Recursos Informacionais para a desmaterialização da Gestão Documental em Autarquias
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FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO Recursos Informacionais para a desmaterialização da Gestão Documental em Autarquias Andreia Margarida Ferreira da Silva Dissertação submetida à Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto para a obtenção de grau de Mestre em Ciência da Informação Dissertação realizada sob a orientação científica do Professor Doutor Gabriel David, Departamento de Engenharia Informática. Porto, 2012
Recursos Informacionais para a desmaterialização da Gestão Documental em Autarquias Andreia Margarida Ferreira da Silva Aprovada em provas públicas pelo júri: Presidente: António Lucas Soares, Professor Associado do Departamento de Engenharia Informática da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP). Vogal Externo: José Carlos Nascimentos, Professor Auxiliar da Escola de Engenharia da Univ. do Minho (EEUM). Orientador: Gabriel David, Professor Associado do Departamento de Informática da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP).
Resumo Inseridas num contexto de modernização dos serviços, as autarquias vêem-se obrigadas a aplicar as tecnologias de informação no seu trabalho diário. Uma das componentes dessa modernização prende-se com a gestão documental levada a cabo em formato papel até então. Com a necessidade de proceder a uma desmaterialização dessa gestão documental, as autarquias optam por adquirir tecnologia que permita uma transferência de suporte de documentos em papel para formato digital e, consequentemente, uma tramitação em formato digital. Esse processo permite alterar a base do desenvolvimento do trabalho das autarquias, levando a um apoio acrescido das tecnologias de informação. É neste contexto que surge a empresa Medidata.net – Sistemas de Informação para Autarquias – que disponibiliza um conjunto de aplicações relacionadas com a gestão de processos em todos os setores de uma autarquia (gestão de águas, contabilidade, património, urbanismo, entre outros). Ademais, a empresa também disponibiliza um sistema de gestão do arquivo digital e um sistema que permite a definição do workflow de todos os documentos entrados e emitidos pela autarquia, podendo, posteriormente, ser integrados nas aplicações especializadas que a entidade desenvolveu até à data. Após adquirirem o produto, a empresa disponibiliza um apoio a clientes, o qual se foca num esclarecimento adequado das dúvidas com que os funcionários autárquicos lidam numa base diária e, ainda, permite que os funcionários em causa adquiram um conhecimento apropriado para uma exploração pertinente das funcionalidades e potencialidades das aplicações. O objetivo da presente dissertação prende-se com a elaboração de recursos informacionais que permitam auxiliar os utilizadores das aplicações, com enfoque específico na aplicação de “Obras Particulares”, visto que esta, após a conclusão do presente projeto, será dotada de dois documentos (um guia do utilizador e um manual de referência). Estes recursos tornam-se pertinentes uma vez que não existe um suporte documental que facilite a resposta a questões que surgem no decorrer do seu trabalho diário, sem recorrerem à assistência providenciada pela empresa. Por outro lado, foi identificada a necessidade de se desenvolver um guia do utilizador para a aplicação “Sigmadoc-Web” e “Sigma-flow” que permite a desmaterialização de processos (mudança de suporte), com o objetivo de orientar os utilizadores para o seu uso e de modo a complementar as formações dadas pelos colaboradores da Medidata.
De ressalvar que, para o efeito, a autora assistiu e participou em diversas formações sobre as aplicações referidas anteriormente, com o intuito de, assim, desenvolver uma estrutura que permitisse elaborar os documentos desejados, tendo em especial atenção as questões que eram abordadas mais frequentemente por parte dos clientes, possibilitando assim um enfoque mais direcionado para os mesmos. Após a elaboração dos recursos informacionais, procedeu-se a uma avaliação dos mesmos de forma a obter um feedback dos futuros utilizadores das aplicações em questão, assim como dos seus formadores. Sendo assim, a autora considera que, com o presente trabalho foram então criadas condições para o desenvolvimento de uma aprendizagem cabal, por parte dos utilizadores, resultando na capacitação dos mesmos para abordar os problemas mais comuns, não necessitando de uma intervenção externa, o que permite uma poupança acrescida de recursos humanos e económicos, para os atores envolvidos. Palavraschave: Desmaterialização de Processos, Gestão Documental, Processos Urbanísticos, Medidata
Abstract The Portuguese municipalities work within a context of modernization that demands the application of information technologies. One of the components of that modernization is related with the document management, which was paper-based until recently. With the need to develop the dematerialization of the document management, the municipalities opted to acquire technology that would allow them to transfer documents on paper to a digital format and, consequently, to process it in a digital environment. This process allows an alteration on the basis of the work developed by the municipalities by adding an extra support on the previously referred technologies. It is in this context that the company “Medidata.net – Sistemas de Informação para Autarquias” is created, in order to provide a set of applications related with the management of processes in all the areas of a municipality (water management, accounting, heritage, urbanism, among others). The company also provides a system of management regarding the digital archive and a system that allows the definition of the workflow in the flux of documents within the municipality besides providing the capability for the documents to be incorporated in the remaining applications that the company developed until now. After the acquisition of the products, the company provides customer support, which focuses mainly in clarifying the questions workers of the municipalities have in a daily basis. Adding to the previous statements, the company even supports workers of the municipalities to acquire an appropriate knowledge of the applications, in order to enable them to explore their functions and potentialities. The present dissertation has the goal to elaborate informational resources that will provide assistance to the users of the applications, with a particular focus on the “Private Construction” application, by providing two documents (a user manual and a reference one), since there isn´t any previous documental support that facilitates the clarification of the questions that may arise without resorting to the assistance provided by the company. On the other hand, it was identified the need to develop a user manual for the applications “Sigmadoc-Web” and “Sigma-flow”, with the goal of orienting the users for its use and to complement the training provided by the Medidata staff.
It´s important to know that the author of the present dissertation assisted and participated in several training actions regarding the previously referred applications, due to the fact that it was needed to develop a structure that would allow the creation of the desired documents, with a special focus on the most common questions made by the users. After developing the information resources, one evaluated them in order to obtain a feedback from future users of these applications, as well as from their instructors. Taking in consideration the previous, the author of the present dissertation considers that the developed documentation provides conditions to enable a thorough acknowledgement, by the users, regarding the applications under analysis, which will result in the acquisition of qualifications to deal with the most common problems that result from the use of the applications, without requiring an external intervention. The previous accomplishments will allow the municipalities and the company to save human and economic resources. Keywords: Process Dematerialization, Document Management, Urban Processes, Medidata
Agradecimentos Nesta etapa final da minha vida académica, a qual culmina com o desenvolvimento da presente dissertação, não poderia deixar de demonstrar a minha gratidão para todos aqueles que, além de estarem a meu lado, acreditaram em mim. Para tal, gostaria de iniciar a presente secção para direcionar o meu agradecimento ao meu orientador, professor Gabriel David, pela constante instrução e ajuda que me proporcionou, sendo a mesma fundamental para a concretização do presente trabalho. Ademais, o professor sempre foi pertinente nos conselhos/sugestões/recomendações, resultando num reforço do ânimo ao longo deste percurso. À Medidata, em especial ao Eng.º Paulo Cunha e Eng.ª Laura Pinção, gostaria de agradecer pela oportunidade que me proporcionaram e, também pelas excelentes condições que tive a oportunidade de usufruir, para o desenvolvimento deste trabalho. É importante, também, realçar o papel de todos os colaboradores da empresa, com especial enfoque ao grupo de apoio a clientes, pela excelente forma como me receberam e, fundamentalmente, pelo fato de me terem transmitido conhecimento e proporcionando apoio ao longo deste processo. Aos meus pais, gostaria de lhes agradecer a oportunidade que me facultaram, desde sempre, de evoluir não só profissionalmente mas, também, como pessoa, a qual se retrata na pessoa em que me tornei. Aos meus irmãos, gostaria de lhes agradecer pela constante motivação e apoio demonstrado, ao longo da minha vida. Ao João Sigalho, agradeço o facto de ter estado sempre ao meu lado com um sorriso, uma palavra de encorajamento, pelo carinho e por acreditar sempre nas minhas capacidades. Obrigada pelo constante incentivo e pela ajuda na revisão da dissertação. Por fim, e não menos importante, gostaria de agradecer a todos os meus colegas que me acompanharam neste longo percurso académico e ainda aos meus amigos que sempre me presentearam com momentos que me fazem acreditar que nada é impossível.
vii Andreia Silva
1 Andreia Silva 1. Introdução Devido ao constante aumento de massa documental com que as autarquias portuguesas se deparam, foi necessária a apropriação de um sistema de informação documental por parte das mesmas para que, desta forma, consigam obter a máxima eficiência nos seus serviços, resultando numa satisfação superior das necessidades dos munícipes. É neste contexto que a empresa “Medidata.net – Sistemas de Informação para Autarquias” 1 se insere, apresentando-se como uma empresa de referência na prestação de serviços de soluções de gestão documental. Mediante uma análise das carências informacionais da empresa, foi definida a necessidade de elaborar um guia do utilizador e um manual de referência para uma das aplicações especializadas que a empresa disponibiliza, focando-se a mesma na gestão de processos urbanísticos. De modo a complementar o presente trabalho, foi identificada a necessidade de elaborar um guia do utilizador para duas aplicações que permitem a desmaterialização total dos documentos, sendo essas o “Sigma-flow” e “Sigmadoc-Web”. Esta necessidade de documentar processos assume uma grande importância, quer para a empresa, quer para os seus clientes, na medida em que os documentos em causa irão possibilitar uma maior independência, por parte dos clientes, em relação ao apoio prestado pela Medidata. 1.1. Enquadramento Na época em que vivemos, a informação assume um papel crucial no desenvolvimento das organizações, sendo esse um dos motivos pelo qual se denominou a presente época como a “Era da Informação”, pelo que a gestão das mesmas deve ser pautada por uma elevada qualidade. Neste sentido, é essencial para qualquer organização a existência de um sistema de gestão documental que permita, não só armazenar e recuperar a informação de forma eficaz, mas também a desmaterialização de processos, para que, dessa forma, um documento consiga percorrer o seu processo de circulação de forma eficaz, resultando numa resposta célere às necessidades individuais, proporcionando, também, uma redução no consumo de material de escritório. Num primeiro momento, todo este sistema de gestão documental parece simples 1 Referenciada neste trabalho apenas por “Medidata”.
2 Andreia Silva mas, no entanto, o processo em causa é marcado por uma certa complexidade, a qual envolve uma necessidade de atualização contínua, sendo a mesma possibilitada por entidades de confiança e pró-ativas, como é o caso da Medidata. Imagem 1: Logo da empresa Medidata (www.medidata.pt ) Aquando da fundação da empresa, em 1989, foi definido o interesse estratégico, pelos seus fundadores, de se focar apenas no desenvolvimento de soluções informáticas para três segmentos do mercado: Saúde, Indústria e Administração Pública. Rapidamente foi compreendido que as autarquias portuguesas sentiam necessidade de se adaptar aos contínuos desenvolvimentos tecnológicos em que vivemos, levando a uma necessidade constante de atualização dos produtos e serviços em uso. Estas mudanças acarretam consigo uma necessidade de renovação de procedimentos, além de uma aposta nas novas tecnologias, com o intuito de facilitar uma resposta completa às exigências dos munícipes. Perante este contexto, a Medidata alterou a sua estratégia inicial, de modo a centrar esforços no desenvolvimento de soluções para os problemas organizativos com que as autarquias se deparavam (Medidata s/d). Por sua vez, após se verificar uma certa consciencialização, por parte das autarquias, para a importância da gestão documental, ainda para mais num período que denota um crescimento exponencial das capacidades da Internet, foi criada no ano 2000 a Medidata.net – Sistemas de Informação para Autarquias S.A., tendo como objetivo principal a resposta a essa necessidade identificada pelas autarquias, através do (…) acompanhamento da rápida evolução do mercado (…), e também fomentando (…) uma relação mais próxima e adequada às necessidades atuais do munícipe de rentabilizar o seu tempo (…) (Ibid.). Para atingir os seus objetivos, a empresa desenvolveu o SIGMASistema Integrado de Gestão Municipal que
3 Andreia Silva engloba várias aplicações (imagem 2) essenciais para um funcionamento eficaz e proveitoso do back-office de qualquer autarquia. Imagem 2: Conjunto de aplicações da empresa Medidata (www.medidata.pt ) Desde a sua fundação, a Medidata tem adquirido e desenvolvido competências, através de uma aposta na expansão da sua atividade. As mesmas permitiram que atualmente a Medidata seja líder do mercado que explora, tendo 72% das autarquias portuguesas como suas clientes (Ibid.). Como estratégia de negócio, esta empresa apresenta a disponibilização de produtos inovadores, serviços de consultoria e ainda ações de formação, de modo a que os seus clientes consigam tirar o máximo partido dos seus serviços, além de disponibilizar recursos informacionais que servem para promover uma sólida compreensão do funcionamento das várias aplicações que possui. No entanto, a empresa Medidata não possui um guia do utilizador para a aplicação 2 de gestão de processos urbanísticos, o qual se apresenta como um dos objetivos da presente dissertação. 2 Designada por “Obras Particulares” (OBP) ou “Urbanismo”.
4 Andreia Silva A gestão de documentos urbanísticos assume um papel fundamental no dia-a-dia de qualquer autarquia, visto que os mesmos, por norma, se inserem em processos complexos, devido à legislação inerente ao setor em análise, a qual requer a anexação de um grande volume de documentação. Como tal, verifica-se uma diminuição da celeridade do desenvolvimento dos processos urbanísticos, justificando assim o recurso a uma aplicação informática de agilização dos processos em causa. Para a desmaterialização dos processos, a empresa disponibiliza duas aplicações que podem integrar todas as outras: o “Sigmadoc-Web” e o “Sigma-flow”. De ressalvar que as aplicações em causa não possuem qualquer guia, sendo essa uma das lacunas abordadas pelo presente trabalho. De uma forma geral, o “Sigmadoc-Web” é uma aplicação que possibilita o arquivamento digital de toda a documentação de uma autarquia, originando um acesso rápido e eficaz à informação. Já o “Sigma-flow” define-se como sendo uma aplicação integrada e transversal ao Sistema de Informação, que processa e encaminha a informação através da modelação, automatização, integração e otimização dos fluxos de processos da organização. O acompanhamento constante do fluxo de informação gera uma melhoria no controle dos processos de trabalho, acelerando a sua progressão e possibilitando uma resposta mais adequada ao munícipe, com o aumento de qualidade dos serviços e melhoria dos prazos de resposta internos/externos (Ibid.). Servindo como um dos pilares para o desenvolvimento económico e social do país, e como tal possuindo uma constante necessidade de melhorar a eficácia e a produtividade dos serviços que presta, a administração autárquica necessita de estar ajustada ao desenvolvimento tecnológico. Para tal, as autarquias portuguesas estão a desenvolver estratégias de modernização administrativa, tendo a Medidata como uma das entidades que tenta responder às necessidades daí resultantes, através da prestação de um serviço de qualidade. Após a implementação dos seus serviços, a Medidata disponibiliza recursos humanos para a formação dos seus utilizadores, prestando sempre um apoio presencial, por via eletrónica e por via telefónica, uma vez que após a implementação de um serviço é necessário manter o mesmo, possibilitando uma resposta às necessidades que derivam de uma contínua inovação tecnológica.
5 Andreia Silva 1.2. Objetivos e resultados esperados Genericamente, a presente dissertação tem como objetivo dotar a empresa Medidata de três recursos informacionais fundamentais (imagem 3), não só para a atividade profissional dos seus colaboradores mas, também, para a utilização da aplicação por parte dos clientes. Com o intuito de atingir esse objetivo será necessário, primeiramente, estruturar a informação que integra os procedimentos de gestão documental de modo a registá-la em documentos específicos, levando a que, posteriormente, se elabore dois guias e um manual de referência. O primeiro guia debruçar-se-á sobre a aplicação de gestão de processos urbanísticos, tal como o manual de referência, sendo que o segundo, irá debruçar-se sobre a aplicação que suporta o arquivo documental e o workflow. Apenas há a ressalvar que toda a temática abordada pela presente dissertação nunca irá descurar o contexto específico em que as aplicações se inserem, ou seja, no contexto das autarquias portuguesas. O guia do utilizador para a aplicação de “Obras Particulares” (OBP), complementado pelo manual de referência, é assumido como uma importante fonte de informação para a empresa, uma vez que cria um documento de consulta, orientação e ensinamento para o seu utilizador. De forma a satisfazer esse objetivo, é necessário conhecer a aplicação em questão, de forma aprofundada. A situação previamente referida será concretizada através da realização de uma formação inicial e, posteriormente, através do acompanhamento de projetos. De modo a complementar o guia do utilizador da aplicação, será necessário concretizar o guia do utilizador para o “Sigmadoc-Web” e para o “Sigma-flow”, devido ao facto de o mesmo permitire a desmaterialização de processos. A aplicação deverá estar em conformidade com a legislação em vigor, pelo que a autora considerou necessário adquirir conhecimento sobre o Regime Jurídico de Urbanização e Edificação (RJUE), de modo a tentar comprovar se a aplicação permite que as autarquias cumpram os requisitos exigidos pela legislação em causa. Após a concretização dos objetivos previamente referidos, será esperado obter três documentos: o guia do utilizador interno da aplicação de gestão de documentos urbanísticos, de modo a aperfeiçoar a eficácia das atividades dos seus utilizadores finais e o seu manual de referência, assim como o guia do utilizador para o “Sigmadoc-Web” e “Sigma-flow”. Uma vez estes documentos elaborados, o último passo a seguir é a sua avaliação. Para tal, deverão ser
6 Andreia Silva elaborados guiões de atividades, que posteriormente serão respondidos pelos futuros utilizadores das aplicações. Por outro lado, para obter mais feedback deverá ser elaborado um pequeno questionário direcionado aos formadores das aplicações. Imagem 3: Árvore de objetivos (imagem elaborada pela autora) 1.3. Metodologia Num trabalho de investigação é fundamental a referência à metodologia adotada, pois a preferência da mesma servirá como base para sustentar todo o processo de investigação que será desenvolvido ao longo do trabalho em causa. Como tal, é importante referir que para o desenvolvimento da temática, a autora recorreu a uma base bibliográfica que poderá ser analisada ao longo do presente trabalho sendo que, para tal, analisou diversas dissertações, artigos científicos, normas, leis e, também, informação disponibilizada na Internet, considerando os mesmos relevantes e fidedignos para a abordagem da temática em análise. A base bibliográfica em questão, na opinião da autora, permitirá uma análise conceptual no domínio da gestão documental e, também, do regime jurídico que suporta todos os processos urbanísticos. Posteriormente, a autora considera relevante proceder a uma breve análise do sistema documental “Alfresco”, sendo o mesmo considerado um dos mais influentes na área científica em análise, como se poderá confirmar no respetivo capítulo. Com o intuito de proceder à
7 Andreia Silva elaboração de uma análise comparativa, em oposição à aplicação de OBP da Medidata, com o objetivo de compreender as suas potencialidades e, também, as suas limitações, numa perspetiva mais prática, a autora recorreu não só à revisão bibliográfica do primeiro mas, também, à sua experimentação. De modo a elaborar o guia do utilizador da aplicação de OBP, o manual de referência e o guia do utilizador para as aplicações “Sigmadoc-Web” e “Sigma-flow”, a autora teve a oportunidade de retirar os seus conhecimentos através do contato direto com as aplicações em causa, sendo extremamente útil também, o contato direto com o cliente, o qual permitiu compreender todas as dinâmicas que derivam da compreensão das aplicações. No caso da elaboração do manual de referência, a autora terá em conta o software Help & Manual (versão 4), sendo essa uma das metodologias exigidas pela entidade que disponibiliza as aplicações. Por fim, para desenvolver a avaliação dos documentos elaborados, a autora preparou uma prova de conhecimentos destinada aos futuros utilizadores, assim como um pequeno questionário direcionado aos formadores das aplicações. 1.4. Estrutura da dissertação A presente dissertação irá assentar numa divisão de seis capítulos. Para além do Capítulo 1, poder-se-á verificar no Capítulo 2 toda a revisão bibliográfica, o qual expõe os temas essenciais da presente dissertação. Ademais, irá apresentar os conceitos de gestão documental, sistemas de gestão documental e documento. É ainda referida a sua aplicabilidade nas autarquias portuguesas, além de se tentar provar a necessidade que as últimas têm de utilizar software relacionado com os conceitos em causa. Será ainda apresentado um sistema de gestão documental em open source, o Alfresco, de modo a analisar as vantagens e desvantagens daí decorrentes, em relação à aplicação de OBP da Medidata. OCapítulo 3 apresenta uma breve referência ao impacto da desmaterialização da gestão documental em autarquias, assim como a solução que é apresentada pela Medidata, com a finalidade de desenvolver o processo em análise. São apresentadas as duas aplicações correspondentes, “Sigmadoc-Web” e “Sigma-flow”, de modo a relacioná-las com o guia do utilizador que será elaborado pela autora.
8 Andreia Silva Por sua vez, o Capítulo 4 disseca o processo de desmaterialização de processos urbanísticos que é providenciado pela Medidata. Para tal, será elaborada uma breve descrição sobre o conceito de “urbanismo”, tendo especial atenção ao setor das “Obras Particulares”, assim como do regime jurídico que o rege. Por outro lado, apresenta-se também a aplicação de “Obras Particulares” da Medidata e a sua importância. Em forma de conclusão, irá ser analisada a importância que os dois recursos informacionais, a desenvolver, terão para as dinâmicas de relacionamento entre a Medidata e os seus clientes. Foi necessário também proceder a uma avaliação dos documentos elaborados, estando todo este processo discriminado no Capítulo 5. No Capítulo 6 serão apresentadas as principais conclusões da dissertação, as quais se prenderão com uma análise a realizar sobre o impacto que os recursos informacionais terão para a empresa, assim como, para o bom funcionamento dos serviços das autarquias.
9 Andreia Silva 2. Gestão Documental De modo a aperfeiçoar o conhecimento do estado de um determinado assunto, é necessário analisar o que já foi estudado sobre esse tema. Neste sentido, a revisão da literatura é considerada uma parte fundamental para qualquer trabalho de investigação, sendo então necessária uma exigente e analítica pesquisa bibliográfica. Para além de constituir uma base teórica de suporte para a presente dissertação, a autora tem como objetivo secundário o aumento do seu conhecimento relacionado com a gestão documental no geral. Como tal, foi elaborada uma síntese sobre os principais temas que esta temática acarreta consigo, embora com um enfoque maioritário na gestão documental em autarquias. De seguida, para uma melhor flexibilidade do trabalho, a autora procedeu a uma comparação com outro sistema de gestão documental, tendo a escolha recaído sobre o programa “Alfresco”, de modo a ter contato com as potencialidades e limitações de cada uma das aplicações. 2.1. Gestão documental Qualquer organização, no seu dia-a-dia, cria uma grande produção de documentos, quer seja para uso interno, quer seja para uso externo, sendo que esses mesmos documentos se tornam fulcrais para o bom funcionamento e consequente sucesso da organização. Como tal, podemos referir que o conceito de “gestão documental”, no seu sentido mais amplo, sempre existiu, sendo que todos os procedimentos que se verificavam aquando do arquivamento de um documento (em formato papel), desde a sua criação até à sua conservação/eliminação, são o exemplo disso. Como tal, a autora considera que a gestão documental engloba todas as tarefas e procedimentos que se desenvolvem com o intuito de promover a eficiência na criação, manutenção, utilização e disposição dos documentos, durante todo o seu ciclo de vida. Por conseguinte, permite aperfeiçoar todo o trabalho das organizações, através de uma disponibilização mais eficaz dos documentos. Contudo, a evolução das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) tem obrigado que as organizações se questionem sobre o ciclo de vida dos documentos e sobre a gestão que vigorava até então nas mesmas.
16 Andreia Silva 2.1.3.1. Definição De acordo com Sara Piteira Mota (2005), os sistemas de Gestão Documental foram criados para facilitar a vida nas empresas. Um sistema desta natureza utiliza a tecnologia para captar, armazenar, localizar e gerir informação. É um conjunto de tecnologias que permite uma completa gestão de documentos na forma digital. Por sua vez, Omar (2005) define sistema de gestão documental (SGD) como um sistema de controlo e gestão utilizado para regular a criação, utilização e manutenção de documentos criados eletronicamente. Não existe uma definição universal do conceito de “sistema de gestão documental”, contudo a mesma teria que envolver a atividade de “gestão documental” numa perspetiva arquivística e informática, sendo que, tendo em conta as definições previamente transcritas, a autora gostaria de acrescentar que um sistema de gestão documental gere, além dos documentos nado-digitais, os documentos convertidos para formato digital. 2.1.3.2. Vantagens de um SGD A aquisição de um sistema de gestão documental, segundo Zantout and Marir (1999), permite aos utilizadores: Manipular diretamente os documentos. Indexar e armazenar para recuperar os documentos. Comunicar através da troca de documentos. Colaborarem em documentos. Modelar e automatizar fluxo de documentos. O sucesso de todas as organizações, atualmente, passa muito pelo desenvolvimento de capacidades, por parte das mesmas, em utilizar a informação gerada pelos seus processos de negócio. Se isso se verificar, as organizações podem adquirir vantagens que resultam de um aumento da velocidade da circulação dessa informação, a qual é crucial para o sucesso da organização, visto que essa rapidez, gerada pelos sistemas de gestão documental, vai acarretar inúmeros benefícios para a empresa, tal como já tinha sido indicado em 1993, aquando do III Encontro Nacional de Arquivistas e, mais tarde, por Sara Piteira Mota (2005):
17 Andreia Silva Assegurar uma gestão efetiva e eficaz dos documentos. Responder às necessidades dos serviços municipais e público. Permitir o acesso fácil e rápido aos documentos e à informação. Proteger e preservar os documentos essenciais. Suprimir a acumulação de documentos inúteis e duplicação excessiva da informação. Economizar e rentabilizar os arquivos, transformando e eliminando. Absoluto controlo nos processos de negócios Integração com outros sistemas e tecnologia. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos. Tendo isso em conta, Sara Piteira Mota (2005) acrescenta outros benefícios decorrentes da implementação de um sistema de gestão documental, sendo eles: Alta velocidade e precisão na localização de documentos. Criação de facilidades para o trabalho do conhecimento na empresa virtual. Eliminação de fraudes. Principalmente em entidades governamentais. Gestão automatizada de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos. Impossibilidade de extravio ou falsificação de documentos. Maior agilidade nas transações entre empresas. Maior velocidade na implementação de mudanças. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente, proporcionando respostas precisas e instantâneas. Obtenção de vantagem competitiva. 2.1.3.3. Desvantagens de um SGD Apesar da indiscutível melhoria que se verifica na eficácia operacional das empresas, um SGD traz consigo algumas desvantagens. Um exemplo disso mesmo é o facto de um dos requisitos para o seu funcionamento ser a existência de eletricidade, elemento que quando a gestão documental era levada a cabo em papel não era obrigatório. Já a privacidade e a
18 Andreia Silva segurança são outros conceitos que, muitas vezes, são questionáveis nos SGD, uma vez que ao mesmo tempo que existe um desenvolvimento constante das tecnologias da informação, existe, em paralelo, um desenvolvimento de ações a tomar para quebrar essa mesma segurança. Contudo, segundo Vítor Baptista 5 , citado por Emanuel Costa (2005), é possível garantir o nível de segurança pedido pela organização, por mais exigente que ele seja. Ou seja, estará nas mãos de quem desenvolve o sistema, o criar soluções para garantir a privacidade, sendo as mesmas adaptadas a cada cliente. O autor Emanuel Costa (2005) apresenta três formas de assegurar de forma mais eficaz a segurança e a privacidade, através do controlo de acessos, da encriptação de dados e do uso da assinatura digital. O mesmo autor providencia um exemplo da adaptação de níveis de segurança a cada cliente, quando refere que o acesso a um documento é facultado mediante a configuração no SGD, cuja informação é dada pelo cliente. O conhecimento de quem escreveu determinado documento, e o acesso de quem, posteriormente, o consulta e altera, também está relacionado com a privacidade e segurança do documento, sendo que, essa gestão, será fundamental para determinar a capacidade de controlo adequado à informação do documento. Para a situação referida, a segurança da informação estará assegurada pelo uso da assinatura digital. No mesmo artigo, Emanuel Costa cita Tiago Borges, da TBFiles, o qual afirma que, através do uso da assinatura digital, começa a existir um controle de quem, quando, como e o quê consulta documentos, deixando de haver um risco de desaparecimento dos mesmos. É necessário ter em conta que, devido ao fato de atualmente se verificar um contexto de constante atualização das tecnologias de informação, será impossível garantir a segurança da informação a 100%. No entanto, o autor Emanuel Costa cita Bull 6 e refere que, mesmo assim, existem duas formas de garantir de forma absoluta a dita segurança, visto que, quando não existe qualquer tipo de acesso àinformação por um administrador de sistemas, diretamente no servidor, e quando os ficheiros são encriptados no servidor, a mesma pode apenas ser desencriptada pelos utilizadores com chave. Como tal, apesar das contrapartidas, é viável afirmar que a implementação de um SGD é a solução mais fiável e contemporânea de conseguir responder às necessidades dos clientes. 5 Coordenador de soluções tecnológicas da EMC Portugal. 6 Empresa que opera em Portugal e disponibiliza software de workflow de documentos.
19 Andreia Silva Sendo assim, a gestão documental levada a cabo nas organizações não se limita à criação de documentos, mas engloba também a gestão de sistemas de informação. Com ele, é possível verificar a maior característica de um documento de arquivo, a sua continuidade. Esta gestão documental continuada depende da utilidade de um documento e, sobretudo, da capacidade do sistema de arquivo que o gere de manter permanentemente o seu valor probatório e de memória (Leitão 2011). Essa tecnologia usada para a gestão documental oferece a oportunidade de substituir o papel, através de um sistema de gestão de documentos por via eletrónica e, a tecnologia multimédia, permite a captura e a exibição de vários tipos de dados, acrescentando a possibilidade de recuperação da informação de forma mais eficaz (Zantout, Marir, 1999). 2.1.4. Conclusão A gestão documental assume um papel cada vez mais preponderante no bom funcionamento de qualquer organização ou empresa, visto que, para o aumento da eficácia do funcionamento das mesmas, é fundamental desenvolver uma boa gestão de todos os documentos produzidos anualmente. É extremamente improvável testemunhar-se um bom desenvolvimento da gestão a efetuar por qualquer organização ou empresa, sem o apoio de um sistema de gestão documental, uma vez que, o mesmo, apresenta a vantagem de disponibilizar os documentos, em simultâneo, para todos os colaboradores de uma entidade. Essa simultaneidade é impossível de ser verificada na gestão de documentos em papel, resultando numa poupança de tempo e, consequentemente, dinheiro, além de proporcionar uma maior segurança relativamente à informação dos documentos. Em suma, um sistema de gestão documental permite o controlo dos fluxos de informação e controlo/monitorização do acesso à informação, através da definição de diferentes permissões de acesso a cada um dos colaboradores, de acordo com a sua função/hierarquia. Para finalizar, é importante referir que a gestão documental surge assim como uma forma de analisar os fluxos de informação não estruturada, a qual tem vindo a aumentar nas organizações/empresas. Levando, desta forma, a que posteriormente se criem novos fluxos, o que permite agilizar todos os processos de uma empresa (Joaquim 2005).
20 Andreia Silva 2.2. Gestão Documental em Autarquias Portuguesas O desenvolvimento e consequente modernização que a Sociedade de Informação promove na Administração Pública foram considerados como uma prioridade, captando ainda o apoio de algumas iniciativas a nível Europeu e Nacional. Em 2000, com o “Plano de Ação eEurope”, aprovado na Cimeira de Líderes Europeus, deram-se os primeiros passos na modernização eletrónica, no qual todos os Estados Membros se comprometeram a uniformizar o nível de modernização que se verificava na Europa. Posteriormente, em 2001, foi criada a “Unidade de Missão, Inovação e Conhecimento” (UMIC) para apoiar e coordenar o desenvolvimento das políticas, relacionadas com a inovação, sociedade de informação e governo eletrónico, e-government (Machado s/d). Neste domínio foi ainda criada a “Comissão Interministerial para a Inovação e Conhecimento”, à qual compete propor estratégias, promover a articulação dos diversos programas e iniciativas, debater, aprovar e atualizar o elenco das responsabilidades dos diferentes ministérios e organismos públicos, e acompanhar a execução do “Plano de ação eEurope 2005: Uma sociedade do conhecimento para todos, e de outros programas da União Europeia no âmbito da inovação, da sociedade da informação e do governo eletrónico” (Machado s/d). Em prol desses compromissos, Portugal, consciente da obrigatoriedade de modernizar a sua Administração, criou em 2005, o Programa Ligar Portugal, com o objetivo de (Ligar Portugal 2011): • Promover uma cidadania moderna, informada, consciente e atuante, para a qual o uso das TIC é um instrumento normal de acesso à informação, à educação, ao trabalho cooperativo, e à discussão pública; • Garantir a competitividade do mercado nacional de telecomunicações, em especial no que se refere aos seus custos para os cidadãos e empresas, e à disponibilização generalizada de serviços avançados de qualidade, assegurando a existência de condições efetivas de concorrência ao nível das melhores práticas europeias; • Estimular o desenvolvimento científico e tecnológico, promovendo atividades de Investigação e desenvolvimento em colaboração internacional.
21 Andreia Silva • Promover a utilização crescente das TIC pelo tecido empresarial, apoiando as empresas na sua modernização, enquanto condição indispensável à sua competitividade internacional, assim como assegurar o desenvolvimento de novas empresas de base tecnológica, nomeadamente de software; • Assegurar a transparência da Administração Pública em todos os seus atos, e a simplicidade e eficiência das suas relações com cidadãos e empresas; No dia 19 de novembro de 2009, a Comissão Europeia publicou o Relatório da avaliação da disponibilização online dos serviços básicos 2009 (imagem 5),no qual se pode verificar o grande desenvolvimento e preocupação de Portugal com a adaptação das TIC à sua Administração (Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 2010). Imagem 5: Ranking de disponibilização completa online de serviços públicos básicos (Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior 2010) Uma via para dar cumprimento à simplificação e à melhoria da prestação de serviços públicos aos cidadãos, assim como à modernização da Administração Pública, passa pela implementação de um sistema de gestão documental, uma vez que este sistema eleva o número de benefícios, a que uma organização tem acesso, como referido anteriormente. Já em 1997, Maria João Pires de Lima no IV Encontro Nacional de Arquivos Municipais, com o tema Gestão de documentos para gerar eficácia, identificava um dos maiores problemas que a Administração Pública enfrenta como a gestão documental e o tratamento
22 Andreia Silva técnico da quantidade elevadíssima de documentos acumulados durante anos. Podemos reportar este problema para a realidade atual, acrescentando à massa documental em formato papel, o formato digital. Segundo a mesma autora, a solução para este problema passa pela implementação de um sistema de gestão da informação e pelo recurso a estratégias de colaboração por parte de todos os profissionais relacionados com a gestão dessa informação, desde a sua criação, até que as decisões finais estejam tomadas e o conteúdo informativo adquira valor permanente como fonte de investigação. Contudo, segundo a autora Maria Manuela Pinto (s/d), no seu artigo Uma era, uma visão, um paradigma: da teoria à prática, não basta um sistema de gestão documental, como também não basta gerir e tornar a informação disponível, sendo necessário: 1Planear estrategicamente a tecnologia, a sua capacidade, performance, longevidade, compatibilidade, standards (…); 2Planear estrategicamente a produção de informação, incluindo os standards de formatos de dados, as metodologias de exportação/importação bem como de acesso e preservação da informação a longo termo, …; 3Planear a administração do sistema, os sistemas de segurança, o acesso multinível e através de diferentes meios (local, distribuído, VPN – Virtual Network Access, Internet) e suportes, o controle e avaliação de tempos de acesso e recuperação da informação; 4Conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação/atores, os processos de negócio/produção de informação, os consumidores/clientes, o ambiente interno e externo da organização. Como tal, esta gestão de documentos deverá integrar todo o sistema da Administração Pública, tal como a gestão de recursos financeiros, recursos humanos, etc., tendo como objetivo a promoção de uma maior eficácia nos serviços que a Administração Pública e, consequentemente, uma maior aproximação da administração com os cidadãos, simplificando procedimentos e implementando sistemas para a gestão e divulgação da informação administrativa, assim como a adaptação e aperfeiçoamento dos sistemas internos de gestão,
23 Andreia Silva organização e funcionamento dos serviços segundo princípios de economia e eficácia, enquanto o Código do Procedimento Administrativo consagra o direito à informação, à participação dos cidadãos, à transparência e abertura da administração” (Pinto s/d). Para tal ser eficiente, é necessário que haja comunicação entre as organizações, através da indispensável interoperabilidade. Esta interoperabilidade corresponde à capacidade de organizações e pessoas interagirem entre si compreendendo a informação transmitida e recebida de forma a integrá-la nos seus sistemas e obter ou dar as repostas adequadas à situação verificada, tendo sido uma temática muito discutida e defendida no X Encontro Nacional de Arquivos Municipais, decorrido em 2011. 2.3. Análise comparativa entre sistemas de gestão documental Com a crescente necessidade do uso das tecnologias de informação, em prol de uma boa gestão documental numa organização ou empresa, a escolha de um sistema de gestão documental em open source, em detrimento de software comercial, é uma decisão difícil de assumir. É relevante referir que open source não se debruça apenas sobre a gratuitidade do software, mas também sobre a liberdade de experimentação do programa, por parte da empresa, mediante as suas necessidades, uma vez que existe a disponibilidade simultânea do programa e dos respetivos códigos de programação, o que possibilita a introdução de novas funcionalidades. De seguida, a autora irá elaborar uma comparação entre os dois sistemas de gestão documental, sendo eles o “Alfresco”, que se encontra em open source, e o sistema de gestão de processos urbanísticos desenvolvido pela empresa Medidata. 2.3.1. “Alfresco” 7 Proporcionando uma alternativa open source para Enterprise Content Management, o sistema de gestão documental Alfresco foi apresentado em 2005 pelo cofundador da Documentum, John Newton, e por John Powell, sendo representado em Portugal pela Multicert. De acordo com um estudo realizado por Manish Nath e Anuja Arora, em 2010, o qual 7 Informação retirada da página oficial do “Alfresco”.
24 Andreia Silva compreendeu uma comparação de treze sistemas de gestão documental, foi concluído que o sistema documental “Alfresco” era o melhor dos sistemas em open source. A sua implementação resulta na criação de um repositório central, por parte da organização/empresa, com uma tecnologia de indexação e pesquisa de conteúdos, assim como uma ferramenta capaz de circular os documentos (workflow), a qual se torna na parte central de todo o seu funcionamento. Sendo uma aplicação inteiramente Java, o sistema “Alfresco” funciona em praticamente qualquer sistema que pode ser executado através da Java Enterprise Edition. O “Alfresco” é um sistema de gestão documental de código aberto e tem como objetivo fornecer um conjunto de módulos para a gestão documental, sendo que o seu tratamento digital é desencadeado através do processo de workflow, permitindo assim aumentar a produtividade da organização, uma vez que disponibiliza a informação completa, no momento certo e ao utilizador indicado. Inicialmente, o sistema documental “Alfresco” começou por ser uma solução direcionada para a gestão documental, sendo que, atualmente, se assume como uma solução válida na área da Gestão de Conteúdos Empresariais, uma vez que permite gerir um documento em todas as suas fases desde a criação do mesmo, passando pelo armazenamento e organização, proporcionado até a sua recuperação (Multicert s/d). Caracterizando-se como um sistema de gestão documental flexível e versátil, o “Alfresco” apresenta uma solução integrada e modular que engloba: Gestão Documental; Gestão de Conteúdos Web; Gestão de registos; Gestão de Imagem; Gestão colaborativa; Serviços de Interoperabilidade de Gestão de Conteúdos; Plataforma de Conteúdos e Repositório. Este sistema disponibiliza todas as funcionalidades do programa “Alfresco”, através de duas formas distintas, sendo elas a Alfresco Community Labs e o Alfresco Enterprise Edition. A primeira distingue-se por ser dirigida, sobretudo, por entusiastas da tecnologia, proporcionando uma evolução constante, e o Alfresco Enterprise Edition está vocacionado para as empresas/instituições governamentais/outras instituições que procuram um software mais
25 Andreia Silva fiável, proporcionando uma estabilidade superior, através de uma solução em open source para a gestão documental (Multicert s/d). Como tal, e tendo em conta as premissas previamente apresentadas, a autora irá utilizar, na sua comparação, o Alfresco Enterprise Edition. Para estudar as funcionalidades do Alfresco Enterprise Edition, as quais serão apresentadas na secção “Esquema de comparação: Alfresco e OBP”, foi necessário recorrer ao download do mesmo, ação possível de se realizar através do site oficial do “Alfresco”, o qual atribui um prazo de experimentação de trinta dias. Após a leitura de alguns documentos de apoio à utilização do respetivo sistema documental, a qual proporcionou a exploração do próprio “Alfresco”, foram detetadas algumas funcionalidades fundamentais para o funcionamento correto da gestão documental, através do acesso executado pelo Browser Web. 2.3.2. Sistema de gestão documental – “Obras Particulares” A empresa Medidata possui uma aplicação que permite a gestão adequada dos processos urbanísticos, a qual é maioritariamente direcionada para as autarquias portuguesas. A aplicação em causa, a de “Obras Particulares” da Medidata, permite uma gestão de processos de uma forma mais específica e personalizada, podendo, ao mesmo tempo, ser adaptada ao cliente final, de acordo com as suas necessidades. Sendo uma aplicação de gestão documental muito centrada nos documentos urbanísticos, torna-se também mais eficaz para o cliente final, visto que este poderá definir as suas necessidades, todo o seu procedimento de gestão documental e, a aplicação, tentará proporcionar uma resposta mais adequada às mesmas. Se for acrescentado o facto de que, apesar do sistema “Alfresco” disponibilizar serviços de apoio a clientes, a Medidata disponibiliza uma forte equipa de formadores, os quais estão capacitados com um know-how, denota-se que existe uma característica que a faz demarcar das restantes do setor.
32 Andreia Silva documentos. Por conseguinte, estas entidades públicas procuram soluções para as suas limitações atuais, sendo que as mesmas estão relacionadas com a complexidade burocrática que advém da legislação estatal; com a morosidade dos processos decorrentes das responsabilidades que as autarquias possuem; com a falta de eficácia na organização das dinâmicas de relacionamento dos departamentos existentes nas entidades em causa; e com a indefinição de fluxos de informação, uma vez que, por vezes, os funcionários não têm conhecimento da tarefa de cada um, pois a desmaterialização exige uma reestruturação dos serviços. Para otimizarem os seus serviços, de forma a responder rapidamente aos pedidos dos seus munícipes, as entidades autárquicas deverão optar por uma solução com componente tecnológica que permita a circulação dos documentos totalmente desmaterializada, acompanhada por fluxos de informação previamente definidos. Todo este processo permite que a entidade obtenha grandes vantagens, nomeadamente a nível da rentabilização dos recursos humanos, sendo que a mesma permite uma reorganização interna dos processos mais eficaz, proporcionando um atendimento mais prestável, tendo em conta os prazos de resposta, tanto a nível interno como a nível externo, além de proporcionar um acesso mais facilitado à informação fornecida pelos processos. De ressalvar que este contexto é estabelecido através da organização dos documentos arquivados em formato digital, sendo que todas estas valências permitem uma melhor prestação de serviços aos munícipes que, ao aplicar, resulta no estabelecimento de condições para um acompanhamento aperfeiçoado do processo. O arquivo de documentos em formato papel advém do facto de os mesmos serem utilizados como um registo e prova de algum acontecimento. Com a transferência para suporte eletrónico pretende-se que a qualidade em causa se verifique, sendo deste modo utilizadas as assinaturas digitais. Como tal, é relevante ter em conta que as mesmas permitem manter a autenticidade dos documentos, visto que após a inserção das mesmas, os documentos ficam selados, mantendo assim o valor probatório que é requerido em documentação de tamanha importância, como aquela que é tratada pelas entidades autárquicas nacionais. Exemplo disso, em Portugal, é a introdução do cartão de cidadão (CC), em 2006, sendo esse o documento de identificação de cada cidadão português, que veio ter em conta a introdução do processo em análise. Com o CC, todo o cidadão consegue assinar digitalmente um documento, não podendo o mesmo ser alterado por mais ninguém. Desta forma, é
33 Andreia Silva possível a tramitação de documento em formato digital, conservando características do formato papel, como autenticidade e o valor probatório dos documentos. 3.2. Disponibilização de instrumentos facilitadores para a implementação do processo de desmaterialização nas autarquias Portuguesas Para dar resposta a uma gestão totalmente desmaterializada de processos, a Medidata disponibiliza duas aplicações que, integradas com um Enterprise Resource Planning (ERP) especializado, permite que todos os processos entrados numa autarquia circulem em formato digital. Por um lado, disponibiliza o “Sigmadoc-Web” que permite arquivar digitalmente todos os documentos anexos a um processo, assim como todas as informações geradas pelos serviços das autarquias. Por outro lado, disponibiliza também o “Sigma-flow” que permite a circulação automática dos documentos, mediante configuração prévia. De forma a facilitar a sua utilização, um dos objetivos da presente dissertação é a apresentação de um guia do utilizador 9 (anexo I), que proporcione uma perspetiva geral das potencialidades das aplicações em causa, guia esse elaborado sob a versão 2.0.4 do “Sigmadoc-Web” e a versão 2.0.4 do “Sigma-flow”. Como tal, o guia está estruturado de modo a indicar as tarefas que são necessárias para o utilizador realizar, descurando assim a estruturação por categorias profissionais abrangidas (administrativo, técnico, executivo), uma vez que todos os utilizadores lidam com o fluxo de pendentes e, de acordo com as particularidades das suas funções, podem pesquisar e assinar no arquivo documental. No guia do utilizador é apresentada a totalidade das funcionalidades que se inserem nas aplicações em causa, assim como a descrição das responsabilidades inerentes aos funcionários autárquicos. Por outro lado, o capítulo seguinte está direcionado para o funcionário responsável pelas aplicações, nas autarquias, onde são apresentadas todas as configurações necessárias para o bom funcionamento das mesmas. As próximas secções irão disponibilizar um enfoque mais preciso em cada uma das aplicações, com o intuito de compreender a relevância que as mesmas têm para o trabalho 9 Disponível na secção de “Anexos” sob o nome de “Guia do utilizador para a desmaterialização de processos”
34 Andreia Silva desenvolvido nas autarquias sendo que, para tal, a análise efetuada terá como base certas especificidades do guia do utilizador que se encontra na secção de anexos (anexo I), visto que as mesmas sustentam os argumentos que serão apresentados ao longo das próximas secções. 3.2.1. “Sigmadoc-Web” A solução apresentada pela Medidata para a constituição de um arquivo digital de todos os documentos produzidos e recebidos, por parte de uma autarquia, prende-se com a implementação da aplicação “Sigmadoc-Web”, a qual apresenta inúmeras funcionalidades para dar cumprimento a uma gestão documental desmaterialização, servindo a presente para o armazenamento de documentos em formato digital, sendo que, após a adição da aplicação de “Sigma-flow”, se torna possível a circulação dos documentos previamente armazenados. Uma vez que, atualmente, estamos perante uma necessidade de proceder à desmaterialização de documentos, cujo objetivo é a transferência do suporte papel para o digital, de modo a proceder-se a uma gestão documental totalmente digital, esta aplicação permite a digitalização dos documentos em papel e a conversão dos mesmos para formato PDF (ver o procedimento no (anexo I). Caso o documento já se encontre em formato digital, poder-se-á associá-lo ao arquivo documental, independentemente do formato em que se encontre (PDF, Microsoft Word, DWG, entre outros) (anexo I). Por outro lado, se o utilizador gera o documento através da aplicação (“Obras Particulares”, Pocal, Recursos Humanos, etc), terá apenas que “Arquivar Documento”. Com este procedimento, o documento é logo inserido na linha da árvore documental correspondente. No caso apresentado na seguinte imagem, o utilizador gerou um parecer interno (PI) e, automaticamente, é logo gerada uma linha na árvore de documentos correspondente á sigla PI. Através desta árvore, o utilizador poderá consultar todos os documentos anexos a um requerimento, assim como todas as informações geradas pela autarquia (imagem 6). Após interpretar a árvore apresentada, é possível verificar que a sua organização estabelece uma hierarquia de documentos, ou seja, inicialmente é apresentado o processo, sendo que dentro de cada processo são apresentados todos os requerimentos que o mesmo possui e, por sua vez, cada requerimento constituído por vários documentos que o integram.
35 Andreia Silva Imagem 6: Árvore de Documentos 10 Após o documento se encontrar arquivado, o utilizador poderá utilizar inúmeras funcionalidades, as quais se encontram no menu de ferramentas da aplicação em questão (imagem 7). Estando o documento aberto no arquivo documental, o utilizador poderá fazer zoom, imprimir, eliminar ou fazer download do documento (anexo I). No menu de ferramentas em análise, o utilizador poderá, também, recorrer a várias formas de manipular o documento, sendo possível adicionar uma página em branco, uma página timbrada, ou até eliminá-la, mediante as necessidades. É possível ainda rodar a página para a esquerda ou mover a página para cima ou para baixo. Imagem 7: Ferramentas do arquivo documental A aplicação fornece, adicionalmente, informações sobre o documento, tais como as apresentadas na imagem seguinte: 10 Restantes imagens retiradas das aplicações respetivamente.
36 Andreia Silva Imagem 8: Propriedades de um documento O acesso a estas funcionalidades é controlado pelo utilizador, sendo ele o responsável pelo uso da aplicação que, mediante as tarefas que cada um executa, irá configurar o controlo de acesso por utilizador/aplicação/tipo de documento (anexo I) e ainda deverá configurar quais as ações que cada utilizador poderá fazer no arquivo documental (anexo I). Como tal, caso a tarefa atribuída a um vereador seja a de assinar, poderá selecionar qual o resultado do despacho, através do seu carimbo, para que, dessa forma, esse resultado seja automaticamente inserido na opção de “Despachos” (anexo I). De forma a concretizar todo o processo de gestão documental, a aplicação permite que os utilizadores assinem os seus documentos através de uma assinatura digital ou de um certificado digital, visto que a mesma possui valor legal conferido pela lei, nomeadamente através do Decreto-Lei nº 290-D/99, de 2 de agosto. Por outro lado, se a autarquia não possuir o aparelho do CC, uma vez que se torna muito dispendioso, poderá assinar os documentos através do uso de carimbos de imagem, de texto ou só de imagem (assinaturas digitalizadas -imagem 9). Para tal, os utilizadores assinam em papel e o responsável pela aplicação fica encarregue de a digitalizar e configurar.
37 Andreia Silva Imagem 9: Assinatura digitalizada No entanto, a assinatura digitalizada, não tendo valor jurídico, apenas poderá ser usada para a circulação interna dos serviços. Pelo que, caso as autarquias optem por estas funcionalidades, terão que imprimir o documento final (para entregar ao requerente) e assinálo manualmente. Deste modo, a aplicação de “Sigmadoc-Web” é apresentada como sendo uma solução para a melhoria dos serviços autárquicos, visto que proporciona, de um modo geral, um arquivo digital para todos os processos da responsabilidade dos serviços autárquicos, possibilitando uma pesquisa rápida a todos os documentos anexos ao processo, assim como as informações fornecidas pelos funcionários autárquicos. Por outro lado, permite um controlo de acesso, respeitando assim a autenticidade de um documento, uma vez que nenhum funcionário poderá adulterar um documento que não lhe pertença, pois este possuirá uma assinatura digital ou até mesmo um carimbo. 3.2.2. “Sigma-flow” No processo de gestão documental, não é suficiente possuir os documentos arquivados em formato digital, visto que é necessário fazer os processos circular de forma automática e dinâmica. Neste sentido, a Medidata desenvolveu uma aplicação destinada ao workflow de documentos de forma desmaterializada, o “Sigma-flow”. Em termos de configuração, esta aplicação fornece um interface gráfico de fácil utilização, na medida em que permite que seja a própria autarquia a definir e a desenhar no Workflowviewer (imagem 10), de forma autónoma, quais os circuitos dos documentos, após fazer o levantamento do processo de tramitação dos documentos. No que concerne à ao Urbanismo, essa autonomia prende-se apenas no desenho do circuito, uma vez que toda a tramitação que um processo sofre, rege-se pelo RJUE, regime jurídico abordado
38 Andreia Silva anteriormente, na secção “Enquadramento jurídico: Regime Jurídico de Urbanização e Edificação”. Imagem 10: Workflowviewer A implementação do “Sigma-flow” vai originar uma reorganização dos serviços, permitindo que cada funcionário ganhe, de forma gradual, consciência que existe uma nova forma de trabalho, mais produtiva, e que esta ferramenta seja um auxílio no seu trabalho, e não um obstáculo. Por esta razão, todos os utilizadores deverão fazer parte integrante do processo de implementação. Esta tecnologia tem como base a definição dos papéis que cada um terá que assumir para levar a cabo determinado processo. Por essa razão, são criados grupos de utilizadores (anexo I), os quais irão ser escolhidos aquando do desenho do circuito, por parte da autarquia, visto que, para além de desenhar a tarefa do circuito do documento, o responsável terá que escolher qual o grupo de utilizadores que irá executar essa tarefa. A aplicação também permite, no caso de ausência de um funcionário, substituir temporariamente um utilizador.
39 Andreia Silva Por sua vez, cada procedimento será operacionalizado através das regras estabelecidas e mediante o fluxo de informação que irá substituir a execução de um determinado processo que não seja possível controlar, pela execução do processo de uma forma automatizada e controlada, uma vez que cada utilizador desempenhará a sua tarefa sob prazos e regras (anexo I), permitindo que o mesmo processo esteja a ser tratado por vários utilizadores, através de nós paralelos desenhados nos circuitos. A aplicação fornece ainda um sistema de alerta para os utilizadores terem conhecimentos dos prazos ultrapassados, definidos no circuito. Por outro lado, o encaminhamento do processo de um utilizador para outro, estando o mesmo previamente definido, faz com que o utilizador tenha todas as opções possíveis de encaminhamento, de modo a evitar dúvidas sobre o seu destino (anexo I). No programa também é apresentada a lista dos pendentes, por utilizador, sendo que é ainda possível que os mesmos sejam enviados por e-mail e, através do seu anexo, seja possível abrir o documento. Se o utilizador utilizar várias aplicações SIGMA, não terá que abrir todas as aplicações para ver os seus pendentes sendo necessário apenas aceder a uma, uma vez que a lista de pendentes está organizada por áreas (anexo I). Por sua vez, a apresentação dos pendentes poderá ser definida pelo seu grau de urgência, uma vez que se o utilizador anterior tiver definido que aquele pendente deve ser tratado com prioridade, o próximo utilizador receberá o pendente em primeiro lugar (anexo I). No caso de auditorias, ou até mesmo para efeitos de gestão interna, a aplicação disponibiliza inúmeros mapas estatísticos que podem ser emitidos pelas autarquias. Esses mapas fornecem informações sobre as várias ações de um utilizador poderá ter na aplicação, como por exemplo mapas onde conste informação sobre as tarefas realizadas por funcionário, por departamento, por circuito, tempos de resposta, tempos de atraso, entre outros. Podendo ser integrado em qualquer aplicação SIGMA, a aplicação de “Sigma-flow”, complementada com o “Sigmadoc-Web”, permite uma redução da deslocação a realizar pelos funcionários, visto não ser necessário que os mesmos se desloquem com o processo físico, uma vez que ele se encontra arquivado em formato digital e circula de forma automática, permitindo desta forma que o tempo para a conclusão do processo diminua. Por outro lado, este processo implica uma grande mudança que só irá ser bemsucedida, caso todos os seus funcionários estejam preparados para a mesma, devido ao facto
40 Andreia Silva de criar uma nova cultura de trabalho, através de uma dinamização do tratamento das novas tecnologias. Como tal, os utilizadores devem estar preparados para que o seu trabalho seja todo monitorizado. Por um lado, esta necessidade de mudança após a implementação de meios informáticos nos serviços das autarquias é vantajosa uma vez que se torna numa ação que incentiva as autarquias a se modernizarem. No entanto, essa reorganização deveria ser feita antes da implementação de soluções informáticas, uma vez que irá permitir uma melhor escolha no software a adotar assim como uma maior facilidade na implementação das mesmas.
41 Andreia Silva 4. Desmaterialização de processos de urbanismo Pretende-se com este capítulo apresentar uma análise sobre os recursos informações elaborados para a aplicação de urbanismo da Medidata. Inicialmente é apresentado uma breve definição de urbanismo, para desta forma se perceber quais os processos que a aplicação se incide. Por outro lado, é também oportuno conhecer todas as transformações do RJUE, de forma a identificar se tudo o que envolve a aplicação em questão está em conformidade com a legislação, visto que esse fator é fulcral para o desenvolvimento e reconhecimento da aplicação. Seguidamente, é apresentada a própria aplicação de urbanismo, no seu âmbito geral, assim como os recursos informacionais elaborados para a mesma. Esses recursos são fundamentais para os seus utilizadores, uma vez que complementam a formação dada pelos colaboradores da Medidata, assim como auxiliam o trabalho diário dos seus utilizadores. 4.1. Âmbito do “Urbanismo” Um das missões das autarquias locais é a gestão do território em todas as dimensões. É neste contexto que o urbanismo assume um papel de destaque. Nathália Arruda Guimarães (2003), citando Leopoldo Mazzaroli, apresenta uma definição de urbanismo bastante clara e sucinta: a ciência que se preocupa com a sistematização e desenvolvimento da cidade buscando determinar a melhor posição das ruas, dos edifícios e obras públicas, de habitação privada, de modo que a população possa gozar de uma situação sã, cómoda e estimada. Atualmente, abrangendo não só as cidades mas também o campo, a gestão urbanística deixou de ser administrada pelos proprietários privados, passando a ser uma competência da Administração Pública, sob regime jurídico próprio. No caso em questão, a aplicação de urbanismo centra-se na gestão de todos os processos urbanísticos relativos a todas as obras mas de foro particular, daí a aplicação ser designada por “Obras Particulares”. A gestão urbanística realizada nas autarquias é regida pela legislação indicada anteriormente, assim como alguns instrumentos que os auxiliam na gestão territorial, sendo um deles o Plano Diretor Municipal (PDM), que se caracteriza como sendo um instrumento primordial para o ordenamento do território municipal. Tendo como premissa a satisfação total dos munícipes, as autarquias começam a consciencializar-se da importância
48 Andreia Silva não sejam adequados para o fim inicialmente pretendido, sendo necessário, neste caso, proceder-se a uma vistoria. A vistoria, normalizada no artigo 65º do RJUE, é desencadeada num prazo de 15 dias, a contar da decisão do Presidente da Câmara, sendo composta por três técnicos designados pela Câmara Municipal, sendo que o particular tem a possibilidade de se fazer acompanhar pelos autores dos projetos, além do técnico responsável pela direção técnica da obra. As suas conclusões deverão ser obrigatoriamente seguidas pela decisão que vier a ser formulada sobre o pedido de autorização, segundo o nº4 do artigo 65 do RJUE. Uma alteração bastante pertinente que se verificou, relativamente a este assunto, é a introdução do nº3 do artigo 64º do DecretoLei nº26/2010, no qual se atribui a hipótese ao particular de não sendo determinada a realização de vistoria no prazo referido no n.º 1, o requerente pode solicitar a emissão do alvará de autorização de utilização, que deve ocorrer no prazo de cinco dias, mediante a apresentação do comprovativo do requerimento da mesma nos termos do artigo 63.º . 4.2.2.3. Comunicação prévia Através da implementação do DecretoLei 555/99, o licenciamento de qualquer operação urbanística, de escassa ou nenhuma relevância urbanística, é substituído por apenas um procedimento de autorização, ou uma mera comunicação prévia, sendo posteriormente intitulado por operações isentas de controlo prévio. Nesse caso, o procedimento da comunicação prévia iniciava-se com a sua entrega à respetiva câmara (anexo IV). Contudo, compreendia uma valoração do silêncio da Administração em termos considerados como sendo de mero permissivo, sem que tal significasse a prática de qualquer ato administrativo, nem mesmo de natureza tácita (Gomes 2010). Aumentando significativamente as operações que passaram a estar sujeitas deste procedimento, a Lei 60/2007 veio acrescentar uma maior complexidade ao mesmo, sendo que, atualmente, o procedimento de uma comunicação prévia, que no RJUE se intitula como um processo mais simples e mais célebre, terá de cumprir uma tramitação com uma certa complexidade (Oliveira 2010). No caso de, após a comunicação prévia, o processo for rejeitado, poder-se-á proceder a uma audiência prévia, como refere o nº 1 do artigo 100º do CPA, o qual constata que concluída a instrução, e salvo o disposto no artigo 103º, os interessados têm o direito de ser ouvidos no procedimento antes de ser tomada a decisão final, devendo ser informados,
49 Andreia Silva nomeadamente, sobre o sentido provável desta. Segundo o nº1 do artigo 36º, se a comunicação prévia não cumprir todas estas normas legais, após a sua entrega, o Presidente da Câmara poderá rejeita-la no prazo de 20 dias (ou 60 dias, caso seja necessária a consulta a entidades externas). 14 Como refere Fernanda Oliveira (2010), terminada esta tramitação, ainda são apresentadas um conjunto de ações, sendo elas: - Notificação do ato de rejeição ou informação do ato de admissão; - Titulação da admissão pelo recibo da sua apresentação e comprovativo de admissão, segundo o nº2 do artigo 74º. - Publicitação no prédio objeto da operação urbanística. Após a emissão do alvará, o titular do mesmo tem 10 dias para afixar um aviso da respetiva operação urbanística, visível do exterior, devendo permanecer até à conclusão das obras (nº 1 do artigo 78º do RJUE). -Pagamento de taxas por autoliquidação. Segundo os artigos 36º-A, 80º e 116º, na falta de rejeição da comunicação prévia, o interessado pode dar início às obras, efetuando previamente o pagamento das taxas devidas através de autoliquidação. O autor Sérgio Gomes (2010), na revista eletrónica URB, acrescenta ainda mais um ato, correspondente ao pedido de ligação às redes públicas, explícito no nº 4, do artigo 82º do RJUE e, confirmada pelo Decreto-Lei nº26/2010, onde estabelece que nos casos referidos no nº 4 do artigo 4º, os pedidos de ligação são instruídos com cópia do recibo da apresentação de comunicação prévia e da sua admissão e se for necessária a compatibilização de projetos com as infraestruturas existentes ou a sua realização no caso de inexistência, estas serão promovidas pela entidade prestadora ou pelo requerente, nos termos da parte final do nº 1.”. Com a Lei 60 de 2007 e, mais tarde, com o Decreto-Lei nº26/2010, o âmbito da aplicação do procedimento de comunicação sofreu uma alteração relevante, uma vez que foi visível uma verdadeira transferência do conjunto de operações urbanísticas que, até então, estavam sujeitas ao procedimento de autorização, ao ponto das mesmas passarem a estar sujeitas a comunicações prévias (Gomes, 2010). 14 Não confundir a rejeição feita na fase de saneamento e apreciação limiar. Na rejeição da comunicação prévia está em causa o verdadeiro indeferimento material do pedido e não uma rejeição formal da comunicação (Oliveira, 2010)
50 Andreia Silva Segundo o Decreto-Lei 26/2010, nº 4, do artigo 4º estão sujeitas à comunicação prévia as seguintes operações urbanísticas: I. Operações de loteamento; II. Obras de urbanização; III. Obras de construção, alteração e de ampliação em área não abrangida por operação de loteamento; IV. Obras de reconstrução, ampliação, alteração, conservação ou demolição; V. Obras de reconstrução sem preservação da fachada; VI. Obras de demolição das edificações que não se encontrem previstas em licença de obras de reconstrução; VII. As demais operações urbanísticas que não sejam alvo de isenção de licença, nos termos deste diploma. 4.2.2.4. Informação prévia Qualquer munícipe pode pedir, à Câmara Municipal, informação prévia sobre a viabilidade de realizar determinada operação urbanística ou conjunto de operações urbanísticas diretamente relacionadas, bem como sobre os respetivos condicionamentos legais ou regulamentares, nomeadamente relativos a infraestruturas, servidões administrativas e restrições de utilidade pública, índices urbanísticos, cérceas, afastamentos e demais condicionantes aplicáveis à pretensão (nº 1 do artigo 14º do RJUE) (anexo V). Para a resposta ao presente pedido de informação prévia, se necessário, procede-se à consulta a entidades externas (artigo 13º), sendo que, após essa resposta, a câmara tem o prazo de 20 dias para estudar todo o processo (artigo 16º). Juntamente com a resposta da informação prévia, o requerente terá todos os pareceres, autorizações ou aprovações emitidas pelas entidades externas ao município, na medida em que, se o processo for favorável, o requerente terá um prazo de um ano para pedir o licenciamento/comunicação prévia (artigo 17º do RJUE), não necessitando, neste caso, de novas consultas a entidades externas. No caso da informação prévia ser desfavorável, na mesma devem estar contidos todos os termos a corrigir, para dessa forma se dar cumprimento às prescrições urbanísticas aplicáveis (nº 4 do artigo 16º do RJUE).
51 Andreia Silva 4.2.3. Operações urbanísticas isentas de qualquer controlo prévio No RJUE existem operações urbanísticas isentas de qualquer controlo prévio, o que significa que as mesmas não se sujeitam a qualquer tipo de procedimento administrativo prévio, estando sempre ao cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis. Segundo Fernanda Paula Oliveira (2010), o RJUE integra dois tipos de isenções de controlo preventivo: as isenções de carácter objetivo (em função do tipo de operação urbanística em causa) e as isenções de cariz subjetivo (em função da entidade promotora da operação). Relativamente às primeiras, podemos deparar-nos com as obras de conservação (alínea a) do artigo 6º), obras no interior de edifícios (nº1 do artigo 6º) e as obras de escassa relevância urbanística (alínea c) do artigo 6º). Desde logo, é possível detetar algumas evoluções, uma vez que, anteriormente, à exceção das obras de conservação, as obras isentas de licença e autorização encontravam-se sempre sujeitas a comunicação prévia e, atualmente, estas situações encontram-se na esfera das operações de isenção de controlo prévio. Por sua vez, as isenções de cariz subjetivo estão definidas no artigo 7º, sendo elas as operações urbanísticas promovidas pelas autarquias locais e suas associações; as operações urbanísticas promovidas pelo Estado relativas a equipamentos ou infraestruturas destinados à instalação de serviços públicos ou afetos ao uso direto e imediato do público; as obras de edificação ou demolição promovidas por institutos públicos ou entidades da Administração Pública; as obras de edificação ou demolição promovidas por entidades públicas que tenham por atribuições específicas a administração das áreas portuárias ou do domínio ferroviário ou aeroportuário; as obras de edificação ou de demolição e os trabalhos promovidos por entidades concessionárias de obras ou serviços públicos; as operações urbanísticas promovidas por empresas públicas relativamente a parques empresariais e similares. 4.2.4. Utilização das Tecnologias de Informação A presente Lei fomenta, então, o uso das tecnologias de informação por parte das instituições, de modo a que consigam tornar os seus serviços internos e externos mais eficazes e eficientes. Com o artigo 8º-A, da Lei em análise, é estabelecido a obrigatoriedade do uso destas tecnologias, assim como no artigo 9º número 1, visto que (…) os procedimentos previstos no presente diploma iniciam-se através de requerimento ou comunicação apresentados com o recurso a meios eletrónicos e através do sistema previsto no artigo anterior. Além das indicações jurídicas, previamente referidas, a regulamentação do
52 Andreia Silva funcionamento do sistema informático está estabelecido na Portaria nº 216-A/2008 datada de 3 de março de 2008, visto que, com esta Portaria os municípios são obrigados a disponibilizar um sistema informático com capacidade para ser alvo de atualizações, ou alguma plataforma que torne possível a tramitação desmaterializada dos procedimentos e das consultas às entidades externas aos municípios. O sistema informático, em questão, deverá ter um conjunto de funcionalidades, previstas no artigo 4º da presente Portaria, tais como: O envio de pedido, receção e disponibilização simultânea online dos elementos constituintes dos procedimentos do RJUE. O envio de decisão, parecer, autorização ou aprovação do pedido emitido pelas entidades da Administração Central, tendo em consideração a consulta do respetivo procedimento. A tramitação procedimental, de forma desmaterializada, de todos os procedimentos de consulta externa. Arealização de todas as comunicações e notificações no âmbito da consulta pelos municípios a entidades da Administração Central. A permissibilidade de realizar a liquidação, através das entidades consultadas, e notificação para pagamento das taxas devidas pela consulta, com possibilidade de pagamento online ou, pela mesma via, efetuar a prova do pagamento e disponibilizar informação sobre o seu pagamento. Arealização da gestão e contagem dos prazos previstos no RJUE para a consulta, de acordo com as regras estabelecidas no artigo 72.º do Código do Procedimento Administrativo. Oenvio de alertas de aproximação do fim dos prazos previstos nos procedimentos do RJUE. A execução da gestão da informação documental e processual dos procedimentos de consulta. O registo, gestão e disponibilização de informação estatística acerca dos procedimentos. O cumprimento das suas funcionalidades, a nível da legislação de proteção de dados pessoais. A constituição de base de dados e backup de todos os elementos inseridos no sistema e criação de perfil de utilizador, controlo de acessos e autorizações. Acriação de histórico de todos os documentos e movimentos do processo, de acordo com prazos definidos.
53 Andreia Silva Aintrodução única de dados permitindo a sua disponibilização imediata em todos os módulos e sistema totalmente integrado Aparametrização de consultas e ajuda online; A conversão dos relatórios em ficheiros eletrónicos; A ferramenta de exploração de base de dados para criação de relatórios, consultas e gráficos ad hoc. Desta forma, é possível a tramitação de documentos de forma desmaterializada, dando uma maior proximidade entre o munícipe e a Administração Central, na medida em que o requerente pode ter acesso a qualquer informação da Administração Central, independentemente da sua localização e, também, iniciar e acompanhar o seu processo até ao fim, sem haver uma necessidade de deslocação física, visto que tudo corre eletronicamente. Esta comunicação é sempre facilitada pela figura de gestor do procedimento de que falaremos de seguida. Com a aplicação das novas tecnologias da informação ao serviço da Administração Central e do munícipe pretende-se a progressiva eliminação dos procedimentos em suporte papel, ultrapassando todas as limitações do mesmo, nomeadamente a tramitação de documentos numerosos em papel, que facilita a sua perda, a sua degradação e a obrigatoriedade de deslocação por parte de todos os intervenientes num procedimento. Como consequência direta, haverá um maior controlo no cumprimento de prazos, no ciclo de vida do documento, visto que existe uma facilidade acrescida em se saber onde o documento se encontra, permitindo desta forma, também, a diminuição ou eliminação de extravios de documentos. Apesar de se estabelecer que os municípios devem proceder à implementação de um sistema informático próprio, com o intuito de fazer com que todos os procedimentos previstos no RJUE circulem desde a criação dos mesmos, à sua eliminação ou preservação, por meios eletrónico existem situações, atuais, que se tornam um obstáculo a essa implementação, nomeadamente as dificuldades financeiras para tal e a indisponibilidade de recursos humanos. Para lidar com as situações referidas, a Portaria nº 216-A/2008 de 3 de março de 2008, estabelece a hipótese de, em caso de impossibilidade de cumprimento, de acordo com o artigo 8º, que “(…) os procedimentos decorrem com recurso à tramitação em papel sem prejuízo da
54 Andreia Silva eventual entrega de elementos em suporte informático (…)”, de modo a que, posteriormente, sejam integrados no sistema informático. 4.2.5. Criação de uma nova figura: o gestor de procedimento Com o ponto 3, do artigo 8º, da Lei 60/2007, é criada uma nova função, a de gestor de procedimento, a quem compete assegurar o normal desenvolvimento da tramitação processual, acompanhando, nomeadamente, a instrução, o cumprimento de prazos, a prestação de informação e os esclarecimentos aos interessados. O perfil ideal do gestor de procedimento não se encontra definido na lei, não sendo referido se o mesmo deva ser administrativo ou técnico, pelo que a sua escolha ficará ao critério do Presidente da Câmara. 4.2.6. Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR) A lei 60/2007, sofrendo apenas pequenas alterações no Decreto - Lei 26/2010, centralizou pareceres de organismos públicos na Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional. Como consequência, quando um processo exige a consulta a apenas uma entidade externa, a Câmara possui a capacidade de o fazer diretamente à entidade. No entanto, se se tratar de mais do que uma entidade externa, deverá pedir à CCDR para o fazer. Tal centralização é verificável no nº3, do artigo 7º, da Lei 60/2007, ao referir que as operações de loteamento e as obras de urbanização promovidas pelas autarquias locais e suas associações em área não abrangida por plano municipal de ordenamento do território devem ser previamente autorizadas pela assembleia municipal, depois de submetidas a parecer prévio não vinculativo da Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional (CCDR), a qual deve pronunciar -se no prazo de 20 dias a contar da receção do respetivo pedido. Outra situação que levará à consulta a esta entidade coordenadora, é quando se procede à consulta de entidades da administração central e de entidades concessionárias sobre a operação urbanística em razão da localização, sendo que neste caso o CCDR emite uma decisão global e vinculativa de toda a administração (nº1 do artigo 13º-A do DecretoLei 26/2010).
55 Andreia Silva 4.3. Justificação da existência da aplicação de urbanismo e sua relação com a gestão documental No contexto em que nos inserimos, todas as organizações têm consciência que a inserção das TIC nos seus processos de trabalho é fundamental e imprescindível. Concretamente, as autarquias locais deparam-se com a obrigatoriedade de se modernizarem, particularmente no que concerne à gestão urbanística pela relevância da informação com ela relacionada, pela necessidade de interagir com diferentes entidades e pela necessidade de melhorar a sua capacidade de resposta. Por sua vez, o funcionamento das autarquias é orientado para certas atividades estruturadas, cujo objetivo é dar uma resposta rápida e eficaz a uma solicitação com valor para o cidadão ou para uma entidade. No entanto, a grande dificuldade das autarquias procederem à modernização dos seus serviços prende-se com a conjuntura económica que o país atravessa que, concretamente, se encontra num estado de contração de investimento o que leva a uma diminuição do mesmo. No entanto, este contexto de crise económica torna-se, por outro lado, uma oportunidade para todas as autarquias se modernizarem, uma vez que, assim, poder-se-ão organizar de uma forma mais rápida e eficaz. Acresce ainda outra dificuldade que se prende com a relutância que as pessoas têm ao fator “mudança”, uma vez que têm consciência que essa modernização implica uma reorganização de todo o serviço da autarquia. Como referido na secção “Enquadramento jurídico: Regime Jurídico de Urbanização e Edificação”, apesar das dificuldades, a implementação de um sistema de informação é imposta pela lei vigente. Especificamente na área de urbanismo, esta obrigatoriedade está definida na Portaria 216-A/2008, no artigo 2º, onde consta que todos os municípios devem disponibilizar sistema informático ou plataforma que permita a tramitação desmaterializada dos procedimentos de controlo prévio das operações urbanísticas. Além desta obrigatoriedade, a implementação de um ERP em autarquias é fundamental. Sendo que um ERP é visto como um pacote de software para a gestão informacional das organizações, cujo objetivo é armazenar, processar e organizar as informações geradas nos processos organizacionais agregando e estabelecendo relações de informação entre todas as áreas de uma empresa, será crucial a sua implementação (Marques 2007). Além disso, os processos urbanísticos são caracterizados como sendo muito
56 Andreia Silva demorados, cujo processo de gestão é dificultado pelo número excessivo de documentos que envolve e o número de atores que interferem num processo, pelo que a integração da aplicação de Urbanismo com outras aplicações da Medidata, como Pocal e Fiscalização, tornase fundamental para acelerar o processo. Por conseguinte, as autarquias deparam-se com a necessidade de implementar um ERP que permita agilizar estes processos. Genericamente, segundo Marques (2007) as vantagens de implementar um sistema de informação são inúmeras: Eliminar o uso de interfaces manuais; Reduzir os custos; Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização; Otimizar o processo de tomada de decisão; Eliminar a redundância de atividades; Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado; Reduzir as incertezas do lead-time. No entanto, acarreta consigo algumas desvantagens: Utilizar um ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; Ter altos custos que muitas vezes não comprovam o custo/benefício; Depender do fornecedor do pacote; Adotar melhores práticas (best practices) aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; Ter os módulos interligados uns com os outros, pois cada departamento depende das informações de outros módulos. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas uma vez que são em tempo real (on line), ocasionando maior trabalho; Exceder o controlo sobre as pessoas, o que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação por parte dos funcionários. Para responder a esta necessidade a Medidata, dentro do pacote Sigma que possui, disponibiliza um ERP que gere todos os processos de “Obras Particulares”. Adaptável a cada autarquia mediante as suas necessidades, a aplicação de “Obras Particulares” facilmente
57 Andreia Silva justificada quer pela relevância de informação que recebe, processa e envia, quer pelas pessoas/entidades que são envolvidas durante todo o processo. O fato de ser uma aplicação direcionada apenas para processos urbanísticos faz com que se torne num sistema de informação especializado, tendo desta forma mais probabilidade de se tornar num sucesso para qualquer autarquia. Contudo, é crucial que todos os funcionários sejam envolvidos num projeto deste tipo, uma vez que a maior parte deles encaram as novas tecnologias de informação como uma barreira e não como uma ferramenta de trabalho facilitadora das suas tarefas diárias. Resistentes à mudança, os utilizadores da aplicação deverão estar motivados e optar por uma postura pró-ativa face ao uso da aplicação, tirando o máximo partido da mesma e até mesmo sugerindo desenvolvimentos e melhorias. No segmento da modernização dos serviços prestados pelas autarquias locais, a aplicação de gestão de processos urbanísticos da Medidata possui uma panóplia de funcionalidades que permite uma maior eficácia dos seus serviços, visto que proporciona uma gestão mais eficaz dos processos urbanísticos, desde a sua entrada na entidade camarária até à emissão do respetivo alvará. Cada utilizador terá o seu login e a sua password (imagem 11), sendo que para cada um serão configuradas as respetivas permissões. Imagem 11: Proteção do acesso à aplicação por utilizador A nível de consulta do processo, essa organização permite um controlo do ponto de situação da documentação, além de possibilitar um atendimento mais cabal ao requerente, por parte do funcionário público, visto que condensa toda a informação do seu processo numa tabela. 15 15 Para visualizar um exemplo aceda ao anexo VI.
64 Andreia Silva momento do processo. Por conseguinte, todo o processo poderá ser exportado para um CD. Por outro lado, permite um grande automatismo uma vez que todos os procedimentos afetos aos processos estão parametrizados. Por conseguinte, facilitará o serviço e possibilitará a rapidez do mesmo, prestando desta forma um melhor atendimento ao munícipe. Respondendo a uma obrigatoriedade jurídica, é desta forma que as autarquias permitem uma maior proximidade com os munícipes, conseguindo dar respostas mais rápidas e eficazes a um cliente cada vez mais exigente. 4.4. Recursos informacionais de apoio aos utilizadores A Medidata é uma entidade privada que prima não só pelo desenvolvimento de software especializado e direcionado às necessidades de cada autarquia, como também pelo acompanhamento que fornece ao longo da implementação e manutenção do mesmo. Tendo em conta essa premissa final, é importante denotar que uma das componentes fundamentais da empresa é proporcionar uma assistência diária aos problemas com que os utilizadores se deparam diariamente. Nessa ótica, a Medidata disponibiliza uma equipa de formadores que se deslocam ao terreno para dar uma formação inicial, sendo que, por vezes, se depara com pessoal menos qualificado para as particularidades que marcam o funcionamento da aplicação em causa. Após diversas reuniões com membros da equipa da Medidata, e também, após diversas formações em que a autora da presente dissertação teve a oportunidade de participar, ficou patente a necessidade de elaborar um guia do utilizador para a aplicação de “Obras Particulares” da Medidata, que estruturasse de uma forma prática os diferentes passos necessários para o desenvolvimento de uma formação dinâmica e útil, resultando na elaboração do anexo VI. Devido à experiência pessoal que a autora obteve das formações em que participou, ficou claro que essas ações eram compostas por uma componente teórica e uma componente prática que, por vezes, era difícil para os formandos conciliarem. Sendo assim, o guia do utilizador tem como intuito fornecer um suporte teórico que sirva como base para os formandos realizarem a parte prática da formação em questão. Por outro lado, o manual de referência (anexo VII) vem complementar a dita formação, visto que, devido à falta de qualificação de determinados utilizadores da aplicação e, por
65 Andreia Silva vezes, falta de interesse dos mesmos em adquirir o conhecimento relativo à mesma, os utilizadores se deparavam com problemas que já tinham sido previamente esclarecidos e, desse modo, prejudicavam a metodologia desenvolvida não só nas autarquias, em termos temporais e consequentemente processuais, mas também, o trabalho desenvolvido na Medidata. Como tal, de modo a se fazer uma triagem mais eficaz dos problemas que afetam os utilizadores, o manual de referência serve como base para esclarecer de uma forma rápida e concreta, os problemas com que os utilizadores se deparam no seu trabalho diário. As próximas secções da presente dissertação, irão expor resumidamente o trabalho que foi elaborado, de modo a colmatar as falhas identificadas anteriormente, com o intuito de também fazer compreender a importância que os respetivos anexos possuem para a dinâmica laboral não só das autarquias locais como para a Medidata. 4.4.1. Guia do utilizador de “Obras Particulares” O guia do utilizador de “Obras Particulares”, que incide na versão 8.08, nasce da necessidade de documentar as funcionalidades da aplicação em questão. Sendo um documento direcionado para os utilizadores da aplicação, este guia foi estruturado em duas partes fundamentais. Uma primeira parte corresponde às funcionalidades que a aplicação possui para acompanhar e ajudar o trabalho do quotidiano dos utilizadores assíduos da mesma, de acordo com a categoria profissional a que pertence (anexo VIII). Por outro lado, a segunda parte corresponde às tarefas de configuração afetas ao responsável pela aplicação, que normalmente corresponde ao informático da autarquia, assim como são referenciados alguns problemas e correspondente soluções que possam ocorrer no quotidiano. Primeiramente, é apresentado um capítulo com uma componente explicativa do uso da própria aplicação (anexo VI) ou seja, é referenciada qual a interação que o utilizador faz com a aplicação. Para usufruir da mesma, o utilizador poderá em todos os ecrãs proceder a uma pesquisa dependendo dos resultados que pretende obter. É disponibilizada ao utilizador uma pesquisa total onde recuperará todos os registos daquela vista, uma pesquisa condicionada através de mecanismos próprios e, ainda, uma pesquisa avançada. Ainda no mesmo capítulo, é apresentado um conjunto de procedimentos que o utilizador deverá ter conhecimento para um registo mais rápido, através do transporte e informação de uma vista para outra e ainda é referenciado quais as teclas de acesso rápido.
66 Andreia Silva Seguidamente, são apresentadas as funcionalidades da aplicação de acordo com a categoria do utilizador: administrativo, técnico ou pertencente ao executivo. No que concerne ao administrativo, são apresentadas as funcionalidades concretizadas pelos mesmos, quer se trate do próprio atendimento ao munícipe, quer do backoffice exigido para a gestão destes processos. Assim, são apresentadas, de forma estruturada, as funcionalidades de que os técnicos irão poder usufruir, nomeadamente no registo de pareceres, proposta de deliberações, registo e resultado das vistorias e ainda a sua calendarização. Por fim, os executivos poderão tirar partido da aplicação através do registo e elaboração de um despacho (anexo VI). Independentemente do tipo de utilizadores, a aplicação fornece um elevado número de relatórios sobre os mais diversos assuntos, sendo que todos eles se baseiam no trabalho registado na aplicação. Esta funcionalidade encontra-se descrita no guia através de um subcapítulo designado “Tarefas comuns a todos os utilizadores”. Permitindo uma menor dependência face à Medidata, neste guia é disponibilizado também um conjunto de ações que podem ser levadas a cabo pelo responsável da aplicação, não sendo necessário o recurso aos serviços da Medidata. Está então referido neste subcapítulo, denominado “Configuração e resolução de problemas (informático) ”, a forma como devem ser configurados os utilizadores e o seu acesso aos ecrãs onde desenvolvem o seu trabalho diário, nomeadamente à configuração dos utilizadores da aplicação, do grupo a que cada um pertence e respetivas permissões de uso dentro da própria aplicação. Ainda no presente capítulo são apresentadas tarefas de outro tipo, que correspondem a configurações que levam à uniformização da informação introduzida pelos utilizadores, nomeadamente a configuração de tipos de processos, tipos de requerimentos, configuração de todas as entidades externas necessárias, a associação de processos a requerimentos, entre outras. Por fim, a autora optou por colocar alguns dos problemas, tanto no funcionamento como na aprendizagem da aplicação em causa, que foram surgindo com o acompanhamento direto que realizou com os clientes, ao longo da sua estadia na empresa. 4.4.2. Manual de referência de “Obras Particulares” Para a mesma aplicação foi desenvolvido um manual de referência para auxiliar os utilizadores no seu trabalho diário. Em termos da sua apresentação, a autora recorreu ao
67 Andreia Silva programa Help & Manual (versão 4) para o seu desenvolvimento. Por outro lado, por questões de uniformização dos outros manuais de referência de outras aplicações, a autora optou por apresentar uma estrutura semelhante aos restantes (imagem 16). Com o primeiro capítulo denominado por “Introdução”, a autora apresenta uma breve exposição sobre a aplicação de urbanismo, permitindo assim desde o primeiro momento, que os utilizadores compreendam quais os processos afetos à aplicação em causa. Ainda no presente capítulo é indicado quais das outras aplicações da Medidata podem ser integradas com a aplicação de Urbanismo. Neste sentido, os utilizadores, mesmo que não as possuam, sabem da possibilidade de integração das mesmas, podendo futuramente adquiri-las (anexo VII). No capítulo seguinte, designado por “Primeiras Impressões”, a autora indica ao utilizador quais os mecanismos de interação com a aplicação, ou seja, explica de uma forma sistemática todos os possíveis caminhos para o utilizador “manusear” a aplicação, e ainda indica o local onde o utilizador poderá obter informações da aplicação, como a sua versão (anexo VII). Por fim, o capítulo “Urbanismo” e seus subcapítulos estão organizados com a mesma estrutura da aplicação para, desta forma, ser mais fácil para o utilizador encontrar o que pretende (anexo VII). Nesse capítulo é explicado cada ecrã da aplicação, assim como alguns campos que poderão trazer algumas dúvidas para os utilizadores. Foram usadas também hiperligações que permitem aos utilizadores consciencializarem e conhecerem toda a interoperabilidade dos ecrãs que constituem o sistema de informação.
68 Andreia Silva Imagem 16: Estrutura do manual de referência Comparativamente ao guia do utilizador anteriormente indicado, o presente manual de referência é um recurso informacional mais sistemático, não contemplando um seguimento dos procedimentos que os utilizadores seguem no seu dia-a-dia. Devidamente estruturado e após a sua elaboração no programa acima referido, o manual é exportado para e-book 19 (imagem 17), pois permite uma maior dinâmica no seu uso (anexo VII). Para o seu melhor e mais rápido acesso, o manual de referência é integrado na própria aplicação, através do menu “Ajuda”. 19 No entanto, para a apresentação da presente dissertação, o manual foi exportado para Microsoft Word. Por esse fato, todas as expressões que se encontram sublinhadas significam uma hiperligação.
69 Andreia Silva Imagem 17: Manual de referência 4.4.3. Diferenças dos recursos informacionais apresentados Em fase de conclusão, poderemos dizer que para um primeiro momento, quando os utilizadores não estão familiarizados com a aplicação, deverá ser facultado o guia do utilizador pois permite que os seus utilizadores tenham uma visão geral sobre as funcionalidades da aplicação. Juntando o facto de que ajudará os utilizadores aquando for dada a formação, uma vez que não perderão tempo a registar tudo o que é exposto na mesma, com o guia, em alguns momentos, os clientes da Medidata poderão desenvolver a implementação de um sistema de informação sem necessitar da intervenção da empresa, poupando assim recursos. Por outro lado, será mais fácil para o utilizador, no decorrer do seu trabalho laboral, e através da aplicação, aceder de uma forma rápida ao manual de referência, com o intuito de satisfazer todas as suas dúvidas.
70 Andreia Silva 5. Avaliação dos recursos informacionais elaborados Após a elaboração dos recursos informacionais analisados previamente, a autora achou pertinente proceder à sua avaliação para, desta forma, analisar a praticabilidade da estrutura criada para os mesmos e, também, de modo a averiguar se são de fácil manuseamento. Esta avaliação vai ter como base, apenas, o guia do utilizador de OBP e o guia de desmaterialização de processos, uma vez que, para a avaliação do manual de referência, também elaborado, era necessário a sua integração com a aplicação de OBP. A autora considera que essa tarefa está alocada fora dos objetivos a que se propôs, não desenvolvendo assim a sua integração e a consequente avaliação. A ideia inicial, para proceder à avaliação dos documentos elaborados, prendia-se com a sua entrega em contexto de formação. No entanto, este procedimento não foi possível, uma vez que não se verificou formações no período de tempo após a elaboração dos mesmos, sendo que posteriormente a autora optou por um método alternativo. A presente apresentação da avaliação dos recursos informacionais, objetivos da presente dissertação, irá ser dividida em duas seções. A primeira prende-se com a avaliação do guia do utilizador da aplicação de OBP e a segunda será desencadeada, tendo como base o guia do utilizador da desmaterialização de processos. Nessas secções, serão abordados os procedimentos para uma análise da aplicabilidade dos documentos, assim como se é possível verificar uma facilidade de manuseamento dos mesmos. 5.1. Avaliação do guia do utilizador de OBP A avaliação do guia do utilizador de OBP foi desenvolvida, tendo como base, um pequeno teste entregue a dois futuros utilizadores da aplicação em causa, possuindo eles a particularidade de nunca terem entrado em contacto com a aplicação em causa. As perguntas que constituem o teste foram previamente selecionadas, visto que pautam por ser, na ótica da autora, as questões mais comuns no aproveitamento do software. Por outro lado, foi elaborado um questionário direcionado para os formadores utilizadores da aplicação de OBP para, desta forma, obter um feedback dos mesmos, uma vez
71 Andreia Silva que estão totalmente familiarizados com a aplicação, assim como com os utilizadores, acerca das suas necessidades e as maiores dificuldades. 5.1.1. Prova de conhecimentos destinados aos utilizadores O teste em causa foi distribuído, por um lado, a um utilizador 20 que irá responder às questões sem qualquer apoio documental, por outro lado, a um segundo utilizador 21 que fez o teste com a ajuda do guia. Com isto, pretende-se analisar/observar se o documento elaborado se encontra bem estruturado, se está percetível para o utilizador e se o mesmo encontra facilmente a informação para resolver o problema ou a tarefa com que se depara, assim como o período de tempo gasto para a realização das respostas à prova de conhecimentos (anexo IX). Assim, a autora criou na aplicação de OBP um processo designado por “TESTE”, assim como um documento modelo, nos quais os utilizadores poderão verificar a aplicabilidade prática de cada pergunta, à medida que respondem às questões colocadas. Deste modo, a autora forneceu a prova de conhecimentos aos dois utilizadores e, observou desta forma, durante a resolução da prova, se os futuros utilizadores conseguiam encontrar a informação precisa para responder às diferentes questões colocadas, assim como o tempo gasto para cada questão. Neste sentido, verificou-se que a informação está bem estruturada, sendo uma maisvalia o guia estar estruturado de acordo com a categoria profissional do utilizador, na medida em que, assim, encontra logo todas as funcionalidades da aplicação afetas ao seu trabalho diário. Suportando esta observação, verificou-se também a diminuição do período temporal, que a autora registou para cada questão, visto que o utilizador 2 exigiu menos tempo para a resolução de cada pergunta colocada. Através da comparação do tempo de resposta entre o utilizador 1 e o utilizador 2, foi verificado, de um modo muito significativo, que o segundo responde facilmente às questões e de uma forma mais rápida. Por outro lado, o utilizador 1 necessita de muito tempo para responder, sendo que, verificou-se que muitas vezes desistia inclusive de responder às questões, o que leva a que o mesmo não consiga ter uma visão geral sobre a aplicação e as suas funcionalidades. 20 Designado, posteriormente, por “utilizador 1”. 21 Designado, posteriormente, por “utilizador 2”.
72 Andreia Silva Todas as questões que foram respondidas pelo utilizador 2 tiveram como base o guia do utilizador, podendo então ser entendido a importância que o mesmo assume para o desenvolvimento do trabalho diário, assim como a capacidade que tem de facilitar a aprendizagem de qualquer utilizador, perante o início da utilização da aplicação em questão. 5.1.2. Questionário aos formadores No que concerne ao questionário destinado aos formadores da aplicação de OBP (anexo X), é de referir que foram entregues questionários a três formadores da aplicação em causa, estando o mesmo dividido em três questões. A primeira prende-se com a importância e a apresentação do próprio guia de utilizador, sendo a mesma uma questão fechada, a qual levou à conclusão que é consensual, no seio dos formadores, que o guia assume um papel muito importante em contexto de formação aos utilizadores, assim como é possível depreender-se que o mesmo fornece informações pertinentes para a aprendizagem de um utilizador. Por outro lado, relativamente à apresentação do guia, 66,6% dos formadores é da opinião que o documento se encontra bem estruturado, com informação coerente e explícita, cumprindo, desta forma, parte dos objetivos do mesmo. Através deste pequeno questionário podemos afirmar que, relativamente à exposição da informação, a informação que compõe o guia é percetível e pertinente, com linguagem que permite uma fácil compreensão. Relativamente à segunda questão, desta vez uma questão aberta, apenas um formador indicou que a autora poderia expor a informação de uma forma mais esquematizada sendo que, os demais, não encontraram nenhuma lacuna, indicando ainda que o guia do utilizador aborda os temas mais importantes da aplicação de gestão de OBP. Na terceira questão, mais uma vez pautada por ser uma questão aberta, todos os formadores são da opinião que o guia do utilizador veio colmatar a falta de recursos informacionais para a aplicação de OBP. Por último, foi disponibilizado um pequeno espaço com a oportunidade do formador expor qualquer observação ou sugestão. Através desta análise, é possível concluir que, sob o ponto de vista dos formadores da aplicação de OBP, o guia da mesma é muito útil num contexto de formação, encontra-se bem estruturado e é constituído por informação explícita e pertinente para o desenvolvimento de uma aprendizagem mais rápida do futuro utilizador da aplicação em questão.
73 Andreia Silva 5.2. Avaliação do guia do utilizador de desmaterialização de processos Para desenvolver uma avaliação do guia do utilizador de desmaterialização de processos, a autora recorreu ao mesmo método referido anteriormente: elaboração de uma prova de conhecimentos destinada aos futuros utilizadores (anexo XI) e um breve questionário (anexo XII) mais direcionada para os formadores das aplicações (“Sigmadoc-Web” e “Sigmaflow”). 5.2.1. Prova de conhecimentos para os futuros utilizadores A prova de conhecimentos destinada aos futuros utilizadores consistiu num conjunto de perguntas previamente selecionadas, onde a autora procurou questionar as funcionalidades mais comuns das aplicações, mediante a elaboração de perguntas de escolha múltipla. Na mesma prova, foi também disponibilizada um espaço para observações e sugestões que o inquirido poderá querer elaborar (anexo XI). Para a resolução das questões foi criada, na aplicação de OBP, uma vez que é a aplicação com a qual a autora está mais familiarizada, um processo associado a um circuito, assim como um documento em Microsoft Word, designado por “TESTE”. A presente prova de conhecimentos foi distribuída a dois futuros utilizadores. Um utilizador 22 realizou a prova sem o recurso ao guia do utilizador e, por sua vez, o outro utilizador 23 recorreu ao guia do utilizador para responder às questões. Após a cronometragem de cada resposta, complementada por uma constante observação, a autora concluiu que o utilizador 2 encontra facilmente a informação, pelo que a autora se sente confortável em afirmar que o recurso informacional em causa encontra-se bem estruturado, o qual é comprovado pela rapidez do acesso à informação. No entanto, a autora verificou que não existe uma grande discrepância de tempo gasto em cada questão, como se verificou na prova de conhecimento da aplicação de OBP. Para este facto, é importante referir que as aplicações de desmaterialização de processos são muito intuitivas para os utilizadores, o que facilita, e muito, a aprendizagem e uso por parte dos utilizadores, ainda mais visto que a aplicação de OBP é maior que as mesmas. 22 Designado, posteriormente, por “utilizador 1”. 23 Designado, posteriormente, por “utilizador 2”.
80 Andreia Silva http://www.bad.pt/publicacoes/index.php/arquivosmunicipais/article/view/8/5 (acedido a 26 dezembro de 2011). Ligar Portugal. s.d. http://www.ligarportugal.pt/ (acedido a 01 dezembro de 2011). Lima, Maria João Pires. 1997. Gestão de documentos para gerar eficácia. Atas do IV Encontro Nacional de Arquivos Municipais, fevereiro 26-28, em Loulé, Portugal. Machado, José. Governo eletrónico: modernização da Administração Pública. http://labia.di.uminho.pt/ap/infos/apoio/Ap06.pdf (acedido a 16 dezembro de 2011). Marques, Ana Isabel Rocha. 2007. Gestão de Manual da Qualidade na Artsecrets – Tecnologias de Informação, S.A. Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. http://repositorio-aberto.up.pt/bitstream/10216/58923/1/000123153.pdf (acedido maio 29, 2012). Medidata. s.d. http://www.medidata.pt/PageGen.aspx (acedido a 02 outubro 02 de 2011). Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior. 2010. A Sociedade da Informação em Portugal. http://www.umic.pt/images/stories/publicacoes2/A_SI_em_PT_doc_trabalho_Maio_2 010.pdf (acedido a 01 dezembro de 2011). Miranda, António, and Elmira Simeão. 2002. A conceituação de massa documental e o ciclo de interação entre tecnologia e o registo de conhecimento. DataGramaZero – Revista de Ciência da Informação. http://www.bocc.ubi.pt/pag/miranda-simeaoconceituacao-massa-graficos-final.pdf (acedido a 26 dezembro de 2011). Mota, Sara Piteira. 2005.Aumentar a produtividade e reduzir nos custos. http://www.gestaodocumental.com/documental.pdf (acedido a 19 novembro de 2011). Mota, Sara Piteira. 2005. Uma vantagem competitiva para as empresas. http://www.gestaodocumental.com/documental.pdf (acedido a 19 novembro de 2011). Multicert, s.d. Alfresco: Open Source Enterprise Content Management.https://www.multicert.com/ContentPortlet/multimedia/MULTICERT_Alf resco_Book.pdf (acedido a 16 novembro de 2011). Nath, M., and Anuja Arora. 2010. Content Management System: comparative case study.http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=5552271 (acedido a 26 dezembro de 2011).
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82 Andreia Silva Portaria n.º 216-F2008 de 3 de março. Diário da República nº 44/2008 - I Série. Ministério da Agricultura, Pescas e Alimentação, da Saúde e do Ambiente e Recursos Naturais. Lisboa. Portaria n.º 349/2008 de 5 de maio. Diário da República nº 86/2008 - I Série. Ministério da Agricultura, Pescas e Alimentação, da Saúde e do Ambiente e Recursos Naturais. Lisboa. Portaria n.º 232/2008 de 11 de março. Diário da República nº 50/2008 - I Série. Ministério da Agricultura, Pescas e Alimentação, da Saúde e do Ambiente e Recursos Naturais. Lisboa. Portaria n.º 1268/2008 de 6 de novembro. Diário da República nº 260/2008 - I Série. Ministério da Agricultura, Pescas e Alimentação, da Saúde e do Ambiente e Recursos Naturais. Lisboa. Portugal. Leis, decretos,etc. 2009. Código do Procedimento Administrativo. Portugal. Instituto Português da Qualidade. 2005. Informação e Documentação: gestão de documentos de arquivo NP 4438. Caparica: IPQ. Ruesta, C. B.. 1997. Los sistemas de gestión eletrónica de la documentación y la teoria del ciclo vital de los documentos en las organizaciones. http://ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/view/1075/1057 (acedido a 18 novembro de 2011). Russo, Mariza. 2010. Fundamentos em Biblioteconomia e Ciência da Informação. http://books.google.pt/books?id=1oi8RX1xODgC&printsec=frontcover&dq=Fundamen tos+em+Biblioteconomia+e+Ci%C3%AAncia+da+Informa%C3%A7%C3%A3o&hl=ptPT&sa=X&ei=KuBET82bCsfX8gPNk7G6BA&redir_esc=y#v=onepage&q=Fundamentos% 20em%20Biblioteconomia%20e%20Ci%C3%AAncia%20da%20Informa%C3%A7%C3%A 3o&f=false (acedido a 26 dezembro de 2011). Webuild. s.d. Sistema de Gestão Documental. http://www.webuild.pt/conteudo.aspx?caso=contextual&lang=pt&id_object=347&na me=Gestao-Documental-e-Workflow---Conceitos (acedido a 11 novembro de 2011). Zantout, H., and Farhir Marir. 1999. Document management systems from current capabilities towards intelligent information retrieval: an overview. International Journal of Information Management. 19.
83 Andreia Silva Anexos
84 Andreia Silva Anexo I: Desmaterialização de processos: guia do utilizador
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 1 Sumário 1. Introdução ............................................................................................................................. 5 1.1. Enquadramento............................................................................................................. 6 1.2. Perfil dos utilizadores .................................................................................................... 6 1.3. Estrutura do guia do utilizador ...................................................................................... 6 2. Apresentação das aplicações: Sigma-flow e SigmaDoc-Web ................................................ 8 3. Utilizadores comuns ............................................................................................................ 10 3.1. Atribuir circuito ................................................................................................................ 11 3.2. Receber, visualizar, executar pendentes ......................................................................... 16 3.3. Gerar documento e arquivar ............................................................................................ 18 3.4. Carimbar documentos ...................................................................................................... 20 3.5. Encaminhar pendentes .................................................................................................... 23 3.6. Outras funcionalidades .................................................................................................... 25 3.6.1. Consultar arquivo documental .................................................................................. 25 3.6.2. Consultar notas de página ......................................................................................... 26 3.6.3. Imprimir documento ................................................................................................. 27 3.6.4. Download do documento .......................................................................................... 28 3.6.5. Envio do documento por e-mail ................................................................................ 28 3.6.6. Associar documento .................................................................................................. 29 3.6.7. Digitalizar um documento ......................................................................................... 29 3.6.8. Eliminar documento .................................................................................................. 30 3.6.8. Exportar processo para CD ........................................................................................ 30 3.6.9. Mapas de Sigma-flow ................................................................................................ 31 4. Responsável informático pelas aplicações .......................................................................... 33 4.1. Etapas para a implementação do processo de desmaterialização .................................. 33 4.1.1. Configuração prévia dos grupos de trabalho ............................................................ 33 4.1.2. Levantamento do processo de tramitação ............................................................... 36 4.1.3. Desenhar circuito ...................................................................................................... 36 4.1.4. Configuração na Administração do Arquivo Documental ......................................... 41 4.2. Problemas frequentes ...................................................................................................... 48
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 2 4.2.1. Encaminhar pendentes para outra tarefa/funcionário ............................................. 48 4.2.2. Circuito mal atribuído/Finalizar circuito.................................................................... 49 4.2.2. Alterar o assunto do ecrã de pendentes ................................................................... 50 4.2.3. Novo utilizador no Sigmadoc-Web ............................................................................ 51
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 3 Índice de imagens Imagem 1: Workflowviewer .......................................................................................................... 8 Imagem 2:Processo de receção e encaminhamento de um documento ................................... 10 Imagem 3: Atribuir circuito ......................................................................................................... 11 Imagem 4: "Associar circuito ao registo" .................................................................................... 11 Imagem 5: Verificação de atribuição de circuito ........................................................................ 12 Imagem 6: "Sigma-Flow" ............................................................................................................. 12 Imagem 7: Ecrã para "Executar Pendentes" ............................................................................... 13 Imagem 8:"Tarefas Executadas do Documento" ........................................................................ 14 Imagem 9: Visualização de circuito ............................................................................................. 15 Imagem 10: Recepção de pendentes .......................................................................................... 16 Imagem 11: Ecrã de gestão de pendentes .................................................................................. 17 Imagem 12: Arquivar documento ............................................................................................... 19 Imagem 13: Aceder ao Arquivo Documental .............................................................................. 19 Imagem 14: Aceder ao Arquivo Documental pelo ecrã dos pendentes ..................................... 20 Imagem 15: Carimbos e notas de página .................................................................................... 21 Imagem 16: Carimbo misto ......................................................................................................... 21 Imagem 17: Inserir páginas ......................................................................................................... 22 Imagem 18: Assinatura digital ..................................................................................................... 23 Imagem 19: Encaminhamento de pendentes ............................................................................. 24 Imagem 20: Escolha de tarefas em pararelo ............................................................................... 25 Imagem 21: Assinatura associada a acções ................................................................................ 25 Imagem 22: Árvore de documentos no Sigmadoc-Web ............................................................. 26 Imagem 23: Notas de página ...................................................................................................... 27 Imagem 24: Imprimir documento ............................................................................................... 27 Imagem 25: Impressão múltipla .................................................................................................. 28 Imagem 26: Download do documento ....................................................................................... 28 Imagem 27: Envio do documento por e-mail .............................................................................. 29 Imagem 28: Associar documentos .............................................................................................. 29 Imagem 29: Digitalizar documento ............................................................................................. 30 Imagem 30: Eliminar documento ................................................................................................ 30 Imagem 31: Exportar processo ................................................................................................... 31 Imagem 32: Aplicação de Sigma-Flow ......................................................................................... 33 Imagem 33: Registo de utilizadores ............................................................................................ 34
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 4 Imagem 34: Ecrã do cadastro ...................................................................................................... 34 Imagem 35: Inserir todos os utilizadores .................................................................................... 35 Imagem 36: Permissões dos Utilizadores .................................................................................... 35 Imagem 37: Criar grupos de utilizadores .................................................................................... 36 Imagem 38: Selecionar circuito ................................................................................................... 36 Imagem 39: Workflowviewer ...................................................................................................... 37 Imagem 40: Tipos de Nó ............................................................................................................. 37 Imagem 41: Adicionar grupo e/ou utilizador em cada nó .......................................................... 38 Imagem 42: Alertas ..................................................................................................................... 39 Imagem 43: Alerta no ecrã "Definição do circuito" .................................................................... 40 Imagem 44: Adicionar links ......................................................................................................... 40 Imagem 45: Nó Fim ..................................................................................................................... 41 Imagem 46: Administração do Sigmadoc-Web ........................................................................... 41 Imagem 47: Importar tipos de documentos ............................................................................... 42 Imagem 48: Importar utilizadores ............................................................................................... 43 Imagem 49: Pasta das ações no Arquivo Documental ................................................................ 44 Imagem 50: Adicionar ações ....................................................................................................... 44 Imagem 51: Criar "gravação" ...................................................................................................... 45 Imagem 52: Criar assinaturas ...................................................................................................... 46 Imagem 53: Criar assinaturas (separador "Dimensões") ............................................................ 47 Imagem 54: Criar assinaturas (separador "Acessos") ................................................................. 48 Imagem 55: Enviar pendente para outro funcionário ................................................................ 49 Imagem 56: Ecrã para finalizar circuitos ..................................................................................... 49 Imagem 57: Finalizar circuitos sem histórico .............................................................................. 50 Imagem 58: "Assunto" no ecrã dos pendentes ........................................................................... 50 Imagem 59: "Campos de assunto das vistas".............................................................................. 51
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 11 3.1. Atribuir circuito Para que inicie a tramitação automática, o utilizador é obrigado a atribuir um circuito ao documento. Para tal, todas as aplicações Medidata possuem um botão “Sigma-flow”, deverá clicar no mesmo (1) –> “Atribuir circuito”(2). Imagem 3: Atribuir circuito De seguida, ser-lhe-á mostrado um ecrã onde no campo “Circuito”, deve transportar a informação, e por fim clique no botão “gravar”. Imagem 4: "Associar circuito ao registo" Nota: Todos os documentos que têm um circuito associado, terá um visto no botão “Sigma-flow”, como é verificável no exemplo que se segue.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 12 Imagem 5: Verificação de atribuição de circuito Para além de atribuir circuito (imagem 3), o utilizador tem outras opções: Imagem 6: "Sigma-Flow" Poderá selecionar o botão para ter acesso à última tarefa executada, podendo ainda visualizar o circuito associado e qual o ponto onde se encontra.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 13 Com o botão pode aceder ao ecrã onde consta todos e apenas os seus pendentes. Imagem 7: Ecrã para "Executar Pendentes" Em é-lhe apresentado a visualização de tarefas executadas de um só requerimento ou as tarefas executadas dos vários requerimentos desse mesmo processo. Nesse ecrã poderá ainda obter outro tipo de informação: identificação de todas as tarefas, quem enviou e quem executou e onde o processo se encontra.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 14 Imagem 8:"Tarefas Executadas do Documento" Se optar por é possível consultar as circulações dos vários requerimentos do processo. Neste ecrã, consegue verificar qual o circuito que foi atribuído e quais as tarefas/utilizadores por onde já passou, e em que datas. Quando o circuito ainda não chegou ao “Fim”, consegue perceber facilmente em que tarefa/utilizador o documento se encontra pois está identificado com a cor vermelha. Pode, também, tendo a informação de onde se encontra o pendente, através da localização da bandeira verde no desenho (imagem 9).
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 15 Imagem 9: Visualização de circuito
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 16 3.2. Receber, visualizar, executar pendentes No ecrã de pendentes, no menu Urbanismo -> Urbanismo –> Operação da Aplicação –> Gestão de Pendentes –> Pendentes, pode visualizar todos os pendentes que foram encaminhados para si distribuídos por áreas e assuntos, cujo número é atribuído sequencialmente para toda a câmara, independentemente da aplicação. Pode aceder aos seus pendentes de duas formas: diretamente nas aplicações Medidata, através do ecrã de Pendentes (1), ou através do e-mail de notificação enviado para si pelo Sigma-flow, executando o respetivo anexo (2) 1 : Imagem 10: Recepção de pendentes Ambas as opções abrem o seguinte ecrã, caso acedam pelo menu apresenta todos os pendentes, caso acedam pelo anexo do e-mail apenas selecciona o pendente sob o qual vai executar a tarefa. 1 Contudo, se se tratar de um funcionário que recebe um grande número de pendentes, notifica-lo por e-mail não será a melhor opção.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 17 Imagem 11: Ecrã de gestão de pendentes Todos os documentos que tiverem um circuito atribuído só devem ser tratados a partir do ecrã de “Pendentes”. Depois de entrar no mesmo é necessário que o utilizador abra a opção “Todas as Áreas”. Se não existir o “+” significa que o utilizador não recebeu nenhum “Pendente”. Por outro lado, se existir vai selecionar a área que pretende (Urbanismo, Atendimento, Aprovisionamento, etc) onde é preciso clicar para que o(s) pendente(s) sejam selecionados. O ecrã dos “Pendentes” não se atualiza automaticamente, por isso devo clicar no botão “Pesquisar” para verificar se algum pendente chegou de novo. Cada linha do presente ecrã corresponde a um pendente e a informação que se pode retirar do mesmo ecrã é a seguinte: “Nº Pendente” e o “Circuito” em que o pendente está a circular; “Envio”: data e hora em que o pendente foi enviado para o utilizador e que login é que enviou (quando o login é AUTO significa que o pendente veio de uma tarefa executada automaticamente pela aplicação); “Tarefa” onde o pendente se encontra no momento; Campo “Assunto” os dados relativos ao documento; O campo “Enviado para” permite saber se o pendente foi enviado só para si (quando inicia por FUNC_ADHOC) ou se para todos os utilizadores do grupo;
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 18 “Data limite” indicará o prazo que o utilizador tem para executar o pendente, de acordo com o prazo atribuído à tarefa; O campo “Observações” permite enviar uma nota/mensagem. A “Nota” é enviada para todos utilizadores por onde o pendente circule até que seja apagada. A “Msg” só é enviada para o utilizador da tarefa seguinte. O campo “!” permite definir se a prioridade do pendente é alta, normal ou baixa. A ordenação dos pendentes seguirá as seguintes condições: pendentes com prioridade alta ou data limite mais próxima aparecem em primeiro lugar. Se todos forem prioridade normal e não houver prazos definidos, a ordenação é feita do mais antigo, que aparece em primeiro lugar, para o mais recente. 3.3. Gerar documento e arquivar Sempre que as tarefas são do género “Parecer”, “Proposta de Despacho”, etc, e há geração de documento é utilizada a opção “Abrir Registo” do ecrã dos pendentes para aceder a outro ecrã onde se vai gerar o documento. Poderá haver casos em que a aplicação de Sigma-flow insere automaticamente informação na aplicação em causa. No caso dos pareceres ou informações na aplicação de Urbanismo, existe um nó Regra (desenhado previamente nos circuitos) que insere automaticamente a linha do “Parecer Interno” na aplicação, identificando o utilizador automaticamente também através do nó regra (caso do responsável administrativo, arquiteto ou engenheiro do processo ou no caso dos chefes de secção e divisão e vereador) ou identificando o utilizador que é escolhido no nó anterior pelo utilizador anterior. Assim, quando acede ao ecrã, o utilizador deve preencher o resultado do parecer e gerar o documento. Depois de gravar o documento gerado, é necessário aceder no botão de “Documentos” e escolher a opção “Arquivar Documento” para que este passe a fazer parte do processo digital.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 19 Imagem 12: Arquivar documento Para aceder ao documento no SigmaDoc-Web e assiná-lo digitalmente é necessário aceder através do botão de acesso rápido “Arquivo Documental”. Imagem 13: Aceder ao Arquivo Documental Sempre que houver necessidade de editar o documento este tem de ser eliminado do SigmaDoc-Web para voltar a estar disponível para edição na aplicação. E após a alteração deve ser arquivado novamente. Também noutras tarefas em que há geração de documento, como as notificações ou alvarás, deve ser feito o mesmo procedimento: aceder na opção “Abrir Registo” no ecrã de “Pendentes” gerar o documento, arquivar o documento e, se aplicável, aceder ao SigmaDocWeb para carimbar. Nota: Consultar o ponto seguinte para perceber melhor a opção de carimbar/assinar documentos.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 20 3.4. Carimbar documentos Para carimbar, deve a partir do ecrã de pendentes, aceder ao registo no botão “Arquivo Documental”. Imagem 14: Aceder ao Arquivo Documental pelo ecrã dos pendentes No Sigmadoc-Web pode utilizar a opção “Nova nota” (imagem 15) para deixar alguma nota ou recado informal. De seguida, clique no botão “Gravar”. Se precisar de fazer um despacho, parecer, ou alguma informação que deve ficar registada, deve usar o carimbo (imagem 15). Cada login terá disponível o seu carimbo, com a sua assinatura, do lado direito do Sigmadoc-Web. Para o utilizar basta clicar no mesmo uma vez e ficará ativo na página (por defeito no canto superior esquerdo).
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 27 Imagem 23: Notas de página 3.6.3. Imprimir documento Sempre que for necessário é possível imprimir os documentos que se encontram no Sigmadoc-Web, utilizando o botão . É também possível selecionar quais as páginas do documento é que são para imprimir, caso não se pretenda imprimir todas. Imagem 24: Imprimir documento Se pretender um número significativo de impressões daquele documento, poderá recorrer ao separador “Impressão Múltipla”, selecionar os documentos que pretende imprimir e clicar no botão “Imprimir”.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 28 Imagem 25: Impressão múltipla 3.6.4. Download do documento Sempre que necessário também é possível fazer download do documento para o gravar em formato “PDF”. Para tal usar o botão selecionado na imagem que se segue: Imagem 26: Download do documento 3.6.5. Envio do documento por e-mail É também possível enviar um documento por e-mail, diretamente do Sigmadoc-Web. Para tal selecione o separador “Email”, e insira o e-mail do destinatário.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 29 Imagem 27: Envio do documento por e-mail 3.6.6. Associar documento Para associar um ficheiro deverá selecionar o separador “Associados”, procure e selecione o ficheiro no botão “Browse” e “Gravar”, este ficheiro poderá ficar em formato nativo. Imagem 28: Associar documentos 3.6.7. Digitalizar um documento Para digitalizar um documento, deve colocar o cursor no documento identificado na árvore do Sigmadoc-Web e selecionar o botão - - que se encontra no menu de ferramentas.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 30 Imagem 29: Digitalizar documento 3.6.8. Eliminar documento Sempre que é necessário refazer um documento é necessário eliminar o documento do arquivo documental para que ele volte ao formato Word. Um utilizador só consegue eliminar o documento se só estiver carimbado por ele. Para eliminar documento tem que selecionar o documento e clicar no botão . Caso pretenda eliminar páginas de um documento, selecione a opção . Imagem 30: Eliminar documento 3.6.8. Exportar processo para CD Após selecionar os documentos que pretende exportar no menu “Exportação”, clique em “Exportação”, de seguida é criado um URL que lhe dá a conhecer o caminho para a pasta onde se encontram os documentos. Aceda a esta pasta, designada por “Exportação” e visualiza para cada documento criado um documento em PDF, que poderá gravar para CD.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 31 Imagem 31: Exportar processo 3.6.9. Mapas de Sigma-flow O Sigma-flow permite gerar inúmeros mapas, de acordo com as suas necessidades 2 . Indicador de Tempo Médio de Circuito Circuitos não Terminados Mapas Estatísticos de Circuitos Tarefas Executadas e Mapas Estatísticos Tarefas Executadas de Circuitos Tarefas por Grupo Tarefas por Gestor de Grupo Tarefas por Funcionário Tarefas por Unidade Orgânica Tarefas por Classe de Nó Gestão de pendentes 2 Para mais informações, consulte o Manual de Relatórios Sigma-flow presente no site da Medidata: www.medidata.pt
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 32 Por Funcionário
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 33 4. Responsável informático pelas aplicações A configuração pode ser feita na aplicação Sigma-Flow, uma vez que as tabelas estarão linkadas, contudo é aconselhado fazer a configuração 3 nas respetivas aplicações dadas as especificidades de cada uma. Imagem 32: Aplicação de Sigma-Flow Antes de proceder às configurações deve ter em conta: • Análise detalhada dos fluxos e circuitos de procedimentos previamente levantados; • Especificação: tipos de processos; perfis de utilizadores; atribuição de tarefas; definição de regras; contabilização de prazos; definição de alertas; • Parametrização: documentos que se podem associar; respostas a dar; regras a seguir; mecanismos de alertas associados ao cumprimento dos prazos de resposta. 4.1. Etapas para a implementação do processo de desmaterialização 4.1.1. Configuração prévia dos grupos de trabalho Após serem recolhidos os funcionários que interagem no circuito devem ser feitas várias configurações na respetiva aplicação: Ecrã “Registo de utilizadores”: os utilizadores devem constar neste ecrã, com o número de funcionário devidamente preenchido. Esses elementos devem ser 3 As tabelas predefinidas não devem ser configuradas: configuração da circulação; estados da circulação, tipos de nós dos circuitos, tipos de links dos circuitos, tipos de alertas.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 34 verificados na aplicação de Atendimento no ecrã “Registo de utilizadores”, para que desta forma o utilizador tenha o mesmo login e a mesma palavra passe nas diferentes aplicações. Se não constar da lista desse ecrã, o utilizador tem que ser registado através das seguintes ações: no ecrã “Registo de utilizadores” insira o login e grave. Imagem 33: Registo de utilizadores • No ecrã “cadastro”: Deve ser identificado o e-mail de cada funcionário. Imagem 34: Ecrã do cadastro No ecrã “Permissões dos Utilizadores”, clique em “Macros” –> “Inserir todos os utilizadores” –> “sigla OBP” (por exemplo), para desta forma todos os utilizadores dessa aplicação estarem registados neste ecrã.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 35 Imagem 35: Inserir todos os utilizadores De seguida, deve preencher por funcionário e por documento as permissões para o “Arquivo Documental”. Imagem 36: Permissões dos Utilizadores Criar grupos de utilizadores: Esta definição pode ser feita por grupos de ação e não necessariamente por seção ou divisão, uma vez que numa Divisão existem utilizadores com tarefas diferenciadas e em nós distintos do circuito. Por exemplo, no grupo do Chefe de Divisão só deverá estar ele e eventualmente o seu substituto. No ecrã “Grupos de Utilizadores” pesquise no campo “Área” pela sigla da área que pretende, seguidamente insira o código do grupo e sua descrição. Prima o botão “Utilizadores do grupo” e insira quais os funcionários pertencentes ao grupo que criou. Siga este procedimento consoante o número de grupos a criar.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 36 Imagem 37: Criar grupos de utilizadores 4.1.2. Levantamento do processo de tramitação O responsável pela aplicação deve fazer um levantamento junto dos serviços de toda a tramitação de um processo, assim como quais os responsáveis por cada tarefa. 4.1.3. Desenhar circuito Com toda a informação precisa, estará apto para o início do desenho do circuito. Este desenho deverá ser feito num programa próprio – o Workflowviewer. Para iniciar o desenho do circuito deverá ir ao ecrã “circuito”, inserir todos os dados do circuito, como área, tipo de documento a que o circuito vai pertencer e a designação do circuito. De seguida, clique no botão “Editar Circuito”. Imagem 38: Selecionar circuito De seguida, é apresentado o programa Workflowviewer em modo de edição:
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 43 Imagem 48: Importar utilizadores 4.1.4.2.Criar ações associadas ao carimbo Esta configuração permite que quando o utilizador assina no Sigmadoc-Web, o pendente é enviado automaticamente para o nó seguinte mediante a ação associada, não necessitando de ir ao ecrã de “Pendentes” e fazer o “Encaminhamento”. Deverá aceder à pasta onde se encontrem as ações do arquivo documental para verificar o nome do ficheiro de cada ação.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 44 Imagem 49: Pasta das ações no Arquivo Documental De seguida, aceda ao menu Administração –> Acção: Imagem 50: Adicionar ações Cada ação deve ter o campo “Definição” preenchido, com a seguinte expressão, sendo que o que se encontra a vermelho é o caminho para o ficheiro:
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 45 eval(ftostr(getenv('DBPATH')..'\\ARQDOC\\retira_dados_arquivar.txt')) 4.1.4.3. Criar gravação Deverá selecionar o menu Administração –> Opções –> Gravação, e no campo “Acção” deve selecionar a ação “Gravação”, e gravar. Desta forma, o utilizador quando elimina um documento no arquivo documental, a aplicação elimina automaticamente o campo “arquivado” em qualquer ecrã. Imagem 51: Criar "gravação" 4.1.4.4. Associar assinaturas e respetivos acessos Após a recolha das assinaturas em formato digital 4 , deverá associar a assinatura ao respetivo utilizador e atribuir os acessos aos documentos. Para associar a assinatura deverá selecionar Administração –> Carimbos –> Definição - > e clicar no botão “Novo”. Preencha todos os campos do separador “Geral” que vão identificar o utilizador: 4 Após recolher as assinaturas deve guardá-las já com o número de funcionário e o nome do utilizador, para mais facilmente localizar o ficheiro.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 46 Imagem 52: Criar assinaturas Campos: “Nome”: Este campo é preenchido com o nome do utilizador. Para uma melhor pesquisa quando tiver um grande número de utilizadores, deve preencher primeiramente com as siglas da aplicação que o utilizador pertence, mais o seu nome. Exemplo: OBPAndreia Silva. “Etiqueta”: A informação inserida neste campo vai estar associada à assinatura, ou seja, quando colocar o cursor em cima da assinatura no arquivo documental irá aparecer esta informação. “Tipo”: refere-se ao tipo de assinatura: mista, texto ou imagem. “Acção”: selecione se a assinatura está associada a uma ação, se sim escolha qual a ação. “Certificado de assinatura digital”: qual o certificado da assinatura.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 47 Grave os dados inseridos através do botão “Gravar” e selecione o separador “Dimensões”: Imagem 53: Criar assinaturas (separador "Dimensões") No campo “Ficheiro de imagem” clique na imagem para localizar o ficheiro da assinatura a configurar. Se pretender que a data acompanhe a assinatura deverá preencher o campo “Texto fixo”. Para configurar os acessos deverá selecionar o separador “Acessos”:
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 48 Imagem 54: Criar assinaturas (separador "Acessos") O primeiro passo é selecionar qual a aplicação onde o login do utilizador se insere, coloque o cursor no respetivo login e clique no lado direito do rato. Na opção “Dar acesso” poderá selecionar quais os documentos onde a assinatura irá aparecer. 4.2. Problemas frequentes 4.2.1. Encaminhar pendentes para outra tarefa/funcionário Muito usual acontecer é a necessidade do encaminhamento de pendentes devido a férias ou faltas de funcionários. Se pretender encaminhar um pendente, abra o ecrã “corrige” e poderá enviar para outra tarefa no caso de não ser necessária a geração de informação, ou enviar para outro funcionário no ecrã “corrige1”.
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 49 Imagem 55: Enviar pendente para outro funcionário Neste ecrã pesquise pelo número de pendente e preencha todos os campos do ecrã. 4.2.2. Circuito mal atribuído/Finalizar circuito Perante um circuito mal atribuído deverá finalizar o circuito e atribuir ao documento outro circuito. Para finalizar um circuito, selecione a opção “Finalizar circuito”, onde deverá indicar sempre o motivo pelo qual está a finalizar o circuito, podendo ainda notificar o utilizador por email. Imagem 56: Ecrã para finalizar circuitos
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 50 Para finalizar um circuito pelo qual não precisará de nenhum registo histórico, poderá finalizá-lo no Sigma – Flow, em “finalizar circuito”. Normalmente, este processo é muito usado para finalizar circuitos de teste. Imagem 57: Finalizar circuitos sem histórico 4.2.2. Alterar o assunto do ecrã de pendentes No ecrã de pendentes poderá configurar qual a informação que pretende que esteja visível no seu campo “Assunto”. Imagem 58: "Assunto" no ecrã dos pendentes
Desmaterialização de processos: guia do utilizador Versão do guia: 1 Versão das aplicações: 2.0.4 51 Para tal, selecione o ecrã “Campos de “assunto” das vistas” e insira quais os campos que quer que conste no campo “Assunto”: Imagem 59: "Campos de assunto das vistas" 4.2.3. Novo utilizador no Sigmadoc-Web Se pretender substituir um utilizador por outro, deve procurar primeiro o seu número de funcionário, e certificar que o mesmo não tem nenhum pendente consigo, ou os que tem foram enviados para o grupo e não só para ele, para que desta forma, o pendente não se perca. Para isso selecione a opção “Gestão de pendentes por utilizador” e faça uma pesquisa pelo número do utilizador e verifique o número de pendentes. Se o utilizador não tiver nenhum pendente, basta ir ao ecrã “Grupos de Utilizadores”, selecione o grupo onde o utilizador se encontra, e clique no botão “Utilizadores do Grupo”. Nesse ecrã apague o utilizador e insira o novo utilizador. De seguida, pare o motor do Sigma-flow e selecione outra vez o ecrã “Grupos de Utilizadores”, e clique no botão “Actualizar”. Quando este processo estiver terminado, faça uma pesquisa pelo número do novo funcionário e verifique se passou os pendentes do grupo para o mesmo. Por fim, coloque novamente o motor do Sigma-flow a funcionar. Atenção: Deverá importar o utilizador na Administração do Sigmadoc-Web e configurar a sua assinatura e respetivos acessos.
137 Andreia Silva Anexo II: Diagrama de atividade para o pedido de “Licenciamento”
18 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 2 Primeiras impressões 2.1 Apresentação da aplicação A aplicação de Urbanismo é constituída pelos seguintes menus: Urbanismo Menu Dados Comuns Menu Configuração
Primeiras impressões 19 © 2012... Medidata.Net Menu Dados Gerais Menu Operação da aplicação
20 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Menu Consultas e relatórios Menu Procedimentos auxiliares
Primeiras impressões 21 © 2012... Medidata.Net Administração Menu Controlo de acessos/permissões Menu Definições da aplicação
22 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Menu Procedimentos de Transferência de ano Menu Consultas ao Processo Menu Sigmaflow
Primeiras impressões 23 © 2012... Medidata.Net 2.2 Cuidados a ter no preenchimento das vistas Cuidados a ter no preenchimento das vistas: Vista: - É a visualização numa janela de um conjunto de campos de uma ou mais tabelas. - Uma vista permite a observação e a manipulação, num formato organizado, de parte da informação contida na base de dados. Todas as vistas devem ser preenchidas obedecendo a determinados requisitos, consoante o tipo de campo.
24 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Tipos de Campos:
Primeiras impressões 25 © 2012... Medidata.Net Texto - deve ser preenchido sempre com letra maiúscula. Numérico - caso se trate de um campo que sirva para fazer alguma codificação, deve-se ordenar de acordo com o valor anterior. Data - deve ser sempre preenchido no formato: Ano / Mês / Dia. Monetário - não é necessário preencher o símbolo €. Deve preencher com ponto ou vírgula separando os Euros dos Cêntimos (Ex. 1000.52). î ATENÇÃO! Sempre que à frente de cada campo apareça um asterisco (*), significa que é um campo com funcionalidade de Zoom (F4), isto é, permite aceder a outra vista. Ex: Distrito*. Sempre que atrás de um determinado campo estiver um asterisco (*), significa que este é de preenchimento obrigatório. Ex: *Código. Sempre que o menu esteja com letras maiúsculas, implica ter um outro menu por trás, assim como se estiver com letras minúsculas significa que já há um menu de trabalho. 2.3 Teclas da aplicação - Neste botão pode chamar o menu da aplicação em qualquer momento. - Este botão permite imprimir a vista seleccionada (F11) - Este botão permite mover para a vista anterior (Page Up). - Este botão permite mover para a vista seguinte (Page Down).
26 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net - Este botão permite colocar a vista em modo de critério (Home). - Este botão permite colocar a vista em modo de inserção ( Insert ). - Este botão permite apagar os registos (Delete). - Este botão permite gravar ou selecionar os registos (F12), - Este botão permite mover para o registo anterior (F1). - Este botão permite mover para o registo seguinte (F2). - Este botão permite transportar dados (F3). - Este botão permite abrir o manual da aplicação. 2.4 Informação sobre a aplicação O menu de "Ajuda" permite obter uma serie de informações: "Contacte-nos" -> é apresentada a página Web da Medidata: www.medidata.pt/ . "Acerca de" -> é apresentada uma vista que lhe fornece a versão da aplicação que possui e a versão do SAGA.
Primeiras impressões 27 © 2012... Medidata.Net Esta opção dá ainda informação sobre: · "Procedimentos Efectuados": · "Variáveis de Ambiente":
32 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.1.6 Distritos [ d ] Este ecrã apresenta todos os distritos de Portugal, e é uma vista que já vem carregada pela Medidata. No entanto, poderá inserir mais distritos: Insert ->Prencha o campo "Código" e "Distrito". 3.1.1.7 Concelhos [ c ] Este ecrã apresenta todos os concelhos. É uma vista que já vem carregada pela Medidata. No entanto, poderá inserir mais distritos: Insert ->Prencha o campo "Distrito", "Concelho" e respetivo "Nome do Concelho".
33 © 2012... Medidata.Net 3.1.1.8 Freguesias [ f ] Este ecrã apresenta todas as freguesias. É uma vista que já vem carregada pela Medidata. No entanto, poderá inserir mais distritos: Insert ->Prencha o campo "Distrito", "Concelho" e respetiva "Freguesia".
34 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.1.9 Codificação das Zonas [ zonas ] Poderá definir qual a codificação de todas as zonas que pretende, ou seja, para cada zona é estabelecido um "Código" e respetivo "Responsável". 3.1.1.10 Codificação de vias [ ruas_c ] Neste ecrã, que se encontra desde logo em modo de pesquisa, é definida a "Codificação de vias". Para adicionar: 1. Insert. 2. O campo "Código" é automaticamente preenchido. Preencha apenas a "Freguesia" a que pertence. 3. Grave.
35 © 2012... Medidata.Net 3.1.1.11 Repartiçoes Finanças [ repfin ] Deverá inserir as repartições de finanças do Concelho (Insert -> Preencher campos -> Gravar). Esta configuração é essencial para posteriormente gerar os mapas para enviar para as Finanças. 3.1.1.12 Cadastro de Funcionários [ cadastro ] Este ecrã apresenta o cadastro de todos os funcionários. Poderá fazer uma pesquisa ou inserir novos funcionários (Insert - preencher os campos apresentados - gravar). Se o utilizador deixar de ser funcionário deve colocar o campo "Activo" a "Não".
36 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Nota: Se esta tabela estiver linkada com a aplicaçao de Recursos Humanos, ser-lhe-á apresentada o seguinte aviso: 3.1.1.13 Unidades Orgânicas [ uniorg ] Nesta vista é configurada as "Unidades Orgânicas" da autarquia, dependendo da sua estrutura orgânica. Se pretender alterar uma unidade orgânica deverá colocar o campo "Inactiva" a "S", a unidade orgânica antiga, e fazer Insert para inserir a nova.
37 © 2012... Medidata.Net 3.1.2 Configuração 3.1.2.1 Definição dos "Documentos Modelo" 3.1.2.1.1 Definição dos Programas e Diretórios [ ct_doc ] Nesta opção são apresentadas os diretórios para as diversas pastas que constituem a aplicação de Urbanismo:
38 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net O botão "Separar Por Anos" ao ser executado move os ficheiros para a subpasta da pasta indicada pelo campo corrente. O nome da subpasta é ano pedido ao utilizador que deve coincidir com o ano da data de criação do documento do atributo "Data" / "Criado" da opção "Ficha do documento". 3.1.2.1.2 Tipos de Documentos [ tipofic ] Deverá configurar nesta vista todos os "Tipos de Documentos" que entram e saem da câmara. De forma a uniformizar a informação, deverá consultar a Portaria nº 232/2008.
39 © 2012... Medidata.Net 3.1.2.1.3 Definição dos "Documentos Modelo" [ t_modelo ] A partir deste ecrã poderá: · Criar um novo modelo. Após gerar o modelo num processador de texto (Microsoft Word, Open Office, etc...), deverá guardar na pasta indicada no campo "Pasta para Documentos Modelo" da vista "ct_doc". De seguida, nesta vista faça Insert e preencha o campo "Ficheiro" com o nome do ficheiro, associe o "Tipo Doc", e uma breve "Descrição do Documento Modelo". · Alterar/acrescentar alguma descrição de um modelo já existente. Abra esta vista, pesquise pelo nome do ficheiro onde se encontra o modelo e selecione “editar modelo”. Após alterar o pretendido basta “guardar” no ficheiro.
40 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Campos: Universo: agrupa os modelos de documento do tipo ALVARA por tipo de alvará (cconstrução, lloteamento, ddemolição) com o objetivo de sugerir unicamente os modelos do tipo do alvará em questão. RJUE: agrupa os modelos de documento por RJUE, com o objetivo de sugerir unicamente os modelos do RJUE do processo. Marcador: indica que parte do documento gerado com base no modelo é transcrito a partir do documento gerado com base no modelo indicado pelo marcador. Nota: o marcador obrigatoriamente é designado por "texto". Tabela: indica se o modelo é constituído por tabelas ou não, sendo preenchido com "Sim" ou "Não". Grupos: indica que grupos de utilizadores tem acesso aos modelos de documento por grupo, com o objetivo de sugerir unicamente a esses utilizadores o modelo em questão. Este campo facilita a recuperação dos modelos no momento de pesquisa.
41 © 2012... Medidata.Net 3.1.2.1.4 Campos para os "Documentos Modelo" [ cmptip ] Ao criar o documento num processador de texto, e se pretender que alguns campos sejam inseridos automaticamente, aceda a esta vista e verifique a regra associada ao campo pretendido. Os campos "Cabeçalho", "Rodapé" e "TextBox" indicam se os campos estão inseridos nesses locais (no cabeçalho, rodapé ou numa caixa de texto). 3.1.2.2 Tipos de Processos [ tipoproc ] Neste ecrã são definidos os "Tipos de Processos". Para esta configuração deve fazer Insert, preencher os campos da vista e grave. Será importante que uma vez configurada, os utilizadores comuns não tenham permissão para adicionar nesta vida para que a informação introduzida seja uniforme.
48 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.2.12 Tipos de Plantas Topográficas [ tip_plan ] Neste ecrã poderá configurar os tipos de plantas: O campo "Prazo" define o prazo que a câmara tem para fornecer a planta. 3.1.2.13 Tipos de Estabelecimento [ tp_est ] Este ecrã, carregada previamente pela Medidata, apresenta os "Tipos de Estabelecimento" . No entanto, poderá adicionar mais tipos fazendo Insert, preencha os campos apresentados e grave.
49 © 2012... Medidata.Net 3.1.2.14 Docs. Necessários/Entidades a consultar [ treqtpro ] O procedimento de associar documentos a processos é fundamental para gerir e registar os documentos entregues pelo munícipe. Esta configuração terá com resultado a automatização do botão “Obter documentos” na vista do Registo de Processos. Assim, ao registar o tipo de processo e tipo de requerimento, o utilizador na vista de “documentos anexos” não necessitará de registar cada documento entregue, bastando apenas clicar no botão “obter documentos”. Como poderá ver na imagem que se segue, élhe apresentado três ecrãs, terá que gravar o primeiro para passar para a seguinte.
50 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 1. Na primeira vista, no campo “Tipo de Processo” faça Home e clique na lupa, escolha o processo e transporte a informação, proceda de igual forma para o campo “Tipo de Requerimento” , e grave. 2. Faça Page Down para se posicionar na segunda vista e Insert. No campo “Documento” selecione a lupa, escolha o documento e transporte essa informação, grave. 3. Deverá repetir estes procedimentos até os documentos estarem todos associados. Nota: Depois de configurar os documentos para um determinado tipo de processo deve voltar ao ponto inicial para configurar um novo tipo. 3.1.2.15 Estabelecimentos [ estabel ] Este ecrã serve para configurar ou consultar os estabelecimentos que poderão ser referenciados no Registo Processo de Construção, na opção "Detalhe" (campo "Estabelecimentos" ), e ainda no registo da Propriedade Horizontal, no separador "Frações", campo "Estabelecimento".
51 © 2012... Medidata.Net Campos: Identificação: Poderá ativar um alerta que permite que o número seja sequencial. Se não tiver esse alerta, o mais recomendável é colocar o número de licença de utilização. Estabelecimento: Clique neste botão para introduzir uma fotografia do estabelecimento. 3.1.2.16 Volumes do Processo [ volumes ] Ao registar um novo processo, a aplicação assume automaticamente o valor "1" para o volume. Quando o processo tiver 2 volumes, no momento do registo do requerimento ( Registo de Processos) deverá: 1. Aceder à lupa que se encontra no campo "volume" (e ser-lhe-á apresentada a vista abaixo indicada), preencha o campo "Pág.Final" , grave. 2. Fazer Insert e preencher o número do processo e a página inicial é preenchida automaticamente.
52 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.2.17 Portal do Licenciamento Autárquico 3.1.2.17.1 Configuração 3.1.2.17.1.1 Preferências [ rjueconf ] Definir o caminho para os ficheiros xml de interface com o Portal. Deverá ser um caminho de rede que esteja acessível aos diferentes utilizadores. Definir o login do Toolkit no campo "Gestor de Procedimentos (Portal)".
53 © 2012... Medidata.Net 3.1.2.17.1.2 Gestor de Procedimentos [ rjuegest ] Fazer Insert, preencher o utilizador SIGMA e o login correspondente no Portal. 3.1.2.17.1.3 Tipos de Requerimentos (Portal) [ rjuetreq ]
54 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.2.17.1.4 Operações Urbanísticas (Portal) [ rjueoutr ]
55 © 2012... Medidata.Net 3.1.2.17.1.5 Entidades (Portal) [ rjueenti ] 3.1.2.17.1.6 Peças Operação Urb. - Tipo Req. (Portal) [ rjuepeca ]
56 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.2.17.2 Mapeamento Áreas [ rjuearea ] Para que seja possível estabelecer comunicação entre as definições do Portal e as definições SIGMA será necessário fazer o respetivo mapeamento. Para inserir as correspondências das Áreas (Portal) com as Áreas (SIGMA): · Selecionar na combobox a opção Área (SIGMA) correspondente à Área (Portal) já definida. · Grave.
57 © 2012... Medidata.Net Na aplicação, a "Área" corresponde ao campo “Plano” da vista do Registo de Processos. 3.1.2.17.3 Mapeamento Tipologia [ rjuetplg ] Para inserir as correspondências das Tipologias (Portal) com as Tipologias (SIGMA): 1. Selecionar na combobox a opção Tipologia (SIGMA) correspondente à Tipologia (Portal) já definida. 2. Grave. Na aplicação, a Tipologia corresponde ao campo “Tipo de Edifício” da vista do Registo Processo de Construção. 3.1.2.17.4 Mapeamento Operações Urbanísticas [ rjuettot ] Para inserir uma correspondência entre uma Operação Urbanística (Portal) e o Tipo de Processo/Tipo de Requerimento (SIGMA): 1. Insert. 2. F4 para aceder à vista das Operações Urbanísticas. 3. Selecionar a Operação Urbanística. 4. F3 para transportar a Operação Urbanística para a vista do Mapeamento. 5. F4 no Tipo de Processo ou no Tipo de Requerimento para aceder à vista das relações Tipo Processo/Tipo Requerimento.
64 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.3.1 Últimos valores Últimos Valores
65 © 2012... Medidata.Net 3.1.3.2 Constantes da Aplicação [ ct_vel ] Se o campo "Ordenação da Circulação do Processo" tiver preenchido com "Descendente" significa que a ordenação dos movimentos estão apresentados dos mais recentes para o mais antigo. O campo "Nº registos de circulação em aberto" define quantos movimentos (na vista Circulação do Processo) poderão ter o campo "Recebido" em branco. O aconselhável é estar preenchido com número 3. No campo "Dir. Localização Inquéritos I.N.E." poderá inserir o caminho para onde os ficheiros do I.N.E. que são gerados pela aplicação (na vista Directório de Ficheiros) ficarão guardados. 3.1.3.3 Entidades Externas [ entext ] Aceda a esta vista para configurar todas as entidades externas possíveis de serem consultadas. 1. Insert. 2. Ao preencher o campo "Sigla da Entidade" e associar o "Nº Contribuinte", os campos "Nome", "Morada" e "Localidade" ficam automaticamente preenchidos. 3. Prencha os restantes campos com os dados da entidade. 4. Grave.
66 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 5. Faça Insert na vista "Funcionários das Entidades Externas". 6. Preencha com o "Nome do Funcionário" juntamente com a sua "categoria profissional". 7. Grave. Nota:Repita o procedimentos quantas vezes as necessárias. Se o campo "Inativa" não estiver preenchido e fizer uma pesquisa geral (Home+F12) ser-lhe-á apresentada somente as entidades externas activas. Se pretender saber quais as entidades inativas, clique em macros e seguidamente em "Activar Visualização Inactivas". 3.1.3.4 Empreiteiros [ alvaras ] Aceda a este ecrã para registar os dados de todos os empreiteiros. Poderá ir registando os empreiteiros, com base no seu n.º de alvará ou título de registo, à medida que precisa dessa informação para preencher o campo "Empreiteiro" na opção "Detalhe" no ecrã Registo Processo de Construção na macro "Associar Empreiteiro" da opção
67 © 2012... Medidata.Net "Requerimentos do Processo". 3.1.3.5 Técnicos de Obras/Gabinetes [ tecnobp ] Este ecrã tem como objetivo registar todos os técnicos de obras. Esta informação tornase relevante aquando o utilizador está a proceder ao Registo de Processos ou na Entrada de Requerimentos, no campo "Termos de Responsabilidade". 3.1.3.6 Prazos de Obras Particulares [ praz_obp ]
68 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Neste ecrã pode configurar todos os prazos da presente aplicação. No entanto, se optar pela integração da aplicação de Sigma-flow, esta configuração não será necessária, uma vez que tudo é feito automaticamente. 3.1.3.7 Taxas do Urbanismo [ taxaurb ] As taxas do urbanismo são definidas associando-as aos tipos de processo e tipos de requerimento, desta forma para cada conjunto tipo de processo e tipo de requerimento deve associar as taxas correspondentes existentes no regulamento de taxas do município. De seguida, faça Page Down, Insert e clique na lupa do campo “Código da Taxa”, escolha a taxa e transporte essa informação, grave.
69 © 2012... Medidata.Net Nota: Faça o procedimento tantas vezes quantas as taxas necessárias. 3.1.3.8 Tabela de Taxas [ txpocal ] Para inserir taxas deverá selecionar esta vista e fazer Insert. Preencha os campos "Código", a "Designação" e o "Valor Unitário", e ainda as classificações para particulares e empresas (Códigos esses fornecidos pela contabilidade), grave.
70 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.3.9 Fórmulas de Taxação [ formtax ] A configuração deste ecrã permite o cálculo de taxas:
71 © 2012... Medidata.Net 3.1.4 Operação da aplicação 3.1.4.1 Atendimento 3.1.4.1.1 Registo de Processos [ processo ] Esta funcionalidade tem como objetivo registar e consultar a informação dos processos urbanísticos, respetivos requerimentos e documentos anexos a cada requerimento. Campos: Tipo de processo: ao clicar na lupa para escolher o tipo de processo, irá visualizar outra vista, previamente configurada. Titular: ao fazer Insert neste campo só o primeira caixa de texto fica editável. Para o preencher clique na lupa que lhe irá apresentar a vista “contrib” onde constam os dados do “Titular”. Primeiramente, faça uma pesquisa nessa vista. Se o contribuinte não estiver registado, faça Insert e insira os dados do mesmo.
72 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net Atenção: Escolha no campo “Identif.”. Qual o documento que o requerente se identificou. Mesmo que se trate de um Bilhete de Identidade (BI), por exemplo, deverá introduzir o número de BI no campo “Nº Contrib.”. Local da Obra: como o próprio nome indica, neste campo deve registar o nome do local da obra em questão. No entanto, não deve fazer a pesquisa pela lupa, mas apenas inserir o nome da rua. Estimativa: neste campo insira a estimativa orçamental da obra, não necessitando de incluir o símbolo “€”. Este campo é importante porque irá definir a classe onde o empreiteiro está incluído. Plano: deverá indicar neste campo qual o plano sobre o qual o requerimento vai obedecer. Para pesquisar quais os planos que pode selecionar insira um “.” + F12:
73 © 2012... Medidata.Net Adm, Arq, Eng: este campo é preenchido com o número do gestor do procedimento. Prazo: Este campo define qual o prazo para a conclusão da obra. Note que até a duração de 6 meses contam-se os dias úteis, se ultrapassar os 6 meses os dias são contados “seguidos”. Out. Proprietários: se um processo tiver mais do que um proprietário deve indicar neste campo, após a inserção de novos proprietários o campo fica com um visto de cor verde. Localização, Data e Tipo indicam automaticamente a localização do processo com base na circulação do processo na instituição. Se pretender associar um novo processo a um processo já antigo, basta preencher o campo “Nº Proc.Ant.” e “Tipo Proc.Ant.”. Exemplo: Foi pedido uma informação prévia, que posteriormente deu origem a um processo de construção. Descrição: Use este campo para resumir qual o motivo da abertura do processo. Deve também inserir os nomes do “Resp.Proj.Arq”, “Resp.D.T. Obra” e “Coorden.Proj” , uma vez que é informação utilizada por outros utilizadores. 3.1.4.1.2 Entrada de Requerimentos [ requeri ] No caso de se tratar de um requerimento que já tenha processo, basta registar o requerimento na opção correspondente e associá-lo ao processo existente. Nesta opção, que se encontra desde logo em modo de inserção, insira os dados nos respetivos campos, sendo que o número de requerimento é atribuído automaticamente.
80 OBP: guia do utilizador © 2012... Medidata.Net 3.1.4.1.7 Pedido de Planta Topográfica [ ped_pla ] O pedido de uma planta é feito verbalmente, logo nunca é registado como um requerimento, logo para ser possível taxá-la deve registar neste ecrã.
© 2012... Medidata.Net 80 OBP: guia do utilizador 3.1.4.1.8 Circulação do Processo [ circul ] O ecrã de "Circulação do Processo" tem diferentes finalidades. Primeiramente esta vista serve para registar a receção do processo informaticamente, ou seja, quando recebe um processo físico deve selecionar esta vista e preencher o campo "Recebido" com essa data e gravar. Por outro lado, esta vista tem como objetivo registar o envio de processos. Por outras palavras, se já executou a sua tarefa deve enviar o processo informaticamente. Neste sentido, deve fazer Insert e preencher o campo "Func" e "Destino" e gravar. Em forma de consulta, esta vista é útil para perceber rapidamente onde o processo fisicamente se encontra, e qual a tarefa associada.
© 2012... Medidata.Net 81 Campos: Destino: Neste campo é definido qual a “Unidade Orgânica” o destinatário pertence. Tipo de movimento: Enquanto que no campo “Tipo” é registado o código do tipo de movimento, neste campo é apresentado a designação desse campo. Se tiver a aplicação de Sigma-flow este campo não será preenchido. Volume (s): Quantidade de capas que o processo físico possui. Funcionário: Apresenta a designação do código inserido no campo “Func.”. Nota: Para ordenar (ascendente ou descendente) cada movimento da circulação aceda a vista Constantes da Aplicação. 3.1.4.1.9 Consulta do Processo [ consulta ]
© 2012... Medidata.Net 82 OBP: guia do utilizador Neste ecrã poderá pesquisar todos os documentos elaborados para um requerimento. São apresentadas quatro ecrãs em que cada um corresponde a diferentes tipos de informação: 1. Dados do processo. 2. Todas as Licenças emitidas para aquele requerimento. 3. Todos os Pareceres Internos e Externos, Propostas de Deliberação, Deliberações e Despachos. 4. Todas as notificações. Para aceder a qualquer informação, clique na lupa que se encontra ao lado do campo que pretende. 3.1.4.1.10 Envio do Processo [ Envcirc ] Esta funcionalidade tem como objetivo o registo do envio de vários processos ao mesmo tempo, torna-se muito útil se o utilizador tiver vários processos consigo para enviar informaticamente.
© 2012... Medidata.Net 83 Para isso: 1. Adicione o seu número de funcionário assim como o destino do processo. 2. Insira o número do processo. Com esta ação o campo "Tipo", "Enviado", "Hora" e "Por" fica automaticamente preenchido. 3.1.4.1.11 Recepção do Processo [ RecCirc ] O ecrã "Recepção do Processo" torna-se muito útil para um utilizador que receba muitos processos ao mesmo tempo, uma vez que com esta opção não necessitará de receber processo a processo no ecrã Circulação do Processo. 1. Ao selecionar esta vista o campo "Destino" aparece automaticamente preenchido com a sua unidade orgânica. 2. Preencha o seu número de funcionário e faça F12. Ser-lhe-á apresentado uma lista de processos que naquele momento estão consigo informaticamente. 3. Para então receber todos os processos informaticamente basta selecionar o botão "Fechar Movimentos". Essa lista deverá ser confirmada com a lista de processos que estão consigo fisicamente.
© 2012... Medidata.Net 84 OBP: guia do utilizador 3.1.4.1.12 Averbamento de Proprietário [ av_req ] Para registar um averbamento aceda ao ecrã apresentada e: 1. Pesquise pelo número de requerimento/processo que entrou a pedir o averbamento. 2. Posicione-se no ecrã “Averbamento de Proprietário”, faça Insert e preencha o campo “Data do Averbamento”. Por defeito, os campos “Novo Proprietário” e “Morada” são preenchidos pelos dados do requerente, deve apagar esses dois campos e inserir os dados do novo proprietário. Ao gravar essa informação a aplicação gera um alerta onde deverá confirmar o averbamento.
© 2012... Medidata.Net 85 Nota: Poderá confirmar este averbamento através do ecrã Registo de Processos, selecione o processo e verifique se o campo “Titular” está preenchido com a nova informação. 3.1.4.1.13 Registo de Certidões/Declarações [ certidao ] Este ecrã tem com objetivo o registo e a consulta de certidões. Para tal: 1. Preencha o número do requerimento que entrou a pedir a certidão, sendo que o "Nº da certidão" e a "Data de Emissão" (a aplicação depreende que a certidão será elaborada no mesmo dia deste registo) são preenchidos automaticamente. 3. Preencha a "Data de Despacho" e o nº de funcionário que deu o despacho. 4. Clique no botão “Certidão”, escolha o modelo a editar, o qual será editado no Microsoft Word, Open Office, etc...
© 2012... Medidata.Net 86 OBP: guia do utilizador Como mostra a imagem, na vista de “Registo de Certidões” é ainda possível de uma forma rápida o acesso às taxas a cobrar através do botão “Taxação”. Poderá ainda “Notificar o Requerente” para o informar que a certidão já se encontra feita e ainda consultar a “Propriedade Horizontal”, dependendo do objetivo da certidão. Nota: Quando o requerente levantar a certidão, deve preencher o campo “Data de Levantamento”. 3.1.4.1.14 Registo de Contumaz [ Rcont ] Esta funcionalidade permite o registo das pessoas que estão impedidas de exercer funções profissionais. Esta informação é enviada para a câmara, pelo que basta preencher este ecrã e gravar. Com esta funcionalidade (partilhada por todas as aplicações Medidata), sempre que o utilizador inserir o NIF de uma pessoa, a aplicação dá um alerta dizendo que se trata de um contumaz.
© 2012... Medidata.Net 87 Nota: deverá ter muita atenção nesta vista, uma vez que não há controlo de prazos, pelo que deve fazer apagar o registo das pessoas cujo período de contumaz termine, para que desta forma, a tabela esteja sempre atualizada. 3.1.4.1.15 Estado do Processo [ Lrestprl ] Em qualquer altura, o requerente poderá solicitar à câmara informações sobre o estado do seu processo. Neste contexto, qualquer utilizador poderá obter essa informação através deste ecrã. Posicione-se no requerimento que pretende e verifique quais as informações já elaboradas, uma vez que esses campos estão preenchidos a "Sim". Para aceder a essa informação clique na lupa que se encontra ao lado do tipo de informações: pareceres internos, pareceres externos, propostas de deliberação, deliberação, despachos, licenças e notificações.
© 2012... Medidata.Net 94 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.1.11 Consulta do Processo Consulta do Processo 3.1.4.2.1.12 Responsáveis de Processo [ lresps ] Este ecrã tem como objetivo atribuir os responsáveis de cada processo, e também mostrar os responsáveis de cada processo. É definido mediante o preenchimento do campo “Adm”/ "Arq"/ "Eng", no ecrã Registo de Processos.
© 2012... Medidata.Net 95 3.1.4.2.2 Registo de Vistorias 3.1.4.2.2.1 Comissão de Vistorias [ comissao ] O presente ecrã tem como objetivo configurar e/ou consultar todas as comissões de vistorias que pretender. Para tal faça: 1. Preencha o campo “Código” e “Designação” e grave. 3. Faça Page Down para se posicionar na vista “Funcionários da Câmara” e Insert. 4. Preencha a “Ordem” e o “Número” através da lupa que se situa ao lado dos campos, grave. Repita este procedimento quantas vezes as necessárias. 5. Page Down para se posicionar na vista de “Entidades Externas” , Insert e preencha o campo “Entidade”, “Funcionário da entidade” e “Categoria Profissional” e grave.
© 2012... Medidata.Net 96 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.2.2 Marcação de Vistoria [ lpedvist ] Aceda a esta funcionalidade para marcar vistorias. Nessa vista 1. Preencha o número do requerimento que entrou a pedir a vistoria + F12. Faça Page Down para aceder ao ecrã “Vistorias” e faça Insert. 2. Preencha o campo “Tipo da vistoria”, “Data da Vistoria”, “Hora da Vistoria” (se necessário) e “Comissão da Vistoria” clicando na lupa, escolhendo a comissão e transportando a informação. 3. Faça Page Down para se posicionar na vista seguinte e clique na opção “Macro”. 4. Selecione “Obter Funcionários da Comissão” e apague os funcionários que não lhe interessam fazendo Delete. 5. Faça o mesmo procedimento para o ecrã seguinte: posicione-se no ecrã "Entidades Externas e Peritos a Consultar" , clique na macro “Obter Entidades da Comissao”, apague as entidades que não lhe interessem.
© 2012... Medidata.Net 97 3.1.4.2.2.3 Registo de Vistoria [ regvist ] Este ecrã permite registar vistorias. 1. Pesquisa pelo requerimento que entrou a pedir a vistoria. 2. Faça Page Down para se posicionar no ecrã “Relatório da Vistoria” e preencha o campo “Resultado” e grave. 3. Para prosseguir, selecione o botão "Auto de Vistoria" - Auto de Vistoria.
© 2012... Medidata.Net 98 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.2.4 Auto de Vistoria [ autvist ] Esta funcionalidade consiste em registar e consultar autos de vistorias. 1. Pesquisar pelo número de requerimento associado à vistoria. 2. Na segunda vista "Relatório da Vistoria", faça Insert e preencha o campo "Data Vistoria", "Tipo da Vistoria" e "Resultado". 3. Clique no botão “Auto Vistoria” e preencha o campo “Data do Auto”. 4. Clique no botão “Auto da Vistoria” e, de seguida, no botão “Editar”, deve selecionar o modelo do auto, o qual será editado no Microsoft Word, Open Office, etc...
© 2012... Medidata.Net 99 3.1.4.2.2.5 Calendário de Marcação de Vistorias por Data [ marcvist ] Este ecrã permite que o técnico faça uma pesquisa para verificar todas as vistorias que terá que fazer, assim como a hora e seu local. 1. Preencha os campos consoante a pesquisa pretendida. 2. Se clicar no botão “Abrir Relatório”, ser-lhe-á apresentado um relatório semelhante ao seguinte:
© 2012... Medidata.Net 100 OBP: guia do utilizador Nota: Se o utilizador quiser pesquisar por funcionário que participa na vistoria para além dos campos “Data de Início” e “Data de Fim” deve também preencher o campo “Técnico Vistoria” com o n.º de funcionário do técnico pretendido. 3.1.4.2.3 Licenças e Alvarás 3.1.4.2.3.1 Licença Anterior Licença Anterior 3.1.4.2.3.2 Registo de Licenças / Admissão Com. Prévias Registo de Licenças / Admissão Com.Prévias 3.1.4.2.3.3 Levantamento da Licença [ levlic ] Este ecrã tem como objetivo registar quais os documentos que o municipe terá que entregar para proceder ao levantamento de uma licença.
© 2012... Medidata.Net 10 1 3.1.4.2.4 Arquivo de Notificações 3.1.4.2.4.1 Notificações [ lregnoti ] As notificações geradas, a partir de pareceres, despachos, deliberação, pareceres externos, são direcionadas para este ecrã sempre que seleciona o botão "Notificar o requerente".
© 2012... Medidata.Net 102 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.4.2 Notificações Avulso [ faznoti ] Esta funcionalidade permite gerar e consultar notificações avulso. 1.Faça Insert e os campos “N.º Notificação” e “Data” serão preenchidos automaticamente, grave. 2.Pesquise o número de processo, o número de requerimento, e grave novamente. Para haver um controlo mais eficaz dos prazos, deve preencher todos os campos correspondentes a datas (envio e receção) e ainda o campo “Prazo para o Requerente se pronunciar” que, com base nesse prazo, ser-lhe-á dada a “Data Final” de forma automática. De seguida para gerar o ofício: 1. Clique no botão “Notificação”. 2. Escolha o modelo pretendido, o qual será editado no Microsoft Word, Open Office, etc... 3. Depois de o ofício estar pronto grave. 4. Quando fechar o ficheiro clique no botão “Cancelar” e faça Page Up.
© 2012... Medidata.Net 10 3 Campos: N.º Notificação: corresponde à numeração interna da aplicação. N.º Ofício Interno: se o número da notificação gerada pela aplicação não corresponder à numeração da câmara, deverá indicar aqui o número interno da notificação. Data de Resposta: deve preencher este campo sempre que o requerente se pronunciar sobre a notificação. 3.1.4.2.4.3 Relatório de Ofícios [ lnotif ] Este relatório fornece informação sobre todas as notificações geradas.
© 2012... Medidata.Net 110 OBP: guia do utilizador Campos: Número da Ficha: identifica o primeiro registo de um processo de loteamento, quando houver alteração o número da ficha avança. 3.1.4.2.5.5 Registo Processo Loteamento - Mod. 2 [ reglote2 ] Este ecrã permite o registo individual e a consulta de lotes.
© 2012... Medidata.Net 11 1 3.1.4.2.5.6 Registo Obras de Urbanização [ urbaniz ] Neste ecrã são registadas todas as obras urbanas, dentro de um loteamento, por exemplo passeios, parques infantis, entre outras.
© 2012... Medidata.Net 112 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.5.7 Propriedade Horizontal [ Horiz ] Este ecrã tem como objetivo o registo e a consulta de propriedades horizontais, permitindo o registo individual de cada fração. 3.1.4.2.5.8 Registo Processo de Destaque [ prodest ] Esta funcionalidade tem como objetivo o registo e a consulta de processos de Destaque.
© 2012... Medidata.Net 11 3 3.1.4.2.5.9 Registo de Edifícios [ edificio ] Esta funcionalidade permite o registo e a consulta de Edifícios.
© 2012... Medidata.Net 114 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.5.10 Edifícios a Título Precário [ edi_prec ] Este ecrã tem como o objetivo o registo e a consulta de edifícios a título precário. 3.1.4.2.5.11 Processos do Edifício [ prcedif ] Este ecrã tem como objetivo apresenta todos os processos associados a um determinado edifício.
© 2012... Medidata.Net 11 5 3.1.4.2.5.12 Localização de Edifícios [ ruaedif ] No presente ecrã poderá obter informação sobre a localização exata de um edifício, assim como o seu proprietário.
© 2012... Medidata.Net 116 OBP: guia do utilizador 3.1.4.2.5.13 Listagem de Edifícios [ listedif ] Este ecrã apresenta uma listagem de todos edifícios registados na aplicação. 3.1.4.2.5.14 Registo de cauções [ garantia ] Este ecrã tem como finalidade o registo e a consulta de cauções.
© 2012... Medidata.Net 11 7 3.1.4.2.5.15 Relatório de Cauções [ relcau ] Este ecrã apresenta um relatório de todas as cauções: 3.1.4.2.5.16 Codificação de Vias Codificação de vias 3.1.4.2.5.17 Relatório de Loteamentos [ rellote ] Este ecrã tem como objetivo registar e consultar todos os loteamentos.
© 2012... Medidata.Net 118 OBP: guia do utilizador 3.1.4.3 Fiscalização e embargo Com um simples clique poderá ter acesso à aplicação de "Fiscalização e Contraordenação", terá apenas que possuir o mesmo login e password nas duas aplicações.
© 2012... Medidata.Net 11 9 3.1.4.4 Taxação do Processo 3.1.4.4.1 Registo das Taxas do Processo [ ltaxproc ] Este ecrã tem como objetivo o registo de todas as taxas de um processo. Após pesquisar o processo e escolher o requerimento, posicione-se no ecrã "Taxação do Processo" e clique no botão "Obter Taxas". Seguidamente, clique no botão "Abrir D.I.Receita" para obter a guia de receita.
© 2012... Medidata.Net 126 OBP: guia do utilizador De seguida, deve selecionar o "NIF do Responsável" e clicar no botão "Novos Munícipes do Responsável":
© 2012... Medidata.Net 12 7 3.1.4.7.2 Novos Munícipes [ relnovmu ] Este ecrã apresenta um relatório que permite verificar quais os novos munícipes e o responsável a ele associado. 3.1.4.7.3 Novos Munícipes por Técnico [ relnovm ] Este ecrã permite saber quais os novos munícipes por técnico, através de uma listagem.
© 2012... Medidata.Net 128 OBP: guia do utilizador Nota: Para pesquisar o número de contribuinte clique em F4. 3.1.4.7.4 Cartão de Munícipe [ cartao ] Este ecrã permite o registo e a consulta do cartão do munícipe, sendo que o mesmo poderá ser enviado para ficheiro. 3.1.4.8 Gestão de Pendentes 3.1.4.8.1 Registos associados a circuitos [ regass ] Com esta funcionalidade permite saber todos os registos que estão associados a determinado circuito.
© 2012... Medidata.Net 12 9 3.1.4.8.2 Pendentes [ SFpend ] Este ecrã apresenta todas as tarefas pendentes de todas as áreas que o utilizador possui. Deste modo, todos os requerimentos que tiverem um circuito atribuído, devem ser tratados a partir da vista de “Pendentes”:
© 2012... Medidata.Net 130 OBP: guia do utilizador Depois de entrar na vista é necessário que o utilizador abra a opção “Todas as Áreas”. Se não existir o “+” significa que o utilizador não recebeu nenhum “Pendente”. Se existir vai selecionar a área que pretende (Urbanismo, Atendimento, Aprovisionamento, etc) onde é preciso clicar para que o(s) pendente(s) sejam selecionados. Este ecrã dos “Pendentes” não se atualiza automaticamente, por isso devo clicar no botão “Pesquisar” para verificar se algum pendente chegou de novo. Cada linha corresponde a um pendente e a informação que se pode retirar de cada uma é a seguinte: · “Nº Pendente” e o “Circuito” em que o pendente está a circular; · “Envio”: data e hora em que o pendente foi enviado para o utilizador e que Login é que enviou (quando o Login é AUTO significa que o pendente veio de uma tarefa executada automaticamente pela aplicação); · “Tarefa” onde o pendente se encontra no momento e no campo “Assunto” os dados relativos ao Processo, número e tipo e relativos ao requerimento, número e tipo; · “Enviado para” permite-me saber se o pendente foi enviado só para mim (quando inicia por FUNC_ADHOC) ou se para todos os utilizadores do grupo; · “Data limite” indicará o prazo que o utilizador tem para executar o pendente, de acordo com o prazo atribuído ao nó. · “Observações” permite enviar uma nota/mensagem. · Se se tratar de uma “Nota” é enviada para todos utilizadores por onde o pendente circule até que seja apagada. · Por sua vez, se for uma “Msg” só é enviada para o utilizador da tarefa seguinte. · “!” permite definir se a prioridade do pendente é alta, normal ou baixa.
© 2012... Medidata.Net 13 1 A ordenação dos pendentes seguirá as seguintes condições: pendentes com prioridade alta ou data limite mais próxima aparecem em primeiro lugar. Se todos forem prioridade normal e não houver prazos definidos, a ordenação é feita do mais antigo, que aparece em primeiro lugar, para o mais recente. 3.1.4.8.3 Tarefas Executadas [ SFmovim ] Se colocar o número do pendente no campo "Nº de pendente" poderá obter o registo de todas as tarefas executadas e quem as executou. 3.1.4.8.4 Tarefas Executadas por Utilizador [ SFmovimU ] Neste ecrã poderá visualizar todas as tarefas executadas por determinado utilizador.
© 2012... Medidata.Net 131 3.1.4.8.5 Consulta de documentos [ gestdoc ] Nesta opção obtém toda a informação que identifica determinado documento. 3.1.4.8.6 Tarefas por Grupo [ gestor ] O presente relatório permite verificar todas as tarefas afetas a determinado grupo. Após
© 2012... Medidata.Net 132 OBP: guia do utilizador selecionar a "Área" e o "Grupo" de utilizadores, deverá escolher no campo "Tarefas", na combobox, "em atraso", "pendentes" ou "suspensas". 3.1.4.8.7 Tarefas por Funcionário [ gestor2 ] O presente relatório permite verificar todas as tarefas afetas a determinado funcionário. Após selecionar o funcionário, deverá escolher no campo "Tarefas", na combobox, "em atraso", "pendentes" ou "suspensas" , e no final clicar no botão "Processar".
© 2012... Medidata.Net 133 3.1.4.8.8 Tarefas por Gestor de Grupo [ gestor1 ] O presente relatório permite verificar todas as tarefas afetas a determinado gestor de grupo. Após selecionar o gestor, deverá escolher no campo "Tarefas", na combobox, "em atraso" ou "pendentes" , e no final clicar no botão "Processar". 3.1.4.8.9 Tarefas por Unidade Orgânica [ gestor3 ] O presente relatório permite verificar todas as tarefas afetas a determinado unidade orgânica. Após selecionar a unidade orgânica, deverá escolher no campo "Tarefas", na combobox, "em atraso", "pendentes", "suspensas" ou "todas", e no final clicar no botão "Processar".
© 2012... Medidata.Net 140 OBP: guia do utilizador 3.1.4.9.3 Listagem de Referências SIBS Geradas [ lref_sib ] Neste ecrã poderá consultar todas as referências geradas. Para tal, preencha o campo "Data Emissão"+ F12. 3.1.4.9.4 Emitir Doc. Receita Individuais [ emidri ] Neste ecrã deverá proceder à emissão de documentos de receita individuais por data de pagamento, para os processos pagos por Multibanco.
© 2012... Medidata.Net 141 3.1.5 Consultas e relatórios O presente subtópico permite ao utilizador entrar em contacto com os diferentes relatórios e mapas, específicos, com que poderá lidar caso usufrua da aplicação de OBP, na sua totalidade. De modo a ser prático, os títulos de cada relatório e/ou mapa referido serve como indicador da função das imagens apresentadas. Dependendo da necessidade do utilizador, poderá encontrar nos seguintes subtópicos a informação adequada, a qual é disponibilizada prontamente, na aplicação, através do processo de pesquisa. 3.1.5.1 Consulta de Prazos 3.1.5.1.1 Controlo de Prazos dos Requerimentos [ prazilh ]
© 2012... Medidata.Net 142 OBP: guia do utilizador 3.1.5.1.2 Prazo de Respostas dos Serviços da Câmara [ prz_serv ] 3.1.5.1.3 Prazo de Respostas das Entidades Consultadas [ prz_ent ] Este relatório permite verificar o prazo de resposta das entidades que a câmara consultou em cada requerimento. 3.1.5.1.4 Prazos de Resposta Ultrapassados [ prresu ] Este relatório permite verificar todos os requerimentos cuja data de resposta dada, por determinada unidade orgânica, foi ultrapassada.
© 2012... Medidata.Net 143 3.1.5.1.5 Prazo para Despacho/Deliberação da Câmara [ prz_dlds ] 3.1.5.1.6 Processos em Apreciação [ aprecia0 ] 3.1.5.1.7 Mapa de Processos por Responsável (UNOP) [ mapres ]
© 2012... Medidata.Net 144 OBP: guia do utilizador 3.1.5.1.8 Mapa de Processos por Responsável (Zona/UNOP) [ respro ] 3.1.5.1.9 Mapa estatístico de Responsáveis de Processos [ rell ] 3.1.5.2 Consulta de Processos 3.1.5.2.1 Entrada de Requerimentos [ ent_req ] Neste mapa consegue visualizar todos os requerimentos entrados na câmara.
© 2012... Medidata.Net 145 3.1.5.2.2 Entrada de Processos [ listproc ] Neste relatório poderá verificar todos os processos que deram entrada na câmara. 3.1.5.2.3 Entrada de Processos por Login [ proclog ] Este relatório apresenta todos os processos que deram entrada na câmara por determinado login de utilizador.
© 2012... Medidata.Net 146 OBP: guia do utilizador 3.1.5.2.4 Listagem de Protocolo Interna [ ci ] 3.1.5.2.5 Processos por Freguesia [ procfreg ] O presente relatório apresenta os processos pertencentes a determinada freguesia. 3.1.5.2.6 Localização do Processo [ ult_proc ]
© 2012... Medidata.Net 147 3.1.5.2.7 Processos s/ Lic. Construção [ prcslic ] Este relatório apresenta todos os processos que não têm licença de construção. 3.1.5.2.8 Mapa de Movimentos [ movim ]
© 2012... Medidata.Net 148 OBP: guia do utilizador 3.1.5.2.9 Movimentos do Processo [ lcircl ] O presente relatório apresenta todos os movimentos efetuados do processo. É definido de acordo com o registo na opção Circulação do Processo. 3.1.5.2.10 Listagem de Precedentes [ precede ] 3.1.5.2.11 Despachos [ copia1 ]
© 2012... Medidata.Net 149 3.1.5.2.12 Despachos para a Acta [ despacta ] 3.1.5.2.13 Listagem dos Processos Encerrados [ encerr ] O presente relatório apresenta todos os processos que foram encerrados na opção Encerramento do Processo. 3.1.5.2.14 No de Processos por Freguesia/ Tipo [ crprofr ] De acordo com a pesquisa apresentada, poderá obter todos os processos de determinada
© 2012... Medidata.Net 156 OBP: guia do utilizador 3.1.5.3.8 Listagem de Licenças c/ Datas de Recepção [ licff ] Este relatório apresenta todas as licenças com data de receção. 3.1.5.3.9 Processos Construção - (ANUAL) [ rinefia1 ]
© 2012... Medidata.Net Urbanismo 157 3.1.5.3.10 Processos Construção - (ANUAL) - Freguesia [ rinefia3 ] 3.1.5.3.11 Mapa das Finanças - Licenças de Construção [ financ1 ]
© 2012... Medidata.Net 158 Manual de Urbanismo 3.1.5.3.12 Mapa das Finanças - Licenças de Loteamento [ financ3 ] 3.1.5.3.13 Mapa Finanças - Utilização [ Fin_1 ] 3.1.5.3.14 Prémio de Arquitectura [ contlic2 ]
© 2012... Medidata.Net 159 3.1.5.3.15 Licenças de Construção - Licenças de O.V.P. [ licopv ] 3.1.5.3.16 Licenças de Construção Sem Lic. Utilização [ licsemu ] 3.1.5.3.17 Listagem de Precedentes de Licenças [ prelic ]
© 2012... Medidata.Net 160 OBP: guia do utilizador 3.1.5.3.18 Relatório de Fogos e Licenças [ licsec0 ] Se pretender "Nº de Fogos Licenciados" ser-lhe-á apresentada o seguinte ecrã: Por outro lado, se escolher a opção "Nº de Licenças Emitidas" ser-lhe-á apresentada o seguinte ecrã:
© 2012... Medidata.Net 161 3.1.5.3.19 Licenças para o I.N.E. - Mod. 2 [ licsec2 ] 3.1.5.4 Técnicos de Obras 3.1.5.4.1 Listagem dos Técnicos [ ltecnobp ] Este relatório apresenta todos os técnicos da câmara.
© 2012... Medidata.Net 162 OBP: guia do utilizador 3.1.5.4.2 Responsáveis pela Direcção Técnica [ robra ] 3.1.5.4.3 Responsáveis Assinatura dos Projectos [ ltermos ] O presente relatório fornece informação sobre os responsáveis pela assinatura dos projetos.
© 2012... Medidata.Net 163 3.1.5.4.4 Informações por Técnico [ crinfor ] 3.1.5.4.5 Listagem de Licenças por Técnico Autor/Resp. [ liproc ] 3.1.5.5 Decisões da Câmara
© 2012... Medidata.Net 164 OBP: guia do utilizador 3.1.5.5.1 Pareceres Emitidos por Login [ mapa_dec ] O presente relatório fornece todos os pareceres emitidos por determinado login. 3.1.5.5.2 Pareceres Internos 1 [ mapa_pap ] 3.1.5.5.3 Pareceres Internos [ mapa_par ] Este relatório tem como objetivo listar todos os pareceres emitidos na câmara.
© 2012... Medidata.Net 165 3.1.5.5.4 Requerimentos por Informar/Despachar [ mapapar ] O presente relatório apresenta uma listagem de todos os requerimentos que ainda estão por informar ou despachar. 3.1.5.5.5 Pareceres Externos [ parc_ext ] O presente relatório apresenta uma listagem de todos os pedidos a entidades externas, assim como o seu resultado.