Repositorio Institucional de Documentos

UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA ESCUELA DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA PROYECTO FIN DE CARRERA ANÁLISIS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN GESTOR DE CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO EN EL SERVICIO DE VÍAS Y OBRAS DE LA EXCMA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE ZARAGOZA ZARAGOZA, DICIEMBRE DE 2012 Autor: D. José Antonio Manero Martínez. Director: D. Bernardino Callejero Cornao. INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL MECÁNICA CÁLCULO DE ESTRUCTURAS CURSO 2012-2013 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Índice: 1. Introducción................................................................................... 5 2. Objetivo del proyecto..................................................................... 7 2.1. Esquema mental del proyecto................................................ 9 2.2. Línea de tiempo de las actuaciones......................................10 3. Gestor del ciclo de vida del producto PLM.....................................11 3.1. Nociones previas..................................................................11 3.1.1. Usuario. ...........................................................................11 3.1.2. Interfaz de usuario (IU).....................................................12 3.1.3. Base de datos. .................................................................13 3.1.4. PDM (Product Data Management).....................................13 3.2. Definición de PLM................................................................14 3.3. Conceptos generales de un PLM. .........................................15 3.4. Funciones de un sistema PLM..............................................18 3.4.1. Almacenar, organizar y proteger los datos.........................18 3.4.2. Gestionar los documentos y sus cambios..........................18 3.4.3. Buscar y recuperar la información.....................................19 3.4.4. Compartir datos con usuarios de forma controlada. ...........19 3.4.5. Ejecutar procesos y flujos de trabajo.................................19 3.4.6. Visualizar datos y documentos..........................................20 3.4.7. Crear, clasificar y gestionar artículos, componentes e ingredientes..................................................................................20 3.4.8. Crear estructuras, listas de materiales y formulaciones. ....20 3.4.9. Integrar la información de ingeniería con otros sistemas y procesos informáticos empresariales.............................................21 3.4.10. Gestionar proyectos de diseño y desarrollo de productos.. ....................................................................................21 3.5. Fases de trabajo y usuarios..................................................22 3.5.1. Fases de trabajo...............................................................22 3.5.2. Usuarios...........................................................................23 Página 1 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 3.6. PLM comerciales..................................................................24 4. Servicio de Vías y Obras...............................................................27 4.1. Jefatura del Servicio.............................................................28 4.2. Sección Administrativa .........................................................29 4.3. Sección de Proyectos...........................................................29 4.4. Sección de Conservación de la Red Viaria............................30 4.5. Sección de Explotación y Vialidad ........................................31 4.6. Unidad Técnica de Proyectos Y Obras..................................31 5. Metodología de trabajo. ................................................................32 5.1. Proyecto tipo........................................................................32 5.2. Programas utilizados............................................................33 5.3. Grupos de trabajo. ...............................................................37 5.3.1. Ingeniería:........................................................................37 5.3.2. Topografía:.......................................................................38 5.3.3. Delineación: .....................................................................38 5.3.4. Sección Administrativa: ....................................................39 5.4. Flujo de información.............................................................39 6. Antecedentes y primeros pasos.....................................................42 6.1. Datos de partida...................................................................42 6.2. Primeros criterios.................................................................43 6.3. Aproximación a un sistema GIS............................................47 6.4. Implantación de STELLENT Content Server..........................48 6.5. Fusión con el servicio de Infraestructuras Urbanas. ..............48 6.6. Adquisición de ORACLE Content Server...............................50 6.7. Propuesta de actualización y uso de ORACLE Content Server. ............................................................................................51 7. Características de STELLENT Content Server Versión 7.5.............52 7.1. Tipos de usuarios de STELLENT Content Server. .................53 7.2. Interfaz de usuario implementado para Vías y obras. ............54 7.2.1. Interfaz de usuario de ingreso...........................................55 7.2.2. Interfaz de usuario de búsqueda.......................................56 7.2.3. Visualización de búsquedas..............................................57 Página 2 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 7.3. Meta-datos para el servicio de Vías y Obras. ........................59 7.4. Acciones que se pueden hacer con los archivos depositados en STELLENT Content Server..........................................................65 8. Comparativo entre STELLENT Content Server y un sistema de árbol de directorios......................................................................................68 8.1. Conceptos generales............................................................70 8.1.1. Formación........................................................................70 8.1.2. Copias de seguridad.........................................................71 8.1.3. Errores.............................................................................71 8.1.4. Meta-datos.......................................................................71 8.1.5. Trabajar con varios ficheros..............................................72 8.1.6. Compartir información. .....................................................72 8.1.7. Modificar ficheros existentes.............................................73 8.2. Acción de guardar ficheros...................................................73 8.2.1. Nombre del fichero. ..........................................................73 8.2.2. Ficheros con referenciados...............................................73 8.3. Acción de buscar un fichero..................................................74 8.3.1. Buscar por el contenido de fichero....................................74 8.3.2. Previsualizaciones............................................................75 8.3.3. Subbusquedas..................................................................75 9. Conclusiones................................................................................76 9.1. Reconocimiento del problema...............................................76 9.2. Resistencia al cambio. .........................................................77 9.3. Falta de formación. ..............................................................77 9.4. Mala elección de los meta-datos...........................................78 9.5. Paso de datos del árbol de directorio a STELLENT Content Server. ............................................................................................78 9.6. Mala comunicación entre el servicio y los administradores del sistema............................................................................................79 9.7. Un interfaz de usuario desfasado..........................................80 10. Propuesta de cambio. ..............................................................81 10.1. Creación de una clave de documento. ..................................83 Página 3 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Página 4 de 107 10.2. Revisión de los meta-datos...................................................84 10.2.1. Meta-datos comunes al servicio. ...................................85 10.2.2. Meta-dato CLASE DE DOCUMENTO.............................86 10.2.3. Meta-datos específicos de cada sección........................92 10.3. La actualización a la versión de ORACLE Content Server. ....95 10.3.1. Introducción de nuevos ficheros....................................96 10.3.2. Paso de datos de STELLENT a ORACLE. .....................99 10.4. Motivación por el cambio....................................................100 10.5. Formación y seguimiento....................................................101 11. Glosario.................................................................................102 12. Bibliografía en formato papel..................................................105 13. Bibliografía en Internet:..........................................................106 ANEXOS: Anexo 1: Manual de la primera versión de STELLENT. Anexo 2: Guía de usuario de STELLENT Content Server Versión 7.5. Anexo 3: Manual de ORACLE Content Server. Anexo 4: Plano de carreteras de la red viaria provincial. Anexo 5: Catálogo de carreteras de la red viaria provincial. Anexo 6: Listado de los municipios de la provincia de Zaragoza. Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 1. Introducción. Hoy en día nadie duda del gran cambio que ha supuesto la implantación de los sistemas informáticos en el mundo laboral. Estamos en la “era digital”. Este cambio es mayor si cabe en trabajos de oficina técnica. Uno de los mayores cambios ha sido producido por lo fácil que es generar información con el famoso “corta-pega”. El volumen de trabajo y la precisión a la que se está trabajando en proyectos de obra civil hace que la elaboración de los proyectos y su posterior ejecución sea una tarea interdisciplinar. En su realización intervienen ingenieros de caminos y obras públicas, topógrafos, delineantes, (diseño y ejecución de las obras…); abogados (tareas administrativas, contratos, permisos, expropiaciones…), ingenieros de montes y agrónomos (elaboración de estudios de impacto ambiental y tasación de expropiaciones…), coordinadores de seguridad y salud (en fase de proyecto y a pie de obra…), arqueólogos (informe arqueológico), etcétera. Estas colaboraciones se realizan tanto con trabajadores de la misma oficina, como de otros servicios y de otras empresas externas, por lo que la intercomunicación entre ellas es fundamental para obtener un buen rendimiento. En sus orígenes la información digital se ha guardado con los mismos criterios y de la misma forma que la información física (en papel) El aumento considerable de la información hace de su gestión uno de los mayores problemas que se encuentran en las oficinas técnicas, ya que en muchos casos el poder localizar una información pasa por la memoria de sus trabajadores. El uso de la informática nos ha traído un gran avance en los procesos productivos (CAD-CAM-CAE; diseño, fabricación e ingeniería asistida por ordenador), pero esto conlleva unos inconvenientes y unos problemas técnicos que debemos solucionar. Es por eso que cada vez es más importante la implantación de un sistema Página 5 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. de gestión de la información para la optimización de recursos y tiempos. Se tiene que tener muy claro que las empresas son dueñas y responsables de sus trabajos, y como tal, tienen que ser capaces de controlarlos en cada momento independientemente del trabajador o departamento que lo haya generado. Sin un buen gestor documental se depende de la memoria de los trabajadores perdiendo mucho tiempo en buscar información y en comprobar que esta sea la correcta y que esté actualizada. Todo este tiempo que tardamos en la búsqueda de la información es tiempo que no podemos dedicarle a estudiar y diseñar el producto. Página 6 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 2. Objetivo del proyecto. Este proyecto tiene como finalidad analizar los diferentes cambios propuestos en la gestión y el manejo de la información, en formato digital, de la Unidad Técnica de Proyectos y Obras del servicio de Vías y Obras de la Excma. Diputación Provincial de Zaragoza (D.P.Z.) Nace a consecuencia de la necesidad diaria de acceder a una información digital, con un volumen considerable, que se ha ido guardando en diferentes discos y servidores, con un sistema de árbol de directorios; y de la necesidad de crear y unificar unos criterios propios de nuestro departamento que agilicen el trabajo cotidiano. No se trata de trabajar más sino de optimizar los recursos reduciendo los tiempos de búsqueda de documentos y por consiguiente aumentar la productividad. Por otro lado como administración estamos obligados a tener controlada toda la información: Ley 30/1992, de 26 de noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Artículo 37. Derecho de acceso a Archivos y Registros. 1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El objetivo inicial fue la implantación de un administrador del Ciclo de Vida de Productos, (PLM de sus siglas en inglés Product Lifecycle Management) para la obtención de forma rápida y eficaz de cualquier Página 7 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Un PDM permite: Reducir tiempos de lanzamientos de nuevos productos Mejorar la calidad de los productos Disminuir los costes de producción Controlar el acceso a la información Realmente los PDM son los antecesores del PLM, incorporando estos últimos el concepto de vida útil. 3.2. Definición de PLM. Un gestor del ciclo de vida del producto PLM (Product Lifecycle Management) es una solución informática empresarial que gestiona toda la información del producto durante su vida útil, desde la primera idea de marketing hasta el servicio post-venta. Un sistema PLM coordina cómo las personas crean y utilizan la información del producto en sus procesos diarios. PLM no es tanto una tecnología o sistema informático como una estrategia que saca provecho de esta tecnología, en la que los procesos son tan importantes como los datos que se gestionan. Los sistemas PLM integran las islas de información existentes en las empresas, provocadas por unos procesos secuénciales, fragmentados, basados en papeles y archivos desperdigados y con mucha intervención manual. Sin PLM, los lanzamientos de nuevos productos son lentos, consumidores de recursos, tienen poca visibilidad, y son difíciles de gestionar y controlar. Los sistemas PLM son útiles para cualquier empresa, pequeña, mediana o grande, local o multinacional, y de cualquier sector. Las primeras empresas en aplicar un sistema de gestión de datos PDM (Product Data Management), en la década de los 80, fueron las de productos discretos, en particular los fabricantes de automoción y Página 14 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. aeronáutica. Actualmente lo utilizan empresas de todos los sectores industriales sin excepción: ha sido adoptada por los fabricantes de maquinaria y bienes de equipo, de sistemas de transporte, de todo tipo de equipos electrónicos, y de bienes de consumo duraderos. También se utiliza para la gestión de grandes proyectos y activos como las centrales de energía, petroquímicas, infraestructuras y construcción naval. Estos últimos años los sistemas PLM han incorporado funcionalidades específicas, tales como el soporte a normativas reguladoras gubernamentales como la Food and Drug Administration FDA (Agencia de Alimentos y medicamentos) norteamericana, la gestión de fórmulas y recetas, las regulaciones europeas en el ámbito electrónico, la gestión de requerimientos y las ayudas a la ingeniería de sistemas. Todo esto los hace ahora muy atractivos para sectores bien alejados de sus orígenes tradicionales. Así pues, se están implantando a gran velocidad entre los productores de bienes de consumo tales como el textil, los complementos de moda, el calzado y la gran distribución. También las empresas de proceso han entendido las ventajas estratégicas del PLM y se utiliza en farmacia, química fina, perfumería, alimentación y bebidas... 3.3. Conceptos generales de un PLM. En los últimos tiempos ha cambiado el concepto de diseño. Los datos relativos a los productos no solo tienen que estar en manos de las oficinas técnicas, sino que han de estar disponibles para otras áreas y departamentos (proveedores, recursos humanos, clientes, marketing, producción…). Los datos relativos al producto se han de poner a disposición de la persona indicada, en el tiempo requerido y de la forma Página 15 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. adecuada. OFICINA TÉCNICA CLIENTES PRODUCCIÓN RECUSOS HUMANOS PROVEEDORES MARKETING No es suficiente con guardar la información, sino que hay que clasificarla y filtrarla de tal forma que cada usuario tenga un rápido acceso a la parte que necesite. Para ello hay que tener muy claro el flujo de información y ser conscientes en cada momento de dónde y cómo se genera la información para poder clasificarla. Guardar mucha información sin poder acceder a ella de una forma rápida, eficaz y segura de que lo que encuentras es lo bueno, es como no guardarla. OFICINA TÉCNICA CLIENTES PRODUCCIÓN RECUSOS HUMANOS PROVEEDORES MARKETING P.L.M. Página 16 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Un sistema PLM debe asegurarse de que la información almacenada es segura y de que sólo será utilizada por las personas adecuadas. Además, también debe lograr que la información que se encuentra en la base de datos sea correcta y esté actualizada. En caso contrario, no resultaría de utilidad el sistema. Además los sistemas PLM disponen de visores de los distintos ficheros (sobre todo para programas de CAD y GIS) que hacen que se pueda ver la información sin tener el programa madre con el que se generaron. Para garantizar la seguridad de la información y evitar que ésta sea utilizada y manipulada por usuarios no deseados, el PLM deberá de contemplar una gestión de todos los usuarios existentes, posibilitando la definición de accesos para garantizar una mayor seguridad e integridad en los datos ante posibles modificaciones. También hay que controlar donde está y quién está utilizando cada documento en todo momento. El acceso a ficheros, carpetas y herramientas deberá estar controlado por derechos de accesos, tanto a nivel individual, como a nivel de grupo. Estos derechos gestionarán restricciones y accesos tanto a nivel de lectura, de escritura, de borrado, etc. Por otro lado, el acceder a la información que se necesita, cuando se necesita y estando seguro de que es válida y está actualizada, es una de las preocupaciones fundamentales del PLM. Para ello, debe incorporar una función de gestión de concurrencias. Mediante esta función, se consigue que mientras un usuario se encuentra haciendo cambios a una información del sistema, no haya otro usuario que también se encuentre modificando esa misma información. Así, se evitan tanto la repetición de tareas y la ambigüedad en los datos, además de conseguir que la información se encuentre continuamente actualizada. El núcleo del sistema PLM está constituido por una "caja fuerte" o sistema de consignación que, además de las funciones clásicas de almacenaje, recuperación y protección contra daños (deliberados o accidentales), está dotado de particulares funciones de control. Se puede caer en el error de que hay que guardar todo lo que Página 17 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. generamos, y realmente solo hay que guardar lo necesario. Se pueden generar mucha documentación de intercambio entre las distintas aplicaciones que intervienen en el proceso productivo, que se pueden volver a generar con la misma rapidez que lo que supondría el buscarlas (en nuestro caso todos los ficheros DXF que utilizamos para intercambiar información entre AutoCAD y CLIP y viceversa) 3.4. Funciones de un sistema PLM. Aunque cada casa comercial diseña su propio producto las principales funciones de un PLM son: 3.4.1. Almacenar, organizar y proteger los datos. El PLM agrupa todos los datos del producto en un servidor único. Los datos dejan de estar dispersos entre las carpetas de Windows. Organiza los documentos de una forma estandarizada, por criterios lógicos simultáneos tales como proyectos, productos o clientes. Se organizan todas las series documentales de la misma manera. 3.4.2. Gestionar los documentos y sus cambios. Gestionar los documentos: entre otras funciones, el PLM graba los documentos en la base de datos, lo que permite buscar y recuperarlos, crear versiones o validarlas. Por documento se entiende cualquier objeto creado por el usuario con una aplicación informática. Este puede ser, por ejemplo, un texto de ofimática, un modelo hecho con un sistema de CAD 3D, el diseño de un envase, el esbozo de una pieza textil, el diseño de una placa electrónica o un cuadro de características. Gestionar los cambios: es una función fundamental del PLM que permite la completa trazabilidad de la historia de los documentos. Éstos pasarán por diferentes etapas en su ciclo de vida, tales como: borrador, Página 18 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. revisado, aprobado y obsoleto. Se controla qué se puede hacer con un documento en función de su estado. Se guardan todas las versiones y su historial, así como los detalles de los cambios (quién, cuándo, por qué) 3.4.3. Buscar y recuperar la información. Con el PLM, los usuarios tienen a su disposición potentes mecanismos que permiten encontrar instantáneamente cualquier documento o conjunto de los mismos. Una vez encontrado un documento se puede conocer y recorrer ágilmente toda la estructura documental relacionada. Por ejemplo, a partir de un plano encontrar la pieza y, a partir de la misma, los conjuntos a los cuales pertenece. 3.4.4. Compartir datos con usuarios de forma controlada. El PLM permite que varios usuarios puedan acceder a un mismo documento simultáneamente de manera que se evite el riesgo de sobrescribirlo y de duplicar información. 3.4.5. Ejecutar procesos y flujos de trabajo. Los sistemas PLM ayudan a ejecutar y controlar los diferentes procesos que los usuarios tienen que hacer con la información. Permiten definir fácilmente y de forma gráfica un flujo de trabajo (workflows), indicando las tareas a realizar, las personas que tienen que participar y las reglas de negocio a cumplir. Un flujo de trabajo habitual es la gestión del cambio de diseño de una pieza. Página 19 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 3.4.6. Visualizar datos y documentos. En un sistema PLM se puede visualizar cualquier documento sin que el usuario tenga instalada la aplicación que se usó para crearlo. No se permite ningún tipo de manipulación, pero habitualmente disponen de funciones de comentario y marcaje para poder opinar e informar sobre el contenido de tal forma que le lleguen a la persona interesada. 3.4.7. Crear, clasificar y gestionar artículos, componentes e ingredientes. Es una prestación fundamental y necesaria de un sistema PLM, ya que no basta con gestionar documentos, sino que éstos han de estar relacionados con los ítems o productos físicos a los que hacen referencia. Haciendo uso de esta prestación, los usuarios crean los artículos y los vinculan con los documentos; estos vínculos se mantienen cuando el artículo se utiliza en un nuevo proyecto o estructura, de manera que la estructura documental y la de producto estarán siempre sincronizadas. Esta es una característica que diferencia claramente los Sistemas PLM de los llamados Sistemas de Gestión Documental (PDM), los cuales, al no gestionar ítems, no pueden establecer vínculos entre documentos y artículos. 3.4.8. Crear estructuras, listas de materiales y formulaciones. Una vez creados los artículos, el PLM permite que los ingenieros los relacionen entre ellos, conformando la estructura del producto a diversos niveles. Después, se pueden derivar múltiples vistas adicionales: la vista de producción, la de compras, la de mantenimiento. En un producto multidisciplinar, la estructura incluirá todo tipo de artículos: mecánicos, eléctricos, electrónicos, software, etc. También se Página 20 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. pueden crear estructuras con opciones y variantes según criterios de configuración. Habitualmente se dispone de funcionalidades para comparar dos estructuras entre sí, o interrogar dónde se utiliza un determinado artículo o grupo. Esto permite valorar el impacto de un cambio de ingeniería. También se pueden generar todo tipo de informes como las listas de materiales, mediciones, cronogramas… 3.4.9. Integrar la información de ingeniería con otros sistemas y procesos informáticos empresariales. Los sistemas PLM ofrecen funciones de exportación de la información generada para que sea utilizada por los otros sistemas de la empresa. La aplicación más relevante es la de transferir automáticamente los ítems, estructuras, listas de materiales y formulaciones al sistema de gestión ERP (Enterorise Resource Planning) a fin de hacerlas accesibles a los departamentos de compras y producción. Sin PLM, este proceso habitualmente se hace de forma manual, lo que puede causar graves errores en las fases productivas, retrasos de tiempos y trabajar con versiones desactualizadas. 3.4.10. Gestionar proyectos de diseño y desarrollo de productos. Los sistemas PLM ofrecen funciones específicas para gestionar proyectos o conjuntos de proyectos (programas). Se pueden gestionar los recursos, las tareas, los costes, los tiempos y los “entregables”. Página 21 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 3.5. Fases de trabajo y usuarios. De una forma tradicional se ha ido generando la información y una vez terminado el trabajo se ha guardado y clasificado. En un sistema PLM el concepto es distinto. Se trata de generar la información en su sitio, para que en tiempo real se pueda saber qué información hay de cada producto en sus distintas fases de vida (diseño, lanzamiento, uso, obsoleto…) 3.5.1. Fases de trabajo. Aunque la terminología y las clases puedan variar, se puede hablar de que la mayoría de los PLM clasifican a los documentos en cuatro grandes fases o estados de trabajo, ordenadas cronológicamente son: En trabajo: en esta fase el documento está sufriendo cambios constantemente. Puede partir de un documento en blanco, de una plantilla o de copia de un producto similar. Pendiente de corrección o comprobación: una vez terminado el trabajo un responsable tiene que verificarlo. En esta fase pueden ocurrir dos cosas, que el documento esté correcto, por lo que pasa a la siguiente fase (aprobado); o que haya que modificarlo, por lo que vuelve a la fase de trabajo. Aprobado: el documento es definitivo y ya no se permite hacer cambios en él. Si hubiera que hacer cambios habría que cambiarlo de fase. Obsoleto: en los sistemas PLM más modernos aparece esta nueva fase para englobar a los productos que se les ha acabado la vida útil y, aunque no se utilicen, no se quiere (ni se debe) perder la información a ellos referida. Página 22 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Para un tercer usuario, ajeno al proceso de trabajo, es muy importante saber en qué fase está cada documento, ya que nos da una garantía de si ese documento puede sufrir cambios o no. 3.5.2. Usuarios. Los usuarios se clasifican en los diferentes grupos de trabajo en relación a los privilegios y funciones que poseen, ordenados de menor a mayor: Lectores: Tienen la posibilidad de consultar todos los documentos una vez estén aprobados. Diseñadores: Podrán crear, modificar, eliminar y consultar todos los documentos en estado de Trabajo. Cambian el estado de los documentos de trabajo a pendiente de comprobación. Comprobadores y/o aprobadores: Podrán crear, modificar, eliminar y consultar todos los documentos. Cambian el estado de los documentos de pendiente de comprobación a aprobado. Administradores: Pueden realizar cualquier acción dentro del sistema. Cada nivel posee los privilegios de los grupos anteriores. Una buena asignación del usuario en su tipo hace que nos aseguremos que los documentos solo sean modificados por los usuarios correctos. La relación entre las fases de trabajo y los usuarios se podría resumir de la siguiente manera: Página 23 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. relativa a la formulación de Proyectos. * Elaboración y actualización de modelos de obras, prescripciones técnicas, soluciones tipo y banco de precios. * Peritaje de la Administración en los procesos de Expropiación. * Asistencia a las Unidades Técnicas del Servicio en Topografía, Delineación, Reprografía y edición de Proyectos. * Asistencia técnica en los proyectos de las Secciones de Conservación y Explotación. * Control y seguimiento de los Proyectos de los planes anuales de actuación del Servicio. 4.4. Sección de Conservación de la Red Viaria * Mantenimiento y actualización del Catálogo de la Red Viaria Provincial. (Ver anexo 5) * Redacción de los Proyectos de Conservación: Refuerzos. Impermeabilización de firmes. Tratamientos superficiales de mantenimiento. Renovación de capas de rodadura. Rehabilitación de firmes. * Dirección técnica de las Obras de Conservación a que alude el apartado anterior. * Programación y dirección técnica de las labores de conservación ordinaria ejecutadas por gestión directa o por contrata: Bacheos y reparación de firmes. Mantenimiento de drenajes. Mantenimiento de plataformas. * Dirección y Conservación del Parque de Maquinaria. * Jefatura de las Brigadas de Conservación. * Control de suministros. Página 30 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 4.5. Sección de Explotación y Vialidad * Informe y tramitación de los expedientes en materia de uso y defensa de la carretera hasta su resolución por el Jefe del Servicio y Órgano de Gobierno. * Control de las condiciones de Seguridad y Vialidad en el conjunto de la Red Viaria Provincial. * Redacción de los Proyectos de Señalización. Horizontal. Vertical. Barreras de Seguridad. Dirección de las obras de Señalización. 4.6. Unidad Técnica de Proyectos Y Obras * Redacción y formulación de los Proyectos de los Planes del Servicio de Vías y Obras no asignados a las Secciones operativas. * Dirección de obras de los Planes del Servicio no asignados a las Secciones Operativas: * Control de Seguridad y Salud en las obras realizadas por el Servicio. La sección en la que nos vamos a basar este estudio es la Unidad Técnica de Proyectos y Obras. Página 31 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 5. Metodología de trabajo. La principal fuente de generación de documentos en la Unidad Técnica de Proyectos y Obras es la realización de proyectos y su posterior ejecución de las obras. Vamos a definir que partes componen dichos proyectos, con que programas se obtienen y que grupos de trabajo los realizan. 5.1. Proyecto tipo. En la relación de proyectos se sigue el esquema clásico en obra civil de dividir el proyecto en cuatro documentos clasificados de la siguiente manera: Documento Nº 1 Memoria. Anejo Nº1 Características generales del proyecto y plano de situación. Anejo Nº2 Trazado en planta. Anejo Nº3 Trazado en alzado. Anejo Nº4 Bases de replanteo. Anejo Nº5 Plan de trabajo. Anejo Nº6 Presupuesto para conocimiento de la administración. Anejo Nº7 Justificación de precios. Anejo Nº8 Estudio de seguridad y salud. Anejo Nº9 Relación de parcelas afectadas y plano parcelario. Documento Nº2 Planos. Nº1 Planta. Nº2 Perfil longitudinal. Nº3 Perfiles transversales. Nº4 Sección tipo. Nº5 Detalles constructivos. Nº6 Varios. Página 32 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Nº7 Señalización. Documento Nº3 Pliego de prescripciones técnicas particulares. Documento Nº4 Presupuesto. Mediciones auxiliares. Mediciones. Cuadro de precios nº 1. Cuadro de precios nº 2. Presupuestos parciales. Presupuesto general de ejecución material. El número y el orden de los anejos y planos pueden variar en función de las características propias de cada proyecto. A la vez que se ha ido realizando este proyecto se ha sufrido un cambio de forma de trabajo en el Documento Nº 2 Planos. Se ha pasado de realizar los planos en tamaño UNE-A1 y en blanco y negro a hacerlos en tamaño UNE-A3 en color. En los proyectos más antiguos el plano Nº 4 era Sección tipo y Detalles, desdoblándose en dos planos en los nuevos proyectos. Este estudio ha considerado el formato actual. 5.2. Programas utilizados. Se va a hacer una breve descripción de los programas informáticos utilizados en la realización de los proyecto, que ficheros utilizan y como se comunican y relacionan con el resto de programas: CLIP Programa de la casa TOOL de diseño gráfico de trazado de obra civil (principalmente proyectos de obras lineales como carreteras, canales, vías ferroviarias...). Se comunica con AutoCAD a través de ficheros *.DXF. Su utilización principal es el trazado de la planta y los perfiles longitudinales y transversales de Página 33 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. las actuaciones, y la obtención de mediciones de movimiento de tierras y paquete de firmes. Guarda la información en ficheros con la extensión TRB. En versiones anteriores se generaban un gran número de ficheros que había que guardar juntos. SISPRE Programa de la casa TOOL de mediciones y presupuestos. Con él se realiza el documento Nº 4 Presupuesto recopilando información del resto de los progamas de trazado y dibujo. Genera un gran número de ficheros con diferentes extensiones. Su extensión de intercambio es BC3. Extrae los listados en formato PDF. AutoCAD Programa de la casa AutoDesk de diseño gráfico asistido por ordenador. Genera ficheros *.DWG. Se utiliza para dar formato a los planos (cajetines, acotaciones…), realización de detalles constructivos y para obtener datos para las mediciones. MODELO DIGITAL DEL TERRENO (MDT) Programa de la casa TCP-IT de topografía. Funciona bajo AutoCAD por lo que su funcionamiento es parecido. Lee ficheros ASCIIS, procedentes del GPS o de la estaciones totales, y genera ficheros *.DWG, en los que guarda el dibujo; *.SUP en los que guarda el modelo digital; y otos *.EJE, *.LOG, *.TRA,…, en los que se guardan diferentes partes de un trazado, se pueden recopilar en un único fichero con extensión *.SEG. Puede generar otro tipo de ficheros para comunicarse con otros programas como el CLIP, como el *.TER para exportar y compartir perfiles transversales. Página 34 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. MICROSOFT OFFICE WORD Programas de la casa Microsoft para tratamiento de texto. Genera ficheros *.DOC. Utilizado para la redacción de memoria, anejos y pliego de prescripciones técnicas. MICROSOFT OFFICE EXCEL Programas de la casa Microsoft para la realización de hojas de cálculo. Genera ficheros *.XLS. Utilizado para la realización de mediciones y pequeños cálculos como los cálculos hidráulicos de las obras de drenaje y puentes. RAÍZ. Programa creado por la D.P.Z. para la visualización de parcelarios en los distintos ayuntamientos de la provincia. Trabaja con ficheros *.SHP para planos y ficheros *.DBF para su base de datos con los datos catastrales (de uso restringido por la ley de protección de datos) ADOBE ACROBAT PROFESSIONAL. Edición de ficheros PDF de la casa Acrobat. Principalmente se utiliza para la recopilación de todos los documentos de un proyecto en un solo fichero PDF y de todos los ensayos de obra. No es un programa como tal pero INTERNET se ha convertido en una herramienta más de trabajo. Las páginas más utilizadas son: • http://www.google.es/ buscador de información general. Página 35 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. • http://maps.google.es/ permite recorrer las carreteras en planos e imágenes. • Google Herat: visor de fotos aéreas. • http://sitar.aragon.es Página del Gobierno de Aragón que te permite descargar cartografías, fotos aéreas, tiene enlaces con catastro y un histórico de fotos aéreas, con las fechas del vuelo, que te permite ver la evolución del terreno. • https://www1.sedecatastro.gob.es Página del Ministerio de Economía y Hacienda en la que se pueden consultar: datos catástrales de acceso libre ( polígono, parcela, superficie, tipos de cultivo o usos…); y datos de propietarios y certificados catastrales para usuarios registrados. • http://sigpac.mapa.es/fega/visor/ Visor de cartografías, fotos aéreas y catastros del Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino. • www.ign.es Página del Instituto Geográfico Nacional donde se puede descargar diversas informaciones como las coordenadas de los vértices geodésicos. • www.cnig.es Es la página web del Centro Nacional de Información Geográfica (CNIG) desde donde se puede descargar toda la información geográfica digital generada por el Instituto Geográfico Nacional. Principalmente para descargar cartografía 25.000, 50.000 y ortofotos. • http://www2.ign.es/iberpix/visoriberpix/visorign.html descarga de fotos aéreas georeferenciadas, es decir con posibilidad de insertarlas en programas CAD en sus coordenadas UTM. Página 36 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 5.3. Grupos de trabajo. A la hora de realizar los trabajos podemos distinguir cuatro grandes grupos de trabajo: ingeniería, topografía, delineación y sección administrativa. 5.3.1. Ingeniería: Se pueden hacer tres bloques de trabajo: obras, conservación y proyectos; no es una división física al 100% ya que se mezclan las labores y colaboraciones en función de las necesidades del servicio. Por ser la que mayor volumen de trabajo genera (ficheros) describiremos la sección de proyectos. La forman un ingeniero de Canales Puertos y Caminos y un ingeniero Técnico de Obras Públicas. Encargados del estudio de proyectos y alternativas, y el desarrollo de la más adecuada. A partir de las visitas a campo, fotos aéreas y de los planos topográficos, con ayuda del CLIP, definen los nuevos trazados tanto en planta como en alzado. Exportan la planta y los perfiles longitudinal y transversales en formato *.DXF. De una forma más manual diseñan y croquizan los detalles y partes características de los trazados de las carreteras, como puentes, rotondas, intersecciones, obras de drenaje... Todo ello lo pasa a delineación donde se normaliza y se pasa a limpio. A demás son los encargados de la elaboración y edición de la memoria y anejos, del pliego de prescripciones técnicas y de las mediciones y presupuestos. Llevan dirección de obra en las que hacen realidad lo proyectado anteriormente. Página 37 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 5.3.2. Topografía: Lo forman dos licenciados en topografía y dos auxiliares de topografía. Es el encargado de la toma de datos, el replanteo, el control y la medición de las obras en campo. Para ello disponen de un GPS de última generación, de dos estaciones totales y varios niveles. Con dichos aparatos se generan ficheros ASCIIS que son leídos por el programa MDT generando los planos topográficos para pasarlos a ingeniería y delineación. También colaboran en la generación de parcelarios y en la elaboración de mediciones y certificaciones d obra. 5.3.3. Delineación: Lo forma un delineante. Es el encargado de transformar los borradores en papel y en formato *.DXF (procedentes de CLIP) en los planos de proyecto. Para ello utiliza AutoCAD generando *.DWG. También colabora en mediciones, principalmente en cubicaciones de perfiles transversales. Es el encargado de la elaboración de los parcelarios, sacando la información del programa RAÍZ y/o de la página oficial de catastro www1.sedecatastro.gob.es/ Realiza trabajos varios como mediciones auxiliares, la elaboración y medición de cuencas hidrográficas... Su trabajo continúa con la edición de planos y encuadernación y archivo del proyecto terminado en formato papel, la recopilación de todos los ficheros que lo componen y la edición en formato PDF de todo el conjunto. Página 38 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 5.3.4. Sección Administrativa: Tramitan toda clase de licencias y permisos (Instituto Aragonés de Gestión Ambiental, Inaga; Confederación Hidrográfica del Ebro, CHE; Administrador de Infraestructuras Ferroviarias, ADIF; Diputación General de Aragón, DGA…). Se encargan de gestionar junto al departamento de Contratación la adjudicación de las obras. Elaboran los expedientes de expropiación forzosa para la obtención de terrenos. Contratan al coordinador de seguridad y salud de las obras. Son el nexo de unión entre el servicio de Vías y Obras y el resto de los servicios de la Excma. Diputación Provincial de Zaragoza y otras administraciones. 5.4. Flujo de información. El diagrama de flujo de información pretende resumir el tráfico de información entre los diferentes grupos de trabajo. La estructuración de la Unidad Técnica no es la de una oficina técnica convencional, nuestro producto son carreteras y podemos decir, metafóricamente hablando, que las carreteras están vivas. Durante su vida útil van sufriendo cambios y modificaciones que generan diversa información de tipo administrativo, quedándose esta fuera del alcance de este proyecto. Nos vamos a central en información referente a los proyectos de acondicionamiento y de nueva creación y a la ejecución de sus correspondientes obras ejecutadas por la Unidad Técnica de Proyectos y Obras. Página 39 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Dando como resultado una visión general de las carreteras como esta: Esto parte como una iniciativa personal de varios trabajadores de la Unidad Técnica de Proyectos y Obras (Ver apartado 4.6.) sin que desde los puestos de mando se de una orden clara de seguir estos criterios. La utilización de este sistema no fue seguida de igual modo por todos los trabajadores. El nombran los ficheros con el nombre de la carretera si que se ha ido imponiendo, pero no se ha conseguido que todos los usuarios guarden la documentación en un servidor común. A día de hoy (2012) aún hay usuarios que siguen trabajando en el disco “C:\” de su ordenador. Con este nuevo criterio de trabajo el nombre del fichero da una información más concreta, sabiendo a que carretera pertenece sin tener que mirar su contenido. Poco a poco esta forma de nombrar los ficheros y carpetas se fue imponiendo al resto de documentos de la Unidad Técnica de Proyectos y Obras. A la vez que se ha ido profundizando en el tema se ha visto que el Página 46 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. cambio sería insuficiente ya que no solucionaba problemas de duplicidad de documentos, seguridad, errores, copias... De todas formas se implanto este criterio como una primera aproximación y para facilitar la introducción de datos a un nuevo sistema. En esta fase se aprovechó para purgar y eliminar mucha documentación duplicada y/o ficheros de intercambio (sobre todo DXF) que no hacían falta. 6.3. Aproximación a un sistema GIS. En el año 2006 hay una iniciativa por parte de Excma. Diputación de Zaragoza de unificar toda la documentación de los distintos servicios técnicos. La idea inicial era crear un GIS con distintos permisos de usuario para poder compartir la documentación (cartografías, pasos de redes de abastecimiento y saneamiento, líneas eléctricas, parcelarios, PGOU…) y que tuvieran acceso a través de la INTRANET de DPZ todos los municipios de la provincia. En un primer momento se creo un visor SgvMap con los datos de catastro, absorbiendo el programa RAIZ (ver apartado 5.2.) Pero pronto se paralizó la idea a favor de la implantación de un gestor de ciclo de vida del producto (PLM) para los trabajadores de la Excma. Diputación Provincial de Zaragoza. Página 47 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 6.4. Implantación de STELLENT Content Server. En el año 2007 la Excma. Diputación de Zaragoza consciente de la necesidad de controlar toda la documentación decidió la implantación del gestor de ciclo de vida del producto (PLM) STELLENT Content Server. En el punto 7 de este proyecto se desarrollan las características principales de este PLM. La decisión se tomó con una visión global de toda la casa eligiendo una aplicación común para todos sus trabajadores. A través de un convenio con la Escuela Universitaria Politécnica de La Almunia se contrató a unos becarios para la personalización de un interfaz de usuario y la definición de unos meta-datos específicos para cada servicio. El equipo estaba formado por un ingeniero informático, encargado de implementar el interfaz de usuario, y por geógrafo, encargado de clasificar y definir la información que se iba a guardar a través de la creación y definición de los meta-datos. En junio de 2007 Vías y obras es al primer servicio que se le implanta este gestor documental, extendiéndose su instalación al resto de departamentos en los años sucesivos (aún no se ha implantado en todos los servicios). A la vez que se está implantando este nuevo sistema Oracle absorbe a Stellent por lo que la versión 7.5 ya pertenece a Oracle. 6.5. Fusión con el servicio de Infraestructuras Urbanas. Con la fusión de los dos servicios en 2010 hay un cambio en la jefatura del servicio (Ver apartado 4) Lejos de aprovechar la oportunidad para hacer un cambio en la organización e implantar STELLENT Content Server definitivamente, se da un paso atrás y se insiste en la utilización Página 48 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. de un árbol de directorios. Se vuelve a cambiar el esquema del árbol de directorios sin que se haga efectivo el nuevo criterio: Página 49 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 6.6. Adquisición de ORACLE Content Server. A partir de 2010 DPZ adquiere una actualización llamada ORACLE Content Server que funciona con una interfaz de usuario que se divide en dos, uno más gráfica que se asemeja mucho al funcionamiento de un árbol de directorios del EXPLORADOR de WINDOWS., y otro para introducir los meta-datos igual al de Stellent Content Server. Esta actualización solo se aplica a los nuevos servicios sin aplicarla a los servicios que ya la utilizaban STELLENT. Página 50 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 6.7. Propuesta de actualización y uso de ORACLE Content Server. En el apartado 10 de este proyecto se va ha desarrollar los cambios y modificaciones necesarias para la implantación y uso de este PLM como gestor de la vida de nuestros proyectos. Para ello nos vamos a centrar en la importancia de la motivación por el cambio; en la revisión y corrección de los meta-datos como parte principal de una base de datos; y en la formación de los empleados y seguimiento de la implantación del programa. Página 51 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 7. Características de STELLENT Content Server Versión 7.5. STELLENT Content Server es un sistema PDM automatizado para compartir, administrar y distribuir información de trabajo utilizando un sitio Web como punto de acceso común. Permite el acceso de forma rápida y segura a la información actual desde cualquier navegador Web estándar (Internet Explorer, Netscape, Mozilla, Chrome, Safari), en nuestro caso utilizamos Internet Explorer 8 de Microsoft. Puede administrar prácticamente cualquier tipo de contenido (cartas, informes, diseños de ingeniería, hojas de cálculo, manuales, documentos comerciales, etc.) en un único y eficaz sistema de administración de contenido. STELLENT Content Server puede funcionar con diferentes bases de datos como DB2, Oracle, SQL Server, Tamino, Verita. En nuestro caso la base de datos que utiliza es de Oracle. Página 52 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. En este proyecto nos vamos a centrar en las principales características del programa y en las acciones que podemos realizar con los archivos ingresados. Definiremos los meta-datos creados para el servicio, el interfaz de búsqueda y de ingreso de archivos, y las distintas formas de visualización creadas para el servicio de Vías y Obras. En el Anexo 2 está la guía completa de usuario de STELLENT Content Server 7.5. En este programa desaparece el concepto de carpeta ya que el tratamiento de los ficheros se hace de uno en uno. 7.1. Tipos de usuarios de STELLENT Content Server. Stellent Content Server tiene cuatro tipos de usuarios: consumidores y contribuidores, subadministradores y administradores del sistema. Consumidores: Usuarios que necesitan encontrar, consultar e imprimir archivos del depósito del servidor de contenido. No tienen autorización para crear, modificar o eliminar archivos. Contribuidores Usuarios que necesitan crear y modificar archivos del depósito del servidor de contenido. También tienen autorización para buscar, consultar e imprimir archivos. Subadministradores. Usuarios con alguna autorizaciones administrativas otorgada por un administrador del sistema. Administradores del sistema. Usuarios que gozan de autorización administrativa ilimitada. Los trabajadores de D.P.Z. somos contribuidores, es decir podemos crear y modificar archivos pero no podemos modificar estructuras. Nuestra misión principalmente es buscar e ingresar archivos. Hay administradores y subadministradores en el departamento Página 53 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. de nuevas tecnologías (informática) 7.2. Interfaz de usuario implementado para Vías y obras. La interfaz de usuario es el vínculo entre la el usuario y la base de datos de STELLENT Content Server. Hay creados dos paneles principales de usuario, uno para ingresar y otro para buscar archivos. Además hay tres formas distintas de visualizar el resultado de las búsquedas. Para realizar cualquier acción con un fichero (información de contenido, recuperar, bajar archivo original…) pasa primero por buscarlo y abrir un panel auxiliar con el botón izquierdo del ratón. Página 54 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Página 55 de 107 7.2.1. Interfaz de usuario de ingreso. Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. CARTA; o FOTOGRAFÍAS con FOTOGRAFÍAS AÉREAS, FOTOGRAFÍAS PREVIAS, FOTOGRAFÍAS SONDEO y ORTOFOTOS. También hay clases muy ambiguas y repetidas como DOCUMENTOS y DOCUMENTACIÓN. Se amplia esta revisión en el apartado 10.2. Tipo: Cuatro divisiones (de 2º orden) que se han hecho de los datos dependiendo de las secciones del departamento. (Ver apartado 4) ADMINISTRACIÓN CONSERVACIÓN EXPLOTACIÓN Y VIALIDAD TÉCNICA Municipio / Lugar: Listado con todos los municipios de la provincia y con las carreteras provinciales (Meta-dato de 2º orden).Ver anexos 5 y 6. No se han cogido los nombres de las carreteras que aparecen en el catálogo. Área: Las diferentes áreas de la Excma. Diputación de Zaragoza. En nuestro caso se rellena por defecto COOPERACIÓN E INFRAESTRUCTURAS. (Meta-dato de 2º orden) Departamento: Los diferentes servicios de la Excma. Diputación de Zaragoza. En nuestro caso se rellena por defecto VÍAS Y OBRAS. (Meta-dato de 2º orden) Destinatario / institución: Listado (de 2º orden) de instituciones, organismos, empresa o particulares a los que se les había remitido un escrito o documento cuando implementaron la base de datos. Si se Página 62 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. quiere añadir uno nuevo hay que ponerse en contacto con el servicio de informática. CV / Proyecto: Listado (de 2º orden) con todas las carreteras provinciales y con los proyecto que se han ejecutado en dichas carreteras. Se repiten datos con los rellenados en Municipio / Lugar. Año: Permite introducir el año del documento. (Meta-dato de 1º orden) ViasAdmin: 8 subdivisiones (de 2º orden) que se han creado específicamente para los documentos de la sección administrativa: AREA Y PRESUPUESTO INVENTARIO LICITACIONES OBRAS LICITACIONES SERVICIOS LICITACIONES SUMINISTROS LICITACIONES RC VARIOS MODELOS ViasTec: 3 subdivisiones (de 2º orden) que se han creado específicamente para los documentos de la unidad técnica copiando el esquema que se utilizaba en el árbol de directorios (ver aparado 6.2): PROYECTO OBRA Página 63 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. VARIOS ViasConserva: se han creado específicamente para los documentos de la sección de conservación. (Meta-dato de 1º orden) ViasExplota: 5 subdivisiones (de 2º orden) que se han creado específicamente para los documentos de la sección de explotación: CONSERVACIÓN SANCIONES PERMISOS Y DENUNCIAS PROYECTOS SUMINISTROS Fecha de publicación: se rellena por defecto con la fecha de ingreso del fichero. (Meta-dato de 1º orden) Extensión del archivo original: se rellena por defecto, nos da información de cuál ha sido la aplicación informática utilizada para crear ese fichero. (Meta-dato de 1º orden) Como se verá más adelante (apartado 9) la elección y definición de los meta-datos no ha sido la más acertada. Por este motivo se van a estudiar con más detenimiento en el apartado 10 de este proyecto. Página 64 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 7.4. Acciones que se pueden hacer con los archivos depositados en STELLENT Content Server. Una vez que tenemos depositado un fichero se pueden realizar con el las siguientes acciones: información de contenido: nos muestra todos los meta-datos que hemos rellenado y si lo tiene recuperado algún usuario. Página 65 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. recuperar: Recuperar es el proceso de bloquear un elemento de contenido para que ningún otro usuario pueda modificarlo. Para poder recuperar un archivo se debe tener autorización de escritura para el elemento de contenido. Cada usuario de DPZ tiene autorización para su servicio por lo que no puede recuperar, ni por tanto modificar, el trabajo de otros servicios. Sólo un usuario puede recuperar un archivo al mismo tiempo, pero distintos usuarios pueden consultar a la vez los archivos publicados. Al recuperar aparece esta pantalla y el programa ya considera que tienes descargado el fichero. Realmente no tienes el fichero en ningún sitio, tienes que darle al botón izquierdo del ratón y se despliega un menú desde el que lo puedes guardar. Bajar archivo original: se descarga una copia del fichero original sin que se quede registrado por el programa. Página 66 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Ingresar un elemento de contenido similar: Te abre el interfaz de ingreso de contenido (ver punto 7.2.1.) con los mismos meta-datos que el fichero original excepto el Título, la Fecha de Publicación y los que se rellenan por defecto. Enviar vínculo por correo electrónico: te manda los direcciones de enlaces de la base de datos a través del correo. Interpretación HTML: te genera un fichero alterno HTML para la visualización vía WEB Desproteger y abrir: Abre los ficheros directamente en el navegador WEB de STELLENT Content Server. Permite modificar su contenido sin la necesidad de descargar los ficheros en tu ordenador y subirlos posteriormente. Solo funciona con ficheros Offices, PDF’s, TXT y similares. Página 67 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 8. Comparativo entre STELLENT Content Server y un sistema de árbol de directorios. Un árbol de directorios es una representación gráfica de la estructura de directorios o carpetas de un disco. De un modo muy visible se puede ver toda la jerarquía de carpetas y subcarpetas. Es la forma más intuitiva y más generalizada, en uso doméstico, de guardar información digital es utilizando lo que se conoce como árbol de directorios. Un usuario doméstico no tiene la necesidad de pensar mucho en como gestionar todos sus ficheros y lo suele hacer como lo haría si se tratase de documentación física (en papel) a través de carpetas y archivadores. Un árbol de directorios es muy rápido para gestionar un número pequeño de archivos y cuando es el mismo usuario quien guarda, Página 68 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. consulta y utiliza su información. Deja de ser eficaz cuando aumenta el tamaño de los datos a gestionar y sobre todo cuando la información tiene que estar disponible para un número indeterminado de usuarios que pueden o no conocer la metodología de trabajo y como consecuencia la forma en la que se ha estructurado el árbol de directorios. La forma de visualizar el árbol de directorios depende del sistema operativo instalado en el equipo (Windows, Linus, Mac…), en nuestro caso se visualiza a través del EXPLORADOR DE WINDOWS de MICROSOFT WINDOWS XP. Se puede personalizar la visualización del explorador de windows y ponerla en forma de: Vista en miniatura, Mosaico, Iconos, Lista o Detalles. Vamos a compara una serie de conceptos entre STELLENT y un árbol de directorios para ver como funcionan cada uno de ellos y hacernos a la idea de la forma de trabajo de los dos sistema. Página 69 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Principalmente lo que hacemos en uno y otro sistema es buscar y guardar ficheros (modificar es la suma de buscar y guardar). Por esto vamos ha hacer tres divisiones: general, buscar y guardar: 8.1. Conceptos generales. Antes de empezar decir que un árbol de directorio es un sistema muy flexible que cualquiera, para bien o para mal, puede modificar. No se pueden poner restricciones a los usuarios. Por el contrario STELLENT es un sistema muy rígido, en nuestro caso los usuarios somos contribuidores, es decir podemos crear y modificar archivos (de nuestro departamento) pero no podemos modificar su estructura, dejando este trabajo para administradores y subadministradores (informática) Por orto lado STELLENT es una aplicación muy estándar, funciona muy bien con ficheros Offices, PDF’s, TXT y algunas imágenes pero funciona muy mal con ficheros específicos, por ejemplo de CAD como *.dwg, de GIS como *.shp, y de listado de datos como *.dbf. 8.1.1. Formación. Es uno de los puntos clave para obtener un buen resultado. Un árbol de directorios es muy intuitivo y no hace falta formación. Trabaja de una forma muy simple, visual y estandarizada. STELLENT se implanto con una pequeña guía muy básica (Ver anexo 1) que no solucionaba los problemas cotidianos. Con la versión 7.5 viene un manual mucho más complejo (Ver anexo 2) para el programa madre y no para el interfaz de usuario implementado para nuestro departamento. Página 70 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 8.1.2. Copias de seguridad. Un árbol de directorios por si solo no tiene la posibilidad de hacer copias de seguridad del sistema. Hay que hacerlas a mano o con ayuda de un tercer programa. Suelen resultar lentas y tediosas de hacer. En nuestro caso del servidor “F:\Vias y obras” se hace una copia diaria desde el servicio de informática que se borra al mes de haberse creado. STELLENT trabaja con un servidor externo que se encarga de hacer copias periódicas (diarias) de una forma automatizada, garantizando la seguridad de los ficheros y de sus históricos. 8.1.3. Errores. Un árbol de directorios es un sistema muy flexible por los que es muy fácil crear errores accidentalmente, arrastras ficheros o carpetas de un sitio a otro. Como ya se ha comentado para intentar minimizar este efecto se nombra a todos los ficheros y carpetas con el nombre de la carretera a la que pertenecen (CV-XXX, ver apartado 6.2) STELLENT es un sistema muy rígido en el que es casi imposible crear errores accidentales. Si que se pueden cometer a la hora de introducir nuevos datos y esa rigidez hace que sea muy difícil el detectarlos. 8.1.4. Meta-datos. No existen para un sistema de un árbol de directorios lo único que se puede hacer es separa conceptos por carpetas y pequeñas búsquedas por fechas o por el nombre o la extensión del fichero. Son el pilar de toda base de datos, principalmente nos aportan un gran número de criterios de búsqueda y de ordenación. En nuestro caso se han creado un gran número sin haberlos estudiado demasiado, no se ha buscado una calidad útil. Hay que rellenarlos manualmente fichero por Página 71 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 9.4. Mala elección de los meta-datos. Los meta-datos son la clave para el buen funcionamiento de cualquier base de datos. Durante la exposición de este proyecto ya se han puesto ejemplos de su mala elección. En los trabajos previos de análisis y clasificación de la documentación no se mantuvo la suficiente colaboración entre el geógrafo contratado para su elaboración y el servicio, dando como resultado algunos meta-datos ambiguos, repetidos y/o no muy útiles. La falta de comunicación hizo que los meta-datos saliesen de los nombres de las carpetas más se repetidas en el árbol de directorios. Como estas carpetas se habían creado por criterios personales se dan casos en que para el mismo concepto tenemos varios meta-datos. Esto hace que el relleno de los mismos se vuelva a hacer por criterios personales volviendo a depender de los usuarios que los guardaron para la recuperación de la documentación. Se debería haber aprovechado este punto para hacer una purga de datos y para fijar unos criterios comunes de qué es lo que realmente se debería de guardar y durante cuanto tiempo. En ningún momento se ha hecho mención al concepto de obsolescencia (el estado de revisión caducado para STELLENT) 9.5. Paso de datos del árbol de directorio a STELLENT Content Server. La migración de los datos desde el árbol de directorios a STELLENT lo realizaron desde el departamento de informática, rellenando los meta-datos con su criterio y dejando en blanco muchos de ellos, como por ejemplo el AÑO, para documentos anteriores a junio de 2007 no está relleno este campo. Utilizando el símil de un armario de ropa “si te ordenan tu armario luego tu no encuentras nada”. En un Página 78 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. primer momento éramos incapaces de encontrar nada, o si lo que encontrábamos era toda la información o era la correcta. Para facilitar la transición de un paso a otro se acordó dejar un tiempo los dos sistemas funcionando. Esto, junto a la gran cantidad de trabajo que había, provocó que, ante la incomodidad de aprender el nuevo sistema, se siguiera utilizando el árbol de directorios, de hecho aún no se ha borrado la información que se subió originalmente a STELLENT (en el año 2007). Ahora no nos atrevemos a borrarla porque se ha seguido trabajando en ese árbol de directorios y no sabemos, de una forma rápida y segura, lo que está y lo que no está ingresado en STELLENT. 9.6. Mala comunicación entre el servicio y los administradores del sistema. En las reuniones previas a la implantación del sistema no se profundizo en las necesidades reales del servicio y en las prestaciones que tiene STELELNT Content Server. A consecuencia de esto la interfaz de usuario y los meta-datos no son los óptimos para el servicio. Tampoco se ha hecho una evaluación ni un seguimiento real del funcionamiento del programa sin haberse corregido alguna carencia o mal funcionamiento del programa, por ejemplo para ir un paso a tras hay que darle dos veces al icono. Tras un periodo de adaptación se debería de haber hecho una reunión para valorar el funcionamiento del PLM. En esta reunión se tendría que haber valorado si la definición de los meta-datos había sido la correcta y hacer los ajustes necesarios. La implantación de programas de este calado se suele hacer con el método fallo-error, necesitando dos o tres revisiones para llegar a la solución más optima. Página 79 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 9.7. Un interfaz de usuario desfasado. La introducción de los meta-datos resulta una tarea muy tediosa ya que hay que ir rellenando los campos manualmente a través de un interfaz desactualizado. No se pueden subir grupos de ficheros que pertenezcan a la misma familia de una forma automática cambiando solo un campo (TITULO). De los catorce meta-datos que se suelen rellenar a la hora de introducir un nuevo fichero sólo cinco (Autor, Revisión, Área, Departamento y Fecha de ingreso) son rellenados automáticamente por el programa. Quizás STELLENT Content Server no sea el mejor de los PLM’s o la elección de los meta-datos haya sido la más apropiada pero realmente no se le ha dado la oportunidad de comprobarlo. Desde el primer día no se ha querido trabajar con él y se ha visto como un problema. Página 80 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 10. Propuesta de cambio. Al igual que en obra civil, a la hora de introducir un cambio en un sistema de trabajo no se puede pretender ver los resultados de inmediato. No se puede implantar un nuevo sistema (Stellent Content Server) y sacarle un rendimiento del 100% desde el primer día. Para que un cambio tan importante en la metodología de trabajo funcione hay que dejar un periodo de adaptación en el que la motivación de los usuarios juegará un gran papel en el resultado final. El servicio de Vías y Obras, y en una estancia más alta la Excma. Diputación Provincial de Zaragoza, es el responsable del trabajo realizado por lo que su control tiene que estar garantizado en todo momento. No se puede dudar de cual es la última versión o corrección de un documento. En los apartados siguientes se van a plantear una serie de cambios y modificaciones, que habría que realizar si realmente se quiere amortizar la inversión, en tiempo y dinero, que se ha realizado en este gestor de ciclo de vida del producto (PLM) Para una mayor comprensión se resumen en forma de diagrama de flujo: Página 81 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Página 82 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 10.1. Creación de una clave de documento. Uno de los problemas que se tiene es que se gestiona documentación de 167 carreteras desde cuatro puntos de vista: administración, conservación, explotación y proyectos (Ver apartado 4) Los ficheros se nombran con criterios personales sin dar una información de su contenido y procedencia estándar para todos los usuarios del servicio. Para poder ubicar cualquier documento, de una forma rápida y eficaz, se propone el nombrar los ficheros con el siguiente criterio: CV-XXX_Sección_Clave_texto.extensión Donde: CV-XXX, CP-XX y VP-XX (Ver apartado 6.2) corresponde a la denominación de la carretera. CV abreviatura de camino vecinal. CP abreviatura de camino provincial. VP abreviatura de vía provincial. XXX código numérico. Sección (Ver apartado 4) corresponde a la denominación de las secciones del servicio: A Sección administrativa. P Sección de proyectos y Unidad técnica de proyectos y obras. C Sección de conservación de la red viaria. E Sección de explotación y vialidad. Clave corresponde a un número que se le daría a cada expediente. Actualmente no hay nada parecido. Texto breve descripción del contenido del archivo. Extensión identificación del tipo del programa que ha generado o se abre cada fichero. Página 83 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. De tal forma que por ejemplo CV-624_P_325_planta general.dwg correspondería a un dibujo de AutoCAD (dwg), de la planta general, del expediente Nº 325, de la sección de Proyectos (P), de la carretera CV- 624 La Cartuja a la Puebla de Albortón. Además se podría vincular esta nomenclatura a los meta-datos de Oracle Content Server de tal forma que se rellenasen automáticamente. 10.2. Revisión de los meta-datos. Como ya se ha comentado anteriormente los meta-datos son la parte fundamental de cualquier base de datos y por consecuencia de cualquier PLM. Se va a plantear una propuesta de modificación de los meta-datos, eliminando inconcurrencias y ajustándolos a nuestras necesidades reales. No se trata de empezar de cero sino de aprovechar y reestructurar lo existente. Haremos un repaso de todos los meta-datos haciendo hincapié en los que habría que cambiar y él porqué. Esto se debería de haber hecho ya pasados un periodo de prueba de la aplicación, recordar que se implanto en 2007 y no se ha repasado nada. Destacar que se ha planteado una estructura de datos muy lineal cuando en realidad se trabaja en una estructura ramificada. El ejemplo más claro es el meta-datos TIPO que se divide en: ADMINISTRACION, CONSERVACIÓN, EXPLOTACION Y VIALIDAD y TÉCNICA que corresponden a ViasAdmin, ViasConserva, ViasEplota y ViasTec respectivamente. La pertenencia a un campo implica la del otro y viceversa. Página 84 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 10.2.1. Meta-datos comunes al servicio. Hay un grupo de meta-datos comunes a todos los ficheros que su definición nos parece correcta y que no es necesaria su modificación. Estos son: (se puede ver su descripción en el apartado 7.3.) TÍTULO AUTOR ARCHIVO PRIMARIO ARCHIVO ALTERNO REVISIÓN AREA DEPARTAMENTO AÑO FECHA DE PUBLICACIÓN EXTENSIÓN DEL ARCHIVO ORIGINAL: Haremos un inciso para comentar la diferencia entre AÑO y FECHA DE PUBLICACIÓN. AÑO se pensó para la introducción de los datos antiguos y no para los de nueva creación. Con la nueva versión de ORACLE Content Server ya no tiene tanto sentido este campo debiéndose rellenar automáticamente con el año en curso con la posibilidad de modificarse manualmente. Por otro lado tenemos otro grupo, que aún siendo común a todos los ficheros, que se va ha proponer su corrección: MUNICIPIO / LUGAR: Hay un enfrentamiento de datos, un documento pertenece a una carretera y a un pueblo a la vez y no se puede hacer esta distinción, por eso se plantea la división en dos por un lado los MUNICIPIOS y por otro Página 85 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. las CARRETERAS. (Ver anexos 5 y 6) En las carreteras se debería de nombrar de igual forma que aparecen en el catálogo, ejemplo “CV-620 Pedrola a Tabuenca” y no solo “CV-620”. También se da el caso de que una carretera pase por dos o más términos municipales sin poder asociar un documento a varios pueblos, en este caso se puede tomar como criterio poner el pueblo que en el que esta el PK 0+000. DESTINATARIO / INSTITUCIÓN: Listado (de 2º orden) de instituciones, organismos, empresa o particulares a los que se les había remitido un escrito o documento cuando implementaron la base de datos. Se debería de hacer una purga dejando solo aquellas instituciones (DGA, CHE, INAGA, ACESA, ADIF, DPH, DPT…) y destinatarios (empresas suministradoras y contratistas) con los que hay una correspondencia habitual. No tiene sentido crear un campo para un solo documento. CV / PROYECTO: Se repiten datos con los rellenados en Municipio / Lugar. Se debería purgar y dejar solo los proyectos. Este campo debería de estar vinculado al de CARRETERAS, ya que cada proyecto pertenece a una carretera. 10.2.2. Meta-dato CLASE DE DOCUMENTO. Es uno de los puntos menos trabajados de todo el sistema por lo que le hemos dedicado un apartado propio. Yo soy de la opinión de que los desplegables que no se pueden visualizar enteros en la pantalla pierden eficacia. 61 clases son demasiadas para el volumen de Página 86 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. documentación que generamos. Describiremos brevemente el tipo de documento que se guarda en cada clase para ver si se justifica su mantenimiento y/o modificación. Para una mejor visualización vamos a dejar en color rojo los metadatos que eliminamos y con azul los que se quedan. ACTAS: Hay dos tipos, actas de reuniones y actas de obras (acta de replanteo, acta de inicio de la obra, acta de finalización, acta de suspensión de los trabajos...) ALEGACIONES: Escritos de particulares y empresas con alguna reclamación a DPZ. ANEXOS: Partes de un proyecto (ver apartado 5.1.) Habría que cambiar el nombre por ANEJOS. AUTORIZACIONES: Se dan a través de un decreto. No de deberían de guardar aquí. BASES: Listado de bases de topografía, forman parte de un ANEXO por lo que se pueden eliminar. Se crean uno o dos ficheros por proyecto. BORRADORES Y DXF: si son borradores y no la información definitiva no hace falta guardarlos. Hay dos tipos de DXF's, los generados por parte del servicio, se generan igual de rápido que se buscan y son información duplicada. Si son generados por un tercero se pueden guardar en la categoría de PLANOS. CÁLCULOS: principalmente hojas de Excel que contienen los distintos procesos de cálculos y dimensionamientos, forman parte de un ANEXO por lo que se pueden eliminar. CARTA: tanto entrantes como salientes, se pueden unificar en COMUNICACIONES. CARTOGRAFÍA: se puede unificar con PLANOS. No hay más de Página 87 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. PROYECTO OBRA VARIOS VIASCONSERVA: se han creado específicamente para los documentos de la sección de conservación. (Meta-dato de 1º orden) VIASEXPLOTA: 5 subdivisiones (de 2º orden) que se han creado específicamente para los documentos de la sección de explotación: CONSERVACIÓN SANCIONES PERMISOS Y DENUNCIAS PROYECTOS SUMINISTROS Página 94 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 10.3. La actualización a la versión de ORACLE Content Server. Hay una nueva versión de STELLENT mucho más potente. Se le ha incorporado un nuevo interfaz gráfico que funciona igual que un árbol de directorios de Windows. Página 95 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Los usuarios estamos más familiarizados con este entorno de trabajo por lo que la adaptación es instantánea. Por otro lado las carpetas están vinculadas a los meta-datos por lo que hay varios que se rellenan automáticamente, aunque se pueden modificar a mano. Por otro lado seguimos teniendo el interfaz de usuario que teníamos en STELLENT (Ver apartado 7.2.) En el Anexo 3 se puede ver el Manual de ORACLE Content Server. 10.3.1. Introducción de nuevos ficheros. Se pueden introducir desde dos puntos: Desde cualquier programa, a la hora de grabar por primera ve un documento, te puedes introducir en ORACLE Content Server y buscar su sitio en un árbol de carpetas. Al darle a grabar te sale el siguiente cuadro de dialogo: y accedes a interfaz de usuario para introducir los meta-datos. Destacamos que hay uno nuevo, CARPETA, que es el enlace entre la parte gráfica y la parte de texto (STELLENT) Página 96 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Obligatoriamente hay que rellenar un meta-dato, si no el programa da error y no se ingresa el documento. También se pueden ingresar directamente arrastrando (o con copiar y pegar) una carpeta desde el explorador de Windows a la ventana gráfica de ORACLE Content Server. Al funcionar con un sistema de carpetas, hay que tener muy claro el esquema para tener bien organizada la información para evitar utilizar criterios personales. Antes de hacer el cambio hay que concienciar a todos los usuarios de la nueva forma de trabajo y de que todos guarden los documentos en su sitio. La sección de Unidad Técnica desde el año 2005 se rige por el siguiente esquema: Página 97 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Se debería de fijar el criterio de escribir los nombres de ficheros y carpetas en minúscula. Por un lado las minúsculas se leen mejor que las mayúsculas, por lo que se cansa menos las vista. Y por otro lado las minúsculas ocupan menos que las mayúsculas LAS MINÚSCULAS OCUPAN MENOS QUE LAS MAYÚSCULAS con lo que en un mismo cuadro de diálogo de cualquier programa podemos ver más número de carpetas. También destacan más los Página 98 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. nombres propios (pueblos) haciéndose más fácil su localización. Con la nueva forma de trabajo al introducir los ficheros en sus carpetas se rellenarán datos automáticamente (como PROYECTO, AUTOR…) y terminando de rellenarlos en el interfaz de STELLENT. Hay un riesgo grande de que al estar acostumbrados a trabajar en un entorno de árbol de directorios se utilice solo en interfaz gráfico sin darle importancia a la introducción del resto de los meta-datos. Para evitar esto es clave una correcta formación. 10.3.2. Paso de datos de STELLENT a ORACLE. La migración de datos de un sistema (STELLENT) al nuevo (ORACLE) no es automática ya que al recuperar el concepto de carpetas, perdido en 2007, hay que vinculara estas a los datos ya guardados (42237 en julio de 2012). Para ello se ha creado un metadato más llamado CARPETA. Página 99 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. Dado que hay que hacer una reprogramación de los datos sería el momento idóneo para la corrección de los meta-datos expuestos en punto anterior. (Ver apartado 10.2.) 10.4. Motivación por el cambio. Partimos de una estructuración del trabajo muy rígida, jerarquizada y rutinaria que hace que los trabajadores estemos muy acomodados en nuestra parcela de trabajo. Tenemos que reconocer que la forma actual de trabajo no es la más adecuada. Tras varios intentos de organizar el trabajo en un directorio común aún hay usuarios que guardan los documentos en sus ordenadores, con claves personales, y dependiendo de su estancia en la oficina para acceder a la información. Se siguen guardando las cosas con criterios personales sin que un tercero sea capaz de encontrar los ficheros correctos en un tiempo razonable. Hay que hacer hincapié en que el trabajo es de la empresa y no del trabajador que lo genera. Desde el servicio se debe insistir en la concienciación de los trabajadores en la utilización de ORACLE Content Server, ya que, a medio y corto plazo, va a ser muy positiva. No basta con la implantación del sistema si no que hay que hacer ver a los usuarios que trabajar de una forma común y con unos criterios y protocolos bien definidos hará más rápido y seguro el acceso a la información. El trabajar con una documentación desactualizada provoca grandes retrasos y por lo consiguiente pérdidas de eficacia. A todos nos sabe muy malo el repetir un trabajo porque los datos de partida habían cambiado y se utilizaron unos malos. La implicación de los trabajadores en el cambio de sistema hace que aumente su motivación y que disminuya su tendencia natural al cambio. Para ello se podría hacer participe a los usuarios de la Página 100 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. definición y corrección de los meta-datos, es obvio que los que más conocen las necesidades y la metodología de trabajo son los propios trabajadores. 10.5. Formación y seguimiento. Para no repetir los mismos errores, que en primer intento de implantación del PLM (año 2007), la formación tiene que jugar un papel muy importante. El Manual de ORACLE Content Server que podemos encontrar en el Anexo 3 se vuelve a quedar corto. No se hace hincapié en la importancia de los meta-datos, centrándose únicamente en el ingreso de ficheros y muy poco en las acciones que se pueden hacer con esos ficheros. Hay que hacer ver el potencial del programa y como una buena gestión de los ficheros nos va a ayudar en nuestro trabajo cotidiano. Se tiene que hacer mucho hincapié en la utilización de los metadatos, no son un capricho que hay que rellenar, sino que son la clave para que se pueda sacar el máximo partido a cualquier PLM al poder hacer búsquedas por diferentes criterios. Son la forma que tienen los ficheros de estar relacionados entre sí, permitiéndonos el clasificar y filtrar la información por un gran número de criterios. Se tiene que realizar un seguimiento de la implantación, si todos los usuarios la utilizan o si no. En este punto se podrá detectar algún error (si lo hubiera) y hacer los ajustes y correcciones necesarios. También se tienen que analizar los resultados viendo si efectivamente el cambio a la nueva aplicación ha traído los resultados buscados. La muestra o publicación de un balance de resultados puede ser una motivación extra para los trabajadores. Página 101 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. 11. Glosario. Árbol de directorios es una representación gráfica de la estructura de directorios o carpetas de un disco. BC3 extensión de los ficheros de intercambio de los programas de mediciones y presupuestos. Buscar archivos (en Stellent Content Server) es el proceso por el podemos visualizar un archivo que se encuentra en el depósito del servidor de contenido. CAE ingeniería asistida por ordenador. CAD diseño asistido por ordenador. CAM fabricación asistida por ordenador. Campo cada uno de las características a rellenar en una base de datos. Contribuidor (en Stellent Content Server) Usuario que necesita crear y modificar archivos del depósito del servidor de contenido. También tienen autorización para buscar, consultar e imprimir archivos. DBF extensión muy utilizada en bases de datos. El primero que la utilizo fue dBASE fue Ashton-Tate para CP/M, y más tarde para Apple II, Apple Macintosh, UNIX [1], VMS [2], e IBM PC bajo DOS. D.P.Z. Excma. Diputación Provincial de Zaragoza. DST extensión de los ficheros de conjunto de planos generados por AutoCAD. DWG. extensión de los ficheros de dibujo generados por AutoCAD. DXF. (Drawing Exchange Format) extensión de los ficheros de intercambio de dibujos de sistemas CAD. Fichero informático es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo. Página 102 de 107 Análisis de la implantación de un PLM en el servicio de Vías y Obras de D.P.Z. GIS (o SIG): Un Sistema de Información Geográfica (SIG o GIS, en su acrónimo inglés Geographic Information System) es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñada para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de planificación y gestión geográfica. Histórico: en una base de datos se llama histórico al conjunto de versiones de un mismo documento que han ido cambiando con el tiempo. HTML, siglas de HyperText Markup Language («lenguaje de marcado de hipertexto»), hace referencia al lenguaje de marcado predominante para la elaboración de páginas web que se utiliza para describir y traducir la estructura y la información en forma de texto, así como para complementar el texto con objetos tales como imágenes. Ingresar archivos (en Stellent Content Server) es el proceso por el que se envía el archivo al depósito del servidor de contenido. Interfaz de usuario conjunto de protocolos y técnicas para el intercambio de información entre una aplicación informática y el usuario. IU: interfaz de usuario. Meta-datos: conjunto de datos asociados a otro dato. PDF’S (portable document format, formato de documento portátil) formato de intercambio de ficheros que te permite mandar mucha información con un pequeño tamaño. PDM (Product Data Management): un gestor del ciclo de vida del producto es un sistema de gestión de datos que ayuda en la optimización en la gestión de la información. PGOU (Plan General de Ordenación Urbana): es un instrumento de planeamiento general definido en la normativa urbanística de España como un instrumento básico de ordenación integral del territorio de un Página 103 de 107