apresentadas as referências mais relevantes na elaboração do documento assim como a visão geral do documento. Em seguida é apresentada uma descrição da perspetiva geral do repositório a ser implementado assim como as suas funções, características e restrições que são aplicadas ao mesmo, assim como as características dos utilizadores/público-alvo. Este tópico do documento é essencial para perceber como irá funcionar o sistema que se pretende implementar de modo 117 a ser possível identificar quais os requisitos que o mesmo deve apresentar. No terceiro tópico são apresentados os requisitos modulares que o SGD deve apresentar segundo o Moreq2010, complementado pelo Modelo de requisitos para Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos elaborado pelo CONARQ (2006) e o documento de especificação de requisitos do projeto DURAARK sendo que fase às necessidades da FIMS evidenciou-se a necessidade do SGD contemplar os serviços de Registo de documentos, de classificação, de meta-Informação, de seleção e eliminação de pesquisa e de retenção. Os requisitos encontram-se estruturados em tabelas com cinco colunas que se referem ao número e a descrição dos requisitos, ao nível de importância (Oobrigatório, Aaconselhado), ao referencial do requisito no Moreq2010 e por fim a coluna para a verificação do requisito durante a análise dos requisitos fase a possíveis sistemas. São ainda apresentados os requisitos para a futura certificação do repositório a ser implementado segundo a norma ISO 16363:2012 para que se possa analisar futuramente a conformidade face à criação de um repositório confiável. O requisito encontra-se em tabelas que seguem a mesma estrutura dos requisitos modulares e onde se contemplam todos os requisitos referidos na norma ISO 16363:2012. É preciso deixar claro que após implementação e certificação do repositório a FIMS deve garantir que o SGD não se torne obsoleto assim como recorrer constantemente a práticas de preservação digital isto porque devido à rápida evolução das TIC todas estas ações podem ser em vão. É recomendado então providenciar ações que garantam uma melhorar gestão das mudanças tecnológicas. O documento de especificação de requisitos apoia a decisão de escolha da plataforma tecnológica (hardware e software) a implementar na FIMS, no entanto visando a preservação a longo prazo é necessário um plano de intervenção que incida sobre a implementação do Plano de Preservação alinhado com as politicas estratégicas, de GI e TI e de preservação e com a estratégia de preservação digital e a adoção de um guia de digitalização de modo a garantir a qualidade, necessária para a preservação e disponibilização, dos documentos digitais criados a partir dos originais em suporte tradicional. A proposta de Documento de Especificação de Requisitos elaborado encontra-se em anexo (anexo 3) 118 6.4. Sistema de gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital Ao assumir a Preservação como variável da Gestão da Informação, e como referido, a preservação deve ocorrer desde a preparação e a especificação da plataforma tecnológica com as componentes de hardware e de software que suportará a produção informacional. Atualmente a FIMS utiliza o AtoM como plataforma de divulgação e acesso e para a gestão da meta-informação dos acervos que gere. No entanto, esta ferramenta individualmente não apresenta mecanismos com a função de repositório e que garantam a preservação da informação digital. Tornou-se, pois, necessário analisar ferramentas que complementam funções de preservação que, em conjunto com outras, garantam a gestão, armazenamento, preservação e acesso a longo prazo da informação desde de o seu nível físico, lógico até ao conceptual e essencial (meta-informação) (imagem 39) de modo a chegarmos a uma proposta que cubra as necessidades da FIMS. Na análise das ferramentas para a preservação o AtoM não é descartado pois esta ferramenta pode garantir a tanto a gestão da meta-informação como a disseminação da informação. Imagem 39 – Dimensões de abstração do objeto digital Em primeiro lugar foi necessário perceber o propósito e principais funcionalidades de cada ferramenta permitindo-nos, posteriormente, compreender de que modo se podem complementar e satisfazer as necessidades da Insituição. Em seguida, apresentámos as ferramentas analisadas ressaltando que este trabalho não objetiva elaborar um estudo exautivo de cada ferramenta mas sim perceber possiveis soluções que complementadas garantam a gestão, o armazenamento, a preservação e o acesso da informação digital dos acervos geridos pela FIMS. Das várias ofertas existentes, foram selecionadas das listas de ferramentas elencadas pela Library of Congress e pela DigiPres Commons as seguintes: 119 Archivematica 8 O Archivematica é um Sistema de preservação digital, desenvolvido pela Artefactual, que visa oferecer um ambiente integrado de ferramentas gratuitas e open source para capacitar o processamento de objetos digitais de acordo com o modelo OAIS. O principal objetivo deste software é armazenar a informação em formato digital, quer informação digitalizada como produzida em meio digital permitindo a sua preservação a longo prazo O Archivematica utiliza um padrão micro serviços de modo a fornecer um conjunto integrado de ferramentas de software que permitem aos seus utilizadores a ingestão da informação que posteriormente pode ser migrada ou convertida para outros formatos previamente definidos visando a preservação a longo prazo. Todo este padrão funciona em conformidade com as recomendações do modelo conceptual OAIS. (Artefactual) Rosetta 9 O Rosetta é um software de preservação comercial da Ex libris que contempla integralmente o fluxo de preservação digital, incluindo ingestão, validação, incorporação, armazenamento, preservação e entrega de objetos digitais. Tal como o Archivematica oferece ferramentas para gerir, preservar e prover acesso a longo prazo à informação originalmente digital ou digitalizada. Esta ferramenta também se encontra em conformidade com o modelo de referência OAIS. (Ex libris). Fedora Commons 10 Desenvolvido pela Cornell University em parceria com a University of Virginia e pertencente atualmente ao DuraSpace, o FEDORA (Flexible Extensible Digital Object Repository Architecture) é uma estrutura conceptual que utiliza um conjunto de abstrações sobre a informação digital de modo a fornecer a base para software que seja capaz de gerir a informação em meio digital. O repositório do Fedora é acessível através da web possuindo mecanismos de gestão de 8 Cf. Artefactual. Archivematica. Disponível em: < https://www.archivematica.org/en/ > Acedido em: 20-05-2016 9 Cf. Exlibris. Rosetta. Disponível em: < http://www.exlibrisgroup.com/category/RosettaOverview > Acedido em: 20-05-2016 10 Cf. Fedora. Disponível em: < http://fedorarepository.org/> Acedido em: 20-05-2016 120 dados que possibilitam adicionar objetos digitais, pesquisar informação e disponibilizar a informação a um utilizador final. O Fedora foi projetado para gerir a informação através de serviços sendo que a recuperação da informação também ocorre da mesma forma (Staples e Shin, 2012). A manipulação da meta-informação é realizada através de Web Services, via API’s (Application Programming Interface) permitindo que o Fedora possa ser utilizado como um componente integrado com outros sistemas que fornecem funções complementares. Libsafe 11 O Libsafe é um software de preservação comercial criado pelo Libnova com vista a garantir a segurança, disponibilidade e acesso da informação a longo prazo de forma fácil e eficiente. Esta solução aposta numa interfase amigável o que permite não ser necessário grandes conhecimentos de normas nem de tecnologias. Este software também se encontra em conformidade com todo o modelo de referência OAIS. (Libnova). Segundo o Libnova, do ponto de vista de preservação o Libsafe automatiza procedimentos e workflows, proporcionando a preservação sendo fácil a sua certificação. Este software apoia a implementação de um plano de preservação, sendo este processo dividido em 5 fases (Martínez, 2013), sendo elas: 1. Estudo do material e preparação do plano de preservação – o Libsafe dispõe de um sistema de documentação interna que permite elaborar um plano e oferece um guia para o seu processamento; 2. Preparação do material – a preparação do material visa garantir a conformidade com o proposto no plano de preservação; 3. Verificação e validação – O libsave procede à verificação do material de modo a garantir a conformidade com o plano de preservação e a validação onde procede análise da meta-informação, à estrutura de pastas, à detecção de ficheiros danificados e à análise de tipologias; 4. Ingestão e criação de réplicas – Após validação o material é ingerido e são criadas réplicas em suportes de armazenamento definidos préviamento que são verificadas de forma automática de modo a identificar possíveis anomalias; 11 Cf. Libnova. Libsafe. Disponível em: < http://www.digitalpreservationsoftware.com/> Acedido em: 2005-2016 121 5. Certificação – Todo o processo de preservação tendo sido certificado pode ser documentado no libsafe. RODA 12 O RODA (Repositório para Objetos Digitais Autênticos) é um repositório digital para a preservação digital que tal como as soluções já apresentadas incorpora toda a funcionalidade exigida pelo modelo de referência OAIS permitindo a realização de ações de preservação digital (ex. migração em x em x tempo, verificação de integridade). O RODA é capaz de incorporar, gerir e dar acesso a vários tipos de material digital. O RODA é baseado em tecnologias open source e é suportado pelas normas internacionais e abertas EAD (meta-informação descritiva), PREMIS (meta-informação de preservação), METS (meta-informação estrutural) e várias normas ao nível dos meta-informação técnica (e.g. NISO Z39.87 no contexto das imagens digitais). (Keep solutions) Dspace 13 O DSpace é um software open source, desenvolvido pelas bibliotecas do MIT e pela empresa HP, que permite a implementação de repositórios digitais institucionais caracterizados por serem sistemas de gestão de informação que servem para armazenar, preservar e difundir a produção intelectual de uma Instituição facilitando assim a gestão e preservação da sua memória intelectual. Este software permite a captura, indexação, preservação e disponibilização de informação digital (Dspace, 2015). O Dspace possui mecanismos que prevêem a preservação da informação a longo prazo como a identificação persistente dos objetos digitais e o mecanismo Checksum Checker que visa verificar a integridade do objeto digital dentro do repositório (Arellano, 2008).(Arellano, 2008) Drupal 14 O Drupal é um framework modular e um sistema de gestão de conteúdo (CMS) escrito em PHP. O Drupal permite criar e organizar conteúdo, manipular a aparência, automatizar tarefas administrativas e definir permissões e papéis para utilizadores e colaboradores. Para além de oferecer as funcionalidades básicas de um CMS ele também implementa uma série de 12 Cf. RODA Community. RODA. Disponível em: < http://www.roda-community.org/> Acedido em: 20-052016 13 Cf. Dspace. Disponível em: < http://www.dspace.org/> Acedido em: 20-05-2016 14 Cf. Drupal. Disponível em: < https://www.drupal.org/> Acedido em: 20-05-2016 122 APIs robustas e apresenta uma estrutura modular que facilita o desenvolvimento de módulos extensivos. (Drupal) Islandora 15 O Islandora é uma estrutura de software open source, construído com base no Fedora, Drupal e Solr tendo sido projetado para ajudar instituições a gerir e a pesquisas informação de forma colaborativa. Foi desenvolvido pela Universidade Robertson e a biblioteca Prince Edward Island, no entanto atualmente é mantido por uma comunidade internacional de programadores voluntário. (Islandora) Hydra 16 O Hydra é uma ferramenta open source de repositório, desenvolvido durante o Hydra Project constituído pela Stanford University, University of Virginia, University of Hull, Fedora Commons (atualmente pertencente ao Duraspace). O Hydra fornece um ambiente. O Hydra é um “ecossistema” de componentes que permite que instituições construam e implantem repositórios digitais robustos e duráveis. O Hydra utiliza outras ferramentas que garantem a gestão da informação digital e permitem criar fluxos de trabalho personalizados. (Hydra Project) ArchivesSpace 17 O ArchivesSpace é uma ferramenta web, open source, para a gestão de informação arquivística desenvolvido que engloba características do Archivists' Toolkit e Archon. Esta ferramenta foi projetada para suportar funções essenciais em arquivos como criar descrições arquivísticas (EAD), controlo de acesso à informação e gestão de autoridades. Esta ferramenta funciona, tal como o AtoM, como gestor de meta-informação, permitindo a criação e gestão de EAD, MODS, Dublin Core e METS. CONTENTdm 18 O CONTENTdm é um sistema de gestão de coleções digitais desenvolvido pela OCLC (Online Computer Library Center). Esta ferramenta tem como principais funcionalidades a 15 Cf. Islandora. Disponível em: < http://islandora.ca/> Acedido em: 20-05-2016 16 Cf. Project Hydra. Hydra. Disponível em: < https://projecthydra.org/> Acedido em: 20-05-2016 17 Cf. ArchivesSpace. Disponível em: < http://archivesspace.org/ > Acedido em: 20-05-2016 18 Cf. OCLC. CONTENTdm. Disponível em: < http://www.oclc.org/en-US/contentdm.html > Acedido em: 20-05-2016 123 criação e organização de coleções, pesquisa e exibição, criação e gestão de meta-informação. Blacklight 19 O Blacklight é um sistema open source, desenvolvido pela University of Virginia Library que fornece uma interface básica de pesquisa com o apoio do motor de busca Apache Solr para a pesquisa de texto livre ou meta-informação. O AtoM e as ferramentas a descritas acima apresentam diferentes funcionalidades focadas para diferentes etapas do ciclo da curadoria digital, sendo que baseados no Digital POWRR (Preserving digital Objects with Restricted Resources) Project, no estudo e na lista de ferramentas por função do Digpres Commons criamos a seguinte tabela que divide as ferramentas descritas segundo as funcionalidades. Tabela 11 - Tipo de funcionalidade de ferramentas Desta forma feita a descrição, ainda que superficial, de várias ferramentas apresentamos de seguida várias combinações entre ferramentas que podem vir a permitir criar a criação de sistemas de gestão, armazenamento, preservação e acesso e que resultam de estudos por parte de várias instituições e de sugestões das próprias empresas desenvolvedoras. AtoM + Archivematica + Atom O Archivematica apresenta três etapas essenciais (Fontana, 2014) que refletem a conformidade com o modelo funcional OAIS tornando possível perceber a complementaridade com o software AtoM. 19 Cf. Project Blacklight. Blacklight. Disponível em: < http://projectblacklight.org/> Acedido em: 20-052016 Tipo de funcionalidades Sistema de preservação Archivematica Libsafe Rosseta Federa Commons Roda Dspace Hydra Gestor de meta-informação Atom ArchivesSpace CONTENTdm Ferramenta de pesquisa Blacklight Gestor de conteúdos Drupal Ferramentas 130 Desta forma num sistema de gestão preservação e acesso da informação que complemente estras três ferramentas, o ArchiveSpace irá fornecer os serviços voltados à gestão da meta-informação, o Archivematica irá garantir a ingestão, a associação da meta-informação e a preparação dos AIPs fazendo a ligação central entre o ArchiveSpace e o Dspace e Dspace será responsável por fornecer o repositório assim como os serviços necessários a sua gestão e ao acesso à informação. Hydra + Fedora A Yale University desde 2014 tem vindo a explorar a integração das ferramentas Hydra e Fedora, sendo que o seu "core” se encontra ainda as ferramentas Ladybird, Blacklight e Solr. Na imagem seguinte pode ser observada a interligação destas ferramentas. Imagem 47 – Hydra + Fedora Na imagem acima percebemos que no centro do workflow se encontra o Fedora que funciona como repositório e interage com o Hydra, responsável pela criação, ingestão e gestão da informação assim como disponibilizar ferramentas de preservação. No entanto, o foco nesta arquitetura não é o Fedora mas sim o Hydra que cria camadas de abstracção entre o utilizador e o repositório. O Ladybird é utilizado para a migração de conteúdo para o Hydra. O Hydra é responsável pela ingestão, pela gestão, operacionalização da preservação. O Fedora e o Solr agem como bases de dados do repositório, sendo que o Fedora age como um índice que liga os objetos digitais a relações complexas decorrentes do Hydra e o Solr age como uma base de dados pesquisável que indexa o conteúdo dos registos de meta-informação descritiva dos objetos digitas. Em conjunto com o Ladybird pode ser efetuada a migração manual de objetos digitais e meta-informação. 131 Resumidamente após a migração dos objetos digitais e meta-informação manualmente ou através do Ladybird, os mesmos são ingeridos através do Hydra que envia o AIP para o Fedora e finalmente, os objetos digitais, podem ser acedidos através do Blacklight. Islandora + Archivematica (Archidora) Desenvolvido numa parceria entre a Artefactual e pelo Discovery Garden promovido pela University of Saskatchewan Library, o Archidora Archidora é um módulo que integra a funcionalidade da preservação digital do Archivematica com o Islandora (Fedora + Drupal). O Archivematica fornece o sistema de preservação integrando o Islandora (Fedora + Drupal). O objetivo do módulo é permitir que os utilizadores do Islandora possam preservar os objetos digitais utilizando um conjunto de micro serviços do Archivematica que apoiam a preservação digital, criando cópias de preservação dos objetos digitais para o armazenamento a longo prazo. Imagem 48 – Islandora + Archivematica Na imagem 48 é possível perceber o workflow do Archidora onde o Islandora e o Archivematica são as ferramentas “core” que comunicam entre si de modo a proporcionar a preservação da informação digital. O Islandora é então responsável pela ingestão dos objetos no repositório (Fedora), que envia os objetos para o Archivematica que fornece um conjunto de micro serviços que apoiam a preservação digital e criar cópias de preservação ingerindo-as nos repositórios para o armazenamento a longo prazo. Ao realizar a ingestão, o utilizador não tem que se preocupar com a transferência para o Archivematica, pois a mesma é feita em background. Após conclusão da transferência e ingestão pelo Archivematica, é enviada uma notificação para o Islandora referindo que o armazenamento foi bem sucessivo. Nesta arquitetura não podem ficar de parte o Drupal responsável pelo acesso e disponibilização da informação e o Fedora como de repositório da informação e respetiva meta-informação. 132 ArchivesSpace + BitCurator + Archivematica + Dspace O MIT Institute Archives tem vindo a explorar desde 2015 a possibilidade de combinação entre as ferramentas ArchiveSpace, BitCurator, Archivematica e Dspace. Para mostrar esta possível combinação Smith (2015) apresenta o seguinte diagrama que reflete o workflow entre as diferentes ferramentas. Imagem 49 - ArchivesSpace + BitCurator + Archivematica + Dspace (Smith, 2015) Nesta combinação o ArchivesSpace garante a gestão de informação suportando as funções de criação e gestão de descrições arquivísticas (EAD), o controlo de acesso à informação, a gestão de autoridades e a criação e gestão de meta-informação METS (metainformação estrutural), Dublin Core (meta-informação descritiva) e MODS (meta-informação de descrição do objeto). O BitCurator surge como ferramenta de análise forense digital que apoia a migração de informação que se encontra fora de suportes de armazenamento e que através de ferramentas forenses faz uma triagem da informação. O Archivematica surge como software para a preservação responsável pela ingestão (SIP), pela associação da metainformação descritiva criada pelo ArchivesSpace, pela criação da meta-informação de preservação e técnica, pela criação e gestão dos AIP submetidos para o armazenamento de 133 preservação, e pela criação dos DIP enviados para o Dspace responsável por armazenar as cópias de acesso e pela disseminação das mesmas. Libsafe+ Libdata +Dspace + Atom Por fim apresentamos uma última combinação de ferramentas, o Libsafe, Libdata, Dspace e AtoM. Nesta o Libsafe é o software de preservação responsável pela ingestão da informação e que garante os mecanismos necessários para a preservação e segurança da informação apoiando-se no Libdata sistema de hardware totalmente projetado pelo Libnova para o armazenamento em massa a longo prazo de informação que não será acedida com frequência, mas que deve estar disponível a qualquer momento no futuro, integrando recursos de segurança para a preservação a longo prazo. Surge então o Dspace como plataforma de acesso e que assegura a gestão e reforça a segurança impondo restrições de acesso. O AtoM surge no topo como ferramenta de gestão de meta-informação que apoiando todas as fases do processo de gestão e preservação da informação. Feita a análise das possíveis soluções e das possíveis combinações e também através dos resultados da avaliação de maturidade da GI na FIMS, percebemos que existe a necessidade da implementação de uma solução que agregue toda a informação garantindo a sua gestão, armazenamento, preservação e disponibilização e desta forma é necessária a implementação de um Sistema de Gestão Documental que trate da recolha, armazenamento e a recuperação de todos os componentes do documento digital como uma unidade complexa. O sistema proposto deverá ter a capacidade de gerir a informação, através do Sistema de Gestão Documental, em todo o ciclo de vida da informação tendo a capacidade de preservar a informação a longo prazo armazenando-a no repositório digital, através do sistema de gestão de preservação e do sistema de preservação, por último deverá possibilitar a disseminação através com uma plataforma de acesso. É importante que o repositório seja certificado de modo Imagem 50 - Libsafe+ Libdata +Dspace + Atom 134 a tornar-se em um repositório de confiança. Na seguinte imagem apresentamos a proposta de sistema de gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital para a FIMS. Imagem 51 – Sistema de gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital A imagem 51 ilustra a proposta de processo para o Serviço de Gestão do Armazenamento e Preservação na FIMS que engloba a gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital referindo-nos, construído com o apoio na análise das ferramentas e com base no modelo OAIS. Neste processo os principais passos são a entrada/ingestão de informação para o Repositório (SIP), processamento/gestão do pacote de informação efetivamente armazenado dentro do Repositório (AIP) e disseminação da informação através do pacote (DIP) transferido do Repositório para um utilizador em resposta a uma solicitação através da plataforma de acesso. A proposta acima referida acaba por invocar todos os documentos orientadores realizados no âmbito do Plano de Intervenção como é possível verificar a seguinte imagem. Imagem 52 – Relação entre o Plano de Intervenção e a proposta de Sistema de gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital Na imagem 52 é possível verificar que a um nível superior se encontram a Política de Preservação, a Estratégia de Preservação e o Plano de Preservação necessários para a realização de um planeamento estratégico que engloba os procedimentos, normas, estratégias e onde se 135 definem metas e objetivos a alcançar para a concretização da preservação a longo prazo e por isso necessários ao longo de todas as fases do processo. O Guia de Digitalização, como documento que apresenta orientações e recomendações necessárias no processo de digitalização, apoia a fase de captura de objetos digitais e meta-informação. Por fim o Documento de Especificação de Requisitos que apoia todas as fases do processo ao fornecer os requisitos necessários para a implementação do Sistema de Gestão Documental e de uma futura certificação do componente repositório como um repositório digital confiável. O AtoM é de facto uma ferramenta insuficiente para a preservação da informação digital, pois apenas garante a gestão da meta-informação e o acesso à informação, no entanto a combinação com outras ferramentas pode garantir a gestão, armazenamento, preservação e acesso da informação digital dos acervos geridos pela FIMS. 6.5. A preservação de documentos CAD 6.5.1. A importância da preservação de documentos CAD “…no longer can libraries, archives, museums and others acquire blueprints and drawings, a few images, and a scale model or two to represent a major work of architecture in their collections. Now they must acquire the 3-D CAD models and 2-D drawing files, Building Information models (BIMs), digital images, videos and electronic documents all delivered on a computer drive often with no annotations whatsoever.” (Smith, 2009) O AutoCad é um software do tipo CAD (Computer Aided Design) que permite elaborar projetos/desenhos digitais de objetos físicos. Este software permite a criação de diversos tipos de projetos/desenhos nomeadamente: desenhos de projeto em 2D, projetos arquitetónicos em 3D, pisos/locais planos/plantas, impressões 3D/reconstruções de edifícios, mundos virtuais, projetos de produtos 3D e animações em 3D. Os ficheiros podem ser exportados para as extensões Metafile (WMF), ACIS (SAT), Lithography (STL), Encapsulated PS (EPS), DXX Extract (DXX), Bitmap (BMP), 3D Studio (*.3ds) e Block (DWG, DXF)(Autodesk, 2004). No caso dos CAD 2D estamos perante representações gráficas bidimensionais utilizadas para a elaboração de plantas, cortes e alçados. Este método deduz através da representação bidimensional, as formas e detalhes da construção no espaço sendo que a maior parte da informação é apenas registada mentalmente pelos responsáveis pelo projeto. Desta forma é possível perceber que este método é muito semelhante ao processo tradicional de desenho e as principais diferenças passam pela introdução de automatização no processo e pela visualização 136 mais dinâmica (ex. zoom), apesar de limitada a um ponto de vista isolado. Os modelos CAD 3D constituem representações tridimensionais que podem ser feitas através de três técnicas que passam pelo modelo de arestas (envolve a criação de elementos bidimensionais e o seu posicionamento relativo no espaço), composição por superfícies (a criação de formas mais completas através da construção e edição representando todo o volume de um objeto) e sólidos (aplicação de operações booleanas para combinar sólidos para a composição de modelos tridimensionais através de sólidos de formas básicas). Existem, ainda, duas tecnologias recentes relacionadas com os CAD 3D a considerar: 1) a modelagem paramétrica (projeto de objetos através das suas relações dimensionais); 2) e o BIM (modelo de informação do edifício que visa tratar a informação da construção desde a conceção até à utilização, manutenção e demolição, envolvendo, portanto, todo o ciclo de vida de uma construção). Os modelos CAD apresentam informação mais complexa do que os modelos 2D, envolvendo vários parâmetros especificados pelo responsável pelos projetos, formulas matemáticas e diferentes técnicas para a renderização. A utilização do software AutoCAD e a consequente criação de documentos em formato CAD tem vindo a crescer significativamente nos últimos anos, sendo uma rotina em profissões que lidam com construção futura, passada ou presente, nomeadamente a arquitetura, a engenharia e até mesmo a arqueologia (Smith, 2009). Com a crescente produção informacional surge, inevitavelmente, a necessidade da preservação a longo prazo deste tipo de documentos, que, no caso da arquitetura, são essenciais para se perceberem erros de construção, para utilizar como base para novos projetos e até mesmo para futura investigação. Todavia, são diversos os obstáculos contribuem para que seja um grande desafio garantir a respetiva autenticidade, inteligibilidade, acessibilidade e reutilização no longo prazo. Segundo Tom Rosko (2009) é necessário encontrar formas para garantir a propriedade intelectual, a visualização e o acesso ao ficheiro, bem como a sustentabilidade quer do documento CAD como do software com o qual foi produzido. No caso particular na FIMS constata-se um aumento do número de documentos CAD provenientes da doação/depósito de acervos de arquitetos contemporâneos, em particular no acervo do Arquiteto Fernando Távora que, a partir de 1993 e no decorrer da actividade conjunta com o seu filho, Arquiteto Bernardo Távora, começa a produzir grande parte dos seus projetos no formato digital CAD. Desta produção informacional chegaram à FIMS cerca de 25688. Este número irá seguramente aumentar pois o acervo do Arquiteto Alcino Soutinho será, em breve, completado com os documentos em formato digital produzidos no gabiente do arquiteto. Espera-se, ainda, que no futuro o número de documentos CAD aumentem com a 137 integração de novos acervos na FIMS, na medida em que grande parte da produção informacional em arquitetura é, hoje, realizada digitalmente, deixando de parte a produção de documentos em suporte tradicional. Neste contexto, e para garantir a preservação da produção informacional em arquitetura, em particular dos documentos CAD, é necessário atender não só à componente digital, mas também à componente física dado em qualquer delas mantém-se o registo num suporte físico, nomeadamente através de plataformas tecnológicas (hardware e software). Ao assumir a preservação como variável da Gestão da informação será junto do produtor, o arquiteto, e no momento da concepção e utilização da plataforma tecnológica, que deverão ocorrer as primeiras iniciativas, completadas, posteriormente, no processo de ingestão, armazenamento e disponibilização, seja no próprio gabinete de arquitetura, num provedor de serviços cloud ou em instituições como a FIMS. Como outros objetos digitais, os CAD apresentam a característica da pluridimensionalidade, isto é, possuem diferentes dimensões, exigindo cada uma delas o desenvolvimento de uma ou várias estratégias de preservação: no nível físico, no nível lógico, no nível conceptual e no nível essencial. Aborda-se em seguida os principais problemas e as estratégias que deverão ser consideradas pela FIMS, em linha com os casos de boas práticas identificados. 6.5.2. Os problemas para a preservação de documentos CAD Os documentos CAD apresentam desafios de preservação associados ao facto de ainda não existirem formatos padrão desenvolvidos e utilizados de forma ampla, dependendo do software onde foram desenvolvidos, licenciados e utilizados. Segundo Ball e Smith (2013, 2009) os principais problemas relacionam-se com os seguintes fatores:(Ball, 2013)  Natureza do mercado CAD – Os documentos CAD são criados em diferentes softwares cujos formatos são proprietários (não standard) utilizando cada um deles diferentes técnicas para capturar a informação de um projeto através dos parâmetros definidos pelo responsável, armazenar informações geométricas e para a renderização. Cada software utiliza estas diferenças como uma vantagem competitiva face a outras soluções. Dada a falta de incentivos à definição de 138 formatos padrão, os formatos originais não são frequentamente interpretados por outros softwares ou mesmo por diferentes versões do software onde foram criados. Apesar de existirem normas para exportação de dados entre os softwares CAD em todas elas ocorre perda de informação.  Interoperabilidade com os atuais e futuros sistemas – Uma das estratégias comerciais dos softwares CAD é a capacidade de reutilização da informação contida no modelo em ferramentas especializadas e/ou a integração com os mesmos. Esta interoperabilidade implica um grau de abertura dos formatos utilizados e uma maior capacidade de aceitação de diversas versões de formatos nas aplicações. Visto que os formatos dos documentos criados nestes softwares são fechados podem surgir problemas quando se invoca a interoperabilidade sendo que um software mais atual pode não conseguir ler um documento CAD criado pela sua versão mais antiga.  Ligações entre ficheiros – Muitos dos softwares CAD têm a capacidade de criar links entre vários ficheiros num único documento. Apesar de ser uma vantagem para quem trabalhar com este tipo de documentos pode, de facto, ser difícil manter a consistência entre todos os ficheiros num único documento a longo prazo. Na perspetiva da preservação, a principal preocupação é garantir que as ligações entre os ficheiros sejam mantidas quando o documento é transferido para um novo local de armazenamento. É muito difícil alcançar a preservação de documentos com ligações visto que o mesmo está dependente de outros que muitas vezes podem estar salvaguardados separadamente.  Relações com outra informação – Este problema tem a mesma fundamentação que o anterior. Muitas das vezes os documentos CAD possuem ligações com informação externa como, por exemplo, a bases de dados. Dada a variedade de ligações possíveis, a preservação depende de caso para caso. Se em alguns deles é possível preservar as ligações externas junto do documento CAD sem ser necessário preservar a interação entre os mesmos, por outro pode ser necessário preservar as interações garantindo a retenção de marcadores internos, âncoras ou indentificadores através da migração de qualquer formato. Em alguns casos pode ser necessário preservar o próprio software para manter todas as interações.  Segurança – Os documentos CAD criados em contexto comercial contêm, muitas vezes, propriedade intelectual significativa e valiosa, devendo o acesso aos mesmos ser cuidadosamente controlado. Assim, como em outros meios de comunicação, os documentos CAD suportam, também, a gestão de direitos e 139 permitem a integração da senha que protege o documento, no entanto, isto torna impossível a realização de ações de preservação quando a senha é desconhecida pelos responsáveis pela mesma. Em diversas situações ocorre a opção de adicionar a senha para preservar e, assim, evitar o acesso não autorizado e garantir a autenticidade do documento. Para enfrentar estes desafios foram desenvolvidas normas e técnicas bem sucedidas e que podem ser usadas como casos de boas práticas, nomeadamente a STEP - STandard for the Exchange of Product model data (ISO 10303), o FACADE e o DURAARK. 6.5.3. Estratégias de Preservação para documentos CAD São várias as estratégias de preservação aplicáveis a documentos CAD e recomendadas no âmbito de projetos analisados nesta dissertação, apesar de subsistirem diversas limitações. As estratégias referidas são:  Migração - Visa preservar o conteúdo intelectual dos objetos digitais e manter a capacidade de recuperação, visualização e utilização de uma forma diferente face à constante evolução das tecnológicas. Esta estratégia pretende superar a obsolescência através da conversão de formatos ultrapassados para formatos atuais, e/ou transferência de documentos de uma plataforma de hardware/software em processo de descontinuidade para outra, e/ou transferência de recursos digitais de uma geração de hardware/software para a próxima. No caso dos CAD 2D, segundo Smith (2009), esta estratégia pode ser aplicada dado que estes não são interativos e desta forma requerem os mesmos requisitos de preservação das imagens em formatos estáticos já normalizados (ex. TIFF, JPEG, etc.). No caso dos documentos CAD 3D dada a sua interatividade é recomendado que sejam migrados para as versões mais recentes dos formatos em que foram produzidos ou para formatos que não comprometam a autenticidade dos documentos. Entre as desvantagens desta estratégia encontram-se os custos que podem ser elevados, a dificuldade de manter as representações autênticas da versão original e a dificuldade de preservar o conteúdo, a apresentação e a funcionalidade. Para além disto a migração deverá ocorrer em curtos intervalos do ciclo de vida dos documentos consumindo tempo por parte da equipa responsável pela aplicação da estratégia.  Emulação – É outra das estratégias recomendadas por Smith (2009) e Ball (2013) e 242 Imagem digital  Acesso e Visualização  Formato apropriado  Compactação  Cor (ex. RGB, escala de cinzas, bitonal)  Profundidade de cores (ex. 24-bits ou 48-bits para RGB, 8-bits ou 16bits para escada de cinzas, 1-bit para bitonal)  Régua de cor (Ausente ou incorreto) Documento original/cópia digital  Dimensões corretas  Resolução espacial  Orientação (ex. Vertical)  Proporções/Distorções  Inclinação da imagem  Recorte  Referência da escala (se presente, como em desenhos rigorosos de arquitetura)  Falta de imagens ou textos Meta-informação relacionada  Nomeado adequadamente  Dados em tags do cabeçalho (completos ou incompletos)  Meta-informação técnica (completa ou incompleta)  Meta-informação descritiva (completa ou incompleta)  Meta-informação de preservação (completa ou incompleta)  Meta-informação estrutural (completa ou incompleta) Qualidade da imagem digital  Tom (ex. brilho, contraste) Não aplicável em imagem de 1-bit  Cor (ex. precição)  Saturação  Ruído 243  Perda de detalhes devido a superposição ou sombras;  Presença de artefactos digitais (linhas ao longo da imagem  Defeitos  Presença de Poeira  Nitidez  Presença de “Flare” Em anexo encontram-se tabelas elaboradas pelo FADGI (2010) com aspetos a considerar no controlo de qualidade que complementam estas recomendações. 11. Responsabilidades Antes de ser iniciado o processo de digitalização deverá ser escolhida a equipa de profissionais que irão acompanharão o projeto atribuindo-se as respetivas responsabilidades de acordo com os objetivos definidos para o projeto. É aconselhável que a equipa de trabalho seja multidisciplinar, envolvendo especialistas em digitalização de diversas áreas, como gestores de informação, especialistas em TI e da área jurídica. Pode ser necessária a contratação de profissionais externos para reforçar a equipa da Instituição. Para que os objetivos propostos sejam alcançados é aconselhada a realização de formações e a atualizações constantes por parte dos profissionais envolvidos no projeto e a adoção ou a criação de manuais de procedimentos que contemplem todas as fases do processo de digitalização. 12. Custos Nesta fase, caso a Instituição não tenha meios económicos, é importante procurar fundos para o projeto. Após garantir meios financeiros ainda antes de se iniciar um projeto de digitalização é imprescindível realizar estimativas de custos. Os custos envolvidos podem ser:  Custos com os recursos humanos envolvidos no projeto;  Custo com formações;  Custos com a infraestrutura tecnológica (software e hardware);  Custos com o tratamento da documenta;  Custo com materiais diversos (ex. discos rígidos; discos óticos, consumíveis dos equipamentos);  Custos de armazenamento e disponibilização dos documentos digitais; 244  Custos com a preservação digital;  Custos com empresa que realizará a digitalização;  Custos com transporte de documentos; 13. A Digitalização para Preservação Atualmente, a digitalização é assumida como uma estratégia para a preservação e as Instituições ao assumirem a responsabilidade de criar/capturar documentos digitais devem assumir também a responsabilidade com a preservação, isto porque a criação de cópias dos originais e o seu armazenamento por si só não garantem a acessibilidade a longo prazo. Segundo Ferreira (2006) a preservação digital compreende a capacidade de garantir a acessibilidade da informação digital, a longo prazo, com características de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada, no futuro, através de uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação. Desta forma para se obter êxito na preservação dos documentos digitais garantindo o acesso a longo prazo a Instituição deverá adotar uma Política de Preservação Digital (ver documento cica_dspd_02) assim como o Plano de Preservação Digital (ver documento cica_dspd_02) onde serão definidas um conjunto de ações de preservação tendo em vista a quantidade, a tipologia e as características da informação digital. Devem ainda ser contempladas as necessidades de recursos humanos, tecnológicos e financeiros. Estas ações deverão estar em concordância com a missão da Instituição e com as legislações de direitos de autor e com as Políticas de Gestão de Informação, das TI e da Segurança da Informação. 245 Anexos Formato Considerações técnicas Recomendações de uso TIFF  “De facto” raster image format used for master files  Simply encoded raster-based format  Accommodates internal technical metadata in header/extensible and customizable header tags  Supports Adobe’s XMP (Extensible Metadata Platform)  Accommodates large number of color spaces and profiles  Supports device independent color space (CIE L*a*b)  Uncompressed; lossless compression (Supports multiple compression types for 1-bit files). JPEG compression not recommended in TIFF file  High-bit compatible  Can support layers, alpha channels  Accommodates large file sizes  Anticipate greater preservation support in repository settings; preferred raster image format for preservation  Widely supported and used  Long track record (format is over 10 years old)  Potential loss of Adobe support of TIFF in favor of PDF?  Not suitable as access file–no native support in current web browsers Preferred format for production master file JPEG 2000  Increasingly considered as a viable format for master image files, but not yet widely adopted  More complex model for encoding data (content is not saved as raster data)  Supports multiple resolutions  Extended version supports color profiles  Extended version supports layers  Includes additional compression algorithms to JPEG (wavelet, lossless)  Support for extensive metadata encoded in XML “boxes;” particularly technical, descriptive, and rights metadata. Supports IPTC information; mapping to Dublin Core. Rapidly gaining acceptance as a format for production master file–however, not currently widely implemented (or TIFF files are also being saved alongside JPEG 2000 files as master formats (?)) JFIF/JPEG  Lossy compression, but most software allows for adjustable level of compression  Presence of compression artifacts  Smaller files  High-bit compatible  Longer decompression time  Supports only a limited set of internal technical metadata  Supports a limited number of color spaces  Not suitable format for editing image files–saving, processing, and resaving results in degradation of image quality after about 3 saves Access derivative file use only–not recommended for text or line drawings PDF  Intended to be a highly structured page description language that can contain embedded objects, such as raster images, in their respective formats.  Works better as a container for multiple logical objects that make up a coherent whole or composite document  More complex format due to embedded/externally linked objects  Implements Adobe’s XMP specification for embedding metadata in XML  Can use different compression on different parts of the file; supports multiple compression schemes  Supports a limited number of color spaces Not recommended for production master files PNG  Simple raster format  High-bit compatible  Lossless compression  Supports alpha channels Possible format for production master file– not currently widely implemented 246 Formato Considerações técnicas Recomendações de uso  Not widely adopted by imaging community  Native support available in later web browsers as access file GIF  Lossy (high color) and lossless compression  Limited color palette  8-bit maximum, color images are dithered  Short decompression time Access derivative file use only–recommend for text records 247 Aspetos a considerar no controlo de qualidade (FADGI, 2010) 248 249 Cadernos de encargos Este caderno de encargos foi utilizado pela FIMS no âmbito do projeto “Inventariação, digitalização e disponibilização do acervo documental do Arquiteto Alcino Soutinho” e neste anexo encontra-se adaptado às recomendações estabelecidas no guia de digitalização. Os tópicos alterados no caderno de encargos encontram-se na cor azul. Fundação Instituto Arquitecto José Marques da Silva Especificações técnicas para a execução da tarefa de digitalização de peças desenhadas 1. Objeto da contratação A tarefa incide na digitalização de peças desenhadas pertencentes ao Sistema de Informação Arquiteto Alcino Soutinho. 2. Descrição/Especificações Para a concretização da obra a adjudicar sistematizam-se os requisitos indispensáveis para a efectiva e adequada execução da obra. 250 2.1. A documentação a digitalizar pertence a obras construídas e não construídas do Arquitecto acima designado, é apresentada em formatos maiores que A3, sendo a totalidade constituída por documentos soltos, serão no total aproximadamente 3.000 peças desenhadas; 2.2. Antes de dar início ao processo de digitalização devem ser enviadas as características técnicas do equipamento, scanner, a utilizar e caso a empresa seja seleccionada deverá fazer um ensaio a 10 documentos selecionados pela FIMS; 2.3. A empresa seleccionada compromete-se a assumir os custos do transporte e os seguros de transporte e estadia (prego a prego) da documentação durante todo o processo de digitalização; A empresa seleccionada terá que enviar os prazos de execução e de entrega da obra. 3. Requisitos técnicos Peças desenhadas Versão Recomendações Imagem matriz ou de preservação Digitalização a cores, true color Profundidade de cores: entrada 36 e saída a 24 bit ou maior Formato: TIFF Compactação: Descompactado Resolução: 600 dpi ou 300 dpi (para documentos pequenos) Imagem de acesso Profundidade de cores: cor (24-bit) Formato: JPEG Compactação: escala de cinzas 7:1 - 10:1 / 10:1 - 20:1 para cor (dependendo do tamanho original) Resolução: 72 dpi (depende dos detalhes do original e a finalidade) Imagem de acesso de alta qualidade: Profundidade de cores: cor (24-bit) Formato: JPEG Compactação: Compactação para alta qualidade Resolução: 1000 ou mais pixels em relação à altura  Digitalização direta a partir dos originais;  O ficheiro digital da peça desenhada deverá fazer-se acompanhar de uma régua de cores no seu inferior;  A denominação de cada documento deve ser igual ao atribuído ao original em papel (inscrição a lápis no canto inferior direito do documento) No caso de a imagem corresponder a parte do desenho, ela deve ser identificada de forma precisa e unívoca, tal como a sua posição/relação com as que se referem ao mesmo documento;  4. Meta-informação 4.1. A meta-informação técnica deve ser extraida automaticamente para cada objeto digital criado. 4.1.1 A meta-informação recolhida automaticamente pela digitalizadora deverá ser a seguinte:  Identificador do documento  Dimensão física do original (inserção manual ou por escala)  Código de referência do documento original  Data de criação  Responsável pela criação 251  Data de modificação  Responsável pela modificação  Sistema de iluminação, quando for o caso  Formato do arquivo  Dimensão em pixel: Largura X / Altura Y  Profundidade de cor (resolução tonal ou de cor)  Modo de Cores = Bitonal, escala de cinza (grayscale) e RGB  Resolução linear = Pixel ou ponto por polegada (dpi ou ppi)  Tamanho do arquivo  Perfil de Cor = Padrão ICC40  Software de captura  Software de processamento de imagem  Sistema operacional  Hash (cheksum) da imagem A captura da meta-informação técnica deverá ser automaticamente transferida para um ficheiro XML, sendo que os campos registados deverão estar de acordo com a norma NISO Z39.87. 5. Suporte e armazenamento 5.1. Tipo de suporte Dois Discos externos WD Western Digital com capacidade de armazenamento das imagens digitalizadas. Um com ligação USB 3.0 (com cópia de segurança) e outro com ligação à ethernet; 5.2. Numeração/identificação unívoca e irrepetível dos discos externos, no caso de os ficheiros necessitarem a ser gravados em mais que um disco; 5.3. Gravação e criação de duas cópias de segurança (em 2 discos externos a fornecer pelo adjudicatário); 5.4. Devido acondicionamento dos discos externo. 6. Exposição de conteúdos em cada disco 6.1. Os ficheiros devem ser agrupados em pastas da seguinte forma: 1 (Pasta) Entidade detentora/ nome do sistema de informação / Nº da obra Exemplo: FIMS/FT/0200 2 (Ficheiro) Acrescenta o nº da peça desenhada Exemplo: FIMS/FT/0200-pd0001.tiff (imagem matriz) FIMS/FT/0200-pd0001ac.jpeg (imagem acesso) FIMS/FT/0200-pd001.xml (meta-informação) FIMS/FT/0200-pd001.md5 (verificação de integridade) Nota: O ficheiro (2) deve ser colocado na pasta ( 1). 6.2. Deve ser elaborado um documento, em Excel, com um índice dos ficheiros contidos no disco externo (que no caso dos de imagem terá uma numeração sequencial coincidente com a numeração das peças desenhadas) e o nome de gravação do disco externo. 6.3. Ficheiros de metadados: 258 Data: Identificador: Versão: 2016-02-08 cica_dspd_02 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1. Introdução 2.Objetivo 3. Modelo de Politica de Preservação 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao Plano de Preservação e orienta o desenvolvimento de um documento sobre a Política de Preservação da informação [em ambiente] digital realçando vários campos aplicáveis que visam servir de suporte à sua elaboração. Os tópicos foram desenvolvidos segundo orientações do Canadian Heritage Information Network (CHIN) mais especificamente conforme a “Digital Preservation Policy Framework: Development Guideline” e segundo documentos Politicas de informação desenvolvidas por instituições como o National Museum Australia, o Parliament Archives, o Uk Data Archive e o 8th Hussars Regimental Museum. 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de uma Política de Preservação da informação digital, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração deste documento com vista à elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. 3. Modelo de Política de Preservação Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Política de Preservação 259 Política de Preservação Com vista à elaboração de um documento sobre a Política de Preservação, foram identificados vários campos aplicáveis que servem de suporte para a estruturação deste documento: Responsabilidade institucional:  Propósito: demostra o alcance da Politica de Preservação na Instituição.  Objetivos: expõe a finalidade da Politica de Preservação.  Âmbito: exibe a(s) área(s) de atuação da Politica desenvolvida. Normas e orientações: expõe normas, referências e padrões que orientam a Política de Preservação. Viabilidade institucional:  Princípios operacionais: define princípios chave, modelos, processos e hipóteses em que o projeto de preservação da informação [em ambiente] digital é desenvolvido e implementado.  Abordagens à preservação: define modelos, requisitos e processos utilizados.  Seleção e aquisição: fornece os critérios específicos para a selecção e aquisição da informação que deverá ser preservada (ex. apresentar árvores de decisão).  Armazenamento e Acesso da informação: define um sistema tecnológico [de informação] que irá permitir a preservação e o acesso à informação.  Papéis e responsabilidades: define as responsabilidades e funções dos vários elementos da equipa, de forma a responder aos requisitos presentes na norma ISO 16363:2012.  Desafios e Riscos: identifica os riscos, dificuldades, incentivos da instituição no desenvolvimento de um projeto de preservação da informação (ex. análise SWOT). Objeto digital:  Características dos objetos digitais: enumera os atributos e propriedades dos objetos digitais.  Formatos: especifica os formatos para a preservação.  Meta-informação: define a meta-informação que deve estar associada ao objeto digital. 260 Sustentabilidade Financeira:  Compromisso Institucional: sintetiza e confirma o apoio institucional em relação à sustentabilidade do projeto de preservação da informação (orçamentos, relatórios, relatórios anuais.  Colaboração: define parcerias com organizações ou outras instituições. Sustentabilidade processual e tecnológica: resume a abordagem de preservação, estratégias e técnicas utilizadas no projeto de preservação da informação [em ambiente] digital para alcançar os objetivos definidos. Sistema de Segurança: especifica a abordagem e o compromisso da instituição em assegurar a integridade, autenticidade e a proteção a longo prazo dos objetos digitais da instituição (ex. politica de segurança da informação). Responsabilidade processual:  Auditoria: define procedimentos de monitorização do cumprimento da política e de medição da eficácia da mesma.  Revisão da Política: especifica a intencionalidade de realizar revisões da política de acordo com critérios definidos (ex. periocidade, acompanhamento das TIC, etc.) 4. Referências bibliográficas Australia, Nacional Museum (2012), 'Digital preservation and digitisation policy', (Nacional Museum Australia). <http://www.nma.gov.au/__data/assets/pdf_file/0013/1453/POL-C028_Digital_preservation_and_digitisation-2.2_public.pdf>. Canadá, Hussars Regimental Museum (2016), ' 8th Hussars Regimental Museum Digital Preservation Policy' < http://canada.pch.gc.ca/eng/1445516614923>. CHIN, Canadian Heritage Information Network (2015), ' Digital Preservation Policy Framework: Development Guideline Version 2.1'. <http://canada.pch.gc.ca/eng/1443189702298>. United Kingdom, Data Archive (2014), 'Preservation Policy'. <http://www.dataarchive.ac.uk/media/54776/ukda062-dps-preservationpolicy.pdf> 261 United Kingdom, Parliamentary Archives (2009), 'A Digital Preservation Policy For Parliament'. < http://www.parliament.uk/documents/upload/digitalpreservationpolicy1.0.pdf>. 5. Anexos 8th Hussars Regimental Museum Digital Preservation Policy Introduction This version of the 8th Hussars Regimental Museum Digital Preservation Policy (a living document) was drafted March 2015. The 8th Hussars Regimental Museum (hereafter referred to as “8th Hussars”) is a volunteer-run museum and archive that records and celebrates the 167-year history of the 8th Hussars Regiment and concurrent military activity surrounding Camp Sussex, one of Canada’s oldest permanent military camps formed after Confederation in south east New Brunswick. The museum has over 7700 images and other digitized content (including film), and is in the process of further digitization. Other material, such as interviews are born digital, and cannot be replaced if access to these is lost. This document outlines the digital preservation policy for the museum.  Acknowledgement of Existing Archival Standards: The preservation policy for this museum recognises existing digital preservation standards in the archival community. 8th Hussars has worked with the Department of Canadian Heritage’s Canadian Heritage Information Network (CHIN), and the Provincial Archives of New Brunswick (Department of Government Services) to give consideration to these standards, where possible, recognising the museum’s limited resources.  Administrative Responsibility: Given the mandate stated below, members of the 8th Hussars staff are committed to a digital preservation policy having the following purpose and objectives: o Mandate: All decisions regarding museum operations and policy, including the development and implementation of this digital preservation policy are arrived at by consensus of the museum executive committee. o Purpose: The 8th Hussars museum records and celebrates the 167-year history of the 8th Hussars regiment of the Canadian Armed Forces. The purpose of this policy is to support this activity by preserving and ensuring long-term access to digital artefacts and digital representations of the museum holdings, and by 262 preserving and ensuring access to any digital asset necessary for the regular operation of the museum. o Objectives: The 8th Hussars museum intends, by virtue of this policy, to preserve and provide long-term access to its digital holdings; specifically digital copies of the museums’ images, digitized films, born digital recordings of interviews, and similar digital artefacts. A further objective is to provide access, for as long as required, to any digital asset necessary for the regular operation of the museum. Access to all of these digital assets should be available, on demand, to a limited number of museum staff, who may in turn decide to whom copies of the asset should be distributed.  Organisational Viability: The following section summarizes what and what will not be preserved and for how long (based on the museum’s Digital Asset Retention and Disposition Schedule), key constraints and considerations for any preservation activities, who will be responsible for preservation management, how resources will be selected for preservation in the future, who should have access to the preserved copies, and what risks exist in the implementation of a preservation plan. o Scope: All digital assets held by the 8th Hussars Museum have been identified in the museum’s Digital Inventory Template, and have been categorised into seven groups. As per the museum’s Digital Asset Retention and Disposition Schedule, all these groups (with the exception of group 2 – administrative documents) are to be preserved indefinitely. Administrative documents are (in general) to be kept for 7 years, and are not addressed in the balance of this Digital Preservation Policy or the associated plan. These assets can be managed by simple backups. o Operating Principles: Given the limited amount of time and resources, the digital preservation process cannot consume significantly more time or funds than the museum’s existing data recording and backup procedures. Because of this, a full OAIS implementation is not possible. However, the following general processes will be observed: 1. Digital content will be created with preservation in mind (populating metadata for the content, where possible). 2. Preservation copies of material will be made on a regular basis. 3. An automated process will be used to create basic preservation metadata as preservation copies are made. 263 4. Preservation copies will be kept on multiple forms of physical media, in multiple locations. 5. Preservation copies will be periodically verified for data integrity. 6. Preservation copies will be refreshed to new media on a regular basis. 7. Preservation copies will be migrated to new formats as required. 8. Access to preservation copies will be limited to specific museum staff. o Selection and Acquisition: Note that this section addresses selection and acquisition of the museum’s digital assets into its archived content, and it is not to be confused with the selection and acquisition of the museum’s physical holdings. If a digital asset falls into groups 1, 3, 4, 5, 6, or 7 (as per the museum’s Digital Inventory Template), then it is to be preserved. If it is a digital asset not identified on the Digital Inventory Template, the Decision Trees found in CHIN’s Digital Preservation Toolkit may be used to determine if it should be preserved. o Access and Use: Digital preservation of the museum’s content is ultimately for the benefit of those showing an interest in the history of the 8th Hussars Regiment. It is anticipated that members of this community will have access (through museum staff) to preserved content so that they might benefit from it, or contribute to the museum’s knowledge base. The time to access preservation copies of digital assets should be minimised by ensuring that workings copies of the content are not compressed, encrypted or otherwise encumbered in a manner that hinders search-ability. o Challenges and Risks: 1. Existing physical media: some of the digital assets are currently stored on non-archival CD (in some case rewritable CD). Some of these assets were born digital, and no other copies exist. This remains a risk until content can be migrated to a more reliable physical carrier. 2. Limited time and resources: These constraints prevent the museum from adopting a standard OAIS model, and a hybridized solution is required. As such, no formal archival software will be used. By ensuring the process is simple, and affordable, it is expected that the process will remain sustainable. 264 3. Training – in spite of the simplified process training will be required. The Canadian Heritage Information Network (CHIN) is offering to assist with this step. 4. Unknown Risks: Because the process does not follow the traditional OAIS model, there is a risk that an important feature of this model may be overlooked.  Financial Sustainability: By ensuring that the plan takes little additional time, it is expected that current human resources will be sufficient in the long-term. By ensuring that little or no software need be purchased, it is anticipated that the long-term cost for preservation is sustainable. Beyond this, the 8th Hussars is committed to the long-term preservation of its digital assets as part of its commitment to recording and celebrating the history of the 8th Hussars regiment of the Canadian Armed Forces. No long-term partnerships (beyond the initial support of CHIN and informal support from the Provincial Archives of New Brunswick) are anticipated being necessary for this process.  Technological and Procedural Suitability: This section will be completed in future drafts, once digital preservation technology has been selected.  System Security: The museum will ensure a complete and accurate record of archived digital material by maintaining multiple copies on disparate physical media, in separate locations.  Procedural Accountability: The museum is accountable to the museum executive committee. However, an external audit may occur if grant funds are requested. The museum is committed to periodic spot checks of archived digital content, and will use checksum software to further verify the integrity of preserved content. 265 Data: Identificador: Versão: 2016-03-05 cica_dspd_03 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / 1. Introdução 2.Objetivo 3. Estrutura base para a definição da Estratégia de Preservação 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao Plano de Preservação e orienta o desenvolvimento de um documento sobre a Estratégia de Preservação a implementar realçando vários campos aplicáveis que visam servir de suporte à sua elaboração. O documento foi elaborado segundo o documento “Digital Preservation Strategy” elaborado pelo Public Record Office of Northern Ireland (PRONI) e o documento “Guidelines for a Long-term Preservation Strategy for Digital Reproductions and Metadata” criado no âmbito do projeto Digitising Contemporary Art e ainda referidos alguns exemplos das recomendações do projeto FACADE (FutureProofing Architectural Computer-Aided Design). 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de uma Estratégia de Preservação, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração deste documento com vista à elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Estratégia de Preservação 266 3. Estrutura base para a definição da Estratégia de Preservação 1. Introdução 1.1. Propósito – é identificado o propósito do documento da Estratégia de Preservação, por exemplo:  Este documento constitui a estratégia da Fundação Marques da Silva para a preservação a longo prazo dos seus acervos.  Com a definição da estratégia a Fundação Marques da Silva pretende garantir a preservação a longo prazo tanto dos documentos electrónicos como dos documentos criados digitalmente (CAD’s). 1.2. Contextualização – é explicitada a contextualização da Estratégia de Preservação, por exemplo:  Grande parte do acervo da FIMS é constituído maioritariamente por formatos tradicionais como papel, papel vegetal no entanto já fazem parte dos acervos documentos criados digitalmente como os CAD’s e espera-se que num futuro próximo que a quantidade de formatos digitais venha a aumentar. 1.3. Objetivos – São identificados os objetivos da Estratégia de Preservação. Serve de exemplo os seguintes objetivos:  A Instituição irá garantir que documentos mantenham as suas características de confiabilidade, autenticidade, inteligibilidade e integridade.  A Instituição irá garantir que os documentos sejam recuperados e acessíveis tanto no presente como no futuro. 1.4. Restrições – São identificadas as restrições da Estratégia de Preservação.  A inexistência de formatos normalizados para os documentos CAD que têm vindo a aumentar, apresentam um desafio para a sua preservação a longo prazo. 1.5. Normas – São expostas as normas relacionadas para a definição da Estratégia de Preservação, como por exemplo:  ISO/TR 18492:2005 – Longterm preservation of electronic document-based information: Esta norma, fornece orientações práticas metodológicas para a preservação a longo prazo e a recuperação de informação autêntica quando o período de retenção excede a 267 expectativa de vida da tecnologia (hardware e software) utilizada para criar e manter essa informação.  ISO 16363:2012 – Space data and information transfer systems – Audit and certification of trustworthy digital repositories: Esta norma define um Guia com práticas recomendadas para o desenvolvimento de um processo de certificação e auditoria de um repositório digital, com vista à avaliação da sua confiabilidade  ISO/IEC 27001:2005 - Information technology. Security techniques. Information security management systems. Requirements: Esta Norma especifica os requisitos para estabelecer, implementar, operar, monitorar, rever, manter e melhorar um Sistema de Gestão de Segurança de Informação (SGSI) documentado dentro do contexto dos riscos de negócio globais da organização. É responsável pela especificação requisites para a implementação de controlos de segurança personalizados para as necessidades de cada organização ou suas partes.  ISO 15489 (1,2) - Information and documentation: Records Management - fornece orientações sobre a gestão de documentos em organizações públicas ou privadas, para clientes internos e externos, sobre a determinação de responsabilidades e politicas de gestão de documentos, procedimentos, sistemas e processos, bem como sobre a conceção e implementação de um sistema de gestão de documentos;  ISO 14721:2003 - Space data and information transfer systems. Open archival information system (OAIS). Reference model - especifica um modelo conceptual de referência para a criação de arquivos digitais (Modelo OAIS). 2. Pessoas: São identificas as pessoas que de algum modo estejam envolvidas com a implementação da Estratégia de Preservação. 3. Cobertura da estratégia: São identificados os acervos ou os grupos de documentos cuja estratégia de preservação irá cobrir, por exemplo:  Esta estratégia de preservação digital irá aplicar-se tanto aos documentos eletrónicos (como os CAD’s) como às cópias derivadas da digitalização de documentos em formato tradicional. 274 Normas e orientações: expõe referências, casos de boas práticas, recomendações e padrões que orientam o Plano de Preservação. Identificação do Plano: inclui os seguintes tópicos (esta secção pode ser utilizada como capa do plano)  Nome do Plano;  A data mais recente em que o Plano foi alterado;  Lista de versões aprovadas anteriormente (se existirem) e as respectivas datas. Estado e Triggers: inclui os seguintes tópicos (esta secção pode ser utilizada para a capa do plano)  Estado do plano (ex. em desenvolvimento, aprovado, inativo);  Nomes dos responsáveis pela criação do plano;  Campo de assinatura para a aprovação do Plano;  Indicação do(s) evento(s) (triggers) que impulsionaram a criação do Plano e respectivas versões (ex. novos tipos de documentos, novos formatos, novo sistema de gestão de informação, etc.) Referência à Politica de Preservação: exibe um resumo da Politica, mais especificamente “o que deve ser feito” isto porque na Politica de Preservação é apresentado “o que deve ser feito” e no Plano de Preservação apresenta-se o Plano de Ação de “como deve ser feito”. Objetivo da preservação: identifica o principal objetivo da preservação na Instituição. A Instituição (ambiente e limitações): descreve as restrições face à implementação da Politica de Preservação tendo em conta a natureza do ambiente da instituição e os recursos à disposição para o projeto de Preservação da Informação. Esta secção deve expor as seguintes categorias  Estrutura institucional: apresenta a estrutura instituição de modo a perceber as responsabilidades correntes e as responsabilidades dentro da instituição ou seja as responsabilidades perante as actividades e perante outras pessoas. O Plano deverá ser sensível à estrutura institucional existente. 275  Práticas correntes e obrigações: descreve todos os workflows de procedimentos institucionais e referencia contratos ou acordos que podem afetar o Plano de Preservação.  Prontidão institucional: explicita a atitude, expectativas e a consciência da instituição quanto à implementação do Plano de Preservação.  Restrições financeiras: define os limites do Plano de Ação apresentado tendo em conta o que pode ser adquirido (ex. tecnologia, serviços, etc.) durante o projeto de preservação e que apresenta sustentabilidade a longo prazo  Recursos humanos: delimita os recursos humanos e apresenta os custos em relação às formações necessárias para acompanhar o projeto de preservação (ex. formações sobre o sistema de preservação escolhido)  Restrições tecnológicas: identifica a tecnologia utilizada atualmente pela instituição. A tecnologia futura deve ser considerada ao longo do Plano de Preservação. Descrição da informação digital a ser preservada: expõe um inventário da informação digital existente na Instituição. Esta seção é bastante importante para desenvolver o Plano de Ação. A seguinte tabela serve de exemplo de como apresentar um inventário da informação digital no Plano de Preservação: Nome do grupo da informação digital Breve descrição do grupo Nº aproximado de objectos digitais no grupo Nº aproximado de espaço necessário para armazenar o grupo Nº mínimo de cópias dos ativos de informação deste grupo Grupo 1 – Imagens digitalizadas Tiff’s acompanhados da meta-informação 1900 5TB 2 (disco de rede e disco usb) Grupo 2 - CAD’s Documentos originais elaborados no computador 100 100GB 2 (disco de rede e disco usb) O inventário pode ser mais detalhado e incluir os seguintes tópicos para cada grupo de objectos digitais:  Facilidade de substituição: (ex. pode ser substituído após a perda, não pode ser substituído, implica uma re-digitalização, etc.); 276  Avaliação do risco/impacto de perda: (ex. grande impacto, impacto moderado, etc.);  Tipo de preservação:  Preservação a longo prazo - o acesso contínuo a materiais digitais, ou pelo menos, à informação contida neles, por tempo indeterminado.  Preservação a médio prazo – o acesso contínuo a materiais digitais, para além das mudanças na tecnologia, por um período definido de tempo, mas não indefinidamente.  Preservação de curto prazo - O acesso a materiais digitais por um período de tempo definido durante a utilização encontra-se previsto embora não seja para extensão num futuro próximo e/ ou até que se torne inacessíveis devido a mudanças na tecnologia.  Frequência de acesso: (ex. diariamente, anualmente, não existe acesso frequente);  Permissões de acesso (ex. todos os utilizadores, alguns utilizadores da instituição, etc.);  Suporte físico: (ex. CD-R, disco rígido);  Localização e condições ambientais: exemplo de tabela a aplicar Ambiente regular (temperatura e humidade ambiente) Ambiente especializado (temperatura de 17º a 23º e humidade relativa de 20% a 30%) Não são conhecidas as condições Sala 1 x  Formatos: exemplo de tabela a aplicar Formatos Nome e versão do software utilizado para aceder ou modificar Intervalo de datas de criação Ainda pode ser lido? Imagens (tiff, jpeg) Adobe Photoshop elements 2.0 2009-2016 Todas/algumas/não sei CAD (dwg) DWG TrueView 1994-2000 Todas/algumas/não sei  Nome dos objetos digitais: como é que os nomes dos objectos digitais são criados? (ex. pelo produtor, pelo sistema, etc.)  Segurança: (segurança física, segurança do sistema, segurança do objecto digital, controlo de circulação);  Direitos de autor: indica se a instituição tem direitos quanto aos objectos digitais; 277  Medidas de preservação: (ex. fazem-se backups, criam-se cópias, as cópias e os originais são mantidos em locais diferentes, etc.) Características relevantes dos objetos digitais: enumera os atributos e propriedades dos grupos de objetos digitais identificados no inventário (esta tópico é apresentado na Politica de Preservação, no entanto pode ser mais desenvolvido no Plano de Preservação) Requisitos do utilizador: apresenta os requisitos necessários da solução de preservação do ponto de vista do utilizador. Por exemplo: R1. Os objectos digitais devem ser pesquisáveis e estar disponíveis para acesso de forma atempada; R2. Os objectos digitais devem ser recuperados incluindo a meta-informação apropriada; R3. A integridade dos objectos digitais deve ser assegurada e desta forma devem ser criadas medidas para restringir o acesso a utilizadores autorizados. Requisitos técnicos: apresenta os requisitos técnicos a cumprir. Por exemplo: R1. Obsolescência da plataforma/suportes; R2. Obsolescência do formato de ficheiro; R3. Obsolescência do hardware. Potenciais Planos de Ação: descreve as potenciais soluções para o Plano de Ação que garanta o acesso à informação a longo prazo. Esta secção deve inclui um relatório dos vários testes realizados utilizando amostras de cada grupo de objectos digitais identificados no inventário. Caso não se realizem testes deve-se descrever detalhadamente o método utilizado no lugar do teste. Esta secção inclui os seguintes tópicos:  Workflow proposto (incluído diagramas da ingestão, da gestão continua e de acesso);  Tecnologia proposta (hardware e software);  Recursos humanos necessários;  Resumo de custos (tanto de criação/implementação do sistema como da manutenção do mesmo); 278  Resultados dos testes;  Discussão da solução proposta (discussão acerca do custo, benefícios, impactos, riscos e oportunidades e sobre o grau de atendimento da solução face aos requisitos apresentados). Plano de Ação de Preservação: desenvolve os seguintes tópicos  Identificação e justificação do Plano de Ação escolhido: identifica e apresenta as razões para a escolha do Plano de Ação.  Descrição do Plano de Ação: descreve detalhadamente o Plano de Ação escolhido.  Triggers: apresenta possíveis eventos que impulsionem a revisão do Plano de Ação escolhido.  Papeis e responsabilidades: define as responsabilidades e funções dos vários elementos da equipa de trabalho em relação ao Plano de Ação escolhido (ex. Gestor de Informação, Gestor de TI, Auditores). Estrutura de trabalho: apresenta uma divisão de tarefas apresentado quem é o responsável e até quando é pela mesma. Apresenta ainda os marcos do projeto e os resultados esperados. Discussão detalhada sobre como a informação será ingerida, gerida e acedida:  apresenta as estratégias de preservação avaliadas;  apresenta a decisão resultante para uma estratégia de preservação e a justificação da decisão;  apresenta uma discussão sobre a meta-informação (ex. qual meta-informação utilizar e como inclui-la no objecto digital) Fontes de financiamento e detalhe dos custos: inclui uma descriminação de todos os custos tanto para a criação do plano de preservação como para a sua execução. Nesta secção devem ser descriminados os custos das actividades de criação e gestão do sistema, actividades que envolvam o ciclo de vida dos objectos digitais e actividades específicas da preservação. Devem ainda ser apresentados os custos relativos aos recursos humanos e à tecnologia envolvidos no projeto entre outros como custos relativos a seguros, custos legais e materiais e equipamentos. 279 Triggers e a revisão do plano de ação: apresenta possíveis eventos que impulsionem a revisão do Plano (ex. alteração do orçamento para os custos de preservação a longo prazo, alteração do sistema de preservação etc.) Glossário do Plano de Preservação da Informação Referências do Plano de Preservação da Informação 4. Referências Bibliográficas CHIN, Canadian Heritage Information Network (2015), 'Digital Preservation Plan Framework for Museums'. <http://canada.pch.gc.ca/eng/1443106005246>. CHIN, Canadian Heritage Information Network (2015), '8th Hussars Regimental Museum Digital Preservation Plan'. < http://canada.pch.gc.ca/eng/1445516503920>. 5. Anexo 280 Data: Identificador: Versão: 2016-03-14 cica_dspd_05 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Árvores de decisão 3.1. Árvore de decisão para ativos digitais operacionais ou administrativos 3.2. Árvore de decisão para cópias digitais de documentos físicos 3.3. Árvore de decisão para documentos em formato digital (sem suporte físico) 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao Plano de Preservação e orienta a construção de árvores de decisão da Preservação da informação [digital]. São apresentadas três árvores de decisão que têm como objetivo apoiar a tomada de decisão sobre os documentos a serem preservados numa perspoiectiva de longo prazo de acordo com a Política de Preservação da Instituição. Cada árvore deve ser projectada de modo a abranger três categorias de documentos que se encontram na Instituição: ativos digitais operacionais ou administrativos, cópias digitais de documentos físicos e documentos originais em formato digital. As árvores podem ser utilizadas na fase do desenvolvimento da Política de Preservação da Informação [digital] da Instituição ou apoiar a Política de Preservação já existente. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Árvores de decisão 281 As árvores foram criadas segundo o documento “Digital Preservation Decision Tree Model to Establish Whether a Digital Resource Should be Preserved” que faz parte do “Digital Preservation Toolkit” criado e disponibilizado pelo Canadian Heritage Information Network (CHIN). Este documento for 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a construção de árvores de decisão, com vista à criação do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. 3. Árvores de decisão 282 a. Árvore de decisão para ativos digitais administrativos Obrigações Legais Política de Preservação Valor a longo prazo Finanças Meta-informação Especificações técnicas 283 Esta árvore de decisão mostra o caminho de decisão a considerar na preservação de ativos operativos ou administrativos. Os utilizadores deste diagrama devem considerar: 1. Se a Instituição tem a obrigação legal de preservar o documento; 2. Se a Política de Preservação existente exige a preservação do documento; 3. Se o valor a longo prazo do documento justifica a sua preservação. Se as respostas forem "não" a todas as primeiras três perguntas, o utilizador não deve continuar, já que não existem razões fundamentadas para preservar o documento. Caso contrário, o utilizador deve identificar o tipo de preservação (a curto prazo, a médio prazo, longo prazo) para esse documento baseando-se em obrigações legais, na Política de Preservação de Informação [digital] e no valor a longo prazo do documento) e em seguida responder às seguintes questões: 1. Existem orçamento e recursos suficientes para preservar esses documentos de acordo com o tipo de preservação? 2. Pode ser obtida meta-informação de preservação suficiente? Se as respostas a estas questões forem “não”, isso equivale a uma limitação no entanto se for decidido que as obrigações legais ou que o valor a longo prazo do documento superam estas limitações deve prosseguir-se com a preservação. Se no processo de preservação o documento não poder ser migrado para um formato necessário para a preservação a longo prazo não haverá garantia da sua preservação a longo prazo, no entanto o documento deve prosseguir para a preservação que deve ser revista periodicamente para determinar se o mesmo pode ser migrado para um formato controlável. No caso de o documento poder ser migrado para um formato de preservação aconselhado então deve ser preservado. 290 Data: Identificador: Versão: 2016-04-22 cica_dspd_07 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Identificação e avaliação de formatos 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento contém as principais diretrizes a serem seguidas para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da Fundação Marques da Silva. O guia foi elaborado segundo o modelo proposto pelo The Canadian Heritage Information Network (CHIN). 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de uma Identificação e Avaliação de formatos dos ficheiros, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. 3. Identificação e avaliação de formatos Para a identificação e avaliação dos formatos são apresentadas duas etapas em que na primeira na primeira são identificados os grupos e informação e respetivos formatos a Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Identificação e Avaliação de Formatos 291 preservar e na segunda apresentam-se os detalhes de cada grupo de informação a ser preservado. Descrição da informação digital a ser preservada: expõe um inventário da informação digital existente na Instituição. Esta seção é bastante importante para desenvolver o Plano de Ação. A seguinte tabela serve de exemplo de como apresentar um inventário da informação digital no Plano de Preservação: Nome do grupo da informação digital Breve descrição do grupo Nº aproximado de objectos digitais no grupo Nº aproximado de espaço necessário para armazenar o grupo Nº mínimo de cópias dos ativos de informação deste grupo Grupo 1 – Imagens digitalizadas Tiff’s acompanhados da meta-informação 1900 5TB 2 (disco de rede e disco usb) Grupo 2 - CAD’s Documentos originais elaborados no computador 100 100GB 2 (disco de rede e disco usb) Detalhes da informação dos grupos de informação identificados: são apresentados detalhes divididos nos tópicos:  Facilidade de substituição: (ex. pode ser substituído após a perda, não pode ser substituído, implica uma re-digitalização, etc.);  Avaliação do risco/impacto de perda: (ex. grande impacto, impacto moderado, etc.);  Tipo de preservação:  Preservação a longo prazo - o acesso contínuo a materiais digitais, ou pelo menos, à informação contida neles, por tempo indeterminado.  Preservação a médio prazo – o acesso contínuo a materiais digitais, para além das mudanças na tecnologia, por um período definido de tempo, mas não indefinidamente.  Preservação de curto prazo - O acesso a materiais digitais por um período de tempo definido durante a utilização encontra-se previsto embora não seja para extensão num futuro próximo e/ ou até que se torne inacessíveis devido a mudanças na tecnologia. 292  Frequência de acesso: (ex. diariamente, anualmente, não existe acesso frequente);  Permissões de acesso (ex. todos os utilizadores, alguns utilizadores da instituição, etc.);  Suporte físico: (ex. CD-R, disco rígido);  Localização e condições ambientais: exemplo de tabela a aplicar Ambiente regular (temperatura e humidade ambiente) Ambiente especializado (temperatura de 17º a 23º e humidade relativa de 20% a 30%) Não são conhecidas as condições Sala 1 x  Formatos: exemplo de tabela a aplicar Formatos Nome e versão do software utilizado para aceder ou modificar Intervalo de datas de criação Ainda pode ser lido? Imagens (tiff, jpeg) Adobe Photoshop elements 2.0 2009-2016 Todas/algumas/não sei CAD (dwg) DWG TrueView 1994-2000 Todas/algumas/não sei  Nome dos objetos digitais: como é que os nomes dos objectos digitais são criados? (ex. pelo produtor, pelo sistema, etc.)  Segurança: (segurança física, segurança do sistema, segurança do objecto digital, controlo de circulação);  Direitos de autor: indica se a instituição tem direitos quanto aos objectos digitais;  Medidas de preservação: (ex. fazem-se backus, criam-se cópias, as cópias e os originais são mantidos em locais diferentes, etc. 293 4. Referências Bibliográficas CHIN, Canadian Heritage Information Network (2015), 'Digital Preservation Inventory Template for Museums'. < http://canada.pch.gc.ca/eng/1443123010060>. 5. Anexos 294 Data: Identificador: Versão: 2016-04-26 cica_dspd_08 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Política de backups 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao para a elaboração de política de backups que tenham em vista a elaboração do Plano de Preservação na FIMS. Para elaboração deste documento foi analisado o documento “Recomendações para a produção de PLANOS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL” elaborado pela DGARQ 2011, em especifico o capitulo que detalha os sistemas de armazenamento. 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de uma Política de Backups, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Política de Backups 295 3. Política de backups Na política de backups são definidos procedimentos de salvaguarda dos Sistemas de Informação da FIMS através de realização de backups. Os backups destinam-se a salvaguardar os dados contidos em dispositivos de armazenamento primários (onde a informação produzida é armazenada) consistindo assim numa réplica que poderá ser efectuada seguindo diferentes métodos oferecendo a garantia de que em caso de perda ou corrupção da informação estes possam ser recuperados através de cópias de backup que repõe a informação para a situação original antes da uma rutura verificada (DGARQ, 2011). Atualmente na FIMS os backups garantem essencialmente a segurança da informação produzida nos projetos de digitalização, constituída desta forma maioritariamente por documentos advindos da digitalização. A realização de backups implica a produção de réplicas de igual qualidade e de derivadas de baixa resolução para acesso mais rápido. Estas cópias de objectos digitais devem ser armazenadas em locais diferentes tendo em conta o nível de acesso. As cópias em alta resolução só deverão ser acedidas em caso de ser necessário realizar novas cópias, efectuar a migração para novos formatos ou quando o trabalho técnico assim o exige. Na FIMS o armazenamento dos objetos digitais atualmente é feito a três níveis que correspondem a tipos de função com diferentes tipos de hardware de armazenamento (imagem 12). No nível 1 encontram-se discos USB onde são armazenados os ficheiros matriz assim como as derivadas, estes discos são backup’s de acesso restrito. No nível 1 encontram-se ainda DVD’s que atualmente encontra-se num processo de refrescamento para um disco USB. No nível 2 são armazenados os ficheiros matriz em discos de rede cujo acesso é limitado aos colaboradores da FIMS estando protegidos por códigos de acesso. Por fim no nível 3 encontrase os objetos digitais derivados da matriz em baixa resolução em JPEG, formato utilizado para o acesso tanto pelos colaboradores da FIMS como pelos investigadores presenciais. 296 Imagem 1 – Arquitetura de armazenamento de objectos digitais da FIMS (FIMS) Nos três níveis representados na imagem acima percebemos que são realizadas cópias (backups) para uso limitado (nível 1), e cópias para uso frequente (nível 3). Os objectos digitais originais mantêm-se no nível 2 em acesso restrito à equipa técnica. As cópias (backups) realizadas deverão, segundo a DGARQ (2011), ser guardadas em locais diferentes das cópias de acesso frequentes de modo a serem prevenidas perdas de informação devido a desastres, roubo ou mau manuseamento. Quanto às unidades de suporte para backups a DGARQ (tabela 1 e 2) aconselha a utilização de discos rígidos (atualmente utlizados na FIMS), Tapes (magnéticas) e cópias de segurança remotas. Já os menos aconselhados são os dispositivos móveis e discos óticos, estes são utilizados atualmente na FIMS, no entanto dado à sua fragilidade e à baixa perdurabilidade está a ser realizada neste momento a transferência da informação para discos rígidos USB. Tabela 13 – Unidades de suporte para backups mais aconselhadas (DGARQ, 2011) 297 Tabela 2 - Unidades de suporte para backups menos aconselhados (DGARQ, 2011) “Nos casos em que os organismos produzam e/ou giram pequenos volumes de dados (<10 GB) não compensa investir em grandes sistemas de armazenamento e de segurança de dados, mais vocacionados para o armazenamento de grandes volumes de dados. Nesse sentido, e tendo em conta as características específicas e limitações derivadas das ameaças referidas no capítulo 3, esses organismos poderão utilizar, após análise cuidada de cada uma das hipóteses de suportes de armazenamento e decisão bem justificada relativa à sua utilização como sistema de armazenamento e/ou réplica de segurança, Discos Rígidos Portáteis e/ou Discos Ópios CD-R e DVD-R e DVD+R. Há ainda no mercado outros formatos alternativos para os quais não se dispõe à data de produção da presente versão deste documento, de destes comprovativos das suas reais capacidades a nível de perdurabilidade.” (DGARQ, 2011) 4. Referências Bibliográficas DGARQ (2011), 'Recomendações para a construção de Planos de Preservação'. <http://arquivos.dglab.gov.pt/wpcontent/uploads/sites/16/2014/02/Recomend_producao_PPD_V2.1.pdf>. 5. Anexos 298 Data: Identificador: Versão: 2016-04-26 cica_dspd_09 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Acordo de custódia 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao para a elaboração de acordos de custódia que tenham em vista a elaboração do Plano de Preservação na FIMS 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de um Acordo de Custódia, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Acordo de custódia 299 3. Acordo de custódia Minuta - Proposta De Aceitação De Doação Considerando o princípio segundo o qual a produção, tratamento e conservação de documentação de arquitetura são, no contexto da sociedade atual, um dos principais meios para definir os sentidos e permitir a identificação, a compreensão, o reconhecimento, a salvaguarda e a valorização do património arquitetónico; Considerando que a Fundação Instituto Arquitecto José Marques da Silva (FIMS) tem como missão “a promoção cultural, científica, pedagógica e artística, designadamente a classificação, preservação, conservação, investigação, estudo e divulgação de todo o património artístico e arquitectónico do Arquitecto José Marques da Silva e ainda, complementarmente, o espólio literário, artístico, arquitetónico e urbanístico dos Arquitetos Maria José Marques da Silva Martins e David Moreira da Silva, bem como de outras personalidades, com referência à arquitetura em geral e à portuguesa em especial”; Considerando que a FIMS dispõe de um Centro de Documentação e Investigação de Cultura Arquitetónica e está a desenvolver um sistema integrado de informação sobre património arquitetónico, em articulação com a Universidade do Porto, tendo em vista a salvaguarda, valorização e divulgação de registos e arquivos de arquitetura, bem como de todos os acervos documentais que possui ou tem à sua guarda; ___ propôs por escrito a doação, a favor da FIMS e para custódia 22 _____ Considerando 23 ____ A doação ficará condicionada, conforme acordado com o proponente doador, ao cumprimento dos seguintes requisitos por parte do mesmo:  A doação em causa ficará ainda condicionada, conforme acordado com o proponente doador, ao cumprimento dos seguintes requisitos por parte da FIMS:  Propõe-se a aceitação da doação, nas condições aqui expressas. Porto,________ ___________________ (assinatura) 22 Identificação do documento ou conjunto documental 23 Justificação(ões) proposta(s) para a aceitação do depósito. 306 Imagem 2 - Folha de recolha de dados para caracterização do sistema de informação (DGARQ, 2011) – parte 1 Imagem 2 - Folha de recolha de dados para caracterização do sistema de informação (DGARQ, 2011) – parte 1 Imagem 3 - Folha de recolha de dados para caracterização do sistema de informação (DGARQ, 2011) – parte 2 307 Imagem 4 - Folha de recolha de dados para caracterização do sistema de informação (DGARQ, 2011) – parte 3 Imagem 5 - Folha de recolha de dados para caracterização do sistema de informação (DGARQ, 2011) – parte 4 308 4. Referências Bibliográficas DGARQ (2011), 'Recomendações para a construção de Planos de Preservação'. <http://arquivos.dglab.gov.pt/wpcontent/uploads/sites/16/2014/02/Recomend_producao_PPD_V2.1.pdf>. 5. Anexos 309 Data: Identificador: Versão: 2016-04-27 cica_dspd_12 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Modelo de Plano de continuidade 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao para a elaboração de um Plano de Continuidade com vista a apoiar a elaboração do Plano de Preservação na FIMS. Para elaboração deste documento foi analisado o documento “Digital Continuity Plan” produzido pelo National Archives of Australia. 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de um Plano de Continuidade, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Plano de Continuidade 310 3. Modelo de plano de continuidade Este modelo foi criado segundo o documento “Digital Continuity Plan” produzido pelo National Archives of Australia. A continuidade digital é uma abordagem para manter e gerir a informação digital de modo a garantir que esta possa ser utilizada sempre e quanto tempo for necessário 30 . “A continuidade digital assegura que a informação está completa e disponível e utilizável para aqueles que necessitem. Ela também garante que a informação não é mantida por mais tempo do que necessário.” 31 A construção do Plano de Continuidade pretende:  Identificar os resultados práticos que surgem a partir dos Princípios de Continuidade digitais e sugere ações-chave para alcançar estes resultados;  Auxiliar todas as agências na gestão contínua de informações digitais, permitindolhes atender às exigências específicas da agência e otimizar os benefícios;  Detalhar a realização de cada ação e identifica ferramentas úteis, se for caso disso. O Plano de Continuidade baseia-se nos seguintes benefícios, princípios e resultados: Benefícios da continuidade digital:  Processos de negócio mais eficientes e eficazes;  Aumento da transparência das actividades empresariais e uma maior responsabilidade por parte do governo, stakeholders e comunidade;  Redução dos riscos de informação inutilizada ou perdida; Princípios de Continuidade Digital:  O valor da informação digital como um negócio, probatório e recursos da comunidade é entendida e as informações são geridas em conformidade.  A administração da informação digital é integrada com a governança da organização, com papéis e responsabilidades claramente definidas e alocadas.  A informação digital é autêntica e confiável.  A informação digital é visível, acessível e utilizável.  A informação digital é gerida digitalmente. 30 UK Nation Archives Digital Continuity Project http://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/our-services/dc-what-is.htm 31 UK National Archives – What is digital continuity? http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/our-services/dc-what-is.htm 311  A informação digital é gerida, protegida e preservada por tanto tempo quanto necessário e, em seguida, eliminada de forma adequada. Resultados da Continuidade Digital:  Os benefícios da informação digital para o negócio, governo e comunidade são optimizados;  As pessoas, os processos e a tecnologia passam a estar alinhados apoiando a gestão da informação;  A informação está apta para sua finalidade durante todo o seu ciclo de vida. As ações-chave do Plano de Continuidade de Digital deverão permitir a obtenção destes resultados. Essas ações compõem o Plano de Continuidade Digital e são destinadas a ajudar as organizações para alcançar os resultados de continuidade digitais. As ações não pretendem ser um processo passo-a-passo ou como uma solução “única”. As organizações devem desenvolver os seus próprios planos atendendo às especificidades, de forma a alcançar a continuidade digital. O Plano de Continuidade deverá focar-se em 3 pontos essenciais, no negócio, pessoas, processos e tecnologia e na informação:  Foco no negócio o Analisar a sua informação de forma a entender a informação que a sua organização cria, utiliza e mantém e identifique responsabilidades, oportunidades, obrigações de conformidade, custo, valor e riscos.  Desenvolver planos de ação para enfrentar as maiores questões prioritárias levantadas pela análise de informações.  Regularmente atualizar e avaliar as informações recolhidas na revisão  Foco em pessoas, processos e tecnologia o Analisar a sua informação de forma a entender a informação que a sua organização cria, utiliza e mantém e identifique responsabilidades, oportunidades, obrigações de conformidade, custo, valor e riscos. o Estabelecer uma framework de gestão para a informação digital, que está alinhada e integrada com a administração da organização. 312 o Definir, atribuir recursos e papéis de gestão da informação digital a determinados responsáveis, incluindo a gestão de topo. o Informar, formar e apoiar os utilizadores de informação. o Fornecer processos, sistemas e ferramentas que possam apoiar a gestão eficaz e uso da informação. o Acompanhar e analisar gestão contínua de informações digitais em relação aos objetivos da organização.  Foco na informação o Definir, atribuir e gerir metainformação apropriada. o Fornecer informação digital num formato que seja acessível e utilizável. o Assegurar que a informação digital pode ser trocada entre os sistemas e órgãos, e com a comunidade. o Estabelecer um sistema de verificação em curso para garantir que a informação digital permanece utilizável. o Se a informação já está num formato digital, continuar a geri-la num formato digital. o Planear e implementar um programa permanente de disponibilização de informação de acordo com legislação vigente. 4. Referências Bibliográficas National Archives of Australia (2005), 'Digital Continuity Plan'. <http://www.naa.gov.au/Images/12.02.05%20Digital%20Continuity%20Plan%20web_tcm1 6-52027.pdf>. 5. Anexos 313 Data: Identificador: Versão: 2016-04-27 cica_dspd_13 0 Autor (es): Revisor: Aprovação: Histórico de Revisões Nº revisão Data Autor (es) Alterações / / / / / / Sumário 1.Introdução 2.Objetivo 3. Modelo de Plano de continuidade 4. Referências Bibliográficas 5. Anexos 1. Introdução Este documento serve de base ao para a elaboração de um Plano de Contingência com vista a apoiar a elaboração do Plano de Preservação na FIMS. Para elaboração deste documento foi analisado o documento “Contingency planning” desenvolvido por Johnny Krogh Soerensen da Dansk Automationsselskab e no template “A Best Practice for developing your Business Continuity Plan” proposto por Bob Spencer. 2. Objetivo Este documento destina-se a servir de guia para a definição de um Plano de Contingência, fornecendo tópicos de suporte para a elaboração do Plano de Preservação da Informação digital da FIMS. Plano de Preservação da Informação Documento de suporte: Plano de Contingência 314 3. Modelo de plano de contingência Segundo Soerensen (2013) a definição, desenvolvimento, implementação e avaliação de um plano de contingência eficaz deve ser feito de acordo com o seguinte processo: Desta forma e seguindo o processo acima representado apresentamos um modelo de plano de contingência que pode ser estruturado da seguinte forma: Introdução Propósito do Plano de Contingência Objetivos principais do Plano de Contingência 1. Âmbito do Plano 2. Prioridades e Responsabilidades – São definidas as prioridades e responsabilidades face a possíveis problemas que causem a necessidade de por em prática o Plano de Contingência. 3. Riscos – São expostos os riscos causados por possíveis problemas, as suas consequências e os níveis de impacto, como é possível controlar a situação e como a resolver. São exemplos de riscos:  Perda do edifício;  Perda de funções básicas (eletricidade, água, etc.);  Perda de tecnologia. 4. Prazos – É identificada a estimativa de tempo aceitável até se verificar o impacto causado por um problema. Devem ainda ser realizada uma estimativa de tempo para a conclusão do processo iniciado para resolução de um problema. 315 5. Estratégias de contingência – São identificadas várias estratégias de contingência para os riscos identificados no tópico 3 6. Fases de implementação do plano – São expostas as fases de implementação do Plano desde da analise do problema, estabilização do problema até à verificação e avaliação dos resultados da implementação 7. Responsabilidades e papeis – São definidas as responsabilidades e os papeis aquando a implementação do Plano de Contingência. 8. Procedimentos – São definidos todos os procedimentos para garantir o sucesso da implementação do Plano de Contingência. 4. Referências Bibliográficas SOERENSEN, Johnn Krogh (2013), 'Contingency planning'. <http://dau.dk/Content/file_knowledge_item/Contingency__Johnny_Krogh_Soerensen_94_INT.pdf>. SPENCER, Bob , 'A Best Practice for developing your Business Continuity Plan'. <https://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:aFWjJqKRqEkJ:https://improv eit.org/sites/default/files/Business%2520continuity%2520plan%2520template.docx+&cd=1 &hl=pt-PT&ct=clnk&gl=pt&client=firefox-b-ab>. 5. Anexos 322 3. Matriz de competências A matriz de funções e competências contém as competências essências requeridas dos colaboradores da FIMS assim como a avaliação de cada colaborador em cada competência de modo a perceber quais as competências a desenvolver a curto ou médio prazo. A Matriz apresentada a seguir, utilizada na Universidade Aberta, serve de exemplo para a construção de uma Matriz de competências na FIMS. 323 4. Referências Bibliográficas Universidade Aberta (2002), 'Matriz de competências'. < www.univab.pt/producao/sgq/docs/PSQ_02/Imp%2002-01_A00.xls>. 5. Anexos 324 Anexo 6 – Conformidade de documento com a ISO 16363:2016 e casos de boas práticas Documento de Suporte ao Plano de Preservação Digital Nº requisito (documentos especificação de requisitos) Casos de boas práticas Declaração da Missão cica_dspd_01 7.1.1.; 7.3.1. Office of the Capitol Commission Swedish Centre for Architecture and Design (ArkDes) Museum of Modern Art Archives (MoMA) Parliamentary Archives UK London Metropolitan Archives UK Data Archive National Museum Australia Política de Preservação cica_dspd_02 7.3.2.;7.1.3.; 7.3.2.1.; 8.1.1. 8.1.1.1; 8.1.1.2; 9.2.3. CHIN - Digital Preservation Toolkit National Museum Australia Parliament Archives Uk Data Archive 8th Hussars Regimental Museum Estratégia de preservação cica_dspd_03 8.3.1. CHIN - Digital Preservation Toolkit Public Record Office of Northern Ireland (PRONI) Digitising Contemporary Art FACADE Plano de Preservação cica_dspd_04 8.3.3. CHIN - Digital Preservation Toolkit 8th Hussars Regimental Museum PLANETS Árvores de decisão cica_dspd_05 CHIN - Digital Preservation Toolkit Ata de reunião cica_dspd_06 7.1.2 Identificação e avaliação de formatos cica_dspd_07 8.1.1. CHIN - Digital Preservation Toolkit Politica de Backup cica_dspd_08 9.1.1.2. Acordo de custódia cica_dspd_09 7.1.2.1.; 7.1.2.2. Auto de eliminação cica_dspd_10 8.2.3.; 8.2.3.1. Identificação e caracterização de STI cica_dspd_11 9.1.1. Plano de continuidade cica_dspd_12 7.1.2.1.; 7.1.2.2 National Archives of Australia Plano de contingência cica_dspd_13 7.1.2.1.; 7.1.2.2.; 7.4.1. Plano de recuperação de desastres cica_dspd_14 9.2.4. University of California, Los Angeles Matriz de competências cica_dspd_15 7.2.1.; 7.2.1.1.; 7.2.1.2. Concordância dos DSPD com o documento de especificação de requisitos e casos de boas práticas 325 Anexo 7 – Poster da dissertação apresentado nas XIV Jornadas de Ciência da Informação 326