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Trabajo Fin de Grado Planificación para la implantación de Sistema de Gestión de la Calidad en el RAAA 74: Definición de Fases y Responsabilidades Autor CAC D. Miguel Ángel Rodríguez Caballero Director/es Director Académico: D. José Joaquín Sancho Val Director Militar: Cap. D. Juan Carlos Sánchez-Garrido Palomo Centro Universitario de la Defensa-Academia General Militar Año 2020 2 AGRADECIMIENTOS Al Doctor Don José Joaquín Sancho Val, director académico, por su especial dedicación y entrega en este proyecto y al Capitán Juan Carlos Sánchez-Garrido Palomo, director militar. Un especial agradecimiento al Capitán Álvaro Carrasco Nogales y al Teniente Israel Alías Perdigones, por toda su ayuda y preocupación durante todas las prácticas. En general a todo el personal UREP III/74, sin los cuales este trabajo no podría haberse realizado. RESUMEN Actualmente todo el mundo sabe de la importancia que posee la calidad en el Ejército de Tierra, sin ella las unidades de fuerza terrestre serían incapaces de ejercer sus cometidos con unas garantías de seguridad y aptitud mínimas. No obstante, dicha función de la calidad debe gestionarse para lograr llegar a su objetivo. Debido a lo expuesto en este proyecto se ha investigado como se implantaría un Sistema de Gestión de la Calidad en la Unidad de Reparaciones III/ 74, San Roque, la cual es encargada de ejercer las funciones logísticas en el Regimiento de Artillería Antiaérea 74 sobre todo lo relacionado del sistema HAWK. Para la realización de este trabajo se va a comenzar dando unas nociones básicas sobre definiciones y principios a día de hoy que plantea la norma ISO 9001:2015 para un SGC; ya que sobre estos se van a desarrollar. Acto seguido se van a describir los objetivos y metodología que se va a seguir en este TFG para su desarrollo; así como el contexto de la unidad donde se ha desarrollado e investigado. Sobre esta última se estudiará además el estado en la actualidad en el que se encuentra respecto a su gestión de la calidad, señalando su respectiva problemática, para así entender mejor su elaboración y en qué aspectos se debe centrar el trabajo a desarrollar. En primer lugar se realizará un estudio sobre los procesos que componen el SGC; esto se compondrá primero de una clasificación de ellos en tipos de procesos, ya que no todos los procesos tienen la misma finalidad dentro del sistema .A continuación, se hará una descripción breve de todos ellos, señalando los elementos de entrada y salida de los que se componen; además se desarrollarán unas fichas técnicas de todos los procesos, en los que se describan todos los ámbitos recalcados en la norma que debe contener un proceso de un SGC. Por último se mostrará como interaccionan dichos procesos en el sistema, señalando los vínculos que existen entre los procesos y sus tipos. Por otro lado, se realizará un procedimiento de implantación del SGC, siendo una de las más importantes partes del presente TFG. Este consistirá en una adaptación al Ciclo Gestor del Tiempo [13], en el cual primeramente se definirán las fases de las que va a consistir dicho procedimiento, proporcionando las tareas y herramientas para su realización. En un segundo lugar se van a proporcionar los recursos de los que se va a disponer para dicha implantación, así como la asignación de estos a las distintas responsabilidades a hacer de cada fase. Acto seguido se estimará la duración de las que se va a componer cada fase y el procedimiento en general; estas duraciones servirán para desarrollar el calendario en el que se va a implantar el SGC, estipulando además la secuenciación que tendrán dichas fases en el calendario. En último lugar, se analizarán los principales riesgos a los que está expuesto dicho procedimiento, proporcionando en su caso medidas para su inmediata respuesta. Por último, se desarrollará unas conclusiones de lo que ha supuesto este proyecto, analizando los puntos claves y la problemática surgida en los distintos apartados que suponen. Además se contará alguna de las líneas futuras y recomendaciones posibles para este trabajo. 4 ABSTRACT Nowadays everyone knows the importance of quality in the Army, withou it; the land force units would be unable to carry their task with mínimum guarantees of safety and suitability.However, this quality function must be managed to achieve its objective. Due to what has been exposed in this Project, it has been investigated how a Quality Management System would be implemented in the Repair Unit III/74, San Roque, which is in charge of exercising the logistic functions in the Anti-Aircraft Artillery Regiment 74 on everyting related to the HAWK system. In order to carry out this work, we will start by giving some basic notions about definitions and principles that the ISO 9001:2015 standard proposes for a SGC, since these will be developed. The following is a description of the objectives and methodology to be followed in this TFG for its development; as well as the context of the unit where it has been developed and researched. On the latter, the current state of its quality management will also be studied, pointing out its respective problems, in order to better understand its elaboration and on which aspects the work to be developed should be focused. Firstly, a study will be carried out on the processes that make up the SGC; this will first consist of a classification of them into process types, as not all processes have the same purpose within the system. Then, a brief description of all of them will be made, pointing out the input and output elements of which they are composed; furthermore, technical sheets will be developed for all the processes, describing all the areas emphasized in the standard that a SGC process must contain. Finally, it will show how these processes interact in the system, pointing out the links that exist between the processes and their types. On the other hand, a procedure for the implementation of the SGC will be carried out, being one of the most important parts of the present TFG. This will consist of an adaptation to the Time Management Cycle [13], in which first the phases of which this procedure will consist will be defined, providing the tasks and tools for its realization. In a second place, the resources that will be available for this implementation will be provided, as well as the allocation of these to the different responsibilities to be made in each phase. The duration of each phase and the procedure in general will then be estimated; these durations will serve to develop the timetable in which the SGC will be implemented, also stipulating the sequencing of these phases in the timetable. Finally, the main risks to which this procedure is exposed shall be analysed, providing, where appropriate, measures for an immediate response. Finally, conclusions will be drawn from this project, analysing the key points and problems that have arisen in the different sections involved. In addition, some of the future lines and possible recommendations for this work will be told. ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 8 1.1 ANTECEDENTES Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ....................................... 8 1.2 OBJETIVOS DEL TRABAJO A REALIZAR ................................................ 9 1.3 METODOLOGÍA Y ALCANCE ............................................................... 9 1.4 LA UNIDAD DE REPARACIONES III/74 ..................................................... 9 2. ESTADO DEL ARTE ..................................................................................... 11 3. PROCESOS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ............................................. 12 3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS ...................................................... 12 3.2 DESCRIPCIÓN BREVE DE LOS PROCESOS ........................................... 13 3.3 DIAGRAMA DE INTERACCIÓN DE PROCESOS ................................... 13 4. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ....................................................................................... 19 4.1 DEFINICIÓN Y SECUENCIACIÓN DE FASES Y TAREAS CORRESPONDIENTES ............................................................................................ 19 4.2 ESTIMACIÓN DE RECURSOS Y ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES. .......................................................................................... 26 4.3 ESTIMACIÓN DE DURACIÓN DE FASES ................................................ 27 4.4 SECUENCIACIÓN DE FASES ..................................................................... 28 4.5 ANÁLISIS DE RIESGOS .............................................................................. 29 5. CONCLUSIONES Y LÍNEAS FUTURAS ..................................................... 31 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................ 32 ANEXOS .................................................................................................................. 33 ANEXO A: FICHAS DE PROCESOS ..................................................................... 33 ANEXO A1: PROCESO DE ABASTECIMIENTO ............................................ 33 ANEXO A2: PROCESO DE MANTENIMIENTO ............................................. 35 ANEXO A3: PROCESO DE GESTIÓN DE INSPECCIÓN ............................... 37 ANEXO A4: PROCESO DE ALMACENAMIENTO ......................................... 39 ANEXO A5: PROCESO DE CONTROL SALIDAS DE NO CONFORMES .... 40 ANEXO A6: PROCESO DE CONTROL DOCUMENTACIÓN ........................ 42 ANEXO A7: PROCESO CONTROL EQUIPOS DE MEDIDA ......................... 44 ANEXO A8: PROCESO GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURAS ..................... 46 ANEXO A9: PROCESO GESTIÓN RECURSOS HUMANOS ......................... 47 ANEXO A10: GESTIÓN QUEJAS Y SATISFACCIÓN DE UCO´S Y PARTES APOYADAS .............................................................................................................. 49 ANEXO A11: PROCESO ACCIÓN CORRECTIVA .......................................... 51 ANEXO A12: PROCESO GESTIÓN RIESGOS Y OPORTUNIDADES .......... 52 ANEXO A13: GESTIÓN COMPRAS ................................................................. 54 6 ANEXO B: ANÁLISIS DE RIESGOS .................................................................... 56 ANEXO C: ENCUESTA REALIZADA .................................................................. 57 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Relaciones de la UREP III/74 en el ET Fuente: [12] ................................................................................................................. 10 Ilustración 2: Organismo de la UREP III/74 en el ET Fuente: [12] ................................................................................................................. 11 Ilustración 3: Diagrama General de los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad Fuente: Elaboración Propia ....................................................................................... 17 Ilustración 4: Diagrama de Interacción de los Procesos Operativos Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 18 Ilustración 5: Ciclo de Gestión del Tiempo Fuente:[13] .................................................................................................................. 19 Ilustración 6: Secuencia de Fases de la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 20 Ilustración 7: Decisión de los Procesos Leves o Graves Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 21 Ilustración 8: Pirámide de Priorización Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 25 Ilustración 9: Diagrama de Gantt Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 29 Ilustración 11 : Análisis de Riesgos Fuente: Elaboración Propia ....................................................................................... 56 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad Fuente: Elaboración Propia ....................................................................................... 16 Tabla 2: Creación de los Indicadores de Eficacia Fuente: Elaboración Propia .......................................................................................... 23 Tabla 3: Matriz de Control de Procesos Fuente: Elaboración Propia ......... 24 Tabla 4: Asignación de responsabilidades en Fase 1 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 26 Tabla 5: Asignación de responsabilidades en Fase 2 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 26 Tabla 6: Asignación de responsabilidades en Fase 3 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 27 Tabla 7: Análisis de PERT parte 1 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 27 Tabla 8: Análisis de PERT parte 2 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 28 Tabla 9: Análisis de PERT parte 3 Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 28 Tabla 10: Precedente al Diagrama de Gantt Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 29 Tabla 11: Matriz riesgos proyecto PRE-medidas Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 30 Tabla 12: Matriz riesgos proyecto POST-medidas Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 30 Tabla 13: Modelo de Encuesta Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 57 Tabla 14: Solución Encuesta Fuente: Elaboración Propia ........................................................................................... 59 LISTA DE ABREVIATURAS AD Air Defense , Defensa Aérea A/G Apoyo General CIPT Cuerpo de Ingenieros Politécnicos DIFUNLOG Dirección de Integración de Funciones Logísticas GAAA Grupo de Artillería Antiaérea HAWK Homing all the way killer ISO International Organization for Standardization, Organización Internacional para la Estandarización JAEMALE Jefatura de Asuntos Económicos MAAA Mando de Artillería Antiaérea MALE Mando de Apoyo Logístico del Ejército NC No Conformidad OAE Órgano de Alta Especialización PLM Plana Mayor RAAA Regimiento de Artillería Antiaérea SGC Sistema de Gestión de la Calidad SIGLE Sistema Integrado de Gestión Logística del Ejército SUABTO Subsistemas de Abastecimiento SUBMANTO Subsistemas de Mantenimiento UAD Unidad de Apoyo Directo UCO Unidad, Centro y Organismo UREP Unidad de Reparaciones 8 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES Y ÁMBITO DE APLICACIÓN En primer lugar se van a dar unas trazadas fundamentales sobre la norma ISO 9001:2015, para entender porqué se ha adoptado un Sistema de Gestión de la Calidad y todos los beneficios que tiene su implantación. ISO se define como [4] “Una federación mundial de organismos nacionales de normalización”. Esta federación se encarga de la creación de estándares internacionales; entre ellos el que regula la adopción de SGC es la norma ISO 9001 y su última versión la del año 2015. Dicha norma promueve adoptar un SGC el cual supone [4] “una decisión estratégica para una organización que le puede ayudar a mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible”. Para llegar a ello, esta norma nos habla de un enfoque del sistema a procesos, en el que interaccionen entre sí para dar los mejores resultados de seguridad y calidad a los productos. Otra de las ideas que plantea es el ciclo (PHVA); Planificar, Hacer, Verificar y Actuar; el cual tiene como función principal la continua mejora del sistema, gestionando nuevas oportunidades y planes de mejora que salgan de analizar los errores y problemas que vayan ocurriendo a lo largo de la implementación de dicho sistema. Otro de sus argumentos es la planificación basada en riesgos, pues esto supone tener un plan de contingencia para toda problemática que vaya apareciendo y que pueda suponer alejarse de los objetivos marcados. Especificando más, [11] la implantación de un SGC es un factor en la unidad que no solo supondría una buena relación con el cliente sino también un gran prestigio para ella, lo que supone a largo plazo que más y más clientes busquen a la unidad para realizar labores comerciales. Además garantiza un aumento en la eficacia y eficiencia del sistema, aumentando la productividad de este, utilizando los mínimos recursos posibles para ejercer sus funciones. En su ámbito de aplicación, un SGC es algo no sólo aplicable en el Ejército para una OAE como es la UREP III/74, sino que también se aplica al ámbito civil. En dicho ámbito se realiza más frecuentemente en las empresas; puesto que la gestión de la calidad es algo de lo que se tiene que preocupar cualquier organismo para garantizar una cierta fiabilidad de la calidad y seguridad de sus productos ; de aquí que la finalidad de este trabajo no sea meramente de aplicación militar destacando más si cabe la importancia de este. Ahora que se han mencionado las ideas principales que plantea la norma sobre un SGC y todo lo que implica, se puede deducir porqué se debe implantar un SGC en una unidad de tanta dimensión como la Unidad de Reparaciones; ya que el disponer de él marca la diferencia con otras unidades al disponer de las garantías mencionadas anteriormente en sus actividades certificada con una norma de estandarización internacional como la ISO 9001:2015. 1.2 OBJETIVOS DEL TRABAJO A REALIZAR El objetivo primordial del trabajo, como ya se especifica en el título se basa en planificar como se podría implantar un SGC, definiendo para ello las fases de las que va a constar dicha implantación y dando una serie de responsabilidades de las que se deben encargar para realizarlas. Para cumplir con la misión principal se va a dividir el trabajo en más objetivos para lograr alcanzarla, estos se basan en: • Investigación de la adaptación del SGC a los principios planteados en la ISO 9001:2015. • Estudio de los procesos de la calidad y como interaccionan entre ellos; los cuales van componer el SGC. • Planificación de los pasos a realizar para conseguir la implantación de un SGC. • Estudio de los riesgos a los que podría estar expuesto el SGC una vez implantado. 1.3 METODOLOGÍA Y ALCANCE En este apartado se va hablar de los métodos con los que se va a realizar todos los objetivos del apartado anterior para cumplir con la misión principal y posteriormente el alcance que este SGC podría tener. En primer lugar para cumplimentar los principios que plantea la ISO 9001:2015 se comenzará con un enfoque adaptado a los procesos, los cuales se clasificarán en varios tipos adoptando la idea del ciclo PHVA, dando por lo cual al sistema como se mencionó anteriormente una mejoría continua. En segundo lugar, se realizará una descripción de los procesos de la calidad en los que va a consistir el SGC, mostrando las entradas y salidas de elementos de cada proceso. Para exponer los vínculos que tienen los procesos entre sí se ha realizado un diagrama de interacción de procesos. Por otro lado, para planificar los pasos que se deben realizar para implantar un SGC, se ha tomado como base la Gestión del Tiempo para la realización de proyectos impartida en la asignatura Oficina de Proyectos [13]. En último lugar se estudiarán los riesgos en los que podría verse envuelto la implantación del sistema mediante una herramienta de Análisis de Riesgos [14]. Para comentar el alcance que podría tener la implantación de este SGC a lo largo del tiempo, debemos pensar en que todo lo planificado pueda verse alterado en un futuro según la validez que tenga la norma sobre la que se ha realizado, en este caso la ISO 9001:2015.Es decir, si dicha norma evolucionara a una nueva edición en la que dictase algo totalmente nuevo a lo expuesto en esta, supondría que el SGC estaría desactualizado respecto a la nueva norma; que no es equivalente a que el sistema dejara de funcionar correctamente. Debemos pensar que con el tiempo se desarrollan nuevas metodologías que hacen que los sistemas evolucionen, por lo cual todo SGC de alta cualificación como es el de una unidad de tanta relevancia como la UREP III/74, deberá tener la última actualización disponible. 1.4 LA UNIDAD DE REPARACIONES III/74 La Unidad de Reparaciones III/74 , ubicada en San Roque (Cádiz), depende orgánicamente del [6] RAAA 74.Este es uno de los Regimientos que compone el Mando de Artillería Antiaérea (MAAA), la cual es el mando de Artillería encargada en todo lo que supone la Defensa Aérea(AD). 16 Gestión Recursos Humanos [4] Apoyo El principal objetivo es el de determinar el personal competente para realizar las actividades del sistema de la calidad y dándoles conciencia de la política y objetivo de la calidad. • Requisitos en la competencia necesaria del personal ,toma de conciencia sobre el sistema de la calidad ; comunicación interna y externa • Requisitos legales y reglamentarios necesarios. • Personal competente y concienciado en las actividades del sistema de gestión de la calidad Gestión Quejas y Satisfacción UCO o partes apoyadas [4] Mejora En dicho proceso se gestionan todas las quejas y agradecimientos por parte de la UCO o parte apoyada; encargándose también de la atención y el trato a estos últimos. En definitivas cuentas, se persigue que se mantengan unos criterios de actuación en el momento de atender una reclamación sobre los productos suministrados. • Quejas • Agradecimientos • Quejas y agradecimientos correctamente tratados Acción Correctiva [4] Mejora Tiene como objeto el actuar y analizar las no conformidades problemas , adoptando las acciones correctivas pertinentes para evitar su repetición • No conformidades • Acciones correctivas sobre las no conformidades Gestión de Riesgos y Oportunidades [3] Estratégico Su principal objetivo es el de analizar todos los posibles Riesgos y Oportunidades que se le presente al SGC, decidiendo en su caso la vía de acción a tomar. • Riesgos a analizar • Oportunidades a analizar • Riesgos tratados • Oportunidades tratados Gestión Compras [5] Estratégico El proceso pretende establecer las medidas, controles y documentos que aseguren que la compra de materiales que guardan relación con la calidad de los productos a suministrar se ajusten a las necesidades y a los requisitos especificados por la UREP y sus clientes. • Necesidad de compra • Realización de órdenes de compra Tabla 1: Procesos del Sistema de Gestión de la Calidad Fuente: Elaboración Propia Ilustración 3: Diagrama General de los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad Fuente: Elaboración Propia 18 Ilustración 4: Diagrama de Interacción de los Procesos Operativos Fuente: Elaboración Propia 4. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Una vez se ha realizado el trabajo de una profunda investigación del funcionamiento de la unidad, de cada uno de los procesos que componen el sistema de gestión de la calidad y de cómo interaccionan entre ellos (ver ANEXO A); se va a proceder a realizar uno de los objetivos más importantes del trabajo. Este objetivo se basa en un procedimiento que sea encargado de controlar que el SGC se está implementando correctamente. Con ello no se busca que realice una tarea propia añadida al sistema, sino una que interaccione con todos los procesos, recogiendo en su caso la información necesaria de cada uno de ellos para así realizar su función principal, gestionando esa información para que el SGC se actualice constantemente y siga así una continua mejora. El procedimiento a seguir para dicha implantación seguirá los pasos que se nos muestra en la herramienta para gestionar el tiempo de la implantación de cualquier proyecto, Ilustración 5, la cual junto a un análisis de riesgo del procedimiento final supondrán los apartados que se va a seguir para lograr nuestro objetivo. Ilustración 5: Ciclo de Gestión del Tiempo Fuente:[13] 4.1 DEFINICIÓN Y SECUENCIACIÓN DE FASES Y TAREAS CORRESPONDIENTES En este primer apartado se incluyen todas las fases y sus tareas correspondientes de las que va a constar el estudio de nuestro procedimiento de implantación. Además se incluye la secuenciación de ellas, basadas en el estudio por parte del autor de la finalidad que se quiere conseguir sobre todos los procesos y en general sobre el SGC, para que se logre que la implantación sea correcta y conforme un paso más para su certificación. 20 En primer lugar, se va a revisar que todos los procesos que componen el SGC cumplan con todos los registros de la calidad especificados en el Anexo A, junto a los pasos específicos de cada proceso. Una vez registrados los procesos, se va a proceder a seguir un control de su estado, diseñando una herramienta que nos proporcione poder controlar el sistema a lo largo del tiempo, cumpliendo así otro aspecto fundamental que se nos habla en la norma [11]“El control y la medición continuos proporcionan evidencia de la efectividad de los procesos y pueden demostrar la efectividad de decisiones y acciones anteriores”. Por último, se va a confeccionar la forma con la que poder dar salida a los problemas anteriormente encontrados. La secuencia de estas fases se puede ver en la Ilustración 6. Ilustración 6: Secuencia de Fases de la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad Fuente: Elaboración Propia FASE 1: REVISIÓN PROCESOS DEL SGC 1.1 Registro de los Procesos No Conformes El equipo encargado de dicha tarea se encargará de realizar un registro de todos los procesos de gestión de la calidad que componen el SGC, para ello realizaran una lista de chequeo en el que revisaran exhaustivamente que se cumplan uno por uno todos los registros de la calidad y desviaciones metódicas de los que se componen los procesos correspondientes.(Ver Anexo A). A la hora de realizar dichos registros si se produce alguna falta, este proceso se categorizará de NO CONFORME; sin embargo dicha no conformidad se va a clasificar de dos formas distintas: • LEVE: Será reconocido como leve cuando dicho requisito incumplido sea: - Un requisito que no impide que se cumpla el requisito general del que deriva. - Incumplido de manera esporádica o puntual, no permaneciendo en el proceso generalmente. -Uno que no atente contra la seguridad o calidad final del producto. • GRAVE: Una no conformidad será reconocida como grave cuando: -Suceda un incumplimiento total del requisito general. -Se acumulen 5 o más no conformidades leves. -Su incumplimiento tenga consecuencias en la seguridad o calidad final del producto. Dicho proceso de decisión sobre las no conformidades se puede ver en la Ilustración 7. 1.REVISIÓN PROCESOS DEL SGC 2.CONTROL MEJORA DE LOS PROCESOS 3.ADMINISTRACIÓN DE ACCIÓN CORRECTIVA Ilustración 7: Decisión de los Procesos Leves o Graves Fuente: Elaboración Propia FASE 2: CONTROL MEJORA DE LOS PROCESOS En esta fase se busca mostrar el progreso del SGC, lo cual nos dará una información objetiva de que como está funcionando dicho sistema en general. Por otro lado, también nos mostrará los errores en diferentes ámbitos que se están cometiendo y así enviar dicha información al proceso cualificado para tratar dicha información. 22 Creación de los indicadores de eficacia Los indicadores de eficacia nos muestran en cada proceso el estado en que se están realizando sus funciones, evaluando en ese momento como se encuentra dicho proceso. Esta información es muy útil para medir la progresión de dicho proceso ya que comparándola con valores anteriores de ese mismo indicador podemos lograr saber si ese proceso está mejorando o por el contario está empeorando su nivel; lo cual puede ser algo que a largo plazo pueda poner en riesgo el SGC en general. En esta actividad se va a proceder a confeccionar los indicadores de los procesos que van a dar lugar las funciones anteriormente descritas; para ello se ha realizado la siguiente tabla: PROCESO INDICADOR DE EFICACIA DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR Abastecimiento TI: Tiempo de Inicio TI: Tiempo desde la Petición de Abastecimiento hasta la Orden de Suministro. Se mide en días. TP: Tiempo de Preparación TP: Tiempo desde la Orden de Suministro hasta la notificación de envío. También en días. Mantenimiento Retraso Retraso: Tiempo de diferencia entre el planificado en la Orden de Trabajo y el tiempo que de verdad se ha dedicado finalmente a ello. Se mide en días DR: Desviación Recursos DR: Diferencia entre los recursos materiales o de personal planeados y los que realmente han sido necesitados. Se mide en cantidad de material o personal. Gestión de Inspección NI: No identificados NI: Número de productos no conformes que no han sido identificados por el proceso, entre número de productos no conformes totales. Se mide en % Almacenamiento CUI: Control de ubicación e identificación CUI: Número de artículos o materiales no ubicados o identificados correctamente respecto al total de artículos. Dichos artículos mal ubicados o identificados son sacados de las revistas eventuales que tiene el almacén. Se mide en % Control Salidas de No Conformes SNC: Salidas no conformes SNC: Número de salidas no conformes por el proceso por tiempo(en meses) Control Documentación DC: Documentos controlados DC: Número de documentos controlados correctamente respecto al número total de documentos. Se mide en % Control Equipos de Medida EMC: Equipos de medida calibrados. EMC: Relación entre equipos de medida calibrados internamente por un patrón respecto al número de equipos de medida. Se mide en %. Gestión Infraestructuras IC: Infraestructuras controladas IC: Número de infraestructuras controladas respecto al número total de infraestructuras. Se mide en % Gestión Recursos Humanos PNC: Personal no competente PNC: Número de personal encargado en labores de calidad no competentes en dichas tareas respecto al número total del personal. Se mide en % Gestión Quejas y Satisfacción UCO o partes apoyadas Agradecimientos Número de agradecimientos por tiempo(en meses). Quejas Número de quejas por tiempo(en meses). Acción Correctiva NC: No corregidos NC: Relación entre las no conformidades no posibles por el proceso de corregir entre las no conformidades sí corregidas. Se mide en % Gestión Compras TC: Tiempo de compra TC: Tiempo que pasa desde que se gestiona la compra de un producto hasta que se genera su expediente de compra, es decir es comprado. Se mide en días. Gestión Riesgos y Oportunidades Riesgos Número de Riesgos por unidad de tiempo. Se mide en Riesgos/mes Oportunidades Número de Oportunidades por unidad de tiempo. Se mide en Oportunidades/mes Tabla 2: Creación de los Indicadores de Eficacia Fuente: Elaboración Propia 2.1 MATRIZ DE CONTROL DE LOS PROCESOS La actividad a realizar de dicha fase pretende conseguir la manera de dirigir una mejora progresiva en cada uno de los procesos que componen el SGC. Los indicadores de eficacia van a componer el sujeto de estudio para la realización de esta actividad; su medición se realizará evaluando los valores a medir en cada proceso. Para realizar dicha tarea se utilizará una matriz, cuyo diseño está recogido en la Tabla 3, la cual nos muestra un ejemplo del modelo de diseño de como se dispondría a analizar el estado de cada proceso. La tarea fundamental de dicha tabla será la de recoger en un historial los valores del indicador y poder compararlo con el valor actual; de manera que proporcione un valor positivo o negativo como resultado, en función de si ese proceso está mejorando o empeorando en su caso, señalándolo de manera visual( en la columna de “Estado”, con una flecha hacia arriba si está mejorando y con una hacia abajo si está empeorando).En el caso de que la mejoría no sea proporcional al aumento del valor, también estará indicado en una columna(en la columna “Proporcional/Inv.Proporcional”),de tal manera que se adapte así el estado final. 24 PROCESO INDICADOR PROPORCIONAL/ INV. PROPORCIONAL FECHA VALOR FECHA ACTUALIZADA VALOR ACTUALIZADO ∆VALOR ESTADO Abastecimiento TI Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 15 días XX´/YY´/ZZZZ´ 13 días -2 días ↑ TP Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 5 días XX´/YY´/ZZZZ´ 6 días 1 día ↓ Mantenimiento Retraso Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 3 días XX´/YY´/ZZZZ´ 5 días 2 días ↓ DR Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 10 operarios XX´/YY´/ZZZZ´ 9 operarios -1 ↑ Gestión de Inspección NI Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 5% XX´/YY´/ZZZZ´ 4,7% -0,3% ↑ Almacenamiento CUI Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 9% XX´/YY´/ZZZZ´ 9,4% +0,4% ↓ Control Salidas de No Conformes SNC Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 22 NC/mes XX´/YY´/ZZZZ´ 20 NC/mes -2 ↑ Control Documentación DC Proporcional XX/YY/ZZZZ 65% XX´/YY´/ZZZZ´ 61% -4% ↓ Control Equipos de Medida EMC Proporcional XX/YY/ZZZZ 78% XX´/YY´/ZZZZ´ 78,9% +0,9% ↑ Gestión Infraestructuras IC Proporcional XX/YY/ZZZZ 37% XX´/YY´/ZZZZ´ 44% +7% ↑ Gestión Recursos Humanos PNC Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 12% XX´/YY´/ZZZZ´ 14% +2% ↓ Gestión Quejas y Satisfacción UCO o partes apoyadas Quejas Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 6 quej./mes XX´/YY´/ZZZZ´ 4 quej./mes -2 ↑ Agradecimientos Proporcional XX/YY/ZZZZ 13 agr./mes XX´/YY´/ZZZZ´ 16 agr./mes +3 ↑ Acción Correctiva NC Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 3,9% XX´/YY´/ZZZZ´ 3,8% -0,1% ↑ Gestión Riesgos y Oportunidades Riesgos Inv. Proporcional XX/YY/ZZZZ 5 riesg./mes XX´/YY´/ZZZZ´ 3 riesg./mes -2 ↑ Oportunidades Proporcional XX/YY/ZZZZ 4 oport./mes XX´/YY´/ZZZZ´ 6 oport./mes +2 ↑ Tabla 3: Matriz de Control de Procesos Fuente: Elaboración Propia FASE 3: ADMINISTRACIÓN DE ACCIÓN CORRECTIVA El objetivo buscado en esta fase es el de gestionar todos los problemas encontrados en el SGC y las fases anteriores para centralizarlos en esta única fase y tener un control de ellos. Estos no pueden tener el mismo orden de prioridad a la hora de ser tratados en , debido a que algunos tienen unas consecuencias muchísimo mayores para el correcto funcionamiento del SGC que otras; por ello con la siguiente actividad se pretende dar una vía de salida para priorizarlos. A continuación, una vez ya priorizados serán enviados al Proceso de “Acciones Correctivas”, para que allí sean tratadas debidamente. 3.1 Prioridades de las No Conformidades Como se ha comentado anteriormente, en esta tarea se van a ordenar todos ellos según lo perjudicial que sean para el sistema. En primer lugar, nos encontramos con las no conformidades en los procesos. Estas se clasifican en graves o leves como ya mencionamos en la Fase 1; siendo los graves los que impiden que dicho proceso funcione correctamente y los leves los que a priori no limita a que un proceso desempeñe su papel, pero sí que a largo plazo tenga consecuencias. Debido a ello, los graves se calificarán como los de máxima prioridad, ya que a través de ese proceso son muchos los productos que pasan para ser tratados; resultando no conformes la mayoría de ellos si ese proceso no funciona. En cuanto a los leves obtendrán un puesto bajo en la tabla, por lo anteriormente mencionado. En segundo lugar, tenemos a los productos, los cuales su seguridad, calidad y correcta entrega a su destinatario son el objetivo final de todo el sistema. Las no conformidades de dichos productos se extraen directamente de los procesos del sistema encargados de encontrarlas y controlarlas. Ocuparán un puesto medio de prioridad, ya que aunque son el objetivo final de todo este entramado, la no conformidad de una no influye en las del resto. Por último, están los procesos en estado “↓” que sacamos de la fase anterior. El estado de estos procesos al igual que las no conformidades leves no influyen directamente y a corto plazo en el correcto funcionamiento del SGC, sin embargo nos muestra como la eficacia de un proceso está bajando, lo que significa que el rendimiento de este no está siendo el adecuado, pudiendo suponer a largo plazo un peligro para el sistema. Como ya hemos mencionado anteriormente, las no conformidades leves también suponen un peligro a largo plazo para el sistema; sin embargo dichas no conformidades no suponen directamente que un proceso no logre buenos resultados. Debido a lo expuesto, los procesos con no conformidades leves ocuparán el último puesto en nuestra pirámide de priorización . Todo lo expuesto anteriormente se muestra en una pirámide de prioridades, Ilustración 8, la cual será la herramienta con la que el encargado de esta tarea ordenará todos estos problemas para como ya se ha mencionado inyectarlos directamente en el proceso de “Acción Correctiva”. Ilustración 8: Pirámide de Priorización Fuente: Elaboración Propia 32 6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS [1] Acero, R., Sancho, J., Torralba, M., & Pastor, J. (2012). Tema 8:Sistema de Gestión de la Calidad. En Ingeniería de la Calidad (pp. 19-27). Centro Universitario de la Defensa. [2] AENOR. (2003). ISO 10012:2003. Ejército de Tierra. [3] AENOR. (2010). UNE-ISO 31000:2010 Gestión de riesgos. Principios y directrices. AENOR. [4] AENOR. (2015, 15 diciembre). Sistemas de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2015). AENOR. [5] MINISDEF. (2012a). Instrucción General 07/12 EME del Sistema de Administración Económica. Ejército de Tierra. [6] MINISDEF. (2012b). Regimiento de Artillería Antiaérea No 74. Ejército de Tierra. https://ejercito.defensa.gob.es/gl/unidades/Sevilla/raaa74/index.html [7] MINISDEF. (2013a). NG 01/13 “Subsistema de Abastecimiento”. Ejercito de Tierra. [8] MINISDEF. (2013b). NG 03/13 “Subsistema de Mantenimiento”. Ejército de Tierra. [9] MINISDEF. (2015). IT 07/09 Procedimientos para la gestión de los almacenes del ET. Ejército de Tierra. [10] MINISDEF. (2020). MALE - Apoyo a la Fuerza. Ejército de Tierra. https://ejercito.defensa.gob.es/estructura/2020/apoyo_fuerza.html [11] Payne, L. (s. f.). ISO 9001:2015 Guía de Implantación para la Gestión de la Calidad. NQA. [12] Sánchez-Garrido Palomo, J. C. (s. f.). Manual de la Calidad (1.a ed., Vol. 1). UREP III/74. [13] Sancho, J. (2012a). Tema 4: Gestión del Tiempo. En Oficina de Proyectos (pp. 5-53). Centro Universitario de la Defensa. [14] Sancho, J. (2012b). Tema 5: Gestión de los Riesgos. En Oficina de Proyectos (pp. 518). Centro Universitario de la Defensa. ANEXOS ANEXO A: FICHAS DE PROCESOS ANEXO A1: PROCESO DE ABASTECIMIENTO 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Abastecimiento Subteniente Jefe Sección Abastecimiento 3.Objetivo Esperado Principal Realización de los procedimientos necesarios para realizar el suministro a las UCO´s apoyadas, a la misma UREP y empresas civiles. Su principal modo de actuación es el de transformar la Petición de Abastecimiento en Orden de Suministros, tramitadas Via SIGLE. 4.Indicadores de Eficacia Tiempo de Inicio(TI) Tiempo desde la Petición de Abastecimiento hasta Orden de Suministros. Se mide en días. Tiempo de Preparación(TP) Tiempo desde la Orden de Suministro hasta la notificación de envío. 34 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • P325(Peticiones de Abastecimiento) Proveedor • Empresas civiles • La propia UREP Salidas • Entrega material clases II,III,VII y IX a empresas civiles • Abastecimiento a UCO cliente • Abastecimiento talleres propios Cliente • UCO cliente • La propia UREP • Empresas civiles 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 8.1 Planificación y control operacional: conservar la información documentada en la extensión necesaria para: 1) Tener confianza en que los procesos se han llevado o cabo según lo planificado. 2) Demostrar lo conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. • 8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios • 8.5.2 Identificación y trazabilidad: La información documentada necesaria para permitir la trazabilidad • 8.5.4 Preservación • 8.5.6 Control de los cambios: Los resultados de la revisión de los cambios, los personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión 7.Recursos Materiales Personal Contenedores,cajas,paletizado,bidones Sección Abastecimiento 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • NG 01/13 “Subsistema de Abastecimiento”. ANEXO A2: PROCESO DE MANTENIMIENTO 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Mantenimiento Teniente Jefe Sección Mantenimiento 3.Objetivo Esperado Principal .Su funcionamiento se basa en la transformación de P00(Peticiones de Mantenimiento) a Órdenes de Trabajo, reflejando en estas últimas las tareas de reparación a realizar y dando como resultado esas reparaciones. 4.Indicadores de Eficacia Retrasos Tiempo de diferencia entre el planificado en la Orden de Trabajo y el tiempo que de verdad se ha dedicado finalmente a ello. Se mide en días DR: Desviación Recursos Diferencia entre los recursos materiales o de personal planeados y los que realmente han sido necesitados. Se mide en cantidad de material o personal. 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • P00 36 Proveedor • Empresas civiles • La propia UREP Salidas • Reparaciones Cliente • UCO cliente • Talleres propios • Empresas civiles 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 8.1 Planificación y control operacional: conservar la información documentada en la extensión necesaria para: 1) Tener confianza en que los procesos se han llevado o cabo según lo planificado. 2) Demostrar lo conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. • 8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios • 8.5.2 Identificación y trazabilidad: La información documentada necesaria para permitir la trazabilidad • 8.5.4 Preservación • 8.5.6 Control de los cambios: Los resultados de la revisión de los cambios, los personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión • 8.6 Liberación de los productos y servicios: 1) Evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. 2) Trazabilidad a las personas que han autorizado la liberación 7.Recursos Materiales Personal • Naves/edificios de talleres • Puentes grúa • Carretillas elevadoras • Compresores • Herramental específico del maratial a mantener. • Bancos de prueba Sección Mantenimiento 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • Manuales técnicos de mantenimiento • NG 03/13 “Subsistema de Mantenimiento”. ANEXO A3: PROCESO DE GESTIÓN DE INSPECCIÓN 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Proceso Gestión de Inspección Teniente Jefe Sección Mantenimiento 3.Objetivo Esperado Principal Su principal función es la de inspeccionar los productos, repuestos, materiales y componentes; en la entrada entregados por los proveedores, durante su mantenimiento y finalmente antes de ser tratados para entregarse. Todo esto se realiza comprobando si cumplen los requisitos establecidos en su PPT. 4.Indicadores de Eficacia NI: No identificados Número de productos no conformes que no han sido identificados por el proceso, entre número de productos no conformes totales. Se mide en % 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Repuestos adquiridos o reparados por el proveedor • Normas de inspección con las características de componentes a inspeccionar • Repuestos reparados por mantenimiento y pendientes de una inspección final 38 Proveedor • Empresas civiles • La propia UREP Salidas • Artículos, componentes o material conformes/no conformes pendientes de ser tratados para entregarse o no, según el caso • Registro de las inspecciones del mantenimiento realizado Cliente • UCO apoyada • La propia UREP • Empresas civiles 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos. • 4.4.2 b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. • 8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente: Criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones. • 8.6 Liberación de los productos y servicios: a) Evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. b) Trazabilidad a las personas que han autorizado la liberación 7.Recursos Materiales Personal Ninguno 12 Inspectores de la Calidad 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • IT 07/09: Procedimientos para la gestión de los almacenes del ET (febrero 2015) ANEXO A4: PROCESO DE ALMACENAMIENTO 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Almacenamiento Subteniente Jefe Sección Abastecimiento 3.Objetivo Esperado Principal Tiene como misión controlar la entrada y el almacenamiento del material asegurando que se encuentran en perfectas condiciones de uso y ubicándolas debidamente, todo ello tramitado correctamente vía SIGLE. 4.Indicadores de Eficacia CUI: Control de ubicación e identificación CUI: Número de artículos o materiales no ubicados o identificados correctamente respecto al total de artículos. Dichos artículos mal ubicados o identificados son sacados de las revistas eventuales que tiene el almacén. Se mide en % 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Artículos o material listo para almacenarse entregado por los proveedores Proveedor • Empresas civiles • Unidades suministradoras del SALE 40 Salidas • Artículos o material identificado y ubicados correctamente Cliente • La propia UREP 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos. • 4.4.2 b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. • 8.5 Producción y provisión del servicio • 8.5.4 Preservación 7.Recursos Materiales Personal • Zona de recepción • Nave de almacenes • Estanterías • Contenedores • Carretillas Equipo Almacenamiento: 8 Operarios de Almacén,3 Operarios para Carretillas y 3 Operarios del SIGLE 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • IT 07/09: Procedimientos para la gestión de los almacenes del ET (febrero 2015) ANEXO A5: PROCESO DE CONTROL SALIDAS DE NO CONFORMES 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Control Salidas de No Conformes Subteniente 3.Objetivo Esperado Principal Su principal función es la de evitar que los productos no conformes se entreguen, tratándolos y realizando su informe para las medidas correctivas oportunas. 4.Indicadores de Eficacia SNC: Salidas no conformes Número de salidas no conformes por el proceso por tiempo(en meses) 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Repuestos, productos o materiales no conformes detectados en su entrada, en los almacenes o en los propios talleres. • Productos o materiales no posibles de identificar o desconocidos. Proveedor • Empresas civiles • La propia UREP Salidas • Productos o materiales no conformes identificados y correctamente tratados. • Acciones de contingencia para evitar la salida o entrega de esos productos no conformes, al igual que el informe de ellos para sus acciones correctivas correspondientes. Cliente • La propia UREP 48 2.Responsable del Proceso Responsable Proceso Gestión Recursos Humanos Subteniente 3.Objetivo Esperado Principal El principal objetivo es el de determinar el personal competente para realizar las actividades del sistema de la calidad y dándoles conciencia de la política y objetivo de la calidad. 4.Indicadores de Eficacia PNC: Personal no competente Número de personal encargados en labores de calidad no competentes en dichas tareas respecto al número total del personal. Se mide en % 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Requisitos en la competencia necesaria del personal ,toma de conciencia sobre el sistema de la calidad ; comunicación interna y externa • Requisitos legales y reglamentarios necesarios para realizar las actividades de la calidad Proveedor • La propia UREP Salidas • Personal competente y concienciado en las actividades del sistema de gestión de la calidad Cliente • La propia UREP 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 7.1.2 Personas • 7.2 Competencia • 7.3 Toma de conciencia 7.Recursos Materiales Personal Ninguno Equipo Gestión Recursos Humanos S-1 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 ANEXO A10: GESTIÓN QUEJAS Y SATISFACCIÓN DE UCO´S Y PARTES APOYADAS 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Proceso Gestión Quejas y Satisfacción de UCO´s y partes apoyadas Subteniente 3.Objetivo Esperado Principal En dicho proceso se gestionan todas las quejas y agradecimientos por parte de la UCO o parte apoyada; encargándose también de la atención y el trato a estos últimos. En definitivas cuentas, se persigue que se mantengan unos criterios de actuación en el momento de atender una reclamación sobre los productos suministrados. 50 4.Indicadores de Eficacia Agradecimientos Número de agradecimientos por tiempo(en meses). Quejas Número de quejas por tiempo(en meses). 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Quejas • Agradecimientos Proveedor • UCO´s y partes apoyadas Salidas • Quejas y agradecimientos tratados Cliente • La propia UREP 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 5.1.2 Enfoque al cliente • 8.2.1 Comunicación con la UCO apoyada • 8.5.5 Actividades posteriores a la entrega 7.Recursos Materiales Personal Ninguno Equipo Gestión Quejas y Satisfacción 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 ANEXO A11: PROCESO ACCIÓN CORRECTIVA 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Acción correctiva Teniente 3.Objetivo Esperado Principal Tiene como objeto el actuar y analizar las no conformidades, adoptando las acciones correctivas pertinentes para evitar su repetición. 4.Indicadores de Eficacia NC: No corregidos NC: Relación entre las no conformidades no posibles por el proceso de corregir entre las no conformidades sí corregidas. Se mide en % 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • No conformidades • Problemas encontrados en el SGC Proveedor • UCO´s apoyadas • La propia UR • Empresas civiles 52 Salidas • Acciones correctivas sobre las no conformidades y problemas del SGC Cliente • La propia UR 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO 9001 • 10.2 No conformidad y acción correctiva. Registrar la evidencia de: a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción posterior tomada. b) Los resultados de cualquier acción correctiva 7.Recursos Materiales Personal Ninguno Equipo Acciones Correctivas 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 ANEXO A12: PROCESO GESTIÓN RIESGOS Y OPORTUNIDADES 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Gestión Riesgos y Oportunidades Teniente 3.Objetivo Esperado Principal Su principal objetivo es el de analizar todos los posibles Riesgos y Oportunidades que se le presente al SGC, decidiendo en su caso la vía de acción a tomar. 4.Indicadores de Eficacia Nº Riesgos Son los riesgos tratados por el proceso por unidad de tiempo. Se mide en riesgos/ mes. Nº Oportunidades Son los riesgos tratados por el proceso por unidad de tiempo. Se mide en riesgos/ mes. 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Riesgos a analizar • Oportunidades a analizar Proveedor La propia UREP Salidas • Riesgos tratados • Oportunidades tratadas Cliente La propia UREP 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO • 4.4 Sistema de gestión de la calidad y sus procesos. • 4.4.2 b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. • 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades 7.Recursos Materiales Personal Ninguno Equipo de Gestión de Riesgos y Oportunidades 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • ISO 31000:2010 54 ANEXO A13: GESTIÓN COMPRAS 1.Diagrama de Flujo Entradas/Salidas 2.Responsable del Proceso Responsable Gestión Compras Teniente 3.Objetivo Esperado Principal El proceso pretende establecer las medidas, controles y documentos que aseguren que la compra de materiales que guardan relación con la calidad de los productos a suministrar se ajusten a las necesidades y a los requisitos especificados por la UREP y sus clientes. 4.Indicadores de Eficacia TC: Tiempo de compra TC: Tiempo que pasa desde que se gestiona la compra de un producto hasta que se genera su expediente de compra, es decir es comprado. Se mide en días. 5.Fuentes y Partes Implicadas Entradas • Necesidades de Compra Proveedor • La propia UREP Salidas • Órdenes de compra realizadas Cliente • La propia UREP 6.Registros de la Calidad Requisitos ISO • 8.1 Planificación y control operacional: conservar la información documentada en la extensión necesaria para: 1) Tener confianza en que los procesos se han llevado o cabo según lo planificado. 2) Demostrar lo conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. • 8.5.2 Identificación y trazabilidad: La información documentada necesaria para permitir la trazabilidad • 8.5.6 Control de los cambios: Los resultados de la revisión de los cambios, los personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión 7.Recursos Materiales Personal Ninguno Equipo de Gestión Compras 8.Documentación de referencia Documentación • ISO 9001:2015 • IG 07/12 56 ANEXO B: ANÁLISIS DE RIESGOS Ilustración 10 : Análisis de Riesgos Fuente: Elaboración Propia ANEXO C: ENCUESTA REALIZADA Se ha desarrollado un modelo de encuesta a 10 de los expertos de las dependencias de la UREP III/74 sobre la implantación del SGC que se va a desarrollar. El modelo de encuesta es el siguiente: PREGUNTAS RESPUESTAS POSIBLES 1. ¿Ve necesaria la implantación de un SGC? □ SÍ □NO 2. ¿A qué nivel cree que mejoraría el nivel de la gestión de la calidad actual? Siendo un 5 el nivel actual. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3. ¿Cuánto cree que mejora el sistema mediante un enfoque a procesos? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4. ¿Qué nivel de utilidad ve en la confección de las fichas técnicas de los procesos? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5. ¿Cree que la creación de los indicadores de eficacia suponen un progreso en el control de los procesos? □ SÍ □NO 6. ¿Cree que las medidas adoptadas para los posibles riesgos serán efectivas? □ SÍ □NO Tabla 13: Modelo de Encuesta Fuente: Elaboración Propia Una vez contestados todos los cuestionarios se han creado los siguientes gráficos de las respuestas extraídas: PREGUNTAS RESPUESTAS 1. ¿Ve necesaria la implantación de un SGC?