Uma abordagem fenomenológica às organizações inteligentes: a perspetiva dos estudantes de pós-graduação

Ma ia da G aça Simões, Ma ia Manuel Bo ges Com a coo denação de TENDÊNCIAS ATUAIS E PERSPETIVAS FUTURAS EM ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO ATAS DO III CONGRESSO ISKO ESPANHA-PORTUGAL XIII CONGRESSO ISKO ESPANHA Uni e sidade de Coimb a, 23 e 24 de no emb o de 2017 TENDÊNCIAS ATUAIS E PERSPETIVAS FUTURAS EM ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO ATAS DO III CONGRESSO ISKO ESPANHA-PORTUGAL XIII CONGRESSO ISKO ESPANHA Uni e sidade de Coimb a, 23 e 24 de no emb o de 2017 Com a coo denação de Ma ia da G aça Simões, Ma ia Manuel Bo ges COIMBRA 2017 TÍTULO Tendências A uais e Pe spe i as Fu u as em O ganização do Conhecimen o: a as do III Cong esso ISKO Espanha e Po ugal - XIII Cong esso ISKO Espanha COORDENADORES Ma ia da G aça Simões Ma ia Manuel Bo ges EDIÇÃO Uni e sidade de Coimb a. Cen o de Es udos In e disciplina es do Século XX - CEIS20 ISBN 978-972-8627-75-1 ACESSO h ps://pu l.o g/sci/a as/isko2017 COPYRIGHT Es e abalho es á licenciado com uma Licença C ea i e Commons - A ibuição 4.0 In e nacional (h ps://c ea i ecommons.o g/licenses/by/4.0/deed.p ) OBRA PUBLICADA COM O APOIO DE PROJETO UID/HIS/00460/2013 PERSPETIVAS DE INVESTIGAÇÃO EM REPRESENTAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO: ATUALIDADE E TENDÊNCIAS 329 UMA ABORDAGEM FENOMENOLÓGICA ÀS ORGANIZAÇÕES INTELIGENTES: A PERSPETIVA DOS ESTUDANTES DE PÓS-GRADUAÇÃO Luís Co ujo1, Jo ge Re ez2 1Uni e sidade de Lisboa, Faculdade de Le as, 0000-0003-4411-2453, luisco uj[email p o ec ed], 2Uni e sidade de Lisboa, Faculdade de Le as, 0000-0002-3058-943X, [email p o ec ed] RESUMO A a aliação dos sis emas de in o mação em equen emen e elegado pa a segundo plano o elemen o humano. Pa indo da análise de Choo ela i a à O ganização e Ges ão do Conhecimen o no seio da O ganização In eligen e, e da p opos a me odológica da Fenomenologia, são in es igadas as expe iências de es udan es de cu sos pós-g aduados (2.º e 3.º Ciclos do Ensino Supe io ) lecionados em Po ugal, ela i amen e aos p ocedimen os adminis a i os nas Ins i uições de Ensino Supe io , pe spe i ados no âmbi o dos sis emas de in o mação das o ganizações. Pa a o e ei o, e e uam-se en e is as ele ónicas es u u adas que pe mi em colhe as pe ceções dos es udan es ace aos sis emas de in o mação, pa icula men e no que se e e e aos p ocedimen os adminis a i os, e que e idenciem enómenos de insu iciência, alhas de conceção, uncionamen o e desalinhamen o, cap ados pelas i ências dos sujei os, e que enham esul ado, po exemplo, em us ações, suges ões de melho ia, e c. Os esul ados in o mam sob e enómenos eais, po que pe cecionados po á ias pessoas, mas que não cos umam se documen ados e, logo não es udados. De uma o ma ge al, as Ins i uições de Ensino Supe io são pe cecionadas de o ma posi i a, ap esen ando ainda algumas alhas no uncionamen o dos sis emas de in o mação. PALAVRAS-CHAVE Ges ão do Conhecimen o, Sis emas de In o mação, P ocedimen os Adminis a i os, Ensino Supe io ABSTRACT The in o ma ion sys ems assessmen has o en elega ed he human elemen o he backg ound. Based on Choo's analysis o he O ganiza ion and Knowledge Managemen wi hin he In elligen O ganiza ion, and Phenomenology’s me hodological p oposal, we in es iga e he expe iences o s uden s o Po uguese pos g adua e cou ses (2nd and 3 d Cycles o Highe Educa ion) ega ding he adminis a i e p ocedu es in Highe Educa ion Ins i u ions, wi hin he scope o i s in o ma ion sys ems. Fo his pu pose, we ca ied ou s uc u ed elec onic in e iews o ga he s uden s' pe cep ions o in o ma ion sys ems, pa icula ly in ega d o adminis a i e p ocedu es, and speci ically highligh ing phenomena o insu iciency, miscon igu a ion, misalignmen and lack o knowledge cap u ed in subjec s' expe iences, and esul ing, o ins ance, in us a ion, sugges ions o imp o emen , e c. The esul s epo eal phenomena, because hey a e pe cei ed by se e al people, bu usually a e no documen ed and hus no s udied. In gene al, he Highe Educa ion Ins i u ions a e pe cei ed unde a posi i e ligh , bu s ill display some ailu es in he unc ioning o hei in o ma ion sys ems. KEYWORDS Knowledge Managemen , In o ma ion Sys ems, Adminis a i e P ocedu es, Highe Educa ion COPYRIGHT Es e abalho es á licenciado com uma Licença C ea i e Commons - A ibuição 4.0 In e nacional (h ps://c ea i ecommons.o g/licenses/by/4.0/deed.p ) III CONGRESSO ISKO ESPANHA E PORTUGAL/XIII CONGRESSO ISKO ESPANHA UNIVERSIDADE DE COIMBRA, 23 A 24 DE NOVEMBRO 330 INTRODUÇÃO O con ac o dos es udan es de pós-g aduação com as ins i uições do ensino supe io , no que conce ne a p ocedimen os adminis a i os e a e as bu oc á icas, ep esen a, do pon o de is a o ganizacional, coloca en e a en e clien es mui o exigen es e supos as o ganizações de angua da. Choo (2002, p. xi ) conside a que, no âmbi o das o ganizações, a c iação e a u ilização de Conhecimen o são expe iências sociais, nas quais múl iplos a o es pa icipam e exe ci am os seus di e en es aciocínios e in e esses, no sen ido de modi ica o seu compo amen o como e lexo de no o Conhecimen o (p. 1-22). Choo suge e que o Conhecimen o O ganizacional pode se di idido em Conhecimen o Táci o, Conhecimen o Explíci o e Conhecimen o Cul u al (p. 263-273). O p imei o e e e-se ao Conhecimen o implíci o u ilizado pelos memb os da o ganização pa a desempenha o seu abalho com compe ência, sendo di ícil de e baliza po que se exp essa po in e médio de compe ências baseadas na ação e não pode se eduzido a eg as ou ó mulas. O segundo eme e pa a o Conhecimen o que oi codi icado o malmen e ou o nado angí el na igu a de um a e ac o ísico, podendo se acilmen e comunicado em obje os ou em eg as. O úl imo diz espei o às suposições e c enças pa ilhadas ace ca dos obje i os, capacidades, clien es e compe ido es da o ganização, sendo que ais c enças são u ilizadas pa a a ibui alo e signi icado a no a In o mação e Conhecimen o. Uma ez que o Conhecimen o é cons uído com base na expe iência acumulada (p. 257), es e au o conside a que a O ganização In eligen e se ca ac e iza po se capaz de ia os seus ecu sos e compe ências in o macionais, pa a ans o ma In o mação em Conhecimen o, e u iliza esse Conhecimen o pa a sus en a e melho a o seu desempenho num ambien e em mudança, iden i icando a inalidade da ges ão da in o mação com a ans o mação da In o mação em Conhecimen o (p. xi ). Es e au o en ende a ges ão da in o mação como a ges ão de uma ede de p ocessos que adqui em, c iam, o ganizam, dis ibuem e usam in o mação (p. xi ). Vá ios au o es conside am que os sis emas de in o mação são elemen os com po encial acili ado pa a lida com o Conhecimen o nas O ganizações, nomeadamen e na c iação de no os p odu os e se iços, no desen ol imen o de no as ideias e sabe - aze , e na pa ilha de isões e boas p á icas (Da enpo & P usak, 1998; De lo , 1999). Assim, é possí el a i ma a necessidade de desen ol e sis emas de in o mação u ilizados pa a ami a in o mação p oduzida e ecebida no âmbi o dos p ocedimen os adminis a i os e e en es às a i idades da o ganização, e que esse desen ol imen o de e se ei o no seio de uma ges ão da in o mação plani icada, que possibili e cons i ui a in o mação como um capi al o ganizacional que pe mi e c ia e u iliza Conhecimen o (Táci o, Explíci o e Cul u al), e que esul e na iden i icação da ins i uição como o ganização in eligen e. Na pe spe i a de Taylo (1982, p. 341), um sis ema de in o mação inclui um conjun o de a i idades que se ca a e izam po se em p ocessos, de inidos o malmen e, que selecionam, adqui em, o ganizam, a mazenam, ecupe am, ap esen am, analisam e/ou in e p e am mensagens, aqui en endidas como in o mação. Esses p ocessos ac escen am alo às mensagens de á ias o mas, sendo que es as mensagens são conside adas como comunicações o mais que as pessoas desen ol em e emi em de alguma o ma, como uma publicação, egis o ou ap esen ação. Es as mensagens são ambém ge adas po in e médio de á ios sis emas e p ocessos compu acionais, e podem se a adas, o ma adas ou o ganizadas a a és de ins uções p og amadas, podendo se solici adas ou encaminhadas au oma icamen e a ou as pessoas que pode ão, ou não, aze uso delas de di e sas o mas. Es e au o PERSPETIVAS DE INVESTIGAÇÃO EM REPRESENTAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO UMA ABORDAGEM FENOMENOLÓGICA ÀS ORGANIZAÇÕES […] DOS ESTUDANTES DE PÓS-GRADUAÇÃO 331 iden i ica como sis emas de in o mação, sis emas bu oc á icos, biblio económicos, de p ocessamen o de dados, de ges ão de in o mação, de apoio à omada de decisão, e de ecupe ação de in o mação. Apesa des a pe spe i a o mal, conside a-se que de em se omados em conside ação ou os aspe os, como aqueles que es ão ligados à comunicação de in o mação e/ou in e ação com o sis ema de in o mação, que es ão pa a lá do o malizado em manuais de p ocedimen os, ligados ao Compo amen o In o macional, T adição O ganizacional e capacidade de esolução de p oblemas não p e is os, e que se mani es am mui as ezes pela exis ência de g aus de in o malidade deco en es da comunicação e bal (po exemplo sis emas com in o mação esul an e de dados o necidos e balmen e e não po egis o esc i o), e ícios bu oc á icos, mui as ezes consue udiná ios, em que a azão de se do p ocedimen o adminis a i o é ul apassado pelo i o c iado hábi o. No en an o, exis em si uações em que es es p ocedimen os adminis a i os e sis emas de in o mação elacionados, apa en emen e "pe ei os" do pon o de is a das abo dagens e modelos de plani icação e que se em de base aos p oje os que os o maliza am e lhes de am o igem, mo men e em sede de al e ações apelidadas de Mode nização Adminis a i a, acabam po anspa ece dis unções, desequilíb ios, alhas, p oblemas de uncionamen o, e que ge am en opias po não e sido conside ada a pe spe i a dos u ilizado es ex e nos, sejam eles cidadãos, con ibuin es, bene iciá ios, clien es, alunos, podendo inclusi amen e p ejudicá-los e a en a con a os seus di ei os. Com e ei o, Choo (2002, pp. 238–240) ale a pa a o ac o de os u ilizado es da in o mação, apesa de se em a “ azão de se ” da a i idade in o macional (e o ganizacional), são apenas episodicamen e ou pe i e icamen e en ol idos no desen ol imen o dos sis emas de in o mação, o iginando um osso en e as necessidades eais de in o mação e a in o mação cap ada e o necida a a és dos sis emas e se iços de in o mação, que se o na ainda mais explíci o pela p oeminência dada às Tecnologias da In o mação e os seus especialis as. O au o o nece uma al e na i a que se a as a da agmen ação uncional, apelando a uma isão holís ica e ans e sal que una os ecu sos e capacidade da o ganização pa a c ia , o ganiza e u iliza o Conhecimen o e desen ol e as in aes u u as que e e i em a Ges ão do Conhecimen o. Tal passa pelo abalho conjun o de ês g upos de especialis as: os especialis as do domínio, empenhados em c ia e u iliza o Conhecimen o (ope ado es, p o issionais, ecnólogos, ges o es); os especialis as da In o mação, com compe ências, o mação e expe iência na O ganização do Conhecimen o em sis emas e es u u as que acili am a u ilização p odu i a dos ecu sos de In o mação e Conhecimen o (biblio ecá ios, a qui is as, ges o es documen ais, e c.); e os especialis as nas Tecnologias da In o mação, pe i os na modelação da in aes u u a in o macional da o ganização (analis as de sis emas, designe s de sis emas, engenhei os de so wa e, p og amado es, adminis ado es de dados, ges o es de edes in o má icas, e ou os especialis as que desen ol em sis emas e edes de in o mação compu ado izados). Nes e sen ido, conside a-se impo an e es uda a pe spe i a dos u ilizado es dos sis emas de in o mação no âmbi o dos p ocedimen os adminis a i os, enca ando-os como clien es ex e nos à o ganização. Pa a al, p e ende-se eco e a uma abo dagem enomenológica que pe mi a cap a as expe iências e pe ceções dos sujei os, e cuja análise possibili e explo a um no o ilho de es udos empí icos sob e ques ões que não cos umam se documen adas e, logo não es udadas. Lyo a d conside a a Fenomenologia como o es udo dos enómenos, do que apa ece à consciência, daquilo que é dado, que de e se explo ado al como «coisa que se pe cebe, em que se pensa, de que se ala, e i ando o ja hipó eses, an o sob e o laço que une o enómeno, com o se de que é enómeno, como sob e o laço que o une como o Eu pa a quem é enómeno» (2008, p. 9). Com base nes e au o III CONGRESSO ISKO ESPANHA E PORTUGAL/XIII CONGRESSO ISKO ESPANHA UNIVERSIDADE DE COIMBRA, 23 A 24 DE NOVEMBRO 332 e i ica-se que a Fenomenologia em o igem nas ideias de Husse l (1859-1938) e nos desen ol imen os de i ados de Heidegge e Me leau-Pon y, sendo u ilizada a ualmen e como me odologia pelas ciências humanas e sociais (And ade & Ne es, 2015; Cou inho, 2013), e pela Ciência da In o mação em pa icula (Budd, 2005; Figuei edo, 2012). Pa a Cou inho (2013, p. 349) a in es igação enomenológica ca ac e iza-se po coloca a ónica no «indi idual» e na «expe iência subje i a». Assim, o seu p opósi o é desc e e o enómeno na pe spe i a dos pa icipan es, es udando as expe iências i enciadas pelos indi íduos, al como são desc i os (in e p e ados) pelos sujei os. A desc ição ei a pelo in es igado apon a pa a a essência das expe iências de á ios indi íduos que expe iencia am o mesmo enómeno (C eswell, 2014, p. 14). Des es es udos empí icos pode ão su gi es udos, e en ualmen e, de ca ác e compa a i o, e que pe mi i ão, po um lado, eo iza sob e os p oblemas iden i icados e, po ou o, p ocu a co igi as disc epâncias e desajus es dos sis emas de in o mação já exis en es e desen ol e no os sis emas com maio sensibilidade e que melho espondam aos anseios e necessidades dos u ilizado es ex e nos. O obje o de es udo des e abalho inclui os sis emas de in o mação ela i os a p ocedimen os adminis a i os o ganizacionais, sejam eles digi ais, analógicos, o malizados em manuais de p ocedimen os, ou in o mais, e bais ou egis ados, no caso pa icula das Ins i uições de Ensino Supe io . Es e obje o é pe cecionado pelo aluno de pós-g aduação (2º e 3º ciclos), aqui conside ado sujei o consciencializado como u ilizado ex e no que eco e ao sis ema de in o mação, enquad ado nos p ocedimen os adminis a i os como o ma no malizada de comunicação com a en idade. Mas es e sis ema de in o mação ambém é pe cecionado como mais uma camada (bu oc á ica) colocada en e a o ganização e o sujei o, cuja elação ( oca de in o mação, p es ação de bem e/ou se iço) se p ocessa como uma osmose po in e médio dessa camada. O mé odo de ecolha de dados escolhido pe mi e cap a as pe ceções dos sujei os esul an es da in e ação com as Ins i uições de Ensino Supe io e os seus p ocedimen os adminis a i os, po in e médio dos sis emas de in o mação, adequando-se des a o ma à abo dagem enomenológica des e es udo. Como hipó ese de abalho, a in es igação p opõe analisa se os esul ados mos am ou não que as Ins i uições de Ensino Supe io ap esen am alhas g a es no uncionamen o dos sis emas de in o mação e que os u ilizado es se conside am a o es i ele an es no p ocesso de a aliação desses sis emas e eclamam, em abs a o, on ade de pa icipa no desen ol imen o dos sis emas de in o mação. METODOLOGIA Es a in es igação pa e da ques ão: com base nas expe iências dos es udan es de cu sos pós-g aduados, qual é a pe ceção que es es êm ela i amen e aos p ocedimen os adminis a i os nas Ins i uições de Ensino Supe io , pe spe i ada no âmbi o dos sis emas de in o mação das o ganizações? Tal eme e pa a um es udo de ca á e quali a i o baseado numa abo dagem enomenológica. Pa a o e ei o, op ou-se, como mé odo de ecolha de dados, po e e ua en e is as ele ónicas es u u adas que pe mi isse colhe as pe ceções dos es udan es ace aos sis emas de in o mação, e que e idenciasse enómenos de insu iciência, alhas de conceção, uncionamen o e desalinhamen o, cap ados pelas i ências dos sujei os, e que enham esul ado, po exemplo, em us ações, suges ões de melho ia, e c. PERSPETIVAS DE INVESTIGAÇÃO EM REPRESENTAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO CONHECIMENTO UMA ABORDAGEM FENOMENOLÓGICA ÀS ORGANIZAÇÕES […] DOS ESTUDANTES DE PÓS-GRADUAÇÃO 333 Cou inho (2013, p. 351) e e e a en e is a não es u u ada como mé odo de ecolha de dados indicado pa a os es udos enomenológicos, u ilizando uma amos a in encional dos indi íduos e cen ando-se nas expe iências passadas, sendo a análise de dados o ien ada pelo signi icado, p ocu ando emas e pad ões a a és dos pa icipan es, ca ac e izando-se po se em abe os, elacionados com a expe iência e in uição, esul ando em desc ições emá icas. Pa a al, oi desenhado um guião das en e is as com dez ques ões, des inando-se ês pe gun as pa a a ca ac e ização dos sujei os e se e pe gun as de espos a abe a que isa am a ecolha das pe ceções dos es udan es em di e en es momen os da sua expe iência de con ac o com os sis emas de in o mação, explíci os nos p ocedimen os adminis a i os, das Ins i uições de Ensino Supe io . Os dados o am ecolhidos en e 17 e 30 de maio de 2017, jun o de um conjun o de es udan es do ensino supe io po uguês na á ea da Ciência da In o mação, insc i os en e 2012 e 2016. Reco eu-se à pla a o ma Google Fo ms e os esul ados o am pos e io men e o ganizados e p epa ados pa a análise numa olha de cálculo de Excel. Foi ealizada en ão, com o supo e do so wa e ATLAS. i, a lei u a e a in e p e ação dos dados, a sua codi icação po emas e desc ições, de o ma a o na possí el in e p e a os signi icados desses emas/desc ições. Apesa das c í icas que os p ocessos de codi icação a a és de so wa e êm susci ado na li e a u a (Goble, Aus in, La sen, K ei ze , & B in nell, 2012), p ocu ou ealiza -se aqui uma abo dagem com um g au de complexidade baixo, que pe mi isse ab ange a o alidade dos dados mas sem eco e a mé odos demasiado exaus i os, que es e es udo não exigia. Realizou-se ainda um p é- es e com dois es udan es de pós-g aduação, escolhidos po con eniência e acilidade de con ac o. Es e p é- es e e elou a necessidade de melho a algumas o mas e bais das pe gun as o muladas, que ica am egis adas da seguin e o ma: 1) Qual o úl imo Ciclo de Es udos em que se insc e eu? 2) Qual o ano de início do úl imo Ciclo de Es udos em que se insc e eu? 3) Qual a Ins i uição de Ensino Supe io onde se insc e eu? 4) Qual a pe ceção gené ica que em sob e o uncionamen o dos se iços adminis a i os da Ins i uição do Ensino Supe io que equen a/ equen ou? 5) No momen o da Candida u a ao Ciclo de Es udos, como analisa os p ocedimen os adminis a i os em que es e e en ol ido ( acilidades, cons angimen os, insu iciências, ...)? 6) No momen o da Insc ição no Ciclo de Es udos, como ap ecia os p ocedimen os adminis a i os em que es e e en ol ido ( acilidades, cons angimen os, insu iciências, ...)? 7) Qual a sua pe ceção sob e o acesso à in o mação das Unidades Cu icula es (pau as, sumá ios, olhas de p esenças, ...) 8) Como a alia os p ocedimen os adminis a i os ela i os à in o mação sob e p opinas (p azos, pagamen os, a asos, mul as, ...) 9) Como analisa os p ocedimen os adminis a i os ela i amen e a Reque imen os e pedidos de Ce idões/Decla ações? 10) Comen e po a o os mecanismos disponí eis pa a Reclamações, Elogios, Suges ões e Pedidos de ajuda. A amos a oi escolhida in encionalmen e pa a inclui es udan es dos 2.º e 3.º Ciclos da á ea da Ciência da In o mação, po se em aqueles que pode ão cons ui uma isão mais es u u ada dos p oblemas em análise. Po ou o lado, es es es udan es ap esen am à pa ida uma maio disponibilidade pa a e le i e III CONGRESSO ISKO ESPANHA E PORTUGAL/XIII CONGRESSO ISKO ESPANHA UNIVERSIDADE DE COIMBRA, 23 A 24 DE NOVEMBRO 334 esc e e sob e es e ipo de p oblemá icas. Pa a o lançamen o da en e is a, oi solici ado o apoio dos esponsá eis pela á ea da Ciência da In o mação na Uni e sidade de Lisboa e na Uni e sidade de Coimb a, aos quais os au o es ag adecem. RESULTADOS Os esul ados in o mam sob e enómenos eais, po que pe cecionados po á ias pessoas, mas que não cos umam se documen ados e logo não es udados. Como em qualque es udo quali a i o, a gene alização dos esul ados só oco e quando são es udados casos adicionais e se gene alizam os esul ados aos no os casos, al como oco e com a eplicação usada na in es igação expe imen al. No en an o, a epe ição dos esul ados de um es udo de caso num no o cená io implicam p ocedimen os quali a i os bem documen ados, nomeadamen e a exis ência de um p o ocolo pa a documen a de alhadamen e o p oblema e o desen ol imen o de uma me iculosa base de dados de es udos de caso (C eswell, 2014). Nes e es udo empí ico o am ecolhidas 30 espos as comple as. Es e núme o não p e ende ep esen a qualque uni e so de inido nem dele se pode in e i dimensões quan i a i as de análise. O que impo a são as expe iências mais ou menos ela adas nas espos as dos pa icipan es. As ês p imei as ques ões ela i as à ca ac e ização dos esponden es (Figu a) mos am uma maio pa icipação de es udan es do 2.º Ciclo, insc i os sob e udo nos dois úl imos anos e inculados às duas uni e sidades às quais oi solici ado apoio na di ulgação da en e is a: a Uni e sidade de Lisboa e a Uni e sidade de Coimb a. Nes e campo, o segmen o da iden i icação dos pa icipan es não con ibuiu com qualque esul ado inespe ado. Figu a 1. Pa icipan es (N=30) po ciclo de es udos, ano de insc ição e uni e sidade